第一篇：秘書四級考試——會議管理部分

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。

會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

一般而言,會議申報與審批大體有三種形式：口頭申報、書面申報、會議申報。

秘書部門對有關職能部門申報召開的會議,要本著精簡從嚴的審批原則,嚴格把好審批關。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應遵循“一支筆”的原則。考試大收集整理。會前籌備

一、擬訂會議議程、日程

（一）會議議程和會議日程的內容及作用

1、會議議程的內容

會議議程是為完成議題而做出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式；領導和來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發言；參觀或其他活動；會議總結；宣讀決議；閉幕式。

2、會議日程的內容

會議日程就是根據議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。

3、會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

（二）會議議程的制定程序

1、明確目標和參加者

2、安排各議程事項的時間

3、確定每一項議程

4、決定會議討論形式

（三）會議日程的編制方法

1、制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。

2、制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關此次會議事務性的內容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關列席人員到會和退席。

5、保密性較強的議題，一般放在后面。

二、提供會議地點的備選方案

（一）會議地點選擇的要求

1、交通便利。

2、會場的大小應與會議規模相符。

3、場地要有良好的設備配置。

4、場地應不受外界干擾。

5、選擇會議地點應考慮有無停車場所。

6、場地租借的成本必須合理。

（二）會議場地選擇的工作程序

1、會議的目的與形態

2、實質上的需要、與會者的期望

3、列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

4、對會議地點進行確認 考試大編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實地考察會議地點的注意事項

1、會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現的問題。

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

3、不要出于個人原因再次參觀酒店。

4、不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現被動局面。

三、布置會場和安排座次

（一）會場整體布局安排

1、會場整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會場的整體格局要根據會議的性質和形式創造出和諧的氛圍。

（3）中大型會議要保證一個絕對的中心。

（4）小型會場要注意集中和方便。

2、會場整體布局的類型

（1）較大型會場的座次安排。

（2）中小型會議的座次安排。

3、會場整體布局安排的工作程序

（1）確定會場形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設備

(二)主席臺的座次和場內座次安排

1、主席臺座次和場內座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應該設主席臺。座談會和日常工作會議一般不設主席臺或主席桌。無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2、主席臺的座次和場內座次安排

（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負責人、貴賓或主席團成員，安排座位時應注意以下慣例：

1）依職務的高低和選舉的結果安排座次。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側。

2）為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

3）主席臺座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺的桌上，于每個座位的左側放置姓名臺簽。

（2）安排場內其他人員的座次

1）小型會場內座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。

2）中大型會場內座次的安排。常見的安排方法有三種： ①橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務高者排在前，列席成員、職務低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

四、發布會議信息

（一）會議信息的內容和類型

1、會議信息的內容

會議信息的內容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法；會務聯系電話與聯系人；會議報到及會議議程、日程；與會者的信息；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀要內容；會議的宣傳報道內容；會議的決議內容。

2、會議的類型

會議信息分類是根據信息所反映的內容性質和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發布會議信息的工作程序

1、傳遞會議通知信息

2、分發傳遞會議文件

3、溝通傳遞會議有關情況

（三）注意事項

1、發布會議信息前要進行報審

2、要對媒體進行選擇

五、安排會議食宿

（一）會議餐飲的常識和工作程序

1、會議餐飲的常識

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費。

（2）就餐大體上是一個標準，要適當照顧少數民族代表和年老體弱者。確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應提前到現場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發給本人。

2、安排會議餐飲

（1）根據會議的經費和人員情況決定會議餐飲的標準。

（2）就餐方式可根據會議的規模和性質來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

（4）事先設計和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛生、可口、品種多。

（6）事先要準備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應。

3、會議餐飲的類型和標準

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規的復雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會。應選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

（二）會議住宿的常識和工作程序

1、會議住宿的常識

（1）要提前編制住房方案。

（2）長者、尊者、領導要適當照顧。

（3）具體安排住宿時，要根據與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統籌安排。

（4）有時還要按地區集中，統籌安排。

（5）不同標準的房間要作合理分配，一般是根據房間的不同規格并結合代表具體情況列出住宿表。

（6）報經有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預定會議住宿的程序。

（3）確定會議住宿的程序。

3、會議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近。

（2）年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數民族與會者安排在同一房間。

（4）可預先在會議回執上將不同規格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

（5）預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數量上應略有富余。

六、邀請會議嘉賓

（一）、會議嘉賓的類型和要求

1、會議嘉賓的類型

（1）組織方的上級領導和政府官員。

（2）企業的重要客戶和各種利益相關方。

（3）社會名流和電影明星。

（4）對實現會議目標有潛在貢獻的人。

2、嘉賓邀請的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場。

（2）要發出正式邀請函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關系。

（5）對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數不宜過多。

（二）邀請會議嘉賓的工作程序

（1）在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責組織實施。

（2）擬寫并發送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯絡，確認其參會情況。

（4）在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯系，并確認如何接送。

七、準備會議資料、會議用品

（一）會議資料的類型和準備

1、會議資料的類型

（1）來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

（2）會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

2、會議資料的準備

（1）來賓資料袋內容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

（2）會務資料內容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

（3）溝通資料內容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協議和合同以及相關資料。

（二）會議用品的類型和準備

1、會議用品的類型

（1）必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。

1）會議內設備主要包括燈光設備、音響設備、空調設備、通風設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。

2）常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

2、準備會議用品

（1）檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。

（2）檢查好燈光、擴音設備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。

（8）會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。

（9）如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會議禮儀服務

（一）會議禮儀的種類

1、會議的通用禮儀

（1）會議文書禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會禮儀。

（4）服務禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會議發言者禮儀

4、會議參加者禮儀

（二）安排會議禮儀服務的工作程序

1、選擇會議禮儀服務人員（1）從組織內部員工中選擇。

（2）聘請專業禮儀公司或禮儀人士承擔會議主要的禮儀服務。

2、分解工作程序

3、培訓會議禮儀服務人員

（1）對會議工作的宗旨和合作精神的培訓。

（2）對會議禮儀知識和工作技能的培訓。

（3）對會議的設備和用品的使用常識培訓。

4、準備服裝用具

（1）禮儀服務人員的服裝應統一并且與會場環境協調。

（2）迎接一般的與會者不需要獻花。

5、禮儀執行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會議常用視聽設備是否正常

（一）會議常用視聽設備的選用

音響手段與視覺手段可以分開單獨使用，也可以合在一起使用。

常用的設備類型有表決系統、同聲傳譯系統、發言討論系統、多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設備等。

對于會議使用的設備，應設專人操作與維護。來源于考試大

（二）檢查會議常用視聽設備的工作程序

1、確定工作人員的職責。

2、預演和檢查會場視聽設備。

會中服務

一、安排會議值班

（一）會議值班工作的內容和意義

1、會議值班工作的內容

（1）值班電話記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯系內外、協調左右的作用，保證了會議的順利進行。

（二）安排會議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務

（1）在會議中協助搜集有關情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強與會議無關人員出入會場的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領導的聯絡方式，以便出了問題及時與之聯絡、請示。

（4）要備有一份設備維修人員、車隊調度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

（6）必要時，要負責督導和協助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

（7）做好會議期間各項活動與各種矛盾的協調工作。

（8）必要時，應建立主管領導帶班制度。

3、編制會議值班表

會議值班表應包括以下內容：

（1）會議值班時間期限和具體值班時間。

（2）會議值班人員姓名。

（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

（4）會議值班負責人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡明的文字表明值班的工作內容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會議的新聞媒體

