第一篇：秘書角色論

秘書角色論

摘 要：不同的崗位賦予了工作者不同的崗位職責，不同的崗位職責限制了工作者不同的工作范圍。秘書的地位是從屬于領導的，其職責是服務于領導，輔佐領導決策。如何把握好

秘書角色的分寸，為秘書工作定好位、定準位，是秘書開展好工作的先決條件。

關鍵詞：秘書角色定位

社會是個大舞臺，領導也好，秘書也好，大家都在這個舞臺上扮演各自的角色。而不同的角色，在“劇”中有不同的要求，不能隨心所欲。領導的運籌帷幄，決策千里，秘書的鞠躬

盡瘁，輔佐決策，不同的角色賦予了他們不同的工作職能。研究秘書角色的分寸，指的是作

為一名秘書人員應明確自己所處的角色、地位，知道與自己角色、地位相符的身份，以此決

定自己在處理與其他角色（比如領導）關系時的行為。

一．秘書溝通藝術

《孫子兵法》 日:知己知彼,方能百戰百勝.要處理好與領導之間的關系,首先要對領導有一

個全面的了解.一般說來,秘書能夠和領導相處愉快,大多是秘書了解領導的管理風格、工作作

風以及性格等方面,從來都是秘書配合領導工作,鮮有領導被秘書“牽著鼻子走的”.只有明白

這些,秘書才能察言觀色,投其所好。秘書職責上主要在于與領導溝通以及和同事之間的溝通。一）與領導溝通時要學會未雨綢繆

無論何時何地,秘書人員要切記自己是領導的助手,屬于份內的事情要認真做好,除此以

外不能擅做主張。要維護好管理層內部的團結,在向領導匯報、請示、反映問題時,不發表有

關領導個人的議論,不當傳話筒,不說不利用于團結的話。

領導每天需要面對和解決的事情很多,為了提高溝通的質量,秘書人員要提前把溝通的目的以及表達的方式思考成熟,對領導的工作日程也要有個清晰的了解 還要對領導的心情

做個大致的揣摩。這樣既能節省時間,也能使溝通更為有效。倘若在領導日程排得很滿、心

情又很糟糕的時候去與之溝通,往往會事倍功半,不但達不到溝通的目的,反而會使領導對秘

書人員產生反感。

二)要學會把領導的“脈”

秘書平時在與領導的接觸中,要學會觀察,學會總結。針對不同性格的領導,找出適合與

之溝通的方法，所謂一千個人就有一千個哈姆雷特。比如與冷靜型的領導相處時,秘書人員

可能會覺得對方難以捉摸,這就需要秘書人員善于觀察,從領導日常的工作中去了解他的喜

好。在與領導溝通的過程中，多聆昕他的意見和建議,切勿自作主張;凡是領導交辦的事務,務必要做到萬無一失,對一些細微之處做到一絲不茍。這樣相處→段時間后,就會取得冷靜型

領導的信任。雷厲風行、有魄力的領導通常性格爽快,很欣賞有才能的人。因此在與他相處

時,可以大膽地提出自己的想法和建議,他到好處地施展自己各方面的才能。由于這類領導相

當有魄力,所以只要你的建議可行,他都會支持你。在和這類領導相處時,除了要扎實穩妥地

辦事之外,還要注意在領導面前把握好一個表現的“度”,盡管他愛才惜才,但是如果表現過頭,會讓這類領導認為你是在故意賣弄,反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領導性格各異,但是只要

秘書人員在工作中兢兢業業,多思考、勤學習,加上巧妙使用溝通的技巧,那么我們就能從容

面對。當然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質有問題的領導,最好的辦法就是選擇離

開,因為和這種類型的領導相處,不僅會感到溝通是件異常困難的事情,而且工作上也會帶來

很多意想不到的麻煩。

三）與同事的溝通技巧

（一）。如何與人相處之怎么樣待人

在一個單位里面,秘書除了要面對領導,更多的時候是要面對各個科室的同事。為了使

各項工作順利開展,秘書人員在與同事相處時要把握好以下幾點:

每個人都渴望得到別人的尊重,尊重別人也就等于尊重自己。所以,在與同事的接觸中,秘書人員要牢記：不做不能做的，不說不該說的。對每一位同事都平等相待,千萬不要因為對某個人有意見或看不慣,就不屑于與其說話,這樣很不利于團結。和平團結更有助于工作的順利開展。

誠信是人與人之間溝通的基礎。秘書人員在與同事相處時,要樹立“誠信第一”的觀念,答應別人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某種原因沒有做到,也要誠懇地向對方說明,取得對方的諒解。對于同事的一些小缺點和小毛病,不能挖苦諷刺;對于聽到的一些關于議論自己的言論,也用不著去追根問底,凡事以一顆平常心對待。在工作中我們難免會和同事有一些磕磕絆絆，這樣問題就來了。當這種情況出現時秘書人員要做到的是如何去解決而不是拼狠斗強，要做到與人友善。與人以漁，人必與之以魚。

（二）老老實實做人，踏踏實實做事

很多人認為秘書是領導身邊的人,不好接近。作為秘書想要消除同事的這種誤會,就必須在和同事的相處中,堅持實事求是的原則,有多大能力辦多大的事情，不高高在上，更不要到處炫耀自己的成績，要保 持謙虛謹慎、踏踏實實的工作作風。

二．秘書工作者的定位

秘書所在的辦公室是一個單位聯系上下、協調左右的樞紐部門。工作關聯度高、輻射面廣,倘若牽不住“牛鼻子”就會被任務拖著走而疲于應付。而要提高辦文、辦會、辦事效率,把繁雜的工作任務梳理整齊,分理清楚,按時完成,真正為領導分憂、為基層服務、為同級助力,角色的定位非常重要。正確的角色定位就是要知道自己“該做什么”,“先做什么”,“不做什么”,以及如何“補位”。

秘書是一種職務的名稱,指處于樞紐地位,主要以辦文、辦會、辦事來輔助決策并服務于領導的人員,是領導的參謀和助手。秘書既是參謀也是助手,秘書在工作中處于承上啟下、溝通內外的地位。

一、現實生活中秘書定位的誤區角色定位分為社會定位和血緣定位。而社會定位又可分為職責定位和交際定位。這里所指的角色定位是指社會定位中的前者,即個體對自身在某個社會單位中所擔任的職位及所擁有的權利和義務的認識。具體而言就是秘書對自己在本單位和本部門擔當的角色及所有的權利和義務的認識定位。秘書是領導的參謀和助手,許多工作是通過秘書來完成?

秘書與領導之間的關系,是秘書人際關系中最重要的關系,是決定秘書工作成敗的關鍵因素。每個秘書都希望有一個良好的領導環境和愉快的工作氛圍,但現實工作中很多時候領導們的意見是不一致的,這就導致秘書經常處于領導與領導之間的“夾縫”中進退維谷的局面,處理得不好,就會將兩方都冒犯。那么,在工作中秘書該如何應對這種局面呢?求同存異,統籌兼顧

領導分工不同,考慮問題的出發點就不同,即使都是為了搞好工作,意見也不一定全都一致。另外,當一項工作涉及各個相關方面時,往往不同方面的分管領導人都會關注這項工作。如果各領導人分別從自己的職能角度,對這項工作做出了看法不同的指示時,就出現了使秘書左右為難的多頭指示,秘書就可能被“夾”在中間,兩頭受氣。對此,秘書一定要認清楚領導意見的相同之處,做到求同存異。因為這樣做,一則兩個領導的意見都符合,二則領導也希望團結一致,不講團結的畢竟是少數。這樣就可避免兩頭受氣了。領會精神 ,維護大局

從管理科學化的角度來說,多頭指示是不利于工作有序進行的。但從秘書工作頭緒多,要與各個方面打交通的實際情況來看,多頭指示往往是難以避免的。面對這種情況,作為領導人,應主動會商,討論出各方面都能接受的方案來,不要使下級為難。作為秘書,應主動尋求領導人意見的共同點,靈活處理。如果處理不當,不僅會使工作陷于混亂,而且會影響秘書與領導甚至影響領導人之間的關系。我們常說,秘書執行領導指示,必須抓住“精神實質”,這就是強調正確

領會領導意圖。不同領導的指示盡管在許多具體細節上各有所異,但在大的方面精神實質是一致的,有時秘書之所以會出現被領導之間“夾”住的現象,往往是由于理解有誤,人為造成矛盾,從而自己把自己給“夾”住了。所以,秘書在執行領導命令時,一定要對上級的命令仔細分析一下,抓住了精髓再干。力爭協調,融洽關系

