第一篇：淺談做好會務工作的實踐和體會

淺談做好會務工作的實踐和體會

接待也是生產力，會議組織和管理是辦公室人員的一項重要工作內容，會務的組織水平和服務質量越來越受到各級領導的重視，同時也成為衡量辦公室工作水平的一個重要要素。近年來，我廠在會務服務工作中，著力探索會務服務量化、環節細化，逐步規范會務工作流程，力求使會務工作規范、標準，增強可繼承性、可借鑒性和實用性，進而不斷提高會務組織服務水平。

一、縝密籌劃，充分準備，做到有的放矢

細節決定成敗，規范體現水平，會議取得成功的前提是要有個縝密、可操作的籌劃。針對每次承接會議的特點，我們注意把握會務工作規律，高標準要求，細化四項工作，做好會議的準備工作。

會務手冊編制科學細致。在詳細制定會議預案、準確制發會議通知的基礎上，我們注意科學安排會議日程，合理設置會議編組。認真考慮什么性格的人適合干什么性質的工作，量才使用，發揮長處。

2009年慶典活動策劃之初，第一稿會務手冊完成后，我們精益求精、苛求完美，沒有因為完成就可以，而是向公司總辦及時討教、學習，在上級部門和領導的指導下，細化整改了會務手冊，最終修改完成的稿，雖與初稿有所不同，但內容更加細致、結構更加科學、時間安排緊湊、可操作性更強。在此基礎上，反復校對人員名單，撮要闡明注意事項，使會議指南簡明扼要，一看即懂，讓與會人員一冊在手，釋疑解惑，為會議的順利進行打下了堅實的基礎。

文件材料撰寫細心認真。領導講話、主題報告、典型材料等具有保密要求和時限要求，辦公室人員起草后反復修改，還形成了集體修改材料的慣例，這樣一來不僅促進辦公室工作人員提高寫作水平，而且集中大家智慧，確保內容更趨全面、質量更趨上乘。同時按照油田公司要求，我們還對這些會議文件和材料在格式上統一規范，文稿敲定后辦公室每個成員都要進行閱讀，再次查找錯字、錯標點等易疏忽的地方，幾易其稿，終成終稿，為會議的有序運轉奠定了基礎。

后勤保障工作細微到位。我們堅持后勤保障工作與其他會務工作一起謀劃，同步到位。落實“三到位”原則，即：

準備工作到位：會議食宿、醫療、車輛、證件制作、會場刀旗、橫幅、材料印刷等工作提前著手準備，為會議召開做好所有準備工作。

布置工作到位：現場布置工作必須詳細、清楚，工作任務、各環節銜接等必須向會務人員交待明白，哪個地方有問題，必須提請會務人員注意，及時解決，如宣傳手冊、報紙等宣傳物品的擺放專門請教業內專業人士，拉線對直，力求整齊劃一，盡善盡美。2007年組織進行了公務禮儀接待培訓，針對廠辦公室、會場服務人員和基層單位管理人員進行現場指導和培訓。

檢查整改到位：對自己職責范圍內的各項工作，不厭其煩地檢查落實，小到筆的擺放，大到整個會場設備、樓外宣傳品等都要及時檢查，不放過任何一個細節，遇到問題無論在哪里，能及時整改，不推諉、不疏忽。

加強聯絡溝通，提高會議質量。具體加強五個層面的溝通，加強與公司總辦的聯絡，爭取指導與幫助；加強與會議相關科室的聯絡，及時解決漏洞；加強與來賓的聯絡，及時調整名單、座位、發放物品等；加強與會務服務的賓館、酒店的聯絡，提前收集好資料；加強會務組工作人員相互之間的溝通，做好協調統籌規劃。

