第一篇：秘書四級資料

51、Word2003啟動操作：

①“開始”菜單;

②單擊“開始”，選擇“運行”，鍵入“盤符路徑Winword.exe”“確定”

③快捷方式

52、文件存盤

選擇“文件“菜單中的”保存“命令或者單擊”常用“工具欄中的“保存”按鈕或者按“Ctrl+S”鍵

如果要想改變正在編輯的文字的名字、路徑或文件格式，可以打開“文件”下拉菜單，選擇“另存為”命令，將彈出“另存為”對話框。在該對話框中，可以重新設置文件的存儲路徑、文件名以及文件類型等信息。

53、Word選取文本

①將鼠標指針移至某行最左邊的選定欄中，然后單擊鼠標可以選定一行文本。如果要選定多行文本，可以在選定欄中單擊并拖動。

②按照“Ctrl”鍵，單擊句子中的任意位置可以選定一句文本。

③要選定一段文本，可以用鼠標雙擊選定欄，也可以在該段內(nèi)任意位置三擊鼠標

④要選定整個文檔，可以用鼠標在選定欄中三擊

⑤要選定一豎塊文字，可把鼠標指針移到選定文本塊的左上角，按住“Alt”鍵的同時拖動鼠標向選定文本塊的右下角移動即可。

⑥要選定大范圍的文本，先在要選定塊的起始處單擊，按住“Shift”鍵，再單擊選定塊末尾。

54、“復制”Ctrl+C;“粘貼” Ctrl+V

55、創(chuàng)建表格

①使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建規(guī)則表格

②用“表格”菜單上的“插入”命令建立空表格

③用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格

56、改變行高或列寬：

①使用鼠標進行調(diào)整;

②使用對話框進行精確調(diào)整。單擊“表格”菜單(或表格本身)中的“表格屬性”命令，單擊“行”(“列”)選項卡，精確調(diào)整

57、頁面格式：打開“文件”下拉菜單，單擊“頁面設置”命令，可以打開頁面設置對話框，該對話框中有頁邊距、紙型、版式、文檔網(wǎng)絡等選項卡，可進行相應設置。

58、打印預覽屏幕上顯示的是實際的打印效果。打印Ctrl+P

58、啟動Excel時，系統(tǒng)將自動打開一個新的工作簿。該工作簿含3各工作表，名字分別為“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.59、單元格選定(選定不相鄰的矩形區(qū)域)

有時需要用到不連續(xù)的單元格區(qū)域，先按“Ctrl”鍵，然后單擊所需單元格。

60、數(shù)據(jù)輸入

①輸入文字：Excel默認單元格寬度是8個字符寬(4個漢字)，如果輸入文字超過默認寬度，就會溢出到右邊的單元格內(nèi)

注意：輸入郵政編碼、電話號碼等時，在其前加上單引號。

輸入文本字符靠左對齊，如是數(shù)字則靠右對齊。

②輸入數(shù)字：Excel將自動使用科學計數(shù)法來表示，如“123456789123”，顯示為“1.23E+11”

注意：輸入數(shù)字時，數(shù)據(jù)中的單個句號將會被作為小數(shù)點處理，正號會被忽略，負數(shù)前加“-”號或用圓括號括起來。

③輸入日期和時間

a、時間格式Excel自動為24時，12時需鍵入AM或PM

b、日期格式2002/3/2或2002-3-2

日期和時間中用空格分隔2002/3/2 20：00

④“Enter”確認輸入;“Tab”指向右邊的單元格

⑤清除單元格，只是刪除單元格內(nèi)內(nèi)容;刪除單元格則是將選定的單元格從表中刪除

61、設定數(shù)據(jù)有效性步驟：P/85-86

①選定要增加有效檢查的單元格

②執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“有效性”命令，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)有效性”對話框，單擊“設置選項卡”。

③在“允許”框中選擇檢驗方式，如“小數(shù)”。

④在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇條件。

⑤在“最小值”與“最大值”中輸入數(shù)值，比如0和100.⑥按下“確定”即可。、改工作表名稱：雙擊選中的工作表標簽，工作表名反白顯示，然后輸入新名回車即可。

63、移動、復制工作表：在同一個工作簿移動工作表，只需用鼠標單擊要移動的工作表標簽，然后按住鼠標左鍵拖動。

注意：如果在拖動前按住“Ctrl”鍵，將會復制一張工作表。

64、關閉：Excel中同時打開了多個工作簿，為將其一次關閉，按住“Shift”，單擊“文件”菜單。此時，原“關閉”命令變?yōu)椤瓣P閉所有文件”命令，單擊即可。

65、改變數(shù)字格式的步驟是：

①選定需要格式化的單元格或一個區(qū)域

②單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中單擊“數(shù)值”選項卡，在“分類”下拉列表選擇一項，比如“數(shù)值”。

③在右側(cè)區(qū)域進行相應的設置，按“確定”。

66、折行：單擊要處理的單元格，使單元格中的文字出現(xiàn)在上方的編輯欄中，然后在位于編輯欄中需要折行的文字上單擊，可看到插入點出現(xiàn)。桉“Alt+Enter”，敲“回車”。還可用“單元格對話框”設置自動折行。在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中單擊“對齊”選項卡，選中“自動換行”復選框，單擊“確定”即可。

67、處理標題

在Excel中這一功能的實現(xiàn)是通過“合并及居中”按鈕實現(xiàn)。步驟：按實際寬度選擇要居中的標題，單擊 即可。

67、行列高

①Excel中，單遠格默認寬度是“8.38”。

②自動調(diào)整：“格式”→“行”子菜單上的“最適合的行高”或“列”子菜單上的“最適合的列寬”命令。

69、單元格地址：相對地址(Excel2000默認狀態(tài))，絕對地址、混合地址、三維地址。

70、自動求和：選定要求和數(shù)值所在的行或者列中與數(shù)值相鄰的單元格，單擊“常用”工具欄中的自動求和∑，用鼠標選定要匯總的單元格或單元格區(qū)域，敲“回車”鍵或按下“確認”即可。

71、數(shù)據(jù)排序：

⑴使用“排序”對話框進行排序

①在需要排序的數(shù)據(jù)清單中，單擊任一單元格;

②選擇“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令;

③單擊“主要關鍵字”右側(cè)的下拉箭頭，選定一個排序字段，在右邊選項按鈕中選中“升序”或“降序”;

④在“次要關鍵字”中選定一個排序字段，右邊選“升/降序”;

⑤“確定”

⑵使用工具按鈕進行排序：升序 ↓，降序 ↓。

72、PowerPoint 2003 在其中鍵入文本的區(qū)域是一個帶虛線邊框的方框，稱為“占位符”。

73、在幻燈片窗格的下側(cè)是備注窗格。用戶在此處鍵入演示時要使用備注。可以拖動該窗格的邊框以擴大備注區(qū)域。

74、要新增幻燈片，只需單擊“插入”菜單下的“新幻燈片”命令，或單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，將會出現(xiàn)一張新幻燈片，同時右側(cè)的任務窗格變?yōu)椤盎脽羝媸健比蝿沾案瘛?/p>

75、頁面設置步驟：

①打開要進行頁面設置和打印的幻燈片;

②單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令;

③在“幻燈片大小”下拉列表中，選擇一種幻燈片尺寸，當選擇了一種尺寸后，在下面的“寬度”和“高度”數(shù)值框中將顯示該幻燈片尺寸類型對應的“寬度”和“高度”。在“方向”選項區(qū)中可以指定幻燈片、備注、講義和大綱的方向;

76、打印步驟“

①單擊“文件”菜單上的“打印”命令(打開“打印對話框”)，可設置打印機類型、打印范圍和內(nèi)容。

②單擊“確定”

77、應用和更好模板的具體步驟：

①打開要應用設計模板的演示文稿;

②單擊“格式”菜單下的“幻燈片設計”命令或者在“格式”工具欄上單擊“設計”，在右側(cè)會出現(xiàn)“幻燈片設計”任務窗格(如已打開“幻燈片設計”窗格并顯示有配色方案或動畫方案，請單擊“設計模板”);

③在“幻燈片設計”任務窗格中，已用設計模板出現(xiàn)在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的設計模板都出現(xiàn)在“可供使用”之下。

78、制作新的表格幻燈片步驟：

①單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，屏幕右側(cè)出現(xiàn)“幻燈片版式”窗格，在“其他版式”中單擊“標題和表格”版式。

②雙擊“幻燈片窗格”中的表格占位符，即可出現(xiàn)“插入表格”對話框。

③在對話框中輸入表格的行數(shù)和列數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，即可生成表格，同時出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。

79、在已有的幻燈片中添加表格

單擊“插入”菜單中的“表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對話框，在對話框中輸入表格的行、列數(shù)，單擊“確定”即可。

80、在幻燈片中添加用戶自己的圖片文件：

①在顯示要插入圖片的幻燈片;

②單擊“插入”菜單中“圖片”子菜單中的“來自文件”命令，出現(xiàn)“插入圖片對話框”。

③在“查找范圍”中找到圖片文件所在的位置，然后選定該圖。

④單擊“插入”即可。

81、啟動幻燈片方法：

①單擊演示文稿滾動條左側(cè)的“幻燈片放映”按鈕。

②在“幻燈片放映”菜單中單擊“觀看放映”命令。

③單擊“試圖”菜單中的“幻燈片放映”命令。

④按“F5”鍵

82、控制幻燈片放映：“→”，“↓”或“PgDown”鍵，進入下一張幻燈片;按“←”，“↑”或“PgUp”鍵，進入上一張幻燈片。

83、計算機網(wǎng)絡最主要的目的是提供不同計算機和用戶之間的資源共享，大體由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)，二是資源子網(wǎng)。另外還有用于確保網(wǎng)絡通信的協(xié)議。

84、共享資源包括：數(shù)據(jù)資源、軟件資源、硬件資源

85、Tcp/LP協(xié)議特點：一是標準化，幾乎任何網(wǎng)絡軟件或設備都能在該協(xié)議上運行;二是可路由性，這使得用戶可將多個局域網(wǎng)連成一個大型互聯(lián)網(wǎng)絡。

86、網(wǎng)卡即網(wǎng)絡接口卡，又稱網(wǎng)絡適配器。

87、調(diào)制解調(diào)器是用于實現(xiàn)計算機局域網(wǎng)環(huán)境與電話線系統(tǒng)連接的專用網(wǎng)絡設備，是撥號用戶必不可少的設備只要。

88、按網(wǎng)絡覆蓋的范圍分，可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)。

局域網(wǎng)(LAN)：辦公室或?qū)嶒炇?十米級網(wǎng))，建筑物的網(wǎng)(百米級網(wǎng))，校園網(wǎng)(千米級網(wǎng))。廣域網(wǎng)(WAN):城域網(wǎng)(WAN)、地區(qū)網(wǎng)或行業(yè)網(wǎng)(百公里級)。國家網(wǎng)(千公里級)甚至洲際網(wǎng)(萬公里級)。

89、因特網(wǎng)主要功能：

①數(shù)據(jù)與信息的查詢(網(wǎng)頁瀏覽、資料搜索查詢)

②高速通信服務(電子郵件、電視電話、電視會議和文檔傳遞等)

③電子教育(遠程教育、培訓，閱讀電子出版物，訪問電子圖書館等)

④電子娛樂(播放電影電視，交互式電子游戲，文化娛樂信息的交流與討論等)

⑤電子購物(網(wǎng)絡購物、質(zhì)量投訴、電子傳單、電子廣告、電子化結(jié)帳與各類電子消費方式)

⑥各類應急信息服務請求和社會保障類電子化服務(遠程醫(yī)療和會診、交通信息管理、突發(fā)性事件的緊急響應、失物招領、迷失兒童與老人的尋找等)

90、默認的封面文件為主頁。瀏覽器是用來瀏覽網(wǎng)上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又稱“電子公告牌”用戶在這里可以發(fā)布并獲得各種信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墻是用增強機構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)絡安全性的一個或一組系統(tǒng)，防火墻是只允許授權的數(shù)據(jù)通過。

91、域名：要想在網(wǎng)上建立服務器發(fā)布信息，必須首先注冊自己的域名，只有擁有了自己的域名，別人才能訪問到你。

頂級域名：機構(gòu)性域名、地理性域名。

機構(gòu)性域名：com(營利性商業(yè)實體)、edu(教育機構(gòu)或設施)、gov(非軍事性政府或組織)、net(網(wǎng)絡資源或組織)、org(非營利性組織機構(gòu))、firm(商業(yè)或公司)

92、中國教育和科研計算機網(wǎng)(CERNET)主要服務于學校、科研和學術機構(gòu)以及非營利性政府部門。

http:∥www.tmdps.cn。

93、選擇“文本文件”，可以將頁面中的文字內(nèi)容保存為一個文本文件。

94、脫機收藏夾步驟：

①打開Web站點，單擊“收藏”菜單下的“添加到收藏夾”命令，打開“添加到收藏夾”對話框。

②選中“允許脫機使用”復選框，然后單擊“自定義”按鈕，出現(xiàn)“脫機收藏夾向?qū)А焙喗槠聊唬瑔螕簟跋乱徊健薄?/p>

③把“下載與該頁連接的1層網(wǎng)頁”改為適當?shù)膶訑?shù)，然后單擊“下一步”，直至完成。

95、電郵地址由一個字符串組成，該字符串被“@”分為兩部分。

96、目前常用的電子郵件收發(fā)軟件工具主要有OutlookFoxmail等。

97、發(fā)送郵件步驟：

①單擊工具欄中的“創(chuàng)建郵件”按鈕;

②在“收件人”、“抄送”欄中輸入接收者E-mail地址;“抄送”：用英文“，”間隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。

③在“主題”框中輸入郵件的主題;

④在文本編輯區(qū)內(nèi)輸入郵件的主題內(nèi)容;

⑤如需插入附件，可單擊“附件”或“插入”菜單下的“文件附件”命令，在彈出的文件選擇對話框中選擇要附帶的文件，然后單擊“附件”，將會在“主題”欄下插入“附件”一欄，附件文件名顯示在欄中;

⑥單擊“發(fā)送”。

98、溝通是一種信息的交換過程，是人們?yōu)榱思榷ǖ哪繕擞靡欢ǖ恼Z言符號(書面、口頭)，把信息、思想和情感進行傳遞的過程。

99、溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。

100、秘書職業(yè)特點：①非權利支配性;②非職責限定性③認同疏導性

1.發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或()后面加“文件”組成。

A.統(tǒng)稱

B.簡稱

C.規(guī)范化簡稱

D.稱謂

【答案】C

2.發(fā)文字號位于發(fā)文機關標識下()。

A.不空行

B.空1行

C.空2行

D.空3行

【答案】C

3.紅色反線的作用在于把()與主體部分隔開。

A.眉首

B.發(fā)文機關標識

C.發(fā)文字號

D.版記

【答案】A 251、違約責任是指合同當事人沒有履行或者沒有按照合同約定履行義務所應承擔的民事責任。

252、承擔違約責任的原則：

合同法對違約責任采取的是嚴格責任原則，即不管主觀上是否有過錯，只要不履行合同義務或者履行合同義務不符合約定，除不可抗力可以免責外，都要承擔違約責任。

253、承擔違約責任的方式：①支付違約金;②支付賠償金;③要求繼續(xù)履行;④修理、更換、重作、退貨和減少價款或酬金等;⑤定金制裁;⑥采取補救措施的合理費用。

254、我國于1993年9月2日通過了《中華人民共和國反不當競爭法》，自1993年12月1日起施行。

255、反不正當競爭法基本原則包括自愿、公平、平等、誠實信用、遵守公認商業(yè)道德以及不得濫用競爭權利等。

256、限制競爭行為表現(xiàn)為：①濫用優(yōu)勢地位限制競爭行為;②濫用行政權利;③不當搭售行為;④串通投標行為。

257、濫用優(yōu)勢地位限制競爭行為表現(xiàn)為：

①濫用行政權力限定他人購買其指定的經(jīng)營者的商品。

②濫用權力限制其他經(jīng)營者正常的經(jīng)營活動。

③濫用行政權力限制外地商品進入本地市場，或本地商品流向外地市場。

259、不正當競爭行為的要領和特征：

①不正當競爭行為的主體是經(jīng)營者;

②不正當競爭行為是違法行為;

③不正常競爭行為侵害的客體是其他經(jīng)營者的合法權益和正常的社會經(jīng)濟秩序。

260、不正當競爭行為類別：①假名冒牌行為;②商業(yè)賄賂行為;③虛假宣傳行為;④侵犯商業(yè)秘密行為;⑤低價傾銷行為;⑥不正當有獎銷售行為;⑦詆毀商譽行為。

261、假名冒牌表現(xiàn)：

①假冒他們注冊商標;②擅自使用知名品牌特有名稱、包裝;③擅自使用他們企業(yè)名稱或姓名;④在商品上偽造或冒用認證標志。

262、可以以明示方式給對方折扣，可以中間人傭金，但必須如實入帳。

263、下列情形不屬于不正當競爭行為：

①銷售鮮活商品;

②處理有效期限將至商品或其他積壓商品;

③季節(jié)性降價;