按理說,領導人之間的工作意見不一致,確有領導層本身協調不夠的原因,但作為被“夾”者,秘書多從好處著眼,充分發揮自身的主觀能動性,通過創造條件爭取讓領導意見統一起來,才能改善被動局面。秘書應主動與領導們溝通或促進領導之間的溝通,共同商討出一個妥善的辦法。若各分管領導人各持已見,相持不下,秘書要請示主要領導人,由主要領導出面協調或裁決。掌握特點,靈活運用

任何領導者都有一套具體的領導方法,其安排工作都存在著一定的靈活性,而這種靈活性又常常體現在每個領導的性格、習慣、作風等特點中。因此,要想避免被領導之間的“夾板”夾住,平時就要注意摸清并掌握不同領導的特點,做到心中有數,將影響工作的矛盾消除在萌芽狀態。比如對愛說過頭話的領導,理解時就要防止“過頭”,對說話“欠火”的領導,理解時就不能總“欠”著應該到的“火”。只有摸清不同領導的喜好,才能采取靈活機變的措施,防止生搬硬套而制造的“夾板”,從而避免自己“夾住”自己

當遇到領導的意見是不一致時,秘書決不能偏向一方,擅作主張;或者搬弄是非,投機討好;或者按照秘書個人意愿取其所需。秘書應竭盡全力,使之協調統一,避免釀成領導之間的矛盾和糾紛。若發現個別領導的指示有明顯的錯誤,將會帶來不良后果時,應把事實和情況向該領導人匯報清楚,提出參謀建議,分析利弊得失,幫助修正決策。若該領導人固執已見,秘書可按照程序和原則,向上報告情況。對于事關幾個分管領導職權范圍內的問題,各分管領導人的意見難以統一時,最好在適當的場合,向領導班子請示,由領導班子的辦公會集體研究決定。這樣,秘書就能不被領導們的“夾板”夾住。

找準自己的定位，演好自己的角色。與領導配成搭檔，努力成為他的好伙伴、好助手，提他擔責分憂，隨時隨地抓住時機表示自己對他的忠心，永遠站在領導這一邊，以你的態度說明一個事實：我是你的好朋友，我會盡自己所能為你做事。以你的力量使上司更有光彩，其終極結果你會發出耀眼的光芒。

三、秘書角色意識秘書角色及秘書角色意識

“角色”,原本是戲劇、電影等表演藝術中的概念。上世紀初,由喬治?米德引入到社會心理學的領域中,意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權利義務和行為規范。”[那么,套用這一概念,“秘書角色”我們就可以理解為“當一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權利義務和行為規范”。因為一個人生活在社會中,經常需要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻,在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。在這里,我們所強調的是當一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業時,他在工作時所應具備的權利義務和行為規范。

“角色意識”則是指一個人在社會群體中對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知和認識、自己對周圍人的種種角色關系的理解與協調。相應的,秘書的角色意識也就是秘書人員對自己所擔任的“秘書”這一角色的社會地位以及由社會地位所規定的社會職責的感知和認識。正確認識秘書角色,是成為稱職秘書從業人員的基本要求,是腳踏實地做好秘書工作的保證,更是促進秘書職業化進程快速健康發展的“強化劑”。秘書角色意識的培養

形成正確的職業角色認知,即擺正自我在工作中的位置,認清自己在職業生活中扮演的角

色。秘書在職業生活中,一般扮演著三種角色:在組織單位內部,秘書只是所有職工中的普通一員,他和其他所有職工一樣,都是為完成組織任務、實現組織目標而工作的,除職務不同和分工不同外,并無任何特殊之處;在和領導相處時,秘書人員是下級、是配角、是輔助者和服務者,應該接受領導的指揮和安排,協助領導做好工作,完成任務;當秘書受到領導和單位的委派,作為領導或組織的代表參加一些活動時或從事工作時,秘書人員又成為了單位的代表,可以在領導授權范圍內做出決定,同時應該注意建立和維護組織在公眾心目中良好的形象。

形成正確的職業認知,還應該注意擺脫錯誤的角色認知造成的誤導。目前,在我國,很多行政機關、事業單位的領導都是從秘書崗位上提拔起來的,這就容易給人造成一種錯覺:今天的秘書就是明天的領導。再加上我國傳統“官本位”文化的影響,更是讓一些人為了升官而選擇了秘書職業。這種錯誤認識在非秘書人員中也普遍存在,以至于形成了一個“錯誤氛圍”,也在一定程度上對秘書人員形成正確認識帶來了影響。做秘書是為做官打基礎、做準備,秘書是“準領導”,一旦產生了這種錯誤認知,在工作中難免會無法認清、擺正自己的地位,無法用正確的心態來面對自己的工作和工作中的各種關系,從而影響了正常的工作開展。這種錯誤認知同時也影響和阻礙了秘書職業化發展的道路,即,秘書,應該被看作是和教師、醫生等一樣的一種職業,而不只是一個職位,更不是一個通向仕途的跳板。許多領導人從事過秘書工作,這是事實,但走向領導崗位不是選擇秘書職業的目的更不是秘書工作的本質和目標。

我們無意否定有些人走仕途的理想,固然,不想當將軍的士兵不是好士兵。但是,身為士兵卻不首先正確認識士兵的職責,這就更不是好士兵。一個士兵首先要考慮的是正確認識自己的職責,做一個優秀的士兵。

所以,培養正確的秘書角色意識首先應該培養正確的職業角色認知。

雖然“認知”與“認同”僅一字之差,但職業角色認同卻比職業角色認知更進一步。如果說“認知”還只是從客觀上正確認識自己所從事的職業,那么“認同”則是從主觀上給自己一個正確的評價。

許多秘書人員在談到自己的工作時,常常不愿意用“秘書”兩個字,似乎這兩個字給人的感覺是瑣碎、平凡,甚至低等,而換用“助理”、“文員”等看似更專業、更上檔次的名稱。的確,秘書的工作可以用瑣碎、平凡來概括,但絕不低等。秘書工作可以分為三大類:辦文、辦事、辦會。僅就辦事一項,就包含了許多瑣碎而復雜的內容:接打電話、收發文件、打印復印、替上司安排日程,甚至端茶倒水……這些事情看似簡單并不復雜,更看不出對于一個決策的制訂、一個組織的運營會起到什么決定性的作用,所以,許多秘書人員覺得自己的工作“技術含量太低”,“隨便換個人都能做”,“好似勤雜工”,成就感很低。因為自己所做的百分之八十甚至更多可能都是一些不起眼的瑣事,而自己在單位中也只是名不見經傳的無名小輩,有了成績是領導指揮有方,失誤了卻是自己的失職,甚至要背負罵名,時間久了,難免會產生職業倦怠。其實,作為秘書人員,應該看到自己在一個組織中所發揮的作用,應該自己首先認同自己的作用、肯定自己的價值。秘書人員在一個組織中就像一顆螺絲釘,雖然很小,很不起眼,容易被人忽略,但是作用卻是不容替代更不能缺少。試想一下,一部正常運轉的機器如果忽然掉了一只螺絲釘,是不是得出故障呢?這些看似小事,卻代表了一個組織的形象,一個沒有經歷過秘書職業培訓的人想把這么一項簡單的工作做得完美無可挑剔還真不容易。這僅僅是初級秘書,中級(新標準四級)秘書主要負責起草文稿、辦理公文、信息調查研究和整理。高級秘書則需要參與政務和管理事務,他們不僅是領導得力的左右手,更有可能是領導中樞的成員,工作的綜合性更強,對知識和能力的要求更高,在組織工作中發揮的作用就更不容小覷了。所以,秘書從業人員大可不必自我輕視,應該對自己的價值有一個正確的認同。

在認同和肯定了自己的作用與價值,給了自己一個客觀、正確的評價之后,還應該進一步以自己的職業而驕傲與自豪,樹立一個“我是秘書我自豪”的自信形象和堅定信念。

可以說,每一個成功的企業里都有一個團結高效的秘書的團體在協同合作,每一位成功的領導背后都有一個得力的秘書充當他的助手。比爾?蓋茨曾經在公開場合說過:“我和微軟的成功因為有露寶。”(注:露寶是微軟總裁秘書)

秘書人員應該自豪地肯定而不是否定自己價值。秘書價值的實現,無論是從本質的角度還是從其最終的目的看,都取決于他的艱苦工作和他對別人、對社會的實際貢獻。盡管秘書人員不直接做決策,也不直接創造經濟效益和社會效益,但是秘書人員所做的每一項工作,文字工作、會議籌辦、活動策劃、信息搜集、協調溝通,都在創造價值,都在間接地創造經濟和社會效益。就這一點而言,秘書的作用是不容輕視更不容忽視的。秘書人員應該以自己所從事的職業為榮,以自己為組織為社會所做的貢獻而自豪。