二、精心運作，規范服務，做到環環相扣

“智者千慮，終有一失”，會議一旦開始了，各種突發因素隨時可能發生，我們即按照手冊各司其職，又靈活、主動進行突發狀況的應急處理。

——嚴謹。會務人員要按照會務手冊規范運作，每個工作人員都要注意在會務工作整體鏈條中找準位置，自覺做好職責范圍內的事情，確保事事有人管，人人有專責。會務人員之間加強聯絡與溝通，對會議材料的發放、大小會議的交叉通知、出席人員的到會落實、主席臺的設置、座次安排、會場秩序維護等工作，密切配合，拾遺補缺，形成會務工作一盤棋。通過每個部位的有序運作，保證了會務工作整體運作嚴謹、順利進行。

——靈活。會務人員在堅持按照既定方案和程序操作的同時，又要注意處理好隨即是想，創造性的開展工作。隨機應變，解決會議中的突發狀況處理能力。

——主動。雖然會務手冊能做到事事有人管，人人有專責，但執行中總有外界原因顧不過來的，會務工作人員應該，團結協作，互相幫助，對一些與己責任不大，可處理可不處理，但影響會議質量和效果的事情，要主動介入，不推不讓，妥善處理，保持和維護正常的會議秩序。

——高效。著力強化效率觀念，雷厲風行，高效率地完成職責任務。比如召開會議前我們會及時將有關文件、講話稿送達相關人員，及時做好會議記錄，及時收集參會人員的意見和建議。會議期間與會代表的合理提議我們都會及時進行完善，從而做到服務高質量，工作高效率。

三、善始善終，深化服務，做到緊湊有序

這是會務工作的重要組成部分。會議結束后，要及時收尾，善始善終，會后工作的主要內容有組織代表離會、整理會議記錄、起草會議紀要、撰寫會議簡報、發布會議新聞、材料歸檔等。

注重會議代表離會工作。代表離會工作做不好，容易使人感到會議安排有頭無尾，有始無終，“會散茶涼”之感，同樣會影響會議的效果。我們在幾次的大型會議后，一方面周密安排好與會代表離會的送行、后續住宿、餐飲等工作，保證與會代表滿意而歸。另一方面對會議代表清退、酒店、會場遺留的文件及時收存，防止失密事件的發生。

注重會議宣傳報道及時。營造貫徹落實會議精神的氛圍。在會前制定宣傳報道計劃的基礎上，加強與新聞單位的聯絡，緊扣會議主題擬定新聞通稿，按會議統一口徑開展宣傳報道，使整個宣傳報道工作有計劃地展開，營造會議傳達的輿論聲勢。

注重會后督促檢查到位。強化落實會議精神的功效。這是會務工作的延續與深化，對會議決定的事項和部署的任務，廠辦及時明確承辦部門和辦理時限，跟蹤檢查督辦，并定期針對廠內各類會議安排的重點工作進行督查、督辦。

四、總結經驗，建立檔案，做到分享提升

提高會務工作水平是一項長期的工作。不僅現在要抓，將來還要抓。我們非常注重查漏補缺，總結提高。我廠執行的以下幾個方式值得推廣。

會后總結經驗，分享收效。每次會議結束后，辦公室成員都要召集會務工作人員認真總結會議組織中的經驗教訓，并針對會議中出現的狀況進行剖析，尋找工作差距，討論解決意見。我們承辦的大型會議產生的名單、會務手冊、接待手冊等材料，辦公室都會整理歸檔，使以后辦理同類會議時有所借鑒。

加強相互學習，勤于實踐。提高會務工作水平，功夫在平時，沒有平時的學習和積累，沒有實踐的總結和完善，就不會有辦會水平的提高。辦公室成員在每次會議中相互學習之外，還注重向兄弟單位學習，無論哪家兄弟單位組織大型會議、慶典等，我們都主動去觀摩學習，從中學習他人的長處，經常交流研討會務工作經驗，不斷琢磨、領悟會務要領和提高會務水平。

