第一篇：淺談秘書角色的定位

淺談秘書的角色定位

摘要 進入21世紀，隨著我國改革開放和社會主義市場經濟的更加深入和信息化時代的到來，秘書工作者的角色也由傳統向多樣化轉變，文章從秘書一詞的定義而引出秘書的角色定位問題，了解社會對秘書工作者職業道德、工作倫理、社交禮儀及辦文、辦事能力的要求以及秘書工作者在與領導相處過程中產生的心理問題作出分析，以便更好的實現其角色的轉化，更好的融入工作環境，成為一名專業而成熟的秘書工作者。[ 關鍵詞] 秘書； 角色；定位

進入21世紀，特別是中國假如WTO后，我國的改革開放和社會主義市場經濟的更加深入和信息化時代的到來，社會對秘書工作者的要求也隨之提高，而如何成為一名專業而成熟的秘書人員所需的第一步就是做好秘書的角色定位工作。

在社會中，有相當大一部分人對秘書的角色存在著錯誤的理解，認為秘書是領導的高級保姆，認為其不需要專業的技能，學會察言觀色即可，而在現代社會中，方國雄教授曾經在《秘書學》一書中提到：秘書是領導者，主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員，他們以輔助決策、綜合協調、溝通信息、辦文、辦事等為主要這能，是領導者的參謀和助手。因此，秘書作為一種特定的社會角色，不僅有自己重要的工作內容，而且有自己獨立的人格，秘書人員是依靠自己的知識、能力和勤奮的工作塑造自己的人格形象的，而秘書人員由于處在一個單位中的中樞位置，要參與單位的許多重要活動，秘書人員對外要聯系工作，接受文電處理信息等，對內要溝通、協調、組織會議、開展調研、也可以說是處在一種復雜的人際關系的樞紐中，因此有人形容秘書人員應該是“眼觀六路，耳聽八方”的這并不是一種夸張，而是秘書工作的真實寫照，因此如何定位秘書角色成為其關鍵。而秘書的角色定位要從做人和做事做起。

一、做人

做人首先強調兩個方面，分別是人品和人樣，所謂人品就是人的品質和道德修養，俗話說：要做事先學做人，而在職場上強調的做人的關鍵環節就是職業道德。秘書人員的職業道德則顯得尤為重要，秘書是公司服務的辦公室人員，最關鍵的是要以公司為榮，為公司效力，為公司盡力，即所謂的“盡仁”、“盡義”、“盡禮”、“盡智”、“盡信”。有了這個態度秘書在本職崗位上將是兢兢業業，任勞任怨。在這個社會中，一旦走上崗位，去扮演一名秘書的角色，就必須民明白自己作為公司的一員，要遵守公司的職業道德，俗話說:“做一天和尚撞一天鐘”，一個負責任的和尚即使中午要還俗，早上該撞的鐘也不該漏，這就是職業道德、職業倫理，也是秘書人員所必須遵守的。如果你是賣瓜的，即便賣的是老板的瓜，既然拿了老板的薪水為他工作，就應當盡量說瓜甜，即便瓜不甜，也不該當著顧客的面說“別買這瓜，其淡如水”。這么說，不是希望每個人都幫老板去賺不義之財，也不鼓勵大家去參加騙人的行當，“道不同，不相為謀”“君子絕交，不出惡聲”。你可以因為理念不同而求去，最少不能穿著人家的制服，站在人家的屋里，吃這人家的飯，卻砸人家的鍋，也許不少剛走上工作崗位的年輕人年輕氣盛，接受不了這樣的結果，那么即便是選擇離開也要在位一天，遵守一天，職業道德是你作為一名秘書人人員走上工作崗位要遵守的第一條游戲規則，要遵守職業道德必須做到以下兩個方面：（一)要遵守職業道德，必須時刻維護公司的利益和顧客的權益。

（二）要盡忠職守，維護工作崗位和工作伙伴的權益，不能吃里扒外，資奸通敵。

其次，在人事問題上我們必須面白自己的身份，秘書職業只是領導工作的輔助人員，我們不能代替領導作出決策，這是很容易被忽視也是領導很忌諱的問題，所以不掛把你認為你的決策是多么正確，領導的決定是多么的荒謬，我們能做的最多的只是在領導作出決策之前盡最大努力的提醒他，而不是你帶他作出決定，即便事實證明你是對的，那你也休想再在他身邊待下去了。

劉墉曾在其作品中提到這樣一則例子，張小姐是王經理的一名秘書，張經理遙望小姐發一封信給某公司，將其罵一頓，并稱其為騙子，后來張經理發現使自己誤會了此家公司，要親自過去道歉，王小姐卻說不用了，那封信她沒寄，王經理如釋重負的松了口氣，半晌，突然說“我當時不是叫你立刻發的嗎？” 張小姐淺笑：“是啊!但我才到您會后悔，所以壓下了。” “壓了三個禮拜 ？” “對啊，您沒想到吧?

