第一篇：秘書信息工作的基本要求

秘書信息工作的基本要求就是“準確,及時,全面,適用”八個字.

1,準確 即信息的內容要準確無誤,真實可靠.準確是信息的生命,是信息的全部意義所在.秘書收集到的原始信息 要可靠,真實,處理信息要堅持主觀傾向性與客觀真實性相統一.如實反映情況,才能保證各級領導機關及決策 者依據真實的,準確的信息作出恰當的判斷和科學決策.如果信息不準,必然會給領導工作造成失誤.因此,準 確,應是秘書信息工作的靈魂.2,及時 即信息的收集,處理,傳遞,反饋要及時迅速,講究時效.社會主義市場經濟對秘書工作的時效性提出了更 高的要求,不僅傳遞要快,而且收集,加工,檢索,輸出都要高速度.信息處理不及時,就會失去信息的價值, 甚至造成嚴重的損失.3,全面 即信息的收集和處理要注意廣泛性,真實地反映事物各個方面的情況.只有全面地反映情況,才能使各級領 導根據各方面的信息,權衡利弊,擇善而從,作出正確的判斷和決策.4,適用 此項要求包含以下三方面的內容:(1)要服務于中心工作.就是說要弄清本地區本部門本單位的工作進展情況和急需解決的問題;要及時摸 清領導者的思想脈搏,做到心中有數;要突出重點,幫助領導者集中主要精力考慮重點問題同時兼顧一般,以免 發生不應有的疏漏.(2)要根據不同領導機關和領導者的不同要求提供信息.除一些需要共同重視的信息以外,本級領導機關 所需要的信息,并不一定都是上級或下級領導所需要的信息;別的部門所需要的信息,不一定為本部門領導者所 需要.一條有價值的信息對于不同層次不同部門的領導者,其參考價值并不相同.秘書人員必須注意研究不同層 次的領導者和服務對象的不同要求,在信息的投向上有針對性,區別對待,注意適用對路.(3)要特別注意,只要是新發生的帶有重要動向的性,導向性,苗頭性,政策性,突發性的問題,就應該 及時采報.要防止把按需要采報歪曲成為“按胃口喂報”.

第二篇：秘書信息工作：秘書信息工作的基本要求

秘書信息工作的基本要求就是“準確、及時、全面、適用”八個字。

1、準確

即信息的內容要準確無誤，真實可靠。準確是信息的生命，是信息的全部意義所在。秘書收集到的原始信息要可靠、真實，處理信息要堅持主觀傾向性與客觀真實性相統一。如實反映情況，才能保證各級領導機關及決策者依據真實的、準確的信息作出恰當的判斷和科學決策。如果信息不準，必然會給領導工作造成失誤。因此，準確，應是秘書信息工作的靈魂。

2、及時

即信息的收集、處理、傳遞、反饋要及時迅速，講究時效。社會主義市場經濟對秘書工作的時效性提出了更高的要求，不僅傳遞要快，而且收集、加工、檢索、輸出都要高速度。信息處理不及時，就會失去信息的價值，甚至造成嚴重的損失。

3、全面

即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各個方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級領導根據各方面的信息，權衡利弊，擇善而從，作出正確的判斷和決策。

4、適用

此項要求包含以下三方面的內容：（1）要服務于中心工作。就是說要弄清本地區本部門本單位的工作進展情況和急需解決的問題；要及時摸清領導者的思想脈搏，做到心中有數；要突出重點，幫助領導者集中主要精力考慮重點問題，同時兼顧一般，以免發生不應有的疏漏。

（2）要根據不同領導機關和領導者的不同要求提供信息。除一些需要共同重視的信息以外，本級領導機關所需要的信息，并不一定都是上級或下級領導所需要的信息；別的部門所需要的信息，不一定為本部門領導者所需要。一條有價值的信息對于不同層次不同部門的領導者，其參考價值并不相同。秘書人員必須注意研究不同層次的領導者和服務對象的不同要求，在信息的投向上有針對性，區別對待，注意適用對路。

