第一篇：秘書資格考試復習筆記基本要求(四級)第二章（定稿）

第二章 辦公自動化

此部分要注意，而且要注意涉及到的計算機用語用英文表示

1.計算機運行速度是由CPU決定的。P41下

2.硬盤：微機系統的故障幾乎30%是由于硬盤損壞所引起的。

硬盤格式化會丟失全部數據并減少硬盤的使用壽命。P42中

3.目前常用的殺毒軟件是：（1）諾盾（2）金山毒霸（3）瑞星殺毒軟件（4）KV3000（常識了解）

4.控制鍵區：位于方向鍵的上方 P43中

中英文切換：ctrl+shift

回車鍵：Enter

重啟計算機：ctrl+alt+del

5.計算機重啟后，看到MS—DOS命令提示符：C:>(P44)

6.Window98資源管理器：（1）用鼠標右鍵單擊，會彈出快捷菜單“Window98資源管理器”，首先看到的是文件夾樹（2）資源管理器窗口上部是：菜單欄和工具欄，工具欄包括標準按鈕欄、地址欄和鏈接欄。左窗口中有一棵文件夾樹。（在文件夾樹中，前面的+和-表示什么意思？）P45下P46上

7.P47上表中：（1）剪切、復制和粘貼（順序不變）。（2）單擊“查看”，則在“大圖標”、“小圖標”、“列表”、“詳細資料”四種顯示方式之間切換。

8.在窗口最大化后，可以進行的操作有：A.移動B.最小化C.關閉D.復原 答案：BCD

9.數碼相機的核心部件是：CCD P48上

10.清洗相機要用一塊柔軟的干布 P49上

11.傳真機在使用時要注意：記錄紙要面朝下

在按啟動鍵后，液晶顯示：“TRANSMIT”字樣。

12.傳真機一旦發生“卡紙”，只可扳動傳真機說明書上允許動的部件，不要盲目拉扯上蓋；盡可能把整紙取出，不要把破碎的紙片留在機器內。P52上

13.復印機在使用時，主要，若要縮小25%，則在設定倍率時，應為75%

14.計算機網絡由兩部分組成，一是通信子網；一是資源子網 P54下

15.資源子網中的各種數據處理設備有計算機、智能終端、磁盤存儲器、監控設備等P55上

16.網絡的主要功能：數據通信、資源共享、負荷均衡、提高可靠性 P55

17.計算機網絡中的三類資源：數據資源、軟件資源、硬件資源 P55

18.根據網絡覆蓋的范圍分類：局域網和廣域網

19.在局域網范圍內，這類設備主要包括網絡接口卡、集線器和打印共享器；在廣域 網的范圍內，主要包括調制解調器、中繼器、網橋、路由器 P56中

20.網絡可提供的服務：通信服務、電子教育、電子娛樂、電子購物 P57中

21.網上瀏覽：雙擊桌面上的“Explore”圖案 P57下

22.為了節省網費，可以對Web站點做脫機瀏覽。P58上

23.發送電子郵件的步驟：見書上59—60頁

接收電子郵件的步驟：見書上61頁上。

第二篇：秘書資格考試復習筆記

秘書資格考試復習筆記(三級)第一章 商務溝通

1.在見面禮儀中要注意到：在日本，鞠躬是常見的傳統禮節。；在歐洲各國喜歡擁抱的禮節 2.錄像中可能出現用餐禮儀：注意

3.饋贈禮儀中：（1）與法國人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標志的物品作為饋贈禮品。

（2）與美國人交往，兩種場合可通過贈禮①圣誕節期間②當你抵達和離開美國的時候。(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數。（4）與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）與阿拉伯人交往，不送酒。P330 4.商務交往中，日本人不太尊重女性。

5.談話禮儀中，（1）避談政治、宗教等敏感話題（2）不要以自我為中心（3）避免詢問他人穿著、飾物等價格。（4）男士不問錢包，女士不問年齡。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中

7.進餐禮儀時，餐巾放在腿上。完全攤開、塞在胸前、掖在腰帶上都是不正確的。P335 8.普通西餐的上菜順序：面包、湯、各類菜肴、甜點、水果、咖啡或者紅茶。P335 9.吃甜點時，要用刀切開后，用叉取食 P336 10.第一大題：背景：要接待一個重要訪團，進行崗前培訓，請您寫一份接待計劃。

