第一篇：秘書如何做好文件辦理工作

秘書如何做好文件辦理工作

文件辦理作為文秘工作的重要組成部分，工作的好壞直接體現(xiàn)文秘部門為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的層次和水平，反映出文秘干部的素質(zhì)和形象。如何提高文件辦理的質(zhì)量和效率，既做到快速、準(zhǔn)確，又切實(shí)讓服務(wù)對(duì)象滿意，需要每名文秘干部在努力工作之余，積極的探索和思考。

一、前期準(zhǔn)備要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。對(duì)經(jīng)手辦理的文件，要在辦理前仔細(xì)檢查。做到“五看”：一看打印是否清晰，報(bào)面是否整潔；二看頁(yè)碼順序有無(wú)顛倒，有無(wú)漏頁(yè)、白頁(yè)、傾斜頁(yè)；三看文件的緊急程度和文件的具體內(nèi)容，準(zhǔn)確區(qū)分出輕重緩急，必要時(shí)在文件中圈畫出電文的重要信息，以方便領(lǐng)導(dǎo)閱示；四看文件隱含信息，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)在批示過(guò)程中可能需要詢問的內(nèi)容，要提前做好準(zhǔn)備，做到心中有數(shù)；五看文件處理箋填寫是否準(zhǔn)確規(guī)范，對(duì)報(bào)文內(nèi)容描述是否簡(jiǎn)明準(zhǔn)確。通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的檢查，確保每一份文件的辦理準(zhǔn)確高效，不出任何差錯(cuò)。

二、呈報(bào)擬辦要超前主動(dòng)。擬辦意見的批寫作為文件辦理過(guò)程中的關(guān)鍵一步，其重要性非常突出。首先，在呈送主管領(lǐng)導(dǎo)批寫擬辦意見前，對(duì)經(jīng)手的文件，要超前考慮，吃透精神，抓住要點(diǎn)。重要文件要在心里形成對(duì)文件的“默批”。這樣在辦報(bào)時(shí)既可避免在領(lǐng)導(dǎo)詢問時(shí)“卡殼”，又可以就領(lǐng)導(dǎo)擬辦中考慮不周之處加以適當(dāng)?shù)慕ㄗh。同時(shí)對(duì)照領(lǐng)導(dǎo)批示，還會(huì)發(fā)現(xiàn)自己“默批”存在的差距，進(jìn)而提高自己。其次，在擬辦意見提出后，要初步設(shè)想出文件的辦理流程，根據(jù)實(shí)際情況分析考慮文件辦理過(guò)程可能出現(xiàn)的難點(diǎn)和問題，及時(shí)加以解決。在文件辦理過(guò)程中，要及時(shí)向擬辦領(lǐng)導(dǎo)反饋文件的辦理進(jìn)程，讓領(lǐng)導(dǎo)第一時(shí)間了解文件批辦的進(jìn)度，為工作的順利開展?fàn)幦≈鲃?dòng)。

三、呈報(bào)閱示要講求方法。好的工作方式和機(jī)制是提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平的基礎(chǔ)和保證。在呈送文件過(guò)程中，一是突出創(chuàng)造性，創(chuàng)新工作方法。改變以往根據(jù)擬辦意見，依照領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別的不同分別呈送的辦法，采取集中送閱、召集傳達(dá)、先主辦后呈送等靈活多變的方式送閱文件。集中送閱，即充分利用領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)、座談的間隙，為多位領(lǐng)導(dǎo)一起呈送文件。召集傳達(dá)，就是對(duì)閱辦范圍較廣的文件，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，以會(huì)議的形式傳達(dá)文件精神。先主辦后呈送，即對(duì)于業(yè)務(wù)性強(qiáng)的文件，若出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)外出、調(diào)研等情況，可采取請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)，先由主管這項(xiàng)業(yè)務(wù)的部門閱辦，再電話匯報(bào)或稍遲呈送的方式進(jìn)行特殊處理。二是突出主動(dòng)性，增強(qiáng)工作效率。通過(guò)為領(lǐng)導(dǎo)直接服務(wù)的跟班秘書或者駕駛員了解領(lǐng)導(dǎo)人的活動(dòng)安排，這樣既對(duì)文件順利辦理很有幫助，又能提高文件的辦理效率。三是發(fā)揮能動(dòng)性，提高工作水平。為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手，是文秘部門的重要職責(zé)。在實(shí)際工作中要堅(jiān)持做到“四個(gè)注意”：注意向領(lǐng)導(dǎo)介紹文件的關(guān)鍵內(nèi)容，以防領(lǐng)導(dǎo)有所疏漏；注意領(lǐng)導(dǎo)的詢問，回復(fù)詢問必須準(zhǔn)確、流利、表述清楚；注意領(lǐng)導(dǎo)批示，如有不清或不理解，須當(dāng)面問清楚；注意領(lǐng)導(dǎo)的口頭指示，必須筆錄下來(lái)，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)，做到準(zhǔn)確及時(shí)。

