第一篇：秘書如何安排工作

做為一名新進秘書，只要每次做好上級交代的各項工作，便算是完成任務，什么也不必多想，最重要的是謹守本份，逐一完成差事。可是到了第二年或第三年，就再也無法如此輕松。不但責任范圍擴大，工作累積繁雜，往往每天加班還不見得能夠做完工作，結果不是事情沒有辦完，便是錯誤不斷。既然如此怎么才使工作順利進行呢？答案很簡單，從一開始便做到計劃的調配，即有條不紊的安排一切，以便循序漸進的完成工作。

1、掌握工作的整體情況：若是忽略了這一點，而錯把目光集中于特定細節，會忽略真正重要的部分。惟有對工作有通盤的了解，才能進行有效率的規劃。

2、善于借助他人的力量：這里指的是他人，包括后輩、資深同事和上司等，借助他人的力量運用在工作上。為了便于得到他人的幫助，平時待人處世的態度非常重要。若能建立良好的人際關系，廣結有緣，那么辦起事來自然方便許多。

3、了解自己的實力：譬如準備熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢復精神等等，知道自己的能力極限，方可有效地建立工作進度表。

4、盡快完成他人的委托：受人之托，忠人之事，雖然不一定屬于自己的工作范圍，但是與其浪費時間，不如盡快完成，一方面表現自己的責任感，另一方面也可讓對方相信你確實為他盡心盡力。來源：秘書高效率工作手冊

第二篇：2011學術年會秘書組工作安排

1.統計前期所有參加學術年會籌備工作人員名單、即時統計各部門前期工作中參加人員并備案保存，匯總學術年會開幕式當天參加的研會人員名單。（統一交給負責人）（張偉）

2.設計制作工作證：根據現有工作證，換里面的紙即可（顏色待學術部設計好秩序冊后和其保持一致），根據參會人員名單在證上寫

好名字并負責蓋章。學術年會當天負責發放工作證。（工作證于11月9日前制作打印完成）（楊凱）

3.借校徽。圖書館后面的研究生學院進去右拐最里面大房間，向老師借約60個校徽，寫上借條，并負責當天與工作證共同發放。（嚴

4.電子顯示屏文稿設計及聯系圖書館相關部門。本部：圖書館一塊（找圖書館老師協商），曲江：圖書館（圖書館老師），教九樓底

下（曲江管理處聯系），內容暫且定為‘預祝學術年會舉辦成功’，要找張老師核實。保證當天準時顯示，不許有任何錯別字等低級錯誤。（電子顯示屏務必在11月10日前聯系好，并在開幕式當天8點前發布）（本部趙慧負責、曲江王一卉、惠祥負責）

5.校內指引標識牌及彩旗。（標識牌及彩旗于11月11日前在東門到圖書館路上貼上插好）（麻少博、楊凱、張佳）

6.聯系會場內照相（校報攝影部），聯系廣播臺準備廣播稿（提前聯系好校內外媒體現場到位，尤其是我校負責攝影照相的攝影部及

采訪工作的記者團；聯系校外照相館與領導、嘉賓、兄弟院校代表合影留念；廣播臺于11月9日開始廣播對學術年會及開幕式的介紹，廣播稿由宣傳部和廣播臺協商）（麻少博、張佳）

