第一篇：秘書信息工作之我見

10文秘33110趙揚

秘書信息工作之我見

在我眼中秘書工作是一件十分復雜的工作，雖然表面上看上去非常簡單，人人都會做。但是要做得又好又快是需要經(jīng)過不斷地學習和磨練才能鍛煉出來的。特別是秘書信息工作，更加需要秘書工作人員有良好地信息觀念和信息意識。

信息工作是秘書人員重要的基礎(chǔ)性工作之一，秘書人員的信息工作是直接為領(lǐng)導服務(wù)的，信息是領(lǐng)導決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，秘書輔助領(lǐng)導決策主要是通過為領(lǐng)導者提供信息來實現(xiàn)的，秘書人員的信息工作水平直接影響著為領(lǐng)導決策服務(wù)水平的高低，其重要意義顯而易見。信息是現(xiàn)代社會的寶貴資源，隨著社會的發(fā)展，信息的價值將不斷飚升，信息時代的到來，既給秘書工作帶來了難得的發(fā)展機遇，同時也帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)，秘書人員應(yīng)如何在信息時代做好信息工作，更好地發(fā)揮秘書人員的參謀、助手作用呢?我認為秘書人員在做好 傳統(tǒng)的信息工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)加強以下幾方面的工作：

一、強化信息觀念和信息意識

現(xiàn)代秘書的信息觀念，是秘書人員對信息的初步認識以及在秘書工作實踐活動中形成的對信息價值的總體印象。比如對待信息技術(shù)和信息工具的觀念，秘書人員如何看待信息技術(shù)，如何認識信息網(wǎng)絡(luò)的功能，這就是衡量信息觀念先進與否的一個具體標準。據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，大多數(shù)秘書人員認為，互聯(lián)網(wǎng)和各種局域網(wǎng)既是一種新的認識工具，又是一種新的交流工具，還是一種新的生產(chǎn)力，秘書工作只有同網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來，才能產(chǎn)生新的生機和活力。但是也有相當一部分秘書

人員對信息有一種神秘感，對網(wǎng)絡(luò)不感興趣，這就是信息觀念上的巨

大差異。

目前，國際互聯(lián)網(wǎng)已遍布全國各地，如果秘書人員具備先進的信

息觀念，積極地去了解、使用網(wǎng)絡(luò)，就可大大提高工作效率，減少很

多不必要的重復勞動。現(xiàn)代秘書良好的信息觀念，在本質(zhì)上就是尊重

知識，崇尚科學，終身學習，善于接受新生事物。熟練的運用辦公設(shè)

備是一名合格的秘書必備的素質(zhì)。

二、掌握足夠的信息能力和信息知識

現(xiàn)代秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書實踐活動中所應(yīng)

具備的對于秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力。它主要

包括五個方面的內(nèi)容：

（一）是信息的獲取能力。秘書人員除了充分利用好組織建立的各種內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)以外，還應(yīng)掌握并建立自己的常規(guī)信息渠道，善于

開發(fā)新的秘書工作信息資源，并及時、準確、全面地獲取所需要的信

息。

（二）是信息選擇的能力。信息時代，人們每時每刻都在面對著

滾滾而來的信息，信息垃圾、信息干擾、信息焦慮很難避免，而這些

往往會影響領(lǐng)導的科學決策，因此，秘書人員必須學會準確無誤地理

解、識別、判斷、篩選所遇到的信息，以達到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。

（三）是信息預測的能力。它是指秘書人員在現(xiàn)有信息的基礎(chǔ)之

上對未來的一種推斷和預見，它對秘書輔助領(lǐng)導決策具有決定意義。

（四）是信息處理能力。即對所感知、選取和獲得的信息進行深

加工的過程，具體來講就是對信息進行綜合分析、整理排序、歸類處

理等工作。

（五）是信息的運用能力。是指秘書人員在獲取和處理信息的基

礎(chǔ)之上，把自己的思想和見解融入其中，并通過恰當?shù)那腊堰@些信

息傳遞給他人，與他人進行交流與共享，這是信息工作的最終目的。

在信息時代和知識經(jīng)濟的大背景下新的學科不斷涌現(xiàn)，有資料顯

示，全世界傳遞的信息量以每天近百億信息單元的速度遞增，并以5％

-20％的加速度不斷發(fā)展。近30年來，人類生產(chǎn)的信息已超過過去

5000年的信息量總和。英國技術(shù)預測專家詹姆斯-馬丁也做出了同樣的結(jié)論：人類的知識在19世紀是每50年翻一番，20世紀70年代是

每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。在這種情況下人們不能掌

握一種快捷的獲取信息的途徑將是非常可怕的。

三、信息創(chuàng)新，不斷尋覓有新意的信息

當今社會發(fā)展變化很快，信息老化的周期大大縮短，秘書人員必

須具備敏銳的觀察力，在捕捉具有新意的信息上下功夫。尋覓有新意的信息應(yīng)把握住以下幾點：

（一）是要在發(fā)展、變化中抓新。

創(chuàng)新是一個過程，在創(chuàng)新的過程中秘書人員僅僅盯住自己工作的小范圍是不夠的，應(yīng)放開思路，開闊眼界。除了抓住身邊看的見，摸

著的新事物之外，還要善于捕捉一些無形的新信息，如觀念的轉(zhuǎn)變，思想的變化，認識的升華等；外地的新信息；隱性新信息以及連帶新

信息等。

（二）是在觀察思考中出新。

隨時隨地地觀察思考應(yīng)當是秘書人員的基本功。比如通過觀察苗

頭性的問題，發(fā)現(xiàn)超前性宏觀信息，從個別現(xiàn)象問題，揭示規(guī)律性信

息，從一次性信息增值發(fā)展為多次性信息。有些信息通過不斷加工處

理，會出現(xiàn)多次增值。

（三）是在學習借鑒中創(chuàng)新。

改革的年代每個地方、每個行業(yè)都需要向其他地方、其他行業(yè)學習，借鑒先進的經(jīng)驗，結(jié)合本地、本行業(yè)的實際，融會貫通。推進發(fā)

