第一篇：會(huì)務(wù)工作

會(huì)務(wù)工作

案例1

會(huì)場(chǎng)里的“生人味”

從四面八方來的負(fù)責(zé)人差不多到齊了。李董事長(zhǎng)環(huán)視會(huì)場(chǎng)，與到會(huì)的下屬不斷點(diǎn)頭問好，滿臉微笑。

“都到齊了嗎?”他問秘書小張。

“都到齊了，整二十位。”小張說。

突然，董事長(zhǎng)臉上的笑容凝住了。他吸了吸鼻子，沉默了一會(huì)，一聲不響地走出了會(huì)議室。

張秘書一下子緊張起來，也跟著走了出來。與會(huì)者只得坐在那里等待。

“董事長(zhǎng)”張秘書輕聲叫道，等待指示。

“小張，會(huì)場(chǎng)上怎么有股生人味?”董事長(zhǎng)問。

“生人味?”張秘書不解地問。

“好像有不該參加的人來到了會(huì)場(chǎng)。”

“不會(huì)吧，”張秘書說，“名單您審定過，這里是您的簽字。來的都是各地經(jīng)銷處的負(fù)責(zé)人。”他拿出經(jīng)董事長(zhǎng)審定的名單，遞給董事長(zhǎng)。

董事長(zhǎng)沒有接過名單，問道：“坐在我對(duì)面的那日本人怎么也到會(huì)了?”

“他是我們東京的代銷商。”

“代銷商和經(jīng)銷處長(zhǎng)一樣嗎?”董事長(zhǎng)嚴(yán)肅地問，“你難道不知道今天會(huì)議的議題?” “今天是研究海外市場(chǎng)促銷對(duì)策……”

“這是本公司的核心機(jī)密。代銷商只是合作伙伴，并不是本企業(yè)的成員，更不是研究企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的核心成員。內(nèi)外有別啊!”董事長(zhǎng)說。

“名單上有李明，這代銷商的中國(guó)名字也叫李明……”

“好了!你呆會(huì)兒認(rèn)真地再看看那名單吧！”董事長(zhǎng)一揮手說：“現(xiàn)在，你說該怎么辦?” “現(xiàn)在，現(xiàn)在能不能由我通知日本人讓他退出會(huì)場(chǎng)?”張秘書說。

“你說呢?”董事長(zhǎng)反問道。

“這樣好像不妥，會(huì)影響關(guān)系的。”張秘書說，“是不是能改變會(huì)議議題?”

“現(xiàn)在也只有這樣了。”董事長(zhǎng)說，“今天上午的議題改為介紹東京代銷商野田二郎先生與各

經(jīng)銷處長(zhǎng)認(rèn)識(shí)，交流經(jīng)銷經(jīng)驗(yàn)。主要請(qǐng)野田先生講東京的市場(chǎng)狀況和他們的對(duì)策，我介紹中國(guó)“三十六計(jì)”在日本商場(chǎng)的運(yùn)用。用半天務(wù)虛，下午正式研究問題。你通知公關(guān)部下午派人陪野田游覽市內(nèi)風(fēng)景名勝，并通知公關(guān)部下午派人陪野田到張家界國(guó)家森林公園去游覽三天。三天后我抽出時(shí)間，再與他單獨(dú)研究如何拓寬雙方的合作。”說罷，董事長(zhǎng)快步走進(jìn)會(huì)議室。

小張待董事長(zhǎng)離開后打開名單一看，除各銷售處長(zhǎng)的名單外，董事長(zhǎng)親筆加了“請(qǐng)東京的李明同志到會(huì)”一行字。東京的李明同志是指公司派往東京的市場(chǎng)調(diào)查員。而日本的野田二郎雖也叫“李明”，但不是“同志”，只是合作者。

他急忙去公關(guān)部聯(lián)系，然后打國(guó)際長(zhǎng)途請(qǐng)東京的李明同志飛回總公司開會(huì)。

會(huì)場(chǎng)里的“生人味”是由于籌備會(huì)議的秘書人員沒有認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，沒有根據(jù)會(huì)議的主題和內(nèi)容審定與會(huì)代表資格造成的。秘書人員工作上的疏忽使得不該參加會(huì)議的人前來參加會(huì)議，應(yīng)該參加的人反而沒能到會(huì)，若不及時(shí)處理，可能造成會(huì)議具有保密意義的內(nèi)容泄露出去，出現(xiàn)消極影響，甚至給組織造成損失。

再者，“會(huì)場(chǎng)的生人味”讓我們懂得召開一次會(huì)議，準(zhǔn)備幾個(gè)議題的重要，它可以在情況發(fā)生變化時(shí)救急或減少不必要的損失。在這一案例中，如果董事長(zhǎng)不因野田二郎的“生人味”而想出應(yīng)急的議題，而采取不讓野田二郎開會(huì)的方法，會(huì)影響雙方關(guān)系，直至使合作關(guān)系破裂，應(yīng)視為下下策。故而，秘書人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定和選擇議題時(shí)，有必要多準(zhǔn)備一至兩個(gè)，是有好處的。

“會(huì)場(chǎng)的生人味”同樣警示我們做好會(huì)議事務(wù)，馬虎大意是要不得的。

案例2

會(huì)務(wù)準(zhǔn)備要細(xì)致、周密

一次某地黨代表大會(huì)的開幕式上，會(huì)務(wù)人員未能按大會(huì)主持人宣布的程序播放國(guó)際歌，雖然得到補(bǔ)救，但終是—件憾事，并受到批評(píng)。