四、落實(shí)批示要注重實(shí)效。文件批辦后，要認(rèn)真研究領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，做好批示意見的傳達(dá)工作。首先，要正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，及時(shí)將信息反饋到相關(guān)部門。辦理過(guò)程中，一般要求部門主要負(fù)責(zé)人到專門的閱文室閱報(bào)，以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策和工作部署落實(shí)，從而推動(dòng)各項(xiàng)工作的順利開展。如有特殊事由主要負(fù)責(zé)人不能閱報(bào)，須由分管領(lǐng)導(dǎo)前來(lái)，一般不能由部門辦公室人員摘抄和復(fù)印文件。其次，要按照“誰(shuí)辦理，誰(shuí)跟蹤落實(shí)”的原則，由負(fù)責(zé)該份文件辦理的文秘干部做好文件內(nèi)容的相關(guān)跟蹤服務(wù)工作。要根據(jù)文件的實(shí)際內(nèi)容，提醒相關(guān)單位工作的落實(shí)，確保文件內(nèi)容和批示精神落到實(shí)處。

五、推進(jìn)工作要規(guī)范守紀(jì)。文件辦理直接面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，是宣傳推動(dòng)文秘工作、體現(xiàn)文秘干部精神風(fēng)貌的良機(jī)，掌握服務(wù)的基本禮儀很有必要。衣著要整潔大方，不穿奇裝異服裝；言談要得體，口齒要清楚，語(yǔ)氣要誠(chéng)懇；舉止要得當(dāng)，既要快捷迅速，又要把握尺度，切忌冒失。要提倡微笑服務(wù)，帶著感情去辦理文件，通過(guò)自身的文明舉止去感染人、打動(dòng)人，充分展示文秘干部的良好形象。

第二篇：如何做好秘書這個(gè)工作

經(jīng)驗(yàn)告訴我們，理論知識(shí)固然重要，實(shí)踐經(jīng)歷和敬業(yè)精神更是不可或缺的兩項(xiàng)法寶。要成為一位“全能型”的高級(jí)秘書，你需要具備以下的素質(zhì)：

1、高效的工作能力。

能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應(yīng)各種環(huán)境的變化和工作節(jié)奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。

2、善于人際溝通。

秘書最重要的職能是上傳下達(dá)。當(dāng)老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團(tuán)隊(duì)關(guān)系和公司的動(dòng)作，秘書應(yīng)該用溝能的藝術(shù)，化解上下級(jí)之間的尷尬和猜疑。

3、有外交家的平衡術(shù)。

躋身于公司各種勢(shì)力格局中，善于靈巧應(yīng)對(duì)，能把握各種利害關(guān)系，找到一個(gè)最佳平衡點(diǎn)。

4、能擔(dān)當(dāng)重要責(zé)任。

高級(jí)秘書負(fù)責(zé)各領(lǐng)導(dǎo)層的溝通和聯(lián)絡(luò)，甚至草擬文件、替上級(jí)制訂計(jì)劃。大膽謹(jǐn)慎地扮演好一個(gè)管理者的角色。此外，作為領(lǐng)導(dǎo)最親近的人，非常容易暴露缺點(diǎn)和犯錯(cuò)。因此，謹(jǐn)言慎行、張弛有度，深入了解領(lǐng)導(dǎo)的喜好是有用的護(hù)身符。