（3）要特別注意，只要是新發生的帶有重要動向的性、導向性、苗頭性、政策性、突發性的問題，就應該及時采報。要防止把按需要采報歪曲成為“按胃口喂報”。

第三篇：信息工作的基本要求

信息工作培訓要點

前言

工作信息是系統內各項工作活動的記錄和反映。收集和編輯工作信息是辦公室工作人員的一項重要職責。總隊搭建了系統工作信息，作為全系統工作信息交流的平臺，用于系統工作信息的上傳下達、下情上達、經驗交流、學習借鑒及對外宣傳等。全面、準確、及時的工作信息可以為總隊領導及各級國土資源執法監察干部提供工作開展的基本情況、上級領導機關的工作意圖、隊伍管理組織狀況、干部隊伍思想動態、違法違規行為的發生趨勢等情況，是總隊領導機關了解基層工作整體情況的一個重要窗口，也是總隊領導分析形勢、把握全局、發現問題、及時決策的重要依據。

一、信息的概念

（一）信息

信息的學術名詞定義：事物運行的方式和狀態，即事物內部運行的方式和外部聯系的狀態。這是學術總結性的抽象定義，通俗形象的理解就是消息或者情報。

（二）工作信息

我們系統的工作信息可以理解為：通過對系統內工作活動的記錄、整理、分析和綜合，及時、準確、全面的向上級機關和相關部門提供的專題或者綜合的情況反映。

1二、信息工作的基本要求就是“準確、及時、全面、適用”八個字。

（一）準確

即信息的內容要準確無誤，真實可靠。準確是信息的生命，是信息的全部意義所在。辦公室工作人員收集到的原始信息要可靠、真實，處理信息要堅持主觀傾向性與客觀真實性相統一。如實反映情況，才能保證各級領導機關及決策者依據真實的、準確的信息作出恰當的判斷和科學決策。如果信息不準，必然會給領導工作造成失誤。因此，準確，應是信息工作的靈魂。

（二）及時

即信息的收集、處理、傳遞、反饋要及時迅速，講究時效。現代信息社會對信息工作的時效性提出了更高的要求，不僅傳遞要快，而且收集、加工、檢索、輸出都要高速度。信息處理不及時，就會失去信息的價值，甚至造成嚴重的損失。

（三）全面

即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各個方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級領導根據各方面的信息，權衡利弊，擇善而從，作出正確的判斷和決策。

（四）適用

此項要求包含以下三方面的內容：

1、要服務于國土資源執法監察中心工作。就是說要弄清本地區本部門本單位的工作進展情況和急需解決的問題；要及時摸清領導者的思想脈搏，做到心中有數；要突出重點，幫助領導者集中主要精力考慮重點問題，同時兼顧一般，以免發生不應有的疏漏。

2、要根據不同領導機關和領導者的不同要求提供信息。除一些需要共同重視的信息以外，本級領導機關所需要的信息，并不一定都是上級或下級領導所需要的信息；別的部門所需要的信息，不一定為本部門領導者所需要。一條有價值的信息對于不同層次不同部門的領導者，其參考價值并不相同。工作人員必須注意研究不同層次的領導者和服務對象的不同要求，在信息的投向上有針對性，區別對待，注意適用對路。

