第一篇：秘書信息工作：信息的篩選

(一)學習目標

能運用信息篩選的方法，對原始信息資料進行選留，能選留出信息含量大、有實用價值的信息。

(二)運用信息篩選的方法進行信息篩選

1.信息篩選的步驟

在信息篩選過程中，一般按以下步驟進行：一是搞好信息材料的鑒別、判斷；二是認真選擇信息材料；三是對不完全的信息材料進行修正、增補，進行精加工。

2.信息篩選的方法

信息的篩選實際上是對原始信息資料的選留過程。對原始信息資料的選留一般分為兩種：一定實用選留，這是根據當前的需要選留信息；二是入藏選留，這是作為日常的信息工作而進行的一般意義的選留。前者要求信息有深度，并適合當前需要；后者要求信息有廣度，并具有長期利用價值。因此，公關信息篩選既要考慮急用之需，選留含量大、有價值的信息，又從長遠利益出發，考慮到信息的系統性和連續性以及未來的潛在需要，選取留有保存價值的信息。

信息篩選的方法通常有：

(1)查重法。即剔除內容重復的信息，選留有用信息，以減少其他信息工作環節的無效勞動。當然這種方法也并非一味重復，如果需要，也可以保存一部分重要的信息資料復本，以供一定情況下的多人使用。

(2)時序法。即按時間順序對公關信息資料進行取舍。在同一內容的情況下，較新的信息資料選留，較舊的則剔除。這樣可以使選留的信息在一定時間區間內更有價值，特別是對于來自文獻中的信息資料，更需選擇時間最近的予以留存。

(3)類比法。即將同類型的信息進行比較，哪能個信息量大，哪個更能反映事物的本質問題，則選留下來；反之，則剔除。當然有的雖然信息量并不很大，或者反映事物本質也并不深刻的信息資料，可能作為主要信息資料的重要補充內容，或對公共關系工作有啟發作用，也應予選留，不能一概剔除。

(4)專家評估法。即對某些專業性強、技術性強的信息，公關信息人員一時難以確定其取舍問題，可以請有關專家或專業人員進行評估，根據其評估結果，結合本組織當前與長遠的需要綜合考慮選留和剔除問題。

(5)老化規律法。這主要是針對文獻信息資料而言的，文獻學認為，文獻的使用價值隨時間而逐漸降低，甚至完全失去參考價值，這就是老化規律。一般來說，文獻的利用率第一年最高，以后逐漸下降，呈等級分布狀態，文獻的老化情況在文獻學中一般用半衰期來表示。所謂半衰期，即指某學科目前尚在利用的全部文獻的一半是在近期內多長的一段時間內發表的。一般地說，半衰期越長，說明老化速度越慢；半衰期越短，說明老化速度越快。文獻信息資料的篩選應對其行文年代及本學科文獻老化的半衰期兩方面進行考察，以便確定取舍。

(三)相應知識

信息工作的簡要程序：

信息工作一般由收集、整理、存貯、傳遞反饋、開發與利用六個程序組成。其中每個程序又可細分為幾個環節，相互連接，密不可分，形成完整的有序的信息工作流程。

信息工作的收集包括信息源開發及信息搜集等基礎工作，是一個廣泛搜集、匯總原始信息的過程。信息工作的整理是對原始信息進行選擇判斷，綜合分析和加工整理等一系列信息處理的過程，其目的是把原始通俗讀物轉化為易于觀察、傳輸、分析的形式，使之成為有用的信息，便于為領導決策和經營管理服務。信息按程序存貯后，便完成了變原始信息為有用信息；變單一信息為綜合信息；變無序信息為有序信息；變低層次信息為高層次信息。變零散信息為系統信息的過程。下一階段的工作就是充分發揮現已掌握的信息的作用，體現信息的價值。這就需要多渠道地傳遞信息；建立各項制度保障信息接收情況能及時得到反饋，實現信息管理的自身封閉。最后，在上述有效信息循環的基礎上，進一步開發和利用信息，使信息不斷地增值，發揮更大的效能，最終達到服務于決策，推動生產力發展，提高工作效率這一根本目的。

(四)注意事項和要求

信息篩選是信息處理的第一個環節，也是一項基礎性工作。信息篩選對提高信息的利用率起著至關重要的作用。必須掌握信息篩選的要求，做到準確、及時、完整和新穎。

準確。準確是信息的生命。準確就是要真實、全面地反映客觀事物的本質特征。信息工作人員在篩選時，一定要嚴格把好準確關，重點審核以下三個方面的情況：

1.信息的內容是否根據有關方針、政策聯系本地區、本部門的實際，抓住在實際工作中產生的經驗和存在的問題。

2.內容有無虛構，有無夸大或縮小，甚至弄虛作假。

3.人名、地名、單位及有關數據是否準確。

及時。這是由信息時效性的特征決定的。由于社會動態發展變化快，領導機關、領導同志對此十分關注。信息工作人員在篩選時，一是在思想上要高度重視、不要延誤，二是要注意反映事態發展的時間上的連續性。

