第一篇：秘書考試會議管理(學生資料)

會議管理（中級）復習要點 第一節

會議的涵義

是指有組織有領導地商議事情的集會。會議的構成，包括以下要素：會議名稱、會議時間（含開始時間和終止時間）會議地點、會議人員（會議出席人員、列席人員。工作人員等）會議組織、會議主題等。

第二節

會議組織工作基本程序

會議組織工作大致可分為會前、會中和會后 3個基本程序。

一、會前工作

充分的會前準備工作是會議取得成功的前提條件。一般正式會議的會前準備工作包括以下主要內容：

（一）擬訂會議計劃

（二）制定會議預案 會議預案中應明確下列內容：

1、會議名稱

2．會議主題，即召開會議的原因、目的和指導思想 3．會期，即會議的起止日期，要依據會議的內容來確定。

（1）先要考慮單位主要領導、主管領導和主持人時間的適宜。在上司出差返回的當天盡量不要安排會議。

（2）有外部人員參加的會議，靠考慮邀請的有關上級領導和嘉賓是否能到會。

（3）如果是經營性的組織，盡量避免在生產銷售旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。（4）會議議題應集中，日程應高度緊湊，盡量縮短時間。會議在連續進行的最佳時間是3小時之內，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢；

（5）安排會議時間要考慮人們的生理規律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率最高

4．出席人員。這要依據會議的性質和內容來確定出席人員的范圍，既不過寬，也不過嚴。

5．會議工作班子及其職責分工。在會議秘書長統籌下的會議工作機構通常有：（1）秘書組（處），負責會議文字工作以及領導者會議期間交辦的事項。2）資料組，負責各種會議文件的印刷、保管、發放、回收以及會議文件的匯集、歸檔等。3）組織組，負責與會人員編 組、簽到以及代表選舉、代表資格審查等事宜。4）宣傳組，負責會議的宣傳報道以及文化娛樂、攝影、錄像等工作。（5）后勤組，負責會議票證準備、會場布置、會間食宿、用車、生活用品供應、返程票購買等后勤保障工作。（6）保衛組，負責重要會議的安全與保密工作。

6、編制會議預算方案

會議的經費預算主要包括以下內容：文件資料費、郵電通信費用、會議設備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、住宿補貼費、會議伙食補貼、會議交通費、其他開支

7．選擇與布置會場。會場的選擇與布置應根據會議的人數。內容、會場容量等情況綜合考慮。8．會議的其他活動。如表決、發獎、參觀、文娛活動等，也應列入會議預案。

（三）準備會議文件

規模較大、內容重要的會議，須提前準備各種會議文件，包括開幕詞、閉幕詞、工作報告、交流材料、領導者講話、會議須知或會議手冊等。文件材料不宜過多過長，通常應事先印發到與會者手中，重要文件還要登記和回收。會議文件的發出方法：P23 ? 提前發出（內容重要的，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達）； ? 簽到時發出（盡可能在與會者簽到時分發）；

? 會中發出（所發文件或資料，若需要收退的，應在文件的右上角寫上收文人的姓名，以利于文件的清退工作）； ? 現場發出

會議文件資料準備、發放 P32 ①準備要求：提前準備、完整齊備、留有備份。

②發放方法：使用文件袋，編號登記，附清退目錄，適時適量，專人發放。

（四）發送會議通知

會議召開之前都要發出通知，有的會議要發請柬或邀請書。無論是口頭通知還是書面通知，都要做到及時、準確、明晰、簡要，防止重發、錯發或漏發。會議通知要寫明為何開會、會名、會期、報到時間與地點、開會時間與地點、參加人員范圍、入場憑證、接站及行車路線、需攜帶的材料和其他要求等內容。

發送會議通知注意事項

①發送的三種方式：傳達（口頭、電話、告示）、發送（書面，直接送達）、郵寄（普通郵件、電子郵件）。

②會議通知送達應落實（明確發送對象，回復確認，郵寄檢查認真)

一些重要的會議通知，有時因組織渠道不暢、傳遞方式不當，或其他因素的干擾，使通知不能準確及時地傳遞到與會者，作為會議通知的發送者，應及時發現問題，可以通過電話、口頭詢問以及回復電子郵件確認等方式檢查通知發送是否落實。

如果是書面會議通知，則地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時應注意不要漏裝、錯裝或漏寄，通知的信封應醒目標出“會議通知”字樣。

③會議通知的組成：通知文本、附件材料（議程、日程、入場券、座次表、交通路線等）、會議回執。

④會議通知的幾種格式

（五）布置會場

大多數企業、單位都有自己的內部會議室，這就減少了租用外部場地和設施的費用。內部會議室多適合內部會議和活動。會場的整體格局要根據會議的性質和形式，努力創造出和諧的會議氣氛。

1、大中型會議要保證一個絕對的中心，因此多采用大小方形、半圓形的形式，以突出主持人和發言人。

2、大中型會場可采用方拱形、半月形、橢圓形、回子形、T字形和圓形等形式。這些形式可以使人員坐得比較緊湊，便于辯論與發言。注意：①提前安排落實（布置、檢查）； ②調配使用得當；

③按照會議議程調整到位。

（六）排列座次

座次包括主席臺座次和其他與會者座次。

主席臺座次以人員的職務或社會地位、名望高低排列，最高者排在主席臺第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為起點，面向會場，依左為上、右為下的原則交叉排列

主席臺的座次安排：

（1）按職務的高低和選舉的結果安排。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。（2）會議主持人的座位。為了工作便利起見，會議主持人有時需要在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

