第一篇：秘書實務(wù)自考問答總結(jié)(完整精華版)

1.何謂秘書實務(wù)？其學(xué)科對象是什么？

秘書實務(wù)是秘書或秘書機構(gòu)所實際從事的業(yè)務(wù)活動。秘書實務(wù)的對象是秘書業(yè)務(wù)活動，就是秘書或秘書機構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)工作的實施所采取的專業(yè)輔助行為。

2.秘書實務(wù)的研究范圍和主要內(nèi)容是什么？研究范圍:①秘書業(yè)務(wù)工作的一般理論；②秘書業(yè)務(wù)工作的具體內(nèi)容；③秘書業(yè)務(wù)工作的工作規(guī)范；④秘書業(yè)務(wù)工作的運作程序；⑤秘書業(yè)務(wù)工作的具體方法。主要內(nèi)容：文字工作、文書工作、信息工作、調(diào)研工作、會議工作、建議(提案)工作、信訪工作、接待工作、談判工作、隨從工作、通訊工作、檔案工作、保密工作以及其他事務(wù)性工作。

3.秘書實務(wù)的性質(zhì)和特點是什么？秘書實務(wù)的性質(zhì)是專業(yè)性，它是秘書實務(wù)的本質(zhì)屬性。它表現(xiàn)在秘書職業(yè)的專門化、秘書業(yè)務(wù)的常規(guī)化、秘書職能的具體化三個方面。秘書實務(wù)的特點是：實用性、規(guī)范性、程序性和可操作性等。

4.秘書實務(wù)與秘書學(xué)概論、文書學(xué)、應(yīng)用寫作等學(xué)科有何關(guān)系？

秘書學(xué)概論與秘書實務(wù)之間是綱與目、總與分、虛與實的關(guān)系，也是統(tǒng)領(lǐng)與被統(tǒng)領(lǐng)的關(guān)系。秘書實務(wù)與文書學(xué)、秘書實務(wù)與應(yīng)用寫作之間都具有交叉關(guān)系。5.學(xué)習(xí)秘書實務(wù)的目的是什么？

直接目的是：熟悉秘書業(yè)務(wù)知識，掌握秘書工作的內(nèi)容、規(guī)范、程序和操作方法，提高從事秘書工作的實際能力。根本目的是：

增加知識總量，培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)現(xiàn)代社會及秘書職業(yè)的實際需要。

第二章 秘書的一天

1.秘書修飾個人儀表有何意義？如何進行修飾？

秘書的個人形象，直接關(guān)系到組織形象和領(lǐng)導(dǎo)者的形象。為了給人以美好的印象，秘書應(yīng)在上班之前對自己的儀表略加修飾。

修飾個人儀表主要是檢查頭發(fā)是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪過；著裝是否得體，領(lǐng)帶(結(jié))是否清潔，鞋子是否干凈；化妝是否適中，首飾是否必要等。2.秘書請求領(lǐng)導(dǎo)工作指示應(yīng)把握哪些要點？

①秘書請示的內(nèi)容一般為：事關(guān)大局而又無權(quán)處理的問題，難度較大而又無力解決的問題，以及超出秘書職責(zé)范圍的問題。對于在常規(guī)性工作中遇到的問題，秘書則不必事事請示。②要做到主旨明確，要言不繁，態(tài)度謙和。切忌面面俱到，語言冗長，恃才不恭。③要注意請示方法的選擇，并把握好請示的時機和分寸。

④領(lǐng)導(dǎo)者在口頭指示時，秘書要凝神聆聽，必要時可做記錄，然后予以復(fù)述。3.秘書日常事務(wù)有哪些類型？如何分別處理？

秘書應(yīng)按輕重緩急將日常事務(wù)分成三類：急辦、必辦和緩辦。

優(yōu)先處理急辦事項，抓緊處理必辦事項，抽空處理緩辦事項，做到有主有次，有條不紊。4.秘書下班之前如何“突擊未了事宜”？

秘書應(yīng)本著急事先辦的原則，集中力量，加快速度，在最短的時間內(nèi)完成某項工作。5.秘書下班后繼續(xù)工作應(yīng)防止哪些不良情緒？ 主要是煩躁、敷衍、抱怨等情緒。6.如何正確認識“秘書無休息日”？

秘書的職責(zé)就是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，具有“無定時”的特點。雖然一般情況下應(yīng)由秘書自行支配雙休日和節(jié)假日，但是，如果領(lǐng)導(dǎo)工作需要,秘書在休息日也要繼續(xù)工作，直至完成任務(wù)為止。領(lǐng)導(dǎo)如在節(jié)假日加班,秘書要有“奉陪到底”的精神。秘書工作的這一特點要求秘書有健康的身體和奉獻精神。

7.秘書的一天：上班之前：回顧昨日工作 構(gòu)思當(dāng)日工作 修飾個人儀表 先于他人上班 上班之后：整理辦公場所 報告當(dāng)日工作安排 請求工作指示 處理日常事務(wù) 下班之前：突擊未了事宜 瀏覽當(dāng)日文件 整理文件資料 記錄大事記 下班之后：繼續(xù)處理緊急事務(wù) 隨領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)酬 陪同領(lǐng)導(dǎo)人上班 雙休日與節(jié)假日

第三章 文字工作

1.何謂文字與文字工作？秘書工作中所說的“文字”指語言的書面表達形式，即文書或文章。所謂文字工作，就是秘書運用書面語言代領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)記載及表達某種思想的專門業(yè)務(wù)活動。

2.秘書文字工作的意義是什么？①秘書的文字功底，是秘書的基本素質(zhì)；②秘書的文字表達能力，是秘書的首要能力；③秘書的文字工作，是對領(lǐng)導(dǎo)工作的重要補償。3.秘書文字工作有何職業(yè)特點？它們對秘書的素質(zhì)提出哪些要求？

(l)寫作活動的受動性。秘書的寫作活動，一般受制于領(lǐng)導(dǎo)者或領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，而非秘書的自主行為，不是“有感而發(fā)”，而是“奉命寫作”，不是“我要寫”，而是“要我寫”。秘書寫作活動的受動性，要求秘書一方面要注重知識的積累和更新；另一方面要隨時準備接受領(lǐng)導(dǎo)者的交給的擬稿任務(wù)。(2)思維形式的抽象性。秘書在撰擬文書時，主要是運用抽象思維，即通過概念、判斷、推理等邏輯形式，對事物進行分析、綜合、歸納和論證，并以規(guī)范的書面語言加以表述。秘書寫作活動的抽象性，要求秘書不僅要具備扎實的現(xiàn)代漢語知識，而且還要掌握形式邏輯的知識。(3)表達方式的綜合性。秘書的寫作主要是撰擬文書。其表達方式是以說明為主，兼有記敘和議論。至于抒情和描寫的表達方式，則不為文書寫作所采用。這是因為，機關(guān)制發(fā)的公文，是用于記載和處理各種事務(wù)的書面材料，它具有很強的針對性、適用性和可操作性。表達方式的綜合性，要求秘書要熟悉記敘、說明和議論等表達方式的一般知識和操作要領(lǐng)，以及不同表達方式的語言風(fēng)格。(4)成文過程的程序性。秘書的寫作活動，有著嚴格的先后次序。其中間環(huán)節(jié)既不可疏漏，又不可跳越，必須環(huán)環(huán)相扣。一般地說，一份正式文件的撰寫，要經(jīng)過交擬、擬稿、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)。如果是聯(lián)合行文，還要經(jīng)過會商、會稿、會簽等環(huán)節(jié)。若是撰寫法規(guī)性文件，還必須經(jīng)過上級機關(guān)或權(quán)力機關(guān)的審議、通過、發(fā)布等環(huán)節(jié)。成文過程的程序性，要求秘書要懂得行文程序，嚴格按照有關(guān)規(guī)定行文。不能像一般文章的寫作那樣，強調(diào)“作者中心論”、“我手寫我心”，也不能搞什么“文責(zé)自負”。

4.簡述文字記錄的一般過程。文字記錄一般過程為：備好筆和紙，隨時準備記錄；用心傾聽和判斷，快速做出記錄；及時補充和修改，認真整理記錄；需領(lǐng)導(dǎo)者閱示的記錄材料應(yīng)及時將整理后的文字材料上報。

5.文字記錄的方法有哪些？要點記錄法；詳細記錄法；常用的速記法；特殊的標識法；筆記與錄音并用法等。

6.簡析文稿撰擬的宏觀過程和微觀過程。文稿撰擬的宏觀過程，是就秘書成長的一般規(guī)律而言，它包括朦朧階段、模仿階段和自如階段。文稿撰擬的微觀過程，是就一篇文稿的成文程序而言，它包括準備階段、起草階段和審定階段。

7.文稿撰擬的基本要求是什么？①符合必須行文的原則；②符合國家現(xiàn)行的法律、法規(guī)； ③符合黨和政府的方針、政策；④符合實際情況；⑤符合領(lǐng)導(dǎo)意圖；⑥提出的政策和措施要切實可行；⑦涉及其他部門或地區(qū)的問題要協(xié)調(diào)一致；⑧文字表達要合乎語法、修辭、邏輯； ⑨格式、標點符號、數(shù)字、計量單位要符合現(xiàn)行標準。8.文稿審核的主要內(nèi)容有哪些？文稿審核主要有以下六項：法律審核；政策審核；事實審核；文字審核；格式審核；程序?qū)徍恕?.簡述文稿審核的三審制度。①初審，即由秘書機構(gòu)的專(兼)職核稿人員對初稿進行的審核；②復(fù)審，即由秘書機構(gòu)的負責(zé)人對修改稿進行的審核；③終審，即核稿人員對領(lǐng)導(dǎo)者簽發(fā)的定稿進行最后的審核。

10.文稿審核的方法有哪些？(1)個人審核，即由一位專(兼)職核稿人員或秘書機構(gòu)負責(zé)人獨自審核；(2)集體審核，即由擬稿人、核稿人、秘書機構(gòu)負責(zé)人或機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人共同參與的審核；(3)會商(審)，即由聯(lián)合行文單位的擬稿人和領(lǐng)導(dǎo)人以會議或傳閱的形式對文稿進行審核；(4)專家審核，即聘請專家、學(xué)者對文稿進行咨詢性審核。

第四章 文書工作

1.文書工作的含義、作用和原則是什么？

含義：文書工作，是指通過互相銜接的一系列環(huán)節(jié)，完成文書制發(fā)、傳遞、辦理和保管的全過程，亦稱文書管理。作用：提高文書的質(zhì)量；控制文書的總量；加快文書的運轉(zhuǎn)；確保文書的安全；促進檔案管理。基本原則：(1)準確無誤——這是對文書工作的質(zhì)量要求，也是第一位的要求。準確無誤包括：文書撰制中內(nèi)容上的準確和形式上的準確；文書傳遞、分發(fā)、投送各個環(huán)節(jié)要準確；文書辦理過程尤其是“擬辦意見”要準確(2)及時迅速——這是對文書工作的時效要求(3)安全保密——這是對文書工作的可靠性要求。安全原則包括兩方面的含義，一是指政治上的安全，即保守文件內(nèi)容的機密；二是指文書物質(zhì)上的安全，即保證文件完好無損(4)力求精簡——這是對文書工作的數(shù)量要求，主要指控制發(fā)文數(shù)量，克服官僚主義、形式主義和文牘主義(5)集中統(tǒng)一——這是對文書工作的組織要求。(6)黨政分開——這是對文書工作的政治要求。

2.簡述行文關(guān)系和行文制度。

行文關(guān)系是指根據(jù)組織關(guān)系和職權(quán)范圍而確定的公文的授受關(guān)系。行文關(guān)系的類型有：隸屬關(guān)系的上下級機關(guān)之間的行文(上行文和下行文)；無隸屬關(guān)系的機關(guān)之間的行文(平行文，僅“函”一種)。

行文制度即機關(guān)行文必須共同遵守的辦文規(guī)程或準則。行文制度主要有：相互行文制度；聯(lián)合行文制度；逐級行文制度；文稿代擬制度；一文一事制度；公開行文制度等。3.發(fā)文處理主要有哪些環(huán)節(jié)？

①交擬與擬稿 ②審核與簽發(fā) ③印制與校對 ④封發(fā)與傳遞

4.交擬、草擬、簽發(fā)、印制、校對和傳遞公文有哪些注意事項和要求？ 交擬時擬稿人必須弄清撰文背景、撰文依據(jù)、撰文意圖、撰文要求。草擬公務(wù)文書應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定和要求。

簽發(fā)文書的要求：簽發(fā)人對已簽發(fā)的公文負有完全的責(zé)任；簽發(fā)人必須明確簽署意見，并寫上姓名和時間；簽署時應(yīng)使用符合存檔要求的書寫工具和材料。

印制公文的基本要求是：內(nèi)容準確；格式規(guī)范；頁面整潔；字跡清楚；美觀大方，便于閱讀和保管。

校對的要求是：既要忠實于原稿，又要善于發(fā)現(xiàn)和糾正原稿中的差錯；校對要達到一定的次數(shù)要求；校對要全面；正確使用校對符號；校對人員要在校樣上簽字。傳遞的要求是：迅速及時；安全保密；手續(xù)完備。5.收文處理主要有哪些環(huán)節(jié)？

①收文(含簽收、分類、登記)與閱文；②篩選與傳閱；③擬辦與批辦；④承辦和催辦；⑤立卷、歸檔與銷毀。

6、閱文、篩選、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦各有哪些方法和要求？

①閱文的方法有泛讀法、跳讀法和精讀法等。閱文的基本要求是：弄清文件的性質(zhì)和大體內(nèi)容；弄清文件的制發(fā)機關(guān)和主送機關(guān)；弄清文件的急緩程度和時限要求；弄清文件的秘密等級和保密期限。②篩選的方法有：按文件性質(zhì)和內(nèi)容篩選，可分為必閱性、批辦件和參閱件三類。篩選的基本要求是，既要減輕領(lǐng)導(dǎo)者的閱文負擔(dān)，又要保證領(lǐng)導(dǎo)者能看到應(yīng)看的文件。③傳閱的方式主要有：直接送傳；專人送傳；集中傳閱等。傳閱文件的要求有：掌握傳閱范圍；嚴禁文件核傳；及時檢查傳閱情況。④對閱知文件、閱示文件、閱辦文件、建議文件等不同性質(zhì)的文件，擬辦意見的簽署形式應(yīng)有區(qū)別。擬辦的要求是：要認真閱讀文件，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)提出擬辦意見，擬辦意見應(yīng)力求簡明扼要，并具有可選擇性。⑤批辦意見的要求是明確、具體、簡要，并寫明批辦人姓名和日期。⑥對上級機關(guān)來文的承辦一般采用傳達、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印等三種辦文辦法。對所有文件的承辦均應(yīng)要求及時、高效、保密。⑦催辦的方法主要有：電話催辦；發(fā)函催辦；登門催辦；會議催辦。秘書部門催辦工作的要求是：制度化，經(jīng)常化，講究說話的態(tài)度和方法，并及時將催辦情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

第五章 信息工作

1.什么是信息？信息有何特點？什么是信息工作？秘書部門的信息工作有何特點？

廣義的信息，是指對各種事物運動特征和變化的客觀描述。狹義的信息，是指通過一定的物質(zhì)載體反映出來的新的有用知識。特點：信息具有客觀性、無限性、時效性、共享性、可傳輸性、可加工性和可擴散性等特征。信息工作，特指秘書獲取、加工、傳遞、儲存和利用信息的一系列活動。它是秘書工作的重要內(nèi)容之一。特點：服務(wù)性；綜合性；針對性；適時性。2.信息工作的意義和基本要求是什么？信息工作有哪些制度？

意義：輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理；開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路；提高秘書工作效率。基本要求；敏銳；準確；及時；全面；適用；經(jīng)濟。制度：信息專報制度；信息報送數(shù)量定額制度；緊急信息報送制度；信息稿件送審制度；信息采用通報制度；信息專題分析制度；業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度；信息工作獎懲制度。3.秘書獲取信息的主要范圍、渠道和方法有哪些？

主要范圍：上級信息；內(nèi)部信息；社會信息；同業(yè)信息；歷史信息；國際信息。主要渠道有：信息網(wǎng)絡(luò)；文書；書刊；調(diào)查；會議；信訪；科研；檔案；新聞宣傳；通訊。主要方法有：網(wǎng)絡(luò)查詢法；文字閱讀法；收看收聽法；會議記錄法；相互交流法；專題調(diào)查法；隨時觀察法；索取求購法。

4.信息加工有哪些主要方法？歸納法；濃縮法；縱深法；擴充法；對比法；轉(zhuǎn)換法；圖表法；剪接法。

5.信息簡報編寫的要求是什么？要求：標題醒目；主題集中；內(nèi)容新鮮；結(jié)構(gòu)簡單；篇幅簡短；語言簡潔，用最少的文字傳遞最大的信息。

6.信息深加工的要求是什么？有高度；抓重點；找規(guī)律；提對策。

7.怎樣理解秘書部門提供信息的對象的多元性？信息提供的要求和方式是什么？(1)秘書機構(gòu)信息提供的對象具有多元性。

首先是為本級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供信息,這是秘書信息服務(wù)的首要對象。秘書信息工作如同其他秘書工作一樣，首先是為本級領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為本級領(lǐng)導(dǎo)了解情況、正確決策、指導(dǎo)工作提供信息。

其次，是為上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供信息，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)要了解情況、進行決策、指導(dǎo)工作，必須依靠下級機關(guān)為其提供充足、準確、真實、有用的信息，因此，秘書部門應(yīng)把為上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供高層次、高質(zhì)量的信息作為工作重要內(nèi)容之一。再次，是為下級機關(guān)和基層單位提供信息，本級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對下級機關(guān)和基層單位負有指導(dǎo)工作的責(zé)任，因此，秘書部門也負有為下級機關(guān)和基層單位提供信息的責(zé)任，通過提供信息指導(dǎo)基層工作。

在“三個提供”中，最直接、最主要的是為本級領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)。“三個提供”也是秘書信息工作的指導(dǎo)思想，“三個提供”是既互相區(qū)別又互相聯(lián)系的辯證統(tǒng)一關(guān)系。如果一定要排出順序，那么首先本級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)；其次是為上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)；再次是為下級機關(guān)和單位提供信息。(2)秘書部門提供信息服務(wù)，必須符合以下要求：針對性、多樣性、適時性、保密性。(3)秘書機構(gòu)提供信息的方式主要有：簡報；電報；傳真；網(wǎng)絡(luò)；電話；音像制品。

8.信息存儲的意義、要求和方式是什么？意義是：有利于充分利用信息資源；有利于開發(fā)深層次的信息；有利于提高秘書工作效率。要求：認真篩選；科學(xué)分類；系統(tǒng)完整；堅持不懈；便于檢索。方式：計算機存儲；信息簡報存儲；多媒體存儲；信息資料存儲。9.高層次信息包括哪三個要素？高層次信息的特點和作用是什么？

要素：①有情況(情況要有明晰性、典型性)；②有分析(分析應(yīng)有深刻性、明確性)；③有建議(建議要有創(chuàng)見性、可行性)。

特點：①宏觀性；②完整性；③典型性；④深刻性；⑤預(yù)測性。

作用：有助于領(lǐng)導(dǎo)者作出全面性、嚴密性、導(dǎo)向性、準確性和預(yù)測性較強的決策。

(4)高層次信息應(yīng)當(dāng)符合四點要求：①要有高度；②要抓重點；③要找規(guī)律；④要提對策。10.高層次信息開發(fā)的途徑和方法有哪些？

途徑：對初級信息進行重點調(diào)研；對零散信息進行綜合歸納；對積累資料進行升華突破。方法：中心跟蹤法；熱點掃描法；難點突破法；光點放大法；超前預(yù)測法；拓展延伸法。

第六章 調(diào)研工作

1.什么是調(diào)查？什么是研究？二者之間的關(guān)系如何？

①調(diào)查研究是人們在實踐中有意識地通過對客觀實際情況的考查、了解和分析、研究，以認識事物的本質(zhì)及其發(fā)展規(guī)律的自覺活動。

②調(diào)查和研究是兩個內(nèi)涵不同而又緊密聯(lián)系的概念：調(diào)查是通過各種方式方法獲取客觀實際情況；研究是對調(diào)查材料進行分析歸納和思維加工，以找到解決問題的對策和方法。

