第一篇：秘書常識：秘書的知識結構

秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面；秘書工作又有自己的專業特點，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業知識。秘書應有四方面知識的縱橫結合。

1、基礎知識

秘書應具有的基礎知識分為兩個方面：一方面是社會科學基礎知識，即相當于高中水平的語文、政治、歷史、地理、外語知識；另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物等知識。高中文化程度，是國家對政府機關干部的最低要求，也是秘書人員應有知識的基本層次。

2、專業知識

專業知識是指所有秘書人員都應具有的秘書業務知識，包括：公文和應用文寫作知識，文書制作和文書處理知識，檔案保管知識，辦公室管理知識，調查研究知識，會議組織知識，信訪工作知識，信息科學知識，行為科學知識和公共關系知識等等。

3、行業知識

行業知識是秘書人員所在行業、系統的專業知識，如在政府機關工作的必須具有行政管理知識，在工商企業工作的必須具有企業管理知識、市場營銷知識。其他處在教育、軍事、外事、科學、文藝、體育、醫療等行業系統的秘書人員，也應分別具有各自的行業基礎知識。

4、相關知識

這一部分是秘書人員為適應時代需要，做好工作，應加以進修提高的知識，是秘書人員知識結構中的較高層次，有經濟學、法學、社會學、心理學、傳播學、領導科學、統計學等。學習這些知識，可以使秘書人員從更廣闊的領域去從事秘書工作。有些知識可以使秘書人員從更深的角度去認識秘書工作和秘書活動。還有些知識可以幫助秘書人員從更好更先進的角度去考慮和從事秘書工作。

第二篇：秘書的知識結構秘書必備3篇

秘書的知識結構秘書必備3篇

于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。本文是秘書的知識結構，歡迎閱讀。

秘書的知識結構一：

一、基礎知識

秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎知識要扎實。為此秘書工作應掌握以下三個方面的知識。

1.科學文化知識

基礎知識的基礎，包括語文、數學、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學習，可以讓自己透過歷史的現象抓住內在的規律和本質的東西。

2.馬列主義理論知識

哲學、政治經濟學、黨的建設、鄧小平理論、有實踐中不斷地學習，才能提高理論修養。

3.政策法規知識

這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規、法令等相關的知識，特別要注重后者的學習。因為它在平時的工作中接觸最多的知識。

二、專業知識

專業知識是秘書工作者知識結構的核心或者是主體，也是區別于其他領域的知識結構的方面。理論知識，是秘書學和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導思想。分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調研和秘書實務的理論。業務知識，秘書工作中各個環節的操作常識，基本技能，操作規范，公文的起草等。行業知識，秘書工作者所在機關的行業的基本知識。

三 相關知識

秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。新的學科知識，社會科學和自然科學，是相關知識中的一個重要內容，包括行為科學、系統論、控制論、信息論。管理學知識，行政管理，領導科學，決策等方面的知識。社會交往知識，社會關系學，公共關系學，人際關系學等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。心理學知識。

四 社會知識

國際知識，當前國際的基本問題，世界格局，政治，經濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發展情況。

國內知識，國情，民情，民俗，民風等。

秘書的知識結構二：

為公司領導服務，是秘書的一大職責。“好秘書當半個家”，做經理的如果有一個得力的秘書是一大幸福。

做經理的人最需要的是處理公司內最重要的事情和花大量的時間去思考的問題。然而如何保證經理把他所有的時間用在重要的事情而不是瑣碎的事情和有足夠的時間去思考，秘書工作的好壞是非常重要的。秘書要善于了解什么事情是必須要經理來處理的，而什么事情需要轉到其他人去處理;腦筋要靈活，善于團結而不可以趾高氣揚，這樣才能得到公司同事的工作配合;秘書要舉止得體并善于公關，因為在外面秘書經常是經理的半個臉面;要心細并且有吃苦精神，因為秘書的工作做好了通常是應該的，而做壞了往往會造成大錯。

對內，好的秘書是經理與員工之間的一座橋梁，做得不好秘書會是經理和員工之間的一堵墻。正確、及時、適時地反映公司內部存在的問題，員工的要求等等是做秘書的責任。如果秘書不是正常溝通，而是東家長西家短，搬弄是非，公司就非亂不可。這種情況并不少見。對外，秘書是經理的代表，外部事務處理得當，可以給經理增添機會和光彩，做得不好，丟臉吃苦果的是經理。因此經理和秘書之間保持良好的溝通非常重要。

秘書的知識結構三：

隨著社會的發展,經濟的繁榮,對外貿易的往來,各種社會關系的多樣化,復雜化,秘書工作的具體內容可以概括為輔助領導管理,提供綜合服務.它是上呈下達,聯絡各方,參與政務.管理事務的一項重要工作,是現代企業管理工作中不可缺少的重要組成部分.現代的秘書工作,對秘書工作人員的文化素養,領導能力,社會交際,智謀,口才,寫作水平等多方面的綜合素質要求也越來越高.所以,秘書工作人員必須循序漸進,不斷學習,增強和深化知識,建立和完善應具備的知識結構,提高綜合素質,以適應秘書工作日益發展這一要求和需要.二、知識結構那什么是知識結構呢?

1.知識結構的含義知識結構，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的“比重”，不僅指數量關系，也指質量關系。

2.秘書的知識結構對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。

(1)基礎知識是指作為一個企業秘書所必須具備的最起碼的知識面。基礎知識越扎實、豐富，秘書的潛力發揮就越大。秘書的基礎知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。

自然科學基礎知識。自然科學基礎知識指數學、生物、天文和地理知識等等。這些常識企業秘書都應掌握。據有關研究表示，數學學得好的人智商都很高。因此，在對秘書工作的研究和實踐當中，人們也開始認識到數學方法論的巨大作用，如輔助決策中的對策論和運籌學方法，經濟分析中的抽象方法和定量化方法，市場預測中的坐標象限方法及導數概念的運用，公文研究中的模型方法，等等。同數學一樣，其它自然科學如生物、天文和地理等，企業秘書也都不能忽視。如企業秘書在為領導安排國際旅程時，若無必要的地理知識，忽略或錯誤地計算了時差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

社會科學基礎知識。社會科學知識如歷史、政治、社會發展史、哲學理論、法律常識、心理學等等，秘書人員都要對此有基本了解。不但要了解自己學科的發展歷程，也要懂得中外文明演進的歷程，有利于我們借鑒歷史經驗，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負的各項事業都立足于科學決策的基礎之上，能使我們在創造現實的活動中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國歷史中所弘揚的傳統美德，對企業秘書人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，后天下之樂而樂”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責”的氣概、“茍利國家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書人員奠定了人格基礎。秘書人員對祖國的社會發展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發展起來的偉大的思想和社會的重大變革都應有大體的認識，才能在工作上維護祖國的利益，發揚民族傳統，繼承正確的思想。當然，在我們打開世界之窗放眼世界時，企業秘書也要對世界幾千年的歷史文化，特別是對主要往來國家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準確把握不同國家的特點，對秘書的工作有相當大的補益。

