第一篇：秘書實務理論課程設計會議總結

《秘書課程設計總結匯報會》會議總結

2013年6月07日上午8：30，在文體館B113教室舉行了“秘書課程設計總結匯報會”。指導老師參加了此次會議。隨著課程設計總結匯報會的結束，為期一周的管理文秘課程設計落下帷幕，經過全體同學的共同努力，課程設計總結匯報會圓滿結束，現將此次會議總結如下：

會議的主要目的是為了讓學生對會議工作進行實際操作，掌握會前、會中、會后的程序和要求。在接待工作中，讓學生掌握接待工作的程序和接待禮儀的要求，熟悉接待工作的具體環節和操作方法。另外，同學之間互相交流經驗、收獲，總結課程設計期間表現出來的不足，吸取教訓，表彰課程設計期間表現優異的同學，為以后課程設計提供經驗依據。此外，同學們還將對最近發生的熱點、難點問題進行討論、分析，增強同學們對社會的關注程度、社會責任感。會議主要圍繞社會上最近發生的熱點、難點問題進行討論,各小組代表主要就大學生社會實踐、社會安全問題、道德信用問題等這些熱點進行了演講，通過同學們的演講，我們了解了現在社會上發生的這些熱點問題，增加了對社會的關注度，增強了社會責任感。

會議的最后紀老師對此次會議進行了總結，充分肯定了同學們的表現，同學們準備充分、團結配合，共同努力，使會議隆重而圓滿的結束，同時，也指出了同學們在會議表現中的不足，在同學演講時，演講者與觀眾的溝通交流不足。

一、會前籌備期

（1）優點：

會議職責。明確會議職責，詳細分工，做到人人有事做，事事有人干。本次會議分八個小組進行，分工明確，責任清晰，以免引起不必要的糾紛。每個小組要把任務細化，責任安排到人，細到一杯水一張桌子一把椅子。

會議材料。不論會議大小，都會涉及到會議文件的準備和整理，會議通知、會議記錄、會議籌備方案等材料，都要提前準備好。要提前安排好責任人，做好量、質、期的要求。

會場布置。會場要提前做好布置，要根據會議的形式提前布置好會議名稱橫幅、桌牌、主席臺怎么擺放、鮮花、飲水等。這些東西都要提前準備好，列好計劃，一項一項的逐步落實，不要有遺漏。需要提前調試的一定要提前調試好，確保不出問題。

會議議程。明確發言人員，發言順序；確定與會老師與主要發言人。

（2）缺點：

由于大多數同學都是第一次涉及會場布置，所以很多同學在完成自己的工作時都很不熟練，大多手忙腳亂十分沒有條理性，進而重復工作與錯誤工作發生的頻率較高。望同學們在今后的會議中努力改正。

二、會中服務期

（1）優點：

會議發言人在發言之前都做了充分的準備，在發言的過程中都做到了言之有理、言之有據；聲情并茂，富于感染力。同時，各位與會人員對于此次會議都比較重視，其著裝比較正式，干凈整潔。

會中聽演講的同學也比較認真，在聽到感興趣的問題時會積極討論與交流。

會議紀錄。這是會議秘書的一項重要工作。發言人的講話要仔細聽，認真記，整合成文字材料。

（2）缺點：

演講的同學在演講時有一點缺點，老師也指出了，演講的同學互動比較少，影響了演講的效果。

主持人應適當的把握會議的流程，每位發言人的時間都不宜過長，如若過長應適時的打斷以免影響會議的流程，以至于影響會議效果。同時要注意突發事件的發生，要及時處理好會議期間出現的突發事件。

在遇到會場并更，設備不足時應備有第二、三套方案。

三、會后整理期

（1）優點：

會后院會場做了及時從分的清場工作，于會前不同會后整理工作做的都比較有條理，效率較高，整理效果較好。

相應的會議文件材料，例如：會后總結、會議記錄、照片記錄材料都做到及時整理、統一存檔，以備以后調用。

及時做好會議的宣傳和動員工作，以報紙、網站、展板等形式，并在校網站做了報道。

（2）缺點：

小組與小組之間以及同一小組成員之間溝通不足，影響會議的有序進行與正常流程，應及時找出會議中存在的問題與不足以便下一次會議的順利、有序召開。

會后材料整理的不及時，給會后工作帶來一定影響。

總的來說，我們課程設計總結匯報會舉辦的是比較成功的，這次會議的成功舉行不但是全體同學與老師共同努力的結果，也是我們行政111班對秘書實務課程的一次有益實踐。

通過這次會議的召開不僅鞏固了以前所學過的知識，而且學到了很多在書本上所沒有學到過的內容。通過這次課程設計使我懂得了理論與實際相結合是很重要的，只有理論知識是遠遠不夠的，只有把所學的理論知識與實踐相結合起來，從理論中得出結論，才是真正的知識，才能提高自己的實際動手能力和獨立思考的能力。同時，我也希望有更多這樣的實踐機會能讓我們來進一步提高自己的能力。

最后，我要感謝辛苦工作著的老師們，是您的敬業精神感動了我，是您的教誨啟發了我，是您的期望鼓勵了我，我感謝老師您今天又為我增添了一幅堅硬的翅膀。

以上就是我對本次會議的總結。

第二篇：《秘書理論與實務》復習提綱

《秘書理論與實務》期末復習提綱

一、名詞解釋

1.公務秘書:指在機關 團體 部隊 企事業單位擔任秘書工作的人員和為高級領導人或專家學者擔任個

人秘書的人員.2.秘密:是指在一定時間內只限一定范圍的人員知悉 不準公開或不宜公開的住處和事務.3.溝通:是一種信息交換過程.使人們為了確定目標,用一定的標號,把信息 思想和情感在人與人之間進

行傳遞的過程.4.會議:是人類自形成之后就出現的重要的社會活動.一是指有組織有領導的商議事務的集會;二是指一

種經常商討并處理重要事務的常設機構或組織.5.接待:是一個單位與外界聯系的重要途徑,通過這個途徑向內搜集大量的信息,又向外傳遞大量的信息,是單位接觸和了解社會 與社會發生密切聯系的重要途徑.6.私人秘書:指由私人出資聘請為私人服務的秘書.7.信訪:是來信訪問的簡稱,是指人民群眾通過書信 電話 上訪等形式向領導機關或社會組織提出要求

批評 建議和揭發 申訴 控告的一種社會活動.8.協調:指秘書在領導的授權下,或在自己的職責范圍內,使協調者和被協調者之間,或多個被協調者之

間的活動趨向同步化和協化,以實現組織整體目標的方式和方法.9.信息（狹義）:是指接受者原先不知道的 有用的信息.10.秘書的角色意識:是秘書人員對秘書角色的心理體驗,是對秘書責任 義務自覺感知的心理活動.11.秘書時間管理藝術:指秘書人員如何有序地幫助領導人進行時間的控制和安排的技巧 學問.二、填空題

