第一篇：秘書事務性工作

淺談秘書的事務性工作

秘書的主要職責是協助領導人處理綜合情況、調查研究、聯系接待、辦理文書和交辦事項等。秘書部門是綜合部門，要害部門，處在中樞的位置上。文件電報領導能看到的，秘書都能看到，而且先于領導看到，開會作記錄，領導班子的決策最先知道，秘書掌握著大量的機密。這些機密一旦泄露出去將會造成重大損失。但秘書工作也有群眾性的一面，秘書部門是黨委、政府聯系群眾的橋梁和紐帶，是觀察社會動態的窗口，辦公室每天都要接受來自社會的各方面信息，接受群眾的來信來訪，并且還要親自去深入基層，到群眾中去調查研究，反映群眾的心聲，傾聽群眾的呼聲，為領導決策提供依據。因此，作為一個秘書，既要有很強的保密觀念，又要密切聯系群眾。只有前者沒有后者就會把自己與群眾隔離起來，只有后者沒有前者，因泄露國家機密而犯錯誤，二者不可偏廢。秘書部門不是專項業務部門，而是綜合性的部門。因此，秘書工作涉及的范圍和內容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進行綜合性調研，處理綜合性事務等等。因為是綜合性的工作，它要求秘書具有全局觀念，站在領導的角度去觀察和處理問題，知識面要寬，成為本系統的專家和通才。同時秘書工作也不是誰都可以干的“萬斤油”，它有自己的一套專業，要求秘書有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強的組織協調能力和辦事能力，熟悉文書，檔案，保密，信訪，信息，督查，會務，禮儀知識，會操作現代化辦公設施。要做合格的秘書并非易事，要進行專業培訓，取得專業證書。不同行業的秘書，還要熟悉本行業的專門知識，如黨委秘書，要熟悉黨務知識，軍隊秘書要熟悉軍隊知識，企業秘書要熟悉企業管理知識，涉外秘書要熟悉外交知識等。綜合性是主要的，專業性是次要的，二者互相滲透，互相促進。秘書部門是各級領導的辦事機構，協助領導處理日常事務。每天都有大量的事務性工作，起草、收發文電，值班接聽電話，信訪接待，搞會務，這些工作都很具體，繁雜，事務性比較強。同時，秘書部門又是個參謀部門，在領導決策中發揮著重要的參謀作用，領導決策前要調查研究，提供信息，制訂方案，在決策過程中要起草文電，決策后要進行督查和落實，所有這些都有很強的政治性。事務性是秘書工作的基礎，思想性是秘書工作的靈魂，思想性處于主導地位，事務性處于從屬地位。思想性通過事務性工作體現出來。如文電的校對，如果稍有疏忽，錯校一個關鍵的字，文件發出去，就可能造成重大的政治影響。主席臺排座次，如果排錯了，錄相放出去，就可能引起各方面猜測。所以事務性工作滲透著思想性。不能因為事務性工作就可疏忽大意。秘書工作的被動性是由秘書工作的從屬性和服務宗旨決定的。大家都有體會，自己支配的時間極少，秘書總是圍著領導的屁股轉，秘書工作總是按照領導的需要和指令來進行，很少按照自己的意愿安排工作，常常來了文件辦文件，來了電話接電話，有時正做著這件事，又來了新任務，又要改做另一件事，總是顯得很被動。當然，這種被動，不是消極被動，不是不可以發揮主觀能動性，消極被動，滿足于領導叫干啥就干啥，遇到啥就干啥，那樣是干不好工作的。我們要在實踐中總結經驗，摸索規律，掌握了規律就可以把工作做到前邊，領導沒想到的你想到了，領導沒叫做的事，但又必須做的事，你提前做了，這樣才能當一個好的參謀和助手，才能做到優質服務。

秘書工作作為秘書工作的一個重要方面，其重要性不言而喻；特別是隨著改革開放的發展和深化，我國政治、經濟、文化等社會個方面日益融入世界的這一大背景下，各國之間的對外開放和經濟技術交流日益擴大，彼此間的經濟貿易關系更加密切，企業的國際化、市場的全球化，使得現代秘書工作中的涉外因素越來越多，如國際間的商務旅行、商務談判，各類國際經貿合作等事務成為現代企業秘書的常規性工作。秘書的重要性也就日漸突出。秘書作為涉外部門和單位的行政管理人員, 或者涉外企業的工作人員，在輔助領導搜集、調查、分析資料, 掌管收發、處理公文, 擬定文稿, 處理日常事務方面成為主要操作者, 是領導者的參謀和助手，涉外秘書在企業經營管理方面也發揮的重要作用。微軟的創始人比爾·蓋茨就曾經說過：我和微軟的成功就因為有露寶。上任時已經42歲的露寶就是蓋茨的第二任秘書，是公司內務的保姆，比爾·蓋茨與露寶之間的相互依賴和尊重，或是微軟成功的奧秘之一。我們也知道，秘書人員的一個小小的動作不僅僅只影響組織形象，而細致謹慎的秘書工作，甚至會起到歷史性的作用：有一件事是說，當年毛澤東主席準備出席開國大典的時候，秘書葉子龍突然發現主席胸前沒有代表證，他十萬火急的做了一個。假如不是葉秘書的機敏和果斷，歷史會留下怎樣的遺憾呢，這難道不是說明在任何企事業單位里，決策的作出，成功的獲得，事業的發展等等，都離不開細致謹慎的秘書工作。

所以說秘書人員要具備具有扎實的的各種基本功，也具備豐富的科學文化知識，涉外文化知識；具有較高的理論、政策水平；具有較強的運籌謀劃能力，能富有成效地為上司出謀獻策；同時具有良好的心理素養和完美的角色人格，能出色地完成秘書各項工作，才能成為一名合格而優秀的秘書工作人員。

第二篇：小議秘書的事務性工作

小議秘書的事務性工作

事務性工作是秘書工作的重要部分、是秘書的主要工作之一。事務性工作主要包括辦公事務管理、時間管理、公務旅行管理等。秘書是為領導服務的，一個秘書只有能夠很好的處理好事務性工作，為領導創造一個舒適的辦公環境，能夠很好的做好各種事務性工作，才能夠成為一個合格的秘書。

秘書部門是一個綜合部門，秘書上達領導，下又能夠聯系群眾。領導能夠看到的文件，秘書也能夠看到；領導做出的決策，秘書也能夠提前知道。可以說領導對于秘書一般是沒有什么秘密而言的，因此對于一個合格的秘書來說必須做好保密工作，對于各種事務性工作中應該保密的內容必須做到能夠保密，不泄露重要信息，更好的為領導服務，讓領導滿意，做一個合格的秘書。

辦公事務管理包括辦公環境管理、電話事務、接待工作、值班工作等。優雅的環境能夠使人工作起來更有動力，作為一個秘書來說，進行辦公事務管理應以優化辦公環境為基本目標，努力將辦公室打造成一個舒適、和諧、安全、實用的地方。秘書進行辦公事務管理應該努力以領導滿意為基準，要學會換位思考，根據領導的喜好來裝扮辦公室，做到領導滿意，使領導能夠更舒心。秘書進行辦公環境管理還要有條理的準備好辦公所需要的各種物品，按條理分類，做到領導需要的時候能夠隨手拿來，不至于用時方恨找不到。秘書使用電話處理辦公事務要嚴格按照保密事務的要求使用電話，其次對于某些重要的電話要做好記錄，及時向領導反饋，某些重要的電話記錄要像文件一樣進行歸檔整理，當然使用電話處理辦公事務的時候，必須注意好各種禮節，給他人留下良好的印象。秘書必須要能夠做好接待工作，對于那些事先準備好的接待要按時提醒領導，對來賓進行禮貌引領，并能夠適時告退；對于那些不明來賓，要了解其身份及來意，請示領導，按照領導的要求進行接待；對于團體接待要提前準備好接待方案，做到有所準備，不至于現場慌亂。

秘書是領導的助手，領導的好多事務都是秘書來進行安排的，對于這些時間 安排務必要做到有條理，不要等到領導問及時間安排的時候驚慌失措，那時候就什么都晚了。進行時間管理可以用一個專門的本來記錄領導一天的出行、接待、會議、休息等時間安排，對各種事情分輕重緩急進行合理規劃，使領導能夠很好的完成一天的工作。

