第一篇：什么是秘書（定稿）

什么是秘書

一、國外的定義

1．西方發達國家的定義。國際職業秘書組織（英文全稱：professional secretaries international）是以歐美等發達國家為主的跨國秘書組織，它給秘書所下的定義是：“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動負責、積極進取、干練果斷、能在授權范圍作正確決定的經理助手。

2．原蘇聯的定義。認為：”秘書是一項普通的職業，其職能主要為機關提供稱作秘書的輔助性、事務性和信息性的服務?！斑@主要指機關秘書，因為私人秘書不是主體，它強調的是全面輔助領導與為領導服務的秘書職能。這個定義較接近我國的情況。

3．日本的定義。日本學者認為秘書是”幫助與處理各種事務的工作人員“；還有通俗的說法：”秘書是全能運動員“。這突出表明了秘書的工作范圍是隨著領導人的工作范圍而變化的，”賦予性“強，是很難明確界定的，同時也強調了秘書為領導人服務的”直接性“。日本社會具有東西交融的特點，它對秘書必須絕對忠于領導的要求特別強烈。

以上國外定義的共性：（1）秘書是一種社會職業，而不僅是一種官職名稱；（2）秘書主要是為領導服務的人員。不管要求與權限有何不同，前一點與我國的現狀是有差異的，在我國秘書主要地還是一種職務名稱，而沒有完全社會職業化；后一點則是古今中外秘書的共性，即一切秘書都是為其領導人服務的助手，沒有領導就沒有秘書，正是領導人的需求，導致了秘書工作的產生與秘書的誕生。

二、我國對秘書定義的各種說法

我國自80年代以來，對秘書的定義進行了探討，并有所進展，各家界說多種多樣：

1．1979年《辭?！访貢~條寫道：秘書是”職務的名稱之一，是領導的助手。秘書工作是一項機要性的工作，它的任務是收發文件、辦理文書、檔案和領導交辦的事項，各機關和企業、事業單位，一般

均設有秘書工作部門或秘書工作人員。“

2．1982年毛含德教授在《秘書學概論》（內部版）中說：”秘書是一種職務的名稱??是在國家政權單位、事業和企業單位中，協助領導綜合情況，研究方針政策，密切各方面的關系，辦理文書、檔案、人民群眾來信及其他日常行政事務的人員，也是一種職稱?！?提出了研究政策問題是正確的，但”職稱“只是一種設想。

3．1983年張金安、常崇宜在《秘書學概論》中認為：”秘書是一種職務、也應當是一種職稱“，”是領導的耳目、助手和參謀?！?當時”信息“一詞尚未流行，”耳目“實際上指這個意思；另外這是第一次明確提出了”參謀“問題。但”職稱“之說是不確的。

4．1986年張家儀在《秘書》雜志上撰文認為：”秘書是身處領導機構或附著個人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務的服務人員?！安⒄J為”秘書從事的工作也就是秘書職業，秘書職業也就是服務性的，所以秘書決不是一種職務而是一種職業?！?/p>

上述秘書的”近身“特點（即”身處領導機構“）是1985年底李欣在武漢提出的；輔助性是上海樓宇生強調的秘書的本質屬性；社會職業化是常崇宜1983年在《秘書學概論》中提出的。張家儀概括較好，反映了秘書學研究的深度。但”附著個人“的提法不準確，講”秘書決不是一種職務“也嫌絕對化。

5．1987年常崇宜在《現代秘書工作》一書中認為，”秘書是一種職務名稱，也是一種社會職業。是領導機關首腦或特定領導人員的助手。各種秘書的具體助手作用各不相同，但都是通過輔助領導，直接為領導服務去體現為人民服務、為社會主義服務的?！?/p>

這是試圖對公務與私人秘書、各行業、層次、工種秘書作出的廣義定義，其中的”特定領導人員“包括了私人秘書的領導者，正由于是廣義，文字概括不精練。

6．1987年劉祖遂、王守福在《通用秘書學》中認為：”秘書是社會職務的名稱之一，是為領導中樞和領導者提供綜合性、輔助性服務的公務人員?！?這里明確指出”公務人員“，是一種狹義的定義。7．1989年董繼超在《公務秘書學》中認為；”所謂秘書，就是掌管文書并直接輔助上司全面處理事務的人員?！?這里用了”所謂“二字，并沿用了論述秘書活動方式的辦法，以及強調了”事務“而未提”參謀“，反映了定義的難度。

此外，筆者所見到的我國秘書界著名學者李欣、王千弓、翁世榮等在他們的論著中，都沒有直接探討定義問題。1990年袁維園主編的《秘書學》也只講到秘書”是廣泛的社會職業之一“，是”一種行政職務“。