加強外部培訓，提高水平。安排辦公室成員參加各類會務、禮儀等培訓學習。雖然我廠辦公室成員少，工作量多，但每次公司舉辦各類會務、禮儀培訓班，我們都會安排人員參加學習，旨在學習目前會務工作中新的規定、新的優良做法，最大限度的改進我們的會務工作水平。

通過幾年來在辦公室積累的體會，采氣一廠辦公室在會務服務方面在不斷進步，成為油田公司僅有的辦理全國性會務的基礎單位。但是會務工作具有服務性、程序性等特點 , 容易陷于固定的模式操作 , 在一定程度上制約了會務工作水平的提高。對此，我們將在以后的工作中與時俱進 , 在繼承中創新 , 在創新中求突破。既要遵循會務工作中一些好的程序和章法 , 又不能完全拘泥于固定程式;既要從宏觀上觀察和處理問題 , 又要從微觀上考慮具體環節。只有這樣 , 才能推動我廠會議服務水平的不斷提高。

第二篇：做好會務工作的幾點體會

做好會務工作的幾點體會

細節決定成敗，規范體現水平。近年來，我們在會務服務工作中，著力探索會務服務量化、細化辦法，規范會務工作流程，力求使會務工作規范化、標準化，進而不斷提高會務組織服務水平。

一，制定詳細方案。科學詳細的工作方案是做好會務工作的基礎。每次接到會務任務，我們都要根據會議主題及日程安排，對會務工作進行認真研究，制定會務工作方案。并根據會議規格高低、人員多少、日程長短，設立相應的工作小組，明確各組分工職責。大型會議活動還成立會務工作領導小組，設立會務工作綜合協調組，負責整個會務工作的綜合協調及督查落實，保證各組之間及時溝通對接。在室外舉辦的大型會議及有參觀考察活動的會議，還針對可能出現的情況制定應急預案。對于黨代會、人代會等有集體合影的會議和活動，事先擬定室外合影方案和室內合影方案，保證出現天氣變化時活動順利進行。

二，繪制工作流程。會務服務水平通過細節體現。為確保會務組織服務工作規范明晰，便于操作，我們將會務工作任務進行詳細分解，具體量化、細化。繪制整個會務工作流程和工作細則。明確工作任務及各項任務目標要求、完成時限、承辦人員。工作細則和工作流程分發到各個工作組及工作人員手中。各個工作小組和會務人員根據整個工作流程，制定各自的工作流程圖。比如，在服務第六屆張仲景醫藥文化節開幕式中，我們將會務工作5項主要任務細化為會場布置、座次安排、會議通知、入場導引、跟車服務等53個細節，分解到組，量化到人。

三，及時對接督查。督促檢查是保證會務工作順利開展的重要環節。在會議前期組織籌備中，我們根據工作情況，適時召開各工作小組碰頭會和對接會。對照工作任務及工作流程，落實各組工作進展情況。協調解決工作中遇到的困難和問題。會期較長的大型會議活動，我們在會議召開期間，堅持每天召開各工作小組碰頭會，及時溝通工作情況，對第二天各項工作進行對接核查，查漏補遺，確保工作不出現任何疏漏。

四，加強會前查驗。會前查驗是確保會議組織服務不出差錯的重要環節。會前查驗主要包括對會議現場的查驗和有關工作對接情況查驗。對于會議現場查驗，我們印制會務組織服務工作查驗明細表。將查驗內容細化為出席領導核實、座次安排核查、材料備份、新聞報道安排等22個項目，每一個項目查驗無誤后由負責人簽字，保證會務組織服務工作不出差錯。對于工作對接情況查驗，主要是對主題會議結束之后有關活動和服務的安排落實情況進行核實。如會后有參觀活動的會議，核實車輛調度、跟車服務人員到位情況；會后有合影任務的會議，落實場地搭建、座次安排表印制、拍照人員安排等工作到位情況。