哲學理論對企業秘書來說也是必須具備的。哲學理論直接影響著一個人的世界觀、價值觀和人生觀。只有對哲學理論有基礎的認識，對正確的哲學思想有肯定的認識，企業秘書才能樹立正確的觀念，從而正確的擺正自己的位置。可見，哲學理論不但對企業秘書非常重要，對于任何一個想要好好生存的人來說也是必不可少的。

企業秘書作為企業的樞紐級人員，法律知識是必備的基礎知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護法，才能成為企業名副其實的“參謀助手”。具體來說，法律知識包括憲法、民法和刑法等等。企業秘書在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業有關的法律、法規，確保企業的生產經營活動在法律允許的范圍內;熟悉并了解現行法律、政策在本企業是否已經用足，以協助領導在法律允許的范圍內拓寬生產領域和經營渠道，搞活經營活動;密切注意本企業的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業。

(2)秘書人員的專業知識可分為兩大部分。第一部分是秘書專業的基礎知識。第二部分是秘書所在行業的行業專業知識。

專業基礎知識。秘書專業的基礎知識應包括秘書學、寫作學、信息學、公共關系學、文書學、檔案學、邏輯學、速記、外語以及中國秘書史等等。秘書學是主要研究秘書工作的特性、一般規律和基本原則的一門學科。內容一般包括：秘書部門的職責范圍、任務要求、機構體制;秘書工作的實踐經驗和工作方法、指導理論;秘書人員的思想修養、知識結構和各種能力的要求;古今中外秘書工作的發展史;秘書學其它相關學科的關系;秘書工作的改革和未來發展方向等。對于秘書來說，秘書學是專業中的根本，是從事秘書職業的入門學科、基礎之基礎。因此，企業秘書必須掌握秘書學。

寫作學對秘書人員來說非常重要，是關鍵學科。他們不但要從中掌握寫作的基本理論，還要通過學習寫作學掌握相當高水平的寫作技巧，懂得不同文種的寫作方法，以適應秘書的工作需要，可以說寫作學在秘書專業的基礎知識中占有很大的份量。古今中外大凡優秀的秘書工作者一般都具有較高的書面表達能力。

信息學就是能把信息意識和信息技術授予企業秘書人員的學科。它包括有關信息的搜集、篩選、存儲、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網絡化服務方面的知識。企業秘書人員的信息意識包含要素有：信息需求目的意識、信息內容意識、信息源意識、信息渠道意識、信息服務項目意識、信息質量意識和信息障礙認知意識。與此同時，企業秘書人員還要在不斷地學習信息學的過程中掌握新興的信息技術。

除了以上專業知識外，文書學、檔案學、邏輯學、速記等專業學科也是企業秘書人員的知識結構中不可缺少的。文書學是研究文書和文書工作的內容、一般規律和基本原則、方法的一門學科。主要內容包括現行文書的性質、特點、作用、種類、體式和撰寫要求;文書工作的規律、原則、制度和方法;文書和文書工作的產生、發展，中外文書史;文書處理的現代化手段等。可見，從中可以學到文書的管理方法、處理方法等，具有很強的實踐功能。而檔案學則專門闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對于秘書人員處理好文件的簽收、保存、發送等工作具有很好的功效。邏輯學是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識。要求企業秘書人員掌握邏輯學，不但要求他們學會運用邏輯表達，還要求他們學會用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，秘書人員能通過這種方式提高工作效率。

行業專業知識。秘書專業知識的另一部分，是秘書所在行業的行業專業知識。這是秘書知識結構中的核心部分。總體來說，行業專業知識是指秘書在企業所從事的行業要求秘書必須具備的行業知識，這對于秘書來說是“第二專業知識”。它包括本企業的生產、銷售概況，人事變動情況，以及本企業在同行中的地位、作用，最重要的是本企業所從事的行業基本常識，比如說在從事服裝經營的企業中就職，就得掌握服飾學、美學等知識。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對秘書職業早有按第二專業進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等。目前一些國家秘書職業的永業化特點，就是因為秘書的第二專業知識已成為其謀職的重要因素。企業秘書工作不能“一俊遮百丑”，光會打字不行，光會寫作不行，光能言會道也不行，還要熟稔本企業的行業專業知識，具備綜合素質。因此，可以說單純的秘書工作是不存在的。行行有秘書，行行秘書需要有本行業的專業知識。這一點，企業秘書必須加以重視。

(3)多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業知識那樣起“標志”作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學習和掌握管理學知識，有助于秘書人員自覺運用管理工作的規律，協助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，秘書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據自己所服務單位的性質來選擇學習管理學的分支學科。如行政機關的秘書可選學行政管理學，企業秘書可選企業管理學等。公共關系學知識。秘書工作在許多方面帶有公共關系的性質，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發布消息等等都涉及到公共關系。掌握公共關系學知識，有助于秘書人員運用公共關系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領導者、秘書與公眾之間的交往實現的。在交往過程中，秘書、領導、公眾都會表現出一定的心理現象和心理特征。學習和掌握心理學知識，不僅有助于秘書人員科學地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質，同時也有助于觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規律，并用這些規律來指導秘書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質量和效果。心理學知識十分豐富，秘書人員要重點學好普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學和秘書心理學等方面知識。經濟學知識。中國共產黨的基本路線明確地規定當前全黨工作應以經濟建設為中心。經濟建設的大潮正推動著我國各行各業發生日新月異的變化。沒有經濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經濟知識的秘書也不可能當好領導者的參謀與助手。經濟學知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據實際需要和自己的能力選學會計、貨幣、證券、市場、外貿等方面的知識。人際關系學知識。秘書人員應學習人際關系學，以發揮對內協調、對外公關的作用。此外，秘書人員還應掌握一些諸如決策學、咨詢學、預測學、文學、人才學、創造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。

三、新世紀秘書還應建構的知識結構

新世紀的到來,特別WTO的加入,使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國將會面臨著更大的機遇與挑戰。這種形勢，也給秘書工作帶來了新的挑戰，也帶來了新的發展機遇。秘書工作再也不是傳統觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發發、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的秘書知識就可以了。21世紀是知識經濟的時代。秘書人員應該具備新的秘書知識結構，拾遺補缺、不斷更新、優化自己的知識結構。我認為，在新世紀，秘書除了具備上述知識外，還應具備以下幾個方面的知識。