事情發(fā)生的過程是，會(huì)務(wù)組會(huì)前起草的“大會(huì)開幕式程序(送審稿)”中列有“奏(或播放)國(guó)際歌”的一項(xiàng)。大會(huì)秘書處一位負(fù)責(zé)人審稿時(shí)，擬把此項(xiàng)放在大會(huì)閉幕式進(jìn)行，于是把此一項(xiàng)目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會(huì)秘書處主要負(fù)責(zé)人定稿時(shí)，又把該項(xiàng)圈了回來。會(huì)務(wù)組的同志憑印象只記住已刪掉了奏國(guó)際歌此項(xiàng)程序，而對(duì)后來又被圈了回來一事，未加注意，因此對(duì)于在大會(huì)開幕式上“奏國(guó)際歌”一項(xiàng)事前未做準(zhǔn)備，當(dāng)主持人在大會(huì)上宣布“奏國(guó)際歌”時(shí)，無法奏出，一時(shí)形成了冷場(chǎng)。幸好會(huì)務(wù)組長(zhǎng)急中生智，立即上臺(tái)揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場(chǎng)。會(huì)后領(lǐng)導(dǎo)同志說，這一事故該予批評(píng)，吸取教訓(xùn)。但在關(guān)鍵時(shí)刻能得到及時(shí)補(bǔ)救，這是好的，這一點(diǎn)值得表揚(yáng)。

思考題

本案例中，會(huì)務(wù)準(zhǔn)備方面存在哪些問題?

案例3

會(huì)前準(zhǔn)備如何做

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。租借放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。

9日上午，會(huì)議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚??

思考題

1、假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理?

2、假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議

程?

3、向總經(jīng)理報(bào)告后，你還應(yīng)該做些什么?

4、召開大型會(huì)議前各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排?

5、有人說，會(huì)議上要用到的各種東西，最好公司都買齊。假如要借，應(yīng)提前一天送到。你認(rèn)為如何?

案例4

有備才能無患

某地黨委全體會(huì)議閉幕式即將開始，領(lǐng)導(dǎo)同志已走上主席臺(tái)準(zhǔn)備入座。會(huì)務(wù)工作人員急忙趕過去，請(qǐng)示主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)同志：送審的主持詞是否有改動(dòng)?如屬程序變動(dòng)，請(qǐng)告知，以便做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備。會(huì)議主持人卻丈二和尚摸不著頭腦：我沒見過主持詞，不知道會(huì)議由誰主持。現(xiàn)在就要開會(huì)了，不熟悉會(huì)議程序，我不能主持會(huì)議。原來，這位領(lǐng)導(dǎo)同志有兩位秘書，其中一位接到會(huì)務(wù)工作人員提前送來的主持詞后，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)同志與別人交談，也沒有按照會(huì)務(wù)工作人員的要求及時(shí)請(qǐng)示，主觀認(rèn)為：領(lǐng)導(dǎo)同志沒有特別交辦，估計(jì)主持詞不會(huì)有什么改動(dòng)。因而造成主席臺(tái)上這一幕“僵局”。幸好會(huì)務(wù)組事先打印了幾份送審的主持詞，擺在幾個(gè)主要領(lǐng)導(dǎo)同志的座位上，并做好了會(huì)務(wù)準(zhǔn)備。因此，待領(lǐng)導(dǎo)同志們臨時(shí)商議，重新確定主持人后，會(huì)議仍可按預(yù)定程序進(jìn)行，避免了一次重大事故。

思考題

為什么主席臺(tái)上會(huì)出現(xiàn)“僵局”?

第二篇：會(huì)務(wù)工作

會(huì)務(wù)工作

教學(xué)目的

通過本章學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)方法

該課程屬于“專業(yè)崗位為中心、能力實(shí)訓(xùn)為中心、情景活動(dòng)為中心和問題引導(dǎo)為中心”的課程范型，采用案例教學(xué)、敘述式教學(xué)、討論式教學(xué)、現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)、項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)、分組協(xié)作教學(xué)、“教-學(xué)-練”一體化的方法組織教學(xué)。教學(xué)重點(diǎn)

會(huì)議籌備工作；

會(huì)議方案的制作；

會(huì)見與會(huì)談的操作程序與方法；

案例分析。教學(xué)難點(diǎn)

會(huì)議方案的制作；

會(huì)場(chǎng)的布置；

案例分析；

技能訓(xùn)練。教學(xué)時(shí)數(shù)

理論教學(xué)4.0課時(shí)

實(shí)訓(xùn)教學(xué)8.0課時(shí)

教學(xué)內(nèi)容

案例導(dǎo)入：某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫得一清二楚。

接到請(qǐng)柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫在請(qǐng)柬上，等開會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個(gè)案例告訴秘書在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問題呢？

會(huì)議概述

什么是會(huì)議？會(huì)議由哪些要素組成？哪幾個(gè)是最基本的要素？

會(huì)議是人類群體有組織地會(huì)晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標(biāo)、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導(dǎo)的。會(huì)議要素：

1、形式要素：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。

2、內(nèi)容要素：會(huì)議指導(dǎo)思想、會(huì)議議題、會(huì)議目的、會(huì)議任務(wù)、會(huì)議作用、會(huì)議結(jié)果。