答：（1）做接待計劃之前我們要了解基本情況，確定接待規格，指定接待計劃包括工作準備、生活準備、參觀娛樂準備，最后確定人員和經費（2）書上第339頁上中要點的第一點。（3）書上第339頁上中要點的第二點。

（4）進行崗前培訓的基本原則和要求：①.不卑不亢：不論外賓來自哪個國家，所代表公司、企業的大小，都應該以禮相待，互相尊重。②依法辦事：國際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國法律，也要遵守對方國家的法律。③內外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話禮儀、身體語言禮儀、餐飲禮儀等等。P339（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權平等的地位。方法有：（1）按身份與職務的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339 老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

呵呵就象我一個月搞定四個計算機模塊一樣 11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規格應按慣例規格。P340上 12.會談時就某些實質性的問題進行交流。（選擇）P340中

13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時要注意：（1）環境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應預先通知接待方作好準備。P342 16.錄像中可能出現：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中

注意：在溝通部分可能出現大題，多為小題 來源:考試大-秘書資格考試

17.小題：廣義的網絡溝通指那些網絡溝通與傳統溝通并行、或者網絡溝通占主導地位的企業管理溝通體系。P344中

（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權平等的地位。方法有：（1）按身份與職務的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339下

11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規格應按慣例規格。P340上 12.會談時就某些實質性的問題進行交流。（選擇）P340中

13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時要注意：（1）環境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應預先通知接待方作好準備。P342 16.錄像中可能出現：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中 注意：在溝通部分可能出現大題，多為小題

17.小題：廣義的網絡溝通指那些網絡溝通與傳統溝通并行、或者網絡溝通占主導地位的企業管理溝通體系。P344中

（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權平等的地位。方法有：（1）按身份與職務的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

呵呵就象我一個月搞定四個計算機模塊一樣 下

11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規格應按慣例規格。P340上 12.會談時就某些實質性的問題進行交流。（選擇）P340中

13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時要注意：（1）環境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應預先通知接待方作好準備。P342 16.錄像中可能出現：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中 注意：在溝通部分可能出現大題，多為小題

17.小題：廣義的網絡溝通指那些網絡溝通與傳統溝通并行、或者網絡溝通占主導地位的企業管理溝通體系。P344中

18.網絡溝通的主體有：管理者的角色轉換、員工—知識擁有者、網絡溝通的環境P344 19.網絡溝通的環境有三個網：企業內部的Intranet、企業的供應商間的Extranet、企業外部的Internet P344下

20.基于Internet的網絡技術的公司內部網，不僅提高了企業信息服務的自動化程度，而且降低了企業管理費用。P345 21.Intranet模式以瀏覽器/Web服務器和數據庫服務器為核心。P345 22.Intranet的應用有兩種形式：發布內部文件、內部通信 P345中

23.Extranet是面向公司合作伙伴、相關企業和主要客戶。Extranet通常位于防火墻之后，通常也不向大眾提供公共服務信息 P345下

24.選擇題：Extranet的作用是：三點（書上第346上）25.多選題：網絡溝通的主要形式：四個 書上第346頁

26.網絡溝通的原則：主要考試前三點：交流面對面，管理最有效；信息傳遞前，深思又熟慮；注重影響面，圈內與圈外。P347 27.網絡溝通存在的問題：常考第一和三點：溝通信息呈超負荷態；縱向溝通弱化，橫向溝通擴張。P348和P349

28.人們愈來愈青睞電子郵件和電子公告板 P349上第四行 第二章 辦公環境的管理

老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

呵呵就象我一個月搞定四個計算機模塊一樣 1.辦公布局：開放式辦公室的優點：易于溝通，便于交流；缺點：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響他人 ； 封閉式辦公室的優點：易于保證工作的機密性（把書第353頁上表格看一下）2.封閉式辦公室又稱為傳統辦公室、網格式辦公室。P352 3.預防緊急情況的措施有：主要是第二點和第六點（P354）其中，第二點可能考選擇題；第六點在錄像中可能出現

4.發生事故時，秘書要填寫《事故情況記錄表》；如果事故中有人受傷，則涉及到的每個人都要填寫一張《工傷情況報告表》，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定醫生。5.第二題：改進日常辦公事務工作流程的方案。

