第一篇：秘書學術論文：試論現代企業檔案管理制度

【網絡綜合-秘書資格考試】

隨著企業改革的不斷深化．檔案界一直在探討現代企業擋案工作的管理模式。筆者認為．建立現代企業檔案管理制度應是合理的選擇。所謂現代企業檔案管理制

度實際上是一種多元、高效、靈活的擋案管理方式．是企業檔案工作為適應企業制度變革的需要在管理制度上的一種變革。這一制度目前雖尚未完全成形，但通過廣大檔案工作者多年的理論探討和實踐已初見端倪。本文試就其產生背景、基本特征與機制構筑談談個人的認識

一、現代企業檔案管理制度的提出

現代企業檔案管理制度的提出，應該說是有深刻的時代背景的．首先它是企業制度變革的產物。我國自1993年黨的十四屆三中全會提出建立社會主義市場經

濟體制以來，國有企業改制進入了改革的快車道，建立產權明晰、責任明確、政企分開、管理科學的現代公司制成為企業改革的主旋律。與傳統國有企業相比現代企業具有明顯的時代特征：(1)變黨委領導下的廠長負責制為建立有規范的法人治理結構、科學的領導體制和組織制度；(2)一改國有企業一統天下的局面。投資主體多元化、企業資產脫權化使企業出現了多種所有制并存的格局；(3)檔案所有權的變化．企業所有權的多元化導致了檔案所有權的多元化；(4)企業經營形態的多樣化．從規模形態上看是少盤骨干性大型企業集團與大量中小型民營企業并存，為適應市場競爭的需要出現了一批以產權為紐帶、以母公司為主體、以獲取利潤和提高市場占有率為目標的跨行業、跨地區、跨所有制的大型企業集團．同時亦出現了數量上占優勢的民營企業；從技術形態上看企業工業化管理與信息化管理并存，在信息化帶動工業化戰略的指導下．已有不少企業從工業化管理進入信息化、知識化管理階段?？傊Ｆ髽I在日益面向市場競爭的驅動下，與傳統國有企業相比在所有制、規模、技術、經營與形態上都發生了深刻的變革．傳統企業檔案管理模式已不適應現代企業制度的需要。其次是企業為維護自身利益需要的產物。我國自1959年正式建立企業擋案工作以來，在企業幾經改革中企業檔案工作雖曾屢受沖擊．但企業檔案工作始終是與企業相伴而行的，企業檔案工作始終存在的事實說明企業需要檔案工作。歷史上的企業改革尤其是在建立現代企業制度中對企業檔案工作的沖擊。我們不應該僅視為一種沖擊．而應視為完善企業檔案工作的機遇，無數企業的檔案工作在當

前企業改革中得到發展與強化的現實也說明了這一點。事實上在市場經濟條件下企業面臨的形勢更為復雜．它不僅需要企業檔案工作為維護企業日常管理與生產活動提供服務．而且需要企業檔案工作在市場競爭中為企業領導決策服務，在經濟糾紛中為維護企業合法權益服務．在企業管理中為企業文化建設提供服務。因此．現代企業制度的建立并不排斥檔案工作，它對企業擋案工作的沖擊實際上是對傳統國有企業檔案管理模式的揚棄，為維護自身利益的需要．要求在企業檔案管理制度、管理方式、管理手段與運行機制上做相應的變革．即要求建立與現代企業制度相適應的現代企業檔案管理制度。

二、現代企業檔案管理制度的基本特征

現代企業檔案管理制度作為一種管理制度．屬制度的范疇．具有制度的共性。為體現企業檔案工作的價值觀．規范企業檔案管理和維護企業利益．我們認為現代企業檔案管理制度不是一種固定的管理模式．而是一種檔案權屬明確、管理科學、企業自律的一種企業檔案管理制度。

檔案權屬明確是現代企業檔案管理制度的首要特征。在企業改制前，國有企業一統天下，其形成的檔案理所當然的是國有檔案，并由國家對其實行統一管理。隨著企業投資主體多元化和民營企業的涌現出各種檔案管理制度時要符合本企業的實際。如前所述，由于各企業規模、經營、技術、管理形態的不同，不僅檔案工作的機構設置、運行機制不同，而且在檔案管理的形態、方式、手段上也會有所區別，企業在確定檔案管理制度時應注意符合本企業的特征。企業自律也是現代企業檔案管理制度區別于傳統企業檔案管理制度的一個特征。企業對檔案

管理自律含自主、自理之意，在國家有關檔案工作法律的框架內，企業有權自主決定檔案的管理形式與管理對象，企業的建檔工作應屬企業行為。企業自律原則突出了企業在建檔工作中的主體地位，其理論基礎是企業法人財產權。在管理方式上不能像國有企業那樣一定要按設定的統一管理模式管理企業

檔案．可以自己建檔集中管理或對部分檔案集中管理．也可以委托文件中心或檔案中介機構代管、代理。我們相信．只要企業認識到檔案的價值所在．一定能自己管理好檔案。企業有能力搞好生產經營管理．還沒能力管理好檔案嗎?

由上述可知．現代企業管理制度包含有檔案管理制度，但又不等同于具體的檔案管理制度．它既是一種管理理念，又是一種管理體系．其實質是要建立一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。

三、現代企業檔案管理制度的構筑

現代企業檔案管理制度的建立與運行是一個長期的、動態的過程．它不僅與現代企業有一個磨合期，而且還會隨著現代企業的發展而發展。在我國現代企業制度建設已有十年的歷史，從檔案工作的正反經驗看．在構筑現代企業檔案管理制度中應著重注意以下幾個問題：

(一)建立現代企業檔案管理制度要以史為鑒。

現代企業與傳統企業雖然有著本質的區別，但現代企業檔案管理制度與傳統企業檔案管理制度卻有一定的共性．尤其是在具體檔案管理制度上。檔案權屬的不同與企業建檔自律原則會在一定程度上影響到企業檔案管理制度，但鑒于兩類型企業都具有生產與管理的職能。在制定現代企業檔案規范化管理制度時不需要白手起家。傳統企業檔案工作史上的不少理論與實踐均值得借鑒，例如檔案集中統一管理理論、科技文件“三納入”理論、科技檔案成套性理論、檔案保管與整理理論、檔案利用理論等。這些具體的檔案管理理論既可以服務于傳統企業，也可以服務于現代企業。以集中統一管理理論為例，對檔案是否要實行集中統一管理與企業所有制形式沒有必然的聯系。集中統一管理應是檔案工作一般規律的要求．不同的只是集中統一管理的范圍、內容的差別。現代企業可以對全部檔案實行集中統一管理，也可以按衙對部分檔案實行集中統一管理。例如有的民營企業只對下屬企業有關資質認證、資產、會計等檔案實行集中統一管理．而其它檔案則由各企業自行管理。這種情況不僅適用于部分民營企業。對大型企業集團尤具有普遍指導意義，大型企業集團下屬單位多且分散，集團公司對整個集團公司的檔案實行集中統一管理既無可能又無必要。再以科技文件工作“三納入”為例．在借鑒這一理論時既可以按傳統的“三納入“做法對科技文件實施管理，也可根據企業的實際納入企業資產管理、納入企業信息化進程、納入質量認證管理活動。充分借鑒傳統企業檔案規范化管理制度可以大大縮短建立現代企業檔案管理制度的進程．不少民營企業白手起家摸索建檔的教訓及國有股份公司檔案管理順利過渡的經驗都證明了這一點。

(二)檔案行政管理部門要加強引導。

在計劃經濟體制下．檔案行政管理部門與專業主管部門對企業檔案工作具有領導、指導、監督、檢查的職責，多以管理者的形象出現在企業面前。在建立社會主義市場經濟體制中，一方面是專業主管機關職能發生轉變，有的撤消．有的由行政管理轉為經營性管理．大部分企業成了無主管企業，與之同時檔案行政管理部門的職能也在發生轉變。要由偏重微觀管理轉向宏觀調控；另一方面是隨著企業改制出現了多元化所有制的局面，由此決定在建立現代企業檔案管理制度中需要重新定位檔案行政管理部門與企業的關系。檔案行政管理部門應采取分類指導的方針，例如對國有企業檔案管理實行監督、檢查為主。對民營企業實行服務、指導為主。以民營企業檔案工作為例。一個普遍的規律是民營企業在創業初期無暇顧及檔案工作，但發展到一定階段時便會自發要求建檔。用上海一位民營企業領導的話說：“沒有檔案我怎么證明我們是依法經營的．當發生經濟糾紛時我拿什么打官司?”但由于信息不靈、檔案人員業務基礎差等原因，他們的自發建檔工作往往要經過較長時間的摸索。例如上海某民