1.秘書活動的根本性質是 輔助性。

2.我國秘書工作源遠流長，秘書職位經歷了從官職向社會職業的轉變過程。

3.秘書工作根據具體任務的性質可分為政務類工作和 事務類工作。

4.秘書機構的職能歸納起來不外乎 輔助管理 和 綜合服務，它們是相輔相成的。

5.辦公時，合適的光線非常重要，一般來說要盡可能采用 自然光照明。

6.印章和介紹信是各級黨政機關、企事業單位、組織團體等對外聯系的標志和行使職權的 憑證。

7.秘書活動的基本方式是和。

8.在寫字時，光源應來自左方，而在打字時，光源最好來自兩邊。

9.督查工作從內容上看，包括督辦、催辦、檢查等。

10.國家秘書分為、、三個等級。

11.向別人遞送名片時，應雙手捧交，并將名片文字 正面 朝向對方，表示尊重。

三、問答題

1.秘書應具備哪些工作能力？結合自身實際，談談如何培養其中的某一種能力。

表達能力:口頭表達能力 文字表達能力 領悟能力

辦事能力

溝通能力

2.簡述信訪工作的基本要素。信息處理能力 操作能力

信訪發起者 信訪受理者 信訪內容 信訪形式 信訪處理者 信訪結果

3.簡述秘書應具備哪些角色意識？

高度的責任感

強烈的服從意識

4.簡述會議記錄和會議紀要的區別。

形式時間不同.會議紀要是在會議結束后,根據會議記錄等會議文件歸類整理形成的.會議記錄是從會議開始起,記錄會議進行的整個過程而形成的,不需要整理歸類.內容不同.會議紀要是對會議要點的綜合和概括,反映會議的主要內容和精神,是公文的一個文種,要按照公文的格式寫作.會議記錄是會議的客觀反映,只要求真實全面的記錄會議全過程和有關情況.作用不同.會議紀要一般產生于比較重要的會議,是公文的一種,對下級工作有約束和指導作用.會議記錄的使用范圍比較廣泛,各種會議都可以應用,會后作為資料或檔案保存,主要起憑證作用.四、設計題

（一）康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業準備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產品發展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。請你替辦公室秘書小張做一個會議預案（即會議的籌備方案）。

（二）陳先生是沈陽某飛機部件股份有限公司主管銷售的經理。請把下星期一的活動安排有關內容分別填寫在陳之安先生和他秘書的工作日志上：

每周星期一上午10：30在辦公室舉行會議，所有經理都參加。要安排時間去銀行取現金。12：30陳先生與王新西先生（北京代理商）在文華大酒店共進午餐。為人事部的朱迪小姐安排下午3：00見陳經理。在該天某一適當時間，秘書必須空出半個小時的時間以便安排陳先生與自己商談下一次推銷工作會議的日程安排，但不能占上午9：00—10：00的時間，因為陳經理想在這段時間里處理他的信件。陳經理和夫人晚上7：30分出發去康特公寓出席晚8：00的俱樂部聚餐會。秘書本人在晚上7：00要參加社交俱樂部舉行的一個會。

（三）根據乘車禮儀，請確定一下雙排五座轎車的座次，并簡述乘車時還應注意哪些禮儀和細節？鮮明的服務意識積極的參與意識較強的公關意識強烈的法律意識高度的保密意識必要的進諫 規勸意識

五、案例分析題

（一）閱讀案例一，指出小林在接打電話過程中存在哪些問題？如果你是小林，你會如何處理這幾個電話？為什么？

案例一

應屆大學畢業生小林近日在跨國化妝品企業華潤公司實習，其職位是經理秘書。經理讓小林先負責電話的接打工作。小林覺得這實在是太簡單了。這不，電話鈴響了。

小林拿起電話，聲音圓潤地說：“你好，華潤公司，請講。”

“華潤嗎，你們王總在嗎？我有要事找他。”電話里傳來對方焦急的聲音。

小林一看，王總正在辦公室里看文件，立即說：“王總在，你稍等。”

小林放下話筒，走到王總身邊，“王總，你的電話”。

“誰打的電話？”王總問。

“不知道，好像挺著急的，”小林答道。

只見王總一皺眉，拿起來話筒，不一會兒，小林聽到王總在電話里和對方吵起來。王總掛了電話后，生氣地對小林說，以后有找我的電話先問問清楚。小林臉紅了，但一副茫然樣。這時，電話鈴又響了。小林拿起電話，沒精打采地說：“你好，華潤公司，請講。”

“請問劉助理在嗎？”對方輕聲地問到。

小林吸取剛才的教訓，“請問你是哪位？”

“我是她的男朋友”。“哦，那請你稍等”。

小林想這個電話肯定要傳給劉助理。她看到劉助理正在對面的辦公室復印資料，于是大聲喊道：“劉助理，你男朋友的電話，快來接。”

只見劉助理一臉不高興地匆匆趕來，邊走邊說：“輕點，輕點，別大聲嚷嚷。”

這時桌上的兩部電話同時響了起來，小林拿起一部，沒好氣地說：“你好，華潤公司，請講。”

“我是周洲，請轉告劉助理，我明天9點下飛機，叫她派車來接，同時帶上編號TG5193的那份合同，我有急用。千萬別忘了。”這個電話的聲音有些含糊不清，顯然是用手機從遠距離打來的。

另一部電話仍然在響。小林拿起電話：“喂？”

“化工公司嗎，我找李主任。”

“什么化工公司？”

“你們是生產肥料的嘉華化工公司嗎？我找銷售部李主任。”

“我們是華潤公司，你打錯了。”說完把電話重重地一掛。沒想到，接電話這么煩，小林剛想喘一口氣，這時劉助理走過來問。

“小林，周副總有沒有來過電話？”

“是叫周洲嗎？剛來過。”小林想起了要通知劉助理的那個電話。

“他說了些什么？”劉助理問。

“他說要你接機，好像還要帶份文件。”

“哪個航班，幾點，哪份文件？”劉助理問道。

“這個，我記不清了，”小林紅著臉低下了頭??

