第一篇：淺談秘書這一角色

淺談秘書這一角色

秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助者和公務(wù)服務(wù)者，是以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、辦文辦會辦事等為主要職能活動的領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀助手。無論是一位高層管理人員還是一位國家領(lǐng)導(dǎo)人，秘書就好像是自己的左右手一樣，在日常的辦公工作中，不僅要業(yè)務(wù)出色，工作細(xì)心謹(jǐn)慎，還要有修養(yǎng)，擁有一位好秘書就好比多了一位軍師，可以使自己的事業(yè)蒸蒸日上，如果選錯了秘書，不但會使自己的事業(yè)受阻，還有可能使自己陷進(jìn)犯罪的泥潭里。

秘書的職能是輔助性的，為領(lǐng)導(dǎo)的活動提供直接或間接的服務(wù)，秘書工作人員要善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，要顧全大局，對整件事情要心中有數(shù)。領(lǐng)導(dǎo)的職能是決策和宏觀管理，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要做出某一項決策時，秘書只能當(dāng)軍師，而不可以安排領(lǐng)導(dǎo)該怎樣做或私自為領(lǐng)導(dǎo)做出決策。任何情況下秘書都不能越權(quán)，當(dāng)遇到秘書與領(lǐng)導(dǎo)的看法不同時，秘書不能按自己的意愿自行其事，只能按照領(lǐng)導(dǎo)的旨意去辦文、辦會、辦事。秘書無論是辦理常規(guī)業(yè)務(wù)還是完成領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項，都 必須準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，事要多請示，多回報，這樣才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的軍師。

秘書要有素養(yǎng)，在領(lǐng)導(dǎo)面前是尊重而不奉承吹棒，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的性格類型相處。作為一位秘書，當(dāng)遇到領(lǐng)導(dǎo)在獨(dú)立思考的時候就不要亂給建議，那樣會干擾領(lǐng)導(dǎo)思考的。與領(lǐng)導(dǎo)相處時應(yīng)與事業(yè)為重，從工作出發(fā)，要維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)們的團(tuán)結(jié)與威信，不能從主觀感情出發(fā)，更不能利用自己的地位或優(yōu)勢去威脅其他領(lǐng)導(dǎo)人，或者暗中拉攏其他領(lǐng)導(dǎo)而從中獲取利益。在遇到的眾多領(lǐng)導(dǎo)中不能表現(xiàn)出靠近誰、疏遠(yuǎn)誰、聽從誰、不聽從誰，更不能挑撥離間，要與領(lǐng)導(dǎo)保持純潔、真誠的友誼，做領(lǐng)導(dǎo)好助手。

秘書人員要具有高度的責(zé)任感、嚴(yán)格的紀(jì)律性和牢固的保密觀念，無論是黨政機(jī)關(guān)還是一般企業(yè)單位的秘書對自己知曉的秘密事項必須都要做到守口如瓶，因為領(lǐng)導(dǎo)在決策或管理活動中都會有一些暫時不公布的事項，如果泄露出去可能會使工作陷于被動或造成損失。

秘書工作人員要了解各個部門、各個方面的工作情況，要綜合協(xié)調(diào)各部門各方面的關(guān)系。秘書工作要上下達(dá)情、左右疏通，就是要學(xué)會換位思考，在幫助領(lǐng)導(dǎo)把事情交給下級時，要站在上級的角度、把事情一字不漏地說清楚；在把下級的事情上報給上級時，要站在下級的角度、把事情說得明明白白。幫助領(lǐng)導(dǎo)處理好下級的關(guān)系，而不是以自己的地位去恐嚇或辱罵下級的工作人員，處理好人際關(guān)系更有助于領(lǐng)導(dǎo)事業(yè)的發(fā)展。秘書的工作對于領(lǐng)導(dǎo)來說是很重要的，因為秘書經(jīng)常要為領(lǐng)導(dǎo)起草文件，文件內(nèi)容要符合黨和國家的方針政策，有時還

要為領(lǐng)導(dǎo)處理文書。

一位秘書應(yīng)該要做到“權(quán)為民所用、情為民所系、利為民所謀”，別是國家領(lǐng)導(dǎo)人身邊的秘書，要做到“權(quán)為民所用、情為民所系、利為民所謀”，無論是黨政機(jī)關(guān)的還是企業(yè)的秘書的工作都要為廣大的人民著想，但兩者為民的本質(zhì)不同。作為一個國家機(jī)關(guān)工作人員的秘書應(yīng)該要高效、廉潔、公正、公開、公平、透明、親民，善集民意，敢為人民說話，辦民事，就好像毛澤東身邊的秘書胡喬木、陳伯達(dá)、田家英一樣，幫助領(lǐng)導(dǎo)解決民事。而不能像“河北第一秘”李真那樣，他不但沒為民著想，李真一貫霸道，在機(jī)關(guān)中口碑很不好。李真多年來當(dāng)省領(lǐng)導(dǎo)的秘書，不但沒有學(xué)會對自身的嚴(yán)格要求，而且思想政治素質(zhì)低下，他總是把自己放在一個“至高無上”的位置，還威脅領(lǐng)導(dǎo)級的人物，經(jīng)常對許多市縣和廳局級領(lǐng)導(dǎo)干部說，“我這回跟你談了半個小時，可是高看你了”。因為他把自己的地位“定得很高”，幻想著自己將來要當(dāng)“封疆大吏”、“副總理”。李真私欲膨脹，作風(fēng)敗壞，李真曾多次干預(yù)司法案件，為一些犯罪分子說情。他對比自己職務(wù)低、或者差不多甚至地位比他略高的人，從來不尊重，呼來喝去。

秘書這一職位是神圣的，一位敬業(yè)的秘書可以使一個領(lǐng)導(dǎo)人就像多了一對手一樣，一個私欲膨脹的秘書就像是埋在領(lǐng)導(dǎo)身邊的定時炸彈一樣。

參考文獻(xiàn)1、3、華潔蕓，現(xiàn)代秘書學(xué)，首都師范大學(xué)出版社，2007.

第二篇：秘書角色論

秘書角色論

摘 要：不同的崗位賦予了工作者不同的崗位職責(zé)，不同的崗位職責(zé)限制了工作者不同的工作范圍。秘書的地位是從屬于領(lǐng)導(dǎo)的，其職責(zé)是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策。如何把握好

秘書角色的分寸，為秘書工作定好位、定準(zhǔn)位，是秘書開展好工作的先決條件。

關(guān)鍵詞：秘書角色定位

社會是個大舞臺，領(lǐng)導(dǎo)也好，秘書也好，大家都在這個舞臺上扮演各自的角色。而不同的角色，在“劇”中有不同的要求，不能隨心所欲。領(lǐng)導(dǎo)的運(yùn)籌帷幄，決策千里，秘書的鞠躬

盡瘁，輔佐決策，不同的角色賦予了他們不同的工作職能。研究秘書角色的分寸，指的是作

為一名秘書人員應(yīng)明確自己所處的角色、地位，知道與自己角色、地位相符的身份，以此決

定自己在處理與其他角色（比如領(lǐng)導(dǎo)）關(guān)系時的行為。

一．秘書溝通藝術(shù)

《孫子兵法》 日:知己知彼,方能百戰(zhàn)百勝.要處理好與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系,首先要對領(lǐng)導(dǎo)有一

個全面的了解.一般說來,秘書能夠和領(lǐng)導(dǎo)相處愉快,大多是秘書了解領(lǐng)導(dǎo)的管理風(fēng)格、工作作

風(fēng)以及性格等方面,從來都是秘書配合領(lǐng)導(dǎo)工作,鮮有領(lǐng)導(dǎo)被秘書“牽著鼻子走的”.只有明白

這些,秘書才能察言觀色,投其所好。秘書職責(zé)上主要在于與領(lǐng)導(dǎo)溝通以及和同事之間的溝通。一）與領(lǐng)導(dǎo)溝通時要學(xué)會未雨綢繆

無論何時何地,秘書人員要切記自己是領(lǐng)導(dǎo)的助手,屬于份內(nèi)的事情要認(rèn)真做好,除此以

外不能擅做主張。要維護(hù)好管理層內(nèi)部的團(tuán)結(jié),在向領(lǐng)導(dǎo)匯報、請示、反映問題時,不發(fā)表有

關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個人的議論,不當(dāng)傳話筒,不說不利用于團(tuán)結(jié)的話。

領(lǐng)導(dǎo)每天需要面對和解決的事情很多,為了提高溝通的質(zhì)量,秘書人員要提前把溝通的目的以及表達(dá)的方式思考成熟,對領(lǐng)導(dǎo)的工作日程也要有個清晰的了解 還要對領(lǐng)導(dǎo)的心情

做個大致的揣摩。這樣既能節(jié)省時間,也能使溝通更為有效。倘若在領(lǐng)導(dǎo)日程排得很滿、心

情又很糟糕的時候去與之溝通,往往會事倍功半,不但達(dá)不到溝通的目的,反而會使領(lǐng)導(dǎo)對秘

書人員產(chǎn)生反感。

二)要學(xué)會把領(lǐng)導(dǎo)的“脈”

秘書平時在與領(lǐng)導(dǎo)的接觸中,要學(xué)會觀察,學(xué)會總結(jié)。針對不同性格的領(lǐng)導(dǎo),找出適合與

之溝通的方法，所謂一千個人就有一千個哈姆雷特。比如與冷靜型的領(lǐng)導(dǎo)相處時,秘書人員

可能會覺得對方難以捉摸,這就需要秘書人員善于觀察,從領(lǐng)導(dǎo)日常的工作中去了解他的喜

好。在與領(lǐng)導(dǎo)溝通的過程中，多聆昕他的意見和建議,切勿自作主張;凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù),務(wù)必要做到萬無一失,對一些細(xì)微之處做到一絲不茍。這樣相處→段時間后,就會取得冷靜型

領(lǐng)導(dǎo)的信任。雷厲風(fēng)行、有魄力的領(lǐng)導(dǎo)通常性格爽快,很欣賞有才能的人。因此在與他相處

時,可以大膽地提出自己的想法和建議,他到好處地施展自己各方面的才能。由于這類領(lǐng)導(dǎo)相

當(dāng)有魄力,所以只要你的建議可行,他都會支持你。在和這類領(lǐng)導(dǎo)相處時,除了要扎實(shí)穩(wěn)妥地

辦事之外,還要注意在領(lǐng)導(dǎo)面前把握好一個表現(xiàn)的“度”,盡管他愛才惜才,但是如果表現(xiàn)過頭,會讓這類領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為你是在故意賣弄,反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領(lǐng)導(dǎo)性格各異,但是只要

秘書人員在工作中兢兢業(yè)業(yè),多思考、勤學(xué)習(xí),加上巧妙使用溝通的技巧,那么我們就能從容

面對。當(dāng)然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質(zhì)有問題的領(lǐng)導(dǎo),最好的辦法就是選擇離

開,因為和這種類型的領(lǐng)導(dǎo)相處,不僅會感到溝通是件異常困難的事情,而且工作上也會帶來

很多意想不到的麻煩。

三）與同事的溝通技巧

（一）。如何與人相處之怎么樣待人

在一個單位里面,秘書除了要面對領(lǐng)導(dǎo),更多的時候是要面對各個科室的同事。為了使

各項工作順利開展,秘書人員在與同事相處時要把握好以下幾點(diǎn):

每個人都渴望得到別人的尊重,尊重別人也就等于尊重自己。所以,在與同事的接觸中,秘書人員要牢記：不做不能做的，不說不該說的。對每一位同事都平等相待,千萬不要因為對某個人有意見或看不慣,就不屑于與其說話,這樣很不利于團(tuán)結(jié)。和平團(tuán)結(jié)更有助于工作的順利開展。

誠信是人與人之間溝通的基礎(chǔ)。秘書人員在與同事相處時,要樹立“誠信第一”的觀念,答應(yīng)別人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某種原因沒有做到,也要誠懇地向?qū)Ψ秸f明,取得對方的諒解。對于同事的一些小缺點(diǎn)和小毛病,不能挖苦諷刺;對于聽到的一些關(guān)于議論自己的言論,也用不著去追根問底,凡事以一顆平常心對待。在工作中我們難免會和同事有一些磕磕絆絆，這樣問題就來了。當(dāng)這種情況出現(xiàn)時秘書人員要做到的是如何去解決而不是拼狠斗強(qiáng)，要做到與人友善。與人以漁，人必與之以魚。