營企業在實踐中總結出了需要歸檔的12類文件，但在長達5年的時間里卻一直沒有形成書面的歸檔制度．這些文件歸檔范圍僅停留在分管領導的腦海里或口頭表達上，事實上他們所摸索的內容在有關檔案工作文件中早已有之。由此說明檔案行政管理部門在推進建立現代企業檔案管理制度中完全可以有所作為．通過提供法規服務、培訓服務、信息服務、中介服務等加快現代企業檔案管理制度的建立。企業自律是現代企業檔案管理制度的重要內容，但企業自律不排斥檔案行政管理部門的引導與服務．檔案行政管理部門有責任讓企業了解檔案工作自律的要求、內容．自律不是放任自流，但遺憾的是目前不少檔案行政管理部門在觀念上對民營企業的檔案工作還沒有擺脫傳統管理觀念的束縛。

(三)重在構筑現代企業檔案管理制度的運行機制。

現代企業檔案管理制度的建立與運行。關鍵在于建立起現代企業檔案工作的運行機制。所謂運行機制可以理解為在一定社會條件下企業檔案工作內外各要素之間相互作用、自我調節和控制的功能和過程。這種機制涉及的范圍較廣，例如企業制度、與周邊機構關系、市場競爭環境、利益結構等。但歸納起來主要是動力機制和約束機制。

動力機制是推動現代企業檔案管理制度運行的基礎和動力，傳統企業檔案工作之所以缺乏活力就是缺乏動力機制，究其原因并非企業檔案人員工作不努力．關鍵是企業自身缺乏活力。在計劃經濟體制下，由于缺少市場競爭．企業產品多年不創新、設備改造缺乏資金、生產技術陳舊，在低水平發展中對檔案很少有回溯性利用，體現不出檔案應有的價值，檔案工作當然也就缺乏動力。在企業檔案工作現實中我們可以發現這樣一個事實，越是產品單

一、技術創新不足、缺乏活力的企業，越顯不出企業檔案工作的地位與作用。企業檔案工作的歷史告訴我們，企業檔案工作作為企業工作的一部分．企業檔案人員的主觀能動性對推動企業檔案的運行固然重要。但推動企業檔案工作運行的動力機制主要源于企業自身的動力機制。在市場經濟體制下，推動企業發展的外部動力主要是市場競爭和社會需求，企業為在市場競爭中取得一席之地必然要不斷進行創新：推動企業發展的內部動力是企業制度建設、企業文化建設和創新能力．因此．為構筑現代企業檔案管理制度運行機制，應使企業檔案工作緊貼企業的需求．對外滿足企業市場競爭的需求．對內滿足企業制度創新、技術創新和企業文化的需求，變企業的動力為企業檔案工作的動力，在主動參與信息服務上狠下功夫。在這一背景下，為有效形成現代企業檔案管理制度的動力機制，對檔案部門應建立相應責權利機制、競爭上崗機制、職績考核機制等也是十分必要的。

在構筑現代企業檔案管理制度運行機制中，還應有必要的約束機制，用以保證檔案工作的健康發展。約束機制的建立可以從制度約束、成本核算約束、檔案質量控制約束等著手。首先是制度約束．現代企業主管領導應督促檔案部門建立一套規范化檔案管理制度和檔案人員任職制度，克服檔案管理任意化的傾向，用制度規范檔案管理工作，尤其是對外向型與信息化程度較高的企業，檔案的規范化管理更顯重要。其次是成本核算機制與檔案質量控制機制。它們雖各有其內涵，但其共性是通過控制檔案的質量來約束企業檔案工作。企業的目標是獲取利潤，引入成本核算機制意在控制檔案機構與人員規模，改變單純按檔案數量定人員編制的做法。傳統企業檔案管理的內容過于陳舊，數量過大，價值不大的檔案保存過長，這種狀況應當加以改變。實際上目前在現代企業已自覺或不自覺引入成本控制機制，其表現一是專職檔案人員大大減少，多為兼職檔案人員；二是減少了用于保管檔案的空間。如果我們站在傳統檔案工作角度看．這無疑是對檔案工作的削弱，但如果換一個思路來看問題卻具有一定的合理性。作為企業來講，它不可能過多過久地保存無利用價值的檔案，國外企業檔案工作情況也可以驗證這一點。例如據有關資料介紹．美國企業檔案館保存檔案占文件總盤的比例．沒有超過6％的，強調檔案用于“維護企業的歷史。保護企業的產品商標權、產權不受侵害，維護企業產品的信譽”。一般而言，檔案是一種歷史記錄，企業需要檔案記錄與保存歷史，但企業的歷史與文化不僅存在于檔案中。更多地是體現在企業的傳統與觀念中，這已

為無數民辦企業、外資企業、國有改制企業成功的歷史所證明。對企業認為無實用價值的檔案，或由檔案館挑選有社會意義的檔案繼續保存，或銷毀。通過建立成本與質量控制機制使企業檔案工作達到高效、簡潔的要求。

綜上所述，現代企業檔案管理制度是檔案管理與現代企業的有機結合．是按現代企業制度需要建立的檔案權屬明確、管理科學、企業自律的一種檔案管理方式，是一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。

第二篇：對建立現代企業檔案管理制度的探討

對建立現代企業檔案管理制度的探討

當前，市場經濟的大潮沖擊著社會的每一個層面，企業的檔案工作也面臨著一場挑戰。面對挑戰，企業檔案工作應如何加快步伐，改革究竟如何入手；檔案工作新的管理模式包括哪些內容；什么是現代企業檔案管理制度；市場經濟體制下企業檔案館（室）藏體系怎樣布局才有利于檔案作用的發揮？下面就上述問題試談我的一點認識。

一、建立現代企業檔案管理制度的必要性

轉換國有企業經營機制、建立現代企業制度是企業為適應社會主義市場經濟體制需要而采取的重大舉措。建立現代企業檔案管理制度是企業改革的一項配套措施，是企業檔案工作保持健康發展的必然階段。因為企業制度的創新與現代企業檔案管理制度的建立是雙方需求和互相補充的。

（一）企業改革需要檔案管理制度的創新

在企業改革過程中，無論是轉變經營機制，還是建立現代企業制度，檔案為企業調整組織和產業結構，對外經濟合作、清產核資，進入市場成為具有獨立法人權力競爭者提供重要的信息和依據。企業的發展壯大，也始終離不開檔案的信息作用，檔案貫穿于企業生產、經營等各項活動之中?，F代企業制度的建立，使企業作為獨立的經營者走入市場，企業實行自主經營、自負盈虧也需要檔案在企業開展市場競爭，維護企業合法權益等方面發揮作用。應該說：市場經濟體制的建立，使檔案工作有了更加廣闊的用武之地，檔案在一定程度上為企業的發展起著保駕護航的作用。

（二）社會主義市場經濟體制的建立，也對檔案工作提出更新更高的要求，為檔案事業進一步發展創造了機遇

經濟體制的改革，使我國從傳統的計劃經濟過渡到有計劃的商品經濟，繼而進入市場經濟。由于企業是市場的主體，企業改革是經濟體制改革的中心環節，轉換經營機制是企業改革的重點，這便預示著企業檔案工作在管理體制和工作機制等方面也必將進行一場深刻的變革。

（三）現代企業制度的建立對檔案工作也提出了新的要求

如果企業檔案工作還停留在目前管理狀態，將很難有大的發展。因此，作為企業科技信息管理的組成部分，檔案部門要積極探索檔案工作發展的新思路，著手進行改革，實現檔案管理制度的創新。改革對企業檔案工作發展起到了推動和促進作用，作為企業檔案工作者，應該以積極的態度和長遠的眼光看待這場變革，要抓住這個機遇，深化改革，盡早建立和完善現代企業檔案管理制度，實現檔案事業發展的一個新飛躍。

