第一篇：淺談秘書會務工作

淺談秘書的會務工作

李詩怡

摘要：對于秘書來說,會務工作是秘書的一項重要常規工作,也是秘書的一項重要職責。一場成功的會議離不開秘書人員嚴謹認真細致的工作，秘書人員的會務工作包括前期準備工作，會議期間宣傳工作服務工作和會后的掃尾工作。秘書的會務工作是會議能夠達到預期目標的重要影響因素。今天，會議已成為當代社會開展政治活動、經濟活動、文化活動和其他活動的重要方式之一1

關鍵詞：秘書 會務工作 會議

一、會議的含義和作用

會議一詞有兩個含義，一是指有組織有領導的商議事情的集會；二是指一種經常商議并處理重要事務的常設機構或組織2。這里，本文中的會議是指第一種含義的會議。會議是一種圍繞特定的目的來商討問題、布置任務、貫徹指示、交流信息的具有組織形態的活動。主要通過口頭交流的形式來交流解決問題。

二、會議策劃

（一）、明確會議目標：

會議的目的性強，要完成上級布置的任務，主要是發布指示命令，制定、貫徹決策，或者商討難題解決問題，也有重要消息的宣布告知。

（二）、會議議程的安排

根據會議的規模來模擬會議現場。大概有多少人發言，發言時間多長，發言人的

順序，這是會議的重點內容，不容差錯。

（三）、會議時間地點的安排

根據會議的規模，來確定會議的時間長短和場所，不拖沓，不草率。

三、會前準備

（一）、通知與會者和發言者

參與會議的人要有知悉會議議題的權限或必要。而發言的人要求要有代表性或權威性，或者是能夠提供相關咨詢，或與議題有直接關系的人。會前幾天應該給這些人通知好，并并確保他們有收到通知。

（二）會場的布置

1、強化會議主題來營造會議氛圍，可以布置一些會議相關的標語、旗幟、裝飾和色調；

2、注意開銷，不能一味求奢華，以干凈整潔、舒適勤儉為基調；

3、會場座位的布置，講究座位格局，要科學利用場地；

4、會場設備和物品是會議活動賴以進行的物質保障，會議開始前，要再一次檢查相關設備是否可用。當然安全設備也是必不可少的。

四、會間的服務工作，會中協調控制，做好管理保證。

（一）做好會議的報到和簽到工作" 在組織與會人員簽到時，要手中備一份與會人員的名單、聯系方式及與會人員的抵離時間表3

（二）在接待與會人員時!態度一定要禮貌熱情，在證實報到人員的身份后，再將事先準備好的文件袋發給與會人員，還要對報到人員住處的電話號碼進行詳細登記，以備隨時聯系2。

（三）要隨時掌握報到人數，發現該報到而未報到的，應抓緊催促，保證在開會

之前與會人員能夠全部按時到達。

（四）做好會議記錄工作，會議記錄應將主要討論的觀點。

（五）調派車輛，接送與會人員。不能只顧安排自己領導的車，而忽略其他來賓。

（五）做好會場內外的保衛與保密工作。

五、會議記錄

會議記錄是會議客觀進程和內容的原始記載，既包括一般會議的記錄，也包括各種會見和會談的記錄4

會議記錄能夠為之后查考提供依據；同時會議記錄便于傳達會議的內容和會議精神。

（一）會議記錄的方式

1、文字記錄。要求邏輯清晰，力求記錄完整，需要語言規范，當然可以會后補充，但要求準確，包括手寫和打字，一般使用速記法。

2、音頻記錄。使用錄音工具來補充會議記錄，使記錄更原汁原味，也更方便整理。

3、圖片記錄。可用于會議期間和會后的宣傳報道。

4、視屏記錄。

（二）會議記錄的內容

首先要有會議類型的描述，以及會議的時間、地點、參與人、記錄者、主持者；不可少的是會議的流程，包括會議討論的話題、重要的發言、決定的事項和未確定的論題。會議記錄的最后還需要記錄員和主席的簽名。

（三）會議記錄的格式分為：記錄頭、記錄主體、審閱簽名。

（四）會議記錄的重點

1、會議中心議題以及圍繞中心議題展開的活動；

2、會議討論、爭論的焦點及各方的主要見解；

3、權威人士的發言或代表人物的言論；

4、會議已決定或議而未決的事項；

5、對會議產生較大影響的其他發言或活動。

（五）會議記錄的方法：詳細記錄、摘要記錄、簡要記錄5。

（六）會議記錄的要求

1、人員落實。要求秘書要具備較強的聽知能力，熟練掌握速記技能，反應敏捷，可以安排多名秘書同時記錄，而后共同整理匯總。

2、熟悉與會人員。會前至少要了解發言人的姓名身份。粗淺了解他們的方言、口音特點、說話習慣。

3、準備充分。了解會議的內容和形式，特別是一些專業性較強的會議，需要秘書人員更加深入了解，了解越深入，越有把握。一般是可以通過事先閱讀會議文件來熟悉專業術語。

4、記錄要準確完整、簡潔明確。要求格式規范，才有保存價值，方便整理、使用。

5、會議記錄的修改。定稿打印前，要請主席簽字，一經簽字就不能再修改，但是與會者指出錯誤，主席或秘書可改。

六、會議期間對外宣傳

（一）妥善處理與新聞媒體的關系。

（二）注意內外有別，驗收單位秘密。

（三）選擇宣傳內容應堅持對象、效果、時效、費用的原則。

（四）收集媒體對會議的報道提供給領導。

（五）為領導召開記者招待會提供資料。

七、會后的掃尾工作

（一）文件的回歸和歸檔。會議相關文件的外傳可能造成會議內容的泄露，要謹慎對待會后的文件的歸檔，其次，也方便將來尋找。

（二）報道會議消息。可以由公司主動召開新聞發布會，也可以向媒體發布會議最后文件，吸引媒體的報道，還可以通過公司的官方網站發布會議簡報。選擇的方式可以看會議的規模，但消息一定要讓公眾了解。

（三）安排與會人員離開。該派車的派車，有司機的要及時提醒，不要讓與會人無故滯留。

（四）歸還借用物品

（五）草擬會議紀要。

（六）寄感謝信。

八、會議工作總結

（一）含義：會議工作總結指的是指會議工作告一段落后，進行回顧、分析和評價而形成的文書6

（二）作用：以書面的形式記錄一次經驗教訓，不管會議成功與否，都是秘書人員成長的一次磨練，能夠為今后的工作提供借鑒；還可以當表彰大會相互交流的素材；也是向上級匯報的材料，報告屬于法定公文，可以直接提交給上級機關。“

九、提高會議效率

（一）建立并會套開、會議審批等制度，嚴格控制各類會議

（二）強化文件把關、分流機制，大力精簡各類文件簡報

（三）推行領導活動呈批制，減少以黨委、政府或兩辦發文。

（四）強化督促檢查和領導帶動機制，確保工作取得成效。”7

腳注：1 陳合宜 秘書學 第六版［Ｍ］廣州暨南大學出版社142頁 腳注：２ 陳合宜 秘書學 第六版［Ｍ］廣州暨南大學出版社142頁

腳注：３ 李曉彤 理論前沿［J］ 2014年第八期《淺談當前的秘書會務工作》 腳注：４ 向國敏會議學與會議管理［Ｍ］ 知識產權出版社188頁 腳注：5 向國敏會議學與會議管理［Ｍ］ 知識產權出版社194頁 腳注：6 向國敏會議學與會議管理［Ｍ］ 知識產權出版社344頁 腳注：7 陳合宜 秘書學 第六版［Ｍ］廣州暨南大學出版社160頁

參考書目：陳合宜 秘書學 第六版［Ｍ］廣州暨南大學出版社

向國敏會議學與會議管理［Ｍ］

秘書學筆記 楊玲

第二篇：秘書的會務工作

會務工作：

1、接受任務，擬定方案：會議方式、時間地點、參加人員、會議內容、日程、籌備組織分工、抽調工作人員、經費預算；

2、文稿準備：主報告、領導講話、經驗材料、主詩詞、會議資料、會議指南、打印校對裝訂，制作證件：出席證、代表證、列席證、工作證；

3、制發通知：會議內容、參加人員、開會時間地點、會期、報到時間地點、往返車船、飛機時間；

4、收集名單：單位職務、姓名性別、民族、人數、到達車次時間、返程車次時間、分組；

5、會場準備：會標徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水煙盤、花卉布置、會場衛生；

6、后勤準備：文件裝袋、房間分配、伙食標準、食物衛生、就餐桌次、用車計劃（接車安排）、醫療衛生、文娛活動；

7、會前檢查：檢查會場、檢查會議文件、檢查后勤保障；

8、接會議代表：了解車次到達時間、通知接車領導、安排車輛；

9、會間服務：簽到（文件分發）、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫（供水）、保衛安全、衛生、返程票務、文娛活動；

10、會議秘書：會議簡報、會務通知、會議總結、決議、傳達提綱、會議新聞稿件；

11、會議收尾：食宿結算、回收文件、送車、暫住人員安排、整理報告（會議紀要）、會議文件歸檔、會議財務結算；

12、會務工作總結。

如何準備會務工作

1、籌備會議

現在企業經常要召開各種各樣的會議，有企業內部的會議，也有企業外部的會議；有定期的例會，也有不定期的臨時性會議。作為企業內部的會議，主要有股東大會、董事會、經理會議和一些業務會等等；企業外部的會議也很多，如行業開發戰略研討會、聯合開發新產品討論會等等。會議的籌備工作屬于秘書的職責范圍。如上所述這些會議，出席的人員都比較多，而且會議日程要安排得比較緊湊，因此，要保證會議善始善終，收到預期的效果，并不是一件很輕松的事。

秘書在籌備會議的時候，要對會議的一些關鍵地方作慎密的安排，設想可能出現的問題，以及補救的措施。在籌備會議的過程中，最可怕的是以下兩種態度：一是掉以輕心，“上次開會就是在這里開的，沒什么問題，這次大概也不會出什么問題??”所以，在開會之前，根本沒有想到要去檢查一下麥克風、投影儀等這類會議的關鍵設備是否完好；如果老是這樣，非捅出漏子不可！要是捅了婁子，董事長、總經理和其他領導都在場，這個板子打下來，誰也受不了！另一種態度是將就湊合：“時間來不及了，干脆就用上次會議的代表證好了??”如果秘書在籌備會議過程有這兩種作風，哪怕是其中的任何一種，會議非出漏洞不可，出了問題，就是秘書的失職。當然，有些偶然的事故不是秘書能預料到的，但是，秘書作為會議的籌備者，要盡量減少各種事故，至少在主觀上不能采取掉以輕心和將就湊合的態度。秘書一旦接受會議籌備的任務，首先就要把握會議的內容、主題和形式，并著手準備以下幾項工作：

確定會議的時間和地點

確定會議的參加人選

草擬會議日程表

起草會議通知

準備會議資料和各種會議用具

2、籌備會議的步驟

公司的司務會、每周一的業務會等定期的例行會議，由于參加人員、會議地點、會議時間基本上是固定的，所以這種例行會議的日程安排、會議用具、簽到表也是固定的，因此，對于一般的秘書來說，這種會議的籌備工作并不是很難。

但是，如果是公司內部召開的臨時會議，或者是公司在外租借場地召開的會議（如新產品發布會），會議的籌備工作就有一定的難度。所以，有經驗的秘書都有這樣的體會：會議能否收到預期的效果，關鍵在于會前的籌備工作。會議的籌備工作做得如何，可以看出一個秘書工作能力的大小。下面以公司租借場地為例，具體說明籌備會議的步驟：

a.布置會場

由于會場是租借他人的（如賓館內的會議室等），所以，在開會之前，秘書自己一定要去實地檢查一下會場，看會場的工作人員的態度如何、會場的布置和設備怎樣，對一些關鍵的地方要作詳細的記錄。即使參加會議的人數不多，但也許根據會議主題的要求，會場不能顯得太小。到底要租借什么樣的會場，要根據會議的內容、參加人數的多少及需要什么設備（如是否需要投影儀）等因素來確定。

租借會場的協議一旦簽訂，秘書就要經常與會場的管理者保持聯系，特別是在開會的前一天，一定要用電話落實一下會場的情況。

安排好出席會議人員的座次后，就要將他們的座次寫在記事的黑板上。另外，秘書還要看看會場的空調設備、采光狀態以及座位間的間隔如何。開會的當天，在會議開始之前，一定要檢查一遍會場的設備（如麥克風）情況。如果出席會議的人員有變動或者座次需要變動的話，一定要趕在會前調整好。

b.會議通知

根據會議的形式和內容，確定參加會議的人員名單。秘書確定了出席會議的人員名單后，最好同時還附上這些人員的基本情況一覽表（包括職務、年齡等）送給上司審核，上司也許會作一些增減。