（二）老老實(shí)實(shí)做人，踏踏實(shí)實(shí)做事

很多人認(rèn)為秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人,不好接近。作為秘書想要消除同事的這種誤會,就必須在和同事的相處中,堅持實(shí)事求是的原則,有多大能力辦多大的事情，不高高在上，更不要到處炫耀自己的成績，要保 持謙虛謹(jǐn)慎、踏踏實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。

二．秘書工作者的定位

秘書所在的辦公室是一個單位聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐部門。工作關(guān)聯(lián)度高、輻射面廣,倘若牽不住“牛鼻子”就會被任務(wù)拖著走而疲于應(yīng)付。而要提高辦文、辦會、辦事效率,把繁雜的工作任務(wù)梳理整齊,分理清楚,按時完成,真正為領(lǐng)導(dǎo)分憂、為基層服務(wù)、為同級助力,角色的定位非常重要。正確的角色定位就是要知道自己“該做什么”,“先做什么”,“不做什么”,以及如何“補(bǔ)位”。

秘書是一種職務(wù)的名稱,指處于樞紐地位,主要以辦文、辦會、辦事來輔助決策并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的人員,是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。秘書既是參謀也是助手,秘書在工作中處于承上啟下、溝通內(nèi)外的地位。

一、現(xiàn)實(shí)生活中秘書定位的誤區(qū)角色定位分為社會定位和血緣定位。而社會定位又可分為職責(zé)定位和交際定位。這里所指的角色定位是指社會定位中的前者,即個體對自身在某個社會單位中所擔(dān)任的職位及所擁有的權(quán)利和義務(wù)的認(rèn)識。具體而言就是秘書對自己在本單位和本部門擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧八械臋?quán)利和義務(wù)的認(rèn)識定位。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,許多工作是通過秘書來完成?

秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系,是秘書人際關(guān)系中最重要的關(guān)系,是決定秘書工作成敗的關(guān)鍵因素。每個秘書都希望有一個良好的領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境和愉快的工作氛圍,但現(xiàn)實(shí)工作中很多時候領(lǐng)導(dǎo)們的意見是不一致的,這就導(dǎo)致秘書經(jīng)常處于領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的“夾縫”中進(jìn)退維谷的局面,處理得不好,就會將兩方都冒犯。那么,在工作中秘書該如何應(yīng)對這種局面呢?求同存異,統(tǒng)籌兼顧

領(lǐng)導(dǎo)分工不同,考慮問題的出發(fā)點(diǎn)就不同,即使都是為了搞好工作,意見也不一定全都一致。另外,當(dāng)一項工作涉及各個相關(guān)方面時,往往不同方面的分管領(lǐng)導(dǎo)人都會關(guān)注這項工作。如果各領(lǐng)導(dǎo)人分別從自己的職能角度,對這項工作做出了看法不同的指示時,就出現(xiàn)了使秘書左右為難的多頭指示,秘書就可能被“夾”在中間,兩頭受氣。對此,秘書一定要認(rèn)清楚領(lǐng)導(dǎo)意見的相同之處,做到求同存異。因為這樣做,一則兩個領(lǐng)導(dǎo)的意見都符合,二則領(lǐng)導(dǎo)也希望團(tuán)結(jié)一致,不講團(tuán)結(jié)的畢竟是少數(shù)。這樣就可避免兩頭受氣了。領(lǐng)會精神 ,維護(hù)大局

從管理科學(xué)化的角度來說,多頭指示是不利于工作有序進(jìn)行的。但從秘書工作頭緒多,要與各個方面打交通的實(shí)際情況來看,多頭指示往往是難以避免的。面對這種情況,作為領(lǐng)導(dǎo)人,應(yīng)主動會商,討論出各方面都能接受的方案來,不要使下級為難。作為秘書,應(yīng)主動尋求領(lǐng)導(dǎo)人意見的共同點(diǎn),靈活處理。如果處理不當(dāng),不僅會使工作陷于混亂,而且會影響秘書與領(lǐng)導(dǎo)甚至影響領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系。我們常說,秘書執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,必須抓住“精神實(shí)質(zhì)”,這就是強(qiáng)調(diào)正確

領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。不同領(lǐng)導(dǎo)的指示盡管在許多具體細(xì)節(jié)上各有所異,但在大的方面精神實(shí)質(zhì)是一致的,有時秘書之所以會出現(xiàn)被領(lǐng)導(dǎo)之間“夾”住的現(xiàn)象,往往是由于理解有誤,人為造成矛盾,從而自己把自己給“夾”住了。所以,秘書在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)命令時,一定要對上級的命令仔細(xì)分析一下,抓住了精髓再干。力爭協(xié)調(diào),融洽關(guān)系

按理說,領(lǐng)導(dǎo)人之間的工作意見不一致,確有領(lǐng)導(dǎo)層本身協(xié)調(diào)不夠的原因,但作為被“夾”者,秘書多從好處著眼,充分發(fā)揮自身的主觀能動性,通過創(chuàng)造條件爭取讓領(lǐng)導(dǎo)意見統(tǒng)一起來,才能改善被動局面。秘書應(yīng)主動與領(lǐng)導(dǎo)們溝通或促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通,共同商討出一個妥善的辦法。若各分管領(lǐng)導(dǎo)人各持已見,相持不下,秘書要請示主要領(lǐng)導(dǎo)人,由主要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)或裁決。掌握特點(diǎn),靈活運(yùn)用

任何領(lǐng)導(dǎo)者都有一套具體的領(lǐng)導(dǎo)方法,其安排工作都存在著一定的靈活性,而這種靈活性又常常體現(xiàn)在每個領(lǐng)導(dǎo)的性格、習(xí)慣、作風(fēng)等特點(diǎn)中。因此,要想避免被領(lǐng)導(dǎo)之間的“夾板”夾住,平時就要注意摸清并掌握不同領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn),做到心中有數(shù),將影響工作的矛盾消除在萌芽狀態(tài)。比如對愛說過頭話的領(lǐng)導(dǎo),理解時就要防止“過頭”,對說話“欠火”的領(lǐng)導(dǎo),理解時就不能總“欠”著應(yīng)該到的“火”。只有摸清不同領(lǐng)導(dǎo)的喜好,才能采取靈活機(jī)變的措施,防止生搬硬套而制造的“夾板”,從而避免自己“夾住”自己

當(dāng)遇到領(lǐng)導(dǎo)的意見是不一致時,秘書決不能偏向一方,擅作主張;或者搬弄是非,投機(jī)討好;或者按照秘書個人意愿取其所需。秘書應(yīng)竭盡全力,使之協(xié)調(diào)統(tǒng)一,避免釀成領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾和糾紛。若發(fā)現(xiàn)個別領(lǐng)導(dǎo)的指示有明顯的錯誤,將會帶來不良后果時,應(yīng)把事實(shí)和情況向該領(lǐng)導(dǎo)人匯報清楚,提出參謀建議,分析利弊得失,幫助修正決策。若該領(lǐng)導(dǎo)人固執(zhí)已見,秘書可按照程序和原則,向上報告情況。對于事關(guān)幾個分管領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍內(nèi)的問題,各分管領(lǐng)導(dǎo)人的意見難以統(tǒng)一時,最好在適當(dāng)?shù)膱龊?向領(lǐng)導(dǎo)班子請示,由領(lǐng)導(dǎo)班子的辦公會集體研究決定。這樣,秘書就能不被領(lǐng)導(dǎo)們的“夾板”夾住。

找準(zhǔn)自己的定位，演好自己的角色。與領(lǐng)導(dǎo)配成搭檔，努力成為他的好伙伴、好助手，提他擔(dān)責(zé)分憂，隨時隨地抓住時機(jī)表示自己對他的忠心，永遠(yuǎn)站在領(lǐng)導(dǎo)這一邊，以你的態(tài)度說明一個事實(shí)：我是你的好朋友，我會盡自己所能為你做事。以你的力量使上司更有光彩，其終極結(jié)果你會發(fā)出耀眼的光芒。

三、秘書角色意識秘書角色及秘書角色意識

“角色”,原本是戲劇、電影等表演藝術(shù)中的概念。上世紀(jì)初,由喬治?米德引入到社會心理學(xué)的領(lǐng)域中,意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范?！盵那么,套用這一概念,“秘書角色”我們就可以理解為“當(dāng)一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范”。因為一個人生活在社會中,經(jīng)常需要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻,在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。在這里,我們所強(qiáng)調(diào)的是當(dāng)一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業(yè)時,他在工作時所應(yīng)具備的權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范。

“角色意識”則是指一個人在社會群體中對自己所處的地位以及由地位所規(guī)定的社會職責(zé)的感知和認(rèn)識、自己對周圍人的種種角色關(guān)系的理解與協(xié)調(diào)。相應(yīng)的,秘書的角色意識也就是秘書人員對自己所擔(dān)任的“秘書”這一角色的社會地位以及由社會地位所規(guī)定的社會職責(zé)的感知和認(rèn)識。正確認(rèn)識秘書角色,是成為稱職秘書從業(yè)人員的基本要求,是腳踏實(shí)地做好秘書工作的保證,更是促進(jìn)秘書職業(yè)化進(jìn)程快速健康發(fā)展的“強(qiáng)化劑”。秘書角色意識的培養(yǎng)

形成正確的職業(yè)角色認(rèn)知,即擺正自我在工作中的位置,認(rèn)清自己在職業(yè)生活中扮演的角

色。秘書在職業(yè)生活中,一般扮演著三種角色:在組織單位內(nèi)部,秘書只是所有職工中的普通一員,他和其他所有職工一樣,都是為完成組織任務(wù)、實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而工作的,除職務(wù)不同和分工不同外,并無任何特殊之處;在和領(lǐng)導(dǎo)相處時,秘書人員是下級、是配角、是輔助者和服務(wù)者,應(yīng)該接受領(lǐng)導(dǎo)的指揮和安排,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作,完成任務(wù);當(dāng)秘書受到領(lǐng)導(dǎo)和單位的委派,作為領(lǐng)導(dǎo)或組織的代表參加一些活動時或從事工作時,秘書人員又成為了單位的代表,可以在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍內(nèi)做出決定,同時應(yīng)該注意建立和維護(hù)組織在公眾心目中良好的形象。

形成正確的職業(yè)認(rèn)知,還應(yīng)該注意擺脫錯誤的角色認(rèn)知造成的誤導(dǎo)。目前,在我國,很多行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)都是從秘書崗位上提拔起來的,這就容易給人造成一種錯覺:今天的秘書就是明天的領(lǐng)導(dǎo)。再加上我國傳統(tǒng)“官本位”文化的影響,更是讓一些人為了升官而選擇了秘書職業(yè)。這種錯誤認(rèn)識在非秘書人員中也普遍存在,以至于形成了一個“錯誤氛圍”,也在一定程度上對秘書人員形成正確認(rèn)識帶來了影響。做秘書是為做官打基礎(chǔ)、做準(zhǔn)備,秘書是“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”,一旦產(chǎn)生了這種錯誤認(rèn)知,在工作中難免會無法認(rèn)清、擺正自己的地位,無法用正確的心態(tài)來面對自己的工作和工作中的各種關(guān)系,從而影響了正常的工作開展。這種錯誤認(rèn)知同時也影響和阻礙了秘書職業(yè)化發(fā)展的道路,即,秘書,應(yīng)該被看作是和教師、醫(yī)生等一樣的一種職業(yè),而不只是一個職位,更不是一個通向仕途的跳板。許多領(lǐng)導(dǎo)人從事過秘書工作,這是事實(shí),但走向領(lǐng)導(dǎo)崗位不是選擇秘書職業(yè)的目的更不是秘書工作的本質(zhì)和目標(biāo)。