二、現代企業檔案管理制度的特征

何為現代企業檔案管理制度，目前還沒有明確的表述，這里試對其基本特征做些描述。

黨的十四屆三中全會通過的《關于建立社會主義市場經濟體制若干問題的決定》指出：現代企業制度是“建立適應市場經濟要求，產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學的現代企業制度”。現代企業制度是社會主義市場經濟的基礎，是我國國有企業改革的方向，它標志著國有企業擺脫傳統計劃經濟的束縛，真正成為在市場競爭中求生存、求發展的獨立經營實體。它以完善的法人制度為基礎，以有限責任為特征，以公司形態為代表，其實質就是確立企業法人財產權。

據此，在建立現代企業制度過程中，企業的檔案工作表現出以下基本特征：

（一）經營機制的轉變，將企業推向市場

為了增強市場競爭能力，企業內部的各個部門都要高速運轉，要求檔案以情報、信息的形態出現，比較強的表現在為企業現實活動服務等方面。檔案利用的周期普遍縮短，發生作用的機遇有很大提高，利用方式要求簡便，快速靈活。

（二）企業經營范圍的拓寬，使得多種經濟成份并存

現代企業制度的建立，也使企業在生產經營管理中不斷采用新的管理模式和方法，新的檔案成份便與之俱生，檔案的歸檔范圍發生很大變化，需要檔案人員廣泛收集，科學管理，有效地提供利用。

（三）統一指導、分級保管是現代企業檔案管理制度的根本原則

企業的商品經濟屬性和獨立的法人地位確定后，企業便擁有包括國家在內的出資者投資形成的全部法人財產權，檔案作為企業自身生產、經營活動的真實記錄，從內容上看，是企業各種實踐活動的結晶，是企業產品更新換代，擴大再生產，增強企業競爭機制不可缺少的信息財富。從載體和檔案本身形成過程看，也包含著企業人、財、物的投入，是企業資產的一部分，應該交給企業自身加以科學管理和使用，以確保檔案信息資源的保值和增值。檔案層層上交，便造成重復保管，既浪費人、財、物，也難以取得相應的利用效果。把檔案交給企業自身管理，企業檔案工作實行統一指導、分級保管，最有利于檔案內在價值的充分發揮。

順便說一點，企業成為法人后，便具有獨立的管理決策和約束權力，這對于企業檔案管理工作來說，既能起到促進作用，也容易出現各自為政的局面，一些不合理、不科學、不規范的管理方式容易產生并發生作用。因此，分級保管必須有統一指導做保證。企業根據檔案工作行業標準和管理規范做統一規定，以保證各保管機構科學合理地管理好本企業檔案。同時，統一指導也應根據保管機構實際情況做具體分析，如對檔案的歸檔范圍、保管期限和密級劃分等受企業自身運作影響而變化較大的問題，不能統的太死，應留有適應變化的余地。統一指導的目的在于通過宏觀調控，使保管機構的檔案工作健康發展。分級保管的目的是適應市場經濟的需要，最大限度發揮檔案的作用。

（四）現代企業檔案管理制度將更多地引入效益觀念，實行對內以價值計算服務水平，對外走經營之路，向實現檔案信息商品化過渡

企業檔案化服務機制包括五個方面的內容。第一，是指對檔案載體成本和其它檔案消耗用品成本的回收。第二，是指檔案內容信息價值的有償服務。第三，是指企業通過檔案在革新挖潛、技術改造、增儲上產等方面取得經濟效益后，檔案部門按比例分成。第四，是指檔案編研成果開發利用的定向服務。第五，是指檔案以商品形式出售或轉讓。

（五）現代企業檔案管理制度的基本條件是檔案部門能夠真正獨立地擁有和行使監督、指導、檢查的權利

在市場經濟體制下，檔案資料信息的屬性和流向趨于復雜，檔案的收集保管與利用的矛盾也日益突出。特別是在目前建立現代企業制度的初期，一些單位把檔案工作的位置沒有擺正，許多大中型企業尚未擺脫人員臃腫、資金短缺、效益低下、市場前景不樂觀的困擾，企業領導對檔案工作不是顧不上，就是不重視。從近幾年來看，通過《檔案法》的貫徹實施，企業雖然賦予檔案部門一定的權利，但力度不大，有法不依、執法不嚴的情況經常發生，檔案部門行使監督、指導、檢查的權限仍顯十分不足。特別在人、財、物的管理上更是力不從心、寸步難行，完全依賴于企業其他職能管理部門，檔案部門是“丫環拿鑰匙，當家做不了主”。因此，除了要增強企業檔案意識以外，更重要的是要賦予檔案部門獨立的職能，從根本上扭轉檔案部門被動依賴的局面，保證檔案工作穩定健康的發展。

綜上所述，在社會主義市場經濟體制下，現代企業制度的建立，是企業成為自主經營、自負盈虧、自我約束、自我發展的具有法人權力的經營實體。因此，與之相適應的現代企業檔案管理制度的基本特征便可以表述為：統一指導、分級管理、職能獨立、講求效益。

三、如何建立現代企業檔案管理制度

現代企業檔案管理制度是現代企業制度的內容之一，因此，建立現代企業檔案管理制度，應遵循企業生產經營以經濟效益為中心的原則，把企業自主經營、自我約束機制同企業檔案統一指導、分級管理結合起來，既做到檔案信息資源的合理布局，又實現檔案工作科學化、標準化管理。把企業自負盈虧、自我發展機制同檔案有償服務機制結合起來，使檔案即為企業生產、科研、經營活動服務，做到檔案信息投入資金成本的保值，又為企業對外經營創收，實現檔案信息資源的增值。具體來說有以下幾點：

（一）調整組織結構，設立宏觀指導檔案工作的職能管理部門，其任務包括：

1.負責貫徹實施國家和上級有關法律、法規、方針政策。

2.制定并完善企業檔案管理制度和相應的制約手段，對企業檔案工作進行指導、監督、檢查。

3.制定本企業檔案行業標準，并組織實施。

4.加強檔案管理現代化培訓，全方位提高檔案人員素質。

5.開展檔案科學研究，積極探索、總結、交流企業在加強管理、深化改革、促進檔案工作持續發展的新思路和新成果。

6.加強檔案宣傳出版工作。

7.加強檔案科研項目的立項、研究、申報、評比、獎勵、推廣體系。

（二）調整檔案館（室）布局結構，實行分級保管

檔案的布局結構是關系到檔案信息資源能否合理配置和最大限度開發利用的重要因素。所以，調整布局結構事關重大，“牽一發而動全身”，是建立現代企業檔案管理制度的難點，必須解放思想，打破傳統觀念的束縛，正確理解和分析“集中統一管理全部檔案”的含義，樹立檔案直接為企業生產經營服務的觀念，為檔案能夠充分發揮作用創造條件。企業檔案實行分級保管的范圍應該以獨立法人實體單位為界限。

（三）盡快建立和完善新的服務機制，使企業檔案工作向經營方向發展

企業轉換經營機制，就是制度創新的過程，企業檔案管理制度的改革，也是企業制度創新的內容之一，是企業改革的配套措施。檔案部門建立新的服務機制，是適應企業檔案工作作為獨立經營實體走入市場的實際需要而采取的相應步驟。

實行新的服務機制，是企業員工和檔案人員面臨的一次思想變革，是提高企業整體檔案意識的必然過程。其關鍵是解決好檔案形成和利用的矛盾。應認識到：檔案是形成者在其正常工作期間形成的，對檔案形成者來說，“檔案形成價值”已在其工資獎金中體現出來，歸檔后代表“檔案形成價值”的只能是企業，決不是形成檔案的某個具體部門或個人。而利用價值是再生產過程產生（下轉第28頁）（上接第22頁）的，與形成者在經濟上也不再發生任何關系。因此，只有企業才能決定檔案的存毀、出售或轉讓。檔案部門實行新的服務機制，就是代表企業來實現檔案信息資產的保值和增值。

企業檔案工作向經營發展，起步階段面臨問題也較多。因此必須積極穩妥地進行，既要轉變誰形成檔案，誰就可以永久無償占用和利用檔案的觀念，消除對企業檔案資源價值再生認識不清的障礙；又要克服局部利益和企業整體利益的矛盾障礙，明確檔案是企業信息產業的組成部分。同時還要處理好收集和利用的關系。事實證明，傳統的服務機制必須改革，而且早改早見效，早改早收益、早發展。

