第一篇：淺析秘書的會(huì)議管理

武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計(jì)

【摘要】 秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助者和公務(wù)服務(wù)人員，他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會(huì)、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀和助手；會(huì)議是公眾議事的重要社會(huì)活動(dòng)和管理手段，是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要形式，秘書會(huì)議管理的質(zhì)量和水平，直接影響會(huì)議效果，對(duì)組織形象及領(lǐng)導(dǎo)的管理成效也有著不可低估的影響。

【關(guān)鍵詞】 秘書

會(huì)議管理

溝通協(xié)調(diào)

效率

對(duì)策

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過(guò)程。會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，會(huì)議成果的取得是由諸多因素決定的，其中十分重要的一個(gè)因素就是會(huì)議工作開展與完成的情況。這既包括領(lǐng)導(dǎo)者與組織者的政務(wù)工作完成和處理得如何，也包括秘書人員的實(shí)務(wù)工作做得如何，而秘書會(huì)議事務(wù)工作的繁簡(jiǎn)，與會(huì)議的規(guī)模、級(jí)別、議題的重要程度直接相關(guān)。

一 會(huì)議管理和秘書工作內(nèi)容

（一）秘書工作內(nèi)容

秘書及秘書機(jī)構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為對(duì)象開展的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動(dòng)被稱為秘書工作。內(nèi)容包括八個(gè)方面：事務(wù)管理、中介溝通、文書工作、信息工作、參謀輔助、會(huì)務(wù)操辦、綜合協(xié)調(diào)和督促檢查。

（二）會(huì)議管理主要工作內(nèi)容

無(wú)論開展何種會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，其總的要求是：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到、確保安全。秘書人員的工作例會(huì)中的主要會(huì)務(wù)工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時(shí)間順序來(lái)劃分，可以分為會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段進(jìn)行。

會(huì)議按其范圍來(lái)分，可概括的分為對(duì)內(nèi)會(huì)議和對(duì)外會(huì)議。1.對(duì)內(nèi)會(huì)議

對(duì)內(nèi)會(huì)議的規(guī)模一般較小，不少企業(yè)部門都經(jīng)常召開各種形式的對(duì)內(nèi)會(huì)議，比如業(yè)務(wù)的月報(bào)會(huì)、周例會(huì)、日?qǐng)?bào)會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等等。（1）會(huì)前準(zhǔn)備

秘書在會(huì)前要做的充分的籌劃準(zhǔn)備工作主要有五個(gè)步驟：明確要點(diǎn)、準(zhǔn)備議題、通知開會(huì)、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備、安排會(huì)議議程。

秘書做常規(guī)會(huì)務(wù)，首先要明確領(lǐng)帶開會(huì)的目的、任務(wù)、內(nèi)容、中心議題、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議日期。作為對(duì)內(nèi)會(huì)議，常常是在上一次會(huì)議結(jié)束時(shí)有所交代，秘書應(yīng)當(dāng)用心留意。

秘書要準(zhǔn)備有關(guān)的上級(jí)文件、本機(jī)關(guān)文書材料，有關(guān)的制度規(guī)章，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。盡量充分地準(zhǔn)備好會(huì)上要討論的問(wèn)題的材料，一方面，為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的討論發(fā)言提供準(zhǔn)備，提供依據(jù)；另一方面，為會(huì)議的討論提供方向性資料，促使會(huì)議“有議必決”。

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因?yàn)闀?huì)上要討論的問(wèn)題不止一個(gè)，科學(xué)地統(tǒng)籌安排會(huì)議議程是秘書辦會(huì)的重要原則。在不考慮其他因素時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行部分人員的議題，在進(jìn)行全體人員的議題，再進(jìn)行全體人員的議題。這樣小范圍的會(huì)場(chǎng)容易集中、會(huì)場(chǎng)好掌握，會(huì)議議程也容易緊湊地控制。

做好以上準(zhǔn)備工作，秘書就該通知相關(guān)人員按時(shí)參加會(huì)議了。會(huì)議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和會(huì)議通知。秘書在通知開會(huì)時(shí)是書面和口頭并用，以保證能面面俱到。

會(huì)場(chǎng)是在發(fā)放會(huì)議通知之前就定下的。內(nèi)部會(huì)議只需確認(rèn)場(chǎng)所不變，備好桌椅、水具、必要的會(huì)議設(shè)備，檢查電源，做好清潔工作，然后準(zhǔn)備好記錄用紙即可。（2）會(huì)間服務(wù)

與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，秘書人員要檢查核對(duì)與會(huì)人員到會(huì)情況，清點(diǎn)人數(shù)，弄清那個(gè)缺席人及缺席原因，然后報(bào)告會(huì)議主持人集中精力做好會(huì)議記錄

會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確、清楚、簡(jiǎn)潔。所以做記錄的秘書，要實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)備好記錄用紙，要熟悉與會(huì)者發(fā)言的口音，做好會(huì)議記錄。

內(nèi)部會(huì)議上，一般會(huì)議服務(wù)都是由一名秘書來(lái)做，不另安排服務(wù)員。會(huì)議中，秘書要做好隨時(shí)接聽打進(jìn)來(lái)的電話，根據(jù)需要進(jìn)行處理。（3）會(huì)后工作

會(huì)議結(jié)束后，秘書的善后和落實(shí)工作也相當(dāng)重要。及時(shí)清理會(huì)議室，使一切復(fù)原，一遍其他會(huì)議正常進(jìn)行，并下發(fā)會(huì)議文件，對(duì)會(huì)上布置的工作做好催辦。最后做好檔案的整理、歸檔

秘書在會(huì)議管理工作中的一項(xiàng)重要的組織工作，是輔助領(lǐng)導(dǎo)或主持人按議程進(jìn)行會(huì)議內(nèi)容并協(xié)助對(duì)會(huì)議所有議題形成結(jié)果。按議程進(jìn)行會(huì)議內(nèi)容是避免無(wú)限期地討論一個(gè)問(wèn)題或者離開原定議題。還要敦促會(huì)議形成結(jié)果，比如討論的問(wèn)題要形成相對(duì)一致的一件，明確要求的工作最后由誰(shuí)主抓或承辦，一些事項(xiàng)的具體辦理方法以及督辦方法等

2.對(duì)外會(huì)議

與對(duì)內(nèi)會(huì)以不同，對(duì)外會(huì)議的規(guī)模更大，參會(huì)人員大多為外來(lái)人員，會(huì)議開展的是否順利對(duì)企業(yè)的影響力也非同一般。作為秘書人員，對(duì)外會(huì)議的會(huì)議管理要更為嚴(yán)謹(jǐn)。

（1）會(huì)前準(zhǔn)備 1.1擬訂會(huì)議議程、日程，提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

外部會(huì)議的議程一般安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

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會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符，場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置，交通便利，應(yīng)考慮有無(wú)停車場(chǎng)所，場(chǎng)地租借的成本必須合理。實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)，會(huì)見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

1.2布置會(huì)場(chǎng)和安排座次，發(fā)布會(huì)議信息

對(duì)外會(huì)議無(wú)論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免同與會(huì)人員背向現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話人和主持人即可。發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審，要對(duì)媒體進(jìn)行選擇。一面給企業(yè)帶來(lái)不利影響。

1.3安排會(huì)議食宿，邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制，做好飲水、飲料的供應(yīng)。

如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近，預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場(chǎng)，發(fā)出正式邀請(qǐng)函，提前了解嘉賓各自的背景，嘉賓人數(shù)不宜過(guò)多。在會(huì)議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

1.4準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品，安排會(huì)議禮儀服務(wù)，再次檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備是否正常。

（2）會(huì)中服務(wù)

1.1安排會(huì)議值班

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。明確值班工作任務(wù)在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。1.2接待采訪會(huì)議的新聞媒體

由會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

在會(huì)議召開期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問(wèn)題。

1.3做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

標(biāo)題。一種是會(huì)議名稱+文種。另一種是文種。正文。首部+主體+結(jié)尾。尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。做好會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)工作

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。要

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反映出會(huì)議的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)、新見解、新趨勢(shì)，更好地對(duì)會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用。1.4反饋會(huì)議信息

反饋會(huì)前信息、會(huì)中信息以及會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況。（3）會(huì)后工作

編寫會(huì)議紀(jì)要,做好會(huì)后督促工作。

會(huì)議紀(jì)要要求實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際，內(nèi)容要集中概括，要有條理，印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存。

二 會(huì)議管理工作中出現(xiàn)的主要問(wèn)題及原因解析

會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題，但由于開會(huì)技巧不佳或過(guò)于頻繁，不但無(wú)益于解決問(wèn)題，反而使問(wèn)題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。

（一）會(huì)議管理工作中出現(xiàn)的主要問(wèn)題

1.會(huì)荒或會(huì)海

常年不開會(huì)，某些人對(duì)會(huì)議的作用不夠了解，不知如果利用得好，會(huì)議能成為溝通信息、通報(bào)情況、交流和統(tǒng)一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項(xiàng)、解決問(wèn)題尤其是跨部門和跨系統(tǒng)問(wèn)題和矛盾、布置任務(wù)、促進(jìn)工作落實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)士氣等的一個(gè)非常有效的工具和手段。但過(guò)多開會(huì)、過(guò)濫開會(huì)，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”；

2.拖沓

會(huì)議拖拉嚴(yán)重，形成了效率低下的“大尾巴會(huì)”。秘書會(huì)前準(zhǔn)備如匯報(bào)材料或會(huì)議流程、時(shí)間表不清晰也會(huì)造成會(huì)議拖沓；

3.議題繁多，重復(fù)會(huì)議

會(huì)議議題過(guò)多，討論不深，都只能蜻蜓點(diǎn)水，一碰到大一點(diǎn)的或難一點(diǎn)就推到“下次專題討論”，同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會(huì)討論治標(biāo)卻不治本的方案；

4.地點(diǎn)安排不當(dāng)

有些公司為了節(jié)省成本，會(huì)議都在公司召開。可是一些重大的事項(xiàng)必須要在充分討論、無(wú)太多干擾或頭腦風(fēng)暴的情況下才能形成，在公司開很難不被打擾或受影響。

5.會(huì)前、會(huì)下不溝通

會(huì)議從零開始，與會(huì)人員一頭霧水，會(huì)議開始時(shí)要么花很多時(shí)間講明背景、概念或者干脆沒有共同言語(yǔ)。有些公司會(huì)議基本屬于臨時(shí)通知，相關(guān)人員也不可能做充分的準(zhǔn)備，或者重要人員出差在外無(wú)法參加會(huì)議，這樣的會(huì)議效果自然要大打折扣；

6.會(huì)議紀(jì)律亂

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不到、遲到、早退，秘書會(huì)前簽到制度沒有落到實(shí)處。

7.議而不決，決而不議，決而不行，行而不果

秘書的會(huì)后督促工作沒有做好。開會(huì)只是走形式。

（二）會(huì)議出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致效果不佳的原因

出現(xiàn)這些問(wèn)題，通常由以下5種原因造成。在這5種原因中，有種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。這種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。

1.會(huì)議時(shí)間

會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開會(huì)。

2.會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。

3.開會(huì)對(duì)象

必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。

4.主持人的技能

會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。5.會(huì)議的準(zhǔn)備工作

開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。

對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行。

三 會(huì)議管理工作對(duì)策思考

知道了會(huì)議管理工作中可能出問(wèn)題的地方，秘書就可以有針對(duì)性地去預(yù)防和調(diào)整，盡量讓會(huì)議更高效。而要會(huì)議高效，除避免上述常見問(wèn)題外，必須在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后各方面都要注意。

