第一篇：會務服務人員工作職責

會務服務人員工作職責

一、崗位說明。各項會議的服務保障工作、領導辦公室的日常衛生清潔、領導休息室及值班室的日常衛生清潔及前臺接待。

二、崗位職責。

1、各項會議的服務保障工作。要求：按標準為制造中心各級別會議提供相應的會務服務，保障會議及相關事宜的平穩進行。流程：確認會議需求——會前準備——會中服務——會后清理——會議統計 主要工作內容：會議確認（時間、會議室、參會人員及其他會議需求等）、會場布置（協調會議設備準備及調試、茶水準備、座簽擺放等）、會場入口迎賓、會中服務（引領領導入座、倒茶水、續水、煙灰缸等雜物清理、門外留守、應對會中突發狀況）、散會后會場檢查、垃圾清理、協調多媒體操作員及時關閉會場多媒體設備并歸整、會議室清潔等。

2、領導辦公室的日常衛生清潔保障。要求：每日對領導辦公室進行高標準清潔。

主要工作內容：領導辦公室衛生清潔、物品檢查、茶水準備、花卉維護及每周一次深度清潔等。

3、領導休息室及值班室的日常衛生清潔。

要求：每日對領導休息室及辦公室進行高標準清潔。

主要工作內容：領導休息室及值班室日常衛生清潔、物品檢查、定期床品更換送洗、花卉維護等、4、前臺接待

要求：按中心要求提供前臺接待品質服務。

主要工作內容：前臺值班、來訪登記、問詢、重要貴賓引導等服務。

三、領班職責。

會議流程確認檢查、共同參與各項工作并作出表率，合理安排、調配人員，保障各項工作正常進行、定期同小組成員交流談心，穩定成員心理狀態，保障各項工作正常進行，完成各項考核工作；每三個月對小組成員進行專項服務培訓，提高會務服務人員整體素質，增強服務品質。

第二篇：會務專員的工作職責

會務專員工作職責：

1、了解掌握會務信息，開展會務服務工作，包括預算、統籌、現場執行等。

2、與客戶洽談業務事宜，做好會議，活動現場執行，管理工作。

3、聯系，維護公司客戶，及時根據客戶要求制訂相關方案。

第三篇：物業服務人員職責

物業服務人員職責

1、統籌管理各商場的強弱電系統、給排水系統、暖通系統、建筑裝潢等工程類設施設備，確保正常、安全運行。

2、全面負責指導、監督各商場物業公司的工程日常工作，協助完善專業設備的運行、保養和維修計劃并監督其實施情況。

3、全面負責商場安全生產工作，包括二次裝修、在建工程、日常運營中的全方位安全。

4、協助部門負責人編制各項目切實可行的更新改造及中大修計劃，編制月度、工程實施、付款計劃，跟進執行。

5、熟悉項目建筑、機電系統設計、施工方案，從商業管理角度審視設計、施工方案的合理性。

6、參與項目竣工驗收工作，協同物業公司工程師收集、整理、匯總項目工程基礎資料。

7、對租戶提交的二次裝修效果圖，施工圖給予專業的審核意見。

8、代表項目處理內外各類公共關系及保持良好樹立良好企業形象。

9、領導交辦的其他工作。

物業服務人員職責2

1.負責對購物中心物業工程、消防、安保、監控、清潔等管理;

2.指導下屬對各類公用設施設備的日常運行、維護保養及故障處理;

3.負責組織消防器材、設施設備的維護保養工作;

4.負責監督和指導裝修工程;

5.負責組織對有關分包方進行評價與管理。

物業服務人員職責31、負責貫徹和執行國家相關政策法規;

2、負責公司質量管理體系的有效運行和維護，落實糾正預防和持續改進措施;

3、負責指導各項目建立質量管理規程(流程、職責、績效指標、操作規程等)，并監督執行;

4、負責組織質量管理體系及質量控制方面的培訓，行使管理者代表的職責，定期組織各項目進行管理評審，并向總經理匯總評審報告;

5、負責各項目現場品質管理問題檢查、取證、指導，并協助重大客戶投訴的處理;

6、完成領導安排的其他工作任務。

物業服務人員職責41、領導全體項目服務部員工完成公司下達的責任目標;