很多領導經常進行出差、調研、訪問，因此做好領導的公務出行安排顯得尤為重要。秘書要根據領導的出行時間安排提前訂好車票、提前訂好賓館；其次秘書要根據領導的時間安排，將那些需要在出差前處理的文件告知領導，讓領導在出行前能夠處理好各種事務，不至于在出差的時候再為了之前的事務而煩心。秘書還要通過電話等方式與領導出差、調研地做好預約、通知等，告知對方領導到達的時間，讓對方能夠有所準備。

秘書是一種有著嚴格素質要求的職業，秘書部門不是一種專門部門，而是一種綜合部門，秘書是聯系領導和普通工作人員的紐帶。秘書不僅每天要在辦公室處理各種信息，還要能夠深入到社會中去，獲取各種各樣的信息反饋給領導，為領導的決策作出依據。秘書進行事務性工作務必做到認真謹慎，對于文件信息的校對、對于電話信息的記錄，必須做到細之又細，不然都會造成很惡劣的影響；其次對于會議座次的排定、對于會議內容的記錄，這些都有很深的學問，都需要秘書好好掌握。秘書還需要從日常的工作中多思考，多總結，想領導之所想，急領導之所急，對于那些領導沒有安排，但又必須做的事情要能夠想到、做到，成為領導的好助手、好參謀。

秘書事務性工作的內容十分廣泛，從處理日常具體事務、輔助決策到重大活動的組織協調、領導交辦的各類復雜問題的處理都需要秘書靈活掌握，可謂面面俱到、事無巨細，特別是對其中一些棘手事務的處理，更需要秘書具有冷靜的頭腦、科學的方法、高超的協調能力和靈活的人際關系處理技巧，這就對秘書的個人素質提出了很高的要求，因此秘書要想很好的處理事務性工作，必須不斷提高個人素質、提高個人能力，掌握處理事務性工作的基本技巧。

要想處理好事務性工作，秘書必須了解事務性工作的一些特點，事務性工作具有隨機突發性、多樣瑣碎性、領導指派性、保密性等特點。秘書的事務性工作工作量大，千頭萬緒、無所不包，秘書必須要花費大量的精力去處理這些事務，這些工作往往不為人所知，但又及其重要。計劃往往趕不上變化，一個秘書計劃做得在完美，也往往會被一些緊急事件給打亂，在這種時候秘書不得不充當“救火員”的角色，迅速調整策略，處置臨時性、突發性事件。秘書工作的核心就是為領導服務，這決定了秘書工作必須緊跟領導的需要。作為領導的參謀和助手，秘書除了要高質量地完作成各項分內工作外，還必須完成好領導交辦的其他事務，甚至對領導委托辦理的個人私事秘書也必須全力以赴的完成。秘書工作還具有很強的機密性，因此秘書處理各類事務必須嚴守保密紀律，作為一個合格的秘書要做到知而不言，謹慎從事，不該說的話絕對不說，不該做的事也絕對不做，只有這樣才能夠讓領導信任、滿意。

要成為一名優秀的秘書，必須要做好秘書的事務性工作。只有做好了各種事務性工作，讓領導滿意了，才能夠成為一名合格的秘書！

第三篇：秘書事務性工作處理藝術淺析

秘書事務性工作處理藝術淺析在秘書工作中，不論是文字還是事務秘書，都不可避免地要接觸、應對和處理大量的事務性工作，這既是由秘書工作的性質決定的，也是秘書工作的重要內容。因此，要游刃有余、恰如其分地處理各類事務，就必須掌握必要的事務性工作的處理方法和技巧。秘書事務性工作的內容十分廣泛，從處理日常具體事務、輔助決策到重大活動的組織協調、領導交辦的各類復雜問題的處理都需要秘書靈活掌握，可謂面面俱到、事無巨細，特別是對其中一些刺手事務的處理，更需要秘書具有冷靜的頭腦、科學的方法、高超的協調能力和靈活的人際關系處理技巧。為此，秘書首先必須了解事務性工作的主要特點。

一、多樣瑣碎性。從接聽電話、接待來訪、車輛安排、福利發放、文件處理、檔案管理到承辦領導交辦的其它事項，所有這些都屬于秘書事務性工作內容，可謂面放量大、千頭萬緒，秘書不得不埋首于“事務堆”里，花費大量的時間、精力去應對。這些事務性工作往往又是具體瑣碎的，而且很容易出錯，完成了這類事務性工作常常不為人所知，難見成績，而一旦處理不好就可能使領導工作甚至整個部門的正常運行受到影響。

二、隨機突發性。一個部門通常按照既定的工作計劃和工作步驟開展日常工作。但是，秘書部門即使將計劃制定得很完美，考慮得很細致，也常常會因突發事件的出現而打亂整個工作部署，秘書不得不充當“滅火員”的角色，迅速調整策略，處置臨時性、突發性事件。

三、領導指派性。秘書工作的核心就是為領導服務，這決定了秘書工作必須緊跟領導的需要。作為領導的參謀和助手，秘書除了要高質量地完作成各項分內工作外，還必須完成好領導交辦的其他事務，甚至對領導委托辦理的個人私事也必須全力以赴。

四、保密性。秘書工作具有很強的機密性，因此秘書處理各類事務必須嚴守保密紀律，知而不言，做而不做，謹慎從事。秘書事務性工作的以上幾個特點往往是相互交織在一起的。因此，秘書只有掌握了處理事務性工作的多種方法和途徑，增強處理的藝術性，才能充分發揮參謀助手作用，履行好秘書的職責。下面，筆者結合工作實際，簡要介紹幾種常的處理方法。

1、建立臺賬法。秘書在工作中建立必要的臺賬，使雜亂無章的事務性工作從無序走向有序，是處理好各類事務的一種有效手段和基本方法。目前，隨著計算機的普及和推廣，可運用辦公自動化手段，借助數據庫管理軟件，分門別類地建立人事檔案、工資福利、車輛管理、值班記錄等多種臺賬，用于秘書事務性工作管理。當一次性錄入數據后，只要平時做好數據的管理、維護和更新，就能在需要時及時調用，做到有備無患、高效快捷。

2、追根溯源法。此法主要適用于對領導交辦的各類突發事件的處理。因處理此類事件往往不屬于秘書的職責范圍，作為下屬也不便追問領導，這在一定程度上增加了處理的難度。例如，有一次某局新任局長交給秘書一項“重新推薦一名局領導擔任市里某委員會領導小組成員”的任務，因此項工作并非秘書的職責范圍，秘書對許多情況并不了解。秘書接受任務后，采用了追根溯源的方法：他先與辦公室取得聯系，摸清參加該委員會上一屆領導小組的局領導是誰，又查到了該委員會的電話號碼，直接與該委員會聯系，弄清了該委員會對新組成人員的有關資格要求，然后結合局領導的分工，向新任局長提交了人選建議名單，獲得了局長批準，圓滿完成了此項任務。

3、觸類旁通法。秘書工作的出發點和落腳點都是為了更好地為領導服務，因此秘書不僅要做好事務性工作，更要通過對具體瑣碎事務的處理見微知著、舉一反三，為領導提供理更高層次的服務。比如，秘書通過處理來信、來訪進行綜合分析，查找工作中存在的不足和薄弱環節，及時向領導提出建設性的意見，就會使領導取得更多的工作主動權。

4、個人日志法。作為一名秘書，每天都要處理大量的事務性工作，只有安排好自己的時間，用有限的時間和精力集中處理重要事務，才能避免在瑣事上糾纏，收到事半功倍的效果。本人在工作中十分注意運用個人信息管理軟件處理日常事務，大大提高了工作效率。目前，運用較廣的是微軟Office辦公軟件中的Outlook Express和中國人自己設計的友情強檔WINpIM軟件（各類網站均可下載，20元就可注冊長期使用）。借助此類軟件可以妥善地管理個人的通訊錄、名片、聯系人等信息，還可以管理個人日記、日程安排、待辦任務以及備忘錄信息，特別是對待辦事務具有定時提醒功能，使用后可以極大地增加工作的計劃性、條理性。

5、綜合處理法。在日常工作中，將事務性工作按照輕重緩急進行排列，優先處理重要的事和急事，對一些不重要、不緊急但又必須辦的事務，采取合并同類項的方法有計劃地進行指處理，可以收到事半功倍之效。比如，在處理文件時可暫緩處理一般性傳閱文件，待緊急文件來時一并送給領導，這樣既節省了來回送文的時間，又可避免因瑣事而頻繁地打攪領導。

6、授權委托法。秘書在特殊的情況下也可將一些常規性事務工作委托其他人員處理，以集中精力處理難事。比如，可把文件復印、裝訂等簡單的操作性事務交打字員完成，等等。總之，只要秘書在平時工作中多積累、善總結，遇事沉著冷靜、膽大心細，就能不斷提高處理事務性工作的藝術，履行好秘書職責，贏得領導和同事們的認可。來源:溫州秘書網