五，搞好跟蹤服務。在會務工作中，我們把會后跟蹤服務作為整個會務工作的主要內容之一進行安排，編入工作流程，明確職責分工。在會務工作過程中，我們在落實參會領導和嘉賓名單時，力求弄清每位領導及來賓在會議期間活動安排，提前征詢參會人員是否需要預訂車票、機票，提供車輛、續訂房間等有關服務。需要后續服務的安排專人跟蹤服務，確保會議服務不出現虎頭蛇尾的現象。

六，及時總結建檔。及時總結大型會議活動的組織服務工作，是不斷提高會務服務水平的重要途徑。近年來，我們堅持一會一總結，大型會議活動結束之后，及時召開會務工作總結會。組織會務服務人員對整個會議組織服務工作進行總結。總結成功經驗，分析存在的問題和不足，不斷完善會務工作流程。同時，對會務工作文檔及時收集整理立卷，為今后同類會議提供參考借鑒。

第三篇：淺談如何做好會務工作

淺談如何做好會務工作

會議是自有人類以來就存在的一種社會現象，領導機構進行決策和管理，實現領導職能的一種重要方式。這種活動方式已經被廣泛應用于社會生活、公務活動的各個領域。會務工作是會議正常進行和取得預期效果的重要保證,會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和效果，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現難以彌補的差錯，造成不良影響。做好會務工作，需要在會前、會中、會后分別樹立細節意識，抓好相關細節，才是確保會議順利舉辦的關鍵。

一、會前籌備

會前籌備工作做得是否充分，直接關系到會議的成功與否。據統計，會前籌備的效果占會議有效性的70%。可以說，高質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定計劃，明確分工，準備材料，后勤保障和布置會場等方面。

（一）擬定議程。指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議議程通常是由決策層決定，如辦事處黨委會、主任辦公會、專題會等是由莊主任提議召開，并組織審定議題，交由辦公室辦理。辦公室根據領導要求，擬定會議名稱、內容、時間、地點、參會人員范圍等，報告莊主任審定同意后，可采取電話或書面的方式進行通知安排。

（二）明確分工。一般情況下，一次成功的會議是依靠

的性質與規模把它布置好，營造出相應的氣氛。在布置會場時，應注意選擇會場、安排座位、布置主席臺等。由于會議的類型，規模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現會議氣氛。一般包括：1.確定會議室和會議桌擺放形式，大會（主席臺），黨委會（正中為主），座談會協調會（面對面）等。2.懸掛會標、橫幅等（咱們辦事處嚴格遵守八項規定，會標橫幅由LED屏幕代替）。3.安排座次，擺放座簽。首先找出主位，然后依次左右左右。4.逐個測試話筒，保證音響效果。5.保證照明、通風、投影等設備運轉有效，逢冬夏兩季還要提前打開空調。6.做好會議發言、集體照相等方面的準備工作。7.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。列個單子逐項檢查。

二、會中服務工作

在會中服務階段，會務人員須提前到達會場，反復檢查會場準備情況，做好會議材料分發，完成簽到與引導，組織會議有序進行，搞好后勤服務等工作。

1、簽到與引導。簽到是參會人員表示入場的一種必要手續。常用的簽到方式有簿冊式（手寫簽到）和卡片式（電子簽到）。在組織簽到的同時，會務人員要做好入場引導工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領導、發言人、上臺領獎人是否到齊。同時，會場內可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。這里需要注意的是參加會議的主要領導不簽到，固定會議或人員較少的會議也可不簽到。

2、組織會議進行。維持好會場秩序，會議開始后與會人員入座就緒，及時關閉會場大門；開會期間關閉手機或調

票已事先訂好，會務人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達車站或機場。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結算帳目并向財務部門報銷等。

2、整理會議文件。整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準備并分發的文件，會議期間產生的文件和會后產生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。

3、會務總結反饋。一方面，要按照有關要求，形成會議紀要，會議報告，會議簡報等等，一方面還要對本次會議工作進行一次認真的總結，肯定成績，分析不足。通過會議總結，積累會議工作經驗，提高會務人員綜合能力，培養互相配合，協同合作的良好作風。

