第一篇：秘書管理制度

學院辦公室秘書管理制度

第一章 總則

為促進學院辦公室秘書工作的規范化、制度化、流程化，提高各項工作的質量和效率，促進院長與學院各部門之間的信息溝通，協助院長順暢處理日常事務，現結合我院實際情況，制定本制度。

第二章 管理原則

一、雙重管理原則：即秘書受院長及所在學院辦公室主任管理；

二、雙重負責原則：即秘書對院長及所在學院辦公室主任負責；

三、秘書工作原則：服從安排原則、溝通協調原則、同心合作原則、積極主動原則、工作保密原則。

第三章 秘書工作性質

秘書作為院長的工作、生活服務人員，要協助院長做好日常事務的處理，能服從院長的安排，做好學院各項工作的上傳下達，保證各項信息的有效性和實效性，要成為院長的得力助手。

第四章 秘書必備素質

一、職業化秘書的標準:

1、正直、公平，堅持既定政策和原則

2、誠實守信、實事求是

3、以工作為榮，設定高的工作水準

4、不失約、不違約、不食言、不泄密

5、勤奮努力工作，不斷學習

6、有序利落，有條不齋

7、追求效率和效益

8、按約定完成工作，保質、保量、及時

9、客觀正確對待意見與批評

10、要有大局觀

二、秘書的職業態度

1、主動性（Initiative)

2、適應性(Flexibility)

3、團隊精神(Team work)

4、尊重他人(Respect for People)

5、創新精神(Creativity)

6、堅持原則(Uncompromising Integrity)

7、服務與貢獻(Service & Contribution)

8、認同與分享(Sharing)

第五章 秘書的禮儀素質

秘書要充分發揮禮儀的作用，達到工作自如的效果，除了把握好基本的禮儀原則外，還應從以下幾方面加強對自身素質的培養。

一、要有良好的道德修養

禮儀是道德的一種外在表現形式，良好的道德會令人自然展示優雅得體的舉止儀態，表現謙虛恭敬的態度。

1、公正客觀。要公正地評價他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務的高低論曲直，提

批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。

2、忠誠守信。要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向對方說明情由以得到他人的諒解。

3、擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責，而不能超越權限，既要積極地配合工作，又不能干預領導的決策或其它部門的工作。

二、要有謙虛而恭敬落落大方的態度

1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。

2、舉止。手勢和行立坐態都能表現出謙虛而恭敬的態度。言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。

3、牢記別人的姓名，稱呼恰當親切。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。

4、培養溫文而雅的儀表風度。秘書正式場合應著整潔得體大方優雅的職業裝。

三、要有作為領導輔助人員應具備的基本禮儀

秘書作為院長工作的輔助人員，除完成日常業務事宜外，更多的精力是為院長服務。一個好的秘書既是領導的助手又是領導的參謀，在日常工作中既要輔助領導進行決策，同時還要輔助領導樹立良好的公眾形象。

（一）作好助手和參謀的工作

1、參與決策調研，提供有分量的信息。首先是廣泛收集信息，多提供真實情況。其次是超前搞好調研，多提供決策預案。再次是和領導同步思維，多提供有分量的文稿。其中要把握三點：

第一，要有觀察力，跟蹤了解院長的思維軌跡，敏于捕捉領導的思想火花。

第二，要站在領導工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。

第三，主動與院長交流思想，通過聽取領導的意見不斷調整自己的思維，在事務處理和文稿撰寫中更好地體現院長的思想。

2、參與實踐，協助院長推進工作。

（1）積極介入有關工作，及時掌握相關情況，適時提出建議。

（2）經常了解全局情況。

（3）參與要有度，參謀要有方。參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”。

（4）參與工作實踐，要當好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關、協調的工作。

（二）輔助院長塑造良好的形象

1、語言形象

院長在正式場合發表講話，要事先準備好文字材料、發言提綱。公務活動之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動內容、所要解決的基本問題及與此相關的人文等知識）供院長參考準備。

2、協助院長樹立行為形象。要在事務安排中，尤其是學院內部活動中，多接觸普通員工和學生，了解情況，融于基層之中，才能使領導的形象得以升華。

3、協助院長樹立感化形象。秘書要協助院長做好以下幾項工作：

（1）要待人熱情，例如在院長開展某項活動之前，詳細了解該項活動所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領導掌握對方的信息，為開展熱情友好的交際活動創造條件。

（2）對外交往要真誠情切，秘書要很好地領會和把握院長的處事原則，并在對外交往中很好地運用，必要時提醒院長率先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。

第六章 秘書的重要職業技能

一、日常事務處理

（一）撥打/接聽電話的程序和技巧

1、打電話前的準備

1）準備好電話記錄本和筆；

2）把要與對方說明的事情、內容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。3）準備好通話時需要的文件資料。

