第一篇：如何做好會務(wù)工作

如何做好會務(wù)工作

編者按：搞好會務(wù)是辦公室的基本職責(zé)之一,是一項經(jīng)常性工作。會務(wù)工作的好壞，直接影響到會議的質(zhì)量和效果。那么在會議的安排和組織上，我們該注意些什么呢？

會務(wù)工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項重要的職責(zé)，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的錯誤，造成不良影響。要想做好會議服務(wù)，應(yīng)注意完善以下幾項工作:

一、會前準(zhǔn)備工作

1.組織會務(wù)班子，明確工作職責(zé)。大型會議還要制訂詳細(xì)的會務(wù)工作方案。

2.發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3.印制會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

4.大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

5.大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6.會場布置。會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。

（1）懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟等。（2）設(shè)置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明確。（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。

7.后勤服務(wù)工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。

8.做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。

9.進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報準(zhǔn)備工作情況。

二、會間組織與服務(wù)工作

1.會務(wù)人員提前1小時到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況。

2.搞好會議簽到、材料分發(fā)。

3.落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

4.按預(yù)定方案組織與會人員由前向后依次就座。

5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場；開會期間關(guān)閉手機(jī)及BP機(jī)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場。

6.做好會議記錄，寫好會議簡報。

7.組織照相。

8.為與會人員預(yù)定車票、機(jī)票等。

三、會議善后工作

1.會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2.組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3.做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4.做好會議報道工作。

第二篇：淺談如何做好會務(wù)工作

淺談如何做好會務(wù)工作

●雷洋 ●

會議是自有人類以來就存在的一種社會現(xiàn)象。美國社會學(xué)家摩爾根指出，原始部落時期的易洛魁人每逢一個首領(lǐng)死去時，本氏族的成員就舉行一次會議來提名繼承人。我國古代也有會議這種形式。史籍中有關(guān)于堯召集部落首長用會議形式?jīng)Q定繼承人和治水人選的記載。在現(xiàn)代社會，會議是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策和管理，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的一種重要方式。這種活動方式已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化以及社會生活的各個領(lǐng)域。會務(wù)工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項重要的職責(zé)，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的差錯，造成不良影響。會務(wù)工作水平的高低，直接影響會議的質(zhì)量和效果。因此要想做好會議服務(wù)，應(yīng)抓好以下三個方面工作:

一、會前籌備工作

會議有效的重點是計劃性要好，計劃性就是會前籌備。會前籌備工作做得是否充分，直接關(guān)系到會議的成功與否。據(jù)統(tǒng)計，會前籌備的效果占會議有效性的70%。可以說，高質(zhì)量的會前籌備工作，是會議質(zhì)量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責(zé)任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定會議計劃，組建會務(wù)班子，準(zhǔn)備會議材料，安排會議后勤保障和布置會場。

（一）擬定會議計劃

擬定會議計劃是會前籌備的第一步。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議計劃通常是由決策層，如區(qū)委常委會議、區(qū)政府常務(wù)會議、單位黨組會等會上議定草案，然后交由牽頭單位具體辦理。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。擬定會議工作方案的要點是明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。這些都確定好之后即可發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍等。

（二）組建會務(wù)班子

組建會務(wù)班子是會前籌備的第二步。有些會議的規(guī)模相對較大，持續(xù)時間也較長，因此會有相當(dāng)繁雜的會前籌備事項。這就需要事先成立一個籌備委員會來負(fù)責(zé)會議的所有籌備工作。籌備委員會是一個對會議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊，通常由主辦單位的成員構(gòu)成。一般可以根據(jù)會議的規(guī)模、議程等情況成立籌備委員會，可以由一名主要領(lǐng)導(dǎo)任主任，分管領(lǐng)導(dǎo)任副主任，會議相關(guān)職能部門主要負(fù)責(zé)人為成員，在籌備委員會下再建立子工作組，一般可設(shè)秘書組、組織組、后勤保障組、宣傳報道組、安全保衛(wèi)組等，各組確定人員，明確分工，層層負(fù)責(zé)，并定期碰頭交流工作進(jìn)展。

（三）準(zhǔn)備會議資料

會前籌備的第三步是準(zhǔn)備會議資料。會議資料包括領(lǐng)導(dǎo)資料（會上學(xué)習(xí)的或要宣讀的文件材料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、主持詞等）、來賓資料（會議指南、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、出席證、列席證、請柬、通訊錄、房卡和餐券等）、會務(wù)資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、小組召集人名單、討論地點等）和溝通資料（會議參考文件、會議宣傳資料、會議簡報、各種記錄、注意事項、各種會議協(xié)議合同以及其他相關(guān)資料）。有的會議還要編印交流發(fā)言材料匯編，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。

