第一篇：如何做好秘書這個工作

經驗告訴我們，理論知識固然重要，實踐經歷和敬業精神更是不可或缺的兩項法寶。要成為一位“全能型”的高級秘書，你需要具備以下的素質：

1、高效的工作能力。

能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應各種環境的變化和工作節奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。

2、善于人際溝通。

秘書最重要的職能是上傳下達。當老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團隊關系和公司的動作，秘書應該用溝能的藝術，化解上下級之間的尷尬和猜疑。

3、有外交家的平衡術。

躋身于公司各種勢力格局中，善于靈巧應對，能把握各種利害關系，找到一個最佳平衡點。

4、能擔當重要責任。

高級秘書負責各領導層的溝通和聯絡，甚至草擬文件、替上級制訂計劃。大膽謹慎地扮演好一個管理者的角色。此外，作為領導最親近的人，非常容易暴露缺點和犯錯。因此，謹言慎行、張弛有度，深入了解領導的喜好是有用的護身符。

5、有良好的社交能力。

熟悉地方政府官員、公司客戶、上級的親朋好友等與上級相關的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關系。這時公關技巧的運用是必不可少的。

此外，服務于不同的行業，對秘書的要求也會有所差異，如律師事務所需要懂得相關法律知識的秘書，而商務公司中又需要有良好的商務談判能力和協調能力，最好還能具備企業管理知識、財務知識等。作為一個重實踐的工作，需要長期經驗的累積，個稱職的秘書心中總想的是如何與上司同心協力把公司做穩做大做強,即使出現危機也應全力以赴以圖共渡難關,這時要求的是秘書的忠誠.當然這也是體現一個人內在品質的試金石,相反,一個缺乏職業道德的人其結果也只能是害人害己.最后說說秘書經驗的重要性.在企業或公司中,秘書是上司身邊最親近的人,上司出差在外時,秘書要處理文件,有時需要立即替他批復所以一個好秘書,除了講一口流利的外語,熟練使用計算機軟件和抒寫各種文件外,這時還要有一定的判斷預見能力以及隨機應變的能力,這些有時需要多年的煅煉和積累,也許出于這個原因,很多企業在挑選秘書時往往會十分重視其工作經驗,辯證地說,經驗當然有經驗的好處,無經驗有無經驗的優勢,剛邁出大學校園的畢業生神采飛揚,思維活躍,思想工作進步,對新事物接受能力強,對工作有沖勁,相信如果有空間發展,一定有很快進入角色,同樣做出令上司滿意的業績來.

第二篇：秘書如何做好辦公室工作

一、辦公室工作的主要職責、地位和作用首先辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，處于協調機關各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是機關的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作具有超前性和豐富經驗。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協調，任何一個環節出了問題，都會產生很大的影響，甚至給整個地稅工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項工作的開展和各項稅收任務的完成。其次辦公室工作能不能得到加強，關鍵在于領導，在于領導對辦公室工作的認識和重視，如果把辦公室單純地作為后勤服務單位而忽視其參謀、助手作用來認識，辦公室就變成了勤雜室，辦公室工作人員每天就會沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，就沒有時間去抓信息工作和搞調查研究。下情不了解，談不上給領導提供決策的依據。如果領導重視、關心、支持辦公室工作，從政治上關心他們，給他們提供盡可能多的學習提高機會，盡可能地改善他們的工作環境和條件，從工作上支持他們，從生活上關心他們，從心靈上理解他們，肯定會使辦公室不僅能夠穩定住隊伍，而且還會有很大的吸引力，達到其充分調動他們努力工作的積極性。

二、具備擔當辦公室主任的條件

（一）辦公室工作有利于提高自己的綜合素質，全面發展自己。能否有效發揮辦公室的整體作用，關鍵在于辦公室主任，因為辦公室主任的職責是主持辦公室的全面工作，既要參與領導班子對重大問題的討論與決策，又要組織參與日常的瑣碎事務，要帶領和組織辦公室人員努力完成承擔的各項工作任務，一個稱職的辦公室主任必須具備與相適應的政治理論水平、文化知識、專業知識和管理水平。