（3）應事先將主席臺座次的編排編制成表，經審核后張貼或在證件上標明（4）放置姓名臺簽

（七）編組

編組的方法有按地區編組、按專業編組、按職務職稱層次編組等。

（八）制發名冊和證件

（九）編制會議手冊

（十）會前檢查

相關知識：

1、會議接站、報到、簽到和引領工作 ①統一指揮、提前安排； ②接站標識明顯，人員安排到位； ③簽到登記、資料準備齊全； ④引領禮儀規范。

2、會議議程與日程

①會議議程是會議議題的細化，會議內容的具體體現，會議內容的系統化（用序號列出）。②會議議程是管理性文件，幫助管理和控制會議進程。③會議日程是會議議程在時間上的具體的安排和分配。

3、會議議程的制定方法 ①按規定要求、習慣順序安排； ②同類性質問題集中安排； ③重要和保密性強的問題安排在后。

4、會議日程表的設計（時間、地點、人員的安排）①要點和式樣（P6—8)②時間安排要適時高效；

③日程安排與會議議程吻合；④主管領導審核后實施。

5、會議議題的作用

（1）準確具體地體現會議目標，為會議目標服務；

（2）引導和制約會議的發言

6、會議議題的審核

P9（1）“一支筆”原則（2）唯一性原則（3）計劃原則（4）可行原則

7、選擇會議地點（綜合考慮各種因素選擇，考慮全面、有備無患）①交通便利（遠近適當，距離上司和與會者工作地點較近）；

②大小適宜（與會議規模符合）；

③設施齊備（設備、設施以及停車能夠滿足會議需要）； ④環境良好（適合會議氣氛和相應要求）；

⑤經濟適用（能夠滿足統籌節約需要）。

8、布置會場和安排座次 主席臺的座次安排

? 按職務的高低和選舉的結果安排 ? 會議主持人的座位

? 應事先將主席臺座次的編排編制成表，經審核后張貼或在證件上標明 ? 放置姓名臺簽 場內其他人員的座次安排

? 會場座位布局擺放的形式：P18-19

大小方型、半圓型、方拱型、半月型、橢圓型、圓形、長方形、T字型等

? 小型會場內座位的安排 ? 中大型會場內座位的安排

橫排法、豎排法、左右排列法 注意：

（1）中、大型會議事先應劃好區域，貼上標識牌、指示牌、座位名簽，使與會者順利入座。（2）在一些表彰、總結類型的會議上，應將被表彰、受獎勵對象或其他代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽。（3）如果是報告會、表彰會、聯席會，一般采取報告人與主辦單位負責人或聯席的各單位負責人相間排列的方法。

（4）要注意分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座，反之，為下座。

9、會議信息的發布

10、安排會議禮儀服務

P18-19

11、檢查會議視聽設備

二、會中工作

（一）基本工作程序

1、簽到

2、接待

3、會議記錄

4、編寫會議簡報

5、會間調度

6、組織選舉工作

7、安排會間生活

（二）相關知識

1、會議記錄：

①記錄準備：筆、紙，錄音設施，文件資料，座次表。

②記錄內容：會議概況，與會人員，會議過程，簽名（主持人、記錄人）。

2、會議中的信息溝通

①信息收集：全面收集，掌握一手資料，注重分析提煉，注重實效、反饋。

②對外宣傳：處理好媒體關系，內外有別（保密），綜合考慮原則（對象、時效、費用），隨時收集反饋報道（供領導參考），準備及提供宣傳資料。信息傳遞的方式：

口頭、影像、電子系統傳遞、專人傳遞

3、會議值班與保密工作

會議值班工作內容：①收集、傳遞會議信息；②控制、保證會議安全；③及時聯絡、請示；④安排應急、維修；⑤保證信息暢通；⑥協調交通、后勤服務。會議保密工作：

①重要人員安全保衛；②重要文件保密；③會場駐地保衛；④會議設施用品保衛； ⑤私人貴重物品保衛。

4、接待新聞媒體 P46 基本原則：實事求是、注意保密、信息要審定、全面周到、傳遞的方式和信息要選擇、為領導提供及時的信息、為媒體溝通會提供必須的信息資料

工作內容：A、新聞稿件經審閱后向媒體發送

B、邀請記者駐會隨訪，發布消息

C、結束時召開記者報告會，回答提問

三、會后工作

（一）基本工作程序

? 清理會議文件、離會與送別、撰寫會議紀要、會議工作總結

（二）相關知識

1、收集整理會議文件資料

①小型會議：統一收集，個別收集。

②大型會議：統一制發清退目錄，與會者和工作人員分別收退。

2、會議資料歸檔

①收集文件：確定范圍，選擇渠道，運用不同方法收集； ②整理區分,立卷歸檔（會議過程中的整套材料）；

③工作要求：責任落實，嚴格登記，注意保密、嚴格制度。需要收集的會議文件資料：P69 1）會前準備并分發的文件 2）會議期間的文件 3）會后產生的文件

會議文件立卷的基本原則：

“一會一案”

