第一篇：集團公司檔案制度

立卷歸檔制度

一、歸檔范圍

凡是反映本機關工作職能，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍（詳見各類檔案的歸檔范圍）。

二、歸檔時間

（一）文書檔案要求在次年六月底前歸檔。

（二）科技檔案材料，在項目完成后二個月內歸檔。

（三）會計檔案在年度終結后，根據工作需要可由財務部門保管一年，期滿由會計部門立卷移交綜合檔案室。

（四）聲像載體材料在完成制作后三個月內歸檔案。

三、歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須保持齊全性和完整性。

（二）歸檔的文件材料必須準確、真實。

（三）凡歸檔的文件材料用紙一律要求紙質優良，文件要求字跡清楚，簽署完備，書寫符全檔案規范要求，用炭素墨水或藍黑墨水書寫，禁止使用純藍墨水、鉛筆、彩色筆、圓珠筆或復寫紙書寫，以利于長期保存，按29、7cm×21cm規格（a4）紙裝訂案卷（特殊情況采用折疊式）。

四、歸檔份數

本機關各類文件材料歸檔一般一式一份；部分特殊材料或使用頻繁的檔案材料可二至三份，存以備用。

五、歸檔手續

（一）凡歸檔的文件材料必須用word文檔編制歸檔移交清單，歸檔清單一式兩份，交接雙方簽字，由交接雙方各保留一份，以便查考。

（二）一些重大活動的歸檔材料由歸檔人或歸檔部門撰寫“歸檔材料說明書”。內容包括材料的來源、過程、完整、準確狀況；主要人物、時間、地點以及材料整理人的姓名、日期等。一并向綜合檔案室移交。

檔案登記統計制度

一、移交進檔案室的檔案必須及時進行編目，建立檔案收進、移出、銷毀庫存登記簿，并按門類進行登記、統計，隨時掌握庫存檔案來源、數量、移出去向、銷毀原因和庫存情況。

二、文書檔案按保留期限、年度、機構進行統計、登記；科技檔案按類別進行登記統計；科技資料、基建檔案、會計檔案、照片檔案及其它檔案隨來隨登記。

三、建立檔案查閱和利用效果登記簿，嚴格履行登記手續，每年12月底前分別按人次、卷次及利用效果做好登記、統計和匯總記錄。

四、建立檔案機構、人員、庫房、設施裝具登記簿，了解掌握館藏情況及設備現狀。

五、庫房內應每天做好溫濕度記錄，發現問題及時采取措施。

六、按照有關要求，每年做好年中及年終檔案工作情況統計報表。

檔案保管制度

一、本機關的全部檔案實行集中統一管理，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據為己有。

二、加強檔案室的管理，做好防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲等工作，并配備必要的保護設施。

三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并做好記錄，發現問題及時向分管負責人匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。

四、認真做好檔案收集工作，按規定向檔案館移交，每年做到目錄與室藏檔案相符。

五、定期做好檔案鑒定工作，對無價值的檔案登記造冊，經分管領導同意后，由兩人以上在指定地點進行銷毀。

六、檔案人員在調動工作時，必須辦好移交手續，方可離開崗位。

七、因保管不善，造成丟失和損壞，按損壞程度追究責任。

檔案借閱制度

為確保檔案的安全和完整，更好地為本機關各項工作提供服務，查閱檔案的人員必須遵守以下規章制度：

1、凡本機關工作人員查閱檔案必須嚴格履行查閱手續。

2、因工作需要擬抄錄檔案，須經檔案管理中心主任同意，抄件要經檢查校對方可帶出。

3、檔案資料一般不借出室外使用，確因工作需要必須借出時，須經檔案管理中心主任同意，并限期歸還，最長時間不得超過一周。非黨員干部不能查閱干部人事檔案，不得查閱借用本人及其直系親屬的檔案。

4、在接交檔案時雙方要認真檢查案卷的完整情況，發現問題當即追查責任。

5、借閱秘密、機密檔案，須經本單位領導證明，檔案管理中心主任批準。查閱常委、黨委會議記錄必須經黨委辦公室負責人批準，查閱機關辦公會議記錄或其他絕密檔案，須經機關辦公室負責人批準。借閱干部、人事檔案，須經人事處處長批準。