我們無意否定有些人走仕途的理想,固然,不想當(dāng)將軍的士兵不是好士兵。但是,身為士兵卻不首先正確認(rèn)識士兵的職責(zé),這就更不是好士兵。一個士兵首先要考慮的是正確認(rèn)識自己的職責(zé),做一個優(yōu)秀的士兵。

所以,培養(yǎng)正確的秘書角色意識首先應(yīng)該培養(yǎng)正確的職業(yè)角色認(rèn)知。

雖然“認(rèn)知”與“認(rèn)同”僅一字之差,但職業(yè)角色認(rèn)同卻比職業(yè)角色認(rèn)知更進(jìn)一步。如果說“認(rèn)知”還只是從客觀上正確認(rèn)識自己所從事的職業(yè),那么“認(rèn)同”則是從主觀上給自己一個正確的評價。

許多秘書人員在談到自己的工作時,常常不愿意用“秘書”兩個字,似乎這兩個字給人的感覺是瑣碎、平凡,甚至低等,而換用“助理”、“文員”等看似更專業(yè)、更上檔次的名稱。的確,秘書的工作可以用瑣碎、平凡來概括,但絕不低等。秘書工作可以分為三大類:辦文、辦事、辦會。僅就辦事一項,就包含了許多瑣碎而復(fù)雜的內(nèi)容:接打電話、收發(fā)文件、打印復(fù)印、替上司安排日程,甚至端茶倒水……這些事情看似簡單并不復(fù)雜,更看不出對于一個決策的制訂、一個組織的運(yùn)營會起到什么決定性的作用,所以,許多秘書人員覺得自己的工作“技術(shù)含量太低”,“隨便換個人都能做”,“好似勤雜工”,成就感很低。因為自己所做的百分之八十甚至更多可能都是一些不起眼的瑣事,而自己在單位中也只是名不見經(jīng)傳的無名小輩,有了成績是領(lǐng)導(dǎo)指揮有方,失誤了卻是自己的失職,甚至要背負(fù)罵名,時間久了,難免會產(chǎn)生職業(yè)倦怠。其實(shí),作為秘書人員,應(yīng)該看到自己在一個組織中所發(fā)揮的作用,應(yīng)該自己首先認(rèn)同自己的作用、肯定自己的價值。秘書人員在一個組織中就像一顆螺絲釘,雖然很小,很不起眼,容易被人忽略,但是作用卻是不容替代更不能缺少。試想一下,一部正常運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)器如果忽然掉了一只螺絲釘,是不是得出故障呢?這些看似小事,卻代表了一個組織的形象,一個沒有經(jīng)歷過秘書職業(yè)培訓(xùn)的人想把這么一項簡單的工作做得完美無可挑剔還真不容易。這僅僅是初級秘書,中級(新標(biāo)準(zhǔn)四級)秘書主要負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、信息調(diào)查研究和整理。高級秘書則需要參與政務(wù)和管理事務(wù),他們不僅是領(lǐng)導(dǎo)得力的左右手,更有可能是領(lǐng)導(dǎo)中樞的成員,工作的綜合性更強(qiáng),對知識和能力的要求更高,在組織工作中發(fā)揮的作用就更不容小覷了。所以,秘書從業(yè)人員大可不必自我輕視,應(yīng)該對自己的價值有一個正確的認(rèn)同。

在認(rèn)同和肯定了自己的作用與價值,給了自己一個客觀、正確的評價之后,還應(yīng)該進(jìn)一步以自己的職業(yè)而驕傲與自豪,樹立一個“我是秘書我自豪”的自信形象和堅定信念。

可以說,每一個成功的企業(yè)里都有一個團(tuán)結(jié)高效的秘書的團(tuán)體在協(xié)同合作,每一位成功的領(lǐng)導(dǎo)背后都有一個得力的秘書充當(dāng)他的助手。比爾?蓋茨曾經(jīng)在公開場合說過:“我和微軟的成功因為有露寶。”(注:露寶是微軟總裁秘書)

秘書人員應(yīng)該自豪地肯定而不是否定自己價值。秘書價值的實(shí)現(xiàn),無論是從本質(zhì)的角度還是從其最終的目的看,都取決于他的艱苦工作和他對別人、對社會的實(shí)際貢獻(xiàn)。盡管秘書人員不直接做決策,也不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,但是秘書人員所做的每一項工作,文字工作、會議籌辦、活動策劃、信息搜集、協(xié)調(diào)溝通,都在創(chuàng)造價值,都在間接地創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會效益。就這一點(diǎn)而言,秘書的作用是不容輕視更不容忽視的。秘書人員應(yīng)該以自己所從事的職業(yè)為榮,以自己為組織為社會所做的貢獻(xiàn)而自豪。

3.秘書人員工作意識

自我意識

秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識和感受,它是秘書人員現(xiàn)代意識的內(nèi)容之一。雖然秘書工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn),但秘書人員又都是具有獨(dú)立人格和獨(dú)立思維能力的個體,特別是在改革開放的今天,秘書人員一方面受開放環(huán)境的影響,應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動性和能動性;另一方面,今天的秘書人員多半受過較高層次的教育,他們更應(yīng)有思考的獨(dú)立性。如果沒有自我意識,何言“參與政務(wù)”?又何言“管理事務(wù)”?因此,作為一個秘書人員,應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力 ,以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù),在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會并執(zhí)行其意圖。

責(zé)任意識

秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞,在一定程度上直接影響著一個單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識,秘書人員才能隨時隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù),才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng),才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。

在建設(shè)有中國特色社會主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級黨政機(jī)關(guān)需要有大批精明能干的秘書，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會高效率的管理。盡管秘書人員級別不同，行業(yè)各異，“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，其秘書意識與氣質(zhì)不能不具備，不能不深化。有較高的秘書意識與氣質(zhì)的修養(yǎng)，秘書功能才能得到最佳發(fā)揮，秘書職能才會高效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，秘書人員在不斷擴(kuò)充理論、應(yīng)用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強(qiáng)秘書意識與氣質(zhì)的修養(yǎng)。

四、秘書工作的參謀之道

工作得法，事半功倍。有參謀之心，不得參謀之法，會南轅北轍，勞而無功。因此，當(dāng)參謀，擬對策，出謀略，務(wù)要熟悉參謀之道。

1.重在調(diào)查研究。在參謀工作中，調(diào)查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是謀略的基礎(chǔ)，謀略以信息為根據(jù)。因此，事關(guān)謀略的調(diào)查研究應(yīng)是高層次、高水平的，特別講究深入實(shí)際的調(diào)查研究。它要求調(diào)研講究實(shí)效出成果；應(yīng)從宏觀、政策、對策上想全局，議大事，求上策，使自己的謀略進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策圈。

2.學(xué)會謀略比較。根據(jù)需要與可能、目標(biāo)與信息，擬個方案并不難。難的是擬定幾套方案，并掌握不同方案的比較方法，從比較中找出優(yōu)劣，加以論證，向領(lǐng)導(dǎo)者提出更為可靠的參謀意見與依據(jù)。有經(jīng)驗的參謀人員，遇事常思多種可能，準(zhǔn)備好方案。參謀方案應(yīng)多而好，當(dāng)然要多得適當(dāng)，好得可取?！皟衫嘟粡钠渲兀瑑珊ο嘟怀闷漭p，利害相交取其利”。有利無害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰優(yōu)孰劣，不能妄加評說，要靠計算分析取得根據(jù)。古語說：“多算勝，少算不勝，何況不算乎！”（《孫子兵法·計篇》）因此，設(shè)計和比較方案，要多做定性分析與定量分析，做到多算于前，少失于后。

3.掌握參謀時機(jī)。信息科學(xué)證明，信息接受者對某一信息最需要時吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個問題解決的條件已經(jīng)基本成熟，我們出謀獻(xiàn)策就容易引起重視。參謀工作的這種規(guī)律性要求提供參謀意見，要

把握好時機(jī)，做到言當(dāng)其時，不失良機(jī)。所謂“機(jī)”，通常是指人們對事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認(rèn)識和利用。在參謀活動中，如能有效地察機(jī)、識機(jī)、握機(jī)、用機(jī)，會以較少的勞動獲得較大的參謀成果。如對“機(jī)”熟視無睹，麻木不仁，或不懂用機(jī)，就會喪失良機(jī)，前功盡棄?！皺C(jī)”，隨時隨地都在變化之中。高明的參謀人員，總是無機(jī)時尋機(jī)，弱機(jī)時強(qiáng)機(jī)，有機(jī)時乘機(jī)，見機(jī)時借機(jī)，得先機(jī)之利參謀人員不可忘記，“見而不決，人將先發(fā)；發(fā)而不繁，人將先收；難得者時，易失者機(jī)，迅而行之，速哉！”（見《兵經(jīng)百篇·速字》）機(jī)不可失，時不再來，要及時謀劃，相機(jī)參謀！

參考文獻(xiàn)：

1.《如何把握好秘書的角色》 作者：謝曉聰 ；

2.來源http://office.hnist.cn/onews.asp?id=302 <淺談秘書工作中的溝通技巧>；

3.周春彥、鞠琳、盛恩澤：《如何當(dāng)好參謀》物資出版社；

4.王育.秘書實(shí)務(wù)[M].北京:高等教育出版社,2007；

5.蔡超,楊鋒主編.現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)[M].廣州:暨南大學(xué)出版社,2006；

6.《秘書工作的參謀之道》作者：佚名。

第三篇：淺談秘書的角色意識

淺談秘書的角色意識

作為一名秘書工作者，能否經(jīng)常意識到自己是“秘書”，意識到社會及領(lǐng)導(dǎo)對秘書角色的普遍期待，這是秘書工作者能否進(jìn)入秘書角色，適應(yīng)工作崗位的關(guān)鍵。因而可以說秘書的角色意識，就是指秘書人員對自己作為“秘書”這一角色的社會地位及由地位所規(guī)定的職責(zé)的知覺、理解和體驗。

在當(dāng)前的社會里，存在著一些對秘書角色的誤解和偏見，有人認(rèn)為秘書不過是領(lǐng)導(dǎo)的“高級保姆”，不需要掌握專業(yè)技能，也有人覺得秘書就是領(lǐng)導(dǎo)身邊的“高參”，是領(lǐng)導(dǎo)跟前的紅人。這些對秘書角色片面以至錯誤的認(rèn)識和說法，給秘書從業(yè)人員樹立正確的角色意識造成了消極的影響。從秘書人員在組織中以及在領(lǐng)導(dǎo)身邊的地位和作用來說，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的下屬，是助手，是配角，而領(lǐng)導(dǎo)是上級，是主角，這是不變的模式。每個秘書人員都應(yīng)該自覺并且心甘情愿地當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和配角。然而秘書人員也不能因甘當(dāng)配角而事事被動，而缺乏工作的主動性，這只會給領(lǐng)導(dǎo)造成不必要的負(fù)擔(dān)，不利于自身職業(yè)的發(fā)展。因此，了解并注重培養(yǎng)秘書正確的角色意識，有利于秘書人員形成鮮明、強(qiáng)烈的角色意識，加深秘書對自身職能的認(rèn)識，挖掘秘書自身工作潛能，改善組織工作作風(fēng)，提高工作效率。

一、秘書人員的角色意識及其培養(yǎng)

（一）增強(qiáng)服務(wù)意識和服從意識

沒有組織機(jī)構(gòu)，沒有領(lǐng)導(dǎo)，秘書角色就無從談起。秘書的工作主要是以為組織、領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)為主的，工作中的一切活動都應(yīng)該服務(wù)并服從于領(lǐng)導(dǎo)的活動和安排。由于秘書的工作具有服務(wù)性和從屬性，因此秘書在組織中居于較為次要的配角地位。作為一名合格的秘書人員，要在思想上充分認(rèn)識到自己的配角地位，增強(qiáng)正確的服務(wù)意識和服從意識。