（二）閱讀案例二，分析：小李在與人交換名片的過程中，有哪些做得不恰當的地方？正確使用名片有哪些注意事項？

案例二

某次校友會聚會，大家圍坐一桌吃飯。小李是第一次參加校友會活動，在開飯之前向大家自我介紹，并給在座的校友發名片。他單手將名片先遞給了在座的女士，然后再遞給了男士。在座的各位校友也紛紛回遞名片。小李一一收回名片，也沒來得及細看，正好服務員上菜了，小李就將名片放在了桌上。

（三）閱讀案例三，指出陳小姐因犯了哪些錯而被解雇？在電話禮儀方面，還有什么錯？

案例三

新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。

某一天，經理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：

來電者：“是利達公司嗎?”

陳小姐：“是。”

來電者：“你們經理在嗎?”

陳小姐：“不在。”

來電者：“你們是生產塑膠手套的嗎?”

陳小姐：“是。”

來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打?”

陳小姐：“1．8美元。”

來電者：“1．6美元一打行不行?”

陳小姐：“對不起，不行的。”說完，“啪”掛上了電話。

上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1．4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，我知道你的定價是1．8，就說不行的。”上司當即臉色一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么?”上司說：“你犯了五個錯。”

（四）閱讀案例四，指出小李在接待客人過程中的的舉止言行，哪些是不合乎禮儀的？為什么？小李應該怎么做才是正確的？

案例四

小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與主相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕

駛座位上，說：“坐在這里視野好。”而后，自己坐在汽車后排座位上。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么??？

（五）閱讀案例五，運用所學知識進行評析。

案例五

一次某公司秘書李默代表他的上司去機場迎接外地一家公司的考察團。見面之后，李默安排對方代表團團長坐在小轎車的右后座，可是團長不干，他自己拉開前面的車門，做到了司機的身邊。李默覺得很為難。按照禮節的規矩，領導應該坐在小轎車的右后座，那個座位既方便上下車，又比較安全。可是讓客人再站起來挪到后面也似乎不合適。

（六）閱讀案例六，運用所學知識進行評析。

案例六

天地公司的劉秘書深得公司總經理的賞識，一個很重要的原因就是他有令常人羨慕的好記性，公司老總詼諧地稱他為處理日常事務的“活電腦”。

其實，劉秘書上任之初卻很為他的壞記性苦惱過，為了防止屢次出現過的丟三落四問題，他也像許多人一樣，常常隨身攜帶筆記本，有什么需要記的事情都記錄下來。這確實起了很大作用，但日常事務工作復雜多樣，往往會出現某些場合不適于記錄或來不及記錄的情況。有一次，副總經理在和他共進工作餐時，讓他通知有關業務部門的負責人在次日開會，由于當時沒有記在筆記本上，吃飯后忘到了腦后，造成了工作的失誤。

事后，他有意識地在處理事務工作中強化自己的記憶力，擺脫了過分以來筆記本的習慣。為此，他借閱了一些關于記憶方面的書籍，逐步摸索出一套有效的記憶方法和技巧，并將其用于工作中。沒過半年，他就能夠記住單位的重要部門及有業務往來單位的兩百多個電話號碼，而且處理事務工作很少用記錄且不會遺漏。

第三篇：秘書理論與實務復習資料（精選）

選擇題

11、在帶領客人進入會4.公文的各要素劃分為

1、例行會議的組織屬于()客室時，通常是（）。（ABD）

4、會議記錄——會議記錄是會議情況的真實反映，也是檢查會 A.急辦之事B.必辦之事C.緩辦之事D.可辦之事

2、秘書隨領導陪同客人同坐一輛轎車時，應坐在（）。A、后排右座B、后排左座C、前排右座D、后排中間

3、向距離較遠的熟人致意一般采用()A、舉手致意B、點頭致意C、微笑致意D、鞠躬致意

4、一事一記，按日編排的是()A、會議紀錄B、大事記 C、簡報D、領導口授記錄

5、會見合影時的禮賓次序，主人居中()A、主客雙方隨意站列B、主客雙方前后排列 C、主客雙方間隔排列 D、主客雙方左右分列

6、秘書與（）的關系屬于首屬關系 A、上司B、同事C、客戶D、記者

7、宴會請柬上一般注上R.S.V.P字樣，其意思是（）。A、備忘B、歡迎惠顧C、務必出席 D、請答復

8、文件傳閱的最佳方式是()A、直接送傳B、專人送傳 C、集中傳閱D、輪輻式傳閱

9、宴會上考慮男賓座次安排的主要依據是()A、地位高低及身體狀況B、年齡大小和身體狀況 C、地位高低及年齡大小D、年齡大小和出席時間

10、全國政協十屆一次會議屬于()

A、日常性會議B、專業性會議

C、座談性會議D、規定性會議

A、外開門客先入，內開門己先入B、外開門己先入，內開門客先入C、外開門、內開門都客

先入D、外開門、內開門都己

先入

12、面試時，下列做法正確的是（）。A、頭頭是道，夸夸其談B、議論過去領導或企業的是非C、提問時你涉及的話題最好與職業無關D、反問考官

13、秘書輔助領導進行協調的前提是（）。A、受 領導委托B、行使法定權力C、履行秘書職責D、利用領導權威

14、秘書實務研究的對象是()A、秘書工作B、文書工作 C、秘書業務活動D、秘書事務活動

15、秘書活動具有()A、預測性B、隨機性 C、局限性D、規范性 1.“秘書”的涵義，有一個(C)的演變過程。

A.由人到物B.由小到大C.由物及人D.由上到下 2.秘書學，從學科大類來說，屬于(A)范疇。A社會科學B人文科學C管理科學D綜合科學 3.廣義的公文，包括了通用文書、(C)文書與常用事務文書。A.常用B.專業C.專用D.業務

A、眉首B、主體C、眉頁D、版記

名詞解釋（定義）

秘書定義——組織或主管的助手，其任務是在認可的職權范圍內，提

供輔助工作與綜合服務，并能運用辦公室的工具設備，從事組織與主管指定的行政性任務的人員。

秘書工作基本原則——準確、迅速、求實、保密。秘書工作特點——從屬性、被動性、事務性、綜合性。秘書工作的作用——樞紐作用、參謀助手作用、形象作用秘書的工作環境——秘書的工作環境是指直接或間接影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。秘書工作環境的特點 ——復雜和多樣性、差異性、變異性秘書工作的宏觀環境主要有——政治法律環境、經濟環境、科技環境、文化環境

2、辦公室的空間設計——是指組織為節省成本，有效地利用空間，縮短工作流程，迅速處理信息，提供良好的工作環境，并促進秘書與其他工作人員的溝通與協調所做的辦公室內的布置。★

3、文書——文書是國家機關、企事業單位在管理活動過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書的統稱，是傳達、貫徹黨和國家的方針、政策，發布法規和規章，實施行政措施、指導，洽談工作，匯報情況，交流經驗的重要工具。議決定事項執行情況的依據和憑證。