3、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。

4、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。最基本的會(huì)議要素

會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議議題、會(huì)議程序。會(huì)議的種類有幾種？

根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，常見的會(huì)議種類有：

按組織類型分：內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議，正式會(huì)議和非正式會(huì)議；

按會(huì)期分：定期會(huì)議和不定期會(huì)議；

按出席對(duì)象：聯(lián)席會(huì)(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)等；

按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報(bào)告性、談判性、動(dòng)員性、紀(jì)念性等；

按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；

按規(guī)模大小：特大型(萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十

人或數(shù)人)等；

按召開方式：常規(guī)會(huì)、廣播會(huì)、電話會(huì)、電視會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)等；

按與會(huì)者的國(guó)籍及議題的范圍：國(guó)內(nèi)會(huì)議和國(guó)際會(huì)議等。會(huì)議有什么作用？

（一）會(huì)議的積極作用

1．交流信息，互通情報(bào)。通過會(huì)議的報(bào)告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認(rèn)識(shí)上的主觀局限性。

2．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。通過會(huì)議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。會(huì)議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結(jié)工作，開展批評(píng)與自我批評(píng)淪，有助于加強(qiáng)上下 級(jí)之間、同級(jí)之間的了解，增進(jìn)團(tuán)結(jié)。

4．統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)。通過會(huì)議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動(dòng)工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。成千上萬的會(huì)議，已經(jīng)形成“會(huì)議產(chǎn)業(yè)”。(二)會(huì)議的負(fù)面作用。

1．造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)。美國(guó)一位管理學(xué)家說過“領(lǐng)導(dǎo)人相當(dāng)?shù)囊徊糠稚跁?huì)議中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會(huì)議比重占指揮員和專家工作時(shí)間的30％～33％。”日本效率協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)“全日本科長(zhǎng)以上管理班人員工作時(shí)間的40％是在開會(huì)。”在我國(guó)，領(lǐng)導(dǎo)人員開會(huì)的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會(huì)低于上述所列百分點(diǎn)。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會(huì)海，哪里會(huì)有時(shí)間和精力去做他們?cè)撟龅氖履? 2．金錢的浪費(fèi)。開會(huì)就要用錢，越高級(jí)、越長(zhǎng)、越大型的會(huì)議，一般說來用錢越多。會(huì)議費(fèi)用有些是正當(dāng)而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費(fèi)。

3．信息的重復(fù)、浪費(fèi)。有些會(huì)只是層層傳達(dá)，復(fù)述上級(jí)意見，或者為會(huì)而會(huì)，走過場(chǎng)、搞形式，本身并不結(jié)合實(shí)際，其結(jié)果是制造重復(fù)信息，滋長(zhǎng)文牘主義。

4．滋長(zhǎng)不正之風(fēng)。長(zhǎng)期以來，有少數(shù)干部成了專門開會(huì)的“職業(yè)開會(huì)者”，還有些人極力爭(zhēng)取參加各種會(huì)議，無非是借機(jī)在旅游勝地公費(fèi)游覽。還有些人除了“開會(huì)”外，別無他事，開完會(huì)并不去認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)貫徹，成為典型的會(huì)議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會(huì)議斂財(cái)，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會(huì)議？你是否喜歡這些會(huì)議？為什么？

會(huì)議申報(bào)與審批的形式有哪些？

口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

會(huì)議申報(bào)應(yīng)遵循什么原則？

精簡(jiǎn)從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則有哪些？

1、準(zhǔn)備充分；

2、組織嚴(yán)密；

3、服務(wù)周到；

4、確保安全。會(huì)議成本意識(shí)

開會(huì)時(shí)要耗費(fèi)經(jīng)費(fèi)的，一般來說會(huì)議人工成本是這樣計(jì)算的： 會(huì)議成本= 2ABT 式中 A —與會(huì)者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）;B —參加會(huì)議的人數(shù);T —會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。

A為與會(huì)者平均工資的3倍是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值遠(yuǎn)比工資高，乘以2是因?yàn)殚_會(huì)時(shí)經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計(jì)入其中，成本就將更高昂。而會(huì)議的總成本還需要加上開會(huì)所需的經(jīng)費(fèi)。會(huì)議秘書工作的基本任務(wù) 1，組織的工作

主要包括：

(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；(4)對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；(5)布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；

(6)印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；(8)會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；

(9)會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；

(10)會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會(huì)議文書的起草；(2)會(huì)議文書編寫；(3)會(huì)議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會(huì)人員的食宿管理；(2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；(3)會(huì)議的交通保障；(4)會(huì)議的文化活動(dòng)；

(5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作

主要包括：

(1)會(huì)議的保密工作；

(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作；(3)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。

從以上秘書工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會(huì)議工作對(duì)秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會(huì)，離不開辦文、辦事能力。會(huì)議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。

會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容

會(huì)務(wù)工作流程圖

會(huì)前：確定會(huì)議主題與議題→確定會(huì)議名稱→確定會(huì)議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)→ 明確會(huì)議所需設(shè)備和工具→確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期→ 確定與會(huì)者名單→ 選擇會(huì)議地點(diǎn)→ 安排會(huì)議議程和日程→ 制發(fā)會(huì)議通知→ 安排食住行→準(zhǔn)備會(huì)議文件材料→ 制作會(huì)議證件 → 制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 →布置會(huì)場(chǎng) →會(huì)場(chǎng)檢查 會(huì)中：報(bào)到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會(huì)議記錄→ 做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 → 會(huì)議信息工作 → 編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)→ 做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作→ 做好會(huì)議保密工作 →做好后勤保障工作