第四篇：辦公室日常事務性工作辦理規定

中共府谷縣委辦公室

印發《關于加強機關日常管理的若干規定》的通知

各鄉鎮黨委,縣委和縣級國家機關各部門，各直屬事企業單位，各群眾團體：

《關于加強機關日常管理的若干規定》已經縣委同意，現印發你們，請認真貫徹執行。

中共府谷縣委辦公室

2010年1月10日

關于加強機關日常管理的若干規定

為了全面貫徹落實科學發展觀，端正黨風，嚴明紀律，提高全縣黨政機關工作效率，進一步實現黨政機關工作制度化、規范化、程序化，現就加強機關干部日常管理制定如下規定。

第一條：規范著裝儀表。機關工作人員在工作時間和工作場合，應保持衣著樸素大方、儀表莊重得體。不準穿著背心、超短裙、吊帶衫、拖鞋，不準染彩發、濃妝艷抹，不準佩戴與工作環境、工作性質不相協調的飾物。

第二條：嚴明工作紀律。機關工作人員在工作時間不得竄崗、閑談，不得從事與工作無關的事務。嚴格遵守政治紀律和組織紀律，辦公室內不得玩撲克、打麻將、下象棋、玩電腦游戲、網上聊天等娛樂活動；各鄉鎮、部門主要領導必須保持24小時通訊聯絡暢通，上班、開會期間手機一律設置在振動或靜音狀態；各鄉鎮、部門要設立值班電話，工作期間必須保證有人接聽；除必要的公務接待外，工作日午餐一律不得飲酒。

第三條：加強機關考勤。機關工作人員應按時上下班，不準遲到、早退；各單位都要設立考勤簿，工作人員上下班應按時簽到，因公因事外出應進行登記；各單位要責成專門人員負責考勤工作，做到月有統計，季有公布，年有總結，考勤結果要與年終考核掛鉤，獎勤罰懶。

第四條：嚴格請假出差審批。機關工作人員因事或因病請假，需嚴格按照請假審批權限辦理請假手續，部門、鄉鎮主要負責同志無論因公還是因私外出，均向縣委、政府主要領導請假，經批準后方可離崗；要按照要求嚴格落實機關工作人員年休假制度；機關工作人員出差要出示相關的通知或憑證，辦理出差手續，完畢后，及時返回單位；機關財務室要按規定報銷工作人員正常出差費用，及時發放出差補助。

第五條：精簡會議、文件。嚴格控制各種會議數量，必須召開的會議要經縣委、政府主要領導批準，做到能不開的會堅決不開，可以合并開的會要合并開，少開會、開短會，說短話，求實效；一律不得巧立名目召開各種聯誼會，嚴格控制舉行各類紀念會、表彰會、剪彩、奠基儀式以及各種檢查評比活動；縣委、政府主要負責同志一般不出席部門召開的會議，舉辦各種會議要厲行節約，不得超標準開支或攤派轉嫁經費負擔，不得發放紀念品和搞公費娛樂、健身、旅游活動；要堅持少而精原則，切實精簡文件、簡報，做到可發可不發的文件堅決不發，確需印發的文件也要表述精煉，宜短不宜長。

第六條：遵守會議紀律。召開各類會議，與會人員必須在會前10分鐘簽到入座；因故不能參加會議的人員，會前必須向會議主辦單位寫出書面請假報告，經領導同意后，方可安排他人代替參加，否則視為缺席；各類會議原則上只邀請分管領導參加；與會人員要端正儀表儀容，重要會議一律著正裝參會；會議期間持有的手機等通訊工具一律關閉或靜音狀態；會議期間不得隨意走動、不準抽煙、不準喧嘩、不準打瞌睡。

第七條：熱情接待來訪。堅持對口接待原則，除特殊情況外，四大班子來客一般不邀請對口以外的其它領導和人員參加；接待要做到熱情、周到、節儉，以地方飯菜為主；接待人員要做到舉止端正，談吐文雅，禮貌待人，熱情周到。接待外賓要熱情友好，尊重禮儀，不卑不亢，落落大方，嚴格遵守涉外紀律。

第八條：保持清正廉潔。減少領導干部參與迎來送往和剪彩、奠基、慶典、頒獎等一般事務性活動；領導干部下基層要輕車簡從，減少陪同，簡化接待，原則上安排在機關食堂就餐，不準參與高消費娛樂活動；嚴禁領導干部以婚喪嫁娶及其他任何喜慶活動名義，收受管轄或職權范圍內服務與管理對象的禮金、禮品；不準借參觀、學習、招商等名義進行公費旅游，不得組織或參與無實質性內容的考察培訓等活動。

第九條：建設節約型機關。按照創建節約型機關的要求，節約用電、用水，做到人走燈滅，杜絕白日燈、長明燈、長流水；空調溫度設置，要合理有效，禁開無人空調；合理調節電腦使用時間，不用時盡量設置在節能或關閉狀態，禁開“通宵’’無人電腦；要節約辦公用品，充分利用網上辦文，努力做到無紙化辦公，提倡雙面用紙和修廢利舊，愛護公物，延長辦公用品使用壽命。

第十條：創造優美工作環境。室內衛生由辦公室人員在上班前自己清掃，做到窗明、桌凈、地凈、用具擺放整齊有序；辦公大樓內外場所堅持每天清理打掃，保持公共場所環境整潔衛生，做到不亂倒、亂丟、亂堆垃圾等其他雜物，不隨地吐痰、不隨地扔東西；停車場所車輛要停放有序；機關要定期對環境和室內衛生進行檢查，并及時通報檢查情況。

第十一條：嚴格資產管理。機關所有固定資產統一由辦公室登記入冊，一年登記檢查一次；本著誰使用誰負責的原則，將各固定資產明確使用人和保管責任人，貴重資產要明確專人保管和使用，精心操 作和維修，嚴防丟失和損壞；工作人員調出，須在一周內交清所有公物和辦公室鑰匙后，方可辦理手續。

第十二條：強化車輛管理。縣級領導相對固定用車，駕駛員隨時提供服務，領導不用車時，車輛由機關統一調度；禁止公車私用，嚴格禁止領導干部自駕車輛。駕駛員不得飲酒，嚴禁酒后駕車和疲勞駕車；車輛保養和維護經分管領導批準后，到指定地點保養或維修；費用結算，除加油外，實行一事一辦制，即每次購買零部件、洗車或修車，須及時報銷。

第十三條：加強安全保衛。機關要統一安排24小時值班，加強對機關大院的視頻監控；外來人員找領導，應先與辦公室聯系。未經允許，值班員不得引見領導，也不得告訴領導的電話、住址和行程；嚴禁外來人員進入辦公樓推銷商品和收購廢舊物品；辦公室無人時應隨時鎖門。

辦公室日常管理制度資料介紹：

辦公室日常管理制度。行政辦公室日常制度遵循公司一切管理制度。辦公室日常管理制度詳情：

一、考勤制度

1、請假必須填寫請假條，并請相關領導簽字批準。假期結束按時上班并要提前找辦公室主任銷假。如果假期結束還不能上班，必須按規定續假，否則視為曠工。

2、不準代替請假，特殊原因也必須電話請假，再請別人代填假條。

3、必須在當日班前會前請假，否則視為遲到。

4、請假每個月不能超過3天（婚喪、分娩、大病等除外）。

5、班前會和當日總結會前簽到簽退，凡遲到早退半小時扣除半天考勤，遲到超過一小時，視為曠工。

6、無故曠工1日內由行政辦公室處理，停職反省寫出深刻檢查，1日以上者交公司處理。

二、現場管理制度

1、行政辦公室各分辦公室實行現場5S管理，保證辦公室清潔，物品擺放整齊有序。

2、各辦公室的設備禁止外人操作，保證設備完好。

3、行政辦公室人員著裝要雅致大方，舉止文明，禮貌待人，集體活動時必須統一穿工作服，女員工把頭發盤起。

4、在公司范圍內行走不準勾肩搭背，嚴禁串崗。

5、辦公室電腦不準用來上網玩游戲、聽音樂、聊天等，做與工作無關的事情。不準圍成一團、嬉戲、打鬧、閑聊。

6、上班時間禁止吃東西。

為進一步加強機關內部管理，促進機關工作質量管理標準化建設的順利推進，根據市局機關工作實際，特制定本方案。

一、主要目標

按照綜合、統一、系統、高效的原則，積極推進機關工作運行的順暢、協調、有序、高效、文明、和諧，著力打造行為規范、運轉協調、公正透明、廉潔高效的機關。

二、主要任務

（一）計劃管理

1、日常工作。認真落實“五個一”工作制度。每12月底前將下一工作計劃填寫完整，報分管領導審定；每季度后一月底前將下一季度工作計劃和本季度工作完成情況填寫完整，報分管領導審定；每月底前將下一年月工作計劃和本月工作完成情況填寫完整；每周五下午將下周工作計劃和本周工作完成情況填寫完整，報分管領導（處室負責人）審定；每日下午下班之前將當天工作內容填寫完整。