7.會場設備（音響，投影儀，話筒），提前一天（12日下午）到現場和老師一起調，開幕式當天提前再次試試，不許出現任何故障

情況，并負責會場當天的設備。（張佳）

8.經團委老師批準后對資料袋分裝（11月12日前完成）（嚴樂、張偉、趙慧）

9.制作外校代表簽名簿，模板參照辦公室去年的，去材料學院底下方大看看能不能制作，制作好后，注意驗收制作好的材料，不要

出現問題（顏色，錯別字，版面等）。（楊凱）

10.當天負責外校代表簽到并發放資料袋，并負責引導外校代表進入休息室及會場，簽到完畢后將簽到表交給外聯部相關負責人制作

通訊錄。（袁林、王一卉、慧祥、嚴樂）

11.負責當天本研會內部人員簽到，早晨7點集合時候簽到一次，上午開幕式及報告完成之后再簽一次，主題報告結束之后把名單交

給李敏。（張偉、趙慧）

12.往各學院送學術年會通知及邀請函。（全體人員）準備兩臺筆記本電腦備用。

13.購買膠帶，筆等文具，做好財務清單整理。（黃駿、李敏）學術年會當天機動人員（除張佳外全體）

14.手機常開狀態，隨時聽候協調調度指揮。（全體人員）

15.閉幕式工作：秘書組負責優秀論文、優秀組織單位等榮譽證書的版面設計和打印并于會上負責發放（這個等開幕式完成之后再說）。

16.財務決算（黃駿、李敏）

其它注意事項

1.我校研究生會人員參加年會，開、閉幕式著正裝。男生深色西服、淺色襯衫，打領帶；女生著深色較正式服裝。

2.落實請假制度。有事提前請假，不能隨意離崗、早退，確實有事離開的一定要提前向負責人請假，各負責人在安排人員分工時注意留足機動人員。

3.開幕式前三天內召開主席團會議，核對分工落實情況及查漏補缺，及時發現問題，果斷解決問題。開幕前一天召開全體參加成員大會，落實每人工作。

第三篇：秘書團隊上半年工作小結及下半年工作安排

秘書團隊2008年工作小結

一、全年工作小結

2008年，秘書團隊在主任室領導下，克服文字材料任務集中、宣傳報道工作量較大的困難，緊密圍繞全行中心工作、奧運服務營銷宣傳和進一步提升執行力等方面，努力做好文秘、調研、宣傳、督辦等各項工作，在提高文字材料質量、總行及外部媒體上稿率等方面取得了新的突破:

1、創新文秘工作，提高日常文稿服務的及時性和決策價值。2008年上半年，內外部各種文字材料較為集中，但秘書團隊并未因工作量的增加而放松對材料質量的控制，認真起草、準備每份文稿，在保證及時完成任務的基礎上，全面貫徹省分行黨委的戰略思路，提高文稿的決策價值。一是圓滿完成了2008年工作會議文件的起草，系統闡述了新一屆黨委提出的“三步走”發展戰略和一系列改革、內控、發展的新思想、新舉措；二是及時完成了各類報告，如王行長2007年述職報告、王行長履職自查報告等；三是按時完成了省政府、市政府、人民銀行、銀監局等部門要求的各類材料，包括兩型社會建設面臨的市場機遇、我行抗雪救災情況、湖北省銀行行長聯席會議等近20份匯報材料。

2、有效拓展宣傳工作，以“奧運服務年”為契機，掀起品牌形象宣傳的高潮。2008年上半年，秘書團隊緊密圍繞建設良好銀行的戰略目標，積極服務全行提升核心競爭力中心工作，以“奧運服務年”為契機，對內引導員工樹立“服務創造品牌、品牌提升價值”理念，為全行工作的順利推進提供強大精神動力和輿論保障，對外塑造良好的外部形象，提升我行“追求卓越”的服務品牌。通過加強宣傳工作管理，強化宣傳隊伍建設，開展專題報道，提升宣傳平臺，有效提高了我行宣傳報道工作水平。

在加強宣傳工作管理，強化宣傳隊伍建設方面，2月份，秘書團隊與公關企劃團隊一道舉辦了全轄2008年品牌管理及新聞宣傳工作會議會議的成功召開極大的推動了全行新聞宣傳工作的進步。為建立遍及全轄的新聞宣傳工作隊伍，廣泛調動各級做好新聞宣傳工作的積極性，根據《新聞宣傳工作管理辦法》的要求，會后我行經過挑選在全轄范圍內聘任了48名新聞宣傳通訊員，初步建立起了一支素質較高的宣傳員隊伍，為全行宣傳工作的持續發展奠定了隊伍基礎。