5、有良好的社交能力。

熟悉地方政府官員、公司客戶、上級(jí)的親朋好友等與上級(jí)相關(guān)的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關(guān)系。這時(shí)公關(guān)技巧的運(yùn)用是必不可少的。

此外，服務(wù)于不同的行業(yè)，對(duì)秘書的要求也會(huì)有所差異，如律師事務(wù)所需要懂得相關(guān)法律知識(shí)的秘書，而商務(wù)公司中又需要有良好的商務(wù)談判能力和協(xié)調(diào)能力，最好還能具備企業(yè)管理知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)等。作為一個(gè)重實(shí)踐的工作，需要長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)的累積，個(gè)稱職的秘書心中總想的是如何與上司同心協(xié)力把公司做穩(wěn)做大做強(qiáng),即使出現(xiàn)危機(jī)也應(yīng)全力以赴以圖共渡難關(guān),這時(shí)要求的是秘書的忠誠(chéng).當(dāng)然這也是體現(xiàn)一個(gè)人內(nèi)在品質(zhì)的試金石,相反,一個(gè)缺乏職業(yè)道德的人其結(jié)果也只能是害人害己.最后說(shuō)說(shuō)秘書經(jīng)驗(yàn)的重要性.在企業(yè)或公司中,秘書是上司身邊最親近的人,上司出差在外時(shí),秘書要處理文件,有時(shí)需要立即替他批復(fù)所以一個(gè)好秘書,除了講一口流利的外語(yǔ),熟練使用計(jì)算機(jī)軟件和抒寫各種文件外,這時(shí)還要有一定的判斷預(yù)見能力以及隨機(jī)應(yīng)變的能力,這些有時(shí)需要多年的煅煉和積累,也許出于這個(gè)原因,很多企業(yè)在挑選秘書時(shí)往往會(huì)十分重視其工作經(jīng)驗(yàn),辯證地說(shuō),經(jīng)驗(yàn)當(dāng)然有經(jīng)驗(yàn)的好處,無(wú)經(jīng)驗(yàn)有無(wú)經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)勢(shì),剛邁出大學(xué)校園的畢業(yè)生神采飛揚(yáng),思維活躍,思想工作進(jìn)步,對(duì)新事物接受能力強(qiáng),對(duì)工作有沖勁,相信如果有空間發(fā)展,一定有很快進(jìn)入角色,同樣做出令上司滿意的業(yè)績(jī)來(lái).

第三篇：秘書如何做好辦公室工作

一、辦公室工作的主要職責(zé)、地位和作用首先辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是機(jī)關(guān)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的預(yù)見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗(yàn)。不論是辦文、辦事、辦會(huì)，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個(gè)地稅工作帶來(lái)被動(dòng)或造成損失，也就是說(shuō)，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項(xiàng)工作的開展和各項(xiàng)稅收任務(wù)的完成。其次辦公室工作能不能得到加強(qiáng)，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)，在于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作的認(rèn)識(shí)和重視，如果把辦公室單純地作為后勤服務(wù)單位而忽視其參謀、助手作用來(lái)認(rèn)識(shí)，辦公室就變成了勤雜室，辦公室工作人員每天就會(huì)沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，就沒有時(shí)間去抓信息工作和搞調(diào)查研究。下情不了解，談不上給領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。如果領(lǐng)導(dǎo)重視、關(guān)心、支持辦公室工作，從政治上關(guān)心他們，給他們提供盡可能多的學(xué)習(xí)提高機(jī)會(huì)，盡可能地改善他們的工作環(huán)境和條件，從工作上支持他們，從生活上關(guān)心他們，從心靈上理解他們，肯定會(huì)使辦公室不僅能夠穩(wěn)定住隊(duì)伍，而且還會(huì)有很大的吸引力，達(dá)到其充分調(diào)動(dòng)他們努力工作的積極性。