1.熟練掌握英語語言方面，英語將成為必備工具。隨著改革開放的深入，國內外的交流日益密切。秘書人員在電話應答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界共同語。所以，在英語方面，不僅要會簡單的對話，還應進一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應工作需要。

2.熟悉電腦操作和辦公自動化設備使用新世紀的秘書人員要充分發揮領導的“千里眼、順風耳”的作用，首先應快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發展。隨著辦公自動化的發展，以數據庫為中心的辦公自動化系統的運用引起了辦公方式的新變化。一些企事業、政府部門辦公室陸續使用計算機、傳真機、復印機、多功能電話機動性及光學符號閱讀器，縮微機、錄相機等等，這些現代辦公設備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3.熟悉了解對外交往中的文化與禮儀知識新世紀，秘書可能要經常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經濟、地理、歷史、習俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。

4.熟練掌握涉外法律知識在新世紀,進行對外經濟貿易活動,簽訂的涉外經濟合同具有嚴格的法律效力。它對雙方的權利和義務均有具體規定和要求,并用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們缺乏涉外法律知識，無論是合同的內容訂得不完備、條款不具體，或是經濟責任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業單位甚至國家應有的損失。

5.會駕駛新世紀，新世紀的秘書要會駕駛，隨時為領導的需要做準備。當然秘書所從事的企事業單位、政府部門可能有專門的司機，但如果發生突發事件需要處理，而司機剛有事出去，加上時間緊迫，這時，如果秘書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決。

四、秘書擁有相應時代需要的知識結構的重要性

現代社會是知識密集的社會，新世紀——21世紀是知識經濟的時代，在這個社會、這個時代中處處需要知識，事事都聯系著知識，沒有知識寸步難行。秘書擁有相應時代需要的知識結構，可以提高秘書自身能力。秘書知識和秘書能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書知識結構是形成和發展秘書能力的基礎。秘書能力的大小首先取決于秘書知識結構的完善程度。一般說來，知識結構越完善，能力便越強;知識結構越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀秘書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書是具有廣博知識和各種綜合能力的復合型人才。秘書只有擁有新時代的知識結構，才能更好地發揮他們辦文、辦事、辦會的能力，如在其間用到的表達能力、調研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書只有擁有一定的知識結構，才能使能力發揮得淋漓盡致，才能為領導更好的服務，做好領導的“左右手”。例如，一個21世紀的秘書，他還只擁有過去的那一套老的知識結構，只會寫寫抄抄，只會動手不動腦，那我想他很快就會被這個新世紀所淘汰。過去不懂法律和經濟，不具備外語能力和計算機操作技能，照樣可以當好秘書。而在今天，如果不具備這些知識與能力，就想當好秘書是很難的。即使你取得秘書資格，也只不過是“濫竽充數”、“中看不中用”而已。秘書擁有新時代、新世紀的知識結構可以激發他們的能力，但最終目的也是為秘書工作而服務，從而帶動領導、企事業單位與政府部門乃至國家的發展。

五、結語

隨著社會的進步，時代的發展，人們的觀念也有所變化，秘書的職能在不斷擴大和更新。現代企業秘書應不斷地對自己的知識結構進行自我調節、自我完善。要把握好企業秘書所具備的知識結構，在基礎和專業知識上加深加固，把握好“三化”(即規范化、制度化、科學化)和“四個轉變”(即從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策、從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息、從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理、從被動服務轉變為力爭主動服務)，并用發展的觀點豐富自己的知識，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻給秘書這一行業。

1.知識結構的含義知識結構，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的“比重”，不僅指數量關系，也指質量關系。

2.秘書的知識結構對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。

(1)廣博、扎實的基礎知識基礎知識是秘書知識結構中的根基。基礎知識越扎實、豐富，秘書的潛力發揮就越大。秘書的基礎知識主要包括以下幾類：政治哲學類。主要包括馬克思主義哲學、政治經濟學、科學社會主義以及現代科學方法論知識。這部分基礎知識是幫助秘書人員解決政治方向和思想方法問題。學習這部分知識，就是要使秘書人員樹立正確的世界觀和方法論，能運用馬克思主義的立場、觀點和方法去分析問題、解決問題。文化基礎類。如語文、歷史、物理、化學、生物、歷史、地理等。這是從事秘書工作最起碼的知識。培根也說過：歷史使人明智;詩歌使人靈秀;數學使人周密;自然哲學使人深刻;倫理使人莊重;邏輯學使人善辯。而這些我們上小學、初中乃至高中時就已學了這些基本方面的知識。當然，我們還需要不斷更新、擴展這些知識。法律政策類。包括憲法、法律、法規、政策。秘書工作政策性很強，秘書人員如果沒有較高法律政策方面的知識修養，就會給領導工作幫倒忙、添亂子，嚴重的還會造成法律后果。因此，秘書人員學習和掌握必要的法律政策知識尤為重要。由于我國的法律政策體系規模龐大，秘書人員應當根據工作需要，在掌握一般的法學和政策理論基礎上，有針對性地學習有關的法律政策知識。重點有兩個方面：一是同秘書工作有關的法律、法規、規章、政策;二是同服務單位的業務活動有關的法律、法規、規章、政策。

(2)精深的專業知識專業知識指秘書在工作范圍、工作職責和工作內容內應掌握的知識。可分為秘書學科專業知識和秘書所在部門的業務知識。秘書學科專業知識。這部分知識是秘書知識結構體系中的核心部分，也是區別于其他專業人才知識結構的標志。這部分知識主要有秘書學、文書學、公文寫作學、信訪學、會議學、調研學、檔案管理學以及現代通信知識、辦公自動化知識等等。只有精通并能熟練運用秘書學科專業知識，才能成為合格的秘書人才。秘書所在部門的業務知識。秘書人員所服務的單位都有其特定的業務活動范圍，了解這些知識能使秘書人員寫材料不說外行話、提建議不當門外漢，使自己工作更具有針對性和科學性，當好領導者的參謀與助手。

(3)多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業知識那樣起“標志”作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學習和掌握管理學知識，有助于秘書人員自覺運用管理工作的規律，協助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，秘書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據自己所服務單位的性質來選擇學習管理學的分支學科。如行政機關的秘書可選學行政管理學，企業秘書可選企業管理學等。公共關系學知識。秘書工作在許多方面帶有公共關系的性質，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發布消息等等都涉及到公共關系。掌握公共關系學知識，有助于秘書人員運用公共關系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領導者、秘書與公眾之間的交往實現的。在交往過程中，秘書、領導、公眾都會表現出一定的心理現象和心理特征。學習和掌握心理學知識，不僅有助于秘書人員科學地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質，同時也有助于觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規律，并用這些規律來指導秘書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質量和效果。心理學知識十分豐富，秘書人員要重點學好普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學和秘書心理學等方面知識。經濟學知識。中國共產黨的基本路線明確地規定當前全黨工作應以經濟建設為中心。經濟建設的大潮正推動著我國各行各業發生日新月異的變化。沒有經濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經濟知識的秘書也不可能當好領導者的參謀與助手。經濟學知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據實際需要和自己的能力選學會計、貨幣、證券、市場、外貿等方面的知識。人際關系學知識。秘書人員應學習人際關系學，以發揮對內協調、對外公關的作用。此外，秘書人員還應掌握一些諸如決策學、咨詢學、預測學、文學、人才學、創造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。