（四）安排會議后勤保障

凡是連續(xù)召開幾天，并且有外地同志參加的會議，就要熱情做好會議生活的安排工作。要根據(jù)出席會議的名額，提前編定住宿分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對領(lǐng)導(dǎo)和年老體弱的同志應(yīng)予以適當(dāng)?shù)恼疹櫋h期間的安保、出行、飲食要有專人負(fù)責(zé)，并事先做好安排。

（五）布置會場

會場是會議的重要場所，要根據(jù)會議的性質(zhì)與規(guī)模把它布置好，營造出相應(yīng)的氣氛。在布置會場時，主要應(yīng)注意選擇會場、裝飾會場、安排會場座位、布置主席臺以及其他一些附屬設(shè)施。由于會議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。一般包括：

１、懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟等。２、設(shè)置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，并保證音響效果。３、確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明了。４、保證照明、通風(fēng)、投影、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。５、擺放適量花卉。

6、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。

7、場外彩虹門、氫氣球、歡迎標(biāo)語、紅地毯、花卉等。

8、進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報準(zhǔn)備工作情況。

二、會中服務(wù)工作

在會中服務(wù)階段，會務(wù)人員須提前1小時到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況，做好會議材料分發(fā)，完成簽到與引導(dǎo)，組織會議有序進(jìn)行，搞好后勤服務(wù)等工作。

1、簽到與引導(dǎo) 簽到是指與會人員進(jìn)入正式會場時向會議組織者表示入場的一種手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊式和卡片式。在組織簽到的同時，會務(wù)人員要做好入場引導(dǎo)工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人、上臺領(lǐng)獎人是否到齊。同時，會場內(nèi)可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。

2、組織會議進(jìn)行 維持好會場秩序，會議開始前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場；開會期間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)到振動狀態(tài)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場。在會議進(jìn)行時，會務(wù)人員要按照會議議程做好服務(wù)工作，注意安排會議發(fā)言，做好會議記錄，編制會議簡報，起草、修改會議有關(guān)決議文件以及做好新聞報道等。這其中主要是一些服務(wù)和保障性工作，該工作要求會務(wù)人員要了解會議內(nèi)容，熟悉會議流程，領(lǐng)悟會議精神，關(guān)鍵是要做到細(xì)致入微，有條不紊。

3、搞好后勤保障 會中的后勤保障除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶水供應(yīng)，要照顧好老弱病殘，要準(zhǔn)備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。會議期間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動也要精心組織好。根據(jù)需要有些會議還要準(zhǔn)備會議紀(jì)念品。外地與會人員的返程車票、機(jī)票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的其他合理要求也應(yīng)盡可能給予滿足。

會中階段，會務(wù)人員除了主要進(jìn)行各種服務(wù)工作外，還要接受會中反饋信息，及時處理各種突發(fā)狀況。要求會務(wù)人員必須具備良好的政治素質(zhì)、較強的應(yīng)變能力和高度的責(zé)任心。此階段的有關(guān)工作同樣實行明確分工、層層負(fù)責(zé)制。要確定各小組乃至每個人的任務(wù)，標(biāo)明完成時間，在每天會議結(jié)束后集中，核對各項工作的完成情況，交流會中出現(xiàn)的新情況，以便對第二天的會議進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

三、會后總結(jié)工作

會議日程的主要內(nèi)容進(jìn)行完畢后，標(biāo)志著會議基本結(jié)束。但會務(wù)工作并不意味著就此結(jié)束，而是由會中服務(wù)階段轉(zhuǎn)入會后總結(jié)階段。會議有效性的20%是會后落實。該階段的工作任務(wù)仍很繁重，需認(rèn)真地完成，做到“有始有終”。會后總結(jié)工作主要包括送別會議代表，會場的善后工作，整理會議文件以及會務(wù)總結(jié)反饋。

1、送別會議代表與會場善后

與會人員的車票或機(jī)票已事先訂好，會務(wù)人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達(dá)車站或機(jī)場。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結(jié)算帳目并向財務(wù)部門報銷等。

2、整理會議文件

整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件，會議期間產(chǎn)生的文件和會后產(chǎn)生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進(jìn)行立卷歸檔。歸檔后應(yīng)交由有關(guān)人員保管，不要保留在個人手中。