第四篇：如何做好會務工作

如何做好會務工作

編者按：搞好會務是辦公室的基本職責之一,是一項經常性工作。會務工作的好壞，直接影響到會議的質量和效果。那么在會議的安排和組織上，我們該注意些什么呢？

會務工作是一項復雜的系統工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現難以彌補的錯誤，造成不良影響。要想做好會議服務，應注意完善以下幾項工作:

一、會前準備工作

1.組織會務班子，明確工作職責。大型會議還要制訂詳細的會務工作方案。

2.發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3.印制會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

4.大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

5.大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6.會場布置。會場布置要充分體現會議氣氛。

（1）懸掛會標、徽記、旗幟等。（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區域，并使與會者明確。（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。

7.后勤服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排。

8.做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。

9.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會間組織與服務工作

1.會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。

2.搞好會議簽到、材料分發。

3.落實主席臺領導、發言人是否到齊。

4.按預定方案組織與會人員由前向后依次就座。

5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機及BP機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

6.做好會議記錄，寫好會議簡報。

7.組織照相。

8.為與會人員預定車票、機票等。

三、會議善后工作

1.會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2.組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3.做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4.做好會議報道工作。

第五篇：淺談如何做好會務工作

淺談如何做好會務工作

●雷洋 ●

會議是自有人類以來就存在的一種社會現象。美國社會學家摩爾根指出，原始部落時期的易洛魁人每逢一個首領死去時，本氏族的成員就舉行一次會議來提名繼承人。我國古代也有會議這種形式。史籍中有關于堯召集部落首長用會議形式決定繼承人和治水人選的記載。在現代社會，會議是領導機構進行決策和管理，實現領導職能的一種重要方式。這種活動方式已經被廣泛應用于政治、經濟、科學文化以及社會生活的各個領域。會務工作是一項復雜的系統工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現難以彌補的差錯，造成不良影響。會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和效果。因此要想做好會議服務，應抓好以下三個方面工作:

一、會前籌備工作

會議有效的重點是計劃性要好，計劃性就是會前籌備。會前籌備工作做得是否充分，直接關系到會議的成功與否。據統計，會前籌備的效果占會議有效性的70%。可以說，高質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定會議計劃，組建會務班子，準備會議材料，安排會議后勤保障和布置會場。

（一）擬定會議計劃

擬定會議計劃是會前籌備的第一步。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議計劃通常是由決策層，如區委常委會議、區政府常務會議、單位黨組會等會上議定草案，然后交由牽頭單位具體辦理。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。擬定會議工作方案的要點是明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。這些都確定好之后即可發出會議通知，通知內容包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍等。

（二）組建會務班子

組建會務班子是會前籌備的第二步。有些會議的規模相對較大，持續時間也較長，因此會有相當繁雜的會前籌備事項。這就需要事先成立一個籌備委員會來負責會議的所有籌備工作。籌備委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦單位的成員構成。一般可以根據會議的規模、議程等情況成立籌備委員會，可以由一名主要領導任主任，分管領導任副主任，會議相關職能部門主要負責人為成員，在籌備委員會下再建立子工作組，一般可設秘書組、組織組、后勤保障組、宣傳報道組、安全保衛組等，各組確定人員，明確分工，層層負責，并定期碰頭交流工作進展。

（三）準備會議資料

會前籌備的第三步是準備會議資料。會議資料包括領導資料（會上學習的或要宣讀的文件材料、領導講話稿、主持詞等）、來賓資料（會議指南、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、出席證、列席證、請柬、通訊錄、房卡和餐券等）、會務資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、小組召集人名單、討論地點等）和溝通資料（會議參考文件、會議宣傳資料、會議簡報、各種記錄、注意事項、各種會議協議合同以及其他相關資料）。有的會議還要編印交流發言材料匯編，印發領導講話稿等。