會議文件立卷的方法：編制案卷目錄、以文件的特征立卷 會議文件立卷的工作程序

見P72-74 會議文件立卷的要求：每份文件應保存3份，即一份原稿、兩份印稿

3、會議記要

種類：辦公會議紀要、工作會議紀要、協調會議紀要、研討會議紀要 內容：①會議情況簡述

②對會議主要精神的闡發 擬寫要求：實事求是、內容集中、條理清楚 注意事項：

⑴絕密級會議紀要只印發與會領導

⑵一般級會議紀要可印發與會人員

⑶有的保密性強的可以發決辦通知

決辦通知與會議紀要均需標明秘級、進行編號

4、整理會議室

①整理物品、用具；②清理會議文件、遺留物品用品； ③恢復備用狀態。

5、安排返程

①安排原則：及早、合理安排；②提前登記訂票；③充分尊重意愿；④先難后易地解決；⑤安排提醒送站。

6、會議經費結算

①收款方法：提前通知，確定交款時間，準備票據，特殊情況協商處理。

②付款方式。（P82 表）

會議工作的要求

準備要充分；組織要嚴密；服務要周到；安全要保證。

7、宴請活動準備

①邀請準備：列出賓客名單，確定宴請規格；

②確定宴請時間，場所；

③制發請柬：制作和發出正式請柬；

④定餐：定好菜單、菜品（根據宴請規格，主賓情況，了解和考慮特殊習慣、要求）。宴請的桌次、座次排定：①事先安排好桌次與座次；

②安排桌次：安排主桌，右高左低，近高遠低；

③安排座次：主人上座，主賓在右，（主賓夫人在女主人右，男主人左），主方陪同人員與客人交叉安排，譯員在主賓右側。

宴請程序和禮儀

①宴請程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。

②宴請禮儀：斟酒在右，上菜在左，勿交叉斟酒、夾菜，勿打斷談話，交談詢問話題適宜。

第二篇：秘書四級考試——會議管理部分

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。

會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

一般而言,會議申報與審批大體有三種形式：口頭申報、書面申報、會議申報。

秘書部門對有關職能部門申報召開的會議,要本著精簡從嚴的審批原則,嚴格把好審批關。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應遵循“一支筆”的原則。考試大收集整理。會前籌備

一、擬訂會議議程、日程

（一）會議議程和會議日程的內容及作用

1、會議議程的內容

會議議程是為完成議題而做出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式；領導和來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發言；參觀或其他活動；會議總結；宣讀決議；閉幕式。

2、會議日程的內容

會議日程就是根據議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。

3、會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

（二）會議議程的制定程序

1、明確目標和參加者

2、安排各議程事項的時間

3、確定每一項議程

4、決定會議討論形式

（三）會議日程的編制方法

1、制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。

2、制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關此次會議事務性的內容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關列席人員到會和退席。

5、保密性較強的議題，一般放在后面。

二、提供會議地點的備選方案

（一）會議地點選擇的要求

1、交通便利。

2、會場的大小應與會議規模相符。

3、場地要有良好的設備配置。

4、場地應不受外界干擾。

5、選擇會議地點應考慮有無停車場所。

6、場地租借的成本必須合理。

（二）會議場地選擇的工作程序

1、會議的目的與形態

2、實質上的需要、與會者的期望

3、列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

4、對會議地點進行確認 考試大編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實地考察會議地點的注意事項

1、會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現的問題。

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

3、不要出于個人原因再次參觀酒店。

4、不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現被動局面。

三、布置會場和安排座次

（一）會場整體布局安排

1、會場整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會場的整體格局要根據會議的性質和形式創造出和諧的氛圍。

（3）中大型會議要保證一個絕對的中心。

（4）小型會場要注意集中和方便。

2、會場整體布局的類型

（1）較大型會場的座次安排。

（2）中小型會議的座次安排。

3、會場整體布局安排的工作程序

（1）確定會場形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設備

(二)主席臺的座次和場內座次安排

1、主席臺座次和場內座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應該設主席臺。座談會和日常工作會議一般不設主席臺或主席桌。無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2、主席臺的座次和場內座次安排

（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負責人、貴賓或主席團成員，安排座位時應注意以下慣例：

1）依職務的高低和選舉的結果安排座次。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側。

2）為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

3）主席臺座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺的桌上，于每個座位的左側放置姓名臺簽。

（2）安排場內其他人員的座次

1）小型會場內座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。

2）中大型會場內座次的安排。常見的安排方法有三種： ①橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務高者排在前，列席成員、職務低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

四、發布會議信息

（一）會議信息的內容和類型

1、會議信息的內容

會議信息的內容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法；會務聯系電話與聯系人；會議報到及會議議程、日程；與會者的信息；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀要內容；會議的宣傳報道內容；會議的決議內容。

2、會議的類型

會議信息分類是根據信息所反映的內容性質和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發布會議信息的工作程序

1、傳遞會議通知信息

2、分發傳遞會議文件

3、溝通傳遞會議有關情況

（三）注意事項

1、發布會議信息前要進行報審

2、要對媒體進行選擇

五、安排會議食宿

（一）會議餐飲的常識和工作程序

1、會議餐飲的常識

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費。

（2）就餐大體上是一個標準，要適當照顧少數民族代表和年老體弱者。確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應提前到現場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發給本人。

2、安排會議餐飲

（1）根據會議的經費和人員情況決定會議餐飲的標準。

（2）就餐方式可根據會議的規模和性質來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

（4）事先設計和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛生、可口、品種多。

（6）事先要準備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應。

3、會議餐飲的類型和標準

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規的復雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會。應選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

（二）會議住宿的常識和工作程序

1、會議住宿的常識

（1）要提前編制住房方案。

（2）長者、尊者、領導要適當照顧。

（3）具體安排住宿時，要根據與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統籌安排。

（4）有時還要按地區集中，統籌安排。

（5）不同標準的房間要作合理分配，一般是根據房間的不同規格并結合代表具體情況列出住宿表。

（6）報經有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預定會議住宿的程序。

（3）確定會議住宿的程序。

3、會議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近。

（2）年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數民族與會者安排在同一房間。

（4）可預先在會議回執上將不同規格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

（5）預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數量上應略有富余。

六、邀請會議嘉賓

（一）、會議嘉賓的類型和要求

1、會議嘉賓的類型

（1）組織方的上級領導和政府官員。

（2）企業的重要客戶和各種利益相關方。

（3）社會名流和電影明星。

（4）對實現會議目標有潛在貢獻的人。

2、嘉賓邀請的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場。

（2）要發出正式邀請函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關系。

（5）對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數不宜過多。

（二）邀請會議嘉賓的工作程序

（1）在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責組織實施。

（2）擬寫并發送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯絡，確認其參會情況。

（4）在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯系，并確認如何接送。

七、準備會議資料、會議用品

（一）會議資料的類型和準備

1、會議資料的類型

（1）來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

（2）會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

2、會議資料的準備

（1）來賓資料袋內容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

（2）會務資料內容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

（3）溝通資料內容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協議和合同以及相關資料。

（二）會議用品的類型和準備

1、會議用品的類型

（1）必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。

1）會議內設備主要包括燈光設備、音響設備、空調設備、通風設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。

