第一篇：論秘書與會議管理劉依楠

論秘書與會議管理

劉依楠

中心論點：秘書會議管理的質量和水平，直接影響會議效果，一個秘書應該學會如何提高會議管理的會議管理。才能提高會議的效率。

一.秘書應該做好充分的會前準備

1.準備議題，提前發給與會者，讓與會者提前準備會議內容。

2.會議場所、設備的準備，充分保障會議安全、有效的進行。

3.明確會議的名稱，方便與會者了解會議的性質。

4.制定會議的預案和計劃，解決會議突發事件。

二.具體且明確的此次會議的目標

1.明確會議的主要目的和意圖，更好的了解與會者的想法。

2.了解上司想從會議中得到什么信息，進而減少分歧。

3.邊聽邊思考，真正了解與會者所提供的信息。

三.確定參與會議人員、時間、地點的選擇

1.選擇與會者精力充沛的時間段。進而達到會議的最好效果。

2.選擇和會議的相關人員，保證會議結果的專業性和實用性。

3.選擇與會者方便、安全的會議環境。

四.做好會議的總結工作

1.明確此次會議的討論最終結果，分發相關部門。

2.聽取與會者相關意見，把正確的信息及時反饋給上司。

3.保留所有與會者的意見，以便下次會議使用。

第二篇：秘書會議管理內容

秘書會議管理內容

一、會議管理

1、會議籌備方案的擬訂

內容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設備和工具、會議文件的范圍以及文印或復制工作、與會代表的組成、經費預算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構與人員分工。

作用有：確保會議的周密組織、服務質量和溝通協調到位、確保領導的意圖得以貫徹執行。

（1）組建會議籌備委員會

（2）分成籌備小組

（3）形成籌備方案

（4）領導審核方案

2、會務檢查工作程序

內容包括：會議準備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環境條件與用品準備、文件材料的準備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛工作的檢查以及其他。

（1）開會檢查的程序

1）會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查

2）會議領導小組確定匯報會的時間和地點并發出協調會通知

3）召開協調會并在會上現場解決問題

4）匯報會后對檢查中發現的問題予以催辦和落實

（2）現場檢查的程序

1）指定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點 2）制作檢查單，以便記錄和匯總

3）按照既定的檢查重點逐一現場核對并明確記錄

4）對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

3、會議文件審核工作程序

內容包括：審核會議文件的準確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規相沖突的內容，審核會議內容是否經過調查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確。

（1）起草該文件的秘書就內容進行自審

（2）主觀秘書進行初審

（3）如內容涉及部門較多，要進行會審

（4）審核修改后，主要領導或主管領導進行終審

4、擬訂會議的應急方案

內容包括：會議舉行過程中可能出現的問題（人員、場地、設備、資料、健康與安全、行為等問題），出現問題時負責解決的會議工作人員。

（1）預測不可預知的情況

（2）提前準備應對的備選方案

（3）討論會議緊急情況

（4）確定會議應急方案

5、提示會議按計劃進行

是根據會議目標的需要，在會議進行過程中創造與會議目標相適應的環境氣氛，掌握會議議程，維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導決定、決議、結論的形成。

（1）了解議題和議程

（2）準時宣布開會

（3）有效引導議題

6、處理會議突發事件的程序

（1）向領導報告

（2）啟動會議應急方案

（3）實施應急方案

（4）必要時向公共應急機構請求支援

（5）善后工作（向受害者及其家屬進行安撫、與媒體溝通）

7、會議總結工作程序

內容包括：會議名稱、時間、地點、規模、與會代表人數、主要議題，參加會議的上級領導人，會議的主持者，領導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務布置等。

（1）對會議征詢意見，擬就工作總結稿

（2）向領導報告會議結論

（3）總結定稿

（4）印發

（5）歸檔

（6）組織全體工作人員進行總結

二、事務管理

1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進行的合乎禮儀慣例的具體排列。

（1）確定禮賓次序方案

（2）提前通知有關各方

（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）確定迎候人員

（2）準備迎賓的物品

（3）見面講究禮節

（4）送行前的拜訪

（5）安排送行儀式

3、會見會談工作程序

會見也叫禮節性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質性問題交流情況、交換意見、達成協議等，專題性較強。

（1）約定

（2）通知對方有關事項

（3）準備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

（4）迎接客人

（5）會見、會談

（6）送別客人

4、西餐禮儀

（1）赴宴前的準備

1）接到邀請后,要看清請柬的各項內容

2）如果決定接受邀請并已答復主人，就不要輕易改變

3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據請柬上的要求選擇赴宴的服裝

5）要準時赴宴

（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

（3）入席、退席禮節

1）客人要在主人的帶領下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

3）暫時離開應該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結束進餐，其他人應該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

（4）餐具的使用方法與席間禮節

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃雞、蝦、魚的方法

3）吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

4）吃意大利面條的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內

8）進餐速度應該與大家一致

9）談話聲音一定要輕

（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會的禮儀

（1）招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復

（2）冷餐會的禮節：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會的禮節：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

6、不同辦公模式的特點

（1）在家辦公。優點：節省辦公室空間和資金，節省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機和電話以保持聯系，有的缺乏適宜的辦公環境，增加了組織監督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業人員及社會的聯系。

（2）彈性時間。優點：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點：難以監督員工

（3）遠程工作。優點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監督和控制的難度。

（4）虛擬辦公。優點：減少工作空間和辦公用品的耗費，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網絡發送。缺點：難以控制任務和信息的質量，難于管制網絡以及信息的安全保密。

（5）兼職工作。優點：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發揮自己的專長。缺點：控制和監督員工較難，難以控制工作量及報酬。

（6）定期合同制。優點：能靈活聘到優秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點：難以控制員工對企業的忠誠，缺乏工作保障。

（7）交替工作。優點：能激勵工作人員。缺點：交接不當，會出現工作混亂。

（8）臨時辦公桌。優點：節省資金也節省了員工的時間。缺點：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

