第一篇：《頂尖秘書》_第十篇_頂尖秘書如何安排領(lǐng)導(dǎo)出行

一、領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書須做哪些準(zhǔn)備

領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出差，而且有很多出差任務(wù)是臨時(shí)決定下來的。

不論是在國(guó)內(nèi)出差還是到國(guó)外出差，不論是短期出差還是長(zhǎng)期出差，在每次出差動(dòng)身之前，秘書都要為領(lǐng)導(dǎo)做大量的準(zhǔn)備工作。如安排日程、預(yù)訂機(jī)票船票和旅館、整理隨身攜帶的洗漱用品、預(yù)支差旅費(fèi)，準(zhǔn)備必需的文件資料和領(lǐng)導(dǎo)在各種不同場(chǎng)合的發(fā)言提綱等。如果與領(lǐng)導(dǎo)同行，不僅要做好工作上的助手，還要做好生活上的助手；如果留在家里，同樣要做好自己承擔(dān)的各項(xiàng)日常工作。

領(lǐng)導(dǎo)要去出差。那么，出差的目的是為了什么呢?秘書在為領(lǐng)導(dǎo)草擬出差日程表之前，一定要弄清這個(gè)問題。領(lǐng)導(dǎo)出差，頂尖秘書應(yīng)做的準(zhǔn)備工作有：

1．訂出周密的計(jì)劃

頂尖秘書為領(lǐng)導(dǎo)做出差準(zhǔn)備，一定要細(xì)心周到地做好計(jì)劃。如果不是忘了帶合同文本，就是在日程安排上出現(xiàn)“撞車”，那會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)，也會(huì)給自己出不少麻煩。對(duì)于出差過程中的每一項(xiàng)日程，頂尖秘書都要預(yù)先像放電影一樣讓每一個(gè)情節(jié)在自己的頭腦中出現(xiàn)一次。

要作好這項(xiàng)工作，首先必須知道領(lǐng)導(dǎo)此行的目的，否則，不可能訂出周密詳細(xì)的計(jì)劃。

2．與對(duì)方秘書聯(lián)系

不管領(lǐng)導(dǎo)是去開會(huì)、出訪還是應(yīng)邀去參加研討會(huì)，或是為了洽談具體的業(yè)務(wù)，秘書一定要事先與對(duì)方的秘書聯(lián)系，把活動(dòng)的時(shí)間和地點(diǎn)約好。

領(lǐng)導(dǎo)是坐火車去還是乘飛機(jī)去?是星期一下午動(dòng)身，還是星期二早晨動(dòng)身合適?除去參加會(huì)議或洽談業(yè)務(wù)外，有沒有其他事要辦?還有沒有其他東西要準(zhǔn)備?對(duì)于這些問題，頂尖秘書預(yù)先要擬一個(gè)提綱，找個(gè)時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)作個(gè)專題匯報(bào)。

領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣或愛好，對(duì)秘書的日程表作些修改。

日程表排好之后，頂尖秘書要多復(fù)印幾份，給領(lǐng)導(dǎo)、給在家負(fù)責(zé)日常工作的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員各送一份。安排日程的時(shí)候，在時(shí)間上一定要留有余地，特別是第一次去的地方，更是如此。其中，這個(gè)余地是相對(duì)的，不能讓領(lǐng)導(dǎo)閑得無聊，浪費(fèi)時(shí)間。

如果要去游覽觀光，最好安排在空閑時(shí)間進(jìn)行。在與對(duì)方秘書聯(lián)系的同時(shí)，還可以通過其他的渠道，了解一下對(duì)方所在地的環(huán)境、氣候、街道等方面的情況，這些對(duì)安排日程表也有重要的參考作用。

如果與對(duì)方是初次接觸，那么，讓對(duì)方在什么地方接站，或者什么時(shí)候登門拜訪對(duì)方，這些細(xì)節(jié)問題，頂尖秘書都要事先考慮好，因?yàn)檫@往往容易影響領(lǐng)導(dǎo)本人的形象。

3．預(yù)訂車票

在準(zhǔn)備預(yù)訂車票(或機(jī)票)的時(shí)候，一定要查用最新的列車時(shí)刻表，因?yàn)楝F(xiàn)在有許多季節(jié)性的或臨時(shí)性的車次，稍不留心，就會(huì)訂不上。

各機(jī)關(guān)單位和公司對(duì)出差的待遇都有不同的規(guī)定。比如，按規(guī)定飛機(jī)的頭等艙不是每個(gè)出差的人都能乘坐的。因此，秘書在預(yù)訂車票和機(jī)票之前，一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)能享受哪一級(jí)的待遇。

預(yù)訂車票時(shí)，最好選擇直達(dá)車。因?yàn)槌霾钔局校盥闊┑木褪菗Q車，倒來倒去，稍不注意，就會(huì)誤車誤點(diǎn)。所以能直達(dá)的就最好不要換車。如果是在大站換車，在時(shí)間上一定要安排得寬裕些。

為了預(yù)防意外，頂尖秘書在日程上要注明其他交通工具，如飛機(jī)、輪船起飛、起航的時(shí)間，這樣能根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)靈活地?fù)Q乘其他交通工具。

從平時(shí)起，秘書就要注意學(xué)習(xí)預(yù)訂和購(gòu)買車票、機(jī)票、船票的辦法，及如何使用支票，如何兌換外幣，等等。這樣，就能保證領(lǐng)導(dǎo)工作的順利。

4．安排住宿 領(lǐng)導(dǎo)出差，安排住什么樣的旅館，一般頂尖秘書都要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的愛好和習(xí)慣來決定。有餉領(lǐng)導(dǎo)喜歡住清靜優(yōu)雅的小旅館；也有的喜歡住富麗堂皇的高級(jí)飯店；有的喜歡住單人房間；有的則喜歡兩人合居一室。秘書對(duì)此要弄清楚，并事先聯(lián)系安排好。

如果出差的地方是第一次去，在那里有本單位的辦事處或子公司，或自己的事務(wù)所的話，就請(qǐng)他們?yōu)樽约郝?lián)系安排住處。沒有的話，就請(qǐng)當(dāng)?shù)芈糜位蚪煌ú块T介紹。沒有什么特別的情況，不要去找自己的客戶或代理商。

因?yàn)轫敿饷貢蝗フ宜麄儯麄兙蜔崆榈匮?qǐng)住到他們那里去。他們?cè)绞菬崆椋o他們帶來的麻煩就越多。

整理好隨身攜帶的用品

領(lǐng)導(dǎo)出差要隨身攜帶哪些東西，頂尖秘書一定要替領(lǐng)導(dǎo)想好。因?yàn)槿绻霾钍沁h(yuǎn)行，忘了帶什么東西必須要回來取的話，那就要誤事。臨動(dòng)身之前，頂尖秘書要把領(lǐng)導(dǎo)隨身攜帶的東西按公與私分別列個(gè)清單，給領(lǐng)導(dǎo)看看有什么遺漏。

領(lǐng)導(dǎo)出差一般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、筆記本、活動(dòng)日程表、地圖、交通圖、照相機(jī)、收錄機(jī)及一些備用品。如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗漱用品、藥品等。

但是，頂尖秘書在準(zhǔn)備這些東西時(shí)，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就盡量少帶。

6．臨行前的工作安排

秘書一方面為領(lǐng)導(dǎo)出差作準(zhǔn)備，但在另一方面也要讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)

其工作做個(gè)安排。領(lǐng)導(dǎo)要出差了，特別是出差的時(shí)間比較長(zhǎng)，各部門來請(qǐng)示的人肯定會(huì)增多，送上來的請(qǐng)示報(bào)告也會(huì)增多。在這時(shí)，頂尖秘書要注意安排好領(lǐng)導(dǎo)的休息，不要讓領(lǐng)導(dǎo)帶著滿身的疲倦和牽掛去出差。比如，在動(dòng)身前兩三天，與有關(guān)部門打個(gè)招呼，把一些定期的匯報(bào)材料先緩一緩，待領(lǐng)導(dǎo)回來后現(xiàn)看。

二、領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)身的當(dāng)天該做什么

動(dòng)身那天，頂尖秘書應(yīng)做的工作有：

1．安排送站的車

不論領(lǐng)導(dǎo)是從單位走還是直接從家里走，秘書都要安排好送站的車。

2．檢查所坐的車次或航班

最后檢查一下火車或飛機(jī)的運(yùn)行情況，特別是飛機(jī)因氣候不佳而誤點(diǎn)的情況經(jīng)常發(fā)生。如果是乘飛機(jī)的話，一定要向飛機(jī)場(chǎng)方面詢問一下當(dāng)天的航班情況。

3．檢查是否有遺漏

動(dòng)身之前，一定要再仔細(xì)檢查一下領(lǐng)導(dǎo)是否有什么東西忘記帶了，如果有，迅速補(bǔ)上。

4．通知好對(duì)方

起程之后，或把領(lǐng)導(dǎo)送上火車或飛機(jī)之后，就要立即打電話通知對(duì)方接站的時(shí)間。特別是在改變?cè)ǖ能嚧位蚝桨嗟那闆r下，一定要將新的變化告訴對(duì)方。

三、隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差

頂尖秘書隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差時(shí)，主要的工作和任務(wù)有：

1-在車內(nèi)

在車?yán)铮貢奈恢貌荒茈x領(lǐng)導(dǎo)太遠(yuǎn)，稍稍往后靠一靠就行了。秘書的主要職責(zé)是照看好行李。

2．出站時(shí) 火車到站時(shí)，秘書要提著行李先下車。如果對(duì)方有人來接站時(shí)，就要先找到對(duì)方接站的人。找到對(duì)方接站的人之后，不要自作主張地代表領(lǐng)導(dǎo)向?qū)Ψ奖硎靖兄x，而是先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對(duì)方，由領(lǐng)導(dǎo)出面表示感謝。只有當(dāng)對(duì)方也是秘書來接站的情況下，自己才可以向他表示感謝。

在出站時(shí)，不要麻煩對(duì)方給自己提旅行包。如果對(duì)方非常熱情，一定要幫自己提，也不能太固執(zhí)，因?yàn)樵诖笸V眾之下賓主推來推去實(shí)在不雅。

但是，秘書自己不能兩手空空，無論如何也得象征性地提點(diǎn)東西。同樣的道理，也不能讓對(duì)方的秘書兩手空空，使領(lǐng)導(dǎo)覺得對(duì)方的秘書一點(diǎn)也不熱情。

3．注意回避

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與對(duì)方寒暄的時(shí)候，秘書要適當(dāng)離他們遠(yuǎn)一點(diǎn)，注意回避。但是，上車后和開始正式會(huì)談時(shí)，就不能顯得太呆板了。

在久別重逢等場(chǎng)合，領(lǐng)導(dǎo)們也許會(huì)有說不完的話，從花開花落一直談到人世滄桑。在這時(shí)，為了按預(yù)定時(shí)間進(jìn)行活動(dòng)，頂尖秘書一方面要向領(lǐng)導(dǎo)示意時(shí)間已經(jīng)過了，另一方面也要注意提醒對(duì)方的秘書。

到了出差的最后一站，就要向單位匯報(bào)出差的情況，在這時(shí)，一定要附帶說明有多少行李，以便屆時(shí)單位派車來接站。

4．出差回來后

隨領(lǐng)導(dǎo)出差回來之后，頂尖秘書有許多事情要做，如出差總結(jié)報(bào)告、報(bào)銷差旅費(fèi)、整理名片，等等。但是，第一件事就是要把給對(duì)方的感謝信發(fā)出去。如果自己沒有與領(lǐng)導(dǎo)一起出差，那么，就以領(lǐng)導(dǎo)的名義寫；如果是與領(lǐng)導(dǎo)一起出差，也可以自己的名義向?qū)Ψ降拿貢硎靖兄x。但是，即使是如此，也不能只打個(gè)電話就算了，一定要寫成書面的感謝信。然后。應(yīng)該寫出出差總結(jié)報(bào)告。

總結(jié)報(bào)告主要是把出差的經(jīng)過和結(jié)果寫出來，交給有關(guān)部門傳閱。出差總結(jié)報(bào)告，各單位一般都有統(tǒng)一固定的格式。如果秘書沒有與領(lǐng)導(dǎo)一起出差的話，那就先聽聽領(lǐng)導(dǎo)的介紹；如果秘書與領(lǐng)導(dǎo)同行，就根據(jù)自己的記錄和參考領(lǐng)導(dǎo)的談話記錄去寫。

再次，要報(bào)銷差旅費(fèi)。

應(yīng)將車票、住宿費(fèi)等費(fèi)用列出來，填好報(bào)銷單，如果還有其他額外支出，也要寫成支出報(bào)告，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)之后，送財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。