歸納起來，各家說法中涉及的有四個問題：（l）我國秘書是一種職務名稱，還是一種社會職業，或者二者兼有？（2）我國秘書的主要職能作用是助手，還是參謀，或者二者兼有，又如何準確表達？（3）對秘書下

定義時應主指狹義的辦公廳室中的秘書，還是應包括廣義的如研究室、信訪局、保密局、檔案局等與辦公廳室獨立平行的機構、甚至業務科室中從事秘書工作的人員？（4）私人秘書的情況很不相同，但數量正在擴大，要不要包括進去？

三、初步的結論

l．廣義秘書的概念；”秘書是領導人的事務與信息助手?！斑@里的廣義，包括了公務秘書、私人秘書，又包括了各行業、層次、工種；領導人既含單數，又含復數--領導集體；因此只能是簡明、抽象的概括。

2．狹義秘書的概念?！泵貢且环N職務名稱，正在成為一種社會職業，指處于領導近身，直接為領導從事事務性、信息性的輔助服務的工作助手?！斑@里著重排除了私人秘書。

廣義與狹義內涵相通，又有差異。主要強調了秘書是領導近身的直接助手，是直接為領導服務的人員這一含義。這個”助手“包括了智力性的助手在內，從而也反映了現階段我國要求秘書部門發揮”參謀作用"的現實。

四、如何做一個成功的秘書

作為秘書，必須要了解自己的領導在工作和私人方面的交際范圍。如果不了解領導的交際范圍，分不清他朋友親戚的親疏，不僅在工作日程上不好安排，就是許多電話也不好處理。“我找某某！”對方電話打進來，不僅不報姓名，而且對領導直呼其名，如果你聽不出這是領導的太太或老爸的聲音，只是公事公辦地反問“請問您是??”則有可能讓你吃不了兜著走。因為要了解領導的一些私人生活，或者是在給領導家送材料的時候，或者是在轉接電話的過程中，不可避免地要了解一些領導的隱私。由于領導的私生活一般與工作無關，因此，作為職業秘書的操守，對于領導的隱私，看到了的要當作沒看見，聽到了的等于沒聽見；只有這樣，領導才能真正放心讓你協助他的工作。

在這種現代企業中，職業經理人與職業秘書的關系，既不是封建莊園里的主人與奴仆的關系，也不是江湖武林中那種師徒關系，更不是三國演義中劉備關羽張飛那種桃園結義的關系。秘書與領導之間的關系，就像一個交響樂團中的樂手與指揮的關系一樣，樂手不是為指揮而演奏，而是按指揮的手勢與指揮一起，共同為觀眾而演奏。秘書不是為領導而工作，而是與領導一起共同為企業而工作，只不過秘書是根據領導的指令而工作。因此，盡管秘書與領導之間可能存在著一些私人情誼，或者其他的恩恩怨怨，但秘書與領導之間的關系，本質上是一種工作關系，不存在任何人身依附關系。既然是一種工作關系，那就必須優先考慮公司利益，而不是個人之間的關系。

由于要保證公司領導有足夠的時間和精力來處理公司的一些戰略問題或核心問題，秘書有一項重要的日常工作，就是像塊紗布，過濾一些來找公司領導的電話、客人或文件。因此秘書就變成了一座各科室與公司領導之間的橋梁。正因為是橋梁，寬度有限，偶爾出現擁擠堵塞現象就是難免的。這樣，那些暫時被堵塞的人不可能個個都能理解，于是，有人要找個地方撒氣。在大多數情況下，必然會把怨氣發泄到秘書身上。

也許是最近有關慈禧太后的電視劇太多了，許多人把李蓮英當作老佛爺的秘書看待，所以在他們的印象中，秘書都有李蓮英那樣的本事，事情辦不辦得成，全在于秘書肯不肯幫自己的忙。不說外來的客人，即使是在公司內部，許多人也不一定了解秘書部門的工作，以為各種報告批不批，領導想見誰不想見誰，都是秘書部門說了算，所以像魯天明這樣，文件批不下去，就朝秘書部門發火。當然，也有人知道這并不是秘書部門的責任，但是他們又不好直接朝公司領導發火，所以只好把秘書部門當作出氣筒。可以說，當出氣筒似乎也成了秘書工作的一大特色。

由于看問題的角度不同，秘書部門與科室發生一些矛盾，造成一些誤會是正常的。比方研發部門覺得某項新產品必須盡快研發，不然就會被競爭對手超過，所以打報告給公司領導，要求盡快上馬開始研發；而秘書部門可能從銷售部門的報告中了解到，這種產品市場還沒有成熟，用不著那么急，所以沒有把研發部的報告優先送給領導。因此，秘書部門與各科室出現一些矛盾和分歧是正常的。只要加強溝通，是完全可以消除的。

