第一篇：政府機關如何做好會務工作

政府機關如何做好會務工作

會務工作是對社會組織、企業及政府通過重大決策議題的關鍵討論方式，是一種經常性的活動形式。作為秘書工作內容之一的會務，能為會議的順利開展、會議精神的認真貫徹執行提供重要保障。會務由會前、會中、會后三個階段組成，該過程中秘書不但需要明確會議主題，也要把會議文件的準備與發放通知做好，確定與會人員、選擇和布置會場，全程記錄重要的會議內容，在會議結束之后及時整理會議資料并總結歸檔。

一、會務工作內容

（一）會前超前籌措，精心準備。其一，掌握相關信息，做好協助職責。在確定會議議題時，不論是領導提出的議題還是秘書人員收集的，都必須把握住一個原則：要將領導開會的真正意圖弄清，了解領導想通過開會解決什么問題、達到什么目的。在完成議題的收集后，需不斷篩選，并反復送交領導審核，若有必要，需另備幾套議題，同時會議上盡量不要出現不成熟的議題。其二，妥善落實會議經費預算工作。會議經費主要由占場費、設備費、租金費、培訓費、用品費、住宿費、資料費及交通費等組成。會議經費預算的制定，需要遵循節約辦公、勤儉辦公的原則，最大限度將會議成本縮減。同時，也要確保一定的彈性，留有一定的余地，切忌鋪張浪費的情況。其三，制定合理的會議議程、日程。會議議程是排列會議內容的順序，需做到簡明概略，避免拖沓冗長;而會議日程則是具體安排會議議程時間，多以表格形式為主。在會議期間每日上午、下午及晚上三個時間段內分別固定會議議程的各項內容，給人一目了然的感覺。其四，妥善準備會議文件。會前工作內容中，會議文件準備工作十分重要。該項工作由兩方面組成：一方面是提前做好會議文件特別是會議報告稿、領導

人講話稿等主旨文件的起草工作，要想將這方面工作做好，秘書人員必須熬夜突擊、快手備用;另一方面是做好會議文件印制、復制工作。文件復制需要保證規范化、標準化，且復印前一天需要確認復印設備能正常運行，以免機器出現問題而耽誤復印工作。

（二）會中協調控制，做好管理保證。其一，組織會議報到。會議報到主要是再次確認與會人員身份，是與會人員領取會議證件、文件材料及參會手續辦理的關鍵環節。報到能幫助與會人員及時了解掌握會議安排和會議動態。會議報到工作的開展，要求秘書人員迅速準確、熱情周到、有條不紊。其二，分發會議資料。會前，可通知各單位派人領取會議材料，或在會場簽到處統一發放，也可提前放置于與會人員桌上。具體發放中，應當落實“不錯一字、不漏一份、不掉一人”的“三不”標準。主席臺上擺放的材料，必須嚴密檢查順序與頁碼，避免差錯產生。其三，會議值班。會議值班主要負責與會議有關的信息收集和發送，并協調處理會議期間的工作與突發事件，完成領導交辦的事項。會場內、外各安排一名值班人員，彼此間及時溝通，保障暢通的聯絡。值班人員需要將會議實際進展情況實時對比會議議程，以便將會議進程及時掌握。其四，會場服務。工作人員需要巡回檢查會場內室溫、通風、燈光及音響等情況，盡快解決突發問題，也要做好茶水的定時供應。若有特殊情況需要匯報給會議主持人時，應以靈活處理方式為佳，盡量不對會議造成太大影響。此外，需做好會場秩序維護工作。會場秩序由場內和場外秩序構成。會議召開時，需安排專人在會議室門口值班，避免會場內無關人員進入。會場內若有人出現不遵守紀律的行為，應及時告知并制止，保持溫和有禮的言辭、嚴肅認真的態度、不溫不火的行動。會議開始后，派遣專人清點會場內人數，登記遲到、缺席人員。