4）查閱對方電話號碼，確認無誤，開始撥打。

2、正式撥打電話

（1）撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是山西工商學院院長辦公室**

（2）如需與有關人員通話，應有禮貌地請對方傳呼或轉達。

（3）如告知對方的內容較復雜，應主動提醒對方做好記錄。

（4）逐一將事情說明，注意語言簡明、準確；

（5）通話結束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。

3、接聽電話：3聲鈴響內將電話接起，平和有禮貌的：“你好！山西工商學院院長辦公室**”。接聽電話分以下幾種情況：

（1）上級部門及平級部門來電直接記錄留言，記錄聯系電話、聯系人，來電事宜，并給對方復述確認無誤。如不緊急，記錄下來轉告院長；情況緊急需轉達領導的，要及時匯報院長。遇院長外出參會時，要及時發信息告知院長。

（2）學院內部來電要問清事由，如需要要匯報院長；其他可視情況請示辦公室主任后處理。通話結束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。

（3）對于無關緊要的人和事，要學會篩選過濾，果斷拒絕。

4、通話技巧：

（1）日常禮貌用語：詢問對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？”“請問有什么事？”等；對院長直接領導、保持經常聯系的外部、內部人員應在日常工作中盡量熟悉，達到聞其聲知其人，并及時告知院長。

（2）如對方有事需要傳達，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達的事再重復一遍，以便必要時再與對方聯系。

（3）如接聽到找院長的電話，而不能把握院長是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答院長“在”或“不在”，可說“請問您是哪位，有什么事情？請您稍等一下，我去看看院長是否在？”，然后請示院長后再確認是否轉呈院長接聽。在對方不肯告知身份及事由的情況下，經反復詢問后未果，可委婉結束通話。

（4）如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還

（5）如一個未完又來一個，應視電話內容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，（6）整理電話留言，在院長回來后匯報相關信息。

（二）傳真

1、將傳真分類：

（1）需要院長本人審閱的，根據院長授意處理。

（2）由秘書來代為處理的：

A、轉給其他相關負責人

B、由秘書本人回復的，需要注意一下幾點：

遵守公文寫作規范；

保密文件需要傳真時，應先與對方聯系，發送到指定傳真機上，發送后再與對方確認；

需請對方協助抄送時，務必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍；

務必在傳真件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。

2、必要的傳真分類存檔。

（三）郵件

1、根據郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結、新聞/通報、私人郵件等等）或按具體項目設子文件夾。

2、將收件箱中的郵件過濾：

（1）需要院長本人審閱的，打開郵件內容請示院長閱示，并將附件內容存入相應文件夾，督促、協助院長在規定時間內處理相關事宜。

（2）以院長名義回復時，要在語氣上予以注意，編輯好回復內容后請示院長無誤方能從院長的信箱發出。

3、由秘書來代為處理的：

（1）轉給其他相關負責人，并督促其承辦，并將結果反饋給院長;

（2）由秘書本人回復的，要將事情匯報院長，請示院長意見后再行回復。以秘書名義發送時，要說明郵件內容為院長授意；

（3）如發出的郵件需要追蹤結果或確認對方是否收到，需要設置回執，如對方未能及時查看，需電話告知。

4、重要郵件內容要及時進行存檔。

（四）文件管理

1、收到文件，首先閱讀文件，判斷是否應由院長處理，然后審核文件格式是否正確、內容表述是否清晰、完整。

2、需要院長審閱的由學院辦公室辦理來文閱辦卡，再請院長閱示。

2、對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由，重點內容用彩筆標注，便于院長審閱。

3、按院長批改意見復印后轉發、呈送，必要的事情進行追蹤，反饋結果。

4、必要文件進行存檔。

注：傳真、郵件、信函等內容為外文的，應及時譯出。

（五）名片及相關通訊錄

1、分類：可根據實際情況分類，如類型、地域等；

2、存放：名片盒；錄入到電子名片檔中（更易查找，但需要錄入時間）

3、應準備一名片夾，存放與院長聯系緊密且重要的人員名片，并保證查找時方便快捷。

4、院長常用通訊錄要歸類放置，保證是最新更新的。舊通訊錄分類放置歸檔，以便隨時翻閱。

二、日程安排

“日程安排”是指時間排定的領導工作計劃，是領導工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術的集中體現。秘書的職責是當好“管家”，按日程安排為領導做好各種必要的準備，并提醒領導實施。