服務(wù)性是秘書工作的重要特點(diǎn)之一，由于辦公室是組織中的中樞機(jī)構(gòu)，秘書人員不僅服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，更要服務(wù)于組織中的其它部門，服務(wù)于整個組織機(jī)構(gòu)。因此，秘書人員應(yīng)增強(qiáng)自身的服務(wù)意識，樹立熱情奉獻(xiàn)的精神，自覺主動地做好服務(wù)工作，在領(lǐng)導(dǎo)活動中當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的配角。由于秘書工作具有從屬性，服從便成為秘書人員的一個最基本的角色意識。在任何情況下，秘書都應(yīng)當(dāng)堅決地執(zhí)行和維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的正確決定，服從領(lǐng)導(dǎo)的指揮。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)任務(wù)時，秘書人員首先要做到的便是服從，而不是推諉抱怨，刨根問底。倘若秘書人員總是對領(lǐng)導(dǎo)交予的任務(wù)要細(xì)細(xì)斟酌，左右猶豫一番才去執(zhí)行，或是總是追求別出心裁，自行其道，這往往會貽誤工作或者與領(lǐng)導(dǎo)的要求大相徑庭。美國名將巴頓是美國歷史上最張揚(yáng)、最強(qiáng)悍卻是又最懂得服從的四星上將。關(guān)于服從，巴頓將軍曾說過：“服從不只是一種品德，更是一種責(zé)任。” 如果你不懂得服從，或者打了折扣去服從，不僅會損害團(tuán)隊的利益，甚至?xí)行悦荨?/p>

[1]在當(dāng)前社會中，不懂得服從，固然不會有性命之虞，但是卻會使秘書人員無法進(jìn)入“秘書”這個角色中去，不利于自身職業(yè)的發(fā)展。

（二）樹立參謀意識和規(guī)勸意識

隨著當(dāng)代社會的發(fā)展，辦公室的職能在組織中越來越不容忽視，秘書人員的工作也從以往簡單的端茶送水、純粹的辦文、辦會、辦事轉(zhuǎn)變?yōu)椴粌H要辦文、辦會、辦事，還要能夠為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策。

秘書工作具有輔助性，秘書人員在做好自己的事務(wù)性工作時，還要積極主動地收集與組織有關(guān)的各種信息，發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題。在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時，適時適當(dāng)?shù)貫轭I(lǐng)導(dǎo)提供一些有用的信息或者相對優(yōu)化的方案，并能夠細(xì)心敏銳地發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)在工作中、決策上的問題和錯誤，通過恰當(dāng)?shù)姆绞胶颓老蛴嘘P(guān)各方面反映，以便及時進(jìn)行糾正和處理。因此，當(dāng)代的秘書人員樹立起較強(qiáng)的參謀意識和規(guī)勸意識是十分必要的。首先，要擺正自身的態(tài)度。秘書人員的主要職責(zé)，是輔助領(lǐng)導(dǎo)開展各項工作，其中大部分工作仍然是以辦文、辦會、辦事為主。秘書人員可以參謀者、進(jìn)諫者，但絕不是決策者。其次，要抓住正確的時機(jī)。領(lǐng)導(dǎo)難免會有思慮不周的時候，秘書人員應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)委婉、含蓄地向領(lǐng)導(dǎo)提出工作中的不妥之處。最后，要堅持細(xì)致到位的原則。秘書人員平時不僅要抓住領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題，發(fā)現(xiàn)工作中的新問題和新情況，更要思考其切實(shí)可行的應(yīng)對措施和解決方法。因此，一名優(yōu)秀的秘書，往往能夠發(fā)現(xiàn)問題，并及時地以適當(dāng)?shù)姆绞教岢鲇行У慕ㄗh，做到“參之有道，謀之有方，言之及時”。

（三）強(qiáng)化責(zé)任意識和紀(jì)律意識

秘書人員作為組織中承上啟下、平衡左右、溝通內(nèi)外的角色，總是直接或間接地參與到領(lǐng)導(dǎo)的活動中，在各種組織活動中負(fù)有重要責(zé)任。在工作中，往往秘書人員的一個不良的行為或是不負(fù)責(zé)任的工作態(tài)度就會耽誤組織的工作，影響領(lǐng)導(dǎo)的決策，甚至導(dǎo)致組織機(jī)密的泄露，造成重大的損失。因此，秘書人員必須樹立并有意識地強(qiáng)化自身的責(zé)任意識和紀(jì)律意識，更好地履行秘書職責(zé)。

秘書人員日常工作瑣碎復(fù)雜，充滿了各種小事，然而當(dāng)這些簡單的“小事”辦砸就變成了大事。兩千多年前的老子就認(rèn)識到了“天下難事必作于易，天下大事必作于細(xì)”這個道理。周恩來總理更是曾語重心長地告誡道:秘書工作無小事，有時說錯一句話，做錯一件事，辦錯一個文件，往往會造成很嚴(yán)重的后果。試想若一份要印發(fā)幾百份的文件材料，由于工作的不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)，出現(xiàn)了常識性的錯誤，那么將給組織帶來多么負(fù)面的影響！細(xì)微之處體現(xiàn)著專業(yè)，更檢驗著秘書人員的責(zé)任感。在任何的組織中，端正個人作風(fēng)，自覺嚴(yán)格地遵守各項規(guī)章制度都應(yīng)該是組織成員的基本意識。秘書人員則更應(yīng)該強(qiáng)化這種紀(jì)律意識：第一，要端正個人作風(fēng)。由于秘書人員是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的，總在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，處于一種較為特殊的地位，秘書人員必須清醒地認(rèn)識到，并非接近有權(quán)力的人就意味著自己也擁有了權(quán)利，要始終嚴(yán)格地要求自己，淡泊名利。第二，要加強(qiáng)保密意識。秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)活動密切相關(guān)，秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)的思想作為最為了解，并時常有機(jī)會接觸到一些機(jī)要文件，參與重要會議。對此秘書人員要做到守口如瓶，滴水不漏，嚴(yán)格依照組織的程序辦文、辦會、辦事。[3]

[2]

（四）樹立公關(guān)意識和形象意識

當(dāng)今社會紛紜復(fù)雜，組織的平穩(wěn)發(fā)展要求秘書人員必須樹立一定的公關(guān)意識和形象意識。首先，秘書人員是組織的信息中轉(zhuǎn)站，是各種工作關(guān)系的輻射中心。秘書人員想要開展好工作，不僅要協(xié)調(diào)處理好組織中各種人際關(guān)系，更要做好外來接待，應(yīng)對處理好各種突發(fā)的緊急事件。這些事務(wù)考驗著秘書人員堅定的意志，更考驗秘書是否有一定的公關(guān)意識，具備較強(qiáng)的公關(guān)能力。其次，辦公室有時是組織中的對外窗口，是組織的形象部門。秘書人員的一言一行，對內(nèi)體現(xiàn)著辦公室的形象，對外代表著組織的形象。這要求秘書人員要做到：一是與人為善，對待同事同等友好，謙虛和藹，維護(hù)辦公室形象和組織的團(tuán)結(jié)；二是秘書人員要嚴(yán)于律己，絕不做假公濟(jì)私、有損組織集體形象的事；三是秘書人員要講究儀表，注重衣著得體，舉止大方。整理外表的目的就是讓對方看出你是哪一類型的人，人們往往會通過外在的形象去判斷分析一個人的性格和可靠度?？追蜃诱f過：人“不可以不飾。不飾無貌，無貌不敬，不敬無禮，無禮不立。”在工作中，秘書人員要給人以友好、可信賴之感，首先就要外在的個人形象上做好功夫，秘書人員的形象在一定程度上也代表了組織的形象。[5][4]

二、秘書角色轉(zhuǎn)換應(yīng)當(dāng)注意的問題

（一）忌做 “算盤珠”，不撥不動

秘書工作具有被動性，這是由秘書工作的性質(zhì)決定的，但這不代表著秘書人員只能被動地開展工作，教條式地照搬領(lǐng)導(dǎo)的指示。工作缺乏主動性、創(chuàng)新性和技巧性，領(lǐng)導(dǎo)撥一下動一下，這樣的秘書往往會在紛繁復(fù)雜的事務(wù)中捉襟見肘，疲于應(yīng)付。秘書人員領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，聽命行事很重要，但是個人的主動進(jìn)取精神同樣要受到重視。那些能夠自覺主動并出色地把事情做好、沉浸在工作中的秘書無疑會更受領(lǐng)導(dǎo)的歡迎。

約翰和湯姆兩人同時在一家零售店鋪工作，并且領(lǐng)同樣的薪水。一段時間后，約翰青云直上，而湯姆卻仍舊原地踏步。湯姆不滿于老板的“不公正待遇”，終于有一天他到老板那兒去發(fā)牢騷了。所幸老板并沒有生氣，而只是讓約翰和湯姆去集市上看看有什么貨，然后分別回來報告。湯姆很快從集市上回來了，卻只報告賣的是什么，對所賣貨品的數(shù)量、價格一無所知，只得又跑到集市去問了好幾次。然而，約翰不僅把貨品的數(shù)量、價格和質(zhì)量詳細(xì)地匯報清楚，還考慮到了老板的需要，帶回了貨物的樣品，甚至還把販賣貨品的農(nóng)民也請了回來，方便老板了解詳情。相比湯姆只做領(lǐng)導(dǎo)交代的事，細(xì)致主動的約翰當(dāng)然更能受到領(lǐng)導(dǎo)的重視。作為一名秘書人員，不能做算盤珠子，不撥不動，而是要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，積極主動地做好秘書職責(zé)范圍內(nèi)的事。

（二）忌反客為主，濫用職權(quán)

秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的時間較長，對領(lǐng)導(dǎo)的性格、秉性以及領(lǐng)導(dǎo)的做事風(fēng)格都比較熟悉，往往能夠在領(lǐng)導(dǎo)決策時提出與領(lǐng)導(dǎo)的思路和意圖相符的建議而受到贊賞。長此以往，秘書人員若是對自身的角色沒有準(zhǔn)確的定位，就難免造成秘書角色意識的不當(dāng)膨脹，做出超越自身職責(zé)范圍內(nèi)的事，甚至反客為主，濫用職權(quán)。

“被領(lǐng)導(dǎo)者得到授權(quán)，最忌諱的是越權(quán)和弄權(quán)?！薄俄n非子》中“昭侯醉酒”的典故，就講述了

[6]這樣一個故事：有一次韓昭侯醉酒睡著了，負(fù)責(zé)掌管衣服的人不在，專門掌管帽子的侍者擔(dān)心韓昭侯受涼，便拿衣服幫昭侯蓋上。韓昭侯醒來十分開心，但當(dāng)他知道是專門掌管帽子的人給他蓋的，就以越職之名將其處死了?？梢婎I(lǐng)導(dǎo)者對下屬的越權(quán)行為往往是十分忌諱，不能容忍的。又如：秘書小杜工作認(rèn)真，做事漂亮，人緣也是極佳的，可是盡管如此，入職五年的她卻很少得到領(lǐng)導(dǎo)的嘉獎。這是為什么呢？原來是因為小杜常常在某些問題上自作主張，不請示也不及時匯報。比如：公司要新進(jìn)一批辦公設(shè)備，領(lǐng)導(dǎo)讓小杜去詢價作比較，然后再下訂單，然而小杜找到多個商家的資料作了比較后，就自行訂了貨。領(lǐng)導(dǎo)問起，她還總分辯出一堆理由。

不管是“昭侯醉酒”還是秘書小杜的經(jīng)歷都說明了，在工作中，既要把自己的本職工作做好，更要注意不能侵犯到領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)利。因此，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)給秘書人員時，與其回應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)說“好的，我知道了，我會在我的權(quán)限范圍里運(yùn)作的”倒不如告訴領(lǐng)導(dǎo)“我會向您請示匯報的”更讓領(lǐng)導(dǎo)放心。

（四）忌規(guī)行矩步，不知變通

秘書人員常常身處瑣碎繁雜的工作中，如何才能更好更快的地完成各項工作呢？這就需要秘書人員靈活變通，善于運(yùn)用創(chuàng)新性和技巧性的工作方式和方法去解決工作中的難題。秘書人員墨守規(guī)章制度，不懂得審時度勢、靈活變通，不僅會給自己的工作增添負(fù)擔(dān)，降低工作的效率，更有可能給組織造成損失。