3.秘書人員工作意識

自我意識

秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環境關系的認識和感受,它是秘書人員現代意識的內容之一。雖然秘書工作具有很強的服從性、服務性特點,但秘書人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體,特別是在改革開放的今天,秘書人員一方面受開放環境的影響,應該具有較強的主動性和能動性;另一方面,今天的秘書人員多半受過較高層次的教育,他們更應有思考的獨立性。如果沒有自我意識,何言“參與政務”?又何言“管理事務”?因此,作為一個秘書人員,應該鍛煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力 ,以便在領導決策前為之提供有效的依據,在領導決策后正確領會并執行其意圖。

責任意識

秘書人員工作態度和工作質量的好壞,在一定程度上直接影響著一個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識,秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽,才能做到工作認真、態度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現出良好的思想文化和職業道德素養,才能真正提高秘書工作的質量和水平。

在建設有中國特色社會主義宏圖大業中，各行各業、各級黨政機關需要有大批精明能干的秘書，才能適應現代社會高效率的管理。盡管秘書人員級別不同，行業各異，“聞道有先后，術業有專攻”，其秘書意識與氣質不能不具備，不能不深化。有較高的秘書意識與氣質的修養，秘書功能才能得到最佳發揮，秘書職能才會高效運轉。因此，秘書人員在不斷擴充理論、應用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強秘書意識與氣質的修養。

四、秘書工作的參謀之道

工作得法，事半功倍。有參謀之心，不得參謀之法，會南轅北轍，勞而無功。因此，當參謀，擬對策，出謀略，務要熟悉參謀之道。

1.重在調查研究。在參謀工作中，調查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是謀略的基礎，謀略以信息為根據。因此，事關謀略的調查研究應是高層次、高水平的，特別講究深入實際的調查研究。它要求調研講究實效出成果；應從宏觀、政策、對策上想全局，議大事，求上策，使自己的謀略進入領導的決策圈。

2.學會謀略比較。根據需要與可能、目標與信息，擬個方案并不難。難的是擬定幾套方案，并掌握不同方案的比較方法，從比較中找出優劣，加以論證，向領導者提出更為可靠的參謀意見與依據。有經驗的參謀人員，遇事常思多種可能，準備好方案。參謀方案應多而好，當然要多得適當，好得可取。“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”。有利無害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰優孰劣，不能妄加評說，要靠計算分析取得根據。古語說：“多算勝，少算不勝，何況不算乎！”（《孫子兵法·計篇》）因此，設計和比較方案，要多做定性分析與定量分析，做到多算于前，少失于后。

3.掌握參謀時機。信息科學證明，信息接受者對某一信息最需要時吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個問題解決的條件已經基本成熟，我們出謀獻策就容易引起重視。參謀工作的這種規律性要求提供參謀意見，要

把握好時機，做到言當其時，不失良機。所謂“機”，通常是指人們對事物所呈現的某種特殊狀態的認識和利用。在參謀活動中，如能有效地察機、識機、握機、用機，會以較少的勞動獲得較大的參謀成果。如對“機”熟視無睹，麻木不仁，或不懂用機，就會喪失良機，前功盡棄。“機”，隨時隨地都在變化之中。高明的參謀人員，總是無機時尋機，弱機時強機，有機時乘機，見機時借機，得先機之利參謀人員不可忘記，“見而不決，人將先發；發而不繁，人將先收；難得者時，易失者機，迅而行之，速哉！”（見《兵經百篇·速字》）機不可失，時不再來，要及時謀劃，相機參謀！

參考文獻：

1.《如何把握好秘書的角色》 作者：謝曉聰 ；

2.來源http://office.hnist.cn/onews.asp?id=302 <淺談秘書工作中的溝通技巧>；

3.周春彥、鞠琳、盛恩澤：《如何當好參謀》物資出版社；

4.王育.秘書實務[M].北京:高等教育出版社,2007；

5.蔡超,楊鋒主編.現代秘書實務[M].廣州:暨南大學出版社,2006；

6.《秘書工作的參謀之道》作者：佚名。

第二篇：論秘書人員的角色意識和知識結構

論秘書人員的角色意識和知識結構

對人類邁進新世紀——21世紀及加入WTO后，隨著科技的進步、社會的快速發展，秘書也將面臨著新的機遇和嚴峻的挑戰，分析了新世紀秘書除熟練掌握過去的知識外，還應掌握的新知識。還提出了秘書要認清形勢，強化意識；不斷地對自己的知識結構進行自我調節；善于把握和運用知識間的相互聯系；結合秘書工作的實際。通過這些途徑來優化自己的知識結構，以求秘書能適應這個新世紀。

關鍵詞：招聘 就業 知識結構 危機

一、引言

秘書已經成為21世紀的熱門職業之一。在許多人看來，秘書工作似乎沒什么難度，以為秘書工作者每天就是收發、整理文件，接待來訪，跟在領導后面開會、做個記錄，連腦子都不用動，所以秘書只要掌握基本的秘書知識就可以了。但當人類的腳步邁進新世紀的門檻，當WTO的快車駛入中國的大門時，秘書也將面臨著更多的機遇與挑戰。如何做一個稱職、合格的好秘書已經引起人們的廣泛關注。因為僅有傳統意義上的知識結構，已不能適應新世紀發展的需要，只有對自身現有的知識結構作及時地調整，優化和補充，方可立于不敗之地，才能適應這個社會和世界。因此，研究新世紀秘書的知識結構，是很有必要和有價值的，本文就此作一探討。

二、就近年文秘專業的就業基本情況如下分析（1）市場總體需求基本情況

在被調查的40個城市的人才市場登記的用人需求共為290.9萬個，登記求職的共8 52.9萬人。職位需求比為l:2.93。各類大中專校畢業生是人才市場的主要供方。招聘專業和求職專業的主要情況是：

1、招聘專業數量排前10位的是： 市場營銷41.05萬； 計算機24.33萬； 建筑 13.15萬； 管理11.77萬； 文秘11.7l萬； 企業管理11.l8萬； 機械10.98萬 ； 電子工程10.76萬； 財會10.48萬； 經濟7.02萬。招聘專業數量排前10位的占招聘專業總數的52.39％,文秘專業排名第五，占總招聘數的4.03%。足見文秘專業人才所占份額較大。

2、求職專業排前10位的是： 計算機44.59萬； 市場營銷40.85萬； 財會32.56萬； 管理29.99萬；文? ?9.59萬； 經濟27.19萬； 機械27.08萬；電子工程22.96萬； 企業管理18.52萬； 建筑18.12萬。求職專業數量前10位的占求職總數的34.17%。文秘專業職位需求比為1:2.52，低于平均水平，這說明文秘專業較之其他專業還有一定潛力，就業形勢總體看好。

同時就北京、深圳兩地總體情況說明，文秘人才在東南沿海市場經濟比較發達的地區就業空間較小，而在文化底蘊足、新興產業多的熱點城市以及中、西部資源豐富、經濟欠發達地區的就業環境相對寬松，需求較旺。

3、高學歷文秘型人才依然供不應求，本科以下學歷構成了人才市場供需的主體。進入人才市場求職的個人中，碩士研究生以上學歷（含碩士研究生）占 1.49%，本科學歷占33.13%，大專以下（含大專）的占58.91%。在用人單位發布的用人需求中，碩士研究生以上學歷（含碩士研究生）占3.67%，本科以下學歷（含本科）占96.33%，顯示出高學歷人才在求職中仍具有很大的主動性。其中，碩士研究生以上學歷（含碩士研究生）中，機械、市場營銷、建筑、通信工程等專業供不應求，計算機、財會專業供需基本持平，文藝、體育、醫藥、管理等專業出現比較嚴重的供大于求現象。在本科以下學歷中（含本科），市場營銷、建筑專業、電子工程、通信工程等專業求職形勢較好，計算機、管理等專業不容樂觀，文秘專業中低學歷者（大專以下）則更值得擔憂。應聘崗位硬性要求

1、要求“有相關工作經歷、經驗”者

2、要“應屆畢業生中優生”

3、“限戶口所在地”

此外，從招聘信息中可以窺見的幾點規律

1、招聘初、中級文員和秘書的比例較大，共72條，約占69%，招聘高層秘書人員的比重較小，共27條，約占26%，其他專門秘書僅占3%。可見，文秘大專生應在初、中級文秘崗位上去謀求生存與發展。

2、隨著招聘秘書的級別的升高，聘用條件漸趨苛刻，素質要求越來越高，就聘難度也逐漸變大，且數額漸少，但工資待遇越來越豐厚。

3、綜合素質好者，工作適應能力便強，就業受聘的可能性便大增。總的看來，人才市場對文秘類求職者提出了較高要求，主要集中在人品、職業道德等非智力因素和思維、知識、技能等智力因素以及外表因素方面，那種性情開朗、為人誠信、做事認真、有敬業奉獻精神和較強親和力者，能獨當一面、熟悉辦公室各項工作、綜合能力強者，形象端莊、氣質上乘、身高適宜者，在職場中必將大占先機。

