第一篇：秘書職業(yè)的年齡論（范文）

秘書這個字眼在最近幾年人才市場中頻頻出現(xiàn)，秘書職位的空缺也是層出不窮，其需求連續(xù)多年在招聘排行榜上位居前列。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與繁榮，特別是三資企業(yè)在中國的發(fā)展，這種勢頭將會有增無減，同時也給社會提供了許多就業(yè)機(jī)會。秘書作為一門學(xué)科，實(shí)用價(jià)值很高，它的培訓(xùn)包括語

秘書這個字眼在最近幾年人才市場中頻頻出現(xiàn)，秘書職位的空缺也是層出不窮，其需求連續(xù)多年在招聘排行榜上位居前列。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與繁榮，特別是三資企業(yè)在中國的發(fā)展，這種勢頭將會有增無減，同時也給社會提供了許多就業(yè)機(jī)會。

秘書作為一門學(xué)科，實(shí)用價(jià)值很高，它的培訓(xùn)包括語言能力、文字處理能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平、公關(guān)能力、文檔管理、協(xié)調(diào)能力等，作為專業(yè)院校注重培養(yǎng)縮合素質(zhì)和風(fēng)度。而在實(shí)際商業(yè)活動中，人們對秘書的了解并不十分全面，社會上對這一職業(yè)的褒貶也不一。

從實(shí)際工作角度來解釋秘書職位的重要看來十分必要，像秘書的分工、職責(zé)、權(quán)限、利益與其所在部門、公司規(guī)模、公司影響力都密不可分。

一般來說，初級秘書應(yīng)包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務(wù)助理等，他們的職責(zé)一般比較單一，事件技術(shù)含量較低，薪金相對低一些，在職者的年齡一般不超過25歲。這也是在人才市場常常見到他們身影的原因之一。

中級秘書包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書，他們的權(quán)力和責(zé)任相對大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，外語水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力要求更高一些，并要有很好的協(xié)調(diào)能力，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在25~35歲左右，他們不輕易跳槽，更關(guān)心發(fā)展機(jī)會。

高級秘書則包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書等，這是處于高級領(lǐng)導(dǎo)層的要職，他們的領(lǐng)導(dǎo)力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉，很多人持有外國護(hù)照，年齡也偏大，這是秘書職位的頂點(diǎn)。到此時才能真正領(lǐng)悟秘書工作的全部內(nèi)涵，而此時在任的高級秘書并沒有幾個是從初級、中級做到現(xiàn)在，絕大部分曾轉(zhuǎn)行做過管理工作，因此積累了豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。

在獵頭公司接到的客戶定單中，包括一些高級秘書職位，其要求幾近苛刻。我們不妨先看看一家美資在華企業(yè)的高級秘書在職位描述： 亞太區(qū)總裁秘書：

（1）35至42歲，職業(yè)女性；

（2）長期外資企業(yè)經(jīng)歷，至少8年外企高級秘書經(jīng)驗(yàn)；

（3）非常流利的英語、熟悉計(jì)算機(jī)操作；

（4）良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力和預(yù)見能力……

在長達(dá)8項(xiàng)的條款中，我們僅摘錄了其中4條，而正是這4條就已經(jīng)把很多人拒之門外，因?yàn)樵谥袊@樣的職業(yè)女性鳳毛麟角。

首先，在人們眼時，秘書的工作太簡單、太程式化，似乎可歸納為“收發(fā)打存”，更被人們普遍認(rèn)為是吃“青春飯”。一位女性在秘書職位干上一年兩年，即便在很好的外企公司，她也會千方百計(jì)地要求轉(zhuǎn)工，要么做人事、行政，要么做市場、銷售，去實(shí)現(xiàn)別人眼中的人生價(jià)值。所以在中國的外企公司里，能找到一個從事秘書工作3年以上的職業(yè)秘書已經(jīng)很難了，傳統(tǒng)觀念阻礙中國女性把自己培養(yǎng)成為一個職業(yè)秘書。

再說外語條件，目前大陸40歲左右的知識女性，除了在國家外事機(jī)構(gòu)工作的人員外，很多人不具備良好的外語能力，而在機(jī)關(guān)工作的人又缺乏在外企公司工作的經(jīng)驗(yàn)。與之相對，在歐美國家，秘書意味著一種職業(yè)。高級總裁或是高級部門的秘書職位，大都是一些40多歲、有教養(yǎng)、有經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)女性在支撐，她們的特殊地位，足以令部門經(jīng)理和公司其他員工尊而敬之。

除了一般秘書工作，她們的溝通、協(xié)調(diào)、預(yù)見和判斷力都必須很強(qiáng)，在公司頂層能站住腳，需要付出極大的努力。而有一點(diǎn)不能忘記的是，這些女性也是從“青春飯”開始的，是一步步

走上來的。

獵頭公司在中國內(nèi)地找高級秘書很費(fèi)周折的事實(shí)，告訴那些工作處于動蕩之中、正到處投遞簡歷和總是不斷轉(zhuǎn)工的人們，特別是女性一族，雖然轉(zhuǎn)工會給你帶來機(jī)會和新的成功，但秘書工作絕對是一個可以有所作為的職業(yè)。

為什么不爭做一名有教養(yǎng)、有經(jīng)驗(yàn)、有能力、有地位的高級秘書呢？有朝一日，你真的做到一家大公司的頂級秘書，鳥瞰公司左右，40歲的你會高興地說：“我成功了！”你會感嘆，秘書不是一碗“青春飯”，而是足可以令任何人羨慕的職業(yè)。

第二篇：論秘書職業(yè)的文化內(nèi)涵

論秘書職業(yè)的文化內(nèi)涵

【摘 要】秘書職業(yè)歷史悠久。從文化發(fā)展的角度看，這個群體既是文化的記錄者、傳播者，又是文化的傳承者、創(chuàng)造者，同時他們又是社會群體中有較高文化素養(yǎng)的階層。因?yàn)檫@些原因秘書職業(yè)也就成為具有深厚文化內(nèi)涵的社會執(zhí)業(yè)門類。

【關(guān)鍵詞】秘書； 史官； 創(chuàng)造；文化內(nèi)涵

秘書職業(yè)在中國的形成歷史悠久，遠(yuǎn)在上古三代時期，政府中的重要官員——史官即為履行秘書職能的文職人員。他們職掌天文、歷法、記注，負(fù)責(zé)文書撰寫與檔案及國家典籍的整理、保管。后代各級政府中的文秘人員及現(xiàn)代意義上的秘書職業(yè)，即由此發(fā)端而來。所以，秘書工作在中國是經(jīng)歷了幾千年文化積淀并濃縮著高度人文精神的、具有厚重文化內(nèi)涵的職業(yè)。本文以下對此問題擬予簡要論述。

一、秘書是文化的記錄者、傳播者

從現(xiàn)有資料看，中國最早的秘書當(dāng)是活動在天子、諸侯身邊的史官。許慎《說文》云：“史，記事者也。從又持中，中，正也。”江永《周禮疑義舉要》認(rèn)為“中”是“簿書”，即今之案卷。由此可見，“史”的本意即手持簡策記事的官員。《禮記?玉藻》說：“動則左史書之，言則右史書之。”《漢書?藝文志》也說：“左史記言，右史記事。”左、右史的分工雖有不同說法，但兩處文獻(xiàn)卻都說明在我國遠(yuǎn)古時代，史官的職能有所區(qū)別，他們的工作是分為記言、記事兩部分這個事實(shí)。這些史實(shí)都驗(yàn)證了史官確實(shí)就是活動在最高行政首腦身邊的文秘人員。

中國古代的文秘人員是歷史文化的記錄者、傳播者。甲骨卜辭一般被認(rèn)為就是最早的中國歷史的文字形式記錄，這是商代后期的統(tǒng)治者刻在占卜用龜甲獸骨上的文字，它們也是史官保存下來的重要?dú)v史檔案。除甲骨卜辭外，商代的銅器銘文也被認(rèn)為是正式史著的源頭，它們出自政府高級文秘人員之手也當(dāng)是不爭的事實(shí)。在西周銅器銘文中，除了“某人作某器”一類簡單記載外，比較常見的是記君上(主要是周王)的任命、賞賜或記功表德的文字，另外，也出現(xiàn)一些較特殊的記事銘文。如記訴訟勝利的銘文，記土地交易和勘定田界的銘文等。從銘文所涉及內(nèi)容看，有關(guān)于奴隸制度、土地制度、宗族制度、分封制度、軍事制度、官制、周人與周圍各族的關(guān)系以及其他重要問題的大量史料，甚至一些重大的歷史事件。裘錫圭先生認(rèn)為西周銅器銘文的全盛主要表現(xiàn)在兩方面：一是銘文篇幅加長，一是銘文內(nèi)容豐富。不僅百字以上的銅器銘文西周時期已很多見，二、三百字以上的也不乏其例。尤其詳細(xì)記錄周王對毛公誥命之辭的毛公鼎銘，是已發(fā)現(xiàn)的商、周銅器銘文中最長的一篇，文字多達(dá)498個。這樣的歷史文獻(xiàn)，如果不是由專業(yè)的文秘人員承當(dāng)撰寫，簡直是無法想象的。所以，中國歷史上的史官，包括其他各類活動在執(zhí)政者身邊的文職人員，實(shí)際上都承擔(dān)著秘書工作的重任，他們記錄著歷史，傳播著文化。