會(huì)后：安排與會(huì)人員離會(huì)→ 撰寫會(huì)議紀(jì)要 → 會(huì)議的宣傳報(bào)道→ 會(huì)議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會(huì)議總 結(jié)

一、確定會(huì)議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作的需要，制定會(huì)議籌備方案。會(huì)議籌備方案就是會(huì)議計(jì)劃。它包括會(huì)議主題、議題名稱、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議程、日程及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等項(xiàng)目。具體如下：

（一）確定會(huì)議主題和議題。

（二）確定會(huì)議名稱。

（三）確定會(huì)議議程。

（四）確定會(huì)議的時(shí)間和日期。

（五）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要

（六）確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作(七)確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

（八）確定會(huì)議住宿和餐飲安排

(九)大型會(huì)議還需確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。會(huì)議籌備方案示例如下：

可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)

(籌備方案)

一、會(huì)議主題

為了增強(qiáng)本公司綜合競(jìng)爭(zhēng)力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)。會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競(jìng)賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對(duì)策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。

二、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn) 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號(hào)會(huì)議廳召開。3月5日上午8：30報(bào)到。

三、參加會(huì)議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人。總計(jì)50人。會(huì)議議程

會(huì)議由主管副總經(jīng)理主持。上午：

(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告。(2)培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競(jìng)賽評(píng)比的計(jì)劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。

五、會(huì)議議題：

(1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。(2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。

(3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。(4)技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。

六、會(huì)場(chǎng)設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：

準(zhǔn)備會(huì)議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺(tái)秘書負(fù)責(zé)。

七、會(huì)議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。(1)總經(jīng)理的工作報(bào)告。

(2)培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。’(3)公司開展技術(shù)競(jìng)賽評(píng)比的計(jì)劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。

八、會(huì)議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會(huì)議通知。(2)會(huì)議日程表。

（一）怎樣確定會(huì)議主題與議題

會(huì)議主題是指關(guān)于會(huì)議要研究的問題、達(dá)到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。

（二）怎樣確定會(huì)議名稱？

會(huì)議名稱要擬得妥當(dāng)，名實(shí)相符。會(huì)名不宜太長(zhǎng)，但也不能亂簡(jiǎn)化。會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個(gè)要素構(gòu)成，如“中國(guó)共產(chǎn)黨第十五次全國(guó)代表大會(huì)”，其中“中國(guó)共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國(guó)代表大會(huì)”即會(huì)議內(nèi)容。有的會(huì)議名稱由單位、、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會(huì)”。有的會(huì)議名稱有時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議類型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運(yùn)票價(jià)聽證會(huì)”。會(huì)議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。有些會(huì)議的名稱是固定的，如董事會(huì)等；有些會(huì)議名稱是不固定的，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時(shí)間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結(jié)大會(huì)”。

（三）確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格

確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。

同時(shí) 本著精簡(jiǎn)效能的原則。

會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)應(yīng)注意哪些問題？

1、會(huì)議時(shí)間有三種含義：一是指會(huì)議召開的時(shí)間；二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。

2、確定會(huì)議時(shí)間應(yīng)考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會(huì)，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會(huì)議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計(jì)劃，通過各種預(yù)算等。有些會(huì)議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會(huì)者都能參加的時(shí)間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報(bào)會(huì)，常定在下班前半小時(shí)，而不是安排在剛上班時(shí)。再次是適宜，先要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主持人時(shí)間的適宜。在領(lǐng)導(dǎo)出差返回的當(dāng)天盡量不安排重要會(huì)議。有外部人員參加的會(huì)議，要考慮邀請(qǐng)的有關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓能否到會(huì)。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時(shí)召開牽涉人員多、時(shí)間長(zhǎng)的會(huì)議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會(huì)因素。

最后是會(huì)議時(shí)間限度。據(jù)心理學(xué)家測(cè)定，成年人能集中精力的平均時(shí)間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會(huì)議時(shí)間最好不超過一小時(shí)。如果需要更長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。

（會(huì)議議題應(yīng)集中，日程安排應(yīng)高度緊湊，盡量縮短時(shí)間。會(huì)議連續(xù)進(jìn)行的最佳時(shí)間是3小時(shí)之內(nèi)，超過這一限度，會(huì)議效果呈下降趨勢(shì)。）

安排會(huì)議時(shí)間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會(huì)。

3、會(huì)議地點(diǎn)問題：會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址”。既是指會(huì)議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開的具體會(huì)場(chǎng)。為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇會(huì)議的最佳會(huì)址也得考慮多種因素。

第一、應(yīng)根據(jù)不同的會(huì)議類型來選地點(diǎn)。如： 國(guó)際性或全國(guó)性會(huì)議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般應(yīng)在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業(yè)性會(huì)議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察。假如，棉花種植會(huì)議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會(huì)議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經(jīng)常性的會(huì)議就安排在單位的會(huì)議室。會(huì)議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營(yíng)業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應(yīng)考慮交通便利

會(huì)場(chǎng)位置必須讓領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者方便前往。一般應(yīng)選擇在距領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者的工作地點(diǎn)均較近的地方。第三、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動(dòng)空間比較適宜。同時(shí)應(yīng)考慮會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短，時(shí)間長(zhǎng)的會(huì)議，場(chǎng)地不妨大些。