“我是沒想到，可是我叫你發，你怎么能壓，那么我叫你發南美的那封你也壓了？” “我沒壓，我知道什么該發什么不該發…”

“你做主，還是我做主？”王經理沉聲問，后來，張小姐被記了一過，后到孫經理的辦公室訴苦，希望調到他的部門，“不急，不急！”孫經理笑笑“我會處理。”隔了兩天，張小姐被開除了。

我們肯定會說：明明張秘書挽救了公司，他們非但不感激，還恩將仇報，對不對，那么你錯了，正如王經理所說-“你做主還是我做主”

假使一個秘書，可以不聽命令，自由心證的把主管要他發出去的信壓了三個禮拜不發，她豈不是成了主管？如果有這樣的“黑箱作業”以后交代他做事誰還可以放心？

再進一步說，自己部門的事，跑去跟別的主管抱怨，工作的忠誠又在哪里？如果孫經理收了她。會不會跟王經理對上，孫經理會不會想“那天她會不會有倒伐，跟別人告我一狀？”

所以，你必須明白，在不該佐助的時候做主，就得付出代價，還有你無論幫老板管了多少事情，也不論老板多糊涂，甚至依賴你，到了沒你在，他連電話都不會博的地步，但他畢竟還是你老板，也早該他做主。此外，老板永遠向著老板，就算工作上對立，你的魅力也不會大到讓他為了你與別的老板翻臉，因為老板在立場上也一致，正所謂一個不忠于自己老板的職員也不會得到別的老板的欣賞。所謂人樣，也就是職場禮儀。

職場禮儀包括儀容、儀表、儀態。從你走進公司的那天起，你的角色就發生了轉變，你已經不再是每天素面朝天

T恤、牛仔、運動鞋的學生，也不是每天濃妝艷抹、頭發五顏六色、大耳環、穿著暴露隨便的時髦女郎。作為一名秘書人員，往往是以上司代表和企業發言人的身份與外界接觸，秘書的整體形象象征了企業的形象，因此，塑造一個良好的秘書形象，不僅給人于好感，而且有助于你的工作和提升公司的信用度。

（一）、儀容

作為一名文秘人員一般不素面朝天，化妝是為了對自己容貌上的某些缺陷加以彌補，以期揚長避短，使自己更加美麗，更為光彩照人。經過化妝之后，人們大多可以擁有良好的自我感覺，身心愉快，振奮精神，緩解來自外界的種種壓力，而且可以在人際交往中表現得更加放松，更為自尊、自信，更加瀟灑自如。在社交場合中，通過恰到好處的化妝，可以充分展示自己容貌上的優點，維護自己的形象，反映一個人對某種活動的重視，因其他人好感，對他人表示尊重，而優雅清淡的淡妝會增加你的自信心與親和力，更好的與對方溝通。

（二）、儀表

儀表多指穿衣。服裝被稱為人的“第二肌膚”，其可美化人體，揚長避短，展示個性，反映精神面貌，體現生活情趣，發揮多種裝飾性功能。孔子曾經說過：“人，不可不飾，不飾無貌，無貌不敬，不敬無禮，無禮不立。”其“飾”則指服裝，而在一般生活中，別人對你的第一印象取決于你的服裝，在企業中，尤其作為一名代表上司與公司形象的秘書人員，在服飾上的要求則更加嚴格，它是社交取得成功的重要前提，因此，在公司或與外界溝通適應船公司規定的制服、套裝、套裙、工作服等。注重著裝的系統性，整體考慮精心搭配。著裝是整個部分應各個部分相呼應、配合。在整體上盡可能的完美和諧，恪守服裝本身約定俗成的搭配，并且好的職業服飾應具有實用性、審美性和象征性等職業服飾的基本特征，能體現人的責任與義務，使人產生莊重、自尊的心理，并且利落、大方、干練，更一波的客戶的信任。但此時必須注意一點，在服裝上也有禁忌，風頭切不可蓋過老板，遵守自己的秘書角色。

（三）、儀態

儀態，強調的是坐姿、站姿、及走姿的問題，要做到站有站相，坐有坐姿，行有風度，因為儀態是一個人意識的直接顯露的直接反映，也是外界對一個人的形象、氣質、修養判斷的一大方面。因此，作為一名秘書人員，并且是時時帶邊上司與公司形象的職業秘書來說，優雅的儀態顯得尤為重要，在很多時候，它甚至會是一筆生意成敗的決定因素，收起你自以為耍酷、另類、帥氣的姿態將肆無忌憚的大笑變成優雅的微笑，優雅的儀態會讓你在與外界的溝通和社交上大大提分，增加你的魅力與親和力，增加你業務成功的幾率。

二、做事

做事即在企業中的辦事能力，隨著時代發展的要求，對秘書要求掌握的技能也越來越嚴格，因此一名合格的秘書人員必須具備以下基本能力：

（一）、寫作能力（辦文能力）

辦文在秘書工作中主要指文稿的撰擬、運行及保管利用，因此寫作成了秘書工作極為重要的內容，即使在信息化時代的今天。并且要求秘書在撰文的基礎上學會網絡化的文字處理技術，采用以計算機為主要工具的秘書辦文也是領導和管理者不可缺少的輔助環節。秘書撰文應注意以下幾點：

1、明卻自己代筆者的地位，明確表明組織或領導意圖，不摻雜個人情感。

2、準確使用規范文種，選用恰當的文體種類并嚴格按照其格式要求草擬成文。

3、要選用準確莊重的語言表達，并且充分考慮到領導的個人風格及現場氛圍。

4、要根據領導要求反復修改。

5、要一據可靠，禁止違法。

只有這樣，才能不辜負領導與組織對執筆秘書的信任。

（二）、執行能力

執行能力在秘書的工作中主要表現為辦事與辦會能力。

1、辦會

辦會是秘書的一項經常性工作，不僅要求能夠操辦具體的會務工作，而且還要根據領導意圖擬定大中型會議的籌備計劃，具有組織會務工作有序進行的管理和協調能力，作為一名剛走上工作崗位的秘書人員，應虛心向本單位的老職工學習，掌握會務管理技巧，諸如會前擬定會議籌辦方案和應急方案；檢查審核會議狀況并及時與領導溝通；匯中隊會議進展、經費使用的監督及對突發事件的處理；會后對會議的總結等等。

