第一篇：檔案分類整理制度

檔案分類整理制度

一、整理分類的定義及方法

整理分類是建立物業類檔案基礎的重要工作，是由物業管理公司或下屬管理處將收集的資料按四類常見檔案的類型區分、歸類整理，組成物業管理公司內部所需保存的檔案。同時根據所售或租物業的特點，按一戶一檔的辦法，為每幢物業的業主或租戶建立相應的檔案。每售出或租出一套物業，預立卷工作同步進行，總卷與一戶一檔的整理歸類工作也要同步開展。

二、收集歸類，整理成卷

這里所說的收集的檔案資料，是物業管理公司需要總體掌握的資料，然后按部門、內存、年度順序整理成為物業管理公司所需的若干大類總卷宗。

1.業戶檔案資料。

（1）購房合同及身份證的復印件、入伙通知單、入伙手續書、業主公約、驗房單等。

（2）業主詳細資料登記表。（3）家庭人員登記表。（4）業主房屋維修檔案。（5）繳費情況一覽等。2.工程技術檔案資料（含產權）。（1）規劃圖紙、項目批文、用地批文。（2）建筑許可證、投資許可證、開工許可證。（3）拆遷安置資料。

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（4）竣工總平面圖。

（5）地質勘查報告、開（竣）工報告、圖紙會審報告。（6）工程合同、工程預決算。（7）工程設計變更通知。

（8）竣工圖：單體建筑、結構及隱蔽工程竣工圖，消防、燃氣等；工程及地下管網竣工圖。

（9）房屋、消防、燃氣竣工驗收證明書。

（10）主要材料質量保證書，新材料、購配件的簽訂合同、證書。（11）水、電、消防等設備的檢驗合格證書及設備技術資料。（12）砂漿、混泥土塊試壓報告。（13）綠化工程竣工圖。（14）各類房屋清單。

（15）出售房屋的產權范圍或成本核算清單。（16）公用設施設備及公共場地清單。

（17）未完工房屋公用設施設備及公共場地的竣工日期。（18）產權方面的資料。（19）其他工程技術資料。3.服務檔案資料。

服務檔案，一般又可細分為業戶服務檔案、裝修檔案、維修檔案、治安交通管理檔案、設備設施管理檔案、綠化清潔管理檔案、社區文化檔案等資料。

（1）業戶服務檔案：業戶意見調查、統計結果；業戶接待記錄；業戶投訴及處理記錄；回訪記錄等。

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（2）裝修檔案資料：二次裝修申請表、裝修責任書；施工企業資質證明、裝修人員登記表；室內裝修設計平面圖；裝修竣工圖等。

（3）維修檔案資料：維修申請記錄、回訪記錄；維修派工單；公共設施巡檢記錄等。

（4）治安交通管理檔案：日?！八姆酪槐！本W絡圖、巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線；日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶；進出入記錄、應急處理記錄；車輛管理記錄、車輛詳細資料等。

（5）設備設施管理檔案：公用設備設施維修保養計劃；公用設備設施維修保養記錄；機電設備運行、巡查記錄；設備承包方資料；公用設備設施臺賬及更新記錄等。

（6）綠化清潔管理檔案：清潔班月檢記錄、周檢記錄；綠化工作記錄、檢查記錄；消毒、殺蟲記錄；綠化病蟲害檢查記錄等。

（7）社區文化檔案：社區文化創建構想、組織活動計劃及實施情況記錄；社區文化活動圖片等記錄內容；傳媒報道資料；文化活動場所、設施臺賬及使用記錄等。

4.其他管理檔案：在物業管理日常工作中形成的一些公務性、行政性、指導性的管理文件資料。一般有行政文件、管理指導文件和業委會相關資料。

（1）行政文件：財務文件；人事管理記錄、文件；政府主管部門文件；內部管理規則制度、通知、簽報等文件。

（2）管理指導文件：質量手冊；程序文件（質量）；環境手冊；程序文件（環境）；作業文件等。

（3）業委會相關資料：下屬管理處業委會籌備成立文件；下屬管理處業委會成立后的運行文件等。

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三、建立一戶一檔

根據業主或租戶所有或使用（租用）的一幢物業的性質、特點、將總卷宗內部分涉及的相關資料集中，然后分別建立相應的檔案。

1.舊公房出售類檔案卷應含的基本資料。（1）住房審批表。（2）公有住房買賣合同。（3）付款憑證。

（4）購買公有住房委托書。

（5）購買公有住房員工連續工齡證明。（6）購買公有住房員工的職稱、職級證明。（7）本戶人員情況表。

（8）出售公有住房建筑面積攤算表。（9）公有住房價格計算表。

（10）住宅債券單或減免債審批手續。（11）舊房卡。（12）公房維修合同。

（13）各戶維修簽報單、報修單、結算單。（14）拆損房屋扣押金簽報。2.商品房類案卷應含的資料。（1）商品房出售合同。（2）商品房認購書。（3）商品房出售會簽單。（4）商品房用地面積表。

