第一篇：秘書資格考試理論

2010年5月秘書資格考試(三級)理論知識部分試卷

第二部分 理論知識（26-125題，共100道題，滿分為100分）

一、單項選擇題（第26題～第85題，每題1分，共60分。）26.敘述是表述人物的經歷、行為或（）。

A、事件發生的時間、地點B、事物發展變化的結果C、事件發生的原因、結果D、事物發展變化的過程 27.在有重大傳染疾病流行時，為避免傳染和交叉感染可采用（）。

A、項目團隊工作模式B、彈性時間工作模式C、在家工作模式D、交叉工作模式 28.計算機速記與手寫速記功能相同的是能夠（）。

A、傳遞信息B、交流語言C、存儲語言信息D、記錄語言信息

29.關于文章運用語言的標準必須平實的理解，不正確的一項是（）。A、平易實在B、樸素規范C、明白流暢D、通俗易懂

30.在Excel中，如果輸入“0 1/9”，則在單元格中會出現（）。A、1月9日B、1/9C、# # # #D、FALSE 31.對會議的評估應做到（）。

A、淡化宣傳B、避免定論C、科學高效D、澄清事實 32.按新的辦公模式要求，不需要與其它員工或客戶有太多的接觸，可安排在家完成工作內容的人員是（）。A、行政事務人員B、研發部門的科技人員C、銷售人員D、財務人員 33.關于開放式辦公室優點的描述，不正確的是（）。

A、開放式辦公室有靈活應變的功能B、開放式辦公室不會受到他人的干擾 C、開放式辦公室能節省面積D、開放式辦公室容易共享辦公設備 34．文章的命名通常叫做（）。

A、標題B、文名C、題目D、公文名稱

35.某公司中存在許多不同的非正式群體，并因為需求不同而發生沖突，以致影響組織的發展。作為公司秘書，你認為應該建議經理采取的措施是（）。

A、盡力滿足各個非正式群體的不同需求B、協調各個非正式群體的分歧 C、禁止非正式群體的活動D、引導非正式群體的活動

36.公文草稿在簽發之前進行的全面核查與修正的活動稱為（）。A、會商B、催辦C、審核D、簽署

37．“通報”往往運用“決定”的形式來表達上級機關的意見，下列沒有決定部分的通報是（）。A、表彰性通報B、批評性通報C、傳達性通報D、發布性通報 38.新職工入職培訓首先要解決（）。

A、管理知識B、財務知識C、產品認知D、崗位認知 39.信息利用是使存儲的信息（）。

A、系統條理化B、滿足工作需要C、達到規定目標D、實現功能擴充 40.評價會議是否成功首先是要（）。

A、設計會議效果評估表B、分析領導的意圖是否貫徹執行

C、分析確定影響會議效果的因素D、分析與會代表的滿意率程度 41.下列說法中，正確的是（）。

A、由于商業受賄不具有不正當競爭的性質，故不受我國《反不正當競爭法》的調整 B、引入誤解的虛假宣傳行為，在主觀上必須表現為故意

C、通過實施反向工程而獲取他人商業秘密，在我國不視為侵犯他人商業秘密的行為 D、商業誹謗行為的具體實施者必須是經營者本人 42.涉外迎接的準備工作，不包括（）。

A、布置會場B、準備酒會C、提供背景資料D、接待人員安排 43.“決定”這一文種屬于（）。

A、指令性公文B、知照性公文C、法定性公文D、獎懲性公文 44.辦公室溫度，應該控制在（）。

A、18℃~20℃ B、20℃~25℃ C、25℃~28℃ D、27℃~29℃

45.中小型的辦公會為了便于討論，一般采取（）的會場布局。A、半圓形B、方拱形C、橢圓形D、大、小方形 46.下列可以被核準注冊為商標的有（）。

A、“最亮”牌燈泡B、“補血”牌營養液C、“巧妙”牌手表D、“鋼鐵”牌汽車 47.涉外接待活動應遵循的基本原則不包括（）。

A、不卑不亢B、內外有別C、依法辦事D、必須通知媒體 48.秘書對上司工作環境的關注點應是（）。A、環境整潔、設備完好B、環境整潔、設備先進 C、環境優美、舒適宜人D、環境幽雅、設備整齊

49.決策執行中的成績、經驗方面的信息反饋是（）。A、正反饋B、輸入反饋C、前反饋D、跟蹤反饋 50.下列選項中，不屬會議溝通特點的是（）。

A、溝通對象有分散性、過程具有延展性B、信息影響具有限制性 C、溝通對象有群體性；信息影響具有傳播的有限性

D、過程具有流程性，信息影響具有傳播的延展性，溝通對象有群體性

51.在Excel中，單元格B4中的公式為“=A3+B2”，如果將此公式復制到C4單元格，公式將為（）。A、＝B3+C2B、＝A4+B3C、＝B4+A3D、＝A3+B2 52.以下關于饋贈禮品的描述，不正確的選項是（）。

A、不要給信仰伊斯蘭教的人送有人物圖像的禮物 B、不要給韓國人送日本產品作禮物 C、日本人不喜歡“9” D、日本人送禮不注重包裝 53.下列對企業文化敘述不正確的是（）。

A、企業風氣是企業文化的直觀表現B、企業最高目標是企業共同價值觀的集中表現 C、精神層是形成制度層的物質基礎D、企業風俗由精神層所主導又反作用于精神層

54．計算用于控制會議財務預算的各項指標，如贏利性指標，來分析會議成本對利潤的貢獻率，這種會議經費使用的監督方法稱為（）。

A，比率分析B、損益平衡表C、質量D、授權和自我控制 55.選擇禮品不必考慮的因素是（）。

A、與受禮者的關系B、送禮的原因C、接待規格D、受禮者的特點

56.壓縮信息材料的篇幅，達到主題突出，文字精煉效果的信息開發方法為（）。A、壓縮法B、轉換法C、概述法D、濃縮法 57.在會計科目中，所得稅屬于（）。

A、資產類B、損益類C、所有者權益類D、負債類 58.導致工作模式發生變化的原因不包括（）。

A、個性發展要求B、高科技的發展C、企業間競爭加劇D、城市交通壓力 59.編制目錄屬于（）。

A、一次信息開發B、二次信息開發C、三次信息開發D、專題信息開發 60．關于Word查找操作的錯誤說法是（）。

A、可以從插入點當前位置開始向上查找 B、無論什么情況下，查找操作都是在整個文檔范圍內進行 C、Word可以查找帶格式的文本內容 D、Word可以查找一些特殊的格式符號，如分頁線等 61.下列總結的標題屬于非公文式的是（）。

A、《推動人才交流，培植人才資源》 B、《××公司2008年銷售工作總結》 C、《市航務管理處春運工作總結 D、××學院××專業《畢業實習總結》 62.下列不屬于授予發明專利條件的是（）。A、平等性B、創造性C、新穎性D、實用性

63.以下關于會見、會談的描述，不正確的選項是（）。

A、會見是禮節性會晤 B、會談是指雙方或多方為各自利益，就某些實質性問題交流情況 C、會見和會談在程序安排與禮儀要求上不一樣 D、會見與會談時間長短不同 64．合影留念不安排在（）。

A、雙方見面之后，會談開始前B、會談結束后C、會談進行中D、雙方見面介紹之后 65.會議應急方案應在（）制定完成。

A、意外出現前B、會議舉行過程中C、會議開始之前D、會議通知書發出以后 66.下列關于辦公用品發放的敘述，正確的是（）。

A、視需要隨時領取B、按需分配C、指定專人發放D、嚴格控制數量

67.某市公安交通管理局擬對某國道采取管理描施，應使用的最恰當的文種是（）。A、通知B、通告C、通報D、公告

68．會議經費使用的程序為：申請經費→（）財務人員提取現金或填寫支票→經費支出→審核會議經費支出。

A、財務部審核→主管領導審批B、主管秘書審批→主管領導審批 C、主管領導審批→財務部審核D、財務部審核→會議秘書長審批 69.對講話內容做一字不差的記錄叫（）。

A、補充記錄法B、精辟記錄法C、完全記錄法D、詳細記錄法 70.辦公室工作目標體系應與（）相吻合。

A、組織文化B、組織結構C、領導的意圖D、員工的個人利益 71.下列選項中，違背首飾佩帶要求的選項是（）。

A、首飾的風格要與服裝的風格一致B、首飾的選擇要符合自身的特點 C、頸部修長的人宜佩帶稍長的項鏈D、佩戴首飾以少為佳 72.在Windows資源管理器窗口中，要修改已選定文件夾的名稱，下列操作中，不能實現改名操作的是（）。A、單擊“文件”菜單中的“重命名”命令B、兩次單擊該對象的名稱 C、右單擊該對象，然后單擊快捷菜單中的“重命名”命令D、單擊該對象的圖標 73．在Windows中，可以打開“開始”菜單的組合鍵是（）。A、Ctrl+Tab B、Ctrl+Esc C、Ctrl+Del D、Ctrl+Shift 74.按照一定的制度和手續將檔案攜出檔案室利用的方式是（）。A、檔案調閱B、檔案外借C、檔案轉遞D、檔案查詢

75.某秘書所擬寫的“××會議火災應急預案”的“組織實施”一節中提到了四條措施，其中內容需要修改的條款是（）。

A、要迅速搶救國家財產，并組織人員逃生，原則是“既要救人，也要救物” B、參加人員在消防車到來之前，在確保自身安全的情況下均有義務參加撲救 C、使用滅火器、水桶、消防水帶等器具滅火

D、無關人員要遠離火災地的道路，以便于消防車輛駛入 76.以下關于數碼相機保養的敘述，錯誤的是（）。

A、在正常的工作環境下，相機和鏡頭并不需要過于頻繁地清洗 B、如果有必要，可以用酒精來擦洗相機的金屬部分

C、要注意保持鏡頭的清潔，鏡頭上的微量塵埃會影響圖像的質量 D、相機在低溫下可能會停止工作

77．以下情形中屬于無效合同的是（）。

A、乘人之危而訂立的合同B、惡意串通，損害第三人利益的合同C、無權代理合同D、顯失公平的合同 78．企業編制招聘計劃的第一步是（）。

A、編制“人力資源招聘計劃書”B、進行招聘工作日程安排C、進行招聘測試D、獲取招聘需求信息 79．如果一個公司中小道消息很多，而正式溝通的信息較少，這意味著該組織（）。

A、非正式溝通渠道中信息傳遞順暢，運作良好 B、有相當多的人好搬弄是非，傳播小道消息

C、充分發揮非正式溝通渠道的作用，促進了信息交流D、正式溝通渠道中信息傳遞存在問題，需要調整 80.下列關于掃描儀的描述中，錯誤的是（）。

A、掃描儀是一種重要的輸出設備 B、分辨率越高的掃描儀掃描出的圖像越清晰

C、色彩位數越高的掃描儀，掃描出的圖像色彩越豐富 D、掃描儀的精度決定了掃描儀的檔次和價格 81.在評估會議秘書處理突發事件的能力時，采用的標準是（）。A、在掌握會議工作技能方面是否存在一定困難

B、能否提醒有關領導組織專門的安全小組負責會議的應急工作 C、能否提醒與會者關閉手機 D、脾氣是否好

82.秘書在調查研究的基礎上撰寫調查報告的工作屬于（）。A、信息整理B、信息提煉C、信息開發D、信息反饋 83.對視頻會議的會場布置要求有（）。

A、一臺攝像機B、主會場和分會場都要懸掛會標 C、擺放鮮花D、采用自然光 84.承襲上一年度的經費，再加上一定比例的變動的預算方法稱為（）。A、傳統預算法B、零基預算法C、增效預算法D、比例預算法 85．辦公資源的管理一般由單位的（）負責。

A、財務部門B、行政部門C、人事部門D、審計部門

二、多項選擇題（第86題～第125題，每題1分，共40分。）86.應用文書主要包括（）。

A、行政公文B、警務文書C、商務文書D、事務文書 87．通告與公告的區別在于（）。

A、使用范圍不同B、宣布事項不同C、制發者不同D、公文屬性不同

88.決定可分為指揮性與知照性兩種類型，下列事由中應使用知照性決定的有（）。A、設置機構B、部署工作C、表彰先進D、人事變動

89．下列對西餐餐巾使用方式的表述中，正確的是（）。

A、餐巾疊作兩層放置在腿上，表示正在用餐B、餐巾大致折疊后放在桌上，表示不再繼續用餐 C、餐巾折疊后放在座椅上，表示暫時離開D、餐巾使用后放在座椅上，表示不再用餐 90．下列選項中，屬于說明性新聞發布會內容的是（）。A、澄清有關企業的負面信息B、宣布有關企業的正面信息 C、發布有關企業的經營方針D、說明企業產品質量問題 91.文書擬辦的意見要（）。

A、準確B、簡潔C、抽象D、符合實際 92.擬寫講話稿的注意事項有（）。

A、內容要有針對性B、語言要通俗生動C、主題要明確D、觀點要鮮明 93.檔案參考資料包括（）。

A、全宗介紹B、人名索引C、會議簡介D、組織沿革 94.述職報告的主體部分的內容主要包括（）。A、履行職務的基本情況B、本人自傳及閱歷C、所取得的成績和實踐經驗D、存在問題和努力方向 95.下列文書的內容具有前瞻性、預測性的是（）。A、總結B、計劃C、調查報告D、可行性研究報告 96.會議總結的目的具體體現在（）。

A、檢查會務小組的分工執行情況B、檢查會議目標的實現情況 C、檢查與會代表的返程情況D、積累經驗，找出不足 97.不屬于會議管理與服務方面的文件有（）。A、會議總結B、討論提綱C、報告D、策劃書

98.當總公司準備召開遠程電話會議時，會議經費預算要側重的方面有（）。A、會議場地租用費B、會議設備購買和租用費C、文件資料費D、郵電通訊費 99.以下選項中屬于發文處理程序的是（）。A、簽發B、封發C、用印D、簽收 100.文書登記的形式中包括（）。

A、簿式登記B、卡片式登記C、自動化登記D、聯單式登記 101.會議召集方在會后的責任有（）。

A、傳達會議精神B、按照會議決議分配的任務開展工作C、落實會議達成的決議D、完成會議善后工作 102.按溝通的手段，溝通可分為肢體語言溝通和（）。

A、口頭語言溝通B、語言溝通C、圖片或者圖形D、書面語言溝通 103.投標書的特點是（）。

A、針對性B、求實性C、合約性D、簡潔性

104.會議的領導者和會務部門在進行會議組織時要堅持的原則有（）。A、細致性B、時間性C、及時性D、全面性 105．擬寫投標書應注意的事項有（）。

A、明確招標要求B、實事求是，不可弄虛作假C、語言簡潔，語氣謙和D、對標的應全面描述 106.計劃按內容可分為（）。

A、學習計劃B、工作計劃C、財務計劃D、銷售計劃 107.為確保會議文件的質量，要做的工作有（）。

A、認真核對會議文件的每一項內容B、對主辦單位的會議文件進行全面的審核

C、可以不審核參會單位報送的文件D、會議文件的審核要經過自審、初審、會審和終審 108．以下屬于收文處理環節的是（）。A、擬辦B、審核C、催辦D、簽發

109.所謂溝通是指為了一個設定的目標，把（）在個人或群體間傳遞并且達成共同協議的過程。A、信息B、語言C、情感D、思想

110.下列文書采用引述式開頭的有（）。A、商洽函B、請批函C、答復函D、批復

111.在文章層次中經常使用篇段合一式的有（）。A、轉發通知B、印發通知C、意見D、批復 112.對會議主持人的評估主要評估其（）。

A、參與能力B、控制能力C、協調能力D、主持能力 113.會議籌備人員對匯報材料的指標要側重（）。A、方式B、數據C、困難D、問題 114.擬寫的擬辦意見應當（）。

A、明確具體B、寫明收件人C、便于修改D、語言表述準確 115.下面屬于會議管理性文件的有（）。A、主題報告B、證件C、會議須知D、統計報表

116.在制定計劃時，對每一項任務都要在（）等方面有明確的要求。A、具體目標B、數量、質量C、所需資源D、負責的部門或個人 117.引證法的形式有（）。

A、直接引言B、間接引言C、引證論據D、引證論點 118.文書催辦的形式有（）。

A、對內催辦B、核實催辦C、對外催辦D、領導催辦 119.文書寫作中，使用第三人稱的文種有（）。A、通報B、會議紀要C、會議記錄D、合同

120．高秘書在檢查會議籌備工作時發現，在會議接待、會議文件、錄音錄像設備的準備等方面仍存在問題，她應向（）會議籌備小組的主管提出批評。A、秘書組B、宣傳組C、保衛組D、會務組 121.總結按范圍分為（）。

