第一篇：會務服務工作

會務服務工作

一、會務服務宗旨

確保會議正常運行，提供優質高效服務；

二、會務服務范圍

學校黨政辦及向相關部門安排的會議、接待服務。

三、會務工作職責

1、根據開放使用情況做好學術報告廳會場、貴賓室以及一層、五層會議室和行政辦公樓會議室等的保潔工作；

2、為學校重大會議、慶典、講座、學術報告等活動進行物品搬運、會場布置、現場保潔、撤場清場等工作；

3、落實會議服務流程，保證會議服務質量，及時高效會議處理相關事項；

4、會議室的基礎設施管理，物業服務組織應當制定明確的用于會務服務的硬件資源的保管、領用、清潔、消毒、維護等管理規定，保證各類會議正常進行。

5、會議及入室服務員崗位職責：

（1）會議服務員每天提前15分鐘上班到崗，上崗時應統一著裝，配戴工號牌。并做好會議接待準備（包括會議音響設備檢查）；

（2）負責相關會議室的保潔，包括地面、門窗、桌椅、植物及部分室內設施；（3）負責會議開始前的茶水、果點、會議用品、桌椅、照明、空調設施的準備；（4）負責會議期間的茶水、果點服務，保證賓客的隨時服務需求；（5）負責會議結束后的清場工作；（6）負責各會議室之間的工作協調配合；

（7）負責會議室照明、空調、飲水設施是否完好，有問題及時向站長匯報；（8）負責學校交辦的其它任務。

四、會務工作標準

1、會前工作：

（1）接到黨政辦及向相關部門安排的會議接待方案后，確定會議日期時間，在會前提前檢查空調、音響及燈光設備設施的正常使用情況，確保會議能夠正常進行；并安排好服務相關人員；

（2）根據會議接待方案的要求，按人數預備好凳子、座位牌數量和座位牌名單、茶葉、茶杯等物品，提前擺放好文具、紙巾，調試好投影儀、音響、燈光；

（3）檢查會場的桌椅是否要要求擺放；

（4）檢查會場布置后的整體效果及衛生情況，衛生間要擺放洗手液、紙巾、點檀香。

2、會中工作：

（1）在客人到達前30分鐘將茶水準備好，并按學校要求播放會議相關背景音樂；

（2）側身，站立于會議室門口指定處，雙眼平視，雙手大約成30°角交叉于腹前，面帶微笑；

（3）客人到達時，應微微前傾15°，問候：“你好”！語言規范、態度和藹、語音清楚；（4）以手勢引客入會議室：靠右站立的會務員以左手作向內手勢，靠左邊站立的會務員以右手作向內手勢。

（5）沏茶做到客到茶到，為每一位客人倒好茶水；每隔8-10分鐘進入會場進行續水服務，如發現會議人員喝水較多或是喝水較少，也可適當提前或推后續水時間；

（6）續茶順序：從來賓那邊開始，按順時針方向；續茶姿勢：左手提壺，右手小指、無名指拿起杯蓋，拇指、食指、中指端起杯子，續八分滿茶，然后從一邊輕輕蓋上；

（7）進入會議室注意事項：要做到“三輕”說話輕、走路輕、操作輕，留意與會人員的要求，盡量讓客人滿意。如客人的需求本人無法解決，要及時上報主辦方，尋求解決方法，一切工作完畢后離開會議室，關好會議室門，站在會議室門口，如會議期間有人進出，要為其開門，直到會議結束；

（8）會議服務人員時刻注意觀察和隨聽音響設備運行狀況。注意會場情況及室內溫度，發現問題及時報告和處理。

3、會后工作：

（1）會議結束，會務員打開會議室門側身，站立于會議室門口送別客人，如有電梯要協助按電梯，把所有與會人員送進電梯；

（2）與會人員離開后，會務員要立即檢查會議室內是否有客人的遺留物品，如有及時報與主辦方，然后撤出茶具、文具、座位牌、紙巾等物品，清理會議室；收回衛生間擺放的紙巾、洗手液，關掉會議室的音響設備、門、窗等工作。

4、會議保密：遵守保密紀律，服務人員接觸部分機要事務時，對會議內容、秘密文件、電文資料等不要過問，對于主辦方落在會場的資料，要收拾整理好，不能帶出會場。

第二篇：會務服務標準

會務服務標準

一、崗位職責：

1、會務人員提前把會議室、接待室開門通風，檢查衛生情況，使其始終處于完善良好的備用態。

2、會務在崗期間，不得隨意串崗、空崗，不擅離工作崗位；不得干私活，接打私人電話；不接待親友及做與本職工作無關的任何事情。

3、會務不得在會議室扎堆聊天，不在崗位上吃東西，會議結束后應清理會議室，以備待用。

4、工作區域不存放私人用品，保持干凈整潔。

5、會務人員有事需提前向物業客服主管請假，不能及時請假應打電話告知物業客服主管。由物業客服主管告知公司辦公室并由辦公室根據實際情況決定是否同意其請假申請。

6、負責會議室及公共區域的衛生檢查工作，上、下午各一次，包括地面、門窗、桌椅、植物及會議室。

7、負責保管會議物品（接線板、激光筆、茶杯），按照會議調配使用，會議后收回。

8、負責管理會議室鑰匙，對于提前一天收到的會議提前1小時開門調試設備，詢問會議對于投影等方面的特定要求，做好會議準備；對于臨時通知會議，接到通知后立刻打開會議室并調試設備，做會議準備。

9、負責會議期間的茶水、果點服務，保證參會人員的隨時服務需求。

10、負責會議結束后的清場工作，包括會議用品的回收、會議設施的關閉等，并將門鎖好。

11、負責各會議室之間的工作協調配合。

12、負責會議室照明、空提、飲水設施是否完好，有問題及時向辦公室匯報。

13、負責與相關物業保潔人員做好工作協同和配合，確保會議室內時刻保持干凈整潔。

二、儀容儀表、禮節禮貌標準：

（一）儀容儀表

1、會務人員工裝必須整潔、平整，不得帶有灰塵、污跡、無褶皺、開線、掉扣。

2、皮鞋以黑色為主，鞋襪保持協調，皮鞋始終保持亮潔，不能赤腳、穿拖鞋、短褲、超短裙。

3、會務人員保持衣冠、頭發整潔，不擦濃重護發用品，過肩長發應束扎盤結，頭發必須梳理服帖，不蓬亂或燙怪異發型。

4、會務人員應淡妝上崗，打扮適度，不濃妝艷抹，不佩戴飾物（手表、戒指除外），不使用氣味濃烈的香水。

5、會務人員應經常剪指甲，保持干凈，不得蓄長指甲，不得涂有色指甲油，上班時不得佩戴有色眼鏡。

6、會務人員需注意個人衛生，無汗味、異味，上崗前不能喝酒，吃蔥、蒜、韭菜等異味食品，保持口腔衛生。

7、會務人員站立時要自然大方，位置適當，自然端正，雙目平視，兩手交叉放于臍下，不準雙手卡于腰間、叉在胸前或背在身后，兩腿要站直，兩腳要呈八字型，兩腳后跟相距5-10cm，站立時不背靠、旁倚、前扶他物；就

