第一篇：會務工作測試題

一單項選擇題(每小題1分，共30分)1.會議日程多采用（）。

A.圖表式 B.圖形 C.表格 D.圖象 2.保密性較強的議題，應放在會議的（）。A．前面 B.中間 C.后面 D.任何時間 3.編寫會議簡報的基本要求是()。

A.快新短省 B.短準好新 C.快新實短 D.新短準省 4.會議的交流性和指導性文件是()。

A.會議記錄 B.會議簡報 C.會議須知 D.會議公告

5、制定會議的議程首先要明確（）。

A．會議的時間 B． 會議的規(guī)模 C．會議的目標 D． 上級的精神

6、會議（）是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，常冠以序號將其清晰地表達出來。

A．議程 B． 日程 C．程序 D． 記錄

7、會議簽到工作是（）的重要手段。

A．準確統(tǒng)計到會人數(shù) B．分發(fā)會議文件 C．聯(lián)絡感情 D．掌握會議報到動態(tài)

8、（）會議需制發(fā)大會證件。

A．大型會議和重要會議 B.中型會議 C.小型會議 D.所有類型會議

9、為了提高會議記錄的速度，我們可以運用（）手段。A．速記 B．錄音 C．精詳記錄 D．摘要記錄

10、下面（）是屬于會議管理文件。

A．日程安排表 B．會議通知 C．會議發(fā)言稿 D．統(tǒng)計報表

11、確定會場大小需考慮的主要因素是會議的（）。A.規(guī)模 B.主題 C.級別 D.時間

12.總結表彰大會應采取（）會場布置形式。A.相對式 B.全圍式 C.半圍式 D.開放式

13.會見會談人數(shù)較少時,座位布局形式多為()。A.相對式 B.全圍式 C.半圍式 D.開放式

14、會議記錄是（）。

A．編寫公司歷史的重要資料 B． 編寫報告的重要資料 C．編寫會議簡報的重要資料 D． 編寫資料目錄的重要資料 15.概括反映會議精神和會議成果的文件（）。A.會議記錄 B.會議紀要 C.會議決議 D.會議通知

16.舉行頒獎、選舉、揭牌等一事為主的會議活動，需要制定（）A.會議議程 B.會議日程 C.會議程序 D.以上三項

17.會務人員根據(jù)（）制作通訊錄,向與會人員確認后,復印發(fā)給與會代表。A.會議簽到表 B.會議回執(zhí)單 C.會議通知名單 D.與會人員名單

18.（）是各級黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位在會議開始時，由會議主持人或主要領導人向大會所做的重要講話。

A.祝酒詞 B.講話稿 C.閉幕詞 D.開幕詞

19.（）會場布置形式既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛。A.相對式 B.全圍式 C.半圍式 D.開放式 20.人民代表大會的會場氣氛應該是（）

A.隆重莊嚴 B.肅穆典雅 C.樸素莊重 D.喜慶熱烈

21.根據(jù)會議的一般規(guī)律,會期在3天左右的,娛樂活動一般不少于（）次;A.4 B.3 C.2 D.1 22.會議的法定人數(shù)是指（）。

A.實際到會的人數(shù) B.使會議合法和生效的人數(shù) C.到會者和缺席者的比例數(shù) D收到會議通知的人數(shù) 23．會后不需要立卷歸檔的文件資料是（）。A．開幕詞 B． 閉幕詞 C．重份文件 D． 決議 24.會后總結要注意收集書面材料, 以便()。

A.提供利用 B.統(tǒng)計上報 C.立卷歸檔 D.匯總提煉 25.會議結束后的工作中一項重要內容是()。

A.編寫會議簡報 B.分發(fā)會議文件 C.會議總結與反饋 D.會議類型 26.（）是跨地區(qū)、全國性和國際性會議活動接待工作的第一道環(huán)節(jié)。A.接站 B.報到 C.簽到 D.引導

27.（）是會議秘書部門掌握與會人員準確到會情況并實施組織的重要一環(huán)。A.接站 B.報到 C.簽到 D.引導 28.會議文件的歸檔應（）。

A．越簡單越好 B．放在會議進行過程中 C．自行建立一套文件制度 D．遵守檔案制度 29.會議主席臺座次安排，當領導人數(shù)為偶數(shù)時，1、2號首長同時居中，1號首長排在居中座位的（）A.左側 B.右側

30.會議記錄中漏記的內容可以根據(jù)（）在會后進行補充修正。A.記錄員的記憶 B.錄音 C.與會者的筆記 D.主持人的意圖 二 多項選擇題(每小題2分，共60分)1.制定會議經(jīng)費預算應本著()原則。

