第一篇：會務(wù)服務(wù)部工作情況匯報(bào)

會務(wù)服務(wù)部部門工作情況匯報(bào)

一、部門成立時間及人員配置情況

? 會務(wù)服務(wù)部成立于2010年1月20日。

? 截止2011年11月底，部門在冊員工77人，其中管理人員6名。

二、主要工作內(nèi)容、機(jī)構(gòu)及職責(zé)

1、主要工作內(nèi)容：

1）會議服務(wù)

2）展廳講解

3）音視頻設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)

4）樓宇保潔

2、機(jī)構(gòu)及職責(zé)

1）會議組

2）會展組

3）設(shè)備組

4）保潔組

? 會議組：現(xiàn)有主管1人，會議服務(wù)員19人，保潔員6人，共計(jì)26人。主要負(fù)責(zé)綜

合辦公樓大廳前臺接待、會議室、總經(jīng)理部日常接待服務(wù)和衛(wèi)生清掃工作；一期生產(chǎn)辦公樓會議室、總經(jīng)理部日常接待服務(wù)和衛(wèi)生清掃工作；一期生產(chǎn)辦公樓日常樓宇保潔工作。會議組同時還負(fù)責(zé)為進(jìn)入核島參觀的領(lǐng)導(dǎo)到雙圍墻更衣室更換工作服、鞋和安全帽的發(fā)放工作，日常還要協(xié)助核電公司辦公室和各處室做好各項(xiàng)力所能及的接待服務(wù)工作。

? 具體工作區(qū)域：

? 主要包括一期生產(chǎn)辦公樓各會議室及綜合樓各會議室與接待區(qū)域。

? 綜合樓包括：一樓報(bào)告廳123、一樓報(bào)告廳貴賓休息室101、一樓大廳貴賓接待室

107、九樓貴賓接待室923、九樓視頻會議室922、十樓總經(jīng)理部會議室1007、電梯間休息廳1003等會議接待區(qū)域

? 綜合辦公樓總經(jīng)理部辦公室有18個：

903（董事長）、901（吳秀江）、912（魏國良）、902（李強(qiáng)）、909（黃潛）、910（姜

波）、911（申彥鋒）、919（顧穎賓）、920（劉兆華）、921（李華平）、928（趙強(qiáng)）、918（王生有）、906（高軍）、926（吳潛）、905（帥希建）、935（段勇）、913（毛處）、606（石嶺、（712）師慶維、（812）崔方水、（518）盧鐵忠。其中901、902、903、909、910、911、912、919、920、921、928這十一間是帶休息室和衛(wèi)生間的，另外903董事長（30人）會議室等。

? 綜合辦公樓會議組還有員工茶水間共6個：分別是三樓西、五樓西、六樓東、七樓

西、九樓東、十樓西。另外，在一樓報(bào)告廳和九樓總經(jīng)理部分別有帶整體櫥柜的操作間。

一期生產(chǎn)辦公樓會議室有8個：120、216、210（貴賓接待室）、報(bào)告廳、303、314、404、418。一期生產(chǎn)辦公樓總經(jīng)理部房間有3個：204（黃總）、409（顧總）、407（申總）大廳前臺接待

? 根據(jù)核電辦公室要求，工作期間必須保證有人在崗，除節(jié)假日以外午間不休息.? 負(fù)責(zé)一樓報(bào)告廳、貴賓休息室、貴賓接待室的衛(wèi)生和服務(wù)工作。

? 九樓重要區(qū)域工作情況：

兩班倒：7：30~15：3014：00~19：50

?會展組：

? 現(xiàn)有副主管1人，講解員3人，會議服務(wù)員2人，保潔員2人，共計(jì)8人。會展中心展廳作為核電公司對外宣傳的窗口，講解員嫻熟的講解技巧、優(yōu)雅整潔的儀容儀表，員工熱情的服務(wù)為廣大賓客留下了深刻印象，并先后被評為： 全國工業(yè)旅游示范點(diǎn)、江蘇省愛國教育基地、江蘇省科普教育基地、連云港市科普