座時要坐正坐直；行走時步子要輕而穩，步幅不能過大，眼睛要平視前方或賓客，需抬頭、挺胸、收腹。

8、會務人員在崗位上不得吃零食、看報紙、做與工作無關的事情。

9、要時刻保持面帶笑容、容光煥發。動作舉止要得體，不造作；態度要熱情、和藹。

（二）禮節禮貌

1、對待來往人員要態度要自然、大方、熱情、穩重、禮貌，做到微笑迎人。

2、與人交往使用禮貌用語“您好”、“請”、“歡迎您”、“不客氣”等，遇見來往人員要主動問好。

3、與來往人員相遇時，要主動讓路，與來往人員同行時，應進行引導，如同乘電梯時，讓來訪人員先上電梯。

4、在工作中若因某些特殊情況需與他人握手時，應面帶微笑，姿勢端正，用力適度，不能用左手，握手時，左手不得插兜。

5、會議服務時要面帶微笑，與客人談話時要注意禮貌，用心聆聽，不搶話、插話、語氣溫和文雅，遇事冷靜對待，及時上報。

6、對服務范圍以外的詢問，如涉及客人情況、會議內容或政治、經濟等機密情況，要婉言說“對不起、不清楚”以拒絕。

三、會務工作流程

1.準備設施與物品

①根據會議通知要求，準備好所需設備（如燈光、投影、音響、話筒、空調、激光筆等）。

②準備服務用品（如臺布、燈光、桌裙、鉛筆、信紙、茶杯、會標、旗幟、指示牌、鮮花等）。

2.確定臺型并擺好

根據會議性質，確定主席臺位置，合理設置臺型（課桌式、回字式、橢圓式）

3.調試音響、話筒

將話筒分別擺放于主席位、副主席位和發言席（特殊情況按客人要求擺放），調試音響至最佳狀態，并試放所有要求的音頻。

4．擺椅子

雙手輕提椅背，用右膝蓋輕頂椅背，依次將椅子放在桌后，椅子前沿與桌面邊緣相切。

5．擺信箋、鉛筆

①將信箋輕放于每個座位的桌面上，紙與紙間距均勻，紙下邊距桌邊兩指。

②筆削好斜放于信箋上。

6.擺茶杯

①手端托，右手將茶杯均勻放在桌面上，杯柄朝右，杯內茶葉統一放置、適量。

②

根據主辦方單位要求放礦泉水。

7、擺煙缸

①左手端托，右手將煙灰缸放于兩茶碟中間。

②無煙會場不放煙缸，但要準備吸煙區。

8、擺指示牌

擺放于大堂及會場門口顯眼位置，便于指引參會人員進入會場。

9、擺席位卡

必須請會議組織部門制作并擺放席位卡。

會前準備：

打水：會前在會議室準備好開水。

開空調：會議前1小時打開空調（先打開電源開關，再打開空調開關）。

開燈：與會人員到場視需要打開燈光。

站位：會務人員提前15分鐘站于指定位置迎接客人。

會中服務：

引導入座：引領領導上主席臺，雙手輕提起椅子請領導入座，然后用膝蓋輕頂椅背至領導腿部，請其坐下。

斟茶：左腳在前，右腳在后，右手提暖瓶，左手小指與無名指夾住蓋杯，拇指與食指拿杯柄，在客人右后側為客人斟倒茶水，然后輕輕放回杯碟中，并示意客人用茶。

會中特殊情況處理：客人使用話筒時，視情況調節音量大小。

主席臺領導半小時不喝茶，應重新更換一杯。

每20分鐘為臺下客人巡回補充茶水一次。

會中休息服務：快速進行會場小整理，補充、更換物品。

會后服務：

檢查會場：查有無客人遺留物品及文件，如有，及時送交會議組織部門。檢查有無損壞的設施設備及用具，如有，及時報辦公室。

整理用品及清潔衛生：請室內保潔人員整理會場。點清茶杯、激光筆等數目，并回收會議用品；會場剩余物品點清數目，并做好衛生清理工作。

檢查設施設備：對燈光、音響、桌椅、門窗、地面、空調、消防栓、滅火器等進行檢查，發現問題及時上報維修部門。

關閉燈、空調、門上鎖。

四、工作標準

⑴

班子會議

工作項目

操

作

規

則

質量標準或要求

準備設備

與物品

①根據會議通知單要求，準備好所需設備（如燈光、音響、話筒、空調等）。

②準備服務用品（如臺布、燈光、桌裙、鉛筆、信紙、茶杯、會標、旗幟、音帶、指示牌、鮮花等）。

設備完好、有效，用品齊備、清潔、完美、莊重。

確定臺型

并擺臺

根據會議性質和主辦單位要求，確定主席臺位置，合理設置臺型（課桌式、回字式、橢圓式），鋪臺布、圍桌裙。

①臺型符合要求，能烘托會議主題。

②桌子擺放整齊、無搖晃。

③桌位等于或略多于會議人數。

擺椅子

雙手輕提椅背，用右膝蓋輕頂椅背，依次將椅子放在桌后，椅子前沿與桌面邊緣相切。

①輕搬輕放，椅子干凈，排放整齊美觀。

②課桌式橫看、豎看、斜看成一條直線。

③準備若干把椅子備用。

擺信箋、鉛筆

①將信箋輕放于每個座位的桌面上，紙與紙間距均勻，紙下邊距桌邊兩指。

②筆削好斜放于信箋上。

①信箋中心線在一條直線上。

②筆尖朝前呈45度擺放在信箋上。

③筆尾靠信箋下端，標志朝上。

擺茶杯

①左手端托，右手將配有墊碟的茶杯均勻放在桌面上，杯柄朝右，杯內茶葉統一放置、適量。

②無墊碟改放杯墊，或根據主辦單位要求放礦泉水。

①擺放整齊、統一，茶碟右邊緣與椅子右邊緣在一條直線上。

②課桌式，茶杯擺放橫看、豎看、側看都呈一條直線。

③回字式，茶杯擺放側看平行、整齊、美觀。