③調(diào)查是研究的基礎(chǔ)和前提，研究是調(diào)查的發(fā)展和深化，兩者是一個互相聯(lián)系、互相滲透、協(xié)調(diào)運動的有機整體。

2.秘書調(diào)查研究有何重要意義①調(diào)研是做好秘書工作的基礎(chǔ)；②調(diào)研是發(fā)揮秘書參謀作用的基本途徑；③調(diào)研是鍛煉秘書能力的重要方法。

3.秘書調(diào)研的特點和原則是什么：特點：奉命性；非常規(guī)性；補缺性。秘書調(diào)研除了要堅持唯物辯證法的一般原理外，還要遵循以下原則：(1)點上調(diào)研與面上調(diào)研相結(jié)合；(2)定性調(diào)研與定量調(diào)研相結(jié)合；(3)直接調(diào)研與間接調(diào)研相結(jié)合；(4)信息與調(diào)研相結(jié)合。

4.秘書如何進行調(diào)研準備？①選擇調(diào)研課題。選擇的質(zhì)量直接決定著調(diào)研能否取得相應(yīng)績效。調(diào)研選題的原則是：針對性原則；創(chuàng)新性原則；可行性原則。②占有相關(guān)資料。圍繞課題做好知識和材料上的準備，如掌握與課題有關(guān)的法律法規(guī)、方針政策、上級指示、相關(guān)理論和專業(yè)知識等。③制定調(diào)研計劃。擬定計劃提綱一般包括以下內(nèi)容：調(diào)研的目的和要求；調(diào)查的對象和范圍；調(diào)查的時間和步驟；調(diào)查的方式和方法；調(diào)查的組織和分工；等等。5.簡述調(diào)查方式和方法的種類和要求。

調(diào)查的方式包括全面調(diào)查(普查)和非全面調(diào)查，非全面調(diào)查又包括重點調(diào)查、典型調(diào)查和抽樣調(diào)查。調(diào)查方法包括個別交談、開調(diào)查會、現(xiàn)場觀察、問卷調(diào)查、文獻調(diào)查、統(tǒng)計調(diào)查和專家調(diào)查等。

選擇調(diào)查方式和方法必須根據(jù)本次調(diào)查的具體目的。6.秘書常用調(diào)查方式有哪些？它們各有什么特點？

調(diào)查方式：全面調(diào)查、重點調(diào)查、典型調(diào)查、抽樣調(diào)查。全面調(diào)查是對有關(guān)范圍內(nèi)的全部對象逐一進行調(diào)查。其優(yōu)點是能夠提供全面準確的資料；缺點是花費較大，而且反映情況不夠深刻、具體。重點調(diào)查是在一定范圍內(nèi)，在所要了解的全部對象中選取重點對象進行調(diào)查。其優(yōu)點是用較少的人力、物力、財力，調(diào)查較少的對象即可得到調(diào)查對象總體的基本情況；缺點是用重點調(diào)查的結(jié)果去認識總體，很難得到總體的精確資料。

典型調(diào)查是有意識地選擇某個或幾個具有代表性的單位或個人，進行深人細致的調(diào)查，從中得出具有普遍意義的結(jié)論。其優(yōu)點是既可節(jié)省人力、時間、經(jīng)費，又可作深人細致的調(diào)查，掌握大量具體材料，發(fā)現(xiàn)問題，概括規(guī)律；缺點是因無法對典型的代表性作科學(xué)預(yù)測，不能對客觀事物的總體情況作出定量分析。

抽樣調(diào)查是從全體調(diào)查對象中抽取部分樣本進行調(diào)查，并以結(jié)果推斷總體的一般情況。其優(yōu)點是：與典型調(diào)查相比，因抽取足夠數(shù)量的單位，所得數(shù)據(jù)可以從數(shù)量上推斷全體；與全面調(diào)查相比，調(diào)查的單位少，時效高，費用省，故被廣泛使用。

7.簡述研究方法的種類。研究的主要方法有：比較方法；類比方法；分析方法；綜合方法等。這些方法既相互獨立，又相互滲透、相互補充。

8.調(diào)研報告有哪些種類？如何寫好調(diào)研報告？五種類型：反映社會情況；介紹新生事物；總結(jié)典型經(jīng)驗；揭露主要問題；考察歷史事實。如何（3點）：(1)內(nèi)容要真。內(nèi)容真實是寫好調(diào)研報告的最起碼要求，也是寫作技巧運用的基本條件。這種真實性主要體現(xiàn)在以下幾點：①材料要真實。其基本要求是“去偽存真”。秘書人員要將到手的材料過濾幾遍后奠定素材基礎(chǔ)。②情況要真實。秘書在調(diào)研報告中要通過事實說話。③針對性要強。④思想方法要對頭，要用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點和方法分析調(diào)研資料。⑤寫作意圖要清楚。(2)立意要新。調(diào)研報告的立意包括主題立意和用材立意兩個方面。①主題要新，這樣才能較好地反映現(xiàn)實生活中有代表性的事物發(fā)展的新思想、新問題，才能對現(xiàn)實生活和工作具有指導(dǎo)意義。②運用主題材料的手法要新，要把主題和主題材料統(tǒng)一起來，學(xué)會用主題材料闡明主題觀點，用明確的主題觀點統(tǒng)帥主題材料。(3)寫作要精。①結(jié)構(gòu)安排要精巧。總的要求是緊緊圍繞主題架子，做到中心突出，簡明扼要，層次分明，有點有面，具體生動。切忌繁瑣、空洞、籠統(tǒng)和現(xiàn)象羅列。②語言運用要精練。最基本的就是提煉好比喻性語言和群眾語言。此外，調(diào)研報告還可恰到好處地引用詩句、典故、名言等語言，對揭示事物的本質(zhì)，闡明主題思想，增強文章的準確性、鮮明性和生動性，是很有意義的。

9.調(diào)研成果轉(zhuǎn)化為社會實踐的主要途徑有哪些？以文轉(zhuǎn)化；以會轉(zhuǎn)化；以信息轉(zhuǎn)化；以宣傳轉(zhuǎn)化

第七章 會議工作

1.會議有哪些類型和功能？

依據(jù)不同的標準可劃分為不同的會議類型：按會議的規(guī)模劃分，有小型會議、中型會議和大型會議；按會議的性質(zhì)劃分，有規(guī)定性會議、日常性會議、專業(yè)性會議、紀念性會議和座談性會議；按會議的形式劃分，有集中型會議和分散型會議；按會議的時間劃分，有定期性會議和不定期性會議。會議具有以下功能：決策功能；指揮功能；溝通功能；協(xié)調(diào)功能；動員功能；控制功能。

2.會議工作的主要任務(wù)和原則是什么？任務(wù)：會議籌備；會議接待；會議組織聯(lián)絡(luò)；會場管理；撰制會議文書；組織會議選舉；實施會議保密。原則：充分準備；嚴密組織；周到服務(wù)；勤儉節(jié)約；安全保密；提高效率。

3.會議準備階段有哪些秘書工作？(1)制定會議預(yù)案(2)組建會議機構(gòu)(3)發(fā)送會議通知(4)準備會議文件(5)布置會場(6)人員編組(7)制作會議證件(8)安排食宿和車輛(9)會前檢查(10)接站與報到

4.如何制定一次正式會議的預(yù)案(會議預(yù)案的構(gòu)成)？ 會議預(yù)案，就是會議的籌備方案。

會議預(yù)案雖然沒有固定的模式，但是，一般說來，應(yīng)包括下列內(nèi)容：

(1)會議名稱。會議名稱應(yīng)根據(jù)會議的內(nèi)容、主題和與會人員的范圍等因素來考慮，切忌名不副實。(2)會議主題。會議主題就是會議的主要任務(wù)或研究討論的主要問題，也可叫議題。一般說來，一次會議最好有一個主題，盡量避免多主題。(3)會議時間和地點。包括會期、會議召開和結(jié)束的具體時間，會議召開的具體地點。(4)會議規(guī)模。主要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和參加會議的人數(shù)多少來確定。預(yù)案中應(yīng)準確寫明會議人數(shù)。(5)參加人員。主要指參加會議人員的范圍，即哪些人參加會議。(6)會議議程和日程。議程是對已確定的議題列出的先后順序。日程是對會議活動逐日做出的安排，是會議程序的具體化。(7)會議的組織領(lǐng)導(dǎo)。主要指會議組織機構(gòu)的建立、人員組成和職責(zé)分工。(8)會議的日程安排。指對會議各項活動按先后次序做出的具體安排。(9)與會人員的食宿安排，包括規(guī)格和標準。(10)會議經(jīng)費預(yù)算和開支辦法。

5.會場布置包括哪些內(nèi)容？會場布置主要包括主席臺設(shè)置、座次排列、會標、會徽、旗幟、花卉、燈光、音響布置等。

6.會議召開階段有哪些秘書工作？(1)會場簽到(2)會間調(diào)度(3)會議記錄(4)會議簡報(5)會議選舉(6)會議總結(jié)(7)后勤保障

7.如何組織會議選舉？選舉的一般程序是：宣布參加選舉的人數(shù)和選舉的內(nèi)容；通過選舉辦法；通過監(jiān)計票人、總監(jiān)票人名單；檢查票箱；分發(fā)選票；填寫選票；宣布投票順序和進行投票；開箱清點選票，報告收回選票數(shù)，宣布是否有效；進行計票；宣布選舉結(jié)果。

8.會議結(jié)束后有哪些秘書工作？(1)會議紀要(2)清理會議文件(3)組織代表離會(4)搞好宣傳報道(5)會議工作總結(jié)(6)會后催辦工作

第八章 建議（提案）工作

1.什么是建議(提案)工作？建議(提案)工作有廣義和狹義之分：廣義的建議(提案)工作，就是建議(提案)的征集、審查、交辦和辦理工作；狹義的建議(提案)工作，即建議(提案)交辦后的辦理工作，它是一項重要的秘書工作。

2.什么是代表建議？什么是政協(xié)提案？代表建議是人大代表向本級人民代表大會或者常務(wù)委員會提出的對各方面工作的看法、建議、主張、批評和意見的總稱。政協(xié)提案是由政協(xié)的參加單位和委員向政協(xié)全體會議或常務(wù)委員會提出的、經(jīng)提案委員會審查立案后交付有關(guān)單位辦理的書面意見和建議。

3.人大議案與政協(xié)提案有何區(qū)別？(1)性質(zhì)不同，前者具有法律的約束力，后者不具有法律的約束力；(2)內(nèi)容不同，前者的內(nèi)容必須是屬于人代會職權(quán)范圍，而后者的內(nèi)容不受限制；(3)產(chǎn)生過程和處理方式不同，前者由法定機關(guān)和代表提出，經(jīng)人民代表大會或人大常委會審議后確定，后者由政協(xié)參加單位和委員提出，經(jīng)政協(xié)的提案委員會審查立項；(4)時限要求不同，前者不得在大會閉會期間提出，而后者不受時間限制。4.建議(提案)工作的意義是什么？(1)它是尊重人民群眾民主權(quán)力的重要體現(xiàn)；(2)它是密切政府與人民群眾關(guān)系的重要渠道；(3)它是人民政協(xié)發(fā)揮政治協(xié)商、民主監(jiān)督、參政議政的重要形式；(4)它是推動企事業(yè)單位民主管理的重要途徑。

5.建議(提案)工作的原則是什么？(1)分級負責(zé)、歸口辦理的原則；(2)積極主動、認真負責(zé)的原則；(3)實事求是、調(diào)查研究的原則。

6.代表建議和政協(xié)提案必須符合哪些條件？代表建議：(1)必須由代表個人或聯(lián)名向本級人民代表大會或者人大常委會提出；(2)建議內(nèi)容應(yīng)是對各方面工作提出的建議、批評或意見；(3)建議應(yīng)以規(guī)范的書面形式提出；(4)建議應(yīng)依照法定程序處理。政協(xié)提案：(1)提案由政協(xié)的參加單位和委員個人或聯(lián)名提出；(2)提案的內(nèi)容應(yīng)是國家機關(guān)各方面的工作或政協(xié)工作；(3)提案的承接單位是政協(xié)全體會議或常務(wù)委員會；(4)提案應(yīng)以規(guī)范的書面形式提出；(5)提案須經(jīng)提案委員會審查立案，并交付有關(guān)單位辦理。

7.建議(提案)辦理的程序是什么？(1)交辦(2)承辦(3)催辦(4)答復(fù)(5)審查(6)復(fù)查(7)總結(jié)(8)報告(9)立卷(10)歸檔 8.如何撰寫對建議(提案)答復(fù)的復(fù)文？

撰寫復(fù)文是答復(fù)的重要環(huán)節(jié)。對于復(fù)文的撰寫應(yīng)區(qū)分以四種情況：(1)對建議(提案)所提問題已經(jīng)解決的，復(fù)文應(yīng)將有關(guān)情況作詳細介紹和說明；(2)對建議(提案)所提問題正在解決的，復(fù)文應(yīng)將進展情況和措施加以介紹和說明；(3)對建議(提案)所提問題已列入計劃準備解決的，復(fù)文應(yīng)將具體計劃和方案予以介紹和說明；(4)對于建議(提案)所提問題僅能留作參考或不可行的，復(fù)文應(yīng)將有關(guān)政策規(guī)定和實際情況如實加以介紹和解釋。

第九章 信訪工作

1.什么是信訪與信訪工作？信訪是社會成員通過書信、電話、走訪等形式，向各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)反映個人或集體意愿的一種社會政治交往活動。信訪工作是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)依照政策法規(guī)，受理信訪事項、調(diào)整信訪關(guān)系的活動。信訪工作由以下五個要素構(gòu)成：信訪人、信訪受理者、信訪事項、信訪工作方式、信訪工作效果。

2.信訪工作的特點、作用和原則是什么？特點：群眾性；經(jīng)常性；政策性；思想性。作用：聯(lián)系群眾；民主監(jiān)督；調(diào)解矛盾；反饋信息；維護社會穩(wěn)定。原則：調(diào)查研究，實事求是；分級負責(zé)，歸口辦理；執(zhí)行政策，依法辦事；解決實際問題與思想教育疏導(dǎo)相結(jié)合。3.信訪工作有哪些主要制度？主要制度：領(lǐng)導(dǎo)閱信接訪制度；機關(guān)分工協(xié)作制度；回音制度；回避制度；答復(fù)制度；獎懲制度。

4.如何處理匿名信、聯(lián)名信、涉外信？處理匿名信應(yīng)注意：要積極受理，對匿名信不另眼相看；要認真研究，對匿名信反映的線索不放過；要精心篩選，對匿名信中的信息不漏報。處理聯(lián)名信應(yīng)注意：處理要及時；工作要細致；預(yù)測要超前。處理涉外信應(yīng)注意：高度重視；平等相待；內(nèi)外有別。

5.何為集體上方訪？如何正確處理集體上訪？

集體上訪，是指5人或 5人以上為反映同一問題而串聯(lián)在一起，到上級機關(guān)提出共同要求的信訪活動。它是信訪矛盾激化的一種表現(xiàn)形態(tài)。

處理集體上訪，首先，應(yīng)堅持預(yù)測預(yù)防與解決問題相結(jié)合；其次，應(yīng)堅持歸口辦理與就地消化相結(jié)合；再次，應(yīng)堅持原則性與靈活性相結(jié)合。

集體上訪一旦發(fā)生，秘書部門應(yīng)針對具體情況，采取以下方法：(1)穩(wěn)定情緒，控制局面。(2)摸清情況，研究措施。(3)領(lǐng)導(dǎo)出面，協(xié)調(diào)處理。(4)區(qū)別情況，恰當(dāng)處理。6.如何做好上訪老戶的工作？對上訪老戶的處理方法是：要從維護社會穩(wěn)定的高度做好信訪老戶的工作；認真解決好上訪老戶的思想和實際問題；加強縱橫協(xié)調(diào)，集中力量聯(lián)合辦案；做好基礎(chǔ)工作，在治本上狠下功夫。

7.信訪案件查辦的基本要求和程序是什么？基本要求：手續(xù)完備；案情清楚；定性準確；處理恰當(dāng)；善后工作落實。程序：初步核實；立案；轉(zhuǎn)交；催辦；回報；結(jié)案。

8.如何搞好綜合反映？定期整理來信來訪情況；注意積累動態(tài)反映資料；及時了解黨和國家的中心工作；關(guān)注群眾情緒和思想傾向。

第十章 接待工作

1.什么是接待與接待工作？接待，就是對來訪賓客的接洽與招待。接待活動由來訪者、接待者、來訪意圖、接待方式等要素組成。接待工作，是指一個社會組織在交往和聯(lián)絡(luò)中所進行的迎送招待、聯(lián)系洽談等服務(wù)性活動，它是秘書機構(gòu)的一項經(jīng)常性的事務(wù)工作。

2.接待工作有何作用？接待工作的作用是：展示形象的重要窗口；牽線搭橋的主要形式；獲取信息的有效渠道。

3.接待有哪些類型？(1)按接待對象的國別劃分，接待可分為內(nèi)賓接待和外賓接待。(2)按接待的組織關(guān)系劃分，可分為上級來訪接待、平級來訪接待、下級來訪接待和群眾來訪接待。(3)按事先是否有約劃分，可分為有約接待和無約接待。

4.接待工作應(yīng)遵循哪些原則？原則：熱情大方；細致周到；確保安全；儉省節(jié)約；內(nèi)外有別。5.秘書如何做好接待準備工作？(1)心理準備：要做到誠懇；尊重；合作；公平。(2)信息準備：通過各種途徑予以了解來賓的人數(shù)、單位、姓名、職務(wù)、來意等。(3)方案準備：擬定出相應(yīng)的接待方案，方案應(yīng)包括接待方針、接待規(guī)格、接待組織、活動方式、接待日程、接待經(jīng)費和生活安排等內(nèi)容。(4)布置與檢查：較大規(guī)模的接待，應(yīng)召開接待會議，布置接待任務(wù)，明確各自職責(zé)；還應(yīng)對有關(guān)單位的準備情況進行檢查，督促落實。

6.什么是有約接待和無約接待？接待按事先是否有約定劃分，可分為有約接待和無約接待。有約接待，即事先與單位領(lǐng)導(dǎo)或秘書部門有約定的接待工作。有約接待根據(jù)來客的身份和重要程度，分為高規(guī)格接待和日常的一般性接待。無約接待，即來訪者沒有與單位領(lǐng)導(dǎo)或秘書部門事先約定，而是臨時來訪的接待工作。對于臨時來訪客人，秘書也要有禮貌地詢問客人的來意，再根據(jù)當(dāng)時情況，憑借自己以往的接待經(jīng)驗，采取適當(dāng)?shù)奶幹梅椒ǎ蛲裱該躐{，或引介到有關(guān)部門，或報告領(lǐng)導(dǎo)者決定是否接見。

7.試述接待實施的一般程序。迎接及安排來賓生活；看望及商定活動日程；禮儀性會見與宴請；按日程開展活動；送別；小結(jié)。8.接待實施有哪些具體要求？

對上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)來賓、平級機關(guān)來賓、本系統(tǒng)來賓、無約臨時來賓等不同類型的接待，各有一些不同的具體要求。

9.外賓接待有哪些具體內(nèi)容和具體要求？主要內(nèi)容：弄清來賓的情況；擬定接待方案；成立接待組織；準備有關(guān)資料；預(yù)訂住房、車輛及有關(guān)事務(wù)；確定接待規(guī)格；安排會見、會談、宴請、饋贈等實質(zhì)性活動；提供事務(wù)性服務(wù)和迎來送往等。具體要求：(1)嚴守外事紀律。(2)堅持平等互利。(3)尊重來賓習(xí)慣。(4)講究禮節(jié)禮貌。(5)注意儀容服飾。(6)樹立時間觀念。

第十一章 談判工作

1.什么是談判？什么是商務(wù)談判？談判有廣義和狹義之分。廣義的談判，是指人們?yōu)榱藢崿F(xiàn)各自需要，在一切場合下妥善解決某些問題而進行的協(xié)商活動。狹義的談判，僅指在正式場合下，人們?yōu)閷崿F(xiàn)各自的需要而進行的協(xié)商活動。商務(wù)談判就是買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭議、爭端，以取得各自的經(jīng)濟利益而進行的磋商活動。2.談判的構(gòu)成要素有哪些？談判客體的含義是什么？