2）常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

2、準備會議用品

（1）檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。

（2）檢查好燈光、擴音設備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。

（8）會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。

（9）如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會議禮儀服務

（一）會議禮儀的種類

1、會議的通用禮儀

（1）會議文書禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會禮儀。

（4）服務禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會議發言者禮儀

4、會議參加者禮儀

（二）安排會議禮儀服務的工作程序

1、選擇會議禮儀服務人員（1）從組織內部員工中選擇。

（2）聘請專業禮儀公司或禮儀人士承擔會議主要的禮儀服務。

2、分解工作程序

3、培訓會議禮儀服務人員

（1）對會議工作的宗旨和合作精神的培訓。

（2）對會議禮儀知識和工作技能的培訓。

（3）對會議的設備和用品的使用常識培訓。

4、準備服裝用具

（1）禮儀服務人員的服裝應統一并且與會場環境協調。

（2）迎接一般的與會者不需要獻花。

5、禮儀執行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會議常用視聽設備是否正常

（一）會議常用視聽設備的選用

音響手段與視覺手段可以分開單獨使用，也可以合在一起使用。

常用的設備類型有表決系統、同聲傳譯系統、發言討論系統、多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設備等。

對于會議使用的設備，應設專人操作與維護。來源于考試大

（二）檢查會議常用視聽設備的工作程序

1、確定工作人員的職責。

2、預演和檢查會場視聽設備。

會中服務

一、安排會議值班

（一）會議值班工作的內容和意義

1、會議值班工作的內容

（1）值班電話記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯系內外、協調左右的作用，保證了會議的順利進行。

（二）安排會議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務

（1）在會議中協助搜集有關情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強與會議無關人員出入會場的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領導的聯絡方式，以便出了問題及時與之聯絡、請示。

（4）要備有一份設備維修人員、車隊調度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

（6）必要時，要負責督導和協助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

（7）做好會議期間各項活動與各種矛盾的協調工作。

（8）必要時，應建立主管領導帶班制度。

3、編制會議值班表

會議值班表應包括以下內容：

（1）會議值班時間期限和具體值班時間。

（2）會議值班人員姓名。

（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

（4）會議值班負責人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡明的文字表明值班的工作內容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會議的新聞媒體

（一）相關知識

1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則

（1）報道的內容必須與會議基本內容相吻合。

（2）掌握會議信息的保密度，做到內外有別。

（3）報道中的重要觀點和提法，要經領導審定。

（4）要準備得全面周到、主動積極。

（5）在傳遞的方式和內容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

（6）在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

（7）在會議結束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內容

（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經領導審閱后，向媒體發送。

（2）在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發表消息。

（3）在會議結束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡單的會議材料

3、安排拍照和新聞發布會等傳統活動

4、安排媒體溝通會

（三）妥善處理新聞媒體的負面報道

（1）快速作出反應。

（2）聯合或聘請專業公關公司處理危機。

（3）讓負責人出面。

（4）對未知的事實不要推測。

（5）不要隱瞞事實真相。

（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統一口徑，用同一個聲音說話。

（8）頻繁溝通。

三、做好會議的記錄工作和簡報工作

（一）做好會議的記錄工作

1、會議記錄的內容

（1）會議描述。

（2）與會者姓名。

（3）缺席者請假條。

（4）宣讀上次會議記錄。

（5）有會議記錄中產生的問題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務。

（8）其他事務。

（9）下次會議日期。

（10）主席簽名。

2、會議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實性要求。

1）準確

2）清楚

3）突出重點

（3）資料性要求。

3、會議記錄的工作程序

會議記錄的結構是：標題+正文+尾部。

（1）標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會議的簡報工作 來源于考試大

1、會議簡報的內容

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經驗，溝通會議的信息。要反映出會議的新情況、新問題、新經驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導和溝通作用。