7、選擇辦公模式的工作程序

（1）深入調查現有辦公模式所面臨的問題

（2）根據調查結果確定相應的新型辦公模式

（3）根據新的模式要求制定管理監督的標準和責權利相結合的分配制度

（4）先在部分部門實行取得經驗，逐步推廣新模式

（5）不斷根據本企業特點完善新模式，評估啟用新模式的得失

8、設計辦公室的工作程序

（1）分析不同部門業務特點對于辦公條件的要求

（2）設計平面圖

（3）選擇辦公家具、設施和裝飾

（4）采光、溫度和通風

9、改進辦公事務工作程序

（1）定義一個需要加以分析和改進的流程

（2）確定衡量流程的關鍵指標并對該流程進行評價

（3）尋找所存在問題和差距的原因

（4）根據以上分析提出可行的改進方案

（5）實施改進方案

10、改進辦公事務的流程

（1）確定問題

（2）分析有關資料

（3）確定造成問題的可能的原因

（4）提出可能的解決方案

11、突發事件的預防措施

發生的事情是不可預見的或突然發生的，并帶來危險，需要立即采取應對措施，盡力控制。主要有火災、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

（1）以書面形式確定緊急情況處理程序

（2）根據書面程序，對所有工作人員進行培訓

（3）讓所有人員了解有情況發生該如何疏散和急救員的姓名

（4）實行緊急情況模擬演練

（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責

（6）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況

（7）保證定期檢查和更新設備

12、突發事件的應對措施

（1）準備清楚的書面緊急情況處理程序

（2）用這些程序培訓所有人員

（3）在可利用的地方清楚地顯示有關緊急程序

（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序

（5）明確員工在緊急情況下的職責

（6）保證工作場所有受過緊急情況處理培訓的人員

（7）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況

（8）保證定期檢查和更新設備

13、處理突發事件的流程

（1）及早發現，馬上報告，并保護好現場

（2）查找問題的原因

（3）成立臨時指揮中心

（4）控制源頭，釜底抽薪

（5）召開新聞發布會

14、上司交辦事項督查的程序

直接為上司服務、為實施上司的決策和實現上司決策的目標而進行的一項工作

（1）上司向有關督查人員授權轉承催辦

（2）很大一部分轉交各有關人員具體承辦

（3）有些又上司指導督查人員親自承辦

（4）轉交辦的事項要及時催辦

（5）督辦人員要對轉交辦事項深入的檢查

（6）上司交辦事項辦理完畢

（7）辦結回告

（8）對辦結回告進行審查評估

（9）立卷和歸檔

15、制定工作計劃的方法

（1）根據要求列出本團隊要完成的所有任務

（2）區別重要的任務和緊急的任務

（3）按照輕重緩急和邏輯順序標記出任務完成的先后順序

（4）列出完成每項任務所需的資源和相關信息

（5）明確完成各項任務的每個階段指標和估算的時間要求

（6）指明每項任務的負責部門或承擔人以及負責人

（7）推算各階段工作完成時間并填入計劃表

（8）確保計劃順利實施

（9）明確工作進展的情況和質量如何監督和管理

16、制定工作計劃的程序

（1）估量機會

（2）確定計劃工作的目標

（3）確定計劃工作的前提條件

（4）擬訂可供選擇的行動方案

（5）評價各種備選方案

（6）選擇方案

（7）擬訂分計劃

（8）編制預算

17、制定承辦期限規定的程序

企業接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規定

（1）調查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規定

（2）時間期限適宜標準

（3）確定同一任務的不同承辦周期

（4）確定同一任務緊急情況不同的承辦周期

18、辦公室工作評估的程序

實質上就是對辦公室工作進行目標管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機構的建制，促進了員工承擔責任，有助于進行控制和監督工作。

（1）建立一套完整的目標體系

（2）制定目標

（3）組織實施

（4）檢查和評估

19、辦公用品與設備的采購程序

（1）提出購買申請

（2）審批，落實經費

（3）招標，選擇供應商

（4）簽訂供貨合同

（5）貨物入庫

（6）支付貨款

20、制定采購預算方案程序

（1）確定預算的核算基數

（2）進行市場調研

（3）確定采購產品的種類及型號價格

（4）編寫預算方案

（5）征求意見，完善方案

21、辦公資源管理程序

包括各類辦公設備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。辦公資源管理就是實行辦公資源統一規范管理，減少資源浪費，合理的調配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

