第一篇：文員工作流程

文員工作流程

工作時(shí)間： 8:30---17:00:30 工作流程：

1.每天上班，查轉(zhuǎn)每個(gè)樓層樓道內(nèi)是否有住戶(hù)堆放的物品、垃圾等，并告知住戶(hù)樓道內(nèi)不得堆放物品，垃圾放到指定處理地點(diǎn)，檢查樓道內(nèi)設(shè)施是否完好可正常使用；查看小區(qū)院內(nèi)情況，停車(chē)位車(chē)輛停放情況，是否有車(chē)輛亂放、亂停現(xiàn)象，及時(shí)聯(lián)系住戶(hù)停好車(chē)輛，確保小區(qū)內(nèi)的停車(chē)秩序。2.每天不定時(shí)巡視院內(nèi)車(chē)位情況，有外部車(chē)輛及時(shí)和門(mén)崗溝通，按規(guī)定收取相關(guān)停車(chē)費(fèi)用。

3.提前整理好下月到期需付房屋租金（停車(chē)位、網(wǎng)費(fèi)、有線電視費(fèi)）住戶(hù)的資料，并仔細(xì)核對(duì)是否遺漏，提前十五天給房屋到期的住戶(hù)電話通知，并告知房屋到期日，所要繳納租金金額，通知住戶(hù)提前來(lái)物業(yè)繳納。

4.每天都會(huì)有前來(lái)看房的客戶(hù)，要積極主動(dòng)的與前來(lái)看房的客戶(hù)交流、溝通，首先仔細(xì)講解小區(qū)的居住安全，住房壞境及生活壞境等，給客戶(hù)一個(gè)良好的印象；然后仔細(xì)說(shuō)明房租、水電費(fèi)、網(wǎng)線、有限及停車(chē)位金額，并說(shuō)明房屋租住情況（注：小區(qū)內(nèi)房租付費(fèi)方式一律押一付三繳納，并簽署租房合同，客戶(hù)與物業(yè)各持一份）給客戶(hù)一個(gè)簡(jiǎn)單、明了的認(rèn)識(shí)；如沒(méi)有合適的房屋，在房屋租住登記表留存客戶(hù)聯(lián)系方式，有合適房屋時(shí)給客戶(hù)打電話通知。

5.若客戶(hù)看好了房子選擇租住，但當(dāng)時(shí)無(wú)法馬上搬入，可提前繳納定金，告知客戶(hù)繳納定金后一周之內(nèi)需要前來(lái)簽訂住房合同，否則將視為不租住此房屋，定金不退；如果客戶(hù)選擇直接搬入，我們便需要與客戶(hù)簽訂住房合同（注：合同一式兩份，客戶(hù)與物業(yè)各持一份，合同上明確表明住房協(xié)議、注意事項(xiàng)等，并附上房屋設(shè)施清單一張）房租租金一律押一付三繳納，每間房屋都是單獨(dú)電表、單獨(dú)水表，電表插卡用電，電字在物業(yè)購(gòu)買(mǎi)，水表查表數(shù)，非特殊情況水表為半年查一次并當(dāng)時(shí)繳納水費(fèi)；打印押金條及房租繳納收據(jù)，押金條及收據(jù)由住戶(hù)簽字確認(rèn)，將客戶(hù)聯(lián)交給住戶(hù)，并告知住戶(hù)押金條是辦理退房手續(xù)的重要憑證，請(qǐng)妥善保管，如押金條丟失押金不退的原則。

6.如若租住期間需要退房，需提前一個(gè)月告知物業(yè)，到期之日前來(lái)辦理退房手續(xù)，提供房屋押金條方可退還押金，退房時(shí)由物業(yè)人員檢查房屋設(shè)施及衛(wèi)生，若房屋設(shè)施完好、衛(wèi)生整潔方可全額退還押金，若房屋設(shè)施有損壞可根據(jù)設(shè)施市場(chǎng)價(jià)格扣除設(shè)施金額，若衛(wèi)生不整潔需讓住戶(hù)重新清理；若電表內(nèi)有剩余電量，由物業(yè)文員按照實(shí)際剩余的電量金額退還給住戶(hù)，并填寫(xiě)支出憑證由住戶(hù)簽字，剩余電量下次租出房屋時(shí)由住戶(hù)買(mǎi)走；查房時(shí)，查詢(xún)水表底數(shù)，收取水費(fèi)，并打印憑證，修改用戶(hù)資料水費(fèi)表數(shù)，以便于下次租出時(shí)查詢(xún)表數(shù)；按照房屋設(shè)施清單，收回鑰匙（需為原始鑰匙）及電卡，如果鑰匙有丟失，由住戶(hù)購(gòu)買(mǎi)新的鎖芯，由物業(yè)維修人員更換或扣除同等金額由物業(yè)購(gòu)買(mǎi)更換；電卡上面附上書(shū)簽并注明水表底數(shù)及剩余電量；退房手續(xù)辦理完畢后，將合同、檔案收回統(tǒng)一放在指定文件盒內(nèi)；辦理退房手續(xù)的住戶(hù)資料，在用戶(hù)資料文件中刪除，另起一行留存本次水表底數(shù)及房間設(shè)施；物業(yè)軟件中也將此住戶(hù)收費(fèi)項(xiàng)目改成停止收取，租賃合同改為終止。

7.每天都會(huì)有住戶(hù)買(mǎi)電、繳納房租、停車(chē)費(fèi)等費(fèi)用，收取住戶(hù)費(fèi)用并打印憑證，由住戶(hù)簽字后將客戶(hù)聯(lián)交給住戶(hù)，存根聯(lián)物業(yè)留取，記賬聯(lián)統(tǒng)一存放，每周與會(huì)計(jì)對(duì)賬時(shí)交給會(huì)計(jì)，每筆費(fèi)用需登記在每月收費(fèi)報(bào)表上，下班之前需要核對(duì)收費(fèi)憑單及收費(fèi)金額；如果有住戶(hù)前來(lái)借取房屋鑰匙，需登記在鑰匙借還登記表上，由住戶(hù)簽字方可拿走鑰匙，住戶(hù)將鑰匙退還后填寫(xiě)已歸還并注明時(shí)間；住戶(hù)房屋內(nèi)設(shè)施有損壞通知物業(yè)時(shí)，需要登記在每日維修報(bào)表中，并告知維修人員前去維修。