展。在把外地的經(jīng)驗與本地實際結(jié)合的過程中，就會產(chǎn)生有新意的信

息。

（四）是在比較對照中求新。捕捉有新意的信息，必須學會對萬

事萬物進行比較對照。在比較中鑒別事物，發(fā)現(xiàn)有新意的信息，可以

同中求異，也可異中求同。

四、信息道德和信息工作中的保密意識

信息道德是指秘書人員在獲取和使用信息的過程中，應(yīng)遵循一定的倫理規(guī)范，不得危害社會或侵犯他人的合法權(quán)益，能自覺保護他人的知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)等，也不得向領(lǐng)導者和有關(guān)用戶傳遞不良信息。當前信息傳播的媒體多種多樣，媒體的多樣性使信息傳播過程中不可

避免地帶有一定的主觀偏見，虛擬空間交流的隱蔽性也可能會伴生一

定的無政府狀態(tài)。如果沒有一定的道德意識和道德約束，就很容易使

人們在享受信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來便利的同時，產(chǎn)生一些與先進的倫理道

德相悖的現(xiàn)象。

秘書人員在自覺地遵守信息道德的同時，還應(yīng)注意信息獲取和使用過程中各種自覺不自覺的失密或泄密事件的發(fā)生。在這里特別提出注意的是秘書人員一定要防范隱晦性公務(wù)泄密。有的人是真心實意講話，莫名其妙泄密，到頭來，說者無意，聽者有心。一些不同層次的領(lǐng)導人應(yīng)邀到不同場合講話，有些人為了顯示自己的身份和知曉度，在部分場合、范圍講一些“小道消息”和“大家感興趣的話題”，大 部分人一聽了之，但有些人卻在更大的范圍內(nèi)傳播“小范圍”的內(nèi)容。

綜上所述，信息的社會化和社會的信息化成為了當今世界發(fā)展的總趨勢，信息作為一種資源已成為現(xiàn)代社會發(fā)展必不可少的基本條件。秘書工作者必須緊跟科學發(fā)展，具備強烈的信息意識，使自己始終保持對信息的積極態(tài)度，才能在浩如煙海的信息中整理和加工出對領(lǐng)導有用的信息，才能做一名合格的秘書工作者。

【參考文獻】：

1、《新形式下秘書人員如何做好做好信息工作之我見》

趙揚

2012年6月16日

第二篇：秘書之我見

×眾所周知，作為一個秘書，我們應(yīng)該具備以下基本能力：

１．要有一定的文字功底，計算機操作能力和外語能力；

２．作為總經(jīng)理秘書，有時候沉默比能言善道更適合這項工作，所以，面試時應(yīng)表現(xiàn)出言語精干，說話恰到好處；

３．作為總經(jīng)理秘書，必須能很快理解老總說話或發(fā)布命令的意思，并能順暢傳遞相關(guān)信息，這就需要理解與溝通能力；

可是做秘書難，做女秘書更難。怎樣才能左右逢源，做個人見人愛的女秘書呢？

１．要有平常心。

２．強化工作能力。

３．端莊大方，舉止得體。

４．口風要嚴。

５．有親和力。

６．善于人際溝通。

７．有外交家的平衡術(shù)。

８．無情。天下最愚蠢最可悲的女人就是愛上自己上司的女秘書。這種愛情的未來必然不被看好。如果你是幸運的，你的上司還是單身貴族，結(jié)果意味著你必須結(jié)束在這家公司的職業(yè)生涯，何況這種幾率少之又少；如果你是不幸的，你的上司早有家室，你將不得不準備打一場曠日持久的、異常艱巨的、讓你身心俱疲心灰意冷的戰(zhàn)役，并且，這場戰(zhàn)役注定要以你的慘敗收場，并且，你的痛苦是不被同情的。

第三篇：淺談秘書的信息工作

武漢商業(yè)服務(wù)學院畢業(yè)論文

【摘要】：隨著社會的發(fā)展進步，信息成了現(xiàn)代社會的寶貴資源，世界著名未來學家阿爾溫托夫勒預言：“誰掌握了信息，控制了網(wǎng)絡(luò)，誰就掌握了整個世界。”而企業(yè)經(jīng)營管理的過程,實際上就是取得信息并依據(jù)信息做出決策的過程。作為秘書人員，收集、篩選、整理和加工各種有效信息，為領(lǐng)導者提供全面、準確、及時的信息服務(wù)是其工作的一個重要方面。因此秘書做好信息工作也變得更重要。作為現(xiàn)代秘書必須努力做好信息工作，學會利用信息技術(shù)開展秘書工作，以提高為領(lǐng)導工作服務(wù)的效率和質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】：秘書信息工作

信息在人類社會中的作用被普遍關(guān)注,人們對信息的研究越來越深入,秘書信息工作的地位和作用日顯重要.因此有必要對秘書信息工作進行進一步的了解。

一、秘書信息工作的基本要求可以用“準確、及時、全面、適用、經(jīng)濟”來概括

（一）、準確

信息的真實性是信息質(zhì)量的核心，所以收集到信息是一定要準確無誤，真實可靠的。準確是信息的生命，是信息的全部意義所在。秘書收集到的原始信息要可靠、真實，而處理信息要堅持主觀傾向性與客觀真實性的相互統(tǒng)一。只有如實的反映情況，才能保證領(lǐng)導機關(guān)及決策者依據(jù)真實的、準確的信息做出恰當?shù)呐袛嗪涂茖W決策。正確的信息無疑對領(lǐng)導決策能夠產(chǎn)生積極的促進作用;反之，錯誤的信息對領(lǐng)導決策會產(chǎn)生誤導作用，造成的損失和影響也很大因此，準確，應(yīng)是秘書信息工作的靈魂。