2、重大開支實行預算制。各處、室每年元月底前將單項開支3000元以上的開支計劃單經處室負責人審核、分管領導審定后報至局辦公室和財務審計處，辦公室安排專人匯總報局務會議預審同意后列入預算，未列入預算的原則上不再安排支出。

3、會議實行申報制。建立局常規工作月例會制度，分管局長及有關處室需要對下布置的常規性工作安排綜合會議，一般不再安排專題會議，切實減少和壓縮會議。各處、室每月將所需召開的會議計劃單經處室負責人審核、分管領導審定后報至局辦公室，辦公室安排專 人匯總報局務會議審核，經審核同意的會議分別進行預算、申報、履行報批手續、聯系安排落實，未報計劃的會議原則上不再安排。

4、發文實行預審制。控制發文數量，各處、室將所需發文經處室負責人審核、分管領導審定后報至局辦公室，辦公室安排專人匯總報局務會議預審列入發文計劃，未列入計劃的除特殊情況外一般不在安排發文。行文程序由擬稿人撰寫后，經處室負責人審核，視不同情況呈送分管副局長、局長簽發，然后編號、繕印、用印、分發、存檔。

5、維修保養。各處、室每年季度后一個月底前將下一季度所需要維修保養的辦公設備和車輛計劃單經處室負責人審核后報至局辦公室，辦公室安排專人匯總匯報、履行報批手續、詢價、維修保養，未報計劃的辦公設備和車輛無特殊情況原則上不再維修保養。

6、印刷品實行報批后印刷制度。各處、室對所需印刷的材料經處室負責人審核后報至局辦公室，辦公室安排專人匯總報局領導審查，經審查同意的履行報批手續、詢價、交印、收發，未報計劃或未經批準同意的印刷品原則上不再印置。

7、辦公用品。各處、室所需的辦公用品經處室負責人審核后報至局辦公室，辦公室安排專人匯總、履行報批手續、詢價、購置、分發，未報計劃的辦公用品原則上不再購置和配發。

8、培訓實行預審制。各處、室將所需業務培訓計劃單經處室負責人審核、分管領導審定后報至局辦公室，辦公室安排專人匯總報局務會議審核，對經審核同意的列入計劃，并分別進行預算、匯報、履行報批手續、聯系安排，未批準列入計劃的培訓原則上不再安排。同時，積極探索市場經濟的辦法開展各類培訓活動，減少機關經費支出。

9、外出考察學習。各處、室將所需外出考察學習計劃單報至局辦公室，辦公室安排專人匯總報局務會議研究，對研究同意的外出考察學習分別進行履行報批手續、組織落實，未報計劃或未經研究同意的外出考察學習原則上不再安排。

10、建立綜合工作檢查制度。各處、室將所需開展的工作檢查計劃單經處室負責人、分管領導審定后報至局辦公室，辦公室安排專人匯總報局務會議研究，各處室需要對縣區檢查的工作，原則上實行綜合檢查的辦法，壓縮和減少檢查次數。未報計劃或未經批準同意的工作檢查原則上不再安排。

（二）工作督查

1、日常工作督查。日常工作督查由局效能辦負責，主要是定期或不定期收集工作日志，并報送分管局長、局長審查，同時，對工作日志的收集、填寫、領導審查情況公開、公示。

2、制度執行督查。各處、室每季度后一月底前將本季度本部門牽頭監督執行的各項規章制度落實情況報至局辦公室，辦公室安排專 人匯總、送局領導閱審、公開公示，未報落實情況的視同制度未執行落實。

3、上級和局黨組決定及領導重要批示落實督查。對上級和局黨組決定及領導重要批示件，辦公室安排專人逐項登記轉辦；轉辦時，應寫明承辦單位、承辦人、轉辦件的內容、上級和局黨組決定的事項及領導批示意見，要求承辦單位按照決定和批示的內容辦理，將辦結情況按期書面報告；對于要結果的即辦件，要及時進行催促辦理；承辦單位將辦結情況報來后，要認真進行審查，看是否符合轉辦時所提出的要求，工作是否落實；對決定事項辦結情況要書面報告上級和局黨組，對重要批示件辦結情況，要報送原批示領導閱示。

（三）工作協調

辦公室為機關上下、內外、左右工作協調機構。涉及兩個以上處室（單位）的一般性工作協調由辦公室主任或副主任牽頭組織、協調、落實；重大事項或重要工作由分管領導牽頭組織、協調、安排、落實，并根據需要向局長報告。

（四）來訪接待

來訪由辦公室安排專人負責接待，并做好登記、記錄、整理，根據來訪者反映的內容，辦公室主任或副主任提出擬辦意見，呈報分管局長或局長閱批，后轉交有關職能處室辦理，辦結后再由辦公室視情況答復來訪者。

（五）安全管理

對公共財物要妥善保管，落實安全防范措施。個人現金、有價證券及貴重物品不要存放在辦公室內。上班時間辦公室無人時必須關門；下班時必須關好、鎖好辦公室的門窗、抽屜、櫥柜等；值班人員要盡職盡責，嚴禁擅離職守，認真履行交接班手續。禁止在辦公室內亂拉、亂接電源線；嚴禁使用超負荷電器；下班時，必須將各類電器關閉；嚴禁將易燃易爆等危險品帶入辦公區；嚴禁在防火通道、樓道內堆放物品和焚燒廢紙、廢物。

（六）環境衛生

辦公室內部衛生，按各處室負責本辦公室原則，做到制度化、經常化，各處室要認真做好分工區域的衛生工作，定時清理，始終保持清潔狀態。各處室值班人員上午上班前，打掃室內外衛生，整理內務。節假日前要集中開展一次衛生突擊活動。各處室的廢舊物品要隨時清理，不得亂堆亂放。市局將組織有關人員定期和不定期地進行檢查評比，并將檢查評比情況及時公布。

（七）對外交流

辦公室負責市局對外聯系交流，市局領導或有關業務處室外出聯系工作的由辦公室統一聯絡、安排；接到外來聯系工作的通知或電話后，辦公室要認真登記，并及時向有關領導匯報，擬定接待方案，明確接待任務，掌握來賓的姓名、身份、職務、性別、人數；啟程、抵 達、返程時間和乘車方式；來局的目的、要求以及活動內容；來局的路線；是否需要迎接以及迎接的時間、地點、路線等，以便做好聯系、安排、落實、接待工作。

（八）保密管理

1、年初制定保密工作及學習計劃，落實保密工作責任制和責任追究制，加強保密工作的監督檢查。

2、積極參加市保密局統一舉辦的保密業務知識培訓，開展多種形式的保密法律法規、知識宣傳教育，增強機關干部職工的保密意識。

3、加強涉密信息系統管理，定期對涉密計算機進行檢查。

4、各處室負責人、局屬單位分管領導要切實加強上網信息保密審查和監督，保證涉密信息不泄密。

（九）文件管理

1、所有文件由專人負責管理。秘密級以上文件要嚴格按保密制度執行存放在保密櫥內，確保安全。

2、文件的閱讀、傳達范圍，未經原發文機關同意，不得自行擴大，嚴格按閱讀范圍傳閱。

3、到上級開會帶回的文件，要及時交文管人員登記保管，個人不得私自保存。

4、借閱文件一般當日歸還，最長不超過三天；三日內辦不完的，要續辦借閱手續，到期不還者，經辦人要及時催還。

5、要嚴格文件閱讀手續，做到送出有登記，收回有清點，文件不亂傳。

6、文管人員對所管理的正式文件、領導重要講話及秘密資料，必須堅持一月一整理、一季一清點、半年一清退、一年一銷毀。在清點核對時發現有短缺現象，應立即查找，同時要及時上報。