（三）會后及時總結與反饋。其一，合力安排與會人員返程。提前把握與會人員

返程時間安排、交通工具需求，尊重他們意愿。通常來說，依據先遠后近的原則完成返程機票與車票的預定，掌握交通工具情況，并與有關部門盡早溝通聯系，以便將飛機、火車及汽車票提前預訂好。隨后，編制與會人員離開的時間表，落實送行人員及車輛的安排，安排人員送與會人員到達機場、車站，若有必要也需安排有關領導同志送行與會人員。其二，提醒與會人員做好物品清退工作。借用主辦方或會議駐地單位的物品需及時歸還。與會務組溝通后，將各種賬目結算并開好發票。提供一些備用塑料袋或繩子供外地與會者使用，幫助部分與會人員托運大件物品。其三，會場和文件清理。大中型會議的會場中通常會留存很多文件、材料。工作人員在會議結束后，需根據“文件領取表”登記情況完成剩余文件份數的清理，確保符合物表（物表相符），同時也要及時收回應收回的內部、機密文件等，逐號核對，歷經清點、裝袋、封袋、捆扎、裝車等手續之后，將文件順利運回單位。此外，需將材料整理、大型會議案卷立卷歸檔等工作做好，具體內容包含：會議決定、計劃、決議及報告等會議正式文件;會議安排的發言稿;會議參閱文件;會議上講話記錄;其他相關材料等。其四，會議總結與評估。通常情況下，大型會議結束之后都會有相關正式文件和決議產生，或是有總結講話;中型以下會議往往需要起草會議紀要。此類工作都包含在會議結束后工作范疇內，屬于會議總結之一，必須高度重視。會議評估有利于會議質量的提升。通過控制會議質量，在客觀量化的評估下達成經驗的不斷累積、總結，以便將影響會議質量的因素消除。評估總結主要是總結經驗，幫助工作人員做得更好。

二、政府機關秘書人員如何做好會務工作

（一）樹立大局意識，盡職盡責。在組織重大會議的過程中，與許多方面和諸多人員皆有關聯，要想提出科學、合理的會議組織方案，就必須置身于其中并立足于大局高度思考問題，調動方方面面的積極性，促進形成強大合力。在大局意識樹立之

后，能夠將會議組織工作有效聯系全局工作，有利于會議服務質量與效率的提升。每場會議在會議組織方面皆有相通之處，即便是內容不同也是如此。秘書人員要想確保所開展的會務工作的高效性，就必須對會務運作的規范化建設予以重視，依托完善的制度對工作進行規范。實踐中，通過會議流程的規范、會議方案的格式化、會務涉及處室職責的明確等制度化建設工作的開展，將不必要的環節有效精簡，達到辦會的目的。

（二）嚴格會議報批，精減合并會議。為將各項會議流程規范，并達成會議管理模式的統一，合理控制會議規模，避免會議可能出現交叉沖突，減少會議費用支出、縮短會議時間、提高會議質量，就必須落實《會議管理制度》，明確會議歸口管理部門，并完成經常性會議和專題會議，主辦部門由歸口管理部門各自明確職責。在召開各項會議時，應當提前向歸口管理部門報批，在獲取審批意見之后，方可進行會議時間與地點的統籌安排。同時，遵循“務實、精簡、高效”原則，嚴格對會議數量進行控制，精簡會議，能合并的會議盡量合并，可開可不開的堅決不開。必須召開的會議要明確主題，突出實效性。

（三）耐心細致，合理協調機構關系。秘書工作期間，涉及面較廣且事務繁多，因而秘書需要具備頭腦靈活、手腳勤快且能吃苦等條件。會務工作中，需保證分工的細化，同時也要詳細周密地制定計劃，對待現場各項準備工作切忌粗心大意，必須注意檢查合適準確。實際工作開展過程中，保持實時細致周密做事的態度，方可將秘書會務工作做好。秘書在會務工作的組織安排過程中，也應當妥善結合其他工作環節，統籌協調會務工作機構間的關系。由于會務工作時間各自不同且很緊湊的緣故，秘書需與相關機構部門經常性溝通，確保會務工作各項環節正常運轉，同時有利于自身辦事效率的提升，并為會議各項進程的順利開展提供保障。