3、要特別注意，只要是新發生的帶有重要動向的性、導向性、苗頭性、政策性、突發性的問題，就應該及時采報。要防止把按需要采報歪曲成為“按胃口喂報”。

三、信息工作反映的主要范圍

（一）重要的政務活動。如總隊、支隊的各類重要會議信息。

（二）重要的事務活動。如各單位創建精神文明的各類活動。

（三）業務工作的開展情況。各單位開展執法監察業務工作的具體情況。

（四）工作經驗材料。對專項或工作中取得的先進經驗進行總結并用于系統學習交流。

（五）典型或綜合性分析報告。對專項執法監察工作或案件查處的分析剖析材料。

四、工作信息管理要求

(一)要高度重視信息工作，增強做好信息工作的責任感。支隊辦公室負責人作為支隊信息工作的責任人，必須充分認識信息工作對于服務領導科學決策，當好參謀的重要作用；充分認識信息工作對于提升輿論引導力，為經濟社會發展營造良好輿論氛圍的重要作用；充分認識信息工作對于擴大交流，展示執法監察隊伍形象的重要作用。支隊辦公室負責人都進一步提高思想認識和責任感，加強對信息報送工作的組織領導，確實把政治素質過硬，熟悉處室工作，具有信息敏感性，文字功底好、寫作能力強的工作人員作為信息員；切實組織發動支隊及所屬大隊的力量為信息員及時有效地報送信息提供便利，形成既落實專人負責，又調動人人積極參與的工作局面。

（二）要積極抓好信息源,確保信息報送的時效性和質量。支隊辦公室負責人及信息員要有敏銳的視覺和觸角，積極抓住信息源，深入挖掘工作亮點、熱點、重點、難點，暢通信息聯系渠道，準確、迅捷地報送有價值的信息。要做到“五個”下功夫：一是要在報送貫徹落實總隊黨委、各級黨委政

府和上級有關部門的重大決策部署的工作信息上下功夫；二是要在反映國土資源執法監察工作熱點、難點和可能影響執法監察工作開展的苗頭性、傾向性問題上下功夫；三是要在突出地方和部門特色上下功夫；四是要在加強信息調研，搞好綜合分析和深層次分析上下功夫；五是要在提高信息稿件的文字質量上下功夫。要確保信息報送的真實性、針對性和時效性。在信息收集上，要實現從“被動等”向“主動找”轉變；在信息處理上，實現從“粗加工”向“深加工”轉變。在信息調研上，要深入基層和一線，掌握第一手材料，發現問題，反映真實情況，寫出內容詳實、有深度分析和對策建議的調研文章。在信息報送上，切實提高信息報送效率，做到緊急信息隨時報，重要信息及時報，反饋信息跟蹤報。要慎防有價值的信息因送報不及時而效用大打折扣。既要注重信息報送的數量，又要注重信息報送的質量，從辦公室做起就要把好審核關和協調關，慎防誤報和漏報，要做到“勤、準、快”，多出優質信息。

（三）要強化考核，發揮激勵約束機制的制度保障作用。做好信息工作既要靠責任心，也要靠制度規范和激勵。我們要通過實施量化標準，通過建立健全考核、通報和學習培訓制度，強化激勵約束，進一步提高信息宣傳工作的規范化管理水平。各支隊辦公室要把信息工作與業務工作同部署、同檢查、同落實，辦公室要加強督促協調。各支隊的信息報送和

采用情況會通過季度和年終通報反映出來，并作為考核和有關評先選優的重要依據之一。對完成任務好的支隊和個人，我們會進行精神鼓勵和一定的物質獎勵，對信息宣傳工作不達標的支隊年終要通報批評。各支隊辦公室要以信息報送工作為己任，狠抓落實，形成層層有任務，人人有責任的良好格局，推動系統宣傳信息工作再上一個新臺階。

第四篇：淺談秘書的信息工作

武漢商業服務學院畢業論文

【摘要】：隨著社會的發展進步，信息成了現代社會的寶貴資源，世界著名未來學家阿爾溫托夫勒預言：“誰掌握了信息，控制了網絡，誰就掌握了整個世界。”而企業經營管理的過程,實際上就是取得信息并依據信息做出決策的過程。作為秘書人員，收集、篩選、整理和加工各種有效信息，為領導者提供全面、準確、及時的信息服務是其工作的一個重要方面。因此秘書做好信息工作也變得更重要。作為現代秘書必須努力做好信息工作，學會利用信息技術開展秘書工作，以提高為領導工作服務的效率和質量。