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.會(huì)議要規(guī)劃

根據(jù)公司或部門實(shí)際情況，可安排有早會(huì)、周例會(huì)、月例會(huì)、季度會(huì)、半年會(huì)、年會(huì)等例會(huì)，比如周例會(huì)，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效，會(huì)議要有其召開的合理時(shí)間和頻率，例會(huì)可參考古代“有本早奏，無(wú)事退朝”的原則，而且根據(jù)不同階段的管理水平和目標(biāo)，可調(diào)整例會(huì)的頻率和時(shí)間長(zhǎng)度；除了固定的例會(huì)外，還應(yīng)有一些重大事項(xiàng)的專題會(huì)議，如果平時(shí)例會(huì)開得好，問(wèn)題得到切實(shí)解決落實(shí)，例外的會(huì)議比例則會(huì)大幅下降。

2.準(zhǔn)備要充分

要想會(huì)議高效，會(huì)前必須做好充分的準(zhǔn)備。重大事項(xiàng)必須提前足夠的時(shí)間思考和準(zhǔn)備，并會(huì)前私下廣泛征求意見，有些不便于在會(huì)上公開發(fā)表的意見或擔(dān)憂也在會(huì)前提前溝通和解決掉，總之要提前充分作好準(zhǔn)備，最好能基本達(dá)成共識(shí)，這樣才可能在會(huì)議上快速作出決策，提高會(huì)議效率。會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、議

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程、時(shí)間表等最好都在會(huì)議通知中必須提前一定時(shí)間告知好讓相關(guān)人員準(zhǔn)備，會(huì)議方程在會(huì)議前再打印給到相關(guān)人員以便大家遵守。

3.主題要集中

一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題，因?yàn)橹挥羞@樣才能更好地集中相關(guān)人員、時(shí)間和精力，高效解決問(wèn)題。綜合性會(huì)議，主題也最好不要超過(guò)三個(gè)為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時(shí)間越長(zhǎng)，成本也就越高。

(二)會(huì)中服務(wù).流程要合理

會(huì)議的流程關(guān)系到會(huì)議是否真正民主、有效。一是盡量不要領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)議，而應(yīng)該是會(huì)議議題發(fā)起單位或辦公室主持；二是領(lǐng)導(dǎo)盡量最后講話，否則一開始基調(diào)一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法，或者只是隨聲附和；三是會(huì)議發(fā)表意見時(shí)貫穿例外管理的原則，重復(fù)觀點(diǎn)盡量少談，盡量談?dòng)薪ㄔO(shè)性意見，且少發(fā)表主觀意見觀點(diǎn)而應(yīng)以事實(shí)和數(shù)據(jù)支撐，出現(xiàn)跑題或剎不住車時(shí)要及時(shí)拉回來(lái)；四是繁簡(jiǎn)得當(dāng)，有些問(wèn)題簡(jiǎn)要介紹即可，重大問(wèn)題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線部門充分發(fā)表意見，不能倉(cāng)促?zèng)Q策，而且不同部門、人員由于學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷和崗位職責(zé)不同，所關(guān)注的重點(diǎn)通常也會(huì)有所不同，充分交流有利于優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)；五是重大決策最好刻意安排反面意見，會(huì)議決策怕的是一面倒，如果確定要做也要經(jīng)得起考驗(yàn)，想出各種應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的措施盡量減少損失，“兩益相權(quán)取其重，兩害相權(quán)取其輕”，如果明確能承受最大的損失和最壞的結(jié)果，這樣決策了也不會(huì)輕易搖擺；六是該議的時(shí)候要議，該決的的時(shí)候要決，該舉手的時(shí)候要舉手，該簽字的時(shí)候要簽字，盡可能會(huì)上形成決議而不要拖到會(huì)議結(jié)束了還沒有結(jié)論，要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動(dòng)措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。

2.時(shí)間要緊湊

要事先規(guī)定會(huì)議時(shí)間，一般的會(huì)議不要超過(guò)一小時(shí)，較長(zhǎng)的會(huì)議要分大階段進(jìn)行，每階段發(fā)言人的時(shí)間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會(huì)議節(jié)奏。對(duì)較長(zhǎng)的會(huì)議要安排中場(chǎng)休息，且最好提前準(zhǔn)備好茶水、甜點(diǎn)和水果等，否則開會(huì)時(shí)間開長(zhǎng)了，大腦轉(zhuǎn)得慢了注意力也不容易集中。

3.決議要及時(shí)

會(huì)議的記錄一定要完整、規(guī)范、完整，從會(huì)議主題、與會(huì)人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會(huì)議決議、表決情況等都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會(huì)議決議。會(huì)議決議不同于會(huì)議簡(jiǎn)單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因?yàn)闀?huì)議臨時(shí)講的可能不全面或有遺漏。會(huì)議決議一定要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動(dòng)措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡(jiǎn)單、明了。會(huì)議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個(gè)人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會(huì)及決議相關(guān)人員簽名確認(rèn)以有人推脫。為了要及時(shí)貫徹會(huì)議精神，要及時(shí)發(fā)放會(huì)議決議：一可增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，發(fā)揮會(huì)議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會(huì)議的效益，增強(qiáng)執(zhí)行力；四可明確責(zé)任，并通知到相關(guān)部門。

6武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計(jì)

4.手段要先進(jìn)

會(huì)前充分準(zhǔn)備，多應(yīng)用PPT，要求簡(jiǎn)明扼要、重點(diǎn)突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應(yīng)圖表結(jié)合(如果基礎(chǔ)較弱對(duì)這一塊最好組織專門如何準(zhǔn)備和匯報(bào)PPT的培訓(xùn)，并事先做一些參考模板)。另外，能開電話會(huì)議、視頻會(huì)議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、住宿等費(fèi)用和往返的時(shí)間成本，大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是金融危機(jī)的情況下多地點(diǎn)辦公、全國(guó)性或全球化公司更應(yīng)多應(yīng)用一些高科技工具和手段。(三)會(huì)后督促

1.執(zhí)行要檢查

會(huì)議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把握，秘書需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執(zhí)行力來(lái)持續(xù)跟進(jìn)和追蹤，直到相關(guān)部門和人員養(yǎng)成習(xí)慣為止，當(dāng)然最好能有配套的培訓(xùn)來(lái)進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行力。會(huì)議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過(guò)Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多種工具和手段來(lái)宣導(dǎo)、提醒和落實(shí)。

2.結(jié)果要獎(jiǎng)懲

對(duì)不能及時(shí)、較好完成任務(wù)的予以幫扶、培訓(xùn)、批評(píng)，仍不行的可能須調(diào)崗或淘汰；對(duì)主動(dòng)、積極、按時(shí)、高質(zhì)量完成任務(wù)的則予以表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會(huì)受到獎(jiǎng)懲從而改變行為甚至習(xí)慣。

參考文獻(xiàn)

[1]樓宇生 《通用秘書學(xué)》 同濟(jì)大學(xué)出版社, 1991? [2]王道榮 《秘書之友》 《秘書之友》編輯部, 1995? [3]袁維國(guó) 《秘書學(xué)》 高等教育出版社, 1991? [3]楊劍宇 《中國(guó)秘書史》 武漢大學(xué)出版社，2009-04

第二篇：秘書會(huì)議管理內(nèi)容

秘書會(huì)議管理內(nèi)容

一、會(huì)議管理

1、會(huì)議籌備方案的擬訂

內(nèi)容包括：確定會(huì)議的主題和議題、名稱、議程、時(shí)間和地點(diǎn)、所需的設(shè)備和工具、會(huì)議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會(huì)代表的組成、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿和餐飲安排、會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

作用有：確保會(huì)議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。

（1）組建會(huì)議籌備委員會(huì)

（2）分成籌備小組

（3）形成籌備方案

（4）領(lǐng)導(dǎo)審核方案

2、會(huì)務(wù)檢查工作程序

內(nèi)容包括：會(huì)議準(zhǔn)備是否充分、會(huì)議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查、會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。

（1）開會(huì)檢查的程序

1）會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查

2）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知

3）召開協(xié)調(diào)會(huì)并在會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題

4）匯報(bào)會(huì)后對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦和落實(shí)

（2）現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序

1）指定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn) 2）制作檢查單，以便記錄和匯總

3）按照既定的檢查重點(diǎn)逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)并明確記錄

4）對(duì)未達(dá)到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

3、會(huì)議文件審核工作程序

內(nèi)容包括：審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系，審核會(huì)議文件是否存在與國(guó)家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會(huì)議內(nèi)容是否經(jīng)過(guò)調(diào)查研究、是否與實(shí)際相符，提交會(huì)議討論的文件是否進(jìn)行了會(huì)商，審核會(huì)議文件是否做到了中心突出、觀點(diǎn)明確、條理分明、事實(shí)準(zhǔn)確。

（1）起草該文件的秘書就內(nèi)容進(jìn)行自審

（2）主觀秘書進(jìn)行初審

（3）如內(nèi)容涉及部門較多，要進(jìn)行會(huì)審

（4）審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審

4、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案

內(nèi)容包括：會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題（人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問(wèn)題），出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。

（1）預(yù)測(cè)不可預(yù)知的情況

（2）提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)的備選方案

（3）討論會(huì)議緊急情況

（4）確定會(huì)議應(yīng)急方案

5、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行

是根據(jù)會(huì)議目標(biāo)的需要，在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中創(chuàng)造與會(huì)議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會(huì)議議程，維護(hù)會(huì)間秩序，排除外界對(duì)會(huì)議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。

（1）了解議題和議程

（2）準(zhǔn)時(shí)宣布開會(huì)

（3）有效引導(dǎo)議題

6、處理會(huì)議突發(fā)事件的程序

（1）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告

（2）啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案

（3）實(shí)施應(yīng)急方案

（4）必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請(qǐng)求支援

（5）善后工作（向受害者及其家屬進(jìn)行安撫、與媒體溝通）

7、會(huì)議總結(jié)工作程序

內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、主要議題，參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹要求，會(huì)議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

（1）對(duì)會(huì)議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿

（2）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論

（3）總結(jié)定稿

（4）印發(fā)

（5）歸檔

（6）組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)

二、事務(wù)管理

1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對(duì)參觀訪問(wèn)、出席活動(dòng)、參加儀式的來(lái)自不同國(guó)家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個(gè)人的尊卑、先后的順序和位次，所進(jìn)行的合乎禮儀慣例的具體排列。

（1）確定禮賓次序方案

（2）提前通知有關(guān)各方

（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）確定迎候人員

（2）準(zhǔn)備迎賓的物品

（3）見面講究禮節(jié)

（4）送行前的拜訪

（5）安排送行儀式

3、會(huì)見會(huì)談工作程序

會(huì)見也叫禮節(jié)性會(huì)晤，通常是半小時(shí)左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會(huì)談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實(shí)質(zhì)性問(wèn)題交流情況、交換意見、達(dá)成協(xié)議等，專題性較強(qiáng)。

（1）約定

（2）通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)

（3）準(zhǔn)備工作：背景資料、會(huì)見場(chǎng)所布置、人員安排

（4）迎接客人

（5）會(huì)見、會(huì)談

（6）送別客人

4、西餐禮儀

（1）赴宴前的準(zhǔn)備

1）接到邀請(qǐng)后,要看清請(qǐng)柬的各項(xiàng)內(nèi)容

2）如果決定接受邀請(qǐng)并已答復(fù)主人，就不要輕易改變

3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據(jù)請(qǐng)柬上的要求選擇赴宴的服裝

5）要準(zhǔn)時(shí)赴宴

（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

（3）入席、退席禮節(jié)

1）客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

3）暫時(shí)離開應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進(jìn)餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

（4）餐具的使用方法與席間禮節(jié)

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃雞、蝦、魚的方法

3）吃面包時(shí)要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

4）吃意大利面條的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi)

8）進(jìn)餐速度應(yīng)該與大家一致

9）談話聲音一定要輕

（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會(huì)開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會(huì)的禮儀

（1）招待會(huì)的請(qǐng)柬：表明時(shí)段、不需要客人回復(fù)