6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾劃、涂改、撕頁、照像等。借出的檔案不準轉借他人，要嚴加保管。如發現丟失、損壞，應按《檔案法》的有關規定追究有關人員責任。

7、閱檔人員要嚴格遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏，違者按有關規定，視情節輕重給予批評教育，以至紀律處分。

檔案鑒定銷毀制度

檔案室保管的檔案，已經保管期滿經認真鑒定后，確認沒有保存價值的檔案應進行銷毀。檔案銷毀工作是一項十分嚴肅的工作，必須認真做好，為此，特制定如下銷毀制度。

一、銷毀檔案的標準

檔案鑒定、銷毀應以國家有關規定和《檔案保管期限表》等為依據，全面分析檔案的現實作用和歷史作用，準確劃定檔案的銷毀范圍。檔案鑒定、銷毀工作一般每5-10年進行一次。

1、時間標準 短期保管的檔案，保管期滿，經過認真復查，主管領導批準即可銷毀，長期保管的檔案，50年期滿，經再次鑒定確認已無繼續保存的必要，經主管領導批準即可銷毀。

2、檔案內容、來源、形式標準

檔案室對保管檔案在堅持“期滿鑒定銷毀”的原則下，對原基礎不好的案卷或保管期限不明確的案卷，要再進行一次認真的鑒定，用檔案的內容、來源、形式為標準，重新判定檔案的價值，剔除無繼續保存價值的檔案。

二、鑒定銷毀檔案的程序(一)鑒定檔案工作程序：

1、檔案室擬寫檔案鑒定工作申請，報分管領導審核，主要領導批準。鑒定工作申請包括鑒定目的、內容、參加人員、所需時間等。

2、成立檔案鑒定小組。檔案鑒定小組由分管檔案工作的領導具體負責，檔案室和有關部門兼職檔案員參加。

3、學習國家有關規定，統一檔案鑒定標準。

4、鑒定小組成員對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。對失去保存價值，需銷毀的檔案進行登記造冊，并提交檔案鑒定報告。

5、領導審查、批準檔案鑒定報告。

（二）銷毀檔案的程序

1、檔案室對經鑒定擬銷毀的檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別造冊登記，分別送交檔案形成部門領導進行初審。

2、送交檔案形成部門進行初審的擬銷毀案卷登記冊，必須經部門領導簽字

3、匯總初審意見，編造檔案銷毀清冊。銷毀清冊是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應撰寫一份銷毀檔案的書面報告。

4、銷毀清冊連同銷毀檔案的書面報告送交主管領導審核、批準。

5、經鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點化為紙漿或焚毀，任何單位、或部門均不得將應銷毀的檔案作其它用途或當作廢紙出售。

6、銷毀檔案須有兩名以上監銷人，監銷人在銷毀檔案前，應對銷毀檔案認真清點復核，檔案銷毀后，在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人分別在銷毀清冊上簽字。經審查不準銷毀的檔案仍繼續保存，并在銷毀清冊上詳細注明。

三、檔案鑒定、銷毀工作結束后，檔案館應及時做好檔案整理、檢索工具調整等處理工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、妥善保存。

檔案保密制度

一、檔案人員要加強保密觀念，認真學習《保密法》，自覺遵守黨和國家的保密規定，做到不泄密、不失密、不傳密。

二、認真做好檔案文件、資料的密級劃分和保密期限的確定。

三、對辦理完畢的秘密文件，檔案人員要收集齊全，妥善保管，及時歸檔。

四、查閱、復印秘密文件資料必須持單位介紹信，經分管領導批準。本機關查閱、復印秘密檔案資料，必須經辦公室主任批準。

五、銷毀秘密檔案資料，必須經主管領導批準同意簽章，由兩人以上銷毀并造冊登記。

六、發現秘密檔案資料丟失或被盜，必須立即報告并及時查追，根據責任大小給予當事人紀律處分或追究法律責任。

第二篇：集團公司檔案管理制度

集團公司檔案管理制度

一、檔案是指公司各項工作中形成的，具有保存價值的各種載體的文件材料。

二、檔案應有專人統一管理，維護其完整、準確、系統、安全，并便于集團內共享和方便使用。

三、經營公司行政辦為檔案的業務主管單位，對檔案形成部門進行業務指導和監督檢查。

四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。

五、文件材料的歸檔實行隨辦隨歸的辦法。

六、檔案的保管期限規定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動，有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。