完整。一篇完整的信息材料，對所涉及的問題或事件的性質、處理方案、發展趨勢等都要交待清楚。信息工作人員在注意“完整”方面，應考慮以下四點：

1.是否有潛在的因素暫時未表露；

2.充分利用反映事物發展階段性的信息，切忌片面強調完整而坐失良機；

3.有無只報喜不報憂或多報喜少報憂的問題；

4.從不同角度、不同方向反映某一問題的信息，避免片面性。

新穎。是指信息中所反映的問題或提出的觀點有新意。比較有新意的信息主要表現為以下幾個方面：

1.對上級領導、同級領導有新意。如有指導意義的講話精神；

2.本單位在兩個文明建設和改革中出現的新情況、新問題；

3.不同階層、特別是理論界思想界人士中的新思想、新觀點；涉及面較大的社會新動態；

4.知名人士和各界群眾提出的有價值的新建議；

5.行之有效的經驗等等。

除上述四項原則外，信息篩選要注意重大信息的選擇。重大信息是指關系全局的重要信息。政策性、思想性、動態性的建設性和破壞性較強的信息。信息人員要密切注意：

1.國家的重大政策、方針的制定以及貫徹落實情況；

2.社會與自然兩方面發展的重大成果及突發事件；

3.本單位的思想、經營情況等的動態信息；

4.管理危機的隱患及其征兆等等。

信息人員要能夠在篩選過程中敏銳地發現重大信息，為領導的預測提供可靠性的保證。

第二篇：淺談秘書的信息工作

武漢商業服務學院畢業論文

【摘要】：隨著社會的發展進步，信息成了現代社會的寶貴資源，世界著名未來學家阿爾溫托夫勒預言：“誰掌握了信息，控制了網絡，誰就掌握了整個世界。”而企業經營管理的過程,實際上就是取得信息并依據信息做出決策的過程。作為秘書人員，收集、篩選、整理和加工各種有效信息，為領導者提供全面、準確、及時的信息服務是其工作的一個重要方面。因此秘書做好信息工作也變得更重要。作為現代秘書必須努力做好信息工作，學會利用信息技術開展秘書工作，以提高為領導工作服務的效率和質量。

【關鍵詞】：秘書信息工作

信息在人類社會中的作用被普遍關注,人們對信息的研究越來越深入,秘書信息工作的地位和作用日顯重要.因此有必要對秘書信息工作進行進一步的了解。

一、秘書信息工作的基本要求可以用“準確、及時、全面、適用、經濟”來概括

（一）、準確

信息的真實性是信息質量的核心，所以收集到信息是一定要準確無誤，真實可靠的。準確是信息的生命，是信息的全部意義所在。秘書收集到的原始信息要可靠、真實，而處理信息要堅持主觀傾向性與客觀真實性的相互統一。只有如實的反映情況，才能保證領導機關及決策者依據真實的、準確的信息做出恰當的判斷和科學決策。正確的信息無疑對領導決策能夠產生積極的促進作用;反之，錯誤的信息對領導決策會產生誤導作用，造成的損失和影響也很大因此，準確，應是秘書信息工作的靈魂。

（二）、及時

信息的收集、處理、傳遞、反饋不僅準確還要要及時迅速。社會主義市場經濟對秘書工作的時效性提出了更高的要求，不僅傳遞要快，而且收集、加工、檢索、輸出都要高速度。信息處理不及時，就會失去信息的價值，甚至造成嚴重的損失。全面即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各個方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級領導根據各方面的信息，權衡利弊，擇善而從，做出正確的判斷和決策。

（三）、全面

全面就是反映的問題，收集的信息要全面，還要聽取各種意見；對一個問題如果有不同的看法應該都反映給領導者，信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各個方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級領導根據各方面的信息，權衡利弊，擇善而從，做出正確的判斷和決策。

（四）、適用

收集信息時要弄清本地區本部門本單位的工作進展情況和急需解決的問

題；要及時摸清領導者的思想脈搏，做到心中有數；還要突出重點，幫助領導者集中主要精力考慮重點問題，還應該同時兼顧一般，以免發生不應有的疏漏。更要根據不同領導機關和領導者的不同要求提供信息。一條有價值的信息對于不同層次不同部門的領導者，其參考價值并不相同。秘書人員必須注意研究不同層次的領導者和服務對象的不同要求，在信息的投向上有針對性，區別對待，注意適用對路。另外還要特別注意，只要是新發生的帶有重要動向的性、導向性、苗頭性、政策性、突發性的問題，就應該及時采報。