【關鍵詞】：秘書信息工作

信息在人類社會中的作用被普遍關注,人們對信息的研究越來越深入,秘書信息工作的地位和作用日顯重要.因此有必要對秘書信息工作進行進一步的了解。

一、秘書信息工作的基本要求可以用“準確、及時、全面、適用、經濟”來概括

（一）、準確

信息的真實性是信息質量的核心，所以收集到信息是一定要準確無誤，真實可靠的。準確是信息的生命，是信息的全部意義所在。秘書收集到的原始信息要可靠、真實，而處理信息要堅持主觀傾向性與客觀真實性的相互統一。只有如實的反映情況，才能保證領導機關及決策者依據真實的、準確的信息做出恰當的判斷和科學決策。正確的信息無疑對領導決策能夠產生積極的促進作用;反之，錯誤的信息對領導決策會產生誤導作用，造成的損失和影響也很大因此，準確，應是秘書信息工作的靈魂。

（二）、及時

信息的收集、處理、傳遞、反饋不僅準確還要要及時迅速。社會主義市場經濟對秘書工作的時效性提出了更高的要求，不僅傳遞要快，而且收集、加工、檢索、輸出都要高速度。信息處理不及時，就會失去信息的價值，甚至造成嚴重的損失。全面即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各個方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級領導根據各方面的信息，權衡利弊，擇善而從，做出正確的判斷和決策。

（三）、全面

全面就是反映的問題，收集的信息要全面，還要聽取各種意見；對一個問題如果有不同的看法應該都反映給領導者，信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各個方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級領導根據各方面的信息，權衡利弊，擇善而從，做出正確的判斷和決策。

（四）、適用

收集信息時要弄清本地區本部門本單位的工作進展情況和急需解決的問

題；要及時摸清領導者的思想脈搏，做到心中有數；還要突出重點，幫助領導者集中主要精力考慮重點問題，還應該同時兼顧一般，以免發生不應有的疏漏。更要根據不同領導機關和領導者的不同要求提供信息。一條有價值的信息對于不同層次不同部門的領導者，其參考價值并不相同。秘書人員必須注意研究不同層次的領導者和服務對象的不同要求，在信息的投向上有針對性，區別對待，注意適用對路。另外還要特別注意，只要是新發生的帶有重要動向的性、導向性、苗頭性、政策性、突發性的問題，就應該及時采報。

（五）、經濟

企業信息工作可以幫助企業在擴大生產規模的同時保證效率與效益的提高，從而實現企業信息工作的價值。由于生產要素客觀存在的不可分性和生產經營在組織、流程與技術上的要求，成本節約與效益提高要達到一定生產規模才能得到體現。在規模經濟性的層面上，企業信息在企業多樣化經營和廣泛合作中就能起到有效的導向、調節和控制作用，使原來未能充分利用的“信息資源剩余”（包括經驗、技術、商譽和商標、市場信息、管理技能等信息資源）得到共享和充分利用并大幅度地節約信息成本。所以秘書在收集信息時，還考慮信息成本，使收集的信息有一定的經濟性。

二、秘書信息工作的重要性

（一）、輔助領導者做出正確決策

企業的領導班子，要對各方面工作做出決策，掌握大量的信息是至關重要的。辦公室作為領導的直接服務機構，承擔著為領導決策提供文件、資料、信息和建議的任務。在企業生產經營工作中遇到很多實際需要解決的問題，企業必須要深入研究解決工作中面臨的這些困難和問題。在這種情況下，辦公室作為企業信息部門就要為領導及時了解企業的生產情況和職工的心理動態和出現的新情況、新問題，及時采取措施加以解決。這就需要辦公室靈敏地捕捉信息，充分地利用信息，在對信息進行分析研究的基礎上找出問題的原因和癥結，確定解決矛盾的最佳方案。可以說，決策的過程，就是信息的輸入、處理、輸出的過程。決策的形成需要借助信息進行判斷，決策的實施需要借助信息進行控制，決策執行終結后，需要借助信息進行總結，為新的決策創造條件。辦公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及時不及時、真實不真實、全面不全面，將直接影響到企業領導的決策和對全局工作的把握。因此，辦公室人員緊緊圍繞企業經濟中心工作，深入群眾之中調查，收集各種信息向領導反饋，為領導正確決策發揮好參謀助手作用。