A、單位總結B、個人總結C、年度總結D、工作總結 122.招標書的正文結構包括（）。A、前言B、基本情況C、主體D、結尾

123.以下關于拼音速記描述正確的選項是（）。

A、拼音速記是運用簡單而有系統的符號和各種有規則的略寫方法 B、拼音速記方案的符號分為“聲符”和“韻符”兩大類 C、拼音速記是依據《漢語拼音方案》的規則

D、拼音速記是通過“記意”達到“記音”的目的 124.文稿審核中發現的（）可以直接修改。A、錯字B、漏字C、不對的符號D、不對的標點 125.開放式辦公室的特點是（）。

A、不設個人專用辦公室B、易于員工集中注意力

C、組合工作間的材料豐富多樣D、不設傳統的首長座位

一、單項選擇題（本大題共30小題，每小題1分，共30分）

在每小題列出的四個備選項中只有一個是符合題目要求的，請將其代碼填寫在題后的括號內。錯選、多選或未選均無分。

1．秘書及秘書職能同領導者及領導職能，產生的時間形態是（）A．同時B．相繼C．先后D．及時 編輯推薦：

秘書資格考試筆記講義：接待工作中的技巧

秘書資格考試法律法規：不正當競爭行為

2．秘書工作的本質屬性是（）

A．輔助性B．綜合性C．文字性D．近身綜合輔助性 3．一個系統的職能部門是秘書參謀服務的（）A．主要對象B．間接對象C．直接對象D．可能對象

4．中外古代秘書性參謀活動的發展對現代秘書參謀活動（）A．完全失去了實際參考價值B．有史料價值而無參考價值 C．未提供有益的經驗和教訓D．提供了有益的經驗和教訓 5．從社會管理實踐看，秘書參謀（）

A．只有脫離上司，才能有效發揮參謀作用B．只有服從上司，才能有效發揮參謀作用 C．只有取悅上司，才能有效發揮參謀作用D．只有實事求是，才能有效發揮參謀作用 6．中外秘書參謀活動都十分注重開發群體智能，（）

A．都將開發專家智能與群眾智能并重B．中國將開發專家智能與群眾智能并重 C．西方將開發專家智能與群眾智能并重D．西方重群眾智能不重開發專家智能 7．秘書參謀的角色意識是（）

A．凝固不變的B．動態發展的C．領導決定的D．秘書固有的 8．從內外環境變化來看，秘書參謀有利于領導（）A．適應環境，趨利避害B．抗爭環境、堅持己見 C．服從環境、維持現狀D．了解形勢、被動應付 9．秘書承擔參謀任務具有（）

A．定期性B．隨機性C．周期性D．秩序性

10．秘書輔助決策要具有針對性，必須首先充分理解領導的（）A．決策條件B．決策意向C．決策價值D．決策程序

11．為了排除干擾，準確把握實情，秘書應協助領導者（）A．督促檢查B．微服私防C．多聽匯報D．多開會議

12．秘書在進行維護辦公環境的參謀建議時所考慮的原則是（）A．樸實無華B．嚴肅深沉C．整潔莊重D．豪華時尚

13．秘書參謀效應，指秘書對領導者進行參謀輔助的實際（）A．效應B．作用C．成績D．影響

14．秘書參謀活動的內涵，除指向領導者的工作職能以外，還要指向領導者的（）A．個人缺失B．全部職能C．決策管理D．其它職能 15．秘書對領導者的從屬和服從，其范圍限于（）A．日常活動B．事務管理C．職能活動D．參謀服務

16．領導者及部門等方面，是相關秘書參謀活動的（）A．客體B．主體C．主導D．環境

17．系統的職能部門是系統目標職能的（）

A．功能實體B．非功能實體C．輔助實體D．輔助成分

18．秘書近身綜合參謀輔助領導者的職能特征，也決定了他們應對領導者實行（）A．綜合輔助B．民主管理C．近身監督D．民主監督

19．當組織運轉過程中遭受挫折、出現嚴重困難時，秘書應善于協助領導者首先找出問題的（）A．表現形式B．消極影響C．嚴重程度D．癥結所在

20．秘書在參謀活動中能否有效掌握關鍵性短缺信息，影響到問題研究的（）A．預見性和目標性B．特征性和目標性C．時效性和針對性D．前瞻性和動態性 21．秘書在參謀活動中的多層次思考，要將多個層次的客觀情況進行（）A．逐一分割B．分組分割C．有機聯系D．分層分解

22．主動參謀是指并未接受參謀對象的要求而出謀劃策的參謀活動類型，其時間性質是（）A．被動后發B．適時主動C．主動先發D．及時適應

23．預測參謀是參謀者針對參謀對象某一政事而進行的參謀活動，它著眼于政事的（）A．未來發展B．現實狀況C．決策進程D．決策施行

24．隨機參謀是參謀者根據有效參謀需要，打破通常參謀程序所進行的參謀活動，其形態特征是（）A．按時有序B．視情適時C．程序嚴格D．遵守時間 25．秘書參謀活動中選擇參謀方法的主要根據是（）A．領導指示B．規章制度C．個人意愿D．實際需要

26．秘書針對領導公務繁忙的情況所運用的參謀方法是（）

A．隨機參謀方法B．提醒參謀方法C．統籌參謀方法D．督查參謀方法 27．秘書協助領導以民為本的參謀輔助有利于（）

A．優化領導形象B．強化控制力度C．淡化領導權威D．淡化強制權力 28．秘書在重大問題的參謀活動中要知己知彼，才能使其參謀建議（）A．目標準確B．目標遠大C．信心十足D．充滿理想

29．秘書面對隨機性、模糊性的現象或問題，往往要應用（）

A．程序參謀方式B．微觀參謀方式C．宏觀參謀方式D．靈活參謀方式

30．面對宏觀事物的運動變化，為了有效發揮參謀輔助作用，秘書通常采用（）A．調控全局的參謀藝術B．選點突破的參謀藝術 C．局部推進的參謀藝術D．全面展開的參謀藝術

二、多項選擇題（本大題共6小題，每小題2分，共12分）

在每小題列出的五個備選項中有二至五個是符合題目要求的，請將其代碼填寫在題后的括號內。錯選、多選、少選或未選均無分。

31．下述職能活動屬于秘書工作內涵的有（）

A．參與決策B．庶務辦理C．參謀政務D．協調督查E．施行決策 32．秘書參謀特質主要體現在（）

A．參謀權責的法定性B．參謀職能的自覺性C．參謀內涵的綜合性 D．參謀作用的隨機性E．參謀活動的受制性

33．領導者及其領導活動，是相關秘書履行參謀輔助職能的（）A．服務核心B．服務對象C．行為主導D．行為指導E．間接對象 34．秘書參謀的忠良貼近律要求秘書在進行參謀活動時必須（）

A．取得領導好感B．忠誠正直無私C．貼近領導職能D．貼近理解領導E．端正參謀動機 35．著眼于參謀政事的未來發展與現實進程等時間狀態因素而認定的參謀形態類型是（）A．預測參謀B．主動參謀C．被動參謀D．追蹤參謀E．語言參謀 36．秘書信息工作中常用的參謀方法有（）

A．信息追蹤法B．信息綜合法C．信息審查法D．信息比較法E．信息證實法

三、簡答題（本大題共5小題，每小題4分，共20分）37．為什么說秘書參謀是秘書的深層職能？

38．簡述一般層次的事務類秘書的基本輔助職能。39．秘書如何處理服從領導與發揮參謀作用的關系？

40．簡述秘書在領導微服私訪中進行參謀活動的注意事項。41．簡述脫離實際的秘書參謀活動的表現及其消極影響。

第二篇：秘書資格考試心得

秘書資格考試

第一章：秘書資格考試心得：行合十禮應注意哪些規范

（一）合十禮又稱“合掌禮”，屬佛教禮節，通行于印度和東南亞信奉佛教的國家與地區，我國傣族聚居區也用合十禮。行禮時，兩掌合攏于胸前，十指并攏向上，掌尖和鼻尖基本齊平，手掌向外傾斜，頭略低，神情安詳、嚴肅。

（二）合十禮可分為跪合十禮、蹲合十禮、站合十禮三類。跪合十禮適用于佛教徒拜佛祖或僧侶的場合，行禮時右腿跪地，雙手合掌于兩眉中間，頭部微俯，以表恭敬虔誠;蹲合十禮是盛行佛教國家的人拜見父母或師長時所用的禮節，行禮時身體下蹲，將合十的掌尖舉至兩眉間，以示尊敬;站合十禮是信奉佛教的國家平民之間、平級官員之間相見，或公務人員拜見長官時所用的禮節，行禮時端正站立，將合十的掌尖置于胸部或口部，以示敬意。行合十禮時，可以問候對方或口頌祝詞。

（三）因佛教中不興握手，所以在我國，一般非佛教徒對僧人施禮，也以行站合十禮為宜。

第二章：全能秘書的全部內涵

（一）傳統觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的，而我想澄清的是這是一種認識上的誤區。目前上海經濟發展勢頭很好，外資企業越來越多，秘書是一個企業運作管理中不容忽視的環節。所謂“行行出狀元”，秘書也是一門職業，不謙虛地講，我認為自己也可以算是這一行里的“狀元”之一。我是首席秘書，也叫一秘，那勢必就有二秘、三秘，這是從職務大小、責任范圍和公司地位來劃分的。我認為做一個真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質。現在不是流行復合型人才嗎?我想我們秘書這一職業有時候也需要類似的人才，甚至可以說是“全能型”秘書。

（二）首先，硬件設備是必不可少的。掌握一門外語———通常指英語，是最基本的條件;做文秘的人工作在辦公室，文字處理的工作特別多，所以對一些現代化機器的熟練掌握也是不用多說地最基本的能力，尤其是電腦。

（三）其次，秘書的職業道德備受重視，每一行有每一行的規矩，秘書也不例外。平時工作中不可避免地會接觸到公司的一些內部的文件，保守秘密就顯得分外關鍵。這也可以說是秘書最重要的守則，因為它不僅是個人的事情，更關系到整個公司的利益。

（四）另外，秘書是工作在老板身邊最親近的人，老板出差不便看郵件時，我們要處理一些文件，有時需要立即替他批復。所以一個好秘書，除了講一口流利的英語、熟練使用計算機和擬寫各種文件外，還有很重要的是應具備良好的溝通能力、組織能力、協調能力、判斷能力、預見能力、一定的決策能力以及隨機應變的能力。這些有時候需要多年的鍛煉和培養。所以很多大公司在挑選秘書時會視其工作經歷。

（五）還有一點，我時刻提醒自己要保持一顆平常心。作為一秘，責任越大權力也就越大，我的確處于“一人之下”的地位，但實際上和公司其他員工是平等的。要在老板和同事兩頭之間做到平衡，人際關系才不會有很大問題。不能給人一種盛氣凌人的感覺，要具有親和力。雖然“不想當將軍的兵不是好兵”，但不能忘記秘書的天職，越權的事情是絕對不能做的，否則結果就是被掃地出門。

（六）最后，要講究公私分明。千萬別搞老板秘書戀，真正的好秘書是不會依仗這種手段在職場上攀升的。

第三章：秘書資格考試心得：必須了解的待人處事小技巧

（一）美國斯坦福大學心理系教授羅亞博士認為，每個人都有足夠的條件成為主管，平步青云，但必須要懂得一些待人處事的技巧，以下是教授的建議：

（二）無論你多么能干、多么自信，也應避免孤芳自賞，更不要讓自己成為一孤島，在同事中，你需要找一兩位知心朋友，平時大家有個商量，互通心聲。

（三）你發覺同事中有人跟你唱反調，不必為此耿耿于懷，這可能是“人微言輕”的關系，對方以“老資格”自居，認為你年輕而工作經驗不足，你應該想辦法獲得一些前輩的支持，讓人對你不敢小視。

（四）若要得到上司的賞識與信任，首先你要對自己有信心，自我欣賞，不要隨便對自己說“不”字，盡管你缺乏工作經驗，但無須感到沮喪，只要你下定決心把事情做好，必有出色表現。

（五）凡事盡力而為，也要量力而行，如果你身處的環境中，有的同事對你虎視眈眈，隨時可能指出你的錯誤，你需要提高警覺，除按部就班把工作完成好外，學會與他們相處、溝通，這是每一位成功人員必備的條件。

（六）利用進餐時間與其他同事多溝通，增進感情，消除彼此之間的隔膜，有助于你的事業發展。

第四章：秘書資格考試心得：商務談判的技巧

（一）商務談判并不是空談的學問，而是一門有著豐富內涵的融多方面知識為一體的綜合性學科。作為一個營銷人員如何在商務談判開始之前和之初與客戶溝通，建立和諧的交際關系，給對方留下良好的印象，是十分重要的。

（二）“嚗光”前熱身運動:

（三）步驟1：積極的參與，盡可能的收集對方的信息

知己知彼，百戰不殆。對于談判對手，你手里有多少資料可供你了解的。盡可能的熟悉它，手里還沒有的，馬上利用網絡收集到，仔細研究他們公司的背景，經營范圍，生意場上的信譽，高層領導概貌等等。只要能達到掌握資料的第一步，以后工作的開展就成竹在胸了。

（四）步驟2：往好處想提高自信心掌握主動

大家都經歷過與陌生人見面前的惶恐不安，而去談判，你要有掌握主動的心理準備，因為你有積極的心態，想做成對方的生意，你就要把事情往好處想。如果還沒開始談判你把困難設想得象不可逾越的高山，那么你的臉上勢必會顯露出畏難的表情，人的底氣不足，形象氣質會大大受損。

（五）步驟3：準備自我介紹給對方留下深刻印象 好的自我介紹，必須神采奕奕而且精簡有力，并以不超過30秒為原則，介紹的重點應該包括姓名以及一句簡短的話，讓對方不但知道你是誰，而且不容易把你忘記。

（六）另外根據不同的場合，不同的對象，要注意介紹自己的著重點的不同作自我介紹的時候，眼睛要看著對方，口齒清晰的說。有的人可能是出于自卑，心里總覺得自己是小人物，不值得別人記得，介紹的時候含糊的滑過去，結果給對方造成不誠懇的印象，對你辦事的能力產生了懷疑。另外有些人，介紹自我的時候心不在焉，好像人家早已知道自己是誰，說不說都沒關系，只想快快的進入主題，結果欲速則不達。還有的人在介紹自己的時候夸大其詞，胡吹亂扯，結果呢？別人連看都不看他一眼。

第五章：秘書資格考試心得：做好秘書必備五絕招

（一）市場經濟下，大大小小的公司不斷涌現，對秘書的需求增加，所以，秘書這個字眼在最近幾年人才市場中頻頻出現，其需求連續多年在招聘排行榜上位居前列。隨著中國加入WTO步伐的加快，會有越來越多的外資企業進入我國，對秘書的需求量也會有所增加。

（二）難道秘書真是一個干不久的吃青春飯的工作嗎?其實不然!做好秘書工作，必須具備以下素質：

（三）沒有權力欲。常言“不想當元帥的士兵不是好士兵”。這句話在秘書這個行當是不適用的。

（四）做事干練，能嚴守機密。秘書是工作在領導身邊最近的人。領導的一些個人行為不可能全部避開秘書的眼睛，他們的喜怒哀樂也會情不自禁地流露。如果秘書不注意守密，會使領導的工作被動。

（五）熟練操作各種辦公自動化設備。

（六）具有較強的文字處理能力。要能聽得懂領導的話，領會得了領導的意圖，并有能力將其組織成文字。

（七）主動熱情，遵守紀律，性情隨和。外交型的人才做秘書，將使領導左右逢源。

第六章：秘書的分類

（一）初級秘書

應包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務助理等。他們的職責一般比較單一，技術含量較低，薪金相對低一些，在職者的年齡一般不超過25歲。

（二）中級秘書

包括部門經理秘書、經理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經理秘書。他們的權力和責任相對大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，外語水平和計算機應用的能力要求更高一些，并要有很好的協調能力，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在25～35歲左右。

（三）高級秘書

則包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區總裁秘書等。這是處于高級領導層的要職，他們的領導能力、協調能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養和修煉，很多人持有外國護照，年齡也偏大，這是秘書職位的頂點，到此時才能真正領悟秘書工作的全部內涵。一般的外資企業，他們需要的高級秘書是35～45歲的職業女性，要有長期的外企工作經歷，要有良好的外語條件，良好的溝通能力、協調能力、判斷能力和預見能力……而具備這些條件的女性鳳毛麟角。