二、具備擔(dān)當(dāng)辦公室主任的條件

（一）辦公室工作有利于提高自己的綜合素質(zhì)，全面發(fā)展自己。能否有效發(fā)揮辦公室的整體作用，關(guān)鍵在于辦公室主任，因?yàn)檗k公室主任的職責(zé)是主持辦公室的全面工作，既要參與領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)重大問題的討論與決策，又要組織參與日常的瑣碎事務(wù)，要帶領(lǐng)和組織辦公室人員努力完成承擔(dān)的各項(xiàng)工作任務(wù)，一個(gè)稱職的辦公室主任必須具備與相適應(yīng)的政治理論水平、文化知識(shí)、專業(yè)知識(shí)和管理水平。

（二）從我從事眾多工作崗位來(lái)看，越是雜務(wù)事情多，工作煩瑣的工作崗位和工作環(huán)境越富有吸引力和挑戰(zhàn)性，越是能夠?qū)W到新知識(shí)、新經(jīng)驗(yàn)，增長(zhǎng)新才干，開拓新視野，挖掘新潛力，辦公室崗位就是用武之地和鍛煉的最好場(chǎng)地。對(duì)人生閱歷的增長(zhǎng)和能力的培養(yǎng)都是一次難得的鍛煉機(jī)遇。但是，挑戰(zhàn)與機(jī)遇同在，壓力與動(dòng)力并存，在辦公室工作將會(huì)嘗到更多的酸甜苦辣。但是辦公室主任崗位能夠鍛煉自己，獲取多方面知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高自身綜合素質(zhì)。

（二）要具備擔(dān)當(dāng)辦公室主任所必須的政治素質(zhì)和個(gè)人品質(zhì)。

1、敬業(yè)精神要強(qiáng)，工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，勤勤懇懇、任勞任怨、干一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴(yán)明的組織紀(jì)律性，吃苦耐勞的優(yōu)良品質(zhì)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，這是干好辦公室工作的前提條件。

2、思想要活躍，要有解放思想，實(shí)事求是的優(yōu)良作用，接受新生事物要快，愛學(xué)習(xí)，愛出點(diǎn)子，改革和超前意識(shí)要強(qiáng)，在工作中要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，才能不斷開拓新局面。

3、辦事要穩(wěn)妥，處事要嚴(yán)謹(jǐn)，在廉潔自律上要求嚴(yán)格，嚴(yán)于律已，要起模范帶頭作用，這是做好各項(xiàng)工作的保證。

4、要信奉誠(chéng)實(shí)、正派的做人要誠(chéng)實(shí)、正派，要有高尚的道德品質(zhì)，樸實(shí)的工作作風(fēng)，公正的處事原則。所謂“高尚”就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，做到堂堂正正做人，認(rèn)認(rèn)真真做事；所謂“樸實(shí)”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把勁全使出來(lái)，就是一個(gè)好同志；所謂“公正”就是在原則問題上不能糊涂,不能像墻頭蘆葦隨風(fēng)倒,看領(lǐng)導(dǎo)眼色行事；要謙虛謹(jǐn)慎，慎用權(quán)力，知人善任,能夠與人團(tuán)結(jié)共事,而且具有良好的協(xié)調(diào)能力和工作方法。有了成績(jī)歸功于大家,出了問題要主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任,關(guān)心下屬要一視同仁,始終發(fā)揮整體合力的戰(zhàn)斗作用。

（三）要具有擔(dān)當(dāng)辦公室主任必須的知識(shí)能力從辦公室的職能來(lái)看，綜合性強(qiáng)，職能繁雜，擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù)、文秘、協(xié)調(diào)、后勤服務(wù)和機(jī)關(guān)管理等多項(xiàng)工作。辦公室主任必須具備一定的政治理論水平、文字綜合能力、組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗(yàn)。

1、具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，加之辦公室崗位的要求，必須要一定的政治理論水平，才能適應(yīng)辦公室工作的需要。因此，平時(shí)注重學(xué)習(xí)，理解掌握有關(guān)國(guó)家的大政方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。

2、要具備一定的文字綜合能力。本身要具有一定的文字基礎(chǔ)，同時(shí)，要熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，包括稅收知識(shí)、財(cái)會(huì)知識(shí)和科學(xué)文化知識(shí)，文字功底和語(yǔ)言表達(dá)能力以及工作方法，如果不具備這一點(diǎn)，那么不論起草文件還是開會(huì)發(fā)言答復(fù)問題等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出問題，只能是和“稀泥”。