七、電子版文件形成后，應制成相應的紙質文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內容、形式的一致。

八、經營公司行政辦對營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。

九、經營公司行政辦對員工個人檔案必須統一存檔管理，如身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的各類獎勵等。新員工入職時進行現場復印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)每月的15日-20日將電子版發集團綜合管理部(利于保險等增減變動);員工調動時原單位將員工檔案交集團綜合管理部，由集團綜合管理部登記后轉移給新單位行政辦。

十、為了便捷工作，公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等要求同時備份電子版存檔。

十一、公司簽收的政府職能部門的批復文件，建設過程中的規劃、圖紙資料，公司下發的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續。

十二、集團存檔管理內容：

1、營業執照辦理或變更;

2、每年的審計報告存檔;

3、公司建設過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復、圖紙等等(原件);

4、各公司的營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等電子版;

5、員工個人檔案：身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎勵證書等。

6、員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)

十三、經營公司行政辦檔案管理內容：

1、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件統一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;

2、員工檔案存檔(復印件)

3、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;

4、考慮工作便捷，要求將公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等，做成電子版存檔;

5、員工調動檔案：原單位整理封口后交由本人，傳遞給集團綜合管理部，集團登記后轉移給新單位行政辦。

第三篇：集團公司檔案管理制度[推薦]

××××

檔案管理規定

為進一步加強公司檔案管理工作，規范子公司重要檔案的管理，現就有關事項規定如下：

一、重要檔案的范圍

子公司重要檔案是指各子公司在生產經營管理過程中直接形成的有重要保存價值的紙質文件、電子文件等不同形式的歷史記錄。包括：

（一）企業成立協議、章程、營業執照、法人代碼證書、稅務登記證；

（二）與企業經營范圍各項目相關的，由有關行政機關核發的合法有效的許可證、登記證或批準文件。包括：生產許可證或經營許可證、安全生產許可證、銷售許可證、道路運輸經營許可證、機動車維修資質證、消防意見書、質量認證文件等。

（三）法人代表（董事長）、總經理以及其他高管人員的選聘文件；

（四）股東會、董事會決議文件，重要的企業內部管理制度；

（五）公司注冊資本變動及驗資報告、股權結構調整情況；

（六）公司重要投資合同、借款合同；

（七）公司經審計的財務報表(資產負債表、損益表、現金流量表)和財務報表附注說明；

（八）法律訴訟、投訴文件。

二、重要檔案的管理原則與方法

集團公司實行總部和各子公司檔案分級管理制度。總部檔案管理歸口集團辦公室（檔案室），各子公司檔案管理歸口各自的辦公室（檔案室），子公司重要的檔案資料應同時在集團公司歸檔備案。

重要檔案管理工作遵循完整收集、妥善管理、及時備案、有效利用的原則。各子公司要加強對重要檔案管理工作的領導，明確重要檔案管理的 1

責任人及承辦人，落實相應的保障措施，做好重要檔案資料的收集、保管、備案工作，確保檔案的完整與安全。

三、重要檔案備案的時間

子公司重要檔案資料應當在形成后3個月內（集團另有具體要求的按其要求）列出清單，以復印件、影印件以及電子文件等形式報送集團辦公室歸檔備案。

此前已經形成的重要檔案,各子公司在次年6月30日前報送集團辦公室存檔備案。

四、集團公司將上述重要檔案管理工作規定納入各子公司經濟責任制重要工作任務內容進行考核。

五、本管理制度適用于集團公司本部及所屬全資、控股和參股子公司。

六、本管理制度由集團公司辦公室負責解釋。

七、本管理制度自下發之日起實行。

第四篇：大型集團公司檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為了規范（集團）股份有限公司（以下簡稱公司）檔案的分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀的管理，特制定本制度。

第二條 檔案的范圍

1、公司內部經營形成的各種資料。

2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批復等資料。

3、下屬全資、控股子公司（以下簡稱子公司）備案形成的與經營有關的資料。

第二章 檔案的管理部門

第三條 檔案的管理部門

檔案管理由行政部及財務中心共同管理，其中行政部為主管部門。

第四條 檔案管理部門的職責

1、行政部檔案管理的職責

（1）負責統一組織編制、修訂、完善公司的檔案管理制度，規范管理流程、分類目錄、管理表格，規范檔案分類、移交、備份、備案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等的管理。