昔日“鄭人買履”中鄭人“寧信度，無自信也”，買鞋子的人死板教條，寧愿相信自己量好的尺碼，也不愿意相信自己的腳，最終沒能買到鞋子。又如：有一次，某公司的王總經(jīng)理接到多年合作的客戶給他寄來的一封非常無禮的信，他當(dāng)下怒不可遏便叫來李秘書，讓李秘書強(qiáng)硬回信與之?dāng)嘟^業(yè)務(wù)往來關(guān)系，李秘書當(dāng)下并未對王經(jīng)理的決定予以勸阻。只是在當(dāng)天快下班的時候，李秘書把寫好的信拿給王經(jīng)理過目，并再次請示是否要寄出。此時早已心平氣和的王經(jīng)理也意識到這個決定不妥，收回了成命，避免了沖動之下而造成的業(yè)務(wù)上的損失。試想，若是這位李秘書不懂得察言觀色，不知變通，當(dāng)下便向正在氣頭上的王總經(jīng)理意見相左，或是毫不猶豫地按照王總經(jīng)理的交代，把信件發(fā)給客戶，都不是合適的解決辦法。

《易經(jīng)》中云“窮則變，變則通，通則久。”可見，秘書人員在工作中要懂得達(dá)權(quán)通變，遇到困難應(yīng)該要有迎難而上的精神，不畏懼，不推脫，巧妙地化解工作中的各種難題。

[8]

[7]

四、秘書人員樹立正確的角色意識的作用

（一）有利于提升自身的職業(yè)素養(yǎng) 80、90后作為新時代的職場新生代富有主見，進(jìn)取心強(qiáng)，重視自我價值的實(shí)現(xiàn)，追求個性的發(fā)展。新生代的秘書從業(yè)人員在工作中往往更具主動性和創(chuàng)造性，但同時，也要在工作中定位好自己的角色，忌過分張揚(yáng)個性。此外，當(dāng)代秘書的工作內(nèi)容比以往更加復(fù)雜化、廣泛化，對秘書人員的素質(zhì)水平提出了更高的要求。秘書人員不僅要處理日常辦公室程序性的事務(wù)，還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展各項工作并為領(lǐng)導(dǎo)的決策及其實(shí)施服務(wù)，工作瑣碎復(fù)雜，責(zé)任大。恩格斯說過：“每一個階級，甚至每一個行業(yè)，都各有各的素養(yǎng)?！彼仞B(yǎng)可以說是一種社會意識形態(tài)，秘書人員樹立正確的角色意識，甘于奉獻(xiàn)，辦事主動細(xì)致，處事謙虛謹(jǐn)慎，與領(lǐng)導(dǎo)、同事和諧相處，有利于提升秘書的職業(yè)素養(yǎng)。

（二）有利于提高工作的業(yè)務(wù)水平

秘書人員業(yè)務(wù)水平的好壞常常在其工作能力和工作方法上就可以體現(xiàn)出來了。一位對自己的角色定位準(zhǔn)確，有著強(qiáng)烈的角色意識的秘書在平時的工作中是會不斷學(xué)習(xí)、勤于鉆研、善于總結(jié)的。這樣的秘書會在工作中不斷地發(fā)現(xiàn)自己的不足，努力提高自己的辦事能力以及正確理解和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖、指示的能力，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，認(rèn)真遵循辦事程序，掌握工作的規(guī)律，創(chuàng)新工作的方式，將復(fù)雜的工作化繁為簡，并且能夠與人為善，待人以誠，隨機(jī)應(yīng)變，具有良好的人際關(guān)系和較強(qiáng)的應(yīng)變能力，更加能夠善于總結(jié)工作中的經(jīng)驗和教訓(xùn)。因此，秘書人員樹立正確的角色意識，有利于提高工作效率，改善工作作風(fēng)，提高業(yè)務(wù)水平。

（三）有利于促進(jìn)組織的高效運(yùn)轉(zhuǎn)

一名優(yōu)秀的秘書必然是了解各方對秘書這一角色的期待，有著強(qiáng)烈的角色意識的。這樣優(yōu)秀的秘書人員在工作中將始終以高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，認(rèn)真細(xì)致的態(tài)度做好本職工作，對自己工作職責(zé)范圍內(nèi)的事不推脫，不拖延；秘書機(jī)構(gòu)有時在組織中起到潤滑劑的作用，秘書人員對待領(lǐng)導(dǎo)，敬重有加，對待同事真誠友好，并要及時有效地做好各方的信息溝通工作，避免各種誤會摩擦，維護(hù)組織團(tuán)結(jié)。所謂“政通人和”，只有這樣才能有助于秘書各項活動的開展，組織的各項活動也才能落到實(shí)處，組織的運(yùn)轉(zhuǎn)也才能更和諧、更高效。

五、結(jié)語

時代的發(fā)展將對秘書工作提出新的要求，秘書的角色意識同時也將增添新的內(nèi)涵。秘書人員只有正確認(rèn)識、理解秘書工作的新含義，樹立和強(qiáng)化正確的角色意識，才能真正做到“在其位謀其政，在其職盡其責(zé)”，擁有更大的職業(yè)發(fā)展空間，實(shí)現(xiàn)自己的人生價值。

論文結(jié)構(gòu)完整，條理清晰。論述能圍繞中心展開，論述過程中能舉古今中外的例子加以佐證，論述具有說服力。第一論點(diǎn)有關(guān)概念界定可作為引子出現(xiàn)，不必作為一獨(dú)立論述部分出現(xiàn)，這樣更合理，論述重點(diǎn)更為明晰。進(jìn)一步修改論文語言，使之準(zhǔn)確無誤，把摘要、關(guān)鍵詞補(bǔ)上。

參考文獻(xiàn)：

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第四篇：淺談秘書的角色意識

畢業(yè)論文提綱

淺談秘書的角色意識

引言 “角色”，原本是戲劇、電影等表演中的概念。上世紀(jì)初，由喬治?米德引入到社會心的領(lǐng)域中，意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范。”那么，套用這一概念，“秘書角色”我們就可以理解為“當(dāng)一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范”。因為一個人生活在社會中，經(jīng)常需要扮演不同的身份，例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻，在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。但在這里，我們所強(qiáng)調(diào)的是當(dāng)一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業(yè)時，他在工作時所應(yīng)具備的權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范。本論

一、秘書在領(lǐng)導(dǎo)生活中擔(dān)任的幾種角色

（一）領(lǐng)導(dǎo)思維的腦筋

（二）政策活動的樞紐

（三）決策的督辦員

（四）決策的督辦員

（五）領(lǐng)導(dǎo)信息的資料庫

（六）領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)活動的組織者和隨員

二、秘書人員的角色意識及其培養(yǎng)

（一）服務(wù)意識

（二）參謀意識

（三）協(xié)調(diào)意識

（四）公關(guān)意識

（五）保密意識

（六）創(chuàng)新意識

（七）學(xué)習(xí)意識

（八）規(guī)勸、進(jìn)諫意

三、秘書盡快掌握并進(jìn)入角色的方法

（一）看——看經(jīng)驗豐富的秘書人員是如何工作

（二）聽——多聽別人的經(jīng)驗之談

（三）讀——堅持學(xué)理論與讀書報有機(jī)結(jié)合

（四）練——自我訓(xùn)練

（五）寫——發(fā)揮秘書的“筆桿子”優(yōu)勢 結(jié)語

隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，社會對秘書的需求量越來越大，對秘書的要求越來越高，秘書職業(yè)化程度也越來越高。在這個過程中，秘書人員應(yīng)該對自己有一個正確的定位，方能增強(qiáng)秘書工作的應(yīng)變能力和適應(yīng)能力。

秘書角色意識是對自己所處的地位以及由地位所規(guī)定的社會職責(zé)的感知與認(rèn)識自己周圍人的種種角色關(guān)系的理解與協(xié)調(diào)。一個秘書要想做好自己的工作，就必須清楚自己所擔(dān)任的角色意識，深刻了解自己的角色本質(zhì)，對自己進(jìn)行良好的角色定位，并能主動駕馭他人的特殊心理，抓住人們在工作、學(xué)習(xí)、生活等各種活動中的特定心理來明確秘書的角色意識。秘書的角色意識是做好秘書工作的關(guān)鍵所在，在現(xiàn)實(shí)的秘書工作中，只有把握秘書的角色特征，深入分析秘書角色意識并培養(yǎng)秘書角色意識，才能充分地發(fā)揮秘書人員的主觀能動性，才能樹立正確的角色意識。淺談秘書角色意識

摘要：作為秘書人員，要真正的為領(lǐng)導(dǎo)做好政務(wù)性、事務(wù)性服務(wù)，就要弄清楚自己的社會角色和分工，努力培養(yǎng)和強(qiáng)化正確的角色意識，只有這樣才能明確職責(zé)和任務(wù)，順利完成領(lǐng)導(dǎo)交給的各項工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)提供各種服務(wù)。了解秘書的角色并培養(yǎng)秘書的角色意識，對于加深秘書對自身的認(rèn)識和對自身的角色定位以及改善機(jī)關(guān)工作作風(fēng)、提高辦公效率，都具有很大的現(xiàn)實(shí)意義。關(guān)鍵詞：秘書；角色意識 引言 “角色”，原本是戲劇、電影等表演中的概念。上世紀(jì)初，由喬治?米德引入到社會學(xué)的領(lǐng)域中，意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范?！蹦敲?，套用這一概念，“秘書角色”我們就可以理解為“當(dāng)一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范”。因為一個人生活在社會中，經(jīng)常需要扮演不同的身份，例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻，在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。但在這里，我們所強(qiáng)調(diào)的是當(dāng)一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業(yè)時，他在工作時所應(yīng)具備的權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范。

“角色意識”則是指一個人在社會群體中對自己所處的地位以及由地位所規(guī)定的社會職責(zé)的感知和認(rèn)識、自己對周圍人的種種角色關(guān)系的理解與協(xié)調(diào)。相應(yīng)的，秘書的角色意識也就是秘書人員對自己所擔(dān)任的“秘書”這一角色的社會地位以及由社會地位所規(guī)定的社會職責(zé)的感知和認(rèn)識。

正確認(rèn)識秘書角色，是成為稱職秘書從業(yè)人員的基本要求，是腳踏實(shí)地做好秘書工作的基本保證，更是促進(jìn)秘書職業(yè)化進(jìn)程快速健康發(fā)展的“強(qiáng)化劑”。本論

一、秘書在領(lǐng)導(dǎo)活動中擔(dān)任的幾種角色 秘書基本角色是領(lǐng)導(dǎo)的助手，基本職責(zé)和作用是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展領(lǐng)導(dǎo)活動和政務(wù)活動，實(shí)行組織、行政管理和社會管理。具體角色為：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)，直接在領(lǐng)導(dǎo)的授意下受理機(jī)關(guān)發(fā)生的行政公務(wù)，直接處理在機(jī)關(guān)發(fā)生的與領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)活動有關(guān)的部門的事務(wù)活動，為領(lǐng)導(dǎo)分身、擋小事，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓大事，使領(lǐng)導(dǎo)從繁雜的行政事務(wù)中解脫出來，集中精力開展領(lǐng)導(dǎo)活動和決策思考。秘書在工作中所承擔(dān)的角色，體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)活動中及秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中，具體為：

（一）領(lǐng)導(dǎo)思維的腦筋 秘書是領(lǐng)導(dǎo)的幕僚、資政人員和決策參謀者。秘書思維是領(lǐng)導(dǎo)思維的前導(dǎo)補(bǔ)充和延伸。因此，秘書要隨時關(guān)注宏觀環(huán)境、關(guān)注國際環(huán)境情勢、關(guān)注國內(nèi)環(huán)境情勢，做好思想及知識的儲備，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。

（二）政策活動的樞紐

在上級與平級、下級，領(lǐng)導(dǎo)與群眾的多維關(guān)系中，秘書是傳遞文件、溝通政務(wù)情況的載體。秘書要負(fù)責(zé)疏通政務(wù)渠道，強(qiáng)化政務(wù)聯(lián)系，使上情下達(dá)，下情上達(dá)，達(dá)到很好的溝通效果。秘書還要密切政權(quán)之間、政權(quán)與社會組織、黨政領(lǐng)導(dǎo)與其他社會成員之間的關(guān)系，起到秘書的樞紐或橋梁作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。