2、辦事

辦事是秘書的重要任務，要高效周密的按程序辦理日常辦公事務。如:辦公室環境管理、辦公室日常事務管理、辦公用品和設備管理及信息管理。還要忠誠可靠、不折不扣的完成領導交辦的事項和協助領導處理各種突發事件。領導活動安排往往是秘書的重要工作內容，此項工作需要較強的組織協調能力和總結工作的經驗。在管理信息網絡中，秘書往往處于樞紐位置，需要敏銳的洞察和敏捷的分析綜合能力，是上司得到一手的有效信息，便與其做出正確的決策，要有效的進行人機配合具體操作管理信息系統的運作。

在秘書辦事過程中，秘書人員要隨時接受指派去完成臨時交辦的工作，這就要求其準確、規范、有序的完成交辦事項，并且積極、靈活、機敏、準確把握辦事原則和領導意圖。此外，秘書必須具有綜合性管理知識和綜合辦公能力，熟練掌握打字、速記、電腦操作、辦公室軟件、音響設備等專門技術，只有這樣秘書在組織運轉中才能發揮應有作用。

從執行能力看，其共組內容都是具體而瑣細的，其作用在于減輕領導者的事務工作負擔，要有熟練的辦公技巧，接待、應對電話等方面的技巧，還要有良好的服務態度和敬業精神，注重禮儀，善于處理人際關系。

（三）、溝通能力

成功溝通是秘書開展工作的基礎，是人際環境產生活力的源泉，也是形成企業凝聚力的根本。而秘書的輔助性工作大多涉及辦文、辦事辦會，其具體的工作必須從有效的溝通開始，由此看來，秘書的溝通對象不外乎三種：上司、同事和客戶。秘書以上司溝通時應在日常工作中摸清領導的脾氣、性格，尋找拾到的溝通方法，投其所好，但必須尊重領導的身份，尊重但不吹捧，請示但不過分依賴，主動但不越權。

秘書與同時溝通有助于營造公司同事之間真的有好和諧信賴關系形成和諧的工作氛圍，因此要關心同事，不輕視嘲諷同事。

與客戶溝通時要學會區分和確認不同的客戶及其需求，及時發現客戶需要。

三、最后，秘書人員雖時常陪領導外出，但更多的時間是在平凡的崗位上默默無聞的工作，秘書工作的內容不僅十分繁苦，無名無利，如果想成為一名合格的秘書人員，必須具備良好的心理品質和良好的素質修養，吃苦耐勞，甘當配角，敢做無名英雄，否則是不會干好這項工作的。

作為一名文秘專業的學生，面對嚴酷的就業壓力，我們必須學會如何定位自己的秘書角色，成為一名專業而成熟的秘書工作者。

第二篇：秘書的角色定位

（淺論）秘書的角色定位

摘要：當前，隨著經濟社會及現代科技的迅猛發展，秘書人員所面臨的挑戰越來越多。面臨新形勢，我們秘書怎樣才能更好地承擔起參與處理事務和為領導提供服務的職能，真正起到秘書的作用？我認為很重要的一個方面就是要具備正確的角色定位。關鍵詞：角色

角色定位

培養

對于秘書這個詞，目前還沒有一個明確的表述，但民間卻有著各家之說。狹義的秘書定義是：“專門從事辦公室程序性工作、協助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員”。廣義的秘書定義是：“位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯系各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務的助手”。領導工作少不了秘書,而要做好一個秘書就必須順利完成領導交給的各項工作。了解秘書職責，注重培養秘書的角色定位，加深秘書對自己的認識，對開發自身潛能，促進領導活動，改善機關作風，提高辦公效率，都具有很強的現實意義和理論意義。

（一）秘書角色定位的概念

秘書角色定位是指基于角色知覺對秘書在社會組織中扮演角色的衡量和確定。秘書角色定位因指向的不同而包括兩方面的內容：一是個體自身的角色定位，二是組織或領導對秘書角色的定位，這種定位更多以角色期待和組織具體的角色規范呈現。

一個秘書能否經常意識到自己是“秘書”，意識到社會對秘書角色的期待，是能否進入秘書角色、適應崗位的關鍵。因此，秘書的角色定位是秘書人員對秘書角色的心理體驗，是秘書工作活動中的心理活動。淡化和削弱了這種心理活動，秘書人員就無法發揮秘書自身的主觀能動作用，只能做一個機械履行秘書職能的“機器”，不可能成為一個優秀乃至卓越的秘書。例如人家說秘書是領導的“高級保姆”這就貶低秘書工作，工作性質誤判；秘書是“花瓶擺設”這就輕視了秘書的工作。

因此，一名優秀的秘書人員，不僅應具備良好的職業素質，擁有熟練的操作技巧，正確的角色定位更是有助于秘書在工作中獲得“事半功倍”的效果。因為秘書每天要處理的事情很多，要接觸的人也很多，只有端正了態度，擺正了位置，定位正確的角色，才不至于犯“角色錯位”的錯誤，才能在紛繁復雜的人和事中做到忙而不亂、從容應對，才能更好地為領導提供及時、準確、高效的服務。

（二）秘書角色定位的過程

秘書的角色定位是一個動態發展的過程。隨著秘書角色的持續扮演，在秘書與角色情境不斷碰撞與互動的過程中秘書通常要經歷角色知覺、角色初始定位、角色沖突、角色再知覺、角色再定位等反復循環的五個環節。

1、秘書的角色知覺

秘書的角色知覺指的是秘書對其承擔角色在組織中所處的位置、其社會地位以及由此規定的職責的認識和判斷。秘書的角色知覺不只作用于秘書對規定性內容的認識，通常在進入組織具體擔當這一角色時，秘書必然需要思考這些問題：組織或領導需要我做什么；角色賦予我什么；我在組織中處于怎樣的位置、占有怎樣的地位；我應該做什么等等。

