第一篇:集團(tuán)公司建設(shè)工程技術(shù)檔案管理辦法
建設(shè)工程技術(shù)檔案管理(暫行)辦法
第一章 總 則
第一條
為加強集團(tuán)有限公司(以下簡稱集團(tuán)公司)建設(shè)工程技術(shù)檔案的管理和利用,確保基本建設(shè)項目技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,充分發(fā)揮檔案資料在工程建設(shè)、生產(chǎn)(使用)管理、設(shè)施維護(hù)和改建擴(kuò)建中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等建設(shè)工程技術(shù)檔案管理法規(guī)、規(guī)范和辦法,結(jié)合集團(tuán)公司實際,制定本辦法。
第二條
凡在集團(tuán)公司及所屬全資子公司、分公司、控股公司及均股公司(以下簡稱建設(shè)單位)范圍內(nèi)的新建、改擴(kuò)建、技術(shù)改造項目,其工程建設(shè)中產(chǎn)生的技術(shù)資料檔案管理工作,均須遵守本辦法。
第三條
建設(shè)工程技術(shù)檔案是指建設(shè)工程按基本建設(shè)程序,在建設(shè)全過程中形成的、具有利用和保存價值的原始資料,包括建設(shè)項目的提出、調(diào)研立項、評估決策、投資審批、勘察設(shè)計、工程建設(shè)、安裝調(diào)試、聯(lián)合試運轉(zhuǎn)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗收、投產(chǎn)(使用)等工作活動中形成的以文字、圖表、計算、聲像等不同形式與載體記錄的文件資料。
建設(shè)工程技術(shù)檔案是項目建設(shè)的真實記錄和客觀描述,既是建設(shè)項目竣工驗收、生產(chǎn)使用及維護(hù)改造的基礎(chǔ)資料,也是進(jìn)行稽查審計、項目后評價、責(zé)任追究的重要依據(jù)。
第二章 建設(shè)工程技術(shù)檔案的管理
第四條
建設(shè)工程技術(shù)檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則。建設(shè)工程的技術(shù)文件資料的收集、整理、審查工作應(yīng)與項目建設(shè)進(jìn)程同步,竣工驗收前,建設(shè)工程應(yīng)完成技術(shù)文件資料的歸檔和驗收工作。
第五條
建設(shè)單位應(yīng)加強對工程建設(shè)技術(shù)檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo),負(fù)責(zé)接收本單位所有建設(shè)工程的技術(shù)檔案。
建設(shè)單位為管理項目設(shè)立的指揮部、項目部、項目公司、籌備處等(以下簡稱項目管理單位)負(fù)責(zé)建設(shè)工程技術(shù)檔案的具體管理和組織協(xié)調(diào)工作,在下達(dá)項目計劃、檢查項目進(jìn)度、驗收分項分部工程的同時,部署、檢查、指導(dǎo)和驗收檔案資料和檔案工作,維護(hù)工程建設(shè)技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,確保技術(shù)檔案資料的收集、整理、歸檔和有效利用。
第六條
工程建設(shè)過程中,建設(shè)單位要求設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位明確分管建設(shè)工程檔案管理工作的負(fù)責(zé)人,建立與建設(shè)工程檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機構(gòu),配備檔案管理人員及庫房、設(shè)備,制定檔案管理制度,在各自的職責(zé)范圍內(nèi)統(tǒng)一管理建設(shè)工程技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔、保管工作。
第三章 建設(shè)工程技術(shù)檔案的收集和整理
第七條 建設(shè)項目在招投標(biāo)及簽訂合同中,明確建設(shè)過程中建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位在檔案資料的形成范圍與編制、移交要求與時間等方面的責(zé)任。
屬于建設(shè)單位歸檔范圍的檔案,項目管理單位要求參建單位在各自的職責(zé)范圍內(nèi),結(jié)合建設(shè)工程的特點制訂詳細(xì)的歸檔范圍,并按形成的先后順序及時收集、整理、審查和歸檔各類技術(shù)文件資料,歸檔資料必須保持連續(xù)性、完整性,能夠反映建設(shè)項目的真實性。
第八條
建設(shè)工程所形成的技術(shù)文件資料在歸檔前按檔案管理的要求,由形成單位進(jìn)行分類、組卷、裝訂、編目等收集、整理工作。項目管理單位負(fù)責(zé)項目前期審批文件以及設(shè)備、工藝和涉外文件及各環(huán)節(jié)建設(shè)工程技術(shù)檔案的收集、整理、匯總,接受檔案管理部門對工程建設(shè)檔案的專項驗收。
第九條 勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、整理勘察、設(shè)計文件,在任務(wù)完成后,向項目管理單位移交完整、準(zhǔn)確的設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件。
第十條 施工單位負(fù)責(zé)收集、整理其承包工程的技術(shù)文件資料,在工程竣工驗收前將形成的工程建設(shè)檔案報送項目管理單位匯總、整理,接受項目管理單位對檔案資料組織的審查,審查合格后,雙方辦理正式交接手續(xù)。
第十一條