A.勤儉 B.節(jié)約 C.有彈性 D.全面 2.會議議程的制作要點包括()。A.盡量將同類一性質的問題集中排列在一起

B.制定議程表時，應注意議題所涉各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定

C, 制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關的餐飲安排 D.議程一旦確定，就不應再變了

3.會議簡報的“實”是指()。

A.主題新穎 B.真實 C.準確 D.提出新情況 4.會議經(jīng)費預算包括()。

A.會議室費用 B.交通費用 C.餐飲費用 D.預算外支出 5.選擇會場應考慮()。

A.會場大小 B.會場遠近C.會場環(huán)境 D.會場設備 6.會議通知按形式可分為()。

A.口頭通知 B.書面通知 C.正式通知 D.預備性通知 7.會議紀要目的有()。

A.作為傳達慣徹會議精神的依據(jù) B.上報有關主管部門 C.會議交流和指導性文件 D.向有關機關轉發(fā)

8、會議紀要的內容包括（）

A.會議精神 B.會議議題 C.會議成果 D.會議文件

9.祝酒詞的特點包括()。

A.全面性 B.真實性 C.祝愿性 D.簡潔性

10、會議用品與設備在會前完成配齊調試工作，主要要求包括()。A.制定計劃 B.落實專人負責C.注意保密 D.實用節(jié)約為本

11、中小型會議采用圓形會議布局是為了（）。

A．突出會議的發(fā)言人 B．使人員坐的比較緊湊 C．便于討論和發(fā)言 D．使會議民主平等

12、會議的安全保衛(wèi)工作包括（）。

A．防止火災等意外事故的發(fā)生 B．保證場內人員的安全

C．做好會議保密 D．加強對場內各種設備的保密檢查

13、會議記錄要求（）

A．生動 B．完整 C．簡潔 D．準確

14、制發(fā)會議證件的作用包括（）

A.表明會議期間各種人員的身份,便于接待和會場的管理。B.便于代表之間的相互辨認和聯(lián)系、交流。C.憑證出入會場,保證會議安全。D.便于統(tǒng)計出席人數(shù)。

15、分發(fā)保密文件一般要（）。

A．編號登記 B．當面交談 C．清點件數(shù) D．標明密級

16、選擇恰當?shù)臅h地點要考慮的因素有（）

A．交通便利 B．會場大小應與會議規(guī)模相符 C．良好的設備配置 D．場地租借的成本合理

17、會場的主席臺和場內座次一般根據(jù)（）安排

A．職務的高低 B．代表的性別 C．選舉的結果 D．是否是正式代表

18、對保密會議的管理涉及對會議內容（）等方面。

A．會議經(jīng)費的數(shù)量 B．是否公開 C．公開的時間 D．公開的范圍

19、會議安全保衛(wèi)人員的職責包括（）

A．熟悉地方和國家法律、法規(guī)，能夠協(xié)助公安人員冷靜制服肇事者 B．熟知會場的緊急疏散意圖，了解如何在大規(guī)模恐慌中維持秩序 C．能詳細向領導匯報事故情況

D．監(jiān)督裝卸貨，防止與會議有關的財產或展品被損盜 20、會場的附屬性聲像設備包括（）

A．耳機 B．電腦控制的多鏡頭幻燈 C．同聲傳譯 D．立體電視

21、秘書做摘要式會議記錄要注意（）

A．記錄速度快 B．記錄的內容必須有選擇性 C．記錄的內容應該真實 D．邊記錄邊及時整理

22、排列與會者座次的方法有（）A．按漢字筆劃排列 B．按地理位置排列 C．按性別排列 D．按行業(yè)系統(tǒng)排列

23、與會者報到時,秘書人員要做好以下工作（）A．查驗證件,確認與會者的參會資格

B．分發(fā)會議文件、證件、文件袋等會議用品 C．安排與會者住宿

D．預收會務費、食宿費、資料費等費用

24、秘書在做會議記錄工作的準備時，必須做好的工作有（）A．準備好記錄用的筆和紙 B．準備好與會人員的座次表 C．準備好會議文件 D．準備錄音設備

25、提高會議效率，壓縮會議經(jīng)費開支可以采取的方法有（）。A、縮短會議時間 B、一律由參會者自己負擔交通費 C、盡量租用會議所需的設備 D、減少伙食補貼 26.會議簽到的要求（）