（一）總體原則：

1、掌握院長的日常工作、近期工作重點、作息習慣、身體狀況，2、優化工作方法，細心觀察院長工作習慣與做事風格，主動適應其工作節拍；

3、了解學院的發展情況，留意近期的工作興奮點；

4、對計劃內事情預先寫入院長日程表；及時整理日程表，以免安排沖突；重點事情要特殊標記；

5、明確事情的優先級，在處理事務時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；

6、注意日程安排的時間松緊，適當安排。

（二）經驗與技巧

1、出差前后一個工作日不要安排過多的事務；

2、在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給院長留出整理思路的時間；同時預留時間處理日常事務；

3、根據院長習慣留出適當固定時間健身、閱讀報刊資料及其他信息；

4、對于院長的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固定時間在日程當日與院長再次核對，保證無更改；

5、不要代替領導做決定，在院長的同意下針對其工作習慣和時間對各種預約酌情處理；

6、控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；必要時候要用合理的方式提醒領導；

7、掌握近期要回避的人物；

8、秘書可按照院長習慣，制作秘書工作日程表。

三、出差安排

1、出差前：

（1）確定出差目的和日期；

（2）確認航班、酒店，是否有接送機；選擇好的航空公司、航班；盡量在出差目的地

附近選擇院長熟悉的酒店；明確接送機人的聯系方式；

（3）確認出差陪同人；

（4）如有具體對接人，要與出差地相關人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。

（5）做出完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）

（6

2、出差中

（1）根據院長日程安排，隨時匯報學院各項工作及院長關心事宜的進展情況；

（2）與各部門加強溝通，及時掌握學院各部門的相關信息。

（3）根據情況及時院長溝通，及時調整日程安排。

3、出差后

（1）及時向院長匯報出差期間學院各項工作進展；

（2）出差后資料整理存檔；

（3）出差后相關會議精神傳達或召開專題會議。

四、會議及接見

（一）院務委員會

1、與院長確認會議時間及參會人員，是否為院務擴大會議；

2、擬定會議議題，報請院長閱示；

3、通知相關人員參會，并告知會議議題；

4、準備會議資料；

5、準備會議室相關設備，保證會議室整潔、設備功能正常；

6、做好會議記錄；

7、形成會議紀要；

8、對于會中安排的事宜要根據時間節點逐項督辦，并將督辦結果反饋院長。

（二）院長辦公會

1、與院長確認會議時間；

2、通知各部門負責人參加會議，并告知準備各部門匯報工作；

3、準備會議資料；

4、準備會議室相關設備，保證會議室整潔、設備功能正常；

5、做好會議記錄；

6、形成會議紀要；

7、對于會中安排的事宜要根據時間節點逐項督辦，并將督辦結果反饋院長。

（三）有重要客人參加的會議注意事項：

1、綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預定會議室；

2、如有外部領導參會，要視情況注意準備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；

3、如有外賓參會，會前與對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提前確認；

4、根據來訪人員的身份級別，請示領導是否準備紀念品；

5、在與來訪單位溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時間，并通知對方確切的會面時間及地點；