三、秘書知識結構分析

1.知識結構的含義知識結構，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的“比重”，不僅指數量關系，也指質量關系。

2.秘書的知識結構對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。

（1）廣博、扎實的基礎知識基礎知識是秘書知識結構中的根基。基礎知識越扎實、豐富，秘書的潛力發揮就越大。秘書的基礎知識主要包括以下幾類：政治哲學類。主要包括馬克思主義哲學、政治經濟學、科學社會主義以及現代科學方法論知識。這部分基礎知識是幫助秘書人員解決政治方向和思想方法問題。學習這部分知識，就是要使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論，能運用馬克思主義的立場、觀點和方法去分析問題、解決問題。文化基礎類。如語文、歷史、物理、化學、生物、歷史、地理等。這是從事秘書工作最起碼的知識。培根也說過：歷史使人明智；詩歌使人靈秀；數學使人周密；自然哲學使人深刻；倫理使人莊重；邏輯學使人善辯。而這些我們上小學、初中乃至高中時就已學了這些基本方面的知識。當然，我們還需要不斷更新、擴展這些知識。法律政策類。包括憲法、法律、法規、政策。秘書工作政策性很強，秘書人員如果沒有較高法律政策方面的知識修養，就會給領導工作幫倒忙、添亂子，嚴重的還會造成法律后果。因此，秘書人員學習和掌握必要的法律政策知識尤為重要。由于我國的法律政策體系規模龐大，秘書人員應當根據工作需要，在掌握一般的法學和政策理論基礎上，有針對性地學習有關的法律政策知識。重點有兩個方面：一是同秘書工作有關的法律、法規、規章、政策；二是同服務單位的業務活動有關的法律、法規、規章、政策。

（2）精深的專業知識專業知識指秘書在工作范圍、工作職責和工作內容內應掌握的知識。可分為秘書學科專業知識和秘書所在部門的業務知識。秘書學科專業知識。這部分知識是秘書知識結構體系中的核心部分，也是區別于其他專業人才知識結構的標志。這部分知識主要有秘書學、文書學、公文寫作學、信訪學、會議學、調研學、檔案管理學以及現代通信知識、辦公自動化知識等等。只有精通并能熟練運用秘書學科專業知識，才能成為合格的秘書人才。秘書所在部門的業務知識。秘書人員所服務的單位都有其特定的業務活動范圍，了解這些知識能使秘書人員寫材料不說外行話、提建議不當門外漢，使自己工作更具有針對性和科學性，當好領導者的參謀與助手。（3）多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業知識那樣起“標志”作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學習和掌握管理學知識，有助于秘書人員自覺運用管理工作的規律，協助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，秘書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據自己所服務單位的性質來選擇學習管理學的分支學科。如行政機關的秘書可選學行政管理學，企業秘書可選企業管理學等。公共關系學知識。秘書工作在許多方面帶有公共關系的性質，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發布消息等等都涉及到公共關系。掌握公共關系學知識，有助于秘書人員運用公共關系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領導者、秘書與公眾之間的交往實現的。在交往過程中，秘書、領導、公眾都會表現出一定的心理現象和心理特征。學習和掌握心理學知識，不僅有助于秘書人員科學地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質，同時也有助于觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規律，并用這些規律來指導秘書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質量和效果。心理學知識十分豐富，秘書人員要重點學好普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學和秘書心理學等方面知識。經濟學知識。中國共產黨的基本路線明確地規定當前全黨工作應以經濟建設為中心。經濟建設的大潮正推動著我國各行各業發生日新月異的變化。沒有經濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經濟知識的秘書也不可能當好領導者的參謀與助手。經濟學知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據實際需要和自己的能力選學會計、貨幣、證券、市場、外貿等方面的知識。人際關系學知識。秘書人員應學習人際關系學，以發揮對內協調、對外公關的作用。此外，秘書人員還應掌握一些諸如決策學、咨詢學、預測學、文學、人才學、創造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。

四、當代社會秘書在行業中發揮的作用

繼承傳統秘書工作的內容，秘書工作主要負責接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話；收發與回復日常郵件；撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告；會談、會務安排；安排商務旅行，做好預訂工作； 將信件及其他記錄歸檔；備份信件及其他文檔； 接待訪客；采購、分發和控制辦公用品。

隨著社會的進步和經濟的發展，秘書業也對其工作人員有了新的要求。如今在企業中秘書起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事物。秘書工作的范圍十分廣泛，既是業務人員，也是管理人員，可以說，秘書自身的素質及工作效率直接影響到整個部門或機構的形象及競爭力，所以秘書這個崗位是很重要的。秘書成為企業新形象的代言人。

五、秘書人員危機分析 自商業秘書誕生秘書尤其是女性秘書經常被稱為“小秘”，除了日常的行政工作以外，吃飯應酬也是女性秘書的必備技能之一，更有公司在人員招聘時直接忽略專業能力，硬性要求女性身高1.68M，五觀端正，氣質出眾等條件女性秘書面臨著社會和人類道德的雙重壓力。

如今，高校秘書專業畢業生陸續就業，在專業能力方面前景有所改善，但女生總體情況并不樂觀，人們從根本上并沒有擺脫舊思想的影響，社會風氣腐敗也為當代秘書形象轉型有很大影響，這也是秘書從業人員到有一定工作年齡時轉行的原因之一，至此，形成了一個惡性循環。

同時，秘書行業在中國并非是傳統的職業，它是在新中國改革開放后由于經濟的發展，后期新興起來的行業，相較于中國傳統的職業仍受傳統思想的排斥，同時人們對于這個行業并沒有先進性的認識和系統的學習過。所以并不能完全的發揮其應有的作用。

如今，秘書新型秘書專業的高校畢業人仍面對許多的危機。相較于傳統意義上的秘書，秘書職業可替代性強，薪酬較低，重視度不夠，工作性質穩定沒有太大的挑戰性。很多從業人員在經過一段時間的工作后開始計劃換行。這說明秘書行業在中國還沒有形成一個明朗的行業前景。

面對此類情況，秘書從業人員一方面要有意識的加強自身可應用能力外，還要擁有自己獨有的特別技能才能在行業中擁有不敗之地。同時，社會也應該有意識的去加強認識秘書的特有素質。參考文獻

汪力.《秘書是怎樣煉成的》.時事出版社.2008.3（1）：3--30

第三篇：淺談秘書這一角色

淺談秘書這一角色

秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助者和公務服務者，是以輔助決策、綜合協調、溝通信息、辦文辦會辦事等為主要職能活動的領導者、決策者的參謀助手。無論是一位高層管理人員還是一位國家領導人，秘書就好像是自己的左右手一樣，在日常的辦公工作中，不僅要業務出色，工作細心謹慎，還要有修養，擁有一位好秘書就好比多了一位軍師，可以使自己的事業蒸蒸日上，如果選錯了秘書，不但會使自己的事業受阻，還有可能使自己陷進犯罪的泥潭里。

秘書的職能是輔助性的，為領導的活動提供直接或間接的服務，秘書工作人員要善于從領導的角度思考問題，要顧全大局，對整件事情要心中有數。領導的職能是決策和宏觀管理，當領導需要做出某一項決策時，秘書只能當軍師，而不可以安排領導該怎樣做或私自為領導做出決策。任何情況下秘書都不能越權，當遇到秘書與領導的看法不同時，秘書不能按自己的意愿自行其事，只能按照領導的旨意去辦文、辦會、辦事。秘書無論是辦理常規業務還是完成領導直接交辦的事項，都 必須準確領會領導的意圖，事要多請示，多回報，這樣才能當好領導的軍師。

秘書要有素養，在領導面前是尊重而不奉承吹棒，根據領導者的性格類型相處。作為一位秘書，當遇到領導在獨立思考的時候就不要亂給建議，那樣會干擾領導思考的。與領導相處時應與事業為重，從工作出發，要維護領導們的團結與威信，不能從主觀感情出發，更不能利用自己的地位或優勢去威脅其他領導人，或者暗中拉攏其他領導而從中獲取利益。在遇到的眾多領導中不能表現出靠近誰、疏遠誰、聽從誰、不聽從誰，更不能挑撥離間，要與領導保持純潔、真誠的友誼，做領導好助手。

秘書人員要具有高度的責任感、嚴格的紀律性和牢固的保密觀念，無論是黨政機關還是一般企業單位的秘書對自己知曉的秘密事項必須都要做到守口如瓶，因為領導在決策或管理活動中都會有一些暫時不公布的事項，如果泄露出去可能會使工作陷于被動或造成損失。