（二）、及時

信息的收集、處理、傳遞、反饋不僅準確還要要及時迅速。社會主義市場經(jīng)濟對秘書工作的時效性提出了更高的要求，不僅傳遞要快，而且收集、加工、檢索、輸出都要高速度。信息處理不及時，就會失去信息的價值，甚至造成嚴重的損失。全面即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各個方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級領(lǐng)導根據(jù)各方面的信息，權(quán)衡利弊，擇善而從，做出正確的判斷和決策。

（三）、全面

全面就是反映的問題，收集的信息要全面，還要聽取各種意見；對一個問題如果有不同的看法應(yīng)該都反映給領(lǐng)導者，信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各個方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級領(lǐng)導根據(jù)各方面的信息，權(quán)衡利弊，擇善而從，做出正確的判斷和決策。

（四）、適用

收集信息時要弄清本地區(qū)本部門本單位的工作進展情況和急需解決的問

題；要及時摸清領(lǐng)導者的思想脈搏，做到心中有數(shù)；還要突出重點，幫助領(lǐng)導者集中主要精力考慮重點問題，還應(yīng)該同時兼顧一般，以免發(fā)生不應(yīng)有的疏漏。更要根據(jù)不同領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導者的不同要求提供信息。一條有價值的信息對于不同層次不同部門的領(lǐng)導者，其參考價值并不相同。秘書人員必須注意研究不同層次的領(lǐng)導者和服務(wù)對象的不同要求，在信息的投向上有針對性，區(qū)別對待，注意適用對路。另外還要特別注意，只要是新發(fā)生的帶有重要動向的性、導向性、苗頭性、政策性、突發(fā)性的問題，就應(yīng)該及時采報。

（五）、經(jīng)濟

企業(yè)信息工作可以幫助企業(yè)在擴大生產(chǎn)規(guī)模的同時保證效率與效益的提高，從而實現(xiàn)企業(yè)信息工作的價值。由于生產(chǎn)要素客觀存在的不可分性和生產(chǎn)經(jīng)營在組織、流程與技術(shù)上的要求，成本節(jié)約與效益提高要達到一定生產(chǎn)規(guī)模才能得到體現(xiàn)。在規(guī)模經(jīng)濟性的層面上，企業(yè)信息在企業(yè)多樣化經(jīng)營和廣泛合作中就能起到有效的導向、調(diào)節(jié)和控制作用，使原來未能充分利用的“信息資源剩余”（包括經(jīng)驗、技術(shù)、商譽和商標、市場信息、管理技能等信息資源）得到共享和充分利用并大幅度地節(jié)約信息成本。所以秘書在收集信息時，還考慮信息成本，使收集的信息有一定的經(jīng)濟性。

二、秘書信息工作的重要性

（一）、輔助領(lǐng)導者做出正確決策

企業(yè)的領(lǐng)導班子，要對各方面工作做出決策，掌握大量的信息是至關(guān)重要的。辦公室作為領(lǐng)導的直接服務(wù)機構(gòu)，承擔著為領(lǐng)導決策提供文件、資料、信息和建議的任務(wù)。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中遇到很多實際需要解決的問題，企業(yè)必須要深入研究解決工作中面臨的這些困難和問題。在這種情況下，辦公室作為企業(yè)信息部門就要為領(lǐng)導及時了解企業(yè)的生產(chǎn)情況和職工的心理動態(tài)和出現(xiàn)的新情況、新問題，及時采取措施加以解決。這就需要辦公室靈敏地捕捉信息，充分地利用信息，在對信息進行分析研究的基礎(chǔ)上找出問題的原因和癥結(jié)，確定解決矛盾的最佳方案。可以說，決策的過程，就是信息的輸入、處理、輸出的過程。決策的形成需要借助信息進行判斷，決策的實施需要借助信息進行控制，決策執(zhí)行終結(jié)后，需要借助信息進行總結(jié)，為新的決策創(chuàng)造條件。辦公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及時不及時、真實不真實、全面不全面，將直接影響到企業(yè)領(lǐng)導的決策和對全局工作的把握。因此，辦公室人員緊緊圍繞企業(yè)經(jīng)濟中心工作，深入群眾之中調(diào)查，收集各種信息向領(lǐng)導反饋，為領(lǐng)導正確決策發(fā)揮好參謀助手作用。

（二）、協(xié)助領(lǐng)導者做好科學管理

管理信息化是指企業(yè)廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù)，開發(fā)信息資源，把先進技術(shù)、管理理念引入到管理流程中，實現(xiàn)管理自動化，提高企業(yè)管理效率和水平，從而促進管理現(xiàn)代化，轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制，建立現(xiàn)代化企業(yè)制度，實現(xiàn)有效降低成本，加快技術(shù)進步，增強核心競爭力。信息化的實現(xiàn)，會使企業(yè)的生

產(chǎn)經(jīng)營模式發(fā)生深刻的變化。對信息的快速反應(yīng)能力是檢驗工作效率和競爭力的重要標志，建立企業(yè)和部門信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息化既是社會需求，也是企業(yè)適應(yīng)市場，促進自身發(fā)展的需要。只要管理方式正確，有良好的工作氛圍，員工也會全力以赴地工作。

（三）、開闊領(lǐng)導者的思路

好的信息，不僅可以讓領(lǐng)導者做出好的決策，還可以讓領(lǐng)導者的思路開闊。獲取多方面的信息，著力跟蹤前沿信息，服務(wù)于現(xiàn)實的需要，幫助領(lǐng)導開闊視野、更新觀念、提升能力。創(chuàng)新是衡量一個人、一個企業(yè)是否有核心競爭能力的重要標志。為領(lǐng)導者提供有效的信息，讓領(lǐng)導者不斷地從工作中發(fā)現(xiàn)問題、研究問題、解決問題。而解決問題的過程，也就是向創(chuàng)新邁進的過程，這也提高了領(lǐng)導者的執(zhí)行力。