完成人員名單確定工作之后，就要立即起草會議通知（或請柬），在通知后面一定要附回執。在會議通知上，要注明開會的地點、時間和聯系電話號碼，以便在出現飛機、火車誤點等特殊情況下及時聯系。會議通知應在會前15～30天之內寄出，這樣對方有一個把會議回執寄回來的時間。有了這個回執，會議籌備過程有許多工作就方便多了。如果到時沒有收到回執，就要打電話問明原因；上司一般會讓秘書提前兩周發出會議通知。

寫會議通知要注意以下6點：

1.會議名稱：臨時董事會

2.日 期：5月10日

上午10點到下午4點（含1小時午餐）

3.地 點：五洲賓館二樓第三會議室

4.內 容：為參與西部大開發設立西北分公司等

5.聯 系人：總裁辦公室于雪

電話：87654321轉100

6.截止日期：5月9日

c.檢查用具

不同的會議需要不同的用具，秘書要根據會議的具體內容進行準備，千萬不能出現會議因用具不全或用具出現故障而被迫中斷的現象。即使是同一個會議，同樣的人員出席，由于會場的變更，所需的用具也不相同。對于這一點，秘書最好將準備會議用具的工作與會議的日程安排結合起來，比如，星期一上午董事長講話需要哪些用具，星期二下午某某博士講解

新產品需要哪些用具，這樣，在排好會議日程表的同時，會議所需用具的清單也列出來了。

一般的會議都要準備以下用具：電腦、投影儀、簽到表、黑板刷、文件袋、指示棒、廢紙簍、桌、椅、煙灰缸、飲料、筆記本、鉛筆等等。除此之外，如果參加會議的人數比較多，會場比較大的話，還要配備擴音器。另外，還要注意在擴音器下面再墊一層布，這樣能減少在它們的底部產生的共鳴聲。

對于上述會議用具，要根據會議的進程事先進行檢查，不要出現臨時抱佛腳的現象。

d.核對資料

如果有大會發言，一定要把發言稿打印好，事先分發給每個會議代表。上司的發言稿，一般都是由秘書起草。一個有豐富經驗的秘書在把發言稿交給上司時，肯定會給上司一些提醒，哪些問題應重點講一講；哪些問題代表可能會提出質疑。總之，秘書自己一定要先吃透這份發言稿。

準備會議資料時，不能是有多少代表就打印多少份，一定要留有充分的余地，因為有時可能出現代表丟了資料找你要第二份的情況，也有可能會議又臨時增加幾個列席代表。資料多了固然有些浪費，但少了的話，哪怕是只少一份，也會惹出許多麻煩。

3、開會當天的工作

開會的代表一般是提前一刻鐘簽到進入會場。在會議代表進入會場之前，秘書一定要再檢查一下室內溫度、通風換氣設備、照明采光設備、擴音設備、桌子、椅子、窗簾等。如果會議中間還要用投影機的話，那么，事先還要給它留出一定的空問。

現在稍微有些規模的會議，大多是安排在那些高級賓館、飯店內的會議室舉行，所以，秘書一定要在大門口放一塊進入會場的示意板：“某某會議在某層某號召開”，不過，僅僅是放一塊示意板還不夠，如果可能的話，最好還安排幾名具體工作人員到門口迎接參加會議的代表，把他們領到會場，這樣更能顯示出會議主人的周到和熱情。

擔任接待人員，在會前就要根據出席會議人員的名冊，記熟代表們的單位、職務和安排他們住宿的房問號，這樣對接待工作會有許多方便。

經常出現這種情況，原定是總經理來參加會議，因為另外有事，總經理派副總代表自己來參加會議。因此，擔任接待工作的人一定要細心不能只按花名冊辦事。如果總經理沒有來，你卻要代替總經理的副總出示總經理的名片，那就會讓對方感到難堪，甚至造成不愉快。

4、會議正在進行

在開會的時候，如果秘書沒有安排作會議記錄等具體工作，那么，秘書就坐在會議室的最后一排，或坐在會場旁邊的小傳達室。秘書一般不作為會議的正式代表參加會議。

會議期間，秘書的主要工作是傳接電話、作會議記錄、協助有關工作人員調整擴音設備、給代表送飲料等。

開會的時候，不是特別緊急的電話，一般都不轉接。內容一般的電話，秘書幫助記錄下來，在會議中間休息的時候，把電話記錄選給當事人，只有當內容比較緊急的情況下才立即通知當事人。當然，如果會場比較大，人數超過100人的話，可到會場中間把當事人叫來接電話。

開會的時候，給代表送飲料，要事先了解他們的愛好和習慣。有人喜歡果子汁，有人則喜歡喝茶，因人而異。在召開人事等特別會議的時候，一般是事先將飲料擺在代表們的桌子上，不輕易進去打攪會議。如果是會議中途進去送飲料的話，一定要掌握好時機。

會議即將結束的時候，秘書就要開始安排與會者乘坐的車輛。這個時候，最忌諱的就是秘書只顧安排自己上司的車輛，而不管其他代表的乘車。會議代表一共需要多少車輛，秘書心里要有數。當代表出來時，車已在門口等候。

5、會議掃尾工作

會議結束之后，要立即去清理現場，看看代表是否丟了什么東西。清理會場之后，向會

場的主人表示感謝。

a.會議記錄

秘書常常安排作會議記錄。作會議記錄的秘書，一般同時要負責寫會議紀要。會議紀要的內容要簡單明了，而且時間不能拖得太長。會議紀要寫好之后，要多復印幾份，抄送給有關部門。

b.會議總結

會議結束后，要及時總結經驗教訓，特別要找出在會議中出現的 那些失誤的原因，這樣，在下次開會時，能把會務工作做得更好。

如果上司是參加外面的會議或聚會，秘書應做好以下準備工作：

收到通知后，馬上向上司請示是否參會；根據上司的意見，與舉辦方進行聯系；如果要求以書面形式答復，就以下面的方式答復；

如果上司參會，就馬上記入上司的日程表，并辦理配車手續；

在出席會議或聚會的時候，會前會后在時間上留有一定的富余，以便上司在會前會后與有關人員舉行臨時會談；

準備好參加會議或聚會所必帶的材料。

會 務 系 統

1、接受任務，擬定方案：會議方式、時間地點、參加人員、會議內容、日程、籌備組織分工、抽調工作人員、經費預算；

2、文稿準備：主報告、領導講話、經驗材料、主詩詞、會議資料、會議指南、打印校對裝訂，制作證件：出席證、代表證、列席證、工作證；

3、制發通知：會議內容、參加人員、開會時間地點、會期、報到時間地點、往返車船、飛機時間；

4、收集名單：單位職務、姓名性別、民族、人數、到達車次時間、返程車次時間、分組；

5、會場準備：會標徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水煙盤、花卉布置、會場衛生；

6、后勤準備：文件裝袋、房間分配、伙食標準、食物衛生、就餐桌次、用車計劃（接車安排）、醫療衛生、文娛活動；

7、會前檢查：檢查會場、檢查會議文件、檢查后勤保障；

8、接會議代表：了解車次到達時間、通知接車領導、安排車輛；

9、會間服務：簽到（文件分發）、記錄錄音、攝影照相、采暖降溫（供水）、保衛安全、衛生、返程票務、文娛活動；

10、會議秘書：會議簡報、會務通知、會議總結、決議、傳達提綱、會議新聞稿件；

11、會議收尾：食宿結算、回收文件、送車、暫住人員安排、整理報告（會議紀要）、會議文件歸檔、會議財務結算；

12、會務工作總結。

烏魯木齊市第七十中學65周年校慶方案

2009年金秋十月，本校將迎來65周年誕辰，屆時舉辦隆重的校慶活動。半個世紀以來，學校勵精圖治，追求卓越，形成了優良的辦學傳統，積淀了深厚的文化底蘊，取得了豐碩的辦學成果。為傳承與發揚優良傳統，提升學校形象，增強師生的榮譽感和責任心，動員社會各界、海內外廣大校友進一步關注、支持我校的發展，特制定校慶籌備方案（草案）如下：

校慶主題：傳承、發展、聯誼、共進。

指導思想：回顧歷史，展示成就，凝聚力量，再創輝煌。

校慶原則：隆重熱烈，祥和吉慶，豐富多彩，節儉樸實。

組織領導：為加強籌備工作的組織領導，落實責任，提高工作效率，學校成立 “ 70中學 65 周年校慶籌備工作委員會 ”(簡稱 “ 校慶籌委會 ”)，負責校慶總體工作，作為校慶籌劃與推進工作的領導與決策機構；校慶籌委會主任、副主任組成的主任辦公會作為處理校慶籌備工作的日常議事機構。校慶籌委會主任、副主任分別負責檢查、督促和落實校慶籌備方案的實施。

校慶籌委會下設校慶辦公室(簡稱校慶辦)作為日常辦事機構，負責校慶統籌、協調工作；根據校慶籌備工作的性質、類別，校慶辦成立若干個相應的專門工作組，由有關職能部門牽頭，負責籌劃并組織落實校慶總體方案的專項籌備工作。成立校慶籌備委員會

名譽顧問： 靳諾 杜秦瑞 吳敦夫

顧 問：馬健、劉忠誠、陶祖深、羅善祠、陳立忠、孫天義、李世恩、殷宗華、張建忠、徐敏求、崔玉亭、岳 放、黃軫宇、尹錫宏、李 微、田金志、張兆翔、方 珊、康福信、包汝明 主 任：李志貴

副主任：劉建軍 羅 武 沙國林

委 員：劉 杰 尹錫宏 郭慧蘭 曾衛 李煥昶 孫學軍 胥澤福 劉育昌 蔡澤才 成立校慶辦公室 主 任：劉建軍

副主任：劉杰 郭慧蘭 成 員：尹錫宏 蔡澤才

主要職責：擬定校慶籌備工作計劃；擬定校慶總體活動策劃方案；籌劃和組織校慶日主題慶典活動；協助領導負責籌備階段各專門工作組之間的統籌和協調工作；負責籌備階段的日常工作等。

校慶辦公室重點抓好下面10件大事：

（1）提出校慶工作建議方案；（李志貴）（2）校慶經費的預算；（劉建軍）（3）建立65周年校慶網站；（曾衛）（4）聯絡和邀請校友會及校友；（劉杰）（5）起草并發布校慶公告；（蔡澤才）

（6）校慶郵票設計與發行；（郭慧蘭 蔡澤才）（7）印發各類請柬、通知；（郭慧蘭）（8）設計校慶紀念品；（李志貴 蔡澤才）（9）請領導和知名人士題詞；（劉杰）（10）《校史》《校友名錄》《新的輝煌》等書刊編寫、印制。（尹錫宏 蔡澤才）校慶辦公室下設6個專門工作組：

（1）校友聯絡組（4）后勤保障組（2）資料編輯組（5）秘書接待組（3）宣傳慶典組（6）安全保衛組 各專門工作組人員及主要職責

1、校友聯絡組 組 長：劉杰

成 員： 吳紹林 張釗 主要職責：

（1）負責海內外校友聯絡的各項工作，掌握知名校友基本情況，寄發校慶邀請函，確定各地聯絡人、校友會負責人。確定各班的聯絡負責人。（2）校慶籌備期間來賓及校友的接待工作。

（3）通過各種渠道和方式（如開展座談會等）開展校友尋訪活動，了解畢業生的工作學習情況，以及校友對母校教育和培養工作的看法和建議，委托其他工作組提供校友和來賓情況。（4）慶祝大會的聯絡工作。

（5）收集領導題詞，杰出校友的照片，榮譽證書，個人簡歷（6）聯系校友、收集校友對校慶的意見和建議。

2、資料編輯組 組 長：羅武

成 員：尹錫宏 蔡澤才 曾衛 周軍 丁艷紅 主要職責：

（1）出版《70中學校史》《校友名錄》《新的輝煌》》《教師論文案例集》（2）擬寫邀請函和校慶公告

（3）校內圖片收集，各年級組、教研組教師合影。（4）審核校對領導講話稿，負責各種信、函的書寫。（5）校史陳列館工作，學校辦學成果匯編工作。

（6）拍攝校慶專題片，學校各項活動的錄像拍照，制作成一張校慶光盤。

（7）開辦“慶祝70中學65周年華誕”專題網站，介紹校慶進展情況，征求校友及社會各界的意見和建議。

（8）書畫作品的完善，將各級政府部門、兄弟學校等作品、賀詞、賀信進行集結、裝裱。

3、宣傳慶典組 組 長：劉建軍

成 員： 蔡澤才 郭慧蘭 李小萍 主要職責：

（1）組織大型、高質量的校慶文藝匯演（2）利用廣播、黑板報、櫥窗出校慶專刊。

（3）制作各種宣傳品（校慶光盤，校慶畫冊，各類校慶紀念品，紀念章、紀念幣等。）（4）撰寫和張貼校內外校慶宣傳標語口號。

（5）宣傳要求：盡量擴大校慶的社會影響，把握宣傳的重點，以新穎的創意、有計劃、有步驟、分階段不斷濃厚65周年校慶氣氛，在2009年10月形成高潮，達到有效吸引公眾關注，凝聚校內外70中人、海內外70中校友的人心和力量的目的。