但是，秘書如果一聽到別人講你一兩句氣話，你就針鋒相對，在橋梁本來不暢通的情況下，憑個人意氣辦事，再設一個卡，擺出一夫當關，萬夫莫開的架勢，把人家堵在橋頭，將正常的工作矛盾轉化為個人恩怨，人事糾紛，就會使事情越來越復雜，最后有可能變成死疙瘩。

由于你是領導的秘書，在別人的眼里，不管是做什么，你都是替領導在辦事，有人甚至還以為是領導有意讓你這么做的，所以，只要你愿意，你就有很多機會和辦法，像只砂輪一樣把對方磨得一點脾氣也沒有。但是，當你像只砂輪強行把對方磨平的同時，它肯定會給你帶來隱患。人家口服心不服，今天斗不過你明天還會跟你斗；明里斗不過你暗里可以給你使絆；一有機會，人家又會把你當出氣筒。所以秘書最忌采取“道高一尺，魔高一丈”的態度跟人家治氣。因為，你把人家的路堵死了，實際也就把自己的路給堵死了。

對于秘書來說，有被人求的時候，肯定就有求人的時候，而且求人的時候還很多，比方領導跟秘書要個資料，這就需要有關科室提供素材；領導外出辦事，也需要各科室配合；秘書的工作都比較煩瑣，就像胡雪巖說的八個壺七個蓋，你要同時保證每個茶壺上都有蓋，沒有別人的幫忙很難做到。即使你百事不求人，你也會事倍功半??要做好秘書工作，不僅要得到領導的信賴，還要得到各科室的信賴，而且是長期的信賴，所以秘書必須知道自己的位置，為人寬容和坦誠。

除開個別人是出于妒忌的原因，絕大部分是由于這種誤會造成的，因此，一個稱職的秘書，在承受這些抱怨的同時，應想方設法改進自己的工作，加強與對方的溝通，為使自己這座橋梁更順暢一些，盡量幫對方的忙。不管是什么原因，人家把怨氣發到你身上，你就跟人家治氣，對于秘書來說，是一件非?？膳碌氖?。對自己看得不順眼的人極少理睬，在工作上能辦的也盡量拖著不辦；而對另一些自己覺得滿意的人則是極為熱情。時間長了便會有人覺得你是在拉幫結派，那些不被你理睬的人對你更充滿了敵意，不時以種種借口與你過不去，而原先與你要好的人因擔心別人議論以至無形樹敵，也開始避免與你多接觸，弄得你孤家寡人似的。

作為秘書，要學會與各種人打交道，若是一味關照與自己相近的人，而對自己不喜歡的人予以排斥，最后受損失的還是自己。所以待人應多些寬容，以工作大局為重，切不可根據自己的好惡去處理人際關系。

秘書應該具備良好的溝通協調能力。首先她要理解領導的工作意圖，思維方式和工作方法，只有這樣，才能及時、準確、完整地將領導的指示傳達給各個科室。另外一方面，就是與同事之間，與各個部門之間溝通協調好，理解他們的工作意圖，準確地向領導匯報。部門與部門之間，領導與部門之間，如果秘書能協助去除溝通屏障，會讓各科室之間的協調更和諧。在各科室的人眼里，秘書比較了解領導，所以經常希望能得到秘書的“關照”，了解領導的真正想法和意圖。事實上，每個人由于處在這信息爆炸的時代，每天吸收不同的信息與情報，思想也時時隨著資訊沖擊、知識的累積而改變，所以作為秘書，應隨時了解領導的真正想法。誠實是最好的溝通協調的方法了。

如果作為秘書，你不善于溝通，而是今天跟這個治氣，明天跟那個治氣，你的工作還怎么做？就算你在工作中不需要求人，斗來斗去會有好心情嗎？人有時只要稍微想想，就會明白一個很簡單的道理：除開睡覺的時間，一個人在辦公室里的時間遠遠超過在家的時間，如果你在辦公室像在家里一樣互愛和謙讓，哪怕只有一半的互愛和謙讓，你會覺得工作和生活會溫暖美好多少倍！