A.認真準備 B.有序組織 C.及時統(tǒng)計 D.準確無誤

27.在一些大中型會議,會場要專門配有服務人員,秘書應當督導和協(xié)助服務人員做好以下工作: A.與會人員人場時的驗證與收票工作 B.保持會場內的秩序,維護場內設備 C.關注會場內各種設備的使用情況 D.做好會場內安全保衛(wèi)工作

28.確定娛樂活動的內容和形式要注意（）A.配合會議活動的主題 B.適當照顧與會者的興趣

C.尊重與會者的宗教信仰和風俗習慣 D.體現(xiàn)民族特色和傳統(tǒng)文化

29.安排娛樂活動的注意事項包括（）

A.注意安全 B.避免格調低下 C.多多益善 D.統(tǒng)籌安排,避免重復 30.決策性會議包括（）

A.立法性會議 B.業(yè)務性會議C.行政性會議D.黨務性會議

三、應用題（10分）

某公司在禮堂召開表彰獎勵大會，當會議進行到頒獎程序時，沒有同時播放音樂。秘書小張馬上示意音響師播放音樂，音響師情急出錯，竟播出了一曲情意綿綿的情歌“月亮代表我的心”，哄得會場哄堂大笑。會后，總經(jīng)理把小張批評了一頓，并決定扣發(fā)當月的獎金。小張氣憤去找音響師算帳。結果音響師根本不買帳，說他根本不知道會議有什么議程。請你指出小張的錯誤出在什么地方，并提出改正建議。

（1）小張所犯的錯誤時沒有實現(xiàn)與音響師溝通，導致音響師對會議進程不了解，所以當 會議進行頒獎程序時，沒有安排好播放音樂工作，致使音響師情急出錯，鬧出笑話。

（2）小張應盡量是與會人員把握會議的議題，明確各自的分工，并設計固定的議程模式，讓每個與會人員了解自己在會議中的角色。

（3）此外，小張還應該將議程提前通知與會人員，使與會人員及早了解議程安排，并在 會議進行時遵守議程。

第二篇：會務工作

會務工作

教學目的

通過本章學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。教學方法

該課程屬于“專業(yè)崗位為中心、能力實訓為中心、情景活動為中心和問題引導為中心”的課程范型，采用案例教學、敘述式教學、討論式教學、現(xiàn)場教學、項目驅動、分組協(xié)作教學、“教-學-練”一體化的方法組織教學。教學重點

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學難點

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓練。教學時數(shù)

理論教學4.0課時

實訓教學8.0課時

教學內容

案例導入：某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規(guī)則、有秩序、有領導的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。

2、內容要素：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務、會議作用、會議結果。

3、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。

4、財務要素：會議經(jīng)費、會議設備、會議服務設施。最基本的會議要素

會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據(jù)不同的標準，常見的會議種類有：

按組織類型分：內部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內部會、代表會、群眾會等；

按功能性質：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學術性、協(xié)調性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；

按議題性質：專業(yè)性、專題性、綜合性等；

按規(guī)模大小：特大型(萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十

人或數(shù)人)等；

按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。

2．發(fā)揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結。

4．統(tǒng)一認識，協(xié)調行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費，促進經(jīng)濟。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產業(yè)”。(二)會議的負面作用。

1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領導人相當?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％。”日本效率協(xié)會統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會。”在我國，領導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結合實際，其結果是制造重復信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真?zhèn)鬟_貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報與審批的形式有哪些？

口頭申報、書面申報、會議申報。

會議申報應遵循什么原則？

精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。指導會務工作的原則有哪些？

1、準備充分；

2、組織嚴密；

3、服務周到；

4、確保安全。會議成本意識

開會時要耗費經(jīng)費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）;B —參加會議的人數(shù);T —會議的時間（以小時為單位）。

A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產值遠比工資高，乘以2是因為開會時經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費。會議秘書工作的基本任務 1，組織的工作

主要包括：

(1)協(xié)助領導確定會議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內外的安全保衛(wèi)工作。

從以上秘書工作的基本內容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質。

會務工作的具體內容

會務工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機構→ 明確會議所需設備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費預算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛(wèi)工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應根據(jù)領導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經(jīng)費預算等項目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時間和日期。

（五）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作(七)確定會議經(jīng)費預算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機構與人員分工。會議籌備方案示例如下：

可信公司技術訓練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。

二、會議的時間、地點 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產部總監(jiān)、培訓部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術骨干30人。總計50人。會議議程