3、會務(wù)總結(jié)反饋

會后總結(jié)工作的重點是會務(wù)總結(jié)反饋。上述工作都完成后，要對本次會議工作進(jìn)行一次認(rèn)真的總結(jié)，肯定成績，分析不足，表揚有功人員，向支持會議工作的有關(guān)部門表示感謝，布置會議精神貫徹執(zhí)行情況的檢查、反饋工作。通過會議工作總結(jié)，積累會議工作經(jīng)驗，提高會務(wù)人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的良好作風(fēng)。

現(xiàn)代社會是一個充滿變革的社會，會議作為一種社會現(xiàn)象，也處在不斷變革與發(fā)展之中。要想開好會，會務(wù)工作起著至關(guān)重要的作用。成功的會務(wù)安排，會使會議開得圓滿成功。反之，則會使會議達(dá)不到預(yù)定的效果。因此，會務(wù)工作的相關(guān)理論和技巧，是所有會議組織者必須掌握的一門科學(xué)。

第三篇：如何做好會務(wù)工作

如何做好會務(wù)工作

實習(xí)目的：

按照老師的安排，我制定了相應(yīng)的實習(xí)計劃。注重在實習(xí)階段對所學(xué)的理論知識進(jìn)行進(jìn)一步的鞏固和提高，以期達(dá)到根據(jù)理論知識，指導(dǎo)日常的工作實踐的目的。收到了較好的效果。主要實習(xí)情況報告如下：

實習(xí)時間：2007.2.20——2007.3.25

實習(xí)內(nèi)容：

自從有了組織，就產(chǎn)生了會議，經(jīng)過氏族，部落，部落聯(lián)盟以及國家的漫長發(fā)展過程。今天，會議已經(jīng)成為現(xiàn)代社會發(fā)展政治活動，經(jīng)濟(jì)活動，文化活動和其他活動的重要方式之一。大到國際爭端，經(jīng)國大業(yè)；小到基層單位的具體問題，都經(jīng)常通過會議解決。會議期間的會務(wù)工作，是指從會議籌備到善后處理的一系列工作，也就會用到管理學(xué)的各方面所學(xué)到的知識，大到協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定總體方案，小到車輛調(diào)度；從會前的準(zhǔn)備，到應(yīng)付會議最后可能出現(xiàn)的變化，一切大小事物，都少不了會務(wù)工作，會務(wù)工作的要求是：充分準(zhǔn)備，嚴(yán)密組織，服務(wù)周到，確保安全。通過對管理學(xué)知識和技能的學(xué)習(xí)，與老師辛勤的指導(dǎo)，我就如何做好會務(wù)工作報告如下：

一、會議準(zhǔn)備工作

良好的開端是成功的一半，會議準(zhǔn)備得充分，是取得會議成功的前提，會務(wù)人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，縝密地考慮會議的每一項關(guān)鍵環(huán)

節(jié)；而且要設(shè)想可能出現(xiàn)的問題，訂出補救措施，做到不出或少出突發(fā)事故。

1.安排議題，確定步驟：議題是會議需要討論的問題，它反映了會議的目的和任務(wù)，是每次會議首先要研究的，安排議題的原則是提交的會議議題必須與所開會議身份相適應(yīng)，也就是說，提交會議討論的議題一定要符合該會議的討論標(biāo)準(zhǔn)。

安排議題要注意三點，一是一次會議議題不能安排過多或少，一般安排一個主要的，和一兩個次要的為宜。二是要討論同類性質(zhì)的問題，不能把屬于不同體系的問題同時拿到會議上來。三是把保密性較強的議題放在會議后面，這樣便于讓有些人退席，議題安排后要審核，最后交領(lǐng)導(dǎo)審定。

安排完議題后，還要確定議程，程序，日程，也就是會議步驟。議程是對已確定的議題列出先后順序，是程序的基礎(chǔ)。程序是對會議各項活動按先后順序做出的安排，日程是對會議活動的藍(lán)圖，是會議有條不絮地進(jìn)行的保證，一旦確定不得隨意改動。

2.擬訂與會人員范圍或名單：什么人應(yīng)當(dāng)參加什么會議，決定權(quán)在于領(lǐng)導(dǎo)，會務(wù)人員在接受委托后，可以提出參加會議的名單，由領(lǐng)導(dǎo)選擇，決定。一般來說，與會人員是固定的，但是，在不少情況下仍需要會議人員提出名單，送主管領(lǐng)導(dǎo)審定。