三、新世紀秘書還應建構的知識結構新世紀的到來,特別WTO的加入,使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距,所以中國將會面臨著更大的機遇與挑戰。這種形勢，也給秘書工作帶來了新的挑戰，也帶來了新的發展機遇。秘書工作再也不是傳統觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發發、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的秘書知識就可以了。21世紀是知識經濟的時代。秘書人員應該具備新的秘書知識結構，拾遺補缺、不斷更新、優化自己的知識結構。我認為，在新世紀，秘書除了具備上述知識外，還應具備以下幾個方面的知識。

1.熟練掌握英語語言方面，英語將成為必備工具。隨著改革開放的深入，國內外的交流日益密切。秘書人員在電話應答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界共同語。所以，在英語方面，不僅要會簡單的對話，還應進一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應工作需要。

2.熟悉電腦操作和辦公自動化設備使用新世紀的秘書人員要充分發揮領導的“千里眼、順風耳”的作用，首先應快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發展。隨著辦公自動化的發展，以數據庫為中心的辦公自動化系統的運用引起了辦公方式的新變化。一些企事業、政府部門辦公室陸續使用計算機、傳真機、復印機、多功能電話機動性及光學符號閱讀器，縮微機、錄相機等等，這些現代辦公設備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3.熟悉了解對外交往中的文化與禮儀知識新世紀，秘書可能要經常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經濟、地理、歷史、習俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。比如握手就很有講究。握手是多數國家的人在相互見面和離別時的必要禮節，但也要根據不同對象采取不同的握手方式。對關系親近的人可以邊握手邊問候，甚至可以長時間地握在一起;對一般的客人則只握一下即可，不必用力;年輕人對年長者，身份低的人對身份高的人則應稍稍欠身，雙手握住對方的手，以示尊敬，男人與婦女握手時只要握一下女方的手指。日本人見面后是行鞠躬禮，東南亞佛教國家是雙手合十致意。對各國的禁忌也要了解。在伊斯蘭國家穆斯林不吃豬肉，也忌諱談豬;與東南亞國家客人相見時，不要蹺“二郎腿”，如果鞋底朝向對方，這是不禮貌的表示等等。各國文化及相應的禮儀，秘書必須了解和熟悉，并在與各種外賓接觸中表現為行為，這才能讓對方感到你對他友好和尊敬，從而增進友誼;如果在交往中不注意這些禮儀習俗，可能造成誤會，甚至引起矛盾，從而造成工作上的麻煩。

4.熟練掌握涉外法律知識在新世紀,進行對外經濟貿易活動,簽訂的涉外經濟合同具有嚴格的法律效力。它對雙方的權利和義務均有具體規定和要求,并用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們缺乏涉外法律知識，無論是合同的內容訂得不完備、條款不具體，或是經濟責任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業單位甚至國家應有的損失。例如，我國甲公司與外國乙公司簽訂的造船買賣合同，規定我方如果延期交船超過30天，每天扣減價格5000美元，如超過100天，外商即可解除合同，并應加息償還所預付的價款。但對外商延期付款卻沒有規定違約罰款，如給我方造成損失，我方僅保留索賠權，但沒有規定外方的賠償責任。合同還規定我方要為履行合同的經濟責任提供銀行擔保，而外方是否履行合同，卻沒有提供擔保。這些規定，顯然不符合平等互利和權利義務對等這一簽訂涉外合同的基本原則。因此，新世紀的秘書要當好領導的參謀與助手，必須熟練掌握涉外法律知識。既要了解我國的法律，也要掌握國際上各國的有關法律規定。與此同時，還要掌握國際上隨時變化著的情況，如中國加入WTO后，秘書還要掌握WTO法等一些法律知識。

5.會駕駛新世紀，公司聘用秘書，除了要求秘書懂英語、電腦外，就是懂駕駛了。以前秘書只要收發、整理文件，接待來訪，跟在領導后面開會、做個記錄就行了，而現在具備那樣的知識結構已經不滿足新世紀的需要了，21世紀需要的秘書應該是廣博知識和各種綜合能力的復合型人才。所以新世紀的秘書也要會駕駛，隨時為領導的需要做準備。當然秘書所從事的企事業單位、政府部門可能有專門的司機，但如果發生突發事件需要處理，而司機剛有事出去，加上時間緊迫，這時，如果秘書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決。

四、秘書擁有相應時代需要的知識結構的重要性 “知識就是力量”(培根語)，“掌握無論哪種知識對智力都是有用的”(達?芬奇語)。現代社會是知識密集的社會，新世紀--21世紀是知識經濟的時代，在這個社會、這個時代中處處需要知識，事事都聯系著知識，沒有知識寸步難行。秘書擁有相應時代需要的知識結構，可以提高秘書自身能力。秘書知識和秘書能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書知識結構是形成和發展秘書能力的基礎。秘書能力的大小首先取決于秘書知識結構的完善程度。一般說來，知識結構越完善，能力便越強;知識結構越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀秘書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書是具有廣博知識和各種綜合能力的復合型人才。秘書只有擁有新時代的知識結構，才能更好地發揮他們辦文、辦事、辦會的能力，如在其間用到的表達能力、調研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書只有擁有一定的知識結構，才能使能力發揮得淋漓盡致，才能為領導更好的服務，做好領導的“左右手”。例如，一個21世紀的秘書，他還只擁有過去的那一套老的知識結構，只會寫寫抄抄，只會動手不動腦，那我想他很快就會被這個新世紀所淘汰。過去不懂法律和經濟，不具備外語能力和計算機操作技能，照樣可以當好秘書。而在今天，如果不具備這些知識與能力，就想當好秘書是很難的。即使你取得秘書資格，也只不過是“濫竽充數”、“中看不中用”而已。秘書擁有新時代、新世紀的知識結構可以激發他們的能力，但最終目的也是為秘書工作而服務，從而帶動領導、企事業單位與政府部門乃至國家的發展。