二、秘書是文化的創(chuàng)造者

研究中國文化發(fā)展史，我們會發(fā)現(xiàn)一個有趣的現(xiàn)象，這就是中國歷史上，凡那些在政治領(lǐng)域有影響、而在文化上又卓有建樹的學(xué)人、知識分子，大都當(dāng)過秘書。如老子，作過“周守藏室之史”；屈原，曾“為楚懷王左徒，??入則與王圖議國事，以出號令；出則接遇賓客，應(yīng)對諸侯”，在這個崗位上，他實(shí)際也干了不少秘書的工作；其他如王安石、蘇軾等都曾干過秘書工作。蘇軾在北宋元祐年間知制誥，為垂簾聽政的高太后撰寫過一道又一道詔令。王安石在宋仁宗時代也曾知制誥三年，為他后來的厲行政治體制改革積累了經(jīng)驗(yàn)。而上述這些人又都是文化領(lǐng)域卓有建樹的大家。所以，用歷史的眼光看，秘書不僅自己本身是文化人，同時他們也是文化的創(chuàng)作者，這既是他們職業(yè)的內(nèi)在要求，同時也是其所處崗位所性質(zhì)決定的。從現(xiàn)代秘書職業(yè)來看，秘書在領(lǐng)導(dǎo)者身邊工作，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，其職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，實(shí)際也是在間接推動著本領(lǐng)域各項(xiàng)工作的向前推進(jìn)，特別是一些高級秘書，他們的思考、經(jīng)驗(yàn)、智慧往往就是領(lǐng)導(dǎo)人科學(xué)決策的重要依據(jù)之一。秘書做到了與領(lǐng)導(dǎo)在思想上進(jìn)行交流和溝通，在工作上的緊密配合與協(xié)調(diào)，那么，不僅領(lǐng)導(dǎo)決策更能走向科學(xué)化，工作的開展也會更加有效。從這個角度看，現(xiàn)代秘書不是社會文明進(jìn)步的推動者，不是對物質(zhì)、精神文化的創(chuàng)造人又是什么呢？秘書人員要做好謀劃工作，必須謀在全局，要有全局觀念、大局意識、戰(zhàn)略眼光，正所謂“身在卒位，胸為帥謀”，要有開闊胸襟，寬廣視野，時刻關(guān)注大局，認(rèn)真研究大事，準(zhǔn)確把握大勢，時時處處站在全局的高度來分析研究問題，提出解決方案，供領(lǐng)導(dǎo)參考；必須謀在長遠(yuǎn)，所謂“風(fēng)物長宜放眼量”，秘書人員既要善解當(dāng)務(wù)之急，更要善謀長久之計(jì)，既要理瑣事、查細(xì)節(jié)，又要謀大勢、謀全盤，做到超前預(yù)見、未雨綢繆、臨危不亂；必須謀在實(shí)處、謀在有效，不能紙上談兵，而要實(shí)事求是，符合客觀實(shí)際，提出的對策建議切實(shí)可行，并且能出實(shí)效。

文字是文化的主要載體，文化的創(chuàng)造更離不開文字的應(yīng)用，而文字的書寫——書法，也是中國傳統(tǒng)文化的重要組成部分。我們翻開一部中國書法史，則可以看到，古代中國的秘書們身兼書法家的確實(shí)比比皆

是。三國時期的鐘繇，楷書定型的奠基者，同時也是魏國著名的秘書人物。晉代著名書法家王羲之，曾擔(dān)任過秘書職務(wù)，他的《蘭亭亭》聞名于世，其子王獻(xiàn)之曾任州主簿、秘書郎，也是著名書法家。唐代的虞世南，善文章，其書法為初唐四大書法家之一。北宋四大書法家米蔡蘇黃，一般就曾是秘書執(zhí)業(yè)人員。所以，從秘書多為書法家這個角度，也可以看到他們在文化創(chuàng)造中的貢獻(xiàn)。

三、秘書有較高的文化素養(yǎng)

秘書職業(yè)的文化內(nèi)涵還體現(xiàn)在：這個群體一般都有較高的文化素質(zhì)與修養(yǎng)，并體現(xiàn)出如下文化精神：首先是善于思考，富有謀略。因?yàn)樘幵跊Q策層邊緣，秘書工作的好壞，實(shí)質(zhì)上也會對全局產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。所以大多數(shù)秘書，一般都能做到忠于職守。周恩來身邊的秘書也是這樣，周總理曾告誡身邊的秘書人員對各部門報(bào)告、情況等，他要求秘書先閱讀‘吃透精神，然后把文件提煉成幾百字后再給他批閱，簽字’。他對秘書的要求是：你們在我這里，就要能夠站在我的角度考慮問題，提出自己的意見和建議。試想，如果秘書們不善于思考、不勤于動腦，那么周恩來這樣的交代也就是沒有必要的。其次，知識廣博、視野開闊。歷史上有建樹的秘書人無一不是知識廣博、視野開闊者。屈原、賈誼、白居易、左雄、蘇軾、蘇轍等是文學(xué)家；劉向、高士奇、趙翼等是史學(xué)家；梁鵲、王羲之，明代沈度等是書法家；程邈、耶律突呂不、竇爾德尼等是本民族文字的創(chuàng)制、發(fā)展者等。而現(xiàn)代秘書工作更是綜合了各領(lǐng)域、各學(xué)科的知識點(diǎn)，如哲學(xué)、美學(xué)、歷史、文藝等學(xué)科領(lǐng)域，秘書工作往往都會涉及到。沒有廣博的知識，開闊的知識視野，實(shí)很難承擔(dān)秘書工作。第三，有高尚的道德情操。現(xiàn)代秘書側(cè)身領(lǐng)導(dǎo)者中間，既是領(lǐng)導(dǎo)者下級，又是領(lǐng)導(dǎo)者某種程度上的代表和體現(xiàn)，充當(dāng)溝通上下、聯(lián)絡(luò)各方的中介，其地位特殊，角色重要，所以，優(yōu)良的道德品格實(shí)為其從業(yè)的內(nèi)在要求，文化素養(yǎng)培養(yǎng)其道德情操，道德與文化，對秘書人員來說不可分割。秘書也講求無私奉獻(xiàn)。從傳統(tǒng)文化角度看，古代士大夫“國而忘家，公而忘私”，“先天下之憂而憂，后天下之樂而樂”，“天下興亡，匹夫有責(zé)”及“茍利國家生死以，豈因禍福避趨之”等等思想，都是現(xiàn)代秘術(shù)人員培養(yǎng)道德情操取之不盡的源泉。歷史上無數(shù)志士仁人身體力行，造福社會，顯示了公而忘私，默默奉獻(xiàn)的精神，處在統(tǒng)治者身邊的秘書們也不例外。他們中不少人謙和誠信，講道義，勤儉廉潔，后來成為老百姓心目中的清官諫臣。這和他們具有高尚的道德情操是分不開的。

四、平衡是世間的普遍規(guī)律，從宇宙、自然、社會、經(jīng)濟(jì)到領(lǐng)導(dǎo)班子、人們自身都無一例外，秘書工作尤其如此。秘書是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)與外界的中樞，是及時傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示、反映下情信息的橋梁。搞好各方面的協(xié)調(diào)、促進(jìn)各種關(guān)系的平衡，是秘書人員的職責(zé)所在，也是秘書工作的難點(diǎn)所在和秘書人員的水平所在。秘書工作所涉及的方方面面，必須把握好平衡，領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間、上級與下級之間，人與人之間、部門與部門之間，這件事與那件事之間、這句話和那句話之間等等，都必須考慮到平衡協(xié)調(diào)。平衡了，工作就做好了；不平衡，必然要出問題。從某種意義上說，平衡學(xué)是秘書學(xué)的極為重要的內(nèi)容。秘書人員必須學(xué)會協(xié)調(diào)的技巧、掌握平衡的藝術(shù)，做好理順關(guān)系、上下溝通、左右逢源、促進(jìn)和諧的工作。秘書要協(xié)調(diào)各方、平衡內(nèi)外，必須敬德修身，注重自身的品行修養(yǎng)，始終堅(jiān)持以人為本、以天下為公，始終把黨、國家和人民的利益放在首位，不攙雜個人好惡，不夾帶個人私利；必須正確把握自身角色定位，參謀不決策、服務(wù)不代替；必須貴和尚中，心態(tài)講平和，處世講和氣，關(guān)系講和順，結(jié)果講和美；必須求真務(wù)實(shí)，客觀公允，當(dāng)老實(shí)人，講老實(shí)活，做老實(shí)事，是非分明，公道正派。

五、秘書文化是服務(wù)文化。秘書工作的方方面面，說到底就是一個服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為群眾服務(wù)；有政務(wù)性服務(wù)，也有事務(wù)性服務(wù)。因此，秘書文化也是一種服務(wù)文化。秘書人員的服務(wù)，必須是全身心的，不分大小，不論巨細(xì)，不論繁簡，盡心竭力，全心投入，一絲不茍，追求卓越，務(wù)求完美；必須埋頭苦干、甘為人梯，甘當(dāng)幕后英雄，既要有甘做小事、瑣事，且數(shù)十年如一日堅(jiān)持不懈的耐力，又要有默默無聞、“為他人做嫁衣裳”的定力，不圖虛名，不騖虛聲，能吃苦耐勞，能澹泊名利，守得住清貧，耐得住寂寞，經(jīng)得起誘惑；必須能小中見大、拙中見智，判得明輕重，分得清緩急，善于觀察、敏于思維、見微知著、勤于實(shí)踐.總之，歷史的看，秘書不僅是文化的記錄著、傳播者、創(chuàng)造者，他們也是一個有較高文化修養(yǎng)的群體。秘書職業(yè)的文化內(nèi)涵就主要體現(xiàn)于以上這些方面。

參考文獻(xiàn)

1.許慎《說文解字》卷三（下），中華書局1963年影印本，第65頁。

2.司馬遷《史記》，岳麓書社2001年版，第483頁。

3.《史記?老子韓非列傳》，岳麓書社2001年版，第388頁。

4.同上，第496頁。

第三篇：論職業(yè)秘書應(yīng)具備的知識結(jié)構(gòu)

論職業(yè)秘書應(yīng)具備的知識結(jié)構(gòu)

The explain the modern secretary’s

instruction of knowledge 1

摘要

隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展,全球貿(mào)易的往來變得越來越平凡,各種社會關(guān)系的多樣化,復(fù)雜化,企業(yè)秘書的重要性不斷增強(qiáng)，工作的具體內(nèi)容可以概括為輔助領(lǐng)導(dǎo)管理,提供綜合服務(wù)。它是上呈下達(dá),聯(lián)絡(luò)各方,參與政務(wù)，管理事務(wù)的一項(xiàng)重要工作,是現(xiàn)代企業(yè)管理工作中不可缺少的重要組成部分。本文通過對現(xiàn)代秘書具備的知識結(jié)構(gòu)的認(rèn)真分析與研究，使秘書人員能夠更加清楚的了解到目前現(xiàn)代企業(yè)的需求,需要的是“全能”和“混雜”形式的秘書。這對秘書工作人員的文化素養(yǎng),領(lǐng)導(dǎo)能力,社會交際,智謀,口才,寫作水平等多方面的綜合素質(zhì)要求也是有非常大的挑戰(zhàn)。所以,現(xiàn)代企業(yè)的秘書工作人員必須循序漸進(jìn),鞏固新知識的同時，增加新的知識 ,建立和完善應(yīng)具備的知識結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì),以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)秘書工作日益發(fā)展這一要求和需要。關(guān)鍵詞：秘書；知識結(jié)構(gòu)；完善；增強(qiáng)