（三）決策的督辦員

在領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出的決策、決定頒發(fā)實(shí)施以后，秘書直接負(fù)有檢查、督辦、催辦、落實(shí)的職責(zé)。

（四）領(lǐng)導(dǎo)的信息資料庫

秘書負(fù)有搜集、掌握、儲存大量經(jīng)濟(jì)、行政、社會信息，及時向領(lǐng)導(dǎo)提供必要情況的責(zé)任，并能很好掌握機(jī)關(guān)檔案、文書，保管與工作有關(guān)的社會資料。

（五）領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)活動的組織者和隨員

在以公共關(guān)系活動形態(tài)表現(xiàn)的領(lǐng)導(dǎo)活動和政務(wù)活動中，如集會、慶典、宴請、接待、應(yīng)酬等，秘書是秉承領(lǐng)導(dǎo)意圖的具體組織者，在正式活動場合則要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的隨員。

二、秘書人員的角色意識

秘書是辦公室人員結(jié)構(gòu)的重要組成部分，是辦公室開展工作的直接組織者和參與者，他們的角色是復(fù)雜的，可以是服務(wù)者、代言者、保密員、調(diào)解員等等。社會學(xué)原理告訴我們，角色就是某一個體在社會關(guān)系中所處的地位以及這種地位要求的行為模式。任何人都以一定的角色存在于社會關(guān)系之中。秘書的角色是由秘書在社會活動中的內(nèi)容和活動方式規(guī)定的。在社會實(shí)踐中秘書的職責(zé)不是單一的，這就決定了秘書扮演的角色也不是單一的。

因此，一名優(yōu)秀的秘書人員，不僅應(yīng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，擁有熟練的操作技巧，而且更應(yīng)該具備正確的角色意識，這樣才有助于秘書在工作中獲得“事半功倍’的效果。秘書每天要處理的事情很多，要接觸的人也很多，只有端正了態(tài)度，擺正了位置，才不至于犯“角色錯位”的錯誤，才能在紛繁復(fù)雜的日常工作中靈活自如的轉(zhuǎn)換角色，調(diào)整角色沖突，改善角色錯位，這樣就能在恰當(dāng)?shù)臅r間、地點(diǎn)、場合如魚得水般扮演好自己的角色。要做到這些秘書人員必須要樹立正確的角色意識有：

（一）服務(wù)意識

秘書工作總的指導(dǎo)方向與其他社會工作一樣，都是為人民服務(wù)、為社會服務(wù)的，所不同的是秘書所承擔(dān)的每一項具體工作，都是以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為直接目的，也包括間接為基層或其他部門服務(wù)。秘書必須把服務(wù)作為基本職能，樹立自覺服務(wù)的角色意識，在領(lǐng)導(dǎo)活動和政務(wù)活動中甘當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的配角。

首先，要料事在先，想事在前。秘書在工作中要有超前意識，要把工作的主動權(quán)掌握在自己手中，如果事事要領(lǐng)導(dǎo)催著辦，秘書只能是疲于應(yīng)付，捉襟見肘。其次，要隨機(jī)應(yīng)變，反應(yīng)迅速。在實(shí)際工作中，許多事情，若死守條條框框，往往行不通，必須把握好原則性和靈活性的統(tǒng)一，在不違反原則的前提下變通處理，一個方案不行換另一個方案。例如，客人按照約好的時間來訪，可是領(lǐng)導(dǎo)因為有事要辦出去了。此時，秘書人員就應(yīng)隨機(jī)應(yīng)變，根據(jù)具體情況，變通處理。因此，準(zhǔn)確的判斷、機(jī)敏的行動對于秘書人員來說尤為重要。

（二）參謀意識

秘書的參謀工作，是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，具有對領(lǐng)導(dǎo)者的從屬性，不過它更直接從屬于領(lǐng)導(dǎo)者的決策行為。秘書要在堅定執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策、決定的前提下，把強(qiáng)烈的社會責(zé)任感和事業(yè)心轉(zhuǎn)化為積極的參謀意識，為領(lǐng)導(dǎo)出主意，想辦法，當(dāng)好參謀，為領(lǐng)導(dǎo)提供最佳的服務(wù)。

1、要增強(qiáng)參謀的角色意識。秘書人員應(yīng)當(dāng)盡量跳出事務(wù)圈子，加強(qiáng)政務(wù)服務(wù)和智力服務(wù)，極其謹(jǐn)慎地、竭盡全力地為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。

2、掌握參謀時機(jī)，找準(zhǔn)位置。秘書人員要善于站在全局的角度和領(lǐng)導(dǎo)的高度去認(rèn)識問題、分析問題，找到解決問題的辦法或方案。只有這樣，我們的參謀服務(wù)才能符合工作大局，符合領(lǐng)導(dǎo)的思維節(jié)拍，實(shí)現(xiàn)參謀意識的優(yōu)質(zhì)高效。

3、要參在點(diǎn)子上，謀在關(guān)鍵處。要抓住領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題和群眾反映的熱點(diǎn)問題來提供信息，出主意，想辦法。在工作中，許多新情況和新問題會不斷出現(xiàn)，有些問題雖沒能進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)視線，但卻可能是影響改革和發(fā)展亟待解決的大問題。因此，秘書人員一定要經(jīng)常性地深入基層，深入生產(chǎn)一線，把握事物的發(fā)展規(guī)律，及時發(fā)現(xiàn)不易進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)視線的潛在性的問題，才能為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀，提出相應(yīng)措施，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策。

4、要善于進(jìn)言，更要善于參謀。秘書人員只能發(fā)現(xiàn)問題，卻不能提出切實(shí)可行的解決辦法和有效措施來解決問題，就不能算是一個好的參謀。因此，秘書人員要注重學(xué)習(xí)，不僅要認(rèn)真學(xué)習(xí)唯物辯證法，還要大量涉獵政治、歷史、文學(xué)、金融、法律、現(xiàn)代科技等各方面的書籍，來不斷豐富自己的知識結(jié)構(gòu)；還要多動腦筋，勤于實(shí)踐，從日常的工作實(shí)踐中增長分析問題、處理問題的能力，積累處理各種問題的經(jīng)驗。

（三）協(xié)調(diào)意識

愛因斯坦說過，統(tǒng)一、聯(lián)系、和諧、協(xié)調(diào)是自然界的普遍性質(zhì)。協(xié)調(diào)工作已成為秘書工作中的一個重要部分，文秘人員利用協(xié)調(diào)藝術(shù)可以使社會組織的相關(guān)公眾達(dá)成協(xié)調(diào)，并通過具體的協(xié)調(diào)行為使雙方進(jìn)入和諧狀態(tài)。秘書協(xié)調(diào)的基本方法與注意事項:

1、秘書協(xié)調(diào)是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，在秘書部門的職責(zé)范圍內(nèi)進(jìn)行的。因此，必須了解研究領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的全局性、層次性、科學(xué)性、權(quán)威性、超前性等特點(diǎn)，努力做到：一要從全局出發(fā)，盡可能站在領(lǐng)導(dǎo)的全局高度考慮問題;二要按本層次的職權(quán)范圍辦事;三要講究協(xié)調(diào)的科學(xué)性，認(rèn)真細(xì)致地做好協(xié)調(diào)前期的各項準(zhǔn)備工作，如調(diào)查研究，研究政策，講究方式，選擇最佳時機(jī)等;四要在協(xié)調(diào)中注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，特別是注意依法協(xié)調(diào)、公正協(xié)調(diào)和講究協(xié)調(diào)藝術(shù)，完善協(xié)調(diào)事項的貫徹執(zhí)行和督促檢查手段，使協(xié)調(diào)事項得以兌現(xiàn);五要加強(qiáng)預(yù)見性，即要超前、及時協(xié)調(diào)，減少“馬后炮”，從被動中力爭主動。

2、秘書協(xié)調(diào)既然是輔助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，在大問題上應(yīng)嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)所定的目標(biāo)要求進(jìn)行，加強(qiáng)請示報告，遵守秘書紀(jì)律，不擅自作主，不摻雜私心雜念處理問題。在涉及重要的方針政策性問題的協(xié)調(diào)中，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)親自出面的，秘書要做好信息綜合、溝通聯(lián)系、事務(wù)準(zhǔn)備和有關(guān)文字工作等，并對領(lǐng)導(dǎo)考慮不周的事情及時“參謀提醒”。對于在自己職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)協(xié)調(diào)中，秘書則應(yīng)積極主動，大膽負(fù)責(zé)，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，使領(lǐng)導(dǎo)能把精力解放出來，去抓大事。

3、由于領(lǐng)導(dǎo)工作的全面性，而協(xié)調(diào)又貫穿于一切工作之中，因此，必須明確重點(diǎn)，并充分依靠和調(diào)動其他部門的智慧與力量，共同做好協(xié)調(diào)工作。一些有專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)的問題，諸如經(jīng)濟(jì)計劃的協(xié)調(diào)，組織人事的協(xié)調(diào)，財務(wù)預(yù)算的協(xié)調(diào)等，則應(yīng)當(dāng)主要是協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)，調(diào)動有關(guān)部門的積極性，提出方案，適當(dāng)配合。

（四）公關(guān)意識

科學(xué)的公關(guān)意識和公關(guān)能力是現(xiàn)代秘書的重要素質(zhì)要求。

1、現(xiàn)代秘書工作要取得成功，必須時刻注意樹立和保持自身及其所在組織的良好形象和聲譽(yù)，并將其貫徹于組織工作的始終。

2、現(xiàn)代秘書必須學(xué)會協(xié)調(diào)組織與公眾之間的利益，樹立以公眾利益為重的觀念。秘書工作必須以符合社會公眾利益為原則，任何損害公眾利益的行為都是不利于組織發(fā)展的。所以，現(xiàn)代秘書人員必須牢記公眾至上的原則，樹立起與社會公眾真誠互惠的意識，并將其落實(shí)到自身的工作實(shí)踐中去。在任何時候和任何情況下，秘書人員都應(yīng)該而且必須做到讓組織與公眾溝通交流，達(dá)到利益的相融，實(shí)現(xiàn)組織與社會的和諧發(fā)展。

3、現(xiàn)代秘書必須具備創(chuàng)新審美的意識和能力。公共關(guān)系的目的就是通過各種媒介傳播交流，爭取公眾對組織的理解、信任和支持，擴(kuò)大組織的知名度和美譽(yù)度。

4、現(xiàn)代秘書人員必須具有長遠(yuǎn)發(fā)展的眼光。秘書工作在某種意義上代表著一定的組織形象，具有“窗口”和“形象”作用。因此，秘書的一舉一動、一言一行都必須從組織的長遠(yuǎn)和全局利益出發(fā)，不能只顧眼前，搞短期行為。如果目光短淺，心胸狹隘，就不能從組織發(fā)展的角度去考慮問題和處理問題，就很難與組織內(nèi)外部公眾保持良好關(guān)系來實(shí)現(xiàn)組織新的新發(fā)展。

（五）保密意識

保守秘密是秘書工作的重要職業(yè)道德規(guī)范，秘書在信息傳遞過程中，牢固樹立保密觀念，嚴(yán)格要求自己執(zhí)行有關(guān)保密的法律、法規(guī)和制度。切記莫以得知“內(nèi)情”而炫耀，更不可以“秘密”討好于人。秘書保密意識的加強(qiáng)要做到以下幾點(diǎn)：

1、重視保密工作，提高保密觀念，牢固樹立保密意識，把保密觀念和保密意識貫徹到秘書工作中。

2、落實(shí)保密規(guī)定，明確保密職責(zé)。秘書的保密工作，要求獎懲分明，應(yīng)當(dāng)把保守國家和組織秘密當(dāng)成秘書的基本政治素質(zhì)和職業(yè)道德，杜絕一切泄密事件的發(fā)生。

3、養(yǎng)成保密習(xí)慣，嚴(yán)肅保密紀(jì)律，健全保密法制。秘書在日常工作中，養(yǎng)成保密習(xí)慣是做好保密工作的重要保障，嚴(yán)格的保密紀(jì)律和健全的保密制度是做好保密工作的根本保證。