（四）加快企業檔案管理現代化步伐

目前，企業檔案管理現代化處于起步階段，硬件設施基本具備，關鍵是缺乏適應企業檔案管理的軟件系統。從檔案的發展角度來看，一定要注意培養和選用檔案計算機管理專門人才，結合企業檔案管理和利用的特點，編制開發科學合理的軟件操作系統，組織全員培訓，提高運行操作的普及率。企業檔案管理現代化要全面發展，還需要在標準化管理、計算機聯網管理等方面做比較大的投入。

（五）其他配套措施

1.加強基礎管理工作，特別是要加快建立和完善推行企業檔案標準化管理工作。

2.根據企業生產經營活動的實際開展，制定完善的歸檔制度，疏通歸檔渠道，豐富館藏內容。

3.加強利用信息反饋管理，積極配合企業建制轉軌。目前，企業內部進行的三項制度改革，清產核資、債務清理、社會統籌保險等都是企業改革的具體舉措，要注意把握和積累經驗，總結檔案工作在企業進入市場經濟體制下的發展規律，不斷豐富和完善現代企業檔案管理制度。

4.培養和選用既懂檔案管理，又具備一定專業知識，還能夠掌握計算機管理的復合型人才，為檔案的開發利用和現代化管理提供人員保證。

5.培育和建立檔案信息交流中心，為企業檔案管理實行新的服務機制，以及實現檔案信息資源的保值增值創造良好的外部環境。

6.培養檔案信息資產價值評估人才，建立檔案信息資源定額框架體系，為開展服務工作提供業務范圍和行業標準。

第三篇：現代遠程教育檔案管理制度

1、凡是在遠程教育工作中形成的各種工作表冊等資料均在歸檔管理范圍。

2、遠程教育工作資料應按《評估細則》中各級指標要求依時間順序分類歸檔存放。

3、各種表冊應按學期整理，并按學期形成遠程教育工作總結材料，加裝封皮后歸入檔案盒保管。

4、歸入檔案的遠程教育工作資料內容要求真實、詳細，并有相關人員的簽名和具體時間。

5、文字檔案在管理中要防潮、防鼠、防蟲，音像磁帶、光盤、照片類檔案資料應編寫目錄造冊登記，并注意防磁、防霉變，必要時要進行技術處理。

6、檔案管理人員(一線教師)在工作中應注意遠程教育工作資料的收集和整理，以保證工作資料的完整。

7、如果管理人員因工作變動，經領導同意后，遠程教育資料檔案管理人員應將檔案完整移交給接替人員，不得隨意處理。

第四篇：企業檔案管理制度

辦公用品管理規定

一、計劃管理

1、加強辦公用品的計劃管理。辦公室根據公司辦公經費標準計劃制定統一的辦公用品購置計劃。

2、辦公室每月根據需要提出購置計劃資金，并報經主管領導批準。

3、如遇特殊情況，經主管領導批準后可提出臨時購置計劃。

二、辦公用品、辦公設施采購管理

1、公司辦文具庫根據每月的購置計劃和臨時購置計劃統一采購辦公用品，各部門原則上不得自行采購。

2、因特殊情況，各部門需自行采購的，要事先提出申請，報主管領導同意方可。

3、公司安排各有關部門成立采購小組，對市場進行實地考察，對價格低、質量優、信譽高的商家，進行統一采購。

三、發放使用管理

1、辦公用品的管理和發放由公司辦文具庫統一負責。

2、辦公用品的購置、保管和發放實行分開管理的原則，分別由專人負責。

3、領取辦公用品，領用人要在OA工作流程報告中，寫明用途、品名、數量，由部門負責人簽字同意，公司辦領導批準方可領取。領取的原則是：工作任務清楚，使用目的明確．一次一領，隨用隨領，用多少領多少，專領專用。

4、牢固樹立節約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細算，提倡節省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。

5、辦公用品應為辦公所用，不得據為已有，挪作私用；不得用辦公設備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。

6、職工須愛護辦公用品，非正常使用損壞、丟失照價賠償。

四、清庫、盤存管理

1、庫存辦公用品的種類和數量要科學確定，合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應好、周轉快、消耗低、費用省。

2、批量購入的辦公用品應即時入庫存儲，物品采購員和倉庫保管員要搞好驗收交接，在《辦公用品入庫登記本》上如實填寫接收物品的名稱、規格、單價和數量，并簽字。每月以報表形式報給公司辦領導審閱。

文書檔案管理辦法 文書檔案歸檔范圍

1.1公司重要職能活動的文件、報告、總結、統計資料等。

1.2公司重要會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、會議紀要、會議記錄等。

1.3公司工作計劃和工作總結。

1.4上級部門發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定等。1.5公司的請示與上級機關的批復。

1.6公司對外的正式發文及與有關單位來往的文書。1.7公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

1.8公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。1.9公司的各項規章、制度，勞動、工資、福利等方面的文件材料。

1.10公司重要會議、重要職能活動、外事活動和重大慶?；顒拥匿浺?、錄像、照片、光碟等聲像資料。

1.11公司重大工程建設項目的奠基、落成以及試車、開車聲像資料。

1.12公司重大科技發明、榮獲省部級以上獎勵的科研成果，省部優產品的證書、照片、錄像帶等資料。

1.13公司獲省部級以上先進模范人物、勞動模范的照片。

1.14受到省市級以上（含市級）表彰的各種證書、獎狀、獎旗、獎匾、獎章、獎杯等榮譽性物品。

1.15中央、省級領導來公司視察活動的錄音、錄像、照片、光碟等聲像資料，以及領導人的題詞、書畫等。

1.16公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的文字、剪報、照片、錄像資料等。文書檔案收集及歸檔時間

2.1凡公司黨委總部發出的公文，一律由公司辦公室統一收集管理。

2.2公司重要會議記錄（如董事會、黨委會、經理會、股東會等），須在會議結束三天內移交公司辦公室保管。

2.3公司在重要的生產經營活動中形成的重要合同、協議書、意向書等，由審計法務部負責收集保管。

2.4上級來文一律由公司辦公室統一收集管理。

2.5公司有關部門獨立成文的文件材料，由主辦部門收集管理。

2.6以上文書檔案，當年由收集管理部門妥善保存，分類立卷,并于次年二季度之前移交綜合檔案科歸檔，進行集中統一管理。

2.7公司及有關部門獲得的各種榮譽證書、獎狀、獎牌等實物和聲像檔案，應在形成后一周內移交公司辦公室，由秘書科組織登記、拍照、年底前移交綜合檔案科存檔。3 歸檔要求

3.1歸檔文件材料要及時、齊全、完整，如不按時歸檔，出現問題將追究個人責任。

3.2各部門移交文件材料要填寫移交登記，交接材料時雙方根據移交手冊核對，并履行簽字手續。

3.3歸檔的聲像和實物資料，必須是原版、原件，圖像清晰，聲音清楚。4 保管和利用

4.1檔案人員對檔案材料按有關規定，進行科學分類，合理組卷，排列上架，以便更好地利用。

4.2要做好檔案的安全保護工作，做好防火、防塵、防高溫和庫房濕度的調節工作。

4.3嚴格借閱制度。借閱者先填寫借閱單，經主管部門領導簽字后，方可借閱。董事會、黨委會、股東會等重要會議記錄原件和紀要件，經審批同意后，方可查閱，不得外借。聲像和實物檔案原版、原件一般不得借出。

4.4利用率較高的文書檔案可將復制外借。復制資料由綜合檔案科負責辦理。4.5對保管期限到期的文書檔案，由綜合檔案科提出初步處理意見，經鑒定小組審定，提出銷毀意見，報主管公司領導審批后進行銷毀。

會計檔案管理辦法 管理目的

會計檔案是會計核算專業材料，是記錄和反應本單位經濟業務的重要史料和證據。堅持集中統一保管，有利于維護和保證檔案的完整與安全，便于企業各項工作的開展和利用，實現檔案的社會價值和經濟價值。

公司辦綜合檔案科負責會計檔案的管理。2 歸檔范圍

2.1 會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

2.2 會計賬薄類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計帳簿。

2.3 財務報告類：月度、季度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，工程決算審計報告、其他財務報告。2.4 企業職工工資表、獎金表、獨生子女保健表。