秘書角色的定位不但包括對常規性內容的認識，也包括對特定任務及情境下秘書角色的衡量與確定。然而，實際應用中對特定任務及情境的角色知覺往往容易不加區別地被常規工作中形成的慣性思維所取代，角色行為也往往表現為慣性使然的行為，從而導致角色偏離。因此在特定任務及情境下對秘書角色加以衡量與確定時一定要注意防止慣性思維，形成不同任務不同情境下秘書應起不同作用有不同角色表現的意識。

2、秘書的角色初定位

秘書的角色初定位，是秘書基于初步的角色認知，結合組織常規的工作情境，對其承擔角色的組織地位、職責內容、行為規范等基本內容的初步確定。每個人遇到的工作、扮演的角色都不盡相同，就像世界升沒有兩片相同的葉子一樣，就算相同的工作崗位，都需要從自身實際包括個性特征、知識能力素養，自身的興趣愛好與職業理想來定位。這些都具有鮮明的個體差異性，所以自身實際切實地影響著秘書的角色定位，都是秘書角色定位過程的重要因素，無論是秘書對自身進行角色定位還是組織對特定秘書的角色定位都不可忽略秘書的自身實際。

3、秘書的角色沖突

角色沖突是指當一個人扮演一個角色或同時扮演幾個不同的角色時，內心產生的矛盾與 沖突。角色沖突大體可以分為兩類：角色間沖突和角色內沖突。角色間沖突和角色內沖突。角色間沖突是指一個人所擔任的不同角色之間發生的沖突。角色內沖突，是指同一個角色，由于社會上人們對其期望與要求的不一致，或者角色承擔者本人對這個角色的理解的不一致，而在角色承擔者內心產生的一種矛盾與沖突。

自身期望的角色定位和現實的工作有一定的偏差，在現實生活中對事業滿懷憧憬，面對的卻是大量瑣碎事務的秘書大有人在，秘書遭遇這種角色沖突是非常普遍的。

4、秘書的角色再知覺

秘書的角色再知覺指的是秘書來到企業，通過一定時間的角色互動后，對其承擔角色進一步的認識和判斷。秘書的角色再知覺受時間階段、情境、個體主導的影響。是個體對不同階段情境下角色的認識和判斷。

5、秘書的角色再定位

秘書角色再定位是秘書角色再知覺的必然結果。經過對秘書角色認識與判斷的進一步調整，秘書重新確定自己在組織中的位置、應發揮的作用、工作的職責等。從而完成秘書角色的再一次定位。

在定位的時候，要考慮到自身能力的問題，在工作中要不斷的學習充實自身，角色的定位應該有次序的，要一步一個腳印，在定位的角色不一定要優于之前的角色，最重要的就是還要根據情景、崗位、自身素質來定位。

（三）秘書角色定位應注意的角色與情景規則（不同的舞臺、不同的角色需求）

1、分析常規環境，定位角色

通過對秘書所服務的特定的組織和特定組織具體的工作環境的分析，把握環境對秘書的角色規定從而定位角色。

2、分析特定關系，定位角色

同一個角色在不同的關系中具有不同的角色要求。分析關系，定位角色，就是區分不同關系，確定秘書在特定關系中特定的角色位置，從而啟用符合這個角色位置的行為模式。

3、分析任務情景，明確角色任務

分析情景，明確角色任務就是要求通過對時間、地點、事件的特性加以分析，把握特定任務情景下自身的角色職責與角色規范。

（四）定位后的自我提升

要對自身的能力進行不斷地提升，要不斷的修正對角色的認知，提升角色的能力，提升個人的素質、職業道德修養，培養多元化發展的角色，使秘書的角色知覺合理，角色定位更準確。

（五）現代職業秘書應定位的幾種角色

概括地說，秘書的基本角色就是領導的助手，基本職責和作用是協助領導開展領導活動和商務活動，實行組織、和社會管理。秘書與領導的關系是秘書最重要、最基礎的社會關系。秘書在工作中所承擔的角色，體現在領導活動中及秘書與領導的關系中，具體表現為：

1、領導的助手。

協助領導處理事務，在領導的授意下處理事務。

2、領導的幫手。

秘書可以處理在單位領導與領導發生的有關部門活動。為領導解決，協助

3、領導做重要的事。

讓領導從龐雜的事務中脫身，有更多時間開展領導活動和決策思考,秘書是領導的咨詢人員和決策參謀。秘書的思維往往是領導思維的前導和補充。

4、政策活動中的紐帶。

在上級與平級、下級，在領導與員工的關系中，秘書是傳達文件和溝通的關鍵。秘書負責溝通政務渠道，加強聯系，使上情下達，下情上傳，起到橋梁和紐帶的作用。

5、決策中的監督員。

在領導的決策、決定頒布實施以后，秘書具有負責檢查、督辦、催辦落實的義務和權利。

6、領導的資料庫。

秘書具有搜集、掌握、儲存經濟、行政、社會方面的信息，及時向領導提供必要的信息，管理單位的檔案和文書，保管與工作相關資料的責任。

7、領導的隨員和具體事務的組織者。

秘書是領導的組織者，在正式活動場合要做好領導的隨員，在公關形態的表現中領導活動和事務活動，比如：宴請、接待來訪、應酬等。

總而言之,一個秘書想要干好自己的工作，首先必須清楚自己所擔任角色的社會地位、身份及行為，必須深刻了解自己的角色本質，才能在頭腦中形成一個秘書角色的立體形象，而秘書角色定位具有主觀能動性能夠駕馭其他心理活動的特殊功能。秘書角色定位是對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知與認識自己周圍人的種種角色關系的理解與協調。秘書的角色定位是做好秘書工作的關鍵所在，在現實的秘書工作中，只有把握秘書的角色特征，深入分析秘書角色定位并培養秘書角色意識，才能充分地發揮秘書人員的主觀能動性，才能定位正確的角色，從而成為優秀的秘書工作者，塑造良好的秘書人員形象。