5、通用文書——通用文書是指在行政機關和企事業單位中普遍使用的、國家實行統一管理的文書，即公務文書。

6、約會——約會也稱約見，是上司在事先約定的時間、地點與別人會面洽談業務，會商工作。

7、秘書的工作環境——秘書的工作環境是指直接或間接影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。

8、文書處理——文書處理是指機關單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進行的系列工作。

9、會議——會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達意愿的行為過程。

簡答題

簡答題

2、發文處理程序主要有哪幾個步驟？ 答：（1）擬稿；（2）審核；（3）簽發；（4）繕印；（5）校對；（6）用印；（7）發文登記；（8）封發；（9）歸卷

1、簡述秘書接待工作的種類 ①根據不同標準，分類方式也不同，具體的有以下幾種：②按照來賓的來訪意圖，可以將接待分為公務接待、會議接待、視察與檢查接待、參觀接待、經營活動接待、技術考察接待和其他接待。③按照接待的對象不同，可以把接待分為外賓接待和內賓接待。④按照來訪者有無預約，可以把接待分為預約來訪者接待和未預約來訪者接待。

簡述秘書的分類——

1、按服務對象劃分：公務秘書、非公務秘書；

2、按從事行業和職能分：業務秘書、一般秘書、法律秘書、醫學秘書、教育秘書、廣告秘書、工程秘書、演藝秘書；

3、按工作內容劃分：文字秘書、機要秘書、信訪秘書、通訊秘書、事務秘書、生活秘書；

4、按照職責劃分：高級秘書、中級秘書、初級秘書。

日程安排注意事項：

①日程表編以寫記敘、說明為主要表達方式，不加評論，不作過多的分析，簡介具體。②月計劃、周計劃、日計劃不要安排得太滿，尤其是前兩者。③所有的日程安排都按領導的意思辦。④活動與活動之間要有一定的間隙時間，以避免一些時間沖突。⑤在制度日程表的過程中，應養成謙虛細心的習慣。⑥對已經處理完成的工作，一般應注明結果；對沒有處理的也一樣。

信訪工作基本方法——送、轉、辦、查。

1、秘書應具備哪些能力？

答：①表達能力；②領悟能力；③辦事能力；④溝通能力；⑤信息處理能力；⑥操作能力；

2、開放式辦公室有哪些優點？ 答：①降低能源成本和建筑成本；②減少占地面積；③降低重新布局的成本；④由于拆除了辦公室的屏障，管理者和被管理者的交往障礙減少了，有利于排除心理障礙。

3、收文處理工作包括哪些程序？

答：簽收、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、傳閱、承辦、催辦、注辦、歸檔（銷毀）11個環節。

4、會議發言有哪些技巧？答：①語言通俗易懂；②發言簡潔明了；③節奏快慢有序；④形體語言得體；⑤保持雙向交流。

6、會務工作的總體要求有哪些？★

答：①準備充分，②組織嚴密；③服務周到；④安全保障。

7、秘書工作的作用有哪些？ 答：①樞紐作用；②參謀助手作用；③形象作用。

8、秘書工作的宏觀環境包括哪些？

答：①政治法律環境與秘書工作；②經濟環境與秘書工作；③科技環境與秘書工作；④文化環境與秘書工作。

9、擬定會議預案包括哪些內容？

答：擬定會議預案包括一下內容 ①會議預案；②會議文件準備；③會議通知；④會前檢查；⑤會間調度；⑥會后整理。

10、簡述秘書接待工作的種類 答：按照不同的標準，分類方式也不同，具體有一下幾種：1按照來賓的來訪意圖，可以將接待分為公務接待、會議接待、視察

與檢查接待、參觀接待、經營活動接待、技術考察接待和其他接待。

2、按照接待的對象不同，可以把接待分為外賓接待和內賓接待。內賓接待又可分為對上級單位來人的接待和對本單位來人的接待。

3、按照來訪者有無預約，可以把接待分為預約來訪者接待和未預約來訪者接待。

案例分析：

梅錦縣供銷社辦公室王秘書，接待了一位姓張的來訪者，據反映，三年前他與鄉供銷社簽訂了承包一供銷門市點的合同，期限五年。前五年，因該門市點地處窮鄉僻壤，群眾購買力低，幾乎是保本經營。后來許多農戶也經營起農村日用品來，他承包的門市點生意更難做了，但他改變經營范圍，向農民供應優良種籽和各種樹苗，并學會栽培技術，幫助農民發展生產。本鄉農民逐漸富裕起來了，鄉里也通了公路，張某的供銷門市點的生意日益興隆。此時，與縣供銷社副經理關系密切的本鄉農民周某，對門市點的經營十分眼紅，通過“關系”中止了張某的承包合同。張某上訪，請求縣供銷社領導主持公道。

答：王秘書記錄了張某反映的情況后，感到此事很棘手，他有以下方式可以選擇：

(1)將此事壓下來，不向領導匯報。如果以后有人問起，就推說忘記了。(2)將此事只告知與周某關系密切的副經理，讓其定奪。

(3)在報告辦公室主任和供銷社經理前，給副經理“透風”。

(4)直接向辦公室主任和供銷社經理匯報，并提出處理意見。

請你對上述4種方式判斷正誤，并逐條說明

理由。

2、1989年初，某單位黨總支書記在療養所用移動電話與本單位辦公室主任李某通電話，問及近來學習情況，辦公室主任在通話中談及中央領導同志在某次重要會議上的講話要點(機密級)中的部分內容。根據上述案情，分析以下問題：

李某這樣做是否算泄露國家機密?為什么? 答：

復習重點：

約會安排的基本原則有哪些？

答：①要根據領導的工作習慣和生活習慣來安排約見；②要區分輕、重、緩、急，合理安排約見；③協助領導搜索有關信息，使領導做到心中有數；④酌情彈性；⑤辦公室人員要注意提醒領導準時赴約，如果領導不能按事先約好的時間進行約見，辦公室人員要設法及早通知對方

文書種類——按照不同的標準，文書可以分為三類：同用文書、專用文書、常用事務文書。通用文書——通用文書是指在行政機關和企事業單位中普遍使用的、國家實行統一管理的文書，即公務文書。文書撰擬基本要求：①主題正確、鮮明；②語言準確、精練；③格式規范