4、秘書接待組 組 長：郭慧蘭

成 員： 史輝 潘向麗 吳靜 主要職責：

（1）協助校慶辦共同籌劃和組織校慶日主題慶典；（2）校慶各類會議會場布置；（3）會務籌辦，禮儀學生培訓；（4）制定校慶接待總體方案；

（5）負責提出校慶日慶典活動整體接待安排并組織實施；（6）籌劃、設計校慶系列禮品、紀念品等；

（7）負責嘉賓、校友的接待，高水平做好接待工作。（8）負責各種資料的打字復印等。

5、文藝與學生活動組 組 長：李煥昶

成員： 李小萍 孫義霞 付江河 李瑩 主要任務：

（1）負責慶典文藝匯演學生節目的排練、演出工作；（2）舉辦“唱響70中”歌詠比賽活動；（3）組織“知校、愛校、榮校”系列活動；（4）歷任學生會主席、社團總會會長座談會；（5）招募、培訓校慶志愿者。

6、后勤保障組 組 長：沙國林

成 員： 劉育昌 安翊翔 主要職責：

（1）組織籌集50年校慶所需經費，采取多種形式、多種渠道和多種方法向廣大校友、校友所在單位和社會各界籌集資金。

（2）負責校容校貌、基礎設施和校舍的維修改造任務。（3）負責校園綠化、美化、亮化等工作。

（4）校慶籌備及校慶期間所需物品的供應，后勤保障等。保證校慶日上級領導、嘉賓及全體人員的餐飲供應工作和來賓的住宿安排；（5）負責財務收支。

7、安全保衛組 組 長：任新讓 成 員： 高曉光 主要職責：

（1）負責校慶籌備及校慶期間的安全保衛工作。（2）提出校區環境治安保衛整體方案并組織實施；

（3）負責提出校慶日慶典活動安全保衛具體安排并組織實施；確保校慶日慶典活動領導和嘉賓的安全。

六、工作進度安排 2009年2月：

召開第一次籌備會議。

成立校慶組織機構，校慶辦制定校慶初步方案。

校友聯絡組開始校友摸底工作，編制并發放“校友聯絡表”，及時回收登記。

3月：確定校慶活動方案。召開第二次籌委會，審核各小組工作計劃，明確任務，落實到人，各小組根據計劃全面開展工作。籌建校慶專題網站

4月：校友聯絡組開始大量收集“校友聯絡表”，外出采訪，全面開展校友聯絡工作，資料編輯組組織人員收集資料，開始著手編輯。宣傳慶典組開始在各種媒體(新疆日報、烏魯木齊晚報、新疆電視臺、中國教育報、互聯網）上發表70中學65周年校慶公告。宣傳慶典組開始組建文藝演出隊，開始校慶節目的創作與編排。

5月：資料編輯組、后勤保障組裝修好各展室，宣傳慶典組、資料編輯組開始著手各展室的圖片、作品收集、文稿、解說詞的撰寫與布置工作，開始專題片腳本的創作和攝影攝像，后勤保障組及時對募捐的單位和個人做出反饋，組織人員到各地募捐。

6月：召開第三次籌備工作會議。宣傳慶典組、資料編輯組、后勤保障組開始準備贈品的定做及紀念畫冊，組織培訓教師、學生擔任校慶期間各展室及景點的講解員，資料編輯組開始

起草會議材料。

7月：宣傳慶典組完成文藝節目的制作，編排工作；秘書接待組開始起草慶典活動中領導的講話稿，日程、議程、說明及主持詞。校友聯絡組向有關領導、有關單位發出校慶邀請函，落實參會領導并打印名簽。后勤保障組建設好各種校慶工程，備齊校慶所需的一切物品。8月：召開第四次籌委會。分析、總結前期籌備工作，安排下階段工作任務。

9月：宣傳慶典組、資料編輯組完成各展室的室內布置，準備好慶典活動所需的宣傳報道材料，聯系校慶專題片的播出。全校準備迎賓工作。10月：慶典工作。

七、慶典期間主要活動（2009年10月6日）

校慶時間定于2009年10月6日，具體活動內容擬定如下： 1、10月4日，校友到母校報到、登記入住； 2、10月5日，開展學術交流、論壇等活動； 3、10月6日上午，校慶慶典與校慶大型文藝演出； 4、10月6日中午、下午，參觀校史陳列室、校友書畫展、校友交流座談等； 5、10月6日晚，校慶會餐；

八、幾點要求

1、統一思想，要把校慶籌備工作作為學校當前主要工作之一。各部門要高度重視，認真做好宣傳動員工作，廣泛發動師生關心、支持校慶籌備工作，積極提供信息，獻計獻策。全體干部教師要以高度責任感，率先垂范，想方設法，克服困難，積極完成分擔的籌備工作任務。各部門要相互配合，通力合作，共同完成籌備工作任務。

2、在籌備工作計劃實施中，各籌備組要明確目標，明確職責，明確任務，責任到人，規定時限，抓好落實，確保籌備工作有條不紊，高質量地完成。

3、健全籌備工作機構，充實人員，保證經費。隨著籌備工作力度加大，校慶籌備領導小組下屬的辦公室及各籌備工作小組將根據工作需要從校內各組室抽調人員，全校師生要積極配合和支持。

4、勤儉辦校慶。實行“突出重點，量力而行，節約辦事”的原則。

5、加大對外聯絡工作力度。有關工作小組要積極與校友聯系，宣傳學校，并向學校提供校友業績資料和參加校慶慶典邀請人員的建議名單。70中學65周年校慶籌備委員會 2009年2月19日

XXX創建于XXX年XXX月XXX日。在邁向新世紀之際，學校決定在XXX年XXX月XXX日隆重舉行建校50周年慶祝活動。

一、校慶主題

回顧歷史展望未來凝聚人心密切聯系擴大影響加快發展

二、指導思想

50周年校慶是我校在21世紀的第一個重大慶典活動，所以要做到隆重、熱烈、影響深遠。通過校慶，認真回顧學校50年發展歷程，明確新世紀發展目標；振奮精神,增強凝聚力，密切與校友及社會各界的聯系，擴大學校的影響和知名度；促進學校全面發展。校慶活動要發揮部、處、學院的作用，上下齊動員，充分展示北科大50年的輝煌成就,展示北科大師生迎接新世紀的良好精神面貌。校慶活動要與制定、宣傳學校“十五”發展規劃相結合，與本科教學評優相結合，通過校慶活動，更好地促進學校的改革與發展。校慶活動要廣泛調動群眾的參與熱情。通過校慶，使廣大師生和校友更加了解學校，熱愛學校，積極為XXX在21世紀的全面振興和發展做貢獻。校慶活動要務本求實、勤儉節約。

三、組織領導

成立由現職和離退休校級領導組成的XXX50周年校慶籌備委員會，下設綜合、宣傳、活動、籌資、建設、科技、外事7個工作小組，具體負責校慶活動的策劃和實施，同時設立校慶辦公室處理日常工作。

四、籌備工作及活動安排

（一）、宣傳工作

1、邀請黨和國家領導人及社會知名人士為校慶題詞，并出席校慶大會。（綜合組負責，2001年3月開始）

2、在校內外廣泛征集校訓、校歌、校標，設計制作校慶紀念品。（綜合組、活動組負責，2000年12月開始）

3、在校內外進行廣泛宣傳，通過各大媒體展示北科大50年的辦學成就，介紹為學校發展做出了突出貢獻的專家、學者，以及著名校友等。（宣傳組負責，2001年1月開始）

4、召開各地校友會負責人會議，介紹學校情況，商討50周年校慶有關事宜。（綜合組負責，2001年7月前完成）

5、制作《紀念XXX校慶50周年》光盤，向海內外全面展示學校面貌和教學、科研成果等，以及部分著名校友事跡。光盤采用多媒體等現代化手段，呈現豐富的內容和優美的視聽效果。（宣傳組牽頭，綜合組等配合，2000年12月啟動，2002年3月前完成）

6、編輯出版《鋼鐵搖籃曲》、《從教·治學·大師之道》，分別介紹XXX的發展歷程和我校著名教師的教書育人之道。（宣傳組負責，其它組配合，2002年3月前完成）

7、編輯《XXX畫冊》（中英文），以圖文并貌的方式，介紹北科大歷史沿革、學校概況、辦學成就、發展規劃等，同時附以領導題詞、珍貴照片等。（綜合組負責，2001年1月啟動，2002年3月前完成）

8、舉辦校史陳列展覽。以多媒體和展板、實物相結合的方式全面反映學校50年發展歷程，以此作為師生開展愛國愛校教育的課堂。（綜合組負責，宣傳組等配合，2001年3月啟動，2002年3月前完成）

（二）、校園建設

1、全面美化校園，增加綠地面積，裝修主樓、教室樓、理化樓等標志性建筑，粉刷學生宿舍、教師住宅等，刷新體育場看臺及校園各處圍欄，翻修校園主干馬路。重建或改造西、南、北三個校門。（建設組負責，2002年3月前完成）

2、建設綜合體育館，重新修建、規劃運動場，搬遷有關單位，擴大使用面積。拆除學生區、教學區內影響觀瞻的建筑物等。（建設組負責，相關部門配合，爭取2002年3月前全部完成）

3、重新規劃設立校園各類標識牌。各校門的校園平面圖、十子字路口等處指示牌要重新規劃和修建，原則是實用、美觀，與校園風格協調一致。（綜合組負責，建設組等配合，2001年3月啟動，2002年3月前完成）

（三）、慶祝活動

由學校統一組織的活動集中在2002年4月20日和21日兩天，其它活動各二級單位根據情況自行安排。

1、慶祝大會。4月20日上午舉行，擬邀請黨和國家領導人，教育部、科技部、國家經貿委、北京市、中科院、工程院等領導，企業領導，部分高等院校領導，校董會成員，有關知名人士、校友及師生員工參加大會。（綜合組負責）

2、“世紀論壇”。4月20日下午舉行，邀請國內外著名大學校長、部分省市領導、大企業領導，共同探討高等教育為國民經濟建設服務的有關問題。（宣傳組負責）

3、文藝晚會。4月20日晚舉行，邀請演藝界著名人士與我校師生同臺演出，慶祝北科大50歲生日。（活動組負責）

4、綜合運動會。4月21日，舉行校友、師生綜合運動會，盡可能多設置一些趣味性項目。（活動組負責）

5、學術報告。4月20日前后，邀請國內外著名專家、學者為在校師生作學術報告。（外事組、科技組、各學院負責）

6、名人講座。4月20日前后，邀請我校兩院院士及著名校友為在校師生舉辦專題講座。（活動組、各學院負責）

7、科技成果洽談會。4月21日舉行，以展覽的形式展示我校及部分兄弟院校科研成果，邀請社會各界人士參觀，就有些項目進行洽談。（科技組、各學院負責）

8、校友座談會。4月20日前后，各學院或有關系統召開校友座談會，校領導按分工和聯系單位分頭參加。（各學院、部、處負責）

（四）、籌資活動

為了推動XXX教育事業，增強學校辦學實力，同時為50周年校慶活動提供必要的財力、物力支持，要廣泛動員社會關心支持教育的力量，共襄校慶盛舉。制定捐贈辦法，做好酬資規劃，落實鳴謝措施。（籌資組負責）

五、工作要求

（一）、領導高度重視

50周年校慶活動，是我校邁向新世紀的一次總動員。各級領導一定要高度重視，抓住這個難得的機遇，充分展示北科大風采，把校慶活動作為重要的精神文明建設工程抓緊抓好。同時要積極爭取上級領導的大力支持。

（二）、廣泛發動群眾

校慶活動是舉校體制，必須充分調動群眾參與的積極性。要通過組織校慶活動，提高師生的愛校意識，增強師生凝聚力，使北科大人能夠團結一心，眾志成城，為實現學校在二十一世紀的發展目標而努力奮斗。