（五）、經濟

企業信息工作可以幫助企業在擴大生產規模的同時保證效率與效益的提高，從而實現企業信息工作的價值。由于生產要素客觀存在的不可分性和生產經營在組織、流程與技術上的要求，成本節約與效益提高要達到一定生產規模才能得到體現。在規模經濟性的層面上，企業信息在企業多樣化經營和廣泛合作中就能起到有效的導向、調節和控制作用，使原來未能充分利用的“信息資源剩余”（包括經驗、技術、商譽和商標、市場信息、管理技能等信息資源）得到共享和充分利用并大幅度地節約信息成本。所以秘書在收集信息時，還考慮信息成本，使收集的信息有一定的經濟性。

二、秘書信息工作的重要性

（一）、輔助領導者做出正確決策

企業的領導班子，要對各方面工作做出決策，掌握大量的信息是至關重要的。辦公室作為領導的直接服務機構，承擔著為領導決策提供文件、資料、信息和建議的任務。在企業生產經營工作中遇到很多實際需要解決的問題，企業必須要深入研究解決工作中面臨的這些困難和問題。在這種情況下，辦公室作為企業信息部門就要為領導及時了解企業的生產情況和職工的心理動態和出現的新情況、新問題，及時采取措施加以解決。這就需要辦公室靈敏地捕捉信息，充分地利用信息，在對信息進行分析研究的基礎上找出問題的原因和癥結，確定解決矛盾的最佳方案。可以說，決策的過程，就是信息的輸入、處理、輸出的過程。決策的形成需要借助信息進行判斷，決策的實施需要借助信息進行控制，決策執行終結后，需要借助信息進行總結，為新的決策創造條件。辦公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及時不及時、真實不真實、全面不全面，將直接影響到企業領導的決策和對全局工作的把握。因此，辦公室人員緊緊圍繞企業經濟中心工作，深入群眾之中調查，收集各種信息向領導反饋，為領導正確決策發揮好參謀助手作用。

（二）、協助領導者做好科學管理

管理信息化是指企業廣泛利用現代信息技術，開發信息資源，把先進技術、管理理念引入到管理流程中，實現管理自動化，提高企業管理效率和水平，從而促進管理現代化，轉換經營機制，建立現代化企業制度，實現有效降低成本，加快技術進步，增強核心競爭力。信息化的實現，會使企業的生

產經營模式發生深刻的變化。對信息的快速反應能力是檢驗工作效率和競爭力的重要標志，建立企業和部門信息網絡，實現信息化既是社會需求，也是企業適應市場，促進自身發展的需要。只要管理方式正確，有良好的工作氛圍，員工也會全力以赴地工作。

（三）、開闊領導者的思路

好的信息，不僅可以讓領導者做出好的決策，還可以讓領導者的思路開闊。獲取多方面的信息，著力跟蹤前沿信息，服務于現實的需要，幫助領導開闊視野、更新觀念、提升能力。創新是衡量一個人、一個企業是否有核心競爭能力的重要標志。為領導者提供有效的信息，讓領導者不斷地從工作中發現問題、研究問題、解決問題。而解決問題的過程，也就是向創新邁進的過程，這也提高了領導者的執行力。

（四）、促進辦公室工作職能轉變

加強企業信息工作，是促進辦公室工作職能轉變的需要辦公室是重要的綜合協調、信息處理、反饋部門，是企業機關的樞紐、窗口和門面，是領導重要的參謀和助手。在新形勢下，辦公室要適應電子辦公的需要，積極推動自身職能的轉變。在工作內容上，要由以往主要做事務性工作，向事務和政務相結合、以政務性工作和輔助決策為主、當好參謀助手的方向轉變；在工作重心上，要由以往主要服務領導，向服務領導與服務部門、服務車間班組、服務職工相結合，促進綜合協調、確保政令暢通方向轉變；在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多種手段綜合運用、加強信息服務和信息引導方向轉變。做好信息工作，是辦公室實現上述三個轉變的重要載體。信息工作既是上下級機關進行工作聯系和溝通的必要環節和重要紐帶，是上情下達、下情上達、左右通達的快速、便捷的通道。它便于下級向上級匯報工作，便于向上級及時反映工作中的問題，求得支持，便于下級及時與上級溝通工作思路，創造性地開展工作。從這個意義上講，做好政務信息工作，對于促進辦公室職能轉變有著無可替代的作用。辦公室要加強與領導和上級部門的協調，加強與業務部門的協調，加強與基層的協調，加強與社會各界的協調，把信息工作貫穿到各項業務工作中去，做到“健全制度，暢通渠道，講求質量，提高效率”

三、如何做好秘書的信息工作

現代秘書應具備和強化信息意識，提高信息工作能力，給領導者決策和管理提供優質高效的信息輔助。新形勢下秘書人員該如何做好信息工作呢？我認為要做好信息工作，應該從四大方面去下功夫。

（一）、要有四種意識

信息是領導者管理和決策的基礎，領導者的決策離不開信息活動。秘書擔當的是領導者信息活動的靈敏觸角和聰明耳目之角色，為領導者提供好的信息服務，秘書人員應該樹立信息、政治、創新和全局等四種意識。