④杯碟上邊緣與桌邊距3—3.5cm，店標朝上。

擺煙缸

①左手端托，右手將煙缸放于兩茶碟中間。

②無煙會場不放煙缸，但要準備吸煙區。

煙缸距桌邊1.5-2cm，標志朝向與會者。

調試音響、將話筒分別擺放于主席位、副主席位和發言席（特殊情況按客人要求擺放），調試音響至最佳狀態，并試放所要求的音帶。

音質好，無噪音，音量適中，所有座位均能聽清。

話

筒

擺指示牌

擺放于大堂及會場門口顯眼位置，便于指引客人進入會場。

指示牌莊重大方，文字表述清楚。

擺席位卡

必須請主辦方擺放席位卡。

①席位卡莊重大方，擺放整齊。

②主辦單位反復核對，確保無誤。

擺講臺

按客人要求擺放于確當位置。

講臺干凈、莊重、無搖晃。

（2）黨支部會議

工作項目

操

作

規

則

質量標準或要求

準備物品

根據會議通知單的要求，將所需的各種設備及服務用品準備好，如會議桌、椅、空調、音響、燈光、茶杯、會標、指示牌、鮮花等。

各項用具準備充足，設施設備完好，安全、有效。

確定臺型

并合理擺放

根據會議性質及主辦單位要求確定臺型，回字型或橢圓型，桌子擺放整齊，椅子前沿與桌面邊緣部分相切。

①臺型符合客人要求，并能烘托會議主題。

②桌椅擺放整齊，臺型美觀大方。

擺茶杯

左手端托，右手將配有墊碟的茶杯均勻擺放在桌面上，杯柄朝右，杯內茶葉統一放置、適量。無墊碟改放杯墊或擺礦泉水。

①擺放整齊、統一。

②茶碟的右邊緣與椅子的右邊緣在一條直線上，側看平行，茶杯碟上邊緣與桌邊距3cm-3.5cm，店標朝上。

擺放果盤

根據主辦單位要求擺果盤，盤中放水果、干果等。

裝盤美觀。

擺煙缸

①左手端托，右手將煙缸放于兩茶碟中間。

②小碟內放香煙。

從主要客人身邊起每隔三人擺一煙缸，距桌邊1.5cm-2cm，標志朝向與會者。

調試音響、話

筒

將話筒分別擺放于主席位和發言席，或按客人要求擺放。

音質好，音量適中。

擺指示牌

擺放于大堂和會場門口顯眼位置，便于指引客人進入會場。

標牌美觀，文字表達明確。

（3）培訓

工作項目

操

作

規

則

質量標準或要求

準備物品

根據會議通知單要求，準備好所需設備和服務用品，如會議桌、椅、空調、音響、話筒、燈光、茶杯、會標、講臺、白板、白板筆、投影儀、指示牌、鮮花等。

用具齊全干凈，設備完好、有效。

確定臺型

并合理擺放

根據講座性質和要求確定臺型，一般采用課桌式，前面放一張講臺，上面擺一盆花，后面擺若干排桌椅。

臺型整齊，無搖晃，椅子前沿與桌面邊緣部分相切。

擺信箋、筆

若主辦單位要求，可在課桌上擺放信箋、筆，信箋放于每個座位的桌面上，筆削好斜放在信箋上。

信箋下邊緣距桌邊1-1.5cm，信箋中心線在一條直線上，筆尖朝上呈45度擺放在信箋上，筆尾與信箋下端相切，標志朝上。

擺茶杯

①左手端托，右手將配有墊碟的茶杯放在講臺上，杯內放適量茶葉或準備礦泉水。

②會場邊上放一張桌子，上面放紙杯或茶杯，準備大筒礦泉水或開水，讓與會者自取。

桶水充足，茶杯（紙杯）潔凈，茶葉色澤好無變質。

調試音響

和投影儀

將無線話筒和投影儀調試好。

音質好，音量適中，投影清晰。

擺白板

及白板筆

擺放于講臺旁邊。

白板干凈，筆書寫流暢。

第三篇：會務服務方案

會議服務工作標準

（一）、會前準備 會場布置

①接會：了解會議任務單，要知道與會人數、會議時間、主辦方、會議性質、設備及飲品要求或其它特殊要求

②保潔：清掃會場，物品，桌、地面無積土，無污漬：場地清潔明亮，無異味，噴酒迓量空氣清新劑或通風：

④擺臺：配合會議主辦方按照臺型、人數、設備布置録化，擺放鮮花，按照與會人數擺放桌椅，會場座椅定位，擺放整齊； ⑤擺臺具體要求：

a、杯墊：位于座位右上方與外沿平齊，等距離進行拉線定位，擺放整齊：

b、蓋杯：要求杯柄向右，放于杯墊之上，無杯墊時位于座位右上方與外沿平齊，等距離進行拉線定位，擺放整齊，備好茶葉 c、礦泉水：位于座位右上方與外沿平齊或放于蓋杯左側，標志向內，等距離進行拉線定位，擺放整齊

d、小毛中：統一位于蓋杯前下方 e、水果：清洗拼盤并包保鮮膜

f、手抽紙：每次會議室內最少四盒（視會議主辦方具體要求而定）g、煙灰缸、濕巾：視會議主辦方具體要求而定，h、會標、會議牌、紙、筆：根據會議主辦方具體要求配合擺放，會前半小時把會議所需文具、用品備齊擺好

⑥備會時限：大型會議按要求提前半小時準備完畢，其它會議提前十五分鐘準備完畢

①上崗要求：服務人員會前5分鐘，整理儀表，統一著裝站位，站姿端正，面帶微笑，迎候來賓

2、會議設備設施準備（標準）

①空調：開啟，并調試相適應溫度（夏季應在25度左右，冬季應在20度左右）

②麥克風、電池：麥克風一會一換；電池會前準備好：激光筆根據使用記錄和實際情況更換 ③幻燈機、電視機、錄像機、投影儀等各電器設備打開，會前調試完畢，發現異常及時通知資產公司并報修（二．）、會中服務標準