2、會議簡報的要求

（1）真實準確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡報的質量體現。

（4）生動活潑。

3、會議簡報的工作程序

（1）會議簡報的內容。

（2）會議簡報的結構。

四、收集信息的分類

（一）會議信息的分類

1、按照會議信息的作用劃分

（1）與會者信息。

（2）會議指導性、宣傳性信息。

（3）會議議題性信息。

（4）會議主題內容信息。

（5）記錄性、結果性文件信息。

（6）會議的程序性文件信息。（7）會議交流性文件信息。

（8）會議參考性信息。

（9）會議管理性信息。

2、按照會議信息的保密性劃分

（1）保密性會議信息。

（2）內部性會議信息。

（3）公開性會議信息。

3、按照會議信息傳遞方式劃分

（1）會議講話信息。

（2）會議書面信息。

（3）會議聲像信息。

（二）收集會議信息的要求

1、齊全。

2、及時。

3、準確。

4、有效。

（1）責任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對性。

（三）收集會議信息的工作程序

1、確定會議信息的搜集范圍。

2、選擇會議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會議信息的方法。

（1）召集開會。

（2）提供書面材料。

（3）個別約見。

（4）會議結束時及時搜集。

（5）個別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時交退。

五、反饋會議信息

（一）反饋會議信息的內容和要求

1、反饋會議信息的內容

（1）反饋會前信息。

（2）反饋會中信息。

（3）反饋會后傳達落實的情況。

2、反饋會議信息的要求

（1）會議的信息反饋要注意店面結合，正負反饋結合。

（2）會議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會議的反饋信息溝通。

（二）反饋會議信息的工作程序

1、布置會議信息收集工作。

2、會議信息的搜集渠道的選擇和建設。

3、建立定期的會議信息反饋制度。

4、做好會議信息的反饋匯報工作。

5、抓好會議反饋信息的落實工作。

會后落實

一、會議文件資料收集的要求

（一）收集會議文件資料的要求和內容

1、收集會議文件資料的要求

（1）確定會議文件資料的收集范圍。

（2）收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會前全部收集齊全。

（3）選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。

（4）收集會議文件要履行嚴格的登記手續。來源于考試大（5）收集整理過程中要注意保密。

2、需收集的文件資料

（1）會前準備并分發的文件。

（2）會議期間產生的文件。

（3）會后產生的文件。

（二）會議文件的立卷歸檔

1、會議文件立卷歸檔的意義

（1）保持會議文件之間的歷史聯系，便于查找利用。

（2）保持歷史的真是面貌，反映工作的客觀進程。

（3）保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。

（4）保證會議秘書工作的聯系性，為檔案工作奠定基礎。

2、會議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。

（1）會議文件立卷歸檔范圍

（2）會議文件立卷歸檔分工。

3、會議文件立卷的基本原則和方法

（1）會議文件立卷的基本原則。

（2）會議文件立卷方法。

4、會議文件立卷工作程序。

（1）大中型會議文件立卷

（2）日常工作會議文件資料立卷。

（三）會議文件資料收集整理的工作程序

將收集的文件資料進行登記——向上級總結、匯報情況——甄別整理、分類歸卷——卷內文件的排列——卷內文件的編號、編目——填寫卷內文件的備考表——案卷標題的擬制——填案卷封面——移交給檔案室——清理-銷毀不再利用的紙張。

二、會議紀要的內容和要求

（一）會議紀要的種類

（1）辦公關于紀要。

（2）工作會議紀要。

（3）協調會議紀要。

（4）研討會議紀要。

（二）會議紀要的內容（1）會議情況簡述。

（2）對會議精神的闡發。

（三）會議紀要的要求

1、會議紀要的擬寫要求

（1）實事求是，忠于會議實際。

（2）內容要集中概括。

（3）要有條理。

2、印制并分發給有關部門有關人員或歸檔保存

3、會議紀要要按印發范圍和查看等級分發

（1）確定印發范圍。

（2）確認接收者。

（3）簽發會議執行。

（四）工作程序

完善會議記錄→起草、編寫會議紀要→確定印發范圍→接收者確認→領導簽字→打印成文→印制、分發或歸檔保存。

三、會議經費結算的方法

（一）會議經費結算的方法和要求

1、會議的收費與付費方法

（1）收款的方法與時機。

（2）付款的方法和時間表。

2、會議付費的要求

（1）會議經費的名稱要規范。

（2）遵守公司零用現金、消費價格及用品報銷的各種財務制度和規定。

（二）會議經費結算的工作程序

通知與會人員結算時間地點→清點費用支出發票→核實發票→填寫報銷單、將發票貼于報銷單背面→請領導者簽字→到財務部門報銷→與相關部門及人員結清費用。

（三）會議經費結算的注意事項 考試大編輯整理

（1）開具會議住宿費發票時，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發票，保證開立的發票與收取的會務費相等。

（2）住宿費一般不包括使用房間的長途電話費、客房小酒吧、在酒店簽單的費用。

四、跟蹤反饋落實會議精神

（一）會議決定事項的傳達

1、會議傳達決定事項的要求

（1）傳達會議決定事項必須準確，必須原原本本傳達。

（2）傳達會議決定事項必須及時。

（3）傳達會議決定事項必須到位。

2、會議傳達落實的作用

（1）會議決策傳達落實是實現會議決策目標的最主要環節。

（2）會議決策傳達落實是衡量下級組織得力與否的主要標志。

（3）會議決策傳達落實是對會議決策的檢驗。

3、傳達落實會議決策的具體實施

（1）傳達動員。

（2）分解任務。

（3）互相溝通。（4）操作控制。

（5）效益考核。

（二）會議決定事項反饋

（1）反饋的原則。

（2）反饋的重點。

（2）綜合反饋。

（三）跟蹤反饋落實會議精神的工作程序

會議決定事項的傳達→會議決定事項的催辦與登記制度→會議決定事項的反饋。

（四）跟蹤反饋落實會議精神的注意事項

（1）綜合性的須由多部門共同辦理的工作事項。

（2）部門責任分工邊緣的、交錯的工作事項。

第三篇：秘書會議管理內容

秘書會議管理內容

一、會議管理

1、會議籌備方案的擬訂

內容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設備和工具、會議文件的范圍以及文印或復制工作、與會代表的組成、經費預算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構與人員分工。

作用有：確保會議的周密組織、服務質量和溝通協調到位、確保領導的意圖得以貫徹執行。

（1）組建會議籌備委員會

（2）分成籌備小組

（3）形成籌備方案

（4）領導審核方案

2、會務檢查工作程序

內容包括：會議準備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環境條件與用品準備、文件材料的準備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛工作的檢查以及其他。

（1）開會檢查的程序

1）會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查

2）會議領導小組確定匯報會的時間和地點并發出協調會通知

3）召開協調會并在會上現場解決問題

4）匯報會后對檢查中發現的問題予以催辦和落實

（2）現場檢查的程序

1）指定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點 2）制作檢查單，以便記錄和匯總

3）按照既定的檢查重點逐一現場核對并明確記錄

4）對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

3、會議文件審核工作程序

內容包括：審核會議文件的準確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規相沖突的內容，審核會議內容是否經過調查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確。

（1）起草該文件的秘書就內容進行自審

（2）主觀秘書進行初審

（3）如內容涉及部門較多，要進行會審

（4）審核修改后，主要領導或主管領導進行終審

4、擬訂會議的應急方案

內容包括：會議舉行過程中可能出現的問題（人員、場地、設備、資料、健康與安全、行為等問題），出現問題時負責解決的會議工作人員。

（1）預測不可預知的情況

（2）提前準備應對的備選方案

（3）討論會議緊急情況

（4）確定會議應急方案

5、提示會議按計劃進行

是根據會議目標的需要，在會議進行過程中創造與會議目標相適應的環境氣氛，掌握會議議程，維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導決定、決議、結論的形成。

