第一篇：會務中會后工作

1、會場善后工作及安排與會人員離場

分發與會人員照片、通訊錄。

安排與會人員離場：安排好離場通道標志，在離場口出與開會人員握手告別，送上紀念禮品，若人數較少可隨行送上接送車為止

清理會場：拿走通知牌和方向標志，清理打掃會場，歸還會場所借物品，會場清理完畢后通知相關人員切斷會場使用的電源，關閉會場。

2、會后文書工作

將會議記錄以及會議中需要的材料整理，分類，并對不同文件分類處理，需要銷毀的銷毀，歸檔的歸檔等。

3、會議總結

進行會議總結，攥寫總結報告

4、會議經費結算

按規定填寫收費的標準和方法，開具發票，無法開具發票的項目與會議人員協商處理，若是會前繳費的，會后結算后多退少補，若是會后繳費，根據結算結果繳費。

5、會議效果評估

會議結束后可進行問卷調查，電話回訪或郵件回訪等形式根據與會人員回饋進行會議效果評估。包括對主持人的評估、對會議工作人員的評估、對會議發言人的評價、對會議管理工作的整體評價。

6、會后的催辦、反饋與落實工作

對于會議中提出的事項需要辦理的，會后的催辦與登記：

1、明確催辦人員;

2、健全登記制度，建立催辦登記簿，逐項列出催辦的事項，讓催辦人員根據實際情況，定期記錄催辦事項的進展情況；

3、建立匯報制度，催辦人員要向領導人匯報催辦落實情況，不能自作主張的事，請示領導。

7、會后文書的擬寫

根據會議中提出的問題跟決定等內容纂寫。

第二篇：會務工作

會務工作

教學目的

通過本章學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環節和會務工作中的文書工作。教學方法

該課程屬于“專業崗位為中心、能力實訓為中心、情景活動為中心和問題引導為中心”的課程范型，采用案例教學、敘述式教學、討論式教學、現場教學、項目驅動、分組協作教學、“教-學-練”一體化的方法組織教學。教學重點

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學難點

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓練。教學時數

理論教學4.0課時

實訓教學8.0課時

教學內容

案例導入：某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規則、有秩序、有領導的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。

2、內容要素：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務、會議作用、會議結果。

3、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。

4、財務要素：會議經費、會議設備、會議服務設施。最基本的會議要素

會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據不同的標準，常見的會議種類有：

按組織類型分：內部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯席會(由若干單位共同召集并參加)、內部會、代表會、群眾會等；

按功能性質：決策性、討論性、執行性、告知性、學術性、協調性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；

按議題性質：專業性、專題性、綜合性等；

按規模大小：特大型(萬人以上)、大型(數千人)、中型(數百人上下)、小型(數十

人或數人)等；

按召開方式：常規會、廣播會、電話會、電視會、網絡會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。

2．發揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結。

4．統一認識，協調行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費，促進經濟。成千上萬的會議，已經形成“會議產業”。(二)會議的負面作用。

1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領導人相當的一部分生命要在會議中度過”。前蘇聯的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％。”日本效率協會統計發現“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會?！痹谖覈?，領導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結合實際，其結果是制造重復信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風。長期以來，有少數干部成了專門開會的“職業開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真傳達貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報與審批的形式有哪些？

口頭申報、書面申報、會議申報。

會議申報應遵循什么原則？

精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。指導會務工作的原則有哪些？

1、準備充分；

2、組織嚴密；

3、服務周到；

4、確保安全。會議成本意識

開會時要耗費經費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）;B —參加會議的人數;T —會議的時間（以小時為單位）。

A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產值遠比工資高，乘以2是因為開會時經常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經費。會議秘書工作的基本任務 1，組織的工作

主要包括：

(1)協助領導確定會議議題；(2)根據議題安排議程、日程；(3)發會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協調；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯絡和協調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯系和組織)。(11)會議的結束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫療保健。4．安全保衛工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛工作；(3)會場內外的安全保衛工作。

從以上秘書工作的基本內容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質。

會務工作的具體內容

會務工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規模與規 格→ 明確會議組織機構→ 明確會議所需設備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經費預算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應根據領導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經費預算等項目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時間和日期。

（五）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作(七)確定會議經費預算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機構與人員分工。會議籌備方案示例如下：

可信公司技術訓練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發明和創造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。