文書中各要素標識規則：P11

2文書處理——文書處理是指機關單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進行的系列工作。

上行文——上行文是之下級機關或單位想所屬上級機關或單位的行文。

下行文——下行文是指上級機關或部門想所屬下級部門或機關的行文。

收文處理程序——收文處理程序是指文書從登記到立卷歸檔各個環節運轉的工作程序。簽收、拆封及登記、分辦和傳閱、傳閱、歸檔。

發文處理程序——擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、發文登記、封發、歸卷。

會議——會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達意愿的行為過程。★ 規定性會議——指依法必須召開的，具有法律效力的會議。會議申報與會議審批形式——①口頭申報形式；②書面申請形式；③會議申報形式。

擬定會議預案內容——①會議預案；②會議文件準備；③會議通知；④會前檢查；⑤會間調度；⑥會后整理。

會務工作總體要求：準備充足、組織嚴密、服務周到、安全保障。會議主持原則：① 善于調節各方意見；②充分發揚民主；③效率優先；④集中統一。會議發言有哪些技巧？ ★

答：①語言通俗易懂；②發言簡潔明了；③節奏快慢有序；④形體語言得體；⑤保持雙向交流。

10、簡述秘書接待工作的種類 ★

答：按照不同的標準，分類方式也不同，具體有一下幾種： 按照來賓的來訪意圖，可以將接待分為公務接待、會議接待、視察與檢查接待、參觀接待、經營活動接待、技術考察接待和其他接待。

按照接待的對象不同，可以把接待分為外賓接待和內賓接待。內賓接待又可分為對上級單位來人的接待和對本單位來人的接待。

按照來訪者有無預約，可以把接待分為預約來訪者接待和未預約來訪者接待。

握手避諱：①貿然伸手；②長時間不放手；③交叉握手；④該先伸手而沒有伸手；⑤出手時間慢騰騰；⑥握手后用手帕或紙巾擦手。

接電話禮儀：①電話鈴聲一響時，應盡快去接，最好不要讓電話鈴聲超過五聲。②聽電話時要集中注意，回答問題要耐心和熱情，不要生硬、討厭、冷淡的語調說話；③接到打錯的電話時候，應該說：“這是××公司，電話是??你是不是打錯了？”而不應該說“您打錯了”，就“啪”地將電話掛掉。④電話交談完畢，應盡量讓對方先結束對話，若確需自己來結束對話的，應該先向對方解釋。

按信息溝通是否存在反饋分類P220

溝通的基本方法和技巧：①多使用陳述語句，避免情緒化的評論和對感情方面上不愿意接受的語言文字；②語言文字的使用力求準確，不使用產生歧義的詞匯以及含混不清的、模棱兩可的語言；③不要使用華而不實的語言，④與非專業人士交談，避免使用專業術語，語言平實，通俗易懂；⑤多使用短句，少使用長句；⑥語言的邏輯和條理要清楚，人稱指代要明確。

面試注意事項：①如果考官讓你提問時，你涉及的問題最好與職業無關，譬如工作內容、企業對員工的要求、晉級制度等，也盡量不談或少談待遇問題，否則容易引起對方的反感。②回答要語調自然，態度平和，用詞簡潔明了，條理清晰，實事求是。③不要頭頭是道，夸夸其談，也不要過分談論自己。④不要過分討論企業或領導的是非。⑤不要反問考官；⑥不要談論你的家庭和戀人，也不要炫耀你的社會關系；⑦不要使用性的魅力。

案例題

1、你在市人民政府辦公室工作。本市的友好城市日本長崎市將派代表團來本市作友好訪問。市長辦公會議決定由市府辦公室組成一個接待小組負責本次接待工作。如讓你擔任這個接待小組的組長，你將如何籌辦本次接待工作?

答：外事接待是秘書工作中一項十分重要的工作。我應該從以下幾個方面著手工作。首先，應該組織整個接待小組的同志溫習有關外事接待工作的規定，也要了解當前中日關系的基本現狀以及日本在國際國內的一些基本情況。其次，要詳細了解外賓情況，包括外賓的人數、性別、年齡、身份和來訪目的，要適當了解日本的政治經濟和文化習俗，擬好接待計劃，做好各個方面的聯系和準備工作，包括食宿、接送車輛及迎接的領導人，以及外賓的參觀、訪問和業務洽談的日程安排。

第四篇：商務秘書理論與實務課本內容總結

第一章商務秘書概述

一.商務秘書分類(考)

按智能特長劃分: a.參謀型秘書b.辦事型秘書c.公關型秘書d.技術型秘書f.秀才型秘書g.綜合型秘書

二.商務秘書專項業務與工作方法： a.商務秘書協調方法b.商務秘書督促檢查方法c.商務秘書信息溝通方法 d.商務秘書公文撰擬方法 e.商務秘書工作進程調度方案:

1.ABC分類處理方法 2.集中辦理與分段進行相結合的方法 3.統籌計劃法

f.商務秘書工作時間調度方法： 1.計劃使用時間方法2.彈性管理工作時間方法3.反饋控制工作時間方法4.合理使用零碎時用方法

g.商務秘書工作手段現代化

三.商務秘書的職業道德與作風修養（P15）： 1.忠于職守，服從領導，自覺履行各項職責 2.埋頭苦干，任勞任怨 3.謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務 4.遵紀守法，廉潔奉公，公正無私 5.恪守信用，嚴守機密6.實事求是，勇于創新

第二章：商務秘書工作實務

一．信息的存儲(P32)

含義：信息的存儲就是對信息材料的科學積累。歸根結底，信息存儲就是“存在”與“組織”兩個方面。

無論怎樣存儲信息，均應符合以下要求:1.便于查找、提取和利用 2.利于機要信息的保密 3.要設專人負責信息材料的管理

二.會議及其作用(P33)

會議的含義：一般指聚會議事或商討問題的行為和過程。會議是管理工作和領導活動的一項經常性的方、方法，也是古今中外社會活動中的一種經常的社會活動形式。

會議的作用：會議對于發揚民主，交流思想，通達情況，協調意見、行為，促進團結，進行決策，貫徹政策，加快工作節奏，加速問題的解決，實現集中統一領導，具有重要作用。

會議活動中商務秘書的職責與任務：P3

4三.會議程序:1.會議的準備階段 2.會議的進行階段

3.會議形成意見的傳達，催辦階段

四.會議預案制定

內容一般涉及如下方面： 1.會名 2.確定會期 3.會場 4.出席范圍 5.會議票證

6.會議籌備班子的職責分工7.會議議程

五.公文處理工作的原則和要求(P48)