四、領(lǐng)導(dǎo)走后，秘書在家的工作

如果秘書沒有隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差，停留在單位，他在工作也還有很多。

1．檢查領(lǐng)導(dǎo)遺漏的東西

給領(lǐng)導(dǎo)送站回來后，頂尖秘書還應(yīng)對(duì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否還有遺漏的東西，如果突然發(fā)現(xiàn)辦公室桌上還有一份文件，是明天領(lǐng)導(dǎo)和對(duì)方簽訂協(xié)議時(shí)用的。千萬不能驚慌失措，而是要想辦法把它給領(lǐng)導(dǎo)送去。辦法是：

一是用傳真機(jī)傳送過去。因?yàn)閭髡鏅C(jī)現(xiàn)在已開始普遍使用。

二是航空特快專遞。秘書將東西寄出去后，還必須打電話，告訴領(lǐng)導(dǎo)東西已經(jīng)寄 出。

2．抓住機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)

領(lǐng)導(dǎo)出差之后，頂尖秘書不要以為自己沒有什么事做了。讓自己放松放松。應(yīng)當(dāng)把領(lǐng)導(dǎo)出差的時(shí)間當(dāng)做一個(gè)自學(xué)的好機(jī)會(huì)。平時(shí)自己覺得哪些工作不太熟練，哪些方面的知識(shí)還比較欠缺，過去沒有時(shí)間自學(xué)，現(xiàn)在就應(yīng)該抓住這個(gè)機(jī)會(huì)，充實(shí)自己。

3．電話的處理

在領(lǐng)導(dǎo)出差期間，如果有客人來電話找領(lǐng)導(dǎo)，頂尖秘書就要認(rèn)真做好電話記錄，把電話的時(shí)間和內(nèi)容記錄下來。如果事情比較重要的話，領(lǐng)導(dǎo)回來時(shí)，在接站的時(shí)候匯報(bào)；如果不急，就待領(lǐng)導(dǎo)上班后再說。

如果遇到重大突發(fā)事件，要立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

如果這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)或與客戶會(huì)談，電話也找不到，這時(shí)可以把電話打到賓館，請(qǐng)對(duì)方接電話的人寫個(gè)紙條，讓領(lǐng)導(dǎo)晚上回旅館后再等自己的電話，或者給自己來電話。

如果事情不是很保密的話，也可以把事情的大致情況告訴接電話的人，請(qǐng)他直接轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)。

4．領(lǐng)導(dǎo)回來的時(shí)候要接站

領(lǐng)導(dǎo)出差回來的時(shí)候，秘書一般都要到車站或機(jī)場(chǎng)去接站。接站不單純是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出差勞累幫領(lǐng)導(dǎo)搬搬東西，更重要的是可以加深彼此之間的感情，并且。還可以及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。

有的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任心很強(qiáng)，他們身在外地卻掛念單位的事情，回來后急于想知道自己不在單位期間所發(fā)生的一切，特別是出差之前懸而未決的一些問題的處理結(jié)果。

在匯報(bào)時(shí)，秘書不能給領(lǐng)導(dǎo)說得太多，使他有大雨傾盆之感。有些重要的事情不是三言兩語說得清的，對(duì)于這些事情頂尖秘書可以先寫個(gè)提綱。如果領(lǐng)導(dǎo)想急于知道詳情的話，可以把提綱遞給領(lǐng)導(dǎo)。

如果對(duì)方有人為領(lǐng)導(dǎo)送站的話，還要打個(gè)電話告訴他們領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)平安到達(dá)；如果是客戶為領(lǐng)導(dǎo)送站的話，那么在電話里還要向?qū)Ψ奖硎靖兄x。

五．秘書如何隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪

1．秘書隨從工作有什么特點(diǎn)

秘書作為隨從有如下幾個(gè)特點(diǎn)：(1)流動(dòng)性。

領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)的流動(dòng)性同機(jī)關(guān)內(nèi)部工作的穩(wěn)定性形成鮮明的對(duì)比，在機(jī)關(guān)內(nèi)部，秘書工作有常規(guī)可尋，隨領(lǐng)導(dǎo)出訪隨從事務(wù)須圍繞領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)開展。

領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境和內(nèi)容不斷地轉(zhuǎn)移、變化，秘書也應(yīng)相應(yīng)地變化，而且要先走一步，加強(qiáng)隨從事務(wù)的預(yù)見性、計(jì)劃性，為領(lǐng)導(dǎo)的外出活動(dòng)嚴(yán)密組織、過仔細(xì)安排、環(huán)環(huán)相扣而無疏漏。

(2)全面性。

全面性是指隨從秘書承擔(dān)任務(wù)的綜合性。

在機(jī)關(guān)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)有一個(gè)秘書班子。其中，各自分工，各司其職。而隨從出訪秘書則可能是一個(gè)人或幾個(gè)人，不可能如在機(jī)關(guān)內(nèi)部那樣分工很細(xì)，而需進(jìn)行全面性的綜合服務(wù)，從生活服務(wù)到文字服務(wù)，從交通、聯(lián)絡(luò)、會(huì)見、會(huì)談，隨從秘書都要親自安排，服務(wù)到底。全面性的特點(diǎn)要求隨從秘書必須是一個(gè)多面手；辦事精明強(qiáng)干，寫作“倚馬可待”。只有這樣，才能勝任隨從秘書工作。

(3)復(fù)雜性。

隨從工作比起機(jī)關(guān)的日常輔助工作要復(fù)雜得多，無論是領(lǐng)導(dǎo)公事出訪、商務(wù)調(diào)查，還是同外賓會(huì)見、會(huì)談，處理突發(fā)事件等，都要碰到各式人等，他們的立場(chǎng)、觀點(diǎn)、利害關(guān)系各不相同，他們反映的情況有真知灼見，有虛情假意，有實(shí)事求是，有表面文章。在觥籌交錯(cuò)之際，可能隱含著某種謀劃，在鮮花禮品之中可能給領(lǐng)導(dǎo)出了難題，等等。

頂尖秘書要有充分的思想準(zhǔn)備，保持清醒的頭腦，冷靜、機(jī)靈 地處理各種敏感的問題。

如何做好領(lǐng)導(dǎo)的隨從要求 在許多居政府要職的高級(jí)干部出訪或外出巡視的過程中，往往有一大批文秘人員需要作為政府隨員，緊隨其后，從事各種準(zhǔn)備和接待紀(jì)錄工作。這些文秘人員由于處在重要位置，往往對(duì)其有著更高的道德要求。這包括如下幾方面：

(1)忠于職守。

隨從秘書忠于職守主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：

一是忠于國(guó)家和民族的利益，具體的則是忠于本部門、本單位的利益。

二是熱愛隨員工作，對(duì)本職工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍。

三是恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無名英雄，不越權(quán)，不以“準(zhǔn)首長(zhǎng)”自居，更不能狐假虎威。

(2)嚴(yán)守機(jī)密。

由于隨員秘書可以參與領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議，又負(fù)責(zé)各種機(jī)密文件的起草和保管，因而隨員秘書工作具有高度的機(jī)密性。同時(shí)，隨員是工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，是“消息靈通人士”。

所以，作為隨員秘書，應(yīng)嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，既使是本單位的經(jīng)濟(jì)情報(bào)也不能泄露。

另外，隨員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系到群眾利益的事，如住房分配，工資調(diào)整，工作調(diào)動(dòng)，出國(guó)訪部等等也不應(yīng)泄露。

嚴(yán)守機(jī)密還包括不看、不聽、不記自己不該知道的機(jī)密。(3)廉潔奉公。

在跟隨領(lǐng)導(dǎo)人下基層時(shí)，隨員秘書不能以權(quán)謀權(quán)，收受賄賂，不得尋找借口大吃大喝，不能利用公款游山玩水，應(yīng)自覺做到廉潔奉公。

(4)按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事。

領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指領(lǐng)導(dǎo)在指導(dǎo)其所控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)過程中所提出的意見。領(lǐng)導(dǎo)意圖的表達(dá)方式，可以是命令，也可以是指示、決定、交辦意見；既可以是口頭形式，也可以是書面形式。

隨員工作只能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)思想，不能離開領(lǐng)導(dǎo)意圖搞個(gè)人的發(fā)揮、想象。

其中，隨員秘書可以提建議、提想法，思想可以活潑，考慮問題可以開闊些，但不能用不符合總意圖的想法干擾領(lǐng)導(dǎo)的思路和決策。

3．隨從事務(wù)的工作程序

隨從事務(wù)的類型很多，諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議、談判、商務(wù)出訪(出縣、出省、出國(guó))。隨從事務(wù)，往往內(nèi)容不同，時(shí)間有短有長(zhǎng)，但其工作程序都大致相同。以隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪為例，其工作程序大致可分為三個(gè)階段：

(1)準(zhǔn)備階段。

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確定出訪后，頂尖秘書要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工作，包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準(zhǔn)備工作。

①思想準(zhǔn)備。

頂尖秘書要了解： 1)出訪的意圖、目的。2)出訪的內(nèi)容和重點(diǎn)。3)邀請(qǐng)單位和對(duì)象。4)參加出訪的有關(guān)人員。5)出訪的大致日程安排。

6)希望邀請(qǐng)單位做哪些準(zhǔn)備工作等。

②組織準(zhǔn)備。

頂尖秘書要做到：

1)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制出訪方案。2)通知有關(guān)部門確定參加的隨從人員名單，并進(jìn)行編組和分工o 3)組織所有人員參加預(yù)備會(huì)，聽取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示，學(xué)習(xí)有關(guān)文件，布置具體任務(wù)。

4)印發(fā)出訪方案和日程安排。

5)與邀請(qǐng)單位聯(lián)系，使其有所準(zhǔn)備。

③資料準(zhǔn)備。

頂尖秘書要收集：

1)邀請(qǐng)單位的歷史沿革：領(lǐng)導(dǎo)班子：當(dāng)前工作情況及評(píng)價(jià)的資料。2)同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示政策，法規(guī)性文件。3)同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面的資料。

4)出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資 料。

④物質(zhì)準(zhǔn)備。

秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費(fèi)以及照相機(jī)、收錄機(jī)等日常用品。(2)出訪階段。

①做好組織安排。

領(lǐng)導(dǎo)出訪免不了有察看現(xiàn)場(chǎng)，召開座談會(huì)或個(gè)別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時(shí)間、地點(diǎn)和有關(guān)人員。無論哪種活動(dòng)，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。秘書看到、聽到的情況要及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

②主動(dòng)提出建議。

在出訪階段，隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)提出如何處理的建議。

③及時(shí)同單位聯(lián)系。

領(lǐng)導(dǎo)出訪期間，秘書要同原單位及時(shí)溝通信息。如將外出領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)情況及時(shí)告知單位，使單位留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的動(dòng)態(tài)。同時(shí)也要從單位內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解有關(guān)的重要指示，以及原單位的工作動(dòng)向，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實(shí)施不問斷的指揮。

④處理好日常事務(wù)。

隨從秘書要主動(dòng)處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事、時(shí)間、地點(diǎn)等方面的矛盾，要主動(dòng)協(xié)調(diào)，盡量做到事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長(zhǎng)的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。(3)結(jié)束階段。

隨從秘書要做好出訪活動(dòng)的善后工作，這個(gè)階段主要有：

①做好返程安排。

聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、船、機(jī)票，安排好途中食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。②整理調(diào)查資料。‘

回單位后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進(jìn)工作、解決問題的建議。

③抓緊有關(guān)問題的落實(shí)。

在出訪時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回單位后秘書要及時(shí)通知、督促有關(guān)部門抓好落實(shí)，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。④報(bào)銷差旅費(fèi)。

隨從秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開支、報(bào)銷差旅費(fèi)、償還預(yù)借款。

⑤回顧總結(jié)。

隨從秘書要對(duì)自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的工作進(jìn)行回顧總結(jié)，主動(dòng)征求領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、幫助，這對(duì)秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。秘書在整個(gè)跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)期間要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信。執(zhí)行政策，遵守紀(jì)律。謙虛謹(jǐn)慎。平易近人。為領(lǐng)導(dǎo)、也為秘書自身樹立良好的形象。

在許多時(shí)候，頂尖秘書需陪同領(lǐng)導(dǎo)出訪客戶。這時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)和秘書的配合程度直接關(guān)系到單位的形象，作好陪同是對(duì)秘書的基本的要求。

領(lǐng)導(dǎo)在商務(wù)出訪中，有重要的契約或接受訂貨時(shí)，秘書必須與領(lǐng)導(dǎo)同行。．

客戶和領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系時(shí)，作為秘書，應(yīng)該站在輔助的地位，和客戶初次見面時(shí)應(yīng)該親切地寒暄，并且作適當(dāng)?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對(duì)方留下一個(gè)好印象。在整個(gè)談話過程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺。