二、會議的時間、地點 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經理、副總經理、公司人力資源部總監、生產部總監、培訓部總監，以及公司下屬各部門的技術骨干30人。總計50人。會議議程

會議由主管副總經理主持。上午：

(1)總經理做關于技術訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監專題發言。(3)生產部總監專題發言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經理做總結報告。

五、會議議題：

(1)技術訓練與提高企業綜合競爭力。(2)技術訓練與技術創新。

(3)如何提高技術訓練的質量。(4)技術訓練方法的再討論。

六、會場設備和用品的準備：

準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。

七、會議材料準備：由總經理辦公室牽頭準備。(1)總經理的工作報告。

(2)培訓部、生產部總監的專題發言稿。’(3)公司開展技術競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經理的總結報告。

八、會議服務工作：由行政部綜合協調。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內容”兩個要素構成，如“中國共產黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內容。有的會議名稱由單位、、內容構成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結表彰(內容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內容和會議類型構成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規范的文字表達。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結大會”。

（三）確定會議規模與規格

確定會議規模與規格的依據是會議的內容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規模有大型、中型、小型。

會議的規格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時間和地點應注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數；三是指每次會議的時間限度。

2、確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結上年的工作、生產成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產計劃，通過各種預算等。有些會議如農業生產、學校教育等本身就有很強的季節性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在領導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關上級領導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產經營的規律，盡量避免在工作或生產銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

（會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續進行的最佳時間是3小時之內，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時間要考慮人們的生理規律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應與會議內容緊密聯系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區、城鄉，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應根據不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業性會議，應選擇富有專業特征的城鄉地區召開，以便結合現場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產車間、營業部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應考慮交通便利

會場位置必須讓領導和與會者方便前往。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。第三、會場的大小應與會議規模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。

第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。會場內部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環境中順利進行。

第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。

第七、場地租借的費用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。秘書部門平時應掌握本地區或奉系統的機關和干部人數的基本資料。在確定會議規模和人數之后，應進一步分配會議人數及名單。大型會議設有“組織組”負責考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發給所有與會者。會議議程是會議內容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時間內的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發給與會者。會議日程是根據議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據。會議日程表的制定 要明確具體，準確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據多數人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論； ●大會發言；

參觀或其他活動；

會議總結，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團隊會議議程

公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯系情況。

5、東部地區銷售活動的總結。6．銷售一部關于團隊溝通問題的發言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經理的人選 9．下季度銷售目標

（七）印發會議通知

發會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內容包括會議名稱、會議目的和主要內容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發、錯發、漏發。用于涉外業務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產生興趣。

（八）確定會議所需用品和設備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發現問題，進行整改。

（九）建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關人員。應根據會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

1．會議經費的主要內容

*文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。

*郵電通訊費用：如發會議通知，則有會議事項發電報、傳真、電傳或打電話進行聯絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統的費用也應計算在內。

*會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費。

*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現場錄像的費用，與有關協作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。*會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。

*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。

*其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。2．審核時要逐項細審

要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備?設備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經費的把關，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質量。

例文分析： ． 天地公司新產品發布會經費預算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產品發布會。與會人員預計200人，現就會議所需各項經費提出預算。

一、場地租用費

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。

二、攝像設備租用費

擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。

三、聘請專家咨詢費

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。

四、宴請費用

10人一桌，每桌標準2000元，共計40000元。

五、交通費用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。

六、會議用品費

資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。

七、紀念品 到會記者預計50人，每人一份紀念品價值500元，共計25000元。此次會議經費總計10萬元。

此預算提交總經理辦公會審查批準。

會議籌備小組

2003年1月5日

十一、進行全面的會前檢查

會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。

會前檢查包括每個細節都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發生的關頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位置，秘書可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業協會代表3人；全國大中型商場總經理或業務經理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： XX集團公司負責銷售工作的副總經理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。

5．會議程序：來賓簽到，發調查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。

展示活動閉幕、收調查表，發紀念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產品意見調查表。服裝集團產品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團小禮堂。

8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發X X服裝集團生產的T恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應該是科學、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經驗，認真細致地做好。

小李的方案還有一些需要改進的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應該用正規的書面語?！皶r裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。

3．會議地點不應設在x x服裝集團內部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節性、事務性和政治性三種。企業常用的會見主要是社交上的禮節性會見和涉及業務商談、經貿洽談等內容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業務，即就具體業務進行談判、會商。會談的內容較為正式，政治性、專業性較強，在企業中主要指商務談判和業務會商。

二、會見、會談的區別

1、內容不同：會見的內容禮節性、事務性較強，會談的內容經濟性、利益性較強；另外，爭議的內容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協調關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準備資料

確定參加人員

確定時間和地點

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準備資料

3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓練

【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環節，掌握會議籌備方案制作要領。

一、案例分析 案例：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準備工作? 2．會見與會談準備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?