談判活動的四大基本要素是：談判主體，談判客體，談判目的，談判環(huán)境。

談判客體，簡言之就是談什么，是一個談判的內(nèi)容問題，它主要包括三個方面的含義：第一是談判內(nèi)容；第二是談判議題，即條理化了的談判內(nèi)容；第三是談判議程，即根據(jù)談判目標所確定的談判次序。(談判客體不是指談判對方的當(dāng)事人，因為談判對方當(dāng)事人實際上也是談判主體之一。這是一個容易搞混的問題。)3.談判的特點是什么？參加談判的自愿性；構(gòu)成談判的平衡性；談判方法的靈活性；談判工具的言語性。

4.談判的準備工作包括哪些主要內(nèi)容？(1)信息準備，就是對與談判有關(guān)的信息資料進行搜集、整理、分析或綜合。(2)人員準備談判人員的良好素質(zhì)和談判班子的整體化是談判成功的重要保證。因此，談判人員的選擇，談判班子的組合，便成為談判前的重要準備之一。人員準備的內(nèi)容包括三個方面：① 談判班子的規(guī)模。② 談判人員的素質(zhì)。③ 談判人員的構(gòu)成。談判班子的人員構(gòu)成，是根據(jù)談判的類型和內(nèi)容而定。對參加談判的人員要進行必要的訓(xùn)練。(3)其他準備，主要包括擬定談判方案、選擇談判時間和確定談判地點等準備工作。(4)模擬談判。所謂模擬談判，是指在重要談判前提出各種假設(shè)和預(yù)測，并進行臆想性演練，旨在檢驗實施既定談判方案產(chǎn)生的效果。

5.簡述談判的信息準備的內(nèi)容、要求和搜集信息的方法。

信息準備：就是對與談判有關(guān)的信息資料進行搜集、整理、分析和綜合，這是談判取得成功的基礎(chǔ)。信息準備包括三個因素：對方因素、己方因素和環(huán)境因素。信息準備的要求是：準確、全面、適用、及時。

信息準備的方法有文獻查詢法、媒體收集法和直接觀察法等。

6.什么是模擬談判？其意義是什么？模擬談判是指在談判前提出各種假設(shè)和預(yù)測，并進行臆想性演練。談判模擬的意義在于檢查實施既定方案可能產(chǎn)生的效果。

7.簡述談判進行過程的三個階段。(1)談判的開局：建立洽談氣氛；協(xié)商談判議程；主動開場陳述。(2)談判的磋商：是談判的關(guān)鍵性階段，商務(wù)談判的磋商階段，就是討價還價階段，其主要內(nèi)容有：提出開盤價；討價；還價。(3)談判的簽約：是談判的最后階段，對于商務(wù)談判來說，就是成交階段，其主要內(nèi)容有：最后的總結(jié)；最后的成交價；簽定書面協(xié)議。8.秘書在受權(quán)談判中如何把握自身的雙重角色？秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，有時要接受領(lǐng)導(dǎo)者的授權(quán)授意而獨立負責(zé)某項談判活動。在受權(quán)談判中，秘書人員既是本次談判的組織者、責(zé)任者，又是領(lǐng)導(dǎo)者授權(quán)授意的體現(xiàn)者、執(zhí)行者，應(yīng)具有雙重角色意識。9.什么是談判策略？秘書在受權(quán)談判中如何制定和運用談判策略？ 所謂談判策略，是指談判者在談判過程中為達到預(yù)定的目標，根據(jù)形勢所采取的行動方針和方式。秘書在受權(quán)談判中制定談判策略的主要步驟是：(1)現(xiàn)象分析。(2)尋找關(guān)鍵問題。(3)確定目標。(4)形成假設(shè)性解決方法。(5)對解決方法進行深度分析，即對各種假設(shè)性方法依據(jù)“可能”和“有效”的原則進行選擇。(6)形成具體策略。

秘書在受權(quán)談判中，策略的選擇和運用力求理解、融會貫通、靈活機動。因此在選擇策略時要考慮以下四個要素：(1)對象。(2)內(nèi)容。(3)地位。(4)階段

第十二章 隨從工作

1.隨從與隨從工作的含義是什么？隨從就是跟隨領(lǐng)導(dǎo)者外出活動。隨從工作，是指秘書在跟隨領(lǐng)導(dǎo)者外出活動期間，為保證領(lǐng)導(dǎo)者順利開展工作所從事的一切流動服務(wù)活動。

2.隨從工作有哪些類型和特點？按領(lǐng)導(dǎo)者出差的任務(wù)可分為調(diào)查研究型、檢查考核型、處理問題型、看望慰問型、商務(wù)談判型、參加會議型。

隨從工作的特點是：流動性大；時限性強；環(huán)境復(fù)雜；情況多變；工作要求高。

3.隨從工作的意義和要求是什么？隨從工作的意義是：有利于提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率；有利于樹立領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的形象；有利于鍛煉秘書的才干。

隨從工作的基本要求是：工作要主動；辦事要細心，說話要謹慎；不要幫倒忙。

4.秘書在出差途中應(yīng)做哪些工作？(1)周密安排領(lǐng)導(dǎo)活動；(2)熱情接待來訪人員；(3)認真做好各種記錄；(4)及時上傳下達；(5)起草文字材料；(6)做好通聯(lián)工作。

5.秘書在出差結(jié)束后應(yīng)做哪些工作？(1)安排返程交通；(2)處理出差資料；(3)抓緊有關(guān)問題的落實；(4)清理經(jīng)濟賬目。

6.秘書的商務(wù)隨從工作主要有哪些內(nèi)容？(1)確定旅行日程和任務(wù)；(2)制定旅行計劃；(3)訂票和準備旅行物品；(4)周密安排旅行活動；(5)返回后的工作。

7.為領(lǐng)導(dǎo)安排商務(wù)旅行計劃時應(yīng)注意哪些事項？(1)日程表應(yīng)盡量詳盡、有條理，按時間順序排列；(2)應(yīng)考慮領(lǐng)導(dǎo)的健康狀況，時間安排要留有余地；(3)應(yīng)準備充分的旅游資料便于領(lǐng)導(dǎo)者利用閑暇游覽；(4)如是國際旅行應(yīng)考慮“時差”問題；(5)旅行計劃應(yīng)一式三份，領(lǐng)導(dǎo)者、秘書、領(lǐng)導(dǎo)者家屬各一份。第十三章 通訊工作

1.什么是通訊工作？其作用是什么？通訊工作就是對通訊活動的組織、管理和實施，它是秘書工作尤其是秘書信息工作的一項重要內(nèi)容。作用：通訊工作能夠在提高管理水平、增強辦事效率、樹立良好組織形象等方面發(fā)揮重要作用。

2.功能先進的電話有哪些？錄音電話、無繩電話、磁卡電話、移動電話和可視電話等。3.簡述通話的程序和原則。打出電話包括發(fā)話準備、通話、結(jié)束通話等程序；接收電話包括拿起話筒、通話、結(jié)束通話等程序。無論是打出電話或接收電話，都要遵循清楚、簡短、禮貌、保密的原則。

4.意外電話有哪些？如何處置意外電話？(1)災(zāi)害電話。秘書凡接到災(zāi)害電話，一是要如實記錄；二是要即刻向領(lǐng)導(dǎo)者報告；三是要迅速傳達領(lǐng)導(dǎo)者的指示，并要求對方及時反饋有關(guān)信息。(2)糾纏電話。秘書接到糾纏電話，一是要明確謝絕；二是要佯稱領(lǐng)導(dǎo)者不在單位；三是可請對方留言，并表示可以轉(zhuǎn)達。(3)匿名電話。秘書接到匿名電話，一是要以禮相待；二是要記錄對方通話的內(nèi)容；三是要設(shè)法了解對方的姓名和身份，包括向領(lǐng)導(dǎo)者打聽。(4)推銷電話。秘書接收推銷電話，一是要問清對方有何事情；二是要婉言謝絕，或直接表示“不需要××產(chǎn)品”。(5)恐嚇電話。秘書接到恐嚇電話，一是要處之泰然，平靜地與之周旋，但要保持高度警惕；二是要利用現(xiàn)有的錄音設(shè)備立即錄音，以作為事后報案的證據(jù)；三是要及時向領(lǐng)導(dǎo)者報告，或請警方協(xié)助偵察。(6)性騷擾電話。秘書接到性騷擾電話，一是要即刻掛上話機，或嚴厲斥責(zé)，給予警告；二是要利用錄音設(shè)備進行錄音，以便見機報警。(7)錯打電話。錯打電話是難免之事，秘書要以禮相待，不可出言不遜，也不可簡單處置。5.秘書應(yīng)掌握哪些郵政業(yè)務(wù)？國內(nèi)函件寄遞、國內(nèi)包裹寄遞、郵政特快專遞、國際郵件寄遞、電子信函等。

6.簡述郵政函件的處理程序。(1)郵件的發(fā)送程序：查對；登記；封裝；交寄；結(jié)算。(2)郵件的接收程序：點收；分揀；拆封；登記；分發(fā)。

第十四章 保密工作

1.秘密與國家秘密的含義是什么？秘密，泛指不能公開的事項。國家秘密是關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。國家秘密分為絕密、機密、秘密三個等級。

2.保密工作的含義和特點是什么？保密工作，是為達到保密目的所采取的一切手段和措施。保密工作具有封閉性、排他性、利益性、相對性和技術(shù)性等特點。

3.保密工作的意義和方針是什么？保密工作具有重要意義：關(guān)系到國家的安全；關(guān)系到社會的穩(wěn)定；關(guān)系到經(jīng)濟和科技的發(fā)展；關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成敗。

保密工作的方針是：積極防范，突出重點，既確保國家秘密又便利各項工作。4.秘書工作與保密有何聯(lián)系？秘書工作對秘書人員保密有何特殊要求？

秘書工作與保密的聯(lián)系主要表現(xiàn)在：知密時間早；知密內(nèi)容多；涉密程度深。

秘書工作對秘書人員的保密要求是：增強保密意識；遵守保密法規(guī)；講究保密藝術(shù)。這是因為秘書人員知密時間早，知密內(nèi)容多，涉密程度深。

5.秘書應(yīng)遵守哪些保密紀律？(1)不該說的機密，絕對不說；(2)不該問的機密，絕對不問；(3)不該看的機密，絕對不看；(4)不該記錄的機密，絕對不記錄；(5)不在非保密本上記錄機密；(6)不在私人通信中涉及機密；(7)不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C密；(8)不在不利于保密的地方存放機密文件、資料；(9)不在普通電話、明碼電報、普通郵局、普通信息網(wǎng)上傳達機密事項；(10)不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。

6.秘書的文書保密工作要注意哪些環(huán)節(jié)？ 文書是秘密的主要載體，文書保密是秘書部門保密的重點之一。文書保密主要包括以下環(huán)節(jié)：(1)涉密文件的撰制。(2)涉密文件的傳遞。(3)涉密文件的承辦。(4)涉密文件的移交。(5)檔案資料的保密。

7.秘書如何做好會議保密工作？

秘書在涉密會議的會前、召開期間和涉密會議精神的傳達等各個環(huán)節(jié)都要嚴格執(zhí)行保密制度。

(1)涉密會議的會前保密準備。首先，對會議的秘密程度要進行恰當(dāng)?shù)脑u估。其次，制定好會議保密計劃和措施。第三，對會場進行安全檢查。第四，要加強會前印制各種文件資料的保密管理。(2)涉密會議召開期間的保密管理。主要抓好以下三項工作：一是對與會者進行保密教育。二是嚴格執(zhí)行保密紀律。三是運用先進的保密技術(shù)，如反竊聽技術(shù)，反偷拍(攝影、攝像)技術(shù)等等。(3)涉密會議精神的傳達要求。會議結(jié)束后傳達涉密會議精神，應(yīng)根據(jù)會議的密級和規(guī)定的傳達范圍，在有保密條件的地方進行，不得擅自擴大傳達范圍。

8.商業(yè)秘密的含義和法律特征是什么？商業(yè)保密，是指不為公眾所知悉，能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟利益、具有實用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。商業(yè)秘密的法律特征是：秘密性、經(jīng)濟性和實用性等。

9.商務(wù)保密的內(nèi)容和方法有哪些？內(nèi)容：商業(yè)秘密文件和資料的保密；科研技術(shù)的保密；經(jīng)營策略的保密；生產(chǎn)工藝的保密等。方法：行政方法；法律方法；經(jīng)濟方法；技術(shù)方法等。10.秘書如何做好通訊保密工作？增強通訊保密意識；嚴格執(zhí)行通訊保密有關(guān)制度；盡量采用先進的保密手段和技術(shù)。

11.秘書如何做好涉外保密工作？一：加強對涉外秘書的保密教育 二：出國參觀訪問中的保密(1)秘書人員凡出國訪問或貿(mào)易洽談，必須按照國家有關(guān)規(guī)定，嚴格履行報批手續(xù)，接收保密教育(2)出國人員不得擅自攜帶屬于國家秘密的文件、資料和內(nèi)部刊物(3)秘書人員出國期間應(yīng)當(dāng)保持高度警惕，嚴格遵守我國保密法規(guī)（4）出席各類國際會議，不得攜帶屬于國家秘密的文件、資料和內(nèi)部刊物（5）秘書人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)比準不得私自與外國人接觸。三外事接待中格的保密：（1）外國人道我涉密單位參觀訪問，必須經(jīng)上級有關(guān)部門同意（2）外國人參觀游覽，應(yīng)避開我軍事設(shè)施、國防工程和其他重要目標（3）外國人以參觀考察、旅行旅游、洽談貿(mào)易、學(xué)術(shù)交流、講學(xué)等名義，進行與工作和專業(yè)無關(guān)的社會調(diào)查，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，均應(yīng)立即制止，并及時報告公安、外事和保密部門（4）在涉外活動中，秘書要防止因物質(zhì)或色情引誘而泄密（5）陪同境外人員參觀、考察、旅游、參加宴會等，不得攜帶秘密文件和涉外資料四：涉外企業(yè)秘書的保密：應(yīng)該了解為祖國建設(shè)服務(wù)、內(nèi)外有別、突出重點、積極防范的我國涉外秘書保密原則，了解關(guān)于秘密文件、資料攜帶、科技和科技資料交流、涉外經(jīng)濟洽談、談判、與外方人員交往、對外宣傳及通訊方面的具體要求，并嚴格照辦，爭取維護我方的利益，此外涉外秘書還必須保守本企業(yè)的秘密，維護企業(yè)的利益。

12.秘書如何做好計算機信息系統(tǒng)的安全保密工作？計算機信息保密管理應(yīng)注意：計算機使用前一定要經(jīng)過技術(shù)安全檢查；機房選址應(yīng)安全隱蔽；涉密軟盤由保密室統(tǒng)一管理；建立計算機互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)須將保密措施列入設(shè)計方案；淘汰或報廢的涉密計算機必須徹底消除機內(nèi)涉密信息；加強對操作人員的保密教育和管理。

第十五章 其他工作

1.值班工作有何重要作用？秘書值班工作主要有：聯(lián)絡(luò)作用；過濾作用；應(yīng)急作用；窗口作用

2.秘書如何做好值班工作？嚴格遵守值班工作制度，并做到認真負責(zé)；待人熱情；細心耐煩；保持警惕。

3.印章的含義和作用是什么？印章是印和章的合稱，主要指各級各類機關(guān)的公章和領(lǐng)導(dǎo)人的名章，它是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)的象征。作用：權(quán)威作用；代表作用；憑信作用。

4.秘書如何做好印章管理工作？秘書部門在印章的刻制、印章的頒發(fā)使用、印章的保管等環(huán)節(jié)上都要嚴格遵守印章管理制度。

5.秘書如何做好領(lǐng)導(dǎo)日程安排工作？(1)統(tǒng)籌兼顧，有急有緩；(2)圍繞中心，突出重點；(3)力戒排場，求真務(wù)實。秘書要為領(lǐng)導(dǎo)合理編制活動日程計劃表。

6.秘書如何完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事項？(1)積極主動，千方百計；(2)既要符合政策，又要靈活變通；(3)件件有著落，事事有回音。

辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦事項應(yīng)注意：(1)要態(tài)度和藹，協(xié)商辦事，不要居高臨下；(2)要堅持原則，按章辦事，不要違法亂紀；(3)要一視同仁，不分親疏，不看人辦事。

7.危急事件有何特點？秘書處理危急事件有何意義？特點：突發(fā)性；偶然性；意外性；危害性。重要意義：保護組織和人民生命財產(chǎn)的安全，最大限度地減少危急事件造成的損害，維護組織的良好形象。

8.處理危急事件的程序和方法是什么？基本程序：現(xiàn)場保護和報告；調(diào)查和判斷；預(yù)測和監(jiān)控；處理和重建。基本方法：查明情況；報告領(lǐng)導(dǎo)；通知有關(guān)部門搶救；隨時掌握動態(tài)；寫出《要事急報》；重建組織形象

第十六章 秘書禮儀

1.什么是禮儀和秘書禮儀？禮儀是指在社會交往中形成的、以建立和協(xié)調(diào)人際關(guān)系為目的、為人們所認同和遵守的行為規(guī)范或準則。秘書禮儀是秘書人員在履行公務(wù)、進行社會交往的過程中應(yīng)該遵守的禮儀規(guī)范或準則，它是秘書修養(yǎng)的一項重要內(nèi)容。

2.禮儀有何特性和功能？禮儀與道德規(guī)范有何關(guān)系？特性：社會歷史性；交往規(guī)范性；繼承發(fā)展性；復(fù)雜多樣性。功能：規(guī)范社交行為；塑造良好形象；協(xié)調(diào)人際關(guān)系；促進工作績效。關(guān)系：禮儀屬于道德規(guī)范的范疇，是道德規(guī)范中最淺層次的東西。

3.秘書在施禮時應(yīng)遵循哪些原則？平等的原則；真誠的原則；尊重的原則；靈活的原則。4.秘書在儀表方面應(yīng)注意哪些事項？秘書服飾基本要求是：整潔大方；整體和諧；展示個性。秘書美容主要是臉部的工作妝和發(fā)與手的保潔、修飾。

5.秘書在談吐方面應(yīng)注意哪些事項？秘書談吐要遵循以下原則：曉之以禮，動之以情；適合語境，運用得體；機動靈活，注重實效。秘書還要注意禮貌用語，在與人交談時應(yīng)注意禮儀。6.秘書在體態(tài)方面應(yīng)注意哪些事項？秘書要熟練掌握和運用體姿規(guī)范，做到站有站相、坐有坐相、走有走相。注意運用手勢、目光等來幫助傳遞信息，避免不雅的儀態(tài)。

7.秘書常用的禮節(jié)有哪些？在介紹人物、交換名片、握手、致意、鞠躬、送禮等行為中均有具體的禮節(jié)要求。

8.秘書服飾如何作到整體和諧？不能孤立地以衣物的質(zhì)量來評價人著裝后的美丑，而應(yīng)從整體綜合的角度來體現(xiàn)和諧一致。具體來說，就是要求服飾做到適體、入時、從俗。

第二篇：00510秘書實務(wù) 自考整合版

秘書實務(wù)自考整理版

1.適用于一文一事制度的公文種類是(B)B.請示類公文

2.秘書工作活動的依據(jù)要素是(B)B.領(lǐng)導(dǎo)意圖

3.上班前秘書對尚未辦結(jié)的重要事項考慮處理的主要方面是(A)A.承上啟下

4.在辦文過程中，落實領(lǐng)導(dǎo)對文件批示的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是(B)B.承辦

5.秘書機構(gòu)信息提供的首要對象是(B)B.本級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)

6.“解剖麻雀”的調(diào)查方式指的是(C)C.典型調(diào)查

7.企業(yè)利稅改革工作會議屬于(C)C.專業(yè)會議

8.承辦人大、政協(xié)建議(提案)的最長時限為大會閉會起(B)B.六個月

9.中型以上會議的主席臺座次是以(A)A.職務(wù)或地位高低排列

10.秘書人員對一封來信或一起來訪所提供的重要信息應(yīng)進行(A)A.單件反映

11.秘書陪客人同乘一輛轎車而且有本單位領(lǐng)導(dǎo)人陪車時應(yīng)坐在(A)A.前排右側(cè) 12.達成談判的平衡性關(guān)鍵是(A)A.雙方妥協(xié)