3.發(fā)會議通知：發(fā)會議通知一要及時，保證人員按時參加；二要準(zhǔn)確，防止重復(fù)，錯發(fā)，漏發(fā)。除日常工作外，對大中型會議的通知應(yīng)發(fā)書面通知，盡量不用口頭或電話通知，通知必須簡明

扼要，并應(yīng)具備8要素：會名，內(nèi)容，開會時間，日期，地點，與會人員，入場憑證和報到時間及地點。代表須攜帶的文件或其他特殊要求，也應(yīng)寫入。有時，為了讓與會人員充分作好準(zhǔn)備，在正式通知之前，可先發(fā)預(yù)告性通知。

4.準(zhǔn)備會議文件和材料：會議文件是一種非正式文件，是正式文件的基礎(chǔ)和草稿，是提請會議討論的客觀對象，會議文件包括會議正式，參考和閱讀文件等。會議能否準(zhǔn)備好文件，特別是主要文件，對開好會議有著至關(guān)重要的影響。為了確保會議文件的質(zhì)量，提高會議效率，會務(wù)工作部門應(yīng)于會前對有關(guān)部門送來的會議文件進(jìn)行初步審核，然后領(lǐng)導(dǎo)提出意見。分發(fā)文件時還應(yīng)注意，盡量避免把許多文件堆到一起同時發(fā)給與會同志，秘密性文件要編號分發(fā)，登記簽收。

5.選擇和布置會場：開會要借用一定的場所，會場各方面條件的好壞、舒適程度的高低，對于與會人員的心理起著不可忽視的作用，而與會者的心理狀態(tài)，直接影響到會議的效果，因此要重視會場的選擇和布置。

6.排列座次：會場座次對主席臺來說，有前后左右之分，因此要合理的排列，其他與會者面對主席臺，可按漢字比劃，地理位置或行業(yè)系統(tǒng)排列。座位上要擺置名片，座次需報領(lǐng)導(dǎo)審定。

7.做好后勤服務(wù)：對會議的物資、資金、與會人員的住宿、膳食以及交通等后勤服務(wù)做到完善。

8.進(jìn)行全面的會前檢查。

二、會議期間工作

會議期間是會務(wù)工作最活躍的階段，這時工作的中心任務(wù)就是掌握會議動態(tài)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮和控制，并且通過精心的組織和良好的服務(wù)，使會議沿著即定目標(biāo)進(jìn)行。

1.簽到：簽到是與人會人員到會時的第一件事，為準(zhǔn)確了解與會人員的出席情況，會議開始要做好會議簽到工作，迅速統(tǒng)計出席、列席和缺席人數(shù)，報告大會主持人。

2.熱情接待會議成員，引導(dǎo)就座：大中型會議，一般設(shè)專門接待員，他們要預(yù)先熟悉與會者的名字，職務(wù)，單位及住房號碼，以便快捷地把他們帶進(jìn)會場。會后及時向他們指示住房去處，會務(wù)人員要始終熱情，彬彬有禮，服務(wù)周到，保證會場安靜，按時召開。

3.安排發(fā)言：安排發(fā)言的決定權(quán)屬于大會主席團(tuán)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，但是，會議工作人員可能被委托提出意見，供領(lǐng)導(dǎo)審定，安排發(fā)言應(yīng)當(dāng)考慮三點：1.注意地區(qū)平衡2.注意各級領(lǐng)導(dǎo)的平均3.注意主題的平衡。

4.做好會議記錄：不論規(guī)模大小的會議都應(yīng)該有記錄，真實的記載會議的情況，客觀的反映會議的內(nèi)容和進(jìn)程，可以為以后的分析研究會議內(nèi)容提供依據(jù)。因此，會議記錄是重要的文字檔案材料，也是會議簡報，紀(jì)要的原始根據(jù)和素材，會議記錄方法有兩種：摘要記錄和詳細(xì)記錄。會議記錄要求真實，準(zhǔn)確，完整，不得隨意增加和改動。

5.調(diào)派車輛：會議即將結(jié)束時，要趕緊調(diào)派車輛，保證會議代表坐上車，坐對車。

三、會議善后工作

1.送走與會人員：會議人員要預(yù)先登記與會者返回日期和乘坐的交通工具，代購機(jī)票或車船票，保證他們在會議結(jié)束后及時返回，個別要暫留的，要安排食宿。