在開展專題報道方面，秘書團隊圍繞年初抗擊雪災、第三屆中博會、抗震救災、奧運火炬傳遞有效開展了專題報道，在宣傳任務密集的情況下保證了報道的及時性和高質量。尤其是抗震救災、圣火傳遞兩項百年一遇的舉世矚目事件聚集5月，對我行新聞宣傳工作形成前所未有的挑戰，同時也使宣傳工作更具社會影響力。在抗擊雪災情況方面，重點宣傳了我行為支援救災主動捐款的善舉。在中博會宣傳報道方面，積極配合公關企劃團隊做好相關工作，同時加大對總行媒體的投稿力度。進入5月份，由于汶川地震的突然發生和奧運火炬傳遞的逐步臨近，抗震救災、圣火傳遞成為宣傳工作的重點。圍繞這兩項工作，秘書團隊認真落實主任室營造新聞宣傳“紅五月”的工作要求，在行內、行外各類媒體上營造聲勢，跟蹤報道我行與全國人民一道心系災區，幫助四川人民重建家園的諸多善舉，報道我行緊鑼密鼓開展圣火傳遞準備工作所付出的努力和取得的成效，并將抗震救災與圣火傳遞緊密結合，充分展示了我行履行社會責任的品牌形象。特別是“湖北中行全力開展抗震救災工作”、“傳遞奧運圣火 奉獻人間關愛”等稿件，被湖北日報、長江日報、武漢晚報等湖北地方主流媒體深度報道，收到了良好的社會反響。此外，圍繞奧運服務大力開展品牌形象宣傳，加大了奧運商品銷售前期的宣傳報道力度，在外部媒體上，《湖北日報》刊登了我行王少俊行長署名文章“以差異化競爭戰略搶占奧運商機”，提升了我行服務奧運的公眾形象。在內網和信息日報上分別開辟共贏奧運專欄，內網自開通共贏奧運專欄以來共刊登了41篇專題報道，集中宣傳了我行服務奧運的工作熱情和工作成績。

在提升宣傳平臺方面，充分利用省分行簡報、網站和日報這三架馬車，對全行一季度績效考核排名靠前的6家行進行了集中報道，為轄內各行提供經驗交流平臺，并適時開辟抗震救災、圣火傳遞等專欄，大張旗鼓營造宣傳攻勢，有力地提升了這三個傳統宣傳陣地在全轄的影響力，特別是省分行網站訪問量突破百萬人次大關，在全國系統分行中尚屬首家，得到了總行條線管理部門的高度肯定，更極大地鼓舞了我行辦好網站的信心和決心。

上半年采取的一系列措施取得了良好效果，一季度，全行共在中央、總行及地方各類媒體上稿229篇，省分行媒體上稿732篇，均高于去年同期水平。從上稿媒體來看，在省市地方主流媒體的上稿量達到137篇，比去年同期增長近30%。此外，報道的深度與廣度同步提升。在《金融時報》、《湖北日報》等媒體上刊載了“中國銀行湖北省分行重點加強品牌管理”、“中國銀行湖北省分行一季度營銷開門紅”等多篇專題文章，有力提升了我行在社會的公眾形象。在全行宣傳工作中，秘書團隊充分發揮排頭兵的作用，僅宣傳任務集中的4-5月就在中央、總行及地方各類紙質媒體上稿19篇，在總行網站、簡報、中行職工報上稿38篇，有效帶動了全行宣傳工作的發展。

3、積極開展信息傳導治理工作。根據省分行黨委的工作要求，秘書團隊制定并下發了信息傳導治理工作實施方案，明確全行信息傳導專項治理的治理目標、組織領導、治理內容和工作要求，對信息傳導相關制度建設、技術基礎建設、內部宣傳和檢查督導等各項工作提出了統一的時間進度和工作規定。同時，跟進對文件信息學習記錄簿、考評記錄簿、文件傳閱專用紙、會議記錄紙的模板和使用等具體操作事項提出了詳細要求，并在信息日報、網站上跟蹤報道全轄各行的進展情況，營造輿論氛圍，推動治理工作的開展。

4、積極開展奧運安全生產及突發事件應急處置工作。為保障全行奧運期間安全生產，有效應對各類突發事件，根據省分行黨委的要求，秘書團隊制定并下發了《中國銀行湖北省分行奧運期間安全生產及突發事件應急處置預案》，對全行奧運安全生產及突發事件處置工作的組織形式、工作要求、工作流程等進行了規范。同時，為確保該項工作的有效進行，我團隊通過郵件通知、電話聯系等形式督促各分支行根據要求迅速成立專項工作領導小組，截止到5月底，全轄26家分支行已全部成立了領導小組，并將小組成員通訊錄上報我團隊備查。