（一）相關知識

1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則

（1）報道的內容必須與會議基本內容相吻合。

（2）掌握會議信息的保密度，做到內外有別。

（3）報道中的重要觀點和提法，要經領導審定。

（4）要準備得全面周到、主動積極。

（5）在傳遞的方式和內容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

（6）在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

（7）在會議結束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內容

（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經領導審閱后，向媒體發送。

（2）在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發表消息。

（3）在會議結束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡單的會議材料

3、安排拍照和新聞發布會等傳統活動

4、安排媒體溝通會

（三）妥善處理新聞媒體的負面報道

（1）快速作出反應。

（2）聯合或聘請專業公關公司處理危機。

（3）讓負責人出面。

（4）對未知的事實不要推測。

（5）不要隱瞞事實真相。

（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統一口徑，用同一個聲音說話。

（8）頻繁溝通。

三、做好會議的記錄工作和簡報工作

（一）做好會議的記錄工作

1、會議記錄的內容

（1）會議描述。

（2）與會者姓名。

（3）缺席者請假條。

（4）宣讀上次會議記錄。

（5）有會議記錄中產生的問題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務。

（8）其他事務。

（9）下次會議日期。

（10）主席簽名。

2、會議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實性要求。

1）準確

2）清楚

3）突出重點

（3）資料性要求。

3、會議記錄的工作程序

會議記錄的結構是：標題+正文+尾部。

（1）標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會議的簡報工作 來源于考試大

1、會議簡報的內容

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經驗，溝通會議的信息。要反映出會議的新情況、新問題、新經驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導和溝通作用。

2、會議簡報的要求

（1）真實準確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡報的質量體現。

（4）生動活潑。

3、會議簡報的工作程序

（1）會議簡報的內容。

（2）會議簡報的結構。

四、收集信息的分類

（一）會議信息的分類

1、按照會議信息的作用劃分

（1）與會者信息。

（2）會議指導性、宣傳性信息。

（3）會議議題性信息。

（4）會議主題內容信息。

（5）記錄性、結果性文件信息。

（6）會議的程序性文件信息。（7）會議交流性文件信息。

（8）會議參考性信息。

（9）會議管理性信息。

2、按照會議信息的保密性劃分

（1）保密性會議信息。

（2）內部性會議信息。

（3）公開性會議信息。

3、按照會議信息傳遞方式劃分

（1）會議講話信息。

（2）會議書面信息。

（3）會議聲像信息。

（二）收集會議信息的要求

1、齊全。

2、及時。

3、準確。

4、有效。

（1）責任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對性。

（三）收集會議信息的工作程序

1、確定會議信息的搜集范圍。

2、選擇會議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會議信息的方法。

（1）召集開會。

（2）提供書面材料。

（3）個別約見。

（4）會議結束時及時搜集。

（5）個別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時交退。

五、反饋會議信息

（一）反饋會議信息的內容和要求

1、反饋會議信息的內容

（1）反饋會前信息。

（2）反饋會中信息。

（3）反饋會后傳達落實的情況。

2、反饋會議信息的要求

（1）會議的信息反饋要注意店面結合，正負反饋結合。

（2）會議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會議的反饋信息溝通。

（二）反饋會議信息的工作程序

1、布置會議信息收集工作。

2、會議信息的搜集渠道的選擇和建設。

3、建立定期的會議信息反饋制度。

4、做好會議信息的反饋匯報工作。

5、抓好會議反饋信息的落實工作。

會后落實

一、會議文件資料收集的要求

（一）收集會議文件資料的要求和內容

1、收集會議文件資料的要求

（1）確定會議文件資料的收集范圍。

（2）收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會前全部收集齊全。

（3）選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。

（4）收集會議文件要履行嚴格的登記手續。來源于考試大（5）收集整理過程中要注意保密。

2、需收集的文件資料

（1）會前準備并分發的文件。

（2）會議期間產生的文件。

（3）會后產生的文件。

（二）會議文件的立卷歸檔

1、會議文件立卷歸檔的意義

（1）保持會議文件之間的歷史聯系，便于查找利用。

（2）保持歷史的真是面貌，反映工作的客觀進程。

（3）保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。

（4）保證會議秘書工作的聯系性，為檔案工作奠定基礎。

2、會議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。

（1）會議文件立卷歸檔范圍

（2）會議文件立卷歸檔分工。

3、會議文件立卷的基本原則和方法

（1）會議文件立卷的基本原則。

（2）會議文件立卷方法。

4、會議文件立卷工作程序。

（1）大中型會議文件立卷

（2）日常工作會議文件資料立卷。

（三）會議文件資料收集整理的工作程序

將收集的文件資料進行登記——向上級總結、匯報情況——甄別整理、分類歸卷——卷內文件的排列——卷內文件的編號、編目——填寫卷內文件的備考表——案卷標題的擬制——填案卷封面——移交給檔案室——清理-銷毀不再利用的紙張。

二、會議紀要的內容和要求

（一）會議紀要的種類

（1）辦公關于紀要。

（2）工作會議紀要。

（3）協調會議紀要。

（4）研討會議紀要。

（二）會議紀要的內容（1）會議情況簡述。

（2）對會議精神的闡發。

（三）會議紀要的要求

1、會議紀要的擬寫要求

（1）實事求是，忠于會議實際。

（2）內容要集中概括。

（3）要有條理。

2、印制并分發給有關部門有關人員或歸檔保存

3、會議紀要要按印發范圍和查看等級分發

（1）確定印發范圍。

（2）確認接收者。

（3）簽發會議執行。

（四）工作程序

完善會議記錄→起草、編寫會議紀要→確定印發范圍→接收者確認→領導簽字→打印成文→印制、分發或歸檔保存。

三、會議經費結算的方法

（一）會議經費結算的方法和要求

1、會議的收費與付費方法

（1）收款的方法與時機。

（2）付款的方法和時間表。

2、會議付費的要求

（1）會議經費的名稱要規范。

（2）遵守公司零用現金、消費價格及用品報銷的各種財務制度和規定。

（二）會議經費結算的工作程序

通知與會人員結算時間地點→清點費用支出發票→核實發票→填寫報銷單、將發票貼于報銷單背面→請領導者簽字→到財務部門報銷→與相關部門及人員結清費用。

（三）會議經費結算的注意事項 考試大編輯整理

（1）開具會議住宿費發票時，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發票，保證開立的發票與收取的會務費相等。

（2）住宿費一般不包括使用房間的長途電話費、客房小酒吧、在酒店簽單的費用。

四、跟蹤反饋落實會議精神

（一）會議決定事項的傳達

1、會議傳達決定事項的要求

（1）傳達會議決定事項必須準確，必須原原本本傳達。

（2）傳達會議決定事項必須及時。

（3）傳達會議決定事項必須到位。

2、會議傳達落實的作用

（1）會議決策傳達落實是實現會議決策目標的最主要環節。

（2）會議決策傳達落實是衡量下級組織得力與否的主要標志。

（3）會議決策傳達落實是對會議決策的檢驗。

3、傳達落實會議決策的具體實施

（1）傳達動員。

（2）分解任務。

（3）互相溝通。（4）操作控制。

（5）效益考核。

（二）會議決定事項反饋

（1）反饋的原則。

（2）反饋的重點。

（2）綜合反饋。

（三）跟蹤反饋落實會議精神的工作程序

會議決定事項的傳達→會議決定事項的催辦與登記制度→會議決定事項的反饋。

（四）跟蹤反饋落實會議精神的注意事項

（1）綜合性的須由多部門共同辦理的工作事項。

（2）部門責任分工邊緣的、交錯的工作事項。

第二篇：秘書四級資料——辦公室管理部分

辦公室事務與管理

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

掌握對辦公環境和辦公設備進行安全檢查的方法；做好信息的保密工作；能夠處理日常辦公事務，如安排值班、履行報銷手續、零用錢的管理、印章及介紹信的管理；辦公設備和辦公用品的發放和管理；編制時間表的方法；管理領導和自己的工作日志；熟悉文書形成與處理的基本程序。