（2）冷餐會(huì)的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會(huì)的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時(shí)要照顧到所有在場(chǎng)者，不要大聲喧嘩

6、不同辦公模式的特點(diǎn)

（1）在家辦公。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費(fèi)的時(shí)間，更靈活的管理自己的時(shí)間，減少交通的擁擠、污染和費(fèi)用。缺點(diǎn)：需計(jì)算機(jī)和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會(huì)的聯(lián)系。

（2）彈性時(shí)間。優(yōu)點(diǎn)：時(shí)間靈活，更好的安排工作時(shí)間，提高效率。缺點(diǎn)：難以監(jiān)督員工

（3）遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點(diǎn)：減少總部辦公空間的開銷，工作時(shí)間更靈活。缺點(diǎn)：加大了對(duì)員工監(jiān)督和控制的難度。

（4）虛擬辦公。優(yōu)點(diǎn)：減少工作空間和辦公用品的耗費(fèi)，信息能夠存儲(chǔ)、歸檔和通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點(diǎn)：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。

（5）兼職工作。優(yōu)點(diǎn)：兼職人員可控制自己的工作時(shí)間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長(zhǎng)。缺點(diǎn)：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報(bào)酬。

（6）定期合同制。優(yōu)點(diǎn)：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動(dòng)力，效率高。缺點(diǎn)：難以控制員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)，缺乏工作保障。

（7）交替工作。優(yōu)點(diǎn)：能激勵(lì)工作人員。缺點(diǎn)：交接不當(dāng)，會(huì)出現(xiàn)工作混亂。

（8）臨時(shí)辦公桌。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時(shí)間。缺點(diǎn)：?jiǎn)T工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

7、選擇辦公模式的工作程序

（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問(wèn)題

（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式

（3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度

（4）先在部分部門實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn)，逐步推廣新模式

（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式，評(píng)估啟用新模式的得失

8、設(shè)計(jì)辦公室的工作程序

（1）分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求

（2）設(shè)計(jì)平面圖

（3）選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾

（4）采光、溫度和通風(fēng)

9、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序

（1）定義一個(gè)需要加以分析和改進(jìn)的流程

（2）確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對(duì)該流程進(jìn)行評(píng)價(jià)

（3）尋找所存在問(wèn)題和差距的原因

（4）根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案

（5）實(shí)施改進(jìn)方案

10、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程

（1）確定問(wèn)題

（2）分析有關(guān)資料

（3）確定造成問(wèn)題的可能的原因

（4）提出可能的解決方案

11、突發(fā)事件的預(yù)防措施

發(fā)生的事情是不可預(yù)見的或突然發(fā)生的，并帶來(lái)危險(xiǎn)，需要立即采取應(yīng)對(duì)措施，盡力控制。主要有火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

（1）以書面形式確定緊急情況處理程序

（2）根據(jù)書面程序，對(duì)所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

（3）讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名

（4）實(shí)行緊急情況模擬演練

（5）明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)

（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況

（7）保證定期檢查和更新設(shè)備

12、突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施

（1）準(zhǔn)備清楚的書面緊急情況處理程序

（2）用這些程序培訓(xùn)所有人員

（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序

（4）實(shí)行緊急情況模擬演練來(lái)測(cè)試編寫的程序

（5）明確員工在緊急情況下的職責(zé)

（6）保證工作場(chǎng)所有受過(guò)緊急情況處理培訓(xùn)的人員

（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況

（8）保證定期檢查和更新設(shè)備

13、處理突發(fā)事件的流程

（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)

（2）查找問(wèn)題的原因

（3）成立臨時(shí)指揮中心

（4）控制源頭，釜底抽薪

（5）召開新聞發(fā)布會(huì)

14、上司交辦事項(xiàng)督查的程序

直接為上司服務(wù)、為實(shí)施上司的決策和實(shí)現(xiàn)上司決策的目標(biāo)而進(jìn)行的一項(xiàng)工作

（1）上司向有關(guān)督查人員授權(quán)轉(zhuǎn)承催辦

（2）很大一部分轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員具體承辦

（3）有些又上司指導(dǎo)督查人員親自承辦

（4）轉(zhuǎn)交辦的事項(xiàng)要及時(shí)催辦

（5）督辦人員要對(duì)轉(zhuǎn)交辦事項(xiàng)深入的檢查

（6）上司交辦事項(xiàng)辦理完畢

（7）辦結(jié)回告

（8）對(duì)辦結(jié)回告進(jìn)行審查評(píng)估

（9）立卷和歸檔

15、制定工作計(jì)劃的方法

（1）根據(jù)要求列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù)

（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)

（3）按照輕重緩急和邏輯順序標(biāo)記出任務(wù)完成的先后順序

（4）列出完成每項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息

（5）明確完成各項(xiàng)任務(wù)的每個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求

（6）指明每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人

（7）推算各階段工作完成時(shí)間并填入計(jì)劃表

（8）確保計(jì)劃順利實(shí)施

（9）明確工作進(jìn)展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理

16、制定工作計(jì)劃的程序

（1）估量機(jī)會(huì)

（2）確定計(jì)劃工作的目標(biāo)

（3）確定計(jì)劃工作的前提條件

（4）擬訂可供選擇的行動(dòng)方案

（5）評(píng)價(jià)各種備選方案

（6）選擇方案

（7）擬訂分計(jì)劃

（8）編制預(yù)算

17、制定承辦期限規(guī)定的程序

企業(yè)接到客戶或詢問(wèn)者的問(wèn)題后處理并回復(fù)的時(shí)間規(guī)定

（1）調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定

（2）時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)

（3）確定同一任務(wù)的不同承辦周期

（4）確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期

18、辦公室工作評(píng)估的程序

實(shí)質(zhì)上就是對(duì)辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機(jī)構(gòu)的建制，促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任，有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。

（1）建立一套完整的目標(biāo)體系

（2）制定目標(biāo)

（3）組織實(shí)施

（4）檢查和評(píng)估

19、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序

（1）提出購(gòu)買申請(qǐng)

（2）審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi)

（3）招標(biāo)，選擇供應(yīng)商

（4）簽訂供貨合同

（5）貨物入庫(kù)

（6）支付貨款

20、制定采購(gòu)預(yù)算方案程序

（1）確定預(yù)算的核算基數(shù)

（2）進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研

（3）確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格

（4）編寫預(yù)算方案

（5）征求意見，完善方案

21、辦公資源管理程序

包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會(huì)議室、日常用品、圖書等。辦公資源管理就是實(shí)行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理的調(diào)配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

（1）了解本單位所有辦公資源的基本情況

（2）對(duì)本單位所有辦公資源進(jìn)行分類管理

（3）對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況

（4）定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

22、信息開發(fā)的主要形式

對(duì)信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過(guò)程。

（1）剪報(bào)

（2）索引

（3）目錄編制

（4）文摘

（5）信息資料冊(cè)

（6）簡(jiǎn)訊

（7）調(diào)查報(bào)告

23、信息開發(fā)的程序

（1）確定主題

（2）分析信息材料

（3）選擇信息開發(fā)方法

（4）選擇開發(fā)信息的形式

（5）形成信息產(chǎn)品

24、信息利用的工作程序

通過(guò)有效的方式將信息提供給利用者，實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，具有周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實(shí)效性特點(diǎn)。

（1）熟悉信息的內(nèi)容

（2）確定利用需求

（3）確定信息利用服務(wù)的途徑

（4）獲取信息

（5）提供信息

25、信息反饋的工作程序

將信息使用過(guò)程中產(chǎn)生的效應(yīng)及活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的信息進(jìn)行再收集、再處理、再傳遞的過(guò)程。目的是檢查輸出信息的真實(shí)性；對(duì)信息傳遞進(jìn)行檢驗(yàn)與調(diào)整；為決策提供依據(jù)。

（1）明確目標(biāo)

（2）選擇信息反饋的方法

（3）獲取反饋信息

（4）加工分析反饋信息

（5）傳遞反饋信息

（6）利用反饋信息

三、文書處理與擬寫

1、文書審核的工作程序

對(duì)文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。

（1）明確審核范圍

（2）確定是否需要行文

（3）審核文書內(nèi)容

（4）檢查文字表達(dá)

（5）檢查文件體式

（6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備

2、檔案利用的工作程序

是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（1）熟悉庫(kù)藏

（2）分析利用需求

（3）選擇檔案利用方式

（4）獲取檔案

（5）提供檔案

3、電子檔案管理的工作程序

在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。

（1）電子檔案的收集積累

（2）電子檔案的歸檔

（3）電子檔案的保管

（4）電子檔案的利用

4、文書擬寫

通告、通報(bào)、決定、請(qǐng)示批復(fù)函、招標(biāo)書、投標(biāo)書、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、講話稿、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告

第三篇：三級(jí)秘書之《會(huì)議管理》答案

三級(jí)秘書之《會(huì)議管理》模擬試題及答案

1.推進(jìn)會(huì)議，進(jìn)程應(yīng)遵循的原則有樹立信心，確信能對(duì)任何突產(chǎn)生積極的影響、（A、B、C、D）

A、認(rèn)真聽，少打斷。B、還有使用精湛的人際交流技巧。C、消除交流障礙。D、強(qiáng)調(diào)問(wèn)題P32

2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)的類型有（A、B、C、D）A、與會(huì)人員交費(fèi)B、參展商交費(fèi)

C、聯(lián)合主辦者交費(fèi)D、廣告、贊助和捐助 P34，還有公司分配和其他收入項(xiàng)目3.會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的主要方面有 A、文件資料費(fèi)B、郵電通訊費(fèi)用 C、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)D、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)

P35，還有會(huì)議辦會(huì)費(fèi)、會(huì)議宣傳交際費(fèi)、會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)、會(huì)議伙食補(bǔ)貼、會(huì)議交通費(fèi)和其他開支

4.會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督方法： A、報(bào)告和會(huì)議B、授權(quán)與自我控制 C、質(zhì)量D、損益平衡表 還有比率分析和審核時(shí)逐項(xiàng)細(xì)審

1.會(huì)議的主題除了要有切實(shí)的依據(jù)之外，還要（B）。A、有細(xì)化的議題B、結(jié)合本單位的實(shí)際情況 C、有充足的討論余地D、在會(huì)上反復(fù)協(xié)商 2006－11－51

2.在會(huì)議文件審核修改之后，要由（B）進(jìn)行終審。

（A）主管秘書（B）主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)（C）文件起草者（D）辦公室主任 常識(shí)法

3.與會(huì)人員交費(fèi)的計(jì)算公式正確的表述是（D）。（A）預(yù)期的與會(huì)人員人數(shù)×交費(fèi)額+預(yù)期陪同人數(shù)×交費(fèi)額（B）預(yù)期的與會(huì)人員人數(shù)×交費(fèi)額+收入項(xiàng)目

（C）預(yù)期的與會(huì)人員人數(shù)×交費(fèi)額+預(yù)期陪同人數(shù)×交費(fèi)額+收入項(xiàng)目（D）預(yù)期的與會(huì)人員人數(shù)×交費(fèi)額+預(yù)期陪同人數(shù)×交費(fèi)額-交費(fèi)折扣額 P34計(jì)算法

4.、會(huì)議的主題除了要有切實(shí)的依據(jù)之外，還要（B）。

（A）有細(xì)化的議題（B）結(jié)合本單位的實(shí)際情況（C）有充足的討論余地（D）在會(huì)上反復(fù)協(xié)商 邏輯分析

52、在對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行監(jiān)督和控制時(shí)，通過(guò)比較各項(xiàng)成本的預(yù)算和實(shí)際值的差額，并在結(jié)算表中計(jì)算出二者差額的方法稱為（A）。

（A）損益平衡表法（B）比率分析法（C）質(zhì)量法（D）報(bào)告和會(huì)議法 P361.報(bào)告和會(huì)議2.授權(quán)與自我控制、質(zhì)量損益平衡表、比率分析