教育基地及中央企業(yè)團(tuán)工委授予的“青年文明號”。

講解員工作內(nèi)容：

? 負(fù)責(zé)日常參觀接待的講解工作，根據(jù)接待量輪流講解，接待后及時登記到參觀記錄本上，每月月底匯總上傳到核電網(wǎng)頁上。每次接待前準(zhǔn)備好宣傳資料和相應(yīng)紀(jì)念品，接待后及時整理、補(bǔ)充資料。負(fù)責(zé)查閱當(dāng)天報(bào)紙上有關(guān)田灣核電信息，找出整理并剪貼，保留原件再復(fù)印兩份存檔。每月協(xié)助政工辦整理分發(fā)核電報(bào)，剩余報(bào)紙放在展廳宣傳欄內(nèi)，可分發(fā)給外來參觀游客。周末保證有講解員值班，負(fù)責(zé)接待、區(qū)域巡視，值班所產(chǎn)生的加班在本月及時換休，如提前接到參觀單較多，周末可安排兩人值班。外出接待：

? 配合核電公司政工辦參加核工展等展會接待宣傳工作。

? 配合核電公司處室參加每年公眾調(diào)研、“6.5世界環(huán)境日”等活動，做好核電宣傳工作。會議服務(wù)員工作內(nèi)容：

1、負(fù)責(zé)會展中心貴賓接待室、貴賓會議室、貴賓休息室、報(bào)告廳、衣帽間、B、D

段咖啡間的衛(wèi)生清掃和會議服務(wù)工作

保潔員工作內(nèi)容：

? 負(fù)責(zé)所有會展的公共區(qū)域保潔工作，包括：地面、墻面、衛(wèi)生間、樓梯、扶手、玻

璃墻、門框、會展外圍等。

? 設(shè)備組：

設(shè)備組現(xiàn)有副主管1人，員工4人，共計(jì)5人。

主要負(fù)責(zé)：

? 核電公司會展中心報(bào)告廳、貴賓接待室、兩處島內(nèi)早會室等各報(bào)告廳、會議室、接待室、運(yùn)行培訓(xùn)教室等區(qū)域的音視頻及LED屏設(shè)備的運(yùn)行維修、維護(hù)保養(yǎng)工作。核電公司現(xiàn)場具有音視頻設(shè)備的場所24處、單件設(shè)備3727件、固定資產(chǎn)總值3000

余萬元。設(shè)備組員工在接待量大、人員少的情況下主要任務(wù)是保證核電公司現(xiàn)場所有音視頻設(shè)備在確保安全的情況下時刻處在即開即用的良好狀態(tài)，配合其它班組按時、高效的完成上級領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)接待任務(wù)。

? 保潔組：

現(xiàn)有主管1人，保潔員33人，電工2人，共計(jì)36人。

主要負(fù)責(zé)：

核電現(xiàn)場15幢樓宇、近30000平方米公共區(qū)域的日常保潔工作及核電各處室的臨時用

工，截止11底外派勞務(wù)臨時用工41.5個工日，合計(jì)：3810元。目前分為外圍、綜合辦公樓、環(huán)境監(jiān)測樓3個區(qū)域。

外圍區(qū)域

? 人員配置：8人 保潔面積：14000平方米 工作內(nèi)容：負(fù)責(zé)保衛(wèi)樓、非典房、大修休息室、02辦證室、信息中心、培訓(xùn)中心、新指揮部、北區(qū)電儀樓、北區(qū)維修樓9個樓宇的日常保潔工作。其中行政樓、培訓(xùn)中心307會議室、新指揮部211會議室需要進(jìn)行會議服務(wù)工作。截止11月份外圍會議服務(wù)1200次、14316人次。