五、優化秘書知識結構的途徑既然秘書擁有相應時代的知識結構是如此的重要，我們應該盡快提出優化秘書知識結構的途徑，以應對新世紀給秘書帶來的機遇與挑戰。具體途徑如下：

1.認清形勢，強化意識思想是行動的源泉，應該清醒認識當今社會日新月異，強化這樣的意識：秘書人員必須學會電腦、普通話、外語等系列知識，補充傳統的知識結構，才能變被動為主動，適應知識經濟時代。2.不斷地對自己的知識結構進行自我調節就是說，善于把過去所學的各種知識有機地組合成新的知識整體，并用新的知識不斷地予以充實和擴大，并且能夠隨著客觀條件地變化不斷增強其適應性。

3.善于把握和運用知識間的相互聯系也就是在學習中注意分析知識間的相互作用，通過消化理解和獨立思考，打通這些聯系，使之融會貫通。因此，秘書人員在建立自己的知識結構過程中，應注意把握知識之間的縱橫聯系，按照循序漸進、系統完整、主輔結合、不斷地更新的原則，逐漸充實和完善，以更好地發揮知識的整體功能。

4.結合秘書工作的實際有些知識，單從理論上講，似乎掌握了，可是一付諸實踐，有時往往面目全非了。而有些實際工作，又需要一定的理論指導，才能開創新局面，取得好的成果。因此，只有把理論和實踐有機地結合起來，才能形成最優化的知識結構。

第三篇：秘書考證常識

秘書考證常識：五類職業資格證書各有不同

秘書作為公司的“主管”，把一切安排得井井有條。各類企事業單位、政府機關都需要這類人才，因此秘書工作具有廣泛的就業空間。同時，由于秘書職位接近中樞，可以接觸學習更多的業務知識，加之與上層接觸機會多，更易獲得橫向發展機會。國家秘書職業資格證書

該證書是1997年勞動保障部推出的第一個全國統考秘書職業資格證書，也是秘書行業的入門標準證書。此秘書資格證具有普遍認可性，一般公司和企事業單位的文秘招聘都以擁有此證書為基本標準。

適用人群：各類在校大學生，正在或準備從事辦公室工作者均可報考此秘書證考試。

權威性：這是含金量較高的秘書資格認證。證件由國家社會和勞動保障部頒發，是在國內從事秘書職業的資格準入證明。

證書等級：國家職業資格五級、四級、三級和二級。

考試內容：采取情景錄像測試和書面筆試模式。考核認證內容和等級將以《秘書國家職業標準》和《秘書國家職業資格培訓教程》為依據，主要考核完成秘書職業功能和工作內容所必備的技能和知識要求，其中包括專業外語考核。

考試準備：文秘專業的學生一般準備3－4個月即可。考試中涉及的文書寫作、公關禮儀、檔案管理、辦公自動化等內容，文秘專業的學生在日常學習中都有涉及。只要認真準備，通過比較容易。

頒證機構：國家勞動和社會保障部。

全國商務秘書（CBSC）資格證書

該證書是中國商業技師協會職業教育專業委員會根據國家文件設立的考試項目，旨在培養具有策劃能力的復合型商務秘書人才。該認證重視商務技能的培養與考核，幫助考生提升文檔管理、信息收集、整理、分析及商務活動策劃等綜合業務能力。

證書等級：初級商務秘書、商務秘書、高級商務秘書。

考試內容：分理論和技能兩部分。根據各科目內容采用不同考試形式。專業理論含商務秘書理論與實務、商務電腦實務理論部分和商務英語，為閉卷筆試考試；商務電腦技能部分為上機考核。

頒證機構：中國商業技師協會。

倫敦工商會（LCCIEB）秘書證書

LCCIEB（英國倫敦工商總會考試局）是全球最大的職業技能證書發放機構之一。LCCIEB的證書適用于需繼續進修的專業秘書，特別是去國外深造的學生，世界上許多大學都把LCCIEB證書列為入學條件之一。該認證目前在國內30多個省市設立了考試中心。

適用人群：所有LCCIEB考試均對外開放，在任何一個依照規定建立了注冊中心的國家，任何國籍的考生都能參加考試。因此對于想出國工作的學生來說，這是一個不可多得的含金量又較高的資格認證。

權威性：LCCIEB是一家國際性的考試機構，在世界90個國家設有考試中心。它所頒發的證書和文憑在這些國家受到普遍承認。

由于LCCIEB是職業資格鑒定組織，因而其證書有“秘書工作綠卡”之稱，其最大的用處就是增強就業競爭力，幫助證書持有者在國內外、特別是國外工作。考試等級：考試等級分為三級，國內目前開考的是二級和三級。

考試內容：二級考試包括商務英語（二級）、商務管理和文本產生三門；三級考試包括商務英語（可自選二級或三級）、商務實踐、商務管理（三級）和文本產生（三級）。

考試準備：準備時間需一年左右，考試難度很大，對辦公程序和速記要求較高，考生最好通過專門的培訓來進行強化訓練。

頒證機構：英國倫敦工商總會考試局。

劍橋辦公室管理國際證書（劍橋秘書）

該證書由國家教育部考試中心中英中心從英國劍橋大學考試委員會引進，是按國際標準開發的秘書技術和職業培訓課程。此證書為國際、國內雙認證證書，除了可以滿足學員就業需要，也可以滿足從業人員提高技能的需要，是較高層次的秘書資格認證項目。目前全球有160個國家認可該資格證書。

適用人群：劍橋秘書證書考試共分初級、中級和高級三個級別，主要是依照學歷不同的人群來劃分層次：初級適用于高職、高專學生；中級適用于本科學歷的學生；高級適用于本科以上學歷的學生。

權威性：UCLES（英國劍橋大學考試委員會）是世界上著名的考試機構之一，劍橋大學考試委員會設計的職業證書考試已在世界上160多個國家開展，每年有600多萬學員參加考試，具有相當高的權威。

證書等級：初級、中級、高級。

報考條件：中專以上學歷在校生及從事辦公室工作人員，具有一定的英語基礎。考試內容：核心課程，如文字處理、商務溝通和任務管理、辦公室管理；選修課程，如速記、客戶服務、組織會議和活動、人際商務技巧、信息與溝通技術。考生可以根據考試級別任選考試模塊。

考試準備：準備時間一般在半年左右，考試采用作業設計和實踐考核等方法相結合，有幾大模塊，考試難度相對較大。

頒證機構：中國教育部考試中心、英國劍橋大學考試委員。

IAAP秘書資格證書

IAAP是國際職業秘書協會的英文簡稱，是全球著名的跨國性職業組織，在27個國家和地區設立分支機構。作為全球聞名的秘書協會組織，其考試影響力不可小覷，在業內被稱為“博士級”的資格證書。目前，IAAP在北京和上海等大城市已設立了培訓點和考點。