53、在審核會(huì)議文件析具體內(nèi)容時(shí)，首先要審核會(huì)議文件內(nèi)容（C）。（A）是否做到了層次清晰（B）是否與實(shí)際相符（C）是否偏離了會(huì)議的主題（D）是否進(jìn)行了會(huì)商

54、會(huì)議文件的歸檔應(yīng)（D）。

（A）越簡(jiǎn)單越好（B）放在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中（C）自行建立一套文件制度（D）遵守檔案制度 87、檢查會(huì)場(chǎng)布置的情況應(yīng)注意的方面有（A B C D）。

（A）會(huì)標(biāo)是否莊嚴(yán)醒目（B）領(lǐng)導(dǎo)者名簽安排是否妥當(dāng)

（C）投票設(shè)施是否完善（D）旗幟、鮮花等烘托氣氛的裝飾物是否放置得體

P13 類比法會(huì)場(chǎng)布置與議程適應(yīng)，主席臺(tái)是否按議定座次，音響、照明、通訊、錄音、通風(fēng)、安全保衛(wèi)，在單位外的大型會(huì)議，還應(yīng)檢查場(chǎng)地劃分情況以及進(jìn)場(chǎng)、退場(chǎng)路線 88、在糾正會(huì)議檢查過(guò)程中所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題時(shí)，要努力做到（CD）。（A）必須由領(lǐng)導(dǎo)對(duì)問(wèn)題提出處理意見（B）不擴(kuò)大問(wèn)題的影響面

（C）在人、財(cái)、物等方面為糾正偏差做好相應(yīng)準(zhǔn)備（D）及時(shí)將糾編的結(jié)果進(jìn)行通報(bào)

P161.對(duì)問(wèn)題的性質(zhì)和范圍進(jìn)行分析，確定問(wèn)題對(duì)會(huì)議質(zhì)量的影響程序2.找出問(wèn)題產(chǎn)生的原因?qū)ふ医鉀Q問(wèn)題的方法

89、提交會(huì)議討論的文件如涉及有關(guān)單位和部門，可先要（A B）。（A）進(jìn)行會(huì)商（B）廣泛征求意見（C）由各部門分別提出意見（D）只由牽頭部門提出意見 P18并取得一致意見

90、會(huì)議營(yíng)銷預(yù)算方案中一般包括（A B C D）。

（A）宴請(qǐng)聯(lián)誼的費(fèi)用（B）宣傳材料的制作成本（C）宣傳廣告的花費(fèi)（D）寄送宣傳物品的郵寄費(fèi)用 P35經(jīng)費(fèi)使用的方面

91、會(huì)議的主辦方有時(shí)需要提前支付各種各樣的定金，其中包括（A B C D）。（A）會(huì)議場(chǎng)的定金（B）展覽區(qū)位定金（C）視聽設(shè)備定金（D）會(huì)議服務(wù)定金 92、提出會(huì)議預(yù)算方案，要擁有（A B D）。（A）成本觀念（B）人文觀念（C）效率觀念（D）時(shí)間觀念 P3893、會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者和會(huì)務(wù)部門在進(jìn)行會(huì)議組織時(shí)要堅(jiān)持（B C D）原則。（A）細(xì)致性（B）時(shí)間性（C）及時(shí)性（D）全面性 P20與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的原則

94、會(huì)議總結(jié)的目的在于（BC）。

（A）確定考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)（B）檢查會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況（C）積累經(jīng)驗(yàn)（D）落實(shí)崗位責(zé)任制

P431.檢查各小組的分工執(zhí)行情況2.獎(jiǎng)懲相關(guān)人員并要妥善解決遺留問(wèn)題 95、對(duì)會(huì)議主持人評(píng)估的要素包括（B C）。（A）領(lǐng)導(dǎo)能力（B）業(yè)務(wù)水平

（C）對(duì)會(huì)議進(jìn)程的控制能力（D）對(duì)會(huì)議時(shí)間的控制能力 P515點(diǎn)主持能力、實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)的能力、工作作風(fēng) 50.會(huì)議文件審核的方法不包括（C）。

A、對(duì)校法B、拆校法C、單校法D、讀校法 2007－5－55

53.確定公司會(huì)議時(shí)間不應(yīng)該考慮以下哪種人能夠出席（A）。

A、主要客戶B、上級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo) C、公司部門領(lǐng)導(dǎo)D、全體正式代表 68.會(huì)議應(yīng)急方案特點(diǎn)中不包括（A）。

A、整合資源B、預(yù)防為主C、留有余地D、有的放矢

2007－5－54

77.電話會(huì)議信息工作的要求包括（A）。

A、互相通報(bào)出席情況B、在會(huì)場(chǎng)懸掛會(huì)標(biāo) C、做好會(huì)議簽到D、布置會(huì)場(chǎng) 79.視頻會(huì)議的特點(diǎn)不包括（C）。

A、實(shí)現(xiàn)聲音和圖像同時(shí)傳送B、節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用

C、形成廣泛的間接溝通D、打破了空間的限制 2008－11－43

91.對(duì)會(huì)議文件校對(duì)時(shí)，只有認(rèn)真檢查（A、B、C、D），才能杜絕差錯(cuò)。A、文字B、結(jié)構(gòu)的組成部分C、各種標(biāo)記D、格式 94.評(píng)價(jià)會(huì)議效率和質(zhì)量應(yīng)考慮的因素是（A、B、C、D）。A、會(huì)議目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)B、會(huì)議時(shí)間是否合理 C、與會(huì)人員是否有收獲D、會(huì)議服務(wù)是否到位

95.在糾正會(huì)議檢查過(guò)程中所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題時(shí)，要努力做到（C、D）。A、必須由領(lǐng)導(dǎo)對(duì)問(wèn)題提出處理意見 B、必須由主管領(lǐng)導(dǎo)親自解決問(wèn)題

C、在人、財(cái)、物等方面為糾正偏差做好相應(yīng)準(zhǔn)備 D、及時(shí)將糾偏的結(jié)果進(jìn)行通報(bào) 2006－11－88

P17還有兩點(diǎn)一是先要對(duì)問(wèn)題的性質(zhì)和范圍進(jìn)行分析、確定問(wèn)題對(duì)會(huì)議質(zhì)量 96.會(huì)議的收尾工作包括（A、B、C）。

A、將會(huì)議記錄歸檔保存B、整理會(huì)議室 C、辦理設(shè)備的歸還手續(xù)D、迎接與會(huì)人員 108.會(huì)議紀(jì)要的起草程序包括（A、B、C、D）。A、閱讀會(huì)議文件B、聽取小組發(fā)言 C、擬定思路D、執(zhí)筆寫作 121.科學(xué)合理地評(píng)估會(huì)議應(yīng)采用的方法有（B、C）。A、現(xiàn)場(chǎng)隨機(jī)向與會(huì)人員進(jìn)行口頭意見征詢 B、請(qǐng)與會(huì)人員配合填寫會(huì)議評(píng)估表 C、請(qǐng)專業(yè)人士列席會(huì)議進(jìn)行評(píng)估 D、完全由領(lǐng)導(dǎo)自評(píng)

123.對(duì)于會(huì)議評(píng)估工作的正確表達(dá)是（C、D）。A、會(huì)場(chǎng)布置要極盡所能展示企業(yè)實(shí)力 B、會(huì)議評(píng)估可以忽略與會(huì)人員 C、會(huì)議效率直接取決于會(huì)議管理水平D、評(píng)估會(huì)議有助于提高會(huì)議的組織水平

27．公司要召開新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)，會(huì)議的整個(gè)內(nèi)容需錄像，錄像的磁帶費(fèi)用屬于（D）。A．會(huì)議通訊費(fèi)B．會(huì)議設(shè)備費(fèi)C．會(huì)議辦公費(fèi)D．會(huì)議宣傳費(fèi) 58．對(duì)視頻會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置要求有（B）。A．一臺(tái)攝像機(jī)B．主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)都要懸掛會(huì)標(biāo) C．?dāng)[放鮮花D．采用自然光

視頻會(huì)議時(shí)間緊，因此，每個(gè)發(fā)言人的發(fā)言時(shí)間（A）。

A．要特別申請(qǐng)B．由自己掌控C．相對(duì)短D．由記錄人掌控 97．會(huì)議總結(jié)的要求有（ABC）。

A．有理有據(jù)，突出重點(diǎn)B．一分為二，以鼓勵(lì)為主 C．總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探求辦會(huì)規(guī)律D．建立規(guī)章制度，進(jìn)行績(jī)效考評(píng)

2、秘書高葉在擬寫公司年會(huì)籌備方案時(shí)，可根據(jù)（AB）來(lái)確定會(huì)議主題。（A）公司五年規(guī)劃（B）總經(jīng)理的工作報(bào)告（C）公司員工的培訓(xùn)計(jì)劃（D）財(cái)務(wù)總監(jiān)的預(yù)算報(bào)告

3、中大型會(huì)議采用大小方形和半圓形的會(huì)場(chǎng)布局，是為了突出（AC）。（A）會(huì)議的發(fā)言人（B）會(huì)議主席團(tuán)（C）會(huì)議的絕對(duì)中心（D）會(huì)議民主平等的氣氛

4、如果會(huì)議經(jīng)費(fèi)有限，與會(huì)人員交通往返又需由主辦單位承擔(dān)，則可通過(guò)（CD）壓縮這筆費(fèi)用。

（A）規(guī)定所有與會(huì)者只能乘坐火車較便宜的交通工具（B）嚴(yán)格限制與會(huì)人員

（C）盡量將會(huì)議安排在偏僻一點(diǎn)的地方，減少外出（D）盡量使會(huì)場(chǎng)與駐地相鄰

5、安排會(huì)議的議程，應(yīng)重點(diǎn)確定（AD）。（A）大會(huì)的發(fā)言人和演講者

（B）會(huì)議中某些儀式（揭幕、剪彩、表彰）的順序

（C）會(huì)議的分組

（D）會(huì)議結(jié)束時(shí)做總結(jié)報(bào)告的人

6、在進(jìn)行會(huì)議綜合協(xié)調(diào)時(shí)，要協(xié)調(diào)好（ABCD）。（A）場(chǎng)地（B）設(shè)備（C）水電（D）交通

7、在會(huì)議經(jīng)費(fèi)有限的情況下，應(yīng)重點(diǎn)壓縮（BC）的費(fèi)用。（A）文件資料（B）會(huì)議設(shè)備（C）場(chǎng)地租用（D）郵電通訊

8、下面導(dǎo)致會(huì)議成效不高的因素有（ACD）。（A）程度安排不當(dāng)（B）少數(shù)與會(huì)者缺席（C）會(huì)議記錄不準(zhǔn)確

（D）會(huì)議組織不當(dāng)，討論跑題

9、天地公司召開高新技術(shù)成果展示會(huì)，與會(huì)的客戶、同行和媒體人數(shù)達(dá)一千多人，因人數(shù)大超出了公司的預(yù)計(jì)，出現(xiàn)了停車場(chǎng)擁堵和簽到處混亂的現(xiàn)象，作為現(xiàn)場(chǎng)主管秘書，你應(yīng)考慮（BD）。

（A）控制對(duì)媒體接待的數(shù)量

（B）加派人員協(xié)助停車場(chǎng)管理人員疏導(dǎo)車輛（C）取消簽到程序，讓與會(huì)者直接入場(chǎng)（D）臨時(shí)增設(shè)另一簽到處

10、確定會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)（ABCD）。（A）會(huì)議的規(guī)格（B）會(huì)議的規(guī)模（C）會(huì)議的性質(zhì)（D）會(huì)議的形式