（二）從我從事眾多工作崗位來看，越是雜務事情多，工作煩瑣的工作崗位和工作環境越富有吸引力和挑戰性，越是能夠學到新知識、新經驗，增長新才干，開拓新視野，挖掘新潛力，辦公室崗位就是用武之地和鍛煉的最好場地。對人生閱歷的增長和能力的培養都是一次難得的鍛煉機遇。但是，挑戰與機遇同在，壓力與動力并存，在辦公室工作將會嘗到更多的酸甜苦辣。但是辦公室主任崗位能夠鍛煉自己，獲取多方面知識和實踐經驗，提高自身綜合素質。

（二）要具備擔當辦公室主任所必須的政治素質和個人品質。

1、敬業精神要強，工作要認真負責，勤勤懇懇、任勞任怨、干一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴明的組織紀律性，吃苦耐勞的優良品質、雷厲風行的工作作風，這是干好辦公室工作的前提條件。

2、思想要活躍，要有解放思想，實事求是的優良作用，接受新生事物要快，愛學習，愛出點子，改革和超前意識要強，在工作中要充分發揮主觀能動性，才能不斷開拓新局面。

3、辦事要穩妥，處事要嚴謹，在廉潔自律上要求嚴格，嚴于律已，要起模范帶頭作用，這是做好各項工作的保證。

4、要信奉誠實、正派的做人要誠實、正派，要有高尚的道德品質，樸實的工作作風，公正的處事原則。所謂“高尚”就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，做到堂堂正正做人，認認真真做事；所謂“樸實”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把勁全使出來，就是一個好同志；所謂“公正”就是在原則問題上不能糊涂,不能像墻頭蘆葦隨風倒,看領導眼色行事；要謙虛謹慎，慎用權力，知人善任,能夠與人團結共事,而且具有良好的協調能力和工作方法。有了成績歸功于大家,出了問題要主動承擔責任,關心下屬要一視同仁,始終發揮整體合力的戰斗作用。

（三）要具有擔當辦公室主任必須的知識能力從辦公室的職能來看，綜合性強，職能繁雜，擔負著機關內務、文秘、協調、后勤服務和機關管理等多項工作。辦公室主任必須具備一定的政治理論水平、文字綜合能力、組織協調能力和管理經驗。

1、具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，加之辦公室崗位的要求，必須要一定的政治理論水平，才能適應辦公室工作的需要。因此，平時注重學習，理解掌握有關國家的大政方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。

2、要具備一定的文字綜合能力。本身要具有一定的文字基礎，同時，要熟悉業務知識，包括稅收知識、財會知識和科學文化知識，文字功底和語言表達能力以及工作方法，如果不具備這一點，那么不論起草文件還是開會發言答復問題等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出問題，只能是和“稀泥”。

3、要有一定的組織協調能力和管理經驗。辦公室的所有工作，本人在辦公室12年工作中不同程度地實踐過。我認為辦公室工作不單是要對辦公室崗位本身熟悉，而且要對本部門整個工作有所了解。只有對稅收工作的全面熟悉和了解，才能打下綜合管理能力的基礎。

第三篇：如何做好秘書

1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負責總經理辦公室的清潔衛生。

4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

6.負責傳真件的收發工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。

11.每月環保報表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。13 社會保險的投保、申領。統計每月考勤并交財務做帳，留底。管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。

16.接受其他臨時工作.秘書人員有兩大任務，一是辦事，二是當參謀。近幾年來，當參謀問題引起了秘書界極大重視，大量的理論性、經驗性文章見諸報刊。相比之下，對于辦事的學門卻議論較少。出于拋磚引玉的想法，試就“辦事”的學問作一番探討。

一、如何辦好領導交辦事項

（一）接受工作任務要弄清“三要素”

領導交辦工作任務，大體都有“三要素”：一是內容--辦什么事；二是時限--什么時間完成；三是要求--工作質量，注意事項等等。秘書人員在接受領導交辦任務時，一定要把“三要素”搞清楚，為把事情辦好創造前提條件。