8.每周一周上午公司開(kāi)例會(huì)，匯報(bào)上一周工作內(nèi)容。下午和財(cái)務(wù)對(duì)上一周物業(yè)的收費(fèi)款項(xiàng)，支出款項(xiàng)由部門(mén)經(jīng)理和公司總經(jīng)理審核簽字。

9.每月中旬，查抄小區(qū)內(nèi)所有電表表底數(shù)，做好登記并填寫(xiě)匯總表；每月中旬，與十八里店負(fù)責(zé)人索要十八里店出租房屋、庫(kù)房的水電表表底數(shù)，做好登記并填寫(xiě)匯總表； 10.每月月底，同事查抄底商水表底數(shù)，做好登記并填寫(xiě)底商收費(fèi)報(bào)表，打印出來(lái)交給經(jīng)理，由經(jīng)理交給底商店鋪收取費(fèi)用；每月月底，填寫(xiě)、核實(shí)匯總表，待數(shù)據(jù)完整后發(fā)給財(cái)務(wù)對(duì)賬。

11.每月月底，下班之前將物業(yè)軟件做月結(jié)并重新計(jì)算收費(fèi)項(xiàng)目，以便下個(gè)月軟件費(fèi)用收取工作正常。

12.隨時(shí)掌握小區(qū)內(nèi)的租戶(hù)信息、租房動(dòng)態(tài)、車(chē)位情況，有問(wèn)題及時(shí)調(diào)整，保證公司利益不受損失。

第二篇：文員工作流程

一、資料來(lái)源：

1.控制柜合格證與線下單子（內(nèi)含控制柜）：電工車(chē)間沈總送達(dá)

2.曳引機(jī)信息：專(zhuān)業(yè)檢驗(yàn)員送達(dá)

3.號(hào)令單：銷(xiāo)售部人員送達(dá)

4.工地資料：自取

二.資料優(yōu)先度（時(shí)間大致優(yōu)先獲得順序）：

號(hào)令單 > 控制柜合格證與線下單子 > 曳引機(jī)合格證 > 工地資料

三.資料整理：

1.號(hào)令單先資料袋（左柜底層）放置資料架右上角（檢驗(yàn)員過(guò)目后放于下方中間位置）

2.控制柜合格證放于桌子左方上角文件架（順序E F（從F12至F02）G)

3.線下單子（內(nèi)含控制柜）合同號(hào)相同放一起，沒(méi)有相同合同號(hào)獨(dú)立文件夾

4.曳引機(jī)信息找對(duì)應(yīng)相同文件夾（基本已有線下單子或號(hào)令單）

5.工地資料把安全鉗變速器緩沖器等文件取出（貨梯可能還內(nèi)含制動(dòng)器），并用紙張夾子夾一塊，手寫(xiě)緩沖器重新貼標(biāo)簽。（工地資料有了基本齊了）

再取出對(duì)應(yīng)以上，把安全鉗、限速器、（制動(dòng)器）、緩沖器、曳引機(jī)、控制柜資料夾在一起以方便區(qū)分。

四.合格證制作

注意事項(xiàng)：線上單子上EAP制作配方收集信息，號(hào)令單按號(hào)令單上信息填寫(xiě)。

1.找一份對(duì)應(yīng)電梯的型號(hào)模版，開(kāi)始修改

2.首先填寫(xiě)基礎(chǔ)順序：合同號(hào)單位，合同號(hào)，合同號(hào)編號(hào)，日期

3.然后具體型號(hào)信息：速度、載重、門(mén)大小、轎廂大小等照模版上應(yīng)用的對(duì)應(yīng)找信息

4.之后安全鉗、變速器、（制動(dòng)器）、緩沖器、曳引機(jī)、控制柜編號(hào)信息（控制柜原文件填完信息之后無(wú)用可提前歸檔）

五.型式報(bào)告資料

注意事項(xiàng)：意外保護(hù)制動(dòng)裝置=UCMP系統(tǒng)說(shuō)明

如工地資料無(wú)制動(dòng)器，則用本公司 客梯制動(dòng)（E-US）貨梯制動(dòng)（OX-250）

家用梯無(wú)UCMP系統(tǒng)說(shuō)明

如電梯自帶制動(dòng)器，則UCMP系統(tǒng)說(shuō)明無(wú)需UCMP系統(tǒng)報(bào)告

具體內(nèi)容說(shuō)明

1.UCMP系統(tǒng)說(shuō)明：UCMP系統(tǒng)報(bào)告、層門(mén)型號(hào)、安全電路型號(hào)、導(dǎo)軌、繩頭組合、鋼絲繩

2.整體型式說(shuō)明：整機(jī)報(bào)告、控制柜、限速器、曳引機(jī)、門(mén)鎖、安全鉗、緩沖器

（以上UCMP所需可在EAP或號(hào)令單找到，整體型式所需基本一種電梯用的款式都一樣，如EKJ10 安全鉗0X-188 限速器OX-240，可提前復(fù)印，如有變動(dòng)再把做變動(dòng)的復(fù)印代替原文件）