2.5 其他類：銀行存款余額調節表、銀行對帳單，會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊，其他應當保存的會計核算專業資料。3 歸檔要求

3.1 公司各財務部門當年形成的會計檔案，在會計終了后，應按照會計檔案歸檔要求，整理立卷，裝訂成冊，由各財務部門暫保管一年，期滿之后于第二年初移交到檔案部門統一保管。

3.2 會計檔案移交時，各財務部門須填寫會計檔案移交清冊（一式兩份），交接雙方現場清點核實后在移交清冊上簽字（蓋章），各持一份，作為長期保存依據。3.3 歸檔的會計憑證、賬薄、報表等案卷封面要按規定內容填寫，對于破碎、缺頁、裝訂不牢和不合要求的案卷，檔案部門不予接受。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應會同財務部門共同拆封整理，以分清責任。

3.4 公司各財務部門采用電算化進行核算的會計檔案、重大項目工程預決算檔案、基建會計檔案，待項目工程完工審計后連同紙質檔案和二套電子檔案一同移交檔案部門存檔。同時上報省、市檔案局備案。

3.5 公司其他部門形成的會計檔案，按歸檔要求，由本單位自行保管。4 立卷及保管

4.1 檔案部門要建立健全各類基礎臺帳及各項規章制度，保證檔案妥善保管，有序存放、方便查找、嚴防毀損。

4.2 會計檔案接受后要及時整理、立卷、登記、造冊、著錄、裝盒入柜，按所屬類別分類存放、順序排列、依次上架，編制案卷目錄（立卷人、移交人簽字），建立系統完整的檢索工具，以便查找和利用。

4.3 各類會計檔案的保管期限按國家檔案局《會計檔案管理辦法》執行，分為永久和長期兩種。其中職工工資表、財務報表為永久；憑證為15年，帳簿為25年；獎金表為20年；銀行對賬單為5年；會計檔案移交清冊為15年，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊為永久保存。

4.4 執行庫房管理“八防”制度，做好防磁、防有害氣體等設備保護設施，定期對電子檔案數據資料做好更新備份，保證庫房清潔衛生，溫、濕度適宜。庫房重地無關人員不得隨意出入，避免散失和泄密。5 查閱和利用

5.1 本公司保存的財會檔案只為公司提供利用，除法律規定外，一律不予外借。財務人員借閱時，需填寫借閱單，由財務部門、檔案部門領導簽字并辦理登記手續。

5.2 公司紀委、監察審計、保衛部門因工作需要，須經公司主要分管領導批準，財務和檔案部門領導簽字，登記后方可查閱、復制會計檔案。

5.3 公司外單位查閱檔案時，需持單位正式介紹信，經財務總監審批，財務和檔案部門領導簽字，在指定地點查閱。嚴禁查閱人員在會計檔案上涂畫、拆封及抽換，違者酌情予以處分。6 鑒定與銷毀

6.1 會計檔案的保管期限，原則上按國家檔案局《會計檔案管理辦法》規定執行，如有特殊情況以法律為依據，適當延長部分檔案保管期限。

6.2 保管期滿待銷毀的會計檔案，由檔案科會同財務部提出銷毀意見，檔案科編制銷毀清冊，財務部鑒定審核，經公司財務總監、總經理層批后，進行銷毀。6.3 鑒定銷毀時，對保管期滿但尚未了結的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項、有重要價值的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，重新保管直至事項完結鑒定確無保管價值時再銷毀。

6.4 銷毀會計檔案時，應由檔案、財務、監察審計部等部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案之前，應認真清點核對；銷毀后，應在銷毀清冊上簽字，并將監銷情況報告本單位負責人。

科技檔案管理辦法 科技檔案歸檔

各單位應當把技術文件材料的形成積累和歸檔，納入到技術工作程序和工作計劃之內，列入技術工作人員的職責范圍和崗位責任追究制中加以考核。1.1 各單位必須將在生產、設備、技術創新、引進和交流以及形成的（含外單位提供給本公司的）具有保存價值的技術文件材料加以系統地整理，組成保管單位（卷、冊、袋、盒），并按套歸檔。

1.2 凡需歸檔的技術文件材料，應隨時歸檔，歸檔必須做到線條清楚，字跡清晰、紙質優良。其分類方法，要符合本單位生產和工作性質，以便保管和利用。1.3 基本建設施工階段所形成的技術文件材料，待工程竣工驗收時，由工程管理部門負責整理歸檔。

1.4 凡我公司一切新建、改建、擴建、維修工程必須將竣工后的有關設計任務書、勘測原始材料以及決算、竣工圖，工程驗收文件等，按歸檔要求，由工程管理部門或承建單位系統整理歸檔。

1.5 凡我公司一切新建、擴建、改建的工程都應繪制竣工圖歸檔。

1.6 改建工程必須對原工程檔案進行相應的補充或修改，以保證檔案與現狀相符。

1.7 歸檔的技術文件材料和竣工圖，一律歸檔兩份，另底圖一份，施工圖一份。1.8 在生產、基建、設備制造和維修工程中形成的技術文件材料，按歸檔要求，系統完整及時整理好歸檔。1.9 由外單位協助工程形成的一切技術文件材料，竣工后由我公司主管部門按歸檔要求歸檔。

1.10 各單位對新建、改建、擴建的項目進行驗收時，要有技術檔案人員參加。對應歸檔的科技文件材料進行驗收，對沒有完整系統、準確的科技文件材料的項目，不算完成項目。

1.11 技術檔案人員參加設備開箱，即時將科技文件登記，做到先歸檔后借閱。1.12 本公司各單位外出開會、參觀學習收集的圖紙和技術資料，都要交綜合檔案科歸檔。工作需要時辦理借閱手續。對付款購進的圖紙和資料經綜合檔案科驗收后，財務部方能報銷。

2、科技檔案管理

2.1 接收科技檔案后，應及時做好歸檔后的整理工作。按其形成或規律構成有機整體，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）然后按分類方法進行編號登記保管。2.2 科技檔案的分類保管，必須按密級，保管期限和銷毀原則：

2.2.1 檔案和資料分開，文字的科技檔案與底圖分開，底圖與藍圖分開，分開應保持科技檔案間的有機聯系。

2.2.2 科技檔案的保密等級共分：絕密、機密、秘密三種，其劃分原則上按上級規定與指示辦理。

2.2.3 科技檔案保管期限的原則分：永久、長期、短期三種。

2.3 綜合檔案科是我公司要害部門，檔案庫房必須保證絕對安全完整。2.3.1 庫房不經同意不準入內，嚴禁吸煙，要有防火器材設備，做好防潮、防火、防盜、防霉、防蟲等“八防”工作。

2.3.2 科技檔案保管，每年要定期檢查一次，檢查情況要向公司分管領導報告，如發生意外要及時報告，發現損壞及時提出復制意見。

2.4 各單位所需的國內外技術資料和圖紙，由綜合檔案科統一訂購，外索技術資料需事先向綜合檔案科申請取得同意，由綜合檔案科辦理付款手續后集中保管，否則，財務部門不予報銷。

2.5 凡備品備件月作業計劃加工圖紙、各單位大中修計劃的加工件所需圖紙，由公司生產技術部統一歸口填寫曬印申請單報送檔案科。

2.6 外單位需復制用我公司技術檔案或圖紙，經公司領導或技術總監批準后，到綜合檔案科辦理手續，方可復制。各單位嚴禁代外單位復制我公司技術檔案、文件材料等，違者追究責任。3 科技檔案借閱

3.1 凡是本公司員工因工作需要，一律憑工作證辦理借閱手續，嚴禁代借和轉借。3.2 全公司總平面圖、上下水道、供電及“絕密”技術資料，需經公司領導和技術總監批準方可借閱?！敖^密”資料不得帶離檔案科，如因工作需要必須帶出者，需由公司領導簽署批準。