（1）了解本單位所有辦公資源的基本情況

（2）對本單位所有辦公資源進行分類管理

（3）對辦公資源建檔，記錄應用情況

（4）定期進行數據分析

22、信息開發的主要形式

對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。

（1）剪報

（2）索引

（3）目錄編制

（4）文摘

（5）信息資料冊

（6）簡訊

（7）調查報告

23、信息開發的程序

（1）確定主題

（2）分析信息材料

（3）選擇信息開發方法

（4）選擇開發信息的形式

（5）形成信息產品

24、信息利用的工作程序

通過有效的方式將信息提供給利用者，實現信息的價值，具有周期性、經常性、廣泛性和實效性特點。

（1）熟悉信息的內容

（2）確定利用需求

（3）確定信息利用服務的途徑

（4）獲取信息

（5）提供信息

25、信息反饋的工作程序

將信息使用過程中產生的效應及活動中不斷產生的信息進行再收集、再處理、再傳遞的過程。目的是檢查輸出信息的真實性；對信息傳遞進行檢驗與調整；為決策提供依據。

（1）明確目標

（2）選擇信息反饋的方法

（3）獲取反饋信息

（4）加工分析反饋信息

（5）傳遞反饋信息

（6）利用反饋信息

三、文書處理與擬寫

1、文書審核的工作程序

對文件草稿從內容到形式所做的全面檢查和修正工作。

（1）明確審核范圍

（2）確定是否需要行文

（3）審核文書內容

（4）檢查文字表達

（5）檢查文件體式

（6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備

2、檔案利用的工作程序

是開發和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（1）熟悉庫藏

（2）分析利用需求

（3）選擇檔案利用方式

（4）獲取檔案

（5）提供檔案

3、電子檔案管理的工作程序

在計算機系統中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

（1）電子檔案的收集積累

（2）電子檔案的歸檔

（3）電子檔案的保管

（4）電子檔案的利用

4、文書擬寫

通告、通報、決定、請示批復函、招標書、投標書、計劃、總結、述職報告、講話稿、市場調查報告

第三篇：淺析秘書的會議管理

武漢商業服務學院畢業論文設計

【摘要】 秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助者和公務服務人員，他們以輔助決策，綜合協調，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領導者、決策者的參謀和助手；會議是公眾議事的重要社會活動和管理手段，是實施領導和管理的重要形式，秘書會議管理的質量和水平，直接影響會議效果，對組織形象及領導的管理成效也有著不可低估的影響。

【關鍵詞】 秘書

會議管理

溝通協調

效率

對策

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。會議目標實現，會議成果的取得是由諸多因素決定的，其中十分重要的一個因素就是會議工作開展與完成的情況。這既包括領導者與組織者的政務工作完成和處理得如何，也包括秘書人員的實務工作做得如何，而秘書會議事務工作的繁簡，與會議的規模、級別、議題的重要程度直接相關。

一 會議管理和秘書工作內容

（一）秘書工作內容

秘書及秘書機構以領導者和領導機關為對象開展的一系列近身綜合輔助和公務服務活動被稱為秘書工作。內容包括八個方面：事務管理、中介溝通、文書工作、信息工作、參謀輔助、會務操辦、綜合協調和督促檢查。

（二）會議管理主要工作內容

無論開展何種會議的會務工作，其總的要求是：充分準備、嚴密組織、服務周到、確保安全。秘書人員的工作例會中的主要會務工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時間順序來劃分，可以分為會前、會中、會后三個階段進行。

會議按其范圍來分，可概括的分為對內會議和對外會議。1.對內會議

對內會議的規模一般較小，不少企業部門都經常召開各種形式的對內會議，比如業務的月報會、周例會、日報會、協調會等等。（1）會前準備

秘書在會前要做的充分的籌劃準備工作主要有五個步驟：明確要點、準備議題、通知開會、會場準備、安排會議議程。

秘書做常規會務，首先要明確領帶開會的目的、任務、內容、中心議題、參加人員、會議地點、會議日期。作為對內會議，常常是在上一次會議結束時有所交代，秘書應當用心留意。

秘書要準備有關的上級文件、本機關文書材料，有關的制度規章，有關的數據圖表等。盡量充分地準備好會上要討論的問題的材料，一方面，為領導個人的討論發言提供準備，提供依據；另一方面，為會議的討論提供方向性資料，促使會議“有議必決”。

1武漢商業服務學院畢業論文設計

因為會上要討論的問題不止一個，科學地統籌安排會議議程是秘書辦會的重要原則。在不考慮其他因素時，一般應當先進行部分人員的議題，在進行全體人員的議題，再進行全體人員的議題。這樣小范圍的會場容易集中、會場好掌握，會議議程也容易緊湊地控制。

做好以上準備工作，秘書就該通知相關人員按時參加會議了。會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和會議通知。秘書在通知開會時是書面和口頭并用，以保證能面面俱到。

會場是在發放會議通知之前就定下的。內部會議只需確認場所不變，備好桌椅、水具、必要的會議設備，檢查電源，做好清潔工作，然后準備好記錄用紙即可。（2）會間服務

與會者進入會場，秘書人員要檢查核對與會人員到會情況，清點人數，弄清那個缺席人及缺席原因，然后報告會議主持人集中精力做好會議記錄

會議記錄要求準確、清楚、簡潔。所以做記錄的秘書，要實現準備好記錄用紙，要熟悉與會者發言的口音，做好會議記錄。

內部會議上，一般會議服務都是由一名秘書來做，不另安排服務員。會議中，秘書要做好隨時接聽打進來的電話，根據需要進行處理。（3）會后工作

會議結束后，秘書的善后和落實工作也相當重要。及時清理會議室，使一切復原，一遍其他會議正常進行，并下發會議文件，對會上布置的工作做好催辦。最后做好檔案的整理、歸檔

秘書在會議管理工作中的一項重要的組織工作，是輔助領導或主持人按議程進行會議內容并協助對會議所有議題形成結果。按議程進行會議內容是避免無限期地討論一個問題或者離開原定議題。還要敦促會議形成結果，比如討論的問題要形成相對一致的一件，明確要求的工作最后由誰主抓或承辦，一些事項的具體辦理方法以及督辦方法等

2.對外會議

與對內會以不同，對外會議的規模更大，參會人員大多為外來人員，會議開展的是否順利對企業的影響力也非同一般。作為秘書人員，對外會議的會議管理要更為嚴謹。

（1）會前準備 1.1擬訂會議議程、日程，提供會議地點的備選方案

外部會議的議程一般安排如下：開幕式；領導和來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發言；參觀或其他活動；會議總結；宣讀決議；閉幕式。

會議日程就是根據議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。

制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關的餐飲安排。保密性較強的議題，一般放在后面。

2武漢商業服務學院畢業論文設計

會場的大小應與會議規模相符，場地要有良好的設備配置，交通便利，應考慮有無停車場所，場地租借的成本必須合理。實地考察會議地點，會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現的問題。

1.2布置會場和安排座次，發布會議信息

對外會議無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。發布會議信息前要進行報審，要對媒體進行選擇。一面給企業帶來不利影響。

1.3安排會議食宿，邀請會議嘉賓

秘書人員應提前到現場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

根據會議的經費和人員情況決定會議餐飲的標準，提倡實行自助餐制和分餐制，做好飲水、飲料的供應。

如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近，預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數量上應略有富余。

要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場，發出正式邀請函，提前了解嘉賓各自的背景，嘉賓人數不宜過多。在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯系，并確認如何接送。