（四）安排會議后勤保障

凡是連續召開幾天，并且有外地同志參加的會議，就要熱情做好會議生活的安排工作。要根據出席會議的名額，提前編定住宿分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對領導和年老體弱的同志應予以適當的照顧。會議期間的安保、出行、飲食要有專人負責，并事先做好安排。

（五）布置會場

會場是會議的重要場所，要根據會議的性質與規模把它布置好，營造出相應的氣氛。在布置會場時，主要應注意選擇會場、裝飾會場、安排會場座位、布置主席臺以及其他一些附屬設施。由于會議的類型，規模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現會議氣氛。一般包括：

１、懸掛會標、徽記、旗幟等。２、設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，并保證音響效果。３、確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區域，并使與會者明了。４、保證照明、通風、投影、錄像、空調設備齊全、有效。５、擺放適量花卉。

6、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。

7、場外彩虹門、氫氣球、歡迎標語、紅地毯、花卉等。

8、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會中服務工作

在會中服務階段，會務人員須提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況，做好會議材料分發，完成簽到與引導，組織會議有序進行，搞好后勤服務等工作。

1、簽到與引導 簽到是指與會人員進入正式會場時向會議組織者表示入場的一種手續。常用的簽到方式有簿冊式和卡片式。在組織簽到的同時，會務人員要做好入場引導工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領導、發言人、上臺領獎人是否到齊。同時，會場內可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。

2、組織會議進行 維持好會場秩序，會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機或調到振動狀態，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。在會議進行時，會務人員要按照會議議程做好服務工作，注意安排會議發言，做好會議記錄，編制會議簡報，起草、修改會議有關決議文件以及做好新聞報道等。這其中主要是一些服務和保障性工作，該工作要求會務人員要了解會議內容，熟悉會議流程，領悟會議精神，關鍵是要做到細致入微，有條不紊。

3、搞好后勤保障 會中的后勤保障除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶水供應，要照顧好老弱病殘，要準備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。會議期間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動也要精心組織好。根據需要有些會議還要準備會議紀念品。外地與會人員的返程車票、機票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的其他合理要求也應盡可能給予滿足。

會中階段，會務人員除了主要進行各種服務工作外，還要接受會中反饋信息，及時處理各種突發狀況。要求會務人員必須具備良好的政治素質、較強的應變能力和高度的責任心。此階段的有關工作同樣實行明確分工、層層負責制。要確定各小組乃至每個人的任務，標明完成時間，在每天會議結束后集中，核對各項工作的完成情況，交流會中出現的新情況，以便對第二天的會議進行適當調整。

三、會后總結工作

會議日程的主要內容進行完畢后，標志著會議基本結束。但會務工作并不意味著就此結束，而是由會中服務階段轉入會后總結階段。會議有效性的20%是會后落實。該階段的工作任務仍很繁重，需認真地完成，做到“有始有終”。會后總結工作主要包括送別會議代表，會場的善后工作，整理會議文件以及會務總結反饋。

1、送別會議代表與會場善后

與會人員的車票或機票已事先訂好，會務人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達車站或機場。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結算帳目并向財務部門報銷等。

2、整理會議文件

整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準備并分發的文件，會議期間產生的文件和會后產生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。

3、會務總結反饋

會后總結工作的重點是會務總結反饋。上述工作都完成后，要對本次會議工作進行一次認真的總結，肯定成績，分析不足，表揚有功人員，向支持會議工作的有關部門表示感謝，布置會議精神貫徹執行情況的檢查、反饋工作。通過會議工作總結，積累會議工作經驗，提高會務人員綜合能力，培養互相配合，協同合作的良好作風。

現代社會是一個充滿變革的社會，會議作為一種社會現象，也處在不斷變革與發展之中。要想開好會，會務工作起著至關重要的作用。成功的會務安排，會使會議開得圓滿成功。反之，則會使會議達不到預定的效果。因此，會務工作的相關理論和技巧，是所有會議組織者必須掌握的一門科學。