④因清償債務、轉(zhuǎn)產(chǎn)、歇業(yè)降業(yè)銷售商品。

264、監(jiān)督檢查部門職權：①詢問權;②查詢復制權;③檢查權;④處罰權。

265、可以查詢、復制與不正當競爭形為有關的協(xié)議、帳冊、單據(jù)、文件、記錄、業(yè)務函電和其他資料。

266、不正當競爭行為的法律責任：①民法責任;②行政責任;③刑法責任。

267、行為責任包括：①強制行為人停止不正當競爭行為;②沒收非法所得;③處以罰款;④吊銷營業(yè)執(zhí)照。

268、勞動適用于：

①國家機關、事業(yè)組織、社會團體的工勤人員。

②實行企業(yè)化管理的事業(yè)組織的非工勤人員。

③其他通過勞動合同與國家機關、事業(yè)組織、社會團體建立勞動關系的勞動者。

勞動法不適用于：公務員和比照公務員制度的事業(yè)組織和社會團體的工作人員，以及農(nóng)村勞動者(鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)職工和進城務工、經(jīng)商的農(nóng)民除外)、現(xiàn)役軍人、家庭保姆、在中國境內(nèi)享有外交特權和豁免權的外國人等。

269、勞動就業(yè)原則：①平等就業(yè)原則;②雙向選擇原則;③照顧特殊群體人員就業(yè)原則;④禁止雇用童工原則。

270、勞動法規(guī)定，對殘疾人、少數(shù)民族人員、退出現(xiàn)役的軍人的就業(yè)實行特殊政策，給予特別保護;禁止用人單位招用未滿16周歲的成年人，文藝、體育和特種工藝單位招用未滿16周歲的文藝工作者、運動員和藝徒時，須報經(jīng)縣級以上(含縣級)勞動行政部門批準，并保障其接受義務教育的權利。

271、勞動合同特征：

①勞動合同的主體一方是勞動者，另一方是用人單位;

②勞動合同的內(nèi)容具有權利和義務的統(tǒng)一性和對應性;

③勞動合同的客體是勞動力;

④勞動合同是要式、有償合同。

272、勞動合同內(nèi)容：

①勞動合同的期限

②工作內(nèi)容

③勞動保護和勞動條件

④勞動報酬

⑤勞動紀律

⑥勞動合同終止的條件

⑦違反勞動合同的責任

272、勞動合同期限：固定、無固定、完成一定工作。

試用期最長不得走過6個月。

201、已經(jīng)開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應當保存5年;保存期滿，報經(jīng)國稅機關查驗后可以銷毀。

202、對與發(fā)票案件有關情況和資料，可以記錄、錄像、照相和復制。

203、增值稅專用發(fā)票由水印防偽圖案，紅色熒光防偽標記、無色熒光防偽標記3項防偽標記組成。

204、稅收分類：

⑴以課稅對象為標準：

① 流轉(zhuǎn)稅;②所得稅;

③行為稅(對某些特定行為課征的稅，如印花稅、車船稅)

⑵以計稅標準為標準：

①從量稅(以課稅對象的實物量為計稅依據(jù))

②從價稅(以課稅對象的價值量為計稅依據(jù))

205、增值稅是我國第一大稅種。

206、文化體育業(yè)(文化業(yè)、體育業(yè))：3%;娛樂業(yè)(歌廳、舞廳、卡拉OK歌舞廳、音樂茶座、臺球、高爾夫球、保齡球、游藝)：5%-20%

207、企業(yè)所得稅33%(原)。2008年1月1日起，國企、外企稅率25%，高新技術產(chǎn)業(yè)15%。

208、個人所得稅征稅對象：①工資、薪金所得;②勞務報酬所得;③稿酬所得;④儲蓄存款利息、股息、紅利所得;⑤偶然所得。

稅率：工資、薪金所得適用5%-45%的超額累進稅率;勞務報酬20%。500-2000元，10%，25元。股票交易印花稅千分之四。

209、社會保險具有強制性、保障性、福利性和普遍性的特點。職工在試用期內(nèi)也應享有保險。

210、養(yǎng)老保險的享受待遇：累進繳納養(yǎng)老保險15年以上，并達到法定退休年齡，可以享受養(yǎng)老保險待遇。我國的失業(yè)保險制度屬于強制性失業(yè)保險制度。醫(yī)療保險具有社會保險的基本特征外，還具有公平性、信息不對稱性和費用結(jié)算方式的復雜性。

211、工傷保險制度的實施原則：無責任補償原則;因工受傷與非工公受傷相區(qū)別的原則;風險負擔、互助互濟原則;個人不交費原則;補償與預防、康復相結(jié)合原則;直接經(jīng)濟損失和間接經(jīng)濟損失相區(qū)別的原則;一次性補償與長期補償相結(jié)合原則。

212、無責任補償原則，又稱無過失補償原則，是指工傷事故發(fā)生后，無論事故責任在誰，都應及時對受傷者進行無條件的一定經(jīng)濟補償。因工受傷是勞動者為他人和社會做出的犧牲。非因工受傷并不屬為他人和社會做出的犧牲。直接經(jīng)濟損失指因工受傷者的第一職業(yè)的勞動報酬，這是工傷保險的內(nèi)容。

213、工傷認定申請(合同期內(nèi))提供材料：

初次治療診斷書或住院病歷、職業(yè)病診斷證明(原件、復印件各一份)、交通事故需提供交通大隊的事故裁決書或交通部門的交通事故證明、身份證復印件、有效期內(nèi)的勞動合同原件。

214、《住房公積金管理條例》規(guī)定：單位錄用職工，應當自錄用之日起30日內(nèi)到住房公積金管理中心辦理繳存登記，并持住房公積金中心的審核文件，到受托銀行辦理職工 住房公積金賬號的設立或者轉(zhuǎn)移手續(xù);新參加工資的職工從參加工資的存第二個月開始繳的住房公積金，月繳存余額為職工本人當月工資乘以住房公積金繳存比例。

215、職工有下列情形之一的，可提取住房公積金賬戶內(nèi)的存儲余額：

①購買、建造、翻修、大修自住住房的。

②離休、退休的。

③完全喪失勞動能力，并與單位終止勞動關系的。

④出境定居的。

⑤償還購房貸款本息的。

⑥房租超出家庭工資收入的規(guī)定比例的

216、按股票持有者可分為國家股、法人股、個人股3種。按發(fā)行范圍分A股、B股、H股和F股4種。滬深股市基本交易規(guī)則：價格優(yōu)先、時間優(yōu)先。

217、A股：人民幣，國內(nèi);B股：外國人，外幣;H股：香港股市;F股：海外市場。

218、中國人民銀行下設：商業(yè)銀行、政策性銀行、非銀行金融機構(gòu)、國家外匯管理局。

219、我國的中央銀行是中國人民銀行，其全部資產(chǎn)屬國家所有，是非營利機構(gòu)。

220、我國的商業(yè)銀行大體分為國有獨資銀行、股份制商業(yè)銀行和城市商業(yè)銀行。

221、政策性銀行不以盈利為目的，專門為貫徹、配合政府的社會經(jīng)濟政策或意圖，具有特殊的融資原則。1994年，我國組建了3家政策性銀行，即國家開發(fā)銀行、中國進出口銀行、中國農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行。

222、非銀行金融機構(gòu)主要是保險公司、信用合作社和信托投資公司。

223、利息的計算方法分為單利和復利計算法兩種。我國除活期存款帶有一定的復利性質(zhì)，其余各類存款均按單利計算。利息率=利息額/本金額×100%。國外司慣用年利率，我國習慣用月利率。

224、名義利率是以名義貨幣所表示的利率。

225、匯率的表示方法有直接標價法、簡接標價法、美元標價法。

226、直接標價法是指以一定單位的外國貨幣為基礎，將其折合為一定數(shù)額的本國貨幣的標價方法。日元、加拿大元、港幣、新加坡元、人民幣采用均采用直接標價法。歐元、英鎊、澳大利亞元采用間接標價法。

227、公司的住所是指公司的主要辦事機構(gòu)所在地。

228、公司的資本包括注冊資本、發(fā)行資本、認購資本和實繳資本等。

229、股東以其出資額為限度公司承擔責任，公司以其全部資產(chǎn)對公司的債務承擔責任的其余法人。有限責任公司的資本不分為等額股份，證明股東出資份額的權利證書稱為出資證明書。有限責任公司的股東有最高人數(shù)限制。

230、有限責任公司的設立條件：

①股東符合法定人數(shù)，有限責任公司由50人以下股東共同出資設立。②有限責任公司注冊資本的最低限額為人民幣3萬元。公司全體股東的首次出資額不得低于注冊資本的20%。

231、股東可以用貨幣出資，也可以用實物、工業(yè)產(chǎn)權、非專利技術、土地使用權等作價出資。

232、有限責任公司的組織機構(gòu)：

①股東會是公司的最高權力機關，每年至少召開一次。

②董事會(執(zhí)行董事)與經(jīng)理：董事會是公司的業(yè)務執(zhí)行機構(gòu)，董事會成員為3人-13人。董事每屆任期不得超過3年，屆滿可連選連任。執(zhí)行董事可以兼任公司經(jīng)理。

③監(jiān)事會：監(jiān)事會是公司的監(jiān)督機關，其成員不少于3人。監(jiān)事會應當包括股東代表和適當比例的公司職工代表，其中職工代表的比例不得低于1/3。董事、高級管理人員不得兼任監(jiān)事。

233、股權轉(zhuǎn)讓：

公司法不允許股東向公司轉(zhuǎn)讓股份，但允許股東向本公司的其他股東或者本公司股東以外的其他人轉(zhuǎn)讓股份。股東向股東以外的人轉(zhuǎn)讓其出資時，必須經(jīng)全體股東過半數(shù)同意;不同意轉(zhuǎn)讓的股東應該購買給轉(zhuǎn)讓的出資，否則視為同意轉(zhuǎn)讓;對于經(jīng)同意轉(zhuǎn)讓的出資，其他股東有同等條件下的優(yōu)先購買權。

234、一人有限責任公司的注冊資本最低限額為人民幣10萬元。

235、股份有限公司特征：

⑴公司的全部資本為等額股份，股份采取股票形式。

⑵股東以所持股份為限對公司承擔責任。

⑶公司的股東有最低人數(shù)限制，而沒有最高人數(shù)限制。

⑷股份有限公司的設立程序較為復雜。

236、設立股份有限公司，應當有2人以上200人以下發(fā)起人。法定注冊資本的最低限額500萬元人民幣。

237、股份有限公司的組織機構(gòu)：

①股東大會應當每年召開一次年會。召開股東大會，應當將會議審議的事項于會議召開20日以前通知各股東。

②董事會與經(jīng)理：董事會是公司的業(yè)務執(zhí)行機關，其成員為5人-19人。

③監(jiān)事會是公司的監(jiān)督機關，其成員不得少于3人。職工代表的比例不得低于1/3 238、股份發(fā)行原則：必須同股同權、同股同利。股票發(fā)行價價格可以按票面金額，也可以超過票面金額，但不得低于票面金額。

239、股東持有的股份可以依法轉(zhuǎn)讓。發(fā)起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓;公司董事、監(jiān)事、經(jīng)理應向公司申報所持有的本公司的股份，并在任職期內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓。

240、公司合并包括吸收合并和新設合并。公司應當自做出合并決議起10日內(nèi)通知債權人，并于30日內(nèi)在報紙上至少公告3次。

241、清算程序。公司財產(chǎn)在分別支付清算費用、職工的工資、社會保險費用和法定補償金，繳納所欠稅款，清償公司的債務后剩余財產(chǎn)。

242、婚姻、收養(yǎng)、監(jiān)護等有關身份關系的協(xié)議，適用其他法律的規(guī)定(不在合同法之內(nèi))。

243、合同類別：

①根據(jù)合同的成立是否以交付標的物為成立條件，可分為諾成性合同與實踐性合同

②根據(jù)合同成立是否需要特定的形式，可分為要式合同與非要式合同。

244、合同基本原則：

①平等、自愿、公平原則。

②誠實、信用原則。

③合法原則。

245、要約是一方當事人以訂立合同為目的，向?qū)Ψ疆斒氯颂岢龊贤瑮l件，希望對方當事人接受的意思表示。構(gòu)成要約須符合下列條件：

①要約須顯示向特定人發(fā)出的意思表示。

②要約的內(nèi)容必須具體、確定。

③要約中應當明確表明該要約一經(jīng)受要約人承諾，要約人就要受該意思表示的約束。

246、締約過失的損害賠償包括訂立合同費用、準備履行所支出的費用、喪失與第三人另訂合同的機關所產(chǎn)生的損失。

247、合同法規(guī)定下列免責條款無效：

①造成對方人身傷害的;

②因故意或者重大過失造成對方財產(chǎn)損失的。

248、合同內(nèi)容約定不明時合同的履行：

①質(zhì)量要求不明確的，按照國家標準、行業(yè)標準履行、沒有國家標準、行業(yè)標準，按照通常標準或者符合合同目的特定標準履行。

②價格或者報酬不明確的，按照訂立合同時履行地的市場價格履行，依法應當執(zhí)行政府定價或者政府指導價的，按照規(guī)定履行。

249、合同履行擔保方式有定金、保證、抵押、質(zhì)押和留置。

250、合同的轉(zhuǎn)讓：①合同權利的轉(zhuǎn)讓;②合同義務的轉(zhuǎn)移;③合同權利和義務一并轉(zhuǎn)讓。簡報的特點：簡 快 新 實

簡報的類型：(1)會議簡報(2)動態(tài)簡報(3)工作簡報

簡報結(jié)構(gòu)：報頭+報核+報核

簡報秘密等級寫在報頭左上角，字數(shù)一般控制在1000字以內(nèi)，不超過2000字

意向書的特點： 協(xié)商性 靈活性 簡略性

結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部

訂貨單特點：協(xié)約性 嚴肅性

結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部

商品說明書：真實性 科學性 條理性 通俗性

設計注意：(1)如實介紹 真實可信(2)抓住特征 突出個性(3)語言簡潔 通俗明了

(4)設計新穎 美觀大方

報告特點： 匯報性 陳述性

報告與請示的區(qū)別：(1)性質(zhì)要求不同，報告不用有明確回復，請示必須得到明確回復

(2)行文時限不同，請示必須事前。(3)請示必須一文一事，且請批對應(4)請示需逐級請示，語氣溫和謙恭

會議紀錄特點：真實性 資料性

商務接待

接待規(guī)格：高規(guī)格 低規(guī)格 對等

高規(guī)格接待最能體現(xiàn)友好 對等接待最常用 低規(guī)格接待適用基層

接待計劃內(nèi)容：接待規(guī)格 日程安排 經(jīng)費預算 工作人員

經(jīng)費預算由接待規(guī)格 人員數(shù)量 活動內(nèi)容確定

接待計劃的制訂由接待規(guī)格制約

接待計劃草訂需經(jīng)領導審定，日程安排后與來訪者進行溝通

制訂接待計劃首先要了解客人身份與來訪目的。

影響接待規(guī)格的因素：(1)雙方關系(2)突然變化(3)上次接待標準

座次高低由司機身份決定

司機如是專職司機，上座為后排右座

話別時間在半小時內(nèi)為宜

接待計劃主要項目：(1)陪同人員(2)食宿安排(3)接待日程(4)經(jīng)費預算

制訂計劃注意：(1)執(zhí)行規(guī)章制度(2)適應來賓生活習慣(3)做好保密工作

溝通工作特點：(1)非權利支配性(2)非職責限定性(3)認同疏導性

溝通類型：(1)人與人溝通(2)人與自我溝通(3)人與機器溝通(4)組織之間溝通

秘書所涉及的多為人與人之間和組織之間的溝通

網(wǎng)絡溝通優(yōu)勢：(1)降低成本 提高效率(2)平等 即時性強(3)有安全感

制約性：(1)語言存在歧義(2)橫向溝通擴展張 縱向溝通弱化

尊重與理解溝通是有效溝通的前提，傾聽和提問是有效溝通的關鍵

溝通目標：(1)說明事物(2)表達感情(3)建立聯(lián)系(4)和諧工作環(huán)境

與客戶溝通原則：(1)區(qū)分到訪客戶是多次還是首次(2)區(qū)分內(nèi)部外部客戶

橫向溝通是員工間的溝通，其目的在于增強合作，減少摩擦，表現(xiàn)形式為：會議 面談

備忘錄 報告

橫向溝通的障礙(1)溝通技術存在障礙(2)心理活動障礙(3)不善傾聽，草率評判(4)表達理解存在歧義

上行溝通策略：建立信任 走動管理 維護領導內(nèi)部統(tǒng)一

下行溝通形式：政策 報告 信函 備忘錄 談話 會議 傳真

上行溝通形式：建立系統(tǒng) 申訴請求 員工座談會

上行溝通作用：(1)提供員工參與管理的機會(2)減少因誤解造成的損失(3)營造民主式管理氛圍(4)緩解工作壓力

下行溝通策略：(1)制訂針對性溝通(2)精簡環(huán)節(jié)(3)減輕分流溝通任務(4)提倡簡約(5)啟用反饋(6)多介質(zhì)組合

多介質(zhì)組合是最簡單最主要的方法

溝通重點：(1)企業(yè)員工(2)危機中受害者(3)新聞媒體

危機認定：(1)團隊內(nèi)存在使人情緒不佳的氛圍(2)缺少交流(3)消極言論普遍存在(4)間接渠道使用較多，直接渠道使用較少(5)執(zhí)行不力，隱患增多