第1頁/共13頁（2）負責指導、培訓、宣貫檔案管理制度。

（3）負責組織、安排、檢查督導檔案管理制度的執行。（4）負責整理、保管公司人事行政類和業務類檔案。（5）負責收集、整理、保管子公司備案的人事行政類和業務類檔案。

（6）負責收集、整理各部門檔案分類目錄，匯總建立公司電子目錄并寫入OA檔案系統。

2、財務中心檔案管理的職責

（1）負責配合行政部編制、修訂、完善公司檔案管理制度中財務類檔案的分類目錄、分類管理流程。

（2）負責收集、整理、保管公司及子公司備案的財務類檔案。

第三章 檔案的分類管理

第五條 檔案的分類原則

公司檔案分類和分類編號由行政部統一集中管理。各部門不得擅自增、減、變更檔案分類和分類編號。如有變更、調整、增加、刪除需求，應由需求部門提出申請，經部門主管和行政部審批同意后再做調整。

第六條 檔案的分類

檔案分類可按內容、保存形式、密級性等多種方式分類。公司檔案主要采取按實質內容進行分類。

1、按內容進行分類：具體各級的分類目錄詳見《檔案分類管理

第2頁/共13頁 流程》中具體規定。主要有：

（1）、章程、規章制度、通知通報發文：主要包括章程、規章、制度、內部通知通報發文、外部政府機構、行業部門的發文、通知、批文等。

（2）、會議資料。主要包括日常會議紀要和專題會議資料等。（3）、股東會、董事會、監事會決議和成員資料。包括股東會、董事會、監事會決議、股東會、董事會、監事會成員資料等。

（4）、企業基本資料。包括企業簡介、資質、證照登記、變更、注銷、年審資料、品牌形象等。

（5）、經營目標、計劃、總結：包括經營目標與總結、經營計劃與總結等。

（6）、經濟合同。包括對外形成收款的經濟業務合同、對外形成付款的經濟業務合同、關聯企業間收付款合同等。

（7）、案件資料。

（8）、行政后勤檔案/員工福利（餐娛、文體、圖書等）。包括基建項目、后勤福利文件、資產清單等。

（9）、人力資源部資料。包括人力配臵、人力開發、人力薪酬（成本）、勞資關系、員工信息管理等。

（10）、財務部門資料。包括財務人員管理資料、會計報表/報告、涉稅資料、銀行融資評級授信資料、銀行資金帳戶資料、重大財務事項資料、會計賬簿、憑證、帳套備份光盤等。

（11）、戰略投資部資料

第3頁/共13頁（12）、工會文件

（13）、登記記錄資料。包括印章使用登記表、收發文登記、檔案管理登記資料、圖書借閱登記表等。

（14）、簽字印模。包括簽字樣本、印章印模等。（15）、特殊業務資料。

2、按保存形式分類（1）紙質形式

（2）電子檔案形式：包括各種電子表格、電子文檔、掃描方式等形式。

3、按保密性分類：分為絕密檔案、機密檔案、秘密檔案、一般（無密級）檔案。絕密、機密文件打印使用專用磁盤，絕密文件只能印1份，機密、秘密文件按審閱人數打印。文件機密級數，由發文單位的主管領導根據文件內容，對照密級分類標準進行確定。

（1）、絕密：處于最高保密等級，限指定人員知曉，一旦泄密會對集團公司安全、發展造成極其嚴重后果的資料，如導致公司財產損失伍萬元以上；資金鏈斷裂（七天內不能恢復鏈接）；管理系統崩潰（三天內不能恢復運行）或組織架構動蕩（高管三人以上投訴或兩人以上離職的）等。絕密文件是集團公司的核心檔案。包括但不限于：

A、總裁指定的絕密事項資料；

B外單位提供的絕密文件資料和相應的科研成果； C公司的重大經營決策、戰略投資計劃； D購買或開發的科研成果和專利等資料；

第4頁/共13頁 E資金運作計劃、協議、等相關財務資料； F重大項目的資料。

(2)、機密：保密等級次于絕密，集團相關領導、相關部門領導和相關人員所知的資料。是指非法泄露后會給集團公司安全、發展造成嚴重損害的資料，如導致公司財產壹萬元以上伍萬元以下；資金鏈鏈接不穩（七天內恢復鏈接的）；管理系統遭受破壞（技術平臺、作業工具等三天內恢復使用的）或組織架構出現危機（高管兩人以上投訴或一人離職的）等，包括但不限于：