5、深入開展專項調研，提高調研工作水平。上半年，圍繞今年貸款規模控制給全行業務發展帶來的壓力和挑戰，秘書團隊積極開展深度工作調研，并形成了專題報告初稿，深入分析了我行貸款規模管理工作面臨的宏觀形勢、取得的主要成績、存在的主要不足，并就如何進一步完善貸款規模管理提出了對策和建議。

6、調整督辦工作定位，確保督辦事項得到落實。為使督辦工作更加順暢的開展，秘書團隊對督辦工作定位進行了調整，加強了督辦事項的事前溝通和事中聯系，對部門反饋問題及時加以協調，尋求各部門對督辦工作的理解和配合。同時，在信息日報上開辟“督辦事項”和“督辦落實”欄目，對行領導要求督辦的時效性強的具體工作事項進行跟蹤督辦，推動全行執行力的提高。為落實督辦事項，秘書團隊對2008年工作會議承辦事項進行了分解落實，共將42項工作納入督辦程序，其中包括百步亭項目移交、IT藍圖信息采集、黃岡分行有關遺留問題等4項專項督辦工作。截止到目前為止，共發送督辦通報5期，督辦事項反饋率100%，辦結率66.7%，對全行工作部署的落實執行起到了積極的促進作用。

7、制訂值班工作規則，提升值班接待服務工作水平。積極探索和改進行領導每周工作提示制度，完善部門反饋、領導交辦、自身掌握三種途徑為主的行領導工作信息反饋渠道，較好地發揮了工作提示與統籌協調作用。在日常工作中堅持做好行領導每周辦公會議題收集和會務安排，執行行領導接待預約制度，及時做好行領導公務出行活動通知。同時，為規范行長值班室工作，2月份秘書團隊制訂完成了值班工作規則，對值班工作流程及要求進行了明確和細化，有效提升了值班接待服務工作水平。

8、加強公文審核，公文運轉更趨規范化。上半年，秘書團隊繼續堅持以嚴謹認真的態度及時做好日常公文審核和處理工作，嚴把公文質量關，進一步統一規范文件、簽報的流轉環節和路徑，既保障了公文運轉的時效性，又及時發現和控制運轉中存在的風險隱患，截止到目前為止，共處理各類文件簽報1200余份，未出現一例重大差錯。

9、加強溝通交流，保證會務管理高效運轉。繼續發揮秘書團隊會務管理的樞紐功能，主動加強與兄弟團隊和相關部門的溝通協調，實現會務組織和管理工作的流程化，保障了全行會務管理的高效運轉。截止到目前為止，共發送會議通知151次，發送各類函件122次，并參與了全行各類大型綜合會議和每周黨委會、辦公會的日常組織服務工作。

在總結上半年工作成績的同時，我們也清醒的認識到，現階段秘書團隊的工作距離主任室的要求，距離湖北分行加快發展的要求，還有不小的差距，主要體現在三個方面：一是工作的精細化不夠，在行領導日常服務、文稿組織等方面，對細節關注還不到位，尚未養成良好的職業習慣和嚴謹細致的工作作風。二是工作的主動性還不強，主動思考帶有全局性和關鍵性的問題，幫助主任室分憂還做得不夠；三是創新意識還不強，在跳出秘書工作框架，拓寬工作視野方面，還有很大的可為空間。存在的這些不足都有待在今后的工作中予以改進和完善。

二、下半年主要工作安排

為做好各項工作，根據主任室要求，秘書團隊對下半年主要工作初步安排如下：

（一）繼續推進信息傳導專項治理工作。目前，秘書團隊已制訂完成了信息傳導專項治理檢查方案，擬與省分行督導組一道，組成檢查專班，于7月中旬開始對全轄各行信息傳導專項治理前期工作進行檢查、督導，強力推進全行信息傳導專項治理工作。檢查結束后，將根據檢查結果對各行情況進行通報，并最終于9月底前形成整體工作的后評價報告。