六.復(fù)印與蓋章

順序：曳引機(jī)日期，EPSS蓋章，合格證蓋章，復(fù)印，復(fù)印件蓋章

1.安全鉗、限速器、（制動(dòng)器）、緩沖器、曳引機(jī)（一式四分，兩份蓋章客戶(hù)，一份不蓋章留檔，一份不蓋章客戶(hù)留檔）

2.UCMP系統(tǒng)說(shuō)明（一式一份）

3.整體型式說(shuō)明（一式三份，一份蓋章客戶(hù)，一份不蓋章留檔，一份不蓋章客戶(hù)留檔）

4.合格證（一式三份，一份不蓋章留檔+兩份蓋章）注意：義烏五份，奧普斯頓四份

七.合格證全部客戶(hù)資料（上下順序）

注意事項(xiàng)：扶梯無(wú)控制柜

原合格證+2X復(fù)印件合格證蓋章

控制柜合格證

UCMP系統(tǒng)說(shuō)明

【安全鉗、限速器、（制動(dòng)器）、緩沖器、曳引機(jī)】原件+（同）復(fù)印件不蓋章+整機(jī)型式報(bào)告不蓋章

【安全鉗、限速器、（制動(dòng)器）、緩沖器、曳引機(jī)】復(fù)印件蓋章X2

整機(jī)型式報(bào)告蓋章

八.備份資料

原合格證復(fù)印件不蓋章+整機(jī)型式報(bào)告不蓋章+【安全鉗、限速器、（制動(dòng)器）、緩沖器、曳引機(jī)】原件不蓋章

第三篇：文員工作流程

工 作 流 程

張龍飛

一、人事招聘

1、每天的報(bào)名（年滿(mǎn)18周歲以上，證件齊全，身高（男165以上，女155以上），視力0.6以上，臨時(shí)工的備注里注明）；

2、屈科通知招工，政審（完畢后選出不符合條件的，并核對(duì)黑名單），合格的給屈科，屈科選好的名單給金科，最終名單通知報(bào)道（一寸照片3張，身份證）；

3、人員報(bào)道后詢(xún)問(wèn)是否仍由原單位參保，仍在參保的暫不錄取；

4、簽訂勞動(dòng)合同，進(jìn)行員工培訓(xùn)；

5、每月月底前對(duì)新招收人員信息進(jìn)行錄入（注意薪資模式、身份證號(hào)碼、車(chē)間、班別、崗位的準(zhǔn)確性）；

6、月底前將新工合同編號(hào)，將報(bào)名表分別存入對(duì)應(yīng)合同，將合同存檔；

注：①身份證復(fù)印3份（一份留底、一份給財(cái)務(wù)、一份參保）；

②照片3張（一張報(bào)名表、一張醫(yī)保卡、一張養(yǎng)老手冊(cè)）。

二、參保退保

1、給每月招進(jìn)來(lái)的新工參保（身份證復(fù)印件、電子版、紙質(zhì)版變動(dòng)表），隨時(shí)記錄班長(zhǎng)報(bào)上來(lái)的離廠人員，在月底前去退保；

2、對(duì)打離職報(bào)告的進(jìn)行退保（注意擬離職日期，月頭上走的，不超過(guò)3天的退保，超過(guò)3天的下月退保）；

3、月底統(tǒng)計(jì)已到離職日期但未來(lái)辦理離職手續(xù)的人員名單，與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)是否在廠，如仍在廠上班的，已退保的要重新參保；

4、對(duì)曠工除名人員進(jìn)行退保；

5、對(duì)調(diào)動(dòng)人員進(jìn)行參保、退保，在工作聯(lián)系單上注明，并通知調(diào)出單位或詢(xún)問(wèn)調(diào)入單位；

6、月底前將所有參保、退保、變動(dòng)信息輸入系統(tǒng)；

7、統(tǒng)計(jì)未來(lái)得及退保的，但下月已無(wú)工資可扣的人員名單，交財(cái)務(wù)。注：農(nóng)與非農(nóng)的變更需戶(hù)口簿復(fù)印件。

三、曠工除名

1、匯總所有無(wú)故不來(lái)的人員名單并于17日上報(bào)；

2、發(fā)函通知（掛號(hào)信，拿回收據(jù)及發(fā)票），5天后發(fā)文公布名單（桐昆園），給財(cái)務(wù)一份；

3、發(fā)文后將曠工人員輸入系統(tǒng)，并核對(duì)是否退保。

四、退休

1、給退休人員進(jìn)行退保（紙質(zhì)版，寫(xiě)明退休，無(wú)需電子版）；

2、退休人員情況登記表交退休人員回村里蓋章并拿回；

3、準(zhǔn)備材料去勞動(dòng)局辦理退休手續(xù)（結(jié)算好檔案費(fèi)后需寫(xiě)申請(qǐng)請(qǐng)五

樓吳科簽字，拿回批準(zhǔn)的單子及檔案費(fèi)、醫(yī)保費(fèi)的結(jié)算單；）。

4、第二個(gè)月將財(cái)務(wù)匯款證明拿往社保局，先去一樓9號(hào)結(jié)檔案費(fèi)，再去農(nóng)村信用社。207拿退休工資卡，5樓辦理退休證。

五、工傷

1、了解事故詳情，一個(gè)月內(nèi)準(zhǔn)備好材料申報(bào)工傷；

① 工傷身份證復(fù)印件；

② 勞動(dòng)合同復(fù)印件；

③ 當(dāng)月出勤表；

④ 病歷卡復(fù)印件；

⑤ 營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；

⑥ 工傷認(rèn)定申請(qǐng)表（一式三份）。

2、接到通知后去拿回工傷認(rèn)定書(shū)，準(zhǔn)備材料報(bào)銷(xiāo)工傷；

① 工傷申請(qǐng)表原件；

② 工傷認(rèn)定書(shū)原件；

③ 發(fā)票、病歷復(fù)印件、住院小結(jié)復(fù)印件、費(fèi)用清單、轉(zhuǎn)院介紹回執(zhí)； ④ 當(dāng)月及上月工資；

⑤ 當(dāng)月繳費(fèi)申報(bào)表。

注：①交通事故還應(yīng)提供交通事故責(zé)任認(rèn)定書(shū)及調(diào)解書(shū)；

②有傷殘的還應(yīng)提供傷殘等級(jí)鑒定書(shū)原件及前12月工資及申報(bào)表。

3、拿回回執(zhí)，下月拉單子給財(cái)務(wù)。

六、生育（20號(hào)前）、大病（月底前）

1、準(zhǔn)備所需材料；

① 生小孩：醫(yī)療診斷證明、發(fā)票、出院記錄、住院清單、出生證復(fù)