第三篇：論高校教學秘書的角色定位和素質

論高校教學秘書的角色定位和素質

高校教學管理規范化是高校規范教學管理、提高教學質量的必然要求。如何做好教學管理工作,是高校教學管理者必須研究的重要課題。而想要做好教學管理工作，首先要建立一支素質好、能力強的教學管理隊伍,這是是實現高校教學管理規范化的關鍵。教學管理隊伍素質的高低，不僅直接關系到教學水平、教學質量和辦學效益的高低,甚至關系到學校今后的生存和發展。因此，要選拔工作能力強、有事業心、責任感、踏實肯干的管理干部充實該隊伍。

作為一名教學秘書，應該是高校教學管理隊伍的重要組成部分，通過一定的組織形式、管理手段使教學活動達到預定目標的過程，在高校教學管理規范化中起著重要而特殊的作用。他們是基層管理者、組織協調者、檢查監督者,也是管理本院、系教學教務工作的得力助手，從組織、落實教學計劃到協調配置教學資源這些方面都起著橋梁作用，同時也是學校教務處、教師、學生及相關部門聯系的紐帶。教學秘書的職業素質和業務能力直接影響著學校的教學管理水平、管理效率和教學質量。他們既是管理者又是服務者，是教學工作正常進行的保證。在教學管理系統中發揮著重要作用。因此教學秘書的業務水平與基本素質直接影響到教學管理規范化的水平。本文強調教學秘書必須適應現今信息化教學管理的新形勢，從基本能力和專業能力方面不斷地完善自己，并提出了提高教學秘書素質的具體措施。

近年來，隨著各高校的擴大招生，大力引進師資，學校對教學管理工作的要求逐漸完善，要求效率不斷提高，教學秘書想要提高自身綜合素質來適應現今信息化教學管理的新形勢，首先要了解自身工作的特點，要具有創新精神和求實作風，這樣才能面對繁雜的工作游刃有余，從而提高工作的效率。以下為本人總結的部分觀點。

1．服務性

教學秘書承擔著向全系教師宣傳系部、學院及上級主管部門所制定的各項規章制度的職能，同時也負責向全系教師傳達各類教學管理文件、主動征求和虛心聽取教師對學院教學管理工作的意見和建議、及時反饋信息和意見等工作，所以說教學秘書是上情下達、下情上達的服務者，這里教學秘書服務的對象都是有思想、有知識的人，他們的年齡、職稱、性格、地域等都會有所不同，面對這些不同的教師和學生，都使教學秘書的服務對象有了特殊性，服務的難度加大。由于教師和學生是學校的主體，因此，教學秘書的工作必須建立在真心誠意服務的基礎上，急教師所急，解學生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學生服務。

2．管理性

教學秘書從事的是對教學計劃實施過程中的常規管理，包括教學運行管理、教學例行管理和教學檔案管理，它的主要目的是維持正常的教學秩序。教學秘書從每學期的開學初至期末，始終圍繞著教學，負責處理具體的教學事務，從而保證教學活動正常、有序的開展。

3．責任性

教學秘書工作是一項對責任心要求非常高、容易出現責任事故、又很難出成績的工作。這項工作瑣碎、繁雜、事多，必須認真負責,稍有不慎就會影響到教學秩序，甚至造成教學事故。所以，基于這樣一個責任性的特點，要求教學秘書要始終保持認真仔細、一絲不茍的精神，事事具有高度的責任心，以保證教學工作的正常進行。

4．原則性

教學秘書工作雖平凡，卻是一項原則性很強的工作，在工作過程中，難免遇到這樣或那樣的問題，這就要求教學秘書要嚴格按規章制度辦事，實事求是，冷靜客觀地反映和處理問題 ,原則性與靈活性相結合，既要維護學院的權威和規章制度的嚴肅性，又要做到公平公正和公開，使領導、教師和學生信賴，放心和滿意。5．繁雜性

從工作的內容來看，教學秘書工作幾乎涉及全院教學管理的各個方面，范圍廣，工作量大，具有繁雜性的特點。既有常規性的教學管理工作，又有突發性的教學異常情況，工作面面俱到，繁瑣而復雜。這就要求教學秘書面對多樣和繁雜的工作，能溝通協調，合理安排，使得每一項工作都順暢、正常的進行。

6．形象性

教學秘書工作與其它各相關部門有著密切的聯系，擔當著上傳、下達，聯系全院各相關部門的重擔。所以，教學秘書的言行和工作作風代表著系部的整體形象。這就要求教學秘書不僅要作風正派、言行穩重、落落大方，而且還要體現出積極向上的良好工作作風和較強的協調能力，在工作和各項活動中都要起到表率作用。

教學秘書在高校整體工作中具有非常重要的作用，切切實的認識自身，對自身工作有深刻的認識和正確的理解，這對進一步做好教學秘書工作，具有非常重要的意義。同時，我們也能從工作的特點以及針對性總結對教學秘書自身綜合素質的要求。

首先，教學秘書工作的重要性要求教學秘書必須時刻保持高度的責任心和事業心。竭盡所能將各項工作做好，樹立“服務領導、服務老師、服務學生”的意識，服務在教學工作的第一線。在工作過程中要虛心、熱心、細心、耐心。

第二，要具有一定的教育理論知識。在教學管理中，教學秘書要經常接觸學生，那么就必須了解學生的心理和生理特征，掌握一定的教育理論知識，只有這樣才能按照教育規律，達到管理育人、服務育人的目的。