（二）、協助領導者做好科學管理

管理信息化是指企業廣泛利用現代信息技術，開發信息資源，把先進技術、管理理念引入到管理流程中，實現管理自動化，提高企業管理效率和水平，從而促進管理現代化，轉換經營機制，建立現代化企業制度，實現有效降低成本，加快技術進步，增強核心競爭力。信息化的實現，會使企業的生

產經營模式發生深刻的變化。對信息的快速反應能力是檢驗工作效率和競爭力的重要標志，建立企業和部門信息網絡，實現信息化既是社會需求，也是企業適應市場，促進自身發展的需要。只要管理方式正確，有良好的工作氛圍，員工也會全力以赴地工作。

（三）、開闊領導者的思路

好的信息，不僅可以讓領導者做出好的決策，還可以讓領導者的思路開闊。獲取多方面的信息，著力跟蹤前沿信息，服務于現實的需要，幫助領導開闊視野、更新觀念、提升能力。創新是衡量一個人、一個企業是否有核心競爭能力的重要標志。為領導者提供有效的信息，讓領導者不斷地從工作中發現問題、研究問題、解決問題。而解決問題的過程，也就是向創新邁進的過程，這也提高了領導者的執行力。

（四）、促進辦公室工作職能轉變

加強企業信息工作，是促進辦公室工作職能轉變的需要辦公室是重要的綜合協調、信息處理、反饋部門，是企業機關的樞紐、窗口和門面，是領導重要的參謀和助手。在新形勢下，辦公室要適應電子辦公的需要，積極推動自身職能的轉變。在工作內容上，要由以往主要做事務性工作，向事務和政務相結合、以政務性工作和輔助決策為主、當好參謀助手的方向轉變；在工作重心上，要由以往主要服務領導，向服務領導與服務部門、服務車間班組、服務職工相結合，促進綜合協調、確保政令暢通方向轉變；在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多種手段綜合運用、加強信息服務和信息引導方向轉變。做好信息工作，是辦公室實現上述三個轉變的重要載體。信息工作既是上下級機關進行工作聯系和溝通的必要環節和重要紐帶，是上情下達、下情上達、左右通達的快速、便捷的通道。它便于下級向上級匯報工作，便于向上級及時反映工作中的問題，求得支持，便于下級及時與上級溝通工作思路，創造性地開展工作。從這個意義上講，做好政務信息工作，對于促進辦公室職能轉變有著無可替代的作用。辦公室要加強與領導和上級部門的協調，加強與業務部門的協調，加強與基層的協調，加強與社會各界的協調，把信息工作貫穿到各項業務工作中去，做到“健全制度，暢通渠道，講求質量，提高效率”

三、如何做好秘書的信息工作

現代秘書應具備和強化信息意識，提高信息工作能力，給領導者決策和管理提供優質高效的信息輔助。新形勢下秘書人員該如何做好信息工作呢？我認為要做好信息工作，應該從四大方面去下功夫。

（一）、要有四種意識

信息是領導者管理和決策的基礎，領導者的決策離不開信息活動。秘書擔當的是領導者信息活動的靈敏觸角和聰明耳目之角色，為領導者提供好的信息服務，秘書人員應該樹立信息、政治、創新和全局等四種意識。

1、信息意識

秘書人員信息工作做得好與壞，在某種意義上來說決定了領導者決策的正誤和領導水平的高低。在經濟工作中，經濟信息、商務情報甚至是企業和組織的生命。信息、物質與能源已成為現代社會的三大經濟支柱。在這樣一個充盈著信息的環境中，可以說秘書工作歸根結蒂就是信息工作，游離于信息之外的秘書工作是沒有的。秘書人員只有具備強烈的信息意識，深刻認識信息社會的特征，從信息的高度來對待繁多的秘書實務；這樣才能及時化解隔閡、消除矛盾，提高秘書工作效率，保證領導者的工作效率。

2、政治意識

現實社會生活中與政治是分不開的，政治是經濟的集中表現。因此，信息工作要為經濟建設服務，要保持高度的政治敏銳性。而且在信息工作的思路、信息內容的取向、信息網絡的布局、信息活動的方式等方面都要以堅定的信心、高昂的熱情、旺盛的斗志、科學的態度，積極研究新情況、解決新問題、探索新途徑，努力提高信息工作水平。