13.領(lǐng)導(dǎo)人外出工作時挑選隨從秘書的條件是：①吃苦耐勞③頭腦靈活⑤能力全面 14.在會見活動中我國的禮儀習(xí)慣是客人坐在主人的(A)右邊

15.秘書接聽推銷電話正確的態(tài)度是(D)D.婉言謝絕

16.保管印章正確的方法應(yīng)該是(B)B.專人保管

17.雙方伸出的手心都不約而同地朝著左方的握手樣式稱為(C)C.對等式握手

18.對絕密載體和標明不準翻印的秘密載體復(fù)印的要求是(D)D.征得制發(fā)單位同意后復(fù)印

19.信訪案件轉(zhuǎn)交部門辦理時應(yīng)遵循的原則是(B)B.分級負責(zé)，歸口辦理

20.各級人民政府及其主管業(yè)務(wù)部門制發(fā)的大型重要會議文件審核的方法是(D)D.由秘書部門擬稿人和負責(zé)人會同機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人共同審核 21.秘書記錄當(dāng)日大事的基本要求是(D)D.簡明扼要

22.秘書跟隨領(lǐng)導(dǎo)出差期間對領(lǐng)導(dǎo)在茶余飯后閑談中即興發(fā)表的見解記錄的要求是(C)C.隨時記錄

23.秘書部門要從全局工作出發(fā)，抓住那些“幾不管”的問題進行調(diào)研，這表明了秘書調(diào)研的(D)D.補缺性

24.保密的根本目的和基本出發(fā)點是(C)C.保護某種利益

25.某市城管部門撰擬文稿的內(nèi)容涉及其他部門的職責(zé)時應(yīng)采取的辦法是(C)C.充分協(xié)商，求得一致

23.秘書跟隨領(lǐng)導(dǎo)親臨××煤礦重大事故現(xiàn)場，這種隨從工作的類型屬于（B）B.處理問題型

24.具有最迅速優(yōu)點的通訊手段是（B）B.傳真

25.談判準備階段的最后一項工作是（B）B.模擬談判

1．秘書實務(wù)的研究對象是秘書工作的（C）1-2 A．基礎(chǔ)理論 B．工作規(guī)范 C．業(yè)務(wù)活動 D．運行程序

2．秘書在上班前，個人儀表的修飾不符合規(guī)范要求的是（B）2-18 A．頭發(fā)要梳洗，發(fā)型應(yīng)得體 B．面部宜艷抹，手部可染甲 C．著裝應(yīng)端莊，色彩要和諧 D．首飾少配戴，不戴大耳環(huán)

3．下列行文中，屬于有隸屬關(guān)系的上下級機關(guān)之間的行文是（C）4-79 A．縣教育局因經(jīng)費問題向縣財政局的行文 B．鄉(xiāng)人民政府因教育問題向縣教育局的行文

C．縣人民政府向所屬的鄉(xiāng)(鎮(zhèn))政府及縣直屬機關(guān)下發(fā)通知的行文 D．重慶市政府與廣州市政府之間的行文

4．各級政府職能部門和企事業(yè)單位的秘書部門在報送憂信息時的正確做法是（D）5-110 A．按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦，叫你報你就報，叫你不報你就不報 B．報喜的信息要全面，報憂的信息可延緩時間或少報 C．可作技術(shù)上的截留，采取報憂給憂的作法

D。堅持有喜報喜，有憂報憂，反映真實情況的問題信息，要及時報送 5．下列對幾種秘書文字工作的理解正確的是（C）6-144 A．秘書文字工作應(yīng)有感而發(fā)，是一種我要寫的自主行為

B.秘書文字工作強調(diào)“我手寫我心”，可采用抒情和描寫的表達方式 C．秘書文字工作表現(xiàn)為“奉命寫作”，受制于領(lǐng)導(dǎo)，要按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事

D．秘書文字工作是文字秘書的刨造性勞動，具有形象思維，要“文責(zé)自負” 6．男女秘書在工作和社交場合應(yīng)當(dāng)避免的站姿是（B）16-452 A．兩臂自然下垂，女士雙手可在體前交叉，將右手放在左手上 B．雙臂交叉抱于胸前或雙手插入衣袋或褲袋中

C．男秘書站立時，雙腳可微微張開不超過肩寬，呈小八字型 D．女秘書站立時應(yīng)膝蓋相碰，腳跟并攏，呈“V”字型

7．國家有關(guān)部門公開了我國與美國建立外交關(guān)系過程中的一些絕密文件，這一事例表明 保密具有的特點是（B）14-369 A．排他性 B．時限性 C．相對性 D．利益性

8．到了用餐時間，負責(zé)接待的秘書人員正確的接待方法是（D）10-272 A．打客房電話告知客人到餐廳用膳 B．請服務(wù)員到客房通知客人到餐廳用膳

C．由接待部門的領(lǐng)導(dǎo)到客房請客人到餐廳用膳 D．接待的秘書主動陪同客人到餐廳用膳

9．信訪案例的處理要把握的兩個主要環(huán)節(jié)是（B）9-253 A．實事求是，準確定性 B.準確定性，依法辦事 C．群眾監(jiān)督，處理公開 D．公開公正，政策落實 10．下列議案內(nèi)容中不宜作為議案提出的是（D）8-207 A．拖欠農(nóng)民工工資 B．貧困地區(qū)普及教育問題 C．城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保障問題 D．申請經(jīng)濟文化項目 11．辦理部門對建議(提案)的辦理時限要求是（C）8-213 A．大會閉會起一個月內(nèi)，至遲不超過三個月 B．大會閉會起二個月內(nèi)，至遲不超過四個月 C．大會閉會起三個月內(nèi)，至遲不超過六個月 D．大會閉會起四個月內(nèi)，至遲不超過六個月 12．秘書上班之后的主要工作事項是（A）2-21 A．報告當(dāng)日工作安排，擬定領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)天工作的日程表 B．對于尚未辦結(jié)的重要事項，要構(gòu)思如何完成

C．對于列入計劃的緊急事項，要確定如何分步實施 D．要隨從領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)酬，做好事前的準備工作 13．秘書實務(wù)的本質(zhì)屬性是（A）1-4

A．專業(yè)性 B．可操作性 C．程序性 D．實用性

14．信息存儲環(huán)節(jié)中的信息必須具備的一個重要前提是（C）5-128

A．文書處理程序上處理完畢的重要信息 B．有利于開發(fā)高層次信息的重要信息 C．有查考利用價值的重要信

息 D．能為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)決策的重要信息 15．凡接到糾纏電話時，秘書采取的正確方法是（D）13-350 A.嚴詞謝絕，表示不感興趣

B．問明對方姓名、單位，不答復(fù)對方提出的問題 C．立即掛上話機，拒絕通話

D．明確謝絕，但不傷害對方的感情 16．保密的基本出發(fā)點和根本目的是（A）14-369 A.保護某種利益 B．維護社會穩(wěn)定

C.抵御排斥外部勢力 D．促進經(jīng)濟和科技的發(fā)展 17．對轉(zhuǎn)辦的信訪事項辦結(jié)的時限是（C）9-228

A。30日內(nèi) B．60日內(nèi) C．90日內(nèi) D．120日內(nèi) 18．談判工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的一項重要內(nèi)容，其含義是（B）11-292 A．為了實現(xiàn)各自的需要，妥善解決某個問題而進行的協(xié)商活動 B.對談判活動進行的組織與管理

C．通過雙方的洽談，促使雙方作出承諾，以達成成交的目的

D．人們?yōu)楦淖兿嗷リP(guān)系交換意見，取得一致而相互磋商的行為程序和成果

19．任何會議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過程，它集中體現(xiàn)了會議的（A）7-179 A．溝通功能 B．指揮功能 C．決策功能 D.顯示功能

20.調(diào)查時需要花費大量的人力、物力和時間，且只能調(diào)查少數(shù)重要指標，反映的情況不深 刻具體。這一缺點所指的調(diào)查方式是（D）6-156

A.抽樣調(diào)查 B．重點調(diào)查 C.典型調(diào)查 D.全面調(diào)查 21．“Telex“指的是下列哪一種國際通訊的通用名稱?（B）13-354 A．國際電報 B．電傳 C．傳真 D．電子信函 22．秘書部門處理危急事件的第一位工作是（C）15-425 A．報告領(lǐng)導(dǎo)，立即啟動處理危急事件的預(yù)案 B．領(lǐng)導(dǎo)親自到現(xiàn)場組織指揮救援

C．采取果斷措施保障人民生命財產(chǎn)的安全

D．深入調(diào)查，掌握信息，嚴肅處理失職瀆職人員

23．機關(guān)單位制發(fā)的文件需要用印必須以（A）15-407 A．文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)簽字為準 B．秘書部門負責(zé)人批準為準

C．機關(guān)單位辦公廳(室)審核校對后的文件為準 D．秘書部門負責(zé)印章管理的工作人員審核為準

24．隨從工作是秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的一種特殊形式，這種特殊性的主要表現(xiàn)是（C）12-320 A．嚴格按領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求開展服務(wù)工作 B．重點搞好隨從期問的保密服務(wù)和生活服務(wù)

C．跟隨領(lǐng)導(dǎo)者外出活動時的秘書工作具有動態(tài)服務(wù)的特點 D．搞好思想、物質(zhì)、資料等方面的服務(wù)準備及隨機性的服務(wù)

25．最為重要的談判準備工作是（D）11-298 A．談判人員的選擇和班子組合的整體優(yōu)化 B．談判方案的擬定和談判目標的確定

C．按談判前提出的各種假設(shè)和預(yù)測進行的模擬談判

D．對與談判有關(guān)的信息資料進行搜集、整理、分析和綜合二、多項選擇題

26.正式宴會上安排男賓座次應(yīng)考慮的因素包括(AB)A.地位高低 B.年齡大小 E.熟悉程度

27.秘書人員跟隨領(lǐng)導(dǎo)出差需要準備的物資包括(ABCD)A.辦公用品 B.生活用品 C.旅游用品 D.金融信用卡

28.會議簽到的方式包括(BCD)B.簿式簽到 C.卡式簽到 D.電子簽到

29.秘書人員處理危急事件的程序和方法包括(ABDE)A.現(xiàn)場保護和報告 B.調(diào)查和判斷

D.預(yù)測和監(jiān)督 E.處理和重建

30.秘書部門收集信息的重點有(ABCE)A.基層群眾的思想動態(tài)信息 B.政策性信息 C.超前性信息 E.苗頭性、突發(fā)性問題信息

26.在有線電通訊中容易造成泄密的途徑有（BCD）B.電話串音 C.載波輻射 D.電子竊聽

27.談判人員要按照一定的素質(zhì)標準進行嚴格選擇，其標準有（ABD）A.忠于職守，忠誠可靠 B.良好的傾聽、表達、應(yīng)變能力 D.注重儀表，風(fēng)度優(yōu)雅

28.確保文書安全的含義包括（BD）B.文書在運轉(zhuǎn)時完好無損 D.文書在運轉(zhuǎn)時守密不泄

29.信訪工作的民主監(jiān)督作用主要表現(xiàn)為（ACD）A.監(jiān)督的群眾性 C.監(jiān)督的靈便性 D.監(jiān)督的有效性 30.來賓情況復(fù)雜，接待時要內(nèi)外有別，要求做到（ACD）A.黨內(nèi)同志和黨外人士有別C.國內(nèi)來賓和國外來賓有別 D.本系統(tǒng)和外系統(tǒng)來賓有別

26．秘書人員在日常工作中要正確使用社交專用語，主要有（ABC）16-448 A.初次見面時用“久仰” B．請給方便時用“借光” C．請人指點時用“賜教” D．中途先走時用“拜拜” E．求人解答時用“勞駕”

27．秘書部門文件管理工作的主要工作有（BCD）4-74 A．文件的簽收、登記 B.文檔資料的整理 C．立卷歸檔 D．提供利用 E．文件的登記、封發(fā)

28．確保信息的真實性和準確性的基本要求包括（ACDE）5-108 A．收集和報送真實信息 B．養(yǎng)成信息工作的職業(yè)習(xí)慣 C．注意信息內(nèi)容的核實

D．提供信息要一是一，二是二，原原本本 E．強調(diào)信息和調(diào)研的結(jié)合

29．秘書在做好領(lǐng)導(dǎo)口授記錄時，必須做到的事項有（ABDE）3-48 A．要立即停止其他事項的辦理，迅速走到領(lǐng)導(dǎo)者身旁 B．要隨時帶上筆和本，以備記錄之用

C．要注意聆聽口授內(nèi)容，可隨意插嘴和提問不明確的問題

D．口授結(jié)束后，秘書要復(fù)述要點，并盡快整理口授記錄稿，交領(lǐng)導(dǎo)審閱 E.要邊聽邊記，有疑問之處隨手標示，口授結(jié)束后向領(lǐng)導(dǎo)提問 30.信訪工作中民主監(jiān)督作用主要表現(xiàn)在（ABCD）9-232 A．這種監(jiān)督具有群眾性 B．這種監(jiān)督具有靈活性 C．這種監(jiān)督具有十分有效性 D．這種監(jiān)督具有其他渠道不可替代的作用性 E.這種監(jiān)督具有穩(wěn)定性

三、簡答題

31.簡述領(lǐng)導(dǎo)者口授指示時秘書應(yīng)做到的具體工作事項。

32.答：領(lǐng)導(dǎo)者口授指示時秘書應(yīng)做到：（1）要立即停止其他事項的辦理，迅速走到領(lǐng)導(dǎo)者身旁；（2）要隨手帶上筆和本，以備記錄之用；（3）要注意聆聽口授內(nèi)容，不要插嘴和提問；（4）要對領(lǐng)導(dǎo)者的指示邊聽邊記，疑問之處隨手標示；（5）口授結(jié)束后，秘書要復(fù)述要點，或向領(lǐng)導(dǎo)者提問

32.簡述機關(guān)行文必須共同遵守的行文制度。

答：機關(guān)行文必須共同遵守的行文制度主要有以下幾種：（1）相互行文制度。（2）聯(lián)合行文制度。（3）逐級行文制度。（4）文稿代擬制度。（5）一文一事制度。（6）公開行文制度。

33.簡述集體談判和國際談判的組成人員。答：集體談判特別是國際談判，應(yīng)由下述人員組成：（1）專業(yè)人員。（2）商務(wù)人員。（3）法律人員。（4）翻譯人員。（5）管理人員。

34.簡述秘書在社交活動中名片交換的禮節(jié)。

答：秘書人員在工作和社交中，應(yīng)當(dāng)懂得名片交換的禮節(jié)：（1）名片應(yīng)從名片夾內(nèi)抽出，名片夾最好放在上衣胸口的口袋里，千萬不要放在長褲口袋中。（2）名片最好站著用雙手遞給對方。（3）地位較低的人或來訪的人要先遞上名片。

（4）接到對方名片時，應(yīng)先仔細看一遍，遇到難認的字或不清楚的地方，應(yīng)請教對方，對方一定會很高興地告訴你。（5）收到對方名片后．若是站著講話，應(yīng)將名片拿到齊胸口的高度；若是坐著就放在視線所及之處；若收到很多名片，就依座位順序排好名片放在桌上，以便談話時記住對方的姓名，而不致失禮。（6）在談話中，不可折對方的名片或任意丟棄在桌上，更不可在名片上面壓上別的東西。

31.簡述秘書上班之后的主要工作內(nèi)容。

答：（1）整理辦公場所；（2）報告當(dāng)日工作安排；（3）請求工作指示；（4）處理日常事務(wù)。

32.簡述信息深加工的基本要求。答：（1）要有高度。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)是決策機構(gòu)，對多方面的工作都是宏觀把握。

（2）要抓重點。抓重點，就是抓主要矛盾，“一鍋粥”式的信息是沒有深度可言的，要通過事件、數(shù)據(jù)分析，抓住一個問題，突出 重點，步步深入，把事件講深講透。

（3）要找規(guī)律。規(guī)律是事物發(fā)展過程中反映出來的本質(zhì)的、必然的聯(lián)系。規(guī)律一般處于事物的較深層次，找到了規(guī)律，就抓住了 事物的深刻性。

（4）要提對策。秘書為領(lǐng)導(dǎo)提供信息，除了使其了解情況外，更重要的是提出解決問題對策性建議，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策和指導(dǎo)工作提供方法和途徑。

33.簡述秘書隨同領(lǐng)導(dǎo)外出活動的基本要求。答：(1)工作要主動。(2)辦事要細心。(3)說話要謹慎。(4)不要幫倒忙。

34.簡述秘書禮儀的基本原則。答：（1）平等原則；（2）真誠原則；（3）尊重原則；（4）靈活原則。

31.簡述文稿審核必須堅持的質(zhì)量標準。3-61 答：（1）文稿的主題鮮明突出；（2）文稿的內(nèi)容完整可行；（3）文稿的語言準確簡練；（4）文稿的結(jié)構(gòu)嚴密合理；（5）文稿的格式符合規(guī)范。

32.簡述秘書接到災(zāi)害電話的處置要求。13-350 答：（1）要如實記錄，如災(zāi)害發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、后果、原因和措施；（2）要即刻向領(lǐng)導(dǎo)者報告，請領(lǐng)導(dǎo)者給予指示；

（3）要迅速傳達領(lǐng)導(dǎo)者的指示，并要求對方及時反饋有關(guān)信息。

33．簡述秘書為領(lǐng)導(dǎo)者收集信息應(yīng)抓住的特點。5-116 答：（1）一是政策性特點。應(yīng)把政策性信息作為收集的重點。

（2）二是思想性特點。應(yīng)把基層群眾的思想動態(tài)作為收集的重點。（3）三是超前性特點。應(yīng)把對事物發(fā)展趨勢的超前性信息作為重點。

（4）四是動態(tài)性特點。應(yīng)收集苗頭性、傾向性和突發(fā)性信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

34.簡述人大議案和政協(xié)提案的區(qū)別。8-202 答：（1）性質(zhì)不同。議案具有法律的約束力，起法律監(jiān)督作用，其承辦單位必須執(zhí)行；而提案不具有法律約束力，起民主監(jiān)督作用，承辦單位也必須辦理。

（2）內(nèi)容不同。議案必須屬于本級人民代表大會職權(quán)范圍或者人大常委會職權(quán)范圍內(nèi)的事項；提案是群眾關(guān)心的重大問題。（3）形成過程和處理方式不同。議案必須經(jīng)人大或人大常委會審議通過后確定。提案經(jīng)提案委員會審查立案后確定。

四、論述題

35.試述秘書信息工作準確性的重要性及具體要求。

答：信息的生命力在于真實準確，信息的價值也在于真實準確。準確性是信息工作的永恒的要求，因為只有真實準確的信息才有用，才具育參考價值；而虛假的信息、帶水分的信息，對領(lǐng)導(dǎo)不僅沒有參考價值，反而會產(chǎn)生誤導(dǎo)，會導(dǎo)致判斷錯誤或決策失誤。秘書信息工作準確性的具體要求有：（1）要收集真實信息，報送真實信息。真實信息來源于實踐，來源于群眾，是客觀

事物本來面目的反映。（2）要注意信息內(nèi)容的核實。對下面報來的信息，對各方面反映的情況，凡是沒有把握的，都要進行核實，找報送單位核實，找相關(guān)部門核實，也可以直接到信息采集地核實。（3）提供信息要有嚴肅的態(tài)度和負責(zé)的精神。是什么樣的情況就反映什么樣的情況，一是一，二是二，原原本本，原汁原味；經(jīng)過綜合加工處理的信息，也要保證基本觀點、基本要素的真實準確。（4）要把信息和調(diào)研結(jié)合起來。通過信息發(fā)現(xiàn)問題，捕捉調(diào)研題目；通過調(diào)研驗證信息、補充信息。

35.試比較全面調(diào)查與重點調(diào)查兩種調(diào)查方式的優(yōu)劣。

答：

一、全面調(diào)查

全面調(diào)查，就是對有關(guān)范圍內(nèi)的全部調(diào)查對象逐一進行調(diào)查，也叫普遍調(diào)查。如人口普查，土地普查，工業(yè)發(fā)展情況普查，農(nóng)業(yè)發(fā)展情況普查，等等。