（四）提前到位檢查，嚴格會議紀律。會議召開前 1 小時，會務歸口管理部門工作人員需再次對會議準備情況進行檢查，尤其是承辦上級重要會議時，需要模擬演示多媒體匯報材料，同時充分考慮會場布置、音響調試、座次安排、視頻連接、安全標識擺放、會標制作、資料發放、茶水準備、會議用品等細節并展開嚴密檢查。會前檢查工作開展過程中，若發現準備工作中有疏漏存在，必須立刻整改，以便為會議準備工作提供充分有序的保障。此外，召開會議前，有事無法參加會議的人員，需與會議主辦部門溝通、請假，講明請假原因，隨后由主辦部門在會前將參會人員情況反饋給相關人員。如果會場紀律欠佳，會對會議質量與效果造成一定影響，所以必須嚴格要求會場紀律，參會人員需保證自身精神狀態良好，不得出現遲到、早退等情況，會場內不得有交頭接耳、玩手機或吸煙等不良行為出現。

三、結語

要想做好會務工作，看似簡單實則很難，秘書人員在日常工作中必須勤用心、肯學習，踏踏實實，熟練把握會務程序，深刻領會會務工作開展的重點，了解領導對會務方面的要求。同時，秘書人員要保持與時俱進，積極學習會務工作經驗并作為自身的參考，全面改進自身存在的不足，以便促進自身業務水平的提升，為今后會務工作的順利開展奠定牢固基礎。

第二篇：如何做好會務工作

如何做好會務工作

編者按：搞好會務是辦公室的基本職責之一,是一項經常性工作。會務工作的好壞，直接影響到會議的質量和效果。那么在會議的安排和組織上，我們該注意些什么呢？

會務工作是一項復雜的系統工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現難以彌補的錯誤，造成不良影響。要想做好會議服務，應注意完善以下幾項工作:

一、會前準備工作

1.組織會務班子，明確工作職責。大型會議還要制訂詳細的會務工作方案。

2.發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3.印制會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

4.大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

5.大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6.會場布置。會場布置要充分體現會議氣氛。

（1）懸掛會標、徽記、旗幟等。（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區域，并使與會者明確。（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。

7.后勤服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排。

8.做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。

9.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會間組織與服務工作

1.會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。

2.搞好會議簽到、材料分發。

3.落實主席臺領導、發言人是否到齊。

4.按預定方案組織與會人員由前向后依次就座。

5.維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機及BP機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

6.做好會議記錄，寫好會議簡報。

7.組織照相。

8.為與會人員預定車票、機票等。

三、會議善后工作

1.會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2.組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3.做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4.做好會議報道工作。

第三篇：淺談如何做好會務工作

淺談如何做好會務工作

●雷洋 ●

會議是自有人類以來就存在的一種社會現象。美國社會學家摩爾根指出，原始部落時期的易洛魁人每逢一個首領死去時，本氏族的成員就舉行一次會議來提名繼承人。我國古代也有會議這種形式。史籍中有關于堯召集部落首長用會議形式決定繼承人和治水人選的記載。在現代社會，會議是領導機構進行決策和管理，實現領導職能的一種重要方式。這種活動方式已經被廣泛應用于政治、經濟、科學文化以及社會生活的各個領域。會務工作是一項復雜的系統工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現難以彌補的差錯，造成不良影響。會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和效果。因此要想做好會議服務，應抓好以下三個方面工作:

一、會前籌備工作

會議有效的重點是計劃性要好，計劃性就是會前籌備。會前籌備工作做得是否充分，直接關系到會議的成功與否。據統計，會前籌備的效果占會議有效性的70%。可以說，高質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定會議計劃，組建會務班子，準備會議材料，安排會議后勤保障和布置會場。

（一）擬定會議計劃

擬定會議計劃是會前籌備的第一步。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議計劃通常是由決策層，如區委常委會議、區政府常務會議、單位黨組會等會上議定草案，然后交由牽頭單位具體辦理。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。擬定會議工作方案的要點是明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。這些都確定好之后即可發出會議通知，通知內容包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍等。