2.處理遺忘的物品：要盡快與失主聯(lián)系，及早送還，若距離遠(yuǎn)，可用郵包寄送。

3.完善會議工作：取走會場剩余的物品，視聽設(shè)備，向單位接待員匯報全部物品得失情況，還要做會議財務(wù)結(jié)算。

4.打印會議記錄：要趁著會議在頭腦中仍然清晰時打印會議記錄，打印前要送會議主持人審查并簽字，然后精心編排。打印時必須準(zhǔn)確。

5.會議決議的傳達(dá)，催辦和貫徹情況的反饋：情況的反饋看來是在會外，實屬會內(nèi)的一個環(huán)節(jié)。因為會議本身只是一種工作方式，從屬實際工作，所以此環(huán)節(jié)是會議工作不可忽視的一個特殊環(huán)節(jié)，實際上也是對會議成果的檢驗。

四、會議的保密工作

任何會議，都有一定的機(jī)密性，都應(yīng)該有一定的要求，必要時還應(yīng)該制訂嚴(yán)格的保密制度和保密紀(jì)律。

1.會議保密工作的涵義：會議文件的保密工作，是會議保密的重點，應(yīng)該與會議文件起草人員采取有效的保密措施，達(dá)到不外

傳，不丟失的要求，鑒于會議文件都掌握在與會人員和印刷人員之手。因此文件保密的主要任務(wù)，是教育持有文件的人員提高警惕，加強保密觀念，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，及時清點文件，養(yǎng)成良好的習(xí)慣。對文件失密事件，要嚴(yán)肅處理，不得遷就。

2.保密工作內(nèi)容： 1.會議召開時間，地點，與會人員范圍的保密。2.會議議題，內(nèi)容，活動日程安排。3.會議文件，材料等。4.會議記錄，紀(jì)要，簡報等。5.尚未公布的領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話。

6.會議照片，錄象，錄音等。7.其他一切應(yīng)當(dāng)保密的會議事務(wù)實習(xí)總結(jié)：

通過這次在實習(xí)單位的會務(wù)實習(xí)經(jīng)歷，使我認(rèn)識到任何工作的重要性與嚴(yán)謹(jǐn)性，我會在其中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，爭取在日后的工作崗位中做的更好！

第四篇：淺談如何做好會務(wù)工作

淺談如何做好會務(wù)工作

會議是自有人類以來就存在的一種社會現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策和管理，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的一種重要方式。這種活動方式已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會生活、公務(wù)活動的各個領(lǐng)域。會務(wù)工作是會議正常進(jìn)行和取得預(yù)期效果的重要保證,會務(wù)工作水平的高低，直接影響會議的質(zhì)量和效果，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的差錯，造成不良影響。做好會務(wù)工作，需要在會前、會中、會后分別樹立細(xì)節(jié)意識，抓好相關(guān)細(xì)節(jié)，才是確保會議順利舉辦的關(guān)鍵。

一、會前籌備

會前籌備工作做得是否充分，直接關(guān)系到會議的成功與否。據(jù)統(tǒng)計，會前籌備的效果占會議有效性的70%。可以說，高質(zhì)量的會前籌備工作，是會議質(zhì)量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責(zé)任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定計劃，明確分工，準(zhǔn)備材料，后勤保障和布置會場等方面。

（一）擬定議程。指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議議程通常是由決策層決定，如辦事處黨委會、主任辦公會、專題會等是由莊主任提議召開，并組織審定議題，交由辦公室辦理。辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，擬定會議名稱、內(nèi)容、時間、地點、參會人員范圍等，報告莊主任審定同意后，可采取電話或書面的方式進(jìn)行通知安排。

（二）明確分工。一般情況下，一次成功的會議是依靠

的性質(zhì)與規(guī)模把它布置好，營造出相應(yīng)的氣氛。在布置會場時，應(yīng)注意選擇會場、安排座位、布置主席臺等。由于會議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。一般包括：1.確定會議室和會議桌擺放形式，大會（主席臺），黨委會（正中為主），座談會協(xié)調(diào)會（面對面）等。2.懸掛會標(biāo)、橫幅等（咱們辦事處嚴(yán)格遵守八項規(guī)定，會標(biāo)橫幅由LED屏幕代替）。3.安排座次，擺放座簽。首先找出主位，然后依次左右左右。4.逐個測試話筒，保證音響效果。5.保證照明、通風(fēng)、投影等設(shè)備運轉(zhuǎn)有效，逢冬夏兩季還要提前打開空調(diào)。6.做好會議發(fā)言、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。7.進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報準(zhǔn)備工作情況。列個單子逐項檢查。