6、考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前通知相關人員準備；

7、如需安排參觀，提前與各參觀點人員聯系，安排參觀陪同人；

8、如有需要會前給院長提供相關背景材料；

9、給院長準備足量名片，并提醒會面時攜帶；

10、提前40分鐘再次進行設備調試，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有

禮的態度；

11、提醒院長參會，如有需要陪同參會，參會中協助放映ppt，并關注會場內情況，隨機應變，靈活處理各種情況；

12、會面結束后，代院長或陪同送客人離去；之后整理會場儀器設備。

（四）參加外部會議

1、收到會議邀請；

2、確認時間、地點、內容、主辦單位、邀請其他人員都分別是誰（如會議有座次表，了解院長具體座位）；

3、是否會產生相關費用；

4、查看既定日程，請示院長確認是否參加；

5、給對方發參會回執，并列入院長日程表；

6、根據文件要求，如需發言，安排文書室擬定發言稿；

7、將發言稿初稿提請院長審閱修改后再行定稿；

8、參會前給院長準備背景資料；

9、提醒院長參會；

10、準備好相關資料參加會議；

11、會議結束，整理資料歸檔。

（五）媒體采訪

1、收到采訪邀請；

2、由宣傳處長與媒體對接，鑒別是否為正規媒體的采訪，采訪主題、是否產生費用、采訪時間、地點，報紙版面大小或電視播放時段等具體事宜；

3、宣傳處長請示院長是否同意采訪；

4、宣傳處長與媒體對接落實采訪記者的具體信息，并請示是否需要其他陪同采訪人員；

5、媒體提供采訪提綱，宣傳處長負責把關，與院長碰頭擬出提綱答案；

6、提前了解記者需求，為記者提供背景材料，盡量讓領導在采訪過程中少做解釋；

7、接待記者；

8、按時采訪；

10、與記者落實見報或播出時間；

11、記者稿件編輯完成后要回電子版請示院長是否需要修改，根據院長意見修改完畢后再定稿發布；

12、到時通知院長及各部門收看，并將報紙（原件、復印件）或視頻存檔；

13、學校內外網發布新聞，并上傳各網站相關鏈接。

（六）陪同院長參加的大型活動：

1、接受活動邀請及活動議程，判斷重要程度，征詢院長意見；

2、對于院長同意參加的活動事先安排日程；

3、了解活動議程，參加人員、著裝需求，征求院長意見；

4、提醒院長應參與哪幾項活動；

5、帶好活動議程、名片等資料；

6、活動中關注院長的需要，注意保持在院長的視線內；

7、會后整理業務資料和名片。

（七）突發來訪接待

1、問清對方來訪目的；

2、詢問是否與院長有預約，如有人推薦見院長，一定問清楚誰介紹、什么事情后先

通報院長再做安排；

3、對于院長熟悉且非常重要的客人，可直接通報院長是否當下接見；對于有具體承辦部門的可直接轉到該部門負責人處接待；對于無關緊要的人要留下來訪者聯系方式、詢問具體事宜做好登記后禮貌拒絕但，如果自己不能確定，一定要征詢相關負責人的意見；

4、如需要等待，禮貌告知客人請稍等，院長正在處理緊急公務；

5、重要客人要為對方準備茶水，同時禮貌地暗示對方院長的下一個約會何時開始，請對方注意時間；

6、對于院長熟悉且非常重要的客人，如果院長當時不愿接待或不在辦公室，由秘書視情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，或幫助他安排和相關負責人見面；留下來訪者的聯系方式和資料，待院長方便時再行匯報，如果需要可進行后續安排；

7、對于與其它部門業務相關的來訪，可以告訴對方相關部門的聯系方式，留下對方的聯系方式和資料，轉交相關部門處理；

8、注意事項：有些來訪者聽不進秘書所做的任何解釋，死纏著非見院長不可，一定要毫不妥協—但要注意禮貌—反復進行解釋并提出建議。

五、溝通協調

（一）內部溝通

1、秘書要與院長建立經常性的溝通，了解院長近期的工作重點及管理方面的思想。準確理解院長的授意、做好上情下達的工作；

2、要與各部門建立良性溝通，隨時掌握各部門工作進展情況；

3、要關注學校各項活動開展時間、進展情況；

4、要督促各部門在工作完成后及時向院長匯報。

（二）外部溝通

外部溝通會大量使用電話、電子設備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務禮儀。要以學校利益為基礎，在溝通中尊重對方，要注意多方了解與交流合作相關的事務，以做到準確理解對方的意圖、幫助進行有效的溝通與傳達。

六、文字支持

（一）秘書文字支持應達到的要求：

1、針對性強——文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題，提出意見和辦法。

2、具體真實——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。

3、條理性強——文字工作具有明確的指導作用，可操作性強，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。

4、時限性強——要寫得及時，否則會延誤時機。

5、要有固定的格式。

（二）秘書文字支持的種類：

1、傳真和郵件（詳細處理流程見前）

2、業務類文檔（正式文件、講話稿、報告、總結、PPT制作等）

3、一般信件、感謝信、邀請函等

（三）程序：準備——撰擬——審核修改、發布

1、準備

（1）明確行文要求。秘書應事先了解行文目的、收文對象、主要內容，在與院長相互溝通中，準確領會領導意圖，并據此進行寫作。

（2）確定主題。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和

主張。要注意選擇正確的文種。

（3）調查研究收集材料。在接受院長授意后，秘書應進行深入的調查研究，收集標志材料。

2、撰擬文稿

（1）合理安排正文的表述次序，可使文檔內容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。

（2）寫好開頭與結尾。開頭用以喚起收文者注意，引導閱讀。（3）用詞用字應準確、規范，應正確標明標點符號。（4）文內使用簡稱時，一般應當先用全稱，再注明簡稱。

3、審核修改、發布

（1）文檔擬好后，應認真、嚴肅地反復進行審核與修正。

（2）審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復推敲修改，對于重要的文檔還要組織討論，最后提交院長審核批準、發布。