（二）轉移宣傳重心、深化宣傳工作

1、制作奧運火炬傳遞宣傳冊，充分展示我行圍繞奧運火炬湖北傳遞所開展的工作和取得的成效，記錄每一個珍貴的歷史瞬間。

2、跟進全行階段性工作，將宣傳工作重心轉移到信息傳導專項治理、業務發展和備戰奧運上來。同時，對全行個金業務、公司業務進行深度挖掘，在行內、行外媒體上進行宣傳。

（三）加大督辦工作力度，推動全行執行力的提高。將每月督辦工作通報與《信息日報》上的“行領導批示”、“督辦事項”、“督辦落實”欄目有機結合起來，并配套全行信息傳導專項治理工作的廣泛深入開展，切實使行領導的重要工作部署深入人心，并得到及時地貫徹落實。

（四）持續加強團隊建設，加快提升工作水平

1、加強對國內外重大經濟金融形勢，以及湖北省、武漢市重大政治經濟動態的了解和把握，加強對總行、省分行重大工作部署的學習和領悟，不斷提升思想水平和分析能力。同時，認真組織學習《公文處理辦法》，結合實際工作，不斷鞏固和提升辦公室在公文處理方面的傳統職能和專業品牌。

2、對秘書團隊規章制度進行梳理，制作行政管理工作手冊印發，加強對全轄辦公室條線的指導。

第四篇：秘書的工作

秘書的工作

我是一名秘書，我的工作跟大多數秘書沒有太多的區別，輔佐BOSS處理日常工作上的大多數問題，規劃每日的安排，等等。不過，我還得額外負責一件事，那就是替老板買茶、泡茶。

老板是個愛茶的人，龍井、紅茶、綠茶、普洱等等，他都非常喜歡，大江南北出產的茶葉，他幾乎都喝過。并且，他還是一個喜歡新鮮的人，對沒喝過的茶，每次都是細細品茶，仔細鑒別與以前喝過的有什么不同。由于我從小精通茶藝，對泡茶很有研究，也因為這個，讓我在眾多競選這個秘書職位的人中脫穎而出，自然而來，買茶、泡茶成了我必需做的事。

最初，一切都進展得挺順利的，老板對我的工作表現甚為滿意，尤其是對茶的貢獻啊。在公司里，我為老板服務，在私生活里，我也得處處為老板留意，帶些新的茶來。久而久之，幾乎全市乃至全省的茶我都買過了，一次不小心買到了和以前一樣的茶，結果老板一下子就喝出來了，--我那個汗顏啊！

為此，我也經常拖朋友、親戚從他們那帶些好茶來，對于成功人士來講，一般的茶他們理都不理。唉，當女人難，當秘書更難，當著老板的秘書，嗚，真的太辛苦了。

最近網上購物很流行，當前最流行的當屬團購了。為此，我經常留意聚劃算的消息，一件衣服一下子可以省下好多錢，真的是物有所值啊。一日，和往常一樣，我登陸聚劃算里，瀏覽著形形色色的商品，突然一款商品吸引了我：“紅歲茶葉”。額，茶？最近一直沒有新的茶讓老板品嘗，雖然他紅茶已經喝過很多種了，眼前這種也不知道味道如何，不過，雖然在躊躇，我還是點了進去看了下。經過更進一步的了解，“紅歲”是一款定位高端消費人士的品牌，是國內外中高檔消費者的首選品牌。哇，不看不知道，一看嚇一跳啊。可是，真的有那么好？不會是做廣告的吧？

可是，長期的網購生涯，在看到如此誘人的價格，想想自己也是個愛喝茶的人，即使不打算給老板，也可以留著自己喝。抱著這樣的心理，我倒是下單了。幾天后，貨倒是到了，可我卻躊躇了。

看到如此精美的包裝，額，不會只是金絮其外吧？算了，也不多想了，自己先來品嘗看看好了。剛將茶葉倒入杯中，一股清新的茶香撲鼻而來，頓時感覺神清氣爽，這味道與之前所遇到的大不相同。我也不緊不慢的，按照工序，將茶泡好，便開始品茗了。剛一入口，濃郁的紅茶氣息頓時席卷全身，那滋味跟之前的紅茶相比，是另外一種特別的存在，一口下肚，嘴里還留著那說不出道不明的感覺，真的太好喝了，這次，老板一定會喜歡的。