答：改進日常辦公事務工作流程的基本思路是：合并和精簡。認識到存在的問題后，提出如下改進建議。書上第356頁的表格，把大標題寫上，然后在自己添寫一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁注意事項中：（1）流程應由職權明確的專人來負責（2）要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當結合（3）流程本身要有不斷改善的空間和彈性。

6.選擇題：文稿審定的步驟：（1）文秘人員打印文件，首先應瀏覽一遍文稿。（2）校對人員應認真校對。（3）章監管員用印前，對文件內容、文件格式、簽發手續再次認真核對一遍。P358上 7.選擇題：文稿審核的內涵：法律審核、政策審核、實施審核、體式審核、程序審核P358 8.選擇辦公設備和易耗品供應商時要比較：（1）價格和費用，如批量購買，節日削價或將其指定惟一的辦公用品供貨商，但注意一定不要處理的產品（2）質量和交貨（3）服務和位置（4）安全和可靠性 要仔細比較供應商的報價單、訂貨單、交貨單和發票是否一致P359 9.第三題：作為秘書，你如何做到對辦公用品的控制和監督？

答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量是（定義，在書上第360頁中間），最小庫存量是（定義，在書上第360頁），再訂貨量是：（定義，在書上第360頁）

第二：加強對辦公設備和耗材的庫存管理和監督，要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。(P261)進貨卡即記錄所有接收信息；出貨卡即是申請領用單，記錄發放物品的數量；庫存卡是每一次計算物品的庫存余額，該余額代表庫存物品的實際數量。（P260）

第三：最后（書上第360頁下）①檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物品的情況②定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定購量③檢查實際庫存，將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費和被盜。

老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

呵呵就象我一個月搞定四個計算機模塊一樣

第三章 常用事務文書的擬寫

1.選擇題：市場調查報告的特點：其一是針對性；其二是真實性；其三是時效性。P367中 2.市場調查報告有情況調查報告、事件調查報告、經驗調查報告和問題調查報告。P367 3.市場調查報告的主體由三部分：書上第368頁下 4.市場調查報告最重要的是實事求是。P369中

5.計劃的概念。是實現目標、內容、步驟、措施和完成期限的一種事務性文書 p369 6.計劃的特點：其一是針對性；其二是預見性。P369 7.從書上第371頁下計劃的結構與寫法開始看到第372頁的注意事項?？春螅谒念}題目就是根據背景寫一篇計劃書。

北京的粗略意思是：單位要開展一項學習太極神功的活動，學習完后舉行比賽，以次寫一個計劃。（注明：背景是老師舉的例子，未必是考題）仔細看一下書上第370頁，例文分析2 8.總結的類型;按內容分，由學習總結、工作總結等；按性質和作用分，由綜合性總結、專題性總結等。（選擇題）P372 9.總結的結構中主體包括的內容：成績和經驗、存在的問題和教訓以及今后努力的方向等 10.選擇題：主體由過程式、經驗式等多種形式。P374 11.在總結中的注意事項：第一、二、三、四點 P374 12.述職報告的特點是：一是個人性；二是真實性；三是通俗性。P375 13.重點：招標書。招標書由多種類型：企業經營者招標書、企業承包招標書、勞務招標書、技術引進或轉讓招標書。P376下

老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

呵呵就象我一個月搞定四個計算機模塊一樣 14.第五題：可能是公文寫作題：招標書 因此一定要好好看一下招標書的結構和寫法 看一下第377頁的招標書例文

15.第六題：可能是請柬寫作題 參見第191頁請柬的格式與寫法 16.投標書也稱為“標函”，它的特點是：針對性、求實性和合約性。P378 關于投標書的結構和寫法同學看一下即可。第四章 會議與商務活動

1.會議前我們應該做好哪些方面？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時間、會期（4）確定經費預算和餐飲安排 P382 2.確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化 P382 3.會務組是負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協調工作。P382下 4.開遠程會議，預算我們應重點考慮：郵電通信費用，電話和電視費用

5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C..馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD 6.選擇題：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負責人座位相間排列？答案：報告會、表彰會、聯席會 P385中

7.遠程會議的優點：節省時間、節省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀錄 P385 8.第七題：秘書如何做好會議協調？

答：在總協調中，先要準備工作協調，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標題是：不完成，存在問題；另一列的標題是：落實日期