2、對項目的收支情況負責，業主滿意率在___%以上;

3、負責項目不合格服務的處理及糾正、預防措施和跟蹤;

4、按要求收集業主相關需求信息，并拿出組織實施方案;

5、對項目員工進行考核，并據實進行獎罰。

物業服務人員職責5

___組織并推動集團各業務條線按照既定方針目標進行運營管理和實施

___對計劃性工作節點進行管控，按期進行、季度、月度運營指標達成情況排名，并進行運營分析和運營風險管控

3.與地產城市公司建立工作對接關系，物業管理前期介入、項目物業管理招投標配合跟進、物業服務費測算、項目經營利潤分析，地產營銷各類工作對接;

4.核查物業管理相關供方的履約能力、期限內合同履行情況的評判，針對存在履約風險的供方進行監督和風險管控。

5.建立運營管理相關制度，對各城市公司、各個基本經營單元的運營流程、制度進行培訓宣貫

___對各地項目、售樓處的業務運行狀態進行資源協調、工作推進和業務指導。各地分子公司注冊、開辦等相關事宜協調跟進

物業服務人員職責61、負責管理項目前期信息收集、整理，關注有關招標投標政策的變化，及時完善招投標流程;

2、負責管理項目投標文件的編寫、制作、匯總，以及投標項目的有效執行;

3、對項目標書、合同技術規格的審核與確認;

4、具備優秀的市場拓展能力與豐富的開發經驗，能建立與完善招投標文件;

5、協調重點項目的執行，能處理各項處外聯事宜，提升項目品牌知名度;

6、熟悉物業管理操作流程且掌握有關物業管理的法律、法規、能夠制定物業管理計劃并協調實施;

7、部門內人員的工作安排與籌劃。

物業服務人員職責7

1.負責商業地產及小區物業管理

2.制定相關制度、流程、標準、表單等文件的制訂及質量管理體系的策劃、建立和完善項目的持續工作;

3.有高度的項目整體品質觀念，前期介入、接管驗收、質量保修、物業服務方案和物業管理重大問題的決策，處理及物業管理的日常工作;

4.負責與政府相關部門、社區居委會、業主委員會、大客戶(業主)保持溝通，確保與其有良好的公共關系，并與項目公共設施單位合作順暢;

5.負責物業管理各項預算的編制并組織執行和落實管理轄區各項費用的收繳工作;

6.負責商業地產、小區業主入住裝修管理工作，能充分、及時解決客戶反饋問題，確保客戶滿意度;

7.對項目上提出意見和建議，并予以實施;

8.接收客戶投訴及意見，對各類投訴及時向客戶解釋及反饋，收集業主的意見，不斷提高管理水平和服務質量;

9.突發事件與緊急情況的處理與指揮，對物業服務中心發生的各類安全事故和隱患要認真核實、區分責任，提出處理建議;

10.完成上級交給的其他任務;

第四篇：會務組各崗位工作職責

各崗位工作職責

簽到組工作職責：

工作重點：記錄客戶資料，辦理客戶正常入場手續，會后送賓。

簽到流程：

收費論壇標準，若論壇免費，則直接省略此流程：（1）已購票客戶：問好—指引客戶就坐—引導客戶填寫參會確認函—發座位牌、姓氏牌—（發資料）—引導進場

（2）未購票顧客：問好—指引客戶到財務人員處購票—指引客戶就坐—引導客戶填寫參會確認函—發座位牌、姓氏牌—（發資料）—引導進場 標準用語：

（1）“晚上好（或下午好），這邊請簽到，請用正楷填寫您的姓名及聯系方式。。”（微笑甜美、動作大方，手指著簽到表，按上面的內容指引客戶填寫）。

（2）“給張先生安排×個席位”（由指引客戶填寫資料的人員告之寫牌、發牌的人員。此環節需根據客戶來參會人數靈活組織語言、巧妙問到一共參會客戶貴姓及職位，方便寫姓氏牌）