（1）全面調(diào)查的優(yōu)點是能夠提供全面準確的資料，使人們對客觀事物總體的認識盡可能地接近實際，真正做到“心中有數(shù)”。在為領(lǐng)導(dǎo)者研究、制定重要的政策、計劃提供依據(jù)時，經(jīng)常采用這種調(diào)查方法。

（2）但是，全面調(diào)查也有不足之處，它需要花費大量的人力、物力和時間，而且每次只能調(diào)查少數(shù)重要的指標，反映的情況不夠深刻、具體，所以不宜經(jīng)常采用。

二、重點調(diào)查

重點調(diào)查，是在一定范圍內(nèi)，在所要了解的全部對象中選取重點對象進行調(diào)查。所謂重點對象，是揩在總體中起主要的、決定性作用的對象。這些對象在同類對象中占有舉足輕重的地位，只要掌握了他們的情況，對整個情況就有了一個基本的估計。例如，要了解我國汽車工業(yè)的生產(chǎn)情況，只要對第一、第二汽車制造廠和上海、北京、天津、重慶等汽車集團公司作一番調(diào)查就行了。重點調(diào)查與典型調(diào)查的區(qū)別在于：典型是同一類事物的代表，它反映了同類事物的共性和本質(zhì)特征；重點則是一組矛盾的主要矛盾，或事物內(nèi)部矛盾的主要方面。因此，重點調(diào)查的方法，也就是抓主要矛盾的方法。例如，在一個工作系統(tǒng)中作用大、問題突出的部門，在一項決策推行過程中具有關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)或步驟，抓住這些部門、環(huán)節(jié)進行調(diào)查，解決問題，就可以推動整個工作的進展。一般說來，領(lǐng)導(dǎo)工作的每一個階段都有一個重點，這個階段的一切工作都是圍繞這個重點進行的。因此，為了推動全局工作，領(lǐng)導(dǎo)者進行重點調(diào)查是必不可少的。

（1）重點調(diào)查的優(yōu)點是用較少的人力、物力、財力，調(diào)查較少的對象，即可得到調(diào)查對象總體的基本情況。

（2）其缺點是用重點調(diào)查的結(jié)果去認識總體，只能了解總體的一般情況，很難得到調(diào)查總體的精確資料。

35．試述秘書部門如何根據(jù)文件的內(nèi)容對閱示件提出擬辦意見。

答：（1）來文需要辦理或要作傳達貫徹，需請領(lǐng)導(dǎo)人閱后批示，再由有關(guān)部門或本身根據(jù)批示精神辦理的，可簽“請××總經(jīng)理閱示”。

（2）來文的內(nèi)容涉及兩位分管的領(lǐng)導(dǎo)人，須由兩位分管的領(lǐng)導(dǎo)人共同研究，提出處理意見，再行處理的，可簽“請XX書記、X×廠長閱示”。

（3）文件內(nèi)容很重要，必須由領(lǐng)導(dǎo)成員集體研究作出決定的，可簽“此件請常委（各市長或各領(lǐng)導(dǎo)成員）傳閱，并建議提交××?xí)h集體研究”。

五、案例分析題

36.2009年2月16日《學(xué)習(xí)時報》刊登文章說，年末歲首，冬春交接，中央領(lǐng)導(dǎo)和一些省市領(lǐng)導(dǎo)，走進災(zāi)區(qū)，走進老區(qū)，走進城鄉(xiāng)結(jié)合部，走進群眾中去，調(diào)查研究，問政于民，問需于民。對此，人們形象地稱為“用腳決策”。

中國社會科學(xué)院最近的一項全國性的抽樣入戶調(diào)查表明，干群關(guān)系竟然成了目前最需要處理好的社會利益關(guān)系。

干群關(guān)系不如人意，原因固然復(fù)雜，但是我們黨向來強調(diào)，干群關(guān)系出現(xiàn)問題，責(zé)任的主要方面在干部。近幾年來，幾乎是村村通公路，可不少干部坐在車里，屢經(jīng)村口而不入村民的門口；在一些地方，縣委書記進賓館，連電梯口都早有人清道把守；在不少地方，“走讀干部”增多，縣里主要干部家安在省城，鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部普遍地住在縣城，漸漸地疏離了群眾。

“用腳決策”是調(diào)查研究的一種形式，是中國共產(chǎn)黨的好傳統(tǒng)。勤走走，多了解情況，體會不一樣，感情不一樣，了解的情況不一樣，解決問題的辦法就能更加做到“一把鑰匙開一把鎖”，有針對性。問題：

(1)怎樣理解案例材料中“用腳決策”的含義?5-116(2)結(jié)合秘書實務(wù)，談?wù)勀銖牟牧现械玫降膯⑹尽?-108（1）答：“用腳決策”表明領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)必須時時了解人民群眾的要求和呼聲，把握干部和群眾的思想脈搏，作出的決策才能代表人民的利益，得到人民的擁護。

（2）答：各級秘書部門從事信息工作的同志，都要抱著對黨、對國家、對人民高度負責(zé)的精神，用黨性來保證信息的真實性和準確性。要收集真實信息，報送真實信息。真實信息來源于實踐，來源于群眾，是客觀事物本來面目的反映。做信息工作的同志一定要走出機關(guān)，到改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的偉大實踐中去，親自獲得基層的第一手材料，了解最真實的情況。真實情況的獲取需要下苦功夫、花大氣力，需要付出艱辛的勞動。到基層后，要沉得下來，鉆得進去，務(wù)求把最能反映事物本來面目的信息搞到手。

37.2009年2月，中共天津市委辦公廳、天津市政府辦公廳通過《天津日報》發(fā)布通知，要求機關(guān)單位精簡會議。通知要求市委、市政府機關(guān)帶頭精簡各類會議。“能不開的會議堅決不開，內(nèi)容相近的會議要合并召開”，“著力簡化會議程序，會議發(fā)言一般不超過3人，每個發(fā)言材料不超過1500字，發(fā)言時間不超過8分鐘”。更讓人印象深刻的要求是“切實減少領(lǐng)導(dǎo)同志的事務(wù)性活動”。通知規(guī)定，“能由分管領(lǐng)導(dǎo)同志出席的就不再安排主要領(lǐng)導(dǎo)同志出席”，“市級領(lǐng)導(dǎo)同志不參加一般性的紀念慶典活動，各地區(qū)、各部門、各單位召開的表彰會、座談會、研討會及各類商業(yè)性活動，一般不邀請市級領(lǐng)導(dǎo)同志出席或發(fā)賀信、題詞”。問題：(1)天津市“兩辦”的文件指向會議工作中的哪些不良現(xiàn)象? 7-183(2)這個通知的精神符合會議工作的什么原則?為什么?(3)這個通知貫徹落實后可以產(chǎn)生什么積極效應(yīng)?（1）答：天津市“兩辦”的文件指向會議工作中的會期過長，規(guī)模過大，規(guī)格過高等不良現(xiàn)象。

（2）答：這個通知的精神符合會議工作的提高效率原則。因為材料中傳達出要樹立正確的會議觀念，倡導(dǎo)務(wù)實精神和負責(zé)精神。開會從來只是手段而非目的，召開那些無效或成效不大的會議，只能造成各種浪費。（3）答：這個通知貫徹落實后可以改進會風(fēng)，減少浪費，從而大大提高會議效率。

36.小剛在總經(jīng)理辦公室工作快二個月了，由于寫作功底比較扎實，文筆不錯，得到了公司領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任的賞識，但他對一些瑣碎的事務(wù)工作缺少興趣和熱情，對一些工作程序和規(guī)范掌握得不夠完整、準確，做事情時在細節(jié)上總是犯點兒錯誤。某日，小剛隨同總經(jīng)理到機場迎接一位從未謀面、也是第一次來本地的客人。小剛在機場出口四處張望，客人出了機場也四處詢問，小剛打通了客人的手機，終于把人找到了。小剛熱情地迎上去，做了簡單的自我介紹，表達了問候和歡迎，然后為總經(jīng)理和客人做了介紹，客人的情緒漸漸熱烈起來。上車時，小剛在前排右側(cè)坐下來，總經(jīng)理打開轎車后門請客人上車，然后在后排左側(cè)坐了下來。回到公司后，總經(jīng)理批評小剛，小剛卻覺得迷惑：我錯了嗎? 問題1：你認為小剛的哪些做法是錯誤的? 答：（1）小剛隨同總經(jīng)理到機場迎接一位從未謀面、也是第一次來本地的客人。小剛在機場出口四處張望，客人出了機場也四處詢問，小剛打通了客人的手機，終于把人找到了。

（2）小剛熱情地迎上去，做了簡單的自我介紹，表達了問候和歡迎，然后為總經(jīng)理和客人做了介紹，客人的情緒漸漸熱烈起來。（3）上車時，小剛在前排右側(cè)坐下來，總經(jīng)理打開轎車后門請客人上車，然后在后排左側(cè)坐了下來。

問題:2：你認為小剛的行為不符合接待工作的哪條原則? 答：細致周到.問題3：你認為小剛的錯誤做法應(yīng)怎樣糾正? 答：(1)如果迎接人員與所接客人不曾相識，最好事先準備一個牌子，寫上“XX先生（女士），歡迎您！”的字樣。這樣做，一是便于從茫茫人海中找到要接的客人； 二是可給客人留下良好的第一印象。當(dāng)客人向高舉牌子的你走來時，他心里一定會產(chǎn)生一種自豪感和安全感。迎接人員必須提前出發(fā)，去機場、車站、碼頭等候客人，而不能比客人到得還晚。客人經(jīng)過長時間的旅途跋涉到達目的地后，一下飛機或火車便看見有人在迎候，定會欣喜萬分。

(2)接到客人后，應(yīng)對客人表示問候和歡迎，說一些如“一路辛苦了，歡迎您的到來”的話，然后立即向客人介紹自己，并告訴客人怎樣稱呼你。如果是跟隨領(lǐng)導(dǎo)人前來迎接，則要主動當(dāng)好介紹人。隨后應(yīng)把客人提的行李接過來，但如果客人執(zhí)意要自己提，就不必強求，在客人沒有充分了解你之前，對你是不放心的。為避免出現(xiàn)難堪場面，最好尊重客人的意愿。

(3)秘書應(yīng)引導(dǎo)客人上事先準備好的車。如陪客人同乘一輛轎車，秘書應(yīng)幫助客人上車。秘書首先為客人打開轎車的右后門，并以手掌擋車門上框，提醒客人注意。等客人坐好后，方可關(guān)門。最后，秘書應(yīng)繞車尾從左側(cè)后門上車。如有單位領(lǐng)導(dǎo)人陪車．秘書應(yīng)讓領(lǐng)導(dǎo)人坐在后排左側(cè)的位置，自己坐在前排右側(cè)位置，以便指揮司機行車。

37.2008年中秋節(jié)前，××省××市各部門相繼收到政府辦公室關(guān)于放假通知的內(nèi)部傳真明電。這份9月9日發(fā)出的《關(guān)于2008年中秋節(jié)放假安排的通知》，由××市人民政府辦公室主任何某簽批，其中有這樣一段內(nèi)容： “節(jié)假日期間各地各部門要妥善安排好值班和安全、保衛(wèi)等工作??確保人民群眾度過一個詳和平安的端午節(jié)。” 明明是中秋節(jié)的放假通知，結(jié)尾時卻變成了“端午節(jié)”?看到通知的各部門辦公室工作人員紛紛打電話到政府辦公室詢問，才知道通知出錯了。

9月10日，××市人民政府辦公室工作人員立即重新發(fā)布更正后的放假通知。9月 11日，××市機關(guān)行政效能建設(shè)辦公室下發(fā)了“問責(zé)通報”，上任才一個多月的何某被停職反省。市政府辦公室也即刻召開會議，綜合科科長、副科長被免職。

問題:1：××市辦公室工作人員為什么會犯這樣的錯誤?原因何在? 答：沒有遵循準確無誤的原則。

問題2：從秘書實務(wù)的文字工作和文書處理的規(guī)范要求看如何防止類似現(xiàn)象的發(fā)生。答： 準確無誤，是對文書工作的質(zhì)量要求，也是第一位的要求。首先，文書的撰制要準確。在內(nèi)容上，要準確體現(xiàn)黨和國家的方針、政策和領(lǐng)導(dǎo)意圖，準確反映客觀實際情況；在形式上，要準確體現(xiàn)行文關(guān)系，準確使用文種，準確標定受文對象，準確引用人名、地名、時間和數(shù)字，準確使用語言，從而確保文書的質(zhì)量。其次，文書的傳遞、分發(fā)、投送要準確，防止錯傳、錯發(fā)、錯投等現(xiàn)象的出現(xiàn)。再次，文書的辦理要準確。準確提出擬辦意見，準確按照領(lǐng)導(dǎo)批辦意見辦理文書。總之，準確是對文書工作各個環(huán)節(jié)提出的共同要求。任何一個環(huán)節(jié)上出現(xiàn)差錯，都可能影響文書工作的質(zhì)量。要做到準確無誤，秘書人員必須具有高度的政治責(zé)任心；培養(yǎng)認真、細致、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和工作作風(fēng)；既要了解黨和國家的政策法規(guī)和上級意圖，又要注重調(diào)查研究，熟悉實際情況。

六、應(yīng)用題

38.某公司新聘用的一批秘書人員，即將參加公司一項大型活動的接待工作。總經(jīng)理辦公室主任李平計劃對這批新人進行接待工作知識培訓(xùn)，著重介紹接待工作的原則、準備和一般程序。請你為李平擬寫一個講授提綱，把各部分的要點寫出來。

答：接待工作的原則包括：

（1）熱情大方。（2）細致周到。（3）確保安全。（4）儉省節(jié)約。（5）內(nèi)外有別。接待的準備包括：

一、心理準備：

1、誠懇。

2、尊重。

3、合作。

4、公平。

二、信息準備：

1、對來賓的基本情況要做到心中有數(shù)。

2、接待材料準備。

三、方案準備。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。

四、布置與檢查：

1、較大規(guī)模的接待工作，必須專門召開接待會議，布置接待任務(wù)。

2、接待任務(wù)布置以后，秘書部門除了自己作好準備外，還應(yīng)對有關(guān)單位的準備情況進行督促檢查，抓好落實。接待實施的一般程序包括：

（1）迎接及安排來賓生活。（2）看望及商定活動日程。（3）禮儀性會見與宴請。（4）按日程開展活動。（5）送別。（6）小結(jié)。

38.某省廣告協(xié)會擬定于2009年5月28日～30日在省會城市××大酒店召開“某省廣告業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會”，主題是全球經(jīng)濟危機下某省廣告業(yè)的出路與對策。這次會議將邀請國內(nèi)外研究機構(gòu)和高校的專家及學(xué)者、廣告業(yè)界人士、媒體代表和企業(yè)代表等共約50人出席并發(fā)言，針對某省廣告業(yè)的現(xiàn)狀、困境和發(fā)展對策展開分析和討

論，其中有8人做主題發(fā)言，每人限時l小時；其他人員自由發(fā)言，每人限時15分鐘。

問題：

請你以廣告協(xié)會辦公室秘書的身份起草一份這次會議預(yù)案的提綱。7-184 答：（1）會議名稱。會議名稱應(yīng)根據(jù)會議的內(nèi)容、主題和與會人員的范圍等因素來考慮，切忌名不副實。例如：“中國共產(chǎn)黨第十五次代表大會”，“海爾集團公司職工代表大會”，“西安市國有大中型企業(yè)體制改革經(jīng)驗交流會議”，等等。

（2）會議主題。會議主題就是會議的主要任務(wù)或研究討論主要問題，也可叫議題。一般說來，一次會議最好有一個主題，盡量避免多主題。會議主題與會議名稱有時是一致的，如會議名稱是“市場經(jīng)濟條件下企業(yè)思想政治工作研討會”，其主題與名稱就是一致的；有時會議名稱不直接反映會議的主題，如“中共XX省委紀律檢查工作會議”，其主題可以是總結(jié)和布置紀檢工作，也可以是研究如何查處黨的干部貪污受賄案件。（3）會議時間和地點。包括會期、會議召開和結(jié)束的具體時間，會議召開的具體地點。例如：假設(shè)會期為五天，擬于6月6日上午召開，6月10日下午結(jié)束，地點在北京市京西賓館。

（4）會議規(guī)模。主要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和參加會議的人數(shù)多少來確定。預(yù)案中應(yīng)準確寫明會議人數(shù)，確定會議的規(guī)模。應(yīng)盡量控制會議規(guī)模，以節(jié)約各種開支。

（5）參加人員。主要指參加會議人員的范圍，即哪些人參加會議。

（6）會議議程和日程。議程是對已確定的議題列出的先后順序。日程是對會議活動逐日做出的安排，是會議程序的具體化。（7）會議的組織領(lǐng)導(dǎo)。主要指會議組織機構(gòu)的建立、人員組成和職責(zé)分工。

（8）會議的日程安排。指對會議各項活動按先后次序做出的具體安排。包括各種儀式、報告、發(fā)言、有特色的活動等。

（9）與會人員的食宿安排．包括規(guī)格和標準。

（10）會議經(jīng)費預(yù)算和開支辦法。

第三篇：自考軟件工程問答總結(jié)

一.什么是軟件

1.滿足功能要求和性能的指令或計算機程序集合;2.處理信息的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu);3.描述程序功能以及程序如何操作和使用所要求的文檔;

二.軟件危機以及產(chǎn)生軟件危機的原因

1.軟件開發(fā)生產(chǎn)率提高的速度,遠遠跟不上計算機迅速普及的趨勢.軟件產(chǎn)品“供不應(yīng)求”.2.軟件成本在計算機系統(tǒng)總成本中所占的比例逐年上升.3.軟件開發(fā)人員和用戶之間的信息交流往往很不充分,用戶對“已完成的”的軟件系統(tǒng)不滿足的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生.4.軟件產(chǎn)品的質(zhì)量不容易保證.5.軟件產(chǎn)品常常是不可維護的.6.軟件產(chǎn)品的重用性差,同樣的軟件多次重復(fù)開發(fā).7.軟件通常沒有適當(dāng)?shù)奈臋n資料.產(chǎn)生軟件危機的原因可歸結(jié)為兩個重要的方面: 軟件生產(chǎn)本身存在的復(fù)雜性;軟件開發(fā)所使用的方法和技術(shù).三.有哪些軟件工程方法學(xué)及其要素

1.使用最廣泛的軟件工程方法學(xué)是結(jié)構(gòu)化方法學(xué)和面向?qū)ο蟮姆椒▽W(xué).2.要素:方法,工具和過程.四.什么是軟件生存周期 有哪些活動

4.1軟件生存周期

一個軟件從提出開發(fā)要求開始到軟件廢棄不用的整個過程.4.2 開發(fā)活動

可行性分析和項目開發(fā)計劃,需求分析和定義,軟件設(shè)計(先后細分為:概要設(shè)計和詳細設(shè)計),編碼,測試和運行維護 4.3 各活動階段主要文檔

4.3.1可行行分析和項目開發(fā)計劃 可性行研究報告 項目開發(fā)計劃

4.3.2需求分析中的文檔 需求規(guī)格說明書 初步用戶使用手冊 確認測試計劃

修改完善的軟件開發(fā)計劃 4.3.3 概要設(shè)計階段文檔 概要設(shè)計說明書 數(shù)據(jù)庫說明書 用戶手冊

修訂的測試計劃(測試的策略,方法,步驟)4.4.4 詳細設(shè)計階段 詳細設(shè)計說明書 4.4.5 系統(tǒng)測試階段 系統(tǒng)測試計劃文檔

五.有哪些主要生命周期模型

瀑布模型,原型開發(fā)模型(快速原型模型,演化模型,增量模型),螺旋模型,噴泉模型,基于知識的模型和變化模型.5.1 瀑布模型

瀑布模型(傳統(tǒng)的軟件周期模型)嚴格遵循軟件生命周期各階段的固定順序:計劃,分析,設(shè)計,編程,測試和維護,上一階段完成后才能進入到下一階段,整個模型就像一個飛流直下的瀑布 優(yōu)點:可強迫開發(fā)人員采用規(guī)范的方法,嚴格規(guī)定了各階段必須提交的文檔;要求每一階段結(jié)束后,都要進行嚴格的評審.與它最相適應(yīng)的開發(fā)方法是結(jié)構(gòu)化方法.缺點:不適應(yīng)用戶需求的改動.5.2 原型模型