當(dāng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，陪同的秘書應(yīng)該細(xì)心地傾聽。如果對(duì)方有問題問秘書，秘書要直接或間接地征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見，然后給對(duì)方以滿意的回答。

談判過程中，如果領(lǐng)導(dǎo)和客戶在某個(gè)方面爭(zhēng)論得比較激烈，頂尖秘書就要適時(shí)地從中打圓場(chǎng)。

在商談結(jié)束時(shí)，無論成交還是不成交，都不要被當(dāng)時(shí)的氣氛所影響，應(yīng)盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對(duì)方有這樣的評(píng)價(jià)：“這個(gè)公司上下怎么一點(diǎn)禮貌都不懂。”或是：“這個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)還不錯(cuò)，可用人不太精明，怎么選了個(gè)這么不懂禮儀的陪同。”。

如果領(lǐng)導(dǎo)訪問的對(duì)象也是秘書自己所熟悉的。這時(shí)，頂尖秘書首先要注意的是不要“越位”，應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導(dǎo)和客戶之間的中間人立場(chǎng)，使領(lǐng)導(dǎo)有多講話的機(jī)會(huì)。

在領(lǐng)導(dǎo)與客戶商談時(shí)，頂尖秘書應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對(duì)方法，并且要靈活掌握氣氛。

(1)氣氛過“熱”時(shí)，適當(dāng)?shù)亍敖禍亍薄?2)氣氛過“冷”時(shí)．不時(shí)地“加溫”。(3)適度地轉(zhuǎn)移話題。解除尷尬。

頂尖秘書在領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，不能一味騎墻。盡管商談是為了本公司的利益，但是，應(yīng)講究方式方法。

比如。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判時(shí)進(jìn)一步向?qū)Ψ教釂枙r(shí)，秘書可以若無其事地推動(dòng)；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判的內(nèi)容不當(dāng)或有必要進(jìn)行更正時(shí)，秘書應(yīng)該很有默契助領(lǐng)導(dǎo)一臂之力。

由于秘書同客戶也是舊相識(shí)，因此，秘書不要過多地同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系以求占得上風(fēng)。因?yàn)檫@樣會(huì)使對(duì)方提高警覺，產(chǎn)生戒備之心，對(duì)雙方的相互溝通無益。況且，有領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)，秘書也大可不必過多地參與商談的主要內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)心中自然是有數(shù)的。

在陪同領(lǐng)導(dǎo)訪問客戶時(shí)，秘書積極地配合他們，尊重他們，不僅能增進(jìn)上下級(jí)的關(guān)系，在客戶眼中看來，也會(huì)認(rèn)為這位秘書是一個(gè)應(yīng)對(duì)得體的好“幕僚”，從而提高領(lǐng)導(dǎo)和單位的信譽(yù)。

秘書隨領(lǐng)導(dǎo)外出應(yīng)禁忌什么

(1)忌擺錯(cuò)位置。

隨從秘書要時(shí)刻牢記自己是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是普普通通的機(jī)關(guān)干部，只有服務(wù)、保障、指導(dǎo)下級(jí)單位工作的義務(wù)，沒有爭(zhēng)名利、搞特殊的權(quán)利，更不能借工作之便謀取私利，或借領(lǐng)導(dǎo)之名狐假虎威，應(yīng)嚴(yán)于律己，遵守職責(zé)。

其中，頂尖秘書要特別防止三個(gè)問題：

①身價(jià)過高。

秘書比領(lǐng)導(dǎo)還難見，比領(lǐng)導(dǎo)還老大，比領(lǐng)導(dǎo)還難說話，盛氣凌人，居高臨下。

②欲望太強(qiáng)。

為領(lǐng)導(dǎo)辦公事順便給自己辦私事，領(lǐng)導(dǎo)享受什么待遇自己也第十篇頂尖秘書如何安排領(lǐng)導(dǎo)出行 ．想攀比。③膽子過大。

未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，對(duì)有關(guān)問題擅自作主，隨意表態(tài)，甚至打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)，假用領(lǐng)導(dǎo)名義，違反規(guī)定，拉關(guān)系，走后門，搞不正之風(fēng)。(2)忌作風(fēng)隨便。

隨從秘書必須有良好的思想作風(fēng)、工作作風(fēng)和生活作風(fēng)。大處著眼，小處著手，時(shí)時(shí)處處嚴(yán)格要求自己，在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作應(yīng)該給群眾樹立起一種端莊可敬、樸實(shí)無華的好形象。

其中，頂尖秘書要克服這樣一些毛病：

一是在領(lǐng)導(dǎo)面前畢恭畢敬、曲意迎合，背后卻敷衍了事，甚至犯自由主義。

二是對(duì)下級(jí)反映的問題不冷不熱，甚至不屑一顧，或故意拖延，或曲解匯報(bào)。

三是裝腔作勢(shì)。喜歡在群眾面前出風(fēng)頭，在領(lǐng)導(dǎo)面前爭(zhēng)彩頭。領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)隨意插話。

四是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)過于隨便，拍拍打打，亂開玩笑；而在群眾面前則口出狂言，不拘小節(jié)。(3)忌動(dòng)作懶散。

隨從秘書辦事應(yīng)迅速果斷，干凈利落，說走馬上出發(fā)，說停可就地安頓，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，要件件有著落，事事有回音，既緊張快速，又有條不紊，不能拖泥帶水，漏洞百出。

以下三種情況是隨從秘書應(yīng)該避免的：

①動(dòng)作拖拉，慢條斯理，不慌不忙，讓首長(zhǎng)為你操心。

②生活懶散，丟東忘西，睡眼惺松，讓首長(zhǎng)為你操勞。

③工作被動(dòng)，眼中無活，撥撥轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，讓首長(zhǎng)為你服務(wù)。(4)忌反應(yīng)遲鈍。

隨從秘書需要獨(dú)當(dāng)一面地開展工作，必須頭腦機(jī)靈。思維敏捷，反應(yīng)快速，能夠準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作特點(diǎn)和生活習(xí)慣，積極主動(dòng)地完成工作任務(wù)。

一般來說，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)隨從秘書最不能容忍的有四條，頂尖秘書應(yīng)力戒之：

一是對(duì)已經(jīng)交待得很清楚的事項(xiàng)，理解不了，不能舉一反三，執(zhí)行結(jié)果走樣。，二是與其研究問題，沒有獨(dú)到見解，觀點(diǎn)含糊不清，語無倫次，只會(huì)出餿主意，幫倒忙。

三是該匯報(bào)的情況遲遲沒有著落。

四是說話辦事不分時(shí)機(jī)和場(chǎng)合，用得著時(shí)不在位：該回避時(shí)不離開，說話不著邊際，辦事不分輕重，關(guān)鍵時(shí)刻躲躲閃閃，處理問題沒有棱角。

六、隨領(lǐng)導(dǎo)出國(guó)

頂尖秘書隨領(lǐng)導(dǎo)出國(guó)，一般來說，有如下工作要做：

1．審查選定最佳旅程表

頂尖秘書一般應(yīng)根據(jù)情況編制幾個(gè)旅程表方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇。領(lǐng)導(dǎo)選定最佳方案后，秘書要打印成文。

2．準(zhǔn)備好必須攜帶的文件資料

要根據(jù)旅行的目的要求，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備隨身攜帶的各種文件，如講演稿談判、合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料以及目的地或與國(guó)家的指南等，同時(shí)還需為領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)國(guó)家的風(fēng)土人情及各種禮節(jié)，使領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)后開展活動(dòng)圓滿順利。

3．經(jīng)辦旅行的各種必要手續(xù)

頂尖秘書經(jīng)辦各種手續(xù)主要包括六項(xiàng)內(nèi)容：撰寫出國(guó)申請(qǐng)；辦理護(hù)照；辦理簽證；辦理“黃皮書”；辦理出入境登記卡；訂購(gòu)機(jī)票、車船票。(1)撰寫出國(guó)申請(qǐng)。

出國(guó)申請(qǐng)一般包括以下內(nèi)容：

①出國(guó)事由。②出國(guó)團(tuán)組的人數(shù)。

③出國(guó)路線及外方所在國(guó)名稱。

④出國(guó)日程安排。如出國(guó)時(shí)間、在國(guó)外活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、回國(guó)時(shí)間等。

申請(qǐng)文書后面附出國(guó)人員名單(寫清姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱)以及外方所發(fā)的邀請(qǐng)函(副單)。

(2)辦理護(hù)照。

護(hù)照是主權(quán)國(guó)家發(fā)給本國(guó)公民出入境及到國(guó)外辦事旅行居留的合法身份證件和國(guó)籍證明。凡出國(guó)人員均應(yīng)持有護(hù)照。出國(guó)前要憑護(hù)照辦理所去國(guó)家和中途經(jīng)停國(guó)家的簽證，憑護(hù)照購(gòu)買國(guó)際航班機(jī)票和住旅館。任何國(guó)家都不允許沒有護(hù)照的人進(jìn)入其國(guó)境，對(duì)護(hù)照的檢驗(yàn)很嚴(yán)格。在國(guó)內(nèi)，外交、公務(wù)和因公普通護(hù)照，由外交部及其授權(quán)機(jī)關(guān)(各省、市、自治區(qū)的外事辦公室)辦理。在國(guó)外則由我國(guó)駐外使、領(lǐng)館等外交機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。

頂尖秘書在辦理護(hù)照時(shí)應(yīng)注意幾個(gè)事項(xiàng)：

第一，攜帶有關(guān)證件。

這主要包括主管部門的出國(guó)批件，出國(guó)人員政審批件，所去國(guó)有關(guān)公司的邀請(qǐng)書等文件。

第二，認(rèn)真填寫有關(guān)卡片和申請(qǐng)表。

第三，拿到護(hù)照后，再認(rèn)真檢查核對(duì)每位出國(guó)人員姓名、籍貫、出生年月和地點(diǎn)。

要檢查護(hù)照上的照片姓名是否與本人一致，有無授權(quán)發(fā)照人的簽字和發(fā)照機(jī)關(guān)的蓋章；發(fā)照日期和有效期有無問題，使用舊護(hù)照再次出國(guó)者更應(yīng)注意其有效期，若已過期，必須申請(qǐng)延長(zhǎng)，出國(guó)人員是否在持照人欄目上簽字，其中秘書代簽亦可。

護(hù)照萬一遺失，應(yīng)立即向當(dāng)?shù)毓簿謷焓Р檎遥舨檎覠o獲，則立即申請(qǐng)補(bǔ)辦。(3)辦理簽證。

護(hù)照辦理好后，再申請(qǐng)所去國(guó)家(地區(qū))和中途經(jīng)停國(guó)家的簽證。

簽證是一國(guó)官方機(jī)構(gòu)對(duì)本國(guó)和外國(guó)公民出入國(guó)境或在本國(guó)停留、居住的許可證明。簽證一般可在護(hù)照上進(jìn)行，也有的在其他身份證件上。如果前往未曾建交的國(guó)家，則用單獨(dú)的簽證與護(hù)照同時(shí)使用。我國(guó)的簽證一般在護(hù)照上簽。

前往國(guó)的簽證一般可持國(guó)外邀請(qǐng)書，或有關(guān)國(guó)家移民局的允許證等，通過中國(guó)旅行社簽證代辦處辦理。

取得簽證后，頂尖秘書要注意兩點(diǎn)：

第一，注意簽證的有效期及證明機(jī)關(guān)是否簽字蓋章。

第二，若由于種種原因簽證已過期失效，在國(guó)內(nèi)重新申辦延長(zhǎng)，在國(guó)外應(yīng)通過我駐外使館或自行由駐在國(guó)有關(guān)當(dāng)局辦理延長(zhǎng)手續(xù)。(4)辦理“黃皮書”。

“黃皮書”即“預(yù)防接種證書”，因?yàn)樗姆饷嫱ǔＪ屈S色的，所以慣稱“黃皮書”。

為防止國(guó)際問某些傳染疾病的流行，世界衛(wèi)生組織正式通過的《國(guó)際衛(wèi)生準(zhǔn)則》規(guī)定，入境者在進(jìn)入一個(gè)接納國(guó)的國(guó)境前，要接種種牛痘、霍亂、黃熱病的疫苗。

我國(guó)的黃皮書由衛(wèi)生部統(tǒng)一印制，各省市衛(wèi)生檢疫站負(fù)責(zé)簽發(fā)和注射疫苗，初次出國(guó)者，持單位介紹信前往辦理，已有黃皮書需要復(fù)種者可憑黃皮書進(jìn)行。(5)辦理出境登記卡。