（二）組建會務班子

組建會務班子是會前籌備的第二步。有些會議的規模相對較大，持續時間也較長，因此會有相當繁雜的會前籌備事項。這就需要事先成立一個籌備委員會來負責會議的所有籌備工作。籌備委員會是一個對會議負有某些責任的團隊，通常由主辦單位的成員構成。一般可以根據會議的規模、議程等情況成立籌備委員會，可以由一名主要領導任主任，分管領導任副主任，會議相關職能部門主要負責人為成員，在籌備委員會下再建立子工作組，一般可設秘書組、組織組、后勤保障組、宣傳報道組、安全保衛組等，各組確定人員，明確分工，層層負責，并定期碰頭交流工作進展。

（三）準備會議資料

會前籌備的第三步是準備會議資料。會議資料包括領導資料（會上學習的或要宣讀的文件材料、領導講話稿、主持詞等）、來賓資料（會議指南、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、出席證、列席證、請柬、通訊錄、房卡和餐券等）、會務資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、小組召集人名單、討論地點等）和溝通資料（會議參考文件、會議宣傳資料、會議簡報、各種記錄、注意事項、各種會議協議合同以及其他相關資料）。有的會議還要編印交流發言材料匯編，印發領導講話稿等。

（四）安排會議后勤保障

凡是連續召開幾天，并且有外地同志參加的會議，就要熱情做好會議生活的安排工作。要根據出席會議的名額，提前編定住宿分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對領導和年老體弱的同志應予以適當的照顧。會議期間的安保、出行、飲食要有專人負責，并事先做好安排。

（五）布置會場

會場是會議的重要場所，要根據會議的性質與規模把它布置好，營造出相應的氣氛。在布置會場時，主要應注意選擇會場、裝飾會場、安排會場座位、布置主席臺以及其他一些附屬設施。由于會議的類型，規模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現會議氣氛。一般包括：

１、懸掛會標、徽記、旗幟等。２、設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，并保證音響效果。３、確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區域，并使與會者明了。４、保證照明、通風、投影、錄像、空調設備齊全、有效。５、擺放適量花卉。

6、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。

7、場外彩虹門、氫氣球、歡迎標語、紅地毯、花卉等。

8、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

二、會中服務工作

在會中服務階段，會務人員須提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況，做好會議材料分發，完成簽到與引導，組織會議有序進行，搞好后勤服務等工作。

1、簽到與引導 簽到是指與會人員進入正式會場時向會議組織者表示入場的一種手續。常用的簽到方式有簿冊式和卡片式。在組織簽到的同時，會務人員要做好入場引導工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領導、發言人、上臺領獎人是否到齊。同時，會場內可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。

2、組織會議進行 維持好會場秩序，會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機或調到振動狀態，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。在會議進行時，會務人員要按照會議議程做好服務工作，注意安排會議發言，做好會議記錄，編制會議簡報，起草、修改會議有關決議文件以及做好新聞報道等。這其中主要是一些服務和保障性工作，該工作要求會務人員要了解會議內容，熟悉會議流程，領悟會議精神，關鍵是要做到細致入微，有條不紊。

3、搞好后勤保障 會中的后勤保障除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶水供應，要照顧好老弱病殘，要準備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。會議期間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動也要精心組織好。根據需要有些會議還要準備會議紀念品。外地與會人員的返程車票、機票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的其他合理要求也應盡可能給予滿足。

會中階段，會務人員除了主要進行各種服務工作外，還要接受會中反饋信息，及時處理各種突發狀況。要求會務人員必須具備良好的政治素質、較強的應變能力和高度的責任心。此階段的有關工作同樣實行明確分工、層層負責制。要確定各小組乃至每個人的任務，標明完成時間，在每天會議結束后集中，核對各項工作的完成情況，交流會中出現的新情況，以便對第二天的會議進行適當調整。

三、會后總結工作

會議日程的主要內容進行完畢后，標志著會議基本結束。但會務工作并不意味著就此結束，而是由會中服務階段轉入會后總結階段。會議有效性的20%是會后落實。該階段的工作任務仍很繁重，需認真地完成，做到“有始有終”。會后總結工作主要包括送別會議代表，會場的善后工作，整理會議文件以及會務總結反饋。