11、在安排會(huì)議住宿時(shí)，秘書人員應(yīng)掌握的信息包括（ABD）。（A）住會(huì)人員總數(shù)（B）住會(huì)人員的食宿標(biāo)準(zhǔn)（C）會(huì)議人員的分組情況（D）住會(huì)人員的性別統(tǒng)計(jì)數(shù)

12、小型會(huì)場(chǎng)一般采用的布局是（BCD）。（A）方形（B）方拱形（C）回字形（D）橢圓形

13、主席臺(tái)的座次安排一般遵循（AD）的原則。（A）職務(wù)最高者居中（B）其余人按姓氏筆畫排列（C）主持人居中

（D）其余人按職務(wù)高低先左后排列

14、遠(yuǎn)程會(huì)議對(duì)于企業(yè)具有（AC）的優(yōu)點(diǎn)。（A）節(jié)省時(shí)間（B）節(jié)省人力（C）節(jié)省金錢（D）保密性強(qiáng)

15、秘書在編制工作計(jì)劃表時(shí)，應(yīng)盡量明確（AB）。（A）完成的期限要求

（B）完成任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人（C）任務(wù)的具體目標(biāo)

（D）任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息

16、在確定重要會(huì)議與會(huì)人員的范圍時(shí)需考慮（ABCD）。（A）列席代表的數(shù)量（B）各單位名額的平衡（C）代表的廣泛性（D）依照法定的程序確定

17、會(huì)議的議題根據(jù)實(shí)際情況一般可以（ABCD）。（A）合并議題（B）撤消議題（C）精簡(jiǎn)議題（D）臨時(shí)改變議題

18、會(huì)議如有分組討論，事先一定要明確（C）。（A）分組的原則（B）分組的名單（C）討論的范圍（D）記錄的人員

19、會(huì)議接待組工作的重點(diǎn)應(yīng)放在（AD）。（A）會(huì)議生活服務(wù)（B）收費(fèi)結(jié)算（C）宣傳娛樂（D）醫(yī)療交通

20、涉及三方以上代表的談判，會(huì)場(chǎng)一般采用（AD）。（A）方拱型（B）圓型（C）正方型（D）馬蹄型

21、在會(huì)議進(jìn)行中間，秘書應(yīng)做好的工作包括（ABCD）。（A）簽到登記

（B）會(huì)議記錄（C）錄音錄像（D）會(huì)議保密

22、作為與會(huì)者，如自己的意見遇到了其他人的批評(píng)，應(yīng)采取的回應(yīng)發(fā)言是（CD）。（A）“我認(rèn)為你的批評(píng)毫無(wú)道理，我以為……”（B）“我不明白你在說(shuō)些什么”

（C）“也許你說(shuō)的有一定的道理，不過(guò)我需要再考慮一下”（D）“你的話對(duì)我很有啟示，我會(huì)不斷完善自己的意見”

23、秘書在會(huì)議上發(fā)言應(yīng)注意（ABCD）。（A）發(fā)言的時(shí)機(jī)（B）發(fā)言的儀態(tài)（C）發(fā)言的時(shí)限（D）發(fā)言的指向

24、會(huì)議總結(jié)可采取（AD）相結(jié)合。（A）員工自我總結(jié)（B）員工背靠背評(píng)議（C）小組總結(jié)（D）集體總結(jié)

25、會(huì)議組織者在組織會(huì)議時(shí)應(yīng)把握（ABC）。（A）準(zhǔn)時(shí)開會(huì)和散會(huì)

（B）給每位與會(huì)者以平等的發(fā)言機(jī)會(huì)（C）將復(fù)雜問(wèn)題分解若干易處理的小問(wèn)題（D）鼓勵(lì)不同意見進(jìn)行爭(zhēng)論

26、開業(yè)典禮常邀請(qǐng)（D）等人士出席。（A）外賓、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、員工家屬、社會(huì)名流（B）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、員工家屬、社會(huì)名流、新聞?dòng)浾撸–）外賓、員工家屬、新聞?dòng)浾摺⑼袠I(yè)代表（D）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)名流、新聞?dòng)浾摺⑼袠I(yè)代表

27、秘書將決策執(zhí)行中的經(jīng)驗(yàn)方面的信息反饋給上司屬于（A）。（A）正反饋（B）負(fù)反饋（C）前反饋（D）后反饋

28、會(huì)議主題的確定應(yīng)做到（ABD）。（A）有切實(shí)依據(jù)（B）能結(jié)合本單位實(shí)際（C）主題盡量細(xì)化（D）有明確目的29、在確定會(huì)議議程時(shí)？應(yīng)（CD）。（A）根據(jù)會(huì)議的主題確定會(huì)議主持人（B）為自己的前途擔(dān)憂

（C）根據(jù)到會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況確定會(huì)議發(fā)言人（D）根據(jù)會(huì)議目的安排主要領(lǐng)導(dǎo)做會(huì)議總結(jié)30、大型會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)中的會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)（BD）（A）擬寫會(huì)議方案（B）會(huì)場(chǎng)布置（C）生活服務(wù)（D）會(huì)議接待簽到

31、在確定重要會(huì)議與會(huì)人員的范圍時(shí)，需考慮（AB）（A）符合法定程序（B）各單位名額要平衡（C）會(huì)場(chǎng)的規(guī)模（D）列席代表的數(shù)量

32、秘書人員在編制會(huì)議費(fèi)中的設(shè)備租用費(fèi)用時(shí)，需考慮設(shè)備的（ABCD）（A）使用期限（B）型號(hào)（C）功能（D）租用費(fèi)

33、會(huì)場(chǎng)的整體格局要（AB）為安排依據(jù)。（A）會(huì)議的性質(zhì)（B）會(huì)議形（C）上司的指示（D）與會(huì)者人數(shù)

34、遠(yuǎn)程會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)是（ABCD）（A）節(jié)省時(shí)間（B）節(jié)省金錢

（C）會(huì)議音像資料可永久保留（D）會(huì)議交流更直接、簡(jiǎn)短

35、秘書人員根據(jù)會(huì)議籌備方案的內(nèi)容，做好會(huì)前的（ABD）（A）分工協(xié)作（B）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)（C）統(tǒng)一匯報(bào)（D）綜合檢查

36、會(huì)議主持人在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中應(yīng)（CD）（A）多提封閉式問(wèn)題（B）自己多發(fā)言（C）鼓勵(lì)別人積極發(fā)言（D）控制會(huì)議進(jìn)程

37、秘書協(xié)助會(huì)議主持人引導(dǎo)會(huì)議適時(shí)結(jié)束時(shí)，可采用的方法有（BC）（A）向與會(huì)者提示會(huì)議結(jié)束

（B）時(shí)機(jī)成熟時(shí)，建議適時(shí)終止討論，及時(shí)確認(rèn)結(jié)論形成決議

（C）建議限定討論的議題

（D）提議將有爭(zhēng)議內(nèi)容的議題放在會(huì)議的后半部分進(jìn)行

38、會(huì)議績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)（ABCD）

（A）是指對(duì)會(huì)議工作人員績(jī)效數(shù)量進(jìn)行評(píng)價(jià)的準(zhǔn)則（B）是指對(duì)會(huì)議工作人員績(jī)效質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)的準(zhǔn)則（C）具有完整性（D）具有協(xié)調(diào)性

39、某部門工作計(jì)劃表的項(xiàng)目欄一般最少應(yīng)設(shè)計(jì)（A）等項(xiàng)。（A）工作內(nèi)容、時(shí)間要求、承辦人員（B）工作內(nèi)容、時(shí)間要求、所需資源（C）主辦單位、工作內(nèi)容、時(shí)間要求（D）主辦單位、承辦人員、時(shí)間要求40、確定會(huì)議主題的主要原則包括（ABC）。（A）要有切實(shí)依據(jù)（B）必須結(jié)合本單位實(shí)際（C）目的要明確（D）要考慮下級(jí)的要求

41、會(huì)議召開之前，應(yīng)根據(jù)會(huì)議籌備方案，加強(qiáng)會(huì)前的（ACD）。（A）綜合檢查

（B）必須結(jié)合本單位實(shí)際（C）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)（D）資源調(diào)配

42、為了加強(qiáng)會(huì)議的管理，保證會(huì)議的順利進(jìn)行，秘書通常需要準(zhǔn)備的會(huì)議管理文件有（BD）。（A）大會(huì)賀詞（B）會(huì)議簽到表（C）會(huì)議主題報(bào)告（D）會(huì)議須知

43、提高會(huì)議效率，壓縮會(huì)議經(jīng)費(fèi)開支可以采取的方法有（AC）。（A）縮短會(huì)議時(shí)間

（B）一律由參會(huì)者自己負(fù)擔(dān)交通費(fèi)（C）盡量租用會(huì)議所需的設(shè)備（D）減少伙食補(bǔ)貼

44、舉行電視會(huì)議時(shí)，會(huì)前應(yīng)注意（BCD）。（A）提前一個(gè)月發(fā)出通知

（B）提前將會(huì)議的議程和資源寄給參會(huì)人員（C）選擇服務(wù)好的電信公司（D）準(zhǔn)備多臺(tái)攝像機(jī)

45、秘書安排大會(huì)典型發(fā)言時(shí)，要充分考慮到各方面的因素，特別是（ABCD）。（A）部門間的平衡（B）上下級(jí)間的平衡

（C）先進(jìn)單位和一般單位間的平衡（D）各議題意的平衡

46、會(huì)議的效果與（ABCD）有關(guān)。（A）會(huì)議的準(zhǔn)備工作（B）會(huì)場(chǎng)的大小（C）主持人的水平（D）參會(huì)者的態(tài)度

47、召開組織內(nèi)部小型會(huì)議恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間為（BD）。（A）剛上班的時(shí)間（B）上午9點(diǎn)至11點(diǎn)（C）快下班的時(shí)間（D）下午3點(diǎn)至4點(diǎn)

48、會(huì)議主持人的主要職責(zé)包括（BC）。

（A）做出精彩的演講（B）有效地推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程（C）控制好發(fā)言秩序（D）為與會(huì)者做相互介紹

49、與普通會(huì)議相比，電視會(huì)議更需要（ACD）。（A）主持人控制好會(huì)議的節(jié)奏（B）與會(huì)者踴躍發(fā)言

（C）分會(huì)場(chǎng)協(xié)調(diào)任嚴(yán)格遵守議程的時(shí)間（D）與會(huì)者準(zhǔn)備好與議題相關(guān)的資料

50、秘書在新聞發(fā)布會(huì)中接受記者采訪時(shí)，應(yīng)（AB）。（A）盡量全面回答問(wèn)題（B）盡量簡(jiǎn)短回答問(wèn)題

（C）盡量使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)，以保證內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)（D）采取模糊語(yǔ)言回答記者的追問(wèn)

51、要做好大型會(huì)議的組織和協(xié)調(diào)工作，就應(yīng)（ABCD）。（A）建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)（B）做好工作人員的培訓(xùn)（C）將工作人員明確分工（D）發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神

52、（BCD）的決議內(nèi)容必須以會(huì)議紀(jì)要的形式下發(fā)。（A）座談會(huì)（B）公司年會(huì)（C）董事會(huì)（D）職代會(huì)

53、需經(jīng)上司審閱簽字生效的會(huì)議文件有（CD）。（A）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（B）會(huì)議記錄（C）會(huì)議紀(jì)要（D）會(huì)議議程

54、會(huì)議動(dòng)議是指（BC）。（A）與會(huì)議議題意思相同的內(nèi)容（B）在會(huì)議之前未列入議程的內(nèi)容（C）不太緊急、可作為下次議題的內(nèi)容（D）比較緊急并首次提出的內(nèi)容

55、會(huì)議的法定人數(shù)是指（B）。（A）實(shí)際到會(huì)的人數(shù)（B）使會(huì)議合法和生效的人數(shù)（C）到會(huì)者和缺席者的比例數(shù)（D）收到會(huì)議通知的人數(shù)