第七章：秘書資格考試心得：怎樣當好辦公室秘書

（一）有些事要想到領導前邊

雖然你要聽領導布置工作，但有些事情，秘書要想在領導前邊，當好領導參謀。這樣做，領導才會感到你是一個好秘書。

（二）領導布置的工作要提前交卷

如寫材料、搞調查等，一定爭取按領導要求提前一點完成，對于按照要求完不成的任務，要提前向領導打招呼，使領導早有安排，免得被動。

（三）注意保密工作

秘書和在領導身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會給領導添麻煩的。

（四）負責做領導與他人的溝通工作

當領導與另外領導或其他人發生矛盾時，做秘書工作的不能在領導面前火上加油，而要做領導的思想工作，使其消氣，并為領導向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會以為秘書的行動是受他的領導指使的。

（五）平時多給領導提供資料

領導比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關資料及時提供給領導，這會對他的決策有參考價值。

（六）善于聽取領導意見

對領導的批評或要求，要認真聽取，不要因小事而同領導翻臉。有不同意見，可慢慢與領導溝通。

（七）不要輕易在領導面前告別人的狀

輕易告別人的狀，影響領導對他人的看法，如果看錯了人，領導會從內心埋怨秘書。最好，只同領導談某些工作，不做那種議論是非的事。

（八）不向領導提過高的有利于自己的要求

比如機關要分房子，秘書已經有了不錯的住房，還想要一套。這樣的事會使領導為難的。如果辦不成，以后領導會過敏地認為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。

（九）多到群眾中去

聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領導。秘書做到及時反映群眾要求，可以使領導辦事不脫離群眾，群眾也會對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。

（十）要關心領導的生活

經常在領導身旁工作，對領導的飲食、作息時間、身體健康多進行關懷照顧，既體現了關心領導，又反映了同事之情。

第八章：秘書資格考試心得：秘書必備的四種能力

對于一個秘書來說，如果她僅僅具備全面的業務知識，那她還不能算是個優秀的秘書；一個優秀的秘書，要能根據工作中出現的具體情況，靈活地運用自己所掌握的知識和技能，做出及時有效的判斷，并與各方面進行溝通，圓滿完成上司交代的工作，因此，她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優秀的寫作能力和出色的交流溝通能力。

（一）判斷能力與執行能力

秘書于雪已與稅務局王局長約好，今天下午2點陪自已的上司錢總登門拜訪他，商談明年本公司環保節能產品免稅的事。正準備動身，前臺來電話，說東北地區的總代理鄭總來訪，現在正在會客室。現在已經1點半了。如果按原計劃去拜訪王局長，那就不能接待鄭總；如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對王局長的拜訪；不僅不好選擇是見王局長或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋。現在辦公室主任一時也聯系不上，沒法向他請示。于雪應該怎么辦？

1、能分析問題

盡管事情很急，但于雪仍然需要冷靜。首先應該分析可以采取哪些補救措施：給王局長或鄭總去電話，推遲或者取消拜訪；盡快與辦公室主任聯系上，聽取他的指示；如果不能按原計劃拜訪王局長，那么，在告訴王局長不能踐約時，一定要誠實，說明真正原因，盡量注意說話時的語氣；在處理好這些問題之后，就要充分估計取消或推遲拜訪造成的各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動日程的變更，要及時與有關方面（比如司機）聯系，以保持各部門工作的協調。當然，秘書應當采取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內完成，因為總共剩下的時間不到半小時了。比如說這次不能踐約去拜訪王局長，并不意味今后也不去了；把原因說明，王局長不一定就會計較；而對鄭總來說，由于與錢總有很深的私交，這次沒有接待好，在知道了事情原委之后，也許會一笑了之。于雪在分析這些問題時，實際上就已經把公司的利益擺在了首位。

當問題出現在你面前之后，你要能分析出問題的本質，它到底是一個什么性質的問題。要能做到這一點，就要求秘書經常保持一種“問題意識”；只有這樣，你就不管遇到什么問題都會不慌不忙，從容面對。

（二）具備解決問題的常識和經驗

把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識和經驗。在這種情況下，于雪還應想好孰先孰后，是先給王局長打電話還是先去見鄭總？是先聽取辦公室主任的指示還是先接原計劃辦，再向辦公室主任匯報……哪些措施應該優先，判斷的唯一標準是怎么對上司有利就怎么做。反過來說，就是那些沒有什么實際意義的東西暫時就不要想那么多。

遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，秘書必須具備豐富的常識和經驗。只有這樣，不管遇到什么問題，你都能找到靈活的解決辦法。

（三）能迅速采取行動

想好了辦法就立即付諸實施。在這種時候，秘書一定要鎮靜，如果你心里一著急，話就不一定說得明白；對方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事，那么，他可能也會跟著你著急。這樣，不僅浪費時間，而且會把關系弄僵，亂上加錯。無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動把問題解決，那問題仍然還是問題。對于上司來說他看重的是結果，所以，秘書的實際行動是最重要的。

（四）理解能力與洞察能力

小鋼是一家生產速凍蔬菜的民營企業的總裁秘書。快到年底了，老板一反常態，既不是與財務經理討論今年的決算，也沒與銷售部經理多討論明年的市場銷毀問題，與他們通電話也就三五分鐘的事；相反，他經常帶著研發部的經理與當地旅游局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不務正業。這到底是為什么？小鋼通過琢磨，終于理解老總已經看到了生產速凍蔬菜難以形成新的利潤增長點，因為出口歐盟和日本的速凍蔬菜的技術壁壘越來越高，所以，決定利用本公司的傳統優勢，開發以觀光和休閑為特色的生態農業……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時間，搜集進入生態觀光農業的各種信息，特別是目前一些企業的經驗及存在的問題，趕在年初董事會召開之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當即指示負責這個項目的籌備工作。

作為秘書需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對你各項工作的要求，而且能主動提前做好相應的準備工作。當然，作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權限。但是，作為秘書，應該對自己下一步的工作有個基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個準確的判斷。為了節省上司的時間，作為秘書應預先知道上司會把什么工作交辦給自己，從而提前做好準備。

（五）信息收集能力和寫作能力

在上面這個例子中，作為秘書應該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優秀的寫作能力。

對于上司來說，秘書的一項主要工作就是為自己調查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時地向自己報告。因此，對于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準確無誤的信息，秘書應對自己所收集的信息有相當的了解。

你知道了上司準備進入生態觀光農業，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時，當然能從網上和報紙雜志上找到許多，但有些信息如開發成本，投資回報率這些信息在網上找不著，只有通過朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書必須有廣泛信息收集的能力。

第九章：秘書資格考試心得：待人接物的基本禮儀

做客：

（一）進入室內之前應敲門。未請入，不可闖入;未請坐，不可坐下;雨傘等物，應留于室外或主

（二）主人有事，應速退去。

（三）未見主人，可留便條。

（四）舊客去時，新客應起立相送。

（五）訪問時間要選擇在主人方便的時候。

（六）室中珍貴之物，未經主人允許，勿要拿起耍弄。

（七）坐應講究姿勢，注意適當和自然，如坐得筆挺，不敢動彈，未免拘束，主人也尷尬;坐沒坐相，翹腿亂抖，就放肆了，主人會難堪。

（八）作客不可始終不作聲。

（九）不要時常看手表，或做出心煩意亂的樣子。

（十）初訪，不宜久坐。

（十一）探望病人，應注意安靜，要尊重醫護人員的意見。

（十二）親友、同事、同學、老師生病，應去探望，但不宜久談。

（十三）平時不相識者，不可貿然造訪。

（十四）說了告辭，應立即起身。來客：

（一）有人敲門，應回答“請進”或到門口相迎。

（二）客人進來，應起立熱情迎接。如果家中不夠干凈整齊，顯得凌亂，要做些必要的整理，并向客人致歉。

（三）敬茶須用雙手端送，放在客人右邊。如果是夏天酷熱，要遞扇子，或開電扇。

（四）吃飯時來客，要熱情邀請客人一同進餐。客人吃過飯后，要送上熱毛巾，并另換熱茶。

（五）接受客人介紹對方時，姓名職務必須逐字清楚;須先將年輕者向年老者介紹。

（六）客人來時，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家屬陪著，然后再去干自己的事。

（七）客人堅持要回去，不要勉強挽留。

（八）送客應到大門外，走在長者后面。

（九）10、分手告別時，應招呼“再見”或“慢走”

第三篇：秘書理論教材

秘書實務

導 論

教學目的：

1、了解學生對秘書學職業及秘書學課程的基本認識

2、消除認識誤區，培養學習興趣和樹立專業信心。

3、介紹這學期課程的大致安排和設想。教學方法：采用問卷調查和講述相結合的方法。

教學內容：

一、課堂初步調查：

1、你當初為何會選擇秘書專業就讀？

2、你將來想做秘書嗎？ 如果不想，那想做什么工作？

3、你認為將來是否有可能做秘書？

4、你對這門課程有什么認識？

5、你希望在本門課程中學到哪些知識？

二、當前社會上對秘書認識主要存在的幾點誤區

1、秘書要年輕漂亮

2、男生不當秘書

3、秘書專業不熱門，以后工作不好找，又無發展前途

4、當秘書不過是當跟班，無需要專業學習

三、樹立正確的認識觀念

1、秘書工作是一門實踐性很強的工作，有其特殊性，課堂的教學只能教授一些秘書需要掌握的基本知識、技能和作為一個秘書所應了解相關背景知識以及秘書所應遵循的職業操守等等。

2、許多高校，還有高等教育自學考試都開設了秘書學課程。如今，還有各式各樣的秘書資格證考試（例如劍橋秘書證書考試）等等，這些情況說明，在秘書這個行業中，還是有一些共同的規范需要掌握和遵守。

3、學秘書不一定就做秘書，做秘書的不都是學秘書出身。因此，我們在學習期間，一些基本的知識和規范學習非常重要，這對提高我們的素質非常重要。

4、秘書崗位是培養人才的地方 例1：公文救命（董橋《品位歷程》）

秘書實務

例2：從秘書到國務院總理——溫家寶

一些著名秘書的例子：

1、微軟的女秘書——媽媽級的露寶

2、上官婉兒

上官婉兒是唐高宗時宰相上官儀孫女。麟德元年（664），上官儀因替高宗起草將廢武則天的詔書，被武后所殺，剛剛出生的上官婉兒與母親鄭氏同被配沒掖廷。在掖廷為奴期間，在其母的精心培養下，上官婉兒熟讀詩書，不僅能吟詩著文，而且明達吏事，聰敏異常。儀鳳二年（677），上官婉兒曾被武則天召見宮中，當場命題，讓其依題著文。上官婉兒文不加點，須臾而成，且文意通暢，詞藻華麗，語言優美，真好像是夙構而成。武則天看后大悅，當即下令免其奴婢身分，讓其掌管宮中詔命。她起先擔任一些文書佐理工作，逐漸參與撰擬詔書、參決奏章，慢慢的，百官奏牘都由她先行過目，并加擬簽，武則天只要在上面批一個字即可頒行天下。不久，上官婉兒又因違忤旨意，罪犯死刑，但武則天惜其文才而特予赦免，只是處以黥面而已。以后，上官婉兒遂精心伺奉，曲意迎合，更得武則天歡心。從圣歷元年（698）開始，又讓其處理百司奏表，參決政務，權勢日盛。

作為一代女皇武則天的心腹，上官婉兒以才女著稱。她不同于那些酷吏、宮廷武官和男寵，僅僅一時充當武則天鎮壓反對派的工具。也不同于那些治國能臣、忠勇將帥多是武則天政策的執行者。她是武則天的心腹筆桿，長期生活在武則天的身邊。一面精心侍奉武則天，一面在宮中執掌制定命令，為武則天代筆草擬敕詔，活躍在政治舞臺上。朝中文武大臣、宮內外官宦人等，無不對她另眼相看。

神龍元年（705），唐中宗復位以后，又令上官婉兒專掌起草詔令，深被信任，拜為昭容。

中共歷史上的著名秘書：

1、楊尚昆：在延安時任八路軍總部秘書長，1943年任中共中央組織委員會委員兼秘書。建國后擔任中央辦公廳主任，成為中共中央的大管家，毛澤東外出視察工作時，他都跟隨，負責聯系各省市的黨政領導，安排毛澤東要辦的事宜。

2、陸定一：部長，在延安時是毛澤東的政治秘書。

3、胡喬木：毛澤東的政治秘書。

4、田家英：專職修《毛澤東選集》的秘書

秘書實務

秘書的個人道德修養在秘書職業生涯中尤其重要

秘書的工作性質決定他經常在領導身邊，要緊跟領導的思路。他們公事為領導分憂，私事為領導解愁，天長日久，無形中與領導建立了一種特殊的關系。作為秘書，不但要服務領導的工作，完成起草講話稿之類的正常文字工作，還要服務領導的生活。領導出行要為領導安排車，領導在外還要安排領導的住，領導辦公室要每天打掃衛生，等等。

反例：河北第一秘——李真 簡單介紹國外專家的相關觀點：

1、在國外，秘書工作早已被劃分到行政管理的范圍之內。

2、英國倫敦工商會考試局負責行政管理方面的主考官Shirley—Taylor女士的看法：秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟件應用、組織會議和出差、外部網和內部網的通信，文件信息整理，辦公室管理等各個方面。她認為，在21世紀，秘書需要有以下5方面的能力：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力以及團隊合作的能力。

3、劍橋秘書證書考試要求。

劍橋秘書證書考試是教育部考試中心和英國劍橋大學考試委員會(UCLES)合作在我國實施的社會化職業證書考試項目，為各行業提供規范的、國際標準的現代秘書培訓體系，是辦公室管理及秘書從業人員的培訓、考試系統。“劍橋秘書證書考試”的推出，旨在提高從事各行各業學員的秘書實際操作能力，同時加強學員對秘書理論知識的理解。這項考試將使學員更深入地了解各種秘書技能，同時掌握各種工作環境下、不同層次秘書工作需要掌握的各種手段。

劍橋秘書證書考試既適合準備走上工作崗位的學生也適合在職的工作人員。劍橋秘書證書考試能夠幫助學生充分理解現代辦公環境，又能培養學生在各自的工作環境中使用某一具體技能的能力。

劍橋秘書證書考試三個級別框架的設置是為了滿足不同工作能力層次的要求。這些級別要求考生在特定的時間段內呈現出的熟練度和精確度逐級上升。考試的設計力求反應不同辦公室環境中的個體可能面對的職責。這在選修模塊的設置和能力要求的難度程度上都有體現。

劍橋秘書證書考試一級和二級的每個模塊需要大約35個小時的課堂學習時間附加一定的獨立自學的時間。劍橋秘書證書考試三級的每個模塊需要大約50

秘書實務

個小時的課堂學習時間。但上述時間僅作為參考，具體還要取決于學生已有的知識與經驗的儲備、學習環境和教學方法等。

三個級別都是必修模塊加選修模塊的結構設置。必修模塊包含了任何辦公環境中高效、成功工作所要求的中心技能，如：文字處理、溝通和任務管理。選修模塊既包括傳統秘書技能，如：速記，同時也包括飛速發展的商業環境所要求的現代技能，如：客戶服務、組織會議和活動的能力。

三個級別的三個核心模塊和一個選修模塊(速記)是按照傳統方式進行的，即在規定的時間內完成答卷上的題目。這些考試的命題工作由劍橋大學考試委員會負責，要求考生在嚴格的考場環境中展示自己的知識和能力。剩余選修模塊的考試則通過作業考核的形式進行。作業考核的指導提綱也由劍橋大學考試委員會負責提供，提綱中知識和技能的使用會考慮考生所處的當地具體狀況。