生意人做生意講究求財不求氣；對于當秘書的來說，必須具備良好的溝通能力，求和不求氣。

第二篇：秘書是一種職業

市場經濟下，大大小小的公司不斷涌現，對秘書的需求增加，所以，秘書這個字眼在最近幾年人才市場中頻頻出現，其需求連續多年在招聘排行榜上位居前列。隨著中國加入WTO步伐的加快，會有越來越多的外資企業進入我國，對秘書的需求量也會有所增加。做好秘書不容易難道秘書真是一個干不久的吃青春飯的工作嗎？其實不然！做好秘書工作，必須具備以下素質：1．沒有權力欲。常言“不想當元帥的士兵不是好士兵”。這句話在秘書這個行當是不適用的。2．做事干練，能嚴守機密。秘書是工作在領導身邊最近的人。領導的一些個人行為不可能全部避開秘書的眼睛，他們的喜怒哀樂也會情不自禁地流露。如果秘書不注意守密，會使領導的工作被動。3．熟練操作各種辦公自動化設備。4．具有較強的文字處理能力。要能聽得懂領導的話，領會得了領導的意圖，并有能力將其組織成文字。5．主動熱情，遵守紀律，性情隨和。外交型的人才做秘書，將使領導左右逢源。秘書可以分三種。初級秘書應包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務助理等。他們的職責一般比較單一，技術含量較低，薪金相對低一些，在職者的年齡一般不超過25歲。中級秘書包括部門經理秘書、經理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經理秘書。他們的權力和責任相對大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，外語水平和計算機應用的能力要求更高一些，并要有很好的協調能力，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在25～35歲左右。高級秘書則包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區總裁秘書等。這是處于高級領導層的要職，他們的領導能力、協調能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養和修煉，很多人持有外國護照，年齡也偏大，這是秘書職位的頂點，到此時才能真正領悟秘書工作的全部內涵。一般的外資企業，他們需要的高級秘書是35～45歲的職業女性，要有長期的外企工作經歷，要有良好的外語條件，良好的溝通能力、協調能力、判斷能力和預見能力……而具備這些條件的女性鳳毛麟角。來源：北京高等秘書研修學院

第三篇：假如我是一名秘書

假如我是一名秘書

秘書是什么？上大學之前，我一直認為秘書只是老總身邊的一個小跟班，什么都要聽老總的，一旦做錯了事，就會受到老總的斥責，卻連一句解釋的機會也沒有。職場上，秘書就是一個不起眼的小卡。上了大學之后，視野開闊了，也看了一些關于秘書工作的書，這才真正了解到秘書這一職業到底是什么。所謂秘書，是位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯系各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務并為各方面服務的事務與信息助手。關于秘書的定義，各家有各家的看法，它也會隨著社會的發展有所變化，在這里，我們就不再深究了。先面談談假如我是一名秘書，我應該具有的職業素養。

假如我是一名秘書，我應該具有較高的思想政治素養。一名合格的秘書要有正確的世界觀、人生觀、價值觀，要熟悉黨的理論、方針、政策，這樣才能在領導作決策時，提出建設性意見，使單位的工作緊緊圍繞國家的大政方針開展。從以上的定義可知秘書處與工作單位的樞紐或銜接的位置，因此，要有過硬的思想思想政治素養，只有這樣才能為領導出謀劃策，當好領導的助手。

假如我是一名秘書，我應該具備良好的道德品質。一個合格的秘書，應該視責任高于利益，工作上任勞任怨、勤勤懇懇，要有事業感和責任心，要有一顆無私奉獻的心。秘書的工作具有從屬性、被動性、綜合性，所以秘書要擁有較高的道德修養，與人為善、樂于助人、敬重上級、尊重同事，同時要辦事可靠，不虛偽、不輕浮。秘書要看清自己的位置，既不要看輕自己，也不要憑借領導的權勢，裝腔作勢，擺出一副領導的架勢，令人生厭。

假如我是一名秘書，我應該具有扎實廣博的知識素養。二十一世紀，是知識的世紀，要想做一名合格的秘書，必須提高自己的知識結構，不斷充實自己的知識儲備。只有這樣才能更好地成為領導的助手。秘書的工作涉及領域廣，秘書寫作、文書處理、公關禮儀、中文速錄、辦公自動化、商務談判，等等，這些都需要具有較高的知識素養和專業理論知識的人才能辦到。

假如我是一名秘書，我應該具有較強的專業技能。首先，要具有較強的寫作能力。擅長書寫文稿是秘書最起碼的專業能力和素養要求。其次，要有良好的溝通能力。秘書的工作紛繁復雜，其間，更要與各色各樣的人打交道，因此，只有具備良好的溝通能力，才能使工作變得輕松、愉快。最后，要具有組織協調能力。只有這樣才能更好的更合理的安排人力、物力、財力，把工作做到做到高質量、高效率。