（十）會議組織

辦公室根據領導要求，擬定會務籌備工作方案，明確會議的時間、地點、范圍、內容、議程、報到時間、地點和會議預算，待領導審批或研究確定后，辦公室負責組織人員通知、安排、會場布置、會場服務、會議食宿、會議活動。會后根據需要整理會議紀要。

（十一）網上辦公

各處、室要充分利用市政府政務統一平臺和市局局域網平臺，使用機關內部辦公網絡，除涉及全局性的工作意見、總結、文件等，其他文字材料一律在網上傳輸，全面執行在網上上傳下達、相互交流、網上布置工作、網上通報工作動態、網上反饋工作情況，基本實現無紙化辦公。

三、工作要求

1、明確分工，落實責任。機關內部日常事務管理工作方案由市局辦公室負責組織實施，各處室要圍繞機關內部管理工作方案和辦公室的統一安排，嚴格按照規定時間編報涉及本部門的日常事務管理工作。對不及時編報影響工作，要追究分管領導和處室負責人的責任。

2、加強協調，密切配合。各處室要一切從工作出發，加強溝通、相互配合，以服務為本，做到主動熱情，遇事不推諉、扯皮，實現機關運轉無縫隙銜接。

3、嚴格制度，規范程序。各處室要嚴格執行機關的規章制度和工作流程，秉公辦事，不得越級、越部門、越程序處理日常事務管理工作，遇有重要事情要隨時請示報告。

責任分工

由分管局長負責，辦公室具體落實，各處室協助。

辦公室日常事務處理及注意事項

辦公室是一個單位的綜合管理部門，是領導的參謀助手，綜合承接上級部門指示和各下級各單位的請示、報告，綜合協調處理行政事務，督查領導決策和各項政策的貫徹落實以及重要工作的完成；辦公室是一個單位運轉的中樞，是領導和各職能部門的中介，在各單位中處于中心地位，既是各職能部門協調聯系的紐帶，又是政策指令和各種信息的交匯點和集散地；辦公室是單位的窗口和總進出 口，負責本單位與政府、行業管理部及其它有關部門和兄弟單位的聯系應對，接待上級的視察和兄弟單位的參觀訪問，接收處理上級部門和兄弟單位的來文來函，處理各種公務往來，接待群眾來訪等等。總之，辦公室溝通上下，協調左右，聯系各方，照應內外，其運行狀況直接影響著單位整體工作的水平和效率。

辦公室的日常工作很繁雜，只有緊緊圍繞提高工作效率和服務質量，才能在現有人力資源和辦公條件下，實現效益的最大化，從而最大限度地實現我們“三服務”的工作宗旨，由于時間關系，我們就辦公室協調工作、完成領導交辦任務、接待工作應掌握的一些原則和注意事項及請示審批程序進行講解，以資大家參考。

一、協調工作

（一）協調工作的重要性

從辦公室工作人員的角度理解，協調就是辦公室工作人員協助領導，在其職責范圍內或在領導的授權下，調整和改善人際之間、部門之間、工作之間的關系，促使各種矛盾縮小或消除，促使各項活動趨向同步化與和諧化，以實現共同目標的過程。

辦公室工作人員協調工作，在辦公室工作人員工作中占有重要地位，辦公室根據“三服務”的宗旨，做好綜合協調特別是政策性問題的協調，是突出發揮參謀助手作用的必然要求。隨著企業深化改革，各種新的矛盾突出，如歷史與現實的矛盾，舊的法規、條例阻礙著新的生產力的發展；又如人們思想上左與右的矛盾糾纏不清，影響著各項任務的落實；特別是各方面、各局部之間利益的矛盾等等，如不加以協調，就會意見分歧，政出多門，嚴重影響領導決策 的貫徹，阻礙企業改革與發展，辦公室工作為什么這樣重要呢，其原因在于：

1、辦公室的位置，通常處于各種利害矛盾和政策矛盾關系的交匯點。在一個單位內外之間，如果發生了需要協調的問題，一般都得找這些單位的領導出面解決，那么辦公室就須將有關問題的信息，包括問題產生的原因、背景，解決問題的方針、辦法，進行協調的方法、步驟等，收集起來，綜合研究，反映給領導參考采納。

2、辦公室的參謀、助手作用和“不管部”性質，決定了領導人需要做協調工作時，首先會找辦公室或辦公室工作人員人員協助進行，有時甚至會授權辦公室工作人員出面主持或參與協調的大部分過程。由于辦公室一般不管理具體的專業業務，而又全面掌握各方面的情況信息，是一個綜合部門，比較超脫，它代表的是領導整體的利益而不是某個局部的利益，也就自然成為最適合協助領導做好綜合協調的部門。

3、辦公室本身所作的各項工作中，也包含了大量需要協調而后才能完成的事情。諸如辦事、辦文、辦會，都可能遇到各部門認識與步調的不一致，利害與矛盾的干擾等，尤其在企業深化改革，積極參與市場競爭的程中，既需要一個安定團結的社會環境，需要通過大量的協調工作去正確處理各種矛盾，又需要認真聽取和采納下級與群眾的意見和建議，才能正確決策，推動企業的發展。

（二）辦公室工作人員協調的基本方法與注意事項

1、辦公室工作人員協調是經領導授權、在辦公室的職責范圍內進行的。因此，必須了解研究領導協調的全局性、層次性、科學性、權威性、超前性等特點，努力做到一要從全局出發，盡可能站 在領導的全局高度考慮問題；二要按本層次的職權范圍辦事；三要講究協調的科學性，認真細致地做好協調前期的各項準備工作，如調查研究，講究方式，選擇最佳時機等；四要在協調中注意維護領導的威信，特別是注意依法協調、公正協調和講究協調藝術，完善協調事項的貫徹執行和督促檢查手段，使協調事項得以兌現；五要加強預見性，超前、及時協調，減少“馬后炮”，從被動中力爭主動。

2、辦公室工作人員協調既然是輔助領導協調，在大問題上應嚴格按領導所定的目標要求進行，加強請示報告，遵守辦公室工作人員紀律，不擅自作主，不摻雜私心雜念處理問題。在涉及重要的方針政策性問題的協調中，應由領導親自出面的，辦公室工作人員要做好信息綜合、溝通聯系、事務準備和有關文字工作等，并對領導考慮不周的事情及時“參謀提醒”。對于在自己職責范圍內的事務協調中，則應積極主動，大膽負責，為領導分憂解難，使領導能把精力解放出來去抓大事。

3、由于領導工作的全面性，而協調又貫穿于一切工作之中，辦公室工作人員要想輔助領導把什么問題都協調好，實際上是不可能的。因此，必須明確重點，并充分依靠和調動其他部門的智慧與力量，共同做好協調工作。一些有專門機構負責的問題，諸如生產經營的協調、組織人事的協調、財務預算的協調等，則應當主要是協調領導，調動有關部門的積極性，提出方案，適當配合。辦公室的力量有限，不可能事事都管，不要事事包攬。

4、辦公室工作人員協調要講究方法和藝術。不同的問題、對象、時間、場合，有不同的協調方法，不可能一個模式。協調藝術； 是多學科知識與經驗的綜合運用，它同協調者的理論、政治、文化修養都有關系，需要通過學習與實踐去培養。

二、完成領導臨時交辦的工作

（一）完成好領導臨時交辦工作任務的重要意義

領導臨時交辦的工作是指單位負責人臨時交待給辦公室的工作任務，需要同具體人員負責處理、及時完成的事項。領導臨時交辦的工作任務是辦公室重要的工作內容，完成好領導臨時交辦的工作，對于保證企業正常運轉和政令暢通、提高工作效率有著十分重要的意義。

1、提高工作效率和工作質量

辦公室是單位溝通內外、聯系上下的中樞部門，領導遇到一些需要及時處理的工作和一些臨時發生的事項時，總要通過辦公室來完成，對這些問題的處理速度和處理質量直接反映的辦公室的服務水平和工作質量。如果能夠恰當、準確、迅速地完成領導交辦的臨時工作作任務，不僅給領導騰出更多的時間和精力來運籌全局工作和處理日常工作，減輕領導的壓力，更能增強領導處理臨時發生問題的能力，領導一經交辦的事項，馬上得到落實，增強了領導的權威信性，加快的單位的運轉速度。

2、改進工作作風，反映出本單位的良好風氣

當前有些辦事部門還不同程度的存在著官僚主義作風和消極怠工思想，本來比較容易辦的事情，由于互相推諉、扯皮，延誤了辦理時機，又不得不由領導親自過問，把這些事項臨時交待給辦公室，辦公室工作人員作為領導的助手和參謀，要本著對領導和工作認真負責的態度，及時去處理，如果遇到問題和梗塞，要想方設法 去進行疏導，直到做出妥善處理。按照領導的意圖把這些臨時交辦的事項處理好，就能夠促進單位作風的轉變，“體現出廉潔、實干、高效”的單位風貌。