印件、結(jié)婚證或準(zhǔn)生證復(fù)印件、身份證的復(fù)印件、前六月工資、繳費(fèi)申報(bào)表、合同復(fù)印件；

② 人流及其他：醫(yī)療診斷證明、發(fā)票、結(jié)婚證及身份證的復(fù)印件、前六月工資、繳費(fèi)申報(bào)表、合同復(fù)印件；

③ 大病：發(fā)票、住院清單（或病歷卡復(fù)印件）、身份證或醫(yī)保卡復(fù)印

件，特殊情況要寫(xiě)情況說(shuō)明（加蓋公章而非行政科的章）。

2、拿回回執(zhí)，生育下月拉單子給財(cái)務(wù)、大病即時(shí)拉取。

七、醫(yī)保卡

1、隔2個(gè)月去辦卡處拉單子，將報(bào)道時(shí)收取的照片用來(lái)做卡及養(yǎng)老手冊(cè)；

2、補(bǔ)辦醫(yī)保卡（遺失的交20塊錢(qián)及身份證復(fù)印件）。

八、其他

1、明確各文件發(fā)放、傳閱的對(duì)象，確保信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性與及時(shí)性；

2、及時(shí)通知會(huì)議、培訓(xùn)等的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、乘車(chē)情況等；

3、會(huì)議準(zhǔn)備、后勤衛(wèi)生等其他工作。

第四篇：文員工作流程

文員工作流程

一、文員的工作職責(zé)和流程

1、工作職責(zé)：

（1）、每天負(fù)責(zé)打印統(tǒng)計(jì)各門(mén)市部的庫(kù)存表，核對(duì)各門(mén)市部上傳給公司領(lǐng)導(dǎo)的各種經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)文件并提出合理化處理建議。

（2）、根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖向各部門(mén)下達(dá)各項(xiàng)工作任務(wù)。

（3）、做好公司主要領(lǐng)導(dǎo)的后勤服務(wù)工作。

（4）、接待來(lái)訪電話和來(lái)訪客人（和陳總或蒙副總有預(yù)約的客人或電話）。

2、每天的工作流程：

（1）、文員每天在上班后在10分鐘內(nèi)，要對(duì)工作管轄區(qū)內(nèi)的電腦辦公設(shè)備進(jìn)行檢查，有異常情況，及時(shí)報(bào)給相關(guān)部門(mén)處理。

二、文員的工作要求

1、傳真文件的收發(fā)

(1)、收到合格的傳真件要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)交總經(jīng)理及有關(guān)部門(mén)。

(2)、收到對(duì)方的傳真件如大篇幅文字不清楚，或有明顯錯(cuò)漏時(shí)應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方想辦法重發(fā)，如有少量不清楚時(shí)應(yīng)電話聯(lián)系更正。

(3)、發(fā)送給各地的傳真件要按時(shí)按具體要求發(fā)送，發(fā)送后要了解是否到位，不到位的要及時(shí)重發(fā)，已發(fā)傳真要寫(xiě)上“已傳”字樣并簽上經(jīng)手人姓名和發(fā)送日期、時(shí)間。

2、文件的處理

(1)、辦公室特急件（銀行余額文件、調(diào)價(jià)建議表、進(jìn)貨建議表、結(jié)算匯款清單、廠家傳真過(guò)來(lái)的鋼材收條、廠家回傳有變動(dòng)的訂貨單、緊缺商品等級(jí)建議表、特快專(zhuān)遞文件以及已知的特急文件、特急事情和需提前30分鐘通知相關(guān)人員參加的各種會(huì)議）：此類(lèi)文件夾在“辦公室特急件”夾子，特急件須10分鐘內(nèi)送達(dá)收件人。收件人不在辦公室的，應(yīng)先在10分鐘內(nèi)電話告知，如電話不通，再用短信和通過(guò)能在30分鐘內(nèi)找到收件人的有效辦法轉(zhuǎn)告給收件人。如30分鐘內(nèi)未得到收件人回復(fù)或簽署文件，用以上辦法重復(fù)聯(lián)系收件人，以達(dá)到最快速度使收件人知道特急件內(nèi)容。

(2)、辦公室急件（銷(xiāo)售匯總表、日銷(xiāo)量匯報(bào)表、鋼材價(jià)異常表、廠家發(fā)貨異常跟蹤表、申請(qǐng)刪除單據(jù)、廠家回傳無(wú)變動(dòng)的訂貨單、廠家超過(guò)24小時(shí)不回傳的訂單以及半天內(nèi)一定使收件人知道的文件、參加會(huì)議通知和事情）：此類(lèi)文件夾在“辦公室急件”夾子里，急件須30分鐘內(nèi)送達(dá)收件人。收件人不在辦公室的，應(yīng)先在四小時(shí)內(nèi)電話告知，如電話不通，再用短信和通過(guò)能在四小時(shí)內(nèi)找到收件人的有效辦法轉(zhuǎn)告給收件人。如四小時(shí)內(nèi)未得到收件人回復(fù)或簽署文件，用以上辦法重復(fù)聯(lián)系收件人，以達(dá)到最快速度使收件人知道急件內(nèi)容。

(3)、辦公室一天內(nèi)所需批文件（合理化建議及走訪客戶(hù)匯總表、常備量建議表、工作總結(jié)、開(kāi)支計(jì)劃、修改后的各工種制度以及不是當(dāng)天參加的會(huì)議通知）：此類(lèi)文件夾在“一天內(nèi)所批的文件”夾子里，分別在每天的上午和下午歸納分類(lèi)分別兩次放到陳總的辦公室；如陳總不在辦公室，即分別在每天的中午11點(diǎn)和下午5點(diǎn)分類(lèi)歸納，用電話匯報(bào)或用發(fā)短信的形式報(bào)給陳總回復(fù)。

(4)、文員在收到公司領(lǐng)導(dǎo)審批的文件后，如發(fā)現(xiàn)有未審批的文件，要在5分鐘內(nèi)重新送達(dá)或電話向公司領(lǐng)導(dǎo)反饋情況，再按公司領(lǐng)導(dǎo)的指示對(duì)文件進(jìn)行處理。

(5)、每天在處理日常辦公文件的同時(shí)，如公司領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)要在規(guī)定的時(shí)間完成，遇到困難的要立即在現(xiàn)場(chǎng)向公司領(lǐng)導(dǎo)反饋情況。