對策：(1)反應迅速機敏(2)強調(diào)共同基礎(3)建立危機小組(4)利用多種溝通方式(5)參與調(diào)查

需要搜集文件是會前會中會后產(chǎn)生分發(fā)的文件

立卷歸檔的意義：（1）是文件轉(zhuǎn)為檔案的重要步驟和基礎（2）保持了歷史聯(lián)系，便于查找利用（3）保持了歷史聯(lián)系，反映了客觀進程（4）保護了文件的完整安全，便于保管利用

（5）保證了工作的連續(xù)性，為檔案工作奠定了基礎

不需要立卷歸檔的文件：重份文件 事務性 臨時性 無查考價值的文件 草稿 修改稿 會議主要文件如 領導講話 結(jié)論 決議 報告單獨立卷，大會發(fā)言按日期立卷 書面發(fā)言按單位地區(qū)立卷 通知來往文書 按時間立卷

大會文件按重要程度和時間排列

整理錄音的技巧：（1）刪除（2）增加（3）修改（4）送審

清理方法：收銷帶存

會議文件保管分為長期 短期 永久三種

會議文件整理注意及時完整，會議文件多帶有參考與草稿性質(zhì)

注意：正確區(qū)分保管期限

辦理好移交手續(xù)

會議紀要是在記錄的基礎上進一步綜合分析提煉而成用于記載傳達會議情況及議定事項的文件

會議紀要的種類：（1）辦公會議紀要（2）工作會議紀要（3）協(xié)調(diào)會議紀要（4）研討會議紀要

擬寫要求：（1）實事求是（2）集中概括 提煉歸納（3）條理清楚 一目了然

會議紀要的分發(fā)根據(jù)其印發(fā)范圍和查看等級 印發(fā)范圍根據(jù)其會議性質(zhì)和紀要內(nèi)容來確認。絕密會議紀要只印發(fā)與領導

會議經(jīng)費決算：（1）會議擬定開支預算（2）準備專用賬冊（3）對開支進行詳細記錄（4）會后按預算決算（5）遵循勤儉節(jié)約原則

催辦要求：準確及時到位 不可拖延 斷章取義 搞本位主義

業(yè)務范圍明確專一的工作由相關業(yè)務部門負責 綜合信不過 交叉性工作交由秘書部門 聯(lián)合會議決議由牽頭部門負責 領導集團本身形成決定交由秘書部門和指定單位

催辦方式：（1）發(fā)文催辦（2）電話催辦（3）派員催辦

電話催辦快速方便，可直接找當事人，可進行雙向溝通，適于本部一般工作部署，但容易被忽視，頻率間隔短

派員催辦直接，有督促作用，容易受到重視，但較為花費精力

對于難辦事項可以采用會議催辦

傳達落實要求：（1）迅速果斷 保證質(zhì)量（2）忠于決策 不打折扣（3）解放思想 有創(chuàng)造性落實

瀏覽景觀一般分為人文景觀和自然景觀

娛樂活動分為觀看項目和參與項目

制定方案時注意：（1）安排好人員（2）參觀地點檢查（3）提前預定好門票（4）人數(shù)過多時，可外包旅行社

在制定接待計劃考慮客人的信仰 忌諱 身份 性別 年齡 是否帶有家屬

預定餐廳時注意：事項確定好時間 地點 宴請人員 桌次座次 菜單

選擇賓館時考慮（1）交通便利與否（2）檔次是否合適（3）環(huán)境是否優(yōu)雅

正式宴請晚上居多，以中高檔餐廳為佳，多為包間。根據(jù)其主人主賓身份來確定檔次，在根據(jù)事由 規(guī)模確定地點大小

撰擬出國申請內(nèi)容：（1）路線（2）時間（3）地點（4）交通工具（5）具體事項（6）備注

辦理護照的相關證件：（1）任務批件（2）政審批件（3）邀請書（4）2寸免冠照

申辦簽證的途徑：（1）我國大使館和領事館（2）權威簽證代辦機構(gòu)（3）目的國使館

商務旅行制訂程序：（1）制訂計劃（2）制訂旅程表（3）準備發(fā)言提綱（4）辦理好簽證 護照 黃皮書 出境登記卡的手續(xù)（5）訂購機票

準備工作：（1）審查最佳旅程表（2）兌換外幣（3）準備隨身用品（4）準備文件 相關證件

（5）做好旅行安排（6）注意時差（7）搜集資料

辦公室布置要求：（1）優(yōu)先采用光線 通風 監(jiān)督 溝通占優(yōu)的辦公室（2）使用同樣大小高度的桌椅柜子（3）將接待部門置于入口處（4）預留充分空間（5）常用設備檔案置于使用者附近背對背放置檔案柜（6）設置休息區(qū)

光線應來自桌子左上方和斜后上方

辦公室布置三原則：（1）利于溝通（2）協(xié)調(diào)舒適（3）便于監(jiān)督

協(xié)調(diào)要求：（1）連續(xù)性（2）協(xié)同性（3）有序和諧

內(nèi)部監(jiān)督特點：（1）是種日常監(jiān)督（2）具有雙向多維監(jiān)督特點（3）是一種內(nèi)部力量的約束

辦公桌按直線對稱原則排列，以最佳線路最佳 防止逆流交叉

布置程序：（1）對工作內(nèi)容加以考察分析，明確關系并以此確定員工的工作位置。（2）記載各部門人員及其工作（3）選配相應家具桌椅并予以記載（4）繪制布置圖（5）對設備安放提出合理建議

信息保密工作：（1）口頭信息（2）書面信息（3）電子信息

保密信息內(nèi)容：（1）人事信息（2）財務信息（3）產(chǎn)品信息（4）客戶信息

印章和介紹信是對外聯(lián)系的標志和行使職權的憑證管理

印章種類：（1）單位印章（2）單位印章（3）秘書公章

單位印章是對外行使權利的標志

印章作用：（1）標志作用（2）權威作用（3）法律作用（4）憑證作用

印章使用要求：（1）專人負責（2）確保安全（3）防止污損

印章的刻制啟用需經(jīng)上一級主管單位批準，在公安部門登記后，由公安部門指定單位刻制，啟用時選用選定啟用時間，發(fā)出啟用通知，填寫印模卡

用印時，蓋印位置保證恰當，正式公文在文本落款出蓋章，帶存根公函 介紹信分別加蓋騎縫章和文本落款章，蓋印文件應于用印申請單分數(shù)一致

印章取回銷毀都應該有兩人參與

上司交辦事項：（1）會議通知（2）查問回復（3）接待工作（4）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_（5）上司生活服務工作

公務接洽制度（1）崗位責任制度（2）登記記錄制度（3）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_（4）交接班制度（5）保密制度

匯報技巧：（1）問明情況 及時報告（2）作好記錄 避免失誤

值班日志以天為單，它有利與下一班人員；了解情況 保持工作的聯(lián)系性 有利于了解檢查考核值班工作和編寫參考資料

電話是值班工作中使用最頻繁的工具

快匯匯票由秘書認購

零用現(xiàn)金數(shù)額以企業(yè)規(guī)模和平時指出次數(shù)確定，由企業(yè)領導和財務負責人批準，用于支付本市交通費 郵資 茶點費 停車費和少量辦公用品費

文書形成程序：草擬 審核 簽發(fā) 復核 繕印 用印 登記 分發(fā)

上司臨時交辦事項特點：（1）廣泛性（2）臨時性 基本特點（3）具體性（4）緊迫性

辦理原則：（1）積極主動 千方百計這是應有態(tài)度（2）符合政策，靈活變通（3）有著落 有回音

要點記錄法用于電話 來訪 會議記錄

詳細記錄法用于上級重要講話插話發(fā)言，重要會議討論決議 反應問題建議調(diào)查 領導指示

用ABCD法排出工作等級，先做A類，重要緊急的，在做B類，急而不重，在做C類 重而不急的，最后做C類，不重不急的上司日志內(nèi)容：（1）上司接待信息（2）上司會議信息（3）上司個人安排（4）上司私人信息 秘書日志內(nèi)容：（1）上司所需秘書協(xié)助事宜（2）上司交辦自己的工作（3）自己應作活動

注意事項：（1）確保保密，只給上司授權的人查閱（2）保持一致準確，每天檢查更新（3）熟悉約會時間和工作習慣，每天最早最晚約會時間（4）熟悉上司用餐和休息時間

在安排活動時遵循先重急后輕緩原則，并留出10分鐘左右間隔。

檢驗辦事效率原則：（1）工作質(zhì)量（2）工作速度（3）產(chǎn)生影響

復命三注意（1）不失真（2）不吹噓（3）不邀利

庫存卡作用：（1）保證資金不被占用(2)保證空間充足（3）監(jiān)督物品使用（4）防止損失

（5）正確估計

庫存概念（1）最大庫存量，庫存物品都不應該超過這個數(shù)量（2）最小庫存量，當余額達到這個量時，即采取措施（3）重新訂購線，即再訂貨標準

訂購數(shù)量以剩余庫存量為基礎

保管措施（1）房間柜子上鎖（2）各類物品貼好標簽（3）新物品置于舊物品之下（4）體積大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在較大物品前面（6）注意通風 有良好照明

選擇供應商時考慮：（1）價格費用(2)質(zhì)量交貨（3）服務和位置（4）安全和可靠性 傳遞方式和內(nèi)容應該綜合考慮對象 效果 時效 費用

如何做好會議記錄：(1)提前抵達會場，安排地方。(2)迅速繪制座位圖(3)提前參閱其他會議記錄

會議記錄要求：(1)快速是基本要求(2)紀實性是重要特征 具體為真實 準確 突出重點

會議簡報分為報頭 報尾 報核，標題要求：簡明 醒目 準確 生動 形式靈活

簡報要求：(1)真實準確是其生命(2)短小精悍是其力量所在(3)快是質(zhì)量的體現(xiàn)(4)生動活潑

信息分類：按作用分為：(1)與會者信息(2)指導宣傳信息(3)議題性信息(4)主題內(nèi)容信息(5)記錄結(jié)果性信息(6)程序性信息(7)交流性信息(8)參考性信息(9)管理性信息

按會議信息保密性劃分：(1)保密性信息(2)內(nèi)部性信息(3)公開性信息

按傳遞方式劃分：(1)講話信息(2)會議書面信息(3)會議聲像信息

收集信息要求：齊全 及時 準確 有效

確定會議信息搜集方法：(1)召集開會(2)提供書面材料(3)個別約見(4)會議結(jié)束后及時搜集(5)個別催退(6)按清退目錄搜集(7)限時交退

信息反饋方式：口頭 書面 會議反饋

會議值班內(nèi)容：電話記錄 接待記錄 值班日志

會議值班意義：(1)起著溝通內(nèi)外，協(xié)調(diào)上下的作用(2)保證重大事項 指令 精神的及時傳達(3)保證會議順利進行(4)代表了會議工作質(zhì)量(5)直接影響了會議主辦方的工作效率

值班工作制度：(1)信息處理制度(2)崗位責任制度(3)交接班制度

一、擬訂會議議程、日程

（一）會議議程和會議日程的內(nèi)容及作用

1、會議議程的內(nèi)容

會議議程是為完成議題而做出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排開幕式；領導和來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

2、會議日程的內(nèi)容

會議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

3、會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

（二）會議議程的制定程序

1、明確目標和參加者

2、安排各議程事項的時間

3、確定每一項議程

4、決定會議討論形式

（三）會議日程的編制方法

1、制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關此次會議事務性的內(nèi)容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關列席人員到會和退席。

5、保密性較強的議題，一般放在后面。

二、提供會議地點的備選方案

（一）會議地點選擇的要求

1、交通便利。

2、會場的大小應與會議規(guī)模相符。

3、場地要有良好的設備配置。

4、場地應不受外界干擾。

5、選擇會議地點應考慮有無停車場所。

6、場地租借的成本必須合理。

（二）會議場地選擇的工作程序

1、會議的目的與形態(tài)

2、實質(zhì)上的需要、與會者的期望

3、列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

4、對會議地點進行確認 考試吧編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實地考察會議地點的注意事項1、2、3、4、會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

不要出于個人原因再次參觀酒店。

不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動局面。

三、布置會場和安排座次

（一）會場整體布局安排

1、會場整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會議要保證一個絕對的中心。

（4）小型會場要注意集中和方便。

2、會場整體布局的類型

（1）較大型會場的座次安排。

（2）中小型會議的座次安排。

3、會場整體布局安排的工作程序

（1）確定會場形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設備

(二)主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

1、主席臺座次和場內(nèi)座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應該設主席臺。座談會和日常工作會議一般不設主席臺或主席桌。無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2、主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負責人、貴賓或主席團成員，安排座位時應注意以下慣例：

1）依職務的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

3）主席臺座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺的桌上，于每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽。

（2）安排場內(nèi)其他人員的座次

1）小型會場內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。

2）中大型會場內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種：

①橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務高者排在前，列席成員、職務低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

四、發(fā)布會議信息

（一）會議信息的內(nèi)容和類型

1、會議信息的內(nèi)容

會議信息的內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法；會務聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會議報到及會議議程、日程；與會者的信息；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀要內(nèi)容；會議的宣傳報道內(nèi)容；會議的決議內(nèi)容。

2、會議的類型

會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會議信息的工作程序

1、傳遞會議通知信息

2、分發(fā)傳遞會議文件

3、溝通傳遞會議有關情況

（三）注意事項

1、發(fā)布會議信息前要進行報審

2、要對媒體進行選擇

五、安排會議食宿

（一）會議餐飲的常識和工作程序

1、會議餐飲的常識

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費。

（2）就餐大體上是一個標準，要適當照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會議餐飲

（1）根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標準。

（2）就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

（4）事先設計和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。

（6）事先要準備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應。

3、會議餐飲的類型和標準

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會。應選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。

（二）會議住宿的常識和工作程序

1、會議住宿的常識

（1）要提前編制住房方案。

（2）長者、尊者、領導要適當照顧。

（3）具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標準的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報經(jīng)有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預定會議住宿的程序。

（3）確定會議住宿的程序。

3、會議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近。

（2）年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。

（4）可預先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

（5）預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數(shù)量上應略有富余。

六、邀請會議嘉賓

（一）、會議嘉賓的類型和要求

1、會議嘉賓的類型

（1）組織方的上級領導和政府官員。

（2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關方。

（3）社會名流和電影明星。

（4）對實現(xiàn)會議目標有潛在貢獻的人。

2、嘉賓邀請的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場。

（2）要發(fā)出正式邀請函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關系。

（5）對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數(shù)不宜過多。

（二）邀請會議嘉賓的工作程序

（1）在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責組織實施。

（2）擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡，確認其參會情況。

（4）在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認如何接送。

七、準備會議資料、會議用品

（一）會議資料的類型和準備

1、會議資料的類型

（1）來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

（2）會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

2、會議資料的準備

（1）來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

（2）會務資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

（3）溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關資料。

（二）會議用品的類型和準備

1、會議用品的類型

（1）必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。

1）會議內(nèi)設備主要包括燈光設備、音響設備、空調(diào)設備、通風設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。

2）常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經(jīng)常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

2、準備會議用品

（1）檢查空調(diào)設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。

（2）檢查好燈光、擴音設備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品。

（8）會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。

（9）如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會議禮儀服務

（一）會議禮儀的種類

1、會議的通用禮儀

（1）會議文書禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會禮儀。

（4）服務禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會議發(fā)言者禮儀

4、會議參加者禮儀

（二）安排會議禮儀服務的工作程序

1、選擇會議禮儀服務人員（1）從組織內(nèi)部員工中選擇。

（2）聘請專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔會議主要的禮儀服務。

2、分解工作程序

3、培訓會議禮儀服務人員

（1）對會議工作的宗旨和合作精神的培訓。

（2）對會議禮儀知識和工作技能的培訓。

（3）對會議的設備和用品的使用常識培訓。

4、準備服裝用具

（1）禮儀服務人員的服裝應統(tǒng)一并且與會場環(huán)境協(xié)調(diào)。

（2）迎接一般的與會者不需要獻花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會議常用視聽設備是否正常

（一）會議常用視聽設備的選用

音響手段與視覺手段可以分開單獨使用，也可以合在一起使用。

常用的設備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設備等。

對于會議使用的設備，應設專人操作與維護。來源于考試吧

（二）檢查會議常用視聽設備的工作程序

1、確定工作人員的職責。

2、預演和檢查會場視聽設備。

一、安排會議值班

（一）會議值班工作的內(nèi)容和意義

1、會議值班工作的內(nèi)容

（1）值班電話記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進行。

（二）安排會議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務

（1）在會議中協(xié)助搜集有關情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強與會議無關人員出入會場的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領導的聯(lián)絡方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡、請示。

（4）要備有一份設備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。（6）必要時，要負責督導和協(xié)助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

（7）做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

（8）必要時，應建立主管領導帶班制度。

3、編制會議值班表

會議值班表應包括以下內(nèi)容：

（1）會議值班時間期限和具體值班時間。

（2）會議值班人員姓名。

（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

（4）會議值班負責人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會議的新聞媒體

（一）相關知識

1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則

（1）報道的內(nèi)容必須與會議基本內(nèi)容相吻合。

（2）掌握會議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

（3）報道中的重要觀點和提法，要經(jīng)領導審定。

（4）要準備得全面周到、主動積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

（6）在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

（7）在會議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領導審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。

（3）在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡單的會議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動