目錄

一 前言..............................................................................................1 二 當(dāng)今社會職業(yè)秘書的需求狀況分析..........................................1 三

職業(yè)秘書知識結(jié)構(gòu)的分析........................................................1 1.基礎(chǔ)知識：...............................................................................1 2.專業(yè)知識.................................................................................2 3.相關(guān)協(xié)調(diào)輔助知識...............................................................2 三 秘書人員高素質(zhì)的培訓(xùn)..............................................................3 辦事的能力..................................................................................4 較強(qiáng)的文字處理能力..................................................................4 熟練掌握辦公自動化設(shè)備的技能..............................................5 智能素質(zhì)......................................................................................5 臨機(jī)處事能力..............................................................................6 記憶能力......................................................................................6 自省能力......................................................................................6 心理素質(zhì)......................................................................................6 職業(yè)道德素質(zhì)..............................................................................7 總結(jié)....................................................................................................8 3 一 前言

秘書人員作為一種專業(yè)性很強(qiáng)的人才，在知識結(jié)構(gòu)上具有和其他類型的人才不同的一些特點(diǎn)。秘書工作，無論是對黨政機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，其工作的好壞對這個組織整體具有很大的影響力。秘書的工作主要是連接上級和下級的關(guān)系也聯(lián)系著公司內(nèi)部與外部的關(guān)系，從某種意義來說，秘書就是一個萬能人才。這就要求了，作為一個秘書人員，其知識結(jié)構(gòu)是非常穩(wěn)固和齊全的。

二 當(dāng)今社會職業(yè)秘書的需求狀況分析

經(jīng)過分析，我們認(rèn)為現(xiàn)階段文秘專業(yè)所針對的職業(yè)崗位群主要有“綜合秘書”(辦公室文員)、“商務(wù)秘書”、“公務(wù)秘書”和“總裁助理”等崗位群體。“辦公室文員” 隊(duì)伍迅速壯大，“商務(wù)秘書”逐漸增多，當(dāng)然也還有一部分畢業(yè)生做“公務(wù)秘書”。同時，每個職業(yè)崗位群所對應(yīng)的職業(yè)崗位變化也很大，不斷有新興的崗位誕生。如“通訊秘書”崗位就是信息網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展才產(chǎn)生的。[①]

調(diào)研小組走訪了具有代表性的用人單位，針對“文秘人員應(yīng)具備的能力”、“文秘人員應(yīng)具備的知識”、“文秘人員應(yīng)掌握的技能”進(jìn)行問卷調(diào)查。通過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)大致的需求分別為四大類：

一類為服務(wù)型秘書，如辦公司，事業(yè)單位辦公司的服務(wù)人員、生活類秘書等；二類為事務(wù)型秘書，如企業(yè)、公司、基層行政事業(yè)單位的辦公室人員、公關(guān)人員等；三類為文字型秘書。如企業(yè)、公司、行政事業(yè)單位的文書起草人員；四類為管理型秘書，如公司、企業(yè)單位的總經(jīng)理助理、部門經(jīng)理、辦公室主任等。但是我們也不難發(fā)現(xiàn)，在一些城市，很多外企，或者貿(mào)易公司的秘書都是綜合了所有的技能，無論是在知識能力上還是綜合素養(yǎng)上，可謂是“全才”的秘書。

三

職業(yè)秘書知識結(jié)構(gòu)的分析

一個秘書是否合格,所具備的知識結(jié)構(gòu)是非常重要的。秘書的知識結(jié)構(gòu)對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個方面：基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、相關(guān)知識。

1.基礎(chǔ)知識：

基礎(chǔ)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)的根基部分。廣博,扎實(shí)的基礎(chǔ)知識,是一個人從 事學(xué)習(xí)、工作的主要資本。基本知識與日的工作能力,發(fā)展?jié)摿τ兄芮械穆?lián)系,它在人的學(xué)習(xí)工作中起著“潤物細(xì)無聲”的作用。基礎(chǔ)知識越充足,融會貫通的能力就越強(qiáng),也越容易學(xué)會新知識,掌握新理論。因此,淵博的基礎(chǔ)知識,對今后從事秘書工作十分重要。秘書的基礎(chǔ)知識包括以下幾類:

(1)政治哲學(xué)類

主要只哲學(xué),政治經(jīng)濟(jì)學(xué),邏輯學(xué)等知識。學(xué)習(xí)這些知識,目的在于使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論。這是培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞拿貢藛T的需要,是秘書業(yè)務(wù)才能的靈魂。

(2)語言文學(xué)類

主要指現(xiàn)代漢語、文學(xué)、藝術(shù)、文章寫作等知識,重點(diǎn)是語言知識和基本寫作知識。另外,還應(yīng)學(xué)習(xí)一些美學(xué)知識,樹立將抗的審美觀點(diǎn).同時還要學(xué)習(xí)一些心理學(xué)知識,了解人的心理活動特點(diǎn),掌握人的心理活動規(guī)律,提高人際交往與公關(guān)能力。

(3)數(shù)學(xué)統(tǒng)計(jì)類 主要指高等數(shù)學(xué)、管理數(shù)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等知識,這是知識現(xiàn)代化管理培養(yǎng)新型秘書人員的需要。

(4)歷史地理類 主要指中國近歷史、世界近代史、中國經(jīng)濟(jì)地理、本地的近代歷史與地理知識。

(5)法律知識類

主要指法學(xué)概論以及1985年以來的人大,國務(wù)院頒布的一系列法律規(guī)定,如經(jīng)濟(jì)法基礎(chǔ),經(jīng)濟(jì)合同法,專利法,中外合資經(jīng)營企業(yè)法實(shí)施條例等。

2.專業(yè)知識

精深的專業(yè)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)中具有職業(yè)特點(diǎn)的主要部分,是性成秘書專業(yè)特長的主要知識。主要包括：信息工作，市場調(diào)研與市場預(yù)測工作、經(jīng)營管理測繪工作、參謀、公關(guān)、接待、文書擬寫、辦公現(xiàn)代化等，總的來說，秘書的專業(yè)知識主要包括以下內(nèi)容:（1）書學(xué)知識

人員對秘書學(xué)要有較深的研究。秘書學(xué)秘書、秘書部門、秘書工作等一系列理論夠建有較全面科學(xué)的論述,而且對秘書專業(yè)的實(shí)踐具有重要的指導(dǎo)作用。因此,秘書學(xué)知識就成為秘書專業(yè)知識的核心部分。

（2）秘書協(xié)作知識

秘書必須精通公文寫作和和各類應(yīng)用文體寫作,起寫作知識同秘書學(xué)一樣,是秘書專業(yè)特長的標(biāo)志,是從事秘書工作的重要技能。

（3）書檔案知識

文書檔案工作是秘書工作的總要組成部分,秘書人員必須熟練準(zhǔn)確地掌握運(yùn)用這項(xiàng)工作的有關(guān)知識。夭折文書檔案管理的分析、開發(fā)利用上下功夫,以便更好地為領(lǐng)導(dǎo)者和群眾提供各類有價(jià)值的信息資料。

（4）調(diào)研、會務(wù)、信訪、人際關(guān)系等知識

秘書人員經(jīng)常調(diào)查研究,組織會務(wù),處理來信來訪,向上下左右各方人士大交道,不掌握有關(guān)知識是開展不好工作的。

3.相關(guān)協(xié)調(diào)輔助知識

關(guān)的輔助知識不像基礎(chǔ)知識那樣起“根基”作用,也不像專業(yè)人士那樣起“標(biāo) 志”作用,但也是秘書知識結(jié)構(gòu)中不可缺少的組成部分。秘書人員有了這些知識,就可以彌補(bǔ)基礎(chǔ)知識或?qū)I(yè)知識的缺漏,較好的發(fā)揮作用。相關(guān)輔助知識包括以下幾個方面:（1）協(xié)調(diào)管理

書不是直接管理者,卻是管理者的助手參謀,秘書工作是管理工作的一部分。因此,秘書人員應(yīng)學(xué)點(diǎn)行政管理,經(jīng)營管理的知識,學(xué)點(diǎn)消息論,系統(tǒng)論,控制論知識.這些知識在管理工作中的作用日益被人們所重視。秘書人員掌握了在這些知識,無疑對輔助領(lǐng)導(dǎo)管理,提高管理水平是大有幫助的。

（2）語言知識

流利、標(biāo)準(zhǔn)的普通話。秘書人員在電話應(yīng)答、來人來函的接待等方面，都是需要普遍通行的語言。普通話是我國各個民族都會使用的共同語言，所以一口流利，標(biāo)準(zhǔn)的普通話將會提升秘書的自身形象和文化水平。

第二門語言，多種語言。如今21世紀(jì)的社會，全球的聯(lián)系日益緊密，無論是商業(yè)上，還是知識文化交流上。英語是世界通用的語言，在英語當(dāng)面，秘書人員不僅懂得簡單的對話，還需要有一定的書寫，翻譯等技巧，這樣才能適應(yīng)不同工作的需要，也能提升一個企業(yè)的文化水平。

（3）區(qū)域文化知識

會主義市場經(jīng)濟(jì),需要秘書人員從當(dāng)?shù)鼐唧w情況出發(fā),協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)考慮如何利用本地自然、地理?xiàng)l件，開發(fā)本地資源,發(fā)展地方經(jīng)濟(jì),利用當(dāng)?shù)匚奈锕袍E,風(fēng)土人情、民俗習(xí)慣,開發(fā)旅游資源,提高本地的知名度、美譽(yù)度。

（4）禮賓接待知識

現(xiàn)代秘書人員陪同外賓參加瀏覽的機(jī)會較多,沒有此類知識,可能會出洋相,鬧笑話,甚至?xí)诱`工作,影響交往。

（5）嫻熟的電腦操作技能。

在招聘網(wǎng)上，大家可以看到，招聘文秘時總有一些共同的要求，如“會熟練使用電腦”“能操作辦公室軟件”。秘書資格鑒定中已有計(jì)算機(jī)造作和文字錄入、WORD、網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容，還有EXCEL等等。這些都說明了，電腦在如今的社會的重要性，會議筆記，數(shù)據(jù)分析，多種報(bào)表等等。掌握一定的電腦知識，才能讓工作更加有效，高速的運(yùn)行起來。總之,基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、輔助知識,構(gòu)成了秘書知識較為理想的知識結(jié)構(gòu)體系。一個合格的秘書,具備以上知識,是必不可少的條件。但是,一個人的知識不是一次性教育所能解決的,而是在長期的實(shí)踐中逐步積聚起來的。在校學(xué)習(xí)的知識,僅僅是參加工作的基礎(chǔ)知識,其他各種知識都是在后來工作中取得的,據(jù)有關(guān)專家統(tǒng)計(jì),一個人一生中所需要的知識,只有百分之十是在校讀書時獲得的,而百分之九十來自工作以后的再學(xué)習(xí)和積累。每個人都應(yīng)當(dāng)珍惜時光,抓緊學(xué)習(xí)機(jī)會。博采中外,并不斷提高優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)的能力,永遠(yuǎn)保持自身知識結(jié)構(gòu)的合理性,適應(yīng)性,這樣,才能在競爭中定于不敗之地。