3、要有一定的組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗(yàn)。辦公室的所有工作，本人在辦公室12年工作中不同程度地實(shí)踐過(guò)。我認(rèn)為辦公室工作不單是要對(duì)辦公室崗位本身熟悉，而且要對(duì)本部門整個(gè)工作有所了解。只有對(duì)稅收工作的全面熟悉和了解，才能打下綜合管理能力的基礎(chǔ)。

第四篇：淺談如何做好文件收發(fā)工作

淺談如何做好文件收發(fā)工作

文件收發(fā)是各級(jí)機(jī)關(guān)辦公室工作中至關(guān)重要的組成部分，它承載著重要文件及信息的收集、傳遞、整理、歸檔等重要工作，是各類信息匯集的平臺(tái)、文件傳輸?shù)捏A站，其工作質(zhì)量與好壞，直接反映出辦公室的綜合服務(wù)水平，具有高度的政治性、嚴(yán)格的規(guī)范性和謹(jǐn)密的程序性。本人結(jié)合實(shí)際工作，淺談以下幾點(diǎn)：

一、文件收發(fā)工作的特點(diǎn)及規(guī)律

文件收發(fā)工作是辦公室職能運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，承擔(dān)著上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文的登記、辦理、呈送、歸檔。本級(jí)機(jī)關(guān)文件的印制、分發(fā)、存檔、保管等。做好文件收發(fā)工作，是有效落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策部署、保證重要信息安全、確保政令暢通的必然要求，而在財(cái)政系統(tǒng)，文件收發(fā)工作又有其特定的規(guī)律和特征，主要體現(xiàn)于以下幾點(diǎn)：

（一）“重”。

即崗位責(zé)重。文件收發(fā)工作崗位特殊，責(zé)任重大，處于辦公室職能運(yùn)轉(zhuǎn)地位最核心，聯(lián)系各方利益關(guān)切最廣泛，服務(wù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策部署最直接，如果說(shuō)辦公室是整個(gè)局機(jī)關(guān)的“中樞”，那么文件收發(fā)工作則是辦公室的“中樞核”，牽一發(fā)而動(dòng)全身。在我們財(cái)政系統(tǒng)，看似一份小小的文件可能就事關(guān)一個(gè)重大的民生項(xiàng)目，看似一個(gè)小小的失誤也許就會(huì)影響到很多人的切身利益。因此，能否勝任本職崗位，是對(duì)我們每一名文件收發(fā)人員責(zé)任、作風(fēng)、素質(zhì)、能力最有效的檢驗(yàn)。

（二）“雜”。

即紛繁復(fù)雜。很多人認(rèn)為，文件收發(fā)工作就是“郵遞員”工作，缺少技術(shù)含量，實(shí)則不然，只有真正從事過(guò)這項(xiàng)工作的人才會(huì)體會(huì)到它的事無(wú)巨細(xì)、高標(biāo)準(zhǔn)與嚴(yán)要求，就像一鍋大雜燴，不理出頭緒，就會(huì)造成一團(tuán)亂麻導(dǎo)致雜亂無(wú)章；不沉下心思摸索其特點(diǎn)規(guī)律，就會(huì)盲人摸象分不清門道。

（三）“碎”。

即環(huán)節(jié)細(xì)碎。文件收發(fā)工作，從收文登記、傳閱督辦、清退保存整個(gè)過(guò)程所涉及到的細(xì)節(jié)較多，一份文件從傳遞前、傳遞中、傳遞后就包含了接收、擬辦、呈送、分發(fā)、回饋、歸檔、清退等一系列流程化管理，從收文、承辦再到具體落實(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)傳遞次數(shù)多、時(shí)間跨度長(zhǎng)的特點(diǎn)。如果漏掉其中任何一個(gè)不起眼的細(xì)微環(huán)節(jié)，稍有不慎，就會(huì)導(dǎo)致工作中的被動(dòng)，甚至有些失誤還會(huì)給全局性工作帶來(lái)負(fù)面影響。