4、安排媒體溝通會

（三）妥善處理新聞媒體的負面報道

（1）快速作出反應。

（2）聯(lián)合或聘請專業(yè)公關公司處理危機。

（3）讓負責人出面。

（4）對未知的事實不要推測。

（5）不要隱瞞事實真相。

（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個聲音說話。

（8）頻繁溝通。

三、做好會議的記錄工作和簡報工作

（一）做好會議的記錄工作

1、會議記錄的內(nèi)容（1）會議描述。

（2）與會者姓名。

（3）缺席者請假條。

（4）宣讀上次會議記錄。

（5）有會議記錄中產(chǎn)生的問題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務。

（8）其他事務。

（9）下次會議日期。

（10）主席簽名。

2、會議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實性要求。

1）準確

2）清楚

3）突出重點

（3）資料性要求

3、會議記錄的工作程序

會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標題+正文+尾部。

（1）標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結(jié)尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會議的簡報工作 來源于考試吧

1、會議簡報的內(nèi)容

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經(jīng)驗，溝通會議的信息。要反映出會議的新情況、新問題、新經(jīng)驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導和溝通作用。

2、會議簡報的要求

（1）真實準確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡報的質(zhì)量體現(xiàn)。

（4）生動活潑。

3、會議簡報的工作程序

（1）會議簡報的內(nèi)容。

（2）會議簡報的結(jié)構(gòu)。

四、收集信息的分類

（一）會議信息的分類

1、按照會議信息的作用劃分

（1）與會者信息。

（2）會議指導性、宣傳性信息。

（3）會議議題性信息。

（4）會議主題內(nèi)容信息。

（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。

（6）會議的程序性文件信息。

（7）會議交流性文件信息。（8）會議參考性信息。

（9）會議管理性信息。

2、按照會議信息的保密性劃分

（1）保密性會議信息。

（2）內(nèi)部性會議信息。

（3）公開性會議信息。

3、按照會議信息傳遞方式劃分

（1）會議講話信息。

（2）會議書面信息。

（3）會議聲像信息。

（二）收集會議信息的要求

1、齊全。

2、及時。

3、準確。

4、有效。

（1）責任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對性。

（三）收集會議信息的工作程序

1、確定會議信息的搜集范圍。

2、選擇會議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會議信息的方法。

（1）召集開會。

（2）提供書面材料。

（3）個別約見。

（4）會議結(jié)束時及時搜集。

（5）個別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時交退。

五、反饋會議信息

（一）反饋會議信息的內(nèi)容和要求

1、反饋會議信息的內(nèi)容

（1）反饋會前信息。

（2）反饋會中信息。

（3）反饋會后傳達落實的情況。

2、反饋會議信息的要求

（1）會議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負反饋結(jié)合。

（2）會議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會議的反饋信息溝通。

（二）反饋會議信息的工作程序

1、布置會議信息收集工作。

2、會議信息的搜集渠道的選擇和建設。

3、建立定期的會議信息反饋制度。

4、做好會議信息的反饋匯報工作。

5、抓好會議反饋信息的落實工作。

會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

一般而言,會議申報與審批大體有三種形式：口頭申報、書面申報、會議申報。

秘書部門對有關職能部門申報召開的會議,要本著精簡從嚴的審批原則,嚴格把好審批關。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應遵循“一支筆”的原則。

案例一

英豪公司將舉行銷售團隊會議，研究銷售工作下一季度的目標以及人員招聘、銷售二部經(jīng)理人選等問題，在會上，還將進行東部地區(qū)銷售情況的總結(jié)、銷售一部關于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。如果你是秘書，請制定一個會議議程表。

英豪公司銷售團隊會議議程表

公司銷售團隊會議將于5月25日星期一上午九點在公司總部的三樓會議室舉行。

宣布議程。

說明有關人員缺席情況。

宣讀并通過上次會議的記錄。

東部地區(qū)銷售情況總結(jié)。

銷售一部經(jīng)理關于加強團隊溝通問題的發(fā)言。

公司銷售人員的招聘和重組。

銷售二部經(jīng)理的人選。

下季度銷售目標。

案例二

公司準備在暑假召開一個各部門負責人的培訓會議，經(jīng)理讓秘書鐘苗選擇一個會議地點，鐘苗經(jīng)過仔細考慮，預定了位于市郊風景區(qū)的一家酒店，價格相對便宜，而且風景宜人。經(jīng)理及參加培訓的人員都很滿意。

點評：由于該會議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價位適中，而且位于風景區(qū)，可使與會者身心放松。

案例三

名山公司要召開2003年度總結(jié)大會，作為大會工作人員的王琴主要負責會議文件材料工作。會前王琴進行會議籌備有關信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準備。年度大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結(jié)、體會或者經(jīng)驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進展情況。會議期間王琴認真做好會議記錄，力求會議記錄準確、完整，忠實發(fā)言人的原意，并進行會議發(fā)言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報、使會議達到良好的效果。會后王琴認真編寫會議紀要，作為與會代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動會議精神的貫徹落實，她還搜集齊會議期間所有文件材料，及時整理有關會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎。王琴大會期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評。

點評：會議信息流動和處理是否科學、務實、有效，直接影響會議的質(zhì)量和效率，影響會議的實際效果。王琴的會議信息工作實際上是確保會議信息有效流動，實現(xiàn)會議目的的工作。

考試吧編輯整理

案例四

天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會，會后共進晚餐。負責接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應便在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場面。

點評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應有的禮遇，給組織的公關工作造成了不良的影響。

案例五

某公司要舉辦成立大會，請了有關單位的領導參加，秘書小李負責嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認。對于重要嘉賓發(fā)出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結(jié)果開會那

天，來的嘉賓很少。

點評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項重要的工作，一定要抓住確認環(huán)節(jié)，這樣才不會使組織很被動。另外，要注意邀請的禮節(jié)，在邀請函和請柬這些事情上都要精益

求精，顯示出組織應有的尊重和誠意。

案例六

某公司舉辦大型服裝新品展銷會。與會者是來自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動得到了媒體的廣泛關注。當?shù)卣矊Υ水a(chǎn)生了濃厚的興趣。該公司也向當?shù)卣l(fā)出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會即將開始時，市長卻來到了。各嘉賓已經(jīng)在臺上就座。但發(fā)現(xiàn)沒有市長的名臺和座位，會議主辦方十分尷尬。

點評：該公司應實現(xiàn)考慮好領導的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準備工作。

案例七

海潮公司正在召開新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會，會務秘書黃嘉正在會務組值班室值班，這時進來一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定專家有事，黃嘉便讓他自己到會場去找，這時，一個工作人員匆匆跑來，告訴她會議的電源插口有了問題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。過了一會兒，她看了看表，快下午5：00了，估計不會再有什么事，便離開了公司。

點評：會議的值班工作是一項重要和嚴肅的工作，值班人員要以認真負責的態(tài)度做好工作，不能脫崗，不能推諉責任。在值班時，手邊要有相關人員的通訊錄。

案例八

在公司召開新聞發(fā)布會期間，秘書鐘苗與媒體進行了良好的溝通。她在會前為記者安排了一個介紹會，準備了詳盡的會議材料，專門辟出場地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問時間。發(fā)布會很成功，媒體的報道內(nèi)容翔實，很有說服力，在社會上引起了較大的反響。

點評：會議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機會與時間了解相關信息，為記者的報道提供了方便。

案例九 華夏企業(yè)協(xié)會舉辦了“華夏公司融資操作研討會”，此次會議邀請了國內(nèi)一批頂尖的經(jīng)濟學家、管理學家到場發(fā)表演說，各大媒體聞風而動，齊聚會場。秘書鄧林負責會議的信息宣傳工作。她因事先對情況估計不足，當許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱時，無法滿足對方的要求，協(xié)會領導向她詢問各大媒體對會議的報道情況時，她也沒有做好簡報收集、留齊各種資料，無法為領導提供適用的信息。點評：作為會議期間負責信息工作的秘書，應該為記者準備好新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱等材料。在會議期間，還要及時做好簡報收集，留齊各種資料，為領導提供適用的信息。

案例十

風雷公司在2002年末召開了改革企業(yè)管理制度新春座談會，會上各個部門的職工代表就如何改革現(xiàn)有的企業(yè)管理制度紛紛獻計獻策，公司總經(jīng)理在做會議總結(jié)之前，讓秘書許茹收集會議各方面的信息，許茹從簡報、會議記錄和群眾來信中搜集了一些資料，但總經(jīng)理卻認為她沒有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進這方面的工作。

點評：許秘書在掌握會議反饋信息搜集途徑方面不夠全面，因此所收集的信息量不夠。許茹應擴大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。

案例十一

某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過幾次協(xié)商，雙方簽署了一個項目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當需要簽署意向書時，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。

點評：秘書在收齊會議文件后，應及時整理會議相關文件，加工、修改與會人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀要或會議紀要。會議文件資料的立卷歸檔原則上是一會一卷，便于日后

查找、利用。

案例十二

開具發(fā)票時有出入怎么辦？

公司員工小張去某城市參加全國電子產(chǎn)品交流會，會期一周。按照會議通知，他交了1600元的會務費，組織方開具了發(fā)票。小張回來報銷時，財務處說發(fā)票無效不予報銷，原因是發(fā)票上缺少財務章。小張馬上與會務組織聯(lián)系，幾經(jīng)周折才聯(lián)系上，對方稱他們的發(fā)票是正式的，不可能沒有財務章。讓小張將發(fā)票寄給他們，如果確實有問題愿意承擔責任。考試吧編

輯整理 點評：發(fā)票是報銷的憑證。發(fā)票開具應按照規(guī)定的時限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋單位財務印章和發(fā)票專用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務報銷憑證，任

何單位和個人有權拒收。

案例十三

會議決定事項的催辦。一段時間以來，某公司的一些會議決定遲遲得不到落實，有的部門因?qū)︻I導處理問題持有異議，故意將會議決定拖延。這使領導非常撓頭。為解決此種被動狀況，秘書協(xié)助公司領導層層開會，首先對一些問題加以澄清，統(tǒng)一了認識，從而疏通了信息決辦

環(huán)節(jié)。

點評：傳達落實會議精神是秘書的重要職責之一。會后的檢查催辦是會后工作中不可缺少的重要內(nèi)容。可以敦促會議精神落到實處。如果落實環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，應及時疏通。

第二篇：秘書四級資料——辦公室管理部分

辦公室事務與管理

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

掌握對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全檢查的方法；做好信息的保密工作；能夠處理日常辦公事務，如安排值班、履行報銷手續(xù)、零用錢的管理、印章及介紹信的管理；辦公設備和辦公用品的發(fā)放和管理；編制時間表的方法；管理領導和自己的工作日志；熟悉文書形成與處理的基本程序。

二、重點提示

1．對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全檢查，改進辦公環(huán)境

(1)安全檢查的方法

1)確定檢查周期。

2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責范圍內(nèi)排除或減少危險。

3)發(fā)現(xiàn)個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進、直到解決。

4)發(fā)現(xiàn)隱患，認真填寫“隱患記錄及處理表”。

(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求

1)建筑堅固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風。

2)辦公室空間適當、噪聲要低。

3)辦公用品和設備要滿足工作、安全要求。

4)設置相應的消防設施和設備。

5)飲用水符合健康安全要求。

2．做好信息的保密工作

(1)口頭信息的安全保密工作

1)不要在組織內(nèi)部、外部談論被告知的有關單位的保密信息。

2)在沒有確認對方身份前，不要通過電話、手機、答錄機等給出保密信息。

3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。

4)按會議要求傳達會議信息。

(2)紙面信息的安全保密工作

1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。

2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子；用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”；高密級信息由工作人員親自送交收件人。

3)當傳真保密信息時，應使用具有保密功能的接收設備或要求接收人等候在傳真機旁。

4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里；不再需要的保密文件要銷毀。

(3)電子信息的安全保密工作

1)計算機顯示器應放置在別人看不到屏幕的地方；打印保密材料時要人不離機。

2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權的人；有保密信息的軟盤不應帶出單位。

3)使用密碼保護計算機數(shù)據(jù)，密碼應經(jīng)常更換；不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒；重要文件要做備份。

3．安排值班工作，編制值班表

(1)值班工作的主要內(nèi)容：記好值班電話記錄；記好值班接待記錄；記好值班日記；做好信息傳遞。

(2)值班表包括的內(nèi)容

1)列出值班時間期限和具體值班時間。

2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負責人或帶班人姓名、替班人姓名。

3)用簡短的文字標明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。

(3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責任制度，保密制度，交接班制度。

4．零用現(xiàn)金的管理

辦公室中設立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。

(1)秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。

(2)需要使用零用現(xiàn)金時，應填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。

(3)秘書要認真核對領取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。

(4)每當支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。

(5)當支出的費用到一定數(shù)額后或月末，秘書到財務部門報銷并將現(xiàn)金返還進行周轉(zhuǎn)。

5．商務費用報銷

(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經(jīng)組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。

(2)一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現(xiàn)金借款；另一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。無論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳陌l(fā)票。

(3)商務工作結(jié)束后，申請者應將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。

(4)如計劃的費用需要超出時，應提前向領導報告，在得到批準后，超出的部分才可報銷。

6．公文形成的過程

交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印。

7．公文處理的基本程序

簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印→登記→發(fā)文→立卷→歸檔→銷毀。

8．文書立卷、歸檔及銷毀

(1)立卷的范圍：已經(jīng)辦理完畢、具有查考價值的文件材料。

(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補不合規(guī)范的文件一編寫頁號一登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》一擬定案卷標題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號。

(3)公文案卷歸檔：文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管。

(4)公文銷毀

1)銷毀的范圍：是指已辦畢的沒有歸檔和存查價值的公文。

2)銷毀的程序：是由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定；確認應銷毀的文件后，逐件核定造冊；將銷毀文件目錄送主管領導人審查簽批；在有關人員監(jiān)督下送往指定地點銷毀。

3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。

9．印章及介紹信的管理

(1)印章的管理

1)秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章、單位領導人“公用”的私章、秘書部門的公章。

2)印章的作用：標志作用、權威作用、法律作用、憑證作用。

(2)介紹信的管理：介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。

10．辦公設備和辦公用品的進貨與保管

(1)辦公設備和辦公用品的接收程序

1)核對貨物，如數(shù)量不對應立即通知采購部門。

2)接收情況應輸入到庫存卡的接收項中，并及時更新庫存余額。

3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。

(2)庫存保管的措施

1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。

2)各類物品要貼上標簽，標明類別和存放地。

3)新物品置于舊物品的下面或后面；體積大、分量重的放置在最下面；體積小和常用的物品放在較大物品的前面。

4)儲藏間要有良好的通風和照明。

11．辦公設備和辦公用品的庫存記錄

(1)庫存控制卡的內(nèi)容：項目；單位；庫存參考號；日期；最大庫存量；再定貨量；最小庫存量；接收(進貨卡)；發(fā)放(出貨卡)；余額(庫存卡)。

(2)庫存記錄的目的1)資金不被不必要的庫存占用。

2)空間不被用來儲存不必要的貨物。

3)監(jiān)督個人和部門對物品的使用。

4)保持充足的庫存。

5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。

6)可利用準確的庫存進行估價。

12．編制時間表的方法

(1)時間表是管理時間的一種手段。它是將某一時間段中已經(jīng)明確的工作任務清晰地記載和標明的表格，是提醒使用人和相關人按照時間表的進程行動，有效管理時間、保證完成任務的簡單方法。

(2)編制時間表的方法

1)根據(jù)需求確定編制時間的周期。

2)收集并按時間順序列出該階段所有工作、活動或任務，如活動之間有矛盾應及時調(diào)整。

3)繪制表格，標明日期、時間和適合的行、列項目，用簡明的文字將信息填人表格。

13．管理工作日志

(1)工作日志的使用方法

1)提前了解上司工作和活動的信息，并在兩份日志上填出，同時在自己的工作日志上標出當日應完成的工作。

2)填入的信息應清楚、完整、準確，當日出現(xiàn)情況變化應更新工作日志并告知上司，同時做好善后工作。

(2)工作日志填寫的主要內(nèi)容

1)上司工作日志的主要內(nèi)容：上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況、接待的來訪者；上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況；上司的個人安排；上司的私人信息。

2)秘書工作日志的主要內(nèi)容：上司的各項活動需要秘書協(xié)助準備的事宜；上司交辦的工作；自己職責中應做的工作、活動。

(3)秘書在管理工作日志時應注意的問題

1)安排的活動之間要留有10分鐘左右的間隔。

2)進行項目的時間調(diào)整、變更，應遵循先重急后輕緩的原則。

3)確定變更后，應立即做好有關善后工作。

4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。

第三篇：四級秘書知識點

四級秘書

會議管理

會前籌備

一、擬定會議議程、日程

會議議程：是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。會議日程：根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

1、會議議程的內(nèi)容：開幕式；領導和來賓致辭；領導做報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)，宣讀決議； 閉幕式。

2、會議日程的內(nèi)容：根據(jù)議程逐日做出具體安排。

3、會議議程和日程的作用：與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。議程是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

4、會議議程的制定程序

（1）明確目標和參加者（06年11月）（2）安排各議程事項的時間（3）確定每一項議程（4）決定會議討論形式：

① 典型的會議形式：自由討論式

② 頭腦風暴式

③ 團隊列名方法

④ 小型團隊

（5）決定會議決策的方式

5、會議日程的編制方法；

（1）制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

（2）制定議程表之前還須明確會議活動人員、日期和時間、地點、有關的餐飲安排。多采用表格形式。（3）宣布議程。

（4）盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起。（5）保密性較強的議題，一般放在后面。

6、會議議程和日程的區(qū)別：

議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。會前發(fā)給與會者。

日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式。

7、正確處理會議臨時動議

二、提供會議地點的備選方案

1、會議地點選擇的要求：（1）交通便利。

（2）會場的大小應與會議規(guī)模相符。（3）場地要有良好的設備配制。（4）場地應不受外界干擾。（5）應考慮有無停車場所。（6）場地租借的成本必須合理。

2、會議酒店的類型劃分：

按類型分：商務型、度假型。

按地點分：位于市中心、位于市郊。

3、工作程序

（1）會議目的與形態(tài)