報考條件：高中以上學歷，且具有6年秘書工齡。

考試內容：包括企業法、企業行為科學、企業管理、人際學、秘書會計學、秘書技能、辦公室秘書工作程序等。

頒證機構：國際職業秘書協會。

第四篇：秘書人員應具備的知識結構

現代秘書應具備的知識結構

2008-06-09 08:54:58| 分類： 默認分類 | 標簽： |字號大中小 訂閱

現代秘書應具備的知識結構

——秘書專業畢業生就業情況調查報告

【摘 要】本文針對在科技的進步、社會的快速發展、現代企業日新月異的變化這一形勢下，秘書也將面臨著新的機遇和嚴峻的挑戰，分析了現代企業秘書除熟練掌握過去的知識外，還應掌握的新知識。還提出了秘書要不斷地對自己的知識結構進行自我調節、自我完善；以求秘書能適應這個現代企業的發展和需求。

【關鍵詞】新世紀、秘書、知識結構、新知識

[abstract]This article in view，in the technical progress，society's fast development，the modern enterprise change with each new day under change this situation，secretary will also be facing the new opportunity and the stern challenge，has analyzed modern enterprise secretary besides the knowledge which grasps skilled，but should also grasp new knowledge。Also proposed secretary must carry on the self-adjustment，the self-perfection unceasingly to own knowledge structure;Secretary can adapt this modern enterprise's development and the demand in order。

[key word]New century，secretary，knowledge structure，new knowledge

一、引言

隨著社會的發展，經濟的繁榮，對外貿易的往來，各種社會關系的多樣化，復雜化，秘書工作的具體內容可以概括為輔助領導管理，提供綜合服務。它是上呈下達，聯絡各方，參與政務。管理事務的一項重要工作，是現代企業管理工作中不可缺少的重要組成部分。現代的秘書工作，對秘書工作人員的文化素養，領導能力，社會交際，智謀，口才，寫作水平等多方面的綜合素質要求也越來越高。所以，秘書工作人員必須循序漸進，不斷學習，增強和深化知識，建立和完善應具備的知識結構，提高綜合素質，以適應秘書工作日益發展這一要求和需要。

二、秘書知識結構是什么呢？

1、知識結構的含義知識結構，是指一個人所掌握的知識類別，各類知識相互影響而形成的知識框架以及各類知識的比重。這里所講的“比重”，不僅指數量關系，也指質量關系。

2、秘書的知識結構對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面：基礎知識、專業知識、相關知識。

（1）基礎知識是指作為一個企業秘書所必須具備的最起碼的知識面。基礎知識越扎實、豐富，秘書的潛力發揮就越大。秘書的基礎知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。

自然科學基礎知識。自然科學基礎知識指數學、生物、天文和地理知識等等。這些常識企業秘書都應掌握。據有關研究表示，數學學得好的人智商都很高。因此，在對秘書工作的研究和實踐當中，人們也開始認識到數學方法論的巨大作用，如輔助決策中的對策論和運籌學方法，經濟分析中的抽象方法和定量

化方法，市場預測中的坐標象限方法及導數概念的運用，公文研究中的模型方法，等等。同數學一樣，其它自然科學如生物、天文和地理等，企業秘書也都不能忽視。如企業秘書在為領導安排國際旅程時，若無必要的地理知識，忽略或錯誤地計算了時差變化，就會造成很大的麻煩，甚至耽誤要事。

社會科學基礎知識。社會科學知識如歷史、政治、社會發展史、哲學理論、法律常識、心理學等等，秘書人員都要對此有基本了解。不但要了解自己學科的發展歷程，也要懂得中外文明演進的歷程，有利于我們借鑒歷史經驗，能使我們避免重蹈前人覆轍，能使我們肩負的各項事業都立足于科學決策的基礎之上，能使我們在創造現實的活動中變得更加聰明，更加理智。另一方面是歷史中，尤其是我國歷史中所弘揚的傳統美德，對企業秘書人員良好美德的形成也有極大的塑造作用。不管是“先天下之憂而憂，后天下之樂而樂”的情懷，還是“天下興亡，匹夫有責”的氣概、“茍利國家生死以，豈因禍福避趨之”的思想，都為秘書人員奠定了人格基礎。秘書人員對祖國的社會發展變化歷史，對幾千年形成的璀璨文化，以及從中形成和發展起來的偉大的思想和社會的重大變革都應有大體的認識，才能在工作上維護祖國的利益，發揚民族傳統，繼承正確的思想。當然，在我們打開世界之窗放眼世界時，企業秘書也要對世界幾千年的歷史文化，特別是對主要往來國家的歷史變遷，民族文化的形成有大致了解。這樣才能準確把握不同國家的特點，對秘書的工作有相當大的補益。

哲學理論對企業秘書來說也是必須具備的。哲學理論直接影響著一個人的世界觀、價值觀和人生觀。只有對哲學理論有基礎的認識，對正確的哲學思想有肯定的認識，企業秘書才能樹立正確的觀念，從而正確的擺正自己的位置。可見，哲學理論不但對企業秘書非常重要，對于任何一個想要好好生存的人來說也是必不可少的。

企業秘書作為企業的樞紐級人員，法律知識是必備的基礎知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護法，才能成為企業名副其實的“參謀助手”。具體來說，法律知識包括憲法、民法和刑法等等。企業秘書在法律方面的作用有：熟悉、了解與本企業有關的法律、法規，確保企業的生產經營活動在法律允許的范圍內；熟悉并了解現行法律、政策在本企業是否已經用足，以協助領導在法律允許的范圍內拓寬生產領域和經營渠道，搞活經營活動；密切注意本企業的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業。

（2）秘書人員的專業知識可分為兩大部分：第一部分是秘書專業的基礎知識。第二部分是秘書所在行業的行業專業知識。

專業基礎知識。秘書專業的基礎知識應包括秘書學、寫作學、信息學、公共關系學、文書學、檔案學、邏輯學、速記、外語以及中國秘書史等等。秘書學是主要研究秘書工作的特性、一般規律和基本原則的一門學科。內容一般包括：秘書部門的職責范圍、任務要求、機構體制；秘書工作的實踐經驗和工作方法、指導理論；秘書人員的思想修養、知識結構和各種能力的要求；古今中外秘書工作的發展史；秘書學其它相關學科的關系；秘書工作的改革和未來發展方向等。對于秘書來說，秘書學是專業中的根本，是從事秘書職業的入門學科、基礎之基礎。因此，企業秘書必須掌握秘書學。

寫作學對秘書人員來說非常重要，是關鍵學科。他們不但要從中掌握寫作的基本理論，還要通過學習寫作學掌握相當高水平的寫作技巧，懂得不同文種的寫作方法，以適應秘書的工作需要，可以說寫作學在秘書專業的基礎知識中占有很大的份量。古今中外大凡優秀的秘書工作者一般都具有較高的書面表達能力。