四、本學期大致安排

1、本學期的講授以教材的內容為主，但不一定完全按照教材的內容和體例。請同學作好筆記。

2、有不少內容是案例分析，希望同學開拓思維，培養積極的思考習慣，并注意觀察生活現實。

3、有部分實訓內容（辦文、辦會）。

第一章 秘書的基礎知識與基本理論

第一節 秘書學概述

教學目的：了解秘書學的產生及發展過程 教學內容：

1、現代秘書學的產生

2、秘書學的研究對象

3、秘書學的學科體系與特征

一、現代秘書學的產生

秘書作為古老的職業門類，在我國有著悠久的發展歷史，但秘書學作為一門科學，是80年代以后才在我國興起，大致經歷了以下幾個階段。

1、現代秘書事業迅速發展和現代秘書概念初步形成的階段。

2、秘書職業化階段。

秘書實務

3、秘書教育與秘書理論研究蓬勃發展的階段。

4、秘書學形成的階段。

80年代初出現秘書學理論研究的熱潮，主要標志：

（一）秘書教育大發展

初步形成了我國多層次，多渠道，多形式的秘書人才培養的網絡。

（二）秘書工作組織的成立

從中央到地方建立學術團體、各種秘書協會。

（三）秘書刊物的出版發行 中共中央辦公廳《秘書工作》 上海大學：《秘書》

（四）秘書專著的陸續出版 詹銀才：《涉外秘書》

二、秘書學的研究對象

關于秘書學的研究對象，至今大致有以下幾種說法

1、“秘書工作”說：“以秘書工作為研究對象，是研究秘書工作的產生、發展、特點、任務、原則和方法的巧新科學。

2、“輔助管理說”：概括地說，秘書學是研究如何進行輔助性管理活動的一門科學。

3、“對象多元說”：概括說，秘書學以秘書、秘書機構和秘書工作和研究對象。

4、秘書活動說：即學科對象，應為秘書活動

所謂活動，就是秘書人員為領導進行有效決策與管理所采取的輔助行為 秘書活動的基本要素：

秘書人員——主體

秘書工作——客體，是載體要素。秘書活動只有依托和通過秘書工作，才能顯示出自身的存在價值。

秘書方法——中介要素，包括思維方法、學習方法、工作方法、處世方法。領導意圖——潛在要素，是秘書活動的準繩和尺度。衡量某項秘書活動是否有效，往往視其能否如實而創造性地貫徹領導意圖。

秘書實務

秘書環境——外在因素，包括秘書活動的地域環境、人文環境、組織環境、辦事環境；機構內部環境、組織內部環境、組織外部環境。

三、秘書學的學科體系與特征

（一）秘書學學科體系

（二）秘書學是研究秘書工作規律及其應用的學科。其學科特征體現在：

1、知識的綜合性

2、理論的應用性

3、學科的群體性

知識的綜合性：秘書學是一門綜合性，實踐性很強的新興學科。它與管理學、領導科學、文書學、檔案學、寫作學、信息學、公共關系等學科有著密切的關系。

1、秘書與管理學關系

兩者的關系是密切，因此把它說成管理學的分支不無道理。①秘書學的產生與發展，正是當代管理學科的發展需要。

②秘書部門是管理大系統的一個子系統，秘書工作是管理工作的一個組成部分，秘書為領導工作服務的過程，實際上是協助管理實施管理的過程。

③秘書工作的核心是輔助管理，提高管理效率和管理水平服務，這是它的出發點，也是它的歸宿。

2、秘書與領導學關系

秘書工作是為領導工作服務的，秘書工作是領導工作的擴展，伸延和輔墊。在秘書學領域中，要融入領導科學的理論和原則。秘書工作實踐必須遵從的秘書工作，實際也要符合領導工作對秘書綜合輔助客觀要求的規律。

3、秘書學和應用寫作的關系。

4、信息學屬自然科學范疇，是研究信息的發生，獲得傳輸存貯，加工處理，分類、識別，利用一般原理和方法的學科。信息工作是秘書工作的組成部分，信息理論技術有力推動辦公室自動化。

理論的應用性：秘書學是應用性學科，其表現是：（1）秘書學的理論知識，直接來源于生動的秘書實踐，以及由此而產生的秘書活動經驗；（2）秘書學的理論知識，直接受到秘書實踐的檢驗，或證實，或修正，或補充；（3）秘書學的理論知識，直接指導秘書實踐，并具有普遍意義。

秘書實務

學科的群體性：即秘書學概論為主導的眾多學科群。如：理論秘書學已有秘書學原理、秘書心理學；應用秘書學有行政秘書學、企業秘書學、商務秘書學、涉外秘書學等；歷史秘書學已有中國秘書史、外國秘書史和中國公文史；技術秘書已有會議學、秘書技術和辦公自動化。

（三）秘書學的研究方法

德國哲學家黑格爾在《邏輯學》一書中曾把方法比作耕地的犁。方法的選擇，研究對象相對應，秘書學的研究方法歸納為幾點。

1、理論聯系實際的方法。

2、運用比較的方法。

3、注重對其他學科尤其易相關學科的研究。

補充材料：全國性秘書雜志目錄

《秘書工作》（中共中央辦公廳秘書局編）《秘書》（上海大學編）

《秘書業務》（中共廣東省委辦公廳）《秘書之友》（蘭州大學）《秘書界》（成都市秘書學會編）《秘書學研究》（江漢大學編）《文秘》（沈陽大學編）

《秘書學刊》（鄭州秘書專科學校編）

第二節 秘書機構

教學目的：介紹秘書機構的概念功能。教學內容：秘書機構的概念

秘書機構的性質與作用 秘書機構的設置

一、秘書機構的概念 秘書機構有狹義與廣義之分。

秘書實務

狹義的秘書機構，是指擔負文牘性工作，并直接為領導工作服務的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機要等業務部門。

廣義的秘書機構，是指凡具有參謀助手、溝通協調、督促檢查的等功能，并為領導工作和機關工作服務的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機要、調研、協調、督察、信訪、接待和值班等業務

二、秘書機構的性質

秘書部門是領導的左右手，可概括為三方面：

1、秘書部門是輔助機構，而不是權力機關

2、秘書部門是綜合辦事部門

3、秘書部門是協調部門

特點：

1、輔助功能的綜合性

2、所處位置的中樞性

3、組織關系的封閉性

三、秘書機構的作用

1、組合作用

2、樞紐作用

3、過濾作用

四、影響秘書機構設置的因素

（一）行政組織的存在決定了秘書機構設置的必然性和廣泛性。

（二）機關的管理權限和范圍影響秘書機構設置的規模。

（三）機關管理工作的現代化程度影響秘書機構的組織機構。

五、秘書部門設置的原則

（一）適用的原則

（二）精干的原則

（三）效益的原則

六、我國秘書部門的組織形式

（一）集中式

（二）分散式

（三）混合式

七、我國秘書部門的設置情況

（一）中央機關的秘書機構

中央機關與國務院機關實行的是分理制 分理制：采用部門辦公的形式

全國人大常委和全國政協常委會實行綜理制，由秘書長領導辦公廳、綜合辦理日常工作。

秘書實務

（二）省、市、縣級的秘書機構

（三）基層單位的秘書部門

（四）企事業的秘書部門

（五）民主黨派和人民團體的秘書部門

（六）臨時性秘書機構

其中企事業的秘書部門，以企業級別規模的高低大小之別，可采用下述兩種形式。

1、大中型骨干企業采用“三足鼎立式”。即按照黨政群三大縱向系統分別設置秘書機構。一般分別稱為廠（公司、商場）、黨委辦公室、廠長辦公室、廠工會辦公室，分別是企業黨委、行政、工會的辦事機構，直接受其領導，擔任各自系統的秘書工作。

2、一般企業可采用聯合式

“三合一”企業只設置一個秘書機構，全部的秘書工作集中，統一由這個秘書機構辦理（綜合處）

八、秘書機構的建設

（一）隊伍建設

1、保持相對穩定

2、提高綜合素質

3、優化隊伍機構

（二）制度建設

1、秘書工作制度

2、管理制度：一是秘書的錄用、考核、獎勵、升降、培訓、交流等制度； 二是按工作崗位制定工作責任制；目標管理制度。

補充材料1：

國務院辦公廳機構劃分及工作職能

根據第九屆全國人民大會第一次會議批準國務院機構改革方案和《國務院關于機構設置的通知》（國發[1998]5號）設置國務院辦公廳。國務院辦公廳是協助國務院領導同志處理國務院日常工作的機構。

根據職能調整，國務院辦公廳的主要職責是：

㈠負責國務院會議的準備工作，協助國務院志組織會議決定事項的實施。

秘書實務

㈡協助國務院領導同志組織起草或審核以國務院、國務院辦公廳名義發布的公文。㈢研究國務院各部門和各省、自治區、直轄市人民政府請示國務院的問題，提出審核意見，把國務院領導同志審批。

㈣根據國務院領導同志的指示，對國務院部門間出現的爭議問題提出處理意見，報國務院領導同志決定。

㈤督促檢查國務院各部門和地方人民政府對國務院公文、會議決定事項及國務院領導同志報告有關指示的執行落實情況關跟蹤調研，及時向國務院領導同志報告。

㈥協助國務院領導同志組織處理需由國務院直接處理的突發事件和重大事故。㈦處理群眾來信，接待群眾來訪，及時向黨中央、國務院領導同志報告來信來訪中提出的重要建議和反映的重要問題，辦理黨中央、國務院領導同志交辦的有關信訪事項。

㈧根據國務院領導同志的指示，組織專題調查研究，及時反映情況，提出建議。㈨負責國務院值班工作，及時向國務院領導同志報告重要情況，協助處理各部門和各地區向國務院反映的重要問題。

㈩做好行政事務工作，為國務院領導同志服務。根據職責，國務院辦公廳設6個職能司局。秘書一局 主要職能：

辦理文電收發運轉、國徽印鑒管理、國務院全體會議、國務院常務會議和總理辦公會議等會議會務及國務院領導同志內事活動、國務院值班、信息、檔案和數據管理、辦公廳保密、公文核稿、文印、督查、機要通信和辦公自動化、《國務院公報》編輯等方面的工作

秘書三局 主要職能：

辦理教育、科技、外事、政法、法制、監察、民政、人事、文化、衛生、體育、計劃生育、地震、民族宗教、港澳臺僑、廣播影視、新聞出版、知識產權、機構編制等社會事業的文電、會務、督查及聯系全國人大、全國政協、軍隊等方面的工作。

中辦國辦信訪局主要職能：

按照中共中央辦公廳，國務院辦公廳確定的工作范圍，處理群眾來信接待群眾來訪，向黨中央、國務院領導同志提供群眾來信來訪中反映的重要信息，辦理黨中央、國務院領導同志交辦的有關信訪事項；指導部門和地方的信訪業務工作；處理跨部門，跨地區的信訪疑難問題。

人事司主要職能：

秘書實務

負責國務院辦公廳的人事管理和工作人員的教育培訓工作；辦理工作人員的出國手續；負責國務院領導同志辦會室的人事工作；負責掛靠單位的人事管理工作。行政司主要職能：

負責在中南海北區辦公的國務院領導同志的服務事務以及機關后鄞管理工。機關黨委。負責國務院辦公廳及其掛靠單位和國務院外事辦公室的黨群工。

補充材料2：

聯合國及其它國際組織機構的秘書結構與工作任務

聯合國秘書處由在聯合國紐約總部和世界各地工作的全體國際工作人員組成，從事聯合國各種日常工作。秘書處為聯合國其他主要機關服務，并執行這些機關制定的方案與政策。秘書處的首長是秘書長，秘書長由大會根據安全理事會的推薦任命，任期五年，可以連任。

秘書處的職責同聯合國所處理的問題一樣多種多樣，范圍從管理維持和平行動到調停國際爭端、從調查經濟及社會趨勢和問題到編寫關于人權和可持續發展問題的研究報告。秘書處工作人員還使世界各通訊媒體了解和關心聯合國的工作；就全世界所關切的問題組織國際會議；監測聯合國各機構所作決定的執行情況；將發言和文件翻譯成聯合國各正式語文。

目前，由經常預算提供經費的秘書處工作人員來自170個國家，共約8 600人。作為國際公務員，他們和秘書長都對聯合國負責，并宣誓不尋求或接受聯合國以外任何政府或其他當局的指示。根據《憲章》，各會員國承諾尊重秘書長和工作人員責任的專屬國際性，決不設法不當影響其責任的履行。

聯合國總部設在紐約，但在日內瓦、維也納和內羅畢也設有很多機構。聯合國日內瓦辦事處（日內瓦辦事處）是會議外交中心以及裁軍和人權問題論壇。聯合國維也納辦事處（維也納辦事處）是聯合國藥物濫用管制、預防犯罪和刑事司法、和平利用外層空間及國際貿易法等領域活動的總部。聯合國內羅畢辦事處（內羅畢辦事處）是聯合國環境和人類住區領域活動的總部。

聯合國所設的秘書處（The Secretariat）是聯合國各機構的行政機構，秘書處的秘書長為聯合國的行政首長，由安理會推薦，聯合國大會任命，其權利相當廣泛，他除領導來自各國的有七千多名工作人員的秘書處并向大會提出聯合國活動的報告外，還可以把他認為威脅國際和平與安全的問題提請安理會注意，并執行大會、安理會等委托的任務。

聯合國秘書長執行任務時只對聯合國負責，不受任何國家政府指使，聯合國秘書處還設有副秘書長若干人及其他從事文書工作的工作人員。其機構之大、權力之重、工作人員之多

秘書實務

在各國中莫過于此。其它一些國際組織亦多設有類似的對該國際組織負責的秘書長行使職權。如美洲國家組織（Organization of American State）是常設的中央機構，由秘書長領導，負責執行大會委托的各項任務。非洲統一組織（Organization of African Unity）的秘書處，下設政治、法律、經濟、社會、文教、出版和新聞、禮賓及行政等部門。阿拉伯國家聯盟（Arableague）的秘書長需經會員國三分之二多數表決，由理事會委派。再如北大西洋公約組織（North Atlantic Treaty Organization），設國際秘書處，秘書長也是部長理事會、防務計劃委員會核計劃小組的主席，地位十分重要。

秘書這一扶持性工作，按世界的分類概念分為：①行政秘書，指的是為上級行政官（高級官員或總經理）工作的秘書。這類秘書協助領導人推進工作，沒有打字的任務，往往是單位團體所委派的，向秘書行政管理人或領導人進行匯報；②通信秘書，這類秘書執行打字的職責，向信息處理中心匯報。信息處理中心主管人幫助管理人進行日常業務、信息反饋、培訓、人事以及未來計劃等工作。有時行政秘書稱為政務助手，但傳統上這種職稱和秘書這個職稱并不一樣，它用來指較高級的職責。在某些組織機構中，辦公室的低級工作人員從事口授、筆錄、抄寫、打字以及執行辦公室的事務工作稱為速記員（Stenographer）不能稱秘書，往往比秘書要受更多的監督。

第三節 秘書工作

教學目的：掌握秘書工作的內容原則及秘書工作的特點 教學內容：

一、秘書工作的原則

秘書工作的基本原則，就是準確、迅速、求實、保密。

1、準確

準確，是對秘書工作質量的要求。辦文要準確，辦事要穩妥，情況要屬實，主意要慎重。抄寫、打印、登記文件，都應反復校對、核實。

2、迅速

迅速，是對秘書工作效率的要求。首先，秘書人員必須具有很強的工作責任心，要堅決反對拖拉、懶散的工作作風；其次，要建立科學的工作制度，合理地安排各項工作，盡量減少環節，簡化程序。此外，還要改善工作手段，盡可能使用先進的技術設備，提高工作效率。

3、求實

求實，是對秘書工作的基本要求。

秘書工作必須尊重客觀事實，不僅不能

秘書實務

脫離社會實際，而且更不能為了個人或小團體的利益而弄虛作假。

4、保密

保密，既是對秘書人員的要求，也是秘書工作的基本原則。

二、秘書工作的內容

秘書工作有廣義和狹義兩種。廣義的秘書工作即秘書部門的工作，也稱辦公室工作；狹義的秘書工作是指有正式秘書部門的人員所承擔的工作，即人們通常所說的秘書業務工作。

廣義的秘書工作，其主要內容歸納起來有以下幾方面：

第一類是事務性工作，包括處理信件、接聽電話、撰寫公文、檔案管理、收發公文回復 e-mail、整理報章雜志、操作傳真、接待訪客、安排上司約會、參加會議并紀錄、差旅安排；

第二類是管理性工作，包括辦公室管理、操作電腦、會計與財務、設備采購等；

第三類是溝通支援性工作，包括客戶服務、媒體應對、公關策劃、主持公司慶典、參加應酬、外勤工作、其它主管臨時交辦的事項。

概括起來：秘書工作可分為辦文、辦會、辦事三部分。

三、秘書工作的宗旨：三服務

四、秘書工作的特點

秘書工作的性質與任務，決定了秘書工作具有下列特點：

1、從屬性

從屬性是現代秘書工作最根本的屬性和特點。

第一，秘書工作不能脫離領導而獨立存在，秘書工作總是圍繞領導工作而開展的，領導工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就必須延伸到哪里；