監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理項目監(jiān)理文件,基建項目實體完成后向項目管理單位移交,統(tǒng)一歸檔。
第十二條
凡有引進(jìn)技術(shù)或引進(jìn)設(shè)備的建設(shè)工程,首先由項目管理單位進(jìn)行引進(jìn)技術(shù)和引進(jìn)設(shè)備的圖紙、文件的登記、歸檔,再行譯校、復(fù)制和分發(fā)使用。
第十三條
停建、緩建的建設(shè)工程技術(shù)檔案,項目管理單位移交建設(shè)單位保管,待工程續(xù)建完成后按程序進(jìn)行匯總。
第四章
建設(shè)工程技術(shù)檔案的初步驗收
第十四條
建設(shè)工程檔案驗收是建設(shè)工程整體竣工驗收工作的重要組成部分,建設(shè)項目竣工驗收時應(yīng)有檔案專項驗收意見,在竣工驗收鑒定書中應(yīng)有檔案管理情況的評價。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目,不得進(jìn)行或通過項目的竣工驗收。建設(shè)工程技術(shù)檔案的初步驗收由建設(shè)單位組織,在竣工驗收前3個月完成建設(shè)工程檔案驗收,并由建設(shè)單位接收。
初步驗收的工程技術(shù)檔案必須符合《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)及《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)。
第十五條
在工程建設(shè)過程中,建設(shè)單位加強對工程技術(shù)資料和竣工圖質(zhì)量的監(jiān)督和指導(dǎo),檢查、督促設(shè)計、施工、監(jiān)理單位按規(guī)定編制施工記錄、檢驗記錄、交工驗收及工程變更等簽證文件。
第十六條
歸檔的技術(shù)文件資料一律采用耐久性強的書寫材料填寫,要求字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。
竣工圖由建設(shè)單位組織相關(guān)單位編制,要求圖紙標(biāo)注與工程實體相符,并逐張加蓋經(jīng)審查簽字的“竣工圖章”。
錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性;長期存儲的電子文件使用不可擦除型光盤。
第十七條
建設(shè)單位明確參建單位移交的建設(shè)工程技術(shù)檔案編制案卷移交目錄,明確工程技術(shù)檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)。參建單位不按時移交或移交不完整、不準(zhǔn)確的建設(shè)工程技術(shù)檔案,視為未完成合同任務(wù),并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任,不能按期改正的,建設(shè)單位可拒付相應(yīng)的款項或不予辦理工程結(jié)算。
第五章
建設(shè)工程檔案的組卷和保管、利用
第十八條
建設(shè)工程技術(shù)檔案案卷的編撰質(zhì)量應(yīng)規(guī)范,各種文件原件齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確、圖物相符、分類科學(xué)、組卷合理。卷內(nèi)文件按形成規(guī)律排列有序,各單項工程按照文字材料按項目、竣工圖按專業(yè),合理地組成若干卷冊。
第十九條
建設(shè)工程建設(shè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種,長期保管的建設(shè)工程建設(shè)檔案資料實際保管期限不得短于建設(shè)項目的實際使用年限。
對需要永久保存的珍貴檔案,應(yīng)采用掃描、刻錄、縮微、介質(zhì)存儲和數(shù)字化加工等先進(jìn)技術(shù)予以備份保存。
第二十條
對銷毀超過保管期限的工程建設(shè)檔案必須進(jìn)行鑒定,檔案鑒定工作參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對已失去保存價值的檔案資料,經(jīng)過一定的審批手續(xù)、登記造冊后方可進(jìn)行處理。凡是擅自損毀、據(jù)為己有、丟失有保存價值的工程建設(shè)檔案,要依法追究其法律責(zé)任。
歸檔的工程建設(shè)檔案一律不得外借,特殊情況需要外借時,由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。
第二十一條
建設(shè)工程技術(shù)檔案的歸檔和技術(shù)文件資料的接收、移交、鑒定、銷毀等情況應(yīng)進(jìn)行登記和統(tǒng)計,并按規(guī)定向建設(shè)單位報送統(tǒng)計報表。
第二十二條
建設(shè)單位要注重和加強檔案資料的提供、編研、咨詢等開發(fā)利用工作,編制各類檔案檢索工具,及時有效地為建設(shè)項目決策提供檔案信息。
第二篇:中國地質(zhì)工程集團(tuán)公司技術(shù)檔案管理辦法
中國地質(zhì)工程集團(tuán)公司
技術(shù)資料(檔案)管理辦法實施細(xì)則
為加強集團(tuán)公司各類基礎(chǔ)技術(shù)資料(檔案)的管理,按照ISO質(zhì)量環(huán)境管理體系文件中的有關(guān)要求,特制定本實施細(xì)則。
第一章 資料(檔案)的分類
第一條 標(biāo)書文件類
1.集團(tuán)公司總工辦、海外部、企管部、國外各經(jīng)理部(項目組、辦事處)、各全資子公司、分公司(以下稱:相關(guān)部門)以集團(tuán)公司名義購買的資審文件和編報的資審材料;
2.相關(guān)部門為參加國內(nèi)外投標(biāo)項目所購買的招標(biāo)文件和編報的投標(biāo)書(包括設(shè)計圖、施工組織設(shè)計和有關(guān)圖表、進(jìn)度表、人員簡歷、報價單、設(shè)備清單等)。