第二篇：秘書管理制度

秘書管理制度

1.目的

為了進一步加強行政秘書崗位管理，充分發揮行政秘書的服務與輔助職能，以規范開展行政秘書的日常工作。2.適用范圍

2.1.組織范圍：適用于集團、事業部和分公司 2.2.業務范圍：適用于秘書崗位人員管理 3.術語和定義

無

4.關鍵角色職責

無

5.制度內容描述

5.1.任職資格

5.1.1.學歷及知識背景：大專以上學歷，接受過企業文秘、公文寫作、計算機應用、商務禮儀等方面的教育培訓。

5.1.2.工作經驗：具備本公司助理、內勤等崗位一年以上工作經驗或者其他公司秘書、助理、內勤崗位三年以上工作經驗。

5.1.3.基本知識與技能：有較好的寫作基礎，熟悉公文寫作，能夠獨立起草一般性公文；具備較強的事務處理能力；具有較強的組織、協調能力與人際溝通能力；熟悉接待禮儀，能較好處理一般性接待工作；熟悉使用辦公軟件；熟悉文件資料歸檔的基本程序和方法。

5.1.4.素質要求：品格優秀、責任心強，有較強的保密意識；待人熱情，有良好的服務意識；嚴謹細致、一絲不茍。

5.2.工作內容

5.2.1.日程管理：計劃制定、行程安排，并及時記錄和提醒。5.2.2.接待工作：接待來訪客人、接聽各類電話。

5.2.3.會議及活動：會議規劃、通知、會場布置、資料準備、會議記錄、會議追蹤。

5.2.4.公文寫作：信息收集、起草或協助起草各類文件、報告。5.2.5.溝通支持性工作：溝通公司內外部領導或合作部門的協作關系，及領導交辦的其他工作事項。

5.2.6.文件處理與保管：處理來往信函和傳真，文件檔案管理。5.2.7.綜合事務管理：辦公室環境管理及其他。

5.2.8.決策支持工作：信息的處理與分析，對公司內外經營、管理事務提供參謀和決策支持。

5.3.管理辦法

5.3.1.考評成績連續兩次為合格（含）以下的，以及連續兩個月月度考核成績低于80分的，調離本崗位。

5.3.2.一年中受到兩次通報批評的，調離本崗位。5.3.3.每提交不少于2篇學習總結或讀書體會。5.3.4.每參加不少于12課時的培訓。5.4.培訓方式

5.4.1.入職培訓，由人資統一安排了解集團，公司概況，規章制度，組織結構，使其更快適應工作環境。

5.4.2.部門崗位培訓，發放《秘書崗位手冊》，熟悉新崗位職責，工作流程。

5.4.3.月度例行培訓，每月參加行政本部安排的培訓課程，學習專業知識。

5.4.4.OJT培訓，每季度，由秘書的直接領導對其進行溝通，對必要的知識、技能、工作方法等進行優化。

6.特殊事項

無 7.相關文件

無 8.附件

無

第三篇：秘書管理制度重點強調

秘書管理制度重點強調

秘書面試

● 招聘秘書前必須由副總辦填寫人員需求表，報秘書管理部批準

● 各職位秘書最少要經過兩級面試合格后方可入職

秘書培訓

● 秘書入職7天內由所屬區域（副）總監秘書負責培訓并逐級向上匯報培訓情況 秘書晉升

● 各職位秘書的晉升需由上級向秘書管理部提出申請，秘書管理部與秘書進行面談，秘書提交工作總結

● 秘書管理部批準晉升后，將《員工考核表》、《秘書晉升面談表》、《個人工作小結》遞交人事部，晉升從次月1日開始生效

秘書入調離

● 秘書入職前必須參加上機考試，考試合格者方可辦理入職

● 秘書必須進店入職，不得提前計薪，以辦理入職手續、簽訂勞動合同日為起始計薪日

● 秘書人員調職前要求副總助理提前五個工作日以郵件形式向秘書管理部申請 ● 秘書人員主動離職必須提前一個月向所屬營業部副總辦提出申請，副總辦助理第一時間上報秘書管理部，秘書管理部對離職秘書進行調查及備案；秘書人員由公司辭退/除名的，要求提前五個工作日由副總辦助理通知秘書管理部 ● 店務秘書調、離職需要在監交人（指定（副）總監秘書）的參與下與接任的秘書在分行完成財務、交管、行政、IT、費用方面的交接；（副）總監秘書調、離職需要在監交人（指定副總助理）的參與下與接任的（副）總監秘書完成相關內容的交接；副總辦助理/秘書調、離職需要在監交人（秘書管理部經理指定）的參與下與接任人員完成相關內容的交接

● 秘書人員于調、離職當日必須進行上述內容的交接，完成交接后由上級主管逐級審核簽字，由其本人到總部與相關部門進行交接工作完成的簽字確認，否則，將暫扣離職人員當月薪資，直到完成所有交接確認的簽字工作 秘書投訴 ● 開設秘書投訴專用郵箱，做為秘書投訴的基本渠道