（2）實質(zhì)上的需求、與會者的期望

（3）列出選擇會議場地需求的工作清單：

所在地區(qū)情況

會場的環(huán)境 會議地點的設施（4）確定會議場地

隨意抽查的內(nèi)容：一個單人房間、一個雙人房間、一個套房的設備。（5）對會議地點進行確認

★ 隨意抽查一個單人房間、一個雙人房間和一個套房的設備。（06年11月）（6）簽訂書面合同 合同應包括的細節(jié)：

① 確定全部會議場地，包括每個房間的名稱及可供使用的時間。

② 確定保證的客房間數(shù)。

③ 確定有旅館提供的免費商品和服務。

④ 說明特殊設備安裝活改裝,是否需要增加特別人員,服務或設施,并明確開支怎樣負擔。

⑤ 確定預定和開票手續(xù),包括組織方為賓客承擔財務責任的限度。

⑥ 列明應向參加者個人直接收取的費用。

⑦ 指定可以取消預定而不向參會單位收費的一段時間或作后期限。

4、廣泛收集會議地點的信息

(1)會見能作決策的人,有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。(2)只要可能,一定要在酒店建議的日期去參觀。(3)不要出于個人原因再次參觀酒店。(4)不要帶家屬同行參觀。

(5)要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至。(6)要考慮另外一兩家酒店作為備選。

5、實地考察會議地點的注意事項

三、布置會場和安排座次

1、會場整體布局的要求：

（1）莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會議主題和氣氛，同時還要考慮會議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。（06年11月）

（2）會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會議要保證一個絕對的中心，因此多采用半圓形，大小方形的形式，以突出主持人和發(fā)言人。

（4）小型會場要注意集中和方便。

2、主席臺的座次和場內(nèi)座次

3、工做程序：

（1）會場整體布局安排

確定會場形式；

合理拜訪桌椅；

布置附屬性設備。

★ 聲像布置的內(nèi)容。（06年11月）（2）主席臺的座次和場內(nèi)座次安排： 主席臺：（06年11月）

① 依職務高低和選舉的結(jié)果安排座次。

② 為工作便利，會議主持人有時需要在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

③ 主席臺的座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室，休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證證件上標明。

④ 在主席臺的桌上，于每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽。其他人員座次：（06年11月）

① 小型會場：

一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。

② 中大型會場：橫排法、豎排法、左后排列法

四、發(fā)布會議信息

1、會議信息的類型

2、工作程序

（1）傳遞會議通知信息（2）分發(fā)傳遞會議文件：

環(huán)節(jié)：準備、登記、附清退目錄、封裝、發(fā)出。（06年11月）

★ 簽到時發(fā)出的主要文件。（06年11月）（3）溝通傳遞會議有關情況

3、發(fā)布會議信息前要進行報審

4、要對媒體進行選擇

5、發(fā)布會議信息的程序：收集、篩選、加工、報送審核、發(fā)布

6、媒體的類型：

地方媒體、全國性媒體、會議組織者自有媒體、發(fā)言人或參會者家鄉(xiāng)的地方媒體。

五、安排會議食宿

1、會議餐飲的常識

食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費。

大體上是一個標準，要適當照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，照顧南北不同口味。秘書人員應提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，應事先將座位卡及菜單擺上。席位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖。

2、會議住宿的常識：

（1）要提前編制分配方案；

（2）長者、尊者、領導要適當照顧。

（3）具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時還要考慮地區(qū)集中，便于討論。

（5）不同標準 的房間要作出合理 分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報經(jīng)有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

3、安排會議餐飲：

（1）根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標準。

（2）就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡自助餐制和分餐制。（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲的時間和地點。

（4）事先設計和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多。（6）事先準備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。（8）做好飲水、飲料的供應。

4、安排會議住宿

安排會議住宿方式的最簡單方法是由與會者自己安排住宿。

5、會議餐飲的類型和標準：正式宴會、便宴、酒會、茶會、工作餐等。

6、會議房間的分配

六、邀請會議嘉賓

1、會議嘉賓的類型：

組織方的上級領導和政府官員

企業(yè)的重要客戶和各種利益方

社會名流和影視明星

對實現(xiàn)會議目標有潛在貢獻的人

2、嘉賓邀請的要求

（1）首先確定嘉賓的名單，并事先確認能否出席；（2）要發(fā)出正式邀請函。（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關系。

（5）對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。（6）嘉賓人數(shù)不宜過多。

3、工作程序：

（1）研究邀請嘉賓名單。（2）擬發(fā)請柬。

（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡，確認其參會情況。

（4）在會議正式開始之前，要再次與嘉賓 聯(lián)系，并確認如何接送。

4、會議嘉賓的安全和保衛(wèi)

職責： 應熟悉地方和國家法律、法規(guī)，能夠冷靜協(xié)助公安人員制服滋事者；防范火災；熟知會場的緊急疏散示意圖，了解如何在大規(guī)模恐慌中維持秩序；向領導匯報事故情況；監(jiān)督裝卸會議用品，防止與會議有關的財產(chǎn)或展品被盜；會議值班制度要健全，安全保衛(wèi)人員要堅守崗位。（06年11月）

檢查：確保會場內(nèi)所有設備線路、運轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠；確保會場內(nèi)消防設施齊全有效；確保會場的防竊聽裝置靈敏高效；確保會場的防盜設施處于運行狀態(tài)；檢查進出會場的人員的身份，禁止與會議無關的人員進出會場。

5、會議嘉賓的接待：接站工作、迎接工作、具體接待工作。

七、準備會議資料、會議用品

1、會議資料的類型：來賓資料、會務資料、溝通資料

2、會議用品的類型：必備用品、特殊用品

3、工作程序

（1）準備會議資料

來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證

會務資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會

議討論分組表、會務組成員通訊錄。

溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議和協(xié)議合同以及相關資料。

（2）準備會議用品

4、處理會議臨時產(chǎn)生的文件：由臨時動議產(chǎn)生的提案記錄、決議等。

5、選擇會議用品及會議經(jīng)費使用應該注意的問題（1）樹立全局觀念，搞好綜合平衡。（2）經(jīng)濟適用，合理先進。

（3）嚴格根據(jù)會議經(jīng)費的預算，量入為出。（4）注意輕重緩急，精打細算。

八、安排會議禮儀服務

1、會議的通用禮儀

（1）會議文書禮儀。會議的請柬、邀請函、通知等文書在格式、稱謂、語言上都應遵守相關禮儀要求。

（2）迎送禮儀。無論是參會的領導、嘉賓還是一般的參會人員都應該熱情接待和周到服務。一般應在會前組成一個會務組，專門處理有關問題。

（3）參會禮儀。要遵守會議紀律和時間，不交頭接耳，不遲到早退，發(fā)言不超過規(guī)定時間。（4）服務禮儀。在會議的簽到、引領、食宿接待服務中要遵守禮儀的一般要求，注意服務忌語，使用禮貌用語。

2、主持人的禮儀

3、會議發(fā)言者禮儀

4、會議參加者禮儀

5、工作程序：

（1）選擇會議禮儀服務人員（2）分解工作程序

（3）培訓會議禮儀服務人員（4）準備服裝用具（5）禮儀執(zhí)行

九、檢查會議常用視聽設備是否正常

1、工作程序

（1）確定工作人員的職責（2）預演和檢查會場視聽設備

2、遠程會議視聽設備的檢查

3、會議視聽設備的保管（注意）（1）電源及連線（2）散熱（3）清潔

會中服務

一、安排會議值班

1、會議值班工作的內(nèi)容：（1）值班電話記錄（2）值班接待記錄（3）值班日記

（4）作好信息傳遞。

2、工作程序

（1）制定值班工作制度（2）明確值班工作任務（3）編制會議值班表

3、編制值班表應有的項目

（1）會議值班時間期限和具體值班時間。（2）會議值班人員姓名。

（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。（4）會議值班負責人姓名或帶班人姓名。

（5）有時須用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。（6）標明人員 缺勤的備用方案或替班人員姓名。

二、接待采訪會議的新聞媒體

1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則：（1）會議要求實事求是。

（2）掌握會議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

（3）報道中的重要觀點和提法，要經(jīng)領導審定，以免造成差錯或失誤。（4）要準備得全面周到、主動積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

（6）要隨時收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道，為領導準確掌握會議的效果提供參考。

（7）會議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料，使會議領導者能更好地向新聞媒體介紹會議情況，回答記者的提問。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容：

（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領導者審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)布消息。

（3）在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

3、工作程序

（1）媒體人員登記。

（2）為媒體人員提供簡單的會議材料。（3）安排拍照和新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動。（4）安排媒體溝通會。

4、注意事項

（1）妥善處理新聞媒體的負面報道。（2）匯總新聞媒體的各種報道。

三、做好會議記錄工作和簡報工作

1、為會議記錄做好準備工作。

2、會議記錄的內(nèi)容：會議描述、與會者姓名、缺席者請假條、宣讀上次會議記錄、有會議記錄中產(chǎn)生的問題、通訊情況、一般事務、其他事務、下次會議日期、主席簽名。

3、會議記錄：標題＋正文＋尾部

4、會議簡報

（1）內(nèi)容：反映會議情況，交流會議經(jīng)驗，溝通會議的信息。（2）結(jié)構(gòu)：報頭、報核、報尾

5、會議記錄的要求：（1）快速。

（2）真實性：準確、清楚、突出重點。（3）資料性要求。

6、會議簡報的要求（1）真實準確；（2）短小精悍；

（3）快是簡報的質(zhì)量體現(xiàn)；（4）生動活潑。

四、收集會議信息

1、會議信息的分類

2、收集會議信息的要求：齊全、及時、準確、有效。

3、提供會議信息服務

4、收集會議信息的程序

（1）確定會議信息的搜集范圍。（2）選擇會議信息的搜集渠道。（3）確定搜集會議信息的方法。

5、會議信息的作用：

（1）利用信息保證會議的順利進行。（2）利用信息進行會議溝通。（3）利用信息進行催辦。（4）利用信息為決策服務。（5）利用信息為商務活動服務。（6）利用會議信息進行宣傳。

五、反饋會議信息

1、反饋會議信息的內(nèi)容（1）會前信息（2）會中信息

（3）會后傳達落實的情況

2、反饋會議信息的要求

（1）要注意點面結(jié)合，正負反饋結(jié)合。

（2）會議信息反饋的目的要明確，要看服務對象。

（3）充分重視會議的反饋信息溝通，正、負反饋都要力求做到適時、適量、適度。

3、工作程序

（1）布置會議信息收集工作。

（2）會議信息的搜集渠道的選擇和建設。（3）建立定期的會議信息反饋制度。（4）做好會議信息的反饋匯報工作。（5）抓好會議反饋信息的落實工作。

4、會議信息的反饋時機

（1）在會議工作進展順利時反饋。（2）在會議工作出現(xiàn)問題時反饋。（3）在會議工作處于停滯時反饋。

5、選擇會議信息的反饋形式：正面指導反饋、建設性反饋。

6、會議信息的反饋方式：口頭、書面、會議

會后落實

一、會議文件資料收集整理的要求

1、收集會議文件資料的要求和內(nèi)容（06年11月專業(yè)能力卷）（1）要求：

① 確定會議文件資料的收集范圍。

② 收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會之前全部收集齊全。

③ 選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。

④ 收集會議文件也要履行嚴格的登記手續(xù)。

⑤ 要注意保密。

2、會議文件的立卷歸檔：

★ 歸檔范圍（06年11月）

3、工作程序

將收集的文件資料進行登記—向上級總結(jié)、匯報情況—甄別整理、分類歸卷—卷內(nèi)文件的排列—卷內(nèi)文件的編號、編目 — 填寫卷內(nèi)文件的備考表—案卷標題的擬制—填案卷封面—移交給檔案室—清理、銷毀不再利用的紙張

4、整理會議文字記錄

（1）熟悉有關方針政策，提高思想理論水平，增強分析和理解能力。（2）善于對講話中的不足之處進行補正。（3）加強寫作訓練，提高協(xié)作水平。

5、整理會議錄音：刪除、增加、修改、送審。

6、清理文件

7、案卷移交須辦移交手續(xù)

8、正確區(qū)分會議文件保管期限

二、會議紀要的內(nèi)容和要求

1、整理、編寫會議紀要，并經(jīng)領導簽字后及時打印成交。

2、印制并分發(fā)給有關部門有關人員或歸檔保存。

3、會議紀要按印發(fā)范圍和查看等級分發(fā)。

4、會議紀要工作程序：

完善會議記錄—起草、編寫會議記錄—確定印發(fā)范圍—接收者確認—領導簽字— 打印成文—印制、分發(fā)或歸檔保存

三、會議經(jīng)費結(jié)算的方法

1、會議的收費與付費方法

2、會議付費的要求：

（1）會議經(jīng)費的名稱要規(guī)范。

（2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費價格及用品報銷的各種財務制度和規(guī)定。

3、結(jié)算會議開支費用的程序：通知與會人員結(jié)算時間地點—清點費用支出發(fā)票—核實發(fā)票—填寫報銷單、將發(fā)票貼于報銷單背面—請領導簽字—到財務部門報銷—與相關部門及人員結(jié)清費用

4、會議成本

直接會議費用=會場租用及布置費+會議設備租用費+會議郵電通訊費+會議培訓費+會議交通參觀費+會議食宿費+會議資料費+會議宣傳交際費+紀念品購置費+水電費+其他符合規(guī)定的雜支費等

5、會議財務管理應遵循的原則：（1）遵守制度，嚴格手續(xù)。（2）量入為出，收支平衡。（3）精打細算，例行節(jié)約。

四、跟蹤反饋落實會議精神

1、會議決定事項的傳達

要求：準確、及時、到位（06年11月）

2、會議決定事項的催辦與登記制度（1）明確催辦人員。（2）健全登記制度。（3）建立匯報制度。

3、會議決定事項的反饋：

反饋的原則：迅速及時、真實準確、要對堵塞言路、阻止反饋的言行認真對待和處理。

4、催辦的方式：發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦、約請承辦部門來人匯報

5、會議決定事項的催辦程序：

會議決定事項的傳達—會議決定事項的催辦與登記制度—會議決定事項的反饋

6、注意事項，需注意以下兩類問題：

（1）綜合性的，需由多部門共同辦理的工作事項。（2）部門職責分工邊緣的、交錯的工作事項。

7、會議決策傳達落實的作用

8、傳達落實的要求

（1）迅速果斷，保證質(zhì)量。（2）忠實決策，不打折扣。（3）解放思想，創(chuàng)造性地落實。

9、傳達落實會議決策的具體實施：

傳達動員、分解任務、互相溝通、操作控制、效益考核。

事物管理

接待

一、制定接待工作計劃

1、接待規(guī)格：（1）高規(guī)格接待；

（2）對等接待（最常用的）（06年11月）（3）低規(guī)格接待

2、接待規(guī)格的確定（06年11月）（1）對方與我方的關系。（2）一些突然變化的影響。

（3）對以前接待過的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標準。

3、接待計劃的主要內(nèi)容：（1）確定接待規(guī)格。（2）日程安排。（3）經(jīng)費預算。（06年11月）（4）工作人員。

4、工作程序：

（1）了解掌握背景資料。（06年11月）（2）草擬接待計劃。

（3）與本單位相關部門溝通情況。（06年11月）（4）與來訪者溝通情況。（5）報請上司審批。

二、安排迎送來訪團體

1、用車的禮節(jié)常識（座次見97頁圖）。（06年11月）

2、團體見面禮節(jié)常識。

3、工作程序

（1）迎接來訪團體的方法：

主陪人在賓館等候，派副職或辦公室主任帶人到機場、車站迎接。主陪人親自到機場或車站迎接，這對來訪者是表示了非常重視。（2）送別來訪團體的方法

三、安排來訪者食宿、交通、行程

1、中餐禮節(jié)常識（1）餐具使用禮節(jié)：

筷子：

① 夾菜時，不可用筷子在盤子里挑挑撿撿，只應該在靠近自己子的一邊夾。② 夾菜時，筷子上不可有飯粒，更不得用嘴吮吸筷子。

③ 不要把菜從盤子里直接夾入口中，應先放入自己的盤或碗里，然后在送入口中。④ 不要把筷子架在公用的菜盤上，可架在筷架或自己的盤子上。⑤ 不要用自己的筷子為客人夾菜。⑥ 談話時，不要拿著筷子比比劃劃。

2、工作程序：（1）了解情況。

（2）確定餐飲、住宿、用車標準。（3）預定餐廳、住宿房間。（06年11月）（4）根據(jù)對方要求調(diào)整方案。

四、安排來訪者的參觀、娛樂活動

1、明確參觀目的

2、明了參觀內(nèi)容

3、不同娛樂活動的特點與適應對象：

游覽活動：人文景觀和自然景觀

了解客人的身體、年齡、興趣等相關情況； 要熟悉將要游覽的地方。

娛樂活動：觀看項目和參與項目（06年11月）

4、參觀、娛樂的相關禮節(jié)