秘書工作人員要了解各個部門、各個方面的工作情況，要綜合協調各部門各方面的關系。秘書工作要上下達情、左右疏通，就是要學會換位思考，在幫助領導把事情交給下級時，要站在上級的角度、把事情一字不漏地說清楚；在把下級的事情上報給上級時，要站在下級的角度、把事情說得明明白白。幫助領導處理好下級的關系，而不是以自己的地位去恐嚇或辱罵下級的工作人員，處理好人際關系更有助于領導事業的發展。秘書的工作對于領導來說是很重要的，因為秘書經常要為領導起草文件，文件內容要符合黨和國家的方針政策，有時還

要為領導處理文書。

一位秘書應該要做到“權為民所用、情為民所系、利為民所謀”，別是國家領導人身邊的秘書，要做到“權為民所用、情為民所系、利為民所謀”，無論是黨政機關的還是企業的秘書的工作都要為廣大的人民著想，但兩者為民的本質不同。作為一個國家機關工作人員的秘書應該要高效、廉潔、公正、公開、公平、透明、親民，善集民意，敢為人民說話，辦民事，就好像毛澤東身邊的秘書胡喬木、陳伯達、田家英一樣，幫助領導解決民事。而不能像“河北第一秘”李真那樣，他不但沒為民著想，李真一貫霸道，在機關中口碑很不好。李真多年來當省領導的秘書，不但沒有學會對自身的嚴格要求，而且思想政治素質低下，他總是把自己放在一個“至高無上”的位置，還威脅領導級的人物，經常對許多市縣和廳局級領導干部說，“我這回跟你談了半個小時，可是高看你了”。因為他把自己的地位“定得很高”，幻想著自己將來要當“封疆大吏”、“副總理”。李真私欲膨脹，作風敗壞，李真曾多次干預司法案件，為一些犯罪分子說情。他對比自己職務低、或者差不多甚至地位比他略高的人，從來不尊重，呼來喝去。

秘書這一職位是神圣的，一位敬業的秘書可以使一個領導人就像多了一對手一樣，一個私欲膨脹的秘書就像是埋在領導身邊的定時炸彈一樣。

參考文獻1、3、華潔蕓，現代秘書學，首都師范大學出版社，2007.

第四篇：淺談秘書的角色意識

畢業論文提綱

淺談秘書的角色意識

引言 “角色”，原本是戲劇、電影等表演中的概念。上世紀初，由喬治?米德引入到社會心的領域中，意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權利義務和行為規范。”那么，套用這一概念，“秘書角色”我們就可以理解為“當一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權利義務和行為規范”。因為一個人生活在社會中，經常需要扮演不同的身份，例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻，在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。但在這里，我們所強調的是當一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業時，他在工作時所應具備的權利義務和行為規范。本論

一、秘書在領導生活中擔任的幾種角色

（一）領導思維的腦筋

（二）政策活動的樞紐

（三）決策的督辦員

（四）決策的督辦員

（五）領導信息的資料庫

（六）領導公關活動的組織者和隨員

二、秘書人員的角色意識及其培養

（一）服務意識

（二）參謀意識

（三）協調意識

（四）公關意識

（五）保密意識

（六）創新意識

（七）學習意識

（八）規勸、進諫意

三、秘書盡快掌握并進入角色的方法

（一）看——看經驗豐富的秘書人員是如何工作

（二）聽——多聽別人的經驗之談

（三）讀——堅持學理論與讀書報有機結合

（四）練——自我訓練

（五）寫——發揮秘書的“筆桿子”優勢 結語

隨著政治經濟體制改革的不斷深化，社會對秘書的需求量越來越大，對秘書的要求越來越高，秘書職業化程度也越來越高。在這個過程中，秘書人員應該對自己有一個正確的定位，方能增強秘書工作的應變能力和適應能力。

秘書角色意識是對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知與認識自己周圍人的種種角色關系的理解與協調。一個秘書要想做好自己的工作，就必須清楚自己所擔任的角色意識，深刻了解自己的角色本質，對自己進行良好的角色定位，并能主動駕馭他人的特殊心理，抓住人們在工作、學習、生活等各種活動中的特定心理來明確秘書的角色意識。秘書的角色意識是做好秘書工作的關鍵所在，在現實的秘書工作中，只有把握秘書的角色特征，深入分析秘書角色意識并培養秘書角色意識，才能充分地發揮秘書人員的主觀能動性，才能樹立正確的角色意識。淺談秘書角色意識

摘要：作為秘書人員，要真正的為領導做好政務性、事務性服務，就要弄清楚自己的社會角色和分工，努力培養和強化正確的角色意識，只有這樣才能明確職責和任務，順利完成領導交給的各項工作，更好地為領導提供各種服務。了解秘書的角色并培養秘書的角色意識，對于加深秘書對自身的認識和對自身的角色定位以及改善機關工作作風、提高辦公效率，都具有很大的現實意義。關鍵詞：秘書；角色意識 引言 “角色”，原本是戲劇、電影等表演中的概念。上世紀初，由喬治?米德引入到社會學的領域中，意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權利義務和行為規范。”那么，套用這一概念，“秘書角色”我們就可以理解為“當一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權利義務和行為規范”。因為一個人生活在社會中，經常需要扮演不同的身份，例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻，在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。但在這里，我們所強調的是當一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業時，他在工作時所應具備的權利義務和行為規范。

“角色意識”則是指一個人在社會群體中對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知和認識、自己對周圍人的種種角色關系的理解與協調。相應的，秘書的角色意識也就是秘書人員對自己所擔任的“秘書”這一角色的社會地位以及由社會地位所規定的社會職責的感知和認識。

正確認識秘書角色，是成為稱職秘書從業人員的基本要求，是腳踏實地做好秘書工作的基本保證，更是促進秘書職業化進程快速健康發展的“強化劑”。本論

一、秘書在領導活動中擔任的幾種角色 秘書基本角色是領導的助手，基本職責和作用是協助領導開展領導活動和政務活動，實行組織、行政管理和社會管理。具體角色為：協助領導處理政務，直接在領導的授意下受理機關發生的行政公務，直接處理在機關發生的與領導和領導活動有關的部門的事務活動，為領導分身、擋小事，協助領導抓大事，使領導從繁雜的行政事務中解脫出來，集中精力開展領導活動和決策思考。秘書在工作中所承擔的角色，體現在領導活動中及秘書與領導的關系中，具體為：

（一）領導思維的腦筋 秘書是領導的幕僚、資政人員和決策參謀者。秘書思維是領導思維的前導補充和延伸。因此，秘書要隨時關注宏觀環境、關注國際環境情勢、關注國內環境情勢，做好思想及知識的儲備，為領導分憂解難。

（二）政策活動的樞紐

在上級與平級、下級，領導與群眾的多維關系中，秘書是傳遞文件、溝通政務情況的載體。秘書要負責疏通政務渠道，強化政務聯系，使上情下達，下情上達，達到很好的溝通效果。秘書還要密切政權之間、政權與社會組織、黨政領導與其他社會成員之間的關系，起到秘書的樞紐或橋梁作用，輔助領導決策。

（三）決策的督辦員

在領導與領導機關做出的決策、決定頒發實施以后，秘書直接負有檢查、督辦、催辦、落實的職責。

（四）領導的信息資料庫

秘書負有搜集、掌握、儲存大量經濟、行政、社會信息，及時向領導提供必要情況的責任，并能很好掌握機關檔案、文書，保管與工作有關的社會資料。

（五）領導公關活動的組織者和隨員

在以公共關系活動形態表現的領導活動和政務活動中，如集會、慶典、宴請、接待、應酬等，秘書是秉承領導意圖的具體組織者，在正式活動場合則要當好領導的隨員。

二、秘書人員的角色意識

秘書是辦公室人員結構的重要組成部分，是辦公室開展工作的直接組織者和參與者，他們的角色是復雜的，可以是服務者、代言者、保密員、調解員等等。社會學原理告訴我們，角色就是某一個體在社會關系中所處的地位以及這種地位要求的行為模式。任何人都以一定的角色存在于社會關系之中。秘書的角色是由秘書在社會活動中的內容和活動方式規定的。在社會實踐中秘書的職責不是單一的，這就決定了秘書扮演的角色也不是單一的。

因此，一名優秀的秘書人員，不僅應具備良好的業務素質，擁有熟練的操作技巧，而且更應該具備正確的角色意識，這樣才有助于秘書在工作中獲得“事半功倍’的效果。秘書每天要處理的事情很多，要接觸的人也很多，只有端正了態度，擺正了位置，才不至于犯“角色錯位”的錯誤，才能在紛繁復雜的日常工作中靈活自如的轉換角色，調整角色沖突，改善角色錯位，這樣就能在恰當的時間、地點、場合如魚得水般扮演好自己的角色。要做到這些秘書人員必須要樹立正確的角色意識有：