(6)、做好辦公室文件資料的打印和校對(duì)工作。每次修改文件資料時(shí)要認(rèn)真逐字核對(duì)，核對(duì)后的字句用鉛筆做好相應(yīng)的“√”符號(hào)，以免出現(xiàn)漏改或錯(cuò)改現(xiàn)象，文員在培訓(xùn)試用期內(nèi)有3次不按規(guī)定校對(duì)文件稿,出現(xiàn)連續(xù)錯(cuò)漏的不能再繼續(xù)培訓(xùn)或不能轉(zhuǎn)正。

(7)、文員對(duì)文件資料進(jìn)行修改、校對(duì)、打印、上傳、保存，要先交給人力資源部主任核對(duì)再交給總經(jīng)理審核。

3、經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)文件的存檔

(1)、負(fù)責(zé)整理公司經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)文件及總經(jīng)理指示收存的文件，對(duì)整理的文件及總經(jīng)理的指示做好保密工作，不對(duì)外泄露。

(2)、文員按規(guī)定將文件分成長(zhǎng)期與短期兩類(lèi)存放，長(zhǎng)期保存文件保存二年以上，分為：已知的重要文件、一網(wǎng)通數(shù)據(jù)文件、檔案、工商文件、人事文件和制度、客戶(hù)客商資料（客戶(hù)欠款、客戶(hù)資料）、合同文件；短期保存的文件保存一年，分為：經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)月報(bào)表、財(cái)務(wù)資料。如需查詢(xún)文件時(shí)，文員要在10分鐘之內(nèi)找出來(lái)交到陳總手上。

(3)、檔案文件及辦公常用表格有重新修改的，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人確認(rèn)后以最后一份簽署的日期為準(zhǔn)進(jìn)行保存，其它同名的文件或過(guò)期的文件由文員找出來(lái)后在文件上注明“作廢”或“過(guò)期”的建議，再交給公司負(fù)責(zé)人審批，接到公司負(fù)責(zé)任人的審批意見(jiàn)后應(yīng)立刻對(duì)文件做刪除或保存處理。文員不得自行對(duì)文件進(jìn)行刪除。

(4)、需要保存的文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，要在10分鐘內(nèi)將打印原件保存到總經(jīng)理辦公室相應(yīng)的文件夾中，同時(shí)電腦上的電子文件要保存到陳總筆記本相應(yīng)的文件包中。

4、公司主要領(lǐng)導(dǎo)的后勤服務(wù)工作

(1)、公司領(lǐng)導(dǎo)在辦公室辦公的，如果當(dāng)天氣溫超過(guò)30度或低于10度，應(yīng)打開(kāi)空調(diào)冷氣或暖氣，空調(diào)的溫度一般在25度左右，空調(diào)開(kāi)了后要檢查氣溫與模式是否正確。

(2)、辦公室溫度正常后，再給陳總倒茶和倒開(kāi)水，茶杯每天早上都要放到消毒柜進(jìn)行消毒。

5、接待來(lái)訪電話及來(lái)訪客人

(1)、穿著要整潔，談吐要清楚，聲音要洪亮。

(2)、接待公司來(lái)訪人員要熱情大方，不經(jīng)總經(jīng)理同意不能擅自將來(lái)訪人員帶至總經(jīng)理室或住宅；用水杯給客人倒茶水，如是紙杯先用少量熱水均熱紙杯（1-2分鐘），并對(duì)紙杯進(jìn)行檢查，看沒(méi)有漏水后再加水給客人送上，并且在每隔15分鐘給客人加水。

第五篇：人事文員工作流程2014

人事文員工作流程

一、入離職的辦理

1、入職

（1）、工人入職

A、資料的準(zhǔn)備：確認(rèn)體檢合格的體檢單、廠長(zhǎng)及招聘人員簽字確認(rèn)的《員工信息登記表》、身

份證復(fù)印件一份、特殊崗位證書(shū)（如：保安證、鍋爐證、電工證、特種作業(yè)操作證等）、一

寸照片三張。

B、填寫(xiě)相關(guān)表格：《員工信息登記-面試評(píng)估表》一份、員工勞動(dòng)合同兩份、保密協(xié)議一份、員工手冊(cè)確認(rèn)表，要求住宿人員填寫(xiě)員工食宿說(shuō)明一份。

C、資料的存檔：普通工作的資料按順序存放，將《員工信息登記-面試評(píng)估表》放第一頁(yè)，體

檢報(bào)告及身份證復(fù)印件放第二，勞動(dòng)合同及保密協(xié)議第三，其他證件放最后；整理放入文

件袋入倉(cāng)庫(kù)文件柜存檔；

D、表格填好后，開(kāi)臨時(shí)廠牌、IC卡、住宿通知單及工人入職指引，之后去招聘專(zhuān)員（程葳）

處培訓(xùn)、拍照（用于做正式工牌用）。IC卡于次日中午前去一樓前臺(tái)拿，臨時(shí)廠牌可根據(jù)數(shù)

量通知換取的時(shí)間、（一般期限為兩個(gè)星期），最后上傳人員信息至ERP內(nèi)，并上傳至設(shè)備。

E、要求：表格填寫(xiě)內(nèi)容與例表一一對(duì)應(yīng)，特別注意：緊急聯(lián)系人一定得寫(xiě)、合同期限為3年。F、以下崗位需要其他相關(guān)證件：電工（電工證）、保安（退伍證最好有）、叉車(chē)司機(jī)（特種崗位

操作證）、鉗工（鉗工證最好有）。

G、職能部門(mén)不能直接在系統(tǒng)里錄入，打開(kāi)人事檔案管理——右擊——從人力資源庫(kù)直接導(dǎo)入—

—再把資料補(bǔ)充完整。職能部門(mén)及配送部、行政部、設(shè)備部、品管部?jī)?nèi)非職員的員工要錄指

紋。

（2）、職員入職

A、資料的準(zhǔn)備：確認(rèn)體檢合格的體檢單、部門(mén)經(jīng)理及招聘人員簽字確認(rèn)的員工信息登記和面

試評(píng)估表、性格測(cè)試題及其它考試資料、身份證復(fù)印件、畢業(yè)證書(shū)及學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、專(zhuān)科及