社會在發展，對人才的需求在上升，當然對人才的要求也越來越高。如果你想做一名專業的、高素質的、現代化秘書，從現在起，你就要不斷的培養自己的職業素養。當然，秘書職業素養不是一朝一夕就能培養起來的，需要長期的實踐與學習。所以，堅定信念，永不放棄，努力一點一點的進步，相信自己，你一定能成為領導的好助手好參謀！

馬梅

110103024 11級對外漢語專業

文學院

Tel:***

第四篇：行政秘書是做什么的工作？

一、秘書的涵義

從秘書職位的角度來看“秘書”概念的發展變化。

秘書職位經歷了從官職向社會職業轉變的過程。

（一）秘書官職化時代

1.中國秘書官職化時代

在我國，“秘書”一詞最早出現于漢代。最初的含義是指物而非指人。

即帶有神秘色彩的圖書。根據古籍記載，這些圖書主要有兩類：

宮禁里的秘籍，因為是宮禁內收藏的各種經典文獻，因而一般不予公開，故稱為“秘書”。如《晉書?荀勖傳》：“及得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰之，以為中經，列在'秘書'?！?/p>

指讖緯圖箓。這是一種在漢代流行的宗教迷信，是巫師或方士制作的一種預算吉兇的隱語。

至東漢后期：“秘書”不僅指物，也指機構和人員。

古代的秘書工作者，被稱為“史官”、“御史大夫”、“尚書”、“長史”、“主簿”等。

唯有一次例外，那就是東漢末年

魏王曹操為削弱當時位高權重的皇帝身邊的秘書機構--尚書臺的勢力，曾設秘書令，以“典尚書事”，這樣，秘書令不僅具有原先掌管圖書典籍的職能，而且還具有收發奏章、草擬和上傳下達的職責。

至清末，我國的秘書工作真正名實相符。

辛亥革命后，秘書的含義發生了質的變化。

其一：秘書一詞已完全擺脫了“圖書”的含義，從原先指物轉變為特指從事秘書工作的人或職位。

其二，對秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺，對各級政府部門中從事秘書工作的人員或相關職位均以“秘書”相稱。

2.國外秘書官職化時代

“秘書”這個詞來源于秘書工作保密者。

指那些被國王和王后雇傭來保守國家和私人秘密的人.今天cretary第一個字母s大寫的時候，意為部長或大臣，這是政府部門的高級官員

secretaryofstate在英國是指（主管政府一部門的）國務大臣，在美國則指國務卿。

thesecretaryofstateforforeignandcommonwealthaffairs意為外相

thesecretaryofstateforhomeaffairs則是內政大臣

chiefcabinetsecretary日本的“內閣官房長官”

沙特的石油部長、印度的外交部常務副部長等。

資產階級革命后，秘書職位主要承擔的是輔助性管理這一內涵開始得到社會的認可和接受。

另外，國外私人秘書的發展歷史也相當悠久。

貴族成員多喜歡雇傭私人秘書為他們處理信箋、帳目和邀請函等。商人也有秘書，他們通常被叫做“辦事員”。

如英國著名的政治學家和哲學家約翰?洛克就曾長期擔任著名領袖人物的私人秘書。16世紀英國的著名詩人約翰?鄧恩也曾是掌璽大臣的私人秘書。

總之，在秘書職業社會化以前，秘書主要指在政府部門中擔任高級官員的人或為政府部門及高級官員提供輔助服務的公職人員，因此，我們將這一時期成為秘書官職化時代。

（二）秘書社會化時期

1.國外秘書工作的社會化、職業化發展

英文secretary出現了另一個重要含義,秘書作為一種社會職業，開始確立。

第一個字母s小寫的時候，就泛指受雇傭在辦公室中從事處理信函、保管檔案、安排業務等普通意義上的秘書工作人員。

2.我國秘書的社會化職業化發展

我國的私人秘書始于清朝，稱幕客

幕客也稱“西席、館師、賓師”等，俗稱師爺

由地方長官私人聘請，不拿官方俸祿, 不占政府機構編制，是地方長官的私人秘書

改革開放以前，我國的秘書主要是一種行政職位。

改革開放后，秘書開始由官職走向社會化、職業化。

（三）秘書和秘書實務的涵義

秘書：是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領導者（或雇主）實施管理的人員。

該定義可從3個角度來理解:

秘書服務的根本對象是領導者

秘書活動的基本方式是處理信息和事務

秘書活動的根本性質是輔助性

秘書實務:秘書工作者通過具體操作，直接作用于實際事和物的過程。

二、秘書人員的稱謂、類別、層次

（一）秘書人員的稱謂

社會上對秘書人員的各種稱謂

打字員、文秘、內勤、文書、文員、辦公室主任

“秘書工作”主管（培訓主管、業務主管）

“秘書工作”助理（人事助理、執行助理）

初級秘書、高級秘書等等

對這些稱謂的分析

對秘書稱謂的不規范帶來的問題

1.秘書稱謂的不統一給界定秘書職務帶來了困難，不利于對秘書人員進行科學的管理

2.容易造成秘書角色認知的差異，一個單位中同時存在秘書、文書等稱謂，使得非秘書稱謂的人員不能以秘書的角色規范來要求自己

3.不利于秘書學科基本術語的準確表達。

（二）秘書的類別

按秘書的從屬和服務對象的角度，可分公務秘書和私人秘書兩類

以秘書在組織內部的工作分工來分，可以分為：行政秘書、機要秘書、生活秘書、會議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關秘書

以秘書從事工作的行業特征來分，可分為法律秘書、醫藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等

（三）秘書的層次

在秘書職位的縱向層次上分為:初級秘書、中級秘書和高級秘書。

該圖包含4層含義：

體現了不同級別的秘書從低到高的不同輔助層次

體現了不同層次秘書工作量及相應的秘書結構比例

體現了不同層次的秘書在知識、經驗和能力上的級差

體現了不同層次的秘書人員在級別和工資待遇上的差別

三、秘書的職業特征

（一）秘書的職業特征

服務的直接性和穩定性

知識化和專業化

年輕化和女性化

（二）秘書日益成為現代社會急需的軟人才

秘書是“軟人才”中的代表之一。

秘書的職業通道很長，中國加入wto，為秘書提供了更加無限廣闊的發展空間。

一、秘書工作的性質

（一）秘書的根本性質：輔助性

輔助性是秘書部門天生的屬性

輔助性是領導工作對秘書工作的必然要求

輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的（二）秘書工作的特征

與其他具有輔助性職能的工作相比，秘書工作具有以下的特征：

1.中介性

秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的“紐帶”和“橋梁”的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。

2.直接性

秘書工作的直接性體現在：在行政組織上，在崗位設置上，在工作程序上

3.全面性

是體現在職能輔助的全面性上

是體現在過程輔助的全面性上

4.服務性

人們把秘書工作比喻為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把秘書工作說成“沒大沒小，沒完沒了”。

5.被動性

秘書工作的的被動性。要求秘書人員一定要不越權、不越職。

秘書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。

6.潛隱性

秘書工作的潛隱性表現在三個方面：

活動名義的假借性

活動過程的幕后性

勞動成果的潛在性

7.機密性

關于這點，我們將在后面具體闡述。

二、秘書工作的要求

主要可概括為“四個轉變”和“六個要求”

（一）秘書工作的“四個轉變”

秘書工作“三服務”（為中央服務；為中央個部門和各省、自治區、直轄市服務；為人民服務）

秘書工作應該發揮“四個作用”（參謀作用、助手作用、提供信息作用、協調作用）

實現“四個轉變”

四個轉變1.從單純地辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策；

2.從單純地傳遞信息轉變為綜合處理信息；

3.從被動服務轉變為主動服務：

4.從憑老經驗辦事轉變為科學化管理。這四個轉變其實是對秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應該向著綜合處理信息、主動服務與科學化管理的方向發展，而這也是發達國家秘書工作的特點。

（二）秘書工作的六個強調

強調調查研究工作

強調信息工作

強調信訪工作

強調協調工作

強調督察工作

強調黨務、政務服務工作

三、秘書工作的內容

職能和職責的區別

職責是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔的具體的工作內容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書應當做什么的問題

職能則是秘書人員在職責范圍內一切活動所產生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應當怎樣做的問題。

（一）秘書的職能

1.輔助決策

（1）輔助決策的含義

在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。

（2）輔助決策的特征

體現在以下幾個方面：

輔助內容的綜合性

輔助時間的經常性

輔助環節的全過程性

（3）輔助決策的原則

超前原則

定位原則

信息原則

諫諍原則

（4）輔助決策的過程

協助領導確定目標

協助領導設計方案

協助領導評優選優

協助領導實施反饋

2.協調關系

（1）協調關系的含義

秘書的協調是指秘書人員在自己的職權范圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。

（2）協調關系的特征

從屬性

廣泛性

間接性

（3）協調關系的原則

政策指導

客觀公正

平等協商

注重整體

靈活適度

（4）協調關系的過程

摸清情況

找出癥結

恰當協調

督促落實

檢查反饋

3.處理信息

（1）處理信息的含義

信息是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出信號、消息、情報、數據、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內容。