綜合辦公樓

? 人員配置：23人

? 保潔面積：16000平方米 工作內(nèi)容：負(fù)責(zé)綜合辦公大樓、南門辦證室、工程公司、綠化樓、倉儲樓5個樓宇的日常保潔工作。

環(huán)境監(jiān)測樓

? 人員配置：4人（2名保潔員、2名電工）

保潔面積：700平方米 工作范圍：負(fù)責(zé)環(huán)境監(jiān)測樓的日常保潔及變配電室、柴油機(jī)房內(nèi)設(shè)備的日常巡檢、維護(hù)工作。

第二篇：就業(yè)服務(wù)部工作匯報(bào)

工作匯報(bào)

一個學(xué)期即將過去，這個學(xué)期系里的工作比較多，我部門也積極地在配合相關(guān)工作，認(rèn)真地完成好每一項(xiàng)任務(wù)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，平時生活中團(tuán)結(jié)部門人員，每雙周星期三開一次部門會，以此來加強(qiáng)部門干事的感情，同時也會讓部門人員交流最近的一些事情，作為部長同樣也是學(xué)姐的我會給他們一些生活或者學(xué)習(xí)上的建議。

我們部門主要是負(fù)責(zé)搜尋就業(yè)信息，為畢業(yè)生提供方便。部門干事也是會積極配合，搜尋好多關(guān)于英語方面就業(yè)的信息。我通過搜尋一些就業(yè)信息，感觸不少，當(dāng)今就業(yè)形勢嚴(yán)峻，待遇好的都是要求專八，口語好，碩士等等，所以我們在找就業(yè)信息時，不僅受益于他人，也會受益于自己，讓自己在學(xué)習(xí)上更加有動力。

在接下來的工作中，我們部門也會積極地配合系里工作的，提高各個方面的能力。

外語系就業(yè)服務(wù)部

2013/5/12

第三篇：營銷服務(wù)部工作匯報(bào)

營銷服務(wù)部工作匯報(bào)

臨滄中支領(lǐng)導(dǎo):

我是泰康人壽保險(xiǎn)公司孟定服務(wù)部一名普普通通的業(yè)務(wù)員，沒有驚天動地的壯舉，沒有感召世人的豪言，有的是一顆做好份內(nèi)工作的平常心。到泰康1年來，我把全部經(jīng)理投入到本職工作之中，今年5月份領(lǐng)導(dǎo)對我的信任和關(guān)懷，讓我任孟定營銷服務(wù)部負(fù)責(zé)人，我不斷的學(xué)習(xí)知識，積累經(jīng)驗(yàn)，自我充實(shí)，自我提高。投身建設(shè)泰康人壽保險(xiǎn)第一品牌的事業(yè)是我不懈的追求。

下面是我任孟定服務(wù)部負(fù)責(zé)人以來的工作，向公司領(lǐng)導(dǎo)做如下匯報(bào)。

一、主要工作情況

孟定營銷服務(wù)部現(xiàn)有一個營業(yè)部，3個營業(yè)組，3個主管，工號人力81人。

鑒于此，孟定服務(wù)部在上級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和關(guān)懷下，于XX年6月底拿到了保監(jiān)局的批文，保險(xiǎn)經(jīng)營許可證，可以正式掛牌營業(yè)，服務(wù)部全面實(shí)施了人力資源制度改革，重點(diǎn)圍繞抓班子、定戰(zhàn)略、帶團(tuán)隊(duì)的工作思路安排部署工作。

、服務(wù)部系統(tǒng)進(jìn)行了人力資源制度改革，抓好各組班子建設(shè)成了首要任務(wù)。

2、確立了六個最的發(fā)展戰(zhàn)略。我任職后孟定服務(wù)部確立了明確的發(fā)展戰(zhàn)略，即在孟定保險(xiǎn)市場上實(shí)現(xiàn)了6個最:最好的品牌、最大的市場份額、最強(qiáng)的管理能力、最優(yōu)的服務(wù)能力、最佳的效益和最具競爭力的員工薪酬。