在組織工作協調中，秘書要引導會議進程，秘書發言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時機成熟時，適時引導（3）發言時要與領導導向相同。秘書還應做到在會上認真傾聽，最大限度地給予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產生積極的影響。9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點、第三點、第四點和第五點。10.導致會議承銷不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解 11.第八題：某公司開業。請你做好開業典禮的前期準備

答：書上第392頁到393頁，一共9個點。其中在第四點，闡述來賓邀請的人士包括上級領導，社會名流，新聞界人士和同行業代表。第六點中，開業現場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內的大廳。第九點中，向來賓贈送的禮品時，應選擇有宣傳性、榮譽性和獨特性的禮品。典禮的程序包括：1——7點（書上第394頁），其中第五點，詳細闡述揭幕人要由本單位負責人和一位上級領導或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業的正式成立

老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

呵呵就象我一個月搞定四個計算機模塊一樣 以上用自己的語言組織一下。即為答案

12.信息發布會的主題大致有兩類：（1）說明性主題（2）解釋性主題 P395 13.選擇：信息發布會的時間選擇要注意：（1）避開節日與假日（2）避免與重大社會活動相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報道重點撞車 P395下

14.選擇：確定信息發布會的地點要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發生地（3）當地著名的賓館、會議廳等 P395下

15.信息發布會的主賓是新聞記者 廣告公司、客戶、同行業是受邀請的對象 P396上 1.信息發布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關部部長擔任。P396 2.選擇：圖片、實物、模型、錄像、光碟等也是新聞發布會準備的材料。P396中

3.信息發布會上要注意：（1）講話重點突出（2）各發言人口徑統一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397 來源:考試大-秘書資格考試第五章 信息與檔案

多為選擇題，這部分也可能出現大題（可能在檔案與溝通中選擇一個）1.多選：信息開發的主要形式：P401下

2.剪報的優點：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時效性、可靠性 P402上 3.信息資料索引可分為篇目索引和內容索引。P402中

4.文摘的類型：指示性文摘（適用于信息篇幅長河內容復雜的情況）和報道性文摘 P402 5.多選題：信息編寫的類型：5點 書上第403頁下面

6.信息開發的方法：主要注意第三點（縱深發）和第四點（連橫法）P404中

7.仔細看書上第405頁信息開發的類型，一次信息的形式有剪報、外文文獻的編譯等；二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等；三次信息提供的是評述性的、動態性的、預測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調查報告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息？二次信息？三次信息？

8.信息開發技巧：抓住熱點、針對難點、找準亮點、超前預測、突出特色 P405中 9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

10.信息咨詢服務的表現形式：報刊索引服務、信息線索咨詢服務、統計資料的咨詢服務。P407 考題形式：在給出別的一個，構成四個選項

11.信息反饋的形式：正反饋和負反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408 了解前反饋的定義：在信息發出之前，向信息發出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發出后，信息接受者對信息做出的反應 P408 老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

呵呵就象我一個月搞定四個計算機模塊一樣 12.信息反饋的特點：針對性、及時性和連續性 P409中

13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：（1）開設閱覽室（2）檔案外借（3）制發檔案復制本（4）出具檔案證明 P411 14.開架閱覽的做法是：（1）科技檔案副本（2）非密的或密級較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P411 15.檔案外借的制度：（1）辦審批手續（2）外借期限不易過長（3）數量要有所限制（4）保證按期歸還 P411 16.檔案復制本分為副本和摘錄兩種 P411 17.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。

在證明中只能對有關材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關鍵性作用的內容應做到與原件的字、句，甚至標點完全吻合。P412中

18.印發目錄包括內部印發（向內部各機構和下屬單位印發）和外部交流兩種 P412 1.“提供檔案利用”是針對檔案管理者而言；“利用檔案”是針對利用者而言 P412下 2.檔案參考資料具有問題集中、內容準確、文字精煉、概括性強的特點 P413中

1.把書上第413頁下的幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下 他的考題類型可能是根據一定的背景，讓你選擇。如對于一個搞科技的企業來說，編寫檔案參考資料的一句詩（）則選書上第415頁的第八點、第九點和第十點。因此要知道，對于不同類型的企業，其依據不同。2.大事記的概念 P413中