第二天，在給老板泡茶時，我便使用“紅歲茶葉”泡制。呵，老板那是贊不絕口啊，而我，也因此加了薪。呵呵，其實，當這個秘書，也挺不錯的啊！

第五篇：淺談秘書會務工作

淺談秘書的會務工作

李詩怡

摘要：對于秘書來說,會務工作是秘書的一項重要常規工作,也是秘書的一項重要職責。一場成功的會議離不開秘書人員嚴謹認真細致的工作，秘書人員的會務工作包括前期準備工作，會議期間宣傳工作服務工作和會后的掃尾工作。秘書的會務工作是會議能夠達到預期目標的重要影響因素。今天，會議已成為當代社會開展政治活動、經濟活動、文化活動和其他活動的重要方式之一1

關鍵詞：秘書 會務工作 會議

一、會議的含義和作用

會議一詞有兩個含義，一是指有組織有領導的商議事情的集會；二是指一種經常商議并處理重要事務的常設機構或組織2。這里，本文中的會議是指第一種含義的會議。會議是一種圍繞特定的目的來商討問題、布置任務、貫徹指示、交流信息的具有組織形態的活動。主要通過口頭交流的形式來交流解決問題。

二、會議策劃

（一）、明確會議目標：

會議的目的性強，要完成上級布置的任務，主要是發布指示命令，制定、貫徹決策，或者商討難題解決問題，也有重要消息的宣布告知。

（二）、會議議程的安排

根據會議的規模來模擬會議現場。大概有多少人發言，發言時間多長，發言人的

順序，這是會議的重點內容，不容差錯。

（三）、會議時間地點的安排

根據會議的規模，來確定會議的時間長短和場所，不拖沓，不草率。

三、會前準備

（一）、通知與會者和發言者

參與會議的人要有知悉會議議題的權限或必要。而發言的人要求要有代表性或權威性，或者是能夠提供相關咨詢，或與議題有直接關系的人。會前幾天應該給這些人通知好，并并確保他們有收到通知。

（二）會場的布置

1、強化會議主題來營造會議氛圍，可以布置一些會議相關的標語、旗幟、裝飾和色調；

2、注意開銷，不能一味求奢華，以干凈整潔、舒適勤儉為基調；

3、會場座位的布置，講究座位格局，要科學利用場地；

4、會場設備和物品是會議活動賴以進行的物質保障，會議開始前，要再一次檢查相關設備是否可用。當然安全設備也是必不可少的。

四、會間的服務工作，會中協調控制，做好管理保證。

（一）做好會議的報到和簽到工作" 在組織與會人員簽到時，要手中備一份與會人員的名單、聯系方式及與會人員的抵離時間表3

（二）在接待與會人員時!態度一定要禮貌熱情，在證實報到人員的身份后，再將事先準備好的文件袋發給與會人員，還要對報到人員住處的電話號碼進行詳細登記，以備隨時聯系2。

（三）要隨時掌握報到人數，發現該報到而未報到的，應抓緊催促，保證在開會

之前與會人員能夠全部按時到達。

（四）做好會議記錄工作，會議記錄應將主要討論的觀點。

（五）調派車輛，接送與會人員。不能只顧安排自己領導的車，而忽略其他來賓。

（五）做好會場內外的保衛與保密工作。

五、會議記錄

會議記錄是會議客觀進程和內容的原始記載，既包括一般會議的記錄，也包括各種會見和會談的記錄4

會議記錄能夠為之后查考提供依據；同時會議記錄便于傳達會議的內容和會議精神。

（一）會議記錄的方式

1、文字記錄。要求邏輯清晰，力求記錄完整，需要語言規范，當然可以會后補充，但要求準確，包括手寫和打字，一般使用速記法。

2、音頻記錄。使用錄音工具來補充會議記錄，使記錄更原汁原味，也更方便整理。

3、圖片記錄。可用于會議期間和會后的宣傳報道。

4、視屏記錄。

（二）會議記錄的內容

首先要有會議類型的描述，以及會議的時間、地點、參與人、記錄者、主持者；不可少的是會議的流程，包括會議討論的話題、重要的發言、決定的事項和未確定的論題。會議記錄的最后還需要記錄員和主席的簽名。