（四）、促進辦公室工作職能轉(zhuǎn)變

加強企業(yè)信息工作，是促進辦公室工作職能轉(zhuǎn)變的需要辦公室是重要的綜合協(xié)調(diào)、信息處理、反饋部門，是企業(yè)機關(guān)的樞紐、窗口和門面，是領(lǐng)導重要的參謀和助手。在新形勢下，辦公室要適應(yīng)電子辦公的需要，積極推動自身職能的轉(zhuǎn)變。在工作內(nèi)容上，要由以往主要做事務(wù)性工作，向事務(wù)和政務(wù)相結(jié)合、以政務(wù)性工作和輔助決策為主、當好參謀助手的方向轉(zhuǎn)變；在工作重心上，要由以往主要服務(wù)領(lǐng)導，向服務(wù)領(lǐng)導與服務(wù)部門、服務(wù)車間班組、服務(wù)職工相結(jié)合，促進綜合協(xié)調(diào)、確保政令暢通方向轉(zhuǎn)變；在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多種手段綜合運用、加強信息服務(wù)和信息引導方向轉(zhuǎn)變。做好信息工作，是辦公室實現(xiàn)上述三個轉(zhuǎn)變的重要載體。信息工作既是上下級機關(guān)進行工作聯(lián)系和溝通的必要環(huán)節(jié)和重要紐帶，是上情下達、下情上達、左右通達的快速、便捷的通道。它便于下級向上級匯報工作，便于向上級及時反映工作中的問題，求得支持，便于下級及時與上級溝通工作思路，創(chuàng)造性地開展工作。從這個意義上講，做好政務(wù)信息工作，對于促進辦公室職能轉(zhuǎn)變有著無可替代的作用。辦公室要加強與領(lǐng)導和上級部門的協(xié)調(diào)，加強與業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)，加強與基層的協(xié)調(diào)，加強與社會各界的協(xié)調(diào)，把信息工作貫穿到各項業(yè)務(wù)工作中去，做到“健全制度，暢通渠道，講求質(zhì)量，提高效率”

三、如何做好秘書的信息工作

現(xiàn)代秘書應(yīng)具備和強化信息意識，提高信息工作能力，給領(lǐng)導者決策和管理提供優(yōu)質(zhì)高效的信息輔助。新形勢下秘書人員該如何做好信息工作呢？我認為要做好信息工作，應(yīng)該從四大方面去下功夫。

（一）、要有四種意識

信息是領(lǐng)導者管理和決策的基礎(chǔ)，領(lǐng)導者的決策離不開信息活動。秘書擔當?shù)氖穷I(lǐng)導者信息活動的靈敏觸角和聰明耳目之角色，為領(lǐng)導者提供好的信息服務(wù)，秘書人員應(yīng)該樹立信息、政治、創(chuàng)新和全局等四種意識。

1、信息意識

秘書人員信息工作做得好與壞，在某種意義上來說決定了領(lǐng)導者決策的正誤和領(lǐng)導水平的高低。在經(jīng)濟工作中，經(jīng)濟信息、商務(wù)情報甚至是企業(yè)和組織的生命。信息、物質(zhì)與能源已成為現(xiàn)代社會的三大經(jīng)濟支柱。在這樣一個充盈著信息的環(huán)境中，可以說秘書工作歸根結(jié)蒂就是信息工作，游離于信息之外的秘書工作是沒有的。秘書人員只有具備強烈的信息意識，深刻認識信息社會的特征，從信息的高度來對待繁多的秘書實務(wù)；這樣才能及時化解隔閡、消除矛盾，提高秘書工作效率，保證領(lǐng)導者的工作效率。

2、政治意識

現(xiàn)實社會生活中與政治是分不開的，政治是經(jīng)濟的集中表現(xiàn)。因此，信息工作要為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，要保持高度的政治敏銳性。而且在信息工作的思路、信息內(nèi)容的取向、信息網(wǎng)絡(luò)的布局、信息活動的方式等方面都要以堅定的信心、高昂的熱情、旺盛的斗志、科學的態(tài)度，積極研究新情況、解決新問題、探索新途徑，努力提高信息工作水平。

3、創(chuàng)新意識

為領(lǐng)導者決策提供信息是秘書的重要職能。在鋪天蓋地的信息海洋中捕捉到領(lǐng)導者最需要的信息，為領(lǐng)導者決策提供最有價值的資訊，就要求秘書人員必須具備創(chuàng)新意識。它不是對外界信息的簡單模仿剪輯，而是要經(jīng)過頭腦加工廠的分析綜合，創(chuàng)造出新的更有價值的信息，為領(lǐng)導者的決策服務(wù)。21世紀是以知識與信息為發(fā)展動力的時代，秘書工作的改革和發(fā)展，必然要求作為秘書工作主體的秘書人員具備較強的創(chuàng)新能力。

4、全局意識

全局意識主要體現(xiàn)在三方面：一是要站在全局的高度，判別一切事物的是非、真?zhèn)巍⑸茞海_把握事物發(fā)展的走向，提高信息工作的預測水準。二是圍繞“改革、發(fā)展、穩(wěn)定”的大局，密切關(guān)注黨的建設(shè)、政權(quán)建設(shè)、經(jīng)濟建設(shè)等重大問題，提高信息工作的預測能力。三是牢固樹立群眾觀念，深入基層，多視角、全方位審視社會不同群體信息，提高信息工作的預測效應(yīng)。

(二)、要提高信息質(zhì)量

決策是領(lǐng)導者工作的核心，而信息是決策科學化的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導者決策的過程，實際上也是一個信息處理的過程。在做出決策前，要掌握各種信息，找出問題與矛盾，從而確定決策目標；進行決策時，要依據(jù)所掌握的信息，研究制定可供選擇的方案，做出正確的決斷；決策實施后，還要及時掌握反饋信息，對決策進行評估、調(diào)整。由此可見領(lǐng)導者決策過程都離不開秘書人員信息工作的有效服務(wù)。由此可知，提高信息的質(zhì)量是做好信息工作的關(guān)鍵。提高信息質(zhì)量，應(yīng)準確把握報送內(nèi)； 廣泛開拓信息渠道充分利用文書、書刊、會議、調(diào)研、信訪、檔案網(wǎng)絡(luò)等各種渠道快速獲取有價值的信息；堅持實事求是原則，秘書人員要以認真負責的態(tài)度，把群眾的真實想法、愿望、意見和建議如實地反映，不欺瞞領(lǐng)導者；著力挖掘特色信息，(三)、要加強信息開發(fā)