1.4準備會議資料、會議用品，安排會議禮儀服務，再次檢查會議常用視聽設備是否正常。

（2）會中服務

1.1安排會議值班

會議值班起著溝通上下、聯系內外、協調左右的作用，保證了會議的順利進行。明確值班工作任務在會議中協助搜集有關情況、文件和資料，傳遞各種信息。要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。1.2接待采訪會議的新聞媒體

由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經領導審閱后，向媒體發送。

在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發表消息。在會議結束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

1.3做好會議的記錄工作和簡報工作

會議記錄的結構是：標題+正文+尾部。

標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。正文。首部+主體+結尾。尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。做好會議的簡報工作

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經驗，溝通會議的信息。要

3武漢商業服務學院畢業論文設計

反映出會議的新情況、新問題、新經驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導和溝通作用。1.4反饋會議信息

反饋會前信息、會中信息以及會后傳達落實的情況。（3）會后工作

編寫會議紀要,做好會后督促工作。

會議紀要要求實事求是，忠于會議實際，內容要集中概括，要有條理，印制并分發給有關部門有關人員或歸檔保存。

二 會議管理工作中出現的主要問題及原因解析

會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。

（一）會議管理工作中出現的主要問題

1.會荒或會海

常年不開會，某些人對會議的作用不夠了解，不知如果利用得好，會議能成為溝通信息、通報情況、交流和統一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項、解決問題尤其是跨部門和跨系統問題和矛盾、布置任務、促進工作落實、總結經驗、激勵士氣等的一個非常有效的工具和手段。但過多開會、過濫開會，就是一種“病態組織的表現”；

2.拖沓

會議拖拉嚴重，形成了效率低下的“大尾巴會”。秘書會前準備如匯報材料或會議流程、時間表不清晰也會造成會議拖沓；

3.議題繁多，重復會議

會議議題過多，討論不深，都只能蜻蜓點水，一碰到大一點的或難一點就推到“下次專題討論”，同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會討論治標卻不治本的方案；

4.地點安排不當

有些公司為了節省成本，會議都在公司召開。可是一些重大的事項必須要在充分討論、無太多干擾或頭腦風暴的情況下才能形成，在公司開很難不被打擾或受影響。

5.會前、會下不溝通

會議從零開始，與會人員一頭霧水，會議開始時要么花很多時間講明背景、概念或者干脆沒有共同言語。有些公司會議基本屬于臨時通知，相關人員也不可能做充分的準備，或者重要人員出差在外無法參加會議，這樣的會議效果自然要大打折扣；

6.會議紀律亂

4武漢商業服務學院畢業論文設計

不到、遲到、早退，秘書會前簽到制度沒有落到實處。

7.議而不決，決而不議，決而不行，行而不果

秘書的會后督促工作沒有做好。開會只是走形式。

（二）會議出現問題，導致效果不佳的原因

出現這些問題，通常由以下5種原因造成。在這5種原因中，有種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。

1.會議時間

會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。

2.會議地點

會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。

3.開會對象

必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。

4.主持人的技能

會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。5.會議的準備工作

開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。

對于會議來說，做預防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導致會議效率低下的各種原因，一一做好預防工作，從而保證會議的高效進行。

三 會議管理工作對策思考

知道了會議管理工作中可能出問題的地方，秘書就可以有針對性地去預防和調整，盡量讓會議更高效。而要會議高效，除避免上述常見問題外，必須在會前、會中、會后各方面都要注意。

（一）會前準備

1.會議要規劃

根據公司或部門實際情況，可安排有早會、周例會、月例會、季度會、半年會、年會等例會，比如周例會，在總結和規劃方面就很有效，會議要有其召開的合理時間和頻率，例會可參考古代“有本早奏，無事退朝”的原則，而且根據不同階段的管理水平和目標，可調整例會的頻率和時間長度；除了固定的例會外，還應有一些重大事項的專題會議，如果平時例會開得好，問題得到切實解決落實，例外的會議比例則會大幅下降。

2.準備要充分

要想會議高效，會前必須做好充分的準備。重大事項必須提前足夠的時間思考和準備，并會前私下廣泛征求意見，有些不便于在會上公開發表的意見或擔憂也在會前提前溝通和解決掉，總之要提前充分作好準備，最好能基本達成共識，這樣才可能在會議上快速作出決策，提高會議效率。會議主題、時間、地點、參與人、議

5武漢商業服務學院畢業論文設計

程、時間表等最好都在會議通知中必須提前一定時間告知好讓相關人員準備，會議方程在會議前再打印給到相關人員以便大家遵守。

3.主題要集中

一次會議，最好只有一個主題，因為只有這樣才能更好地集中相關人員、時間和精力，高效解決問題。綜合性會議，主題也最好不要超過三個為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時間越長，成本也就越高。

(二)會中服務.流程要合理

會議的流程關系到會議是否真正民主、有效。一是盡量不要領導主持會議，而應該是會議議題發起單位或辦公室主持；二是領導盡量最后講話，否則一開始基調一定，很多人就不敢發表自己的看法，或者只是隨聲附和；三是會議發表意見時貫穿例外管理的原則，重復觀點盡量少談，盡量談有建設性意見，且少發表主觀意見觀點而應以事實和數據支撐，出現跑題或剎不住車時要及時拉回來；四是繁簡得當，有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關尤其是一線部門充分發表意見，不能倉促決策，而且不同部門、人員由于學習、工作經歷和崗位職責不同，所關注的重點通常也會有所不同，充分交流有利于優勢互補；五是重大決策最好刻意安排反面意見，會議決策怕的是一面倒，如果確定要做也要經得起考驗，想出各種應對風險的措施盡量減少損失，“兩益相權取其重，兩害相權取其輕”，如果明確能承受最大的損失和最壞的結果，這樣決策了也不會輕易搖擺；六是該議的時候要議，該決的的時候要決，該舉手的時候要舉手，該簽字的時候要簽字，盡可能會上形成決議而不要拖到會議結束了還沒有結論，要落實責任人、關鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防范措施、配套資源支持和關鍵里程碑等。