1、迎客：會議服務員站于門口迎客（視規格和情況），當客人來到會議室時禮貌熱情地向客人問好，請入會議室

2、倒水：客人入座，視客人需求提供茶水或咖啡

3、毛巾：按要求將疊好的小毛巾送上（放置于與會者右側）

4、果盤：會議開始，打開保鮮膜

5、關門：客人全部就座會議開始后，所有茶水倒過后，服務員退出廳房，輕輕關閉會議室大門，在門外當班（不能隨意走開）

6、續水：每隔十五分鐘添加茶水一次，兩小時后詢問是否更換茶葉，根據情況更換煙灰缸，但一定要禮貌、輕聲、快捷，盡量避免影響客人，為避免會議期間打擾可用瓶裝礦水或純浄水

7、煙缸：煙頭多于5個的更換，視具體情況更換

8、物品補充：會議中間休息，要盡快整理會場，按要求補充和更換各種用品（換煙盅、加茶水等），上好咖啡、茶后把會議臺面收拾好，但不要把客人的資料、物品弄亂：如客人有其他要求應盡量幫助客人解決

9、大型會議服務要求：遇大型會議，設主服務員一名專為主席臺和發言席添加、更換飲水：時刻關注會議組織者，關注會場內設備運行使用情況，必要時協助調試各種設備儀器，會議期間急需離開崗位，一定要通知領導找人替崗

（三）、會議結束

1、送客：會議結束，開門、站位、微笑送客

2、檢査：仔細檢査一遍會場，看是否有遺忘的東西和文件等，設備設施是否有損壞，統計物品使用情況做好記錄

3、保潔：打開門窗通風，小毛巾收集消毒、保潔、擦拭桌面

4、整理：將會議用具、設備整理好，會場座椅及時恢復整理

5、關閉：關閉所有使用的電器設備空調、電燈、窗，再次檢査會場有無火源，鎖好會議室門。

會務服務方案

1、目標：

伴隨物業管理專業化及物業服務需求多元化的發展趨勢，會議服務需求逐漸増多。公司通過發揮自己的專業優勢，深入挖掘會務服務需求，規范會務接待行為，統一會務服務標準，提高會務服務水平，為參會者創造良好的會議環境。

2、基本原則

2．1、專業化：會務服務應向規范化、標準化方向發展，以提高會務服務的質量。

2．2、人性化：物業服務組織在提供相應的服務時，應以＂以人為本”為出發點，為服務對象提供相應的特色服務和個性化服務

2．3、信息化：物業服務組織應充分利用信息技術，提升會務服務的效率和質量。

3、會務人員選聘

選聘會務服務人員時，主要考慮下述事項 受教育程度；

實際工作經驗、技能； 身高、形象；

溝通表達、應變能力； 其他行為素質等

4、會務人員培訓

4．1、培訓內容應包括但不限于以下方面 組織的服務理念、組織文化 會務管理和會務服務的理論知識 保密制度；

會務服務人員儀表、儀態，會務服務人員的儀表、儀態 會務服務人員操作技能； 會務服務人員心理素質 應對常見會務突發事件 其他行為素質等 4．

2、培訓方式

培訓方式應采用但不限于以下方面

利用組織制定的服務手冊，聘請教師授課 聘請專業培訓機構 組織內部指導 定期進行演練、考試等。

5、會務服務操作規程 5．

1、需求確認： 進行會務需求了解時，針對本組織可以提供的會務服務內容設計標準問卷，以引導會議主辦方更準確的提出會務需求，對會務需求進行書面登記并與會議主辦方確認。5．

2、服務策劃

根據確認的服務需求對會務服務的提供進行全面的策劃，形成實施方案，其中宜包含但不限于以下方面： 職責分工 時間安排 場地安排

會務用品及硬件設施配備； 突發事件應對措施 會議秩序及安全等。5．

3、會前準備

將會務服務過程中可能涉及的服務內容進行細分，并制定相應的標準，以保 證每項服務內容都能在合理范圍內滿足經確認的需求，會務服務中可能涉及的各 項服務內容可包含但不限于以下方面 布置導引 布置簽到

布置橫幅與大背景

檢查會議用桌、椅，主席臺布置，座位格局和座次安排 布置臺布

制作并擺放座席牌 擺放不同類型麥克風 擺放花卉

制作與佩戴胸花； 提供紙筆

提供毛巾、紙巾 調試燈光 調試音響 調試投影 調試空調

準備茶具（水）準備果盤

檢查安全、消防設施及硫散通道 了解會議程序及個性化服務需求

備用物品：電源轉換插座、萬能充電器、插電板等。5.4會中服務

將會中服務涉及的內容進行細分，并制定相應的標往保證會務服務人員掃 求提供服務。會中服務涉及的內容宜包含但不限于以下方面 導引

續茶、茶具的準備 會場巡視 5．4會中服務

將會中服務涉及的內容進行細分，并制定相應的標往保證會務服務人員掃 求提供服務。會中服務涉及的內容宜包含但不限于以下方面 導引

續茶、茶具的準備 會場巡視

會場、洗手間、通道保潔；

會議現場溫度、燈光、音響等隨時進行調節 突發事件處理，突發事件處理程序可參見附錄H 咨詢受理。5．

5、會后整理

將會后整理內容進行細分，并制定相應標準。會后整理內容包含但不限于以下方面：

回收可重復使用的用品，清點數量并記錄等，將座席牌、桌椅等歸位。用品的清洗、存放和消毒要求可參見附錄1 一一清理會務設施設備，檢查有無缺失或提壞，清潔后歸位或返還，做好相應記錄

一一檢查會議廳（室）是否有客人遺失的物品，如有遺失應立即還送給客人，如未能及時送還，應妥善管理，做好記錄，同時立即通知會議主辦方 一一檢查會議室及相關的物品是否有缺失或損壞，及時報告會議主辦方或業主協助追補損失，做好記錄

——對會議期間的丟棄物進行打掃；對會議室洗手間進行適當保潔。一一關閉會議廳（室）：包括音響、空調、燈光、門、窗、窗簾。

6、會務服務人員儀表、儀態要求 A．1儀表要求 A．1．1服裝要求 A．1．1．1一般要求

A．1．1．1．1根據實際情況選擇與制作會務人員服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋；保證會務人員的服裝、配飾的顏色、樣式統一。