附件：會議通知例文

各區、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局：

經市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達總局、省局xxx工作會議精神，總結我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現將有關事項通知如下：

一、參會人員：各區、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局分管領導、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區、市、縣局重點分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉稅科、所得稅科負責人。

二、報到時間及地點：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務局報到。

三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務局進行經驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務局進行經驗交流；14日下午在市局直屬分局進行經驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領導和科室負責人講話。

二○○四年十二月二日

第三篇：會后工作

本文講述的是日常工作會議主要流程之三：會后工作。提到了會中工作所要注意的幾個事項，詳情請閱讀本文。1．會議文件資料的立卷歸檔

1)會議文件的收集整理工作

(1)確定會議文件的收集范圍。

(2)選擇收集會議文件的渠道。

(3)運用收集文件的不同方法。

2)會議文件的立卷歸檔

把會議過程中的一整套材料，包括通知、領導報告和講話、會議記錄或紀要、會議簡報、會議報道等，進行分類立卷歸檔。

2．會議經費結算工作

(1)收款的方法和時機。有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓費、住宿費、餐飲費等)。

①應在會議通知或預訂表格中詳細注明收費的標準和方法。

②應注明與會人員可采用的支付方式(如現金、支票、信用卡等)。

③如用信用卡收費，應問清姓名、卡號、有效期等。

④開具發票的工作人員事先要與財務部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。如果有些項目無法開具正式發票時，應與會議代表協商，開具收據或證明。

(2)在訂購各種設備和享受服務時，應掌握付款的方法和時間。

3．安排與會人員返程

案例

天地公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風韻公司新開發的系列化妝品的洽談訂貨會。秘書初萌負責安排與會人員的返程工作，初萌想先解決容易預訂的近處與會者的車票問題，再慢慢解決北京等遠地難以解決的車票預訂問題，而且她想當然地認為，只要為大家盡可能預訂火車硬臥票就行了。結果，部分代表因不能及時拿到返程的車、機票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。

分析

會議結束并不意味著會議工作就結束了，有外部人員參加的會議應根據會議的長短、外部與會人數多少等情況及早安排好與會人員的返程事宜。做好與會人員的返程工作，主要包括以下兩點

1．提早做好與會者的票務登記預訂工作

(1)應根據會期長短、外地與會人數多少等實際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會者的行程。

(2)要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。

(3)一般情況下，要按先遠后近的次序安排返程機票、車票的預訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯系，提前預訂好飛機、火車、汽車、輪船票。

(4)屆時應編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應安排有關領導同志為與會人員送行。

2．幫助與會者提前做好返程準備

(1)提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。

第四篇：文秘人員如何做好會務工作 會前籌備 會中服務 會后總結

文秘人員如何做好會務工作 會前籌備 會中服務 會后總結

會議是自有人類以來就存在的一種社會現象。美國社會學家摩爾根指出，原始部落時期的易洛魁人每逢一個首領死去時，本氏族的成員就舉行一次會議來提名繼承人。我國古代也有會議這種形式。史籍中有關于堯召集部落首長用會議形式決定繼承人和治水人選的記載。在現代社會，會議是領導機構進行決策和管理，實現領導職能的一種重要方式。這種活動方式已經被廣泛應用于政治、經濟、科學文化以及社會生活的各個領域。會務工作是一項復雜的系統工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現難以彌補的差錯，造成不良影響。會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和效果。因此要想做好會議服務，應抓好以下三個方面工作:

一、會前籌備工作

會議有效的重點是計劃性要好，計劃性就是會前籌備。會前籌備工作做得是否充分，直接關系到會議的成功與否。據統計，會前籌備的效果占會議有效性的70%?？梢哉f，高質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定會議計劃，組建會務班子，準備會議材料，安排會議后勤保障和布置會場。