（1）觀看各類文藝節(jié)目時，不要遲到；（06年11月）

（2）無論在參觀、游覽還是觀看節(jié)目中，都不要大聲喧嘩、議論；（3）著裝應該根據(jù)場合調(diào)整。

5、工作程序

（1）初步確定內(nèi)容（2）征求對方意見（3）修改、確定方案

（4）實施方案

辦公環(huán)境管理

一、合理布置辦公室

1、布置辦公室的基本要求：（1）采用一大間辦公室。（2）使用同樣大小桌子。

（3）使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進美觀。（4）將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處。

（5）將自動售貨機、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。（6）應預留充分的空間，以備最大的工作負荷的需要。（7）主管坐位應位于員工作為之后方。

（8）自然光應來自桌子的左上方或斜后上方。（9）裝設充足的電源插座，供辦公室設備之用。（10）常用的設備與檔案應置于使用者附近。

2、布置辦公室的三大原則：（06年11月）

有利于溝通 便于監(jiān)督 協(xié)調(diào)、舒適

3、辦公室布置的具體要求

(1)辦公室的排列應按照直線對稱的原則和工作程序的順序，其路線以最接近直線為佳。（2）各座位間通道要適宜，應以事就人。（3）領導者應位于后方，以便監(jiān)督。（4）光線應來自左方，以保護視力。（5）常用設備應放在使用者近處。

（6）電話最好是５平方米空間范圍一部。

4、工作程序

（1）對各部門的業(yè)務工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及員工間的關系，以次為依據(jù)確定每位員工的工作位置。

（2）列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。

（3）根據(jù)工作需要，選配相應的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。（4）繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。（5）對設備的安放提出合理建議。

二、營造健康、安全的辦公環(huán)境

1、工作程序：

（1）確定安全檢查周期、定期檢查。

（2）發(fā)現(xiàn)隱患，立即報告、排除，在職責范圍內(nèi)排除危險或減少危險。（3）發(fā)現(xiàn)個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進，直到解決。

2、注意事項

上崗前應了解的辦公場所的安全規(guī)定 安全隱患表與設備故障表的區(qū)別

辦公室日常事務管理

一、管理印章和介紹信

1、印章的種類(1)正式印章(2)套印章(3)鋼印

(4)領導人簽名章(5)專用章

2、印章的樣式(1)印章的質(zhì)料(2)形狀(3)印文(4)圖案(5)尺寸規(guī)格

3、印章的管理與使用要求（1）專人負責（06年11月）（2）確保安全（3）防止污損

4、介紹信的使用要求：要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫線，并有存根備查。

5、印章的刻制程序：

上級正式機關的批準—制發(fā)單位開具公函— 附章樣到公安部門辦理登記—公安部門指定刻制單位—刻制印章—選定啟用時間 — 發(fā)出附印樣的通知—雙人同行取回印章—拆封檢驗—專人保管

6、印章的使用程序：

申請用印 正確用印 用印登記

7、注意事項

（1）印章的停用與繳銷

銷毀舊公章要登記造冊，要經(jīng)上司批準，要有兩人監(jiān)督。（06年11月）（2）介紹信的管理

① 要有專人負責管理。

② 介紹信的保管應同印章保管一樣，牢固加鎖，隨用隨開。

③ 管理介紹信的人員在使用介紹信時，要在存根上加以記載，涉及重要事項的要請批準人在介紹信存根上簽字。

④ 對于開出后未用的介紹信，管理人員應及時催回，粘貼在存根上。⑤ 介紹信持有者若將介紹信丟失，應及時 報告單位或部門負責人，并告知介紹信管理人員。

（3）介紹信的使用

8、用印要謹慎

二、安排值班工作

1、值班工作的任務與要求：(1)辦理上司交辦的事項。(2)上傳下達，溝通內(nèi)外。(3)認真處理來函來電。

(4)負責接待工作。

(5)掌握上司的外出活動情況。(6)協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。

2、值班工作規(guī)范(1)堅守值班崗位。(2)認真處理事務。(3)做好值班記錄。(4)熱情接待來訪。(5)加強安全保衛(wèi)。

3、工作程序：

制定值班制度與值班規(guī)定—編制值班安排表—通知并給領導班子發(fā)放值班表—值班人員做值班記錄—重大事件做值班報告—值班結(jié)束交接班

4、注意事項

（1）值班實務處理的方法與技巧

建立健全公務接洽制度： 崗位責任制度、登記記錄制度（06年11月）（2）值班內(nèi)容的記錄（06年11月）

值班日志 值班報告

來人登記與接待記錄 電話記錄 處理值班電話

三、管理零用現(xiàn)金并辦理報銷手續(xù)

1、零用現(xiàn)金的管理要求（06年11月）

（1）應嚴格遵守辦公程序和財務制度，不應自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫”。（2）保管備用金，應把辦公室的開支紀錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可以作為資料存查。

2、報銷手續(xù)的要求： 提前向有關領導報告，領導批準后，要嚴格按照公司的有關規(guī)定履行報銷手續(xù)。報銷要及時。

四、安排上司的差旅事務

1、差旅準備的要求

（1）根據(jù)公司規(guī)定，弄清上司出差應享受的待遇。（2）準備定票是一定要查用最新的時刻表。

（3）訂房、訂票時要考慮上司的個人愛好和習慣。

（4）平時注意學習訂房訂票的相關知識，以確保工作的順利進行。

2、制定旅程計劃表

3、零用現(xiàn)金的管理：

通常由企業(yè)領導和財務負責人批準后由秘書保管和支出的現(xiàn)金。

4、制定商務旅行計劃

5、制定旅程表

6、準備上司在不同場合的發(fā)言提綱

7、辦理出國手續(xù)（06年11月）

8、秘書在上司出行前應落實的工作內(nèi)容（1）審查選定最佳旅程表。

（2）了解外匯信息，辦理兌換外幣。

（3）準備隨身用品。（4）準備文件。（5）轉(zhuǎn)被相關證件。（6）做好旅行安排。（7）注意時差問題。

（8）收集所到國的背景資料。

9、秘書在上司外出旅行時的工作：

檢查上司遺漏的東西。抓住機會學習。電話的處理。

五、完成上司臨時交辦事項

1、上司臨時交辦事項的特點：（06年11月）

廣泛性、臨時性、具體性、緊迫性

2、辦理上司臨時交辦事項的原則（1）積極主動，千方百計

（2）既要符合政策，又要靈活變通（3）件件有著落，事事有回音

3、文字記錄工作：要點記錄法、詳細記錄法、常用速記法、筆記與錄音并用法。

4、文字記錄的要求

5、文字記錄的程序：

準備記錄工具—認真聽、快速記—補充—修改—管理—請上司確認記錄

6、注意事項

上司講話記錄。

上司日常工作部署的記錄。

辦理上司交辦事項應注意的問題。整理記錄應注意的事項。

六、管理時間，提高工作效率

1、時間管理的內(nèi)容

2、個人時間管理的技巧：ABCD 法：

A 重而急 B 重而不急 C 急而不重 D 不重不急

3、工作時間表的內(nèi)容與編寫要求

4、工作日至的內(nèi)容與編寫要求

5、其他時間管理的工具：效率手冊、時間表、待辦文件夾、墻上計劃板、商務通、值班表“在不在”布告板等。

6、工作程序：

（1）編制工作時間表（2）編制、管理工作日志

7、秘書辦事的學問：

（1）如何辦好上司交辦事項（2）如何辦好請辦事項

辦公用品與設備的使用和管理

一、訂購、接收、管理辦公用品

1、庫存控制：（1）作用

（2）定義：最大庫存量

最小庫存量（06年11月）再訂貨量

2、庫存控制卡：項目、單位、庫存參考號、最大庫存量、再訂貨量、最小庫存量、日期、接收、發(fā)放、余額。

3、工作程序：（1）選擇供應商（2）選擇訂購方式（3）辦理進貨手續(xù)

（4）保管：保管應采取的措施：（06年11月）

① 儲藏間或物品柜要上鎖。② 各類物品要清楚地貼上標簽。③ 新物品置于舊物品的下面或后面。④ 體積大、分量重的物品放在最下面。

⑤ 小的物品、常用的物品應放在較大物品的前面。⑥ 儲藏間要有良好的通風，房間保持干燥。

⑦ 儲藏辦公用品的房間應有良好的照明，以便容易找到物品。

4、庫存監(jiān)督

二、數(shù)碼相機的使用

1、數(shù)碼相機的工作原理：CCD

2、數(shù)碼相機與傳統(tǒng)相機的區(qū)別（1）感光不同。（2）存儲介質(zhì)不同。（3）圖像質(zhì)量不同。（4）輸入輸出方式不同。

3、數(shù)碼相機的性能指標（06年11月）（1）分辨率

（2）光學與數(shù)碼變焦（3）鏡頭（4）測光系統(tǒng)（5）相當感光度

（6）圖像存儲格式（06年11月）（7）存儲卡（8）光學取景器（9）LCD 顯示屏（10）閃光燈（11）電池

（12）連接方式（13）白平衡

（14）色彩位數(shù)（06年11月）

（15）連續(xù)拍攝

4、操作步驟（1）拍攝照片。

（2）連接數(shù)碼相機與計算機。（3）將圖片文件導入計算機。（4）編輯圖片。

5、注意事項：

（1）數(shù)碼相機不適宜拍攝自然風光。（2）拍攝時要盡量靠近被攝體。（3）取景要準確。

（4）在逆光拍攝時要使用閃光燈進行補光。

6、保養(yǎng)：

（1）清洗（06年11月）（2）防熱防寒

（3）防水、防霉、防沙（4）旅行保護（5）相機保藏

三、掃描儀的使用

1、工作原理

2、種類和作用：

按顏色分：黑白、彩色

按掃描方式 分：手持式、平臺式、滾筒式；

3、選購常識：（06年11月）分辨率 色彩位數(shù) 接口類型

4、操作步驟

安裝：硬件連接、安裝掃描儀驅(qū)動程度、安裝掃描軟件 掃描圖像 掃描文字

5、注意事項：（06年11月）（1）不要忘記鎖定掃描儀。（2）注意掃描儀的清潔。（3）不要帶電接插掃描儀。（4）注意更新掃描儀驅(qū)動程序。（5）不要使用太高的分辨率。

（6）不要讓掃描儀工作在震動的環(huán)境中。（7）不要頻繁開關掃描儀。

6、掃描儀常見故障及其解決方案（06年11月）

四、光盤刻錄機的使用

1、原理

2、分類：CD-R和CD-RW（06年11月）

3、主要性能指標：數(shù)據(jù)傳輸速度、緩存容量、兼容性（06年11月）

4、操作步驟：

（1）連接光盤刻錄機與計算機。

（2）光盤刻錄機驅(qū)動程序與刻錄軟件的安裝。

制作數(shù)據(jù)光盤。

★ 刻錄機在讀盤性能方面并不是很好。（06年11月）

5、注意事項：

（1）安裝時注意散熱（06年11月）（2）保持清潔

（3）避免刻錄機長時間工作（4）刻盤過程中的注意事項（5）及時取出盤片

6、盤片的選擇

五、投影儀的使用

1、相關知識：（1）分辨率（2）亮度（3）對比度

（4）帶寬（06年11月）（5）均勻度

（6）燈泡的類型和壽命（7）接口配置

2、操作步驟：（1）安放投影儀

（2）連接投影儀與電腦

（3）接通電源，設置好輸出方式（4）對焦

（5）設置分辨率（6）關閉投影儀

3、注意事項

（1）保持投影儀鏡頭的清潔。

（2）投影過程中不能用鏡頭蓋遮擋畫面。（3）不要關機后立即斷電。（4）不要帶電插拔電纜。（5）不要頻繁開關機。

4、投影儀常見簡單故障

（1）投影儀RGB端口無輸入信號（2）投影儀有信息輸入，但無圖像（3）投影儀圖像偏色

六、攝像機的使用

1、攝像機概述 ★ 數(shù)字化的優(yōu)點。（06年11月）

2、數(shù)碼記錄原理

3、操作步驟：開機—裝錄像帶—拍攝—回放檢查—關機

4、注意事項（1）日常維護

（2）鏡頭的維護（3）磁頭的保護（4）磁帶（5）電池

5、基本的攝像技巧

6、DV數(shù)碼采集方法

信息管理

一、信息的收集

1、信息的含義：信息是事物存在的方式或運動狀態(tài)的直接或間接的反映。

2、信息的特征：客觀性、時效性、可塑性、共享性、依附性、傳遞性、無限性

3、信息的種類

4、信息工作的程序：收集、整理、傳遞、存儲、反饋、利用

5、信息收集的渠道：大眾媒介、圖書館、聯(lián)機信息檢索渠道、供應商和客戶、貿(mào)易交流渠道、信息機構(gòu)渠道、關系渠道、調(diào)查渠道

6、信息收集的范圍

7、信息收集的要求：價值性、時效性、層次性、針對性、全面性

8、工作程序

（1）明確信息收集范圍（2）熟悉信息來源

（3）選擇信息的收集方法：觀察法、閱讀法、詢問法、問卷法、網(wǎng)絡法、交換法、購置法

觀察法：人們直接用感官或借助其他工具認識客觀事物，獲取信息。（06年11月）（4）查找信息

9、注意事項

（1）收集各種形態(tài)的信息（2）建立通訊聯(lián)系索引卡（3）信息收集要有超前性

二、信息的篩選

1、信息篩選的含義

2、辦公室常備的信息資料

3、閱讀篩選信息資料的方法

4、信息篩選的要求

5、工作程序：（1）看來源（2）看標題（3）看正文（4）決定取舍

6、注意事項

三、信息的分類

1、信息分類的含義

2、信息分類的方法：字母分類法、地區(qū)分類法、主題分類法、數(shù)字分類法、時間分類法

3、信息分類的要求

4、工作程序

（1）熟悉信息內(nèi)容

（2）選擇分類方法（3）辨類（4）歸類

5、注意事項：

（1）利用顏色、標簽區(qū)分類別（2）建立交叉參照卡

四、信息的校核

1、信息校核的含義

2、信息校核的范圍

3、信息校核的要求

（1）校核要以原始數(shù)據(jù)為基礎。（2）要排除主觀因素的干擾。

4、工作程序

（1）確定校核的內(nèi)容

（2）選擇校核的方法：溯源法、比較法、核對法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計法。（3）核實、分析信息（4）作出判斷

五、信息的傳遞

1、信息傳遞的方向：內(nèi)向、外向

2、信息傳遞的要素：信源、信道、信宿（06年11月）

3、工作程序

（1）確定傳遞信息的內(nèi)容。

（2）選擇并確定傳遞信息的形式。（3）確定傳遞信息的方法。

★ 折線圖的定義。（06年11月）（4）進行信息傳遞。（5）確認信息傳遞質(zhì)量。

六、信息的存儲

1、信息存儲的載體：（06年11月）

紙質(zhì)載體

磁性載體：軟盤、硬盤、磁帶、光盤、縮微品

2、信息存儲的裝具與設備：文件夾、文件盒、文件袋、文件柜、文件架

3、信息存儲管理系統(tǒng)

4、信息存儲的要求

5、工作程序：登記、編碼、排列、保存、保管

★ 個別登記的定義。（06年11月）

6、信息存儲的意義

文書擬寫與處理

文書的擬寫

一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知

1、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的概念

2、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的類型

批轉(zhuǎn)通知

轉(zhuǎn)發(fā)通知 印發(fā)通知 擬寫要點

3、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的結(jié)構(gòu)：標題+主送機關+正文+落款+成文日期+轉(zhuǎn)（印）發(fā)文件原文

4、注意事項

二、報告

1、報告的概念：是匯報工作，反映情況，答復上級機關詢問的公文。

2、報告的特點：匯報性、陳述性、3、報告與請示的區(qū)別（1）性質(zhì)要求不同（2）行文時限不同

4、報告的類型：匯報工作、反映情況、答復詢問

5、注意事項

（1）報告事項真實（2）報告時間及時

（3）報告不得夾帶請示事項

三、請示

1、概念：是向上級機關請求指示、批準的公文。

2、特點

（1）一文一事（2）請批對應

（3）事前行文

3、請示的類型（1）求示性請示（2）求批性請示

4、擬寫要點：

請示的結(jié)構(gòu)：標題+主送機關+正文+落款+成文日期+附注

5、注意事項

（1）主送一個機關（2）逐級請示

（3）語氣宜溫和謙恭

四、問答函

1、概念：是不相隸屬機關就工作問題進行詢問或答復的函

2、問答涵的類型(1)詢問函(2)答復函

3、詢問函與答復函的結(jié)構(gòu)：

標題+主送機關+正文+落款+成文日期

4、注意事項：

（1）單位間交往的問答函應采用“信函式格式”行文。（2）單位內(nèi)部交往的信函可采用便函形式。

五、簡報

1、概念：簡報是國家機關、企事業(yè)單位、社會團體為匯報工作、交流經(jīng)驗、反映情況、溝通信息、報道動態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務文書，也叫“動態(tài)”、“簡訊”、“摘報”、“工作通訊”、“情況反映”、“情況交流”、“內(nèi)部參考”等。