第二，秘書人員在處理任何問題時，只能根據領導的意圖和指示精神辦理，不能超越職權范圍自作主張、自行其是；

第三，秘書人員雖然也常常參與領導班子的某些會議，與領導者共同研究各種有關問題，但秘書人員在會上只有發言權，而無表決權。

2、被動性

秘書機構的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。秘書工作的被動性主要表現為：

秘書實務

第一，秘書工作是為滿足領導工作活動的需要而產生和展開的，是受領導活動的制約和支配的。

第二，秘書部門需要處理的許多日常事務工作（如處理來往公文、信件，接聽電話，接待內、外賓，以及處理某些突發事件等），往往預先估計不到，只能隨機應變，來了什么文件就處理什么文件，遇到什么事或者領導叫辦什么事就去辦理什么事。這一類工作，大都是被動的，卻又是秘書人員非干不可的。

3、事務性

秘書工作絕大多數都是具體的事務工作，如收發文件、起草文件、打印校對、接聽電話、迎來送往、布置會場、派車買票、安排食宿等等，雖然很瑣碎、很繁雜，但都需要秘書人員一件一件地去辦。有人說秘書工作

“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，這兩句俏皮話也說明了秘書工作具有事務性的特點。

4、綜合性

由于秘書機構是綜合性辦事機構，秘書工作也就具有明顯的綜合性。具體表現在以下三方面：

第一，秘書工作的內容紛繁復雜，且涉及到本機關的全部工作。

第二，秘書部門處于機關的樞紐地位，擔負著溝通上下、聯系左右之責

第三，秘書人員在辦文、辦會和向領導反映情況以及處理日常事務性工作時，必須對各方面情況進行綜合，才能有效地為領導者提供幫助和服務。

五、秘書工作的作用

現代秘書工作的作用，歸納起來，主要有以下幾方面：

1、樞紐作用（協調作用）

在現代社會中，各級各類機關的秘書部門，都處于本單位領導機關之下、各個職能部門之間的中心位置，是領導進行管理的中介環節和中樞機構。

2、參謀助手作用

領導者的主要職責在于決策和管理。秘書人員在協助領導決策和管理時，既要為領導辦事，當領導的助手，又要為領導出謀獻策，當領導的參謀。因此，秘書工作既有助手作用，又有參謀作用。

3、形象作用

人們常常把秘書部門稱為 “關口”或“窗口”。所謂“關口”，是指在一

秘書實務

個機關里，秘書部門要負責把住文字關、用印關、保密關等。因為各種文件、信息的上傳下達大都要經過這里傳遞和輸送。所謂“窗口”，是指內外聯系、群眾來信來訪、各方來人洽談業務或協調工作等等，大都由秘書部門出面辦理。

第四節

秘書與領導

教學目的：

明確秘書與領導的關系及領導需要怎樣的秘書，并能在以后的工作實踐中正確處理好與領導關系。教學內容：

一、秘書與領導關系

（一）在職能上，為領導人服務，做領導人工作上的助手

（二）在組織上，是上下級關系

（三）從體制上、職務上說，兩者的關系只有一種——工作關系

我們常說的同志關系、朋友關系、諍友關系、互助關系、互補關系等等，都是對的，是從怎樣處理好領導的共事關系這個角度提出的要求，是指秘書同領導人關系中應當體現的一種政治本色和道德精神，不是指兩者的組織隸屬和工作職能。秘書與其服務的領導人則不同，他們除與領導有共事中的互助互補、諍友關系外，更主要的還是受組織之派去為領導人服務的。他們要接受領導人的指令，而且還要按照派任組織和辦公廳（室）的要求進行工作。這是他們之間的本質關系。

二、領導需要怎樣的秘書

（一）領導需要忠于職守安于本分的秘書

1、明確職能范圍，在被動地位發揮主觀能動性

忠于職守是結所有公務人員的基本要求，對于職能范圍比較寬泛又有一定彈性的秘書人員來說，做到忠于職守、不失職、不越權并非易事、特別是秘書工作直接為領導工作服務，事關全局、無論是失職還是越權，都可能產生較大的消極影響。秘書人員在工作實踐中，對此應予高度的重視。

對秘書工作而言，其職能范圍，隨著組織的不同實際情況，領導工作的不同需要是有所區別的。

秘書實務

秘書在實際工作中，如果不能準確地把握自己的職能范圍，就可能陷入誤區，就可能出現失職或越權的現象。

無論什么原因引起的失職越權，都是對領導工作的干攏，其作用都是消極的

2、安于本分，不爭名圖利

在現實生活中，秘書人員若不能正確對待個人名利，就很可能誤入歧途而不能自拔。一方面，秘書和職業性質其必須具有正確的名利觀；另一方面，在秘書的這種工作環境中，一些意志薄弱者不難找到追名逐利的機會。

當無名英雄是秘書的職業道德。秘書作為領導者的助手，為領導活動做輔助工作。安排公務活動，操辦會務工作，草擬文件，撰寫領導講話稿等，都是幕后的準備工作，由領導出面主持或最后認可，才能在管理中發揮作用。這是組織管理需要，是法定期的崗位職責決定的。秘書職業特殊性征，決定了其必須具有集體的名利觀，爭組織之美名，謀事業之公利。一個合格的秘書人員，必須具備這種職業道德。

（二）領導需要敏于觀察勤于思考的秘書

1、敏于觀察，做到拾遺補缺

秘書為領導當參謀，是建立在雙方相互理解、彼此信任的基礎上的。秘書人員在工作實踐中正確理解領導意圖，并以其扎實勤奮的工作取得領導者的信任，敏于觀察，善于從日常事務工作中捕捉有價值的信息，提供給領導者，從而優化領導工作。秘書人員在領導者身邊工作，有著信息樞紐的優勢，這就為其拾遺補缺，開展參謀建議活動題動了極好的條件。

所謂敏于觀察，就是要密切注視客觀事物的發展變化狀態和趨勢。秘書敏于觀察，處處留心，對領導工作拾遺補缺，是對領導的十分有益的補助。

2、勤于思考，敢于進諫

所謂勤于思考，就是要在深入調查客觀現象的基礎上，對客觀現象中的各種要素進行由此及彼、由表及里地深入分析研究。對秘書而言，就是要將收集處理信息，調查研究，及辦文辦會辦事中了解到的有關情況，與工作的總目標、總任務以及事業的整體技校聯系起來；把大政方針、法規、紀律與工作行為聯系起來，把長遠計劃、中期計劃于短期計劃、具體工作聯系起來；把組織運轉狀況與環境發展趨勢聯系起來；把領導工作意圖與職工群眾要求聯系起來；把管理決策與執行反饋聯系起來；把計劃目標與實際的需要和環境條件的可能性聯系起來等等。

秘書實務

秘書人員只有將組織管理實踐中的有關要素主動地、全面地做動態分析，才能從全局和發展的角度，提出有價值的參謀建議。

（三）領導需要提供信息，敢說真話的秘書

1、及時提供準確信息，說真話報實情

信息是展開領導工作、進行科學決策不可缺少的重要依據，收集、處理、傳遞信息是秘書的重要職責。

秘書對領導者說真話，報實情，關鍵是要實事求是。就秘書人員來說，為領導工作服務的一個極為重要的方面，就是提供及時、準確的信息服務，只有對領導說真話、報實情，才能談得上信息服務。由此可以看出，秘書人員對其領導者說真話、報實情，即使秘書的職能要求，也是領導工作的需要。

2、善于積累和整理資料，供領導之所需

領導者推進工作，經常要使用大量文件，資料、有關數據，典型經驗教訓、各項工作的總結、報表以及國際國內的有關參考文獻。領導者的經營管理活動，必須依據大量的、及時準確的信息資料，秘書人員必須做好信息服務，才能適應領導工作的需要。收集、整理、存儲信息的工作，必須貫穿于秘書辦文、辦事等項任務的始終。

（四）領導需要任勞任怨、能夠分憂代勞的秘書

1、樂于吃苦、忙而不亂，累而無怨

事務繁雜的秘書人員必須具有吃苦耐勞的精神，在為領導工作服務的過程中，既有瑣碎的日常事務，又有繁重的突擊任務。而且事事都與領導工作直接關聯，都是領導機關工作作風的具體體現。秘書人員工作中忙而不亂，累而無怨正是領導者的近身助手所必須具備的工作作風。

2、辦事可靠，能夠分憂代勞

在實踐中，由于公務繁忙，領導者常把一些具體事物交給身邊的秘書辦理；甚至有些較重要的公務也授權秘書處理；有時還把某些難以直接干預的問題，讓秘書去協調解決。這是領導工作的需要，也是對秘書能力才干的鍛煉和考驗。

（五）領導需要能夠聯系群眾、善于協調的秘書

1、聯系群眾，充當領導與群眾的紐帶

密切聯系群眾是有效開展領導工作的前提。這要求秘書多搞調查研究，多下基層，多聯系群眾；要求秘書通過信訪、調研等接近群眾的機會，了解群眾的實

秘書實務

際狀況、意見、要求和建議，反映群眾的呼聲，以便使其領導工作更符合人民群眾的利益要求，更能忠實地體現人民的意志。

2、善于協調，為領導工作緩化矛盾

領導工作中遇到諸多矛盾和問題是不足為怪的，領導工作的過程實際上就是緩和矛盾、解決問題的過程。秘書除了要協助領導者進行管理協調外，在自身工作中也要注意協調關系。一位不善于協調自身工作關系的秘書，是難以協助領導者進行管理協調的。

秘書人員接觸面寬，工作中相關方面多，而且事事均有較大的影響。因此，秘書人員在工作中必須明于事理，把握分寸，辦事得體，這不僅關系到秘書辦文辦事的工作成效，而且影響工作和組織的整體形象。

秘書在自身工作的協調和協助領導者進行公務協調中，都要以有利于事業發展，有利于有關各方的根本利益和長遠利益，有利于增強組織的凝聚力和提高工作效率出發，緩化矛盾，促進發展。

三、秘書為領導班子服務的幾種關系的把握

（一）為主要領導人服務與為領導班子服務

（二）為中心工作服務與日常工作服務

（三）正確處理多頭指示，避免釀成矛盾

（四）加強溝通，促進領導班子的密切合作

（五）對口請示，避免交叉請示

（六）逐級請示，避免越級請示

（七）加強溝通，避免產生誤會

（八）篩選信息，避免說是道非

第二章 秘書的辦文工作

教學目的： 學習和掌握文書處理程序及各環節的要求;能夠運用所學的文書處理知識完成日常工作.教學重點與難點：收文與發文處理程序

秘書實務

辦文是秘書人員一項十分重要的職能活動。它包括秘書起草撰制文書、收發、傳遞和處理文書以及針對文書內容辦理各種事務工作。簡而言之“辦文”工作是圍繞“文”而展開的一切工作。

第一節 文書的撰擬

教學目的：學習和掌握秘書撰寫公文的程序和要求 教學內容：

一、文書的概念

文書是國家機關，企、事業單位在管理活動過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書的統稱。是傳達、貫徹黨和國家的方針、政策，發布法規和規章，實施行政措施、指導、商洽工作，匯報情況，交流經驗的重要工具。

文書和公文是既有區別又有聯系的兩個概念。文書包括通用文書（公務文書）、事務性文書和專用文書三大類。在我國日常工作中還有“文件”這個概念。廣義的文件指一切可用作依據或參考的書面材料。狹義的文件指行政公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法律效力和規范體式的文書。

二、文書的種類

根據不同的標準，文書有多種分法。一般來說可分為三大類：

1、通用文書 是指在行政機關和企、事業單位中普遍使用的、國家實行統一管理的文書即公務文書。根據國務院2000年8月24日發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，我國行政機關現行公文有13種，分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要。

2、專用文書 是指在一定工作部門或一定業務范圍內使用的文書。如外交文書中的照會、外交聲明；司法文書中的訴狀、答辯書、判決書；經濟活動中的市場調查與預測報告、經濟活動分析報告、質檢報告、財務分析報告；另外還有軍事專用文書、科技專用文書等。

3、常用事務文書 是指機關、企事業單位和團體在日常工作和事務處理中，常使用的形式較為靈活的文書。如計劃、總結、調查報告、演講稿、慰問信、情況說明等等。有些情況下這些文書即可為公用也可為私用。機關事務文書多在內部使用，必要時也可上報或下發。這種情況下多和公文聯用。

秘書實務

通用文書按行文方向可分為：上行文、下行文、平行文。行文方向是指發文單位和收文單位之間的關系。

上行文 指具有隸屬關系的下級機關報送給上級機關的文書。下行文指具有隸屬關系的上級機關發送給下級機關的文書。平行文指不相隸屬或同一系統內平級機關之間往來的文書。

按公文的急緩程度可分為特急、急件和一般文件。這是從公文辦理時限來說的。一般來講，特急件應在一天內辦理完畢，急件應在三天內辦理完畢。按保密級別公文可劃分為秘密文件和非秘密文件。這是從文件限制閱讀的范圍而言的。

密級文件根據其限制閱讀范圍又可劃分為絕密、機密、秘密三種。

三、文書寫作的基本要求 1.主題正確、鮮明 2.語言準確、精練 3.體式規范

四、公文的基本結構與格式

根據國家質量技術監督局 1999年12月發布的《國家行政機關公文格式》規定，組成公文的各要素劃分為：眉首、主體、版記三部分。三個部分的統一是公文的基本結構。具體來說，置于公文首頁紅色線以上各要素統稱眉首；置于紅色線以下、主題詞以上各要素統稱正文；置于主題詞以下各要素統稱版記。

第二節 文書的處理

教學目的：掌握公文行文關系及文書處理的原則和方法 教學內容：

一、文書處理的含義及原則

文書處理是指機關、單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進行的系列工作。

文書的處理主要指公文的辦理，是在擬制或收文的基礎上以傳遞及內容處理為主的過程。公文的辦理主要由機關職能部門負責，通常由秘書部門負責。

根據文書處理的內容與要求 文書處理必須堅持及時、準確、安全、統一的原則。

秘書實務

1、及時 現代社會是一個高科技迅猛發展的社會、社會生活瞬息萬變，針對社會生活、解決實際問題的文書客觀上要求高效、快速完成其辦理程序。才能發揮起作用。

2、準確 信息社會要求決策者必須獲得準確的信息。

3、安全 現代公文的辦理以安全為前提。安全是保證國家機密，民族利益及部門、行業工作步驟協調、統一、經濟利益共同發展的前提。

4、統一規范 文書的統一規范主要指公文應在全國范圍內實行統一的名稱、格式、行文規則、處理辦法等。

綜上所述，文書辦理過程必須以文書的基本特征即解決工作中實際問題為出發點，圍繞文書及時、準確、安全、規范作好文書的傳遞工作。

二、公文的行文關系、方式、規則

行文關系主要有三種：上行文、下行文、平行文。

1、上行文，指下級機關或單位向直接上級機關或單位的行文。上行文可分兩種情況，一是逐級上行文，用以向直接上級行文；另一種是越級行文，越級行文一般指上級機關單位交辦并指定越級上報的事項、或一些特殊情況必須越級上報。

2、下行文，指上級機關或部門向下級部門或機關行文，主要有三種情況。逐級下行文 按隸屬關系上一級機關或單位給下級機關、單位的行文。如：批復、意見等。

多級下行文 對一些廣泛知行的事項的行文，可用于不同層次的下級機關。如：通知、決定等。

直接下達至社會各界的行文。

3、平行文，指同一隸書關系內各平行機關、單位或同層次不同隸屬關系機關、單位 之間的公文往來。如：函、通知等。

三、公文辦理程序

公文辦理程序主要有收文辦理程序和發文辦理程序。

（一）收文辦理程序：收文辦理程序主要有以下幾個步 驟。

1、簽收 指收文機關收到文件，在發文通知或登記簿上簽字、簽章的過程。核對、檢查、簽字。對急件應注明收到日期。

2、拆封及登記

秘書實務

3、分辦和傳閱

分辦 即根據來文的性質，確定具體承辦及批閱對象并及時準確送達。分辦文書有三種：內容重要或帶有指示性的公文應由文書部門負責人決定送達對象。隸屬日常公務性工作，可直接送達有關部門或直接負責人承辦。對閱讀范圍有明確規定的，可按規定范圍組織傳閱。

傳閱 根據公文的內容，由秘書部門負責人決定或根據規定的閱讀范圍 組織傳閱工作。傳閱者會做出批示或寫明意見。秘書人員應按傳閱者的批示或意見進行處理。在分辦和傳閱后秘書人員應根據批示或意見做好催辦、注辦工作。

