第一篇：會務準備工作

會務準備工作由會務小組負責，會務準備的內容很多，主要有：

（1）擬發好會議通知。會議通知必須寫明開會的時間、地點及會議主題和會議參加者等內容。會議時間一般不應選擇在重大節日和假日，因為這些日子是與會者的休息日。為了使會議參加者能對自己的工作做好安排，有的會議通知還應寫明閑會時間。發會議通知要提前一定的時間，以便會議參加者有所準備。根據會議的內容和參加者的地區范圍，會議通知可采用張貼的辦法，也可郵寄。郵寄會議通知時在信封上寫明“會議通知，收到急轉”的字樣，以免中途耽擱。對外地的會議參加者，有關住宿和差旅費等問題都應一一寫明，以免造成不必要的麻煩。

（2）安排好會場。會場的大小，要根據會議內容和參加者多少而定。會場的布置也要和會議的內容相稱。在一些大型會議的廣場或門口還應張貼“歡迎”之類的告示。如果會場不易尋找，應在附近安設路標以作指引。會標因在主席臺上方，一般紅底白字或黑字，字要端莊大方。兩例或四周可布置一些帶有鼓動性、號召性的標語。座位的安排應根據會議的類型，選擇圓形會場排列或正方形、長方形、對稱形、凹字形等座位排列。擺設方面，應根據會議類型擺設，烘托會議氣氛。如慶祝會應布置得喜氣洋洋；座談會、協商會應體現和諧、平等的氣氛。布置應注意顏色的心理效果和花草、盆景的安排。另外，音響、燈光要和開會氣氛相協調，開會前檢查音響、燈光，以防出現問題。