三 秘書人員高素質(zhì)的培訓(xùn)

秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)表現(xiàn)為與秘書的本職工作密切相關(guān)的一些能力要求。由于秘書工作的內(nèi)容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多，這些能力要求根據(jù)秘書工作的分類，大致可分為辦事、撰文和技術(shù)三種，我們對這三種能力分作介紹。辦事的能力

“秘書部門是辦事機(jī)構(gòu)，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力”[②]。“辦事能力”是我們習(xí)慣上的說法，其實(shí)，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個方面。

1.調(diào)查研究的能力。“調(diào)查研究是指人們深入現(xiàn)場進(jìn)行考察,以探求客觀事物的真相、性質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的活動”[③]。調(diào)查研究是秘書人員重要的業(yè)務(wù)之一，為了當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，為了為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)作出決策、制定政策提供依據(jù)，為了起草報(bào)告、處理公文、處理來信來訪、辦理議案提案都必須做好調(diào)查研究。為此，秘書必須熟練掌握調(diào)查研究的各項(xiàng)程序、調(diào)查研究的方式方法和處理調(diào)查材料的能力。

2.理解和領(lǐng)會能力。要有較高的理解領(lǐng)會能力，關(guān)鍵要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評力。

3.口語表達(dá)能力。這是對秘書的特殊要求。會說話這是一門學(xué)問，而且是事關(guān)辦事的成敗的基礎(chǔ)。會說話最起碼要做到三點(diǎn)：口齒清楚；表達(dá)準(zhǔn)確；懂得說話藝術(shù)。前兩條是基本的，第三條石進(jìn)一步要求，它包括了感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。

4.應(yīng)變能力。世界上的事物是瞬息萬變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計(jì)劃和方案，常常會與現(xiàn)實(shí)不太相符，甚至大相徑庭；有時會突然變化，把原來的計(jì)劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機(jī)不亂，迅速作出決策，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置，以達(dá)到預(yù)期目的。

5.交際能力。處理人際關(guān)系是一門學(xué)問，而交際能力又是處理人際關(guān)系的重要因素。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就會比較高。“交際能力又大多體現(xiàn)在協(xié)調(diào)工作和與領(lǐng)導(dǎo)的相處當(dāng)中，而這兩方面對于秘書人員事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要”[④]，所以學(xué)習(xí)交際藝術(shù)，提高交際能力，并非無足輕重。

還有其他一些能力。總之，辦事能力是個綜合水平的體現(xiàn)。

較強(qiáng)的文字處理能力

文字處理能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道，人們常把秘書成為“秀才”，道理正在于此。

“秘書人員的文字處理能力，不是單純的文筆技巧問題，它實(shí)際是較高的政治理論水平、豐富的科學(xué)文化知識和現(xiàn)實(shí)資料信息、較強(qiáng)的分析和認(rèn)識問題的能力以及流暢的文筆等多方面素養(yǎng)的綜合反映，也是一種綜合性能力”[⑤]。秘書人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有有賴于長期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐。只有在寫作實(shí)踐中進(jìn)一步對有關(guān)寫作知識加以消化，做到心領(lǐng)神會，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關(guān)鍵是自己多寫多練。

熟練掌握辦公自動化設(shè)備的技能

“隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)在辦公室已經(jīng)普遍應(yīng)用，辦公室很多工作日趨自動化，所以秘書人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動化設(shè)備”[⑥]。這些技術(shù)主要包括：微電腦技術(shù)、打字技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、攝影技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、速記技術(shù)、書法技術(shù)、編輯技術(shù)、校對技術(shù)。在目前條件下，秘書人員應(yīng)掌握的主要技能有：會使用文字處理機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、多功能電話、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，還要懂得其簡單構(gòu)造，掌握維修保養(yǎng)方法。同時，學(xué)會用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術(shù)等。秘書人員不僅要學(xué)會硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業(yè)務(wù)又懂電腦技術(shù)的通才。一方面秘書隊(duì)伍應(yīng)有一批專業(yè)的技術(shù)能手，另一方面所有人員都應(yīng)掌握自己工作中要用到的技術(shù)手段。

智能素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)。因此，秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與他們的智能素質(zhì)密切相關(guān)。

智能素質(zhì)包括五方面：知識結(jié)構(gòu)，思維能力，臨機(jī)處事能力，記憶能力和自省能力。

1.完善的知識結(jié)構(gòu)

秘書由于長期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識結(jié)構(gòu)作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎(chǔ)。秘書應(yīng)該具有的這種知識結(jié)構(gòu)主要包括：馬列主義基本理論，毛澤東思想，鄧小平社會主義建設(shè)理論，國際政治，國內(nèi)政策，歷史，文化，民族知識，邏輯科學(xué)，領(lǐng)導(dǎo)方法，民主集中制原則，決策科學(xué)等。此外，工作經(jīng)驗(yàn)、社會閱歷也是知識，而且是開發(fā)智力和才干的重要知識。這不是要求秘書人員對每一門知識都精讀，而是要求對一般只是懂得即可，而對有所側(cè)重的知識要懂得很多、很深，這樣才能做好秘書工作。這種完善的知識結(jié)構(gòu)需要秘書在日常生活中要不斷學(xué)習(xí)積累才能完成。

2.思維能力 人智能的高低，是有思維能力開發(fā)程度決定的。所以思維能力的開發(fā)尤其要引起秘書的注意。從秘書工作的角度看，這種思維能力主要包括：語言表達(dá)能力，邏輯能力，思辨能力，認(rèn)識能力，領(lǐng)會能力等。

（1）.語言表達(dá)能力。語言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也就表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語言加以正確表達(dá)；詞匯越豐富、語言表達(dá)能力越強(qiáng)，表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個秘書人員，既不斷通靈道人打交道，有不斷同各種普通人打交道，缺乏思維能力，語言表達(dá)能力低，就會影響智能的發(fā)揮。

（2）.邏輯能力，思維能力，認(rèn)識能力。這幾方面都是思維的基本功和基本要素。秘書人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)這三方面的鍛煉，以提高思維的能力，從而能夠熟練地運(yùn)用邏輯思維辨別、認(rèn)識事物的現(xiàn)象和本質(zhì)，這樣可以鍛煉一個人的智能。

（3）.領(lǐng)會能力。它包括聽力、反映反射能力，它是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領(lǐng)會，下邊匯報(bào)情況、請示工作，也要領(lǐng)會。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會準(zhǔn)，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。臨機(jī)處事能力

“臨機(jī)處事能力和應(yīng)變能力很相近，但還不只是應(yīng)變能力，而是在一切情況下表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)制靈活的智能”[⑦]。它是以知識、經(jīng)驗(yàn)和思維力做后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開發(fā)，二要在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書工作內(nèi)容豐富，千頭萬緒，缺乏臨機(jī)處事能力的秘書人員是做不好工作的。如果遇到緊急事件，一般都是秘書人員先知道然后報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)人指示搶救，做好善后工作。秘書人員接到這樣的突發(fā)事件的信息后，要做到臨危不亂，搞清事件情況，及時準(zhǔn)確向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

記憶能力

很強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就要求秘書人員強(qiáng)記博取，應(yīng)付自如。記人除了掌握方法、訣竅之外，主要還靠平時勤下功夫多動腦子。

自省能力

自省能力又叫反思能力，是指一個人隨時回顧自己的言行，總結(jié)自己成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)自己的過失和不足。常常自省的人，容易開發(fā)智能和增長才干。秘書人員是腦力勞動者，多數(shù)情況下要靠發(fā)揮聰明才智完成各種任務(wù)，而他們的工作又是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)的，特別要求事情辦得妥帖、得體，這就要不斷反思自己的言行。使智能和才干在不斷的總結(jié)中增長起來。

心理素質(zhì)

秘書人員的心理素質(zhì)與做好工作很有關(guān)系。就一般情況說，秘書人員應(yīng)具備的良好心理素質(zhì)包括以下幾方面。

（1）堅(jiān)毅的意志

意志是自覺地確定目的，并支配行動，以實(shí)現(xiàn)預(yù)定目的的心理活動。意志有自覺性、堅(jiān)韌性、果斷性和頑強(qiáng)性等積極品質(zhì)；也有盲目性、脆弱性、優(yōu)柔性和頑固性等消極品質(zhì)。秘書人員要鍛煉和培養(yǎng)自己堅(jiān)定意志的毅力，在確定目的和接受任務(wù)時，要加強(qiáng)自覺性，克服盲目性；在遇到困難和挫折時，要堅(jiān)忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢；在復(fù)雜的情況下辦文辦事，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理問題時，在多出主意，有自信心，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時要及時上報(bào)，做錯事及時改正。

（2）隨和的性格

性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書作為“內(nèi)管家”，要處處關(guān)心工作，關(guān)心集體和關(guān)心群眾，對集體不能漠不關(guān)心，對待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨(dú)怪僻，脫離群眾。性格內(nèi)向的，要多看到工作中有利條件，增強(qiáng)自強(qiáng)，自信、自愛，千方百計(jì)的完成工作任務(wù)。一般來說，對秘書人員的性格要求是：豁達(dá)開朗、意志堅(jiān)強(qiáng)、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣、友愛合作。

（3）平穩(wěn)的情感

情感是人的喜怒哀樂等心理狀態(tài)。秘書的情感是秘書對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì)，清醒把握自己的情緒狀態(tài)，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強(qiáng)情操的修養(yǎng)，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

職業(yè)道德素質(zhì)

職業(yè)道德就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。秘書的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）“忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職。這是職業(yè)道德的一條主要規(guī)范”[⑧]。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項(xiàng)職責(zé)，認(rèn)真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作。要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職。（2）謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)謙虛謹(jǐn)慎，應(yīng)是秘書人員應(yīng)具有的美德。秘書人員不能因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作。辦事要公道正派。秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務(wù)。秘書人員要把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本單位各職能部門服務(wù)，為群眾服務(wù)當(dāng)作自己的神圣職責(zé)，要充分認(rèn)識自己所從事的工作所具有的重要作用。