在辦妥上述各項(xiàng)手續(xù)后，秘書再攜帶出國(guó)人員的護(hù)照、戶口簿、居民身份證辦理臨時(shí)出國(guó)登記手續(xù)。

(6)訂購(gòu)機(jī)票(車，船票)。

機(jī)票一般分為正式、優(yōu)待、特殊三種：按等級(jí)分有一等票(F)、經(jīng)濟(jì)票(Y)、公務(wù)票(c)；按旅行路線的狀況可分為六種：?jiǎn)纬獭⑼党獭h(huán)行、環(huán)球、分支旅行、斷路旅行等。

在國(guó)內(nèi)買機(jī)票時(shí)，須在中國(guó)民航所屬的售票處先填寫旅客訂座單，待所屬航班的機(jī)票訂妥后，按約定時(shí)間，持護(hù)照和票款取票。

在填訂座單時(shí)，若領(lǐng)導(dǎo)(或其他出國(guó)人員)已選好航班、等級(jí)，并確定了出發(fā)日期，就按計(jì)劃填寫；如果事先設(shè)計(jì)劃好，秘書先填寫出國(guó)人員姓名、年齡、職稱、性別、國(guó)籍、護(hù)照號(hào)碼、航程、等級(jí)，其余項(xiàng)目可講明要求，請(qǐng)售票處人員參謀幫助填寫。

取得機(jī)票后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)：

①各票本上的每張乘機(jī)聯(lián)上的姓名、外文拼音要正確，要與護(hù)照、簽證和黃皮書一致。

②每張乘機(jī)聯(lián)的右上角應(yīng)有出票航空公司印章和開票人簽字及出票日期。

③整個(gè)行程中所需各段機(jī)票應(yīng)齊全，即乘機(jī)聯(lián)上的黑粗線框是否把旅途中各點(diǎn)都包括進(jìn)去，每個(gè)黑粗線框內(nèi)的“預(yù)定”欄各項(xiàng)是否和自己的計(jì)劃一致、正確。

④在“訂座情況”一項(xiàng)中，“OK”字樣表示機(jī)座已訂妥，“RQ”則表示不被確認(rèn)。

遇此“RQ”，秘書或更換航班，或繼續(xù)爭(zhēng)取。

⑤核對(duì)票價(jià)，看計(jì)算是否有高低之錯(cuò)。

高了多花錢，低了到國(guó)外還要補(bǔ)錢，一旦換票，就很費(fèi)周折，應(yīng)事先杜絕。

⑥如果機(jī)座是國(guó)外有關(guān)機(jī)構(gòu)代為訂妥，在國(guó)內(nèi)購(gòu)票時(shí)要向售票處說明，請(qǐng)求開票時(shí)把座位一項(xiàng)空出不填，以免在需要改變航班時(shí)麻煩。

⑦機(jī)票不能涂改，如售票處開票時(shí)寫錯(cuò)，應(yīng)請(qǐng)求重開，否則在涂改處蓋公單，并注說明。

如果乘坐的是國(guó)際列車，秘書應(yīng)攜帶出國(guó)人員的護(hù)照、簽證、黃皮書等證件到北京中國(guó)國(guó)際旅行社辦理購(gòu)票手續(xù)，在北京火車站上車。

如果需坐船出國(guó)，秘書可攜帶出國(guó)人員的護(hù)照、簽證、黃皮書等證件到中國(guó)外輪代理公司所屬公司辦理船票。船票只適用本船票上注明的船名、航次日期的班輪。無論什么原因，一旦誤船，船票作廢，不退票款。所以秘書要提醒領(lǐng)導(dǎo)不要誤船o(7)保險(xiǎn)。

保險(xiǎn)，頂尖秘書可以通過代理人直接由保險(xiǎn)公司安排。保險(xiǎn)主要是適用于意外事故，醫(yī)療及行李丟失等。

第二篇：《頂尖秘書》 第十篇 頂尖秘書如何安排領(lǐng)導(dǎo)出行

一、領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書須做哪些準(zhǔn)備

領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出差，而且有很多出差任務(wù)是臨時(shí)決定下來的。

不論是在國(guó)內(nèi)出差還是到國(guó)外出差，不論是短期出差還是長(zhǎng) 期出差，在每次出差動(dòng)身之前，秘書都要為領(lǐng)導(dǎo)做大量的準(zhǔn)備工 作。如安排日程、預(yù)訂機(jī)票船票和旅館、整理隨身攜帶的洗漱用 品、預(yù)支差旅費(fèi)，準(zhǔn)備必需的文件資料和領(lǐng)導(dǎo)在各種不同場(chǎng)合的發(fā) 言提綱等。如果與領(lǐng)導(dǎo)同行，不僅要做好工作上的助手，還要做好 生活上的助手；如果留在家里，同樣要做好自己承擔(dān)的各項(xiàng)日常工 作。

領(lǐng)導(dǎo)要去出差。那么，出差的目的是為了什么呢?秘書在為 領(lǐng)導(dǎo)草擬出差日程表之前，一定要弄清這個(gè)問題。領(lǐng)導(dǎo)出差，頂尖秘書應(yīng)做的準(zhǔn)備工作有：

1．訂出周密的計(jì)劃

頂尖秘書為領(lǐng)導(dǎo)做出差準(zhǔn)備，一定要細(xì)心周到地做好計(jì)劃。如果不是忘了帶合同文本，就是在日程安排上出現(xiàn)“撞車”，那會(huì)給 領(lǐng)導(dǎo)，也會(huì)給自己出不少麻煩。對(duì)于出差過程中的每一項(xiàng)日程，頂 尖秘書都要預(yù)先像放電影一樣讓每一個(gè)情節(jié)在自己的頭腦中出現(xiàn) 一次。

要作好這項(xiàng)工作，首先必須知道領(lǐng)導(dǎo)此行的目的，否則，不可 能訂出周密詳細(xì)的計(jì)劃。

2．與對(duì)方秘書聯(lián)系

不管領(lǐng)導(dǎo)是去開會(huì)、出訪還是應(yīng)邀去參加研討會(huì)，或是為了洽 談具體的業(yè)務(wù)，秘書一定要事先與對(duì)方的秘書聯(lián)系，把活動(dòng)的時(shí)間 和地點(diǎn)約好。

領(lǐng)導(dǎo)是坐火車去還是乘飛機(jī)去?是星期一下午動(dòng)身，還是星 期二早晨動(dòng)身合適?除去參加會(huì)議或洽談業(yè)務(wù)外，還有沒有其他 事要辦?還有沒有其他東西要準(zhǔn)備?對(duì)于這些問題，頂尖秘書預(yù) 先要擬一個(gè)提綱，找個(gè)時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)作個(gè)專題匯報(bào)。

領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣或愛好，對(duì)秘書的日程表作些修 改。

日程表排好之后，頂尖秘書要多復(fù)印幾份，給領(lǐng)導(dǎo)、給在家負(fù) 責(zé)日常工作的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員各送一份。安排日程的時(shí)候，在時(shí) 間上一定要留有余地，特別是第一次去的地方，更是如此。

其中，這個(gè)余地是相對(duì)的，不能讓領(lǐng)導(dǎo)閑得無聊，浪費(fèi)時(shí)間。如果要去游覽觀光，最好安排在空閑時(shí)間進(jìn)行。

在與對(duì)方秘書聯(lián)系的同時(shí)，還可以通過其他的渠道，了解一下 對(duì)方所在地的環(huán)境、氣候、街道等方面的情況，這些對(duì)安排日程表 也有重要的參考作用。

如果與對(duì)方是初次接觸，那么，讓對(duì)方在什么地方接站，或者 什么時(shí)候登門拜訪對(duì)方，這些細(xì)節(jié)問題，頂尖秘書都要事先考慮 好，因?yàn)檫@往往容易影響領(lǐng)導(dǎo)本人的形象。

3．預(yù)訂車票

在準(zhǔn)備預(yù)訂車票(或機(jī)票)的時(shí)候，一定要查用最新的列車時(shí) 刻表，因?yàn)楝F(xiàn)在有許多季節(jié)性的或臨時(shí)性的車次，稍不留心，就會(huì) 訂不上。

各機(jī)關(guān)單位和公司對(duì)出差的待遇都有不同的規(guī)定。比如，按 規(guī)定飛機(jī)的頭等艙不是每個(gè)出差的人都能乘坐的。因此，秘書在 預(yù)訂車票和機(jī)票之前，一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)能享受哪一級(jí)的待 遇。

預(yù)訂車票時(shí)，最好選擇直達(dá)車。因?yàn)槌霾钔局校盥闊┑木褪?換車，倒來倒去，稍不注意，就會(huì)誤車誤點(diǎn)。所以能直達(dá)的就最好 不要換車。如果是在大站換車，在時(shí)間上一定要安排得寬裕些。

為了預(yù)防意外，頂尖秘書在日程上要注明其他交通工具，如飛 機(jī)、輪船起飛、起航的時(shí)間，這樣能根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)靈活地?fù)Q乘 其他交通工具。

從平時(shí)起，秘書就要注意學(xué)習(xí)預(yù)訂和購(gòu)買車票、機(jī)票、船票的 辦法，及如何使用支票，如何兌換外幣，等等。這樣，就能保證領(lǐng)導(dǎo) 工作的順利。

4．安排住宿

領(lǐng)導(dǎo)出差，安排住什么樣的旅館，一般頂尖秘書都要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo) 個(gè)人的愛好和習(xí)慣來決定。有餉領(lǐng)導(dǎo)喜歡住清靜優(yōu)雅的小旅館； 也有的喜歡住富麗堂皇的高級(jí)飯店；有的喜歡住單人房間；有的則 喜歡兩人合居一室。秘書對(duì)此要弄清楚，并事先聯(lián)系安排好。

如果出差的地方是第一次去，在那里有本單位的辦事處或子 公司，或自己的事務(wù)所的話，就請(qǐng)他們?yōu)樽约郝?lián)系安排住處。沒有 的話，就請(qǐng)當(dāng)?shù)芈糜位蚪煌ú块T介紹。沒有什么特別的情況，不要 去找自己的客戶或代理商。

因?yàn)轫敿饷貢蝗フ宜麄儯麄兙蜔崆榈匮?qǐng)住到他們那里 去。他們?cè)绞菬崆椋o他們帶來的麻煩就越多。

整理好隨身攜帶的用品

領(lǐng)導(dǎo)出差要隨身攜帶哪些東西，頂尖秘書一定要替領(lǐng)導(dǎo)想好。

因?yàn)槿绻霾钍沁h(yuǎn)行，忘了帶什么東西必須要回來取的話，那 就要誤事。

臨動(dòng)身之前，頂尖秘書要把領(lǐng)導(dǎo)隨身攜帶的東西按公與私分 別列個(gè)清單，給領(lǐng)導(dǎo)看看有什么遺漏。

領(lǐng)導(dǎo)出差一般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、筆記本、活動(dòng) 日程表、地圖、交通圖、照相機(jī)、收錄機(jī)及一些備用品。如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗漱用品、藥品等。

但是，頂尖秘書在準(zhǔn)備這些東西時(shí)，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就 盡量少帶。

6．臨行前的工作安排

秘書一方面為領(lǐng)導(dǎo)出差作準(zhǔn)備，但在另一方面也要讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì) 其工作做個(gè)安排。領(lǐng)導(dǎo)要出差了，特別是出差的時(shí)間比較長(zhǎng)，各部 門來請(qǐng)示的人肯定會(huì)增多，送上來的請(qǐng)示報(bào)告也會(huì)增多。在這時(shí)，頂尖秘書要注意安排好領(lǐng)導(dǎo)的休息，不要讓領(lǐng)導(dǎo)帶著滿身的疲倦 和牽掛去出差。比如，在動(dòng)身前兩三天，與有關(guān)部門打個(gè)招呼，把一些定期的 匯報(bào)材料先緩一緩，待領(lǐng)導(dǎo)回來后現(xiàn)看。

二、領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)身的當(dāng)天該做什么

動(dòng)身那天，頂尖秘書應(yīng)做的工作有：

1．安排送站的車

不論領(lǐng)導(dǎo)是從單位走還是直接從家里走，秘書都要安排好送 站的車。

2．檢查所坐的車次或航班

頂尖秘書最后檢查一下火車或飛機(jī)的運(yùn)行情況，特別是飛機(jī) 因氣候不佳而誤點(diǎn)的情況經(jīng)常發(fā)生。

如果是乘飛機(jī)的話，一定要向飛機(jī)場(chǎng)方面詢問一下當(dāng)天的航 班情況。

3．檢查是否有遺漏

動(dòng)身之前，一定要再仔細(xì)檢查一下領(lǐng)導(dǎo)是否有什么東西忘記 帶了，如果有，迅速補(bǔ)上。

4．通知好對(duì)方

起程之后，或把領(lǐng)導(dǎo)送上火車或飛機(jī)之后，就要立即打電話通 知對(duì)方接站的時(shí)間。特別是在改變?cè)ǖ能嚧位蚝桨嗟那闆r下，一定要將新的變化告訴對(duì)方。