A集團公司領導指定的機密事項資料；

B外單位提供的機密文件資料和相應的研究成果；

C集團及控股子公司的決策性會議紀要、股東會及董事會決議； D關于集團及控股子公司商業利益，發展的合同；

E公司發展規劃、經營計劃、業績合同、經營分析會紀要等(未公開宣布者)；

F尚未公布的技術基本資料、材料、圖紙； G投資計劃書、項目協議、項目運作方案；

H財務帳薄、財務運行報告、驗資報告、審計報告等； I集團公司人事檔案、工資；

J未公布的內部重大改革及人員變動的方案； K涉及總裁個人的收發文件。

3、秘密：保密等級在絕密和機密之下，集團領導、部門領導、相關人員所知的資料。但如果非法泄露，會給集團公司帶來損害和影

第5頁/共13頁 響，如導致公司財產損失1萬元以下；資金鏈鏈受到輕微影響（不影響正常作業）；管理系統遭受輕微破壞（不影響正常使用）或組織架構受到輕微動蕩（兩人以下投訴，無人員離職），包括但不限于：

A外單位提供的秘密文件資料和相應的研究成果；

B公司招投標書，有關公司經營的各項信息、數據、流通渠道和機構等；

C具有國際先進水平，并且應用范圍廣、經濟效益高或者學術價值大的科研成果、關鍵技術和有可能成為發明、專利的階段性成果、資料等；

D合同，技術協議； E公司制度匯編原件。

（4）一般（無密級）檔案：除以上外，其他均為一般檔案。

第四章 檔案的移交管理

第七條 檔案移交的基本要求

1、資料完成了日常經營審批、傳閱等相關流程，已形成檔案。

2、移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊，對大小不

一、長短不齊的文件折疊理齊。

3、結合文書材料的形成時間、彼此聯系進行排列。批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結論在前，依據在后。

4、原則上整理好一一對應的紙質檔和電子檔。

第6頁/共13頁

5、采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。

第八條 分類檔案的移交人、保管人、移交時間、移交流程等的規定，詳見《檔案分類管理流程》中的規定。

第九條 檔案移交時移交人填寫《檔案交接登記表》，報部門主管審核確認簽字。接收人核對無誤后簽字確認。

第五章 檔案的備案管理

第十條 檔案的備案是指子公司向集團備案。集團各檔案管理員對備案檔案的管理應分公司分按分類順序建立目錄并立卷歸檔。

第十一條 具體需要備案的分類檔案、子公司備案人、集團受理人、備案時間等詳見《檔案分類管理流程》中具體規定。

第六章 檔案的歸檔管理

第十二條 檔案的歸檔原則

1、按立檔單位分開建檔。

2、按形成或針對的分開建檔。

3、自有檔案和備案檔案分開建檔。

4、按檔案內容分類排序歸檔。

5、按公司//檔案類別/順序號歸檔編號。

6、按末級分類檔案登記檔案目錄。

7、不相容職務檔案分開歸檔。

第7頁/共13頁 第十三條 檔案管理員應在收到移交檔案資料后3日內歸檔。檔案管理員填寫登記《分類檔案目錄》，將檔案文件有序臵放在目錄后面。檔案文件右上角應標注檔案的分類編號、目錄序號及檔案密級。

第七章 檔案的立卷管理

第十四條 檔案的立卷裝盒原則上應與檔案分類保持一致。分類檔案資料較少時，連序的分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時，可分多盒立卷。檔案管理員應編制《檔案立卷目錄》，對每一卷宗號所管理的分類檔案編號、分類檔案名稱進行列示。

對于跨年的案件資料、基建項目、施工項目、投資項目、委貸業務、擔保業務、典當業務，應在完結當年立卷歸檔。

與單個項目、業務或事項相關的要素應進行組合成一個文檔，建立清單目錄，經部門領導審批確認完整齊備、準確無誤后再歸檔立卷。比如：

1、單個專題會議相關組合要素：（1）關于召開會議的請示與批復；（2）提交會議審議批準的資料：包括工作規劃、計劃、報告；預算決算；各項決議的草案；（3）會議期間使用的資料：包括開幕詞、閉幕詞、領導人講話稿；大會發言資料；會議總結報告；（4）會議參考性資料：包括調查報告；可行性分析報告；統計報表；技術圖紙或圖表；（5）會議管理性資料：包括會議通知、日程與議程安排表；會議須知、保密規定；會議主席團名單、委員會名單、與會人員名單；票證、簽到簿；（6）會議宣傳性資料：包括會議簡報；會議紀要；新