（3）做會務預算。會議的預算一般包括：場地租用費、會場布置費、印刷品費、文書用品費、交通費、電話費、茶點飲料費、禮品費等。

（4）其他準備。根據會議的需要，決定會議是否需要組織參觀、小型便宴等活動，做相應的準備。

第二篇：會務前期準備工作

會務前期準備工作：

會議的設計與策劃服務：根據實際要求和費用預算、提供整體策劃，明確開會的目的、性質并做好宣傳工作。確認開會時間、與會人數及布置要求。

1.公關禮儀服務：禮儀接待培訓、禮儀接待人員的著裝要求、文秘方面等

人員的準備。

2.會議用品、禮品、紀念品、印刷包裝用品和分發文件。

3.選擇會議場地。

4.準備會務用品（代表證、餐票、橫幅等），收集、整理、印制會議內容

梗概和裝訂會議資料。

5.發邀請函，會議通知，整理會議回執，參會名單整理并列表。

6.會議酒店預訂，用餐安排(預算：餐費和酒店費用預算)，車輛安排（落

實接站人員及車輛的安排）。

7.簽到準備工作：如簽到簿、橫幅等。

會議過程服務：

1．會場協調管理工作。（會場資料收集、整理與分發）。

2．秘書事務服務及翻譯（同聲或資料翻譯）服務。

3.根據人數和要求，確定會議的臺形并根據要求擺放。

根據要求先將所需的各種用具和設備準備好（會議桌、椅、臺布、臺裙、蓋杯、開水、茶葉、煙缸、小毛巾、火柴、紙、筆、橫幅、鮮花等綠色植樹、會議

牌），并要求臺面整潔，各種用具干凈、齊全、擺放符合標準。

按要求將所需用設備擺放就位，并調試好相關設備如麥克風、幻燈機、電視

機、錄像機、投影儀等。

會議開始前半小時，各項準備工作到位（備好充足開水、調試音響，開啟燈、空調〈22-24〉）。

4．根據要求，將指示牌放在特定位置。

5．禮儀接待小姐開會前30分鐘，在門口等候。

6．會議的全程服務

當參會來到會議室時，禮貌熱情地向客人問好，請客人進入會議室入座。

先到達的客人入以后，提供茶水服務，會議人數到齊后。

通常每半個小時左右為代表添加茶水等，特殊情況要按代表要求服務。

會議期間禮儀和服務員站于會議室門口直至會議結束。

會議中間休息，要盡快整理會場，補充和更換各種用品。

7.會議錄像，攝影，廣告宣傳，會議紀念品。

8.會議留念拍照，意見反饋。

觀光考察服務：

會后安排參觀、考察等活動。為代表安排富有當地特色的晚間娛樂活動和項

目。

會展后期服務：

票務服務：為參會代表提供各地返程飛機票、汽車票、火車票預訂服務。

接送車服務：為會議代表提供接送機場、車站、碼頭服務。

會議結束時服務：

會議結束，禮儀小姐和服務員應站在門口，微笑著向客人道別。會議結束，仔細地檢查一遍會場，看是否有遺忘的東西和文件等。將會議用具、設備整理好，關閉[空調、電燈、窗、鎖好會議室門]。

第三篇：會務工作制度

會務工作制度

為保證各類型會議的順利召開，提高綜合辦會水平，實現會務工作的科學化、規范化，現結合我局實際，制定如下工作制度。

一、會前準備工作

（一）接到會議通知后，及時與會議召集人或召集部門聯系，弄清會議議題、時間、地點、參會人員范圍和流程等內容。

（二）辦公室與召集部門溝通，明確具體部門負責通知參會人員，并落實實際參會人員名單。有特殊情況不能參會的，需了解具體事由，要求其履行請假手續，并經會議召集領導同意。

（三）提前通知清潔人員做好會場清潔工作，保持會場干凈整潔。

（四）會議召開前40分鐘，辦公室根據會議內容做好會場布置工作，具體包括：會標、會場座位安排、臺牌擺放、會議材料（議程、參會人員名單、匯報、資料、草稿紙等）和文具擺放等。

（五）辦公室根據會議需要，落實好專人負責記錄、攝影、錄音、茶水、燈光、音響、幻燈、視頻播放等各項工作。各責任人需提前檢查空調、相機、錄音筆、燈光、麥克風、音響、投影、宣傳片播放是否正常。在會議召開前30分鐘準備好茶水。

（六）會議召開前10分鐘，辦公室需落實專人在會場門口做好迎候工作。

二、會議召開期間有關工作

（一）會議報到：辦公室負責做好會議報到工作，包括與會人員簽到、發放會議資料等。

（二）會場管理：按照人員工作分工，抓好落實。領導到場后，及時引導領導入座；未能按時到會的領導，要及時催請，了解情況；如遇特殊情況要立即向辦公室負責人報告，及時處理，確保會議順利進行。

（三）會議紀律：引導參會人員整齊有序就座，并維持好會場紀律。

（四）會議全程須有辦公室人員在場，負責做好會場的內外聯系，完成參加會議的有關領導交辦的其他各項工作。

（五）會議原則上每半小時加一次茶水（如果天氣炎熱、室內干燥，每15分鐘加一次茶水）。

三、會議結束后工作

（一）會議結束后，引導領導先行離開會場，其他參會人員隨后有秩序地離開。領導需乘車的，辦公室要提前聯系好車輛在辦公樓前等候，并做好歡送工作。

（二）按照節約、節能、環保的原則辦會，會議結束后及時關閉會議室燈光、空調、音響等，并通知清潔人員及時做好清潔衛生工作。

第四篇：會務工作

會務工作

教學目的

通過本章學習，了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環節和會務工作中的文書工作。教學方法

該課程屬于“專業崗位為中心、能力實訓為中心、情景活動為中心和問題引導為中心”的課程范型，采用案例教學、敘述式教學、討論式教學、現場教學、項目驅動、分組協作教學、“教-學-練”一體化的方法組織教學。教學重點