催辦 指對必須答復的文件，根據時限要求、及時地對承辦情況進行督促與檢查，以確保落實。

注辦 亦稱辦結 指對文件承辦情況和結果，由經辦人在文件處理單上扼要注明結果，作為辦理完畢的標志。

（二）發文辦理程序

1、擬稿是文件承辦人根據領導交辦或批辦的意見草擬文稿的過程；

2、審查

（1）行文的必要性

（2）審查文稿內容是否符合有關法律、法規、政策以及和已有文件是否矛盾、文件的措施、要求是否明確和具有可行性、可操作性。

（3）審查是否涉及其他職能部門以及是否經過協商一致和會簽。（4）審查擬辦的公文用語是否符合相關要求

3、簽發，指有關領導對文稿簽字發出；

4、繕印 指對已簽發的文件定稿進行 謄清、復印或排版印刷；

5、校對 指對文件謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對、校正；

6、用印 指在完成的文件上加蓋機關印章。應注意必須以簽發的文稿為依據；用印應清晰端正，加蓋于簽發日期上；用印須和簽發機關一致；用印須核對發文數量；

7、發文登記 凡發出的文件均應進行登記，包括：時間、發文對象、發文方式等；

8、封發 對準備發出的文件分裝和發送。應注意發文渠道及相應問題。

秘書實務

第三章 秘書的“辦會”工作

學習目的：通過本章學習，學生應了解會務工作的基本內容及工作程序，學會擬定會議議案，掌握會議組織工作的六個環節，掌握辦公會組織的基本要點。

教學重點與難點：制定會議預案和會前準備工作

第一節 會議概述

教學目的：掌握會議的分類及會議審批過程 教學內容：

一、會議的涵義

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達意愿的行為過程。

二、會議的種類

三、會議的申報與審批

1、會議申報與審批的形式

一般而言，會議申報與審批大體有三種形式。口頭申報、書面申報、會議申報。

2、會議審批的原則 精簡從嚴。

秘書部門對有關職能部門申報召開的會議，要本著精簡從嚴的審批原則，嚴格把好審批關。要分析會議是否有必要開，能否合并開，可否用其他方式解決問題等。會議審批還應遵循“一支筆”的原則。

第二節 會務工作的具體內容

教學目的：了解并掌握會前準備，會中服務與會后落實的內容及要求 教學內容：

所謂會務工作是指有關會議的具體籌備、組織和服務工作的總稱。

一、指導會務工作的原則 1.準備充分。2.組織嚴密。3.服務周到。4.確保安全。

二、大中型會議的組織工作

各種會議類型不同，內容各異，規模也有差別，會務工作的項目也不同，這里重點分析大中型會議會務工作的一般要求。

秘書實務

大中型會議工作內容繁多，且視會議議題，規模不同而有差別，但概括起來說，大都有以下六個環節：

①會議預案 ②會議文件準備 ③會議通知 ④會前檢查 ⑤會間調度 ⑥會后整理

(一)制定會議預案 所謂會議預案就是會議的籌備方案，制定好預案是開好會議的前提。

會議預案一般包括以下內容：

1.會名 2.會議時間 3.會場 開會地點，會場設置，要結合參加會議的人數和會議效果來綜合考慮。4.出席范圍 5.會議票證 6.會議籌備班子的職責分工 7.會場布置 此外，會場音響效果、照明設施、通風設備、菜水杯盤、錄音錄像設備、場地衛生設施、會場保安措施等，都應在會場布置中考慮如何妥善安排。8.主席臺 主席臺是會議參加者注目的地方，也是會場布置的重點，應預案中單獨列為一項。9.會議議程 會議議程通常是指會議所要解決、處理問題的大體安排。大型會議的議程、日程、程序必須劃分得很清楚。小型會議則將三者合而為一，統稱之為議程。10.經費預算 會議活動的經費視會議規模大小、規格高低而定。但只要會議涉及經費問題都要事先做好預算，以備領導審核。以上十項是一般會議預案的主要內容，有些會議還有選舉、發獎、攝影等活動，也應列入預案之中。11.選舉投票的組織工作 12.發獎活動的組織工作 13.集體攝影活動組織工作 14.特殊活動的安排

（二）會議文件準備

會議審議的文件材料，應在會前數日分送與會人員審閱，讓他們有時間準備意見，特別是研究工作方案、審議工作計劃的會議，這一環很重要，會直接影響會議的效率。

為了準備好會議的主要文件，秘書部門應根據領導意圖，有的放矢地進行調查研究，提出解決問題的方案，擬出文件。如有必要和可能，還應將擬定的初稿，分送有關單位征求意見，然后修改定稿。會前做好有關文件的準備工作，可以使會議議題比較集中，保證會議的基本目標得以實現。

（三）會議通知

會議通知必須簡明扼要。那種用“為了”起句，然后擺出一大堆依據，把會議時間、地點放在最后的寫法，不能使人開門見山地得到會議信息，應盡量避免。

秘書實務

會議通知必須具備七要素（也有稱之為“七個清楚”）：會名、會期、開始時間（月、日、星期，上、下午或晚上幾時）、地點、參加會議人員范圍、入場憑證、籌辦會議的聯系單位等。

會議通知的一般體例是： 茲定于×月×日（星期×）×午×時在××地點召開××會議，會期×天，參加人員為××，憑××入場，有關會議的具體事宜，請與××聯系（電話號碼××××××）

（四）會前檢查。

（五）會間調度 1.會議簽到制度 2.候會制度 3.會議特殊情況的應急措施 4.做好會議記錄，寫好會議簡報 5.大型集會的現場指揮

（六）會議結束和會后整理

會議結束和會后整理工作包括會議內容總結、會議紀要、代表離會工作、會議新聞報導、會務經驗總結等。1.并非所有的會議在結束時都要有總結 2.會議紀要 3.會議代表離會工作 4.會議新聞報道 5.會務經驗總結 最后，要歸還借用物品，做好財務結算，善始善終地完成整個會議的會務工作。

三、辦公會議的組織工作 在企事業單位中，各種類型的非常規的大中型會議畢竟在日常工作中是少數，大多數的會議是日常工作

（一）辦公會議題的收集整理 辦公會議題收集，由秘書人員主動向有關行政副職和職能部門聯系、征詢。收集的議題應在合并整理后，視條件成熟與否和事項的輕重緩急，列出有必要提交辦公會研究的若干問題，送主要領導人審定。由主要領導人斟酌后增刪調整，確定辦公會議題。

（二）準備相關材料

1、與議題相關的背景材料及解決問題的初步方案；

2、議題提出部門向辦公會所作的專題匯報材料；

3、擬作為會議討論的文件初稿或擬提交會議討論通過的決定草案。

（三）會議通知

辦公會因屬例會，時間、地點一般是相對固定的。對于工作程序已形成多年的企業，辦公會會議通知一般不必另行制作，而是在企業每周重大會議活動安排表中注明（見會議活動安排表）。辦公會組成人員對已成慣例的辦公會，自然會在看到會議活動安排表后預留出時間。但對與議題相關的職能部門，秘書人員應

秘書實務

在發送會議活動安排表時，對職能部門額外叮囑下周辦公會時間及出席人員。某些企業，因工作程序或企業領導人工作習慣等原因，辦公會仍需制作會議通知。

秘書人員無論用何種方式事先通知了與會者，在會前仍要當面或用電話再次確認與會者是否能按時出席。如不屬會議的第一個議題相關的職能部門，還應另行明確何時到會和候會地點。

（四）會前檢查安排

在企業中，辦公會一般在固定會議室召開，秘書人員應在會前先檢查會場桌椅（包括煙灰缸）是否整潔。有些議題涉及人員較多，座位不夠，應事先預作安排。

打開會議室燈光和空調系統并調到合適溫度。

（五）會議過程中的服務工作

秘書人員列席會議的任務主要是做好會議記錄。此外，隨著會議議題進展，應注意適時安排與下一議題的相關人員進入會場。

散會時在其他人員退場后，秘書人員應檢查會議室有無遺忘的文件，并收撿會議使用的器材，關閉空調及燈光。

（六）會議后的相關工作

辦公會結束后，秘書人員對會議決定事項中需要以紀要方式通知相關部門協調辦理的內容，應及時整理出會議紀要。

（七）會議文件的管理

辦公會會議記錄，應由秘書部門妥善保管。作為討論稿的相關文件，應按文書處理的有關制度予以妥善處理。

案例分析

案例 1 ：

一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機磁帶安排好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然完全是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢？ 案例 2：

秘書實務

一次重要的國際會議，十多個國家的領導人在一起聚會。因為組織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領導人安排在了后排，結果在這一重要國際會議的“全家福”中，竟找不到這兩位女性領導人的影像，引起兩國輿論的指責。案例 3：

某校召開一次表彰大會，對全校七、八個先進集體，數十名先進個人，頒發錦旗和獎狀。當領獎的同學上臺領到錦旗和獎狀后，有幾名同學當即發現獎狀上的名字不對，轉頭向領導更換和相互交換，一時間領獎臺上竟亂糟糟，好似集貿市場。

以上三個案例中的問題都是會議組織中的細節所致。分析案例中的問題所在，并談談對于會議活動的細節安排應注意哪些問題。

觀察你所能見到的辦公會、研討會、論證會、茶話會、洽談會等，注意會場布置的特點，畫出三種不同類型的會議的布置圖，并注明會議所有參與者的座位安排。

參考會議組織籌備的預案要求，為某企業的一次年終總結暨表彰大會擬出會議籌備方案。

第四章

教學目的：

秘書“辦事”的工作

本章主要講解秘書所從事的各項事務工作，要求學生掌握處理辦公室日常事務、收集處理信息的基本能力，掌握調查研究的基本方法和基本知識，并能熟練地利用現代化辦公設備進行“辦事”。

教學重點與難點：

掌握處理辦公室日常事務、收集處理信息的基本能力，掌握調查研究的基本方法和基本知識

第一節 信息與信息工作

教學目的：了解信息的定義，信息工作的特點性質與作用 教學內容：

一、信息的定義 信息是事物存在方式或運動狀態的直接或間接的反映。

二、信息的基本特征

（一）客觀性

（二）傳輸性

（三）時效性

（四）共享性

（五）開發性，受歷史與認識能加局限

三、信息分類

秘書實務

1、按信息源的性質分

可分為自然信息和社會信息。秘書主要接受社會信息。

2、按信息的表現形式分 語言信息、文字信息、聲像信息、計算機語言信息和縮微信息。

3、按信息內容所涉及的社會領域劃分 政治信息、經濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息

4、按信息來源方向分 縱向信息、橫向信息

5、按信息穩定狀態分 分靜態信息，如資源、統計資料；動態信息，如市場信息

6、按信息在秘書工作中的作用分 預測信息、動態信息、反饋信息 秘書應獲得多種形態的信息資料：文字、聲像、記憶。

三、信息工作的作用

1、輔助決策的一項重要工作。

2、信息工作是秘書部門的一項重要任務

從兩方面理解：一是從秘書部門的工作性質看是樞紐部門

二是從秘書部門的工作內容看，除輔助領導決策處，辦公辦事和聯系各方面也必須依靠信息。秘書經常性的工作是起草文件和各種材料，這寫作過程實際是收集信息的加工信息的過程。

3、信息工作有利于開創秘書工作新局面。

第二節 信息工作的基本要求和程序

教學目的：掌握信息工作的基本要求和程序 教學內容：

一、秘書信息工作的基本要求 準確、及時、適用

1、準確： 要如實地進行反映和描述，決不能迎合個別領導的意圖而將情況任意夸大縮小，人為造成信息失真。

2、及時 信息的時效性決定了信息的生命力在于流動，它的流動速度越快，在實踐中獲得的價值就高。尤其是經濟信息。

3、適用： 適用，既要有針對性，適合領導利用。提供信息是為領導決策服務，秘書人員就需對領導者在組織中的狀況有所了解。

秘書實務

⑴他們分布在不同的組織類型中——決定所追求的目標各不相同 ⑵他們分布在不同的組織規模中——導致具體工作內容與時間的差異 ⑶分布在不同的組織層次中——決定了他們工作重點的不同。

⑷分布在不同的組織環境中——使他們奉行不同的管理哲學和管理方式。這種種差異，決定了決策不僅內涵不同而且層次不同。

因此，秘書人員在收集、傳遞信息時，一定要有鮮明的目的性，時時處處以是適合不同單位，不同層次的領導者的需要為出發點。但又須看到任何領導者每個時期領導工作都有其中心，都有關注的“熱點”和“難點”。

二、秘書信息工作的程序 包括：收集--整理--傳遞--存儲--利用

1、信息的收集 ：根據一定的目的，通過不同的方式搜集，獲取信息的過程。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基礎。

收集內容： 就某個機關、企業來說，它們收集信息的內容如下： ⑴黨中央、國務院公布的方針、政策、法規性文件。

⑵上級機關或領導部門發布的直接與生產、工作有關的指導、指揮性文件，如指示、決定、批復。

⑶本機關、本企業和所屬各部門的機構、人員、財力、物力、工作、生產等情況，以及生產計劃、指標、統計數據、改革狀況、科技發展、典型經驗、工作總結。

⑷本機關執行政策、推動工作以及本企業產品銷售后的反饋信息，如群眾的反映、意見、建議、要求等。

⑸與本機關、本企業業務有關的外界情況與新信息，如社會動態，思想傾向，城市與農村經濟改革。

⑹與本單位、業務性質相同的其他地區、單位以及國外同行業可供比較的情況材料。

⑺收集與本機關企業業務未來發展有關的科技成果（包括新產品、新工藝、新材料）以及先進的經驗、方法等信息資料。

也可以概括為：企業信息、國際市場信息、客戶信息、貿易信息、國際金融信息

法律信息、交際活動信息、秘書收集的信息，有以下三方面特點：

秘書實務

⑴領導者要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會組織的整體發展情況大局有關。

⑵要為變換著的中心工作與臨時索要等突發性任務做好準備。

⑶收集儲存的信息資料大多具有較長時期的使用價值，如起草文件，常常要翻閱過去相關的文件，以求保持政策的連續性；說明問題或預測未來對常查找過去的資料。

收集方式：

一、是傳統收集 形式：文件、會議、電話、口頭

渠道： 收集上級來的信息 通過下級機構的口頭匯報和書面材料 同級機構其他系統互相交換材料 通過信訪或報刊

二是開拓式收集 組織健全的信息網絡 方法：（試以今夏飲料市場為例）

（1）觀察法 優點：A、方法簡單靈活 B、獲得比較客觀的第一手資料 C適用于對環境、人物、事件實際狀況的了解 缺點：A、不易收集到深層次信息 B、獲得的信息量有限 C、觀察效果受秘書觀察能力的影響

（2）閱讀法 優點：A、獲取信息方便 B、獲得信息量大、適用性強 C、能全面提供工作需要的參考信息 缺點；A、報刊、雜志的信息來源多、信息可能失真、有雜質 B、需要篩選、判斷信息的真實性

（3）詢問法 優點：A、應用靈活、實用 B、直接交流、互動溝通 C、能獲得大量有價值的信息 缺點：A、要求秘書具有一定素質和能力，能很好地運用詢問技巧 B、費用較高、時間較長、規模小

（4）交換法 優點：A、實現彼此間的信息共享 B、獲得信息及時、適用 C、節省信息收集時間 D、可以臨時交換各自感興趣的專題信息 E、可以根據需要、商定交換的方式、內容長期交換 缺點： A、信息交換建立在自愿、互惠的基礎上 B、要注意信息保密問題 C、交換信息的范圍窄

（5）問卷法 優點：A、避免主觀偏見，減少人為誤差 B、節省時間、人力和經費，效率較高 C、收集的信息客觀、真實 D、收集的信息便于定量處理和分析 缺點；A、問卷的回收難以保證 B、問卷的質量難以保證 C、要求被調查者具有一定文化水平

秘書實務

（6）網絡法 優點：A、信息時效性很強 B、最新信息補充及時 C、收集信息迅速、廣泛 D、收集不受時間、地域的限制 E、能收集文字圖表信息與聲像 缺點：A、來源復雜、有大量未經核實的信息和信息垃圾 B、需要計算機知識（7）購置法 優點：A、信息比較集中 B、書店與出版社有訂購業務 C、獲得大量系統化、專業化知識 缺點：A、費用高，花費時間和人力 B、要從大量信息中篩選有價值信息 C、信息要經真實性鑒別后利用。