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（5）公證書。（6）產權證。（7）房屋價目表。（8）入伙通知書。（9）入伙手續流轉單。（10）入伙交費表。（11）業主公約。

（12）房屋自用部位驗收單。（13）入戶資料簽收單。（14）業戶入伙所交費用一覽表。（15）住宅裝修申請表。（16）室內裝修施工登記表。（17）各戶維修、報修單、結算單。3.外銷商品房類案卷應含資料。（1）外銷商品房出售合同。（2）外銷商品房出售認購書。（3）外銷商品房出售公證書。（4）外銷商品房出售產權證。（5）業戶付款情況明細表。（6）甲、乙雙方聘請律師協議書。（7）房屋使用、管理、維修公約。（8）房屋維修合同。（9）房屋價目表。

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（10）借、貸款協議書。（11）入伙通知書。（12）入伙繳費一覽表。（13）轉售方案。

4.員工購房類案卷應含的資料。（1）房屋出售合同。（2）房屋置換協議書。（3）房屋置換細則。（4）產權交換合同。（5）入戶通知單。（6）住房簽收單。（7）補充協議。（8）產證編號。（9）分房一覽表。（10）征詢單。

（11）繳費一覽表（各類繳費收據以及借據）（12）業主公約。（13）住宅裝修申請表。（14）各戶維修報修單、結算單。5.出租類公房案卷應含的資料。（1）住房調配單。

（2）動拆遷（過渡）協議書。

（3）建設債券證明或減免債券審批手續。

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（4）拆遷戶建設債券認購單。（5）房屋拆遷安置協議。（6）私房保留產權協議書。（7）公房管理協議書。（8）舊房卡。

（9）工會證明及家庭成員身份證復印件。（10）小區管理公約。（11）房屋維修合同。（12）維修簽報單。（13）報修單、結算單。（14）拆損房屋扣押金簽報。6.租賃商品房類案卷應含的資料。（1）業戶委托協議書。（2）租賃合同、會簽單。（3）租戶入住通知。（4）租戶身份證復印件。（5）驗房單。（6）繳費一覽表。（7）維修公約。（8）房租調整協議。（9）房屋維修簽報單。（10）報修單、結算單。

7.租賃商業辦公樓類案卷應含的資料。

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（1）租賃合同。（2）來往函件。

（3）降租、退租、續租協議。

（4）欠租、催交租金的來往公函、法院審理判決材料。

8.公建配套設備設施類案卷應含的資料（按設備類別分類，而后根據設備所屬物業區分建相關檔案）。

（1）設備設施產品合格證。（2）電器線路圖紙。（3）安裝調試保養手冊。（4）使用說明書。（5）安全檢驗報告書。

（6）危險性較大的生產設備技術登錄薄。（7）設備設施安裝質量等級核定書。（8）設備設施分部工程質量評定書。（9）設備管理檢查表。

（10）安裝（大修）檢驗報告書。（11）維修合同。（12）維修報告。

（13）日常運行檢查記錄等。

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第二篇：檔案分類

一般有以下幾類:

一、文書檔案:檔案分類

（1）黨群工作類:黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協會工作等；

（2）行政管理類：行政事務、治安保衛、審計工作、人事勞資、教育工作、醫療衛生、后勤福利、外事工作等

（3）經營管理類：經營決策、計劃工作、財務管理、物資管理、企業管理等

（4）生產管理類：生產調度、質量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環境保護、計量工作、標準化工作、檔案與信息管理、基建管理、設備管理、合同等

二、科技檔案

（1）產品文字材料：各種任務書、建議書、協議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結、產品圖樣等

（2）科研文字材料：各種合同（協議書）、任務書、科研報告、調查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發明申請書等