2.時間要緊湊

要事先規定會議時間，一般的會議不要超過一小時，較長的會議要分大階段進行，每階段發言人的時間要規劃和控制好，主持人要把握好會議節奏。對較長的會議要安排中場休息，且最好提前準備好茶水、甜點和水果等，否則開會時間開長了，大腦轉得慢了注意力也不容易集中。

3.決議要及時

會議的記錄一定要完整、規范、完整，從會議主題、與會人員/缺席人員、發言、討論記錄到會議決議、表決情況等都要進行詳細記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規范、準確、可查，避免事后不認賬。會議結束后，應盡快下發會議決議。會議決議不同于會議簡單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調整和提升，因為會議臨時講的可能不全面或有遺漏。會議決議一定要落實責任人、關鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防范措施、配套資源支持和關鍵里程碑等，要簡單、明了。會議決議正式簽發之前最好安排幾個人交叉檢查，決策人簽發后最好給與會及決議相關人員簽名確認以有人推脫。為了要及時貫徹會議精神，要及時發放會議決議：一可增強會議時效性，發揮會議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會議的效益，增強執行力；四可明確責任，并通知到相關部門。

6武漢商業服務學院畢業論文設計

4.手段要先進

會前充分準備，多應用PPT，要求簡明扼要、重點突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應圖表結合(如果基礎較弱對這一塊最好組織專門如何準備和匯報PPT的培訓，并事先做一些參考模板)。另外，能開電話會議、視頻會議的盡可能利用這些高科技，可大幅節省交通、住宿等費用和往返的時間成本，大大提高溝通的效率，其投入產出比是非常合算的，尤其是金融危機的情況下多地點辦公、全國性或全球化公司更應多應用一些高科技工具和手段。(三)會后督促

1.執行要檢查

會議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關鍵節點的把握，秘書需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執行力來持續跟進和追蹤，直到相關部門和人員養成習慣為止，當然最好能有配套的培訓來進一步強化執行力。會議決議發放、跟蹤等也可通過Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多種工具和手段來宣導、提醒和落實。

2.結果要獎懲

對不能及時、較好完成任務的予以幫扶、培訓、批評，仍不行的可能須調崗或淘汰；對主動、積極、按時、高質量完成任務的則予以表揚、獎勵或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會受到獎懲從而改變行為甚至習慣。

參考文獻

[1]樓宇生 《通用秘書學》 同濟大學出版社, 1991? [2]王道榮 《秘書之友》 《秘書之友》編輯部, 1995? [3]袁維國 《秘書學》 高等教育出版社, 1991? [3]楊劍宇 《中國秘書史》 武漢大學出版社，2009-04

第四篇：論秘書與領導的關系

摘要：本文根據秘書與領導關系的現狀，而提出此研究方向。通過探討秘書對領導的服務和參謀的作用，他們之間存在著主動性與被動性的關系。深入研究了秘書的服務性和參謀性，主要分析了服務性與參謀性之間的關系，以及秘書該如何把握好主動性與被動性，使秘書與領導的關系呈現出和諧的狀態。

關鍵詞：服務性參謀性辯證統一相互促進

論秘書與領導的關系

秘書與領導的關系是秘書工作的一個關鍵因素，做秘書工作首先要處理好與領導的關系，真正弄清并正確掌握二者的的關系，秘書才能保持認識上的清醒和工作上的主動。秘書處于承上啟下的地位，是領導機關上情下達、下情上報的樞紐，是領導機關的左右手。因此，秘書與領導應該呈現出一種融洽、和諧和友誼的關系。可是秘書與領導在共事的過程中，秘書如何做到與領導和諧相處，既建立友誼和感情又不放棄原則，喪失人格，這是一個很難處理的問題，但這又是一個現實的問題，如果處理不妥不僅不能為領導服好務，容易與領導產生矛盾，失去為領導工作的機會。甚至會因為盲目的服從，干一些不該干或者違法的事情。那么，研究與處理好秘書與領導的關系就有了現實的意義。秘書與領導之間存在著什么樣的關系呢？怎么樣處理好與領導的關系使之和諧呢？本文將對此進行研究，希望能夠對秘書處理好與領導的關系有所幫助。

秘書是人的一種職務，擔任這種職務的人，是受組織的委派，在領導者身邊為其工作，而從事辦文、辦會、辦事的助理性、參謀性工作。秘書活動就是輔助領導。秘書工作較之其他各項業務工作有著顯著的輔助性，這是秘書工作的根本屬性。在任何一個社會組織中，秘書人員均處于領導近身，要緊緊圍繞領導活動的需求和目標，開展直接而全面的服務工作，是領導實施有效管理和活動的不可或缺的參謀與助手。

秘書是直接為領導服務的，決定了秘書工作的被動性。秘書工作的被動性的特點主要體現在三個方面：一是工作性質的被動。秘書工作是為領導服務的，秘書工作的變化總是隨著領導工作的變化而變化，而且領導工作的發展變化直接影響和制約著秘書的工作的變化。這決定了秘書工作的從屬性，即被動性。二是工作時空的被動。不同時期、不同地方、不同領導對秘書和秘書活動的要求是不同的。秘書活動要服從領導日程，秘書工作要圍繞領導轉。秘書不能離開領導工作而單獨工作。三是工作績效的被動。秘書活動的本職決定了秘書人員必須甘居幕后，默默無聞的工作；而且秘書一切活動都必須通過領導和領導活動才能發揮作用、產生效益。