● 投訴人填寫《投訴單》并發送郵件→秘書管理部受理郵件回復（1個工作日內）→秘書管理部展開調查→反饋投訴人處理結果（7個工作日內）

第四篇：秘書部內部管理制度

秘書部內部管理制度

為了更好加強對內部自身的管理，完善管理機制，提高工作效率，培養學秘書部內部成員的時間觀念，特制定本條例。

一、秘書部干事、成員應按時參加學生會召開的會議、例會，并簽到。

二、內部會議嚴禁讓他人代簽或待他人簽到。如需請假應向上級匯報。如未經許可，記入“無故缺席”。

三、凡學生會召開的例會、臨時會議、大型活動、值班及各項活動，應到人員應按規定時間到達指定地點，不得遲到、早退或缺席。一學期請假的次數不得超過三次，超過三次者按曠會處理（依次積累）。與會者遲到10分鐘，視其無故缺席。

四、在參加會議或活動過程中，任何人不得擅自離開，如有特殊情況，必須向上級請假，并上報部長。

五、無故缺勤一次者給予內部通報批評處分，無故缺勤二次者給予內部警告除分，無故缺勤三次以上（含三次）者和請假五次以上（含五次）者，經主席團研究并上報團委老師，給予其開除學生會處分。

六、每次會議或活動后，由干事認真填寫“學生會干部考勤表”并存檔。同時，作為年末學生班干部的考評依據之一。

七、以上考勤制度各秘書部干部必須嚴格遵守。

八、本制度自公布之日起實行。

第五篇：秘書

名詞解釋

1.現代化：狹義的現代化指十七八世紀（尤其是從工業革命以后）從歐洲起源，之后逐漸擴散到全球的一種建立在工業化基礎上的新的社會生活或組織模式，是從“傳統社會”向這種新型的“社會生活或組織模式”轉變的過程。2.可持續發展：指當代人的發展不應犧牲下一代發展機會，一個地區的發展不能以另一個地區的發展為代價。

可持續發展包括可持續的經濟發展、自然資源的合理開發與保護、可持續的社會發展、可持續的人口發展等內容。

3.社會問題：指社會中發生的被多數人認為是不合需要或不能容忍的事件或情況，而需要運用社會群體的力量加以解決的問題。

4.科層制：是韋伯根據純粹理想型觀點提出的社會組織內部職位分層、權力分等、分科設層、各司其職的組織結構模式和管理方式。

5.城市社區：指在一定地域范圍內、大多數從事工商業或其他非農產業的、一定規模的人口組成的人類生活的共同體。

簡答題

? 我族中心主義和文化相對主義：

（1）我族中心主義：是指站在本民族文化的立場上，認為本民族的文化優于其他民族的文化，進而排斥和否定其他民族文化的現象。

我族中心主義并不只發生于民族文化的層面，有時也發生于同一民族的亞文化之間，即某一群體對另一群體文化的貶斥，我族中心主義常常導致文化沖突。

（2）文化相對主義：文化沒有高低優劣之分，文化之間的差異是相對的，因此不能站在本民族文化的立場上、用本民族文化的價值觀念去評判其他民族文化。

? 傳統文化的基本特點：

（3）重實際求穩定的農業文化心態，以家族為本位的宗法集體主義文化，尊君重民相反相成的政治文化，擺脫神學的務實的生活態度，重人倫輕自然地學術傾向。（4）中國的傳統文化是在以家庭為基礎的小農經濟的大背景下，通過多種思想流派的比較交流而形成的。

?

庫利“鏡中自我”都是以他人為鏡來認識自己的，在社會互動中人們通過他人對自

己行為的態度和反應來反觀自己，認識自己，就像從鏡子里發現自己那樣。因素：一個人要能夠想象的出自己在別人眼中的形象

他要能想象的出別人對這一想象所作出的判斷及評價。他能對別人的判斷及評價做出相應的反應。

? 我國人口問題的解決途徑： ① 控制人口數量

控制人口數量，提高人口素質是我國的基本的人口政策，我國人口規模的龐大決定了解決我國的人口問題必須首先從控制人口數量入手。

② 提高人口素質

提高人口素質是我國人口政策的重要組成部分，這不但包括提高全民族的科學和文化水平，也包括提高其身體素質。③ 大力發展經濟

發展經濟至少可以緩解人口壓力： a)發展經濟、增加財富可以直接提高人民的物質生活水平，緩解人口再生產與物質資料再生產之間的矛盾。b)發展經濟、增加社會財富可以興辦和發展社會事業，提高人口素質和人們的生活質量。