專(zhuān)科以上學(xué)歷證書(shū)及網(wǎng)上驗(yàn)證證書(shū)的打印件（由招聘專(zhuān)員提供）、離職證明。財(cái)務(wù)部、行政部

司機(jī)需要深戶(hù)擔(dān)保，由招聘專(zhuān)員提供背景調(diào)查相關(guān)文件存檔。

B、填寫(xiě)相關(guān)表格：《員工信息登記-面試評(píng)估表》一份、員工勞動(dòng)合同兩份、保密協(xié)議一份、員工手冊(cè)確認(rèn)表。

C、職員的檔案及資料：將《員工信息登記-面試評(píng)估表》放第一頁(yè)，體檢報(bào)告及身份證復(fù)印件

放第二，勞動(dòng)合同及保密協(xié)議第三，其他證件放最后；把相關(guān)資料整理完畢之后交給招聘

專(zhuān)員（程葳）處。

D、其他：表格填好后人事文員需把相關(guān)信息錄入ERP，開(kāi)臨時(shí)廠牌、IC卡、采集指紋及職員

入職指引；到招聘專(zhuān)員（程葳）處培訓(xùn)、拍照（用于做正式工牌用）。IC卡于次日中午前去

一樓前臺(tái)拿，臨時(shí)廠牌可根據(jù)數(shù)量通知換取的時(shí)間（一般期限為兩個(gè)星期）。上傳人員信息

至設(shè)備。之后由招聘專(zhuān)員帶領(lǐng)熟悉公司的各個(gè)部門(mén)、食堂、辦公樓等的地理位置。

E、要求：表格填寫(xiě)內(nèi)容與例表一一對(duì)應(yīng)，特別注意：緊急聯(lián)系人一定得寫(xiě)、合同期限為3年。

F、以下崗位需提供經(jīng)濟(jì)擔(dān)保：財(cái)務(wù)、司機(jī)。具體操作如下：至入職日期起一周內(nèi)，由擔(dān)保人

到公司親自填寫(xiě)《經(jīng)濟(jì)擔(dān)保書(shū)》相關(guān)內(nèi)容，且將房地產(chǎn)證的原件復(fù)印件或者戶(hù)口本原件復(fù)

印件、身份證復(fù)印件附在擔(dān)保書(shū)一起。

G、職員不能直接在系統(tǒng)里錄入，打開(kāi)人事檔案管理——右擊——從人力資源庫(kù)直接導(dǎo)入——再

把資料補(bǔ)充完整。

（3）、IC卡的辦理

A、制卡

當(dāng)工人領(lǐng)取IC卡后去食堂吃飯需要在食堂左手邊先讀取。開(kāi)卡步驟：

①、將一張注銷(xiāo)的新卡放在IC卡機(jī)上注冊(cè)，并上傳人員信息，寫(xiě)好編碼和姓名交給一樓前

臺(tái)。由一樓前臺(tái)對(duì)IC卡進(jìn)行充值。

②、當(dāng)新一年開(kāi)始時(shí)，我們會(huì)將卡號(hào)重新編過(guò)，按上面的方法，那么從2012年1月1日起

第一張卡編號(hào)為：0120120001，從此往后編號(hào)。

B、當(dāng)卡制好后需將人員資料分別輸入到考勤系統(tǒng)及就餐系統(tǒng)里。

①、考勤系統(tǒng)的輸入

打開(kāi)考勤系統(tǒng)，進(jìn)入人力資源管理→人事檔案管理→點(diǎn)擊第五個(gè)黃色頁(yè)面鍵或F7添加人員

資料→填寫(xiě)相關(guān)資料（登記號(hào)碼將鼠標(biāo)放在上面會(huì)出動(dòng)出來(lái)、點(diǎn)擊”+”添加崗位信息）→在指紋或登記一欄點(diǎn)擊“▼”連接“前臺(tái)發(fā)卡機(jī)”→連接設(shè)備→將準(zhǔn)備好的卡在刷卡機(jī)上刷過(guò)

保存即可。

資料的上傳：考勤系統(tǒng)管理→上傳人員資料到設(shè)備→如上傳工人資料點(diǎn)擊“大門(mén)新考勤機(jī)”，如上傳職員資料點(diǎn)擊“大堂1、2號(hào)機(jī)”→連接設(shè)備→上傳人員信息到設(shè)備→高級(jí)篩選→輸

入相關(guān)資料查找即可。

②、就餐系統(tǒng)的輸入

打開(kāi)就餐系統(tǒng)：用戶(hù)名:SUPER 密碼：KEVIN，點(diǎn)擊人事資料→基本人事資料→增加并填寫(xiě)

相關(guān)內(nèi)容(注：終端為：99，一定得輸入)→點(diǎn)擊生成有效表格。退回終端管理→點(diǎn)擊就餐

終端管理→點(diǎn)擊文件下載，再點(diǎn)下需的文件下載即可，資料下載完成后即可。（注：每次就

餐資料的更改都需文件下載，否則新輸入的資料無(wú)效）

C、IC卡丟失

當(dāng)IC卡或廠牌丟失時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《IC卡損壞/丟失需扣款人員名單》填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容后，進(jìn)行

處理。

①、重新制卡，將原卡號(hào)修改01------，修改為11-------，前面兩位數(shù)發(fā)生變化，后八位數(shù)不

變。制卡程序同上。

②、考勤系統(tǒng)里卡號(hào)的修改，即打開(kāi)人事資料的個(gè)人資料，將新作好卡在機(jī)器上刷過(guò)，當(dāng)

新的卡號(hào)生成后保存，再在考勤系統(tǒng)管理里將人員下載，打開(kāi)”從設(shè)備下載人員信息”

→連接機(jī)器后點(diǎn)擊“查看設(shè)備上的用戶(hù)” →當(dāng)所有人員資料出來(lái)后輸入姓名點(diǎn)擊刪除

→然后上傳人員信息到設(shè)備上，方法同上。

③、凍結(jié)就餐系統(tǒng)資料，進(jìn)入就餐系統(tǒng)后，先點(diǎn)擊個(gè)人資料→點(diǎn)擊修改將原終端號(hào)刪除即