二、重點提示

1．對辦公環境和辦公設備進行安全檢查，改進辦公環境

(1)安全檢查的方法

1)確定檢查周期。

2)發現隱患，在職責范圍內排除或減少危險。

3)發現個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進、直到解決。

4)發現隱患，認真填寫“隱患記錄及處理表”。

(2)健康、安全的辦公環境的基本要求

1)建筑堅固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風。

2)辦公室空間適當、噪聲要低。

3)辦公用品和設備要滿足工作、安全要求。

4)設置相應的消防設施和設備。

5)飲用水符合健康安全要求。

2．做好信息的保密工作

(1)口頭信息的安全保密工作

1)不要在組織內部、外部談論被告知的有關單位的保密信息。

2)在沒有確認對方身份前，不要通過電話、手機、答錄機等給出保密信息。

3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。

4)按會議要求傳達會議信息。

(2)紙面信息的安全保密工作

1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。

2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子；用郵件發送保密信息要注有“秘密或保密”；高密級信息由工作人員親自送交收件人。

3)當傳真保密信息時，應使用具有保密功能的接收設備或要求接收人等候在傳真機旁。

4)極為重要但不經常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里；不再需要的保密文件要銷毀。

(3)電子信息的安全保密工作

1)計算機顯示器應放置在別人看不到屏幕的地方；打印保密材料時要人不離機。

2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權的人；有保密信息的軟盤不應帶出單位。

3)使用密碼保護計算機數據，密碼應經常更換；不要隨意安裝借來的程序，經常查毒、殺毒；重要文件要做備份。

3．安排值班工作，編制值班表

(1)值班工作的主要內容：記好值班電話記錄；記好值班接待記錄；記好值班日記；做好信息傳遞。

(2)值班表包括的內容

1)列出值班時間期限和具體值班時間。

2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負責人或帶班人姓名、替班人姓名。

3)用簡短的文字標明值班的工作內容和人員缺勤的備用方案。

(3)值班管理制度的主要內容：信息處理制度，崗位責任制度，保密制度，交接班制度。

4．零用現金的管理

辦公室中設立一筆零用現金或稱作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。

(1)秘書必須建立一本零用現金賬簿。

(2)需要使用零用現金時，應填寫“零用現金憑單”，秘書要認真核對零用現金憑單，經授權人審批簽字后，方可將現金支付給需用者。

(3)秘書要認真核對領取者提交的發票等證據上的用途、內容、金額是否與零用現金憑單上填寫的完全一致，將發票等證據附在零用現金憑單后面。

(4)每當支出一筆現金，秘書均須及時在零用現金賬簿上記錄。

(5)當支出的費用到一定數額后或月末，秘書到財務部門報銷并將現金返還進行周轉。

5．商務費用報銷

(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。

(2)一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現金借款；另一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。無論是使用支票還是現金，都要向對方索取相應的發票。

(3)商務工作結束后，申請者應將發票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。

(4)如計劃的費用需要超出時，應提前向領導報告，在得到批準后，超出的部分才可報銷。

6．公文形成的過程

交擬→議擬→撰擬→審核→簽發→印制→用印。

7．公文處理的基本程序

簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發→印制→用印→登記→發文→立卷→歸檔→銷毀。

8．文書立卷、歸檔及銷毀

(1)立卷的范圍：已經辦理完畢、具有查考價值的文件材料。

(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補不合規范的文件一編寫頁號一登記《卷內目錄》和《備考表》一擬定案卷標題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號。

(3)公文案卷歸檔：文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管。

(4)公文銷毀

1)銷毀的范圍：是指已辦畢的沒有歸檔和存查價值的公文。

2)銷毀的程序：是由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定；確認應銷毀的文件后，逐件核定造冊；將銷毀文件目錄送主管領導人審查簽批；在有關人員監督下送往指定地點銷毀。

3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。

9．印章及介紹信的管理

(1)印章的管理

1)秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章、單位領導人“公用”的私章、秘書部門的公章。

2)印章的作用：標志作用、權威作用、法律作用、憑證作用。

(2)介紹信的管理：介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經過單位內部的審批手續，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。

10．辦公設備和辦公用品的進貨與保管

(1)辦公設備和辦公用品的接收程序

1)核對貨物，如數量不對應立即通知采購部門。

2)接收情況應輸入到庫存卡的接收項中，并及時更新庫存余額。

3)按規定存放好物品，確定物品發放人。

(2)庫存保管的措施

1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。

2)各類物品要貼上標簽，標明類別和存放地。

3)新物品置于舊物品的下面或后面；體積大、分量重的放置在最下面；體積小和常用的物品放在較大物品的前面。

4)儲藏間要有良好的通風和照明。

11．辦公設備和辦公用品的庫存記錄

(1)庫存控制卡的內容：項目；單位；庫存參考號；日期；最大庫存量；再定貨量；最小庫存量；接收(進貨卡)；發放(出貨卡)；余額(庫存卡)。

(2)庫存記錄的目的1)資金不被不必要的庫存占用。

2)空間不被用來儲存不必要的貨物。

3)監督個人和部門對物品的使用。

4)保持充足的庫存。

5)監督偷竊和破壞造成的損失。

6)可利用準確的庫存進行估價。

12．編制時間表的方法

(1)時間表是管理時間的一種手段。它是將某一時間段中已經明確的工作任務清晰地記載和標明的表格，是提醒使用人和相關人按照時間表的進程行動，有效管理時間、保證完成任務的簡單方法。

(2)編制時間表的方法

1)根據需求確定編制時間的周期。

2)收集并按時間順序列出該階段所有工作、活動或任務，如活動之間有矛盾應及時調整。

3)繪制表格，標明日期、時間和適合的行、列項目，用簡明的文字將信息填人表格。

13．管理工作日志

(1)工作日志的使用方法

1)提前了解上司工作和活動的信息，并在兩份日志上填出，同時在自己的工作日志上標出當日應完成的工作。

2)填入的信息應清楚、完整、準確，當日出現情況變化應更新工作日志并告知上司，同時做好善后工作。

(2)工作日志填寫的主要內容

1)上司工作日志的主要內容：上司在單位內部參加的會議、活動情況、接待的來訪者；上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況；上司的個人安排；上司的私人信息。

2)秘書工作日志的主要內容：上司的各項活動需要秘書協助準備的事宜；上司交辦的工作；自己職責中應做的工作、活動。

(3)秘書在管理工作日志時應注意的問題

1)安排的活動之間要留有10分鐘左右的間隔。

2)進行項目的時間調整、變更，應遵循先重急后輕緩的原則。

3)確定變更后，應立即做好有關善后工作。

4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。

第三篇：秘書考試會議管理(學生資料)

會議管理（中級）復習要點 第一節

會議的涵義

是指有組織有領導地商議事情的集會。會議的構成，包括以下要素：會議名稱、會議時間（含開始時間和終止時間）會議地點、會議人員（會議出席人員、列席人員。工作人員等）會議組織、會議主題等。

第二節

會議組織工作基本程序

會議組織工作大致可分為會前、會中和會后 3個基本程序。

一、會前工作

充分的會前準備工作是會議取得成功的前提條件。一般正式會議的會前準備工作包括以下主要內容：

（一）擬訂會議計劃

（二）制定會議預案 會議預案中應明確下列內容：

1、會議名稱

2．會議主題，即召開會議的原因、目的和指導思想 3．會期，即會議的起止日期，要依據會議的內容來確定。

（1）先要考慮單位主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在上司出差返回的當天盡量不要安排會議。

（2）有外部人員參加的會議，靠考慮邀請的有關上級領導和嘉賓是否能到會。

（3）如果是經營性的組織，盡量避免在生產銷售旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。（4）會議議題應集中，日程應高度緊湊，盡量縮短時間。會議在連續進行的最佳時間是3小時之內，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢；

（5）安排會議時間要考慮人們的生理規律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率最高

4．出席人員。這要依據會議的性質和內容來確定出席人員的范圍，既不過寬，也不過嚴。

5．會議工作班子及其職責分工。在會議秘書長統籌下的會議工作機構通常有：（1）秘書組（處），負責會議文字工作以及領導者會議期間交辦的事項。2）資料組，負責各種會議文件的印刷、保管、發放、回收以及會議文件的匯集、歸檔等。3）組織組，負責與會人員編 組、簽到以及代表選舉、代表資格審查等事宜。4）宣傳組，負責會議的宣傳報道以及文化娛樂、攝影、錄像等工作。（5）后勤組，負責會議票證準備、會場布置、會間食宿、用車、生活用品供應、返程票購買等后勤保障工作。（6）保衛組，負責重要會議的安全與保密工作。