（2）處理信息的原則

及時性原則

保真性原則

適用性原則

預測性原則

（3）處理信息的內容

歷史信息

上級信息

內部信息

公眾信息

社會信息

（4）處理信息的過程

信息的收集

信息的加工

信息的傳遞

信息的反饋

信息的儲存

4.辦理事務

（1）辦理事務的含義

事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。

（2）辦理事務的特征

綜合性

服務性

繁瑣性

突擊性

（3）辦理事務的原則

被動中求主動

原則中求靈活

繁雜中求規范

（4）辦理事務的程序

自然程序

理論程序

指令程序

法定程序

技術程序

習慣程序

（二）秘書的職責

大致也有以下11個方面：

日常事務管理（辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理）

接待事務（來訪接待、安排服務等）

會議事務（會議安排、會場布置、會議服務、會議文件的處理等）

行政事務

信訪事務（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）

調查研究事務（搜集信息，提供可行性的方案供領導選擇）

文書檔案事務（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）

寫作事務（各種文體的寫作）

協調工作（政策、工作、地區、部門、人際關系等)

督察工作（督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況）

其他領導臨時交辦的任務

[案例]：根據上述內容，請思考：

1.雷秘書是如何輔助領導進行決策的？

2.秘書輔助決策的原則是什么？

一、國外秘書工作的職業特點和發展趨勢

（一）國外秘書工作的職業特點

1.社會化、行業化

2.專業化、知識化

3.自動化、高科技化

既然技術能解決一切問題，能保證秘書的高效率工作，是否意味著未來的秘書工作將不再具有重大意義，秘書也將為機器所取代呢？

4.科學化、制度化

以馬里蘭州初級大學為例，公共課有：速記、打字、閱讀與寫作、健康生活原則、辦公工作程序、計算機應用、秘書學、體育、會計學。行政秘書的專業課程有：商業數學、企業法、簿記、演講、社會科學、行政秘書聽寫和錄音、行政秘書準則等。法律秘書的專業課程有：美國政府組織和企業法、法律秘書準則、法律專門術語、法律秘書聽寫和錄音、法院及法律事務程序、聯邦及馬里蘭州法院條例等。醫藥秘書的專業課程有：生物學、生理學、人體解剖學，心理學、醫藥學、醫藥專門術語、美國“秘書專業證書”（cps）考試，行政管理協會（ams）還舉辦了cam考試，英國有“特許秘書和行政人員工會”（icsa）法國有秘書的職業培訓和考試制度，還在國家行政學院通過嚴格擇優培養高級秘書人才。德國專門開辦了“歐洲秘書培訓班”，并由“歐洲秘書協會”和“國際貿易協會”聯合主持考試，合格者成為駐外機構的秘書。日本由全國秘書協會主持cbs的資格考試。

（二）國外秘書工作的發展趨勢

1．秘書工作日益向智能型轉化。

2．秘書人員的學歷日益提高，秘書工作也日趨終身化。

3.對秘書理論的研究日益加強。

二、各國秘書工作的發展簡況

（一）美國的秘書工作

1.美國秘書工作概況

2.美國秘書的分類和分級

（二）英國的秘書工作

1.英國秘書工作概況

2.英國國家秘書的分類

（三）德國的秘書工作

1.德國秘書工作概況

2.德國秘書的主要分類和各類秘書的工作概要

（四）法國的秘書工作

1.法國秘書工作概況

2.法國的政府秘書機構及其主要工作

（五）日本的秘書工作

1.日本的秘書與秘書工作概況

2.日本秘書的類別及其工作的主要內容

三、“國際行政管理者協會會”和秘書節

internationalassociationofadministrativeprofessionals縮寫iaap，即“國際行政管理者協會會”，是世界上30多個國家和地區的秘書成員交流秘書工作經驗的中心和匯集互通信息的陣地。其前身為“國際職業秘書協會”（professionalsecretariesinternational），是當今世界有名的跨國性的職業組織。該組織成立于1942年，原名美國全國秘書協會，其總部設于美國密蘇里州堪薩斯城。會員4萬多人，700家分支機構，除美國的在職秘書外，包括歐、亞、拉美各洲30多個國家和地區，如英國、德國、意大利、瑞士、挪威、比利時、冰島、澳大利亞、日本、菲律賓、馬來西亞、新加坡、印度尼西亞、香港、臺灣、巴西、秘魯、哥倫比亞、玻利維亞、巴拿馬以及南非等等。其宗旨是：作為秘書的代言機構，維護秘書的合法利益；通過連續教育，提高秘書人員的素質和水平；介紹最新技術，增強業務技能，提高秘書的職業地位。