會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：

(1)總經(jīng)理做關于技術訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結報告。

五、會議議題：

(1)技術訓練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術訓練與技術創(chuàng)新。

(3)如何提高技術訓練的質量。(4)技術訓練方法的再討論。

六、會場設備和用品的準備：

準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。

七、會議材料準備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準備。(1)總經(jīng)理的工作報告。

(2)培訓部、生產部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。’(3)公司開展技術競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結報告。

八、會議服務工作：由行政部綜合協(xié)調。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內容”兩個要素構成，如“中國共產黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內容。有的會議名稱由單位、、內容構成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結表彰(內容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內容和會議類型構成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結大會”。

（三）確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時間和地點應注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。

2、確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結上年的工作、生產成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產計劃，通過各種預算等。有些會議如農業(yè)生產、學校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在領導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關上級領導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據(jù)心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

（會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進行的最佳時間是3小時之內，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應與會議內容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應根據(jù)不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業(yè)性會議，應選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應考慮交通便利

會場位置必須讓領導和與會者方便前往。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。第三、會場的大小應與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。

第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。會場內部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。

第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。

第七、場地租借的費用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。秘書部門平時應掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機關和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應進一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設有“組織組”負責考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區(qū)別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時間內的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定 要明確具體，準確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論； ●大會發(fā)言；

參觀或其他活動；

會議總結，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團隊會議議程

公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯(lián)系情況。

5、東部地區(qū)銷售活動的總結。6．銷售一部關于團隊溝通問題的發(fā)言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷售目標

（七）印發(fā)會議通知

發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內容包括會議名稱、會議目的和主要內容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產生興趣。

（八）確定會議所需用品和設備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進行整改。

（九）建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關人員。應根據(jù)會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

1．會議經(jīng)費的主要內容

*文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。

*郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統(tǒng)的費用也應計算在內。

*會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費。

*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關協(xié)作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。*會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。

*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。

*其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。2．審核時要逐項細審

要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備?設備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經(jīng)費的把關，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質量。

例文分析： ． 天地公司新產品發(fā)布會經(jīng)費預算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產品發(fā)布會。與會人員預計200人，現(xiàn)就會議所需各項經(jīng)費提出預算。

一、場地租用費

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。

二、攝像設備租用費

擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。

三、聘請專家咨詢費

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。

四、宴請費用

10人一桌，每桌標準2000元，共計40000元。

五、交通費用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。

六、會議用品費

資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。

七、紀念品 到會記者預計50人，每人一份紀念品價值500元，共計25000元。此次會議經(jīng)費總計10萬元。

此預算提交總經(jīng)理辦公會審查批準。

會議籌備小組

2003年1月5日

十一、進行全面的會前檢查

會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。

會前檢查包括每個細節(jié)都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位置，秘書可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： XX集團公司負責銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。

5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。

展示活動閉幕、收調查表，發(fā)紀念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產品意見調查表。服裝集團產品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團小禮堂。

8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發(fā)X X服裝集團生產的T恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應該是科學、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗，認真細致地做好。

小李的方案還有一些需要改進的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應該用正規(guī)的書面語。“時裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。

3．會議地點不應設在x x服裝集團內部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務商談、經(jīng)貿洽談等內容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內容較為正式，政治性、專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。

二、會見、會談的區(qū)別

1、內容不同：會見的內容禮節(jié)性、事務性較強，會談的內容經(jīng)濟性、利益性較強；另外，爭議的內容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準備資料

確定參加人員

確定時間和地點

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準備資料

3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓練

【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領。

一、案例分析 案例：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準備工作? 2．會見與會談準備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?

附件：會議通知例文

各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局：

經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達總局、省局xxx工作會議精神，總結我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現(xiàn)將有關事項通知如下：

一、參會人員：各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局分管領導、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉稅科、所得稅科負責人。

二、報到時間及地點：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務局報到。

三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流；14日下午在市局直屬分局進行經(jīng)驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領導和科室負責人講話。

二○○四年十二月二日

第三篇：淺談如何做好會務工作

淺談如何做好會務工作

會議是自有人類以來就存在的一種社會現(xiàn)象，領導機構進行決策和管理，實現(xiàn)領導職能的一種重要方式。這種活動方式已經(jīng)被廣泛應用于社會生活、公務活動的各個領域。會務工作是會議正常進行和取得預期效果的重要保證,會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和效果，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的差錯，造成不良影響。做好會務工作，需要在會前、會中、會后分別樹立細節(jié)意識，抓好相關細節(jié)，才是確保會議順利舉辦的關鍵。

一、會前籌備

會前籌備工作做得是否充分，直接關系到會議的成功與否。據(jù)統(tǒng)計，會前籌備的效果占會議有效性的70%。可以說，高質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定計劃，明確分工，準備材料，后勤保障和布置會場等方面。