2、特點：簡、快、新、實

3、簡報的類型：（06年11月）

工作簡報 會議簡報 動態(tài)簡報

4、擬寫要點

結(jié)構(gòu)：報頭+報核+報尾

六、意向書

1、概念：意向書是當事人雙方或多方之間，在對某項事務正式簽訂條約，達成協(xié)議之前，表達初步設想的經(jīng)濟意圖和目的的意向性文書。

2、特點：（1）協(xié)商性（2）靈活性（3）簡略性

3、意向書的類型：加工承攬意向書、建設工程承包意向書、貨物運輸意向書、財產(chǎn)保險意向書、科技協(xié)作意向書。

4、意向書的結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部

5、注意事項：

（1）語言準確，表達清楚（2）忠實于洽談內(nèi)容

七、訂貨單

1、訂貨單的概念：訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)

2、訂貨單的特點：協(xié)約性、嚴肅性

3、擬寫要點：

一般結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部

4、注意事項：

（1）制作訂貨單應注明有效期限

（2）注意訂貨單與訂貨合同的區(qū)別。金額巨大的大宗貨物交易，不宜用訂貨單，要考慮簽訂訂貨合同。

八、商品說明書

1、商品說明書的概念

2、商品說明書的內(nèi)容和特點（1）真實性（2）科學性（3）條理性（4）通俗性

3、擬寫要點

（1）簡單商品說明書

標題+正文+落款（2）復雜商品說明書

封面+目錄+概述+正文+封底

4、注意事項：

（1）如實介紹、真實可信]

（2）抓住特征，突出個性（3）語言簡潔，通俗明了（4）設計新穎，美觀大方

收發(fā)文處理

一、繕印文書

1、文書繕印的含義：對文章進行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復印機復印等工作

2、要求

（1）文字準確，字跡工整清晰（2）符合規(guī)定體式，頁面美觀大方（3）不隨意改動原稿（4）裝訂齊整牢固（5）注意保密

3、工作程序：

（1）確定印刷的文書（2）確定印制格式（3）完成印制

（4）交付印制的文書

4、注意事項：

繕印應建立登記制度，登記文書名稱、送文單位、印文數(shù)量、印制時間、印制人姓名等項目

二、校對文書

1、含義：校對是根據(jù)定稿對文件校樣進行核對校正

2、文書校對的內(nèi)容：

（1）校訂清樣上的錯字、漏字、多字。（2）規(guī)范字體、字號。

（3）檢查版式、標題是否端正，頁碼是否連貫，行、字距離是否勻稱，版面是否美觀。（4）檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計量單位、專業(yè)術語是否有誤。（5）檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無需調(diào)整和改版之處。

3、要求：

（1）把握原則，仔細校對。（2）認真仔細、一絲不茍。

（3）校對文稿時正確使用校對符號。

（4）校對一般要進行一校、二校、三校3個校次。

4、工作程序

（1）準備好原稿和校樣。（2）選定校對方法。（3）核對校正。

5、注意事項

（1）注意對同音異體、字形相近的字的核查。（2）注意對數(shù)字、人名、地名的核查。（3）校出的錯漏，要以規(guī)定的符號標明。

三、用印

四、傳閱文書

1、文書傳閱的含義：在工作職責范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

2、要求：

（1）迅速、準確地將文書送達閱文人。

（2）文書的傳閱要區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責分工。（3）傳閱的順序是由管理層到一般人員。

3、工作程序

（1）確定傳閱對象

（2）選擇傳閱方式（06年11月）（3）傳遞文書（4）履行傳閱手續(xù)（5）檢查清理文件

4、注意事項

（1）嚴格傳閱范圍（2）嚴禁文件橫傳（3）控文件運行

文檔管理

一、檔案的分類

1、檔案的分類的含義：按照來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干層次和類別，構(gòu)成有機體系的工作。（06年11月）

2、常用的檔案分類方法

（1）分類法（06年11月）（2）組織機構(gòu)分類法（3）問題分類法

3、檔案分類方法的結(jié)合運用

4、檔案分類的要求

（1）正確判定檔案文件所隸屬。（06年11月）（2）正確判斷檔案文件所屬機構(gòu)。

5、工作程序

（1）了解文件形成情況（2）分析檔案形成單位情況（3）選擇檔案分類方法（4）文件歸類

6、注意事項

二、檔案檢索工具的編制

1、檔案檢索工具的內(nèi)容（1）檔案信息存儲（2）信息檢查

2、檔案檢索工具的含義：揭示檔案內(nèi)容和成分，報道和查找檔案的工具。

3、檔案檢索工具的類型：歸檔文件目錄、分類目錄、主題目錄、任命索引、全宗指南

4、工作程序

（1）選擇檢索工具（2）分析檔案的內(nèi)容（3）形成檔案條目

（4）構(gòu)成檢索工具

5、注意事項：

（1）檢索工具有書本式檢索工具、卡片式檢索工具。

（2）為了滿足多方面的利用需求，應編制不同功能的檢索工具。

三、檔案的鑒定

1、檔案鑒定工作的內(nèi)容：按照一定的原則、方法和標準，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務工作。（06年11月）

2、檔案保管期限：

永久

長期：16—50年 短期：15年以下

3、檔案鑒定工作的要求

（1）逐件、逐頁閱讀檔案內(nèi)容。（2）綜合分析文件的各方面特征。（3）結(jié)合檔案的需求判定檔案價值。

4、工作程序：

（1）判斷文件是否需要保存。（2）分析檔案價值。

（3）確定文件的保管期限。（4）對保管的檔案進行復審。

5、注意事項

（1）經(jīng)鑒定要銷毀的檔案，應辦理批準手續(xù)。（2）對要銷毀的檔案要編制銷毀清冊。

6、檔案鑒定的意義

7、檔案鑒定的原則：

從整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點判定檔案的價值。

四、檔案庫房及存儲檔案的管理

1、檔案保管工作的含義與內(nèi)容

2、檔案保管工作的要求

（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵。（2）保持庫房的清潔衛(wèi)生。

3、工作程序

（1）了解檔案庫房的編號。

（2）熟悉檔案柜價的擺放與編號。（3）調(diào)節(jié)保管場所的溫濕度。（4）進行衛(wèi)生、安全檢查。（5）進行檔案流動中的保護。

4、注意事項：

（1）庫房布局的安排（2）建立檔案保管制度

第四篇：秘書四級6

第二部分基礎業(yè)務素質(zhì)（５１～１２０題，共７０道題，滿分為７０分）

選擇題（５１～１２０題，每題一分，共７０分。每題有一個或多個答案正確，請在答題卡上將所選的答案的相應的字母涂黑。錯選、漏選、多選，均不給分）

５１、下列選項中，（）不屬于簡報的報頭。

（A）簡報名稱

（B）期號

（C）編印單位

（D）印發(fā)數(shù)量

５２、紅色反線的作用在于把眉首與（）部分隔開

（A）主體

（B）發(fā)文機關標識

（C）發(fā)文字號

（D）版記

５３、議論的要素是論點、論證和（）

（A）論說

（B）論據(jù)

（C）立論

（D）駁論

５４、常用事務文書的制發(fā)過程，一般包括草擬、（）、定稿等。

（A）審核

（B）發(fā)文注冊

（C）登記

（D）歸檔

５５、公務文書文面結(jié)構(gòu)中的主體部分不包括（）

（A）文件名稱

（B）主送機關

（C）發(fā)文字號

（D）成文時間

５６、下列正確的承辦流程是（）

（A）簽收－拆封－登記－擬辦－批辦－分發(fā)－承辦－催辦－辦復

（B）簽收－登記－拆封－擬辦－分發(fā)－催辦－承辦－辦復

（C）簽收－拆封－擬辦－登記－分發(fā)－承辦－催辦－辦復

（D）簽收－拆封－擬辦－登記－分發(fā)－承辦－催辦－辦復－批辦

５７、承辦部門辦理完文件后，（）的必須執(zhí)行的手續(xù)

（A）對文件歸類管理，及時如檔

（B）及時將批復文件退回行政部，辦完以后歸檔

（C）督促有關部門抓緊落實

（D）組織相關人員傳達文件精神

５８、行政部門承辦的責任是（）

（A）監(jiān)督部門是否按程序辦文

（B）監(jiān)督部門是否傳達文件精神

（C）到一定的時間組織有關部門清退文件，按規(guī)定收回文件

（D）將文件按類歸檔

５９、按規(guī)定，某些公文在辦理完畢后應銷毀，下列屬于銷毀范圍的是（）

（A）已辦理完的沒有歸檔和存查價值的公文

（B）特殊場合不立即銷毀有可能造成失密的公文

（C）被定為絕密的文件

（D）已過期的文件

６０、正確銷毀文件要求（）

（A）有秘書部門對已辦畢的公文進行鑒定

（B）確認文件并逐件核定造冊

（C）將銷毀文件目錄送主管領導人審批簽批

（D）在有關人員監(jiān)督下送往指定地點銷毀

６１、感謝信標題的寫法有（）

（A）以文種作標題

（B）用公文式標題，即：發(fā)文機關＋事由＋文種

（C）用雙標題，即：正標題＋副標題

（D）以事由作標題

62、感謝信的主要特征是（）

（A）真實性

（B）感召性

（C）渲染性

（D）權威性

63、把Windows98的窗口和對話框作一比較：窗口可以移動和改變大小，而對話框（）

（A）既不能移動，也不能改變大小

（B）僅可以移動，不能改變大小

（C）僅可以改變大小，不能移動

（D）既能移動也能改變大小

64、在Windows98中，當一個窗口已經(jīng)最大后，下列敘述錯誤的是（）

（A）該窗口可以被關閉

（B）該窗口可以移動

（C）該窗口可以最小化

（D）該窗口可以還原

65、在中文Windows98中，為了實現(xiàn)中文和英文輸入方式的切換，應使用的組合鍵是（）

（A）Shift＋空格

（B）Shift+Tab

（C）Ctrl+空格

（D）Alt+F666、在Window98的“我的電腦”窗口中，若已選定硬盤上的文件或文件夾，并按了Del鍵和“確定”按紐，則該文件或文件夾將（）

（A）被刪除并放入“回收站”

（B）不被刪除也不放入“回收站”

（C）被刪除但不放入“回收站”

（D）不被刪除但放入“回收站”

67、在Word的編輯狀態(tài)，對當前文檔中的文字進行替換操作，應當使用的菜單的（）

（A）“工具”菜單

（B）“文件”菜單

（C）“視圖”菜單

（D）“編輯”菜單

68、在Word的編輯狀態(tài)，進行字體設置操作后，按新設置的字體顯示的文字是（）

（A）插入點所在段落中的文字

（B）文檔中被選擇的文字

（C）插入點做在行中的文字

（D）文檔的全部文字

69、在Word的編輯狀態(tài)，選擇了文檔全文，若在“段落”對話框中設置行距為20磅的格式，應當選擇“行距”列表框中的（）。

（A）單倍行距

（B）1.5倍行距

（C）固定植

（D）多倍行距

70、能夠打印穿孔紙和多層紙張的打印機是（）。

（A）激光打印機

（B）針式打印機

（C）噴墨打印機

（D）一體機

71、下面關于復印機的使用常識中，錯誤的是（）。

（A）使用復印機之前，最好開機預熱30分鐘左右，以保證機內(nèi)干燥

（B）復印機應該安放在通風換氣的地方，同時注意防熱防潮防塵防震

（C）當復印機面板顯示紅燈信號是，應該添加碳粉

（D）如復印機的背景有陰影，可能是復印機鏡頭有灰塵，用細棉干布擦拭即可

72、目前，人們通過互聯(lián)網(wǎng)可以獲得以下服務：（）

（A）搜索查詢資料

（B）遠程醫(yī)療

（C）視頻會議

（D）電子支付

73、為提高書寫速度，可用物理學科符號“S”代表（）。

（A）貿(mào)易

（B）水平

（C）面積

（D）時間

74、“人定一”（人定勝天）采用了漢字速記中的（）略寫法。

（A）成語

（B）熟知

（C）詞組

（D）多音節(jié)詞

75、一家中外合資企業(yè)注冊資本為2億美元，根據(jù)我國有關法律規(guī)定，外方出資一般不得低于（）。

（A）0.5億美元

（B）0.6億美元

（C）1億美元

（D）1.2億美元

76、公司法的基本原則包括（）等。

（A）出資者所有權與企業(yè)法人財產(chǎn)權相分離

（B）公司自主經(jīng)營、自負盈虧

（C）公司實行權責明確、管理科學、激勵和約束相結(jié)合的內(nèi)部管理體制

（D）公司必須依法經(jīng)營，其合法權益受法律保護

86、換位思考是指（）。

（A）用他人的思維方式思考自己的問題

（B）從他人的思維角度來了解他人所提出的問題

（C）跳出自我模式進入他人心境

（D）設身處地為他人著想

87、下行溝通的形式通常有（）。

（A）公司政策發(fā)布

（B）電子信箱

（C）談話與口頭提示

（D）會議

88、辦公室的光線應達到的要求是（）。

（A）局部照明清晰

（B）燈光不閃爍

（C）光線直射計算機屏幕

（D）向陽的窗戶安裝窗簾

８９、辦公室中的安全隱患有（）。

（A）辦公室擺放檔案柜

（B）地面上有電話線拖曳

（C）站在旋轉(zhuǎn)椅上去東西

（D）消防栓放置在文件柜后

９０、秘書按上司的指令通知員工參加工作總結(jié)會，銷售員問能否不參加時，秘書最恰當?shù)淖龇ㄊ牵ǎ?/p>

（A）回答“這樣不好”

（B）回答“不可以”

（C）請他“去問問上司”

（D）回答“我不知道”

９１、為安全起見，較重的裁紙刀最適宜擺放在辦公用品存儲柜（）。

（A）柜頂上面

（B）上層隔板上

（C）下層隔板上

（D）前面地上

９２、在（）之前，秘書不得給出保密信息。

（A）沒有確認對方身份

（B）沒有確認是否被授權

（C）沒有上司允許

（D）沒有經(jīng)過同事的同意

９３、企業(yè)對外保密的信息通常有（）。

（A）產(chǎn)品宣傳冊

（B）客戶的信息

（C）企業(yè)的標識

（D）員工的工資

９４、秘書要對保密文件、資料自覺做好（）等方面的保密工作。

（A）接收

（B）傳遞

（C）保管

（D）發(fā)送

９５、秘書要認真保管企業(yè)的印章，因為印章有（）的作用。

（A）修正

（B）憑證

（C）標志

（D）保密

９６、秘書值班時要做好（）。

（A）電話記錄

（B）來訪記錄

（C）工作日志

（D）值班日記

97、秘書為某會議編制會議值班表時，表中內(nèi)容應包括（）的姓名。

（A）帶班人員

（B）值班人員

（C）參會人員

（D）替班人員

在庫存保管工作中，辦公物品的擺放方法應是（）。

（A）新物品置于舊物品的前面

（B）分量重的物品放下面

（C）小件物品放在大物品的前面

（D）體積大的物品放上面

103、確定會場大小需考慮的主要因素是會議的（）。

（A）規(guī)模

（B）主題

（C）級別

（D）時間

104、安排會議程序應充分考慮（）。

（A）下級的意思是否得到滿足

（B）順序是否合理

（C）會議進程是否緊湊

（D）會議各環(huán)節(jié)銜接是否科學

105、宏遠公司在承辦市科技博覽會后，準備招考記者招待會。秘書為總經(jīng)理答記者問準備的資料應包括（）。

（A）本公司技術、人員、設備的基本情況

（B）消費者來信

（C）科技博覽會的基本情況

（D）本市科技發(fā)展的基本情況

106、會議記錄原稿通常要（）。

（A）予以銷毀

（B）統(tǒng)一編號

（C）進行復制

（D）裝訂成冊

107、會議記錄漏記的內(nèi)容可以根據(jù)（）在會后進行補充修正。

（A）記錄員的記憶

（B）錄音

（C）與會者的筆記

（D）主持人的意圖

108、從分類上說，開放參觀活動可分為（）和組織參觀

（A）實物參觀

（B）展覽室參觀

（C）游覽參觀

（D）娛樂參觀

109、企業(yè)要根據(jù)開放參觀活動的（）來安排參觀的內(nèi)容。

（A）規(guī)模

（B）規(guī)格

（C）形式

（D）主題

110、在開放參觀活動中，可安排參觀者觀摩（）。

（A）企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營設備和工藝流程

（B）生產(chǎn)區(qū)環(huán)境或營業(yè)大廳

（C）企業(yè)員工教育和培訓基地

（D）企業(yè)的后勤服務、娛樂、福利、衛(wèi)生等設施

111、一般性參觀常以（）和一般市民為邀請對象。

（A）員工家屬

（B）政府官員

（C）有利益關系的團體

（D）同行業(yè)專家

112、開放參觀活動中的解說和接待的準備工作應包括（）。

（A）制作并寄發(fā)請柬

（B）設立接待服務處

（C）準備特殊參觀用品

（D）準備禮品或紀念品

該文章轉(zhuǎn)載自無憂考網(wǎng)：

第五篇：秘書資料

征地拆遷檔案管理模式的報告

征地拆遷檔案是征地拆遷部門直接記述和反映拆遷工作，保存?zhèn)洳楹透鞣N拆遷文件材料的總稱。先將塔城市城市用地管理辦公室檔案管理模式報告如下：

一、基本情況

塔城市城市用地管理辦公室于1999年成立，二、領導重視，加強管理，提高檔案工作重要性的認識

三、落實經(jīng)費，改善檔案硬件設施

四、落實人員，責任到人，健全檔案管理網(wǎng)絡

五、健全制度，規(guī)范檔案管理

六、編制檢索工作和編寫年鑒資料

根據(jù)檔案綜合管理的有關要求，編制案卷目錄、全引目錄、人事任免專題目錄、專業(yè)職稱評聘專題目錄，表彰先進專題目錄、聲像目錄、實物目錄等檢索工作。拆遷檔案室有《全宗介紹》、《大事記》等多種參考資料。