1、信息意識

秘書人員信息工作做得好與壞，在某種意義上來說決定了領導者決策的正誤和領導水平的高低。在經濟工作中，經濟信息、商務情報甚至是企業和組織的生命。信息、物質與能源已成為現代社會的三大經濟支柱。在這樣一個充盈著信息的環境中，可以說秘書工作歸根結蒂就是信息工作，游離于信息之外的秘書工作是沒有的。秘書人員只有具備強烈的信息意識，深刻認識信息社會的特征，從信息的高度來對待繁多的秘書實務；這樣才能及時化解隔閡、消除矛盾，提高秘書工作效率，保證領導者的工作效率。

2、政治意識

現實社會生活中與政治是分不開的，政治是經濟的集中表現。因此，信息工作要為經濟建設服務，要保持高度的政治敏銳性。而且在信息工作的思路、信息內容的取向、信息網絡的布局、信息活動的方式等方面都要以堅定的信心、高昂的熱情、旺盛的斗志、科學的態度，積極研究新情況、解決新問題、探索新途徑，努力提高信息工作水平。

3、創新意識

為領導者決策提供信息是秘書的重要職能。在鋪天蓋地的信息海洋中捕捉到領導者最需要的信息，為領導者決策提供最有價值的資訊，就要求秘書人員必須具備創新意識。它不是對外界信息的簡單模仿剪輯，而是要經過頭腦加工廠的分析綜合，創造出新的更有價值的信息，為領導者的決策服務。21世紀是以知識與信息為發展動力的時代，秘書工作的改革和發展，必然要求作為秘書工作主體的秘書人員具備較強的創新能力。

4、全局意識

全局意識主要體現在三方面：一是要站在全局的高度，判別一切事物的是非、真偽、善惡，正確把握事物發展的走向，提高信息工作的預測水準。二是圍繞“改革、發展、穩定”的大局，密切關注黨的建設、政權建設、經濟建設等重大問題，提高信息工作的預測能力。三是牢固樹立群眾觀念，深入基層，多視角、全方位審視社會不同群體信息，提高信息工作的預測效應。

(二)、要提高信息質量

決策是領導者工作的核心，而信息是決策科學化的基礎和依據。領導者決策的過程，實際上也是一個信息處理的過程。在做出決策前，要掌握各種信息，找出問題與矛盾，從而確定決策目標；進行決策時，要依據所掌握的信息，研究制定可供選擇的方案，做出正確的決斷；決策實施后，還要及時掌握反饋信息，對決策進行評估、調整。由此可見領導者決策過程都離不開秘書人員信息工作的有效服務。由此可知，提高信息的質量是做好信息工作的關鍵。提高信息質量，應準確把握報送內； 廣泛開拓信息渠道充分利用文書、書刊、會議、調研、信訪、檔案網絡等各種渠道快速獲取有價值的信息；堅持實事求是原則，秘書人員要以認真負責的態度，把群眾的真實想法、愿望、意見和建議如實地反映，不欺瞞領導者；著力挖掘特色信息，(三)、要加強信息開發

信息是可以不斷再生的資源，人們可利用失去原有價值的信息經過加工

而得到新的信息。對信息進行增值開發，是進一步豐富信息資源的重手段。信息的增值開發可通過下面途徑獲得。

1、控制潛在信息

我們應該立足微觀、著眼宏觀，抓住對全局有一定借鑒作用的微觀信息，挖出潛藏的、對宏觀有指導價值的信息進行細整理、精加工，努力使其上質量上檔次。使原有的信息大幅度增值。

2、發現超前信息

苗頭信息的價值大部分是潛在的，往往被遮蓋而不受重視。為使信息不斷增值，秘書人員不僅要主動去發現和捕捉苗頭性信息，還要進行深入分析和研究，多發現有傾向性的信息，以更能夠好地發揮參謀助手作用。

3、實現信息的多次利用

信息不只是有一次價值，好好利用會出現多次增值。所以要求秘書對內涵容量大的信息要進行系列開發和連續開發。不但要抓住對全局有較大影響的重要問題，使信息在連續開發過程中不斷增值。還要圍繞領導者決策的實施過程，開發相關信息，及時掌握熱點、難點、亮點問題，不斷進行更大范圍和更深層次的開發，使一次性信息發展成為多次性信息。

4、開發預測信息

要想在諸多信息中發現未知的事物發展規律，并根據這一規律去預測未來，就需要通過艱苦細致的努力，在總結過去和現在的事物發展中，去描述事物前進的直線或曲線軌跡，從中發現事物本質的運動規律，為準確預測未來的發展趨勢尋找信息依據

(四)、提高秘書的信息素養

現代秘書的信息素養，是秘書人員在工作實踐中根據組織內外信息環境的發展要求，自覺接受教育訓練而逐步形成的對待信息活動的修養與能力，信息素養作為一種高級技能，具有很強的實踐應用性。信息素養的培養教育就應受到高度重視，秘書可以通過制定明確的培養目標，創建良好的培養環境，突出信息技能的教育和訓練等方式來提高秘書的信息素養。了解信息科技的發展動態，掌握必需的信息技能，提高駕馭依靠的本領是秘書人員必須具備的。我們應大力倡導和熱情支持秘書人員學電腦、用電腦和使用計算機網絡，營造濃厚的提高信息素養氛圍。秘書要充分發揮院校信息教育的職能和作用。在日常的工作中，不斷的學習，不斷的提高信息素養。