（1）了解議題和議程

（2）準時宣布開會

（3）有效引導議題

6、處理會議突發事件的程序

（1）向領導報告

（2）啟動會議應急方案

（3）實施應急方案

（4）必要時向公共應急機構請求支援

（5）善后工作（向受害者及其家屬進行安撫、與媒體溝通）

7、會議總結工作程序

內容包括：會議名稱、時間、地點、規模、與會代表人數、主要議題，參加會議的上級領導人，會議的主持者，領導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務布置等。

（1）對會議征詢意見，擬就工作總結稿

（2）向領導報告會議結論

（3）總結定稿

（4）印發

（5）歸檔

（6）組織全體工作人員進行總結

二、事務管理

1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進行的合乎禮儀慣例的具體排列。

（1）確定禮賓次序方案

（2）提前通知有關各方

（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）確定迎候人員

（2）準備迎賓的物品

（3）見面講究禮節

（4）送行前的拜訪

（5）安排送行儀式

3、會見會談工作程序

會見也叫禮節性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質性問題交流情況、交換意見、達成協議等，專題性較強。

（1）約定

（2）通知對方有關事項

（3）準備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

（4）迎接客人

（5）會見、會談

（6）送別客人

4、西餐禮儀

（1）赴宴前的準備

1）接到邀請后,要看清請柬的各項內容

2）如果決定接受邀請并已答復主人，就不要輕易改變

3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據請柬上的要求選擇赴宴的服裝

5）要準時赴宴

（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

（3）入席、退席禮節

1）客人要在主人的帶領下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

3）暫時離開應該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結束進餐，其他人應該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

（4）餐具的使用方法與席間禮節

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃雞、蝦、魚的方法

3）吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

4）吃意大利面條的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內

8）進餐速度應該與大家一致

9）談話聲音一定要輕

（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會的禮儀

（1）招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復

（2）冷餐會的禮節：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會的禮節：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

6、不同辦公模式的特點

（1）在家辦公。優點：節省辦公室空間和資金，節省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機和電話以保持聯系，有的缺乏適宜的辦公環境，增加了組織監督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業人員及社會的聯系。

（2）彈性時間。優點：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點：難以監督員工

（3）遠程工作。優點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監督和控制的難度。

（4）虛擬辦公。優點：減少工作空間和辦公用品的耗費，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網絡發送。缺點：難以控制任務和信息的質量，難于管制網絡以及信息的安全保密。

（5）兼職工作。優點：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發揮自己的專長。缺點：控制和監督員工較難，難以控制工作量及報酬。

（6）定期合同制。優點：能靈活聘到優秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點：難以控制員工對企業的忠誠，缺乏工作保障。

（7）交替工作。優點：能激勵工作人員。缺點：交接不當，會出現工作混亂。

（8）臨時辦公桌。優點：節省資金也節省了員工的時間。缺點：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

7、選擇辦公模式的工作程序

（1）深入調查現有辦公模式所面臨的問題

（2）根據調查結果確定相應的新型辦公模式

（3）根據新的模式要求制定管理監督的標準和責權利相結合的分配制度

（4）先在部分部門實行取得經驗，逐步推廣新模式

（5）不斷根據本企業特點完善新模式，評估啟用新模式的得失

8、設計辦公室的工作程序

（1）分析不同部門業務特點對于辦公條件的要求

（2）設計平面圖

（3）選擇辦公家具、設施和裝飾

（4）采光、溫度和通風

9、改進辦公事務工作程序

（1）定義一個需要加以分析和改進的流程

（2）確定衡量流程的關鍵指標并對該流程進行評價

（3）尋找所存在問題和差距的原因

（4）根據以上分析提出可行的改進方案

（5）實施改進方案

10、改進辦公事務的流程

（1）確定問題

（2）分析有關資料

（3）確定造成問題的可能的原因

（4）提出可能的解決方案

11、突發事件的預防措施

發生的事情是不可預見的或突然發生的，并帶來危險，需要立即采取應對措施，盡力控制。主要有火災、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