會議籌備工作；

會議方案的制作；

會見與會談的操作程序與方法；

案例分析。教學難點

會議方案的制作；

會場的布置；

案例分析；

技能訓練。教學時數

理論教學4.0課時

實訓教學8.0課時

教學內容

案例導入：某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？

會議概述

什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？

會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規則、有秩序、有領導的。會議要素：

1、形式要素：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。

2、內容要素：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務、會議作用、會議結果。

3、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。

4、財務要素：會議經費、會議設備、會議服務設施。最基本的會議要素

會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？

根據不同的標準，常見的會議種類有：

按組織類型分：內部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；

按會期分：定期會議和不定期會議；

按出席對象：聯席會(由若干單位共同召集并參加)、內部會、代表會、群眾會等；

按功能性質：決策性、討論性、執行性、告知性、學術性、協調性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；

按議題性質：專業性、專題性、綜合性等；

按規模大小：特大型(萬人以上)、大型(數千人)、中型(數百人上下)、小型(數十

人或數人)等；

按召開方式：常規會、廣播會、電話會、電視會、網絡會等；

按與會者的國籍及議題的范圍：國內會議和國際會議等。會議有什么作用？

（一）會議的積極作用

1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。

2．發揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結。

4．統一認識，協調行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動消費，促進經濟。成千上萬的會議，已經形成“會議產業”。(二)會議的負面作用。

1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領導人相當的一部分生命要在會議中度過”。前蘇聯的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％。”日本效率協會統計發現“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會。”在我國，領導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。

3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結合實際，其結果是制造重復信息，滋長文牘主義。

4．滋長不正之風。長期以來，有少數干部成了專門開會的“職業開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真傳達貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？

會議申報與審批的形式有哪些？

口頭申報、書面申報、會議申報。

會議申報應遵循什么原則？

精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。指導會務工作的原則有哪些？

1、準備充分；

2、組織嚴密；

3、服務周到；

4、確保安全。會議成本意識

開會時要耗費經費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）;B —參加會議的人數;T —會議的時間（以小時為單位）。

A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產值遠比工資高，乘以2是因為開會時經常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經費。會議秘書工作的基本任務 1，組織的工作

主要包括：

(1)協助領導確定會議議題；(2)根據議題安排議程、日程；(3)發會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；

(6)印發會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協調；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯絡和協調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯系和組織)。(11)會議的結束收尾工作。2．文書工作

主要包括：

(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫療保健。4．安全保衛工作

主要包括：

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛工作；(3)會場內外的安全保衛工作。

從以上秘書工作的基本內容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質。

會務工作的具體內容

會務工作流程圖

會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規模與規 格→ 明確會議組織機構→ 明確會議所需設備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經費預算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作

會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結

一、確定會議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書人員應根據領導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經費預算等項目。具體如下：

（一）確定會議主題和議題。

（二）確定會議名稱。

（三）確定會議議程。

（四）確定會議的時間和日期。

（五）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要

（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作(七)確定會議經費預算。

（八）確定會議住宿和餐飲安排

(九)大型會議還需確定籌備機構與人員分工。會議籌備方案示例如下：

可信公司技術訓練專題研討會

(籌備方案)

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發明和創造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。

二、會議的時間、地點 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經理、副總經理、公司人力資源部總監、生產部總監、培訓部總監，以及公司下屬各部門的技術骨干30人。總計50人。會議議程

會議由主管副總經理主持。上午：

(1)總經理做關于技術訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監專題發言。(3)生產部總監專題發言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經理做總結報告。

五、會議議題：

(1)技術訓練與提高企業綜合競爭力。(2)技術訓練與技術創新。

(3)如何提高技術訓練的質量。(4)技術訓練方法的再討論。

六、會場設備和用品的準備：

準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。

七、會議材料準備：由總經理辦公室牽頭準備。(1)總經理的工作報告。

(2)培訓部、生產部總監的專題發言稿。’(3)公司開展技術競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經理的總結報告。

八、會議服務工作：由行政部綜合協調。(1)會議通知。(2)會議日程表。

（一）怎樣確定會議主題與議題

會議主題是指關于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

（二）怎樣確定會議名稱？

會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內容”兩個要素構成，如“中國共產黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內容。有的會議名稱由單位、、內容構成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結表彰(內容)大會”。有的會議名稱有時間、會議內容和會議類型構成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。會議名稱要用確切、規范的文字表達。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應根據會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結大會”。