3、帶好兩只隊(duì)伍。今年乃至今后，我們的重要工作就是要帶好兩只隊(duì)伍，一支是具有相當(dāng)規(guī)模、高素質(zhì)、依法合規(guī)展業(yè)的銷售隊(duì)伍；一支是具備管理能力、精通業(yè)務(wù)、德才兼?zhèn)涞墓芾黻?duì)伍。

為此，我服務(wù)部堅(jiān)持做好以下三方面的工作:

——繼續(xù)按照公司的要求，加大業(yè)務(wù)發(fā)展力度，做好規(guī)模的擴(kuò)張，占領(lǐng)市場主導(dǎo)地位，維護(hù)泰康人壽的市場優(yōu)勢。

——各業(yè)務(wù)渠道堅(jiān)持結(jié)構(gòu)調(diào)整，提高經(jīng)營效益，穩(wěn)步有效增長，做到規(guī)模、速度并重，一手抓效率，一手抓效益，堅(jiān)決打好翻身仗，贏得泰康應(yīng)有的市場地位。

——強(qiáng)化內(nèi)部管理，提高管理水平，理順各個工作環(huán)節(jié)，嚴(yán)格內(nèi)控制度，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控能力，提高后臺支持和保障力度，確保公司業(yè)務(wù)持續(xù)、穩(wěn)步、健康發(fā)展。

二、5月份以來業(yè)務(wù)進(jìn)展情況

主推險(xiǎn)種、分紅險(xiǎn)種銷售態(tài)勢良好，5月份截止今日，共實(shí)現(xiàn)保費(fèi)收入40多萬元。

三、存在的主要問題、業(yè)務(wù)員自我經(jīng)營意識差、依賴性強(qiáng)、上下不齊心、像一盤散沙、主管沒有起到積極帶頭的作用。

2、兩會沒有做好，5月份以來產(chǎn)說會、送電影下鄉(xiāng)基本上沒有舉行過。

3、我自己由于剛剛上任，沒有經(jīng)驗(yàn)，都是在摸著石頭過河，導(dǎo)致有的時候我的工作方式會讓有的伙伴無法適應(yīng)。

四、需改進(jìn)的地方、把送電影下鄉(xiāng)和產(chǎn)說會搞好，把任務(wù)劃分到小組、個人。

2、在新的體制下，人員之間、崗位之間、部門之間、都需要有一個適應(yīng)和磨合的時期，需要在工作方式和工作效率上有一個摸索的過程。

3、在工作中不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出問題，及時解決問題，找到一條適合孟定服務(wù)部發(fā)展的路。

五、對公司的建議、是加強(qiáng)孟定營銷服務(wù)部的投入，使保險(xiǎn)的各項(xiàng)工作持續(xù)性、系統(tǒng)性地整體推進(jìn)，充分發(fā)揮泰康人壽的整體作戰(zhàn)能力，提高公司的工作效率和工作效果。

2、是抓好隊(duì)伍建設(shè)，著力提高銷售隊(duì)伍和管理隊(duì)伍的素質(zhì)，為業(yè)務(wù)的發(fā)展提供基礎(chǔ)性保障和支持。

3、是為了保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展提供有力的后臺支持。

4、是處理保單要及時，不要出現(xiàn)拖拉、脫節(jié)的現(xiàn)象，以免造成不必要的糾紛。

總之，通過這2個多月的工作，使我深刻的體會到，對待每一項(xiàng)工作，都需要認(rèn)真的態(tài)度和飽滿的熱情才可以做好，每一項(xiàng)新的工作都是一種挑戰(zhàn)，適應(yīng)挑戰(zhàn)，做一個泰康人壽合格的螺絲釘。

泰康人壽保險(xiǎn)公司孟定營銷服務(wù)部

二0一0年七月十三日

第四篇：會務(wù)工作制度

會務(wù)工作制度

為保證各類型會議的順利召開，提高綜合辦會水平，實(shí)現(xiàn)會務(wù)工作的科學(xué)化、規(guī)范化，現(xiàn)結(jié)合我局實(shí)際，制定如下工作制度。