1、送別會議代表與會場善后

與會人員的車票或機票已事先訂好，會務人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達車站或機場。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結算帳目并向財務部門報銷等。

2、整理會議文件

整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準備并分發的文件，會議期間產生的文件和會后產生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。

3、會務總結反饋

會后總結工作的重點是會務總結反饋。上述工作都完成后，要對本次會議工作進行一次認真的總結，肯定成績，分析不足，表揚有功人員，向支持會議工作的有關部門表示感謝，布置會議精神貫徹執行情況的檢查、反饋工作。通過會議工作總結，積累會議工作經驗，提高會務人員綜合能力，培養互相配合，協同合作的良好作風。

現代社會是一個充滿變革的社會，會議作為一種社會現象，也處在不斷變革與發展之中。要想開好會，會務工作起著至關重要的作用。成功的會務安排，會使會議開得圓滿成功。反之，則會使會議達不到預定的效果。因此，會務工作的相關理論和技巧，是所有會議組織者必須掌握的一門科學。

第四篇：如何做好會務工作

如何做好會務工作

實習目的：

按照老師的安排，我制定了相應的實習計劃。注重在實習階段對所學的理論知識進行進一步的鞏固和提高，以期達到根據理論知識，指導日常的工作實踐的目的。收到了較好的效果。主要實習情況報告如下：

實習時間：2007.2.20——2007.3.25

實習內容：

自從有了組織，就產生了會議，經過氏族，部落，部落聯盟以及國家的漫長發展過程。今天，會議已經成為現代社會發展政治活動，經濟活動，文化活動和其他活動的重要方式之一。大到國際爭端，經國大業；小到基層單位的具體問題，都經常通過會議解決。會議期間的會務工作，是指從會議籌備到善后處理的一系列工作，也就會用到管理學的各方面所學到的知識，大到協助領導制定總體方案，小到車輛調度；從會前的準備，到應付會議最后可能出現的變化，一切大小事物，都少不了會務工作，會務工作的要求是：充分準備，嚴密組織，服務周到，確保安全。通過對管理學知識和技能的學習，與老師辛勤的指導，我就如何做好會務工作報告如下：

一、會議準備工作

良好的開端是成功的一半，會議準備得充分，是取得會議成功的前提，會務人員要認真負責，縝密地考慮會議的每一項關鍵環

節；而且要設想可能出現的問題，訂出補救措施，做到不出或少出突發事故。

1.安排議題，確定步驟：議題是會議需要討論的問題，它反映了會議的目的和任務，是每次會議首先要研究的，安排議題的原則是提交的會議議題必須與所開會議身份相適應，也就是說，提交會議討論的議題一定要符合該會議的討論標準。

安排議題要注意三點，一是一次會議議題不能安排過多或少，一般安排一個主要的，和一兩個次要的為宜。二是要討論同類性質的問題，不能把屬于不同體系的問題同時拿到會議上來。三是把保密性較強的議題放在會議后面，這樣便于讓有些人退席，議題安排后要審核，最后交領導審定。

安排完議題后，還要確定議程，程序，日程，也就是會議步驟。議程是對已確定的議題列出先后順序，是程序的基礎。程序是對會議各項活動按先后順序做出的安排，日程是對會議活動的藍圖，是會議有條不絮地進行的保證，一旦確定不得隨意改動。

2.擬訂與會人員范圍或名單：什么人應當參加什么會議，決定權在于領導，會務人員在接受委托后，可以提出參加會議的名單，由領導選擇，決定。一般來說，與會人員是固定的，但是，在不少情況下仍需要會議人員提出名單，送主管領導審定。

3.發會議通知：發會議通知一要及時，保證人員按時參加；二要準確，防止重復，錯發，漏發。除日常工作外，對大中型會議的通知應發書面通知，盡量不用口頭或電話通知，通知必須簡明

扼要，并應具備8要素：會名，內容，開會時間，日期，地點，與會人員，入場憑證和報到時間及地點。代表須攜帶的文件或其他特殊要求，也應寫入。有時，為了讓與會人員充分作好準備，在正式通知之前，可先發預告性通知。