（一）服務意識

秘書工作總的指導方向與其他社會工作一樣，都是為人民服務、為社會服務的，所不同的是秘書所承擔的每一項具體工作，都是以服務領導為直接目的，也包括間接為基層或其他部門服務。秘書必須把服務作為基本職能，樹立自覺服務的角色意識，在領導活動和政務活動中甘當領導的配角。

首先，要料事在先，想事在前。秘書在工作中要有超前意識，要把工作的主動權掌握在自己手中，如果事事要領導催著辦，秘書只能是疲于應付，捉襟見肘。其次，要隨機應變，反應迅速。在實際工作中，許多事情，若死守條條框框，往往行不通，必須把握好原則性和靈活性的統一，在不違反原則的前提下變通處理，一個方案不行換另一個方案。例如，客人按照約好的時間來訪，可是領導因為有事要辦出去了。此時，秘書人員就應隨機應變，根據具體情況，變通處理。因此，準確的判斷、機敏的行動對于秘書人員來說尤為重要。

（二）參謀意識

秘書的參謀工作，是為領導服務的，具有對領導者的從屬性，不過它更直接從屬于領導者的決策行為。秘書要在堅定執行領導決策、決定的前提下，把強烈的社會責任感和事業心轉化為積極的參謀意識，為領導出主意，想辦法，當好參謀，為領導提供最佳的服務。

1、要增強參謀的角色意識。秘書人員應當盡量跳出事務圈子，加強政務服務和智力服務，極其謹慎地、竭盡全力地為領導當好參謀。

2、掌握參謀時機，找準位置。秘書人員要善于站在全局的角度和領導的高度去認識問題、分析問題，找到解決問題的辦法或方案。只有這樣，我們的參謀服務才能符合工作大局，符合領導的思維節拍，實現參謀意識的優質高效。

3、要參在點子上，謀在關鍵處。要抓住領導關注的問題和群眾反映的熱點問題來提供信息，出主意，想辦法。在工作中，許多新情況和新問題會不斷出現，有些問題雖沒能進入領導視線，但卻可能是影響改革和發展亟待解決的大問題。因此，秘書人員一定要經常性地深入基層，深入生產一線，把握事物的發展規律，及時發現不易進入領導視線的潛在性的問題，才能為領導做好參謀，提出相應措施，服務領導決策。

4、要善于進言，更要善于參謀。秘書人員只能發現問題，卻不能提出切實可行的解決辦法和有效措施來解決問題，就不能算是一個好的參謀。因此，秘書人員要注重學習，不僅要認真學習唯物辯證法，還要大量涉獵政治、歷史、文學、金融、法律、現代科技等各方面的書籍，來不斷豐富自己的知識結構；還要多動腦筋，勤于實踐，從日常的工作實踐中增長分析問題、處理問題的能力，積累處理各種問題的經驗。

（三）協調意識

愛因斯坦說過，統一、聯系、和諧、協調是自然界的普遍性質。協調工作已成為秘書工作中的一個重要部分，文秘人員利用協調藝術可以使社會組織的相關公眾達成協調，并通過具體的協調行為使雙方進入和諧狀態。秘書協調的基本方法與注意事項:

1、秘書協調是經領導授權，在秘書部門的職責范圍內進行的。因此，必須了解研究領導協調的全局性、層次性、科學性、權威性、超前性等特點，努力做到：一要從全局出發，盡可能站在領導的全局高度考慮問題;二要按本層次的職權范圍辦事;三要講究協調的科學性，認真細致地做好協調前期的各項準備工作，如調查研究，研究政策，講究方式，選擇最佳時機等;四要在協調中注意維護領導的威信，特別是注意依法協調、公正協調和講究協調藝術，完善協調事項的貫徹執行和督促檢查手段，使協調事項得以兌現;五要加強預見性，即要超前、及時協調，減少“馬后炮”，從被動中力爭主動。

2、秘書協調既然是輔助領導協調，在大問題上應嚴格按領導所定的目標要求進行，加強請示報告，遵守秘書紀律，不擅自作主，不摻雜私心雜念處理問題。在涉及重要的方針政策性問題的協調中，應由領導親自出面的，秘書要做好信息綜合、溝通聯系、事務準備和有關文字工作等，并對領導考慮不周的事情及時“參謀提醒”。對于在自己職責范圍內的事務協調中，秘書則應積極主動，大膽負責，為領導分憂解難，使領導能把精力解放出來，去抓大事。

3、由于領導工作的全面性，而協調又貫穿于一切工作之中，因此，必須明確重點，并充分依靠和調動其他部門的智慧與力量，共同做好協調工作。一些有專門機構負責的問題，諸如經濟計劃的協調，組織人事的協調，財務預算的協調等，則應當主要是協調領導，調動有關部門的積極性，提出方案，適當配合。

（四）公關意識

科學的公關意識和公關能力是現代秘書的重要素質要求。

1、現代秘書工作要取得成功，必須時刻注意樹立和保持自身及其所在組織的良好形象和聲譽，并將其貫徹于組織工作的始終。

2、現代秘書必須學會協調組織與公眾之間的利益，樹立以公眾利益為重的觀念。秘書工作必須以符合社會公眾利益為原則，任何損害公眾利益的行為都是不利于組織發展的。所以，現代秘書人員必須牢記公眾至上的原則，樹立起與社會公眾真誠互惠的意識，并將其落實到自身的工作實踐中去。在任何時候和任何情況下，秘書人員都應該而且必須做到讓組織與公眾溝通交流，達到利益的相融，實現組織與社會的和諧發展。

3、現代秘書必須具備創新審美的意識和能力。公共關系的目的就是通過各種媒介傳播交流，爭取公眾對組織的理解、信任和支持，擴大組織的知名度和美譽度。

4、現代秘書人員必須具有長遠發展的眼光。秘書工作在某種意義上代表著一定的組織形象，具有“窗口”和“形象”作用。因此，秘書的一舉一動、一言一行都必須從組織的長遠和全局利益出發，不能只顧眼前，搞短期行為。如果目光短淺，心胸狹隘，就不能從組織發展的角度去考慮問題和處理問題，就很難與組織內外部公眾保持良好關系來實現組織新的新發展。

（五）保密意識

保守秘密是秘書工作的重要職業道德規范，秘書在信息傳遞過程中，牢固樹立保密觀念，嚴格要求自己執行有關保密的法律、法規和制度。切記莫以得知“內情”而炫耀，更不可以“秘密”討好于人。秘書保密意識的加強要做到以下幾點：

1、重視保密工作，提高保密觀念，牢固樹立保密意識，把保密觀念和保密意識貫徹到秘書工作中。

2、落實保密規定，明確保密職責。秘書的保密工作，要求獎懲分明，應當把保守國家和組織秘密當成秘書的基本政治素質和職業道德，杜絕一切泄密事件的發生。

3、養成保密習慣，嚴肅保密紀律，健全保密法制。秘書在日常工作中，養成保密習慣是做好保密工作的重要保障，嚴格的保密紀律和健全的保密制度是做好保密工作的根本保證。

4、完善保密設施，加強技術防范。要做好保密工作，秘書一定要有個很好的保密環境，要提供必要的保密設施。

（六）創新意識

辦公室工作是一項綜合性很強、服務性要求很高、成就感卻很低的工作，需要的是綜合素質較強的秘書。文秘人員處理要準備大量的會議材料、簡報、信息外，還要撰寫新聞報告、調查報告，這些都需要文秘人員在政策、黨組織允許的范圍內，敢于創新，敢于探索。在工作實踐中還要不斷注重工作手段的創新，充分運用現代化的信息處理技術和管理技術。

（七）法規意識

秘書部門和秘書人員在政務活動中承擔著起草行政公文和行政法規的任務，因而秘書人員必須具有鮮明的法規意識，用以指導自己的政務活動和約束自己的社會行為。

（八）進諫、規勸意識

秘書人員除了對領導工作上服務、支持以外，還要在發現領導工作、決策出現失誤時，要能通過正當的渠道、妥善的方法向領導機關和有關領導反映，進行及時的糾正和處理；處理領導生活中的違紀問題，要進行堅持原則的必要抵制。

三、秘書盡快掌握并進入角色的方法

初上崗的年輕秘書，都迫切希望迅速進入角色、盡快縮短與領導要求的差距。要實現這個目標，關鍵在于研究別人、剖析自己、勤于總結。具體方法是看、聽、讀、練、寫。

（一）看——看經驗豐富的秘書人員是如何工作

處處留心皆學問。可從面上看，無論是上級、平級、下級，還是年長、年輕的秘書都歸入自己看的范圍，見多識廣，開闊視野；還可從點上看，確定一兩位熟悉的取得突出成就的秘書作為研究對象，從思想品德、性格特征、知識結構、理論觀點、工作方法以及言語表達技巧等方面深入分析、系統學習；可橫向看，對不同層次、不同年齡、不同風格、不同職業的秘書進行比較，揚長避短，為我所用；亦可縱看，了解優秀秘書的成長過程，走別人的捷徑，讓自己少走彎路。