（二）優化辦事成果“三比較”。

辦事的目的是為了獲得好的結果，排除或縮小壞的結果，因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優化辦事成果，要進行三個方面的比較，這就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。

（三）把握好辦事“三形式”

辦事可能出現三種形式：1．單一辦事--在同一時間內完成一項工作任務；2．交叉辦事--同時受領兩項工作任務或者兩位領導分別賦予不同任務，需要在同一時間或交叉時間內完成；3．穿插辦事--三項以上工作任務穿插在同一時間流程中進行。

（四）檢驗辦事效率“三標準”

秘書人員完成領導交辦工作之后，要進行工作效率自我檢驗，標準有三：l．工作質量，是不是達到了領導要求的限制條件，有沒有潛在的問題和漏洞；2．工作速度，有沒有超過工作時限，有沒有浪費拖延時間的情形；3．對社會和群眾的影響，辦事全過程對社會、群眾有沒有不良影響。

（五）向領導復命“三注意”

工作任務全部結束，或告一段落，應向賦予任務的領導復命，匯報完成任務的效果、時間，講明存在和可能出現的問題，以及對后續工作的看法等。復命時要注意三點：1．不失真。對完成任務情況要一是一，二是二，不擴大，不縮小，不隱匿問題和缺點。2．不吹噓。不借機自我夸耀，不喋喋不休地表功、訴苦。

3．不邀利。不因為完成了領導交辦工作。

二、如何辦好請辦事項

做好請辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調查和了解，認真地進行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學的請辦方式和程序，使領導對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。

（一）精心準備，提出合理建議

（二）講究方法，選擇適當形式

（三）注重程序，堅持逐級請辦

（四）提高藝術，優化請辦效果

（五）以緩應急，避免緊張出錯

對秘書工作有專門研究的田金昌先生早就歸納總結過給領導當秘書的五大注意事項，我們擅自按照男女性別的差異，逐條對比了一下，怎么看怎么覺得，男性在秘書這個職位上不僅極具競爭力，而且還有先天的優勢。

一、謀事不傳事

“腦筋要多動，嘴巴要少用”，這是當好領導秘書的第一要訣。勤于思考，把有用的、急需的信息情況和深思熟慮的想法、建議提供給領導，超前地、有效地為領導當好參謀。

“嘴巴要少用”，就是說領導秘書說話必須要保持謹慎，克服隨意性。

歪嘴點評：女人能讓自己腦子不轉的比較多，但能讓自己嘴巴不出聲兒的很少見。所以，在這一項上，只要男人的智商正常，基本上就能勝出了。

二、干事不鏟事

必須要認識到領導身邊無小事，事事都要精心、仔細，千萬不可馬虎大意，不能把60分當及格。作為領導秘書只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。

歪嘴點評：你問問去，有幾個女秘書沒被罵哭過。她們一掉眼淚，領導立刻亂了手腳……男孩子在這項上的優勢是來自于生理原因———臉皮天生厚一點，領導使著沒負擔。

三、抹事不激事

作為主要領導的秘書，職位雖然不高，但位置特殊，在協調前后任領導之間的關系、協調黨政主要領導之間的關系以及主要領導與其他班子成員的關系中，起著非常重要的作用。因此，秘書必須要信守“抹事不激事”的原則，“影響團結的話要兩頭瞞，有利團結的事要兩頭傳”；切不可持有“鷸蚌相爭，漁翁得利”的陰暗心理。

歪嘴點評：這一點上，關鍵在于人，不在于性格，所以男女有可能打個平手。

四、攬事不躲事

領導秘書本身任務繁重，完成好職責范圍內的工作已屬不易。盡管如此，對于一些與領導密切相關，領導又顧及不到的事情，也要主動承攬，不能一推了事或是一躲了之。即使是非常嚴重的問題，非領導出面不可，也要通過秘書這一關得到緩沖。“攬事”與“攬權”不同，“攬事”體現了工作的責任心，“攬權”則體現了一個人的虛榮心，這是做領導秘書的大忌。