第四、場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機(jī)、投影儀、計(jì)算機(jī)、麥克風(fēng)等。

第五、場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時(shí)，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進(jìn)會(huì)場(chǎng)的電話，以及來訪和參觀等。因此在場(chǎng)外應(yīng)掛起“會(huì)議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機(jī)。會(huì)場(chǎng)內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會(huì)議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。

第六、應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)所和安全設(shè)施問題。

第七、場(chǎng)地租借的費(fèi)用必須合理。

（五）怎樣確定與會(huì)人員范圍及人數(shù)

會(huì)議由哪一級(jí)人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應(yīng)全面考慮好。秘書部門平時(shí)應(yīng)掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機(jī)關(guān)和干部人數(shù)的基本資料。在確定會(huì)議規(guī)模和人數(shù)之后，應(yīng)進(jìn)一步分配會(huì)議人數(shù)及名單。大型會(huì)議設(shè)有“組織組”負(fù)責(zé)考慮這些工作。

（六）怎樣確定會(huì)議議程與會(huì)議日程(1)會(huì)議議程與會(huì)議日程的區(qū)別。

●會(huì)議議程：是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來。它是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。擬定會(huì)議議程是秘書人員的任務(wù)，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準(zhǔn)后，在會(huì)前復(fù)印分發(fā)給所有與會(huì)者。會(huì)議議程是會(huì)議內(nèi)容的概略安排，它通過會(huì)議日程具體地顯示出來。

●會(huì)議日程：是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會(huì)議日程需在會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會(huì)議全程的各項(xiàng)活動(dòng)，它是與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。會(huì)議日程表的制定 要明確具體，準(zhǔn)確無誤。(2)安排會(huì)議議程和日程要注意的問題。

●要把握會(huì)議目的，即了解會(huì)議召開的原因。

*先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間，要保證重要人物能夠出席會(huì)議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參與會(huì)議。

●例會(huì)原則上要定時(shí)召開，且時(shí)間不宜過長(zhǎng)。時(shí)間應(yīng)控制在一個(gè)半小時(shí)左右，避免出現(xiàn)會(huì)議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時(shí)間開會(huì)。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時(shí)機(jī)。所以，安排會(huì)議議程和日程要注意將全體會(huì)議應(yīng)安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動(dòng)。(3)大中型會(huì)議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報(bào)告；

分組討論； ●大會(huì)發(fā)言；

參觀或其他活動(dòng)；

會(huì)議總結(jié)，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會(huì)議議程與日程的樣式示例。

●會(huì)議議程示例。

英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程

公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關(guān)人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會(huì)議的記錄。

4、通信聯(lián)系情況。

5、東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)。6．銷售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷售目標(biāo)

（七）印發(fā)會(huì)議通知

發(fā)會(huì)議通知可用書面或電話、電報(bào)兩種形式。通知的內(nèi)容包括會(huì)議名稱、會(huì)議目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、地點(diǎn)、與會(huì)人員、報(bào)到日期和地點(diǎn)、攜帶的材料和個(gè)人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會(huì)議通知要編文號(hào)，一般的會(huì)議通知不編文號(hào)。

發(fā)會(huì)議通知一要及時(shí)，使與會(huì)人員能按時(shí)參加；二要準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務(wù)會(huì)議的通知，宜用印制精美、設(shè)計(jì)獨(dú)特的請(qǐng)柬。這樣，既可表示對(duì)被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對(duì)會(huì)議產(chǎn)生興趣。

（八）確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。

檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。

檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會(huì)議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。

會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務(wù)。

如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進(jìn)行一次全面檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行整改。

（九）建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

（十）確定與會(huì)人員名單 出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會(huì)人員。

1．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容

*文件資料費(fèi)：包括文件資料的制作、印刷費(fèi)，文件袋，證件票卡的制作、印刷費(fèi)用等開支。

*郵電通訊費(fèi)用：如發(fā)會(huì)議通知，則有會(huì)議事項(xiàng)發(fā)電報(bào)、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用；若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會(huì)議，則使用有關(guān)會(huì)議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計(jì)算在內(nèi)。

*會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)：如各種會(huì)議設(shè)備的購置和租用費(fèi)。

*會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)：如會(huì)議室、大會(huì)會(huì)場(chǎng)的租金，以及其他會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)所的租金。

*會(huì)議辦公費(fèi)：如會(huì)議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會(huì)場(chǎng)布置等所需要的費(fèi)用。*會(huì)議宣傳交際費(fèi)：如現(xiàn)場(chǎng)錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。*會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)：一般情況下住宿費(fèi)是由與會(huì)人員自理一部分，由會(huì)議主辦者補(bǔ)貼一部分。也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。如果無住宿要求，應(yīng)明確與會(huì)人員完全自理這一部分，則預(yù)算中可不列此項(xiàng)。*會(huì)議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對(duì)會(huì)議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會(huì)者承擔(dān)一部分。

*會(huì)議交通費(fèi)：即參會(huì)人員交通往返的費(fèi)用，如果由會(huì)議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算；會(huì)議期間的各項(xiàng)活動(dòng)如需使用車輛等交通工具，其費(fèi)用也應(yīng)列入預(yù)算。

*其他開支：包括各種不可預(yù)見的臨時(shí)性開支。2．審核時(shí)要逐項(xiàng)細(xì)審

要讓起草人員將部分費(fèi)用的細(xì)目表一并承上。如計(jì)算設(shè)備租用費(fèi)時(shí)，應(yīng)了解：都租用了哪些設(shè)備?設(shè)備租用的行情是怎樣的?不同型號(hào)、功能的費(fèi)用差距有多大?主審秘書對(duì)這些都需了然于胸。