（三）確定會議規模與規格

確定會議規模與規格的依據是會議的內容或主題。

同時 本著精簡效能的原則。

會議的規模有大型、中型、小型。

會議的規格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會議時間和地點應注意哪些問題？

1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數；三是指每次會議的時間限度。

2、確定會議時間應考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結上年的工作、生產成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產計劃，通過各種預算等。有些會議如農業生產、學校教育等本身就有很強的季節性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在領導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關上級領導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產經營的規律，盡量避免在工作或生產銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環境等自然因素和社會因素。

最后是會議時間限度。據心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。

（會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續進行的最佳時間是3小時之內，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。）

安排會議時間要考慮人們的生理規律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會期的長短應與會議內容緊密聯系。要注意提高效率，盡量開短會。

3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區、城鄉，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

第一、應根據不同的會議類型來選地點。如： 國際性或全國性會議，要考慮政治、經濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業性會議，應選擇富有專業特征的城鄉地區召開，以便結合現場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產會議到青島去開，就不可理喻了。

小型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產車間、營業部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應考慮交通便利

會場位置必須讓領導和與會者方便前往。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。第三、會場的大小應與會議規模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。

第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。

第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。會場內部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環境中順利進行。

第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。

第七、場地租借的費用必須合理。

（五）怎樣確定與會人員范圍及人數

會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。秘書部門平時應掌握本地區或奉系統的機關和干部人數的基本資料。在確定會議規模和人數之后，應進一步分配會議人數及名單。大型會議設有“組織組”負責考慮這些工作。

（六）怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區別。

●會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發給所有與會者。會議議程是會議內容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。

●會議日程：是指會議在一定時間內的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發給與會者。會議日程是根據議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據。會議日程表的制定 要明確具體，準確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。

●要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

*先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據多數人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

●例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現會議給人們帶來的疲勞。

●如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論； ●大會發言；

參觀或其他活動；

會議總結，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會議議程與日程的樣式示例。

●會議議程示例。

英豪公司銷售團隊會議議程

公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1、宣布議程。

2、說明有關人員缺席情況。

3、宣讀并通過上次會議的記錄。

4、通信聯系情況。

5、東部地區銷售活動的總結。6．銷售一部關于團隊溝通問題的發言 7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經理的人選 9．下季度銷售目標

（七）印發會議通知

發會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內容包括會議名稱、會議目的和主要內容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。

發會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發、錯發、漏發。用于涉外業務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產生興趣。

（八）確定會議所需用品和設備

（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。

檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。

會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。

如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發現問題，進行整改。

（九）建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛組。

（十）確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關人員。應根據會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

1．會議經費的主要內容

*文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。

*郵電通訊費用：如發會議通知，則有會議事項發電報、傳真、電傳或打電話進行聯絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統的費用也應計算在內。

*會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費。

*會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。

*會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。*會議宣傳交際費：如現場錄像的費用，與有關協作各方交際的費用。*會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。*會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。

*會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。

*其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。2．審核時要逐項細審

要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備?設備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。

對經費的把關，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質量。

例文分析： ． 天地公司新產品發布會經費預算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產品發布會。與會人員預計200人，現就會議所需各項經費提出預算。

一、場地租用費

金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。

二、攝像設備租用費

擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。

三、聘請專家咨詢費

擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。

四、宴請費用

10人一桌，每桌標準2000元，共計40000元。

五、交通費用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。

六、會議用品費

資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。

七、紀念品 到會記者預計50人，每人一份紀念品價值500元，共計25000元。此次會議經費總計10萬元。

此預算提交總經理辦公會審查批準。

會議籌備小組

2003年1月5日

十一、進行全面的會前檢查

會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。

會前檢查包括每個細節都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發生的關頭，機器可以及時更換；主持會議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位置，秘書可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例一： “時裝秀”方案

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內容如下： 1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。