3、創新意識

為領導者決策提供信息是秘書的重要職能。在鋪天蓋地的信息海洋中捕捉到領導者最需要的信息，為領導者決策提供最有價值的資訊，就要求秘書人員必須具備創新意識。它不是對外界信息的簡單模仿剪輯，而是要經過頭腦加工廠的分析綜合，創造出新的更有價值的信息，為領導者的決策服務。21世紀是以知識與信息為發展動力的時代，秘書工作的改革和發展，必然要求作為秘書工作主體的秘書人員具備較強的創新能力。

4、全局意識

全局意識主要體現在三方面：一是要站在全局的高度，判別一切事物的是非、真偽、善惡，正確把握事物發展的走向，提高信息工作的預測水準。二是圍繞“改革、發展、穩定”的大局，密切關注黨的建設、政權建設、經濟建設等重大問題，提高信息工作的預測能力。三是牢固樹立群眾觀念，深入基層，多視角、全方位審視社會不同群體信息，提高信息工作的預測效應。

(二)、要提高信息質量

決策是領導者工作的核心，而信息是決策科學化的基礎和依據。領導者決策的過程，實際上也是一個信息處理的過程。在做出決策前，要掌握各種信息，找出問題與矛盾，從而確定決策目標；進行決策時，要依據所掌握的信息，研究制定可供選擇的方案，做出正確的決斷；決策實施后，還要及時掌握反饋信息，對決策進行評估、調整。由此可見領導者決策過程都離不開秘書人員信息工作的有效服務。由此可知，提高信息的質量是做好信息工作的關鍵。提高信息質量，應準確把握報送內； 廣泛開拓信息渠道充分利用文書、書刊、會議、調研、信訪、檔案網絡等各種渠道快速獲取有價值的信息；堅持實事求是原則，秘書人員要以認真負責的態度，把群眾的真實想法、愿望、意見和建議如實地反映，不欺瞞領導者；著力挖掘特色信息，(三)、要加強信息開發

信息是可以不斷再生的資源，人們可利用失去原有價值的信息經過加工

而得到新的信息。對信息進行增值開發，是進一步豐富信息資源的重手段。信息的增值開發可通過下面途徑獲得。

1、控制潛在信息

我們應該立足微觀、著眼宏觀，抓住對全局有一定借鑒作用的微觀信息，挖出潛藏的、對宏觀有指導價值的信息進行細整理、精加工，努力使其上質量上檔次。使原有的信息大幅度增值。

2、發現超前信息

苗頭信息的價值大部分是潛在的，往往被遮蓋而不受重視。為使信息不斷增值，秘書人員不僅要主動去發現和捕捉苗頭性信息，還要進行深入分析和研究，多發現有傾向性的信息，以更能夠好地發揮參謀助手作用。

3、實現信息的多次利用

信息不只是有一次價值，好好利用會出現多次增值。所以要求秘書對內涵容量大的信息要進行系列開發和連續開發。不但要抓住對全局有較大影響的重要問題，使信息在連續開發過程中不斷增值。還要圍繞領導者決策的實施過程，開發相關信息，及時掌握熱點、難點、亮點問題，不斷進行更大范圍和更深層次的開發，使一次性信息發展成為多次性信息。

4、開發預測信息

要想在諸多信息中發現未知的事物發展規律，并根據這一規律去預測未來，就需要通過艱苦細致的努力，在總結過去和現在的事物發展中，去描述事物前進的直線或曲線軌跡，從中發現事物本質的運動規律，為準確預測未來的發展趨勢尋找信息依據