歪嘴點評：正常女人一般都不愛攬事兒，因為她們自己的瑣事已經就一大堆了。但偏偏男人一般都愛攬權，因為他們看見權力的時候往往對自己的位置十分健忘。所以，挑男還是挑女，你都會有得有失。

五、成事不敗事

主要領導公務纏身，對于一些日常小事、家務瑣事根本無暇顧及。而越是這些小事越能體現一些秘書的“成事不足，敗事有余”。秘書給領導敗事的主要情況有兩種，一種是“假公濟私”，打著辦公事的旗號為領導辦私事，另一種是“假私濟私”，就是借給領導辦私事的時機辦自己的私事，謀個人的私利。給領導辦個一，自己得個十；給領導辦個十，自己得個百。好處我得，責任你擔，借領導之名，謀個人之利。一些領導秘書“翻船”的深刻教訓，值得我們認真借鑒和深思。

歪嘴點評：私心是誰都有的，但女孩更容易沉不住氣，往往因為一些小小事兒，小小便宜，就敗了大事。男性雖然也好不了哪兒去，但現實中的小小事兒往往比小事更多一點，所以領導栽在女秘書手里的概率也就更大一些。

一、什么是秘書？

秘書，就是位于領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯系各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務并處理各方面事務與信息的助手。一個出色的秘書，應該是全心全意幫助上司、熟悉和了解自己的企業和公司，對自己的工作駕馭自如，善于創造和保持一種獨特的氛圍，使上司和同事都能和睦相片、積極配合。掌握分寸感，恰到好處地出現在上司最需要的時候和場合，心領神會地配合上司應對各類人士，處理各項事務。

二、你適合做秘書嗎？

首先，并不是所有的人都適合做秘書。秘書必須細心、主動、周到、忠誠，像老板一樣熱愛公司，一切為公司的利益著想。所以，在選擇秘書這個職業的時候，最好慎重考慮，這個職業跟自己的性格、興趣以及期望是不是相符。

即使受過良好的教育和培訓，秘書也不是人人都能勝任的。一名優秀的秘書，應當具有一些優秀的品質，主要體現在以下幾個方面：

（一）分寸感：一名好秘書，從言談舉止到為人處世都要掌握分寸。那怎樣掌握分寸呢？

A。這樣為人處世有分寸：自信而不自負；認真而不較真；正直而不刻板；勇敢而不魯莽。

做秘書的確不能事事較真，但一定要真誠，處理各種人際關系，必須從長計議，與人方便，與己方便。同在一個辦公室，搞好同事間的關系是非常重要的。關系融洽，心情就舒暢，這不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。

B。這樣說話有分寸：坦蕩而不輕狂；贊美而不虛偽；活潑而不輕佻；自尊而不張揚。

病從口入，禍從口出。因此，上班時，盡量多做事少說話。這樣做，可以避免無聊時閑談別人的是非。即使在工作之外，也不要對同事評頭論足，誰是誰非，自己心中有數。

C。這樣辦事有分寸：謙和而不自卑；拒絕而不冷漠；機智而不奸詐；實惠而不惟利。

（二）禮貌。

面對一個有教養的人，有禮貌是十分容易的事；但是彬彬有禮地接待一個十分粗魯的人則是一種職業技能，做秘書的經常遇到這種情況。俗話說秀才遇到兵，有禮說不清。但職業要求秘書必須和各種各樣的人交往，因此，有禮貌地對待任何人就成了秘書職業品質的標準。禮貌要得體而不做作，只有溫和善良才是真正的禮貌。

（三）謙虛

謙虛有三個好處：既能使你在別人心里感覺良好，又不會樹大招風，更能幫助你提高自己在上司心中的價值。因為大部分老板都喜歡謙虛和內斂的秘書。我父親曾經對我說過一句話，他說做人一定要低姿態；低姿態不表示你就低人一等，只能說明你更成熟、更智慧。父親的這句話一直令我受益非淺。