56、作為團(tuán)隊(duì)會(huì)議的主持者，當(dāng)會(huì)議成員發(fā)生激烈的爭(zhēng)論時(shí)，應(yīng)當(dāng)（BCD）。（A）明確支持正確的一方（B）靜觀其變

（C）提醒爭(zhēng)論雙方注意傾聽對(duì)方的意見（D）注意維護(hù)會(huì)議民主和開放的氛圍

57、會(huì)議的目標(biāo)失控或跑題的主要原因是（ABCD）。（A）會(huì)議被少數(shù)強(qiáng)勢(shì)發(fā)言者所控制（B）主持人失職（C）與會(huì)部門較多（D）與會(huì)者的態(tài)度不積極

58、多議題會(huì)議中，應(yīng)將需集中大家智慧拿出創(chuàng)意見解的議題排列在（A）。（A）會(huì)議最后（B）會(huì)議中間（C）會(huì)議前半部分（D）會(huì)議間歇休息后

第四篇：秘書考試會(huì)議管理(學(xué)生資料)

會(huì)議管理（中級(jí)）復(fù)習(xí)要點(diǎn) 第一節(jié)

會(huì)議的涵義

是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)。會(huì)議的構(gòu)成，包括以下要素：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間（含開始時(shí)間和終止時(shí)間）會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議人員（會(huì)議出席人員、列席人員。工作人員等）會(huì)議組織、會(huì)議主題等。

第二節(jié)

會(huì)議組織工作基本程序

會(huì)議組織工作大致可分為會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后 3個(gè)基本程序。

一、會(huì)前工作

充分的會(huì)前準(zhǔn)備工作是會(huì)議取得成功的前提條件。一般正式會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備工作包括以下主要內(nèi)容：

（一）擬訂會(huì)議計(jì)劃

（二）制定會(huì)議預(yù)案 會(huì)議預(yù)案中應(yīng)明確下列內(nèi)容：

1、會(huì)議名稱

2．會(huì)議主題，即召開會(huì)議的原因、目的和指導(dǎo)思想 3．會(huì)期，即會(huì)議的起止日期，要依據(jù)會(huì)議的內(nèi)容來(lái)確定。

（1）先要考慮單位主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主持人時(shí)間的適宜。在上司出差返回的當(dāng)天盡量不要安排會(huì)議。

（2）有外部人員參加的會(huì)議，靠考慮邀請(qǐng)的有關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓是否能到會(huì)。

（3）如果是經(jīng)營(yíng)性的組織，盡量避免在生產(chǎn)銷售旺季和忙時(shí)召開牽涉人員多、時(shí)間長(zhǎng)的會(huì)議。（4）會(huì)議議題應(yīng)集中，日程應(yīng)高度緊湊，盡量縮短時(shí)間。會(huì)議在連續(xù)進(jìn)行的最佳時(shí)間是3小時(shí)之內(nèi)，超過(guò)這一限度，會(huì)議效果呈下降趨勢(shì)；

（5）安排會(huì)議時(shí)間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率最高

4．出席人員。這要依據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容來(lái)確定出席人員的范圍，既不過(guò)寬，也不過(guò)嚴(yán)。

5．會(huì)議工作班子及其職責(zé)分工。在會(huì)議秘書長(zhǎng)統(tǒng)籌下的會(huì)議工作機(jī)構(gòu)通常有：（1）秘書組（處），負(fù)責(zé)會(huì)議文字工作以及領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)議期間交辦的事項(xiàng)。2）資料組，負(fù)責(zé)各種會(huì)議文件的印刷、保管、發(fā)放、回收以及會(huì)議文件的匯集、歸檔等。3）組織組，負(fù)責(zé)與會(huì)人員編 組、簽到以及代表選舉、代表資格審查等事宜。4）宣傳組，負(fù)責(zé)會(huì)議的宣傳報(bào)道以及文化娛樂、攝影、錄像等工作。（5）后勤組，負(fù)責(zé)會(huì)議票證準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)間食宿、用車、生活用品供應(yīng)、返程票購(gòu)買等后勤保障工作。（6）保衛(wèi)組，負(fù)責(zé)重要會(huì)議的安全與保密工作。

6、編制會(huì)議預(yù)算方案

會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算主要包括以下內(nèi)容：文件資料費(fèi)、郵電通信費(fèi)用、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、住宿補(bǔ)貼費(fèi)、會(huì)議伙食補(bǔ)貼、會(huì)議交通費(fèi)、其他開支

7．選擇與布置會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)的選擇與布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議的人數(shù)。內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)容量等情況綜合考慮。8．會(huì)議的其他活動(dòng)。如表決、發(fā)獎(jiǎng)、參觀、文娛活動(dòng)等，也應(yīng)列入會(huì)議預(yù)案。

（三）準(zhǔn)備會(huì)議文件

規(guī)模較大、內(nèi)容重要的會(huì)議，須提前準(zhǔn)備各種會(huì)議文件，包括開幕詞、閉幕詞、工作報(bào)告、交流材料、領(lǐng)導(dǎo)者講話、會(huì)議須知或會(huì)議手冊(cè)等。文件材料不宜過(guò)多過(guò)長(zhǎng)，通常應(yīng)事先印發(fā)到與會(huì)者手中，重要文件還要登記和回收。會(huì)議文件的發(fā)出方法：P23 ? 提前發(fā)出（內(nèi)容重要的，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達(dá)）； ? 簽到時(shí)發(fā)出（盡可能在與會(huì)者簽到時(shí)分發(fā)）；

? 會(huì)中發(fā)出（所發(fā)文件或資料，若需要收退的，應(yīng)在文件的右上角寫上收文人的姓名，以利于文件的清退工作）； ? 現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出

會(huì)議文件資料準(zhǔn)備、發(fā)放 P32 ①準(zhǔn)備要求：提前準(zhǔn)備、完整齊備、留有備份。

②發(fā)放方法：使用文件袋，編號(hào)登記，附清退目錄，適時(shí)適量，專人發(fā)放。

（四）發(fā)送會(huì)議通知

會(huì)議召開之前都要發(fā)出通知，有的會(huì)議要發(fā)請(qǐng)柬或邀請(qǐng)書。無(wú)論是口頭通知還是書面通知，都要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、明晰、簡(jiǎn)要，防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)或漏發(fā)。會(huì)議通知要寫明為何開會(huì)、會(huì)名、會(huì)期、報(bào)到時(shí)間與地點(diǎn)、開會(huì)時(shí)間與地點(diǎn)、參加人員范圍、入場(chǎng)憑證、接站及行車路線、需攜帶的材料和其他要求等內(nèi)容。

發(fā)送會(huì)議通知注意事項(xiàng)

①發(fā)送的三種方式：傳達(dá)（口頭、電話、告示）、發(fā)送（書面，直接送達(dá)）、郵寄（普通郵件、電子郵件）。

②會(huì)議通知送達(dá)應(yīng)落實(shí)（明確發(fā)送對(duì)象，回復(fù)確認(rèn)，郵寄檢查認(rèn)真)

一些重要的會(huì)議通知，有時(shí)因組織渠道不暢、傳遞方式不當(dāng)，或其他因素的干擾，使通知不能準(zhǔn)確及時(shí)地傳遞到與會(huì)者，作為會(huì)議通知的發(fā)送者，應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可以通過(guò)電話、口頭詢問(wèn)以及回復(fù)電子郵件確認(rèn)等方式檢查通知發(fā)送是否落實(shí)。

如果是書面會(huì)議通知，則地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時(shí)應(yīng)注意不要漏裝、錯(cuò)裝或漏寄，通知的信封應(yīng)醒目標(biāo)出“會(huì)議通知”字樣。

③會(huì)議通知的組成：通知文本、附件材料（議程、日程、入場(chǎng)券、座次表、交通路線等）、會(huì)議回執(zhí)。

④會(huì)議通知的幾種格式

（五）布置會(huì)場(chǎng)

大多數(shù)企業(yè)、單位都有自己的內(nèi)部會(huì)議室，這就減少了租用外部場(chǎng)地和設(shè)施的費(fèi)用。內(nèi)部會(huì)議室多適合內(nèi)部會(huì)議和活動(dòng)。會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式，努力創(chuàng)造出和諧的會(huì)議氣氛。

1、大中型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心，因此多采用大小方形、半圓形的形式，以突出主持人和發(fā)言人。

2、大中型會(huì)場(chǎng)可采用方拱形、半月形、橢圓形、回子形、T字形和圓形等形式。這些形式可以使人員坐得比較緊湊，便于辯論與發(fā)言。注意：①提前安排落實(shí)（布置、檢查）； ②調(diào)配使用得當(dāng)；

③按照會(huì)議議程調(diào)整到位。

（六）排列座次

座次包括主席臺(tái)座次和其他與會(huì)者座次。

主席臺(tái)座次以人員的職務(wù)或社會(huì)地位、名望高低排列，最高者排在主席臺(tái)第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為起點(diǎn)，面向會(huì)場(chǎng)，依左為上、右為下的原則交叉排列

主席臺(tái)的座次安排：

（1）按職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。（2）會(huì)議主持人的座位。為了工作便利起見，會(huì)議主持人有時(shí)需要在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

（3）應(yīng)事先將主席臺(tái)座次的編排編制成表，經(jīng)審核后張貼或在證件上標(biāo)明（4）放置姓名臺(tái)簽

（七）編組

編組的方法有按地區(qū)編組、按專業(yè)編組、按職務(wù)職稱層次編組等。

（八）制發(fā)名冊(cè)和證件

（九）編制會(huì)議手冊(cè)

（十）會(huì)前檢查

相關(guān)知識(shí)：

1、會(huì)議接站、報(bào)到、簽到和引領(lǐng)工作 ①統(tǒng)一指揮、提前安排； ②接站標(biāo)識(shí)明顯，人員安排到位； ③簽到登記、資料準(zhǔn)備齊全； ④引領(lǐng)禮儀規(guī)范。

2、會(huì)議議程與日程

①會(huì)議議程是會(huì)議議題的細(xì)化，會(huì)議內(nèi)容的具體體現(xiàn)，會(huì)議內(nèi)容的系統(tǒng)化（用序號(hào)列出）。②會(huì)議議程是管理性文件，幫助管理和控制會(huì)議進(jìn)程。③會(huì)議日程是會(huì)議議程在時(shí)間上的具體的安排和分配。

3、會(huì)議議程的制定方法 ①按規(guī)定要求、習(xí)慣順序安排； ②同類性質(zhì)問(wèn)題集中安排； ③重要和保密性強(qiáng)的問(wèn)題安排在后。

4、會(huì)議日程表的設(shè)計(jì)（時(shí)間、地點(diǎn)、人員的安排）①要點(diǎn)和式樣（P6—8)②時(shí)間安排要適時(shí)高效；

③日程安排與會(huì)議議程吻合；④主管領(lǐng)導(dǎo)審核后實(shí)施。

5、會(huì)議議題的作用

（1）準(zhǔn)確具體地體現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)，為會(huì)議目標(biāo)服務(wù)；

（2）引導(dǎo)和制約會(huì)議的發(fā)言

6、會(huì)議議題的審核

P9（1）“一支筆”原則（2）唯一性原則（3）計(jì)劃原則（4）可行原則

7、選擇會(huì)議地點(diǎn)（綜合考慮各種因素選擇，考慮全面、有備無(wú)患）①交通便利（遠(yuǎn)近適當(dāng)，距離上司和與會(huì)者工作地點(diǎn)較近）；

②大小適宜（與會(huì)議規(guī)模符合）；

③設(shè)施齊備（設(shè)備、設(shè)施以及停車能夠滿足會(huì)議需要）； ④環(huán)境良好（適合會(huì)議氣氛和相應(yīng)要求）；