（3）遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動能夠正常進(jìn)行的重要保證。遵紀(jì)守法指的是秘書人員要遵守職業(yè)紀(jì)律和與職業(yè)活動相關(guān)的法律、法規(guī)。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動中的重要體現(xiàn)，是秘書人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求秘書人員在職業(yè)活動中要堅(jiān)持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀取私利，不搞你給我一點(diǎn)“好處”，我回報(bào)你一點(diǎn)“實(shí)惠”的所謂“等價(jià)交換”。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻(xiàn)，不為名利所動，以自己的實(shí)際行動抵制和反對不正之風(fēng)。

（4）恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時間，領(lǐng)導(dǎo)找秘書人員匯報(bào)工作，秘書人員不準(zhǔn)遲到。秘書人員自己安排的會議或會談，自己要事先到場，并做好一切準(zhǔn)備工作。秘書人員要嚴(yán)格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴(yán)守機(jī)密。“秘書人員一個顯著的特點(diǎn)，是掌握的機(jī)密較多”[⑨]，因此，要求秘書人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺加強(qiáng)保密觀念。

以上這些素質(zhì)是秘書應(yīng)具備的一些基本素質(zhì)，但做好一個秘書這些還遠(yuǎn)不夠，這只是成為一個合格秘書的基本素質(zhì)。由于秘書工作的專業(yè)性和復(fù)雜性，秘書工作在實(shí)際操作中有很強(qiáng)的藝術(shù)性，需要從業(yè)人員在實(shí)踐中不斷總結(jié)學(xué)習(xí)，才能真正干好。總結(jié)

在整個龐大的秘書群體中,真正接過正規(guī)系統(tǒng)的具有扎實(shí)的專業(yè)技能的復(fù)合型秘書是少之又少。在西方，秘書一職現(xiàn)是最受歡迎和尊重的職業(yè)，秘書的職能也在不斷擴(kuò)大和更新，但現(xiàn)大多數(shù)從業(yè)者是一些打字、收發(fā)、接待等簡單重復(fù)的低水平工作,而復(fù)合型秘書則短缺和供不應(yīng)求。復(fù)合型秘書又稱“多功能秘書”它所具有的知識結(jié)構(gòu)是基礎(chǔ)專業(yè)知識外家法律、財(cái)會、管理、營銷、心理、公共關(guān)系學(xué)等學(xué)科的輔助知識。復(fù)合型秘書是通才是專才是左右逢源八面玲瓏的多面手,又是盡忠職守能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)獨(dú)擋一面的得力助手。復(fù)合型秘書人才的發(fā)展趨勢將是復(fù)合型秘書人才培養(yǎng)的方向。

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曾昭樂

《秘書與寫作》

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[②] 范立榮

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曾昭樂

《秘書與寫作》

暨南大學(xué)出版社

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[⑤] 鄭向暉《論新時期下秘書人員應(yīng)具備的素質(zhì)》湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào)(第6期)2006年6月

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[⑥] 胡鴻杰

《辦公室管理》中國人民大學(xué)出版社

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[⑦] 向國敏 《現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)》 首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社

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《秘書基礎(chǔ)》，高等教育出版社

2006年6月 陳公宜

《現(xiàn)代秘書學(xué)》，暨南大學(xué)出版社

2001年7月

史玉嶠

《秘書現(xiàn)代學(xué)》，青島出版社

1997年4月 許榮云

《秘書基礎(chǔ)知識》，江蘇科學(xué)技術(shù)出版社

1988年1月 黃萬華

《秘書學(xué)新編 》，警官教育出版社

1994年9月 中華秘書協(xié)會

《做一個完美的秘書》，哈爾濱出版社

1996年

第四篇：秘書角色論

秘書角色論

摘 要：不同的崗位賦予了工作者不同的崗位職責(zé)，不同的崗位職責(zé)限制了工作者不同的工作范圍。秘書的地位是從屬于領(lǐng)導(dǎo)的，其職責(zé)是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策。如何把握好

秘書角色的分寸，為秘書工作定好位、定準(zhǔn)位，是秘書開展好工作的先決條件。

關(guān)鍵詞：秘書角色定位

社會是個大舞臺，領(lǐng)導(dǎo)也好，秘書也好，大家都在這個舞臺上扮演各自的角色。而不同的角色，在“劇”中有不同的要求，不能隨心所欲。領(lǐng)導(dǎo)的運(yùn)籌帷幄，決策千里，秘書的鞠躬

盡瘁，輔佐決策，不同的角色賦予了他們不同的工作職能。研究秘書角色的分寸，指的是作

為一名秘書人員應(yīng)明確自己所處的角色、地位，知道與自己角色、地位相符的身份，以此決

定自己在處理與其他角色（比如領(lǐng)導(dǎo)）關(guān)系時的行為。

一．秘書溝通藝術(shù)

《孫子兵法》 日:知己知彼,方能百戰(zhàn)百勝.要處理好與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系,首先要對領(lǐng)導(dǎo)有一

個全面的了解.一般說來,秘書能夠和領(lǐng)導(dǎo)相處愉快,大多是秘書了解領(lǐng)導(dǎo)的管理風(fēng)格、工作作

風(fēng)以及性格等方面,從來都是秘書配合領(lǐng)導(dǎo)工作,鮮有領(lǐng)導(dǎo)被秘書“牽著鼻子走的”.只有明白

這些,秘書才能察言觀色,投其所好。秘書職責(zé)上主要在于與領(lǐng)導(dǎo)溝通以及和同事之間的溝通。一）與領(lǐng)導(dǎo)溝通時要學(xué)會未雨綢繆

無論何時何地,秘書人員要切記自己是領(lǐng)導(dǎo)的助手,屬于份內(nèi)的事情要認(rèn)真做好,除此以

外不能擅做主張。要維護(hù)好管理層內(nèi)部的團(tuán)結(jié),在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請示、反映問題時,不發(fā)表有

關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個人的議論,不當(dāng)傳話筒,不說不利用于團(tuán)結(jié)的話。

領(lǐng)導(dǎo)每天需要面對和解決的事情很多,為了提高溝通的質(zhì)量,秘書人員要提前把溝通的目的以及表達(dá)的方式思考成熟,對領(lǐng)導(dǎo)的工作日程也要有個清晰的了解 還要對領(lǐng)導(dǎo)的心情

做個大致的揣摩。這樣既能節(jié)省時間,也能使溝通更為有效。倘若在領(lǐng)導(dǎo)日程排得很滿、心

情又很糟糕的時候去與之溝通,往往會事倍功半,不但達(dá)不到溝通的目的,反而會使領(lǐng)導(dǎo)對秘

書人員產(chǎn)生反感。

二)要學(xué)會把領(lǐng)導(dǎo)的“脈”

秘書平時在與領(lǐng)導(dǎo)的接觸中,要學(xué)會觀察,學(xué)會總結(jié)。針對不同性格的領(lǐng)導(dǎo),找出適合與

之溝通的方法，所謂一千個人就有一千個哈姆雷特。比如與冷靜型的領(lǐng)導(dǎo)相處時,秘書人員

可能會覺得對方難以捉摸,這就需要秘書人員善于觀察,從領(lǐng)導(dǎo)日常的工作中去了解他的喜

好。在與領(lǐng)導(dǎo)溝通的過程中，多聆昕他的意見和建議,切勿自作主張;凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù),務(wù)必要做到萬無一失,對一些細(xì)微之處做到一絲不茍。這樣相處→段時間后,就會取得冷靜型

領(lǐng)導(dǎo)的信任。雷厲風(fēng)行、有魄力的領(lǐng)導(dǎo)通常性格爽快,很欣賞有才能的人。因此在與他相處

時,可以大膽地提出自己的想法和建議,他到好處地施展自己各方面的才能。由于這類領(lǐng)導(dǎo)相

當(dāng)有魄力,所以只要你的建議可行,他都會支持你。在和這類領(lǐng)導(dǎo)相處時,除了要扎實(shí)穩(wěn)妥地

辦事之外,還要注意在領(lǐng)導(dǎo)面前把握好一個表現(xiàn)的“度”,盡管他愛才惜才,但是如果表現(xiàn)過頭,會讓這類領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為你是在故意賣弄,反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領(lǐng)導(dǎo)性格各異,但是只要

秘書人員在工作中兢兢業(yè)業(yè),多思考、勤學(xué)習(xí),加上巧妙使用溝通的技巧,那么我們就能從容

面對。當(dāng)然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質(zhì)有問題的領(lǐng)導(dǎo),最好的辦法就是選擇離

開,因?yàn)楹瓦@種類型的領(lǐng)導(dǎo)相處,不僅會感到溝通是件異常困難的事情,而且工作上也會帶來

很多意想不到的麻煩。

三）與同事的溝通技巧

（一）。如何與人相處之怎么樣待人

在一個單位里面,秘書除了要面對領(lǐng)導(dǎo),更多的時候是要面對各個科室的同事。為了使

各項(xiàng)工作順利開展,秘書人員在與同事相處時要把握好以下幾點(diǎn):

每個人都渴望得到別人的尊重,尊重別人也就等于尊重自己。所以,在與同事的接觸中,秘書人員要牢記：不做不能做的，不說不該說的。對每一位同事都平等相待,千萬不要因?yàn)閷δ硞€人有意見或看不慣,就不屑于與其說話,這樣很不利于團(tuán)結(jié)。和平團(tuán)結(jié)更有助于工作的順利開展。

誠信是人與人之間溝通的基礎(chǔ)。秘書人員在與同事相處時,要樹立“誠信第一”的觀念,答應(yīng)別人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某種原因沒有做到,也要誠懇地向?qū)Ψ秸f明,取得對方的諒解。對于同事的一些小缺點(diǎn)和小毛病,不能挖苦諷刺;對于聽到的一些關(guān)于議論自己的言論,也用不著去追根問底,凡事以一顆平常心對待。在工作中我們難免會和同事有一些磕磕絆絆，這樣問題就來了。當(dāng)這種情況出現(xiàn)時秘書人員要做到的是如何去解決而不是拼狠斗強(qiáng)，要做到與人友善。與人以漁，人必與之以魚。