一、會前準(zhǔn)備工作

（一）接到會議通知后，及時與會議召集人或召集部門聯(lián)系，弄清會議議題、時間、地點(diǎn)、參會人員范圍和流程等內(nèi)容。

（二）辦公室與召集部門溝通，明確具體部門負(fù)責(zé)通知參會人員，并落實(shí)實(shí)際參會人員名單。有特殊情況不能參會的，需了解具體事由，要求其履行請假手續(xù)，并經(jīng)會議召集領(lǐng)導(dǎo)同意。

（三）提前通知清潔人員做好會場清潔工作，保持會場干凈整潔。

（四）會議召開前40分鐘，辦公室根據(jù)會議內(nèi)容做好會場布置工作，具體包括：會標(biāo)、會場座位安排、臺牌擺放、會議材料（議程、參會人員名單、匯報(bào)、資料、草稿紙等）和文具擺放等。

（五）辦公室根據(jù)會議需要，落實(shí)好專人負(fù)責(zé)記錄、攝影、錄音、茶水、燈光、音響、幻燈、視頻播放等各項(xiàng)工作。各責(zé)任人需提前檢查空調(diào)、相機(jī)、錄音筆、燈光、麥克風(fēng)、音響、投影、宣傳片播放是否正常。在會議召開前30分鐘準(zhǔn)備好茶水。

（六）會議召開前10分鐘，辦公室需落實(shí)專人在會場門口做好迎候工作。

二、會議召開期間有關(guān)工作

（一）會議報(bào)到：辦公室負(fù)責(zé)做好會議報(bào)到工作，包括與會人員簽到、發(fā)放會議資料等。

（二）會場管理：按照人員工作分工，抓好落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)到場后，及時引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)入座；未能按時到會的領(lǐng)導(dǎo)，要及時催請，了解情況；如遇特殊情況要立即向辦公室負(fù)責(zé)人報(bào)告，及時處理，確保會議順利進(jìn)行。

（三）會議紀(jì)律：引導(dǎo)參會人員整齊有序就座，并維持好會場紀(jì)律。

（四）會議全程須有辦公室人員在場，負(fù)責(zé)做好會場的內(nèi)外聯(lián)系，完成參加會議的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項(xiàng)工作。

（五）會議原則上每半小時加一次茶水（如果天氣炎熱、室內(nèi)干燥，每15分鐘加一次茶水）。

三、會議結(jié)束后工作

（一）會議結(jié)束后，引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)先行離開會場，其他參會人員隨后有秩序地離開。領(lǐng)導(dǎo)需乘車的，辦公室要提前聯(lián)系好車輛在辦公樓前等候，并做好歡送工作。

（二）按照節(jié)約、節(jié)能、環(huán)保的原則辦會，會議結(jié)束后及時關(guān)閉會議室燈光、空調(diào)、音響等，并通知清潔人員及時做好清潔衛(wèi)生工作。

第五篇：會務(wù)工作

會務(wù)工作

教學(xué)目的

通過本章學(xué)習(xí)，了解會務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務(wù)工作中的文書工作。教學(xué)方法

該課程屬于“專業(yè)崗位為中心、能力實(shí)訓(xùn)為中心、情景活動為中心和問題引導(dǎo)為中心”的課程范型，采用案例教學(xué)、敘述式教學(xué)、討論式教學(xué)、現(xiàn)場教學(xué)、項(xiàng)目驅(qū)動、分組協(xié)作教學(xué)、“教-學(xué)-練”一體化的方法組織教學(xué)。教學(xué)重點(diǎn)

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學(xué)難點(diǎn)

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓(xùn)練。教學(xué)時數(shù)

理論教學(xué)4.0課時

實(shí)訓(xùn)教學(xué)8.0課時

教學(xué)內(nèi)容

案例導(dǎo)入：某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時間、地點(diǎn)寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報(bào)告會，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會有問題，便把會議地點(diǎn)寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點(diǎn)。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準(zhǔn)備時應(yīng)注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標(biāo)、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導(dǎo)的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點(diǎn)、與會人員、會議方式。