4.準備會議文件和材料：會議文件是一種非正式文件，是正式文件的基礎和草稿，是提請會議討論的客觀對象，會議文件包括會議正式，參考和閱讀文件等。會議能否準備好文件，特別是主要文件，對開好會議有著至關重要的影響。為了確保會議文件的質量，提高會議效率，會務工作部門應于會前對有關部門送來的會議文件進行初步審核，然后領導提出意見。分發文件時還應注意，盡量避免把許多文件堆到一起同時發給與會同志，秘密性文件要編號分發，登記簽收。

5.選擇和布置會場：開會要借用一定的場所，會場各方面條件的好壞、舒適程度的高低，對于與會人員的心理起著不可忽視的作用，而與會者的心理狀態，直接影響到會議的效果，因此要重視會場的選擇和布置。

6.排列座次：會場座次對主席臺來說，有前后左右之分，因此要合理的排列，其他與會者面對主席臺，可按漢字比劃，地理位置或行業系統排列。座位上要擺置名片，座次需報領導審定。

7.做好后勤服務：對會議的物資、資金、與會人員的住宿、膳食以及交通等后勤服務做到完善。

8.進行全面的會前檢查。

二、會議期間工作

會議期間是會務工作最活躍的階段，這時工作的中心任務就是掌握會議動態，協助領導指揮和控制，并且通過精心的組織和良好的服務，使會議沿著即定目標進行。

1.簽到：簽到是與人會人員到會時的第一件事，為準確了解與會人員的出席情況，會議開始要做好會議簽到工作，迅速統計出席、列席和缺席人數，報告大會主持人。

2.熱情接待會議成員，引導就座：大中型會議，一般設專門接待員，他們要預先熟悉與會者的名字，職務，單位及住房號碼，以便快捷地把他們帶進會場。會后及時向他們指示住房去處，會務人員要始終熱情，彬彬有禮，服務周到，保證會場安靜，按時召開。

3.安排發言：安排發言的決定權屬于大會主席團的有關領導，但是，會議工作人員可能被委托提出意見，供領導審定，安排發言應當考慮三點：1.注意地區平衡2.注意各級領導的平均3.注意主題的平衡。

4.做好會議記錄：不論規模大小的會議都應該有記錄，真實的記載會議的情況，客觀的反映會議的內容和進程，可以為以后的分析研究會議內容提供依據。因此，會議記錄是重要的文字檔案材料，也是會議簡報，紀要的原始根據和素材，會議記錄方法有兩種：摘要記錄和詳細記錄。會議記錄要求真實，準確，完整，不得隨意增加和改動。

5.調派車輛：會議即將結束時，要趕緊調派車輛，保證會議代表坐上車，坐對車。

三、會議善后工作

1.送走與會人員：會議人員要預先登記與會者返回日期和乘坐的交通工具，代購機票或車船票，保證他們在會議結束后及時返回，個別要暫留的，要安排食宿。

2.處理遺忘的物品：要盡快與失主聯系，及早送還，若距離遠，可用郵包寄送。

3.完善會議工作：取走會場剩余的物品，視聽設備，向單位接待員匯報全部物品得失情況，還要做會議財務結算。

4.打印會議記錄：要趁著會議在頭腦中仍然清晰時打印會議記錄，打印前要送會議主持人審查并簽字，然后精心編排。打印時必須準確。

5.會議決議的傳達，催辦和貫徹情況的反饋：情況的反饋看來是在會外，實屬會內的一個環節。因為會議本身只是一種工作方式，從屬實際工作，所以此環節是會議工作不可忽視的一個特殊環節，實際上也是對會議成果的檢驗。

四、會議的保密工作

任何會議，都有一定的機密性，都應該有一定的要求，必要時還應該制訂嚴格的保密制度和保密紀律。

1.會議保密工作的涵義：會議文件的保密工作，是會議保密的重點，應該與會議文件起草人員采取有效的保密措施，達到不外

傳，不丟失的要求，鑒于會議文件都掌握在與會人員和印刷人員之手。因此文件保密的主要任務，是教育持有文件的人員提高警惕，加強保密觀念，嚴格執行保密制度，及時清點文件，養成良好的習慣。對文件失密事件，要嚴肅處理，不得遷就。