A．1．1．1．2工裝外不應顯露個人物品；衣袋、褲袋整理平整，勿顯鼓起；保持工裝干凈、平整，無明顯污跡、破損 A．1．1．2著裝要求

A．1．1．2．1女士著裝應統一，身著裙裝時，西裙宜配長襪和工鞋，西裙長度于膝蓋上3厘米；著褲裝時，西褲應燙直，折痕清晰，長及鞋面。

A．1．1．2．2男士著裝應統一，身著西裝時，西褲應燙直，折痕清晰，長及鞋面襯衫領口應扣好，不應故開；著長袖時，袖口應扣好，不應挽袖 A．1．2工作牌佩戴要求

工作牌宜佩帶在左胸；工作牌距離肩縫18厘米，距中線5厘米，不應斜戴 A．1．3工鞋

宜穿黑色皮鞋（以軟底鞋為宜）；鞋上飾品不宜過多皮鞋表面保持光亮 A．2．4導引

A．2．4．1為賓客導引時，應走在賓客左前方，距離保持2～3步 A．2．4．2遇拐彎或臺階處，應回頭向賓客示意說“請當心” A．2．4．3引領客人時，宜用“這邊請”、“里邊請”等禮貌用語。A．2．4．4為賓客送行時，應在賓客的后方，距離約半步。A．2．5笑容 面部保持自然親切的微笑。A．2．6規范用語

使用規范用語“您好、請、謝謝、對不起、再見”。

站姿

會務服務人員指引

第四篇：會務服務管理程序范本

會務服務管理程序范本

一、目標：

伴隨需求多元化的發展趨勢，會議服務需求逐漸增多。本公司通過發揮自己的專業優勢，深入挖掘會務服務需求，規范會務接待行為，統一會務服務標準，提高會務服務水平，為主辦方提供優質專業的會務服務。

二、基本原則：

1、專業化：會務服務應向規范化、標準化方向發展，以提高會務服務的質量。

2、人性化：會務服務組織在提供相應的服務時，應以“以人為本”為出發點，為服務對象提供相應的特色服務和個性化服務。

3、信息化：應充分利用信息技術，提升會務服務的效率和質量。

三、資源配置

1、人力資源

本公司現有工作人員8人，總經理1人，財務1人、人力綜合部1人，運營部5人。公司管理崗位均為管理學本科學歷，5年以上管理及會務服務行業從業經歷，具有專業的會務管理經驗，確保高質量的提供會議服務內容。對會務運營人員有嚴格的選聘、培訓及考核。近5年來取得主辦方高度的評價。