3、體現辦公室的參謀助手作用

領導遇到了一些臨時工作交由辦公室去完成，使領導不必事必躬親，只要交代辦事意圖，檢查落實情況，就可以使一些工作得到圓滿完成。因此，辦公室在辦理領導臨時交辦的工作時，對有些經調查了解后需要及時匯報的。要簡明扼要的反映情況，提出解決問題的合理意見；對于一些簡單的事務性事項，直接去完成，把事情辦妥。這樣不僅給領導處理問題當了參謀，又是領導完成某項臨時性工作的助手，這就可以為領導節省大量的時間和精力，讓領導去做那些他必須親自去做的事情。

（二）完成領導臨時交辦工作的方法和注意事項

1、接受工作任務要弄清“三要素”。

領導交辦工作任務，大體都有“三要素”：一是內容--辦什么事；二是時限--什么時間完成；三是要求--工作質量、注意事項等等。辦公室工作人員人員在接受領導交辦任務時，一定要把“三要素”搞清楚，為把事情辦好創造前提條件。

2、優化辦事成果“三比較”。

辦事的目的是為了獲得好的結果，排除或縮小壞的結果，因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優化辦事成果，要進行三個方面的比較，這就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。

3、把握好辦事“三形式” 辦事可能出現三種形式：

（1）單一辦事--在同一時間內完成一項工作任務；（2）交叉辦事--同時接受領兩項工作任務或者兩位領導分別賦予不同任務，需要在同一時間或交叉時間內完成；

（3）穿插辦事--三項以上工作任務穿插在同一時間流程中進行。

同時辦兩件或兩件以上的事情要注意分清事情的輕重緩急，主次先后，抓住重點和要點。

4、檢驗辦事效率“三標準”

辦公室工作人員完成領導交辦工作之后，要進行工作效率自我檢驗。一是工作質量是不是達到了領導要求的限制條件，有沒有潛在的問題和漏洞；二是工作速度，有沒有超過工作時限，有沒有浪費拖延時間的情形；三是辦事過程中，對企業、職工有沒有產生不良影響。

5、情況匯報“三注意”

工作任務全部結束，或告一段落，應向交辦任務的領導復命，匯報完成任務的效果、時間，講明存在和可能出現的問題，以及對后續工作的看法等。復命時要注意三點：一是不失真。對完成任務情況要一是一，二是二，不擴大，不縮小，不隱匿問題和缺點。二是不吹噓。不借機自我夸耀，不喋喋不休地表功、訴苦。三是不邀利。不要因為完成了領導交辦工作而向領導提出不合理的利益要求。

三、接待工作

（一）做好接待工作的重要意義

接待工作就是接待前來履行公務的人員的工作，搞好接待工作對提高企業知名度有很大的幫助，也是企業搞好公共關系的重要手段。

1、有利于增進單位之間和人際之間的了解，增強社會的廣泛聯系，進而促進企業發展。

需要接待的前來辦理公務的人員有的是為了了解情況，把握形勢，研究問題，為決策提供科學依據；有的是為了搜集和傳遞各類信息，直接為發展生產和科學技術服務；有的是為了交流和學習經驗，改進各方面的工作；有的是為了核準情況，以便正確處理問題等等。這些公務人員如能順利實現各自的愿望，就能使他們有各自的崗位上有所創新和貢獻，能推動他們各自的單位和社會進一步發展。這些公務人員能否順利實現各自的愿望，辦公室的接待工作是關鍵，辦公室的接待工作做得好，為辦理公務的人員周到服務，為他們安排好食宿和活動日程，為他們提供各種工作的便利，幫助他們與各有關部門協調好關系、溝通聯系等等，就能保證前來辦理公務的人員順利完成任務，使他們達到預期的目的。如果接待工作做不好，就會給他們的公務活動設置障礙，增加麻煩，延誤他們的時間，甚至無法實現目的。

2、完善公共關系，促進聯合

公共關系是現代社會的一種催化劑，社會越發展，整個社會的聯系就越多，而體現社會內部聯系的公共關系就越發達，因此只有在正確處理好公共關系的過程中，各單位才能得以生存和發展，公共關系處理得好與不好，都將直接影響到單位的聲譽和形像，對前 來辦理公務的人員接待得熱情、周到就能改善兩單位之間的關系，加強兩個單位聯系，促進兩個單位之間的相互支持和合作。

3、促進經驗交流，開闊眼界，有利于改進單位自身的工作。古人云，山外有山，天外有天，在大量的接待工作中，將會面對各類人員，這些人員會帶來各種各樣的情況、信息和經驗，通過接待工作可將這些送上門的情況、信息和經驗加以分析和比較，摘其善者而學之、用之。這樣做可以開闊視野，有助于解放思想從而改進和推動自身的工作。從這個意上講，接待工作又是學習和借鑒別人經驗的極好途徑。

4、提高企業知名度，樹立企業形象。

個單位能否有較高的知名度，在外界能否有較好的影響，做好接待工作是一個極為重要的條件，接待工作是一個單位對外溝通聯系的窗口，宣傳自身形象的門窗口和門面是好是壞直接影響到一個單位的形象，如果接工作搞得好，來辦理公務的人員就覺得到家一樣，辦理公務的人員就會對這個單位留下美好的印象。知名度也會越來越高。

（二）接待工作注意事項

1、誠懇熱情。誠懇熱情是接待工作的起點和要點，熱情友好的言談舉止，會使來訪者產生一種溫暖、愉快的感覺。因此，對于來訪者，不管是上級單位來的，還是下級單位來的，也不管其身份、職位、資歷如何，都應平等相待，誠懇熱情，不卑不亢，落落大方。

2、講究禮儀。接待活動作為一項典型的社會交際活動，務必以禮待人，體現辦公室工作人員人員較高的禮貌素質養。講究禮儀所包排括：在儀表方面：要面容清潔，衣著得體，和藹可親；在舉 方面，要穩重端莊，態度自然，從容大方；在語言方面，要聲音適度，語氣溫和，禮貌文雅。講究禮儀是個人修養的自然流露和體現，這同虛情假意和矯揉造作是截然不同的。

3、細致周到。接待工作的內容往往具體而瑣碎，涉及到許多方面的部門和人員，這就要求辦公室工作人員人員在接待過程中要開動腦筋，綜合考慮，把工作做得面面具到、細致入微、有條不紊、善始善終，也要一環扣一環，一絲不茍地做好每一件事，切忌有頭無尾，缺少章法。

辦公室工作人員人員必須嚴格遵照有關接待方面的制度執行，不得善自提高接待標準，有問題人隨時請示匯報，對職責范圍以外的事項不可隨意表態，不準向客人索要禮品，對方主動贈送，應婉言謝絕，無法拒絕的要及時匯報，由單位處置，同時還要根據不同地區、不同民族風俗習慣來區別接待。

5、儉省節約。

接待工作在某種意義上是一種消費活動，需要人力、物力、財力的投入。辦公室工作人員人員應厲行節約，精打細算，勤儉務實，不搞形式主議、擺闊氣、講排場、盡可能少花錢多辦事。

6、保守秘密。在重要的接待工作中，往往接觸到一些機要事務、重要會議、秘密資料等，所以要特別注意保密工作。在接待各色人等來送往的過程中，尤其要注意自己的言談舉止的分寸，注意內外有別，嚴守單位秘密。

7、平等相待。在接待過程中，不論來賓職位的高低，都要熱主動的提供各種必要的服務，杜絕官貴民賤、嫌貧愛富的現象出現。

四、請示的處理 請示是向上級單位要求對某項工作、某個問題做出指示，給予答復，審核批準的一種公文，它屬于請求性的上行文，其行文目的主要是對有關事項問題等請求上級單位給予明確、及時的指示和批復，以辦理、解決、開展工作。

原來集團公司的請示處理是由各單位直接向領導或相關科室遞交，由于沒有專門的部門和制度進行控制，各單位的請示起草中存在表達不夠準確、繁簡程序不適宜等等問題，而且送審過程中經常出現丟失、送審不到位和批閱不及時的情況。為改變這種混亂的局面，使請示事項盡快得到落實，真正發揮作用，集團公司辦公室把請示處理納入質量管理范疇，嚴格按照質量管理要求進行控制。