三、隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差

頂尖秘書隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差時(shí)，主要的工作和任務(wù)有：

1-在車內(nèi)

在車?yán)铮貢奈恢貌荒茈x領(lǐng)導(dǎo)太遠(yuǎn)，稍稍往后靠一靠就行 了。秘書的主要職責(zé)是照看好行李。

2．出站時(shí)

火車到站時(shí)，秘書要提著行李先下車。

如果對(duì)方有人來接站時(shí)，就要先找到對(duì)方接站的人。找到對(duì) 方接站的人之后，不要自作主張地代表領(lǐng)導(dǎo)向?qū)Ψ奖硎靖兄x，而是 先把領(lǐng)導(dǎo)介紹給對(duì)方，由領(lǐng)導(dǎo)出面表示感謝。只有當(dāng)對(duì)方也是秘 書來接站的情況下，自己才可以向他表示感謝。

在出站時(shí)，不要麻煩對(duì)方給自己提旅行包。

如果對(duì)方非常熱情，一定要幫自己提，也不能太固執(zhí)，因?yàn)樵?大庭廣眾之下賓主推來推去實(shí)在不雅。

但是，秘書自己不能兩手空空，無論如何也得象征性地提點(diǎn)東 西。同樣的道理，也不能讓對(duì)方的秘書兩手空空，使領(lǐng)導(dǎo)覺得對(duì)方 的秘書一點(diǎn)也不熱情。

3．注意回避

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與對(duì)方寒暄的時(shí)候，秘書要適當(dāng)離他們遠(yuǎn)一點(diǎn)，注意回 避。但是，上車后和開始正式會(huì)談時(shí)，就不能顯得太呆板了。

在久別重逢等場(chǎng)合，領(lǐng)導(dǎo)們也許會(huì)有說不完的話，從花開花落 一直談到人世滄桑。在這時(shí)，為了按預(yù)定時(shí)間進(jìn)行活動(dòng)，頂尖秘書 一方面要向領(lǐng)導(dǎo)示意時(shí)間已經(jīng)過了，另一方面也要注意提醒對(duì)方 的秘書。

到了出差的最后一站，就要向單位匯報(bào)出差的情況，在這時(shí)，一定要附帶說明有多少行李，以便屆時(shí)單位派車來接站。

4．出差回來后

隨領(lǐng)導(dǎo)出差回來之后，頂尖秘書有許多事情要做，如出差總結(jié) 報(bào)告、報(bào)銷差旅費(fèi)、整理名片，等等。但是，第一件事就是要把給對(duì) 方的感謝信發(fā)出去。如果自己沒有與領(lǐng)導(dǎo)一起出差，那么，就以領(lǐng) 導(dǎo)的名義寫；如果是與領(lǐng)導(dǎo)一起出差，也可以自己的名義向?qū)Ψ降?秘書表示感謝。但是，即使是如此，也不能只打個(gè)電話就算了，一 定要寫成書面的感謝信。

然后。應(yīng)該寫出出差總結(jié)報(bào)告。

總結(jié)報(bào)告主要是把出差的經(jīng)過和結(jié)果寫出來，交給有關(guān)部門 傳閱。出差總結(jié)報(bào)告，各單位一般都有統(tǒng)一固定的格式。如果秘 書沒有與領(lǐng)導(dǎo)一起出差的話，那就先聽聽領(lǐng)導(dǎo)的介紹；如果秘書與 領(lǐng)導(dǎo)同行，就根據(jù)自己的記錄和參考領(lǐng)導(dǎo)的談話記錄去寫。

再次，要報(bào)銷差旅費(fèi)。

頂尖秘書應(yīng)將車票、住宿費(fèi)等費(fèi)用列出來，填好報(bào)銷單，如果 還有其他額外支出，也要寫成支出報(bào)告，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)之后，送財(cái)務(wù) 部門報(bào)銷。

四、領(lǐng)導(dǎo)走后，秘書在家的工作

如果秘書沒有隨領(lǐng)導(dǎo)一起出差，停留在單位，他在工作也還有 很多。

1．檢查領(lǐng)導(dǎo)遺漏的東西

給領(lǐng)導(dǎo)送站回來后，頂尖秘書還應(yīng)對(duì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否還有遺漏 的東西，如果突然發(fā)現(xiàn)辦公室桌上還有一份文件，是明天領(lǐng)導(dǎo)和對(duì) 方簽訂協(xié)議時(shí)用的。千萬不能驚慌失措，而是要想辦法把它給領(lǐng) 導(dǎo)送去。辦法是：

一是用傳真機(jī)傳送過去。

因?yàn)閭髡鏅C(jī)現(xiàn)在已開始普遍使用。

二是航空特快專遞。

秘書將東西寄出去后，還必須打電話，告訴領(lǐng)導(dǎo)東西已經(jīng)寄 出。

2．抓住機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)

領(lǐng)導(dǎo)出差之后，頂尖秘書不要以為自己沒有什么事做了。讓自 己放松放松。應(yīng)當(dāng)把領(lǐng)導(dǎo)出差的時(shí)間當(dāng)做一個(gè)自學(xué)的好機(jī)會(huì)。平時(shí)自己覺得哪些工作不太熟練，哪些方面的知識(shí)還比較欠缺，過去 沒有時(shí)間自學(xué)，現(xiàn)在就應(yīng)該抓住這個(gè)機(jī)會(huì)，充實(shí)自己。

3．電話的處理

在領(lǐng)導(dǎo)出差期間，如果有客人來電話找領(lǐng)導(dǎo)，頂尖秘書就要認(rèn) 真做好電話記錄，把電話的時(shí)間和內(nèi)容記錄下來。如果事情比較 重要的話，領(lǐng)導(dǎo)回來時(shí)，在接站的時(shí)候匯報(bào)；如果不急，就待領(lǐng)導(dǎo)上 班后再說。

如果遇到重大突發(fā)事件，要立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

如果這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)或與客戶會(huì)談，電話也找不到，這時(shí)可 以把電話打到賓館，請(qǐng)對(duì)方接電話的人寫個(gè)紙條，讓領(lǐng)導(dǎo)晚上回旅 館后再等自己的電話，或者給自己來電話。

如果事情不是很保密的話，也可以把事情的大致情況告訴接 電話的人，請(qǐng)他直接轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)。

4．領(lǐng)導(dǎo)回來的時(shí)候要接站

領(lǐng)導(dǎo)出差回來的時(shí)候，秘書一般都要到車站或機(jī)場(chǎng)去接站。頂尖秘書接站不單純是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出差勞累幫領(lǐng)導(dǎo)搬搬東西，更重要的是可以加深彼此之間的感情，并且。還可以及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo) 匯報(bào)工作。

有的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任心很強(qiáng)，他們身在外地卻掛念單位的事情，回來 后急于想知道自己不在單位期間所發(fā)生的一切，特別是出差之前 懸而未決的一些問題的處理結(jié)果。

在匯報(bào)時(shí)，秘書不能給領(lǐng)導(dǎo)說得太多，使他有大雨傾盆之感。有些重要的事情不是三言兩語說得清的，對(duì)于這些事情頂尖秘書 可以先寫個(gè)提綱。如果領(lǐng)導(dǎo)想急于知道詳情的話，可以把提綱遞 給領(lǐng)導(dǎo)。

如果對(duì)方有人為領(lǐng)導(dǎo)送站的話，還要打個(gè)電話告訴他們領(lǐng)導(dǎo) 已經(jīng)平安到達(dá)；如果是客戶為領(lǐng)導(dǎo)送站的話，那么在電話里還要向 對(duì)方表示感謝。

五．秘書如何隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪

1．秘書隨從工作有什么特點(diǎn)

秘書作為隨從有如下幾個(gè)特點(diǎn)：(1)流動(dòng)性。

領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)的流動(dòng)性同機(jī)關(guān)內(nèi)部工作的穩(wěn)定性形成鮮明的 對(duì)比，在機(jī)關(guān)內(nèi)部，秘書工作有常規(guī)可尋，隨領(lǐng)導(dǎo)出訪隨從事務(wù)須 圍繞領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)開展。

領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境和內(nèi)容不斷地轉(zhuǎn)移、變化，秘 書也應(yīng)相應(yīng)地變化，而且要先走一步，加強(qiáng)隨從事務(wù)的預(yù)見性、計(jì) ．264． 頂尖秘書

劃性，為領(lǐng)導(dǎo)的外出活動(dòng)嚴(yán)密組織、過仔細(xì)安排、環(huán)環(huán)相扣而無疏 漏。

(2)全面性。

全面性是指隨從秘書承擔(dān)任務(wù)的綜合性。

在機(jī)關(guān)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)有一個(gè)秘書班子。其中，各自分工，各司其 職。而隨從出訪秘書則可能是一個(gè)人或幾個(gè)人，不可能如在機(jī)關(guān) 內(nèi)部那樣分工很細(xì)，而需進(jìn)行全面性的綜合服務(wù)，從生活服務(wù)到文 字服務(wù)，從交通、聯(lián)絡(luò)、會(huì)見、會(huì)談，隨從秘書都要親自安排，服務(wù)到 底。·

全面性的特點(diǎn)要求隨從秘書必須是一個(gè)多面手；辦事精明強(qiáng) 干，寫作“倚馬可待”。只有這樣，才能勝任隨從秘書工作。(3)復(fù)雜性。

隨從工作比起機(jī)關(guān)的日常輔助工作要復(fù)雜得多，無論是領(lǐng)導(dǎo) 公事出訪、商務(wù)調(diào)查，還是同外賓會(huì)見、會(huì)談，處理突發(fā)事件等，都 要碰到各式人等，他們的立場(chǎng)、觀點(diǎn)、利害關(guān)系各不相同，他們反映 的情況有真知灼見，有虛情假意，有實(shí)事求是，有表面文章。在觥 籌交錯(cuò)之際，可能隱含著某種謀劃，在鮮花禮品之中可能給領(lǐng)導(dǎo)出 了難題，等等。

頂尖秘書要有充分的思想準(zhǔn)備，保持清醒的頭腦，冷靜、機(jī)靈 地處理各種敏感的問題。

如何做好領(lǐng)導(dǎo)的隨從要求

在許多居政府要職的高級(jí)干部出訪或外出巡視的過程中，往 往有一大批文秘人員需要作為政府隨員，緊隨其后，從事各種準(zhǔn)備 和接待紀(jì)錄工作。這些文秘人員由于處在重要位置，往往對(duì)其有 著更高的道德要求。這包括如下幾方面：(1)忠于職守。

隨從秘書忠于職守主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：

一是忠于國(guó)家和民族的利益，具體的則是忠于本部門、本單位 的利益。

二是熱愛隨員工作，對(duì)本職工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍。

三是恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無名英雄，不越權(quán)，不以 “準(zhǔn)首長(zhǎng)”自居，更不能狐假虎威。(2)嚴(yán)守機(jī)密。

由于隨員秘書可以參與領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議，又負(fù)責(zé)各種機(jī) 密文件的起草和保管，因而隨員秘書工作具有高度的機(jī)密性。同 時(shí)，隨員是工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，是“消息靈通人士”。

所以，作為隨員秘書，應(yīng)嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，既使是本單位 的經(jīng)濟(jì)情報(bào)也不能泄露。

另外，隨員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系到群眾利益的事，如住房分 配，工資調(diào)整，工作調(diào)動(dòng)，出國(guó)訪部等等也不應(yīng)泄露。

嚴(yán)守機(jī)密還包括不看、不聽、不記自己不該知道的機(jī)密。(3)廉潔奉公。

在跟隨領(lǐng)導(dǎo)人下基層時(shí)，隨員秘書不能以權(quán)謀權(quán)，收受賄賂，不得尋找借口大吃大喝，不能利用公款游山玩水，應(yīng)自覺做到廉潔 奉公。

(4)按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事。

領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指領(lǐng)導(dǎo)在指導(dǎo)其所控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)過程中所提 出的意見。領(lǐng)導(dǎo)意圖的表達(dá)方式，可以是命令，也可以是指示、決 定、交辦意見；既可以是口頭形式，也可以是書面形式。

隨員工作只能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)思想，不能離開領(lǐng)導(dǎo)意圖搞個(gè) 人的發(fā)揮、想象。