第三，要做好參謀助手工作。教學秘書由于其工作特點，獲取信息準確、快速，在工作中應及時地向系主任反饋信息，讓系主任對各方面情況有個總體的了解，從而更好地采取合理化措施進行有效的管理。當然，教學秘書還有必要將以往的信息進行總結，從中得出一些回溯性、經驗性的東西，供系主任參考。只有這樣，才能輔助系主任對教學工作作出正確的決策，使得上級的指令能夠更快更準確地下達，得到更有效率的回饋。

第四，具備學習意識，持續性地提高自己的業務水平。教學秘書工作看似只是簡單的資料收集、傳遞信息等。其實不然，教學秘書其實就是教學管理秘書，要想使龐雜的工作變得井井有條、處理得有條不紊，教學秘書不僅要有學習的意識即利用多種渠道，而且還要善于總結，模索科學合理的工作方法，將工作項目理清頭緒，按分階段劃分成若干條目，令其富有條理性、可操作性，甚至提出合理化建議，從而大大提高工作效率。

第五，良好的身心素質。良好的身心素質包括健康的身體素質和良好的心理素質。心理素質是指人的意識、思想、情感、意志等心理方面所具備的基本條件。心理素質對人的工作、學習、生活各方面都會產生很大的影響。良好的心理素質是高校教學秘書能夠勝任、完成教學管理工作任務，協調人際關系等的必備條件。而強健的體魄是做好工作的基礎條件。教學秘書在緊張繁重的工作之余要注意鍛煉身體，養成良好的飲食生活習慣，才能保證身體處于健康狀態，為更好地工作打下良好的基礎。

總之，教學秘書工作是高校教學管理工作中的重要環節，教學秘書的工作質量直接影響學院的教學質量，在高校教學管理中具有舉足輕重的地位。隨著高等教育事業的不斷發展，教學管理工作將更加繁重和復雜，教學秘書將面臨更大的挑戰,在實際工作中要不斷提高自身的綜合素質和管理水平，不斷完善自己，強化服務意識和奉獻精神，提高管理水平，為高教事業的發展發揮其應有的作用。

第四篇：高校教學秘書的角色定位與素質要求解析

收稿日期：２００７－１２－０２

作者簡介：徐巧娣（１９７４－），女，江蘇鹽城人，南通大學教育科學學院助教，碩士。

２００８年６月南通大學學報（教育科學版）Ｊｕｎ．２００８第２４卷第２期

ＪｏｕｒｎａｌｏｆＮａｎｔｏｎｇＵｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（ＥｄｕｃａｔｉｏｎＳｃｉｅｎｃｅｓＥｄｉｔｉｏｎ）Ｖｏｌ．２４，Ｎｏ．２

高校教學秘書的角色定位與素質要求 徐巧娣

（南通大學教育科學學院，江蘇南通２２６００７）

摘要：教學秘書主要負責院、系教學事務，在教學管理系統中發揮著重要作用。國家對高校教學工作日益重

視，教學秘書必須具備與之適應的多方面的良好素質。

關鍵詞：教學秘書；角色定位；素質要求中圖分類號：Ｇ６４５．１８ 文獻標識碼：Ａ

文章編號：１００８－２１９０（２００８）０２－００７５－０３

一、高校教學秘書的角色定位

高校教學秘書是高校教學管理隊伍的重要組成部分，主要負責院、系教學事務，在教學管理系統中發揮著重要作用。然而長期以來，人們對教學秘書缺乏正確的認識和評價，認為教學秘書的工作是一項瑣碎、繁雜卻又不足掛齒的簡單勞動，教學秘書就是“勤雜工”，這是認識上的一個誤區。對教學秘書的準確定位，有助于

我們正確認識、了解教學秘書工作，了解這項工作的重要性。高校教學秘書處于管理與教學的中間地位，是學校領導者進行教學管理決策的得力助手，是保證教學工作正常運轉、教務師資得以完善管理的重要力量。［１］其工作職責是在教務處與學院領導的調控下，按照一定的教務管理原則，運用各種管理手段，組織和協調各項教學活動，為順利完成教學任務、實現教學目標提供必要條件。教學秘書既是教務管理的具體執行者、實施者，又是各項教學活動的組織者、安排者，同時還是教務處與學院之間、教師之間、師生之間開展教學活動的橋梁和紐帶。因此，教學秘書的工作至關重要，是高校教務管理的重要組成部分，在教學過程中起著不可忽視的作用。

（一）教學秘書承擔了最基層、最具體的教學管理工作 在高校教學管理中，教學秘書的工作內容涉及

面廣，內容繁雜。從課程來看，教學秘書的工作經過落實教學計劃規定課程，包括教學大綱的編寫、教材選定、試題庫的建立和完善等，然后組織學生選擇自己所修的課程，通過排課落實教學任務，合理配置教師、教室、設施設備等教學資源。通過備課、授課、聽課和評課等形式檢查并反饋教師教學準備情況、課堂教學組織情況以及學生的課堂表現；組織考試，登載成績，反映課程教學效果。這樣一個過程不是交替而是交叉推進的，因為課程性質和教學任務下達與開課時間有時間差，有時候這個過程的周期長度會達到一個學期至一個半學期。從學生的學習經歷來看，教學秘書的工作要經過學生入學登記注冊、每學期成績登記、每學期報到注冊到畢業成績的統計和畢業證的發放這樣一個過程，而這個過程則是由培養目標和規格決定的。無論從課程的過程還是從學生經歷的過程來看，它的預備階段都是教學計劃的制定期，即經過調查研究和充分論證，確立人才培養方向、目標和規格，以此為依據來整合課程，構建學科基礎平臺和專業課程模塊，并確定各教學環節的時間占用及進程。在此階段，教學秘書往往還需要參與教學計劃的制定。