（四）“廣”。

即涉及面廣。在財(cái)政系統(tǒng)，文件收發(fā)工作涉及面十分廣泛，僅…年全年，我局共辦理省市財(cái)政部門及縣委、縣政府以上黨政機(jī)關(guān)公文…份，各類資金請(qǐng)示文件…份，累計(jì)傳遞達(dá)10000多人次。其中還涵蓋了涉密、應(yīng)急、督辦等各類文件…余件，呈現(xiàn)出了應(yīng)急事項(xiàng)多、涉密風(fēng)險(xiǎn)大，傳遞范圍廣的典型特征。

二、做好文件收發(fā)工作的幾點(diǎn)體會(huì)

要做好文件收發(fā)工作，就必須結(jié)合財(cái)政工作實(shí)情，摸索出一套適合本單位實(shí)際的精細(xì)化管理路子，切實(shí)認(rèn)清做好這項(xiàng)工作的極端重要性，扎實(shí)念好“細(xì)”、“實(shí)“、“快”三字訣，追求零差錯(cuò)、零失誤、零瑕疵。確保不讓“中樞核”變成“梗阻源”。

（一）在“細(xì)”字上動(dòng)腦筋。

嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致是做好文件收發(fā)工作的先決條件。所謂“細(xì)節(jié)決定成敗”闡述的就是這個(gè)道理，要想真正做好這項(xiàng)工作，就必須要在“細(xì)”字上動(dòng)腦筋。其一要細(xì)心揣摩。文件收發(fā)人員要善于總結(jié)、分析、摸索其特定的規(guī)律，在財(cái)政系統(tǒng)，涉及最廣泛、最重要的就是各類資金請(qǐng)示文件，如不認(rèn)真仔細(xì)，往往就會(huì)貽誤時(shí)機(jī)造成被動(dòng)。細(xì)微之處見精神，粗心大意是文件收發(fā)工作中的大忌，所以我們要立足本職崗位，通過(guò)崗位實(shí)踐，鍛造成為實(shí)際工作中的“活電腦”，努力爭(zhēng)做一名

“有心人”、“明白人”。其二要精細(xì)管理。細(xì)化分類是收發(fā)文實(shí)際工作中的核心要素，是確保便捷查閱的重要手段，是提升工作質(zhì)效的關(guān)鍵所在。俗話說(shuō)“好記性不如爛筆頭”，文件收發(fā)工作必須嚴(yán)格落實(shí)“痕跡管理”，實(shí)行分類歸檔保存，確保有章可循、有據(jù)可查。切實(shí)做到登記一本賬、存檔一套冊(cè)、查找一口清。促使文件收發(fā)工作真正成為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的“信息庫(kù)”。其三要規(guī)范操作。不以規(guī)矩難成方圓，文件收發(fā)工作環(huán)節(jié)細(xì)碎、程序復(fù)雜、每一類文件傳遞的對(duì)象、途徑、范圍都不同，只有在每個(gè)環(huán)節(jié)處理中固化流程，堅(jiān)持規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，形成一整套制度化、規(guī)范化的操作機(jī)制，按照領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的意見，做到一一對(duì)應(yīng)檢查、精準(zhǔn)無(wú)誤傳遞，才能避免因處理環(huán)節(jié)不當(dāng)而造成差錯(cuò)遺漏。