（一）擬定會議計劃

擬定會議計劃是會前籌備的第一步。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議計劃通常是由決策層，如區委常委會議、區政府常務會議、單位黨組會等會上議定草案，然后交由牽頭單位具體辦理。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。擬定會議工作方案的要點是明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。這些都確定好之后即可發出會議通知，通知內容包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍等。

（二）組建會務班子

組建會務班子是會前籌備的第二步。有些會議的規模相對較大，持續時間也較長，因此會有相當繁雜的會前籌備事項。這就需要事先成立一個籌備委員會來負責會議的所有籌備工作。籌備委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦單位的成員構成。一般可以根據會議的規模、議程等情況成立籌備委員會，可以由一名主要領導任主任，分管領導任副主任，會議相關職能部門主要負責人為成員，在籌備委員會下再建立子工作組，一般可設秘書組、組織組、后勤保障組、宣傳報道組、安全保衛組等，各組確定人員，明確分工，層層負責，并定期碰頭交流工作進展。

（三）準備會議資料

會前籌備的第三步是準備會議資料。會議資料包括領導資料（會上學習的或要宣讀的文件材料、領導講話稿、主持詞等）、來賓資料（會議指南、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、出席證、列席證、請柬、通訊錄、房卡和餐券等）、會務資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、小組召集人名單、討論地點等）和溝通資料（會議參考文件、會議宣傳資料、會議簡報、各種記錄、注意事項、各種會議協議合同以及其他相關資料）。有的會議還要編印交流發言材料匯編，印發領導講話稿等。

（四）安排會議后勤保障

凡是連續召開幾天，并且有外地同志參加的會議，就要熱情做好會議生活的安排工作。要根據出席會議的名額，提前編定住宿分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對領導和年老體弱的同志應予以適當的照顧。會議期間的安保、出行、飲食要有專人負責，并事先做好安排。

（五）布置會場

會場是會議的重要場所，要根據會議的性質與規模把它布置好，營造出相應的氣氛。在布置會場時，主要應注意選擇會場、裝飾會場、安排會場座位、布置主席臺以及其他一些附屬設施。由于會議的類型，規模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現會議氣氛。一般包括：

１、懸掛會標、徽記、旗幟等。２、設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，并保證音響效果。３、確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區域，并使與會者明了。４、保證照明、通風、投影、錄像、空調設備齊全、有效。５、擺放適量花卉。

6、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。

7、場外彩虹門、氫氣球、歡迎標語、紅地毯、花卉等。

8、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會中服務工作

在會中服務階段，會務人員須提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況，做好會議材料分發，完成簽到與引導，組織會議有序進行，搞好后勤服務等工作。

1、簽到與引導 簽到是指與會人員進入正式會場時向會議組織者表示入場的一種手續。常用的簽到方式有簿冊式和卡片式。在組織簽到的同時，會務人員要做好入場引導工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領導、發言人、上臺領獎人是否到齊。同時，會場內可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。

2、組織會議進行 維持好會場秩序，會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機或調到振動狀態，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。在會議進行時，會務人員要按照會議議程做好服務工作，注意安排會議發言，做好會議記錄，編制會議簡報，起草、修改會議有關決議文件以及做好新聞報道等。這其中主要是一些服務和保障性工作，該工作要求會務人員要了解會議內容，熟悉會議流程，領悟會議精神，關鍵是要做到細致入微，有條不紊。

3、搞好后勤保障 會中的后勤保障除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶水供應，要照顧好老弱病殘，要準備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。會議期間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動也要精心組織好。根據需要有些會議還要準備會議紀念品。外地與會人員的返程車票、機票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的其他合理要求也應盡可能給予滿足。

會中階段，會務人員除了主要進行各種服務工作外，還要接受會中反饋信息，及時處理各種突發狀況。要求會務人員必須具備良好的政治素質、較強的應變能力和高度的責任心。此階段的有關工作同樣實行明確分工、層層負責制。要確定各小組乃至每個人的任務，標明完成時間，在每天會議結束后集中，核對各項工作的完成情況，交流會中出現的新情況，以便對第二天的會議進行適當調整。

三、會后總結工作

會議日程的主要內容進行完畢后，標志著會議基本結束。但會務工作并不意味著就此結束，而是由會中服務階段轉入會后總結階段。會議有效性的20%是會后落實。該階段的工作任務仍很繁重，需認真地完成，做到“有始有終”。會后總結工作主要包括送別會議代表，會場的善后工作，整理會議文件以及會務總結反饋。