秘書的服務職能主要表現在幫助或代替領導部門處理日常文書、通訊、聯絡、接待失誤；節省領導的精力與時間；幫助領導管理和維持下屬部門和人員各項日常工作的正常運轉；經領導授權調查或處理突發事件或完成特殊使命；還表現在會議、文件等方面為領導把關等。領導者的決策活動離不開輔助力量的謀劃與支持。這就決定了秘書工作的主動性。我國古代的謀士、諫官、幕僚，當代各國的智囊團、思想庫等，都是決策的輔助力量。在諸多輔助力量中，秘書處于特殊的地位，發揮著重要的作用。中共中央1985年提出新時期秘書工作的“四個轉變”，提出要“從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀獻策”，進一步肯定了秘書工作的參謀作用。

秘書的參謀作用主要表現在調查與提供領導決策所需要的信息資料，支持領導決策；參與研究情況，提出分析或預測意見；應領導要求參與討論或制定工作計劃或實施方案；收集并研究反饋信息，為領導再決策提供依據等。

秘書工作既有主動性的一面，也有被動性的一面。被動性就是為領導服好務，主動性就是輔助領導決策，起參謀作用。秘書工作的主動性與被動性辯證統一的。秘書人員必須正確認識被動性與主動性的關系。

秘書的被動服務是基礎，是秘書發揮其他作用的基礎。只有做好服務這個本職工作，才能更好的為領導實現參謀作用。小平同志曾經說過：“我們的組織原則中有一條，就是下級服從上級。”領導首先需要的是一個助手。領導工作的重要性和復雜性，決定了需要有人為其當助手。秘書的助手職責就決定了需要他對于領導的從屬性、輔助性地位。因而，自覺服務領導、樂于服務領導、善于服務領導是秘書人員的基本素質和整體風格。秘書對于領導應該有一種服務感。

領導活動過程中，有許多繁雜而具體的事務工作，領導者不可能事事都直接去處理。因此大量的日常事務的處理，就自然落在了作為領導助手的秘書人員身上。如果沒有各種事務的有序的處理，機關的有效管理，領導職能的實現和秘書參謀作用的發揮就只能是一句空話。秘書在為領導辦事服務這一過程中，可以接觸到一手的有關信息，了解整個事情的詳細資料，在完成好服務后，也充分知曉了有關材料。此時向領導提出自己的建議，不僅容易讓領導樂意聽你講述，也讓你的你的建議更具有可接受性。秘書也起到了參謀的作用。

宏遠公司是一家民營企業，老板林宏遠是一個依靠改革開放春風發展起來的企業家。他招聘了個大學畢業生小劉為他的秘書。小劉是從名牌大學畢業的，在學校時也很優秀，曾經加入校外聯部和社團聯合會辦公室。剛剛來時小劉很是虛心，不僅把林總交代的事情辦得很好，而且還不時向老板請教，給了林總很好的印象。時間過了不久，林總漸漸覺得小劉不對勁了：現在交代他的事情好像沒以前辦得那么好了；對于資料收集得多，可是資料沒以前那么整理得讓他一目了然；有些時候，他把資料交給自己，還會對這個資料發表一下評論。林總私下問了下辦公室主任才知道了小劉的不對勁的原因。這天林總把小劉叫到了辦公室，語重心長的對他說：“小劉，我聽說你現在不僅承擔著秘書的工作，還干著資料分析員、策劃團隊i的工作。對嗎？”小劉不知道林總想說什么，只好點了下頭。林總又接著說：“年輕人多接觸不同的工作，上進是好事。可是我聘請的你的初衷是需要一個秘書為我打理好日常的事物，你的工作的好壞影響著我對資料的把握，進而影響著我的決策。你對資料的分析，與策劃團隊的接觸是為了更好把握情況，進而向我提出你的建議，我很感謝你想給我參謀建議這份心。可是我希望你明白現在你的秘書身份，你安心幫我處理好我其他的繁雜的事情，這才是你的本職工作。懂了吧？”一席話把小劉說得實在不好意思極了，以前老想著給林總好的建議，看似幫忙，其實首先讓林總的工作有序，為他服好務才是基礎。最基本的服務都沒做好，怎么會有以后的參謀建議呢？

秘書的參謀活動即主動服務可以更好的為領導服務，影響秘書的被動服務效果。發揮參謀作用，是領導決策科學化、民主化的客觀要求，也是秘書工作提高輔助水平，適應時代發

展的客觀要求。秘書部門具有貼近領導、綜合服務、信息樞紐的三大優勢，發揮參謀作用有得天獨厚的條件，尤其在高科技飛速發展的新世紀，領導者要在紛繁復雜、稍縱即逝的新情況面前，迅速、準確地做出各種判斷，更需要發揮秘書人員的參謀作用。秘書發揮好參謀工作以后，讓領導的工作效率得到提高，工作績效得到上級的肯定，讓領導有個愉悅的心情，那么秘書在領導身邊服務更有一個和諧的環境，能夠真誠，高效的服務。對秘書而言，不僅僅是工作的順利完成，更有工作提升的機會。

小王是某大學英語系畢業生，畢業后應聘進了某公司擔任秘書。進公司時她沒有告訴經理她大學時曾經輔修法律的經歷。在平時的工作中，小王勤勤懇懇，不僅沒有遲到早退的現象，平時下班后反而主動留在辦公室加班，以更方便了解公司的狀況。小王虛心向前輩學習，加上自身條件本身很優異，沒過多久，小王就成了經理的得力助手，幫經理把平時的工作處理得妥妥當當，幾乎沒出什么差錯，讓小王深得經理的信任。某天公司召開高層會議討論一份合同，可是法律顧問不知為何沒能趕來，但這份合同的審閱時間又相當的急迫，在各位主管在為這份合同簽訂與否而爭論不休時，坐在經理身邊記錄的小王向經理小聲的提了一句她的看法，經理一聽有理，就讓她大聲的繼續講出來。小王根據自己以前在學校學的法律知識和平時對公司情況的了解對此份進行了詳細的分析，一一指出了其中的利弊，得出此份合同不宜簽訂的結論。由于她平時的表現大家都看在眼里，所以幾位主管對她的發言也也就沒說什么不滿。特別是經理，他看到小王平時的工作都完成得很好，現在又說得那么條條是道，所以相信小王這次的參謀意見是正確的，并采納了小王的意見。后來的事實證明小王的判斷是正確的，小王為公司挽回了損失，也讓公司同仁看到了她的實力，她得到提升也就是意料之中的事情了。從這里我們可以看到，秘書在做好自己的本職工作后，再給領導一些參謀建議對秘書自身的發展是有很大好處的。