3.3 借閱者對借出的檔案資料（圖紙、技術資料）要妥善保管。不準拆卷、涂改、打標記、損壞和丟失，要保證案卷完整，違者追究責任。

3.4 設備原圖不得作為借閱使用，更不準拿到現場使用，如確系生產需要，須經公司技術總監和檔案科領導批準。

3.5 借閱者對借閱的檔案資料必須當面點清，歸還時按順序排好，案卷檢查無誤后，當面辦理注銷手續。丟失者除賠償經濟損失外，還須追究責任。

3.6 借閱者未經檔案員允許，不得自拿、自取、自放，嚴禁擅自入內，對不聽勸阻者，檔案員有權停止借閱。

3.7 借閱時間不得超過15天，特殊情況者需經批準，最長時間不能超過一個月。不能按期歸還者，可續辦借閱手續，否則按管理規定停止借閱。

3.8 各單位和個人不經公司領導和檔案科批準，嚴禁將我公司一切技術資料、圖紙（含復制品）向外泄露，違者批評，嚴重者給予處分。

3.9 調離、退休人員，需持人事部門調令到綜合檔案科交清所借和工作中形成的文件材料，方可辦理離廠手續。

3.10 外單位來公司參觀學習、考察等人員，按專業對口接待，并只做一般性介紹，如欲深入交流時，需請示分管該專業的公司領導或技術總監同意。4 科技檔案修改

4.1各單位不得自行修改科技檔案、圖紙和技術文件，修改、作廢一律填寫申請單。必須修改時經領導同意，由專職技術人員修改，并同時修改藍圖、底圖和技術文件材料。

4.2 在實施重大合理化建議，技術改造中須修改圖紙時，由原設計技術人員負責修改。4.3 凡是新設計施工項目，應由施工單位提供施工過程中的依據，由設計者完成竣工圖。

4.4 凡屬設備檔案圖紙的修改，均由生產技術部（分管工程技術人員）辦理，其它單位不得自行修改。

4.5 凡備品備件，設備訂貨圖紙，由生產技術部統一修改后，方能生效。4.6 凡工藝流程變動修改，由車間技術人員提出，由生產技術部工藝組修改，其它單位不得自行修改。

4.7 底圖修改較大時，應將原圖申請作廢，重新出圖，圖號不變。

4.8 凡因工藝流程改變或設備更新、調整設備，廢除原圖需作廢時，由經辦人（車間、檢修部門或設計部門）提出報廢申請，報綜合檔案科作廢。5 科技檔案銷毀

5.1 經主管及技術總監批準，有關部室共同鑒定后，由科技檔案人員登記造冊。經公司保密委員會或公司保衛部門指定專人監督銷毀，任何人都不得擅自處理，或任意分散。

5.2 銷毀清冊其內容必須具備：順序號、保管期限、檔案目錄號、密級、保管單位，以便日后查考。

5.3 銷毀清單一式二份，一份留存綜合檔案科備查，另一份上報有關機關。6 科技檔案保密

6.1 技術檔案庫房是機要崗位，無關人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

6.2 機密文件，技術檔案、圖紙、資料，必須由專人集中經管，妥善保管。6.3 凡屬保密科技文件、圖紙、資料借閱，必須依照規定的借閱批準手續，不得擅自查閱與借出。一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

6.4 銷毀舊圖紙、資料時，要嚴格檢查，防止失密、泄密。

6.5 檔案工作人員要嚴格遵守“保守機密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密，做好科技檔案、資料的保密工作。

6.6 借閱絕密的技術文件、資料、圖紙，須經指定負責人批準，履行絕密借閱手續方可借閱。

6.7 對機密、絕密科技資料、圖紙要定期查對，以免出錯，發現丟失應及時報告有關部門，妥善處理。

竣工檔案管理辦法

1、負責全公司竣工工程資料的收集、整理、立卷、歸檔的管理和組織竣工檔案的驗收工作。

2、對施工單位的技術負責人和資料員進行檔案工作交底，使其明確檔案收集、整理工作的重要性及歸檔范圍。

3、負責督促施工現場的其他管理人員按時交接檔案資料，統一歸口整理，保證竣工資料組卷的完整性和有效性。

4、工程項目竣工后施工單位必須及時做好竣工資料的整理、組卷工作，按單項工程分類立卷，組成保管單位(卷、冊)，且符合國家或行業標準。有修改的竣工圖要修改到位、標注到位。

5、對接收的竣工檔案進行查驗，符合規定要求的方能接收。接收的竣工檔案以原件為準，不得有偽造、復印、涂改或有其他不符合要求的文件。

6、竣工檔案是公司的主體檔案，檔案庫房必須保證絕對安全，庫房內嚴禁吸煙，并配備消防器材，沒有允許不得入內。

7、若外單位需借閱或復制我公司竣工資料或圖紙，需經公司領導或技術總監批準后，到綜合檔案科辦理手續，方可借閱或復制。各單位嚴禁代外單位復制公司竣工資料、圖紙等，違者追究其責任。

8、各單位不得自行修改竣工資料和圖紙，必須修改時須經領導同意，由專職技術人員修改，并同時修改藍圖、底圖。

9、凡需領用工程制圖儀器，須提出書面報告，并經主管部門領導及綜合檔案科批準后方可領用。

底圖管理辦法

1、凡公司所屬各部室繪制的底圖均由綜合檔案科底圖室集中統一管理。

2、凡是工程設計、標準圖、設備圖等，必須交底圖室存檔，并按工程項目分類登記建帳，入庫保管。外購藍圖描繪復用底圖，必須按我公司規定統一編號。

3、入庫圖紙必須成套齊全、圖面整齊、圖號完整，有各級領導簽字方可辦理交接手續，驗收存檔。

4、底圖應按國家標準圖幅，用碳素墨水或用計算機繪制，經設計、校核及有關領導簽字后，送交檔案科。計算機繪制的底圖，設計、校核、審查的簽字，必須是簽字者本人用碳素墨水的簽字，不得用計算機直接描出，以符合檔案管理的要求。

5、底圖檔案以袋裝為主，并編制底圖總目錄，袋內編制卷內目錄，以便于管理和利用。底圖展開平放在專用的底圖柜內，不得卷放或折疊放置。特殊招標的底圖視情況采取適當措施存放保管。

6、底圖檔案號按形成單位統—設備的分類方法進行分類，并組合成類別，各種類別底圖分別采用大流水編號。編號寫在底圖案卷袋右下角圖框外邊，號碼應清楚可見。

7、收藏底圖要精心保管，為了加強底圖的堅固性，應將底圖周邊用縫紉機軋邊后方可曬圖。對于破損圖紙要及時修補，破損嚴重不能修復時應提出更新。

8、提曬底圖須填寫曬圖申請單，提曬底圖應及時準確。收回圖紙要當面點清，沒有缺損和涂改時方可簽收。

9、嚴格遵守檔案保密制度，底圖嚴禁外借，底圖除需重大修改和重新復制外，一般不予外借。確因工作需要，須由公司分管領導及綜合檔案科領導批準，嚴格借還登記手續。借閱保密程度較高的底圖，應由公司領導批準。

藍圖管理辦法

1、綜合檔案科藍圖管理崗位負責公司所有工程項目施工藍圖、資料的接受、分類整理、保管統計、鑒定銷毀和提供利用工作。

2、公司所有工程項目的施工藍圖、資料，在項目竣工、完成后由施工責任單位及時整理，隨附清單一并移交綜合檔案科。

3、認真做好藍圖、資料入庫驗收工作，逐份逐張清點，并及時系統整理，按單項工程分類立卷、裝盒、排架。做到完整齊全，并編制檢索工具。

4、入庫藍圖、資料均按檔案號順序排列，不得亂放或任意提取，借閱藍圖、資料需要辦理登記手續，定期檢查藍圖、資料借還情況，及時做好催還工作。

5、熟悉藍圖、資料的排放位置，主動協助借閱者查找圖號和卡片等檢索工具。

6、借閱者對借閱的藍圖、資料必須當面點清，妥善保管，不得涂改、損壞和丟失。收回時排好序號，確無缺損和涂改方可簽收。違反者除賠償經濟損失外，還要追究責任。

8、精心保管藍圖、資料，如有破損圖紙應及時修補，破損嚴重不能修補的，及時提曬更新。

9、時時做好鑒定工作，對沒有利用價值的藍圖、資料提出銷毀申請，造冊登記，經鑒定、審批后，予以銷毀。銷毀時要嚴格檢查，防止失密、泄密。

10、藍圖、資料保管堅持“防盜、防火、防鼠、防蟲、防濕、防塵、防光、防有害氣體”，做到安全無事故。保持庫房內部清潔衛生，排放有序，溫度適宜。

11、對藍圖、資料收進、移出、保管、利用等情況進行登記，并按規定上報庫藏等檔案工作基本統計情況。

復制印曬管理辦法

1、綜合檔案科復印、曬圖崗位負責公司各相關檔案資料的工程復制和曬圖工作。

2、復印、曬圖室人員對送交的復印、曬圖技術文件或圖紙應逐一登記。

3、嚴格復印、曬圖的程序和手續。復印、曬圖必須有經辦人填寫好曬印申請單，申請單位和領導簽字后交綜合檔案科統一安排曬印，不得私自接受復印或曬圖，手續不完備的應給予拒絕。