1、送別會議代表與會場善后

與會人員的車票或機票已事先訂好，會務人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達車站或機場。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結算帳目并向財務部門報銷等。

2、整理會議文件

整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準備并分發的文件，會議期間產生的文件和會后產生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。

3、會務總結反饋

會后總結工作的重點是會務總結反饋。上述工作都完成后，要對本次會議工作進行一次認真的總結，肯定成績，分析不足，表揚有功人員，向支持會議工作的有關部門表示感謝，布置會議精神貫徹執行情況的檢查、反饋工作。通過會議工作總結，積累會議工作經驗，提高會務人員綜合能力，培養互相配合，協同合作的良好作風。

現代社會是一個充滿變革的社會，會議作為一種社會現象，也處在不斷變革與發展之中。要想開好會，會務工作起著至關重要的作用。成功的會務安排，會使會議開得圓滿成功。反之，則會使會議達不到預定的效果。因此，會務工作的相關理論和技巧，是所有會議組織者必須掌握的一門科學。

第五篇：淺談如何做好會務工作

淺談如何做好會務工作

會議是自有人類以來就存在的一種社會現象，領導機構進行決策和管理，實現領導職能的一種重要方式。這種活動方式已經被廣泛應用于社會生活、公務活動的各個領域。會務工作是會議正常進行和取得預期效果的重要保證,會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和效果，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現難以彌補的差錯，造成不良影響。做好會務工作，需要在會前、會中、會后分別樹立細節意識，抓好相關細節，才是確保會議順利舉辦的關鍵。

一、會前籌備

會前籌備工作做得是否充分，直接關系到會議的成功與否。據統計，會前籌備的效果占會議有效性的70%?？梢哉f，高質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定計劃，明確分工，準備材料，后勤保障和布置會場等方面。

（一）擬定議程。指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議議程通常是由決策層決定，如辦事處黨委會、主任辦公會、專題會等是由莊主任提議召開，并組織審定議題，交由辦公室辦理。辦公室根據領導要求，擬定會議名稱、內容、時間、地點、參會人員范圍等，報告莊主任審定同意后，可采取電話或書面的方式進行通知安排。

（二）明確分工。一般情況下，一次成功的會議是依靠

的性質與規模把它布置好，營造出相應的氣氛。在布置會場時，應注意選擇會場、安排座位、布置主席臺等。由于會議的類型，規模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現會議氣氛。一般包括：1.確定會議室和會議桌擺放形式，大會（主席臺），黨委會（正中為主），座談會協調會（面對面）等。2.懸掛會標、橫幅等（咱們辦事處嚴格遵守八項規定，會標橫幅由LED屏幕代替）。3.安排座次，擺放座簽。首先找出主位，然后依次左右左右。4.逐個測試話筒，保證音響效果。5.保證照明、通風、投影等設備運轉有效，逢冬夏兩季還要提前打開空調。6.做好會議發言、集體照相等方面的準備工作。7.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。列個單子逐項檢查。

二、會中服務工作

在會中服務階段，會務人員須提前到達會場，反復檢查會場準備情況，做好會議材料分發，完成簽到與引導，組織會議有序進行，搞好后勤服務等工作。

1、簽到與引導。簽到是參會人員表示入場的一種必要手續。常用的簽到方式有簿冊式（手寫簽到）和卡片式（電子簽到）。在組織簽到的同時，會務人員要做好入場引導工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領導、發言人、上臺領獎人是否到齊。同時，會場內可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。這里需要注意的是參加會議的主要領導不簽到，固定會議或人員較少的會議也可不簽到。

2、組織會議進行。維持好會場秩序，會議開始后與會人員入座就緒，及時關閉會場大門；開會期間關閉手機或調

票已事先訂好，會務人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達車站或機場。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結算帳目并向財務部門報銷等。

2、整理會議文件。整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準備并分發的文件，會議期間產生的文件和會后產生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。

3、會務總結反饋。一方面，要按照有關要求，形成會議紀要，會議報告，會議簡報等等，一方面還要對本次會議工作進行一次認真的總結，肯定成績，分析不足。通過會議總結，積累會議工作經驗，提高會務人員綜合能力，培養互相配合，協同合作的良好作風。