秘書對領導的被動服務與主動參謀二者是相輔相成，相互促進的。只看到秘書工作的被動性，看不到秘書工作的主動性，是一種片面的認識。這種錯誤的認識必然導致秘書人員把自己完全置于被動應付的地位，滿足與領導叫干什么就干什么，工作中遇到什么就什么，沒有半點主動性，是肯定做不好秘書工作的。另一方面，如果不承認秘書工作有被動性，無限夸大秘書工作的主動性，秘書人員就有可能離開自己的輔助地位，擺脫領導意圖控制，產生越權行為，同樣會導致秘書工作的失敗。正確的方法是，秘書人員在工作中既要不折不扣的貫徹領導意圖，執行領導指示，又要充分發揮主觀能動性，創造性的貫徹領導意圖，力求從被動中爭取主動，不斷開創秘書工作的新局面。只有這樣，才能適應領導工作的需求，也才是一名合格的秘書。秘書與領導也就會呈現出一種和諧的局面。

天地公司銷售部經理多了兩個秘書，小李和小張，說是秘書其實還不算，她們應聘秘書職位通過了前面幾關考核，現在在試用期，三個月后決定最終的錄取結果。小李比較沉穩，對經理交代的事情都完成得很好，與銷售部的同事相處得也很好。小張比較活潑，對經理吩咐的任務還是能完成，只不過沒有小李的活漂亮，她這個樂天派每天工作完成之余。纏著同事問這問那，有時還老想跟著他們往外跑業務，對于她的行為，有些同事覺得還好，有些就不看好了，秘書還是安安分分的好，老跑來跑去像什么樣啊。很快三個月過去了，出乎很多人意料的，經理選擇了小張，老老實實干事的小李沒能留下。經理在會議上給大家講了原因，為大家解惑。經理說：“我需要的是秘書，她要能為我處理好日常的事務，像打接電話與客戶聯系，收集資料等等。這是最基本，這點小李要比校張干得好。可是，我需要的秘書不僅僅只是聽從我的命令干事，我希望她可以向我發表她的看法，她對我的工作比較了解，我一個人畢竟不能面面俱到的都想到，我需要她給我參謀，給我建議。小張這三個月來，通過與你們的接觸，給了我很多她的看法。所以我會留下她。但是小張你的秘書本職工作可要干好了。”小張既是高興又是不好意思的笑了。看來秘書也不僅僅是為領導服好務就可以了，必要時還是領導的參謀呢。

從上面的分析中，我們已經清楚的看到了秘書與領導之間服務性與參謀性的關系，那么該如何處理他們之間這種關系，讓秘書與領導呈現出一種和諧的局面呢？

筆者認為秘書與領導間既然存在著主動性與被動性的關系，而且兩者是辨證統一的。那么就該如此對待：首先，自覺地承認秘書工作的從屬性、被動性，是選擇秘書職業應有的認識。人們都希望自己掌握自己，盡管事實上很少有人能做到。人們都希望能夠創造性地工作，并作出更出色的成果，盡管世界上絕大多數人未必能做到這一點。秘書應該從思想上認識和接受他對于領導而言的被動與主動的角色的疊加。其次，秘書圍繞與領導主輔配合近身輔助，積極主動創造性地開展工作。秘書平時接觸最多的是領導，服務最多的也是領導。作為秘書必須圍繞與領導主輔配合近身輔助，贏得領導的好感和信任。這既為開拓性、創造性地開展工作打下良好的基礎，也為更好地服務領導需要創造便利條件。要想做到這一點，就必須堅持把優質服務，滿意服務作為秘書工作追求的最高目標。再次，服從于領導是秘書工作必須遵循的，在被動性的客觀情況下，能否做出創造性的貢獻，乃是對每個從事秘書工作同志的要求。“居于配角的地位，應具有主角意識”。這里所說的主角意識，不是要與主角換位，而是站在主角的立場和角度去觀察，研究分析和處理問題，這樣所提出的參謀意見才能達到總攬的全局，高屋建瓴的境地。當鄰導感到本單位或本部門工作起色不佳時，秘書就應當提出有效建議；當領導者因缺乏信息而決斷無力時，秘書就應當把收集起來的信息反饋給領導；當領導者需要了解發展趨勢和前景時，秘書就應當盡可能減少日常事務對領導的干擾。總之，秘書應跟上級領導者的思路，抓住領導者的思路，這樣才能盡可能地配合好領導，推動整個單位的有益發展。

綜上所述，要處理好秘書與領導之間工作被動和主動的關系應該做到：作為領導者的參謀和助手，秘書是處于被動地位的。盡管秘書可以向領導提出不同意見和建議，但必須按領導意圖辦事，在行動上必須堅決服從領導，奉命行事，不得我行我素，自行其是；但作為秘書工作主體的人，只有充分發揮主觀能動性，才能適應領導工作的輔助需要，只有主動，才有所作為，而有作為，才能有地位。這樣才能讓秘書與領導有一種和諧的關系。

第五篇：論禮儀修養與秘書工作關系

論禮儀修養與秘書工作關系

摘要：秘書的工作最大特點是跟“人”打交道，不管是輔助領導，還是與“人”打交道，歸根結底，都是人際關系。可見秘書禮儀的重要性。態度落落大方 舉止溫文而雅，為人謙遜有禮，這是一個好的秘書應必須具備的禮儀素養；有道德，有文化 有修養是做好秘書的基本前提。