秘書收集信息的渠道主要有： A、大眾傳媒 B、圖書館 C、收據庫 D、貿易交流 E、信息機構 F、關系渠道 G、調查渠道

收集的原則： A、價值原則 B、時效原則 C、層次原則 D、針對原則 E、全面系統原則

2、信息的整理

信息的整理是對收集到的大量原始信息，在數量上加以濃縮，在質量上加以提高，在形式上給予表現，使之便于傳遞，利用和儲存的過程，信息的整理是整個信息工作的核心。它包括分類、篩選、校對

（1）分類

方法： A、字母分類法 B、地區分類法 C、主題分類法 D、數字分類法 E、時間分類法

（2）篩選

①剔除虛假信息，失效信息和無效信息，從中挑選出有價值的信息。除去，假的，重復的，過時的，表面的，與本單位關系很小或意義不大的信息，從量與質兩方面突出少量的重要信息。篩選體現了對內容的初步鑒別，其目的是讓領導用最少的時間獲得最大量的優質信息。

② 挑選出有價值的信息 A、挑選對工作有指導意義、與業務活動密切相關的信息 B、挑選帶有傾向性、動態性或突發重要信息 C、分析需求，結合中心工作或解決特定問題的需要篩選信息 D、挑選能預見未來發展變化趨勢，為決策提供超前服務的信息 E、堅持信息數量與質量的統一

方法: 看來源 看標題 看正文

決定取舍：A、突出主題 B、注意典型性 C、有新意 D、有特點 校對 方法：溯源法、比較法、校對法、邏輯法、調查法、數理統計法 ③加工： 信息加工是指將篩選出來的信息進行提煉，使其具有較高質量。

秘書實務

信息加工分為兩個層次： 一是對現有網絡上的信息和各部門提供的信息進行初步加工，稱為基礎性信息。這類信息只能供接受者了解動態。二是對各種基礎性信息進行歸納、綜合、分析和調查研究提出有情況;有分析、有建議、有深度的信息，稱為高層次信息。——這類信息具有較大的參謀咨詢作用。

信息加工能力，是事務型秘書與開拓性秘書的主要界限。加工信息須從以下方面著手。

第一，充實內容。就是對零碎膚淺，雜亂而有用的信息，弄清它的性質、范圍、意義和發展趨勢，充實，豐富它的內容，使它成為完整，深刻和系統的信息。編寫 信息需要通過文字傳遞。編寫是用書面形式對信息進行有序化處理，是信息整理的最后步驟，又是信息傳遞的前提，它對提高信息的質量和實用價值起著關鍵性的作用。

類型 動態型信息 建議性信息 經驗型信息 問題型信息 預測型信息 編寫的步驟： A、確定主題 B、分析材料 C、材料組合

第二，綜合分析。就是對獲得的信息，從總體上進行系統的歸納、分類、作出定性、定量分析和判斷。通過綜合分析，往往能發現帶來規律性的變化和傾向性的問題，對領導掌握指導工作，預測未來有重要參考價值。

第三，提出意見。在綜合分析的基礎上，提出相應的處理意見，供領導參考。

3、信息的傳遞

⑴單通道傳遞。信息從信源發出后沿著單一通道，傳給信息接受者。⑵多通道傳遞。即信息從信息源發出后，沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。注意合理分流。

信息傳遞的方式有： ⑴口頭傳遞 ⑵書面傳遞 ⑶電訊傳遞 傳遞要求：迅速、準確、保密

4、信息的利用與儲存

（1）分類——對各種信息按一定的規則進行分類（2）著錄——如實的記載（制分類卡）（3）建立儲存檢索系統 歸類存放（4）保管——存放與保護 【思考與練習】

秘書實務

1、結合信息實例說明信息的特點。

2、談談如何利用信息輔助決策？

第二節 調查研究工作

教學目的：掌握秘書調查研究工作的性質與內容 教學內容：

一、秘書作調查研究的重要意義

1、秘書做好調查研究的工作能夠彌補領導精力與知識的不足輔助的其更好地決策和指揮管理。

2、秘書的調查研究可以密切領導和群眾的關系。

3、研究調查是秘書履行的職責的重要途徑。

二、秘書調查研究的內容

1、為領導提供決策依據的調查研究

2、為解決具體問題而進行的調查研究

3、掌握基本情況而進行的經常的調查研究

三、怎樣做好調查研究工作

1、認真做好調查研究工作 a.明確目的，選好對象 b.掌握標準，準備資料 c.確定方案，擬寫提綱

2、常用的調查研究的方法 a.普遍調查 b.典型調查 c.重點調查 d.抽樣調查，四、調查研究的具體方式

1、開調查令

2、現場調查

3、問卷調查

4、民意調查

5、專家調查

6、統計調查

7、收集資料

8、個別訪問

五、做好調查研究工作應注意的事項

1、實事求是是根本原則。

2、做好充分的準備，選擇科學的調查方法。

3、科學占有調查資料，擺正調查研究的關系。

4、認真寫出調查報告。

六、調查報告的寫作

（一）調查報告的含義、特點與作用

秘書實務

調查報告是對客觀事物進行調查研究，將所獲得的成果反映出來的書面報告。

（二）調查報告的基本特點是：

1、真實性

2、客觀性

3、科學性

4、敘議結合

（二）調查報告的分類

1、經驗調查 又叫典型調查。它主要報告經濟創造的過程，具體做法及取得成績效果。

這類調查報告與經驗總結頗為近似，但它的要求材料更加具體，重要寫清具體情況或經驗產生的過程，對事實的表達也比總結更細致。此外，經驗總結是自我認識深化的表達，經驗調查則是第三者對經驗的客觀報道。

2、情況調查

是反映某地區、單位、行業或某一個方面的基本情況，發展狀況。它著重較全面的反映現狀，說明基本面貌及發展趨勢，或剖視存在的問題的癥結，以利于宏觀決策。

寫這類調查報告要注意： 材料要豐富充實，運用較多的數據、實例，來反映基本面額或發展狀況；同時，還要提出建設性意見，針對實際情況提出建議設想。

3、事件調查 這類報告著重反映歷史或現實的重大事件的來龍去脈。重在說明事實的本來面目。

4、問題調查 針對現實中存在的各種問題或矛盾，作出敏銳反應，并提出解決的措施或辦法。

（三）調查報告的寫作環節

調查報告產生的全過程，由三個環節構成，即調查情況，分析研究一成果反映。

1、深入調查，掌握材料

“廣泛占有，兼收并蓄，保持材料的原始性，客觀性”。正面與反面，歷史與現實，具體的與概括的，各方面材料完善，為得出正確結論提供可靠的依據。

2、分析研究，把握本質

分析研究是保證調查報告正確反映客規規律的關鍵環節。

3、準確反映，合理表達

（四）調查報告的寫作要求

秘書實務

1、材料與觀點的結合 調查報告要讓事實說話，運用適當的材料來說明觀點是它的文體要求。從豐富的事實材料中引出觀點是它的一個寫作特點。

運用材料一般有以下幾個類型。

⑴綜合材料 這是原始材料經過整理歸納，對有關情況進行概括的材料。它不是具體的個性材料，而是反映普遍的傾向或題問的材料，具有“面”的廣泛性。

⑵典型材料。富有個性特征又具有一定代表性的個別具體的實例。運用時典型材料必須精心選擇，要從大量材料中選取幾個最能說的觀點而個性鮮明的個例。這樣把概括材料與典型材料結合運用，有面有點，很有說服力。

⑶比對材料 通過縱橫，今昔，正反及對比，用來說明觀點的材料。⑷數據材料 運用精確的數據，有助于定量分析，進而揭示事物的本質。必須強調，運用數據務求確鑿無誤，堅決反對“拼湊虛擬，官樣數字”的做法。上述四層材料在調查報告中常互相配合，從多方面反映真實情況，表達觀點。

2、夾敘夾論，敘議結合 【思考與練習】

1、調研工作有哪些特點？

2、調研工作的內容是什么？

第三節 辦公室日常事務

教學目的：了解掌握辦公室日常事務工作的內容與辦事方法與原則 教學內容： 值班工作

一、值班的任務和作用

值班大致設立值班室，值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。值班室的任務主要有以下幾個方面：

1、辦理領導交辦的有關事項

2、下班后和放假期間的文件和事務處理

3、來訪接待工作

4、溝通上下級通訊聯系

5、記好當天大事記

（三項記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記）

秘書實務

二、對值班室與值班人員的要求

值班室要制定嚴格的崗位責任制，做到職責分明，獎罰分明。值班人員必須做到以下幾點：

1、服務的精神和高度責任心

2、要提高警惕、遵守值班紀律

3、認真做好保密工作。

4、接待來訪來電要熱情

5、要認真學習業務知識，提高業務水平

6、填寫值班日志，做好交接工作。

三、值班日志與交接班

填寫值班日記應注意以下事項：

1、填寫值班者的姓名和值班時間

2、填寫值班記錄做到內容簡明扼要，語言規范，字跡清楚，不加評論，不帶個人感情，實事求是。

3、注意做好交接班工作。印信工作

印信和介紹信是各級各類組織對外聯系的標志和行使職權的憑證。

一、印信

秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章（含鋼印）；二單位領導人“公用”私章；三秘書部門的公章。

作用：（1）標志作用。（2）權威作用。（3）法律作用。（4）憑證作用。

二、介紹信。注意事項：

1、印信的刻制

2、印章啟用前應備文通知有關部門

3、保管者不得委托他人代管，4、蓋章要端正、清晰

5、蓋章要領：把握標準、印泥適度、用力均勻、落印平穩。電話工作

秘書實務

一、通話工作的內容包括：打電話，接電話和作電話記錄

1、接電話： 熟悉接電話的禮儀和接電話要領

2、電話記錄：它包括五個部分：即來話時間（年月日時分），來話單位姓名和對方電話號碼，來話內容，處理意見和記錄人署名（復述，核對）

3、傳話：問清收話人姓名、職務、電話號碼

二、通話工作的要求

1、禮貌熱情

2、作好記錄

3、收話后，必須馬上解決問題

4、不屬于職權范圍內的事，不隨便應允或反駁 辦公效率和時間管理

運用時間表進行管理，目的是通過記錄或可視化信息幫助人們記憶和相互之間的溝通

時間表可分：時間表、季度時間表、月度時間表、周時間表

保密工作

信息保密是秘書人員的基本和重要的職責，是保衛國家、組織利益的起碼的要求。

一個組織的保密工作是從本單位的安全和利益出發，將秘密信息控制在一定的范圍和時間內，防止被泄露和利用，使其自身價值得到充分有效的實現而采取必要手段與措施。

從載體上分，信息的安全及保密工作通常包括： *口頭信息的安全及保密工作，*紙面信息的安全及保密工作，*電子信息的安全及保密工作。

1、秘書在保密工作中需要注意的幾個方面（1）文件保密。做好接收、傳遞、保管工作（2）會議保密。不能隨意擴散和泄露。（3）科技保密。

2、做好特定信息的保密 *人事信息 *財務信息 *產品信息 客戶信息 接待工作

接待工作可分內賓接待和外賓接待

一、內賓接待

秘書實務

內容主要有掌握來賓情況，派專人負責落實各項安排，搞好迎送食宿的日常服務，擬定接待方案與日程安排等。

1、掌握來賓情況 如所屬民族、職務、性別、人數、所乘車船班次，時間和大體意圖。

2、指定專人負責落實各項安排

3、搞好迎送，食宿和日常服務

4、了解來訪目的，給予必要幫助

5、接待來賓應持的態度

二、外賓接待

1、來賓的性質

2、外賓接待工作的內容 外賓接待工作的內容，是具有高度政策性的工作

3、做好各項接待準備工作 ⑴物質準備（吃住外）⑵人員準備 ⑶資料準備 ⑷信息準備 ⑸政策準備

4、安排好生活服務

5、做好宣傳報道和安全保衛工作

6、宴請與贈送活動

7、要安排好外賓的會見

8、做好經費結算與接待工作總結 【思考與練習】

1、編制計劃表時，有那些注意事項？

2、印章如何審批與使用？

3、保密工作有那些內容？

第五章

秘書工作原則與悟性

教學目的：

使學生掌握秘書工作的基本原則，領會堅持秘書工作的原則性和靈活性的統一是秘書思想水平與工作悟性的體現，著力培養秘書工作的領悟力。

教學重點和難點：

掌握秘書工作的基本原則，培養秘書工作的領悟力

秘書實務

第一節“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的交匯關系

教學目的：掌握“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的關系 教學內容：

“辦文”，“辦會”、“辦事”是秘書對秘書工作形式的精練概括。研究三者之間的關系，實際是為了認識秘書工作中的邏輯關系和事理，明確和突出不同的秘書工作的重心，增強對整體書工作的全盤認識，以便更好地貫徹秘書工作的原則，把秘書工作做好。

一、“辦文”、“辦會”“辦事”三者的相對獨立

（一）辦文文字秘書稱“辦文”為“行文”。研究“行文”的意義就會透徹領會“辦文”的特點“行文”可以指“寫文”，即撰擬文書、起草文件等；要以指“走文”，即文件的收發、運轉、傳遞等；還可以是兩種意義綜合，甚至是指由文書文件而產生的一切事務。由此可見，辦文的核心是文字工作，這的特點就是辦理圍繞文字、文件、文書所展開的工作。針對辦文工作，有對秘書人員撰制公文的要求，有收、發公文的處理程序，有明確的行文規則，所以，“辦文”具有相對獨立的工作系統。

（二）辦會無論會議、會談、還是會晤，“辦會”就是辦理有關的組織事務工作。“會”是聚，是多人參與的事，無論“議”還是“談”，都是把大家各自的想法、主張、意見能通過聚在一起的形式統一起來，形成一個共識。所以秘書辦會的一個中心任務就是起協調作用。在一定的時間、一定的空間內，既有各自的暢所欲言，心情舒暢，又有共識共通，一致認識，不留遺憾。秘書把“辦會”稱為“做會”。會議辦得是否成功很大程度取決于秘書對會議是否做到精心策劃、組織落實。必須定時定點做好一切會務，是辦會的特點。針對會議特點，秘書還應總結出會議的要素，制定會議的基本程序，并把會議改革作為一項重要的研究課題提出來。這都表明“辦會”的相對獨立性。

（三）辦事一切事務性工作都是“事”。廣義地理解，“辦文”、“辦會”也是“辦事”。所以，“事”的特點就是雜，無邊無際，無盡無休，無時無刻。面對如此紛繁龐雜的事務，秘書的關鍵是摸索出事理，掌握規律，舉一反三，才能盡量辦好所有的事。秘書的所有制度和紀律要求，都是針對秘書辦事效率和辦事作風提出來的，“辦事”的核心是認識事理，認識事理的目的在于提高辦事悟性，較高的辦事悟性才能使秘書懂事、能辦事、把事情辦出最佳結果。

秘書實務

二、“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的相互聯系

（一）“辦文”有時是通過“辦會”解決的

秘書所辦之文，是代表組織的，即使是以領導個人或法人代表名義發文，文書的形成也需要通過領導集體的討論認可，也有必要集思廣益。圍繞著“辦文”，領導可以通過開會交代撰文意圖，秘書通過開會領會意圖，可以通過集中討論，分析歸納辦文的要領，也可以通過會議來貫徹落實文件精神。即使是文件的傳遞運轉，也可以能過會議來發傳達。所以，“辦會”，有的時候是“辦文”的另一種形式。

（二）、“辦會”離不開“辦文”的工作

圍繞著會議的籌備和組織落實，秘書要做的實際上一系列的文字工作的落實。從會議通知、會議議程表、會議手冊到決定、決議、會議決錄、會議簡報、會議紀要，還有典型發言、領導講話、開幕詞、總發言等等，每一份會議文字材料的落實，對辦會的會務秘書來說，都是實實在在的“辦文”。通過會議所達到的一致目標，也是要靠文書來體現和留存的。圍繞會議所形成的文字材料，是組織好會議的重要工具，也是貫徹落實會議精神的重要依據，還是記錄記載會議的重要歷史資料。所以，“辦會”工作中融舍合著“辦文”的工作。

（三）“辦事”在多數情況下是通過“辦文”或者“辦會”體現的 以文書的形式或者會議的形式來交代辦事意圖，這是領導經常采取的交辦方式。“辦文”、“辦會”也經常是秘書在處理事務時采取的具體方法，特別是在一些具體問題的處理上，秘書要通過會議收集信息，廣泛征求解決問題的意見建議；能過文書的形式拿出解決問題的辦法。