（二）聽——多聽別人的經驗之談 聽取不同類型、不同民族、不同習慣的文秘人員介紹心得體會；與自己工作接近、性格相投、閱歷相似的秘書人員交朋友，借鑒成功的經驗，吸取失誤的教訓；也可側面了解，利用各種機會，向群眾了解文秘工作的新要求。廣聽博彩，相得益彰，只要主動聽，善于聽，就能不斷豐富工作閱歷，增長實踐才干。

（三）讀——堅持學理論與讀書報有機結合 秘書首先要通讀馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想，把握精髓；同時古今中外的明名著、黨報黨刊的調研文章，從中央到地方主要的講話等凡是能見到的，都要擠時間盡量去讀，抓住要點，掌握實質。有志者，事竟成。只要長期堅持批判性地閱讀，并有意識地從事實驗性研究，就能迅速提高理論修養，增強認識問題、分析問題和解決問題的能力。

（四）練——自我訓練 三天不讀口生，三天不練手生。一要勤練腦。腦子是人體機器的中樞，只有練就靈巧的頭腦，才能產生一種好思想、好作風。二要勤練身。身體力行，在工作中不講價錢，不計名利，爭挑重擔，以身作則；在同事面前作表率，講文明、講團結、講協作、講奉獻，言行正派，表里如一。三要勤練手。遇事多動手，小到案頭文件、資料的擺放，細到出差前后行裝打點，秘書要精心設計，細心操作，確保萬無一失，為領導提供一流服務。

（五）寫——發揮秘書的“筆桿子”優勢 是在看、聽、讀、練的基礎上進一步提高。可頌高尚的人，可敘難忘的事，可寫美麗的風景，可抒真摯的情，可講成功的經驗，可談失敗的教訓，選題廣泛，體裁靈活，一情一景，一事一議，點點滴滴，比比皆是，信息新聞，隨見隨記。寫能幫助秘書掌握寫作規律，積累寫作經驗。無論是調研報告還是經驗論文，其構成都離不開準確的理論闡述和大量典型的事實論證。這就促使秘書要讀更多的書，想更多的事，看更多的現場，要動更多的腦筋，形成思維上的靈活敏捷、認識上的條塊結合，能力上的鞏固提高。結語

隨著政治經濟體制改革的不斷深化，社會對秘書的需求量越來越大，對秘書的要求越來越高，秘書職業化程度也越來越高。在這個過程中，秘書人員應該對自己有一個正確的定位，方能增強秘書工作的應變能力和適應能力。

秘書角色意識是對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知與認識自己周圍人的種種角色關系的理解與協調。一個秘書要想做好自己的工作，就必須清楚自己所擔任的角色意識，深刻了解自己的角色本質，對自己進行良好的角色定位，并能主動駕馭他人的特殊心理，抓住人們在工作、學習、生活等各種活動中的特定心理來明確秘書的角色意識。秘書的角色意識是做好秘書工作的關鍵所在，在現實的秘書工作中，只有把握秘書的角色特征，深入分析秘書角色意識并培養秘書角色意識，才能充分地發揮秘書人員的主觀能動性，才能樹立正確的角色意識。參考文獻

[1]翁世榮﹒秘書學概論﹒上海：上海出版社，1984.[2]朱傳忠葉明﹒秘書理論和實務﹒杭州：杭州大學出版社，1995.[3]袁維國﹒秘書學[M]﹒北京：高等教育出版社，1990.[4]季水河﹒秘書心理學[M]﹒上海：復旦年夜學出書，2007.[5]崔永江﹒淺談秘書的角色意識及其培養[J]﹒佳木斯大學社會科學學報，2004.

第五篇：淺談秘書角色的定位

淺談秘書的角色定位

摘要 進入21世紀，隨著我國改革開放和社會主義市場經濟的更加深入和信息化時代的到來，秘書工作者的角色也由傳統向多樣化轉變，文章從秘書一詞的定義而引出秘書的角色定位問題，了解社會對秘書工作者職業道德、工作倫理、社交禮儀及辦文、辦事能力的要求以及秘書工作者在與領導相處過程中產生的心理問題作出分析，以便更好的實現其角色的轉化，更好的融入工作環境，成為一名專業而成熟的秘書工作者。[ 關鍵詞] 秘書； 角色；定位

進入21世紀，特別是中國假如WTO后，我國的改革開放和社會主義市場經濟的更加深入和信息化時代的到來，社會對秘書工作者的要求也隨之提高，而如何成為一名專業而成熟的秘書人員所需的第一步就是做好秘書的角色定位工作。

在社會中，有相當大一部分人對秘書的角色存在著錯誤的理解，認為秘書是領導的高級保姆，認為其不需要專業的技能，學會察言觀色即可，而在現代社會中，方國雄教授曾經在《秘書學》一書中提到：秘書是領導者，主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員，他們以輔助決策、綜合協調、溝通信息、辦文、辦事等為主要這能，是領導者的參謀和助手。因此，秘書作為一種特定的社會角色，不僅有自己重要的工作內容，而且有自己獨立的人格，秘書人員是依靠自己的知識、能力和勤奮的工作塑造自己的人格形象的，而秘書人員由于處在一個單位中的中樞位置，要參與單位的許多重要活動，秘書人員對外要聯系工作，接受文電處理信息等，對內要溝通、協調、組織會議、開展調研、也可以說是處在一種復雜的人際關系的樞紐中，因此有人形容秘書人員應該是“眼觀六路，耳聽八方”的這并不是一種夸張，而是秘書工作的真實寫照，因此如何定位秘書角色成為其關鍵。而秘書的角色定位要從做人和做事做起。

一、做人

做人首先強調兩個方面，分別是人品和人樣，所謂人品就是人的品質和道德修養，俗話說：要做事先學做人，而在職場上強調的做人的關鍵環節就是職業道德。秘書人員的職業道德則顯得尤為重要，秘書是公司服務的辦公室人員，最關鍵的是要以公司為榮，為公司效力，為公司盡力，即所謂的“盡仁”、“盡義”、“盡禮”、“盡智”、“盡信”。有了這個態度秘書在本職崗位上將是兢兢業業，任勞任怨。在這個社會中，一旦走上崗位，去扮演一名秘書的角色，就必須民明白自己作為公司的一員，要遵守公司的職業道德，俗話說:“做一天和尚撞一天鐘”，一個負責任的和尚即使中午要還俗，早上該撞的鐘也不該漏，這就是職業道德、職業倫理，也是秘書人員所必須遵守的。如果你是賣瓜的，即便賣的是老板的瓜，既然拿了老板的薪水為他工作，就應當盡量說瓜甜，即便瓜不甜，也不該當著顧客的面說“別買這瓜，其淡如水”。這么說，不是希望每個人都幫老板去賺不義之財，也不鼓勵大家去參加騙人的行當，“道不同，不相為謀”“君子絕交，不出惡聲”。你可以因為理念不同而求去，最少不能穿著人家的制服，站在人家的屋里，吃這人家的飯，卻砸人家的鍋，也許不少剛走上工作崗位的年輕人年輕氣盛，接受不了這樣的結果，那么即便是選擇離開也要在位一天，遵守一天，職業道德是你作為一名秘書人人員走上工作崗位要遵守的第一條游戲規則，要遵守職業道德必須做到以下兩個方面：（一)要遵守職業道德，必須時刻維護公司的利益和顧客的權益。

（二）要盡忠職守，維護工作崗位和工作伙伴的權益，不能吃里扒外，資奸通敵。

其次，在人事問題上我們必須面白自己的身份，秘書職業只是領導工作的輔助人員，我們不能代替領導作出決策，這是很容易被忽視也是領導很忌諱的問題，所以不掛把你認為你的決策是多么正確，領導的決定是多么的荒謬，我們能做的最多的只是在領導作出決策之前盡最大努力的提醒他，而不是你帶他作出決定，即便事實證明你是對的，那你也休想再在他身邊待下去了。

劉墉曾在其作品中提到這樣一則例子，張小姐是王經理的一名秘書，張經理遙望小姐發一封信給某公司，將其罵一頓，并稱其為騙子，后來張經理發現使自己誤會了此家公司，要親自過去道歉，王小姐卻說不用了，那封信她沒寄，王經理如釋重負的松了口氣，半晌，突然說“我當時不是叫你立刻發的嗎？” 張小姐淺笑：“是啊!但我才到您會后悔，所以壓下了。” “壓了三個禮拜 ？” “對啊，您沒想到吧?