（1）以書面形式確定緊急情況處理程序

（2）根據書面程序，對所有工作人員進行培訓

（3）讓所有人員了解有情況發生該如何疏散和急救員的姓名

（4）實行緊急情況模擬演練

（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責

（6）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況

（7）保證定期檢查和更新設備

12、突發事件的應對措施

（1）準備清楚的書面緊急情況處理程序

（2）用這些程序培訓所有人員

（3）在可利用的地方清楚地顯示有關緊急程序

（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序

（5）明確員工在緊急情況下的職責

（6）保證工作場所有受過緊急情況處理培訓的人員

（7）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況

（8）保證定期檢查和更新設備

13、處理突發事件的流程

（1）及早發現，馬上報告，并保護好現場

（2）查找問題的原因

（3）成立臨時指揮中心

（4）控制源頭，釜底抽薪

（5）召開新聞發布會

14、上司交辦事項督查的程序

直接為上司服務、為實施上司的決策和實現上司決策的目標而進行的一項工作

（1）上司向有關督查人員授權轉承催辦

（2）很大一部分轉交各有關人員具體承辦

（3）有些又上司指導督查人員親自承辦

（4）轉交辦的事項要及時催辦

（5）督辦人員要對轉交辦事項深入的檢查

（6）上司交辦事項辦理完畢

（7）辦結回告

（8）對辦結回告進行審查評估

（9）立卷和歸檔

15、制定工作計劃的方法

（1）根據要求列出本團隊要完成的所有任務

（2）區別重要的任務和緊急的任務

（3）按照輕重緩急和邏輯順序標記出任務完成的先后順序

（4）列出完成每項任務所需的資源和相關信息

（5）明確完成各項任務的每個階段指標和估算的時間要求

（6）指明每項任務的負責部門或承擔人以及負責人

（7）推算各階段工作完成時間并填入計劃表

（8）確保計劃順利實施

（9）明確工作進展的情況和質量如何監督和管理

16、制定工作計劃的程序

（1）估量機會

（2）確定計劃工作的目標

（3）確定計劃工作的前提條件

（4）擬訂可供選擇的行動方案

（5）評價各種備選方案

（6）選擇方案

（7）擬訂分計劃

（8）編制預算

17、制定承辦期限規定的程序

企業接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規定

（1）調查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規定

（2）時間期限適宜標準

（3）確定同一任務的不同承辦周期

（4）確定同一任務緊急情況不同的承辦周期

18、辦公室工作評估的程序

實質上就是對辦公室工作進行目標管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機構的建制，促進了員工承擔責任，有助于進行控制和監督工作。

（1）建立一套完整的目標體系

（2）制定目標

（3）組織實施

（4）檢查和評估

19、辦公用品與設備的采購程序

（1）提出購買申請

（2）審批，落實經費

（3）招標，選擇供應商

（4）簽訂供貨合同

（5）貨物入庫

（6）支付貨款

20、制定采購預算方案程序

（1）確定預算的核算基數

（2）進行市場調研

（3）確定采購產品的種類及型號價格

（4）編寫預算方案

（5）征求意見，完善方案

21、辦公資源管理程序

包括各類辦公設備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。辦公資源管理就是實行辦公資源統一規范管理，減少資源浪費，合理的調配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

（1）了解本單位所有辦公資源的基本情況

（2）對本單位所有辦公資源進行分類管理

（3）對辦公資源建檔，記錄應用情況

（4）定期進行數據分析

22、信息開發的主要形式

對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。

（1）剪報

（2）索引

（3）目錄編制

（4）文摘

（5）信息資料冊

（6）簡訊

（7）調查報告

23、信息開發的程序

（1）確定主題

（2）分析信息材料

（3）選擇信息開發方法

（4）選擇開發信息的形式

（5）形成信息產品

24、信息利用的工作程序

通過有效的方式將信息提供給利用者，實現信息的價值，具有周期性、經常性、廣泛性和實效性特點。

（1）熟悉信息的內容

（2）確定利用需求

（3）確定信息利用服務的途徑

（4）獲取信息

（5）提供信息

25、信息反饋的工作程序

將信息使用過程中產生的效應及活動中不斷產生的信息進行再收集、再處理、再傳遞的過程。目的是檢查輸出信息的真實性；對信息傳遞進行檢驗與調整；為決策提供依據。

（1）明確目標

（2）選擇信息反饋的方法

（3）獲取反饋信息

（4）加工分析反饋信息

（5）傳遞反饋信息

（6）利用反饋信息

三、文書處理與擬寫

1、文書審核的工作程序

對文件草稿從內容到形式所做的全面檢查和修正工作。

（1）明確審核范圍

（2）確定是否需要行文

（3）審核文書內容

（4）檢查文字表達

（5）檢查文件體式

（6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備

2、檔案利用的工作程序

是開發和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（1）熟悉庫藏

（2）分析利用需求

（3）選擇檔案利用方式

（4）獲取檔案

（5）提供檔案

3、電子檔案管理的工作程序

在計算機系統中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

（1）電子檔案的收集積累

（2）電子檔案的歸檔

（3）電子檔案的保管

（4）電子檔案的利用

4、文書擬寫

通告、通報、決定、請示批復函、招標書、投標書、計劃、總結、述職報告、講話稿、市場調查報告

第四篇：淺析秘書的會議管理

武漢商業服務學院畢業論文設計

【摘要】 秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助者和公務服務人員，他們以輔助決策，綜合協調，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領導者、決策者的參謀和助手；會議是公眾議事的重要社會活動和管理手段，是實施領導和管理的重要形式，秘書會議管理的質量和水平，直接影響會議效果，對組織形象及領導的管理成效也有著不可低估的影響。

【關鍵詞】 秘書

會議管理

溝通協調

效率

對策

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。會議目標實現，會議成果的取得是由諸多因素決定的，其中十分重要的一個因素就是會議工作開展與完成的情況。這既包括領導者與組織者的政務工作完成和處理得如何，也包括秘書人員的實務工作做得如何，而秘書會議事務工作的繁簡，與會議的規模、級別、議題的重要程度直接相關。

一 會議管理和秘書工作內容

（一）秘書工作內容

秘書及秘書機構以領導者和領導機關為對象開展的一系列近身綜合輔助和公務服務活動被稱為秘書工作。內容包括八個方面：事務管理、中介溝通、文書工作、信息工作、參謀輔助、會務操辦、綜合協調和督促檢查。

（二）會議管理主要工作內容

無論開展何種會議的會務工作，其總的要求是：充分準備、嚴密組織、服務周到、確保安全。秘書人員的工作例會中的主要會務工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時間順序來劃分，可以分為會前、會中、會后三個階段進行。

會議按其范圍來分，可概括的分為對內會議和對外會議。1.對內會議

對內會議的規模一般較小，不少企業部門都經常召開各種形式的對內會議，比如業務的月報會、周例會、日報會、協調會等等。（1）會前準備

秘書在會前要做的充分的籌劃準備工作主要有五個步驟：明確要點、準備議題、通知開會、會場準備、安排會議議程。

秘書做常規會務，首先要明確領帶開會的目的、任務、內容、中心議題、參加人員、會議地點、會議日期。作為對內會議，常常是在上一次會議結束時有所交代，秘書應當用心留意。

秘書要準備有關的上級文件、本機關文書材料，有關的制度規章，有關的數據圖表等。盡量充分地準備好會上要討論的問題的材料，一方面，為領導個人的討論發言提供準備，提供依據；另一方面，為會議的討論提供方向性資料，促使會議“有議必決”。