（三）、發揮各自優勢

各學院、部、處要在學校統一規劃的大原則下，充分發揮自己的能動作用。結合自身特點，組織豐富多彩的慶祝活動。主動與本學院、本系統的校友、協作單位聯系，邀請各界朋友參加50周年校慶活動。通過各種方式、多種渠道宣傳學校，擴大學校知名度和社會影響力。

（四）、精心組織，周密安排

校慶活動牽扯面很寬，內容龐雜，每項工作、每個環節都不能掉以輕心。各項活動事先要有周密計劃，時間上一定要留出足夠的余量。尤其注意在接待工作中，對校友要充分尊重，一視同仁，不分地位和尊卑，只論長幼，要使所有來學校的人都感覺到北科大是尊師重教、熱情友善的高等學府。

（五）、加強分工協作

搞好校慶工作必須全校一盤棋。各部門、各單位要聽從領導，服從指揮，互相協作，互相配合。同時，對學校分配的工作要高質量、高標準完成。

大學五十周年校慶活動方案

院屬各部門，各黨總支、直屬黨支部：

50年歷程，50年風雨，50年拼搏。**大學體育學院將于**年9月迎來建校50周年華誕。這既是**體院人回顧歷史、總結經驗、凝聚人心、展示成就的歷史時刻，也是**體院

人展望明天，開拓未來，與時俱進，再創輝煌的新起點。舉辦好繼往開來的50年校慶已成為**體院廣大師生員工和12000多名海內外校友的共同心愿。為了使紀念活動的籌備工作高效有序地進行，特制定本方案。

一、校慶主題

情系**體院共謀和諧發展

二、指導思想

以十七大精神為指導，堅持和落實科學發展觀，回顧辦學歷史，總結辦學經驗，展示辦學成就，傳承優良傳統，團結和凝聚各方面力量，振奮師生精神，促進學院又好又快發展。

三、工作原則

隆重喜慶、簡樸務實、熱烈有序、以慶促建。

四、主要活動

（一）慶典活動

1.慶祝大會；

2.校慶文藝晚會；

3.校友會成立大會。

（二）學術交流

舉辦為期一周的學術活動。

（三）文化宣傳

1.編輯**大學體育學院校史稿；

2.校史展覽、編輯畫冊、光盤；

3.舉辦師生（校友）書畫、攝影作品展；

4.開展師生迎校慶系列文體活動。

（四）校友聯絡

1.編印《校友通訊錄》；

2.聯絡各地校友，開展校友聯誼交流、征集校慶意見活動，成立校友會。

（五）校園建設

1.規劃建設北大門；

2.校園整治美化工程。

（六）組織捐贈

學院接受社會各界和校友捐贈，根據捐贈者意愿及學院情況使用善款善物，或設立冠名獎學金。

五、組織機構及職能

學院成立**大學體育學院五十周年校慶籌備委員會，下設辦公室，具體負責校慶籌備工作。辦公室內設七個工作小組。

（一）校慶籌備委員會

主 任：

副主任：

成 員：

（二）校慶籌備辦公室

主 任：

副主任：

成 員：

（三）工作小組及職責

1.會務組

組 長:

工作職責：

（1）制訂會務組工作方案；

（2）負責上級領導、兄弟院校的邀請接待工作；

（3）負責校慶場所的安排組織工作；

（4）負責校慶辦公室各工作小組的協調和督促落實工作；

（5）完成籌委會交辦的其它工作。

2.秘書組

組 長：

工作職責：

（1）制訂秘書組工作方案；

（2）負責校慶活動各類文稿的草擬、校核等項工作；

（3）開通并管理校慶網站；

（4）負責征集校徽、校歌及校慶徽標；

（5）完成籌委會交辦的其它工作。

3.宣傳組

組 長:

工作職責：

（1）制訂校慶宣傳工作方案；

（2）負責對內對外宣傳設計和氛圍營造；

（3）負責校史展覽館的補充完善；

（4）負責宣傳光碟、畫冊的制作；

（5）完成籌辦校慶文藝晚會；

（6）和院工會聯合負責師生（校友）迎校慶系列文體活動；

（7）和校友聯絡組聯合負責師生（校友）書畫、攝影作品展；

（8）完成籌委會交辦的其它工作。

4.校友聯絡組

組 長:

工作職責：

（1）制訂校友聯絡工作方案；

（2）負責校友會建立和重點校友聯絡工作；

（3）負責知名校友的邀請接待工作；

（4）負責編印《校友通訊錄》和建立網上校友錄；

（5）完成籌委會交辦的其它工作。

5.后勤保障組

組 長:

工作職責：

（1）制訂后勤保障組工作方案；

（2）負責校慶活動的后勤供應工作；

（3）負責校園美化綠化工作；

（4）完成籌委會交辦的其它工作。

6.學術活動組

組 長:

工作職責：

（1）制訂學術活動組工作方案；

（2）負責學術報告會組織和會務工作；

（3）完成籌委會交辦的其它工作。

7.校史編寫組

組 長:

工作職責：

（1）制訂校史編寫工作方案和時間進度；

（2）負責收集校史資料，編印（出版）《校史》；

（3）完成籌委會交辦的其它工作。

8.財務組

組長：

工作職責：

（1）制定財務組工作方案；

（2）負責校慶活動的財務工作；

（3）負責校友的捐贈接受和社會各界贊助；

（4）負責校慶紀念品的選定；

（5）完成籌委會交辦的其它工作。

（各工作小組組員自定）

六、工作要求

1.建校五十周年校慶是學院發展史上的一座重要里程碑。全院上下要高度重視校慶工作，加強宣傳，積極營造喜迎校慶的良好氛圍。

2.五十周年校慶活動籌備時間短，工作任務重，校慶辦要根據活動方案進一步細化工作安排，抓好落實。各單位要根據學院的總體方案和要求，以務實、高效的態度，認真做好各項籌備工作。

3.校慶工作，要本著尊重歷史、尊重校友感情的精神，積極主動聯系校友和有關社會方面，通報校慶信息，加強聯絡，增進友誼，團結各方面的校友，共同為辦好**體院而努力奮斗。4.嚴肅發動校友捐款捐物紀律。以校慶名義捐款捐物的活動，堅持自愿的原則，不得借用校慶的名義從事不妥當活動。院會計室設立校慶捐款專戶，校慶的所有捐款統一入此專戶，統一開具票據。

附件 **體院

五十周年校慶工作進度安排

為使學院校慶工作按照計劃有序開展，現將整個校慶活動分為四個階段，具體安排如下：

第一階段：啟動階段（**年11月至**年12月）

1.成立校慶籌備委員會、校慶辦公室;

2.制訂校慶工作活動方案；

3.開通校慶專題網站；

4.開始校史及校友通訊錄的編寫工作；

5.各項工作的方案及預算；

6.征集校徽、校歌及校慶徽標；

7.校慶紀念品的選定；

8.校慶籌備委員會確定的其它任務。

第二階段：籌備階段（**年元月至**年8月）

1.校史布展;

2.校慶文藝晚會的策劃、排練；

3.與各地校友聯系、在各地成立校友會籌備小組； 4.師生（校友）書畫、攝影作品展的籌備工作；

5.師生（校友）迎五十年校慶系列文體活動；

6.校園環境美化；

7.確定慶典活動的各項工作組，細化工作方案；

8.編印（出版）《校史》、《校友通訊錄》、《畫冊》； 9.學術報告會籌備；

10.校慶籌備委員會確定的其它工作。

第三階段：慶典階段（**年9月）

1.慶典大會；

2.學術報告會；

3.校友會成立大會；

4.校慶文藝晚會

5.舉辦師生（校友）書畫、攝影作品展；

6.各系、登封校區組織各類校慶相關活動。

第四階段：總結階段（**年10月）

1.校友回贈；

2.清理結算各項費用；

3.完成校慶資料的匯編、歸檔工作；

4.各單位進行工作總結。

一、校慶主題

萬眾一心、繼往開來、與時俱進、再創輝煌

二、校慶基調：

隆重 喜慶 儉樸 實效

三、關于校慶聯絡工作

重點聯絡校友及社會各界熱心教育人士，充分調動校友振興母校、發展母校的積極性，大力爭取社會各界對我校的捐贈和贊助，為我校的發展作出較大的貢獻。

（一）校慶聯絡工作的主要任務：

1、完善各地校友會，各單位按要求收集、整理校友信息，編制分冊，交學校統一編印校友錄。

2、動員廣大校友和社會各界為我校捐贈資金、實物，用以校內辦學設施的建設和設立“獎學獎教基金”。

3、尋求廣大校友和社會各界與我校開展辦學、科研、開發等多方面的合作。

4、聯系廣大校友和社會各界，為我校的各項工作提供支持和幫助。

（二）校友界定

自1923年建校以來，在江財任教、任職過的教職員工（含兼職教師、外籍教師）；在江財學習過的各類學生（包括博士、碩士、MBA、MPA、EMBA研究生、在職研究生的畢業生、結業生；本校普通全日制的中專、專科、本科的畢業生、肄業生和進修生；本校成人脫產班、函授、夜大學、干部專修班、干訓班畢業、結業生或肆業生；本校高職畢業生；各專業高教自考助學畢業生、結業生；在江財留學過的外國留學生）。被江財授予各種名譽學位、職稱以及名譽校友稱號的有關人士和被江財禮聘為兼職教授的有關人士均為我校校友。