A.公文處理工作的基本原則：公文處理必須準確、及時、安全、保密，集中統一管理，實事求是，嚴格遵循行文單位要求和公文處理規定。

B.公文處理工作的具體要求：1.公文處理必須準確而周密，確保質量

2.公文處理必須迅速而及時，注重時效

3.公文處理必須做到安全可靠，切實保密

4.公文處理工作必須加強集中統一管理

5.公文處理工作必須實事求是，遵規守紀

6.精簡文件，深入實際，反對官僚主義和文牘主義

六． 公文寫作的基本規程：1.領導交代發文意圖

2.確定發文的主旨和應當使用的文種

3.收集和選擇所需的材料

4.擬寫提綱，安排結構

5.落筆起草，擬寫正文

6.修改潤色，確定初稿

七． 秘書工作中涉及的保密事項：1.文件保密 2.會議保密

3.新聞報道和出版的保密.涉外工作的保密

5.領導工作的保密

6.各種信息資料的保密

7.文書檔案的保密

8.電子計算機保密

9.電訊設備和通訊保密

八． 安排領導活動的原則（P64）：1.適當分擔，各就其宜

2.需要為準，盡量壓縮

3.社會活動，年長及德高望重者宜多按拍

4.業務活動，第一線領導宜多安排

5.自愿為主，商談為輔

6.原則性與靈活性相結合九． 安排領導活動的方法：1.制定詳細的活動計劃

2.在有關部門間搞好協調

3.需要時察看現場

十． 儀式活動的安排（應注意）：1.有主辦方主持，擬定出席人員名單

2.正式發出請柬，邀請有關客人出席

3.必要時向出席者印發儀式程序安排

4.儀式開始要有簡短的講話和剪彩

5.安排參觀介紹

6.最后可舉行簡單的招待酒會

十一． 節慶活動的安排：1.活動方式要靈活，注重細節創新

2.重在營造氣氛，突出象征意義

3.戶外活動要慎重選擇場地，仔細查看現場

4.重大活動可請當地主要或有關領導人出席

5.講話要簡短精彩，防止連篇套話

6.精心組織，注意安全，防止意外

7.必要時請當地有關媒體，配合宣傳

8.崇尚節儉

十二． 紀念活動的安排：1.分清各有關單位或部門的任務和職責

2.在上面基礎上，制定完整的活動計劃，并將經籌備組領導審定的活動安排印發各領導和有關部門

3.活動工作人員分組開展工作

4.及時檢查督促，協調各方

5.及時向活動籌備組或指揮部及其負責人匯報工作進展情況，對于發現的問題提出初步的處理意見，請領導定奪

6.協助做好活動的總結工作

7.提供活動紀要或報告的草稿，供活動的領導機構審定 十三． 慶功祝捷活動的安排: 1.選擇合適的會場，會場布置要能突出相應的氣氛

2.代表要廣泛，人員要坐滿

3.主席臺上人要多一些相關各主要領導要盡量出席

4.發獎時要播放音樂，烘托熱烈氛圍

5.視情況需要，可安排獻花活動

6.必要時請新聞媒體配合第三章商務文書

一． 簡報的種類：1.工作簡報2.會議簡報3.動態簡報

第五章企業管理基礎

一.決策，是指組織或個人為了實現某種目標而對未來一定時期內有關活動的方向、內容及方式的選擇或調整過程。

影響決策的因素分析：1.環境2.過去決策

3.決策者對風險的態度

4.組織文化5.時間

第六章 市場營銷戰略

一．市場是潛在的或現實的顧客的需求總和，由人口、購買愿望和購買力三大要素構成。

二．目標市場覆蓋戰略：1.無差異營銷覆蓋戰略

2.差異性營銷覆蓋戰略

3.集中性營銷覆蓋戰略 差異性營銷覆蓋戰略，指企業決定以幾個細分市場為目標，為每個目標市場分別設計產品及營銷方案。優點：差異營銷往往能帶來比無差異營銷更大的總銷售額。劣勢：差異性營銷會增加貿易成本，改進一種產品以滿足不同細分市場的需求通常會導致額外的調研、設計或特殊加工等費用。對不同的細分市場分別采用不同的市場計劃需要額外的市場調研、預算、銷售分析，促銷策劃和銷售渠道管理。同時，為打入不同的細分市場而作的不同的廣告也會增加促銷費用。

四．事件營銷：（P218）

就是通過把握新聞的規律，制造具有新聞價值的事件，并通過具體的操作，讓這一新聞事件得以傳播，從而達到廣告的效果。

事件營銷運作的兩種模式：1.借力模式

2.主動模式

借力模式：就是組織將組織的議題向社會熱點話題靠攏，從而實現公眾對熱點話題的關注向組織議題的關注轉變。

遵循的原則：1.相關性2.可控性 3.系統性

主動模式：指組織主動設置一些結合自身發展需要的議題，通過傳播，使之成為公眾所關注的公共熱點。

遵循的原則：1.創新性 2.公共性3.互惠性

1、關稅的作用.（P273)（1)增加財政收入.（2）保護國內產業與市場（3)調節進出口商品結構。

2、從關稅對進出口貿易的限制作用來看，關稅對一國貿易的影響主要體現在：（1）、關稅設置所產生的直接影響是增加交易成本。進出口海關對本國進口商征收的關稅會間接地影響到出口國的出口商（2）進口國進口外國商品：一是因為國內無法生產與供給，或是因為國內供給不足；二是因為國內產品質量不如外國同類產品。因此進口稅在提高了進口商品價格的同時也抬高了國內同類產品價格。國內消費者或是減少對該產品的消費量，或是保持原先的消費量而付出更多的錢，從而使進口國消費者遭受損失。（3）關稅的作用保護了國內同類生產廠商的市場與生產，在表面上表現為國內產品能維持較高的價格與市場，而使進口國生產廠商收益。因此，征收關稅使國內生產效率較低的產業獲得發展，但也降低了社會福利。

3、給予反饋的技巧.(P373)(1)針對對方的需求（2）反饋要具體、明確（3）正面、具有建設性（4）反饋要對事不對人(5)將反饋的焦點集中在對方可以改變的地方。

4、接受反饋的技巧。（1）注意傾聽，不打斷對方。（2）避免自衛。（3）提出為題，澄清事實。（4）總結接收到的反饋信息。(5）理解對方的目的。（6）向對方表明自己的態度和行動。

5、與上級有效溝通的六個因素。（P374）①適當的時機。②合適的地點③靈活運用事實數據④預測質疑，準備答案⑤突出重點，簡明扼要⑥尊重領導的決定。

6、公關危機的涵義。（P348）由于各種各樣的原因，組織與公眾發生沖突，組織形象受到損害，甚至造成相關公眾生命和財產損失，社會輿論反應強烈，組織公共關系便處于危機狀態之中，即為公關危機。