6、編制會議預算方案

會議的經費預算主要包括以下內容：文件資料費、郵電通信費用、會議設備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、住宿補貼費、會議伙食補貼、會議交通費、其他開支

7．選擇與布置會場。會場的選擇與布置應根據會議的人數。內容、會場容量等情況綜合考慮。8．會議的其他活動。如表決、發獎、參觀、文娛活動等，也應列入會議預案。

（三）準備會議文件

規模較大、內容重要的會議，須提前準備各種會議文件，包括開幕詞、閉幕詞、工作報告、交流材料、領導者講話、會議須知或會議手冊等。文件材料不宜過多過長，通常應事先印發到與會者手中，重要文件還要登記和回收。會議文件的發出方法：P23 ? 提前發出（內容重要的，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達）； ? 簽到時發出（盡可能在與會者簽到時分發）；

? 會中發出（所發文件或資料，若需要收退的，應在文件的右上角寫上收文人的姓名，以利于文件的清退工作）； ? 現場發出

會議文件資料準備、發放 P32 ①準備要求：提前準備、完整齊備、留有備份。

②發放方法：使用文件袋，編號登記，附清退目錄，適時適量，專人發放。

（四）發送會議通知

會議召開之前都要發出通知，有的會議要發請柬或邀請書。無論是口頭通知還是書面通知，都要做到及時、準確、明晰、簡要，防止重發、錯發或漏發。會議通知要寫明為何開會、會名、會期、報到時間與地點、開會時間與地點、參加人員范圍、入場憑證、接站及行車路線、需攜帶的材料和其他要求等內容。

發送會議通知注意事項

①發送的三種方式：傳達（口頭、電話、告示）、發送（書面，直接送達）、郵寄（普通郵件、電子郵件）。

②會議通知送達應落實（明確發送對象，回復確認，郵寄檢查認真)

一些重要的會議通知，有時因組織渠道不暢、傳遞方式不當，或其他因素的干擾，使通知不能準確及時地傳遞到與會者，作為會議通知的發送者，應及時發現問題，可以通過電話、口頭詢問以及回復電子郵件確認等方式檢查通知發送是否落實。

如果是書面會議通知，則地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時應注意不要漏裝、錯裝或漏寄，通知的信封應醒目標出“會議通知”字樣。

③會議通知的組成：通知文本、附件材料（議程、日程、入場券、座次表、交通路線等）、會議回執。

④會議通知的幾種格式

（五）布置會場

大多數企業、單位都有自己的內部會議室，這就減少了租用外部場地和設施的費用。內部會議室多適合內部會議和活動。會場的整體格局要根據會議的性質和形式，努力創造出和諧的會議氣氛。

1、大中型會議要保證一個絕對的中心，因此多采用大小方形、半圓形的形式，以突出主持人和發言人。

2、大中型會場可采用方拱形、半月形、橢圓形、回子形、T字形和圓形等形式。這些形式可以使人員坐得比較緊湊，便于辯論與發言。注意：①提前安排落實（布置、檢查）； ②調配使用得當；

③按照會議議程調整到位。

（六）排列座次

座次包括主席臺座次和其他與會者座次。

主席臺座次以人員的職務或社會地位、名望高低排列，最高者排在主席臺第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為起點，面向會場，依左為上、右為下的原則交叉排列

主席臺的座次安排：

（1）按職務的高低和選舉的結果安排。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。（2）會議主持人的座位。為了工作便利起見，會議主持人有時需要在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

（3）應事先將主席臺座次的編排編制成表，經審核后張貼或在證件上標明（4）放置姓名臺簽

（七）編組

編組的方法有按地區編組、按專業編組、按職務職稱層次編組等。

（八）制發名冊和證件

（九）編制會議手冊

（十）會前檢查

相關知識：

1、會議接站、報到、簽到和引領工作 ①統一指揮、提前安排； ②接站標識明顯，人員安排到位； ③簽到登記、資料準備齊全； ④引領禮儀規范。

2、會議議程與日程

①會議議程是會議議題的細化，會議內容的具體體現，會議內容的系統化（用序號列出）。②會議議程是管理性文件，幫助管理和控制會議進程。③會議日程是會議議程在時間上的具體的安排和分配。

3、會議議程的制定方法 ①按規定要求、習慣順序安排； ②同類性質問題集中安排； ③重要和保密性強的問題安排在后。

4、會議日程表的設計（時間、地點、人員的安排）①要點和式樣（P6—8)②時間安排要適時高效；

③日程安排與會議議程吻合；④主管領導審核后實施。

5、會議議題的作用

（1）準確具體地體現會議目標，為會議目標服務；

（2）引導和制約會議的發言

6、會議議題的審核

P9（1）“一支筆”原則（2）唯一性原則（3）計劃原則（4）可行原則

7、選擇會議地點（綜合考慮各種因素選擇，考慮全面、有備無患）①交通便利（遠近適當，距離上司和與會者工作地點較近）；

②大小適宜（與會議規模符合）；

③設施齊備（設備、設施以及停車能夠滿足會議需要）； ④環境良好（適合會議氣氛和相應要求）；

⑤經濟適用（能夠滿足統籌節約需要）。

8、布置會場和安排座次 主席臺的座次安排

? 按職務的高低和選舉的結果安排 ? 會議主持人的座位

? 應事先將主席臺座次的編排編制成表，經審核后張貼或在證件上標明 ? 放置姓名臺簽 場內其他人員的座次安排

? 會場座位布局擺放的形式：P18-19

大小方型、半圓型、方拱型、半月型、橢圓型、圓形、長方形、T字型等

? 小型會場內座位的安排 ? 中大型會場內座位的安排

橫排法、豎排法、左右排列法 注意：

（1）中、大型會議事先應劃好區域，貼上標識牌、指示牌、座位名簽，使與會者順利入座。（2）在一些表彰、總結類型的會議上，應將被表彰、受獎勵對象或其他代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽。（3）如果是報告會、表彰會、聯席會，一般采取報告人與主辦單位負責人或聯席的各單位負責人相間排列的方法。

（4）要注意分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座，反之，為下座。

9、會議信息的發布

10、安排會議禮儀服務

P18-19

11、檢查會議視聽設備

二、會中工作

（一）基本工作程序

1、簽到

2、接待

3、會議記錄

4、編寫會議簡報

5、會間調度

6、組織選舉工作

7、安排會間生活

（二）相關知識

1、會議記錄：

①記錄準備：筆、紙，錄音設施，文件資料，座次表。

②記錄內容：會議概況，與會人員，會議過程，簽名（主持人、記錄人）。

2、會議中的信息溝通

①信息收集：全面收集，掌握一手資料，注重分析提煉，注重實效、反饋。

②對外宣傳：處理好媒體關系，內外有別（保密），綜合考慮原則（對象、時效、費用），隨時收集反饋報道（供領導參考），準備及提供宣傳資料。信息傳遞的方式：

口頭、影像、電子系統傳遞、專人傳遞

3、會議值班與保密工作

會議值班工作內容：①收集、傳遞會議信息；②控制、保證會議安全；③及時聯絡、請示；④安排應急、維修；⑤保證信息暢通；⑥協調交通、后勤服務。會議保密工作：

①重要人員安全保衛；②重要文件保密；③會場駐地保衛；④會議設施用品保衛； ⑤私人貴重物品保衛。

4、接待新聞媒體 P46 基本原則：實事求是、注意保密、信息要審定、全面周到、傳遞的方式和信息要選擇、為領導提供及時的信息、為媒體溝通會提供必須的信息資料

工作內容：A、新聞稿件經審閱后向媒體發送

B、邀請記者駐會隨訪，發布消息

C、結束時召開記者報告會，回答提問

三、會后工作

（一）基本工作程序

? 清理會議文件、離會與送別、撰寫會議紀要、會議工作總結

（二）相關知識

1、收集整理會議文件資料

①小型會議：統一收集，個別收集。

②大型會議：統一制發清退目錄，與會者和工作人員分別收退。

2、會議資料歸檔

①收集文件：確定范圍，選擇渠道，運用不同方法收集； ②整理區分,立卷歸檔（會議過程中的整套材料）；

③工作要求：責任落實，嚴格登記，注意保密、嚴格制度。需要收集的會議文件資料：P69 1）會前準備并分發的文件 2）會議期間的文件 3）會后產生的文件

會議文件立卷的基本原則：

“一會一案”