(四)、提高秘書的信息素養

現代秘書的信息素養，是秘書人員在工作實踐中根據組織內外信息環境的發展要求，自覺接受教育訓練而逐步形成的對待信息活動的修養與能力，信息素養作為一種高級技能，具有很強的實踐應用性。信息素養的培養教育就應受到高度重視，秘書可以通過制定明確的培養目標，創建良好的培養環境，突出信息技能的教育和訓練等方式來提高秘書的信息素養。了解信息科技的發展動態，掌握必需的信息技能，提高駕馭依靠的本領是秘書人員必須具備的。我們應大力倡導和熱情支持秘書人員學電腦、用電腦和使用計算機網絡，營造濃厚的提高信息素養氛圍。秘書要充分發揮院校信息教育的職能和作用。在日常的工作中，不斷的學習，不斷的提高信息素養。

【參考文獻】：

1、《第一次當秘書》廖小鷗2005年10月第二版第126頁起

2、《秘書學術論文：論現代秘書人才的信息素養》王守福2009年2月

3、《新形式下秘書人員如何做好做好信息工作之我見》精華區—文秘家園

4、《秘書工作綜合流程解析》主編張小慰、馮俊伶2005年9月137頁起

第五篇：秘書信息工作之我見

10文秘33110趙揚

秘書信息工作之我見

在我眼中秘書工作是一件十分復雜的工作，雖然表面上看上去非常簡單，人人都會做。但是要做得又好又快是需要經過不斷地學習和磨練才能鍛煉出來的。特別是秘書信息工作，更加需要秘書工作人員有良好地信息觀念和信息意識。

信息工作是秘書人員重要的基礎性工作之一，秘書人員的信息工作是直接為領導服務的，信息是領導決策的基礎和依據，秘書輔助領導決策主要是通過為領導者提供信息來實現的，秘書人員的信息工作水平直接影響著為領導決策服務水平的高低，其重要意義顯而易見。信息是現代社會的寶貴資源，隨著社會的發展，信息的價值將不斷飚升，信息時代的到來，既給秘書工作帶來了難得的發展機遇，同時也帶來了嚴峻的挑戰，秘書人員應如何在信息時代做好信息工作，更好地發揮秘書人員的參謀、助手作用呢?我認為秘書人員在做好 傳統的信息工作的基礎上，應加強以下幾方面的工作：

一、強化信息觀念和信息意識

現代秘書的信息觀念，是秘書人員對信息的初步認識以及在秘書工作實踐活動中形成的對信息價值的總體印象。比如對待信息技術和信息工具的觀念，秘書人員如何看待信息技術，如何認識信息網絡的功能，這就是衡量信息觀念先進與否的一個具體標準。據有關調查顯示，大多數秘書人員認為，互聯網和各種局域網既是一種新的認識工具，又是一種新的交流工具，還是一種新的生產力，秘書工作只有同網絡結合起來，才能產生新的生機和活力。但是也有相當一部分秘書