信息是可以不斷再生的資源，人們可利用失去原有價值的信息經(jīng)過加工

而得到新的信息。對信息進行增值開發(fā)，是進一步豐富信息資源的重手段。信息的增值開發(fā)可通過下面途徑獲得。

1、控制潛在信息

我們應(yīng)該立足微觀、著眼宏觀，抓住對全局有一定借鑒作用的微觀信息，挖出潛藏的、對宏觀有指導價值的信息進行細整理、精加工，努力使其上質(zhì)量上檔次。使原有的信息大幅度增值。

2、發(fā)現(xiàn)超前信息

苗頭信息的價值大部分是潛在的，往往被遮蓋而不受重視。為使信息不斷增值，秘書人員不僅要主動去發(fā)現(xiàn)和捕捉苗頭性信息，還要進行深入分析和研究，多發(fā)現(xiàn)有傾向性的信息，以更能夠好地發(fā)揮參謀助手作用。

3、實現(xiàn)信息的多次利用

信息不只是有一次價值，好好利用會出現(xiàn)多次增值。所以要求秘書對內(nèi)涵容量大的信息要進行系列開發(fā)和連續(xù)開發(fā)。不但要抓住對全局有較大影響的重要問題，使信息在連續(xù)開發(fā)過程中不斷增值。還要圍繞領(lǐng)導者決策的實施過程，開發(fā)相關(guān)信息，及時掌握熱點、難點、亮點問題，不斷進行更大范圍和更深層次的開發(fā)，使一次性信息發(fā)展成為多次性信息。

4、開發(fā)預測信息

要想在諸多信息中發(fā)現(xiàn)未知的事物發(fā)展規(guī)律，并根據(jù)這一規(guī)律去預測未來，就需要通過艱苦細致的努力，在總結(jié)過去和現(xiàn)在的事物發(fā)展中，去描述事物前進的直線或曲線軌跡，從中發(fā)現(xiàn)事物本質(zhì)的運動規(guī)律，為準確預測未來的發(fā)展趨勢尋找信息依據(jù)

(四)、提高秘書的信息素養(yǎng)

現(xiàn)代秘書的信息素養(yǎng)，是秘書人員在工作實踐中根據(jù)組織內(nèi)外信息環(huán)境的發(fā)展要求，自覺接受教育訓練而逐步形成的對待信息活動的修養(yǎng)與能力，信息素養(yǎng)作為一種高級技能，具有很強的實踐應(yīng)用性。信息素養(yǎng)的培養(yǎng)教育就應(yīng)受到高度重視，秘書可以通過制定明確的培養(yǎng)目標，創(chuàng)建良好的培養(yǎng)環(huán)境，突出信息技能的教育和訓練等方式來提高秘書的信息素養(yǎng)。了解信息科技的發(fā)展動態(tài)，掌握必需的信息技能，提高駕馭依靠的本領(lǐng)是秘書人員必須具備的。我們應(yīng)大力倡導和熱情支持秘書人員學電腦、用電腦和使用計算機網(wǎng)絡(luò)，營造濃厚的提高信息素養(yǎng)氛圍。秘書要充分發(fā)揮院校信息教育的職能和作用。在日常的工作中，不斷的學習，不斷的提高信息素養(yǎng)。

【參考文獻】：

1、《第一次當秘書》廖小鷗2005年10月第二版第126頁起

2、《秘書學術(shù)論文：論現(xiàn)代秘書人才的信息素養(yǎng)》王守福2009年2月

3、《新形式下秘書人員如何做好做好信息工作之我見》精華區(qū)—文秘家園

4、《秘書工作綜合流程解析》主編張小慰、馮俊伶2005年9月137頁起

第四篇：秘書保密工作之我見

秘書保密工作之我見

摘要：秘書在組織中處于一個特殊的位置，他們與組織的決策中心有著親密接觸，掌握著涉及國家、行業(yè)、組織等多方面不宜公開的秘密。保密工作是秘書日常工作的一項重要內(nèi)容，貫穿于秘書工作的所有環(huán)節(jié)。然而在實踐中，秘書保密工作存在著許多的問題，對保密工作進行多方面的改進既有利于維護國家和組織的利益，同時又有利于秘書行業(yè)和個人的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：秘書 保密工作 保密范圍 泄密原因 保密措施

“秘書”在古義里指的是秘密文書，后來指秘密文書工作者，在近代逐漸發(fā)展發(fā)展為一種社會職業(yè)。雖然“秘書”一詞隨時代變遷含義有所不同，但始終與“秘密”一詞緊緊相連。保密工作作為秘書工作的一條主線，幾乎融入了秘書的所有工作中。由于秘書特殊的身份、地位和工作條件，使秘書能夠接觸大量的機密，所以，它直接關(guān)系到組織甚至是國家的生死存亡。秘書必須要把保密工作放在極其重要的位置，不能有絲毫的大意和馬虎。【1】

一、秘書保密工作的特點

秘書作為領(lǐng)導的助手，發(fā)揮著“參謀”、“智囊”的作用。秘書工作是一項綜合性很強的工作，內(nèi)容包羅萬象，多而繁雜，工作范圍幾乎涉及到組織的各個方面。這就使得秘書成為了離秘密最近的人，也成為保密工作的直接參與者，介入了保密工作的全過程。秘書的保密工作做得如何會直接影響到保密工作的效果，進而影響到組織的前途命運。秘書部門特殊的工作性質(zhì)和特殊的工作環(huán)境, 決定了秘書部門保密工作具有以下特點：