1、各單位根據自己的實際需要擬寫請示。

缺點：由于各單位的人員的知識文化水平參差不齊，對請示的擬寫及格式控制不規范，給審批的單位和領導造成困擾。

2、各單位將請示報集團公司辦公室，由辦公室對請示的質量把關，對審批流程進行全面控制。對于存在問題較大的請示，返回原單位重新擬寫，并進行技術指導。

優點：大大提高了請示的質量，同時由于辦公室在請示送審的過程中有完整的收發記錄，便于隨時掌握請示審批進程，對于久拖不批的單位，適時催辦。防止了請示在送審過程中遺失。

3、辦公室填寫報批材料審批單，并提出擬辦意見。優點：在辦公室領導提出擬辦意見時，可以有充足而系統的思考時間，能夠正確填寫擬辦意見，指導請示準確、及時地傳達至每一個科室、領導審批。

4、按擬辦意見逐一送各科室、領導批審批，做好收發記錄。

5、審批結束，辦公室將請示原件返回執行部門，并復印給相關單位。

優點：能夠及時快捷地傳達請示的最終批閱結果。如果需幾個部門協同執行的，能夠減少中間傳達誤差和消耗。

第五篇：事務性通知

事務性通知

××公司關于地址遷移的通知

我公司已遷至北京市鼓樓西大街甲××號辦公，新開戶銀行：北京市地安門分理處，賬號××--××，原來的開戶銀行及賬號7月1日撤銷。

特此通知

××公司

×年×月×日

慰問信

××廠全體職工：

值此新春佳節來臨之際，局領導向你們表示親切的慰問。

在過去的一年里，你廠全體職工同心同德，團結拼搏，努力工作，取得了很大的成績。……

為了完成生產任務，你們在春節期間不休息，冒著嚴寒，堅守工作崗位，不怕困難，艱苦奮斗……你們是全局同志學習的榜樣。

希望你們繼續努力，發揚拼搏精神，爭取早日完成生產任務，為國防科技事業的發展做出貢獻。

××局

×年×月×日

賀

信

××廠全體職工：

喜聞十月二日是貴廠建廠30周年紀念日，謹此表示熱烈祝賀!

三十年來貴廠全體職工發揚了艱苦創業、自力更生、增產節約、多做貢獻的可貴精神，不僅為祖國的工業建設提供了新產品，而且培養了大批技術人才，支援了兄弟單位。多年來，貴廠在技術力量方面，給我廠以無私的幫助和支援。為此我們表示衷心的感謝，并決心以實際行動向貴廠全體職工學習，努力鉆研技術，提高產品質量，為達到同行業的先進水平而努力。

最后，祝貴廠全體職工在四個現代化的新長征中取得更大的成績。

此 致

敬 禮

××廠

×年×月×日

文件式計劃

××種籽分公司×年第一季度工作計劃

根據總公司的安排，為搞好我公司今年第一季度的種籽工作，特作如下計劃：

一、任務與要求

(一)搞好種籽調查工作。具體要求：

1.就地挖潛。……

2.利用冬季時間，組織技術力量，在合理解決報酬的基礎上，開展室內育種…

3.調查各種作物品種分布情況。……

4.加強貯備種籽的檢查。……

(二)積極解決水稻種源問題。……

(三)搞好良種推銷工作。……

二、實現措施

(一)于一月上旬召開全公司職工大會，布置具體任務。……

(二)抽調10名職工到外地協商種源。……

(三)抽調15名職工到××、××推銷良種。……

(四)解決好與糧食、檢疫以及鐵路等部門的關系問題。……

××種籽分公司

×年×月×日

工作簡報

第×期

廠長辦公室 ×年×月×日

迎回歸 舉國歡慶

抒情懷 萬人簽名

--“××杯”慶九七香港回歸萬人簽名留言活動圓滿成功

為了表達我廠4000多名職工對香港回歸的美好祝愿，我廠與市委宣傳部、團市委共同舉辦了“××杯”慶九七香港回歸萬人簽名留言活動。活動于6月7月上午在市青少年宮、××廠、××商廈、××大廈同時舉行。簽名活動得到了市委、市政府的大力支持和省、市新聞媒體的廣泛關注。

6月7日清晨，在青少年宮主會場，鑼鼓喧天，人潮涌動。市委、市政府領導和省文化藝術界知名人士參加了簽名儀式。……

儀式結束后，省市各屆人士紛紛在長卷上簽名留言。××廠長以＂香港回歸，人民心愿＂的題詞道出了我廠4000名員工的共同心聲。……

送：××局辦公室

廠內各部門

表彰決定

××廠關于授予×××、×××

先進工作者稱號的決定

×年×月×日

××車間技術員×××、×××在自己的工作崗位上，不怕困難，刻苦鉆研……為全廠的技術改造工作做出了重大貢獻，是全體職工學習的榜樣。為此，經研究決定：授予×××、×××先進工作者的稱號，并頒發證書。

希望全廠職工，向×××、×××同志學習，為超額完成今年的生產任務而努力工作。

感 謝 信

××公司：

×月×日下午我公司業務員××到市百貨公司購買物品，不慎丟失皮包一個。內有人民幣五千余元、工作證一個及發票單據若干張。當我們發現后正在焦急尋找時，貴公司職工×××主動將拾到的皮包送到我公司。我們再三感謝并表示要贈送紀念品，×××同志卻說：“這是我應當做的”，一再表示不能接受紀念品。她這樣拾金不昧的高尚品德，對我們全體工作人員是一次 很好的教育。在此特致函貴公司，深表謝意，并建議對×××的高尚行為予以表揚。

××公司

×年×月×日

意 向 書

××紡織品進出口公司：

××市絲綢公司(以下簡稱甲方)，與×國×××服裝公司(以下簡稱乙方)經過友好恰談，為了進一步發展雙方貿易，雙方擬在平等互利的基礎上，進行補償貿易。現已達成初步協議：

一、為了擴大中國絲綢服裝貿易，乙方要求甲方提供穩定生產的服裝工廠，為乙方生產中國絲綢服裝，甲方同意在××縣××鄉新建一所服裝工廠，生產乙方所需的以真絲為面料、不繡花的女裝襯衫，男式睡衣，女式睡袍等。產量暫定為年產30-35萬件。為了確保質量，乙方希望該廠從一開始就注意質量和生產能力的逐步

提高。甲方同意乙方的意見，并同意在工廠籌建結束時作具體安排。

二、乙方向甲方提供價值約××萬美元的制作絲綢服裝的專用設備和附屬設備。

三、甲乙雙方的貿易和乙方的來料加工業務，其價格、規格、交貨期等均應逐項簽定合同。L L

四、甲方根據乙方提供之服裝設計原圖及施工工藝要求進行加工生產，保證質量。

五、乙方應派員來××市××縣××鄉服裝工廠進行技術輔導及質量監督。乙方人員來××市所需一切費用概由乙方自行負擔。

六、未盡事宜，在正式簽定合同或協議書時再予以補充。

甲方

乙方

×國×××服裝公司

××紡織品進出口公司

代表：××(簽名)

代表：××(簽名)

×年×月×日

×年×月×日

邀請信

××先生：

您好。我廠定于×月×日舉行建廠五十周年紀念活動，當日下午3時在廠部大禮堂舉行紀念大會，恭請蒞臨并在會議主席臺就座。

此致

敬禮

××辦公室

×年×月×日

函的寫法

××公司關于選派技術人員進修的函

××大學：

我公司屬于新建公司，為提高專業人員的業務水平和科研能力，經研究決定選派×××、×××、×××三位同志分別到你校中文系、計算機系、外語系進修一年，進修費用按國家規定的標準，由公司財務科統一一次付清。

能否接受，請予函復。

附件：3名技術人員情況登記表

××公司

×年×月×日

任免通知

××總公司關于×××同志職務任免的通知

××分公司：

經總公司研究決定：任命×××同志為××分公司經理，免去其××室主任職務。

××總公司

×年×月×日

會議通知

××廠關于召開計劃生育工作會議的通知

所屬各單位：

為了總結交流經驗，研究分析存在的問題，進一步貫徹落實省、市計劃生育工作會議精神，做好今年計劃生育工作，經研究決定召開計劃生育工作會議。現將有關事項通知如下：

一、會議內容：……

二、參加人員：……

三、會議時間、地點：……

四、要求：……

××廠

×年×月×日

事務性通知

××公司關于地址遷移的通知

我公司已遷至北京市鼓樓西大街甲××號辦公，新開戶銀行：北京市地安門分理處，賬號××--××，原來的開戶銀行及賬號7月1日撤銷。

特此通知

××公司

×年×月×日

情況報告

××廠關于舉辦技術交易會開展技術協作活動的情況報告

××省工業局：

今年×月，我廠在××召開了化學石油工業技術交流會，仿照物資交易會的形式，以技術有償轉讓為主要內容，組織科研單位和生產企業，開展技術協作活動。會上，科研單位、高等院校與工廠之間、工廠與工廠之間，草簽了科技成果轉讓、委托研究生產技術難題和試制新產品的合同或協議達×××個；組織了以教授、工程師為主的×××位技術顧問，解答了各種技術問題；邀請省輕工、紡織、電子、農林和建材等部門，對化學石油工業的研究和生產提出了要求；組織有關科研、高等院校、生產單位交流了科技工作經驗。這對當前和今后的科技工作和生產水平的提高，都起了較好的推動作用。