對(duì)經(jīng)費(fèi)的把關(guān)，不可太松，否則會(huì)造成浪費(fèi)；也不可太緊，否則會(huì)影響到會(huì)議質(zhì)量。

例文分析： ． 天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會(huì)議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)。與會(huì)人員預(yù)計(jì)200人，現(xiàn)就會(huì)議所需各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)提出預(yù)算。

一、場(chǎng)地租用費(fèi)

金隅大廈一樓會(huì)議室租金一天5000元，兩天共計(jì)10000元,。

二、攝像設(shè)備租用費(fèi)

擬租攝像機(jī)2臺(tái)，每臺(tái)每天租金2000元,，共計(jì)4000元。

三、聘請(qǐng)專家咨詢費(fèi)

擬請(qǐng)專家2人，每人每天支付5000元，共計(jì)10000元。

四、宴請(qǐng)費(fèi)用

10人一桌，每桌標(biāo)準(zhǔn)2000元，共計(jì)40000元。

五、交通費(fèi)用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計(jì)2000元。

六、會(huì)議用品費(fèi)

資料印制費(fèi)：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計(jì)10000元。

七、紀(jì)念品 到會(huì)記者預(yù)計(jì)50人，每人一份紀(jì)念品價(jià)值500元，共計(jì)25000元。此次會(huì)議經(jīng)費(fèi)總計(jì)10萬元。

此預(yù)算提交總經(jīng)理辦公會(huì)審查批準(zhǔn)。

會(huì)議籌備小組

2003年1月5日

十一、進(jìn)行全面的會(huì)前檢查

會(huì)前檢查是落實(shí)各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作。保證開好會(huì)議的重要一步。重要會(huì)議在會(huì)前要反復(fù)檢查。會(huì)前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會(huì)籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場(chǎng)檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。檢查的重點(diǎn)是會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會(huì)議的會(huì)前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗(yàn)人員的定崗定位，交通指揮及主席臺(tái)服務(wù)人員的就位等。

會(huì)前檢查包括每個(gè)細(xì)節(jié)都不能放過。就拿會(huì)議設(shè)備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關(guān)頭，機(jī)器可以及時(shí)更換；主持會(huì)議者應(yīng)熟悉所有電源插座和燈光開關(guān)位置，秘書可以把這些情況告訴有關(guān)人員，如果有一點(diǎn)沒安排好，趕緊打電話通知有關(guān)人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時(shí)裝秀”方案

某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場(chǎng)，擬召開一個(gè)服裝展示會(huì)，推出一批夏季新款時(shí)裝。秘書小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下： 1．會(huì)議名稱：“2002XX服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。

2．參加會(huì)議人員：上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會(huì)代表3人；全國(guó)大中型商場(chǎng)總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請(qǐng)模特公司服裝表演隊(duì)若干人。

3．會(huì)議主持人： XX集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。4．會(huì)議時(shí)間：2002年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。

5．會(huì)議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會(huì)開幕、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話。時(shí)裝表演。

展示活動(dòng)閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。

6．會(huì)議文件：會(huì)議通知、邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會(huì) 址：服裝集團(tuán)小禮堂。

8．會(huì)場(chǎng)布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識(shí)，上方掛展示會(huì)標(biāo)題橫幅。搭設(shè)T型服裝表演臺(tái)，安排來賓圍繞 就座。會(huì)場(chǎng)外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會(huì)議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀(jì)念品(每人發(fā)X X服裝集團(tuán)生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會(huì)務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報(bào)到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會(huì)后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會(huì)議方案是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作。一個(gè)好的會(huì)議方案，應(yīng)該是科學(xué)、詳盡、可行的。會(huì)議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真細(xì)致地做好。

小李的方案還有一些需要改進(jìn)的地方： 1．會(huì)議名稱不能使用口語，應(yīng)該用正規(guī)的書面語。“時(shí)裝秀”應(yīng)改為“時(shí)裝展示會(huì)”。

2．展示會(huì)的目的是打響品牌、開拓市場(chǎng)，應(yīng)請(qǐng)新聞媒體記者到會(huì)報(bào)道，以擴(kuò)大影響。

3．會(huì)議地點(diǎn)不應(yīng)設(shè)在x x服裝集團(tuán)內(nèi)部，這既不方便來賓，也起不到擴(kuò)大影響的效果。應(yīng)該改設(shè)在來賓住宿的花園酒店大會(huì)議廳。

4．會(huì)議用品中沒提及應(yīng)該準(zhǔn)備的用于展示的新款時(shí)裝樣品。

會(huì)見與會(huì)談

一、會(huì)見、會(huì)談的含義

會(huì)見又稱接見、拜會(huì)。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會(huì)見。凡身份較低的人會(huì)見較高者，或是客人會(huì)見主人，一般稱為拜會(huì)或拜見。會(huì)見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會(huì)見主要是社交上的禮節(jié)性會(huì)見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見。政治性會(huì)見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國(guó)際事務(wù)等。

會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會(huì)談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。會(huì)談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會(huì)商。

二、會(huì)見、會(huì)談的區(qū)別

1、內(nèi)容不同：會(huì)見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會(huì)談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)；另外，爭(zhēng)議的內(nèi)容涉及面要比會(huì)見、會(huì)談寬泛得多。