（3）“×先生，請拿好您的坐位牌，對號入座，祝您學習愉快！” 客戶簽完到，但還沒有進場時，由場外總監指引客戶先做休息。

話術：“×先生，您好！請先到這邊稍作休息，我們在×點統一進場”。請（笑容甜美，指引客戶到休息的地方）。

5.客戶在簽到過程中，如客戶有抗拒，簽到人員可作簡單處理，如不能解除，及時告知場外總監，由場外總監處理。.注意事項：

（1）微笑問候禮節；動作整齊規范，可根據不同的節目更換問候語。

（2）引導客戶填寫資料時，每一項都須填寫，客戶在填寫邀約人時不能提醒，在客戶實在記不起時，可以提醒客戶查詢一下電話記錄或短信記錄，這時就請客戶填寫邀約人的電話，最后交給場外總監，由其確定。如客戶留下的電話都不能確定或在這一欄什么都沒填寫時由場外總監處理（詢問式）。如再不能確認，此客戶視為孤兒單，中場和會后會由場外總監安排人員。

迎賓組工作職責：

工作重點：展示公司形象，笑容甜美，給參會顧客以親切感，指引客戶乘電梯到達會場。會后會送賓。

標準用語：1，樓下：“晚上好（或下午好），請問是參加世元投資論壇的嗎？8樓有請”（手指引向電梯，給客戶按好電梯）2，樓上：晚上好，請問是參加世元學習的嗎？這邊請。（手指向簽到臺）

迎賓組組長及時與場外總監溝通，告知客戶到達情況。注意事項：微笑、問候、禮節，動作整齊規范，可根據不同的節目更換問候語。

場內總監職責：

首先對場內所有崗位工作細節必須全部熟悉。待集合完畢后，組織場內所有助教再次強調工作注意事項。

組織場內助教對場內進行布置（易拉寶、主題橫幅、副橫幅、桌椅、座位排、紙、筆、水杯、茶水、投影儀幕、講臺、講師電腦座位的準備及擺放）。確定場內溫度（在過程中根據實際情況再調節）。

對DJ工作一定要反復檢查，確保不出任何問題并嚴格控制場內溫度燈光。

與總指揮一同熟悉講師課件，確認中場溝通，氣勢展示，會后會溝通的進行時間。

待場內布置完畢后，組織助教進行演練，統一話術，糾正各崗位細節動作。

客戶進場后對場內進行監控，對場內突發事件進行處理，處理不了的及時通知總指揮。把握講師上場，中場溝通，勢氣展示，會后會溝通時間、及時與場外、后勤進行溝通，提前做好準備，確定進門時間后打開門組織進場。

在放碟過程中及時與DJ溝通，確定音量。會后會溝通開始后，組織伙伴進行補位。

在研討會過程中，觀察客戶聽課感受，記錄反應較好客戶的座位號，告知場外，讓場外與投資顧問聯系并告知情況，方便其會后會溝通。

在研討會過程中如有客戶離場，及時通知場外、后勤并告知座位號碼，要求補位。

會后會溝通開始后，組織伙伴進行補位。

觀察所有場內助教工作情況，推選出場內優秀助教，不能由私心。

總結時，對當天場內整個工作進行總結。

講師接待流程：

講師接待工作以照顧好講師食宿，保證講師良好狀態，同時對營銷活動的細節溝通增加現場成交率為目的，以合理使用費用為原則，根據接洽時所了解到的接待需求與具體的情況進行妥善安排，如：