（三）會議記錄的格式分為：記錄頭、記錄主體、審閱簽名。

（四）會議記錄的重點

1、會議中心議題以及圍繞中心議題展開的活動；

2、會議討論、爭論的焦點及各方的主要見解；

3、權威人士的發言或代表人物的言論；

4、會議已決定或議而未決的事項；

5、對會議產生較大影響的其他發言或活動。

（五）會議記錄的方法：詳細記錄、摘要記錄、簡要記錄5。

（六）會議記錄的要求

1、人員落實。要求秘書要具備較強的聽知能力，熟練掌握速記技能，反應敏捷，可以安排多名秘書同時記錄，而后共同整理匯總。

2、熟悉與會人員。會前至少要了解發言人的姓名身份。粗淺了解他們的方言、口音特點、說話習慣。

3、準備充分。了解會議的內容和形式，特別是一些專業性較強的會議，需要秘書人員更加深入了解，了解越深入，越有把握。一般是可以通過事先閱讀會議文件來熟悉專業術語。

4、記錄要準確完整、簡潔明確。要求格式規范，才有保存價值，方便整理、使用。

5、會議記錄的修改。定稿打印前，要請主席簽字，一經簽字就不能再修改，但是與會者指出錯誤，主席或秘書可改。

六、會議期間對外宣傳

（一）妥善處理與新聞媒體的關系。

（二）注意內外有別，驗收單位秘密。

（三）選擇宣傳內容應堅持對象、效果、時效、費用的原則。

（四）收集媒體對會議的報道提供給領導。

（五）為領導召開記者招待會提供資料。

七、會后的掃尾工作

（一）文件的回歸和歸檔。會議相關文件的外傳可能造成會議內容的泄露，要謹慎對待會后的文件的歸檔，其次，也方便將來尋找。

（二）報道會議消息。可以由公司主動召開新聞發布會，也可以向媒體發布會議最后文件，吸引媒體的報道，還可以通過公司的官方網站發布會議簡報。選擇的方式可以看會議的規模，但消息一定要讓公眾了解。

（三）安排與會人員離開。該派車的派車，有司機的要及時提醒，不要讓與會人無故滯留。

（四）歸還借用物品

（五）草擬會議紀要。

（六）寄感謝信。

八、會議工作總結

（一）含義：會議工作總結指的是指會議工作告一段落后，進行回顧、分析和評價而形成的文書6

（二）作用：以書面的形式記錄一次經驗教訓，不管會議成功與否，都是秘書人員成長的一次磨練，能夠為今后的工作提供借鑒；還可以當表彰大會相互交流的素材；也是向上級匯報的材料，報告屬于法定公文，可以直接提交給上級機關。“

九、提高會議效率

（一）建立并會套開、會議審批等制度，嚴格控制各類會議

（二）強化文件把關、分流機制，大力精簡各類文件簡報

（三）推行領導活動呈批制，減少以黨委、政府或兩辦發文。

（四）強化督促檢查和領導帶動機制，確保工作取得成效。”7

腳注：1 陳合宜 秘書學 第六版［Ｍ］廣州暨南大學出版社142頁 腳注：２ 陳合宜 秘書學 第六版［Ｍ］廣州暨南大學出版社142頁

腳注：３ 李曉彤 理論前沿［J］ 2014年第八期《淺談當前的秘書會務工作》 腳注：４ 向國敏會議學與會議管理［Ｍ］ 知識產權出版社188頁 腳注：5 向國敏會議學與會議管理［Ｍ］ 知識產權出版社194頁 腳注：6 向國敏會議學與會議管理［Ｍ］ 知識產權出版社344頁 腳注：7 陳合宜 秘書學 第六版［Ｍ］廣州暨南大學出版社160頁

參考書目：陳合宜 秘書學 第六版［Ｍ］廣州暨南大學出版社

向國敏會議學與會議管理［Ｍ］

秘書學筆記 楊玲