人員對信息有一種神秘感，對網絡不感興趣，這就是信息觀念上的巨

大差異。

目前，國際互聯網已遍布全國各地，如果秘書人員具備先進的信

息觀念，積極地去了解、使用網絡，就可大大提高工作效率，減少很

多不必要的重復勞動。現代秘書良好的信息觀念，在本質上就是尊重

知識，崇尚科學，終身學習，善于接受新生事物。熟練的運用辦公設

備是一名合格的秘書必備的素質。

二、掌握足夠的信息能力和信息知識

現代秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書實踐活動中所應

具備的對于秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力。它主要

包括五個方面的內容：

（一）是信息的獲取能力。秘書人員除了充分利用好組織建立的各種內部信息網絡以外，還應掌握并建立自己的常規信息渠道，善于

開發新的秘書工作信息資源，并及時、準確、全面地獲取所需要的信

息。

（二）是信息選擇的能力。信息時代，人們每時每刻都在面對著

滾滾而來的信息，信息垃圾、信息干擾、信息焦慮很難避免，而這些

往往會影響領導的科學決策，因此，秘書人員必須學會準確無誤地理

解、識別、判斷、篩選所遇到的信息，以達到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。

（三）是信息預測的能力。它是指秘書人員在現有信息的基礎之

上對未來的一種推斷和預見，它對秘書輔助領導決策具有決定意義。

（四）是信息處理能力。即對所感知、選取和獲得的信息進行深

加工的過程，具體來講就是對信息進行綜合分析、整理排序、歸類處

理等工作。

（五）是信息的運用能力。是指秘書人員在獲取和處理信息的基

礎之上，把自己的思想和見解融入其中，并通過恰當的渠道把這些信

息傳遞給他人，與他人進行交流與共享，這是信息工作的最終目的。

在信息時代和知識經濟的大背景下新的學科不斷涌現，有資料顯

示，全世界傳遞的信息量以每天近百億信息單元的速度遞增，并以5％

-20％的加速度不斷發展。近30年來，人類生產的信息已超過過去

5000年的信息量總和。英國技術預測專家詹姆斯-馬丁也做出了同樣的結論：人類的知識在19世紀是每50年翻一番，20世紀70年代是

每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。在這種情況下人們不能掌

握一種快捷的獲取信息的途徑將是非常可怕的。

三、信息創新，不斷尋覓有新意的信息

當今社會發展變化很快，信息老化的周期大大縮短，秘書人員必

須具備敏銳的觀察力，在捕捉具有新意的信息上下功夫。尋覓有新意的信息應把握住以下幾點：

（一）是要在發展、變化中抓新。

創新是一個過程，在創新的過程中秘書人員僅僅盯住自己工作的小范圍是不夠的，應放開思路，開闊眼界。除了抓住身邊看的見，摸

著的新事物之外，還要善于捕捉一些無形的新信息，如觀念的轉變，思想的變化，認識的升華等；外地的新信息；隱性新信息以及連帶新

信息等。

（二）是在觀察思考中出新。

隨時隨地地觀察思考應當是秘書人員的基本功。比如通過觀察苗

頭性的問題，發現超前性宏觀信息，從個別現象問題，揭示規律性信

息，從一次性信息增值發展為多次性信息。有些信息通過不斷加工處

理，會出現多次增值。

（三）是在學習借鑒中創新。

改革的年代每個地方、每個行業都需要向其他地方、其他行業學習，借鑒先進的經驗，結合本地、本行業的實際，融會貫通。推進發

展。在把外地的經驗與本地實際結合的過程中，就會產生有新意的信

息。

（四）是在比較對照中求新。捕捉有新意的信息，必須學會對萬

事萬物進行比較對照。在比較中鑒別事物，發現有新意的信息，可以

同中求異，也可異中求同。

四、信息道德和信息工作中的保密意識

信息道德是指秘書人員在獲取和使用信息的過程中，應遵循一定的倫理規范，不得危害社會或侵犯他人的合法權益，能自覺保護他人的知識產權、隱私權等，也不得向領導者和有關用戶傳遞不良信息。當前信息傳播的媒體多種多樣，媒體的多樣性使信息傳播過程中不可

避免地帶有一定的主觀偏見，虛擬空間交流的隱蔽性也可能會伴生一

定的無政府狀態。如果沒有一定的道德意識和道德約束，就很容易使

人們在享受信息網絡技術帶來便利的同時，產生一些與先進的倫理道

德相悖的現象。

秘書人員在自覺地遵守信息道德的同時，還應注意信息獲取和使用過程中各種自覺不自覺的失密或泄密事件的發生。在這里特別提出注意的是秘書人員一定要防范隱晦性公務泄密。有的人是真心實意講話，莫名其妙泄密，到頭來，說者無意，聽者有心。一些不同層次的領導人應邀到不同場合講話，有些人為了顯示自己的身份和知曉度，在部分場合、范圍講一些“小道消息”和“大家感興趣的話題”，大 部分人一聽了之，但有些人卻在更大的范圍內傳播“小范圍”的內容。

綜上所述，信息的社會化和社會的信息化成為了當今世界發展的總趨勢，信息作為一種資源已成為現代社會發展必不可少的基本條件。秘書工作者必須緊跟科學發展，具備強烈的信息意識，使自己始終保持對信息的積極態度，才能在浩如煙海的信息中整理和加工出對領導有用的信息，才能做一名合格的秘書工作者。

【參考文獻】：

1、《新形式下秘書人員如何做好做好信息工作之我見》

趙揚

2012年6月16日