其中，隨員秘書可以提建議、提想法，思想可以活潑，考慮問題 可以開闊些，但不能用不符合總意圖的想法干擾領(lǐng)導(dǎo)的思路和決 策。3．隨從事務(wù)的工作程序

隨從事務(wù)的類型很多，諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo) 出席會(huì)議、談判、商務(wù)出訪(出縣、出省、出國(guó))。隨從事務(wù)，往往內(nèi) 容不同，時(shí)間有短有長(zhǎng)，但其工作程序都大致相同。以隨從領(lǐng)導(dǎo)出 訪為例，其工作程序大致可分為三個(gè)階段：(1)準(zhǔn)備階段。

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確定出訪后，頂尖秘書要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工 作，包括思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準(zhǔn)備工作。

①思想準(zhǔn)備。

頂尖秘書要了解： 1)出訪的意圖、目的。2)出訪的內(nèi)容和重點(diǎn)。3)邀請(qǐng)單位和對(duì)象。4)參加出訪的有關(guān)人員。5)出訪的大致日程安排。

6)希望邀請(qǐng)單位做哪些準(zhǔn)備工作等。

②組織準(zhǔn)備。

頂尖秘書要做到：

1)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制出訪方案。

2)通知有關(guān)部門確定參加的隨從人員名單，并進(jìn)行編組和分 工o 3)組織所有人員參加預(yù)備會(huì)，聽取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示，學(xué)習(xí)有關(guān)文件，布置具體任務(wù)。4)印發(fā)出訪方案和日程安排。

5)與邀請(qǐng)單位聯(lián)系，使其有所準(zhǔn)備。

③資料準(zhǔn)備。

頂尖秘書要收集：

1)邀請(qǐng)單位的歷史沿革：領(lǐng)導(dǎo)班子：當(dāng)前工作情況及評(píng)價(jià)的資 料。

2)同出訪工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示政策，法規(guī)性文件。3)同出訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面的資料。

4)出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資 料。

④物質(zhì)準(zhǔn)備。

秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費(fèi)以及照相機(jī)、收錄機(jī) 等日常用品。(2)出訪階段。

①做好組織安排。

領(lǐng)導(dǎo)出訪免不了有察看現(xiàn)場(chǎng)，召開座談會(huì)或個(gè)別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時(shí)間、地點(diǎn)和有關(guān)人員。無論哪種 活動(dòng)，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。

秘書看到、聽到的情況要及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

②主動(dòng)提出建議。

在出訪階段，隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)提出如何處 理的建議。

③及時(shí)同單位聯(lián)系。

領(lǐng)導(dǎo)出訪期間，秘書要同原單位及時(shí)溝通信息。如將外出領(lǐng) 導(dǎo)的活動(dòng)情況及時(shí)告知單位，使單位留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的 動(dòng)態(tài)。同時(shí)也要從單位內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解有關(guān) 的重要指示，以及原單位的工作動(dòng)向，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實(shí) 施不問斷的指揮。

④處理好日常事務(wù)。

隨從秘書要主動(dòng)處理日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人

事、時(shí)間、地點(diǎn)等方面的矛盾，要主動(dòng)協(xié)調(diào)，盡量做到事半功倍，提 高效率。還要盡可能保證首長(zhǎng)的生活和休息，使之身心健康、精力 充沛地投入工作。(3)結(jié)束階段。

隨從秘書要做好出訪活動(dòng)的善后工作，這個(gè)階段主要有：

①做好返程安排。

聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、船、機(jī)票，安排好途中 食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。②整理調(diào)查資料。‘

回單位后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進(jìn)工 作、解決問題的建議。

③抓緊有關(guān)問題的落實(shí)。

在出訪時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回單位后秘書要及時(shí)通知、督促 有關(guān)部門抓好落實(shí)，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。④報(bào)銷差旅費(fèi)。

隨從秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開支、報(bào)銷差旅費(fèi)、償還預(yù)借款。

⑤回顧總結(jié)。

隨從秘書要對(duì)自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的工作進(jìn)行回顧總結(jié)，主動(dòng)征求領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、幫助，這對(duì)秘書自身的提高不失為一種有效 的辦法。

秘書在整個(gè)跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)期間要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威

信。執(zhí)行政策，遵守紀(jì)律。謙虛謹(jǐn)慎。平易近人。為領(lǐng)導(dǎo)、也為秘書自 身樹立良好的形象。

在許多時(shí)候，頂尖秘書需陪同領(lǐng)導(dǎo)出訪客戶。這時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)和 秘書的配合程度直接關(guān)系到單位的形象，作好陪同是對(duì)秘書的基 本的要求。

領(lǐng)導(dǎo)在商務(wù)出訪中，有重要的契約或接受訂貨時(shí)，秘書必須與 領(lǐng)導(dǎo)同行。．

客戶和領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系時(shí)，作為秘書，應(yīng)該站在輔助的地 位，和客戶初次見面時(shí)應(yīng)該親切地寒暄，并且作適當(dāng)?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對(duì)方留下一個(gè)好印象。在整個(gè)談話過程中，要不卑 不亢，給人以良好的感覺。

當(dāng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，陪同的秘書應(yīng)該細(xì)心地傾聽。如果對(duì) 方有問題問秘書，秘書要直接或間接地征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見，然后給對(duì) 方以滿意的回答。談判過程中，如果領(lǐng)導(dǎo)和客戶在某個(gè)方面爭(zhēng)論得比較激烈，頂 尖秘書就要適時(shí)地從中打圓場(chǎng)。

在商談結(jié)束時(shí)，無論成交還是不成交，都不要被當(dāng)時(shí)的氣氛所 影響，應(yīng)盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對(duì)方有這樣的評(píng)價(jià)：“這 個(gè)公司上下怎么一點(diǎn)禮貌都不懂。”或是：“這個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)還不錯(cuò)，可用人不太精明，怎么選了個(gè)這么不懂禮儀的陪同。”。

如果領(lǐng)導(dǎo)訪問的對(duì)象也是秘書自己所熟悉的。這時(shí)，頂尖秘 書首先要注意的是不要“越位”，應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導(dǎo)和客戶之間 的中間人立場(chǎng)，使領(lǐng)導(dǎo)有多講話的機(jī)會(huì)。

在領(lǐng)導(dǎo)與客戶商談時(shí)，頂尖秘書應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和 應(yīng)對(duì)方法，并且要靈活掌握氣氛。

(1)氣氛過“熱”時(shí)，適當(dāng)?shù)亍敖禍亍薄?2)氣氛過“冷”時(shí)．不時(shí)地“加溫”。(3)適度地轉(zhuǎn)移話題。解除尷尬。

頂尖秘書在領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，不能一味騎墻。盡管商談是為了本 公司的利益，但是，應(yīng)講究方式方法。

比如。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判時(shí)進(jìn)一步向?qū)Ψ教釂枙r(shí)，秘書可以若無其事 地推動(dòng)；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判的內(nèi)容不當(dāng)或有必要進(jìn)行更正時(shí)，秘書應(yīng)該很 有默契助領(lǐng)導(dǎo)一臂之力。

由于秘書同客戶也是舊相識(shí)，因此，秘書不要過多地同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián) 系以求占得上風(fēng)。因?yàn)檫@樣會(huì)使對(duì)方提高警覺，產(chǎn)生戒備之心，對(duì) 雙方的相互溝通無益。況且，有領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)，秘書也大可不必過多地 參與商談的主要內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)心中自然是有數(shù)的。

在陪同領(lǐng)導(dǎo)訪問客戶時(shí)，秘書積極地配合他們，尊重他們，不 僅能增進(jìn)上下級(jí)的關(guān)系，在客戶眼中看來，也會(huì)認(rèn)為這位秘書是一 個(gè)應(yīng)對(duì)得體的好“幕僚”，從而提高領(lǐng)導(dǎo)和單位的信譽(yù)。

秘書隨領(lǐng)導(dǎo)外出應(yīng)禁忌什么

(1)忌擺錯(cuò)位置。

隨從秘書要時(shí)刻牢記自己是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是普普通通的機(jī)

關(guān)干部，只有服務(wù)、保障、指導(dǎo)下級(jí)單位工作的義務(wù)，沒有爭(zhēng)名利、搞特殊的權(quán)利，更不能借工作之便謀取私利，或借領(lǐng)導(dǎo)之名狐假虎 威，應(yīng)嚴(yán)于律己，遵守職責(zé)。

其中，頂尖秘書要特別防止三個(gè)問題：

①身價(jià)過高。

秘書比領(lǐng)導(dǎo)還難見，比領(lǐng)導(dǎo)還老大，比領(lǐng)導(dǎo)還難說話，盛氣凌 人，居高臨下。

②欲望太強(qiáng)。

為領(lǐng)導(dǎo)辦公事順便給自己辦私事，領(lǐng)導(dǎo)享受什么待遇自己也 第十篇頂尖秘書如何安排領(lǐng)導(dǎo)出行 ．271． 想攀比。

③膽子過大。

未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，對(duì)有關(guān)問題擅自作主，隨意表態(tài)，甚至打著領(lǐng)

導(dǎo)的旗號(hào)，假用領(lǐng)導(dǎo)名義，違反規(guī)定，拉關(guān)系，走后門，搞不正之風(fēng)。(2)忌作風(fēng)隨便。

隨從秘書必須有良好的思想作風(fēng)、工作作風(fēng)和生活作風(fēng)。大 處著眼，小處著手，時(shí)時(shí)處處嚴(yán)格要求自己，在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作應(yīng)該 給群眾樹立起一種端莊可敬、樸實(shí)無華的好形象。

其中，頂尖秘書要克服這樣一些毛病：

一是在領(lǐng)導(dǎo)面前畢恭畢敬、曲意迎合，背后卻敷衍了事，甚至 犯自由主義。

二是對(duì)下級(jí)反映的問題不冷不熱，甚至不屑一顧，或故意拖 延，或曲解匯報(bào)。

三是裝腔作勢(shì)。喜歡在群眾面前出風(fēng)頭，在領(lǐng)導(dǎo)面前爭(zhēng)彩頭。領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)隨意插話。

四是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)過于隨便，拍拍打打，亂開玩笑；而在群眾面前則 口出狂言，不拘小節(jié)。(3)忌動(dòng)作懶散。

隨從秘書辦事應(yīng)迅速果斷，干凈利落，說走馬上出發(fā)，說停可 就地安頓，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，要件件有著落，事事有回音，既緊張快 速，又有條不紊，不能拖泥帶水，漏洞百出。

以下三種情況是隨從秘書應(yīng)該避免的：

①動(dòng)作拖拉，慢條斯理，不慌不忙，讓首長(zhǎng)為你操心。

②生活懶散，丟東忘西，睡眼惺松，讓首長(zhǎng)為你操勞。

③工作被動(dòng)，眼中無活，撥撥轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，讓首長(zhǎng)為你服務(wù)。(4)忌反應(yīng)遲鈍。

隨從秘書需要獨(dú)當(dāng)一面地開展工作，必須頭腦機(jī)靈。思維敏 捷，反應(yīng)快速，能夠準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作特點(diǎn)和生 活習(xí)慣，積極主動(dòng)地完成工作任務(wù)。

一般來說，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)隨從秘書最不能容忍的有四條，頂尖秘書應(yīng) 力戒之：

一是對(duì)已經(jīng)交待得很清楚的事項(xiàng)，理解不了，不能舉一反三，執(zhí)行結(jié)果走樣。，二是與其研究問題，沒有獨(dú)到見解，觀點(diǎn)含糊不清，語無倫次，只會(huì)出餿主意，幫倒忙。

三是該匯報(bào)的情況遲遲沒有著落。

四是說話辦事不分時(shí)機(jī)和場(chǎng)合，用得著時(shí)不在位：該回避時(shí)不 離開，說話不著邊際，辦事不分輕重，關(guān)鍵時(shí)刻躲躲閃閃，處理問題 沒有棱角。

六、隨領(lǐng)導(dǎo)出國(guó)

頂尖秘書隨領(lǐng)導(dǎo)出國(guó)，一般來說，有如下工作要做：

1．審查選定最佳旅程表

頂尖秘書一般應(yīng)根據(jù)情況編制幾個(gè)旅程表方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇。領(lǐng)導(dǎo)選定最佳方案后，秘書要打印成文。2．準(zhǔn)備好必須攜帶的文件資料

要根據(jù)旅行的目的要求，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備隨身攜帶的各種文件，如 講演稿談判、合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料以及目的地或與國(guó)家 的指南等，同時(shí)還需為領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)國(guó)家的風(fēng)土人情及各種禮節(jié)，使領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)后開展活動(dòng)圓滿順利。

3．經(jīng)辦旅行的各種必要手續(xù)