（二）老老實(shí)實(shí)做人，踏踏實(shí)實(shí)做事

很多人認(rèn)為秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人,不好接近。作為秘書想要消除同事的這種誤會,就必須在和同事的相處中,堅(jiān)持實(shí)事求是的原則,有多大能力辦多大的事情，不高高在上，更不要到處炫耀自己的成績，要保 持謙虛謹(jǐn)慎、踏踏實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。

二．秘書工作者的定位

秘書所在的辦公室是一個單位聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐部門。工作關(guān)聯(lián)度高、輻射面廣,倘若牽不住“牛鼻子”就會被任務(wù)拖著走而疲于應(yīng)付。而要提高辦文、辦會、辦事效率,把繁雜的工作任務(wù)梳理整齊,分理清楚,按時完成,真正為領(lǐng)導(dǎo)分憂、為基層服務(wù)、為同級助力,角色的定位非常重要。正確的角色定位就是要知道自己“該做什么”,“先做什么”,“不做什么”,以及如何“補(bǔ)位”。

秘書是一種職務(wù)的名稱,指處于樞紐地位,主要以辦文、辦會、辦事來輔助決策并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的人員,是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。秘書既是參謀也是助手,秘書在工作中處于承上啟下、溝通內(nèi)外的地位。

一、現(xiàn)實(shí)生活中秘書定位的誤區(qū)角色定位分為社會定位和血緣定位。而社會定位又可分為職責(zé)定位和交際定位。這里所指的角色定位是指社會定位中的前者,即個體對自身在某個社會單位中所擔(dān)任的職位及所擁有的權(quán)利和義務(wù)的認(rèn)識。具體而言就是秘書對自己在本單位和本部門擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧八械臋?quán)利和義務(wù)的認(rèn)識定位。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,許多工作是通過秘書來完成?

秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系,是秘書人際關(guān)系中最重要的關(guān)系,是決定秘書工作成敗的關(guān)鍵因素。每個秘書都希望有一個良好的領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境和愉快的工作氛圍,但現(xiàn)實(shí)工作中很多時候領(lǐng)導(dǎo)們的意見是不一致的,這就導(dǎo)致秘書經(jīng)常處于領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的“夾縫”中進(jìn)退維谷的局面,處理得不好,就會將兩方都冒犯。那么,在工作中秘書該如何應(yīng)對這種局面呢?求同存異,統(tǒng)籌兼顧

領(lǐng)導(dǎo)分工不同,考慮問題的出發(fā)點(diǎn)就不同,即使都是為了搞好工作,意見也不一定全都一致。另外,當(dāng)一項(xiàng)工作涉及各個相關(guān)方面時,往往不同方面的分管領(lǐng)導(dǎo)人都會關(guān)注這項(xiàng)工作。如果各領(lǐng)導(dǎo)人分別從自己的職能角度,對這項(xiàng)工作做出了看法不同的指示時,就出現(xiàn)了使秘書左右為難的多頭指示,秘書就可能被“夾”在中間,兩頭受氣。對此,秘書一定要認(rèn)清楚領(lǐng)導(dǎo)意見的相同之處,做到求同存異。因?yàn)檫@樣做,一則兩個領(lǐng)導(dǎo)的意見都符合,二則領(lǐng)導(dǎo)也希望團(tuán)結(jié)一致,不講團(tuán)結(jié)的畢竟是少數(shù)。這樣就可避免兩頭受氣了。領(lǐng)會精神 ,維護(hù)大局

從管理科學(xué)化的角度來說,多頭指示是不利于工作有序進(jìn)行的。但從秘書工作頭緒多,要與各個方面打交通的實(shí)際情況來看,多頭指示往往是難以避免的。面對這種情況,作為領(lǐng)導(dǎo)人,應(yīng)主動會商,討論出各方面都能接受的方案來,不要使下級為難。作為秘書,應(yīng)主動尋求領(lǐng)導(dǎo)人意見的共同點(diǎn),靈活處理。如果處理不當(dāng),不僅會使工作陷于混亂,而且會影響秘書與領(lǐng)導(dǎo)甚至影響領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系。我們常說,秘書執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,必須抓住“精神實(shí)質(zhì)”,這就是強(qiáng)調(diào)正確

領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。不同領(lǐng)導(dǎo)的指示盡管在許多具體細(xì)節(jié)上各有所異,但在大的方面精神實(shí)質(zhì)是一致的,有時秘書之所以會出現(xiàn)被領(lǐng)導(dǎo)之間“夾”住的現(xiàn)象,往往是由于理解有誤,人為造成矛盾,從而自己把自己給“夾”住了。所以,秘書在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)命令時,一定要對上級的命令仔細(xì)分析一下,抓住了精髓再干。力爭協(xié)調(diào),融洽關(guān)系

按理說,領(lǐng)導(dǎo)人之間的工作意見不一致,確有領(lǐng)導(dǎo)層本身協(xié)調(diào)不夠的原因,但作為被“夾”者,秘書多從好處著眼,充分發(fā)揮自身的主觀能動性,通過創(chuàng)造條件爭取讓領(lǐng)導(dǎo)意見統(tǒng)一起來,才能改善被動局面。秘書應(yīng)主動與領(lǐng)導(dǎo)們溝通或促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通,共同商討出一個妥善的辦法。若各分管領(lǐng)導(dǎo)人各持已見,相持不下,秘書要請示主要領(lǐng)導(dǎo)人,由主要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)或裁決。掌握特點(diǎn),靈活運(yùn)用

任何領(lǐng)導(dǎo)者都有一套具體的領(lǐng)導(dǎo)方法,其安排工作都存在著一定的靈活性,而這種靈活性又常常體現(xiàn)在每個領(lǐng)導(dǎo)的性格、習(xí)慣、作風(fēng)等特點(diǎn)中。因此,要想避免被領(lǐng)導(dǎo)之間的“夾板”夾住,平時就要注意摸清并掌握不同領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn),做到心中有數(shù),將影響工作的矛盾消除在萌芽狀態(tài)。比如對愛說過頭話的領(lǐng)導(dǎo),理解時就要防止“過頭”,對說話“欠火”的領(lǐng)導(dǎo),理解時就不能總“欠”著應(yīng)該到的“火”。只有摸清不同領(lǐng)導(dǎo)的喜好,才能采取靈活機(jī)變的措施,防止生搬硬套而制造的“夾板”,從而避免自己“夾住”自己

當(dāng)遇到領(lǐng)導(dǎo)的意見是不一致時,秘書決不能偏向一方,擅作主張;或者搬弄是非,投機(jī)討好;或者按照秘書個人意愿取其所需。秘書應(yīng)竭盡全力,使之協(xié)調(diào)統(tǒng)一,避免釀成領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾和糾紛。若發(fā)現(xiàn)個別領(lǐng)導(dǎo)的指示有明顯的錯誤,將會帶來不良后果時,應(yīng)把事實(shí)和情況向該領(lǐng)導(dǎo)人匯報(bào)清楚,提出參謀建議,分析利弊得失,幫助修正決策。若該領(lǐng)導(dǎo)人固執(zhí)已見,秘書可按照程序和原則,向上報(bào)告情況。對于事關(guān)幾個分管領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍內(nèi)的問題,各分管領(lǐng)導(dǎo)人的意見難以統(tǒng)一時,最好在適當(dāng)?shù)膱龊?向領(lǐng)導(dǎo)班子請示,由領(lǐng)導(dǎo)班子的辦公會集體研究決定。這樣,秘書就能不被領(lǐng)導(dǎo)們的“夾板”夾住。

找準(zhǔn)自己的定位，演好自己的角色。與領(lǐng)導(dǎo)配成搭檔，努力成為他的好伙伴、好助手，提他擔(dān)責(zé)分憂，隨時隨地抓住時機(jī)表示自己對他的忠心，永遠(yuǎn)站在領(lǐng)導(dǎo)這一邊，以你的態(tài)度說明一個事實(shí)：我是你的好朋友，我會盡自己所能為你做事。以你的力量使上司更有光彩，其終極結(jié)果你會發(fā)出耀眼的光芒。

三、秘書角色意識秘書角色及秘書角色意識

“角色”,原本是戲劇、電影等表演藝術(shù)中的概念。上世紀(jì)初,由喬治?米德引入到社會心理學(xué)的領(lǐng)域中,意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范。”[那么,套用這一概念,“秘書角色”我們就可以理解為“當(dāng)一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范”。因?yàn)橐粋€人生活在社會中,經(jīng)常需要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻,在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。在這里,我們所強(qiáng)調(diào)的是當(dāng)一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業(yè)時,他在工作時所應(yīng)具備的權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范。

“角色意識”則是指一個人在社會群體中對自己所處的地位以及由地位所規(guī)定的社會職責(zé)的感知和認(rèn)識、自己對周圍人的種種角色關(guān)系的理解與協(xié)調(diào)。相應(yīng)的,秘書的角色意識也就是秘書人員對自己所擔(dān)任的“秘書”這一角色的社會地位以及由社會地位所規(guī)定的社會職責(zé)的感知和認(rèn)識。正確認(rèn)識秘書角色,是成為稱職秘書從業(yè)人員的基本要求,是腳踏實(shí)地做好秘書工作的保證,更是促進(jìn)秘書職業(yè)化進(jìn)程快速健康發(fā)展的“強(qiáng)化劑”。秘書角色意識的培養(yǎng)

形成正確的職業(yè)角色認(rèn)知,即擺正自我在工作中的位置,認(rèn)清自己在職業(yè)生活中扮演的角

色。秘書在職業(yè)生活中,一般扮演著三種角色:在組織單位內(nèi)部,秘書只是所有職工中的普通一員,他和其他所有職工一樣,都是為完成組織任務(wù)、實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而工作的,除職務(wù)不同和分工不同外,并無任何特殊之處;在和領(lǐng)導(dǎo)相處時,秘書人員是下級、是配角、是輔助者和服務(wù)者,應(yīng)該接受領(lǐng)導(dǎo)的指揮和安排,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作,完成任務(wù);當(dāng)秘書受到領(lǐng)導(dǎo)和單位的委派,作為領(lǐng)導(dǎo)或組織的代表參加一些活動時或從事工作時,秘書人員又成為了單位的代表,可以在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍內(nèi)做出決定,同時應(yīng)該注意建立和維護(hù)組織在公眾心目中良好的形象。