c)發展經濟可以創造更多的就業機會，緩解勞動力過剩的壓力。

論述題

? 社會輿論（246-247）

含義：是社會上眾人關于某一事件或現象的議論和意見，它包含了對于此一事件或現象的是非曲直之評價。

特點：由現實問題引起

集體互動的產物

靠大眾傳播形成

表現：社會輿論是大多數人對于某一事件的意見，它對人們的言行具有一定約束及社會控制作用。它發揮控制作用的機制是：社會輿論形成之后就在一定范圍內占主導地位，它會對人們的行為發生潛移默化的引導作用，會對少數人的、與眾不同的言行產生心理壓力。人們為了緩解這種壓力，不自外于眾人，就會使自己的言行與眾人保持一定程度的一致，于是社會控制作用發生。但是，由于社會輿論不是硬性的控制，所以這種控制作用只有在顧忌輿論的人群中才能發揮作用。另外，社會輿論的控制作用效果是多樣的。當社會輿論代表社會正義，它有積極的社會控制作用。如果社會輿論不能反映社會進步的要求，它的控制作用就是消極的。

? 初級社會群體

現代社會中初級社會群體的衰落表現： A.初級社會群體的某些功能外移。

隨著社會分工的加劇，社會上出現了一些專門機構來承擔原來由初級社會群體（特別是家庭）實現的功能，比如教育、娛樂功能等。這些替代性組織的出現，減輕了初級社會群體的壓力，也使人們在更多方面走出初級社會群體，從而減少了對它的依賴。這樣，初級社會群體也就不能像從前那樣可以滿足成員的多種需要了。B.初級社會群體內部的成員關系趨于松懈。

在現代條件下，人們的經濟和社會活動越來越不囿于傳統的社會組織。人們普遍參與社會生活，使得他們用于初級社會群體的深入的、面對面的交往減少，一些交往活動也趨于形式化。這樣，初級社會群體中成員之間的關系已不如從前那么親密。C.某些初級社會群體名存實亡。

工業化、城市化、現代化對某些初級社會群體具有顛覆性的影響，這使得一些初級社會群體名存實亡或歸于解體。當初級社會群體不能發揮功能時，它就是名存實亡。在這方面，鄰里表現的最明顯。

D.初級社會群體的衰落所造成的影響也是多方面的：一方面，這使得人們從初級社會群體中獲得的溫情的、充滿人性的關懷變少，社會秩序的維持將遇到更多挑戰；另一方面，這將給人們帶來等多的機會，人們的生活也會變得更加豐富多彩。孔德是第一個提出“社會學”概念并創立社會學的人，被人們稱為“社會學之父”。

2.迪爾凱姆是最早用實證方法研究社會現象的社會學家。

3.馬斯洛的需求層次理論：生理的需要、安全的需要、歸屬或愛的需要、自尊的需要、自我實現的需要。

4.文化是人類所創造的物質的和精神的成果，它包括人類創造器物和其他物質產品、技術和知識、規范和習慣、信仰和價值等。也被稱為文治教化。

5.文化的結構：文化元素、文化從、文化模式。

6.基本社會化：如果人能夠成功地對特定的社會要求作出反應，就會得到積極的評價，從而產生積極地心理狀態，并進而對未來的發展產生積極影響。

7.代溝：美國人類學家瑪格麗特.米得用“代溝”的概念來形容兩代人之間在價值觀念、行為方式上的差異。她認為，整個世界正處于一個前所未有的局面之中——年輕人和老年人，青少年和所有比他們年長的人——隔著一條深溝在互相望著。

8.精神分析學派的創始人弗洛伊德認為，人格是由本我、自我和超我三部分組成的。

本我：是最原始的人各部分，它包括人類本能的性的內驅力和被壓抑的傾向。

超我：是個體對社會的道德限制和楷模進行內化的結果，它是人的行動的檢察官。

自我：是來自本我但又經過外部世界影響而形成的知覺系統，它既監督本我，又滿足自我。

9.不同性質的社會互動：

（1）方式。（2）合作：是不同個人或群體之間為了達到共同的目的而互相配合的互動競爭：是不同個人或群體為了各自獲得同一目標而進行的互動方式，是以不同利益群體（個人）的存在和目標物的稀缺為前提的。（3）沖突：沖突是人與人或群體之間為了各自獲得共同珍視的目標而采取的斗爭、壓制、破壞以致消滅對方的互動方式。

10.11.集體行為的特征：群體性、非組織性、突發性。角色扮演中的問題：（要求了解定義、舉例）

（1）角色混淆：指人們對自己所要扮演的角色和角色規范認識不清，從而使扮演該角色的行為與其他角色的要求發生混淆的現象。

例：人們將工作時間的上下級關系移至業余時間，下級在非工作場合對上級畢恭畢敬。也有的人將工作中的角色行為模式帶入家庭生活之中，或將日常生活中的行為模式帶入工作之中，未能隨著活動場合的變化而改變自己的角色行為。（2）角色緊張：有的人參加了大量不同的社會活動，承擔著許多社會角色，以致出現沒有基本的時間和精力去扮演某些角色而疲于應付的現象。例：有的干部有過多的兼職，有的人分內工作過重而難顧及日常交往，有的人出于熱心或功利目的過多的參與不同群體的活動，而這些群體的活動又不是可有可無的。（3）角色沖突：在社會現實中，一個人同時承擔了多種角色，而且其中的兩種或多種角色對承擔著的期待發生矛盾、難以協調，從而使角色扮演者左右為難的現象。