5.2.1 快速原型模型

快速原型的用途是獲知用戶的真正需求,一旦需求確定了,原型即被拋棄.主要用于需求分析階段.不追求也不可能要求對需求的嚴格定義,而是采用了動態(tài)定義需求的方法,所以不能定義完善的文檔.特征:簡化項目管理,盡快建立初步需求,加強用戶參與和決策.具有廣泛技能水平的原型化人員是原型實施的重要保證.原型化人員應(yīng)該是具有經(jīng)驗與才干,訓(xùn)練有素的專業(yè)人員.衡量原型化人員能力的重要標準是他是否能夠從用戶的模糊描述中快速獲取需求.5.2.2 演化模型

在快速原型模型中,原型的用途是獲知用戶的真正需求,一旦需求確定了,原型即被拋棄.而演化模型應(yīng)用于整個軟件開發(fā)過程,是從初始模型逐步演化為最終軟件產(chǎn)品的漸進過程.也就是說,快速原型模型是一種“拋棄式”的原型化方法,而演化模型則是一種“漸進式”的原型化方法.5.2.3增量模型

增量模型主要用于設(shè)計階段,把軟件產(chǎn)品劃分為一系列的增量構(gòu)件,分別進行設(shè)計,編程,集成和測試.新的增量構(gòu)件不得破壞已經(jīng)開發(fā)出來的產(chǎn)品 5.2.4 原型模型小結(jié)

從下面的有關(guān)原型化方法的敘述中,選擇出正確的敘述:(1)快速原型方法是一種企圖克服傳統(tǒng)軟件周期模型缺點的開發(fā)方法.(2)在用戶的數(shù)據(jù)資源沒有得到很好地組織和管理的時候,應(yīng)該使用原型化方法.(3)在用戶沒有明確地肯定其需求的時候,應(yīng)該使用原型化方法.(4)在用戶不希望把自己的時間花在軟件開發(fā)過程中的時候,應(yīng)該使用原型化方法.(5)使用原型化方法時應(yīng)該使用第三代編程語言.(6)原型化加強了開發(fā)過程中用戶的參與和決策.(7)原型化方法大致可分為三類:拋棄式,演化式和遞增式.(8)原型化方法大致可分為演化式和遞增式.(9)采用原型化方法時,軟件的開發(fā)成本較高.(10)采用原型化方法時,關(guān)鍵的因素是建立原形的速度,而不是原形運行的效率.5.3 螺旋模型

螺旋模型綜合了瀑布模型和原型模型中的演化模型的優(yōu)點,還增加了風(fēng)險分析.螺旋線第一圈的開始點可能是一個概念項目.從第二圈開始,一個新產(chǎn)品開發(fā)項目開始了,新產(chǎn)品的演化沿著螺旋線進行若干次迭代,一直轉(zhuǎn)到軟件生命期結(jié)束.5.4 噴泉模型

噴泉模型主要用于描述面向?qū)ο蟮拈_發(fā)過程.噴泉一詞體現(xiàn)了面向?qū)ο箝_發(fā)過程的迭代和無間隙特征.六.軟件過程基礎(chǔ)知識 6.1 軟件過程

軟件過程是指人們用于開發(fā)和維護軟件及相關(guān)產(chǎn)品的一系列活動,包括軟件工程過程和軟件管理過程.6.2 評估工具

軟件過程的評估,通常采用軟件能力成熟度 模型(Capability Maturity Model,CMM).CMM1.1的5個等級(由低級到高級): 初始級

軟件過程是無序的,有時甚至是混亂的,對過程幾乎沒有定義,成功取決于個人努力,管理是反應(yīng)式(消防式)的.可重復(fù)級

建立了基本的項目管理過程來跟蹤費用,進度和功能特性.制定了必要的過程紀律,能重復(fù)早先類似應(yīng)用項目取得的成功.已定義級

已將軟件管理和工程兩方面的過程文檔化,標準化,并綜合成該組織的標準化軟件過程.所有項目均使用經(jīng)標準,裁減的標準軟件過程來開發(fā)和維護軟件.已管理級

收集對軟件過程和產(chǎn)品質(zhì)量的詳細度量,對軟件過程和產(chǎn)品都有定量的理解與控制.優(yōu)化級

加強了定量分析,通過來自過程質(zhì)量反饋和來自新觀念,新技術(shù)的反饋使過程能持續(xù)不斷地改進.七.軟件工程項目管理基本知識

軟件項目管理開始于任何技術(shù)活動之前,并且貫穿于整個的軟件生命周期.軟件工程項目管理一般分為時間管理,成本管理,人力資源管理,風(fēng)險管理.7.1時間管理 7.1.1 Gantt圖

是一種簡單的水平條形圖,它以水平線段表示子任務(wù)的工作階段,線段的起點和終點分別對應(yīng)著子任務(wù)的起始時間,線段長度指示完成該任務(wù)所需要的時間.甘特圖的優(yōu)點:直觀簡明,易學(xué)易繪,可從圖上清楚地標出子任務(wù)間的時間對比,但它也有 缺點:

(a)不能顯示地描繪各項彼此間的依賴關(guān)系;(b)進度計劃的關(guān)鍵部分不明顯,難以判斷哪些部分應(yīng)當(dāng)是主攻和主控的對象;(c)計劃中有潛力的部分以及潛力的大小不明確,往往造成潛力的浪費.7.1.2 PERT網(wǎng)圖與關(guān)鍵路徑

PERT網(wǎng)圖是一個由箭頭(標識任務(wù))和結(jié)點(標識事件)組成的有向圖.將網(wǎng)絡(luò)方法用于工作計劃安排的評審和檢查.開發(fā)模塊A,B,C模塊的任務(wù)網(wǎng)絡(luò)圖 PERT圖不僅給出了每個任務(wù)的開始時間,結(jié)束時間和完成該任務(wù)所需的時間,還給出了任務(wù)之間的依賴關(guān)系,即哪些任務(wù)完成后才能開始另一些任務(wù),以及如期完成整個工程的“關(guān)鍵路徑”.關(guān)鍵路徑(Critical Path)是由一連串的任務(wù)所組成的鏈,距離最大的一條路徑.軟件項目的管理人員應(yīng)該密切注視關(guān)鍵任務(wù)的進展情況.如果希望縮短工期,只有往關(guān)鍵任務(wù)中增加資源才會有效果.7.2成本管理

一種常用的成本估算方法是先估計完成軟件項目所需的工作量(人月數(shù)),然后根據(jù)每個人月的代價(金額)計算機軟件的開發(fā)費用: 開發(fā)費用 = 人月數(shù)×每個人月的代價

另一種方法是估計軟件的規(guī)模(通常指源代碼行數(shù)),然后根據(jù)每行源代碼的平均開發(fā)費用(包括分析,設(shè)計,編碼,測試所花的費用),計算機軟件的開發(fā)費用: 開發(fā)費用=源代碼行數(shù)×每行平均費用

估算源代碼行數(shù)時,可以請n為有經(jīng)驗的專家,每位專家對軟件給出3各估計值: ai---最少源代碼行數(shù)(該軟件可能的最小規(guī)模)bi---最大源代碼行數(shù)(該軟件可能的最大規(guī)模)mi---最可能的代碼行數(shù)(該軟件最可能的規(guī)模)然后計算出每位專家的估算期,n位專家的估算期望值的平均值就是代碼行數(shù)的估算值.7.3 其他管理 人力資源管理 風(fēng)險管理

風(fēng)險管理的主要活動有風(fēng)險識別,風(fēng)險估算,風(fēng)險評價和風(fēng)險控制.八.模塊化基本知識

模塊是指執(zhí)行某一特定任務(wù)的數(shù)據(jù)和可執(zhí)行語句程序元素的集合,通常是指可通過名字來訪問的過程,函數(shù),子程序或宏調(diào)用等.模塊化就是將一個待開發(fā)的軟件劃分成若干個可完成某一子功能的模塊,每個模塊可獨立地開發(fā),測試,最后組裝成完整的程序.8.1模塊特性 8.1.1 可分解性

如果一種設(shè)計方法提供了將問題分解成子問題的系統(tǒng)化機制,它就能降低整個系統(tǒng)的復(fù)雜性,從而實現(xiàn)一種有效的模塊化解決方案.8.1.2 可組裝性

如果一種設(shè)計方法使現(xiàn)存的(可復(fù)用的)設(shè)計構(gòu)件能被組裝成新系統(tǒng),它就能提供一種不需要一切從頭開始的模塊化解決方案.8.1.3 可理解性

如果一個模塊可以作為一個獨立的單位(不用參考其他模塊)被理解,那么它就易于構(gòu)造和修改.8.1.4 連續(xù)性

如果對系統(tǒng)需求的微小修改只導(dǎo)致對單個模塊,而不是整個系統(tǒng)的修改,則修改引起副作用就會被最小化.8.1.5 保護性

如果模塊內(nèi)部出現(xiàn)異常情況,并且它的影響限制在模塊內(nèi)部,不會影響其他模塊,則錯誤引起的副作用就會被最小化.8.2 模塊與模塊的耦合性

耦合是對一個軟件結(jié)構(gòu)內(nèi)不同模塊之間互連程序的度量.耦合可以分成下列幾種,它們之間的耦合度由高到低排列.8.2.1 內(nèi)容耦合

直接操作或修改另一模塊的數(shù)據(jù),或不通過正常入口轉(zhuǎn)入另一個模塊.軟件設(shè)計時應(yīng)堅決禁止內(nèi)容耦合,應(yīng)設(shè)計成單入口,單出口的模塊,避免病態(tài)連接.8.2.2 公共耦合

多個模塊引用同一全局數(shù)據(jù)區(qū).例如,C語言中的external數(shù)據(jù)類型,磁盤文件等都是全局數(shù)據(jù)區(qū).8.2.3 外部耦合

模塊與軟件以外的環(huán)境有關(guān)聯(lián).例如,輸入輸出把一個模塊與特定的設(shè)備,格式,通信協(xié)議耦合在一起.8.2.4 控制耦合

一模塊明顯把開關(guān)量,名字等信息送入另一模塊,控制另一模塊的功能.8.2.5 標記耦合

兩個模塊之間通過傳遞公共指針或地址相互作用的耦合.8.2.6 數(shù)據(jù)耦合

模塊間通過傳遞數(shù)據(jù)交換信息.8.2.7 非直接耦合(無耦合)模塊間無任何關(guān)系,獨立工作

原則上講,模塊化設(shè)計總是希望模塊之間的耦合表現(xiàn)為非直接耦合方式.在以上耦合中,耦合度從高到低,內(nèi)容耦合度最高,非直接耦合度最低.8.3 模塊的內(nèi)聚性

內(nèi)聚是指一個模塊內(nèi)各個元素彼此結(jié)合的緊密程序,它是信息隱蔽和局部的概念的自然擴展.設(shè)計時應(yīng)該力求高內(nèi)聚,理想內(nèi)聚的模塊應(yīng)當(dāng)恰好做一件事情.1).偶然內(nèi)聚:一個模塊的各成分之間毫無關(guān)系.比如:一組語句在程序的多處出現(xiàn),為了節(jié)省內(nèi)存空間,這些語句放在一個模塊中,該模塊的內(nèi)聚是偶然內(nèi)聚的.2)邏輯內(nèi)聚:把幾種邏輯上相關(guān)的功能組放在同一模塊中.3)瞬時內(nèi)聚(時間內(nèi)聚):一個模塊所包含的任務(wù)必須在同一時間間隔內(nèi)執(zhí)行,例如初始化模塊.4)過程內(nèi)聚:一個模塊的處理元素是相關(guān)的,而且必須按特定的次序執(zhí)行.5)通信內(nèi)聚:一個模塊的所有成分都結(jié)合再同一個數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上.6)順序內(nèi)聚:模塊的成分同一個功能密切相關(guān),且輸出,作為另外一個成分的輸入.7)功能內(nèi)聚:模塊內(nèi)的所有成分屬于一個整體,完成單一的功能.在以上的內(nèi)聚中,內(nèi)聚度從低到高,偶然內(nèi)聚度最低,功能內(nèi)聚度最高.模塊的高內(nèi)聚,低耦合的原則稱為模塊獨立原則,也稱為模塊設(shè)計的原則.8.4 模塊的深度,寬度,扇出與扇入 深度:表示軟件結(jié)構(gòu)中控制的層數(shù).寬度是軟件結(jié)構(gòu)中同一個層次上的模塊總數(shù)的最大值 一個模塊的扇入是指直接調(diào)用該模塊的上級模塊的個數(shù).一個模塊的扇出是指該模塊直接調(diào)用的下級模塊的個數(shù).設(shè)計原則:低扇出 高扇入 8.5 模塊作用域和控制域

軟件設(shè)計時,模塊的作用域應(yīng)在控制域之內(nèi).8.6 模塊化基礎(chǔ)知識小結(jié)

通過模塊的合并和分解,降低模塊的耦合度.模塊的扇入應(yīng)盡量大,扇出應(yīng)盡量小.一個模

塊的扇入是指直接調(diào)用該模塊的上級模塊的個數(shù).一個模塊的扇出是指該模塊直接調(diào)用的下級模塊的個數(shù).扇入大表示模塊的重用性高,利用率高.扇出大表示模塊的復(fù)雜度高.所以要高扇入低扇出.要將模塊的作用范圍限制在模塊的控制范圍之內(nèi).降低模塊之間的復(fù)雜性,避免“病態(tài)連接”.九.什么是軟件開發(fā)方法 有哪些主要方法

軟件開發(fā)方法:使用已定義好的技術(shù)集及符號表示習(xí)慣組織軟件生產(chǎn)的過程.結(jié)構(gòu)化方法,面向?qū)ο蠓椒?JACKSON方法,維也納開發(fā)方法(VDM).9.1 結(jié)構(gòu)化方法學(xué)

結(jié)構(gòu)化方法學(xué)也稱為生命周期方法學(xué)(瀑布模型方法),是一種面向數(shù)據(jù)流的需求分析方法.它的基本思想是自頂向下逐層分解.為了在需求改變時對軟件的影響較小,結(jié)構(gòu)化分析時應(yīng)該使程序結(jié)構(gòu)與問題結(jié)構(gòu)相對應(yīng).常用工具: 數(shù)據(jù)流圖(DFD),數(shù)據(jù)字典(DD),實例—關(guān)系圖(E—R圖)及描述加工處理的結(jié)構(gòu)化語言,判定表,判定樹.9.1.1數(shù)據(jù)流圖(DFD圖)DFD的基本成分

數(shù)據(jù)流圖主要由4種成分組成

數(shù)據(jù)流(data flow):由一組固定成分的數(shù)據(jù)組成,表示數(shù)據(jù)的流向.它可以從源,文件流向加工,也可以從加工流向文件和宿,還可以從一個加工流向另一個加工.通常每個數(shù)據(jù)流必須有一個合適的名字,一方面是為了區(qū)別,另一方面也給人一個直觀的印象,使人容易理解這個數(shù)據(jù)流的含義.但流向文件或從文件流出的數(shù)據(jù)流不必命名,因為這種數(shù)據(jù)流的組成部分就是相應(yīng)文件的組成部分.加工(process):描述了輸入數(shù)據(jù)流到輸出數(shù)據(jù)流之間的變換,也就是輸入數(shù)據(jù)流做了什么處理后變成了輸出數(shù)據(jù)流.每個加工有一個名字和一個編號.編號反映了該加工位于分層DFD的哪個層次和哪張圖中以及它是哪個加工分解出來的子加工.文件(file):可以表示數(shù)據(jù)文件,也可以表示一個數(shù)據(jù)記錄.流向文件的數(shù)據(jù)流表示寫文件,流出文件的數(shù)據(jù)流表示讀文件,雙向箭頭表示對文件既讀又寫.每個文件都有一個文件名.源/宿(source/sink):源是指系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)的發(fā)源地,宿(也稱數(shù)據(jù)池)是指系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的歸宿地.無論源或宿,均對應(yīng)于外部實體,在框內(nèi)應(yīng)加注實體的名字,在一個軟件各級軟件系統(tǒng)中,有些源和宿可以是一個外部實體,外部實體是指存在于軟件系統(tǒng)之外的人員或組織,它指出系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)的發(fā)源地和系統(tǒng)所產(chǎn)生數(shù)據(jù)的歸宿地.分層數(shù)據(jù)流圖

一套分層的的數(shù)據(jù)流圖由頂層,底層,和中間層組成.畫分層數(shù)據(jù)流圖基本原則與注意事項 a.自外向內(nèi),自頂向下,逐層細化,完善 求精.b.保持父圖與子圖的平衡.也就是說,父

圖中某加工的輸入數(shù)據(jù)流中的數(shù)據(jù)必須與它的子圖的輸入數(shù)據(jù)流在數(shù)量和名字上相同.c.保持數(shù)據(jù)守恒.也就是說,一個加工所 有輸出數(shù)據(jù)流中的數(shù)據(jù)必須能從該加工的輸入數(shù)據(jù)流中直接獲得,或者是通過該加工能產(chǎn)生的數(shù)據(jù).c.加工細節(jié)隱藏.根據(jù)抽象原則,在畫父

圖時,只需畫出加工和加工之間的關(guān)系,而不必畫出各個加工內(nèi)部的細節(jié).d.簡化加工間關(guān)系.在數(shù)據(jù)流圖中,加工

間的數(shù)據(jù)流越少,各加工就越相對獨立,所以應(yīng)盡量減少加工間輸入輸出數(shù)據(jù)流的數(shù)目.e.均勻分解.應(yīng)該使一個數(shù)據(jù)流中的各個 加工分解層次大致相同.f.適當(dāng)?shù)貫閿?shù)據(jù)流,加工,文件,源/宿命

名,名字應(yīng)反映該成分的實際意義,避免空洞的名字.g.忽略枝節(jié).應(yīng)集中精力于主要的數(shù)據(jù)流, 而暫不考慮一些例外情況,出錯處理等枝節(jié)性問題.h.表現(xiàn)的是數(shù)據(jù)流而不是控制流.i.每個加工必須既有輸入數(shù)據(jù)流,又有輸

出數(shù)據(jù)流.在整套數(shù)據(jù)流圖中,每個文件必須既有讀文件的數(shù)據(jù)流又有寫文件的數(shù)據(jù)流,但在某一張子圖中可能只有讀沒有寫或者只有寫沒有讀.小結(jié):一個軟件系統(tǒng),其數(shù)據(jù)流圖往往有多層.如果父圖有N個加工(Process),則父圖允許有0～N張子圖,但是每張子圖只能對應(yīng)一張父圖.在一張DFD圖中,任意兩個加工之間可以有0條或多條名字互不相同的數(shù)據(jù)流;在畫數(shù)據(jù)流圖時,應(yīng)該注意父圖和子圖的平衡,即父圖中某加工的輸入輸出數(shù)據(jù)流必須與其輸入輸出流在數(shù)量和名字上相同.DFD信息流大致可分為兩類:交換流和事務(wù)流.9.1.2 數(shù)據(jù)字典

數(shù)據(jù)字典是關(guān)于數(shù)據(jù)的信息的集合也就是對 數(shù)據(jù)流圖中包含的所有元素的定義的集合.組成部分: a.數(shù)據(jù)項條目 b.數(shù)據(jù)流條目 c.文件條目 d.加工條目

加工條目是對數(shù)據(jù)流圖中每一個不能再分 解的基本加工的精確說明.對于加工的描述是數(shù)據(jù)字典的組成內(nèi)容之一,常用的加工描述方法有結(jié)構(gòu)化語言,判定樹和判定表.9.1.3 結(jié)構(gòu)化語言

結(jié)構(gòu)化語言實際上是一種半形式化語言, 它的結(jié)構(gòu)通常可分為內(nèi)外兩層.外層接近于形式化語言,而內(nèi)層近似于自然語言的描述.9.1.4 實體——關(guān)系圖(E—R圖)實體——關(guān)系圖(Entity-Relabionship Diagram),簡稱E-R圖,包含實體,關(guān)系和屬性等3種基本成分.通常用矩形框代表實體,并用直線把實體(或關(guān)系)與其屬性連接起來.E-R圖通常用于數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng).9.2 結(jié)構(gòu)化設(shè)計