2、功能不同：會(huì)見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會(huì)談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會(huì)議是為了達(dá)到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對(duì)策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達(dá)指示、布置工作、表彰先進(jìn)、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會(huì)見工作的具體操作

了解意圖

準(zhǔn)備資料

確定參加人員

確定時(shí)間和地點(diǎn)

會(huì)見座次安排

場(chǎng)所布置

迎送工作

四、秘書安排會(huì)談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準(zhǔn)備資料

3．確定參加人員 4．確定時(shí)間和地點(diǎn) 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會(huì)談文件

技能訓(xùn)練

【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會(huì)議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會(huì)議籌備方案制作要領(lǐng)。

一、案例分析 案例：

一次重要的報(bào)告會(huì)，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯(cuò)，開會(huì)時(shí)小劉放心地做其他的事情去了。會(huì)議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯(cuò)，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會(huì)見的準(zhǔn)備工作? 2．會(huì)見與會(huì)談準(zhǔn)備工作的基本要求是什么? 3．什么是會(huì)見?什么是會(huì)談?秘書人員為什么要做好會(huì)見與會(huì)談的準(zhǔn)備工作?

附件：會(huì)議通知例文

各區(qū)、市、縣國(guó)家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局：

經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會(huì)議。傳達(dá)總局、省局xxx工作會(huì)議精神，總結(jié)我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、參會(huì)人員：各區(qū)、市、縣國(guó)家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局分管領(lǐng)導(dǎo)、法制征管科科長(zhǎng)、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點(diǎn)分局局長(zhǎng)，市局征管科、法制科、計(jì)財(cái)科、信息中心、流轉(zhuǎn)稅科、所得稅科負(fù)責(zé)人。

二、報(bào)到時(shí)間及地點(diǎn)：14日上午8：30分前在xxx市國(guó)家稅務(wù)局報(bào)到。

三、會(huì)議日程及時(shí)間：14日上午8：30—10：00在xxx國(guó)家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，10：30—12：00在xxx國(guó)家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流；14日下午在市局直屬分局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流；15日上午在xxx會(huì)議室討論，下午領(lǐng)導(dǎo)和科室負(fù)責(zé)人講話。

二○○四年十二月二日

第三篇：淺談如何做好會(huì)務(wù)工作

淺談如何做好會(huì)務(wù)工作

會(huì)議是自有人類以來就存在的一種社會(huì)現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策和管理，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的一種重要方式。這種活動(dòng)方式已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活、公務(wù)活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域。會(huì)務(wù)工作是會(huì)議正常進(jìn)行和取得預(yù)期效果的重要保證,會(huì)務(wù)工作水平的高低，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效果，在籌備組織的過程中，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的差錯(cuò)，造成不良影響。做好會(huì)務(wù)工作，需要在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后分別樹立細(xì)節(jié)意識(shí)，抓好相關(guān)細(xì)節(jié)，才是確保會(huì)議順利舉辦的關(guān)鍵。

一、會(huì)前籌備

會(huì)前籌備工作做得是否充分，直接關(guān)系到會(huì)議的成功與否。據(jù)統(tǒng)計(jì)，會(huì)前籌備的效果占會(huì)議有效性的70%。可以說，高質(zhì)量的會(huì)前籌備工作，是會(huì)議質(zhì)量的保證，是會(huì)議成功的前提。因此，必須以高度的責(zé)任心做好會(huì)議籌備工作。會(huì)前籌備工作主要包括擬定計(jì)劃，明確分工，準(zhǔn)備材料，后勤保障和布置會(huì)場(chǎng)等方面。

（一）擬定議程。指的是擬訂會(huì)議議程、日程。會(huì)議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會(huì)議議程通常是由決策層決定，如辦事處黨委會(huì)、主任辦公會(huì)、專題會(huì)等是由莊主任提議召開，并組織審定議題，交由辦公室辦理。辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，擬定會(huì)議名稱、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍等，報(bào)告莊主任審定同意后，可采取電話或書面的方式進(jìn)行通知安排。

（二）明確分工。一般情況下，一次成功的會(huì)議是依靠

的性質(zhì)與規(guī)模把它布置好，營(yíng)造出相應(yīng)的氣氛。在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)注意選擇會(huì)場(chǎng)、安排座位、布置主席臺(tái)等。由于會(huì)議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會(huì)有一定差別，但總的原則是會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。一般包括：1.確定會(huì)議室和會(huì)議桌擺放形式，大會(huì)（主席臺(tái)），黨委會(huì)（正中為主），座談會(huì)協(xié)調(diào)會(huì)（面對(duì)面）等。2.懸掛會(huì)標(biāo)、橫幅等（咱們辦事處嚴(yán)格遵守八項(xiàng)規(guī)定，會(huì)標(biāo)橫幅由LED屏幕代替）。3.安排座次，擺放座簽。首先找出主位，然后依次左右左右。4.逐個(gè)測(cè)試話筒，保證音響效果。5.保證照明、通風(fēng)、投影等設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)有效，逢冬夏兩季還要提前打開空調(diào)。6.做好會(huì)議發(fā)言、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。7.進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。列個(gè)單子逐項(xiàng)檢查。

二、會(huì)中服務(wù)工作

在會(huì)中服務(wù)階段，會(huì)務(wù)人員須提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況，做好會(huì)議材料分發(fā)，完成簽到與引導(dǎo)，組織會(huì)議有序進(jìn)行，搞好后勤服務(wù)等工作。