（三）各學院校慶籌備工作小組聯絡工作職責：

1、做好本學院的校友聯絡工作；

2、積極開展校慶募集、捐贈活動；

3、按學校要求做好本學院歷屆校友通訊錄收集整理工作；

4、負責通知本學院、本單位校友有關校慶事宜；

5、負責向校慶辦公室提供本學院知名校友情況。

（四）校屬各單位要認真完成校慶的各項工作，積極做好有關資料的收集和校友聯絡工作。

（五）捐贈資金和捐贈實物的管理

1、所有捐贈資金全部進入學校財務，由學校財務單列賬戶進行管理，按學校規定和捐贈人的意愿進行管理使用。

2、捐贈實物由校辦行政科分類接收，設置展廳，統一管理。

3、各單位和個人募集捐贈資金前一律報校慶辦公室，防止向同一單位或校友重復募集，捐贈金到位后如數進入學校財務，使用學校財務收據、統收統支。

（六）對慷慨捐贈的校友和社會各界以及募集捐贈有功人員實施嘉獎。獎勵辦法如下：

1、凡捐贈人民幣100元（實物折價，下同）以上者全部收錄《江西財經大學校慶80周年捐贈名錄》，以紀念校友熱愛母校的反哺之情和褒揚社會各界襄助教育的懿行義舉。

2、凡捐款、贈物折合人民幣500元以上者頒發榮譽證書

3、捐款、贈物折合人民幣2000元以上者在《江西財經大學校慶80周年捐贈名錄》中立小傳，并頒發榮譽證書。

4、捐贈金額3萬元以上的個人或團體單位，可根據捐贈人的意愿，命名校內價值相當的辦學設施。捐贈10萬元以上設“獎學獎教”基金者，可按捐贈人的意愿命名該項基金。

四、關于校慶宣傳工作

（一）宗旨：展示成就，擴大影響，打造品牌，促進發展。

（二）內容：

1、一個展覽： 80周年校史、成果展覽（宣傳部負責、各學院協辦）

2、演出與晚會：專場文藝演出（爭取校友贊助）

（我校文藝節目與臺灣實踐大學學生藝術團同臺演出）

焰火晚會（學工處、團委負責）

3、六支隊伍：國旗班（軍體部）

青年志愿者服務隊（團委負責）

禮儀隊（團委負責）

軍樂隊、威風鑼鼓隊（學工處、團委負責聯系）

翻譯隊伍（外國語學院）

采訪攝制隊（宣傳部）

4、擬定校慶宣傳口號（宣傳部負責）。

5、校內宣傳

（1）電視臺、校報、廣播站、宣傳欄要做好規劃、校園網上設置專題網頁、策應校慶工作。

（2）學工處、團委、各學院應盡量多開展一些學生活動，以實際行動迎接校慶，營建喜慶氣氛。

（3）進行校慶文化藝術節活動（9月20日—10月5日）（學工處、團委、各學院）。

6、對外宣傳

（1）組織稿源，在電視臺、重要報刊宣傳我校辦學經驗（宣傳部負責，校報參與）；

（2）在江西電視臺舉辦一場電視專題節目（宣傳部負責）；

（3）校慶慶典活動的對外報道（宣傳部負責）。

五、校慶編印工作

（一）收集、續編印《江西財經大學校史》（藝術傳播學院負責）；

（二）制作《江西財經大學建校80周年慶典紀念光盤》（宣傳部負責、現代教育技術中心協辦）；

（三）編印江西財經大學校友錄；（校辦負責）

（四）出版《江西財經大學學報（80周年校慶紀念專輯）》（學報雜志社負責）；

（五）出版《江西財經大學報（80周年校慶紀念特刊）》（校報編輯部）；

（六）制作一本宣傳畫冊；（宣傳部負責）

（七）建設校史館和電子檔案；（后勤處、宣傳部、校辦負責）

（八）制作一部八十周年歷程電視專題片。（宣傳部負責）

六、關于校園建設與美化工作（后勤處負責）

（一）列出學校可以冠名的辦學設施項目及其價值；

（二）根據校園規劃及校園實際、設計、制作校慶紀念建筑；

（三）擬定校園美化、亮化方案及實施措施。

七、關于校慶接待工作

（一）目標：來賓滿意、校友滿意。

（二）要求：熱情、周到、縝密、安全。

（三）貴賓、來賓由黨辦、校辦負責接待；

（四）各學院要分別設立校友接待組，對曾在學校各時期就讀的校友，不論是組團還是分散回校，由原就讀專業所關聯的院系負責接待。

（五）凡各個時期曾在學校工作過的校友由原所在單位或關聯單位負責接待。

（六）成人脫產班、函授、夜大學、干部專修班校友由成人教育學院接待組負責接待。

八、涉及校慶慶典活動的幾項工作

（一）報到時間：2003年10月1——2日。

（二）報到地點：國際學術中心一樓大廳及各學院報到點。

（三）住宿安排：貴賓、來賓由學校統一安排，其他校友由各學院及關聯單位安排，住宿費自理。

（四）用餐安排：校慶日中午全體返校的校友統一安排在學生食堂餐廳聚餐，其它時間用餐由各接待組自行安排。

九、關于校慶籌備其他工作

（一）請各級領導為校慶題詞和出席校慶慶典活動（黨辦、校辦負責）。

（二）適時聯系中央各部委、國內兄弟院校、海外友好學校和社會各界給我校校慶發賀電（信），派員出席我校校慶慶典活動。（校辦、外事處、統戰部負責）。

（三）設計、制作校慶紀念品、禮品、禮品袋、校慶紀念封（校辦負責）。

十、校慶學術活動（科研處、社會發展研究中心、當代財經雜志社、外事處、各學院負責）

（一）舉辦校長論壇

出一本研討會的論文集；

（二）各學院要組織高質量的學術專題講座。

十一、校慶籌備工作的落實

（一）校慶各項籌備工作的具體落實時間表將另附表下發。

（二）各學院、各單位應配備專人處理校慶籌備日常工作，同時應制定相應的校慶籌備工作計劃，安排本學院、本單位的校慶慶典活動。

十二、關于校慶慶典活動安排

校慶慶典活動安排將另行發文。

江西財經大學校慶籌備辦公室 2003年3月5日

第三篇：秘書會務工作的主要內容

秘書會務工作的主要內容：答：秘書辦會即會務工作的內容十分紛繁，主要包括：（1）會前籌備：會前籌備工作主要包括領導確定會議目的、議題，秘書根據領導意圖擬訂會議籌備方案，領導審核、批準會議籌備方案，組建會議籌備和組織機構并按會議籌備方案進行分工，根據確定的與會名單送發會議通知，準備會議文件，布置會場，按會議討論要求將與會編組，指定會議代表證、工作人員證件及其他證件，根據與會者特征安排其會議期間的住宿和接站車輛。（2）會間事務：會間的工作主要包括：會場簽到，會間制度，會議記錄，會議簡報，會議選舉，會議總結，后勤保障等。（3）會后工作：

會后工作主要包括：草擬和印發會議紀要，以記載和傳達會議的主要精神；清理會議文件；組織會議代表離會，為其提供各種方便；搞好宣傳報道，擴大和傳播會議影響；會議工作總結；會后催辦工作。（342字）論述題：

1秘書的角色輔助可分為哪幾個階段？答：（1）決策準備階段從領導者產生決策意向進行決策準備開始，秘書的參謀智能輔助就可同步進行，可協助領導者做好以下工作：1）此決策是否應該作出。2）此決策是否必須作出。3）此決策應何時作出。4）此項決策依據的信息是否全面、真實、充分。5）此項決策的目的、意義和影響是什么。6）對此項決策應提出什么建議。（2）決策形成階段在決策形成階段，秘書有諸多參謀智能輔助的領域和渠道；1）可進行創新思維，設計新的方按供決策者選擇。2）可綜合來自各方面的意見和建議，形成系統的可供選擇的方案。3）可按領導意圖開展專家咨詢活動，并將專家意見、建議吸納到有關決策中去。4）可帶著各套初選方案到有關部分和群眾中去征求意見，并根據各方的意見進行修改。5）對重大決策的初定方案，秘書往往還伴隨領導，到基層景象能夠小規模實驗、蹲點探索，取得成功經驗后，在有點到面地進行推廣。6）對各種供選擇的方案驚醒一一對應的比較，比較其投入和產出效益，比較其風險值和效益值，比較其科學性、合理性、可行性和可受性等。（3）決策實施階段在決策實施過程中，迷失的參謀智能輔助具有獨特的作用，它貫穿決策實施的全過程：1）對謀求認同的輔助。2）對糾正偏差的輔助。3）對行為失范的輔助。4）對克服重大失誤的輔助。5）對克服運行失調的輔助。6）彌補決策疏漏的輔助。7）對適應環境變化的輔助。8）對發現機遇的輔助。（576字）

2秘書如何把握思維節奏？答：（1）秘書與領導思維同步秘書是為領導工作服務的，秘書與領導思維同步，也就是說，領導想要開展的工作，秘書應該立即想到，并圍繞領導的意圖，迅速展開，作好鋪墊、服務和輔助工作，具體體現為：1）反映在外部環境變化的關注點上。2）反映在思維的時間節奏上。3）反映在思維的空間節奏上。4）反映在思維的張弛的變化節奏上。（2）秘書加快節奏的超前思維迷失與領導思維總體上同步的基礎上，在某些特殊而且必要的情況下，為了做好領導工作的鋪墊，需要秘書加快思維節奏，進行超前思維，一般需要抓住以下環節：1）新舊工作交替之時，秘書進行超前思維，為領導新工作展開作好準備工作。2）抓住領導工作的周期性，提前做好下一個周期的準備工作。3）工作進程中出現新問題時，秘書要加快思維節奏，做好解決問題的前期準備工作。4）在領導進行決策前，發揮超前思維，為領導決策做好準備工作。5）在召開重要會議前，秘書應發揮超前思維，做好各項工作的籌備，保證會議順利的進行。（3）秘書放緩節奏的繼后思維秘書的繼后思維是與超前思維相對應、相匹配的，繼后思維一般要抓住以下環節：1）每當一項工作即將結束時，秘書思維繼后，起到查缺補漏的作用。2）每當一項新的決策制訂前，秘書思維繼后，進行相應的調整和補充，確保決策順利作出。3）每當一個會議結束后，秘書思維繼后，對會務工作整體把握，確保會議取得預期的效果。4）每當領導者接待重要客人、進行重要會談、處理重要事務和公務出差之后，秘書思維繼后，處理后續事務，整理有關資料，以保持工作的連續性等等。（642字）

3秘書如何選擇思維的角度？ 答：（1）秘書的本位思維：秘書的工作時間中，其工作思維活動立足點，首先因該是如何有效地輔助和服務于領導工作，如何有利于提高領導工作效率，也就是說，秘書在工作中思考問題的動機，思考問題的價值觀念，應該是如何通過自身的智能工作更好地協助領導工作，優化領導工作效果。（2）秘書的換為思考：秘書要做好本職工作，除了要正確進行本位思維，準確把握領導工作對秘書輔助和服務的需要外，還要善于換位思維和多角度思維。只有這樣，秘書的工作思維及工作行為，才能符合客觀環境的要求，也才能更加準確地進行本位思維。（3）秘書的多角度思維：秘書多角度思維體現在以下四個方面：1）在思維方向上。2）在思想領域上。3）在思維涉及的行為對象上。4）在思維的方式上。（313字）

如何發揮秘書的參謀作用

輔助領導正確決策，起好參謀助手的作用，是秘書部門為領導服務的重要方面。改革開放以來，各級領導十分重視秘書工作，強調要充分發揮秘書部門的參謀作用。要求做到：在新形勢下真正堅持和貫徹“三服務”指導思想，必須在做好日常各項服務工作的基礎上，大力加強和充分發揮參謀作用。

秘書部門的參謀作用是指聯系收集加工各方面的信息，為領導決策服務的“出謀獻策”式的參謀作用，而不是“出謀劃策”式的參謀作用。參謀功能是針對秘書群體而談的，至于秘書部門中的秘書個人，當然也有個別條件具備、“既親且重”的人，可能成為領導者的參謀甚至“高參”，但就絕大多數秘書人員而言，僅是輔助領導工作的參謀助手。

三、秘書部門如何在秘書工作發揮參謀作用

（一）秘書部門發揮參謀作用必須結合秘書工作任務一道進行，將參謀活動滲透到秘書實務之中。秘書工作千頭萬緒，歸結起來，無非有兩大職能：辦事職能與參謀職能。這里所說的“辦事職能”，不僅僅指辦文、辦會和完成領導交辦的具體事項，而是對完成秘書工作任務的統稱。如信息工作、調研工作、協調工作、督查工作等，都是秘書工作的重要內容，完成這些工作任務，也是秘書工作辦事職能的體現。這里所說的“參謀職能”，不是指秘書部門和秘書人員單純地為領導出謀劃策，而是在完成秘書工作任務的過程中充分發揮參謀作用。秘書工作的辦事職能和參謀職能是相互依存、相互作用的。辦事職能是秘書工作的基礎和本體，參謀職能主要是在完成秘書工作任務的過程中體現出來的。離開辦事職能，秘書工作的參謀職能就不能獨立存在。即使在重大決策的形成和實施過程中，秘書部門的參謀職能仍然必須通過提供信息、調查研究、綜合協調、督促檢查、撰寫文件等具體工作體現出來，而不像咨詢機構和專家、顧問那樣，專司出謀劃策。

參謀職能是提高秘書工作效能的根本保證。辦事職能主要是通過參謀職能的有效發揮來實現的，離開參謀職能，秘書部門就會變成一架簡單的“辦事機器”，秘書工作不可能有大的作為。即使是完成領導交辦的具體事務，仍然需要秘書發揮參謀職能。秘書部門的參謀作用是秘書工作與生俱來的，是由秘書工作的性質、特點和任務決定的，不是有沒有的問題，而是強化或弱化的問題。參謀職能貫徹和滲透于秘書工作過程的始終。辦事與參謀是秘書工作有機整體的兩大部件，辦事好比秘書工作的“硬件”，具有客觀實在性的特點；參謀好比秘書工作的“軟件”，具有智力勞動的特點。縱觀歷史，我國什么幾千年來秘書工作歷經發展變化，辦事職能從未減弱，參謀職能卻時強時弱？根源概出于領導對參謀職能的需求程度。現在我們要強化秘書工作的參謀職能，重視開發秘書工作的“軟件”，這是時代發展的需要。然而，如同電腦軟件的研制和應用離不開硬件一樣，秘書參謀職能的強化與發揮，也不能離開秘書辦事職能這個“硬件”。

由此可見，秘書部門發揮參謀作用必須與完成秘書工作任務緊密結合，這是一條客觀規律。實事上，當二者結合得好時，秘書工作的參謀作用就能有效發揮；當不去結合，甚至企圖把二者分離開，對立起來，秘書工作就有陷入誤區的危險。

（二）秘書參謀方向必須服從和體現領導決策意圖，有利于決策目標的實現。秘書參謀方向，是指秘書在參謀活動中思考問題的方向，以及參謀成果對領導決策產生影響力的方向。參謀方向對參謀效果影響極大。正確的參謀方向可對決策目標的實現產生正效應，反之，錯誤的參謀方向對決策目標的實現產生負效應。因此，確定參謀方向至關重要。領導決策意圖，是指領導者在采取某一決策行動之前已經確立的指導思想和決策目標，它反映著領導決策的總體意向和基本思路。領導決策意圖規定和制約著秘書參謀方向。因此，秘書在確定參謀方向時，必須以領導決策意圖為導向，在此前提下充分發揮自己的主觀能動性，積極為領導出謀獻策，當好領導的參謀。

秘書參謀方向服從領導決策意圖，是秘書工作性質和地位的客觀要求。秘書工作的根本性質是輔助性，是對領導工作進行直接的、綜合的、執行性的輔助活動。這種特殊的輔助性要求秘書工作在任何時候都必須把領會、貫徹和執行領導意圖作為基本準則。秘書工作地位的從屬性，也決定了秘書的一切活動包括參謀活動，必然受到領導意圖的影響和制約。例如，秘書部門和秘書人員經常搞“奉命調研”，寫“奉命文章”，既然是“奉命”，就不可能也不允許背離領導意圖，另搞一套。因此，秘書參謀方向必須符合領導決策意圖，防止發生念頭。否則，秘書的參謀，可能會對領導決策產生負面影響，給領導幫倒忙。