1.1

會務人員選聘：

我司在選聘會務服務人員時，主要考慮下述事項：

——受教育程度；

——實際工作經驗、技能；

——身高、形象；

——溝通表達、應變能力；

——其他行為素質等

1.2

會務人員培訓：

——組織的服務理念、組織文化；

——會務管理和會務服務的理論知識；

——保密制度；

——會務服務人員儀表、儀態，會務服務人員的儀表、儀態；

——會務服務人員操作技能；

——會務服務人員心理素質；

——應對常見會務突發事件；

——其他行為素質等。

1.3

培訓方式

——利用組織制定的服務手冊，聘請教師授課；

——聘請專業培訓機構；

——組織內部指導；

——定期進行演練、考試等。

2、硬件設備

設備工具如下：

編號

設備名稱

型號

數量

對講機

MJDJJ01FY

打印機

理光

AD204

A4

激光一體機

佳能

mf4010

錄音筆

R5511

投影儀

EPSON

CB-4650

單反照相機

CanonEOS

600D

翻頁筆

得力

驗鈔機

得力

3、精細化

操作規程：

3.1、需求確認：

進行會務需求了解時，針對本組織可以提供的會務服務內容，設計標準問卷以引導會議主辦方更準確的提出會務需求。

對會務需求進行書面登記并與會議主辦方確認。

會務服務需求確認表

類

別

項

目

內

容

備

注

會議名稱

會議類型

□

座談會

□報告會

□開/閉幕式

□演出

□受聘儀式

□

其他（）

會議日期

****年**月**日

會議時間

上

午：（:）～（:）

下

午：（:）～（:）

晚

上：（:）～（:）

會議地點

參會領導

參會人數

安全管理類

1、預留貴賓車位；

□是

貴賓車位（）位

□否

2、參觀路線

路線：

出發點：（）

途

經：（）

終

點：（）

3、是否需要特別安保

□是

需要人數：（）

工作事項：（）

□否

1、是否增加安保力量？（物業組織內調配）；

2、會前、會中、會后是否需要特別安保要求？

4、參會人員是否憑

證件入場

□是

□否

5、是否有保密要求

□是

保密的內容：（）

□否

設施設備類

1、是否需要大功率電源

電壓負荷

（）伏

電源連接線（）條

2、是否需要使用專梯

□是

通往樓層（）

□否

3、會議期間是否需要音樂

□是

□國歌

□頒獎進行曲

□其他（）

□否

開/閉幕式

4、是否需要使用投影

□是

使用時間：（）

□否

與燈光相匹配

5、是否需要錄音筆

□是

使用時間：（）

□否

設施設備類

6、是否需要視頻會議系統

□是

□否

7、是否需要電源轉換插座、萬能充電器、插電板等

□是

需要的設備：（）

□否

會務服務類

1、是否需要合影

□是

合影

時

間：（）

合影座椅數量：（）

□否

2、是否有外賓參加

□是

外賓使用語言：（）

□否

3、是否需要預留宣傳牌

□是

數

量：（）

擺放時間：（）

□否

4、是否需要協助制作與懸掛橫幅

□是

橫幅內容：（）

□否

5、是否需要協助制作與懸掛大背景

□是

背景主題：（）

背景尺寸：（）

懸掛位置：（）

□否

6、是否需要簽到臺

□是

擺放位置：（）

擺放數量：（）

擺放物品：（）

□否

7、是否對桌椅的擺放有特別要求

□是

擺放方式：（）

□否

8、是否需要白板

□是

擺放位置：（）

擺放數量：（）

白

板

筆：（）

□否

9、是否需要配發會議資料

□是

發放方式：（）

□否

10、是否需要打印與擺放座席牌、胸牌、準備胸花

□是

座席牌：（）

胸

牌：（）

胸

花：（）

□否

11、麥克風種類

□有線話筒

數量：（）

擺放位置：（）

□無線話筒

數量：（）

□頭戴麥克風

數量：（）

12、是否需要提供紙筆

□是

數量：（）

□否

13、是否需要提供果盤/茶歇

□是

水果種類：（）

茶歇：（）

飲品：（）

食品：（）

□否

需配備紙巾

14、會中由服務人員續水，還是在座位上擺放瓶裝水

□人員續水

□瓶裝水

環境類

1、是否擺放會議臺花

會議桌花數量

：（）

特別需求：□是

（）

□否

2、是否擺放會議盆花或綠色植物

會議盆花數量：

（）

綠色植物：種類：（）

數量：（）

位置：（）

其他

確認簽字：

日期：

核對人：

3.2、服務策劃：

根據確認的服務需求對會務服務的提供進行全面的策劃，形成實施方案，其中宜包含但不限于以下方面：

——職責分工；

——時間安排；

——場地安排；

——住宿安排；

——餐飲安排；

——票務安排；

——接送機及其他交通安排；

——會務用品及硬件設施配備；

——防疫物資安排；

——突發事件應對措施；

——會議秩序及安全等。

3.3、會前準備

將會務服務過程中可能涉及的服務內容進行細分，并制定相應的標準，以保證每項服務內容都能在合理范圍內滿足經確認的需求，會務服務中可能涉及的各項服務內容可包含但不限于以下方面：

——布置導引；

——布置簽到；

——布置橫幅與大背景；

——檢查會議用桌、椅，主席臺布置，座位格局和座次安排；

——布置臺布；

——制作并擺放座席牌；

——擺放不同類型麥克風；

——擺放花卉；

——制作與佩戴胸花；

——提供紙筆；

——提供毛巾、紙巾；

——調試燈光；

——調試音響；

——調試投影；

——調試空調；

——準備茶具（水）；

——準備果盤；

——檢查安全、消防設施及疏散通道；

——了解會議程序及個性化服務需求；

——備用物品：防護物資、電源轉換插座、萬能充電器、插電板等。

3.4

會中服務：

將會中服務涉及的內容進行細分，并制定相應的標準保證會務服務人員按要求提供服務。會中服務涉及的內容宜包含但不限于以下方面：

——導引；

——續茶、茶具的準備；

——會場巡視；

——攝像或拍照服務；

——會場、洗手間、通道保潔；

——會議現場溫度、燈光、音響等隨時進行調節；

——突發事件處理，后附突發事件處理程序；

——咨詢受理。

3.5、會后整理：

將會后整理內容進行細分，并制定相應標準。會后整理內容包含但不限于以下方面：

——回收可重復使用的用品，清點數量并記錄等，將座席牌、桌椅等歸位。用品的清洗、存放和消毒要求可參見附錄

I；

——清理會務設施設備，檢查有無缺失或損壞，清潔后歸位或返還，做好相應記錄；

——檢查會議廳（室）是否有客人遺失的物品，如有遺失應立即還送給客人，如未能及時送還，應妥善管理，做好記錄，同時立即通知會議主辦方；

——檢查會議室及相關的物品是否有缺失或損壞，及時報告會議主辦方或業主，協助追補損失，做好記錄；

——對會議期間的丟棄物進行打掃；對會議室洗手間進行適當保潔；

——關閉會議廳（室）：包括音響、空調、燈光、門、窗、窗簾。

四、會務服務人員儀表、儀態要求：

A.1

儀表要求

A.1.1

服裝要求

A.1.1.1

一般要求

A.1.1.1.1

根據實際情況選擇與制作會務人員服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋；保證會務人員的服裝、配飾的顏色、樣式統一。

A.1.1.1.2

工裝外不應顯露個人物品；衣袋、褲袋整理平整，勿顯鼓起；保持工裝干凈、平整，無明顯污跡、破損。

A.1.1.2

著裝要求

A.1.1.2.1

女士著裝應統一，身著裙裝時，西裙宜配長襪和工鞋，西裙長度于膝蓋上3厘米；著褲裝時，西褲應燙直，折痕清晰，長及鞋面。

A.1.1.2.2

男士著裝應統一，身著西裝時，西褲應燙直，折痕清晰，長及鞋面；襯衫領口應扣好，不應敞開；著長袖時，袖口應扣好，不應挽袖。

A.1.2

工作牌佩戴要求

工作牌宜佩帶在左胸；工作牌距離肩縫18厘米，距中線5厘米，不應斜戴。

A.1.3

工鞋

宜穿黑色皮鞋(以軟底鞋為宜)；鞋上飾品不宜過多,皮鞋表面保持光亮。

A.1.4

絲襪

A.1.4.1

女士著西裙時宜穿長筒肉色絲襪，并保持絲襪干凈、完好，不宜穿短襪或不穿。

A.1.4.2

男士宜穿深色長襪，禁止著淺色短筒襪。

A.1.5

飾品

A.1.5.1

女士不宜佩戴夸張飾品、彩繩；可佩戴耳釘、黃金或白金項鏈等飾品，佩飾不宜過多。

A.1.5.2

男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他飾品。

A.1.6

妝容

發式簡潔，面容清爽；女性可著淡妝，香水味不宜過濃，可涂抹透明指甲油。

A.2

儀態要求

A.2.1

站姿

A.2.1.1

女士站姿

上身正直，頭正目平，挺胸收腹，腰直肩平；雙手搭握，稍向上提，放于小腹前；雙腳可前后略分開，一只腳略前，一只腳略后，前腳的腳跟稍稍向后腳的腳背處靠攏。

A.2.1.2

男士站姿

雙眼平視前方，頸部挺直。雙肩自然放松端平且收腹挺胸。雙臂自然下垂，處于身體兩側，右手輕握左手的腕部，左手握拳，放在小腹前，腳跟并攏，腳呈“V”字型分開，兩腳尖間距約一個拳頭的寬度；或雙腳平行分開，與肩同寬。