4、完善保密設(shè)施，加強(qiáng)技術(shù)防范。要做好保密工作，秘書一定要有個很好的保密環(huán)境，要提供必要的保密設(shè)施。

（六）創(chuàng)新意識

辦公室工作是一項綜合性很強(qiáng)、服務(wù)性要求很高、成就感卻很低的工作，需要的是綜合素質(zhì)較強(qiáng)的秘書。文秘人員處理要準(zhǔn)備大量的會議材料、簡報、信息外，還要撰寫新聞報告、調(diào)查報告，這些都需要文秘人員在政策、黨組織允許的范圍內(nèi)，敢于創(chuàng)新，敢于探索。在工作實(shí)踐中還要不斷注重工作手段的創(chuàng)新，充分運(yùn)用現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)和管理技術(shù)。

（七）法規(guī)意識

秘書部門和秘書人員在政務(wù)活動中承擔(dān)著起草行政公文和行政法規(guī)的任務(wù)，因而秘書人員必須具有鮮明的法規(guī)意識，用以指導(dǎo)自己的政務(wù)活動和約束自己的社會行為。

（八）進(jìn)諫、規(guī)勸意識

秘書人員除了對領(lǐng)導(dǎo)工作上服務(wù)、支持以外，還要在發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作、決策出現(xiàn)失誤時，要能通過正當(dāng)?shù)那?、妥善的方法向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映，進(jìn)行及時的糾正和處理；處理領(lǐng)導(dǎo)生活中的違紀(jì)問題，要進(jìn)行堅持原則的必要抵制。

三、秘書盡快掌握并進(jìn)入角色的方法

初上崗的年輕秘書，都迫切希望迅速進(jìn)入角色、盡快縮短與領(lǐng)導(dǎo)要求的差距。要實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)，關(guān)鍵在于研究別人、剖析自己、勤于總結(jié)。具體方法是看、聽、讀、練、寫。

（一）看——看經(jīng)驗豐富的秘書人員是如何工作

處處留心皆學(xué)問。可從面上看，無論是上級、平級、下級，還是年長、年輕的秘書都?xì)w入自己看的范圍，見多識廣，開闊視野；還可從點(diǎn)上看，確定一兩位熟悉的取得突出成就的秘書作為研究對象，從思想品德、性格特征、知識結(jié)構(gòu)、理論觀點(diǎn)、工作方法以及言語表達(dá)技巧等方面深入分析、系統(tǒng)學(xué)習(xí)；可橫向看，對不同層次、不同年齡、不同風(fēng)格、不同職業(yè)的秘書進(jìn)行比較，揚(yáng)長避短，為我所用；亦可縱看，了解優(yōu)秀秘書的成長過程，走別人的捷徑，讓自己少走彎路。

（二）聽——多聽別人的經(jīng)驗之談 聽取不同類型、不同民族、不同習(xí)慣的文秘人員介紹心得體會；與自己工作接近、性格相投、閱歷相似的秘書人員交朋友，借鑒成功的經(jīng)驗，吸取失誤的教訓(xùn)；也可側(cè)面了解，利用各種機(jī)會，向群眾了解文秘工作的新要求。廣聽博彩，相得益彰，只要主動聽，善于聽，就能不斷豐富工作閱歷，增長實(shí)踐才干。

（三）讀——堅持學(xué)理論與讀書報有機(jī)結(jié)合 秘書首先要通讀馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想，把握精髓；同時古今中外的明名著、黨報黨刊的調(diào)研文章，從中央到地方主要的講話等凡是能見到的，都要擠時間盡量去讀，抓住要點(diǎn)，掌握實(shí)質(zhì)。有志者，事竟成。只要長期堅持批判性地閱讀，并有意識地從事實(shí)驗性研究，就能迅速提高理論修養(yǎng)，增強(qiáng)認(rèn)識問題、分析問題和解決問題的能力。

（四）練——自我訓(xùn)練 三天不讀口生，三天不練手生。一要勤練腦。腦子是人體機(jī)器的中樞，只有練就靈巧的頭腦，才能產(chǎn)生一種好思想、好作風(fēng)。二要勤練身。身體力行，在工作中不講價錢，不計名利，爭挑重?fù)?dān)，以身作則；在同事面前作表率，講文明、講團(tuán)結(jié)、講協(xié)作、講奉獻(xiàn)，言行正派，表里如一。三要勤練手。遇事多動手，小到案頭文件、資料的擺放，細(xì)到出差前后行裝打點(diǎn)，秘書要精心設(shè)計，細(xì)心操作，確保萬無一失，為領(lǐng)導(dǎo)提供一流服務(wù)。

（五）寫——發(fā)揮秘書的“筆桿子”優(yōu)勢 是在看、聽、讀、練的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高?？身灨呱械娜?，可敘難忘的事，可寫美麗的風(fēng)景，可抒真摯的情，可講成功的經(jīng)驗，可談失敗的教訓(xùn)，選題廣泛，體裁靈活，一情一景，一事一議，點(diǎn)點(diǎn)滴滴，比比皆是，信息新聞，隨見隨記。寫能幫助秘書掌握寫作規(guī)律，積累寫作經(jīng)驗。無論是調(diào)研報告還是經(jīng)驗論文，其構(gòu)成都離不開準(zhǔn)確的理論闡述和大量典型的事實(shí)論證。這就促使秘書要讀更多的書，想更多的事，看更多的現(xiàn)場，要動更多的腦筋，形成思維上的靈活敏捷、認(rèn)識上的條塊結(jié)合，能力上的鞏固提高。結(jié)語

隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，社會對秘書的需求量越來越大，對秘書的要求越來越高，秘書職業(yè)化程度也越來越高。在這個過程中，秘書人員應(yīng)該對自己有一個正確的定位，方能增強(qiáng)秘書工作的應(yīng)變能力和適應(yīng)能力。

秘書角色意識是對自己所處的地位以及由地位所規(guī)定的社會職責(zé)的感知與認(rèn)識自己周圍人的種種角色關(guān)系的理解與協(xié)調(diào)。一個秘書要想做好自己的工作，就必須清楚自己所擔(dān)任的角色意識，深刻了解自己的角色本質(zhì)，對自己進(jìn)行良好的角色定位，并能主動駕馭他人的特殊心理，抓住人們在工作、學(xué)習(xí)、生活等各種活動中的特定心理來明確秘書的角色意識。秘書的角色意識是做好秘書工作的關(guān)鍵所在，在現(xiàn)實(shí)的秘書工作中，只有把握秘書的角色特征，深入分析秘書角色意識并培養(yǎng)秘書角色意識，才能充分地發(fā)揮秘書人員的主觀能動性，才能樹立正確的角色意識。參考文獻(xiàn)

[1]翁世榮﹒秘書學(xué)概論﹒上海：上海出版社，1984.[2]朱傳忠葉明﹒秘書理論和實(shí)務(wù)﹒杭州：杭州大學(xué)出版社，1995.[3]袁維國﹒秘書學(xué)[M]﹒北京：高等教育出版社，1990.[4]季水河﹒秘書心理學(xué)[M]﹒上海：復(fù)旦年夜學(xué)出書，2007.[5]崔永江﹒淺談秘書的角色意識及其培養(yǎng)[J]﹒佳木斯大學(xué)社會科學(xué)學(xué)報，2004.

第五篇：淺談秘書角色的定位

淺談秘書的角色定位

摘要 進(jìn)入21世紀(jì)，隨著我國改革開放和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的更加深入和信息化時代的到來，秘書工作者的角色也由傳統(tǒng)向多樣化轉(zhuǎn)變，文章從秘書一詞的定義而引出秘書的角色定位問題，了解社會對秘書工作者職業(yè)道德、工作倫理、社交禮儀及辦文、辦事能力的要求以及秘書工作者在與領(lǐng)導(dǎo)相處過程中產(chǎn)生的心理問題作出分析，以便更好的實(shí)現(xiàn)其角色的轉(zhuǎn)化，更好的融入工作環(huán)境，成為一名專業(yè)而成熟的秘書工作者。[ 關(guān)鍵詞] 秘書； 角色；定位

進(jìn)入21世紀(jì)，特別是中國假如WTO后，我國的改革開放和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的更加深入和信息化時代的到來，社會對秘書工作者的要求也隨之提高，而如何成為一名專業(yè)而成熟的秘書人員所需的第一步就是做好秘書的角色定位工作。

在社會中，有相當(dāng)大一部分人對秘書的角色存在著錯誤的理解，認(rèn)為秘書是領(lǐng)導(dǎo)的高級保姆，認(rèn)為其不需要專業(yè)的技能，學(xué)會察言觀色即可，而在現(xiàn)代社會中，方國雄教授曾經(jīng)在《秘書學(xué)》一書中提到：秘書是領(lǐng)導(dǎo)者，主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員，他們以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、辦文、辦事等為主要這能，是領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手。因此，秘書作為一種特定的社會角色，不僅有自己重要的工作內(nèi)容，而且有自己獨(dú)立的人格，秘書人員是依靠自己的知識、能力和勤奮的工作塑造自己的人格形象的，而秘書人員由于處在一個單位中的中樞位置，要參與單位的許多重要活動，秘書人員對外要聯(lián)系工作，接受文電處理信息等，對內(nèi)要溝通、協(xié)調(diào)、組織會議、開展調(diào)研、也可以說是處在一種復(fù)雜的人際關(guān)系的樞紐中，因此有人形容秘書人員應(yīng)該是“眼觀六路，耳聽八方”的這并不是一種夸張，而是秘書工作的真實(shí)寫照，因此如何定位秘書角色成為其關(guān)鍵。而秘書的角色定位要從做人和做事做起。

一、做人

做人首先強(qiáng)調(diào)兩個方面，分別是人品和人樣，所謂人品就是人的品質(zhì)和道德修養(yǎng)，俗話說：要做事先學(xué)做人，而在職場上強(qiáng)調(diào)的做人的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是職業(yè)道德。秘書人員的職業(yè)道德則顯得尤為重要，秘書是公司服務(wù)的辦公室人員，最關(guān)鍵的是要以公司為榮，為公司效力，為公司盡力，即所謂的“盡仁”、“盡義”、“盡禮”、“盡智”、“盡信”。有了這個態(tài)度秘書在本職崗位上將是兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨。在這個社會中，一旦走上崗位，去扮演一名秘書的角色，就必須民明白自己作為公司的一員，要遵守公司的職業(yè)道德，俗話說:“做一天和尚撞一天鐘”，一個負(fù)責(zé)任的和尚即使中午要還俗，早上該撞的鐘也不該漏，這就是職業(yè)道德、職業(yè)倫理，也是秘書人員所必須遵守的。如果你是賣瓜的，即便賣的是老板的瓜，既然拿了老板的薪水為他工作，就應(yīng)當(dāng)盡量說瓜甜，即便瓜不甜，也不該當(dāng)著顧客的面說“別買這瓜，其淡如水”。這么說，不是希望每個人都幫老板去賺不義之財，也不鼓勵大家去參加騙人的行當(dāng)，“道不同，不相為謀”“君子絕交，不出惡聲”。你可以因為理念不同而求去，最少不能穿著人家的制服，站在人家的屋里，吃這人家的飯，卻砸人家的鍋，也許不少剛走上工作崗位的年輕人年輕氣盛，接受不了這樣的結(jié)果，那么即便是選擇離開也要在位一天，遵守一天，職業(yè)道德是你作為一名秘書人人員走上工作崗位要遵守的第一條游戲規(guī)則，要遵守職業(yè)道德必須做到以下兩個方面：（一)要遵守職業(yè)道德，必須時刻維護(hù)公司的利益和顧客的權(quán)益。

（二）要盡忠職守，維護(hù)工作崗位和工作伙伴的權(quán)益，不能吃里扒外，資奸通敵。

其次，在人事問題上我們必須面白自己的身份，秘書職業(yè)只是領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助人員，我們不能代替領(lǐng)導(dǎo)作出決策，這是很容易被忽視也是領(lǐng)導(dǎo)很忌諱的問題，所以不掛把你認(rèn)為你的決策是多么正確，領(lǐng)導(dǎo)的決定是多么的荒謬，我們能做的最多的只是在領(lǐng)導(dǎo)作出決策之前盡最大努力的提醒他，而不是你帶他作出決定，即便事實(shí)證明你是對的，那你也休想再在他身邊待下去了。

劉墉曾在其作品中提到這樣一則例子，張小姐是王經(jīng)理的一名秘書，張經(jīng)理遙望小姐發(fā)一封信給某公司，將其罵一頓，并稱其為騙子，后來張經(jīng)理發(fā)現(xiàn)使自己誤會了此家公司，要親自過去道歉，王小姐卻說不用了，那封信她沒寄，王經(jīng)理如釋重負(fù)的松了口氣，半晌，突然說“我當(dāng)時不是叫你立刻發(fā)的嗎？” 張小姐淺笑：“是啊!但我才到您會后悔，所以壓下了。” “壓了三個禮拜 ？” “對啊，您沒想到吧?