會議文件立卷的方法：編制案卷目錄、以文件的特征立卷 會議文件立卷的工作程序

見P72-74 會議文件立卷的要求：每份文件應保存3份，即一份原稿、兩份印稿

3、會議記要

種類：辦公會議紀要、工作會議紀要、協調會議紀要、研討會議紀要 內容：①會議情況簡述

②對會議主要精神的闡發 擬寫要求：實事求是、內容集中、條理清楚 注意事項：

⑴絕密級會議紀要只印發與會領導

⑵一般級會議紀要可印發與會人員

⑶有的保密性強的可以發決辦通知

決辦通知與會議紀要均需標明秘級、進行編號

4、整理會議室

①整理物品、用具；②清理會議文件、遺留物品用品； ③恢復備用狀態。

5、安排返程

①安排原則：及早、合理安排；②提前登記訂票；③充分尊重意愿；④先難后易地解決；⑤安排提醒送站。

6、會議經費結算

①收款方法：提前通知，確定交款時間，準備票據，特殊情況協商處理。

②付款方式。（P82 表）

會議工作的要求

準備要充分；組織要嚴密；服務要周到；安全要保證。

7、宴請活動準備

①邀請準備：列出賓客名單，確定宴請規格；

②確定宴請時間，場所；

③制發請柬：制作和發出正式請柬；

④定餐：定好菜單、菜品（根據宴請規格，主賓情況，了解和考慮特殊習慣、要求）。宴請的桌次、座次排定：①事先安排好桌次與座次；

②安排桌次：安排主桌，右高左低，近高遠低；

③安排座次：主人上座，主賓在右，（主賓夫人在女主人右，男主人左），主方陪同人員與客人交叉安排，譯員在主賓右側。

宴請程序和禮儀

①宴請程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。

②宴請禮儀：斟酒在右，上菜在左，勿交叉斟酒、夾菜，勿打斷談話，交談詢問話題適宜。

第四篇：秘書四級專業技能部分復習重點

秘書四級考試

專業技能部分

第一部分 會議管理

1、會議議程、日程 1（1）主要內容：會議議程是會議的概略安排，主要包括：開幕式；來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發言；參觀或其他活動；會議總結；宣讀決議；閉幕式。會議日程是根據議程做出的具體安排。（2）制定會議議程程序：

（a）明確會議目標及與會人員。（b）安排議程時間。議程時間長分為若干短時間會議；重要的事情放在前面；存在重大爭議的話題放在最后；涉及秘密的事放在最后.（c）確定每一項議程

a)議程達到的目標 b)與會者準備及貢獻 c)時間安排 d)演講者

e)提前分發議題

（d）決定會議討論形式

a)典型會議式 b)頭腦風暴式 c)團隊列名式

（e）決定會議決策方式（3）會議議程編制的注意事項

（a）注意各議程的習慣性順序和公司對議程有無相關規定（b）在確定會議議程前還需明確會議活動的人員、時間、地點等安排（c）宣布議程，說明會議常務性內容（d）將同類性質的議程安排在一起（e）保密性較強的議題安排在后面

2、會議地點備選方案 1（1）會議地點選擇

（a）交通便利

（b）場地大小與會議規模相符（c）有良好配置（d）不受外界干擾（e）應有停車場所（f）成本合理

（2）工作流程（5步）

（a）確定會議目的與形態（b）實質需求與與會者期望

（c）列出需要清單，確定會議場地

a)所在地區情況，是否便利，成本如何 b)會場環境 c)設施情況

（d）負責人核對、確認地點（e）簽訂書面合同

3、會場布置

（1）整體布局

（a）確定會場形式（b）合理擺放桌椅（c）布置附屬設備（2）座次安排

4、傳遞會議信息

（1）傳遞會議通知信息。主要包括：會議名稱、主辦者、會議內容、參加對象、時間與地點等，通知樣本需要作為檔案保留。（2）分發、傳遞會議文件（3）溝通傳遞會議有關情況

（a）會場內外的溝通（b）辦好會議簡報（c）向領導傳遞信息（d）發布新聞信息

（4）注意事項：發布會議信息之前要進行報審，要對媒體進行選擇。

5、安排會議食宿

（1）餐飲常識要點

（a）經濟實惠，吃好不貴（b）統一標準，照顧少數群體（c）事先擺放座位卡

（d）提前通知與會者座位情況（2）會議住宿常識

（a）提前編制住房分配方案（b）適當照顧病老殘弱和領導（c）統籌安排所有人員情況（d）有時還要注意集中便于討論（e）交由領導審核額

6、會議嘉賓邀請 1（1）嘉賓類型。上級領導和政府官員；重要客戶和利益相關方；名流；潛在貢獻者（2）注意事項

（a）事先與嘉賓取得聯系確認是否能夠出席（b）正式邀請函（c）邀請不卑不亢

（d）了解嘉賓背景，處理好嘉賓間關系（e）寧可邀請，而不排斥的原則（f）人數不宜過多（3）程序

（a）開會確定邀請嘉賓名單（b）擬訂請柬

（c）聯絡嘉賓，確認參會情況（d）開會之前再次聯系，確定接送（4）相關連接

（a）嘉賓的安全保衛。人身安全保衛、私人物品保衛、文件保衛、駐地保衛、設施保衛、車輛保衛。

（b）嘉賓接待。接站工作：安排專人提前20分鐘接站；領導到停車處接待；

7、會議值班工作（注意與事務值班相區別）

（1）值班工作的內容

（a）值班電話記錄，主要包括：來電時間、單位、姓名、內容等（b）值班接待記錄，主要包括：來訪人員姓名、單位、事由、聯系方法等

（c）值班日記，主要包括：外來的信函、電報、反應情況等進行登記，保證值班工作的連續性。（d）做好信息傳遞。（2）值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯系內外、協調左右的作用，保證信息的及時流通。