秘書參謀方向服從領導決策意圖，是區別于一般咨詢機構、專家、顧問參謀活動的重要特征。咨詢機構、專家和顧問所從事的參謀活動是完全獨立自主的，他們的工作性質，使他們能客觀公正地進行研究和論證。他們尊重的是客觀事實而不是領導意圖，因而他們的參謀咨詢活動顯得十分超脫和自由。相比之下，秘書部門發揮參謀作用則不然。秘書工作的性質、地位以及與本組織領導的特殊關系，決定了秘書部門和秘書人員發揮參謀作用是有一定限度的，這個“度”就是領導的決策意圖。在領導決策意圖范圍之內，秘書盡可以施展自己的參謀才能；超出領導決策意圖的范圍，就會產生相反的參謀效果。

由此可見，秘書部門的參謀活動是非獨立性的，必須服從于領導決策意圖。秘書參謀方向必須與領導決策意圖保持一致，這與秘書堅持實事求是原則，敢于向領導諫諍并不矛盾。第一，在一般情況下，領導總是站的高些，看的遠些，因此決策意圖大多是正確的。秘書參謀方向與領導決策意圖保持一致，就能夠取得較為理想的參謀效果。第二，在有些情況下，由于各種主客觀因素的影響，領導決策意圖與客觀實際情況可能不相符合。這時秘書人員應當從實際出發，以認真負責的態度向領導提意見和建議，使其決策意圖更加符合客觀實際。第三，秘書人員在參謀活動中應當處理好貫徹領導意圖與堅持實事求是的關系。在確定參謀方向時要服從領導總體意圖；在研究論證過程中，要堅持求實原則；在提出參謀建議時，要把領導意圖和實際情況有機統一起來。既要防止逢迎領導，按領導口徑進行研究論證的傾向，又要反對離開領導決策意圖、我行我素、固執已見的傾向。

（三）秘書部門參謀的內容必須與領導決策活動的需求相一致，圍繞領導工作的主旋律發揮參謀作用。秘書工作的性質和特點，決定了秘書部門參謀的內容十分廣泛，涉及到秘書職責范圍內與領導活動事務相關的一切領域。從大的方面分，主要有兩個方面：與領導決策活動有關的參謀內容；與領導日常事務有關的參謀內容。秘書在這兩個方面都應當發揮參謀作用。然而，同任何工作都必須有中心和重點一樣，秘書參謀活動在內容上也不能漫無中心，而必須有一個主旋律。秘書部門參謀的內容應側重于滿足領導決策的需要，圍繞領導決策發揮參謀作用。

輔助領導正確決策是秘書部門和秘書人員的最高職責，也是秘書部門參謀內容的根本出發點。改革開放的新形勢，要求領導決策必須由經驗決策轉變為科學決策；由個人決策轉變為民主決策。領導決策的科學化、民主化，直接導致了秘書參謀職能的強化和參謀內容的擴展，使輔助決策成為規定秘書部門參謀內容的根本出發點。例如，領導決策需要及時、全面、準確的信息做依據，秘書部門便開展了信息工作；領導決策需要發現問題和建議、方案，秘書部門便加強了調研工作；領導決策需要對決策前后的矛盾進行協調，秘書部門便加強了協調工作；領導決策后需要貫徹落實，秘書部門便開展督查工作。研究我國黨政軍機關和各行業秘書工作內容的發展，雖然秘書部門參謀的內容不盡相同，但均把輔助領導正確決策和落實決策作為秘書部門發揮參謀作用的中心任務。

秘書參謀的質量會影響領導決策的效果。一方面，隨著改革開放和現代化建設的發展，領導決策的科學性提高了，決策難度增大了，如果秘書參謀活動的內容不發展，參謀質量不提高，就不能滿足領導決策的需要；另一方面，現代領導決策實行科學化，需要科學的決策體制，包括科學的參謀體制。秘書部門在輔助領導決策中具有特殊的地位和作用，它的整體參謀功能能否得到充分發揮，直接影響領導決策的效果。因此，只有根據領導決策的需要，不斷提高秘書參謀活動的質量，才能保證為領導決策服務好。

（四）秘書參謀活動方法必須與領導者的決策特征和參謀內容相適應，“直”、“曲”相濟，“謀”“咨”相承。“直”與“曲”是秘書參謀活動的兩種主要方法。所謂“直”，指是的參謀活動中所動用的直接方法；所謂“曲”，指的是參謀活動中所運用的間接方法。上述參謀方法的采用，應與領導者的決策特征相適應，對不同的領導者采取不同的參謀方法。對同一領導者，因參謀內容不同而采用的參謀方法也應有別。一般情況下，凡屬參謀方向與領導決策意圖相一致的贊同式參謀建議，可采用直接參謀方法；凡屬參謀方向與領導決策意圖相悖的勸諫式參謀建議，宜采用間接參謀方法。實踐中，秘書為了達到某一參謀目的，往往通過采取“直”“曲”兼施、互補互輔的方法來提高參謀活動的藝術性和實效性。總之，“直”“曲”參謀方法的靈活運用，應以提高參謀效率為目標，以適應參謀對象為原則。

“謀”與“咨”是秘書參謀活動中采用的兩種方式。所謂“謀”，指計謀運籌；所謂“咨”，指咨詢活動。“謀”“咨”相承，反映了秘書參謀活動方式上的基本特點。計謀運籌與咨詢活動之間的依附性很強。通常情況下，計謀運籌是借助咨詢活動中獲得的參考性、指導性信息來進行的；而咨詢活動的開展以是以計謀運籌過程中所取得的實際成果為依托的。咨詢工作質量的優劣，最終還取決于謀略活動的科學程度和運籌水平的發揮。在秘書參謀活動中，“咨”和“謀”，相輔相成，共同發揮著參謀功能。但它們畢竟是兩種不同的參謀方式，具體運用時也須因時、因地、因人、因事而加以選擇。

㈤秘書參謀作用的發揮，必須取得領導對秘書的信任，不斷優化參謀環境。參謀作用，既包括參謀者參謀能量的大小，也包括對參謀對象的影響力的大小。這都由參謀者的智能素質、思維方法、知識水平、工作態度及其它個人品質所決定。秘書作用的發揮，與參謀環境的優劣有直接關系。在參謀活動中，秘書與領導是一種互動關系。不過，通常先由領導向秘書發出參謀需求信息，然后再由秘書向領導者傳遞參謀建議信息，從而形成雙向信息溝通模式。秘書與領導之間的相互溝通和交流，對參謀環境起著重要影響。當參謀環境不優越時，將影響秘書參謀作用的發揮。因此，秘書要有效地發揮參謀作用，首先必須優化參謀環境。

秘書參謀作用的發揮，與領導者對秘書的信賴程度成正比關系。領導對秘書的信賴程度越高，對秘書的激勵越大，秘書參謀的積極性越高，參謀作用發揮得越好，領導對秘書參謀建議的采納率越高。反之，如果秘書得不到領導的信任，那么，在領導心目中，“能參善謀”也會變成“多嘴多舌”，無論秘書有多大參謀作用，都不可能得到有效地發揮。因此，獲得領導的信任，是秘書發揮參謀作用的前提條件。

秘書參謀作用的發揮，與秘書同領導者的配合狀況也有很大關系。秘書與領導之間的關系融洽，工作中配合默契，思想上相互溝通，秘書的參謀作用就能得到充分發揮；相反，秘書與領導關系緊張，相互之間缺乏信任感，甚至于秘書有某種不安全感，在這樣的環境壓力下，秘書很難向領導提出有價值的參謀建議。因此，處理好秘書與領導之間的關系，對秘書發揮參謀作用十分重要。

四、結論

以上五點，從不同側面反映了秘書部門參謀活動的內在聯系，揭示了秘書部門參謀活動的本質。只要我們自覺遵循這個規律，就能正確而有效地發揮秘書工作的參謀功能。

參謀助手、承上啟下、協調服務、調查研究、信息督查，是秘書工作的幾項基本職能。要順利履行這些職能，就要求秘書人員是一個“通才”、“全才”,甚至是“超才”。現就如何加強秘書人員的職業素養建設,提高業務能力，做一些探討。

一、培養秘書人員的基本素養,提高業務能力

秘書人員工作的全面性,活動的寬廣性及其角色的多變性,除了應具備一般管理干部的素質之外, 還必須具備與秘書本職工作的性質、任務相應的更高、更嚴的要求, 其中尤以“德”、“謀”、“書”為最基本素養和業務能力。

重德。“德才兼備,以德為重”。一個秘書人員,若不能把“德”放在首位,即使有“滿腹經綸”、“張良之才”,也不能算是一個合格的秘書。秘書不為名,不為利,任勞任怨,甘當無名英雄。經常擬稿,但自己不著名,也不拿稿費;經常組織會議,但自己從不上主席臺。經常熬夜,但白天還得正常工作,節假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂,但自己還得值班,不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句,而秘書必須以絕對服從為天職,等等。而這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和社會的公認。凡此種種,都說明一點,沒有一個全心全意為人服務的心是當不了一個秘書的。特別是當前秘書人員物質待遇相對社會上一些行業、一些人員普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下,在國內外環境錯綜復雜多變的形勢下,沒有“富貴不淫,貧賤不移”,“寧公而貧,不私而富”,“君子修道重德,不為困而改節”的思想品德,廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色,忍辱負重、任勞任怨的工作態度,是干不好秘書工作的。同時由于秘書人員的“德”是領導形象的“補充”、機關效率的“折射”、自身素養的“反映”,要求秘書人員必須誠實正直、心明步正,謙虛謹慎、兢兢業業,恪盡職責、嚴守機密，互相補臺、競而不妒。

善謀。由于秘書人員直接為領導提供服務,對領導提供精力和智力補償,因而人們常稱秘書為領導的“外腦”,當好“外腦”就是秘書“善謀”的應有之義。秘書“善謀”一旦博得領導者的賞識,就能在輔助決策的過程中發出璀璨的火花。那么秘書人員怎樣才能做到“善謀”呢?首先,要有正確的角色意識。秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發議論、自作主張、左右領導。秘書必須注意使自己的言行符合角色規范,做到既尊重領導、堅決執行領導指示,又不迷信盲從,始終把為領導提供有價值的決策依據及參謀意見作為自己的重要職責。其次,要深刻領會領導意圖。要“參”到點子上,“謀”到關鍵處,必須準確理解和把握領導意圖。要善于通過間接或者直接方式,把領導的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領導意圖正確“發揮”,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎上,以敏銳的觀察力抓住工作中的關鍵環節,經過深思熟慮,形成有價值的參謀意見。第三,注重進言技巧。要根據領導的心理、行為特征,選擇適當場合和最佳時機, 從要害問題切入,用委婉、含蓄的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見。

但是,秘書人員要做到“善謀”還必須謹防幾個誤區:一是“參政”意識過“度”,把自己擺在“準領導”或副職的位置,把幕后工作放到臺前。二是輕易拋出“夾生”想法(觀點),強加于領導,于公于已都不利。三是出“餿主意”,幫倒忙,給工作帶來損失,造成被動。要避免以上誤區,就要求秘書人員用良好的職業道德規范約束自己,踏踏實實地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領導。

擅書。何謂秘書?古書云“常管文書并協助領導處理日常工作的人員。:”可見秘書當“書”(即辦理文書),以“書”為主,寄情于“書”。擅長書寫文稿,應該是秘書人員最起碼的素質要求。為了綜合提高秘書人員的文稿質量,要特別注意“四抓”:一抓學習練內功。在學習內容上,側重學政策、學理論、學業務、學經濟、學法律、學寫作、學計算機、學現代市場與科技知識,以拓寬知識面,高屋建瓴,了然于胸;同時,還要在實踐中學習,邊工作、邊學習、邊總結、邊提高,使撰寫的文稿血肉俱全;向領導學習,學習領導講話時的構思、處理問題時的技巧,使文稿起伏與領導語言、工作方式達到“同頻共振”;向同事學習,取人之長,補已之短,努力做一個“通才”、“全才”。二抓鍛煉增能力。盡可能地安排秘書人員,深入調查研究,吃透“下情”,廣泛涉獵第一手資料,既能填充他們的“資料庫”,增強寫作能力;又能為領導科學決策提供準確、可靠的依據。三抓借鑒采眾長。一方面,要求秘書人員要經常博采來自方方面面、正正反反的信息,汲取精華,為已所用;另一方面,要經常派秘書人員赴各地學習考察,解放思想,開闊視野,增長見識、才干。四抓管理促效率。這方面,主要要建立健全各項規章制度,實現管理的規范化、制度化和科學化,尤其要突出抓好目標管理, 對秘書人員每次承擔的文稿,都要按照難易程度、完成時限進行量化,半年小結,年終考核,按積分多寡權衡下一年文稿的撰寫任務,分多、質量高多安排,分少、質量劣少安排或另改其它工作,并根據總積分評定秘書優劣,實施獎罰。