第二條 合同文件類
1.集團(tuán)公司法人代表或被授權(quán)代表與業(yè)主或其它單位簽訂的施工合同和進(jìn)出口合同; 2.集團(tuán)公司法人代表或被授權(quán)代表與國內(nèi)其它單位簽訂的聯(lián)合投標(biāo)協(xié)議;
3.集團(tuán)公司法人代表授權(quán)代表與其它單位簽訂的聯(lián)營協(xié)議、分包合同或代理協(xié)議等。第三條 基礎(chǔ)資料類
1.相關(guān)部門編報的資審已被業(yè)主通過的通知書或中標(biāo)通知書; 2.業(yè)主簽發(fā)的竣工證明或?qū)嵤╉椖康臅嬖u價;
3.當(dāng)?shù)貓罂㈦s志刊登的對實施項目的相關(guān)報道或評價;
4.能清晰反映所實施項目的進(jìn)度、設(shè)備、工程質(zhì)量、現(xiàn)場施工和組織情況以及當(dāng)?shù)卣艘暡旎騾⒂^施工現(xiàn)場的圖片或錄音資料。
第四條 其它有關(guān)技術(shù)資料
1.相關(guān)部門所編寫的考察報告和可行性研究報告; 2.由相關(guān)部門填報的投標(biāo)/資審情況匯總表; 3.經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)需編制的其它有關(guān)材料。第五條 法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范類
國內(nèi)以及歐美等發(fā)達(dá)國家有關(guān)的最新版本的質(zhì)量、環(huán)境法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范等。
第六條 以上前4類材料均需提供原件,特殊情況下可提供復(fù)印件或電子版。
第二章 資料(檔案)的提交
第七條 相關(guān)部門的主要負(fù)責(zé)人是保證上述資料(檔案)按時提交的責(zé)任人。集團(tuán)公司將按照以下要求對相關(guān)部門進(jìn)行考核,并以此作為兌現(xiàn)獎懲的依據(jù):
1. 及時性
——標(biāo)書文件類資料自報資審或投標(biāo)截止之日起,一周內(nèi)提交電子版或/并兩個月內(nèi)提交紙質(zhì)文件;
——合同文件類自簽訂之日起,一周內(nèi)必須提交合同的原件、復(fù)印件、或掃描件(特殊情況下可暫時保存合同原件);竣工項目自竣工之日起兩個月內(nèi)必須將授標(biāo)信、合同、竣工證明等的原件提交總工辦;
——基礎(chǔ)資料文件類中第1、2、3項自獲得之日起,一周內(nèi)提交;第4項,六個月內(nèi)提交;
----竣工項目自竣工之日起兩個月內(nèi)必須將一套完整的竣工資料提交集團(tuán)公司總工辦; ——其它資料中第1項自考察任務(wù)結(jié)束之日起,兩個月內(nèi)提交;第2項按照《中國地質(zhì)工程集團(tuán)公司投標(biāo)管理辦法》執(zhí)行;國內(nèi)分公司的技術(shù)資料管理需同時遵照《中國地質(zhì)工程集團(tuán)公司國內(nèi)工程項目審批程序》中的相關(guān)規(guī)定。經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)編制的其它有關(guān)資料,集團(tuán)公司將根據(jù)需要,另行通知提交的時間。
因業(yè)主方面的原因,相關(guān)部門不能按上述要求提交有關(guān)資料時,應(yīng)及時書面報告公司,說明原因和理由。
2. 嚴(yán)謹(jǐn)性
相關(guān)部門提交的各類資料必須保證其提交資料內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn),字跡清晰和整潔。3. 完整性
相關(guān)部門提交的各類資料必須完整,不得有漏頁或漏項的現(xiàn)象。
第三章 資料(檔案)的管理
第八條 管理部門
總工辦是負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號、登記、歸檔和管理上述全部資料的主管部門。第九條 保存時效(自立卷歸檔后的次年1月1日起)——標(biāo)書文件類為10年;
——合同文件類以《合同管理辦法》中規(guī)定的時效為準(zhǔn); ——基礎(chǔ)資料類為10 年;
——其它資料類,視其重要性為5-10 年。第十條 資料管理員
資料管理員須履行如下職責(zé):
——嚴(yán)格執(zhí)行接收、編號、登記、查閱和借閱的制度;
——確保資料的使用和利用價值,使其最大限度地在時效期內(nèi)發(fā)揮作用; ——確保資料的安全。
第十一條 集團(tuán)公司所屬各國內(nèi)分支機構(gòu)查閱或借閱技術(shù)資料須遵照《中國地質(zhì)工程集團(tuán)公司檔案管理規(guī)定》及本辦法有關(guān)規(guī)定,借閱時應(yīng)首先征得企管部的書面同意;
第十二條 借閱時間限定在一周之內(nèi)。借閱人必須保證案卷完整、清潔,不得隨意涂改、作記號、撕毀或轉(zhuǎn)借他人。凡因借閱人保管不善造成資料丟失或破損時,將視程度予以通報批評直至要求其承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失;
第十三條 借閱人出差超出一周或調(diào)離集團(tuán)公司時,必須在外出或調(diào)離前將借閱的全部資料歸還檔案室;
第十四條 本資料室系集團(tuán)公司內(nèi)部資料室,不辦理外單位人員的借閱手續(xù)。
第四章
附則
第十五條 本細(xì)則自公布之日起施行,由集團(tuán)公司總工辦負(fù)責(zé)解釋。
第三篇:監(jiān)理公司工程監(jiān)理技術(shù)檔案管理辦法
工程監(jiān)理技術(shù)檔案管理制度