頂尖秘書經(jīng)辦各種手續(xù)主要包括六項(xiàng)內(nèi)容：撰寫出國(guó)申請(qǐng)；辦 理護(hù)照；辦理簽證；辦理“黃皮書”；辦理出入境登記卡；訂購(gòu)機(jī)票、車船票。

(1)撰寫出國(guó)申請(qǐng)。

出國(guó)申請(qǐng)一般包括以下內(nèi)容：

①出國(guó)事由。

②出國(guó)團(tuán)組的人數(shù)。

③出國(guó)路線及外方所在國(guó)名稱。

④出國(guó)日程安排。如出國(guó)時(shí)間、在國(guó)外活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、回國(guó) 時(shí)間等。

申請(qǐng)文書后面附出國(guó)人員名單(寫清姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱)以及外方所發(fā)的邀請(qǐng)函(副單)。(2)辦理護(hù)照。

護(hù)照是主權(quán)國(guó)家發(fā)給本國(guó)公民出入境及到國(guó)外辦事旅行居留 的合法身份證件和國(guó)籍證明。凡出國(guó)人員均應(yīng)持有護(hù)照。出國(guó)前 要憑護(hù)照辦理所去國(guó)家和中途經(jīng)停國(guó)家的簽證，憑護(hù)照購(gòu)買國(guó)際 航班機(jī)票和住旅館。任何國(guó)家都不允許沒有護(hù)照的人進(jìn)入其國(guó) 境，對(duì)護(hù)照的檢驗(yàn)很嚴(yán)格。

在國(guó)內(nèi)，外交、公務(wù)和因公普通護(hù)照，由外交部及其授權(quán)機(jī)關(guān)(各省、市、自治區(qū)的外事辦公室)辦理。在國(guó)外則由我國(guó)駐外使、領(lǐng)館等外交機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。

頂尖秘書在辦理護(hù)照時(shí)應(yīng)注意幾個(gè)事項(xiàng)：

第一，攜帶有關(guān)證件。

這主要包括主管部門的出國(guó)批件，出國(guó)人員政審批件，所去國(guó) 有關(guān)公司的邀請(qǐng)書等文件。

第二，認(rèn)真填寫有關(guān)卡片和申請(qǐng)表。

第三，拿到護(hù)照后，再認(rèn)真檢查核對(duì)每位出國(guó)人員姓名、籍貫、出生年月和地點(diǎn)。

要檢查護(hù)照上的照片姓名是否與本人一致，有無授權(quán)發(fā)照人 的簽字和發(fā)照機(jī)關(guān)的蓋章；發(fā)照日期和有效期有無問題，使用舊護(hù) 照再次出國(guó)者更應(yīng)注意其有效期，若已過期，必須申請(qǐng)延長(zhǎng)，出國(guó) 人員是否在持照人欄目上簽字，其中秘書代簽亦可。

護(hù)照萬一遺失，應(yīng)立即向當(dāng)?shù)毓簿謷焓Р檎遥舨檎覠o獲，則立即申請(qǐng)補(bǔ)辦。(3)辦理簽證。

護(hù)照辦理好后，再申請(qǐng)所去國(guó)家(地區(qū))和中途經(jīng)停國(guó)家的簽 證。

簽證是一國(guó)官方機(jī)構(gòu)對(duì)本國(guó)和外國(guó)公民出入國(guó)境或在本國(guó)停 留、居住的許可證明。簽證一般可在護(hù)照上進(jìn)行，也有的在其他身 份證件上。如果前往未曾建交的國(guó)家，則用單獨(dú)的簽證與護(hù)照同 時(shí)使用。我國(guó)的簽證一般在護(hù)照上簽。

前往國(guó)的簽證一般可持國(guó)外邀請(qǐng)書，或有關(guān)國(guó)家移民局的允 許證等，通過中國(guó)旅行社簽證代辦處辦理。

取得簽證后，頂尖秘書要注意兩點(diǎn)：

第一，注意簽證的有效期及證明機(jī)關(guān)是否簽字蓋章。

第二，若由于種種原因簽證已過期失效，在國(guó)內(nèi)重新申辦延 長(zhǎng)，在國(guó)外應(yīng)通過我駐外使館或自行由駐在國(guó)有關(guān)當(dāng)局辦理延長(zhǎng) 手續(xù)。

(4)辦理“黃皮書”。

“黃皮書”即“預(yù)防接種證書”，因?yàn)樗姆饷嫱ǔＪ屈S色的，所 以慣稱“黃皮書”。

為防止國(guó)際問某些傳染疾病的流行，世界衛(wèi)生組織正式通過 的《國(guó)際衛(wèi)生準(zhǔn)則》規(guī)定，入境者在進(jìn)入一個(gè)接納國(guó)的國(guó)境前，要接 種種牛痘、霍亂、黃熱病的疫苗。

我國(guó)的黃皮書由衛(wèi)生部統(tǒng)一印制，各省市衛(wèi)生檢疫站負(fù)責(zé)簽 發(fā)和注射疫苗，初次出國(guó)者，持單位介紹信前往辦理，已有黃皮書 需要復(fù)種者可憑黃皮書進(jìn)行。(5)辦理出境登記卡。

在辦妥上述各項(xiàng)手續(xù)后，秘書再攜帶出國(guó)人員的護(hù)照、戶口 簿、居民身份證辦理臨時(shí)出國(guó)登記手續(xù)。(6)訂購(gòu)機(jī)票(車，船票)。

機(jī)票一般分為正式、優(yōu)待、特殊三種：按等級(jí)分有一等票(F)、經(jīng)濟(jì)票(Y)、公務(wù)票(c)；按旅行路線的狀況可分為六種：?jiǎn)纬獭⑼?返程、環(huán)行、環(huán)球、分支旅行、斷路旅行等。

在國(guó)內(nèi)買機(jī)票時(shí)，須在中國(guó)民航所屬的售票處先填寫旅客訂

座單，待所屬航班的機(jī)票訂妥后，按約定時(shí)間，持護(hù)照和票款取票。

在填訂座單時(shí)，若領(lǐng)導(dǎo)(或其他出國(guó)人員)已選好航班、等級(jí)，并確定了出發(fā)日期，就按計(jì)劃填寫；如果事先設(shè)計(jì)劃好，秘書先填

寫出國(guó)人員姓名、年齡、職稱、性別、國(guó)籍、護(hù)照號(hào)碼、航程、等級(jí)，其 余項(xiàng)目可講明要求，請(qǐng)售票處人員參謀幫助填寫。

取得機(jī)票后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)：

①各票本上的每張乘機(jī)聯(lián)上的姓名、外文拼音要正確，要與護(hù) 照、簽證和黃皮書一致。

②每張乘機(jī)聯(lián)的右上角應(yīng)有出票航空公司印章和開票人簽字 及出票日期。

③整個(gè)行程中所需各段機(jī)票應(yīng)齊全，即乘機(jī)聯(lián)上的黑粗線框 是否把旅途中各點(diǎn)都包括進(jìn)去，每個(gè)黑粗線框內(nèi)的“預(yù)定”欄各項(xiàng) 是否和自己的計(jì)劃一致、正確。

④在“訂座情況”一項(xiàng)中，“OK”字樣表示機(jī)座已訂妥，“RQ”則 表示不被確認(rèn)。

遇此“RQ”，秘書或更換航班，或繼續(xù)爭(zhēng)取。

⑤核對(duì)票價(jià)，看計(jì)算是否有高低之錯(cuò)。

高了多花錢，低了到國(guó)外還要補(bǔ)錢，一旦換票，就很費(fèi)周折，應(yīng) 事先杜絕。⑥如果機(jī)座是國(guó)外有關(guān)機(jī)構(gòu)代為訂妥，在國(guó)內(nèi)購(gòu)票時(shí)要向售 票處說明，請(qǐng)求開票時(shí)把座位一項(xiàng)空出不填，以免在需要改變航班 時(shí)麻煩。

⑦機(jī)票不能涂改，如售票處開票時(shí)寫錯(cuò)，應(yīng)請(qǐng)求重開，否則在 涂改處蓋公單，并注說明。

如果乘坐的是國(guó)際列車，秘書應(yīng)攜帶出國(guó)人員的護(hù)照、簽證、黃皮書等證件到北京中國(guó)國(guó)際旅行社辦理購(gòu)票手續(xù)，在北京火車 站上車。

如果需坐船出國(guó)，秘書可攜帶出國(guó)人員的護(hù)照、簽證、黃皮書 等證件到中國(guó)外輪代理公司所屬公司辦理船票。船票只適用本船 票上注明的船名、航次日期的班輪。無論什么原因，一旦誤船，船 票作廢，不退票款。所以秘書要提醒領(lǐng)導(dǎo)不要誤船o(7)保險(xiǎn)。

保險(xiǎn)，頂尖秘書可以通過代理人直接由保險(xiǎn)公司安排。保險(xiǎn) 主要是適用于意外事故，醫(yī)療及行李丟失等。

第三篇：B07065 頂尖秘書

頂 尖 秘 書

要吃透“三情”，當(dāng)好參謀

秘書可以根據(jù)自己的分析研究，對(duì)觀點(diǎn)相同的，提出贊同的意見；對(duì)觀點(diǎn)基本相同的，在論述上予以完善；對(duì)觀點(diǎn)不同的，提出來與領(lǐng)導(dǎo)切磋，或說服領(lǐng)導(dǎo)，或暫時(shí)誰也不能說服誰，等以后再去認(rèn)識(shí)。這種情況不僅表現(xiàn)在調(diào)查研究中，也表現(xiàn)在起草領(lǐng)導(dǎo)的講話稿和對(duì)基層工作的分析研究中。

要善解矛盾，當(dāng)好助手

有些同志和領(lǐng)導(dǎo)本來就有過矛盾，思想上有成見；或是由于別人挑撥，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生了誤會(huì)；或者是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這些同志產(chǎn)生了隔閡，當(dāng)這些同志找到秘書，想與領(lǐng)導(dǎo)談時(shí)，秘書應(yīng)該更熱情地接待他們，精心地加以安排，看領(lǐng)導(dǎo)有無時(shí)間，心情好壞，事先給領(lǐng)導(dǎo)提醒一下，讓領(lǐng)導(dǎo)心平氣和地與來人交往，以保證談話成功，消除誤會(huì)，化解矛盾。

當(dāng)有些同志在某件事上做錯(cuò)了，遭到領(lǐng)導(dǎo)過火的批評(píng)，甚至由此掩蓋了這些同志在其他方面做出的貢獻(xiàn)、取得的成績(jī)時(shí)；或者是一些同志很能干，工作有突出成績(jī)，群眾有好評(píng)，領(lǐng)導(dǎo)又不熟悉這些同志時(shí)，秘書就要尋找機(jī)會(huì)，在領(lǐng)導(dǎo)心情愉快、與秘書無拘無束閑談時(shí)，把這些同志的真實(shí)情況和自己的看法談出來，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這些同志有更全面的認(rèn)識(shí)。反思總結(jié)改過，不背思想包袱

作為頂尖秘書，既要有知人之明，更要有自知之明。受到領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)時(shí)，頂尖秘書這種心理容量表現(xiàn)在：

①要有海納百川的胸懷，想得開，放的下，善于反思總結(jié)，正確地找出錯(cuò)誤的原因，不背思想包袱，特別是工作不能懈怠，應(yīng)始終保持健康豁達(dá)的心境。

②切忌小肚雞腸，把批評(píng)悶在心里，怕失去領(lǐng)導(dǎo)信任，患得患失，造成心理不安，影響工作。

③要謙虛謹(jǐn)慎，嚴(yán)以律已，有敢于“過”的勇敢和誠(chéng)意。

“人非圣賢，孰能無過”。只要勇于改正，以實(shí)際行動(dòng)彌補(bǔ)過失，是會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)理解和信任的。

④由于領(lǐng)導(dǎo)決策不當(dāng)或別的原因使秘書在工作中出現(xiàn)失誤或遭受挫折時(shí)，秘書也應(yīng)該適時(shí)恰當(dāng)?shù)財(cái)垺斑^”，主動(dòng)承擔(dān)自己在執(zhí)行過程中的責(zé)任，以寬領(lǐng)導(dǎo)之心。

如果秘書有錯(cuò)不認(rèn)錯(cuò)，固執(zhí)己見，或當(dāng)面好好好好，背后我行我素。那么，久而久之，秘書就不能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，最終很可能“不歡而散”。