1、秘書保密工作具有很強的政治性。因為領(lǐng)導的主要責任是制定事關(guān)組織發(fā)展的戰(zhàn)略和政策, 為組織成員謀利益, 具有很強的政治性，特別是行政秘書。而秘書人員的職責就是為領(lǐng)導服務(wù),因此, 秘書部門的保密工作同樣是一項極強的政治性工作。

2、秘書保密工作具有嚴格的封密性。秘密含有隱蔽的意思, 從情報學 的觀點看, 秘密就是情報, 保密就是對秘密情報加以封鎖, 防止失密、泄密。在保密的期限和范圍內(nèi), 封閉得越嚴密, 越能表明保密和保密工作的成效。

3、秘書保密工作具有一定的利益性。保密就是保護某種利益, 使之不受或者少受損害, 因此, 保密具有很強的利益性，保護自身的各種利益。

4、秘書保密工作具有一定的相對性。秘書部門的保密內(nèi)容有一定的時間、空間和范圍要求。再絕密的事項, 也必須有一定的保密時限和知密范圍, 世間沒有任何人知道的秘密是根本不存在的。【2】

二、秘書保密工作的范圍

保密，就是知悉無形秘密或掌管有形秘密的人員保守、保護這些秘密，不向無關(guān)人員泄露或失密。保密工作概括地說，就是從組織的安全和利益出發(fā)，將秘密控制在一定的范圍和時間內(nèi)，防止被非法泄露和利用，使其自身價值得到充 分有效地實現(xiàn)，而采取的一切必要的手段和措施。秘書保密工作主要有兩大類內(nèi)容：一是國家秘密；一是工作秘密。所謂國家秘密就是關(guān)系國家的安全利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。所謂工作秘密，就是在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，不屬于國家秘密而又不宜于對外公開的秘密事項。【3】就一般的秘書部門而言，保密工作的主要內(nèi)容包括以下幾個方面：

1、文件保密：秘書經(jīng)常要和各種文件打交道，而這些文件中常涉及組織的秘書。因此，做好文件保密工作是秘書最基礎(chǔ)的保密工作。一是涉密文件的打印和印刷需要由專人負責，校樣、廢紙等應(yīng)及時銷毀。二是涉密文件的發(fā)放要有明確的發(fā)放范圍，發(fā)放時也應(yīng)由專人負責。三是涉密文件的保管，要認真做好登記，專人專柜保管，并經(jīng)常清理、檢查。四是管好自己，秘書工作人員要有很強的保密意識，做到不該看的堅決不看，不該說的堅決不說。

2、會議保密。召開內(nèi)部重要會議，會前就要布置保密工作，作必要的保密安排。會議期間和會后，對會議是否公開，何時公開，都應(yīng)由領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導人做出決定；在未正式公開之前，秘書人員不得泄露。對會議上高級領(lǐng)導人的重要講話和重要內(nèi)容不得隨意擴散。會后，秘書工作人員應(yīng)在會場和與會者住地進行檢查，看有無會議重要文件遺失。會上發(fā)放的文件，需要清退的，應(yīng)辦理退還手續(xù)，規(guī)定讓與會者帶回的文件，也要求回去后交機關(guān)保密部門妥為保管，私人不應(yīng)留存

3、通訊保密。利用電訊設(shè)備來進行通訊，是秘書部門上情下達、下情上傳的有效手段。各單位秘書部門越來越多地配備了各種有線電和無線電通訊設(shè)備，在使用這些設(shè)備時，要按有關(guān)保密規(guī)定進行，防止監(jiān)聽、竊聽。秘密信息不要在普通電話里傳遞。

4、電腦保密。加強計算機網(wǎng)絡(luò)保密是現(xiàn)代辦公自動化中的一項不可忽視的工作。企業(yè)秘書要加強對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護, 特別是對黑客的入侵, 計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅要加強防范, 要設(shè)定相應(yīng)的系統(tǒng)對外來數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)資源、光軟盤資源病毒的檢測, 預防系統(tǒng)遭受侵害;對計算機網(wǎng)絡(luò)端口、傳輸線路和處理器等有可能因屏蔽不嚴或未加屏蔽而發(fā)生的電磁泄密,也要做好技術(shù)保密, 以防泄密。【4】

5、涉外保密。涉外活動應(yīng)注意內(nèi)外有別，友好歸友好，保密歸保密。涉密單位不得擅自接待外國人參觀訪問。凡有外國人常駐單位的，不得讓外國人接觸我方秘密文件或者參加秘密會議，中方人員也不得在外國人面前談?wù)撁孛苁马棥?/p>

三、秘書泄密原因

保密不僅是秘書的日常工作，更是秘書的職業(yè)道德。但在現(xiàn)實生活中，秘書泄密的事時有發(fā)生，原因多種多樣，有主觀的，也有客觀的。秘密泄露的危害是巨大的，不僅泄密者個人信用喪失、職業(yè)前途暗淡，而且易影響企業(yè)內(nèi)部和諧和外部發(fā)展。綜合來看，秘書泄密的原因主要有個：

1、保密意識淡薄。在實際工作中，總有一部分秘書沒有充分認識到保密工作的重要性，因而易在無意之間泄露秘密，從而給組織造成損失。一些秘書是為了炫耀自己的地位，通過講述自己知道的秘密來凸顯自己的重要性；一些秘書因為工作經(jīng)驗不足，對涉密的信息敏感性不強，將涉密信息當做一般信息來對待而泄密；一些秘書是應(yīng)對能力不足，加之不重視保密工作，被人套話而泄密。

2、利益誘惑。在信息化時代，獲取一個組織的秘密所帶來的利益是巨大的，因而總有人希望通過非法手段獲取權(quán)力主導者或者競爭對手的秘密，秘書便成了這些人的目標。在利益的誘惑下，一些秘書放棄了職業(yè)道德，泄露了組織的秘密。