例：職業女性難以關愛年幼的兒女，一個干部在秉公辦事與朋友求情中的左右為難，因為婆媳沖突而被夾在中間的男人的處境。

（4）角色失敗：是一個人未能和無法成功的扮演某種角色的現象，這是角色承擔著嚴重不稱職或他已不能繼續承擔這種角色的情況。

例：為父母者未盡到教育好子女的責任而導致未成年子女違法犯罪，干部貪污后被開除公職。

12.成員之間關系親密的群體稱為初級社會群體（或首屬社會群體），相對地，把成員之間關系不那么親密的群體稱為次級社會群體。

非正式群體：有的社會群體主要是靠感情、道德、習慣、信任來維持的。

13.初級社會群體：

含義：對面的交往形成的，具有親密的成員關系的社會群體。類型：家庭、兒童游玩群體、鄰居、朋友圈子。

14.泰羅的科學管理理論：科學管理理論是建立在“經濟人”假設之上的，后被稱為“泰羅制”。韋伯的科層制理論：是韋伯根據純粹理想型觀點提出的社會組織內部職位分層、權力分等、分科設層、各司其職的組織結構模式和管理方式。? 理想型組織的特征： ① 織內部有清楚的分工，而且每一個成員的權力和責任都有明確規定

② 職位分等，組織的職位之間形成自上而下的權威體系，下級接受上級的指揮。③ 行政管理人員是因具備各種專業技術資格而被選中的，他們有專業資格。④ 行政管理人員是專職的公職人員，組織中的職務是他們的職業。⑤ 行政管理人員的升遷根據年資或政績，取決于上司的評價。⑥ 組織內部有嚴格的、統一的紀律，下級要接受上司的監督 ? 科層制的特點：

① 組織中有嚴格而縝密的規則，它指導者各個職位上職員的行動，從而組織成員的行為都有章可循。

② 組織中的成員都是有專業資格的，他們以此工作為職業而且勝任工作，于是組織是一個能人結構。

③ 組織是以工作為核心的，它以事為本，或遵循了事本主義的原則，甚至排除了人的感情，以保障組織的運行效率。

15.16.17.管理學家麥格雷戈提出X理論和Y理論。

社會流動的類型，按方向分為：垂直流動和水平流動。

意大利社會學家、經濟學家帕雷托是最早對精英問題進行系統的理論研究。18.19.20.社區：是一種地域文化的縮影。

芝加哥學派開創了參與觀察法，并創造了人文區位學理論。

城市社區：指在一定地域范圍內、大多數從事工商業或其他非農產業的、一定規模的人口組成的人類生活的共同體。

社會制度的類型： 1)本原的社會制度

經濟制度和家庭制度成為人類社會生活的兩個基本制度，即本原的社會制度。

2)派生的社會制度、主要有：政治制度、教育制度、宗教制度。

21.22.23.24.25.26.社會制度的構成要素：價值系統、規則體系、組織系統、設施系統。社會制度的功能：正功能和負功能、顯功能與潛功能。（P198）社會問題的特征：破壞性、普遍性、復雜性、時空特征。

人口問題的實質：人類在物質資料的生產和消費的關系上出現嚴重失調，是人口再生產與物質資料再生產不相適應。

馬爾薩斯認為抑制人口增長的途徑有兩種：“積極抑制”和“道德抑制”。解決勞動就業問題的途徑：

1)發展經濟，創造更多就業崗位。2)加強人力資源能力建設。

3)發展服務業，開辟新的就業領域。4)加強法規和制度建設。

27.28.正式控制與非正式控制、積極與消極的社會控制(238-239)失范理論：迪爾凱姆認為在社會迅速變動的時代，當文化價值和社會結構以不同的速率轉變時，原來的某些指導和約束人們行動的社會行為規范就可能失效，它已不能有效地指導人們該做什么和不該做什么。在這種情況下，人們就會手足無措，處于無所遵循的迷茫狀態，生活會變的漫無目的，從而容易發生自殺。自殺是由于缺乏有效的規范而造成的。

29.30.1601年英國《伊麗莎白濟貧法》被認為是現代社會保障制度的開端。社會保障的內容：社會救助、社會保險、社會福利服務。