（二）在“實(shí)”字上下真功。

務(wù)實(shí)肯干是崗位職責(zé)所需的本職要求。所謂“小崗位連著大責(zé)任”，文件收發(fā)工作崗位平凡，但越平凡的崗位越需要毅力與耐心。要想保證工作中不出任何紕漏與閃失，就必須要在“實(shí)”字上下真功。其一要為人踏實(shí)。文件收發(fā)工作實(shí)質(zhì)就是服務(wù)保障工作，對(duì)內(nèi)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)部門，對(duì)外服務(wù)于基層單位、廣大群眾。在實(shí)際工作中，當(dāng)別人因?yàn)楣ぷ餍枰庇诓檎乙环菸募臅r(shí)候，要以誠(chéng)相待、不厭其煩、耐心面對(duì)，一份小小的文件體現(xiàn)的不僅僅是我們收發(fā)文工作人員的辦事效率，更彰顯出財(cái)政部門的精神面貌。其二要工作務(wù)實(shí)。文件收發(fā)工作人員必須要有高度負(fù)責(zé)的精神，在實(shí)際工作中，每天我們都要處理幾件甚至幾十件各類通知和文件，工作責(zé)任重、密度大、強(qiáng)度高。要切實(shí)做好上下左右的銜接，照應(yīng)到方方面面的關(guān)切，做到不遺漏、不誤事，就要堅(jiān)決克服麻痹思想，杜絕疲于應(yīng)對(duì)，真正做到入腦入心入行。其三要責(zé)任落實(shí)。一份小小的文件傳遞的是一份責(zé)任，落實(shí)的則是一種制度，文件收發(fā)工作要堅(jiān)決落實(shí)崗位責(zé)任制，收、傳、發(fā)、存必須專人負(fù)責(zé)、統(tǒng)一管理、層層把關(guān)，從而避免出現(xiàn)圖簡(jiǎn)單、省步驟、走過(guò)場(chǎng)的問題發(fā)生。確保傳遞不延誤，量大不積壓，差錯(cuò)不發(fā)生。

（三）在“快”字上求實(shí)效。

快速高效是確保任務(wù)落實(shí)的現(xiàn)實(shí)需要。由于財(cái)政工作千頭萬(wàn)緒，財(cái)政業(yè)務(wù)點(diǎn)多面廣，這就對(duì)我們每一名文件收發(fā)人員提出了新的更高要求。其一要運(yùn)轉(zhuǎn)快。文件收發(fā)工作主要以人工傳遞為主，要提高文件傳閱辦理的速度和質(zhì)量，就要做到口勤多問，多請(qǐng)示、多報(bào)告、多追查。腿勤多送，不怕麻煩、快速反應(yīng)、迅速落實(shí)。確保第一時(shí)間傳遞到人，傳達(dá)到位。其二要反饋快。文件收發(fā)工作不能等、不能拖、不能靠，反之就會(huì)形成惡性循環(huán)。要切實(shí)提高辦事效率，壓縮辦理周期。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)批示的重要文件，要及時(shí)準(zhǔn)確的傳送到各個(gè)部門，并及時(shí)將辦理結(jié)果及早、盡快的進(jìn)行反饋，做到急件急傳、快事快辦、案無(wú)積卷、事不過(guò)夜，確保文件不空傳、不橫傳、不誤傳，真正達(dá)到“件件有著落，辦結(jié)有回音”的良好效果。其三要督辦快。文件收發(fā)工作必須堅(jiān)持“督”為底線，才能保證最終的制度落實(shí)、任務(wù)完成，實(shí)際工作中往往會(huì)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)我們?cè)趪?yán)格落實(shí)了各種制度的同時(shí)，還是有一少部分文件不知去向，究其原因，就是督辦落實(shí)不到位。因此，收發(fā)文工作人員一定要克服因辦理時(shí)間較長(zhǎng)而忘記督辦，因文件傳到領(lǐng)導(dǎo)處不敢督辦，因思想麻痹松懈而不愿督辦的畏難情緒，及時(shí)做好文件回收工作，切實(shí)堵塞漏洞，確保長(zhǎng)效機(jī)制落實(shí)。用我們的實(shí)際行動(dòng)，努力為領(lǐng)導(dǎo)、為單位創(chuàng)造一個(gè)優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的辦文環(huán)境。

第五篇：淺談如何做好文件整理歸檔工作

淺談如何做好文件整理歸檔工作

內(nèi)勤工作是一項(xiàng)綜合協(xié)調(diào)、綜合服務(wù)的工作，具有協(xié)調(diào)上下、聯(lián)系內(nèi)外的紐帶作用。平日要完成文件收發(fā)、整理、裝訂、歸檔等工作，還要完成內(nèi)勤職務(wù)內(nèi)的事務(wù)管理，文件處理，填寫報(bào)表，材料打印，會(huì)議紀(jì)要等日常工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。現(xiàn)結(jié)合自己工作實(shí)際情況，談?wù)勅绾巫龊梦募須w檔工作。

一、文件的整理歸檔工作是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)