7、公關危機形成的原因。①組織（企業或政府）自身行為不當引起的危機。②突發事件引起的危機③新聞失實報道引起的危機。

8、公關危機的特點。①突發性②擴散性③危害性

9、公關危機管理的原則。①樹立完善的危及防范、處理和善后機制。②處理問題態度要端正，堅持對相關公眾尤其是受害公眾負責。③第一時間內快速做出反應。④充分處理好和媒體的關系。⑤密切與行關行業機構、技術權威機構、權威人士的聯系，避免單兵作戰。

10、商務談判的開局策略。(P402)商務談判的開局階段是指談判雙方進入面對面談判的開始階段。

在談判開局階段需做好以下幾個方面的工作：1.創造和諧的談判氣氛2.正確處理開局階段的“破冰期”

創造和諧的談判氣氛需做以下工作：1.談判者要在談判氣氛形成過程中起主導作用2.心平氣和，坦誠相見3.不要在一開始就涉及有分歧的議題4.不要剛一見面就提出要求

順利度過破冰期需注意：1.行為，舉止和言語不要太生硬，應是感情的自然流露2.不要緊張3.說話不要啰嗦4.不要急于切入正題5.不要與對方較勁6.不要舉止輕狂

破冰期是談判雙方見面后，進入主題之前的這段時間。通常情況下破冰期一般控制在全部談判時間的2%-5%，也就是3到5分鐘的時間。

報價的確立策略：1.己方為買房時的策略（若對方是新伙伴，要集中精力壓低對方報價，同時注意找出對方產品的下次，以挑剔的態度讓對方降價。關鍵要造成賣方對這筆交易難以形成的擔心，然后抓住時機，突破設置的報價防線，擴大成果。若對方是交往多次的伙伴，就應坦誠相見，各自做出適當讓步，使買賣高效率的成交。2.己方為賣方是的策略。（若己方為賣方，其期望價應為防御性的最高價。若對方已種種策略迫己方讓步，己方要仔細分析對方的意圖并以分析的結果作為采取行動的依據。若對方意圖是憑某種優勢，運用戰而勝的方式，一味壓己遷就他的種種要求，己方就應采取策略破快，打破其妄想念頭的攻擊性行動。若對方采用互利性、勝對勝、雙方已彼此了解，氣氛和諧，那么報價就采取較為實際的守勢，確保談判成功

第五篇：秘書實務

禮賓次序常用的5種方法

1依照來賓的具體身份和職務高低來排列順序。2按字母順序排列。

3依照來賓到達現場的具體時間早晚來排列

4依照來賓告知東道主自己到訪的時間的先后排列

5不排列即不分先后 涉外禮賓的準備工作。

1搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。

2注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習慣。3擬定來賓訪問日程。4.安排食宿

涉外會見、會談的程序。1提前約定。

2.通知對方有關事項。3.準備工作.4.迎接客人 5會見、會談

6.送別客人 接待計劃與安排

1、說明接待計劃的三項內容：（1）接待規格；（2）日程安排；（3）經費列支。

2、人員安排中計劃中應寫明；（1）主要陪同人員；（2）主要工作人員；（3）住宿地點、標準、房間數量；（4）宴請時間、地點、標準、人數（5）會見、會談地點、人數、參與人員。

3、日程安排計劃：

（1）日期、時間、地點；（2）活動內容；（3）陪同人員。

4、接待經費計劃（列支）；（1）工作經費；（2）餐飲費；（3）住宿費；（4）交通費；（5）參觀費；（6）其他不可預見費用。進行崗前培訓的基本原則和要求

①.不卑不亢：不論來自哪個國家.所代表公司、企業的大小應以禮相待，互相尊重 ②依法辦事：國際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國法律.也遵守對方國家的法律 ③內外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等 新聞發布會的注意事項

1.確定新聞主題，選擇發布良機。2.挑選媒介單位、落實宴請范圍。3.確定會議主持人，精選發人

4.處理好應回避的問題制定各種應變措施。慶典活動組織工作重點。

1.前期調查研究 2.精心策劃準備。3.選擇最佳時機。4.邀請嘉賓光臨。5.編排活動程序。6 安排其他活動。7.善后工作處理。開放式和封閉式辦公室優缺點。1開放式：有利于溝通 節省辦公空間 辦公設備共享。難保機密 干擾大 無私人空間 2.封閉式：有利于安全保密 集中注意力 保護隱私。難交流 費用高

選擇不同辦公模式的方法

1.認真分析現有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優缺點。3.確定新的辦公模式。4.根據新的辦公模式制定相應規章制度。5.確定新的分配制度。

辦公模式發生變化的原因

1.信技快速發展，尤是通技的改變人們的聯系不受地理位置限制，不再辦公場所也能進行工作。

2企業經營需要既支出少量費用，又能有更優秀的人才完成任務

3.辦公場地費用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益 4大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。

5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式

6.社會豐富多彩人們需要在時間上又更大的自主性和靈活性。7人們希望最大限度的發揮自己的才干，多干事情多得報酬。

8人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵員工的工作積極性。

制定計劃的作用。

1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位

2.指明組織為實現自己的目標而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財力部署的根據 3.指明組織的活動方針和范圍保證行動目標一致 4指明事務順序先后安排

5是一種主要控制手段和數量化財政計劃

計劃工作主要內容

1每一項工作的起始時間、階段時間和最終期限 2每一項任務的數量和質量要求。3每一項任務所需費用和其他資源 4每一項任務所承擔的人員及負責人。5每一項任務完成情況的檢查和監督。

安全檢查的主要內容及原則

1.對可預見的自然災害作好科學預測分析及時及早預報

2.對可能發生的人為事故要多渠道深入了解有關信息，掌握動向 3.對以前發生的事件進行總結，制定防范措施。4.對預測的突發事件制定應急方案

5.將應急方案或應急程序公示于醒目位置

6.進行度突發事件的培訓和演練，掌握必要的知識與技能 7.配備相關設備和資源

8.定期檢查維護更新設備和資源，使之處于良好備用狀態。

原則：1加強領導 統一指揮2.快速反應 控制事態發展3以人為本 保護公眾利益4公開透明 面對公眾。

突發事件的報告和記錄的必要性及其兩表內容

必要性：1.作為事故處理的一依據2.作為安全教育的案例資料3.便于應對各種賠償案件 內容：

1.《事故情況記錄表》：事故發生日期、時間、地點、涉及人員，事故過程。證人 2.《工傷情況報告表》：事故發生日期、時間、地點，涉及人員基本情況，事故過程細節，救治過程，醫療處理情況，證明人辦公設備購買和租用的優缺點及其采購程序