二、會中服務(wù)工作

在會中服務(wù)階段，會務(wù)人員須提前到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場準(zhǔn)備情況，做好會議材料分發(fā)，完成簽到與引導(dǎo)，組織會議有序進(jìn)行，搞好后勤服務(wù)等工作。

1、簽到與引導(dǎo)。簽到是參會人員表示入場的一種必要手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊式（手寫簽到）和卡片式（電子簽到）。在組織簽到的同時，會務(wù)人員要做好入場引導(dǎo)工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人、上臺領(lǐng)獎人是否到齊。同時，會場內(nèi)可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。這里需要注意的是參加會議的主要領(lǐng)導(dǎo)不簽到，固定會議或人員較少的會議也可不簽到。

2、組織會議進(jìn)行。維持好會場秩序，會議開始后與會人員入座就緒，及時關(guān)閉會場大門；開會期間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)

票已事先訂好，會務(wù)人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達(dá)車站或機(jī)場。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結(jié)算帳目并向財務(wù)部門報銷等。

2、整理會議文件。整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件，會議期間產(chǎn)生的文件和會后產(chǎn)生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進(jìn)行立卷歸檔。歸檔后應(yīng)交由有關(guān)人員保管，不要保留在個人手中。

3、會務(wù)總結(jié)反饋。一方面，要按照有關(guān)要求，形成會議紀(jì)要，會議報告，會議簡報等等，一方面還要對本次會議工作進(jìn)行一次認(rèn)真的總結(jié)，肯定成績，分析不足。通過會議總結(jié)，積累會議工作經(jīng)驗，提高會務(wù)人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的良好作風(fēng)。

第五篇：如何做好會務(wù)工作講課稿

政府常務(wù)會議是政府最高行政決策性會議。會務(wù)工作的水平直接影響到政府決策及其落實的質(zhì)量。通過多年實踐我們體會到，要提高政府常務(wù)會議的辦會質(zhì)量，必須著重抓好三個環(huán)節(jié)。

一、把握三要點，譜好會前“曲”

會前準(zhǔn)備工作是否充分，是決定會議是否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，為了確保會前準(zhǔn)備工作嚴(yán)謹(jǐn)周全，超前主動，不出紕漏，必須牢牢把握三個要點。

（一）制定方案，要周密詳細(xì)。會前準(zhǔn)備工作主要涉及到收集議題、領(lǐng)導(dǎo)會簽、議題把關(guān)、會議通知、收集參會名單、制定議程、材料準(zhǔn)備等多項工作，每一項任務(wù)、每一個細(xì)小的環(huán)節(jié)、每一項具體工作都嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。會議方案主要內(nèi)容包括會議名稱、時間、地點、主持、出席、列席、請假、議題（名稱、匯報人、匯報時間）、固定列席單位及人員、議題列席單位及人員等。在編排議程時，主要是根據(jù)議題內(nèi)容、性質(zhì)、急緩程度等因素安排議題討論順序。

（二）分工落實，要準(zhǔn)確高效。會議籌備環(huán)節(jié)繁多，工作瑣碎，需要會務(wù)人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，扎實細(xì)致，責(zé)任到人，避免沒有頭緒、工作混亂。會務(wù)人員在會前要安排專人負(fù)責(zé)擬寫擬定審議提綱、下發(fā)會議通知、催促材料印制等工作，特別是要準(zhǔn)確收集參會人員情況，及時做好相應(yīng)準(zhǔn)備。認(rèn)真做好會場布置工作，提前組織好設(shè)備維護(hù)人員和茶水服務(wù)人員，保證會議期間及時到位。在會議召開前，提前半天通知會議中心管理員調(diào)試燈光、音響、空調(diào)、麥克風(fēng)、投影等儀器設(shè)備，提前通知服務(wù)員準(zhǔn)備好茶水，仔細(xì)檢查會議室桌椅，以免臨時出現(xiàn)差錯。

（三）會前檢查，要嚴(yán)格細(xì)致。會議籌備必須環(huán)環(huán)相扣，反復(fù)檢査，不得有任何失誤或疏漏。會務(wù)人員要在會前對各個環(huán)節(jié)做全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，做到防患于未然。在會前1小時，重點檢查領(lǐng)導(dǎo)材料、座牌順序、會場衛(wèi)生、空調(diào)音響、時鐘調(diào)校等細(xì)節(jié)。會議材料要按照會議議題單、匯報材料的順序擺放，在桌面上擺放位置要統(tǒng)一、規(guī)范、對齊。會場布置注意檢查主持人面對投影幕布而坐，匯報人正對主持人而坐，其他單位按先左后右依次安排座位。