⑤經(jīng)濟(jì)適用（能夠滿足統(tǒng)籌節(jié)約需要）。

8、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次 主席臺(tái)的座次安排

? 按職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排 ? 會(huì)議主持人的座位

? 應(yīng)事先將主席臺(tái)座次的編排編制成表，經(jīng)審核后張貼或在證件上標(biāo)明 ? 放置姓名臺(tái)簽 場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排

? 會(huì)場(chǎng)座位布局?jǐn)[放的形式：P18-19

大小方型、半圓型、方拱型、半月型、橢圓型、圓形、長(zhǎng)方形、T字型等

? 小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排 ? 中大型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排

橫排法、豎排法、左右排列法 注意：

（1）中、大型會(huì)議事先應(yīng)劃好區(qū)域，貼上標(biāo)識(shí)牌、指示牌、座位名簽，使與會(huì)者順利入座。（2）在一些表彰、總結(jié)類型的會(huì)議上，應(yīng)將被表彰、受獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)象或其他代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽。（3）如果是報(bào)告會(huì)、表彰會(huì)、聯(lián)席會(huì)，一般采取報(bào)告人與主辦單位負(fù)責(zé)人或聯(lián)席的各單位負(fù)責(zé)人相間排列的方法。

（4）要注意分清上下座，一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座，反之，為下座。

9、會(huì)議信息的發(fā)布

10、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

P18-19

11、檢查會(huì)議視聽設(shè)備

二、會(huì)中工作

（一）基本工作程序

1、簽到

2、接待

3、會(huì)議記錄

4、編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

5、會(huì)間調(diào)度

6、組織選舉工作

7、安排會(huì)間生活

（二）相關(guān)知識(shí)

1、會(huì)議記錄：

①記錄準(zhǔn)備：筆、紙，錄音設(shè)施，文件資料，座次表。

②記錄內(nèi)容：會(huì)議概況，與會(huì)人員，會(huì)議過(guò)程，簽名（主持人、記錄人）。

2、會(huì)議中的信息溝通

①信息收集：全面收集，掌握一手資料，注重分析提煉，注重實(shí)效、反饋。

②對(duì)外宣傳：處理好媒體關(guān)系，內(nèi)外有別（保密），綜合考慮原則（對(duì)象、時(shí)效、費(fèi)用），隨時(shí)收集反饋報(bào)道（供領(lǐng)導(dǎo)參考），準(zhǔn)備及提供宣傳資料。信息傳遞的方式：

口頭、影像、電子系統(tǒng)傳遞、專人傳遞

3、會(huì)議值班與保密工作

會(huì)議值班工作內(nèi)容：①收集、傳遞會(huì)議信息；②控制、保證會(huì)議安全；③及時(shí)聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示；④安排應(yīng)急、維修；⑤保證信息暢通；⑥協(xié)調(diào)交通、后勤服務(wù)。會(huì)議保密工作：

①重要人員安全保衛(wèi)；②重要文件保密；③會(huì)場(chǎng)駐地保衛(wèi)；④會(huì)議設(shè)施用品保衛(wèi)； ⑤私人貴重物品保衛(wèi)。

4、接待新聞媒體 P46 基本原則：實(shí)事求是、注意保密、信息要審定、全面周到、傳遞的方式和信息要選擇、為領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)的信息、為媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料

工作內(nèi)容：A、新聞稿件經(jīng)審閱后向媒體發(fā)送

B、邀請(qǐng)記者駐會(huì)隨訪，發(fā)布消息

C、結(jié)束時(shí)召開記者報(bào)告會(huì)，回答提問(wèn)

三、會(huì)后工作

（一）基本工作程序

? 清理會(huì)議文件、離會(huì)與送別、撰寫會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議工作總結(jié)

（二）相關(guān)知識(shí)

1、收集整理會(huì)議文件資料

①小型會(huì)議：統(tǒng)一收集，個(gè)別收集。

②大型會(huì)議：統(tǒng)一制發(fā)清退目錄，與會(huì)者和工作人員分別收退。

2、會(huì)議資料歸檔

①收集文件：確定范圍，選擇渠道，運(yùn)用不同方法收集； ②整理區(qū)分,立卷歸檔（會(huì)議過(guò)程中的整套材料）；

③工作要求：責(zé)任落實(shí)，嚴(yán)格登記，注意保密、嚴(yán)格制度。需要收集的會(huì)議文件資料：P69 1）會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件 2）會(huì)議期間的文件 3）會(huì)后產(chǎn)生的文件

會(huì)議文件立卷的基本原則：

“一會(huì)一案”

會(huì)議文件立卷的方法：編制案卷目錄、以文件的特征立卷 會(huì)議文件立卷的工作程序

見P72-74 會(huì)議文件立卷的要求：每份文件應(yīng)保存3份，即一份原稿、兩份印稿

3、會(huì)議記要

種類：辦公會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議紀(jì)要、協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、研討會(huì)議紀(jì)要 內(nèi)容：①會(huì)議情況簡(jiǎn)述

②對(duì)會(huì)議主要精神的闡發(fā) 擬寫要求：實(shí)事求是、內(nèi)容集中、條理清楚 注意事項(xiàng)：

⑴絕密級(jí)會(huì)議紀(jì)要只印發(fā)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)

⑵一般級(jí)會(huì)議紀(jì)要可印發(fā)與會(huì)人員

⑶有的保密性強(qiáng)的可以發(fā)決辦通知

決辦通知與會(huì)議紀(jì)要均需標(biāo)明秘級(jí)、進(jìn)行編號(hào)

4、整理會(huì)議室

①整理物品、用具；②清理會(huì)議文件、遺留物品用品； ③恢復(fù)備用狀態(tài)。

5、安排返程

①安排原則：及早、合理安排；②提前登記訂票；③充分尊重意愿；④先難后易地解決；⑤安排提醒送站。

6、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算

①收款方法：提前通知，確定交款時(shí)間，準(zhǔn)備票據(jù)，特殊情況協(xié)商處理。

②付款方式。（P82 表）

會(huì)議工作的要求

準(zhǔn)備要充分；組織要嚴(yán)密；服務(wù)要周到；安全要保證。

7、宴請(qǐng)活動(dòng)準(zhǔn)備

①邀請(qǐng)準(zhǔn)備：列出賓客名單，確定宴請(qǐng)規(guī)格；

②確定宴請(qǐng)時(shí)間，場(chǎng)所；

③制發(fā)請(qǐng)柬：制作和發(fā)出正式請(qǐng)柬；

④定餐：定好菜單、菜品（根據(jù)宴請(qǐng)規(guī)格，主賓情況，了解和考慮特殊習(xí)慣、要求）。宴請(qǐng)的桌次、座次排定：①事先安排好桌次與座次；

②安排桌次：安排主桌，右高左低，近高遠(yuǎn)低；

③安排座次：主人上座，主賓在右，（主賓夫人在女主人右，男主人左），主方陪同人員與客人交叉安排，譯員在主賓右側(cè)。

宴請(qǐng)程序和禮儀

①宴請(qǐng)程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。

②宴請(qǐng)禮儀：斟酒在右，上菜在左，勿交叉斟酒、夾菜，勿打斷談話，交談詢問(wèn)話題適宜。

第五篇：秘書四級(jí)考試——會(huì)議管理部分

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過(guò)程。

會(huì)議分為大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議三種。

一般而言,會(huì)議申報(bào)與審批大體有三種形式：口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

秘書部門對(duì)有關(guān)職能部門申報(bào)召開的會(huì)議,要本著精簡(jiǎn)從嚴(yán)的審批原則,嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會(huì)議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問(wèn)題等。會(huì)議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。考試大收集整理。會(huì)前籌備

一、擬訂會(huì)議議程、日程

（一）會(huì)議議程和會(huì)議日程的內(nèi)容及作用

1、會(huì)議議程的內(nèi)容

會(huì)議議程是為完成議題而做出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。會(huì)議議程是會(huì)議具體的概略安排，它通過(guò)會(huì)議日程顯示出來(lái)。大中型會(huì)議的議程一般安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

2、會(huì)議日程的內(nèi)容

會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

3、會(huì)議議程和日程的作用

通過(guò)了解會(huì)議議程和日程，與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問(wèn)題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。會(huì)議議程更是一個(gè)溝通的平臺(tái)，一個(gè)高效的市場(chǎng)管理工具。

（二）會(huì)議議程的制定程序

1、明確目標(biāo)和參加者

2、安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間

3、確定每一項(xiàng)議程

4、決定會(huì)議討論形式

（三）會(huì)議日程的編制方法

1、制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說(shuō)明一些有關(guān)此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問(wèn)題。

4、盡量將同類性質(zhì)的問(wèn)題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會(huì)和退席。

5、保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

（一）會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求

1、交通便利。

2、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。

3、場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。

4、場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。

5、選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車場(chǎng)所。

6、場(chǎng)地租借的成本必須合理。

（二）會(huì)議場(chǎng)地選擇的工作程序

1、會(huì)議的目的與形態(tài)

2、實(shí)質(zhì)上的需要、與會(huì)者的期望

3、列出選擇會(huì)議場(chǎng)地需求的工作清單，確定會(huì)議場(chǎng)地

4、對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn) 考試大編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)

1、會(huì)見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

3、不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。

4、不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對(duì)客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動(dòng)局面。

三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

（一）會(huì)場(chǎng)整體布局安排

1、會(huì)場(chǎng)整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心。

（4）小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。

2、會(huì)場(chǎng)整體布局的類型

（1）較大型會(huì)場(chǎng)的座次安排。

（2）中小型會(huì)議的座次安排。

3、會(huì)場(chǎng)整體布局安排的工作程序

（1）確定會(huì)場(chǎng)形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設(shè)備

(二)主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

1、主席臺(tái)座次和場(chǎng)內(nèi)座次的要求

主席臺(tái)是與會(huì)人員矚目的地方，也是會(huì)場(chǎng)布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會(huì)議均應(yīng)該設(shè)主席臺(tái)。座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)或主席桌。無(wú)論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免同與會(huì)人員背向現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話人和主持人即可。

2、主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺(tái)的座次。會(huì)議主席臺(tái)就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例：

1）依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

3）主席臺(tái)座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。

（2）安排場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次

1）小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門的位置。

2）中大型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種： ①橫排法。是按照參加會(huì)議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會(huì)議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。

四、發(fā)布會(huì)議信息

（一）會(huì)議信息的內(nèi)容和類型

1、會(huì)議信息的內(nèi)容

會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會(huì)務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程；與會(huì)者的信息；會(huì)議報(bào)送的交流信息；會(huì)議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會(huì)議的宣傳報(bào)道內(nèi)容；會(huì)議的決議內(nèi)容。

2、會(huì)議的類型

會(huì)議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會(huì)議信息的工作程序

1、傳遞會(huì)議通知信息

2、分發(fā)傳遞會(huì)議文件

3、溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

（三）注意事項(xiàng)

1、發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審

2、要對(duì)媒體進(jìn)行選擇

五、安排會(huì)議食宿

（一）會(huì)議餐飲的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議餐飲的常識(shí)

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費(fèi)。

（2）就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖，標(biāo)出全場(chǎng)座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會(huì)議餐飲

（1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來(lái)確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。

（4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。

（6）事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

3、會(huì)議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會(huì)場(chǎng)休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會(huì)議安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營(yíng)養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會(huì)。應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

（二）會(huì)議住宿的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議住宿的常識(shí)

（1）要提前編制住房方案。

（2）長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

（3）具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時(shí)還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會(huì)議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預(yù)定會(huì)議住宿的程序。

（3）確定會(huì)議住宿的程序。

3、會(huì)議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

（2）年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽(yáng)、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。