（四）敏感：對周圍的人或事物具有敏感性，可以提高秘書工作的準確性和對事物的判斷。反應遲鈍會影響工作效率，但過分敏感也會讓自己過于緊張，因此，敏感也要恰到好處。

（五）自制：善于控制自己的情緒是一個人性格成熟的表現，但并不是每個成熟的人都有很好的自制力。而秘書卻要每時每刻都能夠很好地控制自己，而不應該是性情中人。我們常說辦公室里有“六不”原則：不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。總而言之，急躁會影響人的判斷力，秘書，切忌躁火攻心，失去理智。

三、秘書的職業道德

我認為秘書的職業道德最重要的有三點：忠誠感、敬業心、責任感

（一）忠誠感：古往今來，秘書最接近領導層，知曉和掌握大量機密，甚至參與機密的運作。如果秘書的職業道德淪喪，造成的傷害將無法估量。

有時，忠誠是一個兩難的選擇。從員工的責任講，如果上司有問題一定要檢舉揭發；但從秘書的職業道德講，又應該嚴守機密。如果你顧及了前者，以后可能會被上司封殺，在這個公司再也做不成秘書；如果你顧及了后者，可能又有損于公司的整體利益。那么到底孰輕孰重呢？我曾經就這個問題問過一些朋友，有的朋友說“要看我和上司的關系如何再決定”有的朋友說“打死也不說”還有的朋友說“以公司大局為重”，褒貶不一，公說公有理，婆說婆有理。這確實是一個兩難的選擇，我個人認為要具體情況具體分析，如果領導工作出現偏差，可以及時提醒，避免導致不可挽回的錯誤，成為領導真正的左膀右臂，而不一味隨聲附和，這是更高層次的忠誠。

（二）敬業心：秘書的職業特點，決定其工作主要是實干。要圍繞領導的工作展開活動，做到招之即來，來之能干，在具體緊張的工作中，腳踏實地，不計個人得失，有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

（三）責任感：

有了忠誠感，說明你品質好；有了敬業心，說明你干得好；而負責任，說明你可以讓人依賴。

責任分為兩種，明確的責任是你的職責范圍，不明確的責任是你主動承擔的份外工作。做好明確的工作，這是秘書的本份；做好不明確的工作，則會受人重用。一個好秘書，一定知道什么事情是重要的，哪些細節會給上司帶來幫助，遇到突發性的意外事件，秘書應沉著、從容地應對，變通地解決。責任感不僅在危難時候需要，在日常的細節上就能反映出來。大量日常瑣碎的責任感才是對秘書品質的考驗。

四、秘書的自我完善。

（一）保持身心健康

秘書人員由于所處位置特殊，工作任務繁重以及社會對秘書角色的期望值高，在心理上承受著各種壓力。秘書的心理保健十分重要。一個好秘書必然情緒穩定，樂觀向上，具有愛心，善解人意，態度現實，責任心強，靈活多變，適應力強，人際關系和諧，善于交往。秘書在領導、同事之間建立和諧型的工作環境氛圍，在這種良好的人際關系中自如地工作，壓力得以緩解，苦悶、憂愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲憊感以此而消失，從而達到心理平衡。

（二）努力做到出力而不“越位”

我們強調，要準確地認識自己的社會角色，擺正自己的社會位置，目的是為了防止和克服“越位”現象，找到一個穩定的出力方式。“越位”是下級在處理與領導的關系過程中常發生的一種錯誤。

發生越位的原因很多。從秘書角度來說，有的人屬于心理品質有問題，不把領導放在眼里，這種人為數極少；而就多數有這方面錯誤行為的人來說，是由于不能準確認識自己的角色地位和盲目的工作熱情所致。因此，秘書人員應正確認識自己的角色地位，出力而不越位。

第四篇：淺談總經理秘書應該做好哪些工作

淺談總經理秘書的崗位職責

通常所說，總經理是公司的業務執行的最高負責人，主要職責是負責公司日常業務的經營管理，因此，作為一名總經理秘書，應該在總經理領導下負責辦公室的全面工作，努力作好總經理的參謀助手，起到承上啟下、協調內外的作用，認真做到全方位服務。首先，確保總經理辦公室清潔是前提，之后我認為，總經理秘書應該扮演好以下五個角色。