（二）教學秘書既接受教務部門的領導又接受學院的領導 《高等學校教學管理要點》指出系（院）可設教學

秘書和教務員，在教學系主任（院長）領導下，處理日常教學行政工作并從事教學狀態、質量信息的經常性調查了解工作。這明確界定了教學秘書的行政關系和崗位職責范圍，教學秘書的行政關系隸屬于各教學單位，教學秘書的崗位職責是教學管理。而教務部門是教學管理的“調度室”和中心樞紐，而且教學秘書的任職條件一般也是由教務部門制定的。教學秘書一方面接受學校教務部門領導，完成由教務部門分配的諸多的教學管理事務，另一方面，教學秘書還要完成學院領導或辦公室交辦的事情。因此，教學秘書必須接受教務部門的領導和指導，同時也受行政隸屬關系的教學單位的領導的管理和指導。

（三）教學秘書既是教學管理者又是教學管理研究者 “教學管理是一門學問，教學管理這門學問也需 要人們去研究。”［２］在《普通高等學校本科教學工作 隨機性水平評估方案（試行）》 的一級指標“教學管理”中設有“管理隊伍”二級指標，該二級指標項有兩個主要觀測點，第一個觀測點為“教學管理隊伍的結構與素質”，它注解明確了教學管理隊伍的構成，教學管理隊伍包括學校主管教學的校長、教務處專職教學管理人員、院（系、部）主管教學的院長（主任）、教學秘書及教務員等。第二個觀測點為“教學管理及其改革的研究與實踐成果”。它規定了教學管理人員不僅必須研究教學管理這門學問，而且必須有一定的成果產出，否則就無法達標。從教學管理人員數量結構看，教學秘書“三分天下有其一”，研究教學管理責無旁貸，“

教學秘書，理當成為這門學問的研究者。”［３］事實上要切實擔負起自己的業務工作，教學

秘書也非成為這門學問的研究者不可。教學秘書在貫徹執行黨的教育方針和學校及各自教學單位的教學指導思想的過程中，在結合自己的日常管理工作輔助領導進行教學管理的決策過程中，都會碰到許多新情況、新問題，這就需要教學秘書勤于學習，善于調研，及時提出新的對策以適應形勢的變化。越是快速發展的高校，越是辦學層次高的學校，對教學秘書教學管理研究的水平和能力要求就越高。可見，教學秘書從事的專業就是教學管理和教學管理研究。無論是高校整體管理工作需要，還是從教學水平評估達標考慮，教學秘書的管理工作和研究工作都應該占據應有的地位，并應該為其創造和提供一定的條件、提出相應的要求。因此，教學秘書既是教學管理者又是教學管理研究者。

二、高校教學秘書必備的素質要求隨著高等學校教學改革的不斷深入，教學管理要向信息化、現代化發展，這給教學管理工作帶來了新的機遇和挑戰。要使教學秘書發揮應有的作用，勝任和保質保量地完成工作任務，其素質要求成為關鍵因素。

（一）教學秘書應該具備良好的政治素養《中國教育改革發展綱要》明確提出：“高等教育肩負著培養高級人才、發展科學技術文化和促進現代化建設的重要任務”，人才的培養在于教育，高校教學管理人是教育隊伍的重要組成部分，教學管理人員同時也是教育者，必須具備高度的政治責任心、社會責任感、良好的職業道德和情操。首先要以“三個代表”的重要思想武裝自己的頭腦，保持自我的先進性，樹立正確的人生觀、價值觀、道德觀；其次，要忠誠于人民的教育事業，具有強烈的事業心和責任感，協助教師研究探索培養人才如何適應社會需要，這是每個教學管理者的職責。同時還應樹立服務、協調、管理、改革的思想和不計名利得失的獻身精神。第三，具有較高的思想修養和境界。高校的教學秘書要做到以禮待人，以誠相待，較高的政治思想素質是做好這一工作的保證，是做好管理工作的先決條件。高尚的道德情操對青年學生起著楷模作用，教學秘書只有把教育青年學生的愿望和思想，具體細化到日常管理工作中，才能做到以身作則，為人師表，達到培養人才的目的。

（二）高校教學秘書應具有穩定的心理素質和強烈的責任意識

良好的心理素質對教學秘書工作才能的發揮起積極作用，同時又是善解人意的心理保障。這就要求教學秘書不斷提高自身修養，顧大局、識大體，從不同的角度觀察問題，一方面可以開闊胸襟，增強心理承受力；另一面要能以需求定服務，化被動為主動，以積極的心態投入工作。教學秘書處于教學最前線，范圍廣、事情雜、任務重，十分辛苦、勞累，而教學秘書在領導決策和決策執行實踐中起著承上

啟下、上聯下達的中介、樞紐的作用。［１］所以它無時不在提示和要求我們必須具有強烈的責任意識。教學秘書對任何一項工作都要嚴肅認真，大到傳達上級指示、小到書寫黑板報通知，事無巨細，都要一絲不茍、十分細心地及時處理好每一項具體工作。教學秘書的工作態度和工作質量的好壞，在一定程度上直接影響教

?