（4）可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。

（5）預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

（一）、會(huì)議嘉賓的類型和要求

1、會(huì)議嘉賓的類型

（1）組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。

（2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。

（3）社會(huì)名流和電影明星。

（4）對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

2、嘉賓邀請(qǐng)的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場(chǎng)。

（2）要發(fā)出正式邀請(qǐng)函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

（5）對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數(shù)不宜過(guò)多。

（二）邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓的工作程序

（1）在邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓方面，要開會(huì)研究，確定嘉賓名單，而接下來(lái)邀請(qǐng)嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

（2）擬寫并發(fā)送嘉賓請(qǐng)柬，要使每一份請(qǐng)柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

（4）在會(huì)議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

（一）會(huì)議資料的類型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議資料的類型

（1）來(lái)賓資料：會(huì)議手冊(cè)、宣傳材料、會(huì)議管理性材料。

（2）會(huì)議資料：開會(huì)的請(qǐng)示、提交會(huì)議審批的文件、會(huì)上用的文件、會(huì)議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

2、會(huì)議資料的準(zhǔn)備

（1）來(lái)賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)、餐券等。

（2）會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

（3）溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

（二）會(huì)議用品的類型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議用品的類型

（1）必備用品和設(shè)備是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。

1）會(huì)議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。

2）常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議所需用品和設(shè)備。例如，選舉會(huì)議、談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊(duì)、鮮花等。

2、準(zhǔn)備會(huì)議用品

（1）檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)預(yù)熱或預(yù)冷。

（2）檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來(lái)人參加會(huì)議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。

（8）會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

（9）如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

（一）會(huì)議禮儀的種類

1、會(huì)議的通用禮儀

（1）會(huì)議文書禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會(huì)禮儀。

（4）服務(wù)禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會(huì)議發(fā)言者禮儀

4、會(huì)議參加者禮儀

（二）安排會(huì)議禮儀服務(wù)的工作程序

1、選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員（1）從組織內(nèi)部員工中選擇。

（2）聘請(qǐng)專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會(huì)議主要的禮儀服務(wù)。

2、分解工作程序

3、培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員

（1）對(duì)會(huì)議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。

（2）對(duì)會(huì)議禮儀知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)。

（3）對(duì)會(huì)議的設(shè)備和用品的使用常識(shí)培訓(xùn)。

4、準(zhǔn)備服裝用具

（1）禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會(huì)場(chǎng)環(huán)境協(xié)調(diào)。

（2）迎接一般的與會(huì)者不需要獻(xiàn)花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領(lǐng)。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備是否正常

（一）會(huì)議常用視聽設(shè)備的選用

音響手段與視覺手段可以分開單獨(dú)使用，也可以合在一起使用。

常用的設(shè)備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、燈光設(shè)備等。

對(duì)于會(huì)議使用的設(shè)備，應(yīng)設(shè)專人操作與維護(hù)。來(lái)源于考試大

（二）檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備的工作程序

1、確定工作人員的職責(zé)。

2、預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽設(shè)備。

會(huì)中服務(wù)

一、安排會(huì)議值班

（一）會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容

（1）值班電話記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會(huì)議值班的意義

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。

（二）安排會(huì)議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責(zé)任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務(wù)

（1）在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強(qiáng)與會(huì)議無(wú)關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問(wèn)題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

（4）要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。

（6）必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

（7）做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

（8）必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3、編制會(huì)議值班表

會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。

（2）會(huì)議值班人員姓名。

（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。

（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體

（一）相關(guān)知識(shí)

1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則

（1）報(bào)道的內(nèi)容必須與會(huì)議基本內(nèi)容相吻合。

（2）掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。

（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

（6）在會(huì)議中，秘書要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道。

（7）在會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

（1）由會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會(huì)議召開期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。

（3）在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問(wèn)題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)

4、安排媒體溝通會(huì)

（三）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道

（1）快速作出反應(yīng)。

（2）聯(lián)合或聘請(qǐng)專業(yè)公關(guān)公司處理危機(jī)。

（3）讓負(fù)責(zé)人出面。

（4）對(duì)未知的事實(shí)不要推測(cè)。

（5）不要隱瞞事實(shí)真相。

（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個(gè)聲音說(shuō)話。

（8）頻繁溝通。

三、做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

（一）做好會(huì)議的記錄工作

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容

（1）會(huì)議描述。

（2）與會(huì)者姓名。

（3）缺席者請(qǐng)假條。

（4）宣讀上次會(huì)議記錄。

（5）有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務(wù)。

（8）其他事務(wù)。

（9）下次會(huì)議日期。

（10）主席簽名。

2、會(huì)議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實(shí)性要求。

1）準(zhǔn)確

2）清楚

3）突出重點(diǎn)

（3）資料性要求。

3、會(huì)議記錄的工作程序

會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

（1）標(biāo)題。一種是會(huì)議名稱+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結(jié)尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)工作 來(lái)源于考試大

1、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。要反映出會(huì)議的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)、新見解、新趨勢(shì)，更好地對(duì)會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用。

2、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求

（1）真實(shí)準(zhǔn)確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡(jiǎn)報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)。

（4）生動(dòng)活潑。

3、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的工作程序

（1）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容。

（2）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)。

四、收集信息的分類

（一）會(huì)議信息的分類

1、按照會(huì)議信息的作用劃分

（1）與會(huì)者信息。

（2）會(huì)議指導(dǎo)性、宣傳性信息。

（3）會(huì)議議題性信息。

（4）會(huì)議主題內(nèi)容信息。

（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。

（6）會(huì)議的程序性文件信息。（7）會(huì)議交流性文件信息。

（8）會(huì)議參考性信息。

（9）會(huì)議管理性信息。

2、按照會(huì)議信息的保密性劃分

（1）保密性會(huì)議信息。

（2）內(nèi)部性會(huì)議信息。

（3）公開性會(huì)議信息。

3、按照會(huì)議信息傳遞方式劃分

（1）會(huì)議講話信息。

（2）會(huì)議書面信息。

（3）會(huì)議聲像信息。

（二）收集會(huì)議信息的要求

1、齊全。

2、及時(shí)。

3、準(zhǔn)確。

4、有效。

（1）責(zé)任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴(yán)格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對(duì)性。

（三）收集會(huì)議信息的工作程序

1、確定會(huì)議信息的搜集范圍。

2、選擇會(huì)議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會(huì)議信息的方法。

（1）召集開會(huì)。

（2）提供書面材料。

（3）個(gè)別約見。

（4）會(huì)議結(jié)束時(shí)及時(shí)搜集。

（5）個(gè)別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時(shí)交退。

五、反饋會(huì)議信息

（一）反饋會(huì)議信息的內(nèi)容和要求

1、反饋會(huì)議信息的內(nèi)容

（1）反饋會(huì)前信息。

（2）反饋會(huì)中信息。

（3）反饋會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況。

2、反饋會(huì)議信息的要求

（1）會(huì)議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。

（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通。

（二）反饋會(huì)議信息的工作程序

1、布置會(huì)議信息收集工作。

2、會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。

3、建立定期的會(huì)議信息反饋制度。

4、做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作。

5、抓好會(huì)議反饋信息的落實(shí)工作。

會(huì)后落實(shí)

一、會(huì)議文件資料收集的要求

（一）收集會(huì)議文件資料的要求和內(nèi)容

1、收集會(huì)議文件資料的要求

（1）確定會(huì)議文件資料的收集范圍。

（2）收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)前全部收集齊全。

（3）選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。

（4）收集會(huì)議文件要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。來(lái)源于考試大（5）收集整理過(guò)程中要注意保密。

2、需收集的文件資料

（1）會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。

（2）會(huì)議期間產(chǎn)生的文件。

（3）會(huì)后產(chǎn)生的文件。

（二）會(huì)議文件的立卷歸檔

1、會(huì)議文件立卷歸檔的意義

（1）保持會(huì)議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。

（2）保持歷史的真是面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。

（3）保護(hù)會(huì)議文件的完整與安全，便于保存和保管。

（4）保證會(huì)議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

2、會(huì)議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。

（1）會(huì)議文件立卷歸檔范圍

（2）會(huì)議文件立卷歸檔分工。

3、會(huì)議文件立卷的基本原則和方法

（1）會(huì)議文件立卷的基本原則。

（2）會(huì)議文件立卷方法。

4、會(huì)議文件立卷工作程序。

（1）大中型會(huì)議文件立卷

（2）日常工作會(huì)議文件資料立卷。

（三）會(huì)議文件資料收集整理的工作程序

將收集的文件資料進(jìn)行登記——向上級(jí)總結(jié)、匯報(bào)情況——甄別整理、分類歸卷——卷內(nèi)文件的排列——卷內(nèi)文件的編號(hào)、編目——填寫卷內(nèi)文件的備考表——案卷標(biāo)題的擬制——填案卷封面——移交給檔案室——清理-銷毀不再利用的紙張。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求

（一）會(huì)議紀(jì)要的種類

（1）辦公關(guān)于紀(jì)要。

（2）工作會(huì)議紀(jì)要。

（3）協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要。

（4）研討會(huì)議紀(jì)要。

（二）會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容（1）會(huì)議情況簡(jiǎn)述。

（2）對(duì)會(huì)議精神的闡發(fā)。

（三）會(huì)議紀(jì)要的要求

1、會(huì)議紀(jì)要的擬寫要求

（1）實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際。

（2）內(nèi)容要集中概括。

（3）要有條理。

2、印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存

3、會(huì)議紀(jì)要要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)

（1）確定印發(fā)范圍。

（2）確認(rèn)接收者。

（3）簽發(fā)會(huì)議執(zhí)行。

（四）工作程序

完善會(huì)議記錄→起草、編寫會(huì)議紀(jì)要→確定印發(fā)范圍→接收者確認(rèn)→領(lǐng)導(dǎo)簽字→打印成文→印制、分發(fā)或歸檔保存。

三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法

（一）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法和要求

1、會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法

（1）收款的方法與時(shí)機(jī)。

（2）付款的方法和時(shí)間表。

2、會(huì)議付費(fèi)的要求

（1）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的名稱要規(guī)范。

（2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費(fèi)價(jià)格及用品報(bào)銷的各種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。

（二）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的工作程序

通知與會(huì)人員結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)→清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票→核實(shí)發(fā)票→填寫報(bào)銷單、將發(fā)票貼于報(bào)銷單背面→請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者簽字→到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷→與相關(guān)部門及人員結(jié)清費(fèi)用。

（三）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的注意事項(xiàng) 考試大編輯整理

（1）開具會(huì)議住宿費(fèi)發(fā)票時(shí)，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開立的發(fā)票與收取的會(huì)務(wù)費(fèi)相等。

（2）住宿費(fèi)一般不包括使用房間的長(zhǎng)途電話費(fèi)、客房小酒吧、在酒店簽單的費(fèi)用。

四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神

（一）會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)

1、會(huì)議傳達(dá)決定事項(xiàng)的要求

（1）傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須準(zhǔn)確，必須原原本本傳達(dá)。

（2）傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須及時(shí)。

（3）傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須到位。

2、會(huì)議傳達(dá)落實(shí)的作用

（1）會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是實(shí)現(xiàn)會(huì)議決策目標(biāo)的最主要環(huán)節(jié)。

（2）會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是衡量下級(jí)組織得力與否的主要標(biāo)志。

（3）會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)是對(duì)會(huì)議決策的檢驗(yàn)。

3、傳達(dá)落實(shí)會(huì)議決策的具體實(shí)施

（1）傳達(dá)動(dòng)員。

（2）分解任務(wù)。

（3）互相溝通。（4）操作控制。

（5）效益考核。

（二）會(huì)議決定事項(xiàng)反饋

（1）反饋的原則。

（2）反饋的重點(diǎn)。

（2）綜合反饋。

（三）跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神的工作程序

會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)→會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度→會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋。

（四）跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神的注意事項(xiàng)

（1）綜合性的須由多部門共同辦理的工作事項(xiàng)。

（2）部門責(zé)任分工邊緣的、交錯(cuò)的工作事項(xiàng)。