信息學就是能把信息意識和信息技術授予企業秘書人員的學科。它包括有關信息的搜集、篩選、存儲、提取、綜合分析處理、利用、反饋以及網絡化服務方面的知識。企業秘書人員的信息意識包含要素有：信息需求目的意識、信息內容意識、信息源意識、信息渠道意識、信息服務項目意識、信息質量意識和信息障礙認知意識。與此同時，企業秘書人員還要在不斷地學習信息學的過程中掌握新興的信息技術。

除了以上專業知識外，文書學、檔案學、邏輯學、速記等專業學科也是企業秘書人員的知識結構中不可缺少的。文書學是研究文書和文書工作的內容、一般規律和基本原則、方法的一門學科。主要內容包

括現行文書的性質、特點、作用、種類、體式和撰寫要求；文書工作的規律、原則、制度和方法；文書和文書工作的產生、發展，中外文書史；文書處理的現代化手段等。可見，從中可以學到文書的管理方法、處理方法等，具有很強的實踐功能。而檔案學則專門闡述檔案的形成、作用、收集、鑒別、整理、加工及利用，對于秘書人員處理好文件的簽收、保存、發送等工作具有很好的功效。邏輯學是指研究人的思維形式、思維方式，以提高思辨能力、邏輯水平的知識。要求企業秘書人員掌握邏輯學，不但要求他們學會運用邏輯表達，還要求他們學會用邏輯去思考。速記是一種快速記錄的方式，秘書人員能通過這種方式提高工作效率。

行業專業知識。秘書專業知識的另一部分，是秘書所在行業的行業專業知識。這是秘書知識結構中的核心部分。總體來說，行業專業知識是指秘書在企業所從事的行業要求秘書必須具備的行業知識，這對于秘書來說是“第二專業知識”。它包括本企業的生產、銷售概況，人事變動情況，以及本企業在同行中的地位、作用，最重要的是本企業所從事的行業基本常識，比如說在從事服裝經營的企業中就職，就得掌握服飾學、美學等知識。在秘書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對秘書職業早有按第二專業進行分類，如法律秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等。目前一些國家秘書職業的永業化特點，就是因為秘書的第二專業知識已成為其謀職的重要因素。企業秘書工作不能“一俊遮百丑”，光會打字不行，光會寫作不行，光能言會道也不行，還要熟稔本企業的行業專業知識，具備綜合素質。因此，可以說單純的秘書工作是不存在的。行行有秘書，行行秘書需要有本行業的專業知識。這一點，企業秘書必須加以重視。

（3）多樣的輔助知識輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業知識那樣起“標志”作用。它對秘書人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。主要包括：管理學知識。秘書是輔助管理人員，秘書工作是管理工作不可缺少的一部分。學習和掌握管理學知識，有助于秘書人員自覺運用管理工作的規律，協助領導實施管理。管理學具有眾多的分支學科，秘書人員除了掌握管理學原理之外，可以根據自己所服務單位的性質來選擇學習管理學的分支學科。如行政機關的秘書可選學行政管理學，企業秘書可選企業管理學等。公共關系學知識。秘書工作在許多方面帶有公共關系的性質，比如代表領導接待客人、參與談判、對外發布消息等等都涉及到公共關系。掌握公共關系學知識，有助于秘書人員運用公共關系這一手段，為塑造組織的社會形象增添光彩。心理學知識。秘書的輔助管理活動總是通過秘書與領導者、秘書與公眾之間的交往實現的。在交往過程中，秘書、領導、公眾都會表現出一定的心理現象和心理特征。學習和掌握心理學知識，不僅有助于秘書人員科學地分析自己的心理過程及其特征，克服自己的心理障礙、提高自己的心理素質，同時也有助于觀察和了解領導者以及公眾的心理過程和特征，掌握他們的心理活動規律，并用這些規律來指導秘書與領導者和公眾之間的交往，以提高交往的質量和效果。心理學知識十分豐富，秘書人員要重點學好普通心理學、管理心理學、領導心理學、社會心理學和秘書心理學等方面知識。經濟學知識。中國共產黨的基本路線明確地規定當前全黨工作應以經濟建設為中心。經濟建設的大潮正推動著我國各行各業發生日新月異的變化。沒有經濟頭腦的領導者顯然是不稱職的，而不懂經濟知識的秘書也不可能當好領導者的參謀與助手。經濟學知識猶如廣闊的海洋，秘書人員可根據實際需要和自己的能力選學會計、貨幣、證券、市場、外貿等方面的知識。人際關系學知識。秘書人員應學習人際關系學，以發揮對內協調、對外公關的作用。此外，秘書人員還應掌握一些諸如決策學、咨詢學、預測學、文學、人才學、創造學、情報學、編輯學、新聞學、傳播學、社會學等發面的知識，擴大自己的知識面，以便使自己在工作中更加得心應手、揮灑自如。

三、新世紀秘書還應建構的知識結構

新世紀的到來，特別WTO的加入，使中國與世界的距離縮短了，但也明顯暴露了我們方方面面的差距，所以中國將會面臨著更大的機遇與挑戰。這種形勢，也給秘書工作帶來了新的挑戰，也帶來了新的發展機遇。秘書工作再也不是傳統觀念中的電話接線員、接待員，以及收收發發、抄抄寫寫的文員，只要具備簡單、基本的秘書知識就可以了。21世紀是知識經濟的時代。秘書人員應該具備新的秘書知識結構，拾

遺補缺、不斷更新、優化自己的知識結構。我認為，在新世紀，秘書除了具備上述知識外，還應具備以下幾個方面的知識。

1、熟練掌握英語語言方面，英語將成為必備工具。隨著改革開放的深入，國內外的交流日益密切。秘書人員在電話應答、來人來函的接待等方面，都需要使用普遍通行的語言。英語是世界共同語。所以，在英語方面，不僅要會簡單的對話，還應進一步掌握寫作、翻譯等技巧，才能適應工作需要。

2、熟悉電腦操作和辦公自動化設備使用新世紀的秘書人員要充分發揮領導的“千里眼、順風耳”的作用，首先應快捷地獲取各種信息，這就需要熟悉電腦，才能讓繁雜的辦公事務向辦公自動化、辦公信息化發展。隨著辦公自動化的發展，以數據庫為中心的辦公自動化系統的運用引起了辦公方式的新變化。一些企事業、政府部門辦公室陸續使用計算機、傳真機、復印機、多功能電話機動性及光學符號閱讀器，縮微機、錄相機等等，這些現代辦公設備的使用，有效地改變秘書人員手抄手寫的手工勞動方式，極大地提高辦公效益和管理水平。