頂尖秘書的良好意志力是什么

頂尖秘書的良好的意志力可以包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

⑴心靈的抗擊能力—耐受力。

⑵寬廣的心靈—愛的能力。

⑶果敢的決斷力—決策力。

⑷高度的權(quán)威性—威懾力。

⑸心靈的車閘—自制力。

如何鍛煉意志耐受力

培養(yǎng)良好的耐受力，頂尖秘書可以從以下幾條坐起：

⑴從身邊小事做起，磨練自己的意志。

⑵耐心等待，不要急于求成。

⑶面對(duì)失敗說：“再來一次”。

⑷敞開心扉，與人接觸。

⑸注意調(diào)節(jié)身心，不為一時(shí)所困。

⑹認(rèn)清目標(biāo)，為目標(biāo)奮斗。

⑺勤奮付出才有所獲。

頂尖秘書應(yīng)當(dāng)先把由各個(gè)渠道來的方案集中起來，逐個(gè)進(jìn)行研究，把類型相同的方案經(jīng)取長(zhǎng)補(bǔ)短后合并為一個(gè)，把沒有什么價(jià)值的文字排除掉，最后確定若干個(gè)比較可行的方案提供給領(lǐng)導(dǎo)研究。

第四篇：當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)秘書

作為領(lǐng)導(dǎo)秘書，既要為領(lǐng)導(dǎo)搞好事務(wù)性服務(wù)，又要為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀；既要搞好工作，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)左右得力的助手，又要搞好關(guān)系，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)身邊難得的諍友。工作要求的嚴(yán)謹(jǐn)性以及服務(wù)的多重性，使領(lǐng)導(dǎo)秘書要做好工作，搞好優(yōu)質(zhì)服務(wù)，就必須辯證地處理好、把握好其間的關(guān)系和自己的角色。

一、服從而不盲從

服從領(lǐng)導(dǎo)是對(duì)秘書的基本要求，是為領(lǐng)導(dǎo)搞好服務(wù)的根本前提。但一味的服從，甚至盲從，就會(huì)給工作帶來被動(dòng)和盲目。因此，在工作中要做到服從而不盲從，創(chuàng)造性地做好各項(xiàng)工作。一是積極“搶著干”。身為領(lǐng)導(dǎo)秘書，應(yīng)把領(lǐng)導(dǎo)的工作想在前頭，做在前頭，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、時(shí)效性。而不能像懶牛套車，不鞭不動(dòng)，不策不行，平時(shí)清閑悠哉，工作一來則手忙腳亂，處于被動(dòng)。二是善于“巧著干”。“巧著干”就是在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況以及領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人特點(diǎn)，把工作化繁為簡(jiǎn)，把復(fù)雜的工作程序化，創(chuàng)新工作機(jī)制，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率，為領(lǐng)導(dǎo)提供更好地優(yōu)質(zhì)服務(wù)。如領(lǐng)導(dǎo)博聞強(qiáng)識(shí)，常常在開會(huì)講話中喜歡引經(jīng)據(jù)典，自由發(fā)揮。秘書就要抓住領(lǐng)導(dǎo)這一特點(diǎn)，不必把領(lǐng)導(dǎo)的講話稿寫得過于詳細(xì)、過于死板，否則，不但費(fèi)了力，而且講話稿會(huì)束縛領(lǐng)導(dǎo)的思想觸角，使領(lǐng)導(dǎo)的講話干扁無味。三是敢于“對(duì)著干”。“對(duì)著干”并不是和領(lǐng)導(dǎo)唱反調(diào)。并非每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都很了解秘書工作，所以領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)在布置工作時(shí)會(huì)給秘書支一些不適用、不適當(dāng)?shù)木唧w措施、具體方法，作為熟知業(yè)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)秘書就要敢于和“門外漢”“對(duì)著干”，采取正確有力的措施、適當(dāng)

有效的方法，把領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)完成好，而不是一味盲從領(lǐng)導(dǎo)，把一些先進(jìn)的措施、方法束之高閣、爛在肚里，從而降低工作效率，達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)所需要的工作效果。

二、代筆而不代言

為領(lǐng)導(dǎo)代筆起草文字材料是領(lǐng)導(dǎo)秘書的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，亦是其必須扎實(shí)具備的一項(xiàng)基本功。要想寫出讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的材料，除了苦練內(nèi)功，努力提高自己的寫作水平之外，還要能很好地領(lǐng)會(huì)、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，在文中充分彰顯領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性。但也不能從立意到操筆，從起草到審定一切包辦，全篇代言。一是完全貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。為領(lǐng)導(dǎo)而寫，為領(lǐng)導(dǎo)需要而寫，是秘書寫作的一大特點(diǎn)。在文中貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，是秘書寫好材料的根本。沒在有貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖的材料，詞語再華麗，文筆再秀美，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)以及領(lǐng)導(dǎo)的工作而言，只是一些垃圾文字。因此，作為秘書，為領(lǐng)導(dǎo)起草文稿，不但要布局謀篇，組織好文中的文字材料，做到語言流暢、用詞準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，更要在文中完全貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，始終緊扣領(lǐng)導(dǎo)的思想觀點(diǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)的意圖、思想成為文章的靈魂，統(tǒng)領(lǐng)全文。二是充分彰顯領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性。每位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的偏好有所不同，有的喜長(zhǎng)篇大論，娓娓道來；有的喜長(zhǎng)話短說，雷厲風(fēng)行；有的更愛詩(shī)詞民諺的言簡(jiǎn)意賅，有的更愛無修無飾的平話直說??作為領(lǐng)導(dǎo)秘書，若不能很好地把握領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性，寫出的材料必讓領(lǐng)導(dǎo)覺得少有點(diǎn)睛之筆，讀起來平淡無昧，甚至生硬拗口。因此，為領(lǐng)導(dǎo)起草材料時(shí)，要在貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上，充分彰顯領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性，使領(lǐng)導(dǎo)看起來親切，讀起來順口，覺得似乎出自自己之手。

三、換位而不越位

身為領(lǐng)導(dǎo)身邊秘書，不但要伏下身子，為領(lǐng)導(dǎo)搞好事務(wù)性服務(wù)，更要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的智囊，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀。要當(dāng)好參謀，就必須常常進(jìn)行換位，站在領(lǐng)導(dǎo)角度思考問題、尋求方法。但又要掌握好度，把握好自己的角色，做到參謀而不決策，不“越位”替領(lǐng)導(dǎo)“拍板”、下決斷。一是強(qiáng)化學(xué)習(xí)，“兵”達(dá)“帥”才。一方面，秘書工作千頭萬緒，事務(wù)繁雜，作為領(lǐng)導(dǎo)秘書更是如此；另一方面，作為領(lǐng)導(dǎo)秘書，必須有較高的理論水平，有著豐富的經(jīng)濟(jì)、法律等方面的知識(shí)，并能及時(shí)掌握瞬息萬變的時(shí)代信息，才能很好地為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀。因此，領(lǐng)導(dǎo)秘書更要強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提高自身能力。不能因事務(wù)繁雜而放松了學(xué)習(xí)，耽擱了學(xué)習(xí)，甚至荒廢了學(xué)習(xí)。要從繁雜的事務(wù)中擠出時(shí)間來學(xué)習(xí)，要在別人享受下班娛樂之時(shí)加緊時(shí)間來學(xué)習(xí)，更要通過科學(xué)合理安排時(shí)間“創(chuàng)造”時(shí)間來學(xué)習(xí)，使自己具備當(dāng)好參謀必需的扎實(shí)的知識(shí)底子，能站在較高的理論高度看問題、想辦法。只有這樣，才能為領(lǐng)導(dǎo)出好謀、劃良策。二是學(xué)以致用，“兵”有“帥”魄。一個(gè)有才能的秘書，并不一定能為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀，究其因是礙于自己秘書身份，瞻前顧后，缺乏敢于干事的氣魄。這種秘書，常常不能站在全局的高度，居一隅而想事，不能從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度，于一時(shí)而論事，造成謀不得法、謀不得力。領(lǐng)導(dǎo)秘書雖身在“兵”位，但謀事時(shí)要有“帥”之魄力，敢于出謀劃策，敢于有所作為。三是擺正位置，永葆“兵”色。領(lǐng)導(dǎo)秘書身居領(lǐng)導(dǎo)之側(cè)，雖“身微”但“權(quán)重”。因此，絕不能像原湖北省委書記秘書李真之流，假領(lǐng)導(dǎo)之權(quán)威、打領(lǐng)導(dǎo)之旗號(hào)“發(fā)

號(hào)施令”，以“二書記”自居；也不能因從事領(lǐng)導(dǎo)秘書工作多年，服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)紛紛升遷，自己則原地不動(dòng)，而暗生不滿，更不能仗自己的“關(guān)系”欺瞞領(lǐng)導(dǎo)之耳目，甚至亂放劂詞損毀領(lǐng)導(dǎo)的威性，造成“將士”不和，政令不順，工作難以開展。要有淡泊功利，甘做嫁衣之心；要有淡泊名利，甘為人梯之德，始終能擺正自己的位置，放平自己的心態(tài)，永葆秘書的本色。

三、讓而不退縮

退讓是風(fēng)度，退縮是怯懦。適當(dāng)?shù)赝俗層欣趫F(tuán)結(jié)，一味地退縮則會(huì)喪失原則。首先，在小節(jié)面前學(xué)會(huì)退讓。俗語說：鐵打的軍營(yíng)，流水的兵。秘書卻是“軍營(yíng)”里鐵打的兵，常常要為多屆領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為多個(gè)不同類型、不同風(fēng)格的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。工作中，難免會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)不當(dāng)?shù)呐Z與指責(zé)，甚至是較為過份的詰難。作為秘書，絕不能因此而生悶氣、發(fā)怨氣，要學(xué)會(huì)退讓，主動(dòng)退讓，以退讓袒露胸襟，以退讓求得團(tuán)結(jié)，用更好的工作贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任，用更優(yōu)的服務(wù)獲得領(lǐng)導(dǎo)的歡心。其次，在原則面前絕不退縮。原則就是衡量是非對(duì)錯(cuò)的尺度。原則就是為人做事的底線。每個(gè)人都應(yīng)該有自己的原則，有所為而有所不為。作為領(lǐng)導(dǎo)秘書，絕不能畏于領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，而放棄自己的原則，喪失自己的原則。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有失原則的要求和做法，絕不能一味退縮，要敢于拒絕，善于指出。如面對(duì)有點(diǎn)官僚作風(fēng)的領(lǐng)導(dǎo)，一味退縮，只會(huì)助長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)的官僚陋習(xí)；一味退縮，服務(wù)則會(huì)變成侍候，秘書成了“奴才”，既不利于今后工作的正常開展，也不利于領(lǐng)導(dǎo)和秘書的健康成長(zhǎng)。再次，在腐敗面前當(dāng)好“防線”。人們常說，領(lǐng)導(dǎo)秘書是領(lǐng)導(dǎo)的一道重要“防線”。一些不法分子往往就是通過先攻克領(lǐng)導(dǎo)身邊的秘書，最后攻克領(lǐng)導(dǎo)的。因此，領(lǐng)導(dǎo)秘書一定要堅(jiān)定立場(chǎng)、堅(jiān)守原則，作好領(lǐng)導(dǎo)腐敗固若金湯的“三八防線”，力保領(lǐng)導(dǎo)的防腐大堤不在自己身上打開缺口。同時(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)別不妥行為，要以領(lǐng)導(dǎo)諍友的身份，敢說真話，敢吐真言，善用順耳忠言規(guī)勸，促使領(lǐng)導(dǎo)清正廉潔、匡扶正義。

第五篇：如何做好領(lǐng)導(dǎo)秘書

如何做好領(lǐng)導(dǎo)秘書？

1、了解領(lǐng)導(dǎo)，包括習(xí)慣，思維方式，喜惡偏好等；

2、試想一下，如果自己當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)喜歡什么樣的秘書；

3、少說話，特別是少評(píng)價(jià)，你說的話別人會(huì)認(rèn)為是領(lǐng)導(dǎo)的意見或想法；

4、多用筆記錄一些事情，不能靠腦袋記，不可靠；特別是為領(lǐng)導(dǎo)記錄工作日程安排等，以便提醒領(lǐng)導(dǎo)；

5、要知道領(lǐng)導(dǎo)說的話有時(shí)候不一定是真心話，要學(xué)會(huì)判斷；有的話領(lǐng)導(dǎo)說了，你不一定要辦，只要記住并能證明領(lǐng)導(dǎo)說過就行了。有的話領(lǐng)導(dǎo)不能說，但是他想辦，你就不用告訴他，直接辦了就行了；

6、要體會(huì)領(lǐng)導(dǎo)難處，如果你能做到替領(lǐng)導(dǎo)解決領(lǐng)導(dǎo)為難的事，你的功夫就到家了。

精明的秘書，說話應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)練明白，富于感染力，而且又忠于事實(shí)。與處好同領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系有特殊意義的一條，是秘書要了解領(lǐng)導(dǎo)、熟悉領(lǐng)導(dǎo)。