2、內(nèi)容要素：會議指導(dǎo)思想、會議議題、會議目的、會議任務(wù)、會議作用、會議結(jié)果。

3、程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實(shí)。

4、財(cái)務(wù)要素：會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。最基本的會議要素

會議時間、會議地點(diǎn)、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，常見的會議種類有：

按組織類型分：內(nèi)部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；

按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報(bào)告性、談判性、動員性、紀(jì)念性等；

按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；

按規(guī)模大小：特大型(萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十

人或數(shù)人)等；

按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡(luò)會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內(nèi)會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報(bào)。通過會議的報(bào)告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認(rèn)識上的主觀局限性。

2．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結(jié)工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強(qiáng)上下 級之間、同級之間的了解，增進(jìn)團(tuán)結(jié)。

4．統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產(chǎn)業(yè)”。(二)會議的負(fù)面作用。

1．造成時間、精力的浪費(fèi)。美國一位管理學(xué)家說過“領(lǐng)導(dǎo)人相當(dāng)?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％。”日本效率協(xié)會統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會。”在我國，領(lǐng)導(dǎo)人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點(diǎn)。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費(fèi)。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費(fèi)用有些是正當(dāng)而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費(fèi)。

3．信息的重復(fù)、浪費(fèi)。有些會只是層層傳達(dá)，復(fù)述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結(jié)合實(shí)際，其結(jié)果是制造重復(fù)信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風(fēng)。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機(jī)在旅游勝地公費(fèi)游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財(cái)，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報(bào)與審批的形式有哪些？

口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會議申報(bào)。

會議申報(bào)應(yīng)遵循什么原則？

精簡從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。指導(dǎo)會務(wù)工作的原則有哪些？

1、準(zhǔn)備充分；

2、組織嚴(yán)密；

3、服務(wù)周到；

4、確保安全。會議成本意識

開會時要耗費(fèi)經(jīng)費(fèi)的，一般來說會議人工成本是這樣計(jì)算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計(jì)）;B —參加會議的人數(shù);T —會議的時間（以小時為單位）。

A為與會者平均工資的3倍是因?yàn)閯趧赢a(chǎn)值遠(yuǎn)比工資高，乘以2是因?yàn)殚_會時經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計(jì)入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費(fèi)。會議秘書工作的基本任務(wù) 1，組織的工作

主要包括：

(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負(fù)責(zé)會議報(bào)到；(4)對與會人員進(jìn)行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調(diào)；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結(jié)束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財(cái)務(wù)管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。

從以上秘書工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。

會務(wù)工作的具體內(nèi)容

會務(wù)工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機(jī)構(gòu)→ 明確會議所需設(shè)備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點(diǎn)→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準(zhǔn)備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報(bào)到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報(bào)或快報(bào)→ 做好會議值班保衛(wèi)工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀(jì)要 → 會議的宣傳報(bào)道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結(jié)

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計(jì)劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點(diǎn)、與會人員、議程、日程及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等項(xiàng)目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時間和日期。

（五）確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作(七)確定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。會議籌備方案示例如下：

可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強(qiáng)本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會。會議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。

二、會議的時間、地點(diǎn) 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報(bào)到。

三、參加會議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人。總計(jì)50人。會議議程

會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：

(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告。(2)培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計(jì)劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。

五、會議議題：

(1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。

(3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。(4)技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。

六、會場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：

準(zhǔn)備會議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺秘書負(fù)責(zé)。

七、會議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。(1)總經(jīng)理的工作報(bào)告。

(2)培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。’(3)公司開展技術(shù)競賽評比的計(jì)劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。

八、會議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關(guān)于會議要研究的問題、達(dá)到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當(dāng)，名實(shí)相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內(nèi)容。有的會議名稱由單位、、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內(nèi)容和會議類型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運(yùn)票價(jià)聽證會”。會議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結(jié)大會”。

（三）確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時間和地點(diǎn)應(yīng)注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。