需要注意的幾個問題

1.會前協(xié)商是否充分。特別注意議題涉及相關(guān)部門、單位的內(nèi)容是否會商并形成一致意見，上會依據(jù)、利弊分析、效果預(yù)期、措施建議是否充分合理，解決方案是否符合有關(guān)政策、法規(guī)，有無漏商情況。所以一定要把好關(guān)口，不該上的堅決不上，不成熟的一律不上，避免非特殊緊急事項臨時動議上會，造成分歧意見大、議而不決的情況，甚至造成較高的決策風(fēng)險。在日常工作中，這個會前協(xié)商環(huán)節(jié)很重要但又最容易被忽視，會前議題不成熟、協(xié)商不到位甚至臨時動議的情況時有發(fā)生，直接影響到議題能否順利過會。

2.審批單填寫是否規(guī)范。議題審批單是確定上會事項在正式上會前的再審流程單，包括審議的主要事項、會前協(xié)商的主要過程，以及從申報部門到辦公室再到區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)的審批流程，其目的是確保議題絕對成熟、協(xié)商絕對充分、審核絕對到位。但在實際工作中，往往未引起足夠重視，簡單簽字畫押，造成遺漏和疏忽。另外還要特別注意議題單上議題名稱與匯報材料標(biāo)題不一致，填寫的列席人員不準(zhǔn)確或有遺漏等情況，避免會上領(lǐng)導(dǎo)點到的列席單位不在會場。

3.材料把關(guān)是否認(rèn)真。匯報材料是指對會議文件內(nèi)容的濃縮和必要的補充說明，一般是由議題申報單位起草送審和印制。因此，辦公室經(jīng)辦人員在審核把關(guān)時往往容易忽略，造成上會材料格式不規(guī)范、文字不流暢，表述不準(zhǔn)確，有錯字、漏字、錯頁等現(xiàn)象，經(jīng)辦人員需對各上會議題材料認(rèn)真把關(guān)，仔細(xì)校對，確保上會的材料格式規(guī)范、表述準(zhǔn)確、簡明扼要。

二、搞好三服務(wù)，唱好會中“戲”

會中是從參會人員入場至?xí)h結(jié)束的時間階段。這一段作為會務(wù)服務(wù)的重頭戲，從地點上分為場前、場內(nèi)、場后服務(wù)三個部分。

（一）超前主動，做好場前服務(wù)。場前服務(wù)主要包括會議簽到、會議接待、引導(dǎo)入座、核對與會人員、提醒人員參會、會議材料分發(fā)等工作。會務(wù)人員要專人負(fù)責(zé)招呼參會人員在侯會室休息等候，及時引導(dǎo)議題列席人員入場就座，隨時統(tǒng)計到場人員人數(shù)以備領(lǐng)導(dǎo)查詢，提前15分鐘提醒未到場人員參會。根據(jù)議題順序，通知參會人員依次匯報或列席，注意分發(fā)列席人員會議材料。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，搞好場內(nèi)服務(wù)

1.做好會議記錄。會議記錄是對會議內(nèi)容最直接、最初始的反映。它的內(nèi)容比較口語化，強調(diào)的是原汁原味、真實客觀，但卻是字字千鈞，是會議重要成果之一，是具有法律效力的文本。因此，要安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，書面記錄力求確保內(nèi)容完整、邏輯嚴(yán)密、筆跡清晰、整體美觀、有據(jù)可查，主要觀點和內(nèi)容不錯記、漏記。

2.謹(jǐn)慎會議報道。會議召開時，要根據(jù)會議審議情況，把握好哪些議題需要作為重點報道，哪些議題不作報道或簡略報道，由會務(wù)人員提前與有關(guān)新聞單位溝通，注意結(jié)合會議性質(zhì)，通過電視、報紙等形式對會議內(nèi)容進(jìn)行選擇性的宣傳報道。

3.維持會場秩序。會場內(nèi)，注意提醒與會人員遵守會場紀(jì)律，不得在會場上使用通信工具和錄音錄像設(shè)備，不得隨意走動或出入會場。妥善處理提醒參會領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言未開啟麥克風(fēng)、匯報人超出匯報時間、燈光音響設(shè)備故障排除等情況。