形成正確的職業(yè)認(rèn)知,還應(yīng)該注意擺脫錯誤的角色認(rèn)知造成的誤導(dǎo)。目前,在我國,很多行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)都是從秘書崗位上提拔起來的,這就容易給人造成一種錯覺:今天的秘書就是明天的領(lǐng)導(dǎo)。再加上我國傳統(tǒng)“官本位”文化的影響,更是讓一些人為了升官而選擇了秘書職業(yè)。這種錯誤認(rèn)識在非秘書人員中也普遍存在,以至于形成了一個“錯誤氛圍”,也在一定程度上對秘書人員形成正確認(rèn)識帶來了影響。做秘書是為做官打基礎(chǔ)、做準(zhǔn)備,秘書是“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”,一旦產(chǎn)生了這種錯誤認(rèn)知,在工作中難免會無法認(rèn)清、擺正自己的地位,無法用正確的心態(tài)來面對自己的工作和工作中的各種關(guān)系,從而影響了正常的工作開展。這種錯誤認(rèn)知同時也影響和阻礙了秘書職業(yè)化發(fā)展的道路,即,秘書,應(yīng)該被看作是和教師、醫(yī)生等一樣的一種職業(yè),而不只是一個職位,更不是一個通向仕途的跳板。許多領(lǐng)導(dǎo)人從事過秘書工作,這是事實(shí),但走向領(lǐng)導(dǎo)崗位不是選擇秘書職業(yè)的目的更不是秘書工作的本質(zhì)和目標(biāo)。

我們無意否定有些人走仕途的理想,固然,不想當(dāng)將軍的士兵不是好士兵。但是,身為士兵卻不首先正確認(rèn)識士兵的職責(zé),這就更不是好士兵。一個士兵首先要考慮的是正確認(rèn)識自己的職責(zé),做一個優(yōu)秀的士兵。

所以,培養(yǎng)正確的秘書角色意識首先應(yīng)該培養(yǎng)正確的職業(yè)角色認(rèn)知。

雖然“認(rèn)知”與“認(rèn)同”僅一字之差,但職業(yè)角色認(rèn)同卻比職業(yè)角色認(rèn)知更進(jìn)一步。如果說“認(rèn)知”還只是從客觀上正確認(rèn)識自己所從事的職業(yè),那么“認(rèn)同”則是從主觀上給自己一個正確的評價(jià)。

許多秘書人員在談到自己的工作時,常常不愿意用“秘書”兩個字,似乎這兩個字給人的感覺是瑣碎、平凡,甚至低等,而換用“助理”、“文員”等看似更專業(yè)、更上檔次的名稱。的確,秘書的工作可以用瑣碎、平凡來概括,但絕不低等。秘書工作可以分為三大類:辦文、辦事、辦會。僅就辦事一項(xiàng),就包含了許多瑣碎而復(fù)雜的內(nèi)容:接打電話、收發(fā)文件、打印復(fù)印、替上司安排日程,甚至端茶倒水……這些事情看似簡單并不復(fù)雜,更看不出對于一個決策的制訂、一個組織的運(yùn)營會起到什么決定性的作用,所以,許多秘書人員覺得自己的工作“技術(shù)含量太低”,“隨便換個人都能做”,“好似勤雜工”,成就感很低。因?yàn)樽约核龅陌俜种耸踔粮嗫赡芏际且恍┎黄鹧鄣默嵤?而自己在單位中也只是名不見經(jīng)傳的無名小輩,有了成績是領(lǐng)導(dǎo)指揮有方,失誤了卻是自己的失職,甚至要背負(fù)罵名,時間久了,難免會產(chǎn)生職業(yè)倦怠。其實(shí),作為秘書人員,應(yīng)該看到自己在一個組織中所發(fā)揮的作用,應(yīng)該自己首先認(rèn)同自己的作用、肯定自己的價(jià)值。秘書人員在一個組織中就像一顆螺絲釘,雖然很小,很不起眼,容易被人忽略,但是作用卻是不容替代更不能缺少。試想一下,一部正常運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)器如果忽然掉了一只螺絲釘,是不是得出故障呢?這些看似小事,卻代表了一個組織的形象,一個沒有經(jīng)歷過秘書職業(yè)培訓(xùn)的人想把這么一項(xiàng)簡單的工作做得完美無可挑剔還真不容易。這僅僅是初級秘書,中級(新標(biāo)準(zhǔn)四級)秘書主要負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、信息調(diào)查研究和整理。高級秘書則需要參與政務(wù)和管理事務(wù),他們不僅是領(lǐng)導(dǎo)得力的左右手,更有可能是領(lǐng)導(dǎo)中樞的成員,工作的綜合性更強(qiáng),對知識和能力的要求更高,在組織工作中發(fā)揮的作用就更不容小覷了。所以,秘書從業(yè)人員大可不必自我輕視,應(yīng)該對自己的價(jià)值有一個正確的認(rèn)同。

在認(rèn)同和肯定了自己的作用與價(jià)值,給了自己一個客觀、正確的評價(jià)之后,還應(yīng)該進(jìn)一步以自己的職業(yè)而驕傲與自豪,樹立一個“我是秘書我自豪”的自信形象和堅(jiān)定信念。

可以說,每一個成功的企業(yè)里都有一個團(tuán)結(jié)高效的秘書的團(tuán)體在協(xié)同合作,每一位成功的領(lǐng)導(dǎo)背后都有一個得力的秘書充當(dāng)他的助手。比爾?蓋茨曾經(jīng)在公開場合說過:“我和微軟的成功因?yàn)橛新秾殹！?注:露寶是微軟總裁秘書)

秘書人員應(yīng)該自豪地肯定而不是否定自己價(jià)值。秘書價(jià)值的實(shí)現(xiàn),無論是從本質(zhì)的角度還是從其最終的目的看,都取決于他的艱苦工作和他對別人、對社會的實(shí)際貢獻(xiàn)。盡管秘書人員不直接做決策,也不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,但是秘書人員所做的每一項(xiàng)工作,文字工作、會議籌辦、活動策劃、信息搜集、協(xié)調(diào)溝通,都在創(chuàng)造價(jià)值,都在間接地創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會效益。就這一點(diǎn)而言,秘書的作用是不容輕視更不容忽視的。秘書人員應(yīng)該以自己所從事的職業(yè)為榮,以自己為組織為社會所做的貢獻(xiàn)而自豪。

3.秘書人員工作意識

自我意識

秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識和感受,它是秘書人員現(xiàn)代意識的內(nèi)容之一。雖然秘書工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn),但秘書人員又都是具有獨(dú)立人格和獨(dú)立思維能力的個體,特別是在改革開放的今天,秘書人員一方面受開放環(huán)境的影響,應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動性和能動性;另一方面,今天的秘書人員多半受過較高層次的教育,他們更應(yīng)有思考的獨(dú)立性。如果沒有自我意識,何言“參與政務(wù)”?又何言“管理事務(wù)”?因此,作為一個秘書人員,應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力 ,以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù),在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會并執(zhí)行其意圖。

責(zé)任意識

秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞,在一定程度上直接影響著一個單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識,秘書人員才能隨時隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù),才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng),才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。

在建設(shè)有中國特色社會主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級黨政機(jī)關(guān)需要有大批精明能干的秘書，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會高效率的管理。盡管秘書人員級別不同，行業(yè)各異，“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，其秘書意識與氣質(zhì)不能不具備，不能不深化。有較高的秘書意識與氣質(zhì)的修養(yǎng)，秘書功能才能得到最佳發(fā)揮，秘書職能才會高效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，秘書人員在不斷擴(kuò)充理論、應(yīng)用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強(qiáng)秘書意識與氣質(zhì)的修養(yǎng)。

四、秘書工作的參謀之道

工作得法，事半功倍。有參謀之心，不得參謀之法，會南轅北轍，勞而無功。因此，當(dāng)參謀，擬對策，出謀略，務(wù)要熟悉參謀之道。

1.重在調(diào)查研究。在參謀工作中，調(diào)查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是謀略的基礎(chǔ)，謀略以信息為根據(jù)。因此，事關(guān)謀略的調(diào)查研究應(yīng)是高層次、高水平的，特別講究深入實(shí)際的調(diào)查研究。它要求調(diào)研講究實(shí)效出成果；應(yīng)從宏觀、政策、對策上想全局，議大事，求上策，使自己的謀略進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策圈。

2.學(xué)會謀略比較。根據(jù)需要與可能、目標(biāo)與信息，擬個方案并不難。難的是擬定幾套方案，并掌握不同方案的比較方法，從比較中找出優(yōu)劣，加以論證，向領(lǐng)導(dǎo)者提出更為可靠的參謀意見與依據(jù)。有經(jīng)驗(yàn)的參謀人員，遇事常思多種可能，準(zhǔn)備好方案。參謀方案應(yīng)多而好，當(dāng)然要多得適當(dāng)，好得可取。“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”。有利無害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰優(yōu)孰劣，不能妄加評說，要靠計(jì)算分析取得根據(jù)。古語說：“多算勝，少算不勝，何況不算乎！”（《孫子兵法·計(jì)篇》）因此，設(shè)計(jì)和比較方案，要多做定性分析與定量分析，做到多算于前，少失于后。

3.掌握參謀時機(jī)。信息科學(xué)證明，信息接受者對某一信息最需要時吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個問題解決的條件已經(jīng)基本成熟，我們出謀獻(xiàn)策就容易引起重視。參謀工作的這種規(guī)律性要求提供參謀意見，要

把握好時機(jī)，做到言當(dāng)其時，不失良機(jī)。所謂“機(jī)”，通常是指人們對事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認(rèn)識和利用。在參謀活動中，如能有效地察機(jī)、識機(jī)、握機(jī)、用機(jī)，會以較少的勞動獲得較大的參謀成果。如對“機(jī)”熟視無睹，麻木不仁，或不懂用機(jī)，就會喪失良機(jī)，前功盡棄。“機(jī)”，隨時隨地都在變化之中。高明的參謀人員，總是無機(jī)時尋機(jī)，弱機(jī)時強(qiáng)機(jī)，有機(jī)時乘機(jī)，見機(jī)時借機(jī)，得先機(jī)之利參謀人員不可忘記，“見而不決，人將先發(fā)；發(fā)而不繁，人將先收；難得者時，易失者機(jī)，迅而行之，速哉！”（見《兵經(jīng)百篇·速字》）機(jī)不可失，時不再來，要及時謀劃，相機(jī)參謀！

參考文獻(xiàn)：

1.《如何把握好秘書的角色》 作者：謝曉聰 ；

2.來源http://office.hnist.cn/onews.asp?id=302 <淺談秘書工作中的溝通技巧>；

3.周春彥、鞠琳、盛恩澤：《如何當(dāng)好參謀》物資出版社；

4.王育.秘書實(shí)務(wù)[M].北京:高等教育出版社,2007；

5.蔡超,楊鋒主編.現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)[M].廣州:暨南大學(xué)出版社,2006；