1、簽到與引導(dǎo)。簽到是參會(huì)人員表示入場(chǎng)的一種必要手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊(cè)式（手寫簽到）和卡片式（電子簽到）。在組織簽到的同時(shí)，會(huì)務(wù)人員要做好入場(chǎng)引導(dǎo)工作，以方便與會(huì)人員入場(chǎng)，同時(shí)縮短入場(chǎng)時(shí)間。此刻特別重要的是要落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人、上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)人是否到齊。同時(shí)，會(huì)場(chǎng)內(nèi)可播放輕音樂，營(yíng)造輕松愉快的會(huì)場(chǎng)氛圍。這里需要注意的是參加會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)不簽到，固定會(huì)議或人員較少的會(huì)議也可不簽到。

2、組織會(huì)議進(jìn)行。維持好會(huì)場(chǎng)秩序，會(huì)議開始后與會(huì)人員入座就緒，及時(shí)關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門；開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)

票已事先訂好，會(huì)務(wù)人員此時(shí)需要做的就是安排好送站車輛，確保與會(huì)人員安全到達(dá)車站或機(jī)場(chǎng)。之后，要做好會(huì)場(chǎng)善后，它包括及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會(huì)議用房；歸還借用的物品；結(jié)算帳目并向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷等。

2、整理會(huì)議文件。整理會(huì)議文件的首要工作是收集文件。會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件，會(huì)議期間產(chǎn)生的文件和會(huì)后產(chǎn)生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行立卷歸檔。歸檔后應(yīng)交由有關(guān)人員保管，不要保留在個(gè)人手中。

3、會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。一方面，要按照有關(guān)要求，形成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議報(bào)告，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等等，一方面還要對(duì)本次會(huì)議工作進(jìn)行一次認(rèn)真的總結(jié)，肯定成績(jī)，分析不足。通過會(huì)議總結(jié)，積累會(huì)議工作經(jīng)驗(yàn)，提高會(huì)務(wù)人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的良好作風(fēng)。

第四篇：會(huì)務(wù)工作注意事項(xiàng)

會(huì)務(wù)工作

會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項(xiàng)重要的職責(zé)，在籌備組織的過程中，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，造成不良影響。要想做好會(huì)議服務(wù)，應(yīng)注意完善以下幾項(xiàng)工作:

一、會(huì)前準(zhǔn)備工作

1.組織會(huì)務(wù)班子，明確工作職責(zé)。大型會(huì)議還要制訂詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。

2.發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。

3.印制會(huì)議日程，編排好會(huì)議程序，制定注意事項(xiàng)。4.大型會(huì)議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。

5.大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、工作證、請(qǐng)柬等。6.會(huì)場(chǎng)布置。會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。（1）懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等。

（2）設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。

（3）確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明確。（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。

7.后勤服務(wù)工作。大型會(huì)議要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。8.做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。9.進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。

二、會(huì)間組織與服務(wù)工作

1.會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況。2.搞好會(huì)議簽到、材料分發(fā)。3.落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。4.按預(yù)定方案組織與會(huì)人員由前向后依次就座。

5.維持好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議開始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，與會(huì)人員入座就緒，無關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng)；開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。6.做好會(huì)議記錄，寫好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。7.組織照相。

8.為與會(huì)人員預(yù)定車票、機(jī)票等。

三、會(huì)議善后工作

1.會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席簽等。

2.組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。3.做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。4.做好會(huì)議報(bào)道工作。

第五篇：如何做好會(huì)務(wù)工作

如何做好會(huì)務(wù)工作

編者按：搞好會(huì)務(wù)是辦公室的基本職責(zé)之一,是一項(xiàng)經(jīng)常性工作。會(huì)務(wù)工作的好壞，直接影響到會(huì)議的質(zhì)量和效果。那么在會(huì)議的安排和組織上，我們?cè)撟⒁庑┦裁茨兀?/p>

會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項(xiàng)重要的職責(zé)，在籌備組織的過程中，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，造成不良影響。要想做好會(huì)議服務(wù)，應(yīng)注意完善以下幾項(xiàng)工作:

一、會(huì)前準(zhǔn)備工作

1.組織會(huì)務(wù)班子，明確工作職責(zé)。大型會(huì)議還要制訂詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。

2.發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。

3.印制會(huì)議日程，編排好會(huì)議程序，制定注意事項(xiàng)。

4.大型會(huì)議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。

5.大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、工作證、請(qǐng)柬等。

6.會(huì)場(chǎng)布置。會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。

（1）懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等。（2）設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。（3）確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明確。（4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。（5）擺放適量花卉。

7.后勤服務(wù)工作。大型會(huì)議要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。

8.做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。

9.進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。

二、會(huì)間組織與服務(wù)工作

1.會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況。

2.搞好會(huì)議簽到、材料分發(fā)。

3.落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

4.按預(yù)定方案組織與會(huì)人員由前向后依次就座。

5.維持好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議開始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，與會(huì)人員入座就緒，無關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng)；開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)及BP機(jī)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

6.做好會(huì)議記錄，寫好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。

7.組織照相。

8.為與會(huì)人員預(yù)定車票、機(jī)票等。

三、會(huì)議善后工作

1.會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席簽等。

2.組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。

3.做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。

4.做好會(huì)議報(bào)道工作。