2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業協會代表3人；全國大中型商場總經理或業務經理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3．會議主持人： XX集團公司負責銷售工作的副總經理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。

5．會議程序：來賓簽到，發調查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。

展示活動閉幕、收調查表，發紀念品。

6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產品意見調查表。服裝集團產品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7．會 址：服裝集團小禮堂。

8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發X X服裝集團生產的T恤衫1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。分析：

從秘書小李擬制的這份方案，可以看出制定會議方案是一項綜合性很強的工作。一個好的會議方案，應該是科學、詳盡、可行的。會議方案的制定要求高，需要秘書人員不斷積累經驗，認真細致地做好。

小李的方案還有一些需要改進的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應該用正規的書面語。“時裝秀”應改為“時裝展示會”。

2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。

3．會議地點不應設在x x服裝集團內部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。

4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。

會見與會談

一、會見、會談的含義

會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節性、事務性和政治性三種。企業常用的會見主要是社交上的禮節性會見和涉及業務商談、經貿洽談等內容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業務，即就具體業務進行談判、會商。會談的內容較為正式，政治性、專業性較強，在企業中主要指商務談判和業務會商。

二、會見、會談的區別

1、內容不同：會見的內容禮節性、事務性較強，會談的內容經濟性、利益性較強；另外，爭議的內容涉及面要比會見、會談寬泛得多。

2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協調關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。

三、秘書安排會見工作的具體操作

了解意圖

準備資料

確定參加人員

確定時間和地點

會見座次安排

場所布置

迎送工作

四、秘書安排會談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準備資料

3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件

技能訓練

【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環節，掌握會議籌備方案制作要領。

一、案例分析 案例：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢?

二、問題討論

1．怎樣做好會見的準備工作? 2．會見與會談準備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?

附件：會議通知例文

各區、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局：

經市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達總局、省局xxx工作會議精神，總結我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現將有關事項通知如下：

一、參會人員：各區、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局分管領導、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區、市、縣局重點分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉稅科、所得稅科負責人。

二、報到時間及地點：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務局報到。

三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務局進行經驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務局進行經驗交流；14日下午在市局直屬分局進行經驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領導和科室負責人講話。

二○○四年十二月二日

第五篇：會務公司簡介

北京翰林創意文化發展有限公司成立于2004年8月，作為專業的公關公司和會議服務機構，公司自成立伊始，便依據對公關服務行業的深刻理解和豐富的項目服務經驗，向市場提供全面的方案策劃及執行服務。同時，更通過開展項目服務總結和日常職業培訓，不斷地自我檢討，自我學習，以此推動個人服務技能的進一步提升，使我們的服務能力全面覆蓋金融、高科技、體育、旅游、醫藥、服裝等眾多領域。

經過多年的不懈努力，翰林創意已經順利跨越了創立初期為自己設定的發展目標，在建設了多個具有全案服務能力的精英團隊的同時，更對項目管理、服務標準規范進行了系統的革新和優化，使整體服務水平全面升級，并期望以“誠信專業”、“高于行業標準的要求”和“超越客戶想象的服務”持續獲得客戶的高度認可。

2008年是翰林創意向品牌化邁進的關鍵一年。為更好地服務客戶，完善自身服務體系，通過對服務需求的細致梳理和服務架構的認真審視，翰林創意確立了“兼顧專業的全案策劃執行和全面的供應商服務整合的雙層服務架構”，在推出公司新標識的同時對公司網站進行了進一步更新，為實現“輕松快捷 獲得專業服務”的服務理念提供強大的系統支持。

執業理念

人是根本，制度是保障，秉承“細節決定成敗”的執行意識，視客戶需求為自身努力的目標。持續增強自身的學習能力，用謙卑的態度和細致的工作，促進我們的不斷進步和成長。

服務思維

自業務信息到達伊始，我們的一切工作均圍繞項目的執行展開。

執行就是項目的全部，項目執行的完美與否是檢驗我們所有工作的唯一標準。

標識闡述

作為專業的公關傳播、活動推廣和會議策劃及執行機構，我們的業務內容本身就呈現出濃厚的服務屬性。而服務的終極意義，就是希望通過我們的不懈努力，為客戶、為伙伴帶來快樂，以此實現團隊的成就感。翰林創意是一個年輕的企業，而年輕就意味著健康、快樂、自信、斗志，以及必勝的信心和堅強的意志。