七、重視檔案的開發(fā)利用

學院自ＸＸＸ年復建就設立了檔案室，1990年10月正式任命檔案室為科級單位。目前我院檔案室保存了復建以來黨群、行政、教學、科研、財會、出版、基建、外事、設備儀器、聲像十大門類的檔案，共計6103卷，照片3500余張。有專職檔案員4人，兼職檔案員25人。先后編制了4種檢索目錄，編印了7種材料，制定了《檔案管理辦法》等7個文件和有關的9項規(guī)章制度，以及檔案室主任、工作人員崗位職責，檔案工作基本實現(xiàn)了科學化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化。1998年11月，經(jīng)省檔案局、省教育廳的專家組考核、評審，學院的檔案工作達到了高校系統(tǒng)省一級水平；2003年11月經(jīng)省檔案局檔案工作考核組考核，學院的檔案工作達到了省優(yōu)秀標準。2004年11月經(jīng)省檔案局專家組考核、評審，學院的檔案工作達到了省一級水平。2005年學院申請保持省一級水平。2006年學院正準備接受國家教育部對本院本科教學水平的評估，因此繼續(xù)申請保持省一級水平。檔案方面的主要工作和體會是：

（一）領導重視，加強管理，形成檔案工作網(wǎng)絡體系

通過學習《中華人民共和國檔案法》、《__省檔案條例》、《普通高校檔案管理辦法》，學院黨政領導深刻認識到，檔案是重要的信息資源，是學校的寶貴財富；檔案工作是反映學校管理水平、關系到學校發(fā)展的一項重要工作；只有把它納入到目標管理的軌道，加大管理力度，才能推動檔案工作更快、更好地向科學化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化方向發(fā)展，才能促進學校整體工作水平的進一步提高。基于這一認識，學院于1998年成立了由院長任組長、分管院領導和辦公室主任為副組長、有關部門領導為成員的院檔案工作領導小組，加強了對檔案工作的宏觀管理和具體指導。2000年4月，學院與原__省體育運動技術學院、原__省體育科學研究中心三家合并為新的__體育學院。根據(jù)這一新情況，學院又及時對院檔案工作領導小組成員做了調(diào)整。2006年6月針對今年學院有關部門處科干部大范圍調(diào)整的情況，學院再次進行了一次調(diào)整，進一步加強了組織領導，理順了關系。

為了把檔案工作的各項任務落到實處，把檔案工作的目標責任下達到基層，提高部門領導和兼職檔案員的工作責任感，學院要求各部門的主要負責同志分管本部門的檔案工作，兼職檔案員具體負責本部門日常工作中形成文件的收集、整理、保管、預立卷、移交歸檔工作，檔案室具體指導基層的業(yè)務工作。目前學院已建立了有29人組成的專兼職檔案員隊伍，形成了完善的院級檔案綜合管理體系，為搞好檔案工作打下了堅實的組織基礎。

為了加強檔案工作，充分發(fā)揮檔案在學院建設和發(fā)展中的重要作用，學院擬定了《__體育學院2005?2010年檔案工作發(fā)展規(guī)劃（草案）》，并將其納入學院的“十一五”建設與發(fā)展規(guī)劃，認真組織落實。院長辦公室作為院檔案室的直接管理部門，每年的工作計劃和總結(jié)中，都把檔案工作單列一項，認真部署，并在日常工作中抓好任務落實。

（二）加強隊伍建設，不斷提高專兼職檔案員的素質(zhì)

加強隊伍建設，不斷提高檔案員的素質(zhì)是加強檔案工作的必要條件。近年來，學院注意把工作認真扎實、責任心強、文化層次高、業(yè)務水平強的人員選拔到檔案員隊伍中來，使檔案工作隊伍的整體素質(zhì)有了明顯提高。目前，全院專兼職檔案員中具有大專以上學歷的有24人，占檔案員總數(shù)的82.3%。為了提高檔案員的業(yè)務水平，學院還突出抓了兩方面的工作：一是加強專職檔案員工作能力和業(yè)務素質(zhì)的培養(yǎng)。專職檔案員承擔著組織、協(xié)調(diào)全院檔案工作的職責，其業(yè)務水平和工作能力的高低直接影響著全院檔案工作的水平。為此，學院除了為檔案室訂《__檔案》、《學校檔案》、《中國檔案》、《中國檔案報》、《學校檔案管理基礎》等業(yè)務書刊，組織他們進行業(yè)務學習以外，還積極支持他們參加國家和省檔案局舉辦的業(yè)務學習培訓班，到兄弟院校和檔案工作先進單位學習取經(jīng)，使專職檔案人員的業(yè)務素質(zhì)得到了明顯提高。二是加強兼職檔案員的培訓工作。兼職檔案員是檔案形成過程中承上啟下的“紐帶”，既接受院檔案室的業(yè)務指導，又承擔著本單位日常檔案的收集、整理、預立卷、移交歸檔工作。他們的工作態(tài)度和能力如何直接影響到檔案的質(zhì)量和完整。為此，學院編印了《檔案工作文件匯編》，其中包括《__體育學院檔案分類法》，發(fā)給兼職檔案員人手一冊，供學習、參考；定期舉辦檔案員培訓班，組織學習《檔案法》、《__省檔案條例》等上級有關的規(guī)章制度，邀請檔案工作專家作了“立卷的基本程序和方法”的專題講座等等。通過學習和培訓，收到了顯著成效，廣大兼職檔案員的工作能力和業(yè)務素質(zhì)大大提高。

（三）規(guī)范檔案管理，檔案設施日益完善

近年來按照上級有關文件精神，學院制定了檔案工作的一系列規(guī)章制度，并采取多種措施，把檔案管理列入了各單位的正常工作，保障了檔案的完整、準確、系統(tǒng)。歸納起來，主要有四點：一是實行了學院的各項工作與檔案工作的“四同步”管理。即在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。學院把檔案工作納入單位工作計劃，納入領導議事日程，納入到單位職工的崗位責任制。每年學院和院長辦公室的工作計劃要點、總結(jié)中，都對檔案工作進行專門部署和總結(jié)。二是建立和完善了文件材料的歸檔制度，并納入教學、科研、財會和管理人員的職責范圍內(nèi)，要求在每個重要會議召開、每項科技成果鑒定、基建工程竣工驗收、重要儀器設備開箱驗收時，專職或兼職檔案員都參與進去，保證所形成的檔案完整、準確。三是形成了院檔案室人員指導下的部門預立卷制度。按照上級文件和《__體育學院檔案管理辦法》中規(guī)定的各類檔案歸檔時間，院檔案室及時督促有關部門預立卷，使各類檔案在每年的6月底前基本完成了立卷歸檔。四是加大了對檔案工作的經(jīng)費投入。學院領導對檔案工作非常重視，1997、1998在學校經(jīng)費緊張、各部門都需用錢的情況下?lián)艹鰧？顬闄n案室添置了有關設備，經(jīng)費達7萬元之多；2002年又投入5萬多元購置了彩色激光打印機、掃描儀、刻錄機、奔騰4系列臺式計算機、惠普激光打印機以及檔案管理軟件和去濕機；2005年又投入4000多元購置一臺彩色激光打印機。

（四）加強自身建設，不斷提高業(yè)務水平

近年來，我們采取了一系列措施，加快檔案工作的科學化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設進程，加強檔案室自身建設，不斷提高業(yè)務水平。一是建立健全了檔案工作各項規(guī)章制度。1998年3月，根據(jù)上級精神和本院實際，我們制定完善了《檔案管理辦法》、《檔案分類法》、《關于文書材料歸檔范圍和保管期限的規(guī)定》、《科研檔案管理條例》等7個文件和檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷毀、統(tǒng)計、借閱、利用、保密工作、檔案庫房管理等項規(guī)定，使檔案從形成到銷毀形成了一整套的制度，工作起來有章可循，有法可依。二是重視了檔案的完整、準確、系統(tǒng)。學院在處級以上干部會上、在檔案員培訓班上以及在日常工作中，都提出了把好“三關”的問題，要求各部門負責人協(xié)助檔案員把好材料起草關、文件收集關、鑒定驗收關。由于各級領導重視，檔案員認真負責，制度保障有力，近年來學院較好地完成了以科技檔案為主體的各門類檔案的立卷歸檔任務。1998年以來各類檔案歸檔率達到了100%，檔案的移交建立了完備的交接手續(xù)，歸檔文件完整率、準確率達到98%以上。三是案卷質(zhì)量嚴格按國家標準執(zhí)行。1994年以來，學院檔案從目錄到封皮全部采用激光打印機打印，案卷格式達到了規(guī)范、統(tǒng)一，案卷的合格率接近100%。四是檔案保管條件明顯改善，1998年學院實行了檔案庫房、辦公室兩分開，2003年按照檔案局的要求，我們實行了檔案庫房、閱文室、辦公室三分開，庫房面積達50m2，閱文室16m2，辦公室32m2，庫房面積能夠滿足檔案的需要，還留有一定的余地，并采取了防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施，為庫房配備了溫、濕度測試儀、滅火器、空調(diào)機和去濕機等項設施設備。

（五）加強服務工作，提高檔案咨詢和信息開發(fā)利用率

學院檔案室擁有二十多年的各門類檔案。近年來，學院利用檔案開展了多種形式的檔案咨詢服務和信息開發(fā)利用工作，取得了較好效果。檔案室已成為學院檔案的保管基地和查找利用的中心。1997年全省高校教學工作評價、1998年省級重點學科評估、2002年申請碩士授權單位、2003年高校畢業(yè)生就業(yè)工作評估、2004年高校德育評估、2005年成人教育評估、2006年本科教學水平評估等各項較大工作和重要活動中，學院檔案室均提供了大宗檔案材料及數(shù)據(jù)，并承擔、參與編印了多種文件、材料匯編。在檔案利用效果方面，學院比較突出的有以下幾件：一是1997年省里分配教職工住房建設一次性補助經(jīng)費時，因未將省體育場的45人列在我院教職工數(shù)額之內(nèi)，所以少撥給我院12萬元，經(jīng)查1985年永久卷，找到了省政府1985年明確省體育場歸我院管理的文件。由此，省有關部門將少撥的經(jīng)費全部補發(fā)給了學院。二是1992年學院與柴油機廠、自來水公司發(fā)生土地確權爭執(zhí)時，三方各持己見，最后經(jīng)查找檔案找到了依據(jù)，使這一問題得到了較好的解決。三是1996年學院有幾處地界確權不清（如綜合樓以北、一號樓東北角等），與有關部門產(chǎn)生了爭議，經(jīng)查1985年有關檔案，省政府會議紀要上寫的很明確，這些地方歸學院使用。由此，使又一起爭執(zhí)得到了滿意的解決。近年來學院檔案室編制了4種檢索工具，建立了提供利用登記制度，按照檔案借閱規(guī)定，向有關部門提供了大批檔案材料，檔案人員調(diào)卷迅速、準確。查全率、查準率達98%以上，使檔案在為學校教學、科研、管理工作服務中發(fā)揮了積極作用。先后參與編撰出版了《崗位責任制匯編》、《__體育學院規(guī)章制度匯編》、《校慶30年紀念冊》、《校慶35年紀念冊》、《校慶35年畫冊》、《檔案工作文件匯編》、《1958?2002年大事記匯編》、《1998?2002年科研成果目錄匯編》、《德育工作評估資料目錄》、《德育工作文件制度匯編》、《德育工作理論與實踐研究成果叢書》、《__體育學院“一站五中心”工作制度匯編》、《__體育年鑒》和《__教育年鑒》__體育學院部分、建設和發(fā)展中的__體育學院（錄相帶）、2004年新的__體育學院（DVW）、__體育學院宣傳片（VCD）、2006年__體院新畫冊等，受到了領導和師生員工的好評。

三、存在的主要問題和今后打算

近年來學院檔案工作雖然取得了一定的成績，但也存在著不少問題，主要表現(xiàn)在兩個方面：一是東校區(qū)的檔案目前只收集、保存了文書檔案，而大量的基建檔案和具有我院特色的運動競賽檔案均散落在各部門。二是我院檔案信息的開發(fā)利用比較薄弱，目前2001年之前的檔案信息因各種原因還未全部錄入，阻礙了檔案工作上層次。三是檔案網(wǎng)絡利用工作尚待進一步努力。

為了進一步做好今后的檔案工作，學院擬采取以下措施：首先，進一步強化檔案意識。積極組織有關人員學習國家和省關于檔案工作的一系列法規(guī)、文件，深入貫徹落實《檔案法》和國家教委6號令精神，不斷加深對檔案工作重要性的認識，增強做好檔案工作的責任感和緊迫感。其次，加大檔案信息開發(fā)利用的力度，爭取院領導的支持，購置網(wǎng)絡版檔案管理軟件，短時間內(nèi)把檔案信息全部錄入，進入學校的局域網(wǎng)，以方便全院的檔案查詢、利用，爭取每年編研出版一本年鑒或檔案匯編材料。第三，進一步加強對檔案工作的領導和目標管理。完善檔案工作目標責任制，加強對檔案收集、整理、分類、歸檔、銷毀等各環(huán)節(jié)的督促、檢查和指導，努力實現(xiàn)檔案工作的科學化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化，把我院的檔案工作提高到新的層次和水平，使檔案工作在為教學、訓練、科研、管理等各項工作服務中發(fā)揮更大、更好的作用。

檔案集中統(tǒng)一管理是指由檔案部門對本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理。其標志：一是對全部檔案實行集中或相對集中管理，二是建立統(tǒng)一的檔案管理制度。從理論上講，該管理模式適合一切類型的企業(yè)，但從具體實施中往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制、企業(yè)技術水平的制約，集中統(tǒng)一管理的程度會有所差異。其優(yōu)點是：便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息利用中心。

1、統(tǒng)一領導，分級管理。《檔案法》第五條規(guī)定：“檔案工作實現(xiàn)統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整安全，便于社會各方面的利用”。浙江省實施《中華人民共和國檔案法》第五條規(guī)定：“省檔案行政管理部門主管本省檔案事業(yè)，對本行政區(qū)域的檔案工作實現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一制度、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導”，“市（地）、縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域的檔案事業(yè)，對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作實現(xiàn)監(jiān)督和指導”。國家有關檔案工作的法律法規(guī)明確了檔案機構(gòu)及其職責。各級檔案局是本行政區(qū)域的檔案行政管理部門，檔案館是檔案事業(yè)的主體，檔案室是檔案事業(yè)的基礎

3、定向收集，定期移交。《檔案法》第十一條規(guī)定：“機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”。根據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十三條規(guī)定“屬于中央和省級、設區(qū)的國家綜合檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級檔案館移交”。據(jù)此可以看出，各綜合檔案館所保存的檔案為10至20年前形成的，即館藏信息揭示的是10至20年前本地區(qū)的社會發(fā)展狀況。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關部門規(guī)范性文件規(guī)定，按照專業(yè)需要設置各專業(yè)檔案館，負責收集和保管本專業(yè)的檔案。

4、期滿開放，有限利用。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法規(guī)定，各級各類檔案館保管的檔案，應當分期分批地向社會開放：建國前形成的檔案，自《檔案法》實施之日起向社會開放；建國后形成的檔案，一般自形成之日起滿30年向社會開放；經(jīng)濟、科學、技術、文化等類檔案，可以隨時向社會開放。上述所列的檔案中涉及到國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的，以及其它到期不能開放的檔案，其開放時間可以延長至50年；滿50年開放仍有可能對國家重大利益造成損失的，可以繼續(xù)延期開放。中國公民和組織利用檔案，分為三個層次：一是持有介紹信、身份證、工作證等合法證明，可以利用已開放的檔案；二是利用檔案館保存的尚未開放的檔案，須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意；三是利用尚未向檔案館移交的檔案，須經(jīng)檔案保存單位的同意。

構(gòu)建全方位的檔案資源收集體系。一是依法進行收集。二是積極向社會征集檔案。如西湖叢書的編纂，就將目光投向社會和民間，這也是一種有益的嘗試。三是建立電子文件歸檔制度。結(jié)合電子公文的推行和政府OA系統(tǒng)的運行，將電子文件的歸檔納入機關檔案管理的基本內(nèi)容。四是開拓網(wǎng)上檔案收集途徑。目前各部門很多文件都上網(wǎng)，這為網(wǎng)上收集檔案提供了條件，檔案部門應有專門人員瀏覽各部門的網(wǎng)頁，擇取有關的文件資料、檔案信息，轉(zhuǎn)錄到自己的數(shù)據(jù)庫中，以便存儲和提供利用。五是試行現(xiàn)場收集檔案方法。在特定的情況下，到事件發(fā)生的現(xiàn)場，把事物的形態(tài)，事情發(fā)生、發(fā)展的過程及其人物的主要活動等記錄下來，真正掌握第一手的資料。六是構(gòu)建檔案資源收集保障體系。建議財政設立檔案征集專項資金，用于征集事關我市經(jīng)濟、社會發(fā)展的重要文獻、檔案；同時設立專門的檔案征集或捐贈渠道，便于社會檔案的有效收集。