第8頁/共13頁 聞報道；（7）照片、錄音、錄像等資料。

2、單個股東會、董事會、監事會成員資料相關組合要素：簡歷、身份證復印件、授權書及其他資料。

3、單個資質、證照登記、變更、注銷、年審事項相關組合要素：資質、證照新舊或前后復印件；公司登記、變更、注銷、年審申請資料；有關政府或行業部門登記、變更、注銷、年審批復資料。

4、單個案件相關組合要素：訴訟合同、立案資料、過程資料、結案資料。

5、單個員工的檔案相關組合要素：員工應聘信息登記表、學歷及學位證復印件、身份證復印件、三張一寸彩色免冠照保險接續卡（養老保險冊）、與工作過公司解除或終止勞動合同的證明、專業技術資格證書、完整應聘人員信息登記表、體檢證明、勞動合同和保護協議、員工用工協議、告知書、聲明書、崗位變動通知、辦理交接手續資料。

6、單個基建項目、施工項目、工程項目、資金申報項目、委貸業務資料、擔保業務也應根據具體項目或業務要求進行相關要素組合。

第八章 檔案的保管要求

第十五條 檔案管理員負責檔案的保管。各檔案管理部門應指定專人進行檔案管理。行政類檔案指定行政主管保管；人事類檔案由人事主管保管，涉及員工個人信息檔案及時報檔案管理專員保管；財務類檔案應由秘書和會計作為檔案管理員;其他業務類檔案應由行政類

第9頁/共13頁 的檔案管理員統一管理。

行政部應對OA中單位檔案系統應指定專人作為系統管理員進行維護和管理，主要負責：

1、負責統一建立集團及子公司的單位檔案結構體系。

2、負責指導集團及子公司行政人事檔案管理員將《檔案分類目錄匯總》寫入OA單位檔案系統中。

3、負責檢查人事檔案管理員在OA單位檔案系統中對《檔案分類目錄匯總》的查閱權限進行合理授權。

第十六條 紙質或實物檔案的保管的一般要求

1、檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材；

2、采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；

3、檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀；

4、檔案室內保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；

5、嚴防毀壞損失、散失和泄密； 第十七條 電子檔案的保管的一般要求

1、檔案管理員應建立電子文件夾將電子檔案進行統一保管。

2、電子文檔應保存在單機版的計算機中，必須設臵密碼，注意防泄。

第10頁/共13頁

3、電子文件應定期進行備份，防病毒等安全措施。

4、備份磁介質應注意防磁。第十八條 密級檔案管理的特別要求

1、嚴禁在不具備保密條件的地方存放檔案。

2、檔案管理員應當貫徹執行國家保密法律、法規和集團公司的保密規定，做到對公司的機密不說、不外傳。

3、檔案管理員在調離或離職時，由總裁辦負責人監督辦理移交、檔案交接之后，方可離開。

4、檔案管理員無論在職期間、調離或離職后，都不得向任何個人或單位泄漏涉及公司經濟合同、稅收籌劃、核心技術等機密性檔案內容。丟失檔案或擅自泄露檔案機密，公司將追究其個人的經濟責任和法律責任。

5、秘密載體必須確保任何時候都處于絕對安全、保密狀態，對秘密載體生成過程中不需歸檔的材料，應及時銷毀。秘密載體指以文字、數據、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載公司秘密信息的紙介質、磁介質（含計算機硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等）、光盤等各類物品。

6、秘密文件在公司內部的借閱、復制必須由借閱人申請，經過載體管理部門負責人、分管領導、行政部負責人審批，有對外發布需要時，必須報經批準。

7、絕密、機密文件在公司內部的借閱、復制必須由借閱人申請，經過載體管理部門負責人、分管領導、行政部分管領導、批準。

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8、在秘密事項形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則，進行管理。

9、秘密事項由形成部門在檔案歸檔時，按照密級資料具體分類標準做好標識（蓋上標識印章，標識印章由檔案管理員保管，絕密檔案移交前移交人須做好密封），交檔案管理員負責妥善保管，并建好記錄、臺帳。