A.2.2

行姿

身體重心應稍向前，頭朝正前方，眼睛平視，面帶微笑；上身正直不動，兩肩相平不搖，兩臂擺動自然，步幅適中、勻速。

A.2.3

坐姿

A.2.3.1

女士坐姿

背對座椅輕坐，后腿能夠碰到椅子；兩個膝蓋合并，腿可放中間或兩邊。

A.2.3.2

男士坐姿

上體挺直，下頜微收，雙目平視，兩腿分開，不超肩寬，兩腳平行，兩手分別放在雙膝上。

A.2.4

導引

A.2.4.1

為賓客導引時，應走在賓客左前方，距離保持2～3步。

A.2.4.2

遇拐彎或臺階處，應回頭向賓客示意說“請當心”。

A.2.4.3

引領客人時，宜用“這邊請”、“里邊請”等禮貌用語。

A.2.4.4

為賓客送行時，應在賓客的后方，距離約半步。

A.2.5

笑容

面部保持自然親切的微笑。

A.2.6

規范用語

使用規范用語“您好、請、謝謝、對不起、再見”。

A.3

座席牌

A.3.1

宜選擇三角形座席牌，一般長15～20厘米，寬7.5～10厘米，雙面展示。

A.3.2

座席牌字體格式統一、大小合理。

A.3.3

根據座次要求安排擺放座席牌。

座席牌擺放要求

場合擺放要求

貴賓廳

距沙發扶手前緣

5～6

厘米處擺放

圓桌會議室

距麥克風右側

3～4

厘米、距客人座位桌邊50～60

厘米處擺放

報告廳/禮堂

擺放靠近麥克風右側

3～4

厘米、距離客人座位桌邊

50～60

厘米處擺放

A.4

麥克風

A.4.1

擺放要求

A.4.1.1

對于有線麥克風，麥頭高度距桌面20厘米；鼠標有線麥距離桌邊20厘米擺放。

A.4.1.2

對于無線麥克風（使用麥克風架）：高度距離桌面20厘米，麥架距離演講人20厘米。具體擺放要求可參見圖C.2

A.4.2

電池管理

A.4.2.1

對于無線麥克風，每次充電時間為10～12小時之間（具體可根據電池充電計算公式：電池容量除以充電電流計算），電池一般使用期限為一年。

A.4.2.2

電池應存放在干燥涼爽的地方。

A.4.3

其他

A.4.3.1

音響關閉后，方可卸除有線麥克風。

A.4.3.2

無線麥克風使用完畢及時卸除內部電池。

A.5

記錄紙、筆

A.5.1

記錄紙宜選用80g的A4紙3張；如桌子鋪有桌布，則需要加厚到5張或加寫字板。

A.5.2

記錄筆宜選用HB鉛筆、黑色簽字筆。

A.5.3

會議資料與記錄紙擺放在一起。宜配備兩支記錄筆，記錄筆擺放在記錄紙的右側或者記錄紙上，與記錄紙成30度角，筆尖朝前。具體擺放要求可參見圖。

A.6

飲用水

A.6.1

宜選擇350毫升或550毫升瓶裝飲用水（以下簡稱“飲用水”）。

A.6.2

飲用水擺放時，標識應統一面向客人、成直線、靠近茶杯的左側擺放（無茶杯的，距離客人右側12~15厘米處擺放）。

A.6.3

貴賓廳擺放飲用水時宜配放玻璃杯。

9、座談會座位安排：

A.7

長條桌

A.7.1

長條桌與正門正對時，會議座位安排參見圖E.1。

A.7.2

長條桌與正門側對時，會議座位安排參見圖E.2。

A為客方（或上級領導），B為主方。

圖

長條桌與正門正對時會議座位安排

注：進門右為客方，左為主方。

圖

長條桌與正門側對時會議座位安排

A.8

沙發席

A.8.1

與外賓會談時，會議座位安排參見圖E.3。

A.8.2

與上級領導座談時，會議座位安排參見圖E.4。

A7

A5

A3

A1

A2

A4

A6

B6

B4

B2

B1

B3

B5

B7

正門

客

主

正

門

A為主方，B為客方。

圖

E.3

與外賓會談時座位安排示意圖

A為上級領導，B為主方領導。

圖

E.4

與上級領導座談時會議座位安排示意圖

A.9

圓桌會議

圓桌會議是一種平等、對話的協商會議形式，旨在體現參加各方地位平等，其座次安排一般無主次之分。

10、設備調試

A.10

燈光調試

逐個開關燈光，檢查其照明效果。對主席臺燈光，應單獨檢查開放投影時的燈光效果，同時還應檢查燈光對主席臺人員的照射。確保燈盞無損，亮度與顏色協調一致。

A.11

音響調試

B2

B1

A1

A2

B3

B4

A3

A4

客方譯員

主方譯員

B2

B1

A1

A2

B3

B4

A3

A4

A.11.1

音響宜提前1小時打開，并將所有有關的音響設備連接。抖動連接線與移動底座，搖動麥克風接口，測試音箱與麥克風接口處，測試聲音是否正常；逐個調試麥克風音量，以不同位置、最遠的距離可以聽清、并感覺音量適中為準；檢查麥克風電池電量及備用電池情況。

A.11.2

把音頻連接線連接電腦，測試是否有聲音，聲音效果是否正常。音響應避免雜音、電流聲、音頻干擾等。

A.11.3

對于無線麥克風，應在會議室每個音箱試音...

第五篇：會務工作

會務工作

教學目的

通過本章學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環節和會務工作中的文書工作。教學方法

該課程屬于“專業崗位為中心、能力實訓為中心、情景活動為中心和問題引導為中心”的課程范型，采用案例教學、敘述式教學、討論式教學、現場教學、項目驅動、分組協作教學、“教-學-練”一體化的方法組織教學。教學重點

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學難點

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓練。教學時數

理論教學4.0課時

實訓教學8.0課時

教學內容

案例導入：某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規則、有秩序、有領導的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。

2、內容要素：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務、會議作用、會議結果。

3、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。

4、財務要素：會議經費、會議設備、會議服務設施。最基本的會議要素

會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據不同的標準，常見的會議種類有：

按組織類型分：內部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯席會(由若干單位共同召集并參加)、內部會、代表會、群眾會等；

按功能性質：決策性、討論性、執行性、告知性、學術性、協調性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；

按議題性質：專業性、專題性、綜合性等；

按規模大小：特大型(萬人以上)、大型(數千人)、中型(數百人上下)、小型(數十

人或數人)等；

按召開方式：常規會、廣播會、電話會、電視會、網絡會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。

2．發揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結。

4．統一認識，協調行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費，促進經濟。成千上萬的會議，已經形成“會議產業”。(二)會議的負面作用。

1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領導人相當的一部分生命要在會議中度過”。前蘇聯的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％。”日本效率協會統計發現“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會。”在我國，領導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結合實際，其結果是制造重復信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風。長期以來，有少數干部成了專門開會的“職業開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真傳達貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報與審批的形式有哪些？