一、勞動者

既然是工作，勞動是必然。秘書的工作瑣碎繁雜但須井然有序、認真細心。作為一名總經理秘書，應該盡可能熟悉經理的工作，熟悉公司的工作，力爭做到心里有數，從而能夠協助經理進行日常經營和管理工作。例如對企業內外文件進行及時的通知和發放；對行業、市場及相關信息、數據進行收集和管理；對相關文件和計劃進行起草、撰寫及歸類整理；對公司會議的記錄及會議紀要的整理并跟進各項工作；對總經理領導下企業具體管理工作進行布置、實施、檢查、督促、落實執行情況等等。

二、參謀者

作為總經理秘書，要耳聰目明，作好參謀工作。從大的方面說，當助手重要的在于搞好信息、決策、督查服務，及時地捕捉信息，準確地搞好反饋，積極地當好決策參謀。不僅要善于發現問題，還要認真分析問題，給領導解決問題提供決策參考。領導一旦采納決策意見，還要制訂決策備選方案。備選方案不能只是一種，要有多種方案，以

便優中選優，拍板定案。決策制定后要采取得力措施抓落實，并及時搞好督促檢查，搞好落實情況反饋。

三、溝通者

秘書承載著上下、內外溝通的重任。公司內部各個部門及員工乃至公司外的相關個人或單位機構都離不開適當的溝通和聯系，這就需要總經理秘書構造良好的人際關系網絡，主動傾聽員工的意見和建議，積極疏導不滿、降低離職率；主動把外部公司的意見和建議匯報于領導，積極調整以保持長久合作關系。

四、激勵者

人最可怕的不是做不到，而是不想做。所以秘書要依據領導的指示充分利用薪酬、津貼、帶薪休假、福利等來引導公司員工的個人行為；通過公司目標和員工個人需要來調動員工積極性；給績優員工提薪；給不可替代人才高薪、高職等。

五、培訓者

培訓是花小代價換大回報的有效制度。即使招聘的是高度合格的員工，也需要培訓才能完全勝任公司分配的工作，所以秘書須根據公司的實際需要及總經理的指示制定培訓目標、設計培訓方案，如適應性培訓，知識性培訓、技術性培訓等，以提高員工的能力，減少流動的可能性。

除了這些角色之外，秘書自身也要不斷提升個人素質，增加人文魅力。從而認真準確做好服務、參謀、協調工作，做一名合格的總經理秘書。

第五篇：論秘書如何做好協調工作

論秘書如何做好協調工作

摘要：協調關系是秘書工作的一項重要職能和長期任務，如何正確認識協調關系在工作中重要性，并采用怎樣的方法開展協調工作，是秘書工作不可缺少的重要內容。文章就秘書具體協調的工作內容和方法進行了討論，淺析了新時期秘書如何去認識協調關系和開展協調工作。

關鍵字：秘書；協調能力；協調工作

隨著市場經濟的深入，新的運作機制沖擊著傳統秘書工作體制，協調工作作為秘書工作的重要職能之一，越來越受到人們的關注。所謂協調，,指事物相互適應和有序的關系狀態。而文中所說的協調,是指通過協商和調解,減少和化解各類錯綜復雜的矛盾,使各相關方面形成共識,有序配合,以利于推進工作,實現共同目標。協調是公共關系的基礎,是秘書工作的一個重要組成部分。秘書通過具體的協調行為,運用協調藝術,使社會組織與相關公眾的關系達到良好狀態,以利于組織更好地生存與發展。