二、增強秘書人員“六種意識”,適應發展需要

改革開放的不斷深入和發展,人們的思想觀念發生了巨大變化。現代管理方法作為提高工作效率、促進事業發展的有效手段,在黨政機關和各企事業單位得到廣泛應用。秘書人員在管理中起著參與政務、管理事務的作用,要加強秘書人員的職業素養建設,不僅要強化傳統的服務意識、調研意識等,而且還要具有并增強自我意識、信息意識、超前意識、創新意識、競爭意識、責任意識等六種現代意識,以適應市場經濟和國內外形勢發展的需要。

自我意識。秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環境關系的認識和感受,它是秘書人員現代意識的內容之一。雖然秘書工作具有很強的服從性、服務性特點,但秘書人員又都是具有獨立人格和獨立思維能力的個體,特別是在改革開放的今天,秘書人員一方面受開放環境的影響,應該具有較強的主動性和能動性;另一方面,今天的秘書人員多半受過較高層次的教育,他們更應有思考的獨立性。如果沒有自我意識,何言“參與政務”?又何言“管理事務”?因此,作為一個秘書人員,應該鍛煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力 ,以便在領導決策前為之提供有效的依據,在領導決策后正確領會并執行其意圖。

信息意識。當今時代是一個信息時代,增強信息意識是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量信息,秘書人員應在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進行嚴格的取舍,把最有用的信息提供給領導。這就要求秘書人員必須具備敏銳的洞察力,而敏銳洞察力的形成又是以豐富的知識為基礎的。秘書人員豐富的知識不僅指書本上所學的自然科學和社會科學知識,而且包括對單位現狀和前景的深研,對基層工作和民意的了解,這些都有助于秘書人員對信息的發掘和掌握。

超前意識。超前意識是秘書人員在領導決策之前的思維活動和心理感受,它受秘書人員自身素質、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。秘書人員科學、準確的超前意識,可以對領導決策發揮積極的推動作用;反之,則有可能影響領導決策的正確性。而參與意識和效率觀念則是秘書人員樹立超前意識的前提。一是秘書人員必須具備強烈的責任感和使命感,積極主動地參與領導的工作,不僅僅滿足于為領導服務、對領導負責,而且要時時意識到自己的工作是全局性活動的一部分,從而克服“不在其位,不謀其政”的消極觀念;二是秘書人員要有強烈的時間觀念和效率觀念,事事走在領導面前,成為領導的馬前卒,這樣才能掌握最新信息,并據此對事物的發展做出正確的判斷、推理和科學的預測、合理的評估,為領導決策提供參考。正確的超前意識一旦為領導者所接受并轉化為領導意識,將在領導決策中發揮重要作用。

創新意識。過去對秘書人員的創新意識明顯重視不夠,只承擔大量的收文、發文任務,對報告、請示不提處理的初步意見,一方面,秘書人員無形中變成了領導的通訊員、傳真機和翻譯員,自然起不到“參與政務”作用,影響了工作的積極性;另一方面,領導者事必躬親,陷入煩瑣的事務性工作中,影響了對全局工作的準確把握。在新形勢下,要發揮秘書人員的創造性,就要發揮他們的主觀能動性,大膽地讓他們出點子、想辦法,分擔領導的一些具體工作,做領導名副其實的參謀和助手;領導同志也應該給秘書人員以充分的信任和支持,不要僅在收發文本或文字材料上提要求,而應給他們在其它方面提供鍛煉和創新的機會。

競爭意識。目前,秘書人員的文化層次呈上升趨勢,高學歷者越來越多,這固然是一個優勢,但高學歷并不一定就有高水平,高學歷者還必須埋下頭、扎下根在實際工作中不斷學習,加強鍛煉,使理論和實際相結合,以便增強競爭力。有的秘書雖然工作時間較長、實踐經驗豐富,但知識老化,必須繼續學習新的知識,以適應形勢的發展和競爭的需要。所以, 秘書人員無論文化層次高低、經驗豐富與否,都要具備競爭意識,只有在競爭中,才能加快工作節奏,提高工作效率。責任意識。秘書人員工作態度和工作質量的好壞,在一定程度上直接影響著一個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識,秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽,才能做到工作認真、態度端正、處事果斷,在任何人面前、在處理任何事上,都表現出良好的思想文化和職業道德素養,才能真正提高秘書工作的質量和水平。

第四篇：淺談秘書如何做好會務組織工作（范文模版）

平頂山工業職業技術學院文化教育部文秘專業畢業論文

摘 要

在現代社會，會議是領導機構進行決策和管理，實現領導職能的一種重要方式。隨著人類社會的進步，科學技術的發展，這種活動方式已經被廣泛應用于政治、經濟、科學文化以及社會生活的各個領域。會務組織工作已經被置于一個越來越重要的地位。因而，對于現代秘書應具備的辦文、辦會、辦事三項基本能力中，辦會也相應地被提到了越來越重要的位置。如何做好會務組織工作成為現代秘書面臨的一項十分重要的課題。

隨著越來越多的人參與各種各樣的會議，從事會議策劃的人也逐漸的多了起來。然而，會議的人員卻幾乎沒有相關的專業知識和訓練。他們雖然可以找到一些參考資料，但整個會議組織過程的具體程序了解的并不深。因此會遇到了許多問題。除了專業的會議策劃人員以外，現在有許多人在不知不覺中也加入到會議策劃的工作中。本論文主要圍繞著會務的組織工作作出一些細節性見解。

操辦會務，是秘書人員的一項重要工作。任何一個成功的會議，都缺少不了秘書的創造性和服務性的勞動。因此，充分認識秘書人員在會議中的職責，掌握做好會務組織工作的方法和藝術，提高會議的質量和效果，是秘書人員應具備的一種最基本的能力。

【關鍵詞】秘書；會議；會務組織

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目

錄

摘 要

.................................................................................................1 1 會議概述

1.1會議的概念

..................................................................................2 1.2 會議的類型

.................................................................................2 1.3 會議的作用

.................................................................................3 2 會務組織工作概述

2.1 會務組織工作的基本概念

...........................................................4 2.2 會務工作的特點

...........................................................................5 3會務組織工作內容與方法

3.1會務工作的具體內容

.....................................................................6 3.1.1會前準備

......................................................................................6 3.1.2會議期間控制

...............................................................................6 3.1.3會后工作

………………………………………………..……….7 3.1.4 會議接待工作................................................................................7 3.2秘書應該如何做好會務組織工作

..................................................8 3.3會務組織工作總結

.........................................................................11 4 應該如何獲得做好會務組織工作的能力

.......................................13 致謝語

....................................................................................................14 參考文獻

................................................................................................15

平頂山工業職業技術學院文化教育部文秘專業畢業論文 會議概述

1.1會議的概念

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

秘書部門對有關職能部門申報召開的會議,要本著精簡從嚴的審批原則,嚴格把好審批關。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應遵循“一支筆”的原則。

1.2 會議的類型

會議有十種類型：現場會議、觀摩會議、電話會議、電視會議、廣播會議、網絡會議、座談會、茶話會、工作性會餐和普通會議。但根據不同類型會議可以做如下分類：

按照舉辦單位劃分，可以分為企業類會議、社團協會類會議和其他組織類會議。

企業類會議的主題通常是管理、協調和技術等，具體可分為：銷售會議、經銷商會議、技術會議、管理者會議、董事會會議、股東會議等。

社團協會類會議大致可以細分為：行業協會會議、專業和科學協會會議、教育協會會議、技術協會會議等。社團協會類會議通常伴有展覽會。

其他組織類會議的典型代表是政府機構會議。

按照會議規模劃分，可以分為小型會議、中型會議、大型會議和特大型會議。按照會議活動特征劃分，可以分為商務型會議、政治性會議、展銷會議、文化交流會議、度假型會議和專業學術會議。

按照會議的性質和內容劃分，可以分為年會、專業會議、代表會議、論壇、座談會或專題討論會、講座、研討會或專家討論會或討論會、專題討論會、培訓性會議、獎勵會議。

新型和新穎類會議：玻璃魚缸式會議、辯論會、角色扮演和網絡會議等。

平頂山工業職業技術學院文化教育部文秘專業畢業論文 會務組織工作概述

在現代社會,會議是領導機構進行決策和管理,實現領導職能的一種重要方式.隨著人類社會的進步,科學技術的發展,這種活動方式已經被廣泛應用于政治、經濟、科學文化以及社會生活的各個領域.會務組織工作已經被置于一個越來越重要的地位。因而，對于現代秘書應具備的辦文、辦會、辦事三項基本能力中,辦會也相應地被提到了越來越重要的位置.如何做好會務組織工作成為現代秘書面臨的一項十分重要的課題。

2.1 會務組織工作的基本概念

（1）會務組織工作的概念

會議有廣義和狹義兩種，狹義的會議是指在遵守一定國家的法律和遵循一定的會議規則的前提下，圍繞一定議題,三個人以上（包括三個人）在一起共同（商議）問題（議題）,以便達到或互通情況,或交流思想,或達成協議,或做出決議（決定）等有目的有組織有領導的集會.這個概念包括有組織,有領導,有商議,有議題,有人數,有目的六個基本要素。嚴格地說，只有符合這六要素的集會才能稱為會議。但現實生活中,實際工作中,許多只有上述會議概念中的某些特征的集會，如各種總結會、報告會、傳達會、動員會、表彰會等，也在習慣上稱之為會議.我們可以把它看作是上述狹義的會議概念的外延，即廣義的會議概念。

既然有了會議，自然就有會務組織工作。會議從籌劃到善后，有一系列工作需要秘書參與和組織，這一系列秘書工作就叫做會務組織工作。它包括會前籌備工作——擬定會議計劃、準備會議材料、安排會議生活和布置會場；會中服務工作——簽到與引導、組織會議進行和搞好生活服務；會后總結工作——送別會議代表、會場善后、整理會議文件以及會務總結反饋。會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和效果。因此，做好會務組織工作，對輔助領導決策和管理有著重要作用，是秘書必須具備的一項基本技能。

（2）會務組織工作背景 1)社會發展，會務需求量加大

平頂山工業職業技術學院文化教育部文秘專業畢業論文 會務組織工作內容與方法

秘書應該如何做好會務組織工作呢？在實際進行會務組織工作前，秘書人員應首先了解會務組織工作的原則，即準備充分，組織嚴密，服務周到，節儉高效和確保安全。只有遵守了這些原則，才能保證會議達到預期的目的并增強會議效果。當然，會務組織工作并不是秘書一個人的事情，而是在會議召集人的領導下由秘書部門或各有關部門組成的會務組織機構來完成的。這類機構被稱為秘書部門。

3.1 會務工作的具體內容

3.1.1會前準備

1）確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？

2）確定會議的目的。試圖達成什么樣的結果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案？

3）準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組。

4）收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太多，將其要點摘錄出來。5）會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。6）根據要討論的問題限定與會人員。

3.1.2會議期間控制 1）敘述會議的目的。2）核對并記錄與會者。

3）根據議事日程順序提出項目，然后進行討論，征求有關與會者的意見。4）給每一個人表述自己意見的機會。

5）控制討論過程,如果發生與論題無關或深入到不必要的細節上，應及時引導到議題本身。

6）如果討論變得復雜，出現各種不同的見解時，你要根據自己的理解將觀點加以概括。

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1)標題。由會議活動名稱＋“接待方案”組成。

2)主送機關。接待方案直接上報上級時，應當寫明上級機關的名稱。如以請示的附件上報，則不必寫主送機關。

3)正文。逐項載明接待方案的具體內容，結構安排上一般采用序號加小標題的結構體例。開頭部分寫明接待的對象、緣由、目的、意義；主體部分寫明接待的方針、規格、內容、日程、責任和經費；直接上報請求批準的接待方案，結尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4)落款。署提交接待方案的部門名稱。5)成文時間。寫明提交的具體日期。

3.2秘書應該如何做好會務組織工作

由于會議的規模形式等各不相同，這里我將以某報社辦報100周年報慶座談會為例，闡述會務組織工作的主要流程。

（1）會前籌備工作

會議有效的重點是計劃性要好。計劃性就是會前籌備。會前籌備工作做得是否充分，直接關系到會議的成功與否。據統計，會前籌備的效果占會議有效性的70%。可以說，高質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是會議成功的前提。作為秘書，必須以高度的責任心做好會議籌備工作。