秘書編寫的大事記主要是持續反映本單位情況的單位大事記。在編寫的時候，具體要求是：（三點）第一，觀點正確，用材真實；第二，大事突出，要是不漏，小事不記；第三，系統條理，簡明扼要 P413 大事記的內容有大事時間和大事記述兩部分組成。

23.組織機構沿革和企業年鑒 可能要反過來考。如：選擇題：系統記錄一個單位或專業系統的體制、組織機構和人員編制變革的情況的一種文字材料是（）選擇：組織機構沿革 同時，企業年鑒也是如此的考法 P414 24.統計數字匯集按其內容可分為綜合性和專題性兩種 P414中

25.針對性地提供檔案服務的人員：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術人員P416中的四個大標題

老弟，加油！你一定行！要堅持不懈！

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第三篇：秘書資格考試復習筆記(三級)關于錄像

關于錄像答題技巧：

一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密

（一）關于商務活動中的簽字儀式：書上第389頁

注意：迎客:秘書在大門口迎接，領導在會議室等待迎接；客人應坐在右邊；簽字廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，桌布應為綠色；實現應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，主義站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談政治、宗教；不問婚否；身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。

（一）宴請

注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序;關于在宴請的過程中出現的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內容；管理上司日志時，若上司日志發生變化，則應當先調整上司日志，再調整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉

(三)有關商務旅行：詳見書上第397頁（秘書與領導一起出行，可能還有其他人員）

注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細看書上399頁的表格，準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。

（四）有關溝通：可能員工家屬來鬧事

注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。

秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經領導的授權下，不能說出領導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進區鄉領導書說，而應寫成便條形式，把領導叫出來匯報。領導在為吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定。

第四篇：秘書四級國家職業資格考試

秘書四級國家職業資格考試

一、秘書要求

秘書職業主要指從事辦公室程序性工作、協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。它包含了從企業基礎文書、專職文秘到高級行政助理等一個完整的行政輔助人員體系，要求從業人員具備較強的文字和語言溝通能力，綜合協調與合作能力，邏輯思維和分析能力等。

二、考試等級

本職業共設四個等級，分別為五級秘書(國家職業資格五級)、四級秘書(國家職業資格四級)、三級秘書(國家職業資格三級)和二級秘書(國家職業資格二級)。二級秘書為最高等級。

三、考試時間

秘書考試一年兩次，上半年5月份左右考試，下半年11月份左右考試，具體考試時間每年略有不同。今年下半年考試時間，我在網上查詢的是11月16號。上午08:30-10:00為理論知識考試，共90分鐘。10:30-12:30為專業能力（即實際操作能力）考試，共120分鐘。

四、參考書籍

《四級秘書資格證書輔導資料》（綠皮）

《秘書國家職業資格培訓教程-四級秘書》（綠皮）中央廣播電視大學出版社 《秘書國家職業資格培訓教程-基礎知識》（紅皮）中央廣播電視大學出版社

五、考試內容:

（一）考核內容：

秘書職業考核的內容以《秘書國家職業標準》(綠皮上有)和《秘書國家職業資格培訓教程》為依據。內容包括職業道德、基礎業務素質、案例分析、工作實務等四個基本內容。下面結合試卷設置具體談。

（二）試卷設置介紹及注意事項：

四級秘書分成2門，即理論考試和實操考試。

1、理論考試：上午08:30-10:00為理論知識考試，共90分鐘。理論考試全部為客觀題（即選擇題），內容涵蓋：

（1）職業道德：

A考試介紹：（25道選擇題,不一定每次都這樣），包括：職業道德基礎理論與知

識部分和職業道德個人表現兩個部分。

B注意事項：照好的選擇。

（2）基礎業務素質即理論知識

A考試介紹：（100道選擇題），涵蓋方方面面。（結合書目錄）

B注意事項：一定要看清楚是單選還是多選還是離散選擇。注意答題速度要快和涂卡。

2.實操考試：（難點）10:30-12:30為專業能力（即實際操作能力）考試，共120分鐘。

全部為主觀題，內容包括：

（1）案例分析。

A考試介紹：包括兩個小題，共50分，第1題20分，第2題30分。兩段錄像。各要求找出錄像中秘書行為及工作環境中至少15處正確或錯誤的地方。放兩遍。

B注意事項。(演草紙、記要點，常規判斷,注意特寫，注意個人做題總結,要多寫幾條,字寫小一些.)