秘書的協調能力，對于秘書從業者高效地進行工作，快捷地解決問題、把握機會、建立一個群策群力、生產力高的團隊十分重要。這種能力推動著秘書從業者與組織內不同職位的人員進行友好合作并開展有建設性的工作。而合理的協調事務作為人類一種極為普遍的社會活動，自古有之。伴隨著中國經濟高速、平穩地駛入市場經濟快車道，協調即可作為通過溝通消除分歧、創造價值的有效手段，已經滲透到現代社會的各個領域。我們可以這樣說，溝通協調能力是秘書從業人員必不可少的基本技能之一。

一、秘書協調工作的地位和作用

秘書同普通干事不一樣，要適應角度轉換，用一半的精力搞協調，一半的精力搞文字。作為一名秘書，必須充分認識到協調工作的地位和重要作用。

（一）協調是秘書部門的首要職責

從一定意義上講，秘書部門就是協調部門。協調工作的質量如何，直接關系到領導工作的成效，關系到整個機構能否高效運轉。協調不及時不行、不到位不行、不周全也不行，稍有差錯就可能使領導工作陷入被動，有時甚至會影響領導之間、領導與部門之間的默契； 而且協調環節一旦出了問題、造成損失，再努力也很難彌補、很難挽回。因此，一名稱職的秘書應把協調工作作為首要職責，時時事事想到協調工作，盡心盡力做好協調工作。

（二）協調是領導工作的延伸

工作中的一些重點難點問題，只有領導親自出面協調，才能得到及時、妥善的處理。但在日常工作中，領導不可能事必躬親，大量的協調工作還是要由秘書人員來做。秘書人員只有自覺地主動地做好協調工作，才能為領導分憂，為領導工作分流。

（三）協調是秘書人員的基本功

寫材料、抓業務是秘書人員的基本功，搞協調、辦事務，同樣是秘書人員的基本功。秘書人員只有具備一定的協調能力，掌握一定的協調方法和技巧，才能理順上下左右的關系，確保每一項任務的圓滿完成。

二 如何做好秘書的協調工作

（一）秘書協調工作的原則

為了做好協調工作，一個合格的秘書必須把握以下原則： 1.通覽全局的原則。

秘書部門處于中樞地位，在一定意義上代表著領導行使各種職能。無論是參與服務，還是管理事物，只有胸裝全局，才能保證協調工作忙而不亂、緊張有序。秘書尤其要有大局意識、中心意識，一言一行都要為中心服務。在國內外形勢異常復雜、矛盾眾多、新生事物層出不窮的當下，只有把握全局，才能協調各方面利益，為共同的目標而奮斗。2.尊重事實的原則。

協調工作不能靠主觀臆斷。只有在充分掌握事實的基礎上，才能把握矛盾的重要方面，準確找到協調工作的主攻點。3.公道正派、一視同仁的原則。

公道正派，是做好協調工作的靈魂。在協調工作中，必須堅持按照黨的政策、國家的法規辦事，做到以事實為依據，以規章制度為準繩；不可人云亦云，更不能感情用事。應在實事求是、深入調查的基礎上，確定協調的性質，找到解決問題的辦法；只有堅持原則、以理服人并人性化操作，才會得到各方滿意的結果。4.分層推進的原則。

調協工作必須堅持按程序辦事，先辦什么，后辦什么，應遵循一定的程序規范。按程序規范辦事，明確輕重緩急，工作才會有條理；絕不能眉毛胡子一把抓，讓工作陷入被動。每項工作都應該由表及里、抓住重點

（二）做好秘書協調工作的具體內容 1.要有全局觀念

是否了解和把握全局，對能否搞好協調至關重要。把握了全局，才能掂量出每件事情的分量；想到全局，才能與領導的思維同頻共振。要做到胸有全局，首先就要善于捕捉關系全局的重要信息。這樣，協調工作的立足點就高了，想問題就會更深刻、更全面；其次，要自覺維護大局、服從大局，真正從大局出發，把增進領導之間、領導與部門之間、部門之間的團結作為協調的出發點和落腳點。2.要講究策略