4、復印、曬圖人員收到手續完備的申請單后，嚴格按照審批的規格、張數進行復印、曬圖。申請單須保存三年備查。

5、保證復印或曬圖質量，提高工作效率。急件隨到隨印或曬，平件一般不超過三天，杜絕復印、曬圖差錯。

6、嚴格遵守保密規定，涉及到保密材料，我公司專有技術等“秘密”類資料，必須由公司主要領導或技術總監簽字，方可安排復印或曬圖。禁止無關人員翻閱復印、曬圖資料和出入復印、曬圖室，不在室內待客閑談。

7、曬圖機、復印機等設備要經常維護保養。設備出現故障應及時分析查找原因，并向領導匯報進行維修。

8、保證復印曬圖室的安全、衛生、整潔，做到每日清掃保潔，每周大掃除，人走“四關”（關機、關電、關燈、關門）。

9、建立復印、曬圖檔案，每月底，對材料消耗和印曬情況進行一次檢查統計。

科技圖書管理辦法

1、綜合檔案科圖書資料室負責全公司科技圖書、資料和各部門生產、管理所需雜志、規程以及其它有關資料的搜集、訂購、保管、借閱、發放等工作。

2、搜集、采購來的科技圖書、資料應及時按“中圖法”分類、登錄、編號、建卡、投入借閱。

3、凡各部門所需訂購有關科技圖書資料，均應由分管領導批準，由綜合檔案科統一歸口并負責征訂、購買、報銷和管理工作，其它部門未經批準不得自行購置。部門和個人需用可辦借閱手續。

4、凡參加各種學術會議、技術會議、培訓的資料原則上一律交綜合檔案科資料室統一管理，其它部門及個人不得留存，如因工作確實需要留存，須經公司技術總監批準。凡沒有經過綜合檔案科簽字驗收，財務部門不予報銷。

5、科技圖書、資料的借閱嚴格按借閱制度進行，定期進行催還、清理。借閱人員必須在圖書資料室辦理書面借閱手續，方可借閱。

6、公司員工每次借閱本數只限一冊，歸還后，方可第二次再借。借期一周，單次借閱時間最長不能超過20天，否則停止借閱。

7、借閱的圖書不得撕頁、圈點、注字、折疊、剪裁等。若有丟失和損壞按圖書原價兩倍以上賠償。對于絕版圖書四倍以上賠償。

8、科技圖書借閱的過程中，借閱人不得私自將圖書轉借給其他員工，如需轉借，必須到圖書資料室辦理轉借手續。如因任何轉借原因發生的書籍損壞等損失，由第一借閱人負全面責任。

9、必須保持科技圖書的整潔、整齊，發現破損，要及時裝訂、裱糊。

10、圖書資料室必須按規定做好相應的防護措施，如防塵、防潮、防火、防霉、防蟲、防盜等。

11、員工調離出廠，必須持人力資源部調離證明，及時辦理圖書歸還手續，經簽字后方可離廠，廠外人員不得借閱。

12、科技圖書每年終認真清查核對一次。

科技情報管理辦法

1、科技情報管理崗位主要負責公司科技情報資料的收集、購置、加工、編輯和提供利用工作，為企業生產與發展做好服務。

2、科技情報人員要廣泛收集整理、分析研究各類化工科技信息情報。在掌握本單位科技動態基礎上，為解決生產中的關鍵技術問題，提高技術管理水平及時提供有針對性的情報，并采用多種形式傳播、推廣適用的先進技術和技術創新成果。

3、積極參加科技信息情報的交流活動。積極參加全國中氮技術情報網的活動，為《中氮肥》、《中氮信息》及有關情報網投稿，并完成分配的任務。

4、認真做好《淮化科技》內部刊物的稿件組織、編輯、出版和國內中氮等行業的交流工作。

5、開發情報資源為公司生產經營、技術研發服務。科技情報人員應積極貫徹上級有關科技情報工作和技術創新精神，做到上情下達、下情上報、內外通氣，成為溝通情報交流渠道的聯系人。

6、檔案資料管理人員應做好技術資料、圖書、檔案的收集整理分類編目工作，做好資料目錄和期刊目錄的編制工作，并配合專職情報員做好信息情報的服務工作。

7、科技情報工作計劃應列入本單位科技計劃，單位領導批準后實施。要逐步增添必要的信息化設施和征訂相關的圖書資料、期刊雜志等。

8、積極組織科技情報人員(包括資料管理人員)參加情報業務、專業知識、科技外語等學習活動，提高科技情報人員業務水平。

9、公司工作人員外出參加各種專業會議、學習班所獲得的各種技術資料和以單位名義索取的技術資料一律交綜合檔案科進行整理、編目、歸檔和掃描，以提高利用率。

重點建設項目檔案管理辦法

一、總則

1、為加強對公司重點建設項目檔案的管理工作，確保重點建設項目檔案的完整、準確、系統和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》和國家、省有關規定，結合公司實際情況，制定本辦法。

2、本辦法適用于公司各類重點建設項目建設與使用全過程中的檔案管理工作。

3、重點建設項目檔案是指從重點建設項目的提出、立項、可行性研究、初步設計、勘察設計、招投標、施工、工程監理、生產準備到竣工驗收的全過程中形成的具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件資料。

4、重點建設項目檔案工作既是重點建設項目的基礎工作，也是檔案事業的組成部分。重點建設項目各有關單位要依法加強對檔案工作的領導，列入工作計劃，按照集中統一管理的原則，確保重點建設項目檔案的完整、準確、安全和有效利用。

二、項目檔案管理職責

1、重點建設項目建設各有關單位要成立檔案工作管理機構，確定一名分管領導主抓檔案工作，并建立相應的檔案管理網絡機構，配備素質較高的檔案專、兼職人員，落實項目檔案工作所需經費。專、兼職檔案人員應當忠于職守，遵守紀律，必須參加檔案管理專業培訓，持證上崗。制定管理制度，建立健全重點項目的檔案管理工作，保證重點建設項目檔案工作和項目建設工作同步進行。

2、重點建設項目主管部門負責監督、檢查和指導本部門重點建設項目檔案工作。要加強對重點建設項目檔案工作的宏觀管理，將重點建設項目檔案工作納入項目管理之中，在下達項目計劃、檢查項目進度、驗收項目時，要同時部署、檢查、驗收檔案工作。

3、建立、健全重點建設項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度。堅持“三參加”、“四同時”管理。“三參加”即檔案部門參加項目審查論證會和項目進度會；參加工程階段性竣工驗收；參加設備開箱，并形成記錄。“四同時”即下達項目任務的同時提出文件材料的歸檔要求；檢查項目進度的同時檢查文件材料的形成情況；項目竣工驗收的同時驗收鑒定檔案材料的齊全、完整、準確情況；項目申報評優及項目有關人員提職評先時，檔案部門同時出具專題歸檔證明材料。

4、重點建設項目建設單位負責組織、協調和指導勘察單位、設計單位、施工單位和監理單位的項目竣工文件編制和項目文件整理。

5、項目勘察、設計、施工、監理等單位應根據《國家重點建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA / T 28—2002)的要求，完成各自職責范圍與合同規定的項目文件資料的收集、編制、整理、歸檔工作。

三、項目檔案的收集和歸檔

1、建設單位與各承包單位簽訂的項目承包合同，應按照檔案管理有關規定與標準，明確項目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。

2、實行總承包的項目，各分包單位負責收集、整理分包范圍內的項目檔案資料，項目竣工時，由項目總承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料，并提交項目建設單位；由建設單位分別向幾個單位發包的項目，各承包單位負責收集、整理所承包范圍內的項目檔案資料。項目竣工時，由項目建設單位或由項目建設單位委托一個承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料。