“我是沒想到，可是我叫你發，你怎么能壓，那么我叫你發南美的那封你也壓了？” “我沒壓，我知道什么該發什么不該發…”

“你做主，還是我做主？”王經理沉聲問，后來，張小姐被記了一過，后到孫經理的辦公室訴苦，希望調到他的部門，“不急，不急！”孫經理笑笑“我會處理。”隔了兩天，張小姐被開除了。

我們肯定會說：明明張秘書挽救了公司，他們非但不感激，還恩將仇報，對不對，那么你錯了，正如王經理所說-“你做主還是我做主”

假使一個秘書，可以不聽命令，自由心證的把主管要他發出去的信壓了三個禮拜不發，她豈不是成了主管？如果有這樣的“黑箱作業”以后交代他做事誰還可以放心？

再進一步說，自己部門的事，跑去跟別的主管抱怨，工作的忠誠又在哪里？如果孫經理收了她。會不會跟王經理對上，孫經理會不會想“那天她會不會有倒伐，跟別人告我一狀？”

所以，你必須明白，在不該佐助的時候做主，就得付出代價，還有你無論幫老板管了多少事情，也不論老板多糊涂，甚至依賴你，到了沒你在，他連電話都不會博的地步，但他畢竟還是你老板，也早該他做主。此外，老板永遠向著老板，就算工作上對立，你的魅力也不會大到讓他為了你與別的老板翻臉，因為老板在立場上也一致，正所謂一個不忠于自己老板的職員也不會得到別的老板的欣賞。所謂人樣，也就是職場禮儀。

職場禮儀包括儀容、儀表、儀態。從你走進公司的那天起，你的角色就發生了轉變，你已經不再是每天素面朝天

T恤、牛仔、運動鞋的學生，也不是每天濃妝艷抹、頭發五顏六色、大耳環、穿著暴露隨便的時髦女郎。作為一名秘書人員，往往是以上司代表和企業發言人的身份與外界接觸，秘書的整體形象象征了企業的形象，因此，塑造一個良好的秘書形象，不僅給人于好感，而且有助于你的工作和提升公司的信用度。

（一）、儀容

作為一名文秘人員一般不素面朝天，化妝是為了對自己容貌上的某些缺陷加以彌補，以期揚長避短，使自己更加美麗，更為光彩照人。經過化妝之后，人們大多可以擁有良好的自我感覺，身心愉快，振奮精神，緩解來自外界的種種壓力，而且可以在人際交往中表現得更加放松，更為自尊、自信，更加瀟灑自如。在社交場合中，通過恰到好處的化妝，可以充分展示自己容貌上的優點，維護自己的形象，反映一個人對某種活動的重視，因其他人好感，對他人表示尊重，而優雅清淡的淡妝會增加你的自信心與親和力，更好的與對方溝通。

（二）、儀表

儀表多指穿衣。服裝被稱為人的“第二肌膚”，其可美化人體，揚長避短，展示個性，反映精神面貌，體現生活情趣，發揮多種裝飾性功能。孔子曾經說過：“人，不可不飾，不飾無貌，無貌不敬，不敬無禮，無禮不立。”其“飾”則指服裝，而在一般生活中，別人對你的第一印象取決于你的服裝，在企業中，尤其作為一名代表上司與公司形象的秘書人員，在服飾上的要求則更加嚴格，它是社交取得成功的重要前提，因此，在公司或與外界溝通適應船公司規定的制服、套裝、套裙、工作服等。注重著裝的系統性，整體考慮精心搭配。著裝是整個部分應各個部分相呼應、配合。在整體上盡可能的完美和諧，恪守服裝本身約定俗成的搭配，并且好的職業服飾應具有實用性、審美性和象征性等職業服飾的基本特征，能體現人的責任與義務，使人產生莊重、自尊的心理，并且利落、大方、干練，更一波的客戶的信任。但此時必須注意一點，在服裝上也有禁忌，風頭切不可蓋過老板，遵守自己的秘書角色。

（三）、儀態

儀態，強調的是坐姿、站姿、及走姿的問題，要做到站有站相，坐有坐姿，行有風度，因為儀態是一個人意識的直接顯露的直接反映，也是外界對一個人的形象、氣質、修養判斷的一大方面。因此，作為一名秘書人員，并且是時時帶邊上司與公司形象的職業秘書來說，優雅的儀態顯得尤為重要，在很多時候，它甚至會是一筆生意成敗的決定因素，收起你自以為耍酷、另類、帥氣的姿態將肆無忌憚的大笑變成優雅的微笑，優雅的儀態會讓你在與外界的溝通和社交上大大提分，增加你的魅力與親和力，增加你業務成功的幾率。

二、做事

做事即在企業中的辦事能力，隨著時代發展的要求，對秘書要求掌握的技能也越來越嚴格，因此一名合格的秘書人員必須具備以下基本能力：

（一）、寫作能力（辦文能力）

辦文在秘書工作中主要指文稿的撰擬、運行及保管利用，因此寫作成了秘書工作極為重要的內容，即使在信息化時代的今天。并且要求秘書在撰文的基礎上學會網絡化的文字處理技術，采用以計算機為主要工具的秘書辦文也是領導和管理者不可缺少的輔助環節。秘書撰文應注意以下幾點：

1、明卻自己代筆者的地位，明確表明組織或領導意圖，不摻雜個人情感。

2、準確使用規范文種，選用恰當的文體種類并嚴格按照其格式要求草擬成文。

3、要選用準確莊重的語言表達，并且充分考慮到領導的個人風格及現場氛圍。

4、要根據領導要求反復修改。

5、要一據可靠，禁止違法。

只有這樣，才能不辜負領導與組織對執筆秘書的信任。

（二）、執行能力

執行能力在秘書的工作中主要表現為辦事與辦會能力。

1、辦會

辦會是秘書的一項經常性工作，不僅要求能夠操辦具體的會務工作，而且還要根據領導意圖擬定大中型會議的籌備計劃，具有組織會務工作有序進行的管理和協調能力，作為一名剛走上工作崗位的秘書人員，應虛心向本單位的老職工學習，掌握會務管理技巧，諸如會前擬定會議籌辦方案和應急方案；檢查審核會議狀況并及時與領導溝通；匯中隊會議進展、經費使用的監督及對突發事件的處理；會后對會議的總結等等。

2、辦事

辦事是秘書的重要任務，要高效周密的按程序辦理日常辦公事務。如:辦公室環境管理、辦公室日常事務管理、辦公用品和設備管理及信息管理。還要忠誠可靠、不折不扣的完成領導交辦的事項和協助領導處理各種突發事件。領導活動安排往往是秘書的重要工作內容，此項工作需要較強的組織協調能力和總結工作的經驗。在管理信息網絡中，秘書往往處于樞紐位置，需要敏銳的洞察和敏捷的分析綜合能力，是上司得到一手的有效信息，便與其做出正確的決策，要有效的進行人機配合具體操作管理信息系統的運作。

在秘書辦事過程中，秘書人員要隨時接受指派去完成臨時交辦的工作，這就要求其準確、規范、有序的完成交辦事項，并且積極、靈活、機敏、準確把握辦事原則和領導意圖。此外，秘書必須具有綜合性管理知識和綜合辦公能力，熟練掌握打字、速記、電腦操作、辦公室軟件、音響設備等專門技術，只有這樣秘書在組織運轉中才能發揮應有作用。

從執行能力看，其共組內容都是具體而瑣細的，其作用在于減輕領導者的事務工作負擔，要有熟練的辦公技巧，接待、應對電話等方面的技巧，還要有良好的服務態度和敬業精神，注重禮儀，善于處理人際關系。

（三）、溝通能力

成功溝通是秘書開展工作的基礎，是人際環境產生活力的源泉，也是形成企業凝聚力的根本。而秘書的輔助性工作大多涉及辦文、辦事辦會，其具體的工作必須從有效的溝通開始，由此看來，秘書的溝通對象不外乎三種：上司、同事和客戶。秘書以上司溝通時應在日常工作中摸清領導的脾氣、性格，尋找拾到的溝通方法，投其所好，但必須尊重領導的身份，尊重但不吹捧，請示但不過分依賴，主動但不越權。

秘書與同時溝通有助于營造公司同事之間真的有好和諧信賴關系形成和諧的工作氛圍，因此要關心同事，不輕視嘲諷同事。

與客戶溝通時要學會區分和確認不同的客戶及其需求，及時發現客戶需要。

三、最后，秘書人員雖時常陪領導外出，但更多的時間是在平凡的崗位上默默無聞的工作，秘書工作的內容不僅十分繁苦，無名無利，如果想成為一名合格的秘書人員，必須具備良好的心理品質和良好的素質修養，吃苦耐勞，甘當配角，敢做無名英雄，否則是不會干好這項工作的。

作為一名文秘專業的學生，面對嚴酷的就業壓力，我們必須學會如何定位自己的秘書角色，成為一名專業而成熟的秘書工作者。