(一)提前預訂好酒店：舒適、方便，能上網，水果適當安排。

(二)安排課前餐：時間盡量充裕，地點提前預訂，菜式主要以講師口味為準。

(三)預留講師課前小休、狀態調整、補充水分、妝扮等時間。

(四)必須安排講師休息室。

(五)盡量安排助教休息區，以便講師與內部工作溝通。

（六）講師特助與主持人需提前與講師溝通課程內容及需要配合事項

（七）公司營銷負責人應提前與講師協商營銷方案及現場配送活動的細節，一切為了成交而準備。

主持人

注意事項

(一)主持稿

1、稿子需經公司和講師審核通過，主持人不可隨意自行更改或添加；

2、主持人必須提前熟練臺詞，同時反復演練主持流程。(二)開場基本流程

1、上臺站穩、問好；

2、自我介紹（簡單）；

3、代表主辦單位表示歡迎；

4、暖場（互動、調動氣氛、設計一些問話）；

5、紀律說明——主持人需看著所有現場客戶掏出手機調至震動；

6、介紹主辦單位；

7、講師的塑造；

8、請出講師；

9、退場：講師上臺時上前握手（右手），雙手遞麥（手勢下文說明），倒退1至3步（視舞臺大小而定）后從最近一側的通道（絕不允許從中間）退場。

1、主持人強調課程進行中不添茶水，中場統一安排——助教需提前跟酒店服務員確認，現場最好能放礦泉水；

2、上半場結束前三分鐘，主持人需在臺下等候講師；

3、主持人需重視妝扮——白天淡妝，晚上可稍濃，服飾需大方、職業、有別于其他助教；

4、女主持在講臺上需特別注意站姿，如：丁字步；

5、主持人給講師遞麥的手勢

(1)一只手握著尾端，一只手托著麥頭；(2)與水平線成30度角，握低托高；

(3)握的一邊靠學員，托的一邊靠舞臺里側，主持人需提前確認講師從哪個方向上講臺，以調整握麥與托麥的手勢；(4)遞麥時，不作雙手平托，不允許主持人雙手抓麥的中間位置。