為了保證本公司工程監(jiān)理技術(shù)檔案管理的完整性、系統(tǒng)性、可追溯性,進(jìn)而實現(xiàn)公司內(nèi)部的資源共享、有效利用、總結(jié)經(jīng)驗,公司依據(jù)國家、行業(yè)工程建設(shè)檔案管理的有關(guān)規(guī)定,特制訂本辦法。
第一條 本辦法所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司依據(jù)監(jiān)理委托合同所監(jiān)理工程的過程中直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的記錄。
第二條 公司及各部門、各綜合部、各監(jiān)理部、每一個員工均有保護(hù)檔案的義務(wù)。第三條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、專人管理、總監(jiān)負(fù)責(zé)、分級保管、分級查閱的原則。第四條 檔案工作由工程技術(shù)部負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管,并監(jiān)督各項目監(jiān)理部的檔案工作。
第五條 公司指定專人負(fù)責(zé)兼職檔案管理工作。
第六條 工程技術(shù)部應(yīng)逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學(xué)手段,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。檔案室禁止吸煙,禁止存放除文件檔案外其他的易燃物,檔案室地面要保持清潔無雜物,存放檔案的柜體要整齊光亮,做好防霉、防潮、防蟲蛀工作。
第七條 工程監(jiān)理檔案依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)制定的保存期限進(jìn)行保存,區(qū)分不同價值確定保管期限:永久、長期、短期。
第八條 公司檔案應(yīng)按工程性質(zhì)的不同進(jìn)行分類保存,并建立檔案臺帳。公司現(xiàn)場檢查工作時應(yīng)檢查項目監(jiān)理部檔案的歸檔情況。
第九條 監(jiān)理部在項目實施過程中應(yīng)報送的資料:
1.監(jiān)理規(guī)劃、各專業(yè)監(jiān)理實施細(xì)則、安全監(jiān)理細(xì)則(或方案)、旁站方案; 2.項目監(jiān)理部與建設(shè)單位簽訂的“目標(biāo)責(zé)任書”,如安全、廉政責(zé)任書;
3.每月5日前報上月《監(jiān)理月報》,每年1月10日前報上年《監(jiān)理工作報告》、《監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊》;
4.工程項目的重大變更(特別是增加監(jiān)理工作量和延長工期的重大變更),應(yīng)進(jìn)行定量分析并及時上報公司;
5.監(jiān)理部階段工作總結(jié); 6.工程上獲得的有關(guān)榮譽證書; 8.安全、質(zhì)量事故處理報告。
第十條 各項目監(jiān)理部資料員應(yīng)做好平時文件的預(yù)立卷工作,并在工程完工后及時裝訂成冊(包括經(jīng)業(yè)主或檔案局簽字的移交清單)立卷移交公司工程技術(shù)部保管,任何人不得據(jù)為己有,案卷的整理按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
竣工工程監(jiān)理資料清單如下(參考)
1.工程建設(shè)監(jiān)理合同、監(jiān)理部總監(jiān)理工程師任命文件及人員名單 2.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、安全監(jiān)理細(xì)則、旁站監(jiān)理方案 3.工程進(jìn)度控制資料
4.工程質(zhì)量評估報告或工程驗收簽定書(監(jiān)理)5.監(jiān)理工作總結(jié)(竣工)或階段驗收報告 6.監(jiān)理通知及回復(fù)單、會議紀(jì)要、監(jiān)理報告 7.監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、旁站記錄
8.工程材料監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實驗記錄、報告,合同變更材料,見證取樣記錄,外委托試驗單位資質(zhì)材料
9.監(jiān)理測量、外觀復(fù)核資料
10.(單位、分部)工程開/復(fù)工審批表、工程開/復(fù)工暫停令 11.質(zhì)量事故報告及處理意見、有關(guān)質(zhì)量方面的報告
12.單位(單項)工程驗收記錄,分部、分項(單元)、檢驗批(工序)工程驗收記錄
13.工程聲像資料、電子文檔
14.工程延期報告及審批、費用索賠報告及審批、合同爭議、違約報告及處理意見 15.監(jiān)理部向業(yè)主(或其它部門)移交竣工資料清單
總監(jiān)或現(xiàn)場負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對竣工資料的整理歸檔,綜合監(jiān)理部負(fù)責(zé)督促指導(dǎo),施工過程中已報公司的有關(guān)資料,竣工時監(jiān)理部可向公司要回重新整理成冊。保修期間的監(jiān)理資料由總監(jiān)或現(xiàn)場負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整理。
第十一條 為了保證檔案的保存期限,延長重要檔案的保存壽命,所有文件材料在歸檔時要保證其清潔、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、無破損、無灰塵、無雜質(zhì)、裝訂整齊,零亂的、未經(jīng)過系統(tǒng)整理的文件材料,不允許向檔案室歸檔。