翰林創意新標識的寓意也正由此渭源：

1、手挽手、肩并肩的兩個人，寓意我們與所有伙伴一起，各展所長、同心協力，向著共同的目標快樂前行。

2、紅色代表熱情和激情，橙色代表快樂和活躍。表達年輕快樂的我們，為實現心中的理想，時刻充滿激情。

3、標識以活潑的圖形、鮮亮的色彩為元素，共同表現讓客戶在輕松中獲得專業服務，最終實現與合作伙伴、客戶之間親密無間的合作關系，為彼此事業的不斷進步和發展，攜手并進，共赴康莊大道。

公司簡介：本公司十年來一直致力于提供專業的全程或單項年會服務，我們秉承“沒有客戶就沒有一切”的理念，堅決執行“策劃直到滿意、執行必須完美、價格一定最低”的服務準則，為每一個客戶提供最專業最用心的服務，我們已經不滿足于客戶說我們好，每一個與會者都說好才是我們孜孜不倦追求的目標！

一、策劃直到滿意

凡事預則立，一份有創意的合理完備的年會策劃方案是保證年會成功的基石。我們沒有把年會簡單地理解為“聯歡會”，我們把年會看成是客戶的一次重要傳播過程，我們會根據客戶的傳播目標，給出有針對性的年會策劃方案，簡而言之，一次會就要有一次會的效果。我們的創意策劃人員，都至少擁有五年以上的年會策劃經驗和不少于十個業界公認的優秀案例，他們是中國年會策劃領域的尖兵團隊。我們不怕比稿，我不怕被騙，我們不怕我們的創意被“拿走”，我們就全心全意為客戶做策劃，策劃直到客戶完全滿意，因為我們堅信我們能用百分百的誠意和創意打動客戶，一次是客戶，終生是朋友！

二、執行必須完美

我們的執行團隊招聘新人時，我們不僅僅測試面試者的知識、技能和經驗，我們還要測試其性格，他的性格里必須具有以下特質我們才予以錄用：做事細致認真，追求完美，待人熱情大方，善于合作，并且每個現有團隊成員都覺得他合適加入，他才可以加入，如果在年會執行過程中出現了任何疏漏，他都要被扣錢給創意策劃團隊作為獎金積累，我們之所以這么苛刻的要求是為了遇到再苛刻的客戶我們都不怕！我們投資大量資金購進最先進的年會服務相關設備，進一步保障我們年會硬件服務的執行力，一絲一毫都得完美！

三、價格一定最低

我們就堅守一個信條：我們少賺一些，您多賺一些，我們的客戶就會越來越多！

我們可以做什么？

全程服務——公司年會、司慶年會、招商會、新聞發布會、新品發布會、推介會、洽談會、簽約會、學術會議、專家論證會、行業論壇、高峰論壇、開業慶典、開盤儀式、揭牌儀式、奠基儀式、周年慶典、啟動儀式、開幕式、演唱會、商業演出、商場節慶活動、賣場促銷活動、專賣店主題活動。

單項服務——提供會議場地、會場設計和布置、舞臺搭建、燈光音響租賃、投影設備租賃、攝影攝像、同聲傳譯、接待車輛、包裝設計、公關文稿、演出節目、禮儀模特、鮮花綠植、現場音樂錄制、宣傳片錄制、禮品獎品紀念品制作。

我們做過什么（最近部分項目）？

北京移動年會、中關村電腦節、北京現代新車發布會、北京科技周高峰會議、好醫生集團全國招商會、全國藥品交易會高端論壇、中央美術學院90年校慶、聯通新勢力校園籃球賽、中醫文化年推廣活動、中國科協科普日活動、平安中國知識競賽……