3、熟悉了解對外交往中的文化與禮儀知識新世紀，秘書可能要經常地同外國賓客打交道，這就必須要了解和熟悉這些賓客國家的政治、經濟、地理、歷史、習俗、禮儀等知識，這樣才能正常地、順利地交往，才能彼此溝通。

4、熟練掌握涉外法律知識在新世紀，進行對外經濟貿易活動，簽訂的涉外經濟合同具有嚴格的法律效力。它對雙方的權利和義務均有具體規定和要求，并用賠償和提交仲裁等條款來制約違反合同的行為。如果我們缺乏涉外法律知識，無論是合同的內容訂得不完備、條款不具體，或是經濟責任不明確，都會影響合同的履行，從而造成企事業單位甚至國家應有的損失。

5、會駕駛新世紀，新世紀的秘書要會駕駛，隨時為領導的需要做準備。當然秘書所從事的企事業單位、政府部門可能有專門的司機，但如果發生突發事件需要處理，而司機剛有事出去，加上時間緊迫，這時，如果秘書會駕駛，就剛好派上用場，可以使事件順利得到解決。

四、秘書擁有相應時代需要的知識結構的重要性

現代社會是知識密集的社會，新世紀——21世紀是知識經濟的時代，在這個社會、這個時代中處處需要知識，事事都聯系著知識，沒有知識寸步難行。秘書擁有相應時代需要的知識結構，可以提高秘書自身能力。秘書知識和秘書能力二者是相輔相成、互為因果的。秘書知識結構是形成和發展秘書能力的基礎。秘書能力的大小首先取決于秘書知識結構的完善程度。一般說來，知識結構越完善，能力便越強；知識結構越單一，能力則越弱，二者成正比。所以，知識與能力是分不開的。新世紀秘書工作將變得越來越龐雜、新穎、高深，這就需要秘書是具有廣博知識和各種綜合能力的復合型人才。秘書只有擁有新時代的知識結構，才能更好地發揮他們辦文、辦事、辦會的能力，如在其間用到的表達能力、調研能力、交往能力、管理能力、操作能力等等。秘書只有擁有一定的知識結構，才能使能力發揮得淋漓盡致，才能為領導更好的服務，做好領導的“左右手”。例如，一個21世紀的秘書，他還只擁有過去的那一套老的知識結構，只會寫寫抄抄，只會動手不動腦，那我想他很快就會被這個新世紀所淘汰。過去不懂法律和經濟，不具備外語能力和計算機操作技能，照樣可以當好秘書。而在今天，如果不具備這些知識與能力，就想當好秘書是很難的。即使你取得秘書資格，也只不過是“濫竽充數”、“中看不中用”而已。秘書擁有新時代、新世紀的知識結構可以激發他們的能力，但最終目的也是為秘書工作而服務，從而帶動領導、企事業單位與政府部門乃至國家的發展。

五、結語

隨著社會的進步，時代的發展，人們的觀念也有所變化，秘書的職能在不斷擴大和更新。現代企業秘書應不斷地對自己的知識結構進行自我調節、自我完善。要把握好企業秘書所具備的知識結構，在基礎和專業知識上加深加固，把握好“三化”(即規范化、制度化、科學化)和“四個轉變”(即從偏重辦文辦事轉變為

既辦文辦事又出謀劃策、從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息、從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理、從被動服務轉變為力爭主動服務)，并用發展的觀點豐富自己的知識，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，把生命中最寶貴的青春年華奉獻給秘書這一行業。

第五篇：秘書常識

秘書常識：如何掌握速記技能

“會速記的人不一定是秘書，而秘書人員卻應該掌握速記技術。很多國家的秘書工作是速記工作的同義語，有?速記秘書?這個特定的職稱。凡是從事秘書工作的人員，都要熟練地掌握實用性很強的速記技術。速記被列為秘書考試的內容之一，是作為秘書人員的錄用或晉升的一個標準。”（《秘書職業技能培訓鑒定教材·第四章速記基礎知識》）由此可見，把速記作為秘書人員應該掌握的技能列為職業資格技能考試鑒定的內容，說明國家的有關方面已經重視速記在秘書工作中的作用。因此，國家勞動與社會保障部制定的《秘書職業技能標準》對初級秘書、中級秘書、高級秘書在“速記知識”方面提出了不同的要求。要求初級秘書“熟悉漢字快速記錄與速記的基本原理與方法”，中級秘書“熟練速記與漢字快速記錄法的知識”，高級秘書“掌握速記符號略寫法的創制規則及應用常識”。初級的只是“熟悉”漢字快速記錄與速記的“基本原理與方法”；中級的則進一步要求“熟悉速記與漢字快速記錄法”在“法”上“熟悉”其“知識”；高級秘書則不能只停留在“熟悉”其“漢字快速記錄法”與一般“速記知識”，而要求“掌握速記符號略寫法的創制規則及應用知識”，強調的是掌握規則會“創制”并能“應用”，讓秘書人員在學習速記知識基礎上，結合實際工作需要去創制一些常用詞、語、句的略寫法。

然而，從近幾年的幾次全國秘書職業技能鑒定考試試卷內容來看，“秘書技能”方面考核鑒定根本就沒有有關“速記技能”的內容。

不論初級還是中級、高級，對速記這門“實用性很強的技術”，只是讓秘書“了解”點速記知識，并沒有要求“掌握”有關速記的應用“技術”，而且每道題僅為1分，速記題分數最多僅占知識卷總分的4%。所以在歷次鑒定考試中，不少參加考試的秘書人員對速記部分都不去理睬它，認為丟速記分不在乎，影響不了大局。這顯然與“凡是從事秘書工作的人員，都要熟練地掌握實用性很強的速記技術”的要求是相悖的，有違于秘書職業技能素質的初衷。秘書到底應該不應該掌握速記技能，退一步說，應該不應該掌握漢字快速記錄的一些方法，這是亟待解決的觀念上的問題。據美國《職稱辭典》對“秘書”一詞的正確含義，是指工作水平高超、能貫徹執行下列活動的人：“

（一）全面處理機關或公司的行政工作，以減輕政府官員或公司負責人的較次要的行政事務及辦公室工作；

（二）能運用速記記錄口述；

（三）能用翻譯機將口述或將復制的記錄信息譯成文字；……”可見，作為秘書人員對于會速記和速記技能的掌握是不可或缺的。

建議重視速記技能鑒定考試，不僅要適當增加速記知識的考核比例，還應該有速記技能考試的內容，如同考核計算機運用能力那樣必須在規定時間里聽寫一段不少于2000字的速記記錄（哪怕就是使用漢字“漢字快速記錄法”），從而考查應考的秘書人員與秘書工作相關的速記技能的實際能力水平，與秘書職業技能標準相一致。