2.保密工作內容： 1.會議召開時間，地點，與會人員范圍的保密。2.會議議題，內容，活動日程安排。3.會議文件，材料等。4.會議記錄，紀要，簡報等。5.尚未公布的領導在會議上的講話。

6.會議照片，錄象，錄音等。7.其他一切應當保密的會議事務實習總結：

通過這次在實習單位的會務實習經歷，使我認識到任何工作的重要性與嚴謹性，我會在其中總結經驗教訓，爭取在日后的工作崗位中做的更好！

第五篇：淺談如何做好會務工作

淺談如何做好會務工作

會議是自有人類以來就存在的一種社會現象，領導機構進行決策和管理，實現領導職能的一種重要方式。這種活動方式已經被廣泛應用于社會生活、公務活動的各個領域。會務工作是會議正常進行和取得預期效果的重要保證,會務工作水平的高低，直接影響會議的質量和效果，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現難以彌補的差錯，造成不良影響。做好會務工作，需要在會前、會中、會后分別樹立細節意識，抓好相關細節，才是確保會議順利舉辦的關鍵。

一、會前籌備

會前籌備工作做得是否充分，直接關系到會議的成功與否。據統計，會前籌備的效果占會議有效性的70%。可以說，高質量的會前籌備工作，是會議質量的保證，是會議成功的前提。因此，必須以高度的責任心做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括擬定計劃，明確分工，準備材料，后勤保障和布置會場等方面。

（一）擬定議程。指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議議程通常是由決策層決定，如辦事處黨委會、主任辦公會、專題會等是由莊主任提議召開，并組織審定議題，交由辦公室辦理。辦公室根據領導要求，擬定會議名稱、內容、時間、地點、參會人員范圍等，報告莊主任審定同意后，可采取電話或書面的方式進行通知安排。

（二）明確分工。一般情況下，一次成功的會議是依靠

的性質與規模把它布置好，營造出相應的氣氛。在布置會場時，應注意選擇會場、安排座位、布置主席臺等。由于會議的類型，規模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現會議氣氛。一般包括：1.確定會議室和會議桌擺放形式，大會（主席臺），黨委會（正中為主），座談會協調會（面對面）等。2.懸掛會標、橫幅等（咱們辦事處嚴格遵守八項規定，會標橫幅由LED屏幕代替）。3.安排座次，擺放座簽。首先找出主位，然后依次左右左右。4.逐個測試話筒，保證音響效果。5.保證照明、通風、投影等設備運轉有效，逢冬夏兩季還要提前打開空調。6.做好會議發言、集體照相等方面的準備工作。7.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。列個單子逐項檢查。

二、會中服務工作

在會中服務階段，會務人員須提前到達會場，反復檢查會場準備情況，做好會議材料分發，完成簽到與引導，組織會議有序進行，搞好后勤服務等工作。

1、簽到與引導。簽到是參會人員表示入場的一種必要手續。常用的簽到方式有簿冊式（手寫簽到）和卡片式（電子簽到）。在組織簽到的同時，會務人員要做好入場引導工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領導、發言人、上臺領獎人是否到齊。同時，會場內可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。這里需要注意的是參加會議的主要領導不簽到，固定會議或人員較少的會議也可不簽到。

2、組織會議進行。維持好會場秩序，會議開始后與會人員入座就緒，及時關閉會場大門；開會期間關閉手機或調

票已事先訂好，會務人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達車站或機場。之后，要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；結算帳目并向財務部門報銷等。

2、整理會議文件。整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準備并分發的文件，會議期間產生的文件和會后產生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進行立卷歸檔。歸檔后應交由有關人員保管，不要保留在個人手中。

3、會務總結反饋。一方面，要按照有關要求，形成會議紀要，會議報告，會議簡報等等，一方面還要對本次會議工作進行一次認真的總結，肯定成績，分析不足。通過會議總結，積累會議工作經驗，提高會務人員綜合能力，培養互相配合，協同合作的良好作風。