3、保密制度和設(shè)施不齊全。由于保密工作具有相對性，這使得一些人認為“無密可保”，覺得所有的秘密都會被人知道，因而忽視了保密工作的制度設(shè)計。定密工作隨意性大，使組織成員無法明確秘密的相應(yīng)等級。同時保密設(shè)施不齊全主要表現(xiàn)在某些部門沒有真正意義上的保密設(shè)施，保密文件的管理極其不規(guī)范，沒有專門的地方保管秘密文件，泄密的可能性大大提高，可能直接危害到整個單位和整個部門的安全和利益。

4、技術(shù)防范水平跟不上時代的要求。隨著科技化、信息化進程的加快，竊 密手段逐漸翻新，手段科技化，方式隱蔽化。辦公自動化在方便了工作的同時，也隱藏了許多泄密的潛在危險。網(wǎng)絡(luò)上許多不法分子常常依靠病毒、黑客或其他的入侵手段來達到竊密的目的，這給保密工作的技術(shù)防范水平提出了很大的挑戰(zhàn)。

四、改進秘書保密工作的措施

根據(jù)我國《保密法》規(guī)定：“保守國家秘密的工作，實行積極防范、突出重點，既確保國家秘密又便利各項工作的方針。”此方針也適用于保守單位、組織秘密。當前可在此總方針的領(lǐng)導下，改進秘書保密工作，具體措施如下：

1、強化秘書的保密意識。企業(yè)秘書作為企業(yè)中的一級智囊機構(gòu), 接觸的信 息量大, 需要保密的多, 這就要求企業(yè)秘書時時刻刻都有保密意識要重視保密工作, 把它滲透到秘書業(yè)務(wù)工作中去, 作為本職工作的一項重要內(nèi)容。可以通過加強對秘書人員的培訓，如：辦培訓班、專題輔導、集中教育等方式提高他們的保密意識，讓他們充分認識到保密工作的重要性和嚴肅性。

2、強化秘書的法律意識，運用行業(yè)規(guī)范來約束違反職業(yè)道德的行為。一是普及法律法規(guī), 經(jīng)常組織辦公室秘書人員學習《保密法》、《保密法實施細則》以及《刑法》、《反不正當競爭法》中有關(guān)保密的部分內(nèi)容, 積極營造自覺護法守密的良好氛圍。二是進行形勢任務(wù)警示教育, 深入剖析失泄密案例及其根源, 細算保密工作的政治經(jīng)濟帳。【5】三是建立秘書行業(yè)協(xié)會的個人信用平臺，協(xié)會內(nèi)的企業(yè)與秘書行業(yè)協(xié)會實行聯(lián)動，通過及時提供和共享有關(guān)信息來準確掌握秘書從業(yè)人員信用方面的情況。

3、完善保密制度和設(shè)施。要根據(jù)科技的發(fā)展和企業(yè)的實際情況對傳統(tǒng)的保密制度進行不斷的完善, 對現(xiàn)代辦公自動化也要制定嚴格的保密規(guī)章制度。秘書不僅要在工作中嚴格執(zhí)行保密制度, 而且無論在何時、何地、何種情況下, 都要自覺遵守保密紀律。組織還應(yīng)提供安全的保密設(shè)施，配套做好保密工作。

4、加強保密技術(shù)的研發(fā)和學習。現(xiàn)代化的保密工作要求秘書人員也必須要適應(yīng)現(xiàn)代化的要求和需要，秘書人員應(yīng)該努力學習信息論、系統(tǒng)論、管理學和有關(guān)的計算機知識等，從而不斷提高自身的保密管理水平。特別是對涉密計算機的管理方面是現(xiàn)代化的保密工作中所不能缺少的，這都要求秘書人員要努力學習新知識，掌握新技能，學會應(yīng)用科學的管理方法，只有這樣才能把保密工作做好。

【1】 楊婧.淺談秘書與保密工作[J].成功（教育）2008，（08）【2】 黃毅靜.對秘書部門保密工作的思考[J].天津職業(yè)院校學報，2008，（06）【3】 楊路平.試論現(xiàn)代辦公條件下的秘書保密工作[J].黑龍江科技信息，2011，（19）

【4】 吳興峰.淺談企業(yè)秘書如何做好保密工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2003，（04）【5】 王金圣.試論商業(yè)秘密與企業(yè)秘書工作[J].工會論壇（山東省工會管理干部學院學報），2008，（06）

第五篇：《秘書實務(wù)》第五章-信息工作

第五章 信息工作 第一節(jié)

信息和信息工作概述

一、信息的基本知識(一)信息的概念

廣義的信息指能為人們感知的事物的狀態(tài)、特征、聯(lián)系和變化,以及直接或間接反映、描述它們的符號和信號。

狹義的信息指接受者原先不知道的、有用的消息。

秘書機構(gòu)信息工作對象,主要是指狹義的信息,即對領(lǐng)導和本單位相關(guān)工作來說一切新而有用的信息。(二)信息的特征

1.時效性2.可增長性3.可傳遞性4.可分享性5.可貯存性（三)信息的類型

1.直接信息和間接信息2.動態(tài)信息和靜態(tài)信息

3.無記錄信息和有記錄信息4.初級信息和高層次信息

二、信息工作的意義

(一)為領(lǐng)導決策提供可靠的信息根據(jù)

(二)為領(lǐng)導日常工作提供有效的信息咨詢

(三)是秘書機構(gòu)做好其他工作的重要保證

三、信息工作的基本要求

(一)準確完整(二)及時高效(三)適用適量

第二節(jié)

信息工作的一般程序

一、信息的收集積累(一)信息收集的范圍

各級黨政機關(guān)頒布的方針、政策、法規(guī) 上級領(lǐng)導機關(guān)或主管部門發(fā)布的意見 所轄地區(qū)、所屬單位的基本情況 對本組織工作或產(chǎn)品的反饋信息

同行業(yè)的新進展、新做法、新經(jīng)驗、新產(chǎn)品、新技術(shù)等

第二節(jié)