一、促進了生產同科研的緊密結合，變潛在的生產力為現實的生產力。……

二、促進了先進的地區同后進地區的聯合，為逐步實現向后進地區的技術轉讓摸索到了一些經驗。……

三、促進了科研機構的整頓和科研管理體制的改革。……

四、摸清了全省化工系統科技工作的狀況及亟待解決的技術問題。……

特此報告

××廠

×年×月×日

情況報告

××廠關于舉辦技術交易會開展技術協作活動的情況報告

××省工業局：

今年×月，我廠在××召開了化學石油工業技術交流會，仿照物資交易會的形式，以技術有償轉讓為主要內容，組織科研單位和生產企業，開展技術協作活動。會上，科研單位、高等院校與工廠之間、工廠與工廠之間，草簽了科技成果轉讓、委托研究生產技術難題和試制新產品的合同或協議達×××個；組織了以教授、工程師為主的×××位技術顧問，解答了各種技術問題；邀請省輕工、紡織、電子、農林和建材等部門，對化學石油工業的研究和生產提出了要求；組織有關科研、高等院校、生產單位交流了科技工作經驗。這對當前和今后的科技工作和生產水平的提高，都起了較好的推動作用。

一、促進了生產同科研的緊密結合，變潛在的生產力為現實的生產力。……

二、促進了先進的地區同后進地區的聯合，為逐步實現向后進地區的技術轉讓摸索到了一些經驗。……

三、促進了科研機構的整頓和科研管理體制的改革。……

四、摸清了全省化工系統科技工作的狀況及亟待解決的技術問題。……

特此報告

××廠

×年×月×日

請示例文

××市土畜產進出口公司關于解決生產名貴

中成藥所需犀角來源問題的請示

××市外貿局：

犀角是我公司出口名貴中成藥所需藥材原料，生產的中成藥出口換匯率很高，也是出口暢銷商品。目前犀角進口貨源緊張，價格不斷上漲，今后也不易進口。鑒于歷史上本市的犀角及犀角制品有以下方面來源：

一、市首飾公司在本市及外埠可收購部分犀角及犀角制品。

二、……

三、……

為支援中成藥生產出口為國家多創外匯收入，經研究意見如下：

一、請局協助向以上有關單位聯系，對上述犀角及制品收進后支調我公司生產中成藥出口。

二、考慮目前進口和國內價格差距很大及外貿兄弟公司出口任務的實際情況，是否可以按出口外匯價值結算，也可按進口價格折人民幣結算。

以上意見當否，請審核批復。

××市土產畜產進出口公司

×年×月×日

會 議 通 知

謹定于 年 月 日午 時 分

召開 會議，請準時參加為荷。

隨本通知送提案書乙份，若有提案請填寫后于開會前提交

為荷。

此致

介紹信

［概念解說］

介紹信是用來介紹聯系接洽事宜的一種應用文體。它具有介紹、證明的雙重作用。

介紹信主要有兩種形式，普通介紹信和專用介紹信。

[格式內容]

普通介紹信一般不帶存根，正中寫 “介紹信”。內容包括:稱呼、正文、結尾、署名和門期，并注上有效日期。

專用介紹信共有兩聯，一聯是存根，另一聯是介紹信的本文。兩聯正中有間縫，同時編有號碼。

[范例參考]

范例一 普通介紹信

普通介紹信

茲介紹我公司 同志等 人（系我公司），前往貴處聯系，請接洽。

此致

敬禮

xx公司（蓋章）

年 月 日

范例二 專用介紹信

專用介紹信(存根)

(字第 號)

等人前往 聯系。

年 月 日

（有效期 天）

……xx字第x號………（蓋章）……

祝酒詞

［概念解說］

與開幕詞相仿，但更簡單扼要，在最后有舉杯祝愿內容。

［格式內容］

篇幅簡短，語言口語化，態度熱情。

［范例參考］

祝酒詞

女士們、先生們：

晚上好！“中國國際XX展覽會”今天開幕了。今晚，我們有機會同各界朋友歡聚，感到很高興。我謹代表中國國際貿易促進委員會XX市分會，對各位朋友光臨我們的招待會，表示熱烈歡迎！

“中國國際XX展覽會”自上午開幕以來，已引起了我市及外地科技人員的濃厚興趣。這次展覽會在上海舉行，為來自全國各地的科技人員提供了經濟技術交流的好機會。我相信，展覽會在推動這一領域的技術進步以及經濟貿易的發展方面將起到積極作用。

今晚,各國朋友歡聚一堂，我希望中外同行廣交朋友，尋求合作，共同度過一個愉快的夜晚。

最后，請大家舉杯，為“中國國際XX展覽會”的圓滿成功，為朋友們的健康，干杯！

請柬

[概念解說]

請柬是邀請他人參加某種會議，宴席、聚會活動的書面邀請書。采用請柬方式

邀請顯示舉辦者或主人的鄭重態度。

[格式內容]

各種請柬內容不同，形式各有區別，但都必須將舉辦活動的名稱、時間、地點、主辦人、被邀請人寫明白。

[范例參考]

請 柬

XXX:

茲訂干2001年8月10日至8月18日，在xx華僑大廈召開xx名酒展銷會，并于8月

10日中午11時30分假座華橋大酒家舉行開幕典禮，敬備酒宴恭候。請屆時光臨。

Xx電器有限公司敬約

Xx年x月x日

會議紀要

【概念解說】

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。會議紀要不同于會議記錄。會議紀要對企事業單位、機關團體都適用。

【格式內容】

1、標題。由“會議名稱+會議紀要”構成。

2、導言。介紹會議召開的基本情況，如時間、地點，參加人，討論的問題。

3、會議的成果及議定的事項。應逐項列出。

4、希望。

【范例參考】

關于協調解決沙面大街56號首層房屋使用權問題的會議紀要

xx年2月2日上午，市政府辦公廳x x x主任主持召開會議，協調解決沙面大街56號首層房屋使用權問題。參加會議的有省政府辦公廳交際處、廣東勝利賓館、市商委、市國土房管局、二商局、市外輪供應公司等有關部門的負責同志。

會議認為，沙面大街56號首層房屋使用權的問題，是在過去計劃經濟和行政決定下形成的歷史遺留問題。早幾年曾多次協調，雖有進展，但未有結果。最近，按照省、市領導同志“向前看”、“了卻這筆歷史舊賬”的批示精神，在辦公廳的協調下，雙方本著尊重歷史，面對現實，互諒互讓的原則，合情合理地提出解決這宗矛盾的方案。

經過協商、討論，雙方達成了一致的認識。會議決定如下事項：

一、市外輪供應公司應將沙面大街56號房屋的使用權交給勝刊賓館。

二、考慮到市外輪供應公司在56號經營了30多年，已投入了不少資金，退出后，辦公地方暫時難以解決，決定給予其商品損耗費、固定資產投資和搬遷費等一次性補償費用共95 萬元。其中省政府辦公廳和廣東勝利賓館負責80萬元；考慮到省政府領導曾多次過問此事和省、市關系，另15萬元由廣州市政府支持補助。

三、省政府辦公廳和勝利賓館的補償款于1994年2月7 日前劃撥給市外輪供應公司。市政府的補助款于3月5日左右劃撥，市外輪供應公司應于2月15日開始搬遷，2月20 日前搬遷完畢并移交鑰匙。

四、市外輪供應公司原搭建的樓閣按房管部門規定不能拆遷。空調器和電話等2月20日前搬遷不了的，由勝利賓館協助做好善后工作。

會議強調，雙方在房屋使用權移交中要各自做好本單位干部群眾的工作，團結協作，增進友誼，保證移交工作順利進行。

X X年X月X日

X X市政府辦公廳