結(jié)構(gòu)化設(shè)計通常可分為概要設(shè)計和詳細設(shè)計,但是主要用于概要設(shè)計階段.概要設(shè)計的任務(wù)是確定軟件系統(tǒng)的結(jié)構(gòu),進行模塊劃分,確定每個模塊的功能,接口以及模塊間的調(diào)用關(guān)系.詳細設(shè)計的任務(wù)是為每個模塊設(shè)計實現(xiàn)的細節(jié).9.2.1 概要設(shè)計

經(jīng)過需求分析階段的工作,系統(tǒng)必須“做什么”已經(jīng)清楚了,概要設(shè)計的基本目的就是回答“概括地說,系統(tǒng)應(yīng)該如實現(xiàn) ”這個問題.概要設(shè)計的重要任務(wù):

將一個復(fù)雜的系統(tǒng)按功能化分為模塊,確

定每個模塊的功能,確定模塊之間的調(diào)用關(guān)系,確定模塊之間的接口(模塊之間傳遞的信息),評價模塊的結(jié)構(gòu)質(zhì)量.1.軟件結(jié)構(gòu)圖形工具

結(jié)構(gòu)化設(shè)計方法(SD)方法采用結(jié)構(gòu)圖(Structure Chart),層次圖和HIPO圖描述軟件結(jié)構(gòu).結(jié)構(gòu)圖的主要成分有模塊,調(diào)用和數(shù)據(jù),結(jié)構(gòu)圖中的模塊用矩形表示,在矩形框內(nèi)可標上模塊的名字.模塊間如有箭頭或直線相連,表明它們之間有調(diào)用關(guān)系.層次圖用來描繪軟件的層次結(jié)構(gòu).層次圖中一個矩形框代表一個模塊,方框間的連線表示模塊間的調(diào)用關(guān)系.HIPO圖實際上就是層次圖加輸入/處理/輸出圖.HIPO圖是美國IBM公司發(fā)明的“層次圖加輸入/處理/輸出圖”,是在層次圖里出了最頂層的方框之外,每個方框都加了編號.編號規(guī)則和數(shù)據(jù)流圖的編號規(guī)則一樣.2.概要設(shè)計中的信息流

變換流:信息沿著輸入通道進入系統(tǒng),然后通過變換中心(也稱主加工)處理,再沿著輸出通道離開系統(tǒng).具有這一特性的信息流稱為變換流.具有變換流型的數(shù)據(jù)流圖可明顯地分成輸入,變換(主加工),輸出三大部分.事務(wù)流:信息流沿著輸入通道到達一個事務(wù)中心,事務(wù)中心根據(jù)輸入信息(即事務(wù))的類型在若干個動作序列(稱為活動流)中選擇一個來執(zhí)行,這種信息流稱為事務(wù)流.事務(wù)流有明顯的事務(wù)中心,各活動以事務(wù)中心為起點呈輻射狀流出.9.2.2 詳細設(shè)計

概要設(shè)計已經(jīng)確定了每個模塊的功能和接口,詳細設(shè)計的任務(wù)就是為每個模塊設(shè)計其實現(xiàn)的細節(jié).詳細設(shè)計階段的根本目標是確定應(yīng)該怎樣具體地實現(xiàn)所要求的系統(tǒng),得出對目標系統(tǒng)的精確描述.1.詳細設(shè)計階段的內(nèi)容

為每個模塊進行詳細的算法設(shè)計.為模塊內(nèi)部的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行設(shè)計.對數(shù)據(jù)庫進行物理設(shè)計.其他

詳細設(shè)計工具主要包括程序流程圖(系統(tǒng)流程圖),盒圖(N-S圖),PAD圖和偽碼(PDL).2.人機界面設(shè)計

人機界面的設(shè)計質(zhì)量,直接影響用戶對軟件產(chǎn)品的評價.界面的美觀,靈活和風(fēng)格都很重要,但人機界面設(shè)計中最重要的也是最基本的目標是軟件的易操作性.人機界面設(shè)計主要包括系統(tǒng)響應(yīng)時間,用戶幫助設(shè)計,出錯信息處理和命令交互設(shè)計等幾個方面.9.3 Jackson方法

上面講的結(jié)構(gòu)化設(shè)計方法是面向數(shù)據(jù)流的,另外還有一種面向數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計方法, Jackson方法是最著名的面向數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計方法,而不是面向數(shù)據(jù)流的設(shè)計方法.Jackson方法的基本步驟是:建立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu);以數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ),對應(yīng)地建立程序結(jié)構(gòu);列出程序中要用到的各種基本操作,再將這些操作分配到程序結(jié)構(gòu)適當(dāng)?shù)哪K中.9.4 面向?qū)ο蠓治龇椒?00A)OTM方法的三個模型,分別從三個不同側(cè)面描述了所要開發(fā)的系統(tǒng):功能模型指明了系統(tǒng)應(yīng)該“做什么”;動態(tài)模型明確了什么時候做;對象模型則定義了做事情的實體.對象模型描述了系統(tǒng)中對象的靜態(tài)結(jié)構(gòu)及對象間的聯(lián)系,用對象模型圖來表示.動態(tài)模型描述了與時間和操作次序有關(guān)的系統(tǒng)屬性.動態(tài)模型由多張狀態(tài)圖組成.各個類的狀態(tài)圖通過共享事件組成系統(tǒng)的動態(tài)模型.功能模型描述系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)值的變化,它由數(shù)據(jù)流圖組成.數(shù)據(jù)流圖說明數(shù)據(jù)流是如何從外部輸入,經(jīng)過操作和內(nèi)部存儲而得到輸出的.十.軟件工具

軟件工具是指用于輔助軟件開發(fā),運行,維護,管理,支持等過程中的活動的軟件.通常也稱為CASE(Computer Aided Software Engineering,計算機輔助軟件工程)工具.按軟件過程的活動分為軟件開發(fā)工具,軟件維護工具和軟件管理工具等.十一.軟件開發(fā)環(huán)境

集成型開發(fā)環(huán)境通常可由工具集和環(huán)境集成機制兩部分組成.這種環(huán)境應(yīng)具有開放性和可裁減性.環(huán)境集成機制主要有數(shù)據(jù)集成機制,控制集成機制和界面集成機制.十二.軟件質(zhì)量管理基礎(chǔ)知識 12.1 軟件質(zhì)量

ISO/IEC 9126軟件質(zhì)量模型可從軟件功能性,可靠性,可用性,效率,可維護性,可移植性6個方面來衡量.(1).功能性

與功能及其指定的性質(zhì)的一組軟件屬性.(2)可靠性

軟件在規(guī)定的一段時間內(nèi)和規(guī)定的條件下保持其性能水平有關(guān)的一組軟件屬性.也可以稱為在規(guī)定的條件下和規(guī)定的時間間隔內(nèi),軟件實現(xiàn)其規(guī)定功能的概率.(3)可用性

與使用的難易程序及規(guī)定或隱含用戶對使用 方式所做的評價有關(guān)的軟件屬性.(4)效率

與在規(guī)定條件的性能水平與所用資源量之間的關(guān)系有關(guān)的一組軟件屬性.(5)可維護性

與軟件維護的難易程序有關(guān)的一組軟件屬性.(6)可移植性

軟件可從某一環(huán)境轉(zhuǎn)移到另一環(huán)境的能力有關(guān)的一組屬性.即軟件從一個計算機系統(tǒng)轉(zhuǎn)換到另一個計算機系統(tǒng)運行的難易程度是指軟件的可移植性.為了提高可移植性,應(yīng)注意提高軟件的設(shè)備獨立性.采用表格驅(qū)動程序有助于提高設(shè)備獨立性.為了提高可移植性,還應(yīng)有完備的文檔資料.使用C語言開發(fā)的系統(tǒng)軟件具有較好的可移植性.12.2 軟件質(zhì)量保證

軟件質(zhì)量保證的主要困難表現(xiàn)在以下幾個方面: 1)軟件開發(fā)的管理人員往往關(guān)心項目開發(fā)的成本與進度.因為成本和進度是顯而易見的,而軟件質(zhì)量則難以度量.如果軟件開發(fā)的管理人員對交付的軟件含有多少隱患并不必負什么責(zé)任,他們必定沒有太高的熱情去控制開發(fā)的質(zhì)量,更不必說保證質(zhì)量并不容易且代價昂貴.開發(fā)人員的習(xí)慣一旦形成難以改變,他們的形為也難于控制,而高質(zhì)量的軟件產(chǎn)品,又主要取決于參與開發(fā)的人員.復(fù)雜的軟件項目需要許多技術(shù)人員和管理人員參與,對問題的不同認識和誤解如不能及時消除必然影響軟件質(zhì)量.軟件開發(fā)人員的頻繁流動,特別是骨干開發(fā)人員的流失,也會使軟件質(zhì)量受到一定的影響.軟件質(zhì)量的保證手段: 開發(fā)初期制定質(zhì)量保證計劃,并在開發(fā)中堅持實行.開發(fā)前選定或制定開發(fā)標準或開發(fā)規(guī)范,并遵照實施.從開始就選擇分析設(shè)計方法和工具,形成高質(zhì)量的分析模型和設(shè)計模型.嚴格執(zhí)行階段評審,以便及時發(fā)現(xiàn)問題.各個開發(fā)階段的測試.對軟件的每次“變動”都要經(jīng)過申請,評估,批準,實施等步驟.軟件質(zhì)量特性的度量化.軟件生存期的各階段都要完整的文檔.12.3 代碼評審技術(shù)

常用方法有代碼走查和代碼審查技術(shù).代碼走查

程序員和測試員組成審查小組,通過邏輯運行程序.第一步:小組成員提前閱讀設(shè)計規(guī)格書,程序文本等相關(guān)文檔;第二步:利用測試用例,使程序邏輯運行,記錄程序的蹤跡,發(fā)現(xiàn),討論,解決問題 代碼審查

程序員和測試員組成審查小組.第一步:小組成員提前閱讀設(shè)計規(guī)格書,程 序文本等相關(guān)文檔;第二步:召開程序?qū)彶闀?開發(fā)人員讀程序,審查小組討論,發(fā)現(xiàn),解決問題.兩者的區(qū)別

代碼審查是一種正式的評審活動,而代碼走 查的討論過程是非正式的.十三.成本-效益分析可用哪些指標進行度量

投資回收率:通常把建立系統(tǒng)若干年后所取得的收益折算成現(xiàn)在的價值和開發(fā)系統(tǒng)所需的費用進行比較得出投資回收率.投資回收期:就是使累計的經(jīng)濟效益等于最初的投資費用所需的時間.純收入:整個軟件生命周期之內(nèi)的累計經(jīng)濟效益(折成現(xiàn)在值)與投資之差.十四.第四代語言(4GL)的主要特征

友好的用戶界面

兼有過程性和非過程性兩種特性 高校的程序代碼 完備的數(shù)據(jù)庫 應(yīng)用程序生成器

十五.軟件測試

軟件測試的費用已經(jīng)超過軟件開發(fā)費用的30%左右.“高產(chǎn)”測試是指用少量的測試用例,發(fā)現(xiàn)被測試程序盡可能多的錯誤.15.1 軟件測試經(jīng)過的步驟

單元測試->集成測試->確認測試->系統(tǒng)測試 15.2 測試與軟件開發(fā)各階段的關(guān)系

單元測試對程序中每一個程序單元進行測試,檢查各個模塊是否爭取實現(xiàn)規(guī)定的功能,從而發(fā)現(xiàn)模塊在編碼中或算法中的錯誤,該階段涉及編碼和詳細設(shè)計文檔.集成測試是為了檢查與設(shè)計相關(guān)的軟件體系結(jié)構(gòu)的有關(guān)問題,也就是檢查概要設(shè)計是否合理有效.確認測試主要是檢查已實現(xiàn)的軟件是否滿足需求規(guī)格說明書中已確定了的各種需求.系統(tǒng)測試是把已確認的軟件與其他系統(tǒng)元素(如硬件,其他支持軟件,數(shù)據(jù),人工等)結(jié)合在一起進行測試,以確定軟件是否可以支付使用.15.3 白盒測試

白盒測試又稱為結(jié)構(gòu)測試.可以把程序看成裝在一個透明盒子里,測試者(一般為編程者)完全知道程序的結(jié)構(gòu)和處理算法.按照程序內(nèi)部邏輯設(shè)計測試用例,檢測程序中的主要執(zhí)行通路是否能按預(yù)定要求正常工作.白盒測試多用于單元測試階段.邏輯覆蓋是主要的白盒測試技術(shù).白盒測試時,確定測試數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)程序的內(nèi)部邏輯和指定的覆蓋方式.采用一下幾種邏輯覆蓋標準: 語句覆蓋 判定覆蓋 條件覆蓋

判定/條件覆蓋 條件組合覆蓋 路徑覆蓋

滿足條件組合覆蓋測試用例,也一定滿足判定條件覆蓋.因此,條件組合覆蓋是上述五種覆蓋標準中最強的一種.15.4 黑盒測試

黑盒測試,又稱為功能測試.把軟件看做是一個不透明的黑盒子,完全不考慮(或不了解)軟件內(nèi)部結(jié)構(gòu)和處理算法,它只檢測軟件功能是否能按照軟件需求說明書的要求正常使用,軟件是否能適當(dāng)?shù)慕邮茌斎霐?shù)據(jù)并產(chǎn)生正確的輸出信息,軟件運行過程中能否保持外部信息(例如文件和數(shù)據(jù)庫)的完整性等.常用的黑盒測試技術(shù)包括等價類劃分,邊值分析,錯誤推測和因果圖等.其中等價類劃分和邊界值分析法方法最常用.如果兩者結(jié)合使用,更有可能發(fā)現(xiàn)軟件中的錯誤.15.4灰盒測試

灰盒測試介于白盒測試和黑盒測試之間,它把軟件看做是一個半透明的灰盒子,結(jié)合考慮軟件的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和外部功能設(shè)計測試用例 15.5 回歸測試

糾正了程序中的錯誤之后,選擇部分或全部原先已測試過的測試用例,對修改后程序重新測試以驗證對軟件修改后有沒有引出新的錯誤,稱為回歸測試.15.6 單元測試

單元測試(Unit testing)也稱為模塊測試或結(jié)構(gòu)測試,通常可放在編程階段(實現(xiàn)階段),主要采用邏輯覆蓋技術(shù),由程序員對自己編寫的模塊自行測試,檢查模塊是否能實現(xiàn)了詳細設(shè)計說明書中規(guī)定的功能和算法.單元測試主要發(fā)現(xiàn)編程和詳細設(shè)計中產(chǎn)生的錯誤.測試一個模塊時需要為該模塊編寫一個驅(qū)動模塊和若干個樁(stub)模塊.頂層模塊測試時不需要驅(qū)動模塊,底層模塊測試時不需要樁模塊.在進行單元測試時,常用的方法是白盒測試(采用邏輯覆蓋的測試技術(shù)),輔之以黑盒測試.15.7集成測試

集成測試(integration testing)也稱為組裝測試,在單元測試的基礎(chǔ)之上,把所有的模塊組裝成一個系統(tǒng)進行測試.主要測試設(shè)計階段產(chǎn)生的錯誤,集成測試計劃應(yīng)該在概要設(shè)計階段制定.非漸增式集成測試

首先將每個模塊分別進行單元測試,再把所有的模塊組裝成一個完整的系統(tǒng)進行測試.目前在進行集成測試時已普遍采用漸增式集成.漸增式集成測試

又可以分為自頂向下集成和自底向上集成.自頂向下集成先測試上層模塊,再測試下層模塊,由于測試下層模塊時上層模塊已經(jīng)測試過,所以不必要另外編寫驅(qū)動模塊.自底向上集成,先測試下層模塊,再測試上層模塊.頂層模塊測試時不需要驅(qū)動模塊,底層模塊測試時不需要樁模塊.軟件的集成測試最好由不屬于該軟件開發(fā)組的軟件設(shè)計人員承擔(dān),以提高集成測試的效果.三明治測試

從系統(tǒng)的三個角往中間包圍測試的方法.15.8 確認測試

在系統(tǒng)驗收測試中,驗證測試是在模擬的環(huán)境中進行強度測試的基礎(chǔ)上進行,主要依據(jù)軟件需求說明書檢測軟件的功能,性能及其他特征是否與用戶的要求一致,而確認測試是在一個實際環(huán)境中使用真實數(shù)據(jù)運行系統(tǒng).確認測試計劃應(yīng)該在需求分析階段制定.α測試

由用戶在開發(fā)者的場所進行,并且在開發(fā)者的指導(dǎo)下進行測試.開發(fā)者負責(zé)紀錄發(fā)現(xiàn)的錯誤和使用中遇到的問題,也就是說α測試是在受控的環(huán)境中進行的.β測試是在一個或多個用戶的現(xiàn)場由該軟件的最終用戶實施的,開發(fā)者通常不在現(xiàn)場,用戶負責(zé)記錄發(fā)現(xiàn)的錯誤和使用中遇到的問題并把這些問題報告給開發(fā)者.也就是說,β測試是在受控的環(huán)境中進行的.經(jīng)過確認測試之后的軟件通常就可以交付使用了.15.9 系統(tǒng)測試

系統(tǒng)測試是將已經(jīng)確認的軟件,計算機硬件,外設(shè)和網(wǎng)絡(luò)等其他因素結(jié)合在一起,進行信息系統(tǒng)的各種組裝測試和確認測試,其目的是通過與系統(tǒng)的需求相比較,發(fā)現(xiàn)所開發(fā)的系統(tǒng)與用戶需求不符或矛盾的地方.包括以下的測試: 恢復(fù)測試:監(jiān)測系統(tǒng)的容錯能力

安全性測試:監(jiān)測系統(tǒng)的安全機制,保密措施是否完善等防范能力.強度測試:測試軟件的異常情況的處理能力.性能測試:監(jiān)測系統(tǒng)是否滿足系統(tǒng)設(shè)計方案說明書對性能的要求.可靠性測試:從平均失效間隔是否超過了規(guī)定的時限,因故障而停機的時間在一年中不應(yīng)超過的時間來進行檢測.安裝測試:監(jiān)測軟件在安裝過程中是否有錯誤,是否容易操作等.系統(tǒng)測試計劃在系統(tǒng)測試階段初期制定.十六.軟件工程標準和軟件文檔

GB/T8566-2001,GB/T12504-1990,GB/T12505-1990是我國現(xiàn)階段最重要的三個軟件開發(fā)規(guī)范標準.國家標準局1988年1月批準并發(fā)布的《GB/T8567-1988計算機軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南》規(guī)定在一項軟件開發(fā)過程中應(yīng)該產(chǎn)生14中文件 可行性研究報告 項目開發(fā)計劃 軟件需求說明書 數(shù)據(jù)要求說明書 概要設(shè)計說明書 詳細設(shè)計說明書 數(shù)據(jù)庫設(shè)計說明書 用戶手冊 操作手冊 模塊開發(fā)卷宗 測試計劃 測試分析報告 開發(fā)進度月報 項目開發(fā)總結(jié)報告

軟件運行和維護基礎(chǔ)知識

管理人員主要使用:項目開發(fā)計劃,可行性研究報告,模塊開發(fā)卷宗,開發(fā)進度月報,項目開發(fā)總結(jié)報告.開發(fā)人員:項目開發(fā)計劃,可行性研究報告,軟件需求說明書,數(shù)據(jù)要求說明書,數(shù)據(jù)庫設(shè)計說明書,概要設(shè)計說明書,詳細設(shè)計說明書,測試計劃,測試分析報告.維護人員:概要設(shè)計說明書,詳細設(shè)計說明書,數(shù)據(jù)庫設(shè)計說明書,模塊開發(fā)卷宗,測試分析報告,維護報告.用戶:用戶手冊,操作手冊.十七.軟件維護

用于軟件維護的花費約為整個軟件生命周期花費的75%(或60%～80%之間)而且還在逐年上升.17.1 軟件維護類型

根據(jù)引起軟件維護的原因,軟件維護可分為以下四種類型(1)改正性維護

使用過程中發(fā)現(xiàn)了隱蔽的錯誤后,為了診斷和改正這些隱蔽錯誤而修改軟件的活動(2)適應(yīng)性維護

為了適應(yīng)環(huán)境的變化而修改軟件的活動(3)完善性維護

為了擴充或完善原有軟件的功能或性能而修改軟件的活動.(4)預(yù)防性維護

預(yù)防性維護是指為了提高軟件的可維護性和可靠性,為未來的進一步改進打下基礎(chǔ)而修改軟件的活動.17.2 軟件的可維護性 通常影響軟件可維護性的因素有可理解性,可測試性和可修改性.(1)可理解性

可理解性是指維護人員理解軟件的結(jié)構(gòu),接口,功能和內(nèi)部過程的難易程度.采用良好的編程風(fēng)格有助于提高軟件的易理解性.(2)可測試性

可測試性是指測試和診斷軟件錯誤的難易程度.(3)可修改性

可修改性是指修改軟件的難易程度.怎樣提高軟件的可維護性

在軟件生命周期的各個階段都必須充分考慮維護問題.結(jié)構(gòu)化設(shè)計的幾條主要原則,如模塊化,信息隱藏,高內(nèi)聚,低耦合等,對于提高軟件的可理解性,可測試性和可修改性也都有重要的作用.書寫詳細正確的文檔,書寫源文件的內(nèi)部注解,使用良好的編程語言,具有良好的程序設(shè)計風(fēng)格,也有助于提高軟件的可理解性.使用先進的測試工具,保存以前的測試過程和測試用例,則有助于提高軟件的可測試性.十八.軟件的可靠性

在給定的時間內(nèi),在給定的環(huán)境條件下系統(tǒng)完成所指定工作的概率.衡量的標準是:平均失效等待時間MTTF 和平均失效間隔時間MTBF.