三、全面掌握“辦文”、“辦會”、“辦事”的原則方法

（一）“辦文”、“辦會”、“辦事”，首先體現秘書的綜合職業能力

（二）“辦文”、“辦會”、“辦事”體現秘書準確地選擇處理事務方式和判斷力

（三）“辦文”、“辦會”、“辦事”的原則和方法

1、功力扎實，工作落實

“辦文”、“辦會”、“辦事”首先是辦具體事務，秘書的事務能力必須扎實。辦事員浮躁，工作毛糙的秘書，什么也干不好。秘書的工作是瑣碎平凡的，秘書實務

做好了不顯眼，做不好誤大事。所以，“辦文”、“辦會”、“辦事”的首要原則是秘書的事務工作基本功扎實，工作落到實處。

2、綜合考慮，系統籌劃

在扎扎實實做好具體工作的基礎上，秘書要學會從局的角度綜合考慮工作安排，從全系統的工作考慮，采取哪種“辦文”、“辦會”、“辦事”的具體方式更有利于工作，秘書選擇“辦文”、“辦會”、“辦事”具體方式的依據不僅僅是哪種方式自己熟悉或熟練，而是要從全局考慮怎樣對工作更有利、效果更好，更能準確達到領導確定的目標。“辦文”、“辦會”、“辦事”在具體實踐中相互交匯，相互融合，不可分割。在完成具體工作任務，解決 具體問題時，“辦文”、“辦會”、“辦事”三者只能有所偏重，不能有所偏廢。秘書的工作中一方面應當盡量采取靈活多樣的形式，另一方面應當明確主要的辦事方式，力求主攻成果顯著。比如開會，會務工作中有“辦文”工作，也有具體的事務要辦，文和事也都要辦好。“辦會”就有會務工作的特點，工作側重點要放在會務上。“辦會”中“辦文“也重要”，可以另派文筆優秀的秘書主抓會務中的文字工作，“辦會”的秘書要一心一意做好會務。

3、勤于總結，勇于創新

在完成領導交給的任務、承接領導交辦的事情時，秘書常常在時間緊、任務重的情況下及時選擇了具體的處理事務的方法。事情按這種方式辦了，就不知道按另一種方式辦是什么結果。這么辦成功了。也許另一種方式更成功；這么辦失敗了，也許另一種方式不一不定失敗。在實際工作中，秘書總結失敗的教訓比總結成功的經驗更重要作用。所以勤于總結，勇于創新，并且在創新中模索更好的工作方法，是秘書在“辦文”、“辦會”、“辦事”中取得事關功倍效果的一項重要原則

四、秘書工作的性質

（一）政治性：提問：如何理解秘書工作的政治性？

文字與國家的產生是秘書工作產生的兩個基本條件，任何一個時期的秘書部門都是從屬于一定的經濟階段。體現在貫徹領導的意圖工作。

（二）輔助性 輔助性是秘書工作的本質屬性。

各級黨政機關與企事業單位內在的機構分兩類：一類是職能機構；一類綜合機構。職能機構負責機關單位一定的具體業務。

秘書實務

綜合機構：又稱辦公機構，主要指辦公廳、室、秘書處科以及檔案、信訪等秘書性機構，這些機構它不獨立分掌某方面的工作，而是領導的辦事機關、工作助手，一是輔助領導議政、謀政；二是機關的日常管理工作的重服務工作。

輔助性是秘書工作的基本屬性：是由下列因素所決定的。

1、在任何一個有機聯系的管理體系中，不存在一個獨立的秘書部門，它處于從屬地位。

2、輔助性是由秘書部門所承擔的工作內容決定的。

秘書部門作為領導決策的參謀部門和綜合辦事機構，它的全部工作都必須緊緊圍繞著領導的指揮活動運轉。領導工作涉及到哪里，它的工作范圍也擴大或延伸到哪里。

3、輔助性是由秘書與領導之間的關系決定的。

工作上分擔不同的角色：一是領導，一是秘書；一是上級，一是下級；一是主將，一是參謀；一是首長，一是助手。這種主輔關系決定了秘書所從事的工作理應是輔助性質的。秘書處理任何問題只能根據領導的意圖和指示精神辦。

（三）服務性 服務性是秘書工作的出發點，就是為領導的決策工作創造方便條件，以便提高領導以至全機關的工作效率和工作質量。

為領導服務應主要辦好三件事： 一是參與大事的調查研究；二是傳達和貫徹黨的各項方針政策，并檢查其落實情況；三是搞好領導同志批示的查辦工作。

（四）機密性

秘書人員泄密心理探析：

1、性格方面的弱點被人利用（如出賣機密）

2、不善于約束自己的言論

3、膨脹的虛榮心理

五、秘書工作的作用

1、參謀作用

2、助手作用

3、信息作用

4、協調作用

秘書工作的核心是領導 提問：如何正確領會首長意圖？

明確要作好參謀、助手的工作，必須正確領會首長的意圖，準確把握意圖，必須從以下幾個方面入手。

1、立足大背景去領會。

2、摸準“大情”去領會。

3、根據單位工作的規律去領會。

4、要緊跟重點工作去領會。

秘書實務

辦法： ⑴從主動詢問中獲得； ⑵從領導批示中去領會； ⑶從平時言談中捕捉； ⑷從批評表揚中領悟； ⑸從講話材料中把握； ⑹從積零為整中綜合。

補充材料：

（一）參謀作用（見書）

（二）助手作用

秘書工作之所的重要，是因為它直接為領導服務，直接關系和影響著領導工作，起著領導助手的作用。

（三）信息作用

做領導的耳目，秘書機構除要獲取，準確、及時、全面的信息外，還要經過認真的綜合處理，提取有價值的信息，掌握的信息面要廣、大，但反映給領導要少要精。信息有助于領導作出決策，領導作出決策后，還要貫徹、落實過程中，將執行的情況、成績、經驗以及在的問題時向領導反饋。信息、決策、執行、反饋、再決策是沿著一個循環系統運動和上升的秘書工作就組織和完成這種循環。

（四）協調作用

從中央到地方，任何一個部門或單位，都設有一定數量的職責分明的機構，它們的級別不同，既互相聯系又具有一定的獨立性，形成一個復雜的網絡，秘書機構在這個網絡中心位置，起著樞紐的作用。

秘書工作的基本要求：高效、求實、創新 1、1985年做好“三服務”即為直接領導服務，為相關的各級領導服務，為人民群眾服務。

1985年，四個轉變 ：第一，從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀獻策。第二，從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息。第三，從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理。第四，從被動服務轉變為力爭主動服務。

實質：加強秘書部門的參謀職能，發揮參謀作用。

1990年抓好信息調研，督促檢查，精兵簡明“三項重點”不搞文山會海工作。1994.12，四項建設 ：思想建設，組織建設，業務建設和作風建設。

【思考與練習】

1、如何評價秘書工作的優劣？

第四篇：秘書資格考試《秘書理論與實務》試題(A)-中大網校

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秘書資格考試《秘書理論與實務》試題（A）

總分：100分

及格：60分

考試時間：120分

一、選擇題（10分）

(1)會場的大小要根據會議的（）而定。A.性質 B.時間 C.規模 D.作用

(2)會議簽到工作是（）的重要手段。A.準確統計到會人數 B.分發會議文件 C.聯絡感情

D.掌握會議報到動態

(3)秘書要擺正自己與上級的位置，其基本原則是（）A.為人作嫁衣，甘居人下

B.敢于公開指出上級的一切過錯 C.兢兢業業，甘當無名英雄 D.韜光養晦，養精蓄銳

(4)一般研討會，匯報會，座談會等小型會議的記錄，最好采用（）記錄法。A.摘要 B.詳細 C.錄音 D.補充

(5)了解來賓基本情況，包括（）、一行人數，以及到達的日期和地點。A.所在單位、姓名、年齡、級別 B.所在單位、姓名、職務、級別 C.所在單位、姓名、職稱、級別 D.所在單位、姓名、性別、級別

(6)下面（）是屬于會議管理性文件 A.日程安排表 B.會議通知

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C.會議發言稿 D.統計報表

(7)大會發言是屬于（）類文書。A.指導 B.主題 C.程序 D.管理

(8)存儲信息要方便利用，而方便利用的關鍵是要（）A.科學編碼 B.利于檢索 C.登陸準確 D.存放有序

(9)認真聆聽是要求聽者（）A.適時做出積極反應 B.不應有任何反應 C.恰如其分的贊美 D.不斷地隨意插話

(10)保密是秘書必須遵循的一項（）A.規定 B.任務 C.原則 D.要求

二、判斷題（10分）

(1)秘書沒有責任辦理會后反饋工作。（）

(2)經理辦公會屬例會，是非決策性會議。（）

(3)信息分類的目的是對信息資料進行詳細的區分。（）

(4)秘書的職責之一是服從上級，既然秘書要服從上級，那么即使發現上級有錯誤時也不能中大網校

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指出來。（）

(5)在會議工作中，分發重要文件一般要編號、登記。（）

(6)以召開座談會形式調研，缺點是與會者會產生從眾心理，不容易得到真實的看法。（）

(7)凡找領導的電話，秘書都要及時轉接或轉交給領導。（）

(8)在分工越來越細、相關因素越來越多的現代管理實踐中，秘書工作中的橫向同級關系之間的通力合作、協商配合就顯得十分重要。（）

(9)會場的裝飾主要是指色調的選擇、色彩的搭配。（）

(10)秘書不做計算機管理工作，也就不一定要有信息處理的能力。（）

三、情景題（30分）

(1)×總公司將召開一次銷售工作會議，要求各分公司主管此項工作的負責人參加，會期兩天。請按要求草擬一份會議通知。（要求：格式正確、內容完整、文字標點規范）。

(2)廠里將舉行一次關于生產管理的經驗交流會，具體會務工作由辦公室負責，根據分工，會場由你布置，你如何去做？

(3)你剛剛應聘擔任某企業的辦公室主任，發現該企業以往的信息資料只是有一份保存一份，沒有任何順序。你該如何存儲這些信息資料？

四、問答題（20分）

(1)如何清除職能環境障礙？

(2)簡述秘書工作的基本屬性和主要特征。

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五、案例分析（30分）

(1)一個大型會議的晚會內容怎么定，方秘書先請求分管辦會的黃副主任，定為“舉辦電影晚會”。黃沒有說要再往上請示，而方秘書自認為再請求第一把手賈主任也許會更好辦事。在請求賈時又沒有把已請求黃所定的意見告訴賈，賈的批復定為“觀看戲劇演出”。這樣，一個晚會出現兩種不同安排的領導意見，該怎么辦？方秘書左右為難。幾個辦會秘書研究，最后定為按賈的意見執行。由方秘書向黃副主任作自我批評，說明擬按賈主任的意見辦，請黃諒解。當時黃對方秘書多頭請示很不高興，但還是同意了按賈的意見執行。要求：請你對方秘書的行為做一下評點。

(2)值班秘書小吳突然接到裝配車間電路斷路起火的報告。由于小吳不熟悉電路防火規程，一時不知所措，后來感到水火無情，就代表領導命令全廠拉閘斷電。結果，火災是制止了，其他車間的生產及正在運轉的計算機系統在突然斷電中卻受到損失。領導嚴厲地批評了小吳。小吳為什么要受批評？

(3)有一次，XX省委辦公廳來電話通知：中央某部某領導，在XX省的視察工作告一段落，定于次日乘飛機到達N市，請接機，并請告知你省某書記。因某領導是他的老熟人，希望能在N市見面。接到通知后，秘書即向機場問訊處查詢航班時刻，問訊處答：正點是明日上午9時著陸，但可能停航。秘書接著即向某書記報告。書記指示：明天我去接機。其他接待安排，請接待部門安排好，并把情況告訴我。結果書記按時到機場接站，未接到客人，回來即查問是怎么回事？經再查詢是：最近因故民航暫停。當天下午4時有一架軍用飛機于N市機場著陸，某領導是乘軍用飛機來的。第二次到機場才接到客人。請指出該秘書工作中的疏漏之處，并予以糾正。

答案和解析

一、選擇題（10分）

(1):C(2):A(3):C(4):A(5):B(6):A(7):B(8):A(9):A(10):C

二、判斷題（10分）

(1):0(2):0(3):0 中大網校

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(4):0(5):1(6):1(7):0(8):1(9):0(10):0

三、情景題（30分）

(1): 答案要點： 會議通知要求六要素齊備(2): 答案要點：①選擇大小適中的會議廳，布局形式選擇，橢圓型或囗字型，會場裝飾要講求合乎親切、和諧的氣氛；②會場用品包括文具用品與飲品；③會場的音像、音響、燈光、空調等設備使用；④簽到、標識座次。(3): 答案要點：（1）登記及具體操作方法；（2）編碼及具體操作方法；（3）存放排列及具體操作方法；（4）編制檢索及具體操作方法；

四、問答題（20分）

(1): 職能環境障礙指的是有不利于秘書發揮職能作用的各個因素的總和。其中常見的且能夠通過主觀努力可以克服的主要障礙有以下幾種：

其一，信任障礙。要通過努力提高各方面的信任度，還要弄清產生信任障礙的原因、范圍、程度等有針對性進行排除。

其二，溝通障礙。秘書要充當信息樞紐和上傳下達、左右溝通的中介一旦出現溝通障礙必須修復，主動協調，化解矛盾，加以排除。

其三，理解障礙。不要當面對抗，事后解釋；多從自己方面找原因，檢點自己的行為。(2): *領導近身綜合輔助性 *角色意識多重性 *公共事務操辦性 *職能活動中介性

*作息邊界模糊性 *主輔運作協同性 *工作績效隱透性（以上7分，展開說明3分）

五、案例分析（30分）

(1): 方秘書向分管辦會的領導請求，領導有了決定的意見，就應按該領導的意見辦。因為一個單位的領導同志往往不止一個，各項工作需要在集體領導下分工負責。秘書應遵照領導職權分工與單向請求的原則，向分管的領導請求即可。不應多頭請求。再說，既然請求副職領導已決定了的事情，你又再去請求第一把手。這樣做弄不好容易造煩惱誤會，使副職領導以為你心目中不尊重副職領導職權。有厚此薄彼之嫌，不利于今后工作，也不利于自己與領導的關系。兩位領導在同一事情上有不同的意見，秘書最終遵照第一把手的意見執行，是比較妥當的。按照領導班子民主集中制的建設原則，秘書執行主要決策人的意見，這是按組織原則辦事。(2): 小吳處理突發事件不當。主要原因在于他不能把握秘書處理事務的特殊要求，即秘書協助領導者，向上級單位及下級溝通取得支持與配合，防止事態的擴散與蔓延。(3): 電話值班員不能只做簡單的傳聲簡。不但要聽清對方說什么事，而且要用心思想一想，有什么疑點，查詢清楚后，才能向有關部門和領導報告。如果接到XX省委辦公廳電話時，及時問清乘什么飛機？何時到達N市？或聽到問訊處說可能停航時提出疑問和追問清楚，就不會了出現這次差錯。可見，值班員平時還應多學習，豐富自己的知識。這樣才能及時發現疑點，找到矛盾。避免只是等因奉此出亂子。

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第五篇：秘書資格考試報考條件

凡報考商務秘書的人員必須遵守國家法律法規，有良好的職業道德，熱愛本職工作，工作業績突出，同時具備以下條件：

凡報考商務秘書的人員必須遵守國家法律法規，有良好的職業道德，熱愛本職工作，工作業績突出，同時具備以下條件：

（一）初級商務秘書：

1、具有中專以上學歷的均可報名參加。

（二）商務秘書（具備以下條件之一即可）：

1、大專以上學歷；

2、取得初級商務秘書證書后從事相關工作2年以上。

（三）高級商務秘書（具備以下條件之一即可）：

1、本科畢業取得商務秘書證書后從事相關工作2年以上；

2、大專畢業取得商務秘書證書后從事相關工作3年以上；

3、中專畢業取得商務秘書證書后從事相關工作6年以上。

（四）商務師（具備以下條件之一即可）：

1、取得碩士學位或以上；

2、大學本科畢業從事相關工作3年以上或取得高級商務秘書證書后從事相關工作1年以上；

3、大專畢業從事相關工作5年以上或取得高級商務秘書證書后從事相關工作2年以上；

4、中專畢業從事相關工作8年以上或取得高級商務秘書證書后從事相關工作4年以上。

（五）高級商務師（具備以下條件之一即可）：

1、具備博士學位者；

2、取得碩士學位后工作3年以上或取得商務師證書后從事相關工作1年以上；

3、大學本科畢業從事相關工作5年以上或者取得商務師證書后從事相關工作3年以上；

4、大專畢業從事相關工作8年以上或取得商務師證書后從事相關工作5年以上；

5、中專畢業從事相關工作12年或取得商務師證書后從事相關工作8年以上。