（3）值班工作程序

（a）制定值班工作制度。主要包括：信息處理制度，對信息進行基本處理的程序；崗位職責制度；交接班制度。（b）明確值班工作任務 搜集資料，傳遞信息 b)控制人員出入

c)有公司和部門領導聯系電話，及時溝通 d)堅守崗位，人不離崗 e)協助服務人員做好工作 f)做好各種協調工作

g)必要時建立領導帶班制度（c）編制會議值班表。值班表應報送主管領導審批，之后根據實際情況安排值班。

8、接待新聞媒體

（1）基本原則

（a）新聞實事求是，符合會議內容（b）注意保密，內外有別（c）重要觀點須經領導審批（d）主動積極

（e）綜合考慮傳遞方式和內容（f）隨時收集外界信息

（g）為媒體溝通會提供必需的資料（2）工作內容

（a）撰寫新聞稿，經領導審閱后向媒體發送（b）邀請媒體前來采訪（c）召開記者會（3）工作程序

（a）媒體人員登記（b）發放會議材料

（c）安排新聞發布會等傳統活動（d）安排媒體溝通會（4）應對媒體負面報道

（a）快速做出反應

（b）聘請專業公司危機公關（c）負責人出面

（d）不要推測未知事實（e）不要隱瞞真相（f）對媒體敞開大門（g）統一口徑（h）頻繁溝通

9、會議記錄 a)（1）會議記錄的準備工作。準備好記錄的相關設備和物資，提前到達會場，了解會場座次，提前熟悉會議議程（2）會議記錄的內容。

（a）標題。會議名稱+文種（b）正文。首部+正文+尾部

a)首部，主要包括一會概況：會議名稱，地點，時間，參與人員，主持人等

b)正文，主要包括會議議題、發言人及發言內容、會議決議等 c)結尾，另起行，寫明散會時間（c）尾部，主持人簽字和記錄人簽字（3）會議記錄的要求

（a）速度

（b）真實。準確、清楚、突出重點（c）資料性。可長期保存。

10、會議資料的收集整理

（1）收集會議文件資料的要求

（a）確定收集范圍（b）收集要及時

（c）確定合適的收集渠道（d）嚴格收集登記程序（e）注意保密（2）需要收集的資料

（a）會前分發的（b）會中產生的（c）會后產生的

（3）會議文件的立檔歸卷

（a）立檔的意義

a)便于查找利用 b)反應工作進程 c)便于保存管理

d)保證秘書工作連續性

11、會議紀要

（1）會議紀要的種類。辦公會議紀要、工作會議紀要、協調會議紀要、研討會議紀要

（2）會議紀要的內容

（a）會議情況簡述

（b）對會議精神的闡發（3）會議紀要的擬寫要求

（a）實事求是，忠于會議實際（b）內容集中概括

（c）調理明晰，一目了然

（4）會議紀要工作程序。完善會議記錄-起草-確定印發范圍-接受者確認-領導簽字-打印成文-印制、分發、歸檔

12、會議成本報銷

（1）原則。

（a）遵守制度，嚴格手續（b）量入為出，收支平衡（c）精打細算，厲行節約

（2）清點費用發票-核實發票-填寫報銷單，粘貼發票-領導簽字-財務報銷-結清費用

第二部分 事務管理

1、制定接待計劃

（1）確定接待規格

（a）來訪者的身份和目的（b）對方與己方的關系（c）突然的變化（d）上一次接待標準（2）接待計劃的主要內容

（a）接待規格（b）日程安排（c）經費預算（d）工作人員（3）工作程序

（a）了解掌握背景資料

a)了解來訪目的

b)了解來訪者基本情況（b）草擬接待計劃。需要與來訪者一方進行協商，并須經征得上司同意。

a)主要陪同人員 b)住宿 c)宴請 d)會見，會談地點 e)參觀游覽地點

（c）與本單位溝通有關情況（d）與來訪者溝通（e）報請上司批準（4）注意事項

（a）嚴格遵守單位規章制度

（b）了解客人飲食習慣，特別是與宗教相關的飲食忌諱（c）注意保密工作

2、團體接待常識

（1）用車禮儀

（a）乘車禮儀

a)若駕駛者為主人，上座為副駕駛，其次依次是后排右座、左座、中座。七座車則為最后一排。

b)駕駛者為司機，上座為后排右座，其他依次。副駕駛位秘書、警衛等人員座位。

（b）乘車次序

a)上車。主賓先上，接待方需給主賓拉開車門，等賓客上車再關上車門，最后上車

b)下車。如果外面有人開門，則應該讓主賓先下車；如果沒有人開門，則應該秘書先下車給主賓開門。

（2）見面禮儀

（a）主方先做自我介紹，由身份自高向低介紹。（b）主方應主動伸手握手，秘書馬上接過客人的行李，私人物品除外。

3、值班工作

（1）值班工作的任務與要求

（a）辦理上司交代的事項

a)臨時會議通知

b)詢問情況并回復領導 c)委托的接待工作 d)轉告上司指示

（b）上傳下達，溝通內外

（c）認真處理來電來函，只傳達不表態。（d）負責接待工作

（e）掌握上司外出活動情況（f）協調處理安全保衛工作（2）值班工作規范（a）堅守值班崗位（b）認真處理事務（c）做好值班記錄（d）熱情接待來訪者（e）加強安全防衛（3）值班實務處理