第十二條 工程檔案的銷毀須報總經(jīng)理批準(zhǔn),銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷,并在清單上簽字。
第十三條 檔案的借閱:因工作需要借閱文檔的,應(yīng)填好檔案查閱單,員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料,確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續(xù),經(jīng)工程技術(shù)部主任核準(zhǔn)后,方可帶出,用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
第十三條 罰則
1.擅自向外界提供、抄摘監(jiān)理檔案或未按手續(xù)借閱、外帶、越級查閱者(檔案管理者同罰)。給予警告,二次觸犯者處100-200元罰款。
2.毀損、涂改、偽造檔案,給予記過并處300-1000元罰款。
3.擅自銷毀監(jiān)理檔案者,給予記大過并處1000-2000元罰款。情節(jié)嚴(yán)重者開除直至移交司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。
第十四條 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為總經(jīng)理工作部。第十五條 本制度自公司經(jīng)理辦公會通過之日起執(zhí)行
第四篇:技術(shù)檔案管理辦法
技術(shù)檔案管理辦法
1、總則
1.1、為建立、健全公司技術(shù)檔案工作,完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案,充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用,更好地為公司各生產(chǎn)部門服務(wù)。特制訂本管理辦法。
1.2、本公司技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門(包括車間)在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。1.3、公司技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中,保證其技術(shù)文件材料的積累,達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng),并按制度及時歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。
1.4、按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則,公司設(shè)計研究所設(shè)立技術(shù)檔案室,并配備專職人員管理。技術(shù)檔案室在技術(shù)主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下,集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作,達(dá)到全公司技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
2、技術(shù)文件資料的歸檔
2.1、每一個技術(shù)項目完成或告一段落后,都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料,并按公司形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求,將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理,組成保管單位(卷、代、冊、盒),由技術(shù)主管審查后及時向公司技術(shù)檔案室移交歸檔。
2.2、各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時,交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù),簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的,管理人員有權(quán)拒絕接收。
2.3、凡需歸檔的技術(shù)文件資料,應(yīng)盡量符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) >標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良,字跡工整,圖紙按規(guī)格繪制,圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。
2.4、凡各部門形成的圖紙類文件,應(yīng)描制底圖一份,并經(jīng)技術(shù)責(zé)任簽字后,向檔案室移交歸檔。
2.5、凡外來、外購回公司的圖紙資料,隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前,有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點,如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。
3、技術(shù)檔案室的任務(wù)
3.1、集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案,維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全,并及時、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職,造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等,管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任,嚴(yán)重者調(diào)離崗位。