DJ(一)硬件保障

1、保障音響無障礙，電池電量足；

2、需安排監聽音箱（或者有音箱面向講臺，老師試麥時檢查）；

3、所有與研討會相關的電源插頭必須用膠帶固定；

4、確保至少2支麥，當面換上新電池——講師麥需選用音質最佳的專用麥；

5、提前將音響效果調制最佳狀態，避免因為操作出現的故障；

(1)DJ課前要反復演練播放所有會務音樂；

(2)音量大小都要一步到位，不能拖泥帶水，需用標簽紙進行定位；

(3)音量大但不刺耳、不嚇人。(二)曲目與音量的配合

1、主持人上場音樂需大聲，講師上場音樂不能太大聲

2、激情派的講師可配激情音樂，斯文派講師可配舒緩音樂；

3、若講師需要播放視頻需注意如果老師視頻間要說話就將視頻聲音調小反之則可大聲

5、終場促成時的音樂大小需適宜，以減弱鄰桌客戶溝通的干擾為標準，需提前做好標記。

燈光師

1、必須熟練操作每個開關（提前測試），確保什么開關是什么電源，嚴格杜絕關燈時將電腦、投影機、音響的電源。

2、開關燈時必須一步到位。

守門組

1、嚴格把門，不許非簽到客戶、外人出入；

2、進場時向客戶問好及作課程提示（如：“您好！請佩戴好您的學院牌，對號入座”）；

3、從第一個客戶進場開始，嚴禁助教等內部人員隨意出入。

站位：

1、人員要求：

(1)兩組，每組男女各一名助教，上下半場各由一組負責(2)形象好、狀態好、積極響應課程氣氛

2、位置：會場中間兩側各站一名；

3、職責：跑麥、臨時客服、紀律監督（如“制止場內打電話”）

講師護送：(一)人員要求

在與講師確認的前提下，可安排兩名男助教，健康活力，著工裝，大方護送。(二)上場護送

1、隨講師前后方，激情鼓掌，大方但不夸張

2、護送人員護送過程需以講師為重點，不看兩邊，不能有小動作；

3、護送人員不許跟著講師上講臺，護送到講臺前后，從最近一側的通道退離；

4、退場時，護送人員在臺下等候講師，隨其身后一起退離。

講師茶水

1、以講師需求為主，如茶、果汁、枇杷膏、水果、抽式紙巾等，兩套（休息室、講臺各一套）；

2、水杯用貼紙標明飲品，以便講師飲用。(二)送茶水

1、講師上臺后1分鐘內，茶水送上；

2、中場休息時退掉講臺茶水，下半場開始是按開場 一樣送茶水；

3、課程進行中不用換茶水；

4、休息室的茶水隨時保障，同時配合好講師的水溫需求。

會務總結：

（一）課程結束后，由會務總指揮、營銷總監以上高管負責主持總結工作——如受時間或場地限制，需在可安排的情況下第一時間總結。(二)內容

1、過單：過濾分析到場的每位客戶——重點分析準客戶與意向客戶，無意向客戶略過；

2、總結會務：表彰好人好事，提出可以提升的空間。(三)短信跟蹤，內容參考如下：

1、時限：總結會議結束半小時內，務必進行短信跟蹤服務；

2、對象：現場開戶、有意向開戶的客戶——現場開戶的客戶由當地客服發，有意向的客戶由學習顧問親自發；

第五篇：會務工作

會務工作

教學目的

通過本章學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環節和會務工作中的文書工作。教學方法

該課程屬于“專業崗位為中心、能力實訓為中心、情景活動為中心和問題引導為中心”的課程范型，采用案例教學、敘述式教學、討論式教學、現場教學、項目驅動、分組協作教學、“教-學-練”一體化的方法組織教學。教學重點

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學難點

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓練。教學時數

理論教學4.0課時

實訓教學8.0課時

教學內容

案例導入：某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規則、有秩序、有領導的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。

2、內容要素：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務、會議作用、會議結果。

3、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。

4、財務要素：會議經費、會議設備、會議服務設施。最基本的會議要素

會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據不同的標準，常見的會議種類有：

按組織類型分：內部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯席會(由若干單位共同召集并參加)、內部會、代表會、群眾會等；

按功能性質：決策性、討論性、執行性、告知性、學術性、協調性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；

按議題性質：專業性、專題性、綜合性等；

按規模大小：特大型(萬人以上)、大型(數千人)、中型(數百人上下)、小型(數十

人或數人)等；

按召開方式：常規會、廣播會、電話會、電視會、網絡會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。

2．發揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結。

4．統一認識，協調行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費，促進經濟。成千上萬的會議，已經形成“會議產業”。(二)會議的負面作用。

1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領導人相當的一部分生命要在會議中度過”。前蘇聯的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％。”日本效率協會統計發現“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會。”在我國，領導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結合實際，其結果是制造重復信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風。長期以來，有少數干部成了專門開會的“職業開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真傳達貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報與審批的形式有哪些？

口頭申報、書面申報、會議申報。

會議申報應遵循什么原則？

精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。指導會務工作的原則有哪些？

1、準備充分；

2、組織嚴密；

3、服務周到；

4、確保安全。會議成本意識

開會時要耗費經費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）;B —參加會議的人數;T —會議的時間（以小時為單位）。

A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產值遠比工資高，乘以2是因為開會時經常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經費。會議秘書工作的基本任務 1，組織的工作

主要包括：

(1)協助領導確定會議議題；(2)根據議題安排議程、日程；(3)發會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協調；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯絡和協調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯系和組織)。(11)會議的結束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫療保健。4．安全保衛工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛工作；(3)會場內外的安全保衛工作。

從以上秘書工作的基本內容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質。

會務工作的具體內容

會務工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規模與規 格→ 明確會議組織機構→ 明確會議所需設備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經費預算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應根據領導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經費預算等項目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時間和日期。

（五）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作(七)確定會議經費預算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機構與人員分工。會議籌備方案示例如下：

可信公司技術訓練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發明和創造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。

二、會議的時間、地點 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經理、副總經理、公司人力資源部總監、生產部總監、培訓部總監，以及公司下屬各部門的技術骨干30人。總計50人。會議議程

會議由主管副總經理主持。上午：

(1)總經理做關于技術訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監專題發言。(3)生產部總監專題發言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經理做總結報告。

五、會議議題：

(1)技術訓練與提高企業綜合競爭力。(2)技術訓練與技術創新。

(3)如何提高技術訓練的質量。(4)技術訓練方法的再討論。

六、會場設備和用品的準備：

準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。

七、會議材料準備：由總經理辦公室牽頭準備。(1)總經理的工作報告。

(2)培訓部、生產部總監的專題發言稿。’(3)公司開展技術競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經理的總結報告。

八、會議服務工作：由行政部綜合協調。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內容”兩個要素構成，如“中國共產黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內容。有的會議名稱由單位、、內容構成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結表彰(內容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內容和會議類型構成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規范的文字表達。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結大會”。

（三）確定會議規模與規格

確定會議規模與規格的依據是會議的內容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規模有大型、中型、小型。