（三）密切協(xié)作，抓好場后服務(wù)。場后服務(wù)主要包括場外安全保衛(wèi)、有效處理其他突發(fā)情況等工作。會議進(jìn)行中，注意防止與會議無關(guān)的人員進(jìn)入會場，或在會場附近逗留、喧嘩，確需向參會領(lǐng)導(dǎo)報送緊急文件或會議材料的，應(yīng)通過會務(wù)人員傳送。如發(fā)生混亂等意外情況，要及時制止和調(diào)停。遇到其他突發(fā)事件，應(yīng)靈活應(yīng)對，及時請示。

需要注意的幾個問題

1.注重會議的嚴(yán)肅性。會務(wù)人員應(yīng)精心策劃、認(rèn)真組織議題匯報順序。提前檢查第一議題出列席人員到會情況，促請參會領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員進(jìn)入會場，特別注意參會人員變更情況和因故不能及時參會的情況，并將有關(guān)情況匯總后及時報告會議主持人。

2.注重會議的緊湊性。在議題轉(zhuǎn)換時，會務(wù)人員要及時清場，并通知侯會人員迅速、安靜地進(jìn)入會議室，發(fā)放有關(guān)會議材料，保證會議組織的連貫性、緊湊性，同時提醒與會人員遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉通訊工具。

3.注重會議的時效性。提醒匯報人提前做好匯報準(zhǔn)備，按議題匯報材料作簡要匯報。匯報發(fā)言要開門見山，言簡意賅，匯報時間原則上控制在10分鐘內(nèi)，議題內(nèi)容較復(fù)雜的不超過15分鐘。會議討論期間，與會人員發(fā)表意見時，應(yīng)把握重點，簡明扼要。特別要提醒出席會議的區(qū)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言時使用話筒。

三、堅持三件事，彈好會后“琴”

會后工作是保證會議達(dá)到預(yù)期目的的重要一環(huán)，也是最容易讓人松懈、容易失誤的一環(huán)。一次成功的會議，不僅要求有充分的會前準(zhǔn)備，周到的會中服務(wù)，而且要求有高質(zhì)量的會后工作，三者缺一不可。會后工作，主要是抓好三件事：

（一）善始善終，做好會后工作。會后工作主要有回收會議資料、整理會議記錄、起草會議紀(jì)要、報常委會議題、審核新聞稿件、會議材料歸檔等。對會議的記錄、整理、新聞發(fā)布工作，每次明確專人負(fù)責(zé)，做好全程記錄，并及時整理完善相關(guān)內(nèi)容。

（二）查漏補缺，及時會后總結(jié)。會議結(jié)束后及時召開會務(wù)經(jīng)驗總結(jié)會，由辦公室分管副主任主持，召集會務(wù)工作人員交流情況，認(rèn)真總結(jié)，找出問題，立即整改，防止同樣的錯誤重復(fù)發(fā)生。

（三）力求實效，抓好會后督查。會后督促檢查工作，是狠抓工作落實、確保政令暢通的重要途徑。會議結(jié)束后，由區(qū)政府督查室根據(jù)會議決定事項及時分解立項，明確責(zé)任單位，搞好情況跟蹤，加強督查催辦，確保會議有始有終，推動決策落實。

需要注意的幾個問題

1.重視資料會后回收。會議結(jié)束后要注意及時清理和收拾會場，仔細(xì)整理會議文件和貴重物料。要安排工作人員對會議資料立即回收，需要銷毀應(yīng)立即銷毀。會議所用辦公用品盡可能不浪費，回收下次再用。

2.重視領(lǐng)導(dǎo)審批制度。對會議文件、會議紀(jì)要、會議新聞等材料的印發(fā)工作，要堅持領(lǐng)導(dǎo)審批制度，確保內(nèi)容達(dá)到紀(jì)實、扼要、符合行文程序，無負(fù)面效應(yīng)。會議紀(jì)要原則上在會議當(dāng)天完成初稿，經(jīng)辦公室分管副主任、主任和常務(wù)副區(qū)長審核后，送區(qū)長簽發(fā)。涉及法律法規(guī)事項的還應(yīng)送區(qū)政府法制辦主任核稿。

3.重視材料立卷歸檔。會務(wù)人員要在會后及時整理材料并全面歸檔。歸檔材料主要包括部門請示文件、議題審批單、議題單、匯報材料、會議紀(jì)要、會議記錄等。對會上明確提出有修改要求的議題，責(zé)任單位必須按要求修改完善補齊后，再送區(qū)政府辦公室存檔。會議原始記錄原則上不對外借閱，確需查閱會議記錄的，需經(jīng)辦公室主任同意。