可。再將新的卡號(hào)及人員資料重新輸入系統(tǒng)里，并下載人員資料（方法同上）。

D、IC卡損壞

IC卡損壞有兩種情況：第一、卡完好但打不了，此時(shí)無(wú)需扣款。第二、卡斷裂，此時(shí)需填

寫(xiě)《IC卡損壞/丟失需扣款人員名單》扣款。具體操作如下：

①、重新制卡，但原卡號(hào)不變，重新用原來(lái)的卡號(hào)。方法同上。

②、考勤系統(tǒng)里需將卡號(hào)進(jìn)行修改，方法同上。

③、就餐系統(tǒng)里無(wú)需修改。

（4）、銀行卡辦理（現(xiàn)在已取消集體辦理銀行卡）

辦入職時(shí)，職員和員工都需提交中國(guó)銀行的儲(chǔ)蓄卡復(fù)印件（含個(gè)人簽名），每月月末將銀行表

格及電子檔交給財(cái)務(wù)。

2、離職

（1）、工人離職

A、試用工人填寫(xiě)《勞動(dòng)合同中止/終止申請(qǐng)報(bào)告》簽名蓋指紋后并給車(chē)間主管及廠長(zhǎng)和人力資源

主管簽字同意后，交到行政部。三天后再填寫(xiě)《離職交接表》、《員工工資結(jié)算簽收單》、《員工每月的工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)表》、《員工每月工作延時(shí)統(tǒng)計(jì)表》。正式工人填寫(xiě)《勞動(dòng)合同中止/終止申請(qǐng)報(bào)告》

簽名蓋指紋后并給車(chē)間主管及廠長(zhǎng)和人力資源主管簽字同意后，交到行政部。一個(gè)月后再填寫(xiě)《離

職交接表》、《員工每月的工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)表》、《員工每月工作延時(shí)統(tǒng)計(jì)表》。

B、填寫(xiě)《離職交接表》的要求

工人負(fù)責(zé)以下部門(mén)簽字確認(rèn)：本月出勤及所在部門(mén)（各工廠廠長(zhǎng)簽字）。

人事文員負(fù)責(zé)以下部門(mén)簽字確認(rèn)：牟總簽字、輔料倉(cāng)庫(kù)（一樓前臺(tái)簽字）、保安隊(duì)（李昌慶簽

字）、財(cái)務(wù)部（諶銳簽字）、行政人事部（社保——三樓前臺(tái)、IC卡工牌——一樓前臺(tái)簽字），要求

員工本人簽名蓋指紋并寫(xiě)上“本人對(duì)以上所有事情已交接完畢”（試用期現(xiàn)結(jié)工資的工人需要加一

句：本人確認(rèn)在職期間各項(xiàng)應(yīng)得收入、薪資及經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金已全部領(lǐng)取），表格中其他不需要簽字的地方劃線表示不簽。

C、各廠廠長(zhǎng)在《員工每月的工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)表》、《員工每月工作延時(shí)統(tǒng)計(jì)表》上簽字，員工本人簽

字。

D、各廠統(tǒng)計(jì)在《員工工資結(jié)算簽收單》單上填寫(xiě)及核算當(dāng)月考勤及工時(shí)并核算出金額,并在單上簽

字。

E、表格填寫(xiě)完成后需收回廠牌及IC卡，退回的交接單上寫(xiě)補(bǔ)IC卡費(fèi)20元，沒(méi)有IC卡的不補(bǔ)。

工作一周內(nèi)離職，不退不補(bǔ)且扣除卡內(nèi)消費(fèi)的金額；一周~轉(zhuǎn)正前離職，不退不補(bǔ)；轉(zhuǎn)正后離職補(bǔ)

卡內(nèi)數(shù)額。

F、急辭的與法務(wù)部協(xié)商處理，并即時(shí)辦理交接手續(xù)，若工作未交接完成導(dǎo)致公司損失的，需向公

司賠償；自離的不予結(jié)算工資；被辭退的手續(xù)與急辭相同。

G、工資結(jié)算

將員工已辦理好的《離職交接表》、《員工工資結(jié)算簽收單》、《員工每月的工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)表》、《員工

每月工作延時(shí)統(tǒng)計(jì)表》交人事文員，由人事文員統(tǒng)一上報(bào)財(cái)務(wù)部結(jié)算，于次月車(chē)間工資一起發(fā)放（試用期工人現(xiàn)結(jié)工資除外）。

（2）、職員離職

A、填寫(xiě)《勞動(dòng)合同中止/終止申請(qǐng)報(bào)告》并經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字同意后，交到行政部一個(gè)月后再填寫(xiě)

《離職交接表》。

B、填寫(xiě)《離職交接表》的要求

職員負(fù)責(zé)以下部門(mén)簽字確認(rèn)：本月出勤及所在部門(mén)經(jīng)理簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字

人事文員負(fù)責(zé)以下部門(mén)簽字確認(rèn)：輔料倉(cāng)庫(kù)（一樓前臺(tái)簽字）、保安隊(duì)（李昌慶簽字）、財(cái)務(wù)

部（諶銳簽字）、工程技術(shù)部（胡海龍或李兆林簽字）、信息工程部（楊宇航簽字）、行政部（社保

——三樓前臺(tái)、IC卡廠牌——一樓前臺(tái)簽字）；要求員工本人簽名蓋指紋并寫(xiě)上“本人對(duì)以上所有

事情已交接完畢”，表格中其他不需要簽字的地方劃線表示不簽。

C、表格填寫(xiě)完成后需收回廠牌及IC卡，退回的交接單上寫(xiě)補(bǔ)IC卡費(fèi)20元，沒(méi)有IC卡的不補(bǔ)。

工作一周內(nèi)離職，不退不補(bǔ)且扣除卡內(nèi)消費(fèi)的金額；工作一周、轉(zhuǎn)正后離職，皆不退不補(bǔ)。

（3）、信息的刪除

當(dāng)有人員離職時(shí)需將人員資料從考勤系統(tǒng)、考勤機(jī)、就餐系統(tǒng)里刪除，方法同上。

二、轉(zhuǎn)正

計(jì)件工人的轉(zhuǎn)正不需要填寫(xiě)相關(guān)表格，職能部門(mén)工人及職員轉(zhuǎn)正均需要在ERP系統(tǒng)填寫(xiě)《轉(zhuǎn)正審批表》及工作總結(jié)、工作業(yè)績(jī)，并且有相關(guān)轉(zhuǎn)正考試合格后方可轉(zhuǎn)正（試題及考試由程葳負(fù)責(zé)）。