會議的規格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時間和地點應注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數；三是指每次會議的時間限度。

2、確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結上年的工作、生產成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產計劃，通過各種預算等。有些會議如農業生產、學校教育等本身就有很強的季節性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在領導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關上級領導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產經營的規律，盡量避免在工作或生產銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

（會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續進行的最佳時間是3小時之內，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時間要考慮人們的生理規律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應與會議內容緊密聯系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區、城鄉，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應根據不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業性會議，應選擇富有專業特征的城鄉地區召開，以便結合現場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產車間、營業部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應考慮交通便利

會場位置必須讓領導和與會者方便前往。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。第三、會場的大小應與會議規模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。

第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。會場內部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環境中順利進行。

第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。

第七、場地租借的費用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。秘書部門平時應掌握本地區或奉系統的機關和干部人數的基本資料。在確定會議規模和人數之后，應進一步分配會議人數及名單。大型會議設有“組織組”負責考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發給所有與會者。會議議程是會議內容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時間內的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發給與會者。會議日程是根據議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據。會議日程表的制定 要明確具體，準確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據多數人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論； ●大會發言；

參觀或其他活動；

會議總結，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團隊會議議程

公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯系情況。

5、東部地區銷售活動的總結。6．銷售一部關于團隊溝通問題的發言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經理的人選 9．下季度銷售目標

（七）印發會議通知

發會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內容包括會議名稱、會議目的和主要內容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發、錯發、漏發。用于涉外業務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產生興趣。

（八）確定會議所需用品和設備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發現問題，進行整改。

（九）建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關人員。應根據會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

1．會議經費的主要內容

*文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。

*郵電通訊費用：如發會議通知，則有會議事項發電報、傳真、電傳或打電話進行聯絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統的費用也應計算在內。

*會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費。

*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現場錄像的費用，與有關協作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。*會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。

*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。

*其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。2．審核時要逐項細審

要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備?設備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經費的把關，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質量。

例文分析： ． 天地公司新產品發布會經費預算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產品發布會。與會人員預計200人，現就會議所需各項經費提出預算。

一、場地租用費

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。

二、攝像設備租用費

擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。

三、聘請專家咨詢費

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。

四、宴請費用

10人一桌，每桌標準2000元，共計40000元。

五、交通費用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。

六、會議用品費

資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。

七、紀念品 到會記者預計50人，每人一份紀念品價值500元，共計25000元。此次會議經費總計10萬元。

此預算提交總經理辦公會審查批準。

會議籌備小組

2003年1月5日

十一、進行全面的會前檢查

會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。

會前檢查包括每個細節都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發生的關頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位置，秘書可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業協會代表3人；全國大中型商場總經理或業務經理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： XX集團公司負責銷售工作的副總經理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。

5．會議程序：來賓簽到，發調查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。

展示活動閉幕、收調查表，發紀念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產品意見調查表。服裝集團產品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團小禮堂。

8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發X X服裝集團生產的T恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應該是科學、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經驗，認真細致地做好。

小李的方案還有一些需要改進的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應該用正規的書面語。“時裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。

3．會議地點不應設在x x服裝集團內部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節性、事務性和政治性三種。企業常用的會見主要是社交上的禮節性會見和涉及業務商談、經貿洽談等內容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業務，即就具體業務進行談判、會商。會談的內容較為正式，政治性、專業性較強，在企業中主要指商務談判和業務會商。

二、會見、會談的區別

1、內容不同：會見的內容禮節性、事務性較強，會談的內容經濟性、利益性較強；另外，爭議的內容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協調關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準備資料

確定參加人員

確定時間和地點

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準備資料

3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓練

【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環節，掌握會議籌備方案制作要領。

一、案例分析 案例：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準備工作? 2．會見與會談準備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?

附件：會議通知例文

各區、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局：

經市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達總局、省局xxx工作會議精神，總結我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現將有關事項通知如下：

一、參會人員：各區、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局分管領導、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區、市、縣局重點分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉稅科、所得稅科負責人。

二、報到時間及地點：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務局報到。

三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務局進行經驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務局進行經驗交流；14日下午在市局直屬分局進行經驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領導和科室負責人講話。

二○○四年十二月二日