學的順利進行，如：新學期課程的安排、教學計劃的調整、教材的征訂，期末學生考試的安排、任課通知書的下發等都非常具體、非常細致和繁雜，稍有不慎，可能就會發生教學事故。

（三）高校教學秘書應具有優秀的業務素質高校教學管理工作的規范有序、科學高效，對高校教學秘書提出了很高的要求。首先，教學秘書必須具有廣博的知識，具有復合型的知識結構。教學秘書作為教學活動的組織管理者，除了要懂得教育科學，如高等教育學、教育心理等基本原理，教學過程、教學方法及師資隊伍建設管理知識外，還應掌握專業建設、課程建設、教材建設必須懂得的相關知識。第二，教學秘書不僅要有一定的科研能力還要有寫作表達能力。教學秘書工作的學術性很強，如參與改造課程計劃的制訂與修訂，教學內容與教學改革，教學質量的評價與管理，教材的選用等，這些都有較高的學術性要求。教學秘書在工作中要做到上情下達、下情上達、解釋原因、交涉事宜等，這就要求注重方法，講求表達的藝術，并具有較強的工作能力。教學秘書作為院領導的參謀和助手，要將自己的聰明才智融進領導的決策之中，這就需要教學秘書要有較強的工作能力：一方面教學秘書要具有極強的統籌能力。學校的教學事務頭緒繁多，教學秘書要通曉各學年、各學期、各時段的常規性事務，做到事前有計劃、計劃有余地，要考慮院、系與學校整體的關系，妥善安排，分清輕重緩急。另一方面，教學秘書還要具有協作、溝通能力。教學秘書要經常與教務處、院系部領導、教師和學生打交道，很多工作的順利完成都得益于幾方面人員的共同努力。因此，教學秘書在工作中應具有與他人協作共事的觀念，處理問題時要從多角度考慮，妥善處理好交辦和催辦的事情。教學秘書要經常與上級溝通，接收學院有關教學方面的信息，同時與教師和學生充分交流，搜集相關信息，了解院系部的教學狀況及發展勢態并將其及時匯報，使兩者形

成合力。［２］教學秘書需要有現代化管理技能。以計算機及網絡為核心的現代化管理手段在各高校的教學及教學管理工作中已逐漸普及，在此情形下教學秘書要能熟練使用計算機進行字表處理、網上辦公等，在為師生提供快捷、優質服務的同時也減輕了工作強度，提高了工作效率。

（四）高校教學秘書應具備創新意識和良好的服 務意識

創新是一個民族的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。高等教育日益具有開放性和國際性，教學管理人員應吸收和借鑒國內外院校的成功管理經驗，樹立開放、創新意識，改革過去那種“封閉、保守、靜止”的思維方式，具有現代意識。

教學秘書是連接院領導和師生的橋梁，是協調部門之間的紐帶。這一客觀地位就決定了其工作的基本職責是服務。教學秘書工作必須以服務為主。服務是教學秘書的天職。為順應高校體制改革和市場經濟發展的需要，高校教學秘書必須增強服務意識，并從以下三個方面做好工作：

１．為學院領導服務。所謂為學院領導服務，主要

是要當好學院領導的參謀和助手：參謀就是為學院領導出謀獻策；助手就是協助學院領導辦理具體事務，如課程管理、學籍管理、教學計劃制定與調整、收集、反饋、傳遞信息，為學院領導決策提供信息和依據等服務，使之民主化、科學化。

２．為教學科研服務。教學秘書是學校教學計劃 的主要執行者，也是學院領導組織教學、管理教學的參與者和助手，而高等學校的主要任務是教學、科研，其中心工作是培養德、智、體全面發展的社會主義建設人才。因此，教學秘書必須圍繞學校這一中心工作，為教學、科研服務。

３．為學生服務。教學秘書管理過程中要協調好

各方面的關系，使每項工作得以順利開展，執行規章制度的同時，要考慮到各項因素。在鏈接協調的過程中處理不當，就會導致工作不能如期完成，堵塞信息溝通，因此要依據事務的輕重緩急進行處理，選取易于接受的柔性策略，換位思考，擇優決策，善于抓住解決問題的適當時機和渠道。坦誠地面對問題，平和地調解矛盾，使教學管理工作良性循環。

參考文獻：

［１］陳文貴，楊玉林．教學秘書在高校教學管理中的作用及隊 伍建設［Ｊ］．天津職業技術學院學報，２００２（４）． ［２］陸靖等．以能力培養為核心、技術為主線，建立化學實驗課程新體系［Ｊ］．高等理科教育，２０００（６）．

［３］王誠怡．關于做好高校教學秘書工作的幾點思考［Ｊ］．黑龍江 高等教育，２００３（３）． ［責任編輯］金男

第五篇：秘書的角色定位關系著企業領導者的工作效率及效果

秘書的角色定位關系著企業領導者的工作效率及效果,并且還影響著企業的發展,正確的角色定位不僅可以提高領導者的工作效率,還可以促進企業發展。秘書工作在企業管理中的性質針對秘書角色定位,我們首先要了解秘書工作在企業管理中的作用與意義。秘書在我國的歷史其實很久遠,當新中國建立后,秘書的角色也隨著經濟、文化的改變而進入新的階段,涵蓋了新的內容,在市場經濟的調控以及世界經濟的沖擊下,秘書工作逐漸規范化、合理化。在現在的企業管理中,秘書的工作具有幾個顯著的特性,其一就是機要性。秘書在企業中是與領導者最為親近的員工,并且對領導的活動也最為了解。而秘書與其他員工的交涉也比較多,這就導致秘書所知道的秘密最多。所以,當秘書缺乏紀律約束力的時候,就會泄露秘密。其二就是輔助性。企業管理的主導核心就是企業的領導者,秘書則為輔助外圍。秘書的工作作用是需要領導者來發揮的,其工作是服務于領導需要的。所以,只有兩者的工作相輔相成,和諧共振,才能夠有效地提高工作效率和企業的效益。其三就是綜合性。秘書的工作就是服務于領導,其工作內容較為瑣碎,要管理負責領導工作的各個方面,涉及面較廣