三、內(nèi)部調(diào)動(dòng)

工人轉(zhuǎn)崗：

前往三樓前臺(tái)填寫(xiě)《人員內(nèi)部調(diào)動(dòng)表》，并由原部門(mén)經(jīng)理及現(xiàn)部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)。

職員轉(zhuǎn)崗：

（1）主動(dòng)轉(zhuǎn)崗即參加內(nèi)部招聘合格并獲得審批后，在ERP系統(tǒng)中申報(bào)；

（2）被動(dòng)轉(zhuǎn)崗有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)通知直接在系統(tǒng)中申報(bào)，最終審批完成后變更人事檔案信息。

四、生日禮品發(fā)放

每個(gè)月中旬把當(dāng)月生日名單導(dǎo)出來(lái)，打電話給蛋糕店訂相應(yīng)數(shù)量蛋糕，并與珍姐溝通其他小禮品的細(xì)節(jié)。發(fā)放蛋糕當(dāng)天上午發(fā)郵件給全公司通知，下午3點(diǎn)-3點(diǎn)半開(kāi)始，和李昌慶一起用電瓶車(chē)將禮品送至各個(gè)車(chē)間以及職員，車(chē)間人員的讓廠長(zhǎng)全部接收并在表格上簽名，職員的發(fā)放到個(gè)人并讓其在表格上簽名。

五、話費(fèi)明細(xì)

（1）座機(jī)明細(xì)

每月初打電話或者發(fā)郵件催電信客戶(hù)經(jīng)理包偉鋒（***@189.CN'）發(fā)送上個(gè)月的電信電子賬單，在2013年公司費(fèi)用座機(jī)明細(xì)表里填入所有相關(guān)號(hào)碼對(duì)應(yīng)月份的話費(fèi)金額，沒(méi)有對(duì)應(yīng)的號(hào)碼在最后面加入。有更改的要及時(shí)更新號(hào)碼對(duì)應(yīng)的人員姓名（關(guān)于號(hào)碼有不明白的地方問(wèn)楊宇航8881）。

（2）手機(jī)明細(xì)

每月20號(hào)之前移動(dòng)客戶(hù)經(jīng)理馬小姐（'***@139.com）會(huì)發(fā)送上個(gè)月話費(fèi)電子賬單'，按照2013年公司手機(jī)費(fèi)用明細(xì)表格把對(duì)應(yīng)的話費(fèi)金額填入，備注中有說(shuō)明的：例如（超出88套餐才扣款），用話費(fèi)金額減去88得出來(lái)的數(shù)字填入。及時(shí)更新號(hào)碼對(duì)應(yīng)人員名單。

副本所有手機(jī)卡表格的密碼是2008215，其中新一欄是各個(gè)手機(jī)卡的密碼，注意及時(shí)更新相關(guān)信息。新入職的業(yè)務(wù)員需要填寫(xiě)工作聯(lián)系單，然后給其一個(gè)公司號(hào)碼，并做好相關(guān)記錄。

離職的業(yè)務(wù)員需要把公司卡回收，并確保卡里不欠費(fèi)，卡號(hào)還未月結(jié)的，等月結(jié)把話費(fèi)明細(xì)提交給財(cái)務(wù)在其工資里扣除。

手機(jī)短號(hào)辦理，登陸移動(dòng)網(wǎng)址 http://gd.10086.cn/szjtyw/?RequestUrl=http://gd.10086.cn/szjtyw/Contact/Add.aspx

集團(tuán)用戶(hù)名為陳典手機(jī)號(hào)碼***，然后輸入她手機(jī)上接收到的短信驗(yàn)證碼，在添加成員中輸入需要辦理短號(hào)的手機(jī)號(hào)碼，短號(hào)號(hào)碼為6+手機(jī)號(hào)后幾位，不超過(guò)6位數(shù)，一般為五元本地套餐，填寫(xiě)完相關(guān)信息點(diǎn)擊添加用戶(hù)，顯示成功后該用戶(hù)會(huì)在幾天內(nèi)收到短信驗(yàn)證。開(kāi)通成功的手機(jī)需在ERP里的薪資管理底下的補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置里新增通訊補(bǔ)貼，生效時(shí)間為開(kāi)通當(dāng)月，補(bǔ)貼金額為10元。

六、考勤

每月月底把下個(gè)月考勤排班做好，在考勤基礎(chǔ)數(shù)據(jù)底下的工作日歷里新增月份，有節(jié)假日的在法定假及休息日設(shè)置里新增，然后考勤排班，不同部門(mén)不同班次，參考以前做的月份（楊沫菲調(diào)至上海公司不排班）。其中林桂蓮、杜兵、羅甫國(guó)、蔣小青、廖金秋、高忠海、李世根、劉會(huì)納、王志勇、張江林、蔡莊巍、馮波、胡艷華、統(tǒng)一在缺勤登記里新增為出公差。注意新入職的職員要記得給他們排上當(dāng)月剩余班次。

每月3號(hào)之前把上個(gè)月的考勤結(jié)果按部門(mén)導(dǎo)出明細(xì)，提醒考勤有異常的同事補(bǔ)卡，把做好的考勤結(jié)果全部提交上去，并提醒領(lǐng)導(dǎo)審批，15個(gè)考勤部門(mén)審批全部通過(guò)就算完成。

每月1號(hào)提交上月份缺勤登記人員給一樓前臺(tái)，作為充值飯卡扣費(fèi)依據(jù)。

每月1號(hào)導(dǎo)出26個(gè)經(jīng)理的原始打卡記錄發(fā)郵件給高小姐，其中黃潔莉和鐘嘉慶的打卡記錄和上月份的手機(jī)話費(fèi)金額發(fā)送郵件給香港公司'anita@perfectmarble.com.hk'。