口頭申報、書面申報、會議申報。

會議申報應遵循什么原則？

精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。指導會務工作的原則有哪些？

1、準備充分；

2、組織嚴密；

3、服務周到；

4、確保安全。會議成本意識

開會時要耗費經費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）;B —參加會議的人數;T —會議的時間（以小時為單位）。

A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產值遠比工資高，乘以2是因為開會時經常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經費。會議秘書工作的基本任務 1，組織的工作

主要包括：

(1)協助領導確定會議議題；(2)根據議題安排議程、日程；(3)發會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協調；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯絡和協調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯系和組織)。(11)會議的結束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫療保健。4．安全保衛工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛工作；(3)會場內外的安全保衛工作。

從以上秘書工作的基本內容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質。

會務工作的具體內容

會務工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規模與規 格→ 明確會議組織機構→ 明確會議所需設備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經費預算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應根據領導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經費預算等項目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時間和日期。

（五）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作(七)確定會議經費預算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機構與人員分工。會議籌備方案示例如下：

可信公司技術訓練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發明和創造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。

二、會議的時間、地點 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經理、副總經理、公司人力資源部總監、生產部總監、培訓部總監，以及公司下屬各部門的技術骨干30人。總計50人。會議議程

會議由主管副總經理主持。上午：

(1)總經理做關于技術訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監專題發言。(3)生產部總監專題發言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經理做總結報告。

五、會議議題：

(1)技術訓練與提高企業綜合競爭力。(2)技術訓練與技術創新。

(3)如何提高技術訓練的質量。(4)技術訓練方法的再討論。

六、會場設備和用品的準備：

準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。

七、會議材料準備：由總經理辦公室牽頭準備。(1)總經理的工作報告。

(2)培訓部、生產部總監的專題發言稿。’(3)公司開展技術競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經理的總結報告。

八、會議服務工作：由行政部綜合協調。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內容”兩個要素構成，如“中國共產黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內容。有的會議名稱由單位、、內容構成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結表彰(內容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內容和會議類型構成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規范的文字表達。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結大會”。

（三）確定會議規模與規格

確定會議規模與規格的依據是會議的內容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規模有大型、中型、小型。

會議的規格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時間和地點應注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數；三是指每次會議的時間限度。

2、確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結上年的工作、生產成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產計劃，通過各種預算等。有些會議如農業生產、學校教育等本身就有很強的季節性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在領導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關上級領導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產經營的規律，盡量避免在工作或生產銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

（會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續進行的最佳時間是3小時之內，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時間要考慮人們的生理規律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應與會議內容緊密聯系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區、城鄉，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應根據不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業性會議，應選擇富有專業特征的城鄉地區召開，以便結合現場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產車間、營業部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應考慮交通便利

會場位置必須讓領導和與會者方便前往。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。第三、會場的大小應與會議規模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。

第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。會場內部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環境中順利進行。

第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。

第七、場地租借的費用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。秘書部門平時應掌握本地區或奉系統的機關和干部人數的基本資料。在確定會議規模和人數之后，應進一步分配會議人數及名單。大型會議設有“組織組”負責考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發給所有與會者。會議議程是會議內容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時間內的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發給與會者。會議日程是根據議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據。會議日程表的制定 要明確具體，準確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據多數人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論； ●大會發言；

參觀或其他活動；

會議總結，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團隊會議議程

公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯系情況。

5、東部地區銷售活動的總結。6．銷售一部關于團隊溝通問題的發言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經理的人選 9．下季度銷售目標

（七）印發會議通知

發會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內容包括會議名稱、會議目的和主要內容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發、錯發、漏發。用于涉外業務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產生興趣。

（八）確定會議所需用品和設備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發現問題，進行整改。

（九）建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關人員。應根據會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

1．會議經費的主要內容

*文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。

*郵電通訊費用：如發會議通知，則有會議事項發電報、傳真、電傳或打電話進行聯絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統的費用也應計算在內。

*會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費。

*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現場錄像的費用，與有關協作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。*會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。

*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。

*其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。2．審核時要逐項細審

要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備?設備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經費的把關，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質量。

例文分析： ． 天地公司新產品發布會經費預算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產品發布會。與會人員預計200人，現就會議所需各項經費提出預算。

一、場地租用費

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。

二、攝像設備租用費

擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。

三、聘請專家咨詢費

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。

四、宴請費用

10人一桌，每桌標準2000元，共計40000元。

五、交通費用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。

六、會議用品費

資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。

七、紀念品 到會記者預計50人，每人一份紀念品價值500元，共計25000元。此次會議經費總計10萬元。

此預算提交總經理辦公會審查批準。

會議籌備小組

2003年1月5日

十一、進行全面的會前檢查

會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。

會前檢查包括每個細節都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發生的關頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位置，秘書可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業協會代表3人；全國大中型商場總經理或業務經理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： XX集團公司負責銷售工作的副總經理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。

5．會議程序：來賓簽到，發調查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。

展示活動閉幕、收調查表，發紀念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產品意見調查表。服裝集團產品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團小禮堂。

8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發X X服裝集團生產的T恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應該是科學、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經驗，認真細致地做好。

小李的方案還有一些需要改進的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應該用正規的書面語。“時裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。

3．會議地點不應設在x x服裝集團內部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節性、事務性和政治性三種。企業常用的會見主要是社交上的禮節性會見和涉及業務商談、經貿洽談等內容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業務，即就具體業務進行談判、會商。會談的內容較為正式，政治性、專業性較強，在企業中主要指商務談判和業務會商。

二、會見、會談的區別

1、內容不同：會見的內容禮節性、事務性較強，會談的內容經濟性、利益性較強；另外，爭議的內容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協調關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準備資料

確定參加人員

確定時間和地點

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準備資料

3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓練

【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環節，掌握會議籌備方案制作要領。

一、案例分析 案例：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準備工作? 2．會見與會談準備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?

附件：會議通知例文

各區、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局：

經市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達總局、省局xxx工作會議精神，總結我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現將有關事項通知如下：

一、參會人員：各區、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局分管領導、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區、市、縣局重點分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉稅科、所得稅科負責人。

二、報到時間及地點：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務局報到。

三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務局進行經驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務局進行經驗交流；14日下午在市局直屬分局進行經驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領導和科室負責人講話。

二○○四年十二月二日