信息工作的一般程序

一、信息的收集積累(二)信息收集的渠道

1.信息網(wǎng)絡(luò)2.文件資料3.大眾傳媒4.會議

5.來信、來訪、來電6.調(diào)查研究(三)信息收集的方法

1.閱讀法2.觀察法3.聽記法4.交換法5.索取法6.購買法

二、信息的篩選和校正

(一)信息真?zhèn)蔚蔫b別(二)信息的校正補充

(三)信息價值的鑒定

三、信息的分類

首先，根據(jù)是否具有很強的時效性, 分為需要立即處理輸出的信息和暫時不需要處理的信息。

其次，根據(jù)不同信息接收者對具體內(nèi)容上的需要，分為政治信息、經(jīng)濟信息、文化信息、科技信息等。

四、信息的深度加工(一)信息的濃縮提煉

濃縮是在不損失有用信息的前提下把篇幅過長的信息壓縮成簡短的信息。

提煉是通過對零碎、膚淺、雜亂的原始信息的分析,運用邏輯推理得到高質(zhì)量的二次信息。

(二)信息的綜合研究

通過分析、研究，將大量原始信息轉(zhuǎn)變成高層次信息。

高層次信息——反映事物全貌、揭示事物本質(zhì)和規(guī)律并能預測事物發(fā)展趨勢的信息。

有情況

有分析

有建議

五、信息的傳輸和反饋(一)信息傳輸?shù)姆较?向單位內(nèi)部傳輸(內(nèi)向傳輸)向單位外部傳輸(外向傳輸)(二)信息傳輸?shù)目刂?/p>

對信息需求的控制

對信息共享程度的控制 對信息傳輸時機的控制(三)信息輸出的方式

1.口頭傳輸2.書面?zhèn)鬏?.電信網(wǎng)絡(luò)傳輸

（四）、憂患信息的傳輸

1.控制問題型信息的傳遞范圍2.將問題型信息 “反題正作”(五)信息的發(fā)布

新聞發(fā)布會 / 信息發(fā)布會

“××媒體溝通會”(六)信息的利用及反饋

了解信息被各方采納、利用的情況，及時調(diào)節(jié)和改進信息處理流程，提高信息的利用率。

第三節(jié)

信息簡報

一、信息簡報的概念

機關(guān)、團體、企事業(yè)單位自行編發(fā)、用來反映和交流信息的內(nèi)部報刊之一。如“工作動態(tài)、”“信息快報、”“內(nèi)部參考、”“信息交流”等。

向上級機關(guān)的信息簡報投稿、報送或?qū)ν鈾M向交流,是本單位信息輸出的一個重要形式，有利于相互之間工作協(xié)調(diào)與合作。

第三節(jié)

信息簡報

二、信息簡報的編寫方式和一般要求

單條信息的編寫——將每一條信息寫成一篇信息稿(新聞稿）。單條信息要求新、準、快、短。每條以兩三百字為宜。

信息綜述——將許多內(nèi)容上有聯(lián)系的零星分散的信息,加工編寫成一篇綜合性信息材料。綜述性信息材料能夠反映事物的全貌和發(fā)展過程。

第三節(jié)

信息簡報

三、信息簡報的格式

單期式簡報——發(fā)布日期不確定、每期僅發(fā)布一兩條重要信息的簡報。

多期式(雜志式)簡報——有固定的印發(fā)周期(如每月兩期)，每期發(fā)布多條信息的簡報。

第四節(jié)

網(wǎng)站的信息管理

網(wǎng)絡(luò)是最便捷的信息傳播工具。各類組織大多建有自己的網(wǎng)站(或網(wǎng)頁),網(wǎng)站管理成為秘書機構(gòu)一項重要的常規(guī)業(yè)務(wù)。

單位網(wǎng)站有對外展示形象和對內(nèi)進行管理的功能，但網(wǎng)站最主要的功能乃是傳播信息，展示形象或內(nèi)部管理的功能也是通過網(wǎng)站信息流通的手段來實現(xiàn)的。

單位網(wǎng)站的信息管理是信息工作的重要內(nèi)容。

第四節(jié)

網(wǎng)站的信息管理

一、網(wǎng)站管理制度

(一)分級管理和專職管理制度

(二)信息發(fā)布審查制度

(三)保密制度和獎懲制度

(四)網(wǎng)站內(nèi)容定期更新制度

二、網(wǎng)站信息制作與展示

網(wǎng)站的內(nèi)容應(yīng)該具有價值和原創(chuàng)性。

網(wǎng)站應(yīng)調(diào)動用戶積極提供內(nèi)容信息，讓他們方便自由的上傳內(nèi)容。網(wǎng)站信息要具備下載和打印功能，讓用戶方便的獲取信息。

第四節(jié)

網(wǎng)站的信息管理

三、網(wǎng)站信息的處理和利用

網(wǎng)站是獲取用戶反饋信息的有效途徑。公眾通過網(wǎng)站對領(lǐng)導工作提出許多非常具體的要求、意見和建議，秘書機構(gòu)應(yīng)將這些反饋信息視為重要的信息資源，按照信息工作的要求廣泛收集認真研究。此外，秘書從網(wǎng)站管理的角度還要對公眾反饋的信息加以及時的處理。

第四節(jié)

網(wǎng)站的信息管理

三、網(wǎng)站信息的處理和利用

網(wǎng)站可以開設(shè)以下交互功能：

會員注冊

網(wǎng)站留言板

客戶調(diào)研

在線溝通 首長信箱 公眾論壇 博客和微博

思 考 題

1.什么是信息? 它有哪些主要特征? 秘書機構(gòu)的信息工作有何重要意義? 2.秘書機構(gòu)的信息工作有哪些基本要求? 信息對領(lǐng)導決策有何重要作用？

3.試述信息工作的一般程序。

4.為什么要對信息進行有效展示?請以四人一組自辦一份四個版面的信息簡報，并組織展覽評比。

5.選取2～3個網(wǎng)站，結(jié)合第四節(jié)“網(wǎng)站的信息管理”有關(guān)知識對其作出評價。