第四篇：秘書實務(wù)

禮賓次序常用的5種方法

1依照來賓的具體身份和職務(wù)高低來排列順序。2按字母順序排列。

3依照來賓到達現(xiàn)場的具體時間早晚來排列

4依照來賓告知東道主自己到訪的時間的先后排列

5不排列即不分先后 涉外禮賓的準備工作。

1搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。

2注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習(xí)慣。3擬定來賓訪問日程。4.安排食宿

涉外會見、會談的程序。1提前約定。

2.通知對方有關(guān)事項。3.準備工作.4.迎接客人 5會見、會談

6.送別客人 接待計劃與安排

1、說明接待計劃的三項內(nèi)容：（1）接待規(guī)格；（2）日程安排；（3）經(jīng)費列支。

2、人員安排中計劃中應(yīng)寫明；（1）主要陪同人員；（2）主要工作人員；（3）住宿地點、標準、房間數(shù)量；（4）宴請時間、地點、標準、人數(shù)（5）會見、會談地點、人數(shù)、參與人員。

3、日程安排計劃：

（1）日期、時間、地點；（2）活動內(nèi)容；（3）陪同人員。

4、接待經(jīng)費計劃（列支）；（1）工作經(jīng)費；（2）餐飲費；（3）住宿費；（4）交通費；（5）參觀費；（6）其他不可預(yù)見費用。進行崗前培訓(xùn)的基本原則和要求

①.不卑不亢：不論來自哪個國家.所代表公司、企業(yè)的大小應(yīng)以禮相待，互相尊重 ②依法辦事：國際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國法律.也遵守對方國家的法律 ③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等 新聞發(fā)布會的注意事項

1.確定新聞主題，選擇發(fā)布良機。2.挑選媒介單位、落實宴請范圍。3.確定會議主持人，精選發(fā)人

4.處理好應(yīng)回避的問題制定各種應(yīng)變措施。慶典活動組織工作重點。

1.前期調(diào)查研究 2.精心策劃準備。3.選擇最佳時機。4.邀請嘉賓光臨。5.編排活動程序。6 安排其他活動。7.善后工作處理。開放式和封閉式辦公室優(yōu)缺點。1開放式：有利于溝通 節(jié)省辦公空間 辦公設(shè)備共享。難保機密 干擾大 無私人空間 2.封閉式：有利于安全保密 集中注意力 保護隱私。難交流 費用高

選擇不同辦公模式的方法

1.認真分析現(xiàn)有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)缺點。3.確定新的辦公模式。4.根據(jù)新的辦公模式制定相應(yīng)規(guī)章制度。5.確定新的分配制度。

辦公模式發(fā)生變化的原因

1.信技快速發(fā)展，尤是通技的改變?nèi)藗兊穆?lián)系不受地理位置限制，不再辦公場所也能進行工作。

2企業(yè)經(jīng)營需要既支出少量費用，又能有更優(yōu)秀的人才完成任務(wù)

3.辦公場地費用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益 4大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。

5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式

6.社會豐富多彩人們需要在時間上又更大的自主性和靈活性。7人們希望最大限度的發(fā)揮自己的才干，多干事情多得報酬。

8人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵員工的工作積極性。

制定計劃的作用。

1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位

2.指明組織為實現(xiàn)自己的目標而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財力部署的根據(jù) 3.指明組織的活動方針和范圍保證行動目標一致 4指明事務(wù)順序先后安排

5是一種主要控制手段和數(shù)量化財政計劃

計劃工作主要內(nèi)容

1每一項工作的起始時間、階段時間和最終期限 2每一項任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求。3每一項任務(wù)所需費用和其他資源 4每一項任務(wù)所承擔(dān)的人員及負責(zé)人。5每一項任務(wù)完成情況的檢查和監(jiān)督。

安全檢查的主要內(nèi)容及原則

1.對可預(yù)見的自然災(zāi)害作好科學(xué)預(yù)測分析及時及早預(yù)報

2.對可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關(guān)信息，掌握動向 3.對以前發(fā)生的事件進行總結(jié)，制定防范措施。4.對預(yù)測的突發(fā)事件制定應(yīng)急方案

5.將應(yīng)急方案或應(yīng)急程序公示于醒目位置

6.進行度突發(fā)事件的培訓(xùn)和演練，掌握必要的知識與技能 7.配備相關(guān)設(shè)備和資源

8.定期檢查維護更新設(shè)備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。

原則：1加強領(lǐng)導(dǎo) 統(tǒng)一指揮2.快速反應(yīng) 控制事態(tài)發(fā)展3以人為本 保護公眾利益4公開透明 面對公眾。

突發(fā)事件的報告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容

必要性：1.作為事故處理的一依據(jù)2.作為安全教育的案例資料3.便于應(yīng)對各種賠償案件 內(nèi)容：

1.《事故情況記錄表》：事故發(fā)生日期、時間、地點、涉及人員，事故過程。證人 2.《工傷情況報告表》：事故發(fā)生日期、時間、地點，涉及人員基本情況，事故過程細節(jié)，救治過程，醫(yī)療處理情況，證明人辦公設(shè)備購買和租用的優(yōu)缺點及其采購程序

1購買：優(yōu)點：為組織增加固定資產(chǎn)。使用方便。缺點:一次付費過高。設(shè)備難更新。2租用：優(yōu)：最初投入費用低，并能被獲得的利潤補償。租用協(xié)議包括維護修理。便于更新?lián)Q代。缺點：常年租用費用過高。提前終止合同會有很高賠償。

采購程序：提出購買申請 審批落實費用 選擇供應(yīng)商 簽訂供貨合同 貨物驗收入庫支付貨款。

正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商須考慮的因素

1.價格和費用

⑴比較不同供應(yīng)商的要價：初次洽談的價格

⑵降低價格方法，如批量購買，節(jié)日削價或?qū)⑵渲付槲ㄒ坏霓k公用品供貨商

⑶購買后還要考慮費用的支出，如：占用空間費用，存儲物品報廢，存儲過多占用資金

2.質(zhì)量和交貨

⑴保證購買后能滿足需求 ⑵選擇不合格物品的供應(yīng)商

⑶比較供應(yīng)商交貨的時間⑷供應(yīng)商能說到，做到，有誠信，很可靠

3.服務(wù)和位置

⑴比較為客戶提供服務(wù)是否方便，如所提供的訂購方式

⑵供應(yīng)商所在地點方便聯(lián)絡(luò)和交貨 4.安全和可靠性 ⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等

⑶了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性

申請費用以及報銷結(jié)算的步驟是

1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準。

3、一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。

4、在進行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應(yīng)與使用者實際用途相符。

5、商務(wù)工作結(jié)束，申請人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。

6、如果事實商務(wù)工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可得到報銷。制定采購預(yù)算方案的程序和內(nèi)容

1程序：確定預(yù)算基數(shù) 調(diào)研 確定采購的產(chǎn)品 編寫預(yù)算方案 修改完善方案

2內(nèi)容：預(yù)算的項目名稱 目標 需要的辦公資源 采用預(yù)算方法 測算的依據(jù) 支付預(yù)算標準 政府采購主要方式

公開招標 邀請招標 競爭性談判 單一來源 詢價 國務(wù)院政府采購監(jiān)督機構(gòu)認定的其他方式合理調(diào)配和利用辦公資源

1.a制定合理的調(diào)配計劃：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、現(xiàn)有庫存、輕重緩急、逐項作出調(diào)配計劃，計劃要又預(yù)見性和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公需要。B保證重點物品的使用對工作性質(zhì)重要的部門實行傾斜政策。

2.建立辦公資源運行檔案（購買信息 維修合同 操作指南 所有資源情況列表 基本信息 日志記錄和故障登記）3.管理辦公資源的注意事項（及時更新記錄 按規(guī)定清退辦公用品、設(shè)備 掌握人員流動情況）會議籌備

1作用：了解會務(wù)工作的全局 加強協(xié)調(diào)溝通 確保會議目標實現(xiàn) 2特點：全面性和具體性 計劃性 明確性

3原則：嚴格時間 事項明確 會議必要 4內(nèi)容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時間和日期 地點 需要設(shè)備和工具 會議文件會議人員組成及人數(shù) 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經(jīng)費安排 會議籌備機構(gòu)和完成任務(wù)的期限 會議應(yīng)急方案的內(nèi)容

1.會議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題 場地問題 設(shè)備問題 資料問題 健康與安全問題與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現(xiàn)時工作人員的責(zé)任

3.處理會議中意外事件的方法：同上組織電話會議的方法

發(fā)出會議通知 分發(fā)會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄

組織視頻會議的方法

視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設(shè)備 設(shè)備維護 為減少租用通信線路的時間 節(jié)約費用

遠程會議籌備方案特點

（1）遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、能夠與電話服務(wù)機構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點。

（2）遠程會議籌備方案擬定時，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

（3）會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。（4）遠程會議籌備方案中要有專人負責(zé)檢查遠程會議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

會議籌備情況檢查主要內(nèi)容

1會議準備工作是否充分 2文件材料的準備 3會議布置情況

4禮儀接待人員的準備 5環(huán)境條件與用品的準備

6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容

做好會務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種：

（1）聽取會議籌備人員的匯報

1）聽取匯報的領(lǐng)導(dǎo)要加強前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。2）會議籌備人員對匯報材料的準備要側(cè)重困難和問題，注重實效。3）選擇合適的匯報時間。

4）對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。（2）會前現(xiàn)場檢查

1）檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠程會議要提前下發(fā)材料。

2）注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。3）設(shè)立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設(shè)置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。

4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。

5）準備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。

6）安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓(xùn)，回答與會者的提問。7）遠程會議要加強對設(shè)備的檢查。

會議協(xié)調(diào)的內(nèi)容

1協(xié)調(diào)會議召開的時間地點出席人員列席人員 2協(xié)調(diào)會議相關(guān)事項 3協(xié)調(diào)會議議題 4協(xié)調(diào)會議紀要

5協(xié)調(diào)會議決定事項的落實 推進會議進程的方法

1了解會議主題和議題 2嚴格遵守會議時間 3主題明確

4鼓勵和引導(dǎo)與會者

5消除交流故障抵制不和諧因素 6合理安排議題

7掌握會議休息的時機 8適時結(jié)束會議 會議經(jīng)費使用的方法

1以節(jié)約為原則，需要開支的項目要盡量列的詳細具體

2向會議籌備委員會的領(lǐng)導(dǎo)人提出申請并按照審批權(quán)層層審批 3領(lǐng)導(dǎo)審批后由財務(wù)部門提取現(xiàn)金或填寫支票 4支出會議經(jīng)費

5領(lǐng)導(dǎo)審批后按本單位零用現(xiàn)金、開支標準和報銷的這種財務(wù)制度和規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)。會議總結(jié)的目的

1檢查會議目標的實現(xiàn)情況 2檢查各小組分工執(zhí)行情況 3檢查個人工作情況 4表彰先進個人

5妥善解決會議遺留的問題 高效率會議的決定因素

1會議召開的必要性 2經(jīng)過精心準備 3地點選擇適中 4形式多樣化

5嚴格執(zhí)行了會議的各項議程 6與會者經(jīng)過認真確認和專心挑選 7嚴格開會、散會時間 8會議作出的決定事項 9會議經(jīng)費支出合理 10會議服務(wù)熱情周到 信息利用的要求

1信息利用要給組織帶來效益

2信息利用要對社會環(huán)境和公眾負責(zé)。不能損害社會環(huán)境和公眾利益 3信息利用要嚴格遵守信息法規(guī)，遵守知識產(chǎn)權(quán)保護的相關(guān)法律法規(guī) 登記

（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

①總括登記，對存儲信息按批分類登記；

②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

2、編碼：

（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。

（2）編碼步驟；分析所有預(yù)編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)

（3）編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標準編碼；

②分組編碼法，利用十進位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類 提供檔案利用的要求及方式

1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務(wù)方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據(jù)此開展檔案利用工作

2方法：開設(shè)閱覽室提供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復(fù)制本 提供咨詢服務(wù) 印發(fā)檔案目錄 舉辦檔案展覽

編寫大事記的工作步驟和注意事項

1.接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。2.大事記主要由大事記記述和時間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時間順序進行排列。

第五篇：秘書實務(wù)

《秘書素養(yǎng)》2011年第15 期《黑龍江科技信息》

1、《毛澤東論秘書素養(yǎng)》2010年第十一期《今日浙江》

2、《論秘書素質(zhì)與培養(yǎng)》2009年10月22日武漢市中等職業(yè)藝術(shù)學(xué)院

3、《21世紀企業(yè)秘書素質(zhì)談》2003年福建師范大學(xué)福清分校莊文泉

4、《高校秘書人員的檔案學(xué)素養(yǎng)》《大理學(xué)院學(xué)報》2008年第1期

5、《論高校教務(wù)秘書的職業(yè)素養(yǎng)》2008年第16期《中國成人教育》

6、《簡論高校秘書人員的信息素養(yǎng)》2006年第24期《文教資料》

7、《論秘書素質(zhì)與培養(yǎng)》2009年第9期《科技創(chuàng)業(yè)月刊》

8、《論當(dāng)代秘書的基本素養(yǎng)》2008年第2期《傳承（學(xué)術(shù)理論版）》

9、《淺論現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的素養(yǎng)》2012年第17期《中國科技博覽》

10、《淺論秘書人員素養(yǎng)》2005年第3期《和田師范專科學(xué)校學(xué)報》

11、《政務(wù)秘書應(yīng)具備的媒介素養(yǎng)》2007年第6期《當(dāng)代傳媒》

12、《論秘書的基本素養(yǎng)》2011年第11期《科學(xué)財富》

13、《國企辦公室秘書應(yīng)具備的素養(yǎng)》《中國核工業(yè)》2010年第12 期

1、毛澤東一生中用過許多秘書他對秘書人員的政治立場、理論修養(yǎng)、思想品德、工作作風(fēng)、知識素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)能力等方面，都提出了很高標準，給秘書人員提高素質(zhì)指明了方向。

2、秘書在現(xiàn)代社會中具有十分重要的作用，秘書素質(zhì)的高低會直接影響直屬領(lǐng)導(dǎo)工作.秘書素質(zhì)主要包括職業(yè)道德、知識素養(yǎng)和人文素質(zhì)等幾個方面，并可以通過建立合理完善的課程體系等途徑來培養(yǎng)秘書素質(zhì).。

3、隨著我國政治經(jīng)濟體制和經(jīng)濟體制改革的不斷深入，二十一世紀我國高職高專的秘書教育應(yīng)重點關(guān)注企業(yè)對秘書人才的需求情況，從而為企業(yè)培養(yǎng)出大量適用型、技能型、復(fù)合型的高素質(zhì)的綜合型人才。據(jù)此加大培養(yǎng)力度，從宏觀上調(diào)整教育方式，有針對性地加大對秘書人才素質(zhì)的培養(yǎng)。

4、高校秘書工作與檔案工作有著密切的聯(lián)系，秘書的工作性質(zhì)決定秘書除了具備秘書學(xué)、行政管理等學(xué)科知識以外，還必須兼?zhèn)錂n案學(xué)知識，本文從秘書工作與檔案工作的關(guān)系、秘書必須具備檔案知識等方面論述了秘書掌握檔案知識的重要性，并提出提高秘書人員檔案學(xué)素質(zhì)的途徑。

5、高校教務(wù)秘書是專職管理人員，是學(xué)校與院系、教師與學(xué)生之間聯(lián)系、溝通的橋梁和紐帶，是高校教育思想、教育計劃的執(zhí)行者、實施者與管理者，因此在高校管理中具有不可替代的作用。新形勢下高校教務(wù)秘書必須具備優(yōu)良的政治思想素養(yǎng)、嫻熟的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和良好的心里素養(yǎng)。

6、高校秘書人員除了應(yīng)具備較高的政治素養(yǎng)、思想作風(fēng)、職業(yè)道德素養(yǎng)等外，還應(yīng)具備較高的信息素養(yǎng)。信息沭陽是指個體認識到何時需要信息，且能夠檢索、評估和有效地利用信息的綜合能力。它的本質(zhì)包括信息意識情感、信息倫理道德和信息技術(shù)基本知識以及操縱、利用和開發(fā)信息的能力四方面。

7、秘書在現(xiàn)代社會中具有十分重要的作用，秘書素質(zhì)的高低會直接影響直屬領(lǐng)導(dǎo)工作。秘書素質(zhì)主要包括職業(yè)道德、知識素養(yǎng)和人文素質(zhì)等幾個方面，并可以通過建立合理的課程體系等途徑來培養(yǎng)秘書素質(zhì)。

8、秘書人才必須具備以下基本素養(yǎng)：深厚的政治理論素養(yǎng)和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，嫻熟的文字處理能力和較強的當(dāng)代辦工技能，全面的綜合能力和靈活的協(xié)調(diào)能力，健康的身體和健全的心理素質(zhì)既要思維敏捷。

9、現(xiàn)代秘書崗位是一項綜合性工作崗位，對從事秘書工作者有著更高的要求。要做一名合格的辦公室秘書，不僅需要具備廣播的基礎(chǔ)知識、精湛的專業(yè)技術(shù)、靈活、創(chuàng)鑫的工作能力，而且需要具備良好的心理素質(zhì)。

10、秘書工作的基本規(guī)律，決定秘書人員具備必要的能力素養(yǎng)、治理素養(yǎng)、心理素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德素養(yǎng)和政治素養(yǎng)。秘書人員必須努力提高自身素養(yǎng)和修養(yǎng)，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，充分發(fā)揮助手多喝參謀作用。

11、媒介是各種政治、經(jīng)濟、文化等社會信息的載體，作為社會管理者的政府，在行使管理者的政府，在行使職能時與媒介有著天然、密不可分的聯(lián)系；作為政府部門信息管理者的秘書必須了解媒介、掌握媒介規(guī)律，具備良好的媒介素養(yǎng)。

12、隨著信息時代的發(fā)展，特別是在經(jīng)濟全球化，社會多樣化的今天，秘書面對的文化背景寬了，思維領(lǐng)域廣了，知識更新快了，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，作為新時代的秘書，應(yīng)該與時俱進，內(nèi)強素質(zhì)，外樹形象，培養(yǎng)良好的職業(yè)素養(yǎng)。

13、一名合格的國企秘書，必須具備高尚的職業(yè)道德、過硬的政治思想、高超的業(yè)務(wù)能力、睿智的心智。人的素養(yǎng)是指在道德品質(zhì)、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作作風(fēng)及專業(yè)技能方面，經(jīng)過實際工作歷練、培養(yǎng)所達到的水平。要成為一名合格的國企秘書必須具備高尚的職業(yè)道德、過硬的政治思想、高超的業(yè)務(wù)能力、瑞達的心智。