2、確定會議時間應(yīng)考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計(jì)劃，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報(bào)會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主持人時間的適宜。在領(lǐng)導(dǎo)出差返回的當(dāng)天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據(jù)心理學(xué)家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應(yīng)該安排中間休息。

（會議議題應(yīng)集中，日程安排應(yīng)高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進(jìn)行的最佳時間是3小時之內(nèi)，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點(diǎn)問題：會議地點(diǎn)，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應(yīng)根據(jù)不同的會議類型來選地點(diǎn)。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般應(yīng)在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應(yīng)考慮交通便利

會場位置必須讓領(lǐng)導(dǎo)和與會者方便前往。一般應(yīng)選擇在距領(lǐng)導(dǎo)和與會者的工作地點(diǎn)均較近的地方。第三、會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應(yīng)考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時應(yīng)該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機(jī)、投影儀、計(jì)算機(jī)、麥克風(fēng)等。

第五、場地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進(jìn)會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應(yīng)掛起“會議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機(jī)。會場內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。

第六、應(yīng)考慮有無停車場所和安全設(shè)施問題。

第七、場地租借的費(fèi)用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應(yīng)全面考慮好。秘書部門平時應(yīng)掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機(jī)關(guān)和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應(yīng)進(jìn)一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設(shè)有“組織組”負(fù)責(zé)考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區(qū)別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。它是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務(wù)，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準(zhǔn)后，在會前復(fù)印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項(xiàng)活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定 要明確具體，準(zhǔn)確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關(guān)鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應(yīng)控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機(jī)。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應(yīng)安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報(bào)告；

分組討論； ●大會發(fā)言；

參觀或其他活動；

會議總結(jié)，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會議議程

公司銷售團(tuán)隊(duì)會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關(guān)人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯(lián)系情況。

5、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。6．銷售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷售目標(biāo)

（七）印發(fā)會議通知

發(fā)會議通知可用書面或電話、電報(bào)兩種形式。通知的內(nèi)容包括會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點(diǎn)、與會人員、報(bào)到日期和地點(diǎn)、攜帶的材料和個人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務(wù)會議的通知，宜用印制精美、設(shè)計(jì)獨(dú)特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。

（八）確定會議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。

檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會議前兩小時開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。

檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務(wù)。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進(jìn)行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行整改。

（九）建立會議組織機(jī)構(gòu)

會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。

1．會議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容

*文件資料費(fèi)：包括文件資料的制作、印刷費(fèi)，文件袋，證件票卡的制作、印刷費(fèi)用等開支。

*郵電通訊費(fèi)用：如發(fā)會議通知，則有會議事項(xiàng)發(fā)電報(bào)、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用；若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會議，則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計(jì)算在內(nèi)。

*會議設(shè)備和用品費(fèi)：如各種會議設(shè)備的購置和租用費(fèi)。

*會議場所租用費(fèi)：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費(fèi)：如會議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會場布置等所需要的費(fèi)用。*會議宣傳交際費(fèi)：如現(xiàn)場錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。*會議住宿補(bǔ)貼費(fèi)：一般情況下住宿費(fèi)是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補(bǔ)貼一部分。也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。如果無住宿要求，應(yīng)明確與會人員完全自理這一部分，則預(yù)算中可不列此項(xiàng)。*會議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對會議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會者承擔(dān)一部分。

*會議交通費(fèi)：即參會人員交通往返的費(fèi)用，如果由會議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算；會議期間的各項(xiàng)活動如需使用車輛等交通工具，其費(fèi)用也應(yīng)列入預(yù)算。

*其他開支：包括各種不可預(yù)見的臨時性開支。2．審核時要逐項(xiàng)細(xì)審

要讓起草人員將部分費(fèi)用的細(xì)目表一并承上。如計(jì)算設(shè)備租用費(fèi)時，應(yīng)了解：都租用了哪些設(shè)備?設(shè)備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費(fèi)用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經(jīng)費(fèi)的把關(guān)，不可太松，否則會造成浪費(fèi)；也不可太緊，否則會影響到會議質(zhì)量。