【參考文獻】：

1、《第一次當秘書》廖小鷗2005年10月第二版第126頁起

2、《秘書學術論文：論現代秘書人才的信息素養》王守福2009年2月

3、《新形式下秘書人員如何做好做好信息工作之我見》精華區—文秘家園

4、《秘書工作綜合流程解析》主編張小慰、馮俊伶2005年9月137頁起

第三篇：秘書信息工作之我見

10文秘33110趙揚

秘書信息工作之我見

在我眼中秘書工作是一件十分復雜的工作，雖然表面上看上去非常簡單，人人都會做。但是要做得又好又快是需要經過不斷地學習和磨練才能鍛煉出來的。特別是秘書信息工作，更加需要秘書工作人員有良好地信息觀念和信息意識。

信息工作是秘書人員重要的基礎性工作之一，秘書人員的信息工作是直接為領導服務的，信息是領導決策的基礎和依據，秘書輔助領導決策主要是通過為領導者提供信息來實現的，秘書人員的信息工作水平直接影響著為領導決策服務水平的高低，其重要意義顯而易見。信息是現代社會的寶貴資源，隨著社會的發展，信息的價值將不斷飚升，信息時代的到來，既給秘書工作帶來了難得的發展機遇，同時也帶來了嚴峻的挑戰，秘書人員應如何在信息時代做好信息工作，更好地發揮秘書人員的參謀、助手作用呢?我認為秘書人員在做好 傳統的信息工作的基礎上，應加強以下幾方面的工作：

一、強化信息觀念和信息意識

現代秘書的信息觀念，是秘書人員對信息的初步認識以及在秘書工作實踐活動中形成的對信息價值的總體印象。比如對待信息技術和信息工具的觀念，秘書人員如何看待信息技術，如何認識信息網絡的功能，這就是衡量信息觀念先進與否的一個具體標準。據有關調查顯示，大多數秘書人員認為，互聯網和各種局域網既是一種新的認識工具，又是一種新的交流工具，還是一種新的生產力，秘書工作只有同網絡結合起來，才能產生新的生機和活力。但是也有相當一部分秘書