“國際行政管理者協會”提供給會員的刊物有：

《秘書》雜志:為國際秘書領域主要刊物，交流介紹秘書工作方面的新思想、新觀念、新動態、新技術

《秘書工作范例》:為國際職業秘書協會同各分支機構中企業經理代表人物合作創辦的一種多方面綜合論述刊物，適用于各種辦公室環境，反映秘書職責的共同特性

《職業秘書道德準則》:建立和傳播職業行為標準，體現秘書的職業道德觀念。

“國際行政管理者協會”每年舉辦“特許職業秘書考試”，于世界設250個考場同時進行，報考條件很嚴，高中生要有6年秘書工齡，大學生要有共6年的大學學齡和秘書工齡才能報考。有學士學位的人須完成一年經過證明的工作經驗亦能報考?？荚嚳颇繛椋浩髽I法、企業行為科學、企業管理、人際學、秘書會計學、秘書技能、辦公室秘書工作程序等?？荚囘B續進行12小時。1980年曾有6000人報考，1000人合格。合格者獲“特許職業秘書”資格（簡稱cps）。在美國，所有秘書都期望獲此資格，以求個人有所發展。

自1952年起，“國際行政管理者協會”還將每年4月最后一個工作周定為“秘書周”，該周的星期三定為秘書節，并舉行相關的慶祝活動。舉行這樣的慶祝會被認為是為了認同辦公室里工作的秘書的貢獻，和吸引更多的人從事秘書或行政工作。XX年，“國際行政管理者協會”宣布將秘書周和秘書日改名為行政專員周和行政專員日，與當今不斷變化的工作名稱和職責增加保持一致。

加拿大總理克雷蒂安的賀詞：

我很高興對參加XX年行政專員周和50周年慶典的各位致以最熱烈的祝賀。紀念周為領導者提供了一個認可在加拿大及世界各地行政人員所做出的貢獻的很好機會。行政專員工作高效，知識豐富，技能嫻熟，掌握了最新的辦公技術和具有異常完美的組織協調能力。我希望和領導者及其需要合作工作的人一起，為你們的辛勤工作和杰出貢獻致以真誠祝賀。

第五篇：對秘書的全方位了解和什么是秘書？

什么是秘書

《辭?！罚好貢搭I導的助手。

《英漢詞典》：秘書緣于拉丁文secretarius，意即“可靠的職員”。

《現代漢語詞典》：秘書是掌管文書并協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。

1998年5月，國家勞動部（現勞動和社會保障部）在其新頒布的《秘書職業技能標準》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協助領導處理財務及日常事務，并為領導決策及實施服務的人員。目前我國秘書從業人員約達2300萬人。

秘書節的由來

1952年春天，兩位美國的資深秘書共同向美國商業部部長提出創立秘書周的計劃，其主要宗旨是肯定秘書人員的工作技能、忠誠及工作效率以及給予政府及各企業的貢獻，并且通過有效的宣傳，引起人們重視秘書工作者在工作中發揮無限潛能。經過兩人在華盛頓各界友人的協助，這個夢想終于在同年達成。

美國商業部長宣布，1952年的6月1日至7日為美國第一個秘書周，6月4日為秘書日。到了1955年，美國的秘書協會將秘書周改為四月份的最后一個星期，而這周的星期三為秘書日，并一直沿用至今。

1981年美國秘書協會更名為“國際專業秘書協會”又于1998年更名為“國際專業行政人員協會”，簡稱iaap。

三種秘書職業資格證書

在中國，有三種國家承認的秘書職業資格證書，它們分別是由勞動和社會保障部推出的全國秘書證書，它是在國內從事秘書職業的資格準入證明；由英國劍橋大學考試委員會和教育部考試中心中英中心推出的劍橋秘書證書，獲得此證書之后，學生可以選擇就業或繼續深造；還有英國倫敦工商會考試局推出的lccieb秘書證書，這是國際認可的職業資格證書，獲得學員可繼續進修專業資格文憑或到國外大學進一步深造，世界上許多大學都承認lccieb的證書為入學條件之一。

目前，這三種秘書職業證都分初、中、高三個級別。

我國外企秘書的劃分

一般來說，初級秘書應包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務助理等，他們的職責一般比較單一，事件技術含量較低，薪金相對低一些。

中級秘書包括部門經理秘書、經理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經理秘書，他們的權力和責任相對大一些，外語水平和計算機應用水平較高，能用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。具有很好的協調能力，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在25～35歲左右，他們不輕易跳槽，更關心發展機會。

高級秘書則包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區總裁秘書等。這是處于高級領導層的要職，他們的領導能力、協調能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養和修煉，因此年齡偏大，35～45歲，能起草重要的合同文本、懂法律、稅務知識，有應急處理能力。這是秘書職位的頂點，到此時才能真正領悟秘書工作的全部內涵，而具備這些條件的女性鳳毛麟角。

八成秘書需補課