（a）做好公務接洽

a)公務接洽的職責范圍。

b)處理辦法。簡單事務直接處理，重要事務請示后處理 c)建立健全公務接洽制度。崗位責任制度和登記管理制度（b）匯報情況

a)問明情況，做好記錄 b)重要情況，及時匯報 c)謹防假冒，避免失誤（c）處置突發事件

a)盡快反應 b)準確了解情況 c)主動做好預測

（4）制作值班表

（a）值班表內容

a)值班日志。記錄值班情況和經歷 b)值班報告。值班期間重大突發情況 c)來人登記與接待記錄 d)電話記錄 e)交接班

4、安排上司的差旅事務

（1）制定商務旅行計劃

（b）時間、接站安排（c）路線、住宿安排（d）會晤計劃

（e）交通工具的選擇（f）需要攜帶的文件（g）其他特別要求

（h）目的地的天氣狀況

（i）差旅費用、現金、外幣、支票等（j）行程安排、會議計劃等（2）制作旅程表（a）日期（b）時間（c）地點（d）交通工具（e）具體事項（f）備注

（3）準備上司不同場合的發言稿（4）辦理出國手續

5、完成上司臨時交辦的事項

（1）臨時事項的特點

（a）廣泛性（b）臨時性（c）具體性（d）緊迫性

（2）臨時事項的范圍

（a）文書工作（b）會務工作（c）信訪工作（d）信息工作（e）調研工作（f）督查工作（g）聯絡工作（h）協調工作（i）接待工作（3）臨時事項的原則

（a）積極主動，千方百計

（b）既要符合政策，又要靈活應對（c）件件有著落，事事有回音

6、信息管理

（1）信息收集

（a）信息收集的要求

a)價值性 b)時效性 c)層次性 d)針對性 e)全面性

（b）信息收集的程序 a)明確信息收集范圍 b)熟悉信息來源

c)選擇信息收集方法 d)查找信息（c）注意事項

a)收集各種形態的信息 b)建立通訊聯系索引卡 c)信息收集要有超前性

（2）信息篩選

（a）篩選信息的常用方法

a)留意標題 b)復印、剪裁 c)摘記 d)標記說明（b）篩選的要求

a)要選擇對工作具有指導意義、與業務活動密切相關，帶有傾向性動向性或突發性的信息，能遇見未來趨勢，為決策提供服務的信息。

（c）工作程序

b)看來源 c)看標題 d)看正文 e)決定取舍

（3）信息分類，根據信息內容性質不同的異同、分門別類地組織起來的一種科學方法。

（a）信息分類的方法

a)字母分類法。按照作者姓名、單位名稱、信息標題等字母順序分類組合

b)地區分類法。按照信息形成地區字母先后順序 c)主題分類法。按信息內容分類 d)數字分類法。按照一定規則給已有信息編排數字，用索引卡標出其類別

e)時間分類法。按信息形成日期分類（b）信息分類的要求

a)講究科學性、邏輯性系統性和實用性

b)認真確定分類體系，明確分類標準和分類層次 c)準確歸類，界限清楚（c）工作程序

a)熟悉信息內容 b)選擇分類方法。

? 字母分類法。規則簡單易操作，不需制作索引卡，但某一字母下信息較多查找費時，不易估計儲存容量。

? 地區分類法。便于查找具有區域特征的信息，但需具有一定的地理知識，比較局限

? 主題分類法。相關內容集中存放，方便檢索，但不易掌握標準。

? 數字分類法。按數字順序排列，規則簡單，適宜電腦儲存，但需建立索引卡，花費時間。

? 時間分類法。可做大型信息系統的細分規則，但需要與索引系統配合使用。

c)瓣類。即按照一定標準進行類別劃分。d)歸類。根據一定規范要求，（d）注意事項

a)利用顏色、標簽分類別 b)建立交叉參照卡

（4）信息校核，對經過初步甄選的信息進行進一步的校驗審核，分析信息可靠性與準確性，認定信息真實性。（a）信息校核的要求

a)以原始數據為基礎

b)校核要排除主觀因素的干擾（b）工作程序

a)確定校核的內容，根據信息用途確定校核的具體內容 b)選擇校核方法。溯源法、邏輯法、核對法、比較法等 c)核實、分析信息 d)做出判斷（c）注意事項

a)各種方法相互補充使用

b)綜合運用知識，保證信息可靠

（5）信息傳遞

（a）方向。內向傳遞，為了協調合作，在單位內部進行信息交流；外向傳遞，利用媒介傳遞信息。（b）要素。信源、信道、信宿。（c）要求。

a)按不同需要把握傳遞方式、時間、地點 主動、不失時機將信息傳遞給接受者 保密信息在保密范圍內傳遞 保證內容不失真 工作程序

確定傳遞信息內容 選擇并確定傳遞方式

? 信件，具有憑證作用，便于閱讀參考，但花費時間較多，不便于交流。

? 備忘錄，使用方便，便于查閱參考，但信息量少，不便于交流

? 報告，正式。? 通知 ? 指示 ? 新聞稿 ? 傳閱單 ? 新聞發布會 ? 聲明

c)確定傳遞方法

? 語言傳遞 ? 文字傳遞 ? 電訊傳遞

? 可視化輔助物傳遞 d)進行信息傳遞 e)確認傳遞質量

（6）信息儲存

（a）工作程序

a)登記。總括登記，反映儲存全貌；個別登記，按順序逐件登記。b)編碼。順序編碼，按信息順序或者規定順序；分組編號，利用數字進行單獨編碼 c)排列。

d)保存。手工保存、計算機存儲、電子化儲存 e)保管。（b）儲存的意義 b)c)d)（d）

a)b)

第三部分 文書擬寫與處理

1、批轉轉發性通知2、3、4、5、（1）批轉轉發性通知的類型

（a）轉批通知。轉批下級機關公文，重點在“批”。

（b）轉發通知。轉發上級或者不相隸屬機關公文，重點在“轉”。（c）印發通知。印發本機關或聯合行文公文的通知，為了引起重視或貫徹執行，重點在“公布”。

報告

（1）報告的概念。匯報工作，反應情況答復上級詢問（2）報告的特點。

（a）匯報性（b）陳述性

（3）報告與請示的區別

（a）性質不同。報告為反映工作，匯報情況；請示是請求上級批準或者請求指示。

（b）行文時限不同。報告可在事前、事后、事中行文；請示只能在事前。

（4）報告的類型

（a）匯報工作報告（b）反映情況報告（c）答復情況報告 請示

（1）請示的特點

（a）一文一事（b）請批對應（c）事前行文（2）請示的類型

（a）求示性請示（b）求批性指示（3）注意事項

（a）主送一個機關（b）逐級請示（c）語氣溫和恭謙 問答函

（1）概念。問答函是進行詢問或者答復的函（2）類型。

（a）詢問函。特此函達，請予復函。（b）答復函。收悉。特此復函。簡報（1）概念。內部事務文書。（2）簡報的特點。

（a）簡（b）快（c）新（d）實

（3）簡報的類型

（a）工作簡報（b）會議簡報（c）動態簡報

6、意向書

（1）意向書的特點

（a）協商性（b）靈活性（c）簡略性

7、訂貨單

（1）概念。由買賣雙方填寫。（2）特點。

（a）嚴肅性（b）協約性

8、檔案分類

（1）含義。根據檔案來源、時間等異同將檔案劃分為若干層次和類別構成體系的工作。（2）分類方法。

（a）分類法。適用于機構界限不清，檔案數量少的單位（b）組織機構分類法。內部機構比較穩定的單位

（c）問題分類發。適用于只能分工不清，檔案數量少的單位（3）檔案分類的綜合運用

（a）——組織機構法（b）——問題分類法（c）組織機構——問題分類法（d）問題——分類法（4）工作程序

（a）了解文件形成情況（b）分析檔案形成單位情況（c）選擇檔案分類方法（d）文件歸類

9、檔案檢索工具的編制

（1）工作內容。檔案檢索工具是檔案提供利用的基礎和前提，是開發檔案信息資源的必要條件

（2）檔案檢索工具的含義。是揭示檔案內容和成分，報道和查找檔案的工具。

（3）檢索工具的類型

（a）歸檔文件目錄（b）分類目錄（c）主題目錄（d）人民目錄（e）全宗指南

10、檔案鑒定

（1）內容。按照一定的原則、方法和標準，判斷檔案的價值，確定檔案的保管年限，提出無價值檔案的工作。

（2）期限。永久；長期：16-50年；短期：15年以下（3）要求

（a）逐件閱讀檔案內容

（b）綜合分析檔案各方面特征（c）綜合檔案的需求判定檔案價值（4）工作程序

（a）判斷文件是否需要保存

（b）分析檔案價值。來源、內容、形式特征、技術因素、功能因素。（c）確定文件保管期限（d）對保管文件進行復審

11、檔案保管

（1）注意事項

（a）庫房安排集中，查閱方便為原則

（b）建立檔案保管制度。包括定期檢查制度、安全制度、檔案進出庫房登記制度、設備管理制度、衛生制度。

第五篇：秘書會議管理內容

秘書會議管理內容

一、會議管理

1、會議籌備方案的擬訂

內容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設備和工具、會議文件的范圍以及文印或復制工作、與會代表的組成、經費預算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構與人員分工。

作用有：確保會議的周密組織、服務質量和溝通協調到位、確保領導的意圖得以貫徹執行。

（1）組建會議籌備委員會

（2）分成籌備小組

（3）形成籌備方案

（4）領導審核方案

2、會務檢查工作程序

內容包括：會議準備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環境條件與用品準備、文件材料的準備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛工作的檢查以及其他。

（1）開會檢查的程序

1）會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查

2）會議領導小組確定匯報會的時間和地點并發出協調會通知

3）召開協調會并在會上現場解決問題

4）匯報會后對檢查中發現的問題予以催辦和落實

（2）現場檢查的程序

1）指定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點 2）制作檢查單，以便記錄和匯總

3）按照既定的檢查重點逐一現場核對并明確記錄

4）對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

3、會議文件審核工作程序

內容包括：審核會議文件的準確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規相沖突的內容，審核會議內容是否經過調查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確。

（1）起草該文件的秘書就內容進行自審

（2）主觀秘書進行初審

（3）如內容涉及部門較多，要進行會審

（4）審核修改后，主要領導或主管領導進行終審

4、擬訂會議的應急方案

內容包括：會議舉行過程中可能出現的問題（人員、場地、設備、資料、健康與安全、行為等問題），出現問題時負責解決的會議工作人員。

（1）預測不可預知的情況

（2）提前準備應對的備選方案

（3）討論會議緊急情況

（4）確定會議應急方案

5、提示會議按計劃進行

是根據會議目標的需要，在會議進行過程中創造與會議目標相適應的環境氣氛，掌握會議議程，維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導決定、決議、結論的形成。

（1）了解議題和議程

（2）準時宣布開會

（3）有效引導議題

6、處理會議突發事件的程序

（1）向領導報告

（2）啟動會議應急方案

（3）實施應急方案

（4）必要時向公共應急機構請求支援

（5）善后工作（向受害者及其家屬進行安撫、與媒體溝通）

7、會議總結工作程序

內容包括：會議名稱、時間、地點、規模、與會代表人數、主要議題，參加會議的上級領導人，會議的主持者，領導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務布置等。

（1）對會議征詢意見，擬就工作總結稿

（2）向領導報告會議結論

（3）總結定稿

（4）印發

（5）歸檔

（6）組織全體工作人員進行總結

二、事務管理

1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進行的合乎禮儀慣例的具體排列。

（1）確定禮賓次序方案

（2）提前通知有關各方

（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）確定迎候人員

（2）準備迎賓的物品

（3）見面講究禮節

（4）送行前的拜訪

（5）安排送行儀式

3、會見會談工作程序

會見也叫禮節性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質性問題交流情況、交換意見、達成協議等，專題性較強。