關鍵詞：秘書 禮儀 關系

禮儀是在人際交往中，以一定的、約定俗成的程序方式來表現的律己敬人的過程，涉及穿著、交往、溝通等內容。從個人修養的角度來看，禮儀可以說是一個人內在修養和素質的外在表現。從交際的角度來看，禮儀可以說是人際交往中適用的一種藝術、一種交際方式或交際方法，是人際交往中約定俗成的示人以尊重、友好的習慣做法.。從傳播的角度來看，禮儀可以說是在人際交往中進行相互溝通的技巧。因此對于社會中的一部分群體文秘人員來說，禮儀顯得尤為重要。

一、禮儀與秘書工作的關系

（一）秘書禮儀與秘書輔助領導

秘書禮儀與秘書輔助領導是秘書的天職，輔助領導的手段多種多樣，以禮儀輔助領導是其中之一。領導是決策者，并依法享有一定的權力，這使領導既沒必要也不可能事必躬親。領導又因作為一種機構的代表權力的象征，需要在行政時要有相關的禮儀。秘書的崗位是直接為領導服務的，由秘書安排各種禮儀事項自然再順理成章不過了。

（二）秘書禮儀與社會交往活動

秘書是某個社會組織中專為領導處理各種人際關系的輔助者，社會交往活動是其主要工作內容之一。秘書工作的特點是跟人打交道，無論是他的服務對象—領導，還是在為領導服務的過程中要形成的各種關系，歸根結蒂都是人際關系，處理好各種不同關系是秘書工作藝術的體現。

（三）秘書禮儀與秘書自身提高禮儀是社會的規范，秘書禮儀與整個社會的文明程度有密切關系。由于工作特點，秘書人員的地位特殊，他既在單位內部起聯系溝通作用，又在社會上成為本單位的窗口和代表，所以禮儀在秘書人員身上是“全方位”地體現的。

二、秘書禮儀的內容

知道了秘書禮儀的重要性那么秘書禮儀的內容有哪些呢？怎樣把握秘書禮儀呢？秘書禮儀內容涉及范圍較廣，主要包括辦公禮儀、接待禮儀、外勢禮儀、社交禮儀、形象禮儀等。

下面從以下五個方面具體的闡述秘書禮儀的具體情況：

（一）辦公文書禮儀

在現代社會，雖然大多數社會組織辦公室利用電子計算機、現代通信設、備和辦公機器的綜合系統實現了辦公自動化。但是，它們仍然依賴于秘書人員的實際操作和具體的文書寫作。而禮儀類文書就是社會組織和企事業單位社交行為和禮儀活動的重要組成部分。它即是秘書部門與廣大公眾溝通的傳播載體，也是一種禮儀行為。

1、行政公文禮儀

公文是黨政機關、社會團體、企事業單位辦理各種公務時使用的應用文書。可以起到互通信息、聯絡感情、實現組織目標的作用。秘書撰寫行政公文時要注意的禮儀要求：

（1）內容具體明確，特別是在上行公文中，如需提供上級參考解決問題的意見時，應盡可能具體明確，不應給上級部門帶來被動。但不能在行文中使用要挾的言辭。比如“立即”、“馬上”、“火速”等詞語。

（2）使用規范詞語，注意使用經過長期實踐具有生命力的，為大眾所能明白易懂的詞語。如稱謂詞語中的“本”、“貴”、“該”，結束詞語中的“為荷”，征詢詞語中的“當否”、“妥否”等。

（3）正確使用習慣用語，要根據文種和行文關系，在結尾部分正確選好習慣用語。

（4）公文以實用為目的，以傳遞策令為內容，這就決定的它的用語特點是平實、簡明、莊重，在這一總的要求下，對不同的文種又有所區別，以保持文種與用語的嚴格一致。

2、禮儀類辦公信函

與其他公務文書相比，其突出特點表現為專、短、快、多、活等五個特點。秘書人員撰寫辦公信函時要注意的禮儀：

（1）

（2）用語要得體，分寸要得當。簡明扼要，完整無誤

（二）辦公會務禮儀

秘書在日常工作中所必不可少的一件事，就是要組織會議或者參加會議。當然要搞好會務工作需要各種素養和能力，其中十分重要的就是禮儀方面的素養。秘書在具體做好會務工作時，必須要堅持以下四項會務性禮儀原則：

1、增強禮儀意識，進行充分準備。

2、注重禮儀規范，周密的計劃。

3、恪守禮儀準則，周到地向與會者提供服務。

4、把握禮儀核心，進行安全防護。

（三）秘書應酬接待禮儀

一個社會組織要想獲得現代社會競爭的勝利，它必須具備善于進行辦公往來交際的高手秘書。而一個出色的秘書，除了應當具備良好的專業知識、技能，扎實的文化素養，豐富的經驗外，還必須熟悉應酬接待的禮儀規范，并在實踐過程中加以遵守利用。無論是在商務應酬、信訪接待、訪問活動都需要禮貌、誠摯的交談。

（四）秘書人員涉外禮儀

涉外禮儀也可稱為國際禮儀，與我國傳統禮儀相比，它的特點體現在以下兩個方面：第一強調對個人的尊重，對個人隱私的尊重；第二強調女士優先。

（五）同事禮儀

辦公室是秘書工作的主要地點，辦公室內部人員之間團結、協作、正常、健康的關系，便十分重要的了。秘書又具有協調職能所以更應該注意同事間的交往。同事之間的交往，應該注意以下各項禮節。

1、互相理解、互相尊重

2、注意保持同事間交往的距離。

3、信守承諾、待人真誠

結語：人際交往，貴在有禮。加強個人禮儀修養，處處注重禮儀，恰能使你在社會交往中左右逢源，無往不利；使你在尊敬他人的同時也贏得他人對你的尊敬，從而使人與人之間的關系更趨融洽，使人們的生存環境更為寬松，使人們的交往氣氛更加愉快。

參考文獻：《秘書禮儀》周鵬主編 合肥工業大學出版社 2005.12

《高等職業技術院校文秘專業任務驅動型教材-秘書禮儀》 羅春娜 2009、