1購買：優點：為組織增加固定資產。使用方便。缺點:一次付費過高。設備難更新。2租用：優：最初投入費用低，并能被獲得的利潤補償。租用協議包括維護修理。便于更新換代。缺點：常年租用費用過高。提前終止合同會有很高賠償。

采購程序：提出購買申請 審批落實費用 選擇供應商 簽訂供貨合同 貨物驗收入庫支付貨款。

正確選擇辦公設備和易耗品供應商須考慮的因素

1.價格和費用

⑴比較不同供應商的要價：初次洽談的價格

⑵降低價格方法，如批量購買，節日削價或將其指定為唯一的辦公用品供貨商

⑶購買后還要考慮費用的支出，如：占用空間費用，存儲物品報廢，存儲過多占用資金

2.質量和交貨

⑴保證購買后能滿足需求 ⑵選擇不合格物品的供應商

⑶比較供應商交貨的時間⑷供應商能說到，做到，有誠信，很可靠

3.服務和位置

⑴比較為客戶提供服務是否方便，如所提供的訂購方式

⑵供應商所在地點方便聯絡和交貨 4.安全和可靠性 ⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續及相關發票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等

⑶了解商家規模的大小，經商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性

申請費用以及報銷結算的步驟是

1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報告或該表必須經過組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。

3、一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。

4、在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現金，都要向對方索取相應的發票，其內容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。

5、商務工作結束，申請人應將發票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現金數額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據和“報銷憑單”后，方可返還現金。

6、如果事實商務工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可得到報銷。制定采購預算方案的程序和內容

1程序：確定預算基數 調研 確定采購的產品 編寫預算方案 修改完善方案

2內容：預算的項目名稱 目標 需要的辦公資源 采用預算方法 測算的依據 支付預算標準 政府采購主要方式

公開招標 邀請招標 競爭性談判 單一來源 詢價 國務院政府采購監督機構認定的其他方式合理調配和利用辦公資源

1.a制定合理的調配計劃：根據有關開支規定、現有庫存、輕重緩急、逐項作出調配計劃，計劃要又預見性和合理性，并注意在工作中不斷調整滿足辦公需要。B保證重點物品的使用對工作性質重要的部門實行傾斜政策。

2.建立辦公資源運行檔案（購買信息 維修合同 操作指南 所有資源情況列表 基本信息 日志記錄和故障登記）3.管理辦公資源的注意事項（及時更新記錄 按規定清退辦公用品、設備 掌握人員流動情況）會議籌備

1作用：了解會務工作的全局 加強協調溝通 確保會議目標實現 2特點：全面性和具體性 計劃性 明確性

3原則：嚴格時間 事項明確 會議必要 4內容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時間和日期 地點 需要設備和工具 會議文件會議人員組成及人數 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經費安排 會議籌備機構和完成任務的期限 會議應急方案的內容

1.會議中可能出現的意外事件：人員問題 場地問題 設備問題 資料問題 健康與安全問題與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現時工作人員的責任

3.處理會議中意外事件的方法：同上組織電話會議的方法

發出會議通知 分發會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄

組織視頻會議的方法

視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設備 設備維護 為減少租用通信線路的時間 節約費用

遠程會議籌備方案特點

（1）遠程會議具有節省時間和金錢、能夠與電話服務機構商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優點。

（2）遠程會議籌備方案擬定時，應預先了解提供電信會議服務公司的服務業務，并提前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的要求，并提前將下列內容告訴電信服務公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

（3）會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。（4）遠程會議籌備方案中要有專人負責檢查遠程會議設備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

會議籌備情況檢查主要內容

1會議準備工作是否充分 2文件材料的準備 3會議布置情況

4禮儀接待人員的準備 5環境條件與用品的準備

6保衛工作的檢查7檢查其他內容

做好會務籌備情況檢查的方法有兩種：

（1）聽取會議籌備人員的匯報

1）聽取匯報的領導要加強前期的調查，深入一線，發現問題，解決問題。2）會議籌備人員對匯報材料的準備要側重困難和問題，注重實效。3）選擇合適的匯報時間。

4）對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。（2）會前現場檢查

1）檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠程會議要提前下發材料。

2）注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。3）設立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。

4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應佩帶徽章或名牌。

5）準備接待休息室。應在接待休息室內放置公司標志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應備有急救箱。

6）安排接待、服務人員。配備精通產品和服務的人員，事先組織培訓，回答與會者的提問。7）遠程會議要加強對設備的檢查。

會議協調的內容

1協調會議召開的時間地點出席人員列席人員 2協調會議相關事項 3協調會議議題 4協調會議紀要

5協調會議決定事項的落實 推進會議進程的方法

1了解會議主題和議題 2嚴格遵守會議時間 3主題明確

4鼓勵和引導與會者

5消除交流故障抵制不和諧因素 6合理安排議題

7掌握會議休息的時機 8適時結束會議 會議經費使用的方法

1以節約為原則，需要開支的項目要盡量列的詳細具體

2向會議籌備委員會的領導人提出申請并按照審批權層層審批 3領導審批后由財務部門提取現金或填寫支票 4支出會議經費

5領導審批后按本單位零用現金、開支標準和報銷的這種財務制度和規定辦理結賬手續。會議總結的目的

1檢查會議目標的實現情況 2檢查各小組分工執行情況 3檢查個人工作情況 4表彰先進個人

5妥善解決會議遺留的問題 高效率會議的決定因素

1會議召開的必要性 2經過精心準備 3地點選擇適中 4形式多樣化

5嚴格執行了會議的各項議程 6與會者經過認真確認和專心挑選 7嚴格開會、散會時間 8會議作出的決定事項 9會議經費支出合理 10會議服務熱情周到 信息利用的要求

1信息利用要給組織帶來效益

2信息利用要對社會環境和公眾負責。不能損害社會環境和公眾利益 3信息利用要嚴格遵守信息法規，遵守知識產權保護的相關法律法規 登記

（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

①總括登記，對存儲信息按批分類登記；

②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

2、編碼：

（1）編碼要求；編碼結構應表示出信息的組成方式及關系。

（2）編碼步驟；分析所有預編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數碼的位數

（3）編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發生的先后順序或統一標準編碼；

②分組編碼法，利用十進位阿拉伯數字，按后續數字來分別信息的大、小類 提供檔案利用的要求及方式

1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據此開展檔案利用工作

2方法：開設閱覽室提供利用 檔案外借 制發檔案復制本 提供咨詢服務 印發檔案目錄 舉辦檔案展覽

編寫大事記的工作步驟和注意事項

1.接受任務后，首先收集有關文件和材料，掌握公司成立至今以來發生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經理過目，經理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。2.大事記主要由大事記記述和時間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發展的概貌和規律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發生的時間順序進行排列。