（一）擬定議程。指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議議程通常是由決策層決定，如辦事處黨委會、主任辦公會、專題會等是由莊主任提議召開，并組織審定議題，交由辦公室辦理。辦公室根據(jù)領導要求，擬定會議名稱、內容、時間、地點、參會人員范圍等，報告莊主任審定同意后，可采取電話或書面的方式進行通知安排。

（二）明確分工。一般情況下，一次成功的會議是依靠

的性質與規(guī)模把它布置好，營造出相應的氣氛。在布置會場時，應注意選擇會場、安排座位、布置主席臺等。由于會議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。一般包括：1.確定會議室和會議桌擺放形式，大會（主席臺），黨委會（正中為主），座談會協(xié)調會（面對面）等。2.懸掛會標、橫幅等（咱們辦事處嚴格遵守八項規(guī)定，會標橫幅由LED屏幕代替）。3.安排座次，擺放座簽。首先找出主位，然后依次左右左右。4.逐個測試話筒，保證音響效果。5.保證照明、通風、投影等設備運轉有效，逢冬夏兩季還要提前打開空調。6.做好會議發(fā)言、集體照相等方面的準備工作。7.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。列個單子逐項檢查。

二、會中服務工作

在會中服務階段，會務人員須提前到達會場，反復檢查會場準備情況，做好會議材料分發(fā)，完成簽到與引導，組織會議有序進行，搞好后勤服務等工作。

1、簽到與引導。簽到是參會人員表示入場的一種必要手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊式（手寫簽到）和卡片式（電子簽到）。在組織簽到的同時，會務人員要做好入場引導工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領導、發(fā)言人、上臺領獎人是否到齊。同時，會場內可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。這里需要注意的是參加會議的主要領導不簽到，固定會議或人員較少的會議也可不簽到。

2、組織會議進行。維持好會場秩序，會議開始后與會人員入座就緒，及時關閉會場大門；開會期間關閉手機或調

票已事先訂好，會務人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達車站或機場。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結算帳目并向財務部門報銷等。

2、整理會議文件。整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準備并分發(fā)的文件，會議期間產生的文件和會后產生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。

3、會務總結反饋。一方面，要按照有關要求，形成會議紀要，會議報告，會議簡報等等，一方面還要對本次會議工作進行一次認真的總結，肯定成績，分析不足。通過會議總結，積累會議工作經(jīng)驗，提高會務人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的良好作風。

第四篇：會務工作注意事項

會務工作

會務工作是一項復雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的錯誤，造成不良影響。要想做好會議服務，應注意完善以下幾項工作:

一、會前準備工作

1.組織會務班子，明確工作職責。大型會議還要制訂詳細的會務工作方案。

2.發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3.印制會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。4.大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

5.大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。6.會場布置。會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。（1）懸掛會標、徽記、旗幟等。

（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。

（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明確。（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。

7.后勤服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。8.做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。9.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會間組織與服務工作

1.會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。2.搞好會議簽到、材料分發(fā)。3.落實主席臺領導、發(fā)言人是否到齊。4.按預定方案組織與會人員由前向后依次就座。

5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。6.做好會議記錄，寫好會議簡報。7.組織照相。

8.為與會人員預定車票、機票等。

三、會議善后工作

1.會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2.組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。3.做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。4.做好會議報道工作。

第五篇：如何做好會務工作

如何做好會務工作

編者按：搞好會務是辦公室的基本職責之一,是一項經(jīng)常性工作。會務工作的好壞，直接影響到會議的質量和效果。那么在會議的安排和組織上，我們該注意些什么呢？

會務工作是一項復雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的錯誤，造成不良影響。要想做好會議服務，應注意完善以下幾項工作:

一、會前準備工作

1.組織會務班子，明確工作職責。大型會議還要制訂詳細的會務工作方案。

2.發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3.印制會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

4.大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

5.大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6.會場布置。會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。

（1）懸掛會標、徽記、旗幟等。（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明確。（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。

7.后勤服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。

8.做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。

9.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會間組織與服務工作

1.會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。

2.搞好會議簽到、材料分發(fā)。

3.落實主席臺領導、發(fā)言人是否到齊。

4.按預定方案組織與會人員由前向后依次就座。

5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機及BP機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

6.做好會議記錄，寫好會議簡報。

7.組織照相。

8.為與會人員預定車票、機票等。

三、會議善后工作

1.會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2.組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3.做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4.做好會議報道工作。