文件的整理歸檔工作一般按進(jìn)行，但不一定要等到每年年終整理歸檔工作開始時(shí)才著手收集，可以實(shí)行季度整理歸檔。如果重視文件資料的平時(shí)積累，及時(shí)收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，做到隨辦隨歸、妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作變得十分輕松。

（1）、嚴(yán)格登記

收發(fā)文件的登記是文件來(lái)往的必經(jīng)關(guān)口。通過(guò)登記，對(duì)區(qū)委區(qū)政府、建設(shè)局及其他單位下發(fā)文件等逐件登記，做到有據(jù)可查。把好這一關(guān)，是保證文件齊全完整的一項(xiàng)重要措施。登記時(shí)，主要對(duì)文件下發(fā)單位、文件名稱、時(shí)間及文件名稱、文件要求進(jìn)行詳細(xì)登記。

（2）及時(shí)收集

及時(shí)收集是確保歸檔文件齊全完整的關(guān)鍵。首先要明確登記程序，明確來(lái)文單位、發(fā)文者、收文者、收文時(shí)間、處理結(jié)果等明細(xì)；其次對(duì)辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，可以采取辦完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的辦法，按月或按季度進(jìn)行收集。

（3）、認(rèn)真檢查

對(duì)收集起來(lái)的各種文件材料，必須逐件進(jìn)行認(rèn)真檢查：一是要檢查文件的有效性。檢查文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個(gè)程序，是否是生效文件。二是要檢查文件資料的完整性。檢查原文件材料及其處理結(jié)果資料是否完整；三是要檢查同一事由的文件是否收集在一起，文件種類、類型是否齊全完整，每份文件的正本、附件等是否齊全完整。

（4）隨辦隨歸

這里的“辦”是指辦理完畢，“歸”是指整理后歸入檔案盒。收集來(lái)的文件材料經(jīng)過(guò)檢查后，一是可以按照整理歸檔工作的具體要求，或進(jìn)行完整的整理歸檔工作，或進(jìn)行裝訂、蓋章、編頁(yè)碼等整理歸檔的前期基礎(chǔ)性工作，使收集起來(lái)的零散文件系統(tǒng)化、有序化，暫時(shí)歸入臨時(shí)檔案盒或文件夾中。二是可以根據(jù)日常工作需要，準(zhǔn)備好不同檔案盒，將日常工作形成的文件資料，如：上報(bào)文件，下發(fā)文件、會(huì)議資料、信息簡(jiǎn)報(bào)等，分類存放保管。這樣既便于平時(shí)的查閱利用，也為年終整理歸檔工作打下基礎(chǔ)。

（5）、妥善保管

管理的對(duì)象既包括辦理完畢后經(jīng)過(guò)整理的歸檔文件材料，也包括沒有辦理完畢和不需要辦理的閱文和備案材料。這些文件材料應(yīng)配備專用的文件柜和文件盒。進(jìn)行分類標(biāo)

識(shí)，以便于文件的歸類和日常提供利用。妥善管理應(yīng)做到分門別類、有目可查、保管安全。

（6）、立卷歸檔 分類是關(guān)鍵

組卷時(shí)，同一類的文件材料可以合并組卷，并放置在一起，不同類的文件不能合并組卷，并分開存放。在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到這樣的問題，就是有些文件找不到相對(duì)應(yīng)的“位子”，無(wú)法對(duì)其進(jìn)行組卷，這就需要對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真分析，把相對(duì)較散的文件組成一卷，歸為散卷。立卷完畢后，進(jìn)行裝訂、裝盒、入柜保管。

二、電子文件的立卷歸檔

(1)要對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行分類編目。按照門類劃分的要求,結(jié)合單位實(shí)際和電子文件內(nèi)容制定分類,按照分類的規(guī)定對(duì)電子文件進(jìn)行劃分,并給每份電子文件一個(gè)固定的號(hào)碼,從而使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體。

(2)要將分類編目完畢的電子文件固定排列入柜保存。將應(yīng)歸檔并經(jīng)過(guò)整理的電子文件存入磁盤或光盤,對(duì)應(yīng)歸檔電子文件進(jìn)行壓縮，然后將確定要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行一次備份操作,這樣可以大大提高安全性和可行性。

胡

琦玲

二〇一四年三月十二日