3.2、協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。
3.3、承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔,提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。
4、技術(shù)檔案的鑒定和銷毀
4.1、認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案,復(fù)制后,原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案,原檔案報廢,保管期限為一年。
4.2、凡要銷毀的技術(shù)檔案,必須造具清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀,防止失密。有關(guān)鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。
5、技術(shù)檔案的保管和借閱
5.1、對接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理,編制《檔案查閱目錄》,做到定位存放,妥善保管,方便利用。5.2、認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度,每年年底全面檢查、清理一次,做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告,交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢查報告的結(jié)果,對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改,并對檢查報告的真實性進(jìn)行復(fù)查。
5.3、做好技術(shù)檔案的安全、保密工作,并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng),注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案,管理人員要及時修補和提出復(fù)制。
5.4、技術(shù)檔案的保密制度:
5.4.1、全公司職工必須嚴(yán)守機密,維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案(包括外來、外購的資料,隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料,原始底圖等),要由技術(shù)主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管,不得遺失。5.4.2、技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況,應(yīng)立即上報并采取措施作妥善處理。
5.4.3、非工作人員未經(jīng)允許,不得隨意翻閱技術(shù)檔案。5.5、技術(shù)檔案的借閱:
5.5.1、凡本公司技術(shù)人員、工作人員,因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》,借閱人員簽字后,方可使用。用后按期歸還,經(jīng)管理人員檢查后,方可辦理注銷手續(xù)。
5.5.2、技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等,均在公司內(nèi)控制使用,檔案原件不得借出檔案室,僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室,應(yīng)辦理手續(xù),借出副本。如無副本時,需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方能借出。
5.5.3、經(jīng)同意借出之檔案,每次最長時間為三天。如工作需要,到期后需繼續(xù)使用的,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期,必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者,由檔案管理員負(fù)責(zé)催收,并要求其限期歸還。到期還未歸還,由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值(各類書籍按標(biāo)價、資料按制作價格)報技術(shù)主管審查,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,送公司財務(wù)部,對檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案,根據(jù)其時間的長短,可按處罰金額的1/2至全額返回。
5.5.4、借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔,不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點份數(shù)、頁數(shù),并檢查完整情況,做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者,及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰,由檔案管理員報技術(shù)主管審查,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,送公司財務(wù)部,對檔案借閱人進(jìn)行處罰。