從本質上講，秘書部門的協調是一種非權力性的“軟”協調，是一種說服式、商量式的協調。這就要求秘書人員在協調中謙虛謹慎、擺正位置、掂身量言，不能“扛牌”，不要動不動就搬出領導壓人，要學會商量、學會處事，慎用指示性、命令性語言，即使是傳達領導的意見也要注意態度，口氣不能太硬。對于好辦的事情要商量，不好辦的事情更要商量；應該辦的事情要商量，可辦可不辦或需要變通處理的事情更要商量。這里講究語言藝術十分重要，總的要求是語言不能太急、太沖，口氣不能太大、太硬，而且要做到，能當面講的不要用電話，能電話講的不要用條子，能親自登門處理的不要讓別人轉達。3.要注重時效

當秘書要學的第一件事就是有效管理時間。協調中的秘書許多問題往往就出在對時間的把握上。實踐證明，對工作時間的協調，按部就班不行，滿打滿算也不行，一定要提早介入，留有余地；要善于捕捉時機，把握火候，在適當的時間做適當的事情。4.要嚴謹細致

在協調工作中，既要想宏觀也要抓具體，要抓大不忘小，特別對那些可能影響全局的小環節、小細節、小事情、小部位要格外重視。要主動不盲動，保持清醒的頭腦，要嚴謹細致，沉著應付，防止忙中出錯，要到位不越位，自覺按程序搞好協調工作。

三、提高秘書協調能力，做好協調工作

（一）提高自身的理論知識水平

協調工作在多數時候是一種說服疏導工作，特別是在化解矛盾和沖突的時候更是如此。秘書只有提高理論知識水平，才能在勸導中站得高、看得遠，說得深切有力，說得豐富感人。

（二）要提高自身的政策水平

秘書開展協調工作，有著鮮明的政策性，離開了政策這一尺度，協調工作就寸步難行。因此，秘書不僅要熟悉國家有關的路線方針政策法規等常識，還要領會其精神，這樣秘書在協調工作中才能做到自覺按政策辦事。

（三）提高各種相關能力

協調工作具體復雜、靈活多變，是一種具有很強的行動特點的工作，要求秘書要有精干的能力，如調研能力、口語表達能力、交際能力、組織能力、應變能力等。秘書要提高協調能力，做好協調工作還應掌握協調技巧。

首先，要善于捕捉時機，靈活行事。被協調人情緒好的時候是協調的最佳時機。其次，在協調時要做到冷靜謙和、耐心細致。協調是在人與人之間進行，由于人與人的素養不同、情況不同，會產生語言、態度上的差異，態度蠻橫，出言不遜的情況時有發生，作為協調者的秘書應保持冷靜，給個好態度，遇到上司發脾氣，不可輕易動怒或甩手走人。協調時要做耐心細致地說服勸慰工作，在勸慰時做到均衡勸慰，彌合縫隙、消除矛盾、加強團結，而不能從中摻合，擴大矛盾。

再次，發揮人緣和情感作用。要搞好協調工作，秘書應充分發揮人緣優勢，有人緣，做起事來會一通百通。有了友情，有了人緣，再利用高超的語言藝術，針對不同的協調者采用不同的語氣、不同的話語，協調工作就順利多了。

四、結語

總之，秘書協調的內容復雜，范圍寬廣，本身固有的內在的若干特征，要求秘書人員采取靈活多樣的協調方法和技巧，由此對秘書提出了很高的要求。并且隨著改革開放的進一步深入，中國經濟與世界經濟的聯系越來越緊密，新的形勢，新的要求下，秘書的協調內容將會更豐富、更復雜，這就要求秘書人員要不斷學習，加強自身修養，立足國情，立足自身的工作特點，采取更為靈活多樣的協調技巧去處理各種紛繁復雜的工作，只有這樣，才會使秘書工作開展得富有生氣、佳績不斷，從而推動所在單位的各項事業又好又快地向前發展。

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LUOYANG NORMAL UNIVERSITY

管理文秘期中論文作業

論秘書如何做好協調工作

院（系）名稱 專 業 名 稱 學學指導教生姓

名 號 師

管理科學系 行政管理專業

董 蕾 091424026 王曉燕老師 2010年5月28日 完 成 時 間