人員對信息有一種神秘感，對網絡不感興趣，這就是信息觀念上的巨

大差異。

目前，國際互聯網已遍布全國各地，如果秘書人員具備先進的信

息觀念，積極地去了解、使用網絡，就可大大提高工作效率，減少很

多不必要的重復勞動。現代秘書良好的信息觀念，在本質上就是尊重

知識，崇尚科學，終身學習，善于接受新生事物。熟練的運用辦公設

備是一名合格的秘書必備的素質。

二、掌握足夠的信息能力和信息知識

現代秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書實踐活動中所應

具備的對于秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力。它主要

包括五個方面的內容：

（一）是信息的獲取能力。秘書人員除了充分利用好組織建立的各種內部信息網絡以外，還應掌握并建立自己的常規信息渠道，善于

開發新的秘書工作信息資源，并及時、準確、全面地獲取所需要的信

息。

（二）是信息選擇的能力。信息時代，人們每時每刻都在面對著

滾滾而來的信息，信息垃圾、信息干擾、信息焦慮很難避免，而這些

往往會影響領導的科學決策，因此，秘書人員必須學會準確無誤地理

解、識別、判斷、篩選所遇到的信息，以達到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。

（三）是信息預測的能力。它是指秘書人員在現有信息的基礎之

上對未來的一種推斷和預見，它對秘書輔助領導決策具有決定意義。

（四）是信息處理能力。即對所感知、選取和獲得的信息進行深

加工的過程，具體來講就是對信息進行綜合分析、整理排序、歸類處

理等工作。

（五）是信息的運用能力。是指秘書人員在獲取和處理信息的基

礎之上，把自己的思想和見解融入其中，并通過恰當的渠道把這些信

息傳遞給他人，與他人進行交流與共享，這是信息工作的最終目的。

在信息時代和知識經濟的大背景下新的學科不斷涌現，有資料顯

示，全世界傳遞的信息量以每天近百億信息單元的速度遞增，并以5％

-20％的加速度不斷發展。近30年來，人類生產的信息已超過過去

5000年的信息量總和。英國技術預測專家詹姆斯-馬丁也做出了同樣的結論：人類的知識在19世紀是每50年翻一番，20世紀70年代是

每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。在這種情況下人們不能掌

握一種快捷的獲取信息的途徑將是非常可怕的。

三、信息創新，不斷尋覓有新意的信息

當今社會發展變化很快，信息老化的周期大大縮短，秘書人員必

須具備敏銳的觀察力，在捕捉具有新意的信息上下功夫。尋覓有新意的信息應把握住以下幾點：

（一）是要在發展、變化中抓新。

創新是一個過程，在創新的過程中秘書人員僅僅盯住自己工作的小范圍是不夠的，應放開思路，開闊眼界。除了抓住身邊看的見，摸

著的新事物之外，還要善于捕捉一些無形的新信息，如觀念的轉變，思想的變化，認識的升華等；外地的新信息；隱性新信息以及連帶新

信息等。

（二）是在觀察思考中出新。

隨時隨地地觀察思考應當是秘書人員的基本功。比如通過觀察苗

頭性的問題，發現超前性宏觀信息，從個別現象問題，揭示規律性信

息，從一次性信息增值發展為多次性信息。有些信息通過不斷加工處

理，會出現多次增值。

（三）是在學習借鑒中創新。

改革的年代每個地方、每個行業都需要向其他地方、其他行業學習，借鑒先進的經驗，結合本地、本行業的實際，融會貫通。推進發

展。在把外地的經驗與本地實際結合的過程中，就會產生有新意的信

息。

（四）是在比較對照中求新。捕捉有新意的信息，必須學會對萬

事萬物進行比較對照。在比較中鑒別事物，發現有新意的信息，可以

同中求異，也可異中求同。

四、信息道德和信息工作中的保密意識

信息道德是指秘書人員在獲取和使用信息的過程中，應遵循一定的倫理規范，不得危害社會或侵犯他人的合法權益，能自覺保護他人的知識產權、隱私權等，也不得向領導者和有關用戶傳遞不良信息。當前信息傳播的媒體多種多樣，媒體的多樣性使信息傳播過程中不可

避免地帶有一定的主觀偏見，虛擬空間交流的隱蔽性也可能會伴生一

定的無政府狀態。如果沒有一定的道德意識和道德約束，就很容易使

人們在享受信息網絡技術帶來便利的同時，產生一些與先進的倫理道

德相悖的現象。

秘書人員在自覺地遵守信息道德的同時，還應注意信息獲取和使用過程中各種自覺不自覺的失密或泄密事件的發生。在這里特別提出注意的是秘書人員一定要防范隱晦性公務泄密。有的人是真心實意講話，莫名其妙泄密，到頭來，說者無意，聽者有心。一些不同層次的領導人應邀到不同場合講話，有些人為了顯示自己的身份和知曉度，在部分場合、范圍講一些“小道消息”和“大家感興趣的話題”，大 部分人一聽了之，但有些人卻在更大的范圍內傳播“小范圍”的內容。

綜上所述，信息的社會化和社會的信息化成為了當今世界發展的總趨勢，信息作為一種資源已成為現代社會發展必不可少的基本條件。秘書工作者必須緊跟科學發展，具備強烈的信息意識，使自己始終保持對信息的積極態度，才能在浩如煙海的信息中整理和加工出對領導有用的信息，才能做一名合格的秘書工作者。

【參考文獻】：

1、《新形式下秘書人員如何做好做好信息工作之我見》

趙揚

2012年6月16日

第四篇：就業信息篩選原則

求職者為了找到一份滿意的工作，他們打電話、跑會場、托親訪友，真可謂是“八仙過海，各顯神通”。為了盡可能多地獲得有用的職位信息，他們南下北上，不停地奔波。他們堅信，一個人掌握有用的就業訊息越多，就越有可能選擇到切合自身的工作職位。但另一方面，他們不得不面對就業信息數量大、范圍廣和時效快的現實。具體針對一項特定的職業而言，它就包含大量的相關信息，比如單位性質、工作內容、每月收入、福利措施、工作地點、人際氣氛、上班時間、考核方式、培訓機會、升遷發展和領導方式等等內容。有關諸如國家、地方針對畢業生制定的就業方針、政策和法規也是如此的龐雜。

廣泛收集就業信息僅僅是擇業工作的第一步，收集的信息越多，機會就越多。但是對這些大量的相關訊息進行一番去偽存真，去粗取精的鑒別篩選更是一項必不可少的工作。后一項工作處理好了，有用的信息才會對一個人的求職活動真正發揮積極推動作用，起到事半功倍的效果。

在對信息進行篩選時應當遵循求真、求新和求專的原則。

求真就是要了解信息的真實程度。外界的信息可謂真假難辨，有的求職信息純粹是子虛烏有、空穴來風；有的信息則僅僅是單位出于一種宣傳的目的，而非真心實意的想錄用新人，這樣的招聘廣告含有大量的水分；有的則是一些單位尤其是一些非法機構發布的具有欺騙性、欺詐性的聘用信息，它們常通過收取報名費、中介費和面試費等達到騙取學生錢財的目的。由于信息的虛假常會導致求職者的決策失誤，給就業工作帶來多方面的麻煩和損失。因此，求職者一定要對那些值得懷疑、可信度低的用人信息多加以了解、考察、分析和核實，及早將虛假性或欺騙性的信息排除在外。