6.《秘書工作的參謀之道》作者：佚名。

第五篇：職業(yè)秘書論文

全球化與職業(yè)秘書的創(chuàng)新

摘要：世紀(jì)之初,隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的日益深入發(fā)展、科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn),一個全新的信息時代撲面而來;日趨激烈的全球經(jīng)濟(jì)一體化,更有被某些人稱之為“狼來了”的WTO;生產(chǎn)力的高速發(fā)展,信息的驟增。這些對秘書隊(duì)伍的服務(wù)質(zhì)量有了更高的要求,另一方面秘書隊(duì)伍社會化服務(wù)的特征也逐步呈現(xiàn)。在全球化和信息化社會里,怎樣才能將秘書工作做得更好呢?怎樣使秘書工作得到不斷的創(chuàng)新以適應(yīng)全球化呢?這就是我們需要思索和探討的。

關(guān)鍵詞：全球化創(chuàng)新 正文：

秘書是領(lǐng)導(dǎo)下屬,這是不變的模式。任何組織中,領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系都是上下級關(guān)系;領(lǐng)導(dǎo)是上級,是主角,是決策者、管理者;秘書是下級,是配角,是輔助者與服務(wù)者。入世后的企業(yè)秘書,應(yīng)從知識結(jié)構(gòu)和層次上提高自己的素養(yǎng),了解世貿(mào)組織原則及其相關(guān)法律法規(guī),使自己的工作模式與國際接軌。但在地位上,仍是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的下屬。入世后,中國各行業(yè)都將受到一定程度的沖擊,秘書這一行業(yè)也不例外,在經(jīng)濟(jì)全球化、信息日益膨脹的今天,秘書,作為領(lǐng)導(dǎo)的貼身助手和企業(yè)信息流通的樞紐,必須深化角色意識,使自已的角色跳出“打雜”的傳統(tǒng)模式,真正起到參謀輔助的作用。

一、我國秘書人員存在的問題

隨著我國秘書工作職業(yè)化的推進(jìn)，對秘書人員自身的素質(zhì)也提出了更高的要求。我國現(xiàn)有秘書人員的素質(zhì)普遍不高，尤其缺乏具備國際眼光、熟悉國際游戲規(guī)則、適應(yīng)國際競爭需要的高級秘書人才。

（一）理論水平不高。秘書工作的內(nèi)容多以操作性為主，這樣必然導(dǎo)致秘書人員重實(shí)務(wù)而輕理論。

（二）秘書界還未形成理論研究的大氣候，客觀上也影響了他們的理論水平的提高。

（三）工作能力不強(qiáng)。從事秘書工作的人員，多為新手，由于缺乏必要的積累，他們的工作能力受到了限制，而有了積累且工作能力較強(qiáng)者，又往往會被提升為管理人員，所以，在秘書隊(duì)伍中始終是以生手、新手為主力軍，整體工作能力很難提高。

（四）個人修養(yǎng)不夠。我國多數(shù)秘書人員的知識結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)不合理，這與他們所學(xué)的專業(yè)、年齡、閱歷及思想觀念有關(guān)。從課堂上或書本上了解的有效信息量不多，一旦走上社會，便發(fā)覺實(shí)際情況與自己所學(xué)相去甚遠(yuǎn)，而且外部環(huán)境的變化既迅速又復(fù)雜，使他們更有無所適從之感，最終必然降低工作效率。

二、解決我國現(xiàn)有秘書人員存在的問題

要想改變這一現(xiàn)狀，就必須進(jìn)行改革。順應(yīng)當(dāng)前以經(jīng)濟(jì)的網(wǎng)絡(luò)化、知識化和全球化等為主要特征的“新經(jīng)濟(jì)”時代的需要，適應(yīng)加入WTO對我國整個社會人力資源開發(fā)和管理的全新要求。在全球化和WTO下,對于秘書工作創(chuàng)新以及秘書的素質(zhì)的終極要求,就是要求秘書人才應(yīng)該是創(chuàng)造型、復(fù)合型與協(xié)作型。高素質(zhì)秘書人才就其知識層面和技術(shù)層面而言,主要表現(xiàn)在以下兩點(diǎn):

(一)知識層面上看:

1、復(fù)合性知識

“入世”之后,我國的企業(yè)特別是私營企業(yè)從提高效率、節(jié)省開支出發(fā),往往要求秘書要一專多能:既能撰寫文稿又能處理文書,既會使用電腦又懂外語,既能管理好內(nèi)部事務(wù)又能勝任公關(guān)、洽談業(yè)務(wù)。也就是說,秘書人員要有“十八般武藝”,成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。這實(shí)際上要求秘書必須是復(fù)合型人才,只有這種復(fù)合型人才才能適應(yīng)經(jīng)理、老板開拓經(jīng)營的需要。

2、外向性知識

“入世”后,隨著世貿(mào)組織各國與我國貿(mào)易交往的增多,我國文秘工作者迫切希望拓寬自己的知識領(lǐng)域,增強(qiáng)對外溝通能力。企業(yè)秘書只有對不同國家間的文化差異有所了解并尊重各國的文化傳統(tǒng),才便于在雙方或多方間進(jìn)行溝通,從而為貿(mào)易合作奠定基礎(chǔ)。由于企業(yè)秘書了解各國文化差異的目的在于協(xié)助企業(yè)拓展市場,因此企業(yè)秘書必須注重目標(biāo)市場的文化背景,這樣才能找準(zhǔn)機(jī)會,迅速占領(lǐng)市場。

3、實(shí)務(wù)性知識

“入世”后,我國秘書工作將加快由“虛”到“實(shí)”的轉(zhuǎn)變。特別是在私營企業(yè)中,秘書工作務(wù)“實(shí)”的特點(diǎn)更為突出在大的私營企業(yè)或集團(tuán)公司,由于有外貿(mào)業(yè)務(wù)、海外經(jīng)營業(yè)務(wù),因而這些企業(yè)的秘書不但要制訂工作計(jì)劃、決策方案,還要撰寫市場預(yù)測、各種調(diào)查報(bào)告和論證等文字材料,知識性服務(wù)的內(nèi)容比重更大。無論是私企、國企、外企還是黨政部門,“入世”后其秘書工作的實(shí)務(wù)性只會愈來愈強(qiáng),而決不會愈來愈弱。因此,秘書注重實(shí)務(wù)性知識的積累是非常重要的。

4、藝術(shù)性知識

“入世”之后,企業(yè)對秘書獨(dú)創(chuàng)能力的要求會愈來愈高:要求秘書在判斷企業(yè)的發(fā)展方向和目標(biāo)以及為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供超前服務(wù)時,必須發(fā)揮思維創(chuàng)造力。秘書思維的創(chuàng)造力除了從工作實(shí)踐中鍛煉而來、從業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)中積累而來之外,還可以從學(xué)習(xí)藝術(shù)、熱愛藝術(shù)和積極參加藝術(shù)活動中獲得。也就是說,秘書從藝術(shù)中獲得智慧、受到啟迪有助于其參與政務(wù)、出謀獻(xiàn)策、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。一般來說,藝術(shù)修養(yǎng)較高、形象思維能力較強(qiáng)的企業(yè)秘書,往往在思維活動中更富有活力和獨(dú)創(chuàng)性,在業(yè)務(wù)工作中更富有開拓創(chuàng)新意識。

5、法律方面的知識

要知道從事國際貿(mào)易中所必須恪守的游戲規(guī)則。這些規(guī)則主要是:（1）貿(mào)易自由化原則。（2）非歧視原則。（3）貿(mào)易政策法規(guī)透明度原則。（4）公平貿(mào)易原則。（5）要了解國際貿(mào)易中通用知識及其國際慣例。

(二)技術(shù)層面上看:

1、交際能力的提高

過去,秘書人員接觸的主要是國內(nèi)各個方面各個階層的人員,全球化和入世后,要接觸各個國家、各個民族、各個人種的人,對他們知之很少,加上語言上的障礙,這樣交際起來就不容易了。但是,我們既是同他們交朋友、做生意,就不得不交際、應(yīng)酬,不得不相互交往和溝通,增進(jìn)彼此間的了解和友誼。人家走進(jìn)來,我們也走出去,面向全世界。這就要求秘書人員重新學(xué)習(xí),除語言外,要學(xué)習(xí)各個國家的禮儀和文化,了解他們的國家情況、民族情況、風(fēng)俗習(xí)慣,這樣才有利于開展交際活動,做好涉外的公關(guān)工作。

2、秘書角色意識的變化能力的提高

秘書的角色意識是指秘書人員以自己所擔(dān)任角色的社會地位、身份及行為模式、規(guī)范的整體認(rèn)識和判斷。入世后,企業(yè)秘書應(yīng)深化角色意識,努力使其工作與國際接軌。經(jīng)過多方努力，最終實(shí)現(xiàn)我國秘書人員的專業(yè)化，規(guī)范化、國際化。

3、微機(jī)處理和辦公自動化能力秘書人員的微機(jī)處理和辦公自動化能力,至少需要達(dá)到以下目標(biāo):（1）進(jìn)一步掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。（2）是掌握基本的軟件操作。目前普遍使用的軟件大致可以分為三類:第一類是數(shù)據(jù)庫軟件。第二類是通用的辦公自動化軟件。第三類是通訊軟件。（3）掌握電子商務(wù)知識及其操作技巧,提高迅速反應(yīng)能力。秘書工作者特別是企業(yè)秘書迫切需要掌握電子商務(wù)知識及其操作技巧,幫助企業(yè)更快更多獲取利潤。

4、應(yīng)掌握信息處理的能力和技巧企業(yè)秘書面對數(shù)量龐大、形式多樣的各種信息,要做到去粗取精,去偽存真,就必須掌握好信息處理的技巧。要有一定的判斷能力，要有敏感度和預(yù)見性把握好苗頭性、傾向性、動態(tài)性的信息,對事物的發(fā)展做出預(yù)測,對市場經(jīng)濟(jì)活動、市場變化形態(tài)、市場發(fā)展趨勢作出超前判斷,使企業(yè)運(yùn)營順應(yīng)政策和市場的變化趨勢。要講求時效,特別是企業(yè)秘書面對公開的網(wǎng)絡(luò)信息,在其出現(xiàn)復(fù)制品或競爭產(chǎn)品之前,要做出精明的判斷和快捷地反饋,在時間上搶占先機(jī),為企業(yè)在競爭中爭一份勝算。