（3）基建文字材料：各種建議書、任務書、計算書、開工報告、概（預、決）算、檢驗分析材料、施工圖樣等

（4）設備文字材料：各種申請書、說明書、技術規程、維護保養規程、設備圖樣等

三、財務檔案

會計原始憑證和報表中所附的各種借據、書面證明材料、分析報告等。

四、人事檔案

職工的招聘、履歷、培訓等

五、電子檔案

計算機磁帶、磁盤和光盤等

六、聲像檔案

照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等

第三篇：檔案材料分類

檔案材料分類

第一類：（1）干部履歷表，簡歷表。

（2）干部、教師、醫務人員、學生等各類登記表。（3）個人簡歷材料，更改姓名材料。

第二類：自傳及屬于自傳性質的材料 第三類：（1）鑒定類（含自我鑒定）。

（2）考察、考察材料；以鑒定為主要內容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性干部表現情況材料，作為干部任免、調動依據的正式考察材料。（3）考核登記表

（4）干部考核和民主評議的綜合材料。

第四類：（1）學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料（報考高等院校學生登記表、審查表，畢業登記表，學習（培訓結業）成績表，學歷證明材料。

（2）教師資格過渡申請表等（要有上海市教育委員會教師資格認定章）

（3）專業技術職務任職資格申報表，聘用專業技術職務審批表等。（4）干部創造發明、科研成果、論文等目錄。

第五類：政治審查材料；入團入黨政審材料 第六類：（1）人團志愿書、入團申請書、團員登記表

（2）入黨志愿書（形成時間為支部大會通過入黨時間）、入黨申請書、轉正申請書、黨員登記表、不合格黨員被勸退或除名的材料，取消黨員資格的組織意見。

（3）因私出境保留黨籍審批表報黨委批準后留檔。

（4）民主黨派只收集登記表、通知或批復材料即可。

第七類：（1）獎勵材料（包括科技業務獎勵、各種先進人物登記表、模范事跡通報材料等

（2）手續齊全的學生獎學金審批表或登記表。第八類：違紀處分材料

第九類：（1）工資變動登記表（排九類1號，日期寫用該新表時的日期填寫）工資變動情況（按時間順序排）（85年工改以來的材料）

（2）干部任免審批表、錄用和聘用審批表、聘用干部合同書、續聘解聘審批表（按時間順序排）（90年以來干部任免材料）（3）出國出境人員審批表。（4）民主黨派代表會代表登記表（5）延長退休時間審批表歸入九類

第十類：其他組織參考的有保存價值的材料，如就業報到證、協議書、工會會員表、殘疾體檢表等

? 材料形成時間：為材料落款標明的最后時間

? 干部職務變動登記表放在目錄后面第一類第一號前面，不編號不記頁 ? 工齡津貼、職務（崗位）津貼、養老保險補貼不登記在“工資變動登記表”內 ? 97年后“干部任免審批表”缺的必須補全

? 1977后入學的大學生，應有《高校學生登記表》、高校學習成績表。碩士要有報考登記表、授予碩士學位決定、學習成績表、專家推薦表。博士要有報考登記表、學習成績表、專家推薦表、博士學位決定。黨校須有登記表或畢業鑒定、學習成績、學歷證明。

第四篇：檔案分類

檔案分類

一、文書檔案：

（1）黨群工作類：黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協會工作等。

（2）行政管理類：行政事務、治安保衛、審計工作、人事勞資、教育工作、醫療衛生、后勤福利、外事工作等。

（3）經營管理類：經營決策、計劃工作、財務管理、物質管理、企業管理

等。

（4）生產管理類：生產調度、質量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環境保護、計量工作、標準化工作、檔案與信息管理、基建管理、設備管理、合同等。

二、科技檔案

（1）產品文字材料：各種任務書、建議書、協議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結、產品圖樣等。

（2）科研文字材料：各種合同（協議書）、任務書、科研報告、調查

報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發明申請書等。

（3）基建文字材料：各種建議書、任務書、計算書、開工報告、概（預、決）算、檢驗分析材料、施工圖樣等。

（4）設備文字材料：各種申請書、說明書、技術規程、維護保養規程、設備圖樣等。

三、財務檔案

會計原始憑證和報表中所附的各種借據、書面證明材料、分析報告等。

四、人事檔案

職工的招聘（包括公司與員工簽訂的勞動合同）、履歷、培訓等。

五、電子檔案

計算機磁帶、磁盤和光盤等。

六、聲像檔案

照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等。

第五篇：檔案整理分類（本站推薦）

檔案整理分類

1卷、政工檔案：包括年底考核匯總表、調動分配證明、介紹信、上報的各種人事統計表、調查表、人事公布文件、職稱聘任、竟聘材料、年終責任制考核結果、中心文件、文明單位申報、自查材料等。

2卷、半年和年終總結及整頓報告、工作打算、日常匯報材料、上級及本市重要文件通知、重要活動安排、中心有關發言材料、人大政協提案答復、其它重要材料等。