“我是沒想到，可是我叫你發(fā)，你怎么能壓，那么我叫你發(fā)南美的那封你也壓了？” “我沒壓，我知道什么該發(fā)什么不該發(fā)…”

“你做主，還是我做主？”王經(jīng)理沉聲問，后來，張小姐被記了一過，后到孫經(jīng)理的辦公室訴苦，希望調(diào)到他的部門，“不急，不急！”孫經(jīng)理笑笑“我會處理?！备袅藘商?，張小姐被開除了。

我們肯定會說：明明張秘書挽救了公司，他們非但不感激，還恩將仇報，對不對，那么你錯了，正如王經(jīng)理所說-“你做主還是我做主”

假使一個秘書，可以不聽命令，自由心證的把主管要他發(fā)出去的信壓了三個禮拜不發(fā)，她豈不是成了主管？如果有這樣的“黑箱作業(yè)”以后交代他做事誰還可以放心？

再進(jìn)一步說，自己部門的事，跑去跟別的主管抱怨，工作的忠誠又在哪里？如果孫經(jīng)理收了她。會不會跟王經(jīng)理對上，孫經(jīng)理會不會想“那天她會不會有倒伐，跟別人告我一狀？”

所以，你必須明白，在不該佐助的時候做主，就得付出代價，還有你無論幫老板管了多少事情，也不論老板多糊涂，甚至依賴你，到了沒你在，他連電話都不會博的地步，但他畢竟還是你老板，也早該他做主。此外，老板永遠(yuǎn)向著老板，就算工作上對立，你的魅力也不會大到讓他為了你與別的老板翻臉，因為老板在立場上也一致，正所謂一個不忠于自己老板的職員也不會得到別的老板的欣賞。所謂人樣，也就是職場禮儀。

職場禮儀包括儀容、儀表、儀態(tài)。從你走進(jìn)公司的那天起，你的角色就發(fā)生了轉(zhuǎn)變，你已經(jīng)不再是每天素面朝天

T恤、牛仔、運(yùn)動鞋的學(xué)生，也不是每天濃妝艷抹、頭發(fā)五顏六色、大耳環(huán)、穿著暴露隨便的時髦女郎。作為一名秘書人員，往往是以上司代表和企業(yè)發(fā)言人的身份與外界接觸，秘書的整體形象象征了企業(yè)的形象，因此，塑造一個良好的秘書形象，不僅給人于好感，而且有助于你的工作和提升公司的信用度。

（一）、儀容

作為一名文秘人員一般不素面朝天，化妝是為了對自己容貌上的某些缺陷加以彌補(bǔ)，以期揚(yáng)長避短，使自己更加美麗，更為光彩照人。經(jīng)過化妝之后，人們大多可以擁有良好的自我感覺，身心愉快，振奮精神，緩解來自外界的種種壓力，而且可以在人際交往中表現(xiàn)得更加放松，更為自尊、自信，更加瀟灑自如。在社交場合中，通過恰到好處的化妝，可以充分展示自己容貌上的優(yōu)點(diǎn)，維護(hù)自己的形象，反映一個人對某種活動的重視，因其他人好感，對他人表示尊重，而優(yōu)雅清淡的淡妝會增加你的自信心與親和力，更好的與對方溝通。

（二）、儀表

儀表多指穿衣。服裝被稱為人的“第二肌膚”，其可美化人體，揚(yáng)長避短，展示個性，反映精神面貌，體現(xiàn)生活情趣，發(fā)揮多種裝飾性功能。孔子曾經(jīng)說過：“人，不可不飾，不飾無貌，無貌不敬，不敬無禮，無禮不立?！逼洹帮棥眲t指服裝，而在一般生活中，別人對你的第一印象取決于你的服裝，在企業(yè)中，尤其作為一名代表上司與公司形象的秘書人員，在服飾上的要求則更加嚴(yán)格，它是社交取得成功的重要前提，因此，在公司或與外界溝通適應(yīng)船公司規(guī)定的制服、套裝、套裙、工作服等。注重著裝的系統(tǒng)性，整體考慮精心搭配。著裝是整個部分應(yīng)各個部分相呼應(yīng)、配合。在整體上盡可能的完美和諧，恪守服裝本身約定俗成的搭配，并且好的職業(yè)服飾應(yīng)具有實(shí)用性、審美性和象征性等職業(yè)服飾的基本特征，能體現(xiàn)人的責(zé)任與義務(wù)，使人產(chǎn)生莊重、自尊的心理，并且利落、大方、干練，更一波的客戶的信任。但此時必須注意一點(diǎn)，在服裝上也有禁忌，風(fēng)頭切不可蓋過老板，遵守自己的秘書角色。

（三）、儀態(tài)

儀態(tài)，強(qiáng)調(diào)的是坐姿、站姿、及走姿的問題，要做到站有站相，坐有坐姿，行有風(fēng)度，因為儀態(tài)是一個人意識的直接顯露的直接反映，也是外界對一個人的形象、氣質(zhì)、修養(yǎng)判斷的一大方面。因此，作為一名秘書人員，并且是時時帶邊上司與公司形象的職業(yè)秘書來說，優(yōu)雅的儀態(tài)顯得尤為重要，在很多時候，它甚至?xí)且还P生意成敗的決定因素，收起你自以為耍酷、另類、帥氣的姿態(tài)將肆無忌憚的大笑變成優(yōu)雅的微笑，優(yōu)雅的儀態(tài)會讓你在與外界的溝通和社交上大大提分，增加你的魅力與親和力，增加你業(yè)務(wù)成功的幾率。

二、做事

做事即在企業(yè)中的辦事能力，隨著時代發(fā)展的要求，對秘書要求掌握的技能也越來越嚴(yán)格，因此一名合格的秘書人員必須具備以下基本能力：

（一）、寫作能力（辦文能力）

辦文在秘書工作中主要指文稿的撰擬、運(yùn)行及保管利用，因此寫作成了秘書工作極為重要的內(nèi)容，即使在信息化時代的今天。并且要求秘書在撰文的基礎(chǔ)上學(xué)會網(wǎng)絡(luò)化的文字處理技術(shù)，采用以計算機(jī)為主要工具的秘書辦文也是領(lǐng)導(dǎo)和管理者不可缺少的輔助環(huán)節(jié)。秘書撰文應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1、明卻自己代筆者的地位，明確表明組織或領(lǐng)導(dǎo)意圖，不摻雜個人情感。

2、準(zhǔn)確使用規(guī)范文種，選用恰當(dāng)?shù)奈捏w種類并嚴(yán)格按照其格式要求草擬成文。

3、要選用準(zhǔn)確莊重的語言表達(dá)，并且充分考慮到領(lǐng)導(dǎo)的個人風(fēng)格及現(xiàn)場氛圍。

4、要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求反復(fù)修改。

5、要一據(jù)可靠，禁止違法。

只有這樣，才能不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)與組織對執(zhí)筆秘書的信任。

（二）、執(zhí)行能力

執(zhí)行能力在秘書的工作中主要表現(xiàn)為辦事與辦會能力。

1、辦會

辦會是秘書的一項經(jīng)常性工作，不僅要求能夠操辦具體的會務(wù)工作，而且還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖擬定大中型會議的籌備計劃，具有組織會務(wù)工作有序進(jìn)行的管理和協(xié)調(diào)能力，作為一名剛走上工作崗位的秘書人員，應(yīng)虛心向本單位的老職工學(xué)習(xí)，掌握會務(wù)管理技巧，諸如會前擬定會議籌辦方案和應(yīng)急方案；檢查審核會議狀況并及時與領(lǐng)導(dǎo)溝通；匯中隊會議進(jìn)展、經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督及對突發(fā)事件的處理；會后對會議的總結(jié)等等。

2、辦事

辦事是秘書的重要任務(wù)，要高效周密的按程序辦理日常辦公事務(wù)。如:辦公室環(huán)境管理、辦公室日常事務(wù)管理、辦公用品和設(shè)備管理及信息管理。還要忠誠可靠、不折不扣的完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種突發(fā)事件。領(lǐng)導(dǎo)活動安排往往是秘書的重要工作內(nèi)容，此項工作需要較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和總結(jié)工作的經(jīng)驗。在管理信息網(wǎng)絡(luò)中，秘書往往處于樞紐位置，需要敏銳的洞察和敏捷的分析綜合能力，是上司得到一手的有效信息，便與其做出正確的決策，要有效的進(jìn)行人機(jī)配合具體操作管理信息系統(tǒng)的運(yùn)作。

在秘書辦事過程中，秘書人員要隨時接受指派去完成臨時交辦的工作，這就要求其準(zhǔn)確、規(guī)范、有序的完成交辦事項，并且積極、靈活、機(jī)敏、準(zhǔn)確把握辦事原則和領(lǐng)導(dǎo)意圖。此外，秘書必須具有綜合性管理知識和綜合辦公能力，熟練掌握打字、速記、電腦操作、辦公室軟件、音響設(shè)備等專門技術(shù)，只有這樣秘書在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中才能發(fā)揮應(yīng)有作用。

從執(zhí)行能力看，其共組內(nèi)容都是具體而瑣細(xì)的，其作用在于減輕領(lǐng)導(dǎo)者的事務(wù)工作負(fù)擔(dān)，要有熟練的辦公技巧，接待、應(yīng)對電話等方面的技巧，還要有良好的服務(wù)態(tài)度和敬業(yè)精神，注重禮儀，善于處理人際關(guān)系。

（三）、溝通能力

成功溝通是秘書開展工作的基礎(chǔ)，是人際環(huán)境產(chǎn)生活力的源泉，也是形成企業(yè)凝聚力的根本。而秘書的輔助性工作大多涉及辦文、辦事辦會，其具體的工作必須從有效的溝通開始，由此看來，秘書的溝通對象不外乎三種：上司、同事和客戶。秘書以上司溝通時應(yīng)在日常工作中摸清領(lǐng)導(dǎo)的脾氣、性格，尋找拾到的溝通方法，投其所好，但必須尊重領(lǐng)導(dǎo)的身份，尊重但不吹捧，請示但不過分依賴，主動但不越權(quán)。

秘書與同時溝通有助于營造公司同事之間真的有好和諧信賴關(guān)系形成和諧的工作氛圍，因此要關(guān)心同事，不輕視嘲諷同事。

與客戶溝通時要學(xué)會區(qū)分和確認(rèn)不同的客戶及其需求，及時發(fā)現(xiàn)客戶需要。

三、最后，秘書人員雖時常陪領(lǐng)導(dǎo)外出，但更多的時間是在平凡的崗位上默默無聞的工作，秘書工作的內(nèi)容不僅十分繁苦，無名無利，如果想成為一名合格的秘書人員，必須具備良好的心理品質(zhì)和良好的素質(zhì)修養(yǎng)，吃苦耐勞，甘當(dāng)配角，敢做無名英雄，否則是不會干好這項工作的。

作為一名文秘專業(yè)的學(xué)生，面對嚴(yán)酷的就業(yè)壓力，我們必須學(xué)會如何定位自己的秘書角色，成為一名專業(yè)而成熟的秘書工作者。