（2）操作題，共3小題，共50分。

考試介紹：

一、批轉轉發性通知

二、報告

三、清示

四、問答函

五、簡報

六、意向書

七、訂貨單

八、商品說明書。

九、還有安排會議、收集信息，立卷歸檔，修改文案等等。

六、成績計算方式及查詢

成績查詢時間：大概為考后一到兩個月開始公布。網上查詢，用身份證號和準考證號。所以準考證號要保管好。

（一）各級秘書考試的整體及其中各組成部分均按滿分的60%計算及格分數線，有一項不及格即視為秘書總成績不及格。

（二）總成績不及格，且僅一項成績不及格者，其合格成績保留一年有效，保留

期內可自愿申請參加一次不及格科目所在考試段的補考。

第五篇：2012秘書資格四級考試復習筆記之辦公室日常事務

2012秘書資格四級考試復習筆記之辦公室日常事務

一、值班工作

(一)值班的任務和作用

值班大致設立值班室，值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。值班室的任務主要有以下幾個方面：

1、辦理領導交辦的有關事項

2、下班后和放假期間的文件和事務處理

3、來訪接待工作

4、溝通上下級通訊聯系

5、記好當天大事記(三項記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記)

(二)對值班室與值班人員的要求

值班室要制定嚴格的崗位責任制，做到職責分明，獎罰分明。值班人員必須做到以下幾點：

1、服務的精神和高度責任心

2、要提高警惕，遵守值班紀律

3、認真做好保密工作

4、接待來訪來電要熱情

5、要認真學習業務知識，提高業務水平

6、填寫值班日志，做好交接工作

(三)值班日志與交接班

填寫值班日記應注意以下事項：

1、填寫值班者的姓名和值班時間

2、填寫值班記錄做到內容簡明扼要，語言規范，字跡清楚，不加評論，不帶個人感情，實事求是。

3、注意做好交接班工作

二、印章及介紹信的管理工作

印信和介紹信是各級各類組織對外聯系的標志和行使職權的憑證。

(一)印章

秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章(含鋼印);單位領導人“公用”私章;秘書部門的公章。

作用：(1)標志作用(2)權威作用(3)法律作用。(4)憑證作用

(二)介紹信

(三)印信注意事項

1、印信的刻制

2、印章啟用前應備文通知有關部門

3、保管者不得委托他人代管

4、蓋章要端正，清晰

5、蓋章要領：把握標準，印泥適度，用力均勻，落印平穩。

三、電話工作

(一)通話工作的內容

包括：打電話、接電話和作電話記錄。

1、接打電話： 熟悉接打電話的禮儀和接打電話的要領。

2、電話記錄

它包括五個部分：即來話時間(年月日時分)、來話單位姓名、對方電話號碼、來話內容、處理意見和記錄人署名(復述、核對)。

3、傳話：問清收話人姓名、職務、電話號碼。

7、會議禮儀服務的要求

(1)突出重點

(2)盡量滿足合理要求

(3)從小處入手，注重細節

8、會議信息的分類

(1)按會議信息的作用劃分：與會者信息、會議指導性和宣傳性信息、會議議題性信息、會議主題內容信息、記錄性和結果性文件信息、會議的程序性文件信息、會議交流性文件信息、會議參考性信息、會議管理性信息

(2)按會議信息的保密性劃分：保密性會議信息、內部性會議信息、公開性會議信息

(3)按會議信息傳遞方式劃分：會議講話信息、會議書面信息、會議聲像信息

9、收集會議信息的程序

(1)確定會議信息的搜集范圍

(2)選擇會議信息的搜集渠道

(3)確定搜集會議信息的方法

10、會議紀要工作程序

是記載和傳達會議情況及其議定事項的書面材料，是在會議記錄的基礎上，分析、綜合、提煉而成，用來概括反映會議精神和會議成果的文件。

(1)完善會議記錄

(2)起草、編寫會議紀要

(3)確定引發范圍

(4)接受者確認

(5)領導簽字

(6)打印成文

(7)印制、分發或歸檔保存

11、會議經費結算程序

(1)通知與會人員結算時間地點

(2)清點費用支出發票

(3)核實發票

(4)填寫報銷單、將發票貼于報銷單背面

(5)請領導簽字

(6)到財務部門報銷

(7)與相關部門及人員結清費用