求新就是要求自己掌握的就業信息要具有時效性。一般而言，就業信息具有一定的有效期，越是新近發布的信息，越具有較高的使用價值，這對于單位招聘計劃、相關就業政策等尤其如此。過時的信息、政策常會干擾或誤導當事人的求職活動。因此，對求職者來說，及時擁有新的職位信息，或許就多了一份勝算的把握。

求專就是要有的放矢，縮小范圍，從所有接觸的信息中找到適合自己具體情況的有限信息。就業信息并非數量越多對一個人的求職進程越有益處。因為人們接觸的信息往往同時包括有高相關的、低相關的、無關的以及錯誤的幾類。如果無關或錯誤的信息過多的話，它們就反而會成為就業決策中的負擔和額外的干擾源，對合理決策的作出會造成消極影響。畢業生應當格外關注那些與自己的專業、性格、興趣、能力和特長相符的職位訊息，因為它們更適合自己的發展，成為自己未來職業的可能性更大。

對于一份職位招聘廣告來說，真實性、有效性和適合性只是評判其使用價值的一般原則，好的用人信息還應當包括以下諸方面的具體要素：

單位情況的簡單介紹。包括單位名稱、性質以及上級主管部門；單位的發展歷史、現狀及遠景規劃；在本行業中的實力或排名等。單位的整體發展狀況為應聘者提供了一個實現自我價值的大環境。對應聘人員的具體要求。這包括了對當事人思想政治、人品修養和職業道德等內容的要求；對年齡、身高、體重、相貌和體力之類生理內容的要求；對學歷、專業方向、學習成績和職業技能的要求；有的單位還可能對個人的職業興趣、職業能力、性格和氣質等心理特點提出要求。

招聘職位情況的介紹。包括了所設立職位的收入福利、工作地點、工作時間、工作環境和發展前途等方面的具體內容。這方面的信息與畢業生切身利益的關系最為密切，也最能夠吸引他們關注的目光。畢竟，現在對該職位感興趣的畢業生說不一定就會成為該單位未來的正式員工。

通過過濾這一程序，廣而雜的就業信息就只剩下最重要、最有價值的部分，要發揮它們的價值，求職者就需要立即行動，及時使用這些財富，及時向用人單位發出反饋，以免坐失良機。

對就業信息要提高警惕

1.要對信息的真實性、可信度進行判斷，警惕虛假信息和“就業騙局”。現在市場上經常出現試用期陷阱、收費陷阱、傳銷陷阱、非法中介陷阱等等。應對各種陷阱，畢業生首先要確定一個合理明確的擇業目標，使整個就業過程有條不紊，避免虛假信息乘虛而入；其次在求職過程中要把握正規渠道求職、實地考察單位、“不付錢”等原則，盡可能降低上當受騙的可能性。

2.要注意個人資料的隱私保密。現在好多高校畢業生都通過網絡找工作，但有些專業人才網絡缺乏嚴格的審查制度，容易出現違法招聘。畢業生應該進入信譽度高的招聘會和專業人才網站應聘，填寫個人信息的時候，要對自己的一些個人數據做必要的保留。當今社會瞬息萬變，及時、廣泛地掌握和了解就業信息，并具有鑒別和處理運用信息的能力對于高校畢業生來說尤為重要，它可以幫助畢業生確定就業意向，有針對性地、正確地選擇就業單位。因此，作為高校的就業指導者要想使學生順利就業、擇業，就應該運用各種方法和途徑讓學生把握一切機會，通過各種渠道，主動、廣泛地搜集各種就業信息，并能夠鑒別真偽，使之為己所用，避開信息帶來的各種誤區，為未來的職業生涯和人生奠定堅實的基礎。