第九章 檔案的借閱管理

第十九條 申請借閱、查閱或復印檔案時，應填寫《檔案查閱/借閱/復印申請單》，根據檔案密級級別向各級領導申請報批。除此外，公司外部人員借閱時還應持單位正式介紹信，檔案保管人員方能接待。

第二十條 借閱人應認真填寫檔案借閱/查閱/復印登記簿，詳細登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、檔案名稱、數量、內容、歸還期、歸還簽名等情況。

第二十一條 在借閱、查閱或者復制檔案時，嚴禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。

第二十二條 申請復印時，應由檔案管理員親自復印，并加蓋“再復印無效”印章，并注明“此復印件僅用于…用途”。

第二十三條 一般檔案的借閱、復印由借閱人提出申請，報部門負責人、行政部負責人審批后至檔案員處辦理相關手續。檔案一般不得帶出檔案室。檔案管理人員應負責將原件及時、完好無缺地歸放原

第12頁/共13頁 處。

第二十四條 絕密、機密文件嚴禁帶出檔案室、復制，經相關領導審核簽批人員在檔案室查閱后應立即歸還。如確因工作需要帶出、復印，除簽批手續外，檔案員還需當面或電話聯系方式，向、確認后辦理相關手續。辦理中做好記錄，按時追回加密的復印文件存檔（由于工作需要交予其它關聯機構、政府部門的除外）。

第二十五條 絕密、機密、秘密、一般檔案借閱、復印如涉及財務內容的，除正常審批手續外，還需財務負責人、簽批。

第二十六條 行政部應根據公司對檔案軟件系統檔案目錄的查閱、復制、下載權限的書面授權權限進行管控。

第十章 檔案的銷毀管理

第二十七條 檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案保管人員填寫文檔銷毀申請單，編制銷毀清冊，經部門主管、檔案管理部門主管、、鑒定審核方能銷毀。銷毀時，應有、在場監督銷毀。監銷人在銷毀檔案前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的檔案；銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名蓋章。

檔案保管期限滿，但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的檔案，應在檔案銷毀清冊和檔案保管清冊中列明。

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第五篇：檔案制度

“揚帆”就業與創業服務協會檔案管理制度

為健全資料收集、管理制度、真實有效的記錄協會建設發展的歷程，以便更好的總結經驗教訓，提供齊全、完整的檔案資料，特制定此制度。

第一條本制度所指定的資料包括協會所有文字、圖片、攝影器材等資料檔案。

第二條協會資料檔案由協會辦公室統一管理，并由辦公室指定一名干事具體負責檔案的保存整理工作。

第三條協會檔案分六類：文件、會議記錄、各部門及人事檔案、活動檔案、日常管理、獎懲記錄。

文件是指院團委下達的相關文件、通知；協會下達的通知；

會議記錄是指協會的各種例會，會議記錄等；

人事檔案是指協會干部、干事檔案、人事變動資料等； 活動檔案是指活動的計劃、實施方案、總結；

日常管理是指日常考勤、獎懲記錄、綜合測評計量。

第四條 協會各個部門舉辦活動時，應指派專人進行資料檔案整理。除本部門存檔外，應該將副本或者原件上交辦公室統一管理。

第五條 辦公室指定副辦公室主任定期對成員資料檔案進行管路。整理后的重要文件需經會長、院團委審核后方可進行保存。

第六條 工作檔案作為評價協會成員的重要依據，采用“協會成員履歷表”的形式對成員的工作、活動表現作綜合評價。當成員辭職歷任時，要及時報辦公室備案。

第七條辦公室整理資料檔案時時，可向協會有關部門提出詢問，要求核查，各個部門應該積極配合。

第八條辦公室資料檔案柜指定專人保管，未經同意不得隨意翻動。協會重要的報刊、雜志、圖片由辦公室保管，個人不得私自占有。

第九條各個部門可在向會長團提出申請并經批準登記后，向辦公室有關人員借閱、復印資料圖片。所借資料圖片應妥善保管，不得轉借，應及時歸還。

第十條以上未盡事宜根據具體情況進行完善。本制度由泰山學院就業服務社負責解釋并自發布之日起實施。

“揚帆”就業與創業服務協會二〇一一年九月十五日