6、技術(shù)檔案的復(fù)制
凡歸檔的技術(shù)文件資料,一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份,供日常借閱或發(fā)放使用,備份文件發(fā)放后,應(yīng)及時復(fù)制補充完整。
7、技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改
7.1、當(dāng)文件編制部門需對技術(shù)檔案實施更改或補充時,應(yīng)有更改通知單。對用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時,還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明,并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標(biāo)記,堅持技術(shù)責(zé)任簽字,標(biāo)明日期。同時修改清單中的更改級別,并將修改通知保留備查。
7.2、技術(shù)檔案更改后,資料管理人員應(yīng)及時將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所,以保證文件的使用得到有效控制。
8、附則
8.1、本辦法由設(shè)計研究所負(fù)責(zé)解釋。8.2、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第五篇:集團(tuán)公司建設(shè)工程開工報告管理辦法
建設(shè)工程開工報告管理(暫行)辦法
第一條
為加強集團(tuán)有限公司(以下簡稱集團(tuán)公司)工程建設(shè)項目的監(jiān)督,規(guī)范建設(shè)工程開工報告的管理,確保建設(shè)工程有序順利施工,實現(xiàn)建設(shè)工程進(jìn)度、質(zhì)量、投資、安全的控制目標(biāo),提高投資效益,根據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定和基本建設(shè)程序的要求,結(jié)合集團(tuán)公司實際,特制定本辦法。
第二條
凡在集團(tuán)公司及所屬全資子公司、分公司、控股公司及均股公司(以下簡稱建設(shè)單位)范圍內(nèi)的新建、改擴(kuò)建和技術(shù)改造項目,其建設(shè)工程開工報告的審查、審批的管理工作,均須遵守本辦法。
第三條
建設(shè)工程開工是指經(jīng)集團(tuán)公司批復(fù)初步設(shè)計的工程建設(shè)項目,具備開工條件后的主體工程開工。
在建設(shè)工程開工前,必須履行開工報告的審批程序,經(jīng)批準(zhǔn)后工程方能開工。
第四條
建設(shè)單位應(yīng)將建設(shè)工程開工報告申請以正式文件的形式,報地方行政主管部門或集團(tuán)公司審批。
集團(tuán)公司根據(jù)批準(zhǔn)的建設(shè)工程開工報告和《集團(tuán)公司資本支出計劃》,按工程建設(shè)投資完成情況進(jìn)行審批、撥付工程建設(shè)資金的使用額度。
第五條
建設(shè)工程開工報告的審批方式:
(一)備案制:由地方行政主管部門審批或備案的建設(shè)工程開工報告或施工許可證,經(jīng)審批或備案后,報送集團(tuán)公司備案;
(二)審批制:按照《關(guān)于投資體制改革的決定》(國發(fā)[2004]20號),政府不再審批開工報告的投資建設(shè)項目,報集團(tuán)公司審批。
第六條
建設(shè)工程開工審批應(yīng)具備下列開工條件:
(一)建設(shè)單位為管理項目已設(shè)立了指揮部(項目部、項目公司、籌備處)等(以下簡稱項目管理單位),建立了規(guī)章制度,主要負(fù)責(zé)人和管理機構(gòu)成員已經(jīng)到位;
(二)已經(jīng)批復(fù)項目初步設(shè)計文件及設(shè)計概算;設(shè)計單位已經(jīng)提交全部或當(dāng)年開工單位工程的施工圖設(shè)計文件或已經(jīng)與設(shè)計單位簽訂可以滿足主體或控制性工程施工進(jìn)度需要的施工圖交付協(xié)議;
(三)已經(jīng)辦理建設(shè)用地、建設(shè)工程規(guī)劃許可等地方政府審批手續(xù),必須具備安全、環(huán)保、水保、消防、職業(yè)衛(wèi)生、節(jié)能等專篇設(shè)計審批條件;
(四)建設(shè)項目的資本金和其它資金已經(jīng)落實,資金來源符合國家有關(guān)規(guī)定,承諾手續(xù)完備;工程建設(shè)項目已列入集團(tuán)公司批復(fù)的《資本支出計劃(新開工的基本建設(shè)項目)》;
(五)已對擬開工的單位工程施工圖設(shè)計文件的結(jié)構(gòu)安全和強制性標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計規(guī)范執(zhí)行情況等進(jìn)行審查、備案;
(六)項目總體施工組織設(shè)計(含工程總體進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)計劃)已經(jīng)編制完成并通過審查、批準(zhǔn),已對施工圖設(shè)計文件進(jìn)行現(xiàn)場會審和技術(shù)交底;
(七)建設(shè)項目單位工程已經(jīng)劃分,項目主體或控制性工程已經(jīng)通過招投標(biāo)形式擇優(yōu)確定了施工、監(jiān)理單位,并簽訂工程施工承包合同和工程監(jiān)理委托合同。施工、監(jiān)理人員按時、按量符合進(jìn)場要求,能夠滿足工程開工需要;