（1）約定

（2）通知對方有關事項

（3）準備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

（4）迎接客人

（5）會見、會談

（6）送別客人

4、西餐禮儀

（1）赴宴前的準備

1）接到邀請后,要看清請柬的各項內容

2）如果決定接受邀請并已答復主人，就不要輕易改變

3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據請柬上的要求選擇赴宴的服裝

5）要準時赴宴

（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

（3）入席、退席禮節

1）客人要在主人的帶領下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

3）暫時離開應該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結束進餐，其他人應該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

（4）餐具的使用方法與席間禮節

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃雞、蝦、魚的方法

3）吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

4）吃意大利面條的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內

8）進餐速度應該與大家一致

9）談話聲音一定要輕

（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會的禮儀

（1）招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復

（2）冷餐會的禮節：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會的禮節：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

6、不同辦公模式的特點

（1）在家辦公。優點：節省辦公室空間和資金，節省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機和電話以保持聯系，有的缺乏適宜的辦公環境，增加了組織監督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業人員及社會的聯系。

（2）彈性時間。優點：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點：難以監督員工

（3）遠程工作。優點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監督和控制的難度。

（4）虛擬辦公。優點：減少工作空間和辦公用品的耗費，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網絡發送。缺點：難以控制任務和信息的質量，難于管制網絡以及信息的安全保密。

（5）兼職工作。優點：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發揮自己的專長。缺點：控制和監督員工較難，難以控制工作量及報酬。

（6）定期合同制。優點：能靈活聘到優秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點：難以控制員工對企業的忠誠，缺乏工作保障。

（7）交替工作。優點：能激勵工作人員。缺點：交接不當，會出現工作混亂。

（8）臨時辦公桌。優點：節省資金也節省了員工的時間。缺點：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

7、選擇辦公模式的工作程序

（1）深入調查現有辦公模式所面臨的問題

（2）根據調查結果確定相應的新型辦公模式

（3）根據新的模式要求制定管理監督的標準和責權利相結合的分配制度

（4）先在部分部門實行取得經驗，逐步推廣新模式

（5）不斷根據本企業特點完善新模式，評估啟用新模式的得失

8、設計辦公室的工作程序

（1）分析不同部門業務特點對于辦公條件的要求

（2）設計平面圖

（3）選擇辦公家具、設施和裝飾

（4）采光、溫度和通風

9、改進辦公事務工作程序

（1）定義一個需要加以分析和改進的流程

（2）確定衡量流程的關鍵指標并對該流程進行評價

（3）尋找所存在問題和差距的原因

（4）根據以上分析提出可行的改進方案

（5）實施改進方案

10、改進辦公事務的流程

（1）確定問題

（2）分析有關資料

（3）確定造成問題的可能的原因

（4）提出可能的解決方案

11、突發事件的預防措施

發生的事情是不可預見的或突然發生的，并帶來危險，需要立即采取應對措施，盡力控制。主要有火災、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

（1）以書面形式確定緊急情況處理程序

（2）根據書面程序，對所有工作人員進行培訓

（3）讓所有人員了解有情況發生該如何疏散和急救員的姓名

（4）實行緊急情況模擬演練

（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責

（6）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況

（7）保證定期檢查和更新設備

12、突發事件的應對措施

（1）準備清楚的書面緊急情況處理程序

（2）用這些程序培訓所有人員

（3）在可利用的地方清楚地顯示有關緊急程序

（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序

（5）明確員工在緊急情況下的職責

（6）保證工作場所有受過緊急情況處理培訓的人員

（7）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況

（8）保證定期檢查和更新設備

13、處理突發事件的流程

（1）及早發現，馬上報告，并保護好現場

（2）查找問題的原因

（3）成立臨時指揮中心

（4）控制源頭，釜底抽薪

（5）召開新聞發布會

14、上司交辦事項督查的程序

直接為上司服務、為實施上司的決策和實現上司決策的目標而進行的一項工作

（1）上司向有關督查人員授權轉承催辦

（2）很大一部分轉交各有關人員具體承辦

（3）有些又上司指導督查人員親自承辦

（4）轉交辦的事項要及時催辦

（5）督辦人員要對轉交辦事項深入的檢查

（6）上司交辦事項辦理完畢

（7）辦結回告

（8）對辦結回告進行審查評估

（9）立卷和歸檔

15、制定工作計劃的方法

（1）根據要求列出本團隊要完成的所有任務

（2）區別重要的任務和緊急的任務

（3）按照輕重緩急和邏輯順序標記出任務完成的先后順序

（4）列出完成每項任務所需的資源和相關信息

（5）明確完成各項任務的每個階段指標和估算的時間要求

（6）指明每項任務的負責部門或承擔人以及負責人

（7）推算各階段工作完成時間并填入計劃表

（8）確保計劃順利實施

（9）明確工作進展的情況和質量如何監督和管理

16、制定工作計劃的程序

（1）估量機會

（2）確定計劃工作的目標

（3）確定計劃工作的前提條件

（4）擬訂可供選擇的行動方案

（5）評價各種備選方案

（6）選擇方案

（7）擬訂分計劃

（8）編制預算

17、制定承辦期限規定的程序

企業接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規定

（1）調查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規定

（2）時間期限適宜標準

（3）確定同一任務的不同承辦周期

（4）確定同一任務緊急情況不同的承辦周期

18、辦公室工作評估的程序

實質上就是對辦公室工作進行目標管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機構的建制，促進了員工承擔責任，有助于進行控制和監督工作。

（1）建立一套完整的目標體系

（2）制定目標

（3）組織實施

（4）檢查和評估

19、辦公用品與設備的采購程序

（1）提出購買申請

（2）審批，落實經費

（3）招標，選擇供應商

（4）簽訂供貨合同

（5）貨物入庫

（6）支付貨款

20、制定采購預算方案程序

（1）確定預算的核算基數

（2）進行市場調研

（3）確定采購產品的種類及型號價格

（4）編寫預算方案

（5）征求意見，完善方案

21、辦公資源管理程序

包括各類辦公設備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。辦公資源管理就是實行辦公資源統一規范管理，減少資源浪費，合理的調配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

（1）了解本單位所有辦公資源的基本情況

（2）對本單位所有辦公資源進行分類管理

（3）對辦公資源建檔，記錄應用情況

（4）定期進行數據分析

22、信息開發的主要形式

對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。

（1）剪報

（2）索引

（3）目錄編制

（4）文摘

（5）信息資料冊

（6）簡訊

（7）調查報告

23、信息開發的程序

（1）確定主題

（2）分析信息材料

（3）選擇信息開發方法

（4）選擇開發信息的形式

（5）形成信息產品

24、信息利用的工作程序

通過有效的方式將信息提供給利用者，實現信息的價值，具有周期性、經常性、廣泛性和實效性特點。

（1）熟悉信息的內容

（2）確定利用需求

（3）確定信息利用服務的途徑

（4）獲取信息

（5）提供信息

25、信息反饋的工作程序

將信息使用過程中產生的效應及活動中不斷產生的信息進行再收集、再處理、再傳遞的過程。目的是檢查輸出信息的真實性；對信息傳遞進行檢驗與調整；為決策提供依據。

（1）明確目標

（2）選擇信息反饋的方法

（3）獲取反饋信息

（4）加工分析反饋信息

（5）傳遞反饋信息

（6）利用反饋信息

三、文書處理與擬寫

1、文書審核的工作程序

對文件草稿從內容到形式所做的全面檢查和修正工作。

（1）明確審核范圍

（2）確定是否需要行文

（3）審核文書內容

（4）檢查文字表達

（5）檢查文件體式

（6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備

2、檔案利用的工作程序

是開發和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（1）熟悉庫藏

（2）分析利用需求

（3）選擇檔案利用方式

（4）獲取檔案

（5）提供檔案

3、電子檔案管理的工作程序

在計算機系統中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

（1）電子檔案的收集積累

（2）電子檔案的歸檔

（3）電子檔案的保管

（4）電子檔案的利用

4、文書擬寫

通告、通報、決定、請示批復函、招標書、投標書、計劃、總結、述職報告、講話稿、市場調查報告