會前籌備工作主要包括擬定會議計劃，準備會議材料，布置會場。1）擬定會議計劃

擬定會議計劃是會前籌備的第一步。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議議程是秘書部門的任務，通常由秘書人員擬寫議程草稿，交領導批準后，復印分發給所有與會者。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。擬定會議計劃的要點是明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。制定會議議程時，要注意將主要的、具有保密內容的議程放在最后；編制會議日程時，要注意確定參加會議的人員范圍和參加會議的一些提書議程的人員范圍。

2）準備會議材料

會前籌備的第二步是準備會議資料。會議資料包括來賓資料（會議手冊、會

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標語口號等一些裝飾性布置等都要派專人督促到位。在安排主席臺座次時，要注意依職務的高低安排座次——職務最高者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次排列，并將座次編制成表，貼于入口處的墻上。對于場內其他人員的座次，可直接根據系部或部門分塊安排。會議在多功能會議大廳舉行，采取主席臺同一般與會者面對面的大小方形或半圓形方式。

（2）會中服務工作

在會中服務階段，秘書需要完成簽到與引導，組織會議進行，搞好生活服務等工作。

1）簽到與引導

簽到是指與會人員進入正式會場時向會議組織者表示入場的一種手續。常用的簽到方式有簿冊式和卡片式。在本次報慶座談會中，可分成兩部分進行簽到：一部分專門負責嘉賓和領導簽到；另一部分負責本報社員工簽到。組織簽到的同時，秘書人員要做好入場引導工作，以便方便與會人員入場，同時縮短入場時間。

2）組織會議進行

在會議進行時，工作人員要注意安排會議發言，作好會議記錄，編制會議簡報，起草、修改會議文件以及準備總結發言等。這其中主要是進行文書工作，該工作要求秘書人員要了解會議內容，領悟會議精神。此外，還要注意會議值班工作。如在本例中，可成立一個會議值班室，由秘書部門中的成員輪流值班。值班期間需做好電話記錄、接待記錄、做好信息傳遞等。其中要注意加強與會議無關人員出入會場的控制；要備有公司和各部門領導的聯系方式和一份設備維修人員、后勤服務部門主管人員的電話通訊錄；要堅守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。

3）搞好生活服務

會中的生活服務除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶水供應，要照顧好老弱病殘，要準備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。會議期間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動也要精心組織好。針對本次座談會而言，來賓大都是新聞報刊界的知名人物。因此可安排一些高檔次的活動，如參觀報史陳列館和舉辦酒會。外地與會人員的返程車票、機票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的合理要求也應盡可能給予滿足。此外，還須特別注意不同宗教信

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3.3會務組織工作總結

會務組織工作是辦公室的一項經常性工作，會務組織工作的好壞，直接影響到會議的質量和效果，而會務組織工作能否做好，往往取決于對細節的把握。在會務工作中，就必須以細致的作風，對會務工作中的細節細心觀察，潛心把握，精心組織，實現精益求精辦會的目標。具體來說，要從細節上做到“三個到位”。

（1）從細節上做到會前準備到位

會前的準備工作是由若干細節組成的，在做會前準備工作前，就要充分考慮各個細節，并根據考慮到的細節制定好會務工作方案。象這樣的細節問題，在會務工作中經常出現，只有細節考慮具體、安排到位，在做會務準備工作時才能有條不紊、主動從容，從而保證會議質量和效果。

（2）從細節上做到會中服務到位

會中服務是辦會工作的重要一環，做好會中服務，要對細節細心觀察，只有把握好每一個細小環節，才能使每一次會議開得井然有序。

（3）從細節上做到會后整理到位

辦會工作是個整體的動態過程，不但要搞好會前準備、會中服務，還要搞好會后服務，但以往工作中我們往往忽略了會后整理工作。對此，我們從細節入手，在一個會議召開后，及時將會議記錄、會議資料進行整理，及時整理好會場。在會議室舉行，這一細節上的疏忽，造成了工作上的十分被動。此后我們十分注重加強這項工作，確保了會場整理及時。

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參考文獻

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[2]中國就業培訓中心，《秘書國家職業資格培訓教程》，中央廣播電視大學出版社，2006年8月第一版

[3]楊麗娟，《秘書學》，上海交通大學出版社，2001年10月第一版 [4]（美）倫納德·納德勒（Leonard Nadler）澤西·納德勒(Zeace Nadler)，《成功的會議管理 從策劃到評估》，機械工業出版社，2003年1月第一版

[5]廖雄軍，《會議組織規范與技巧》，廣西人民出版社，2007年10月第一版

[6] 江河,蘭艷;大型會議會務管理系統的設計與實現[J];電腦與信息技術;2005年02期

[7]馬培新;中西方秘書會務工作比較研究[J];西藏民族學院學報(哲學社會科學版);2002年02期

第五篇：會務工作

會務工作

教學目的

通過本章學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環節和會務工作中的文書工作。教學方法

該課程屬于“專業崗位為中心、能力實訓為中心、情景活動為中心和問題引導為中心”的課程范型，采用案例教學、敘述式教學、討論式教學、現場教學、項目驅動、分組協作教學、“教-學-練”一體化的方法組織教學。教學重點

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學難點

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓練。教學時數

理論教學4.0課時

實訓教學8.0課時

教學內容

案例導入：某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規則、有秩序、有領導的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。

2、內容要素：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務、會議作用、會議結果。

3、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。

4、財務要素：會議經費、會議設備、會議服務設施。最基本的會議要素

會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據不同的標準，常見的會議種類有：

按組織類型分：內部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯席會(由若干單位共同召集并參加)、內部會、代表會、群眾會等；

按功能性質：決策性、討論性、執行性、告知性、學術性、協調性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；

按議題性質：專業性、專題性、綜合性等；

按規模大小：特大型(萬人以上)、大型(數千人)、中型(數百人上下)、小型(數十

人或數人)等；

按召開方式：常規會、廣播會、電話會、電視會、網絡會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。

2．發揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結。

4．統一認識，協調行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費，促進經濟。成千上萬的會議，已經形成“會議產業”。(二)會議的負面作用。

1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領導人相當的一部分生命要在會議中度過”。前蘇聯的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％。”日本效率協會統計發現“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會。”在我國，領導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結合實際，其結果是制造重復信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風。長期以來，有少數干部成了專門開會的“職業開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真傳達貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報與審批的形式有哪些？

口頭申報、書面申報、會議申報。

會議申報應遵循什么原則？

精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。指導會務工作的原則有哪些？

1、準備充分；

2、組織嚴密；

3、服務周到；

4、確保安全。會議成本意識

開會時要耗費經費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）;B —參加會議的人數;T —會議的時間（以小時為單位）。

A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產值遠比工資高，乘以2是因為開會時經常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經費。會議秘書工作的基本任務 1，組織的工作

主要包括：

(1)協助領導確定會議議題；(2)根據議題安排議程、日程；(3)發會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協調；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯絡和協調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯系和組織)。(11)會議的結束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫療保健。4．安全保衛工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛工作；(3)會場內外的安全保衛工作。

從以上秘書工作的基本內容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質。

會務工作的具體內容

會務工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規模與規 格→ 明確會議組織機構→ 明確會議所需設備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經費預算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應根據領導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經費預算等項目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時間和日期。

（五）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作(七)確定會議經費預算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機構與人員分工。會議籌備方案示例如下：

可信公司技術訓練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發明和創造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。

二、會議的時間、地點 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經理、副總經理、公司人力資源部總監、生產部總監、培訓部總監，以及公司下屬各部門的技術骨干30人。總計50人。會議議程

會議由主管副總經理主持。上午：

(1)總經理做關于技術訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監專題發言。(3)生產部總監專題發言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經理做總結報告。

五、會議議題：

(1)技術訓練與提高企業綜合競爭力。(2)技術訓練與技術創新。

(3)如何提高技術訓練的質量。(4)技術訓練方法的再討論。

六、會場設備和用品的準備：

準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。

七、會議材料準備：由總經理辦公室牽頭準備。(1)總經理的工作報告。

(2)培訓部、生產部總監的專題發言稿。’(3)公司開展技術競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經理的總結報告。

八、會議服務工作：由行政部綜合協調。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內容”兩個要素構成，如“中國共產黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內容。有的會議名稱由單位、、內容構成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結表彰(內容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內容和會議類型構成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規范的文字表達。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結大會”。

（三）確定會議規模與規格

確定會議規模與規格的依據是會議的內容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規模有大型、中型、小型。

會議的規格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時間和地點應注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數；三是指每次會議的時間限度。

2、確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結上年的工作、生產成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產計劃，通過各種預算等。有些會議如農業生產、學校教育等本身就有很強的季節性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在領導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關上級領導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產經營的規律，盡量避免在工作或生產銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

（會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續進行的最佳時間是3小時之內，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時間要考慮人們的生理規律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應與會議內容緊密聯系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區、城鄉，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應根據不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業性會議，應選擇富有專業特征的城鄉地區召開，以便結合現場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產車間、營業部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應考慮交通便利

會場位置必須讓領導和與會者方便前往。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。第三、會場的大小應與會議規模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。

第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。會場內部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環境中順利進行。

第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。

第七、場地租借的費用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。秘書部門平時應掌握本地區或奉系統的機關和干部人數的基本資料。在確定會議規模和人數之后，應進一步分配會議人數及名單。大型會議設有“組織組”負責考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發給所有與會者。會議議程是會議內容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時間內的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發給與會者。會議日程是根據議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據。會議日程表的制定 要明確具體，準確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據多數人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論； ●大會發言；

參觀或其他活動；

會議總結，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團隊會議議程

公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯系情況。

5、東部地區銷售活動的總結。6．銷售一部關于團隊溝通問題的發言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經理的人選 9．下季度銷售目標

（七）印發會議通知

發會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內容包括會議名稱、會議目的和主要內容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發、錯發、漏發。用于涉外業務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產生興趣。

（八）確定會議所需用品和設備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發現問題，進行整改。

（九）建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關人員。應根據會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

1．會議經費的主要內容

*文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。

*郵電通訊費用：如發會議通知，則有會議事項發電報、傳真、電傳或打電話進行聯絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統的費用也應計算在內。

*會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費。

*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現場錄像的費用，與有關協作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。*會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。

*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。

*其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。2．審核時要逐項細審

要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備?設備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經費的把關，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質量。

例文分析： ． 天地公司新產品發布會經費預算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產品發布會。與會人員預計200人，現就會議所需各項經費提出預算。

一、場地租用費

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。

二、攝像設備租用費

擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。

三、聘請專家咨詢費

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。

四、宴請費用

10人一桌，每桌標準2000元，共計40000元。

五、交通費用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。

六、會議用品費

資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。

七、紀念品 到會記者預計50人，每人一份紀念品價值500元，共計25000元。此次會議經費總計10萬元。

此預算提交總經理辦公會審查批準。

會議籌備小組

2003年1月5日

十一、進行全面的會前檢查

會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。

會前檢查包括每個細節都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發生的關頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位置，秘書可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業協會代表3人；全國大中型商場總經理或業務經理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： XX集團公司負責銷售工作的副總經理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。

5．會議程序：來賓簽到，發調查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。

展示活動閉幕、收調查表，發紀念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產品意見調查表。服裝集團產品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團小禮堂。

8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發X X服裝集團生產的T恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應該是科學、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經驗，認真細致地做好。

小李的方案還有一些需要改進的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應該用正規的書面語。“時裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。

3．會議地點不應設在x x服裝集團內部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節性、事務性和政治性三種。企業常用的會見主要是社交上的禮節性會見和涉及業務商談、經貿洽談等內容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業務，即就具體業務進行談判、會商。會談的內容較為正式，政治性、專業性較強，在企業中主要指商務談判和業務會商。

二、會見、會談的區別

1、內容不同：會見的內容禮節性、事務性較強，會談的內容經濟性、利益性較強；另外，爭議的內容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協調關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準備資料

確定參加人員

確定時間和地點

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準備資料

3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓練

【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環節，掌握會議籌備方案制作要領。

一、案例分析 案例：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準備工作? 2．會見與會談準備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?

附件：會議通知例文

各區、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局：

經市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達總局、省局xxx工作會議精神，總結我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現將有關事項通知如下：

一、參會人員：各區、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局分管領導、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區、市、縣局重點分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉稅科、所得稅科負責人。

二、報到時間及地點：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務局報到。

三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務局進行經驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務局進行經驗交流；14日下午在市局直屬分局進行經驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領導和科室負責人講話。

二○○四年十二月二日