例文分析： ． 天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會經(jīng)費(fèi)預(yù)算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會。與會人員預(yù)計(jì)200人，現(xiàn)就會議所需各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)提出預(yù)算。

一、場地租用費(fèi)

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計(jì)10000元,。

二、攝像設(shè)備租用費(fèi)

擬租攝像機(jī)2臺，每臺每天租金2000元,，共計(jì)4000元。

三、聘請專家咨詢費(fèi)

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計(jì)10000元。

四、宴請費(fèi)用

10人一桌，每桌標(biāo)準(zhǔn)2000元，共計(jì)40000元。

五、交通費(fèi)用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計(jì)2000元。

六、會議用品費(fèi)

資料印制費(fèi)：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計(jì)10000元。

七、紀(jì)念品 到會記者預(yù)計(jì)50人，每人一份紀(jì)念品價(jià)值500元，共計(jì)25000元。此次會議經(jīng)費(fèi)總計(jì)10萬元。

此預(yù)算提交總經(jīng)理辦公會審查批準(zhǔn)。

會議籌備小組

2003年1月5日

十一、進(jìn)行全面的會前檢查

會前檢查是落實(shí)各項(xiàng)會議準(zhǔn)備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復(fù)檢查。會前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。檢查的重點(diǎn)是會議文件材料的準(zhǔn)備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗(yàn)人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位等。

會前檢查包括每個細(xì)節(jié)都不能放過。就拿會議設(shè)備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關(guān)頭，機(jī)器可以及時更換；主持會議者應(yīng)熟悉所有電源插座和燈光開關(guān)位置，秘書可以把這些情況告訴有關(guān)人員，如果有一點(diǎn)沒安排好，趕緊打電話通知有關(guān)人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內(nèi)容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團(tuán)夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊(duì)若干人。

3．會議主持人： XX集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。

5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。時裝表演。

展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團(tuán)小禮堂。

8．會場布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識，上方掛展示會標(biāo)題橫幅。搭設(shè)T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀(jì)念品(每人發(fā)X X服裝集團(tuán)生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報(bào)到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作。一個好的會議方案，應(yīng)該是科學(xué)、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真細(xì)致地做好。

小李的方案還有一些需要改進(jìn)的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應(yīng)該用正規(guī)的書面語。“時裝秀”應(yīng)改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應(yīng)請新聞媒體記者到會報(bào)道，以擴(kuò)大影響。

3．會議地點(diǎn)不應(yīng)設(shè)在x x服裝集團(tuán)內(nèi)部，這既不方便來賓，也起不到擴(kuò)大影響的效果。應(yīng)該改設(shè)在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應(yīng)該準(zhǔn)備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會見。政治性會見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會商。

二、會見、會談的區(qū)別

1、內(nèi)容不同：會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)；另外，爭議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達(dá)到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達(dá)指示、布置工作、表彰先進(jìn)、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準(zhǔn)備資料

確定參加人員

確定時間和地點(diǎn)

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準(zhǔn)備資料

3．確定參加人員 4．確定時間和地點(diǎn) 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓(xùn)練

【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領(lǐng)。

一、案例分析 案例：

一次重要的報(bào)告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準(zhǔn)備工作? 2．會見與會談準(zhǔn)備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準(zhǔn)備工作?

附件：會議通知例文

各區(qū)、市、縣國家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局：

經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達(dá)總局、省局xxx工作會議精神，總結(jié)我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、參會人員：各區(qū)、市、縣國家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局分管領(lǐng)導(dǎo)、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點(diǎn)分局局長，市局征管科、法制科、計(jì)財(cái)科、信息中心、流轉(zhuǎn)稅科、所得稅科負(fù)責(zé)人。

二、報(bào)到時間及地點(diǎn)：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務(wù)局報(bào)到。

三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，10：30—12：00在xxx國家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流；14日下午在市局直屬分局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領(lǐng)導(dǎo)和科室負(fù)責(zé)人講話。

二○○四年十二月二日