3、重點建設項目申請立項時，項目建設單位應著手開始對形成的文件材料的收集、積累、審核工作；項目竣工驗收時，應完成全套文件材料的歸檔和驗收工作。歸檔文件材料必須完整、準確，保持有機聯系，反映重點建設項目的真實情況。

4、重點建設項目前期文件、竣工驗收文件，應由建設單位和承辦機構負責收集、積累；勘察、設計單位負責勘察、設計文件的收集、積累，并按規定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件；項目施工文件，由項目施工單位負責收集、積累；項目監理文件由監理單位收集、積累；項目調試及試運行階段形成的文件，由試運行單位負責收集、積累；項目器材供應和財務管理單位應負責收集、積累建設項目器材供應及財務管理形成的文件。

5、凡是反映與重點建設項目有關的重要職能活動，具有查考利用價值的各種載體的文件，都應收集齊全、立卷、歸檔。

6、各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集；引進技術、設備文件應首先交綜合檔案科登記、歸檔，再進行譯校、復制和分發使用。

7、重點建設項目所需國內外技術資料、圖紙，由綜合檔案科統一訂購、借閱。外出開會、考察、學習收集的技術資料、圖紙，各類項目前期文件都要及時交綜合檔案科歸檔，工作需要時辦理借閱或者提供復印件。

8、歸檔的項目文件材料要求字跡清楚、圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續完備。載體及書寫材料符合檔案保管要求。永久、長期保存的文件不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆）書寫、繪制。凡由易褪色的書寫材料（如復寫紙、熱敏紙等）形成的需永久和長期保存的文件，應附一份復印件。復印、打印文件及照片字跡、線條及影響的清晰及牢固程度應符合設備標定質量。照片、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。電子文件應以光盤為長期儲存介質，并打印備份。

9、建設單位應采取拍照、錄像等方式，將項目開發建設前后的新舊面貌和開發建設過程進行記錄，制作、形成音像檔案，及時歸檔保存，并向市檔案館和本單位檔案部門移交。

10、重點建設項目檔案的保管條件要符合國家檔案局制定的《檔案庫房技術管理暫行規定》的要求，采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施，保證項目檔案的安全管理。應把庫房、設備與裝具所需經費列入項目投資總概算中，使檔案管理現代化與企業管理現代化同步發展。

11、項目建設單位要逐步提高檔案信息化管理水平，建立健全并切實落實相關規范、標準和規章制度，做好電子文件的歸檔和電子檔案的保管，確保其真實、完整和有效，逐步實現項目檔案信息的網絡化服務。

12、重點建設項目檔案移交的時間要求：各施工承包單位應在項目完成后將項目檔案向建設單位移交；項目檔案驗收合格后，建設單位按合同規定要求，向生產使用單位及其它有關單位辦理檔案移交，并辦理完備的清點、簽字等移交手續，明確檔案移交內容、案卷數、圖紙張數等。施工單位不按時提交合格竣工圖的，不算完成施工任務，并應承擔責任。

四、檔案的整理

1、建設單位或監理部門要制定項目檔案分類大綱和編號體系。小型項目直接按結構或專業分類，大中型項目按單項工程或結構、專業分類，下設屬類。

2、重點建設項目文件組卷原則是遵循其形成規律和成套性特點，分類科學，組卷合理。管理性文件按問題、時間或依據性、基礎性、項目竣工驗收文件組卷；施工文件按單項工程或階段、結構、專業組卷；設計變更文件、工程聯系單按文種組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環保等順序組卷；監理文件按名稱或專業組卷；設備文件按專業、臺件組卷；聲像材料組卷時應附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。

3、卷內文件排列：管理性文件按問題、時間或重要程度排列；施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列；設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列；竣工圖按專業、圖號排列。卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

4、案卷編目要求編寫頁號、填寫案卷封面、案卷脊背、卷內目錄、備考表所設置的各項內容及編制總目錄、分類目錄、底圖目錄、特殊載體目錄等。

5、案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。案卷的包裝采用國家檔案局規定的無酸卷皮、卷盒。

6、案卷排列：基建類案卷按項目、依據性材料、基礎性材料、工程設計、工程施工、工程監理、工程竣工驗收排列；設備類案卷按依據性材料、外購設備開箱驗收（自制設備設計、制造驗收）、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列管理。

7、重點建設項目竣工圖編制必須真實，準確的反映項目竣工的實際情況，要做到圖物相符、技術數據可靠、圖面清晰、逐張加蓋竣工圖章、簽字手續完備。

8、負責組織重點建設項目竣工驗收的主管部門或建設單位在項目初步驗收或竣工驗收時必須通知檔案行政管理部門或有關單位參加。

9、重點建設項目單位要認真貫徹執行《國家重點建設項目檔案登記辦法》的有關要求，按規定時間填報登記表，做好重點建設項目檔案登記工作。

第五篇：企業檔案管理制度

企業檔案管理制度

一、目的

為了加強公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化，更好地為公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》的有關規定，結合公司實際情況，制定本制度。

二、管理權限、職責

1、公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由公司綜合部負責監督和指導。

2、綜合部負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。

3、公司各部門負責人負責本部門文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

4、公司開展的項目及專項工作由項目負責人對歸檔文件的完整和系統負責，配備專職或兼職檔案人員。

5、公司各部門專兼職檔案人員應負責收集、整理歸檔文件，對歸檔文件的整理質量負責。

三、歸檔范圍與分類

1、凡是反映公司建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的各種載體式、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片等）均屬歸檔圍。

2、公司文書檔案設置6類，分為行政管理類、經營管理類、生產管理類、黨群管理類、人事類、會計類。公司科技檔案設置4類，分為基建類、設備類、科研類、產品類。公司聲像檔案、實物檔案另行歸檔。具體參照《gt管業文件材料歸檔范圍及保管期限表》執行。

四、立卷歸檔要求

1、經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

2、科研開發、項目建設等文件應在其項目驗收、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

3、產權產籍、質量認證、資質信用、知識產權等文件應隨時歸檔。外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

4、公司檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，具有長遠保存利用價值，為永久保管。對在一定時期內有利用價值的,應酌情列為定期（30年或10年）保管。凡介于兩種保管期限之間的，按照保存時間較長的一檔確定保管期限。

5、各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有材料還需使用，應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

6、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應完整、準確、系統，歸檔文件材料盒內要有“盒內文件目錄”。

7、文件形成部門應按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向綜合部檔案室移交，檔案部門在接收時應認真核對，并檢查檔案質量。雙方在《檔案移交登記表》簽字后各保留一份。

五、檔案借閱與保密

1、總經理、副總經理、總監借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續，限期歸還。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，需辦理《借閱檔案申請表》，經部門負責人、分管領導審批后方可借閱。

3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別。絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理批準，總經理因公外出時可委托副總經理審批，具體按委托書的內容執行。

4、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

5、借閱人對檔案要妥善保管，保持整潔，不得對檔案進行涂改，勾劃、裁剪、損壞或抽頁，不得轉借他人，不得遺失和私自翻印。

6、檔案管理員應定期清查借閱登記冊，對已到限期的調出檔案，應及時督促歸還。

7、檔案工作人員不準用電話、傳真、信箋與別人聯系秘密事項；嚴禁秘級文件、資料、信息上網。

8、檔案工作人員必須堅持做到不帶檔案出門，不準將檔案提供給無關人員查看，不準將檔案存放情況及其內容向無關人員泄露，克服新時期無密可保的麻痹思想，時刻保持警惕，謹防失泄密事件發生。

9、建立檔案利用效果登記制度，對借出的檔案，在工作查考、解決經濟糾紛，經濟案件，產權歸屬等產生的作用及效果及時進行登記，以反映檔案在公司經營活動中所發揮的應有作用。

六、檔案的鑒定與銷毀

1、公司綜合部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由綜合部主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，編制銷毀清冊，并經公司總經理批準后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊永久保存。

七、罰則

1、凡無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和部門領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

2、對涂改、拆散或未經批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

3、不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查；

4、遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，追究當事人責任。

八、本制度由公司綜合部負責解釋，自下發之日起執行。

年 月 日