(八)工程質(zhì)量監(jiān)督與安全監(jiān)察部門已經(jīng)確定,并辦理工程質(zhì)量監(jiān)督注冊、施工安全監(jiān)察登記手續(xù);
(九)已經(jīng)完成項目征地、拆遷和施工場地“四通一平”(即供電、供水、運輸、通訊和場地平整)工作,并建有必要的臨時設(shè)施。有關(guān)外部配套條件已簽訂協(xié)議。項目主體或控制性工程施工準(zhǔn)備工作能夠滿足連續(xù)施工的要求;
(十)已經(jīng)落實項目建設(shè)采購計劃并與工程進(jìn)度相銜接。需要進(jìn)行招標(biāo)采購的主要設(shè)備、材料及供應(yīng)來源和運輸條件,能夠滿足主體或控制性工程連續(xù)施工的要求。
第七條
建設(shè)單位提交的《建設(shè)工程開工報告申請(備案)書》,包括以下內(nèi)容:
(一)工程概況;
(二)項目法人的管理機構(gòu)和人員配備的情況;
(三)項目核準(zhǔn)文件(可行性研究報告)、初步設(shè)計文件批復(fù);
(四)有關(guān)建設(shè)規(guī)模(能力)核定、征用土地、建設(shè)用地規(guī)劃、建設(shè)工程規(guī)劃、開工(施工)許可等手續(xù)在國家或地方政府的審批文件;
(五)安全、環(huán)保、水保、消防、職業(yè)衛(wèi)生、節(jié)能等專篇設(shè)計審批情況;
(六)項目投資計劃及新開工計劃的批復(fù)和資金到位的情況;
(七)建設(shè)項目單位工程劃分和施工圖交付協(xié)議簽訂的情況;
(八)施工圖設(shè)計文件審查備案的情況;
(九)項目總體組織設(shè)計(含工程總體進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)計劃)編制、審查、審批和施工圖會審、技術(shù)交底的情況;
(十)工程質(zhì)量保證體系建立及工程質(zhì)量認(rèn)證等級的承諾情況;
(十一)主體工程施工承包合同、監(jiān)理委托合同簽訂及進(jìn)場的情況;
(十二)主要設(shè)備、材料采購計劃、合同與工程進(jìn)度相銜接的情況;
(十三)工程質(zhì)量監(jiān)督注冊、施工安全監(jiān)察登記手續(xù)辦理的情況;
(十四)征地、拆遷、現(xiàn)場“四通一平”及施工準(zhǔn)備完成的情況;
(十五)應(yīng)急救援預(yù)案的落實情況。
第八條
建設(shè)工程開工報告的審批權(quán)限
(一)建設(shè)項目或單項工程:項目管理單位將《建設(shè)工程開工報告申請(備案)書》及有關(guān)附件報送建設(shè)單位進(jìn)行初審,建設(shè)單位出具開工條件檢查意見后,報集團(tuán)公司進(jìn)行審核、備案或批復(fù)。
重點建設(shè)項目批準(zhǔn)開工前,集團(tuán)公司負(fù)責(zé)開工條件的現(xiàn)場檢查落實。
(二)單位工程:項目管理單位將《建設(shè)工程開工報告申請(備案)書》及有關(guān)附件報送建設(shè)單位進(jìn)行審批,并報集團(tuán)公司備案。
單位工程批準(zhǔn)開工前,建設(shè)單位負(fù)責(zé)開工條件的檢查。
第九條
建設(shè)工程因故中止施工的,建設(shè)單位應(yīng)向開工報告審批部門報告停工,并按照規(guī)定做好工程的維護(hù)管理工作。工程恢復(fù)施工時,向開工審批部門報告后復(fù)工。中止施工滿一年的工程恢復(fù)施工前,重新申請建設(shè)工程開工報告。
第十條
本辦法由集團(tuán)公司負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第十一條
本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附件
建設(shè)工程開工報告申請(備案)書
編號:
項目名稱
建設(shè)單位
建設(shè)地址
聯(lián)系方式
建設(shè)規(guī)模
概算投資
萬元 開工日期
建設(shè)工期
?
月 質(zhì)量監(jiān)督
工程質(zhì)量監(jiān)督站
質(zhì)量認(rèn)證
承諾等級: 工程概況
主要技術(shù)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo):
主要工程量:
開工準(zhǔn)備 工作情況
主要內(nèi)容:
參見本辦法 第七條內(nèi)容
建設(shè)單位 開工條件 檢查意見
(蓋 章)
年? ?月? ? 日
備注:
建設(shè)項目開工前,項目法人應(yīng)以正式文件的形式向集團(tuán)公司報送《工程建設(shè)項目開工報告申請書》(電子版),同時交驗以下資料:
1.建設(shè)工程平面布置圖,采掘工程平面圖;
2.項目管理單位批準(zhǔn)文件,項目管理機構(gòu)和人員聯(lián)系方式等文件;
3.項目核準(zhǔn)文件(可行性研究報告)和建設(shè)工程初步設(shè)計批復(fù)文件;
4.征用土地、建設(shè)用地規(guī)劃、建設(shè)工程規(guī)劃、施工許可、開工許可等手續(xù)在國家或地方政府的審批文件;
5.安全、環(huán)保、水保、消防、職業(yè)衛(wèi)生、節(jié)能等專篇設(shè)計審批手續(xù)及相關(guān)說明;
6.施工組織設(shè)計(含工程總體進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)計劃)的審查、審批意見;
7.投資計劃和新開工計劃的批復(fù)文件;
8.建設(shè)項目單位工程劃分明細(xì)表和施工圖交付協(xié)議;
9.施工圖設(shè)計文件的審查備案書;
10.主體工程施工承包合同及監(jiān)理委托合同原件副本;
11.主要設(shè)備、材料采購計劃、合同臺帳;
12.工程質(zhì)量監(jiān)督注冊、施工安全監(jiān)察登記手續(xù)。