第五篇：《秘書實務》第五章-信息工作

第五章 信息工作 第一節

信息和信息工作概述

一、信息的基本知識(一)信息的概念

廣義的信息指能為人們感知的事物的狀態、特征、聯系和變化,以及直接或間接反映、描述它們的符號和信號。

狹義的信息指接受者原先不知道的、有用的消息。

秘書機構信息工作對象,主要是指狹義的信息,即對領導和本單位相關工作來說一切新而有用的信息。(二)信息的特征

1.時效性2.可增長性3.可傳遞性4.可分享性5.可貯存性（三)信息的類型

1.直接信息和間接信息2.動態信息和靜態信息

3.無記錄信息和有記錄信息4.初級信息和高層次信息

二、信息工作的意義

(一)為領導決策提供可靠的信息根據

(二)為領導日常工作提供有效的信息咨詢

(三)是秘書機構做好其他工作的重要保證

三、信息工作的基本要求

(一)準確完整(二)及時高效(三)適用適量

第二節

信息工作的一般程序

一、信息的收集積累(一)信息收集的范圍

各級黨政機關頒布的方針、政策、法規 上級領導機關或主管部門發布的意見 所轄地區、所屬單位的基本情況 對本組織工作或產品的反饋信息

同行業的新進展、新做法、新經驗、新產品、新技術等

第二節

信息工作的一般程序

一、信息的收集積累(二)信息收集的渠道

1.信息網絡2.文件資料3.大眾傳媒4.會議

5.來信、來訪、來電6.調查研究(三)信息收集的方法

1.閱讀法2.觀察法3.聽記法4.交換法5.索取法6.購買法

二、信息的篩選和校正

(一)信息真偽的鑒別(二)信息的校正補充

(三)信息價值的鑒定

三、信息的分類

首先，根據是否具有很強的時效性, 分為需要立即處理輸出的信息和暫時不需要處理的信息。

其次，根據不同信息接收者對具體內容上的需要，分為政治信息、經濟信息、文化信息、科技信息等。

四、信息的深度加工(一)信息的濃縮提煉

濃縮是在不損失有用信息的前提下把篇幅過長的信息壓縮成簡短的信息。

提煉是通過對零碎、膚淺、雜亂的原始信息的分析,運用邏輯推理得到高質量的二次信息。

(二)信息的綜合研究

通過分析、研究，將大量原始信息轉變成高層次信息。

高層次信息——反映事物全貌、揭示事物本質和規律并能預測事物發展趨勢的信息。

有情況

有分析

有建議

五、信息的傳輸和反饋(一)信息傳輸的方向 向單位內部傳輸(內向傳輸)向單位外部傳輸(外向傳輸)(二)信息傳輸的控制

對信息需求的控制

對信息共享程度的控制 對信息傳輸時機的控制(三)信息輸出的方式

1.口頭傳輸2.書面傳輸3.電信網絡傳輸

（四）、憂患信息的傳輸

1.控制問題型信息的傳遞范圍2.將問題型信息 “反題正作”(五)信息的發布

新聞發布會 / 信息發布會

“××媒體溝通會”(六)信息的利用及反饋

了解信息被各方采納、利用的情況，及時調節和改進信息處理流程，提高信息的利用率。

第三節

信息簡報

一、信息簡報的概念

機關、團體、企事業單位自行編發、用來反映和交流信息的內部報刊之一。如“工作動態、”“信息快報、”“內部參考、”“信息交流”等。

向上級機關的信息簡報投稿、報送或對外橫向交流,是本單位信息輸出的一個重要形式，有利于相互之間工作協調與合作。

第三節

信息簡報

二、信息簡報的編寫方式和一般要求

單條信息的編寫——將每一條信息寫成一篇信息稿(新聞稿）。單條信息要求新、準、快、短。每條以兩三百字為宜。

信息綜述——將許多內容上有聯系的零星分散的信息,加工編寫成一篇綜合性信息材料。綜述性信息材料能夠反映事物的全貌和發展過程。

第三節

信息簡報

三、信息簡報的格式

單期式簡報——發布日期不確定、每期僅發布一兩條重要信息的簡報。

多期式(雜志式)簡報——有固定的印發周期(如每月兩期)，每期發布多條信息的簡報。

第四節

網站的信息管理

網絡是最便捷的信息傳播工具。各類組織大多建有自己的網站(或網頁),網站管理成為秘書機構一項重要的常規業務。

單位網站有對外展示形象和對內進行管理的功能，但網站最主要的功能乃是傳播信息，展示形象或內部管理的功能也是通過網站信息流通的手段來實現的。

單位網站的信息管理是信息工作的重要內容。

第四節

網站的信息管理

一、網站管理制度

(一)分級管理和專職管理制度

(二)信息發布審查制度

(三)保密制度和獎懲制度

(四)網站內容定期更新制度

二、網站信息制作與展示

網站的內容應該具有價值和原創性。

網站應調動用戶積極提供內容信息，讓他們方便自由的上傳內容。網站信息要具備下載和打印功能，讓用戶方便的獲取信息。

第四節

網站的信息管理

三、網站信息的處理和利用

網站是獲取用戶反饋信息的有效途徑。公眾通過網站對領導工作提出許多非常具體的要求、意見和建議，秘書機構應將這些反饋信息視為重要的信息資源，按照信息工作的要求廣泛收集認真研究。此外，秘書從網站管理的角度還要對公眾反饋的信息加以及時的處理。

第四節

網站的信息管理

三、網站信息的處理和利用

網站可以開設以下交互功能：

會員注冊

網站留言板

客戶調研

在線溝通 首長信箱 公眾論壇 博客和微博

思 考 題

1.什么是信息? 它有哪些主要特征? 秘書機構的信息工作有何重要意義? 2.秘書機構的信息工作有哪些基本要求? 信息對領導決策有何重要作用？

3.試述信息工作的一般程序。

4.為什么要對信息進行有效展示?請以四人一組自辦一份四個版面的信息簡報，并組織展覽評比。

5.選取2～3個網站，結合第四節“網站的信息管理”有關知識對其作出評價。