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因為會上要討論的問題不止一個，科學地統籌安排會議議程是秘書辦會的重要原則。在不考慮其他因素時，一般應當先進行部分人員的議題，在進行全體人員的議題，再進行全體人員的議題。這樣小范圍的會場容易集中、會場好掌握，會議議程也容易緊湊地控制。

做好以上準備工作，秘書就該通知相關人員按時參加會議了。會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和會議通知。秘書在通知開會時是書面和口頭并用，以保證能面面俱到。

會場是在發放會議通知之前就定下的。內部會議只需確認場所不變，備好桌椅、水具、必要的會議設備，檢查電源，做好清潔工作，然后準備好記錄用紙即可。（2）會間服務

與會者進入會場，秘書人員要檢查核對與會人員到會情況，清點人數，弄清那個缺席人及缺席原因，然后報告會議主持人集中精力做好會議記錄

會議記錄要求準確、清楚、簡潔。所以做記錄的秘書，要實現準備好記錄用紙，要熟悉與會者發言的口音，做好會議記錄。

內部會議上，一般會議服務都是由一名秘書來做，不另安排服務員。會議中，秘書要做好隨時接聽打進來的電話，根據需要進行處理。（3）會后工作

會議結束后，秘書的善后和落實工作也相當重要。及時清理會議室，使一切復原，一遍其他會議正常進行，并下發會議文件，對會上布置的工作做好催辦。最后做好檔案的整理、歸檔

秘書在會議管理工作中的一項重要的組織工作，是輔助領導或主持人按議程進行會議內容并協助對會議所有議題形成結果。按議程進行會議內容是避免無限期地討論一個問題或者離開原定議題。還要敦促會議形成結果，比如討論的問題要形成相對一致的一件，明確要求的工作最后由誰主抓或承辦，一些事項的具體辦理方法以及督辦方法等

2.對外會議

與對內會以不同，對外會議的規模更大，參會人員大多為外來人員，會議開展的是否順利對企業的影響力也非同一般。作為秘書人員，對外會議的會議管理要更為嚴謹。

（1）會前準備 1.1擬訂會議議程、日程，提供會議地點的備選方案

外部會議的議程一般安排如下：開幕式；領導和來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發言；參觀或其他活動；會議總結；宣讀決議；閉幕式。

會議日程就是根據議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。

制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關的餐飲安排。保密性較強的議題，一般放在后面。

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會場的大小應與會議規模相符，場地要有良好的設備配置，交通便利，應考慮有無停車場所，場地租借的成本必須合理。實地考察會議地點，會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現的問題。

1.2布置會場和安排座次，發布會議信息

對外會議無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。發布會議信息前要進行報審，要對媒體進行選擇。一面給企業帶來不利影響。

1.3安排會議食宿，邀請會議嘉賓

秘書人員應提前到現場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

根據會議的經費和人員情況決定會議餐飲的標準，提倡實行自助餐制和分餐制，做好飲水、飲料的供應。

如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近，預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數量上應略有富余。

要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場，發出正式邀請函，提前了解嘉賓各自的背景，嘉賓人數不宜過多。在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯系，并確認如何接送。

1.4準備會議資料、會議用品，安排會議禮儀服務，再次檢查會議常用視聽設備是否正常。

（2）會中服務

1.1安排會議值班

會議值班起著溝通上下、聯系內外、協調左右的作用，保證了會議的順利進行。明確值班工作任務在會議中協助搜集有關情況、文件和資料，傳遞各種信息。要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。1.2接待采訪會議的新聞媒體

由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經領導審閱后，向媒體發送。

在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發表消息。在會議結束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

1.3做好會議的記錄工作和簡報工作

會議記錄的結構是：標題+正文+尾部。

標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。正文。首部+主體+結尾。尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。做好會議的簡報工作

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經驗，溝通會議的信息。要

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反映出會議的新情況、新問題、新經驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導和溝通作用。1.4反饋會議信息

反饋會前信息、會中信息以及會后傳達落實的情況。（3）會后工作

編寫會議紀要,做好會后督促工作。

會議紀要要求實事求是，忠于會議實際，內容要集中概括，要有條理，印制并分發給有關部門有關人員或歸檔保存。

二 會議管理工作中出現的主要問題及原因解析

會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。

（一）會議管理工作中出現的主要問題

1.會荒或會海

常年不開會，某些人對會議的作用不夠了解，不知如果利用得好，會議能成為溝通信息、通報情況、交流和統一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項、解決問題尤其是跨部門和跨系統問題和矛盾、布置任務、促進工作落實、總結經驗、激勵士氣等的一個非常有效的工具和手段。但過多開會、過濫開會，就是一種“病態組織的表現”；

2.拖沓

會議拖拉嚴重，形成了效率低下的“大尾巴會”。秘書會前準備如匯報材料或會議流程、時間表不清晰也會造成會議拖沓；

3.議題繁多，重復會議

會議議題過多，討論不深，都只能蜻蜓點水，一碰到大一點的或難一點就推到“下次專題討論”，同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會討論治標卻不治本的方案；

4.地點安排不當

有些公司為了節省成本，會議都在公司召開。可是一些重大的事項必須要在充分討論、無太多干擾或頭腦風暴的情況下才能形成，在公司開很難不被打擾或受影響。

5.會前、會下不溝通

會議從零開始，與會人員一頭霧水，會議開始時要么花很多時間講明背景、概念或者干脆沒有共同言語。有些公司會議基本屬于臨時通知，相關人員也不可能做充分的準備，或者重要人員出差在外無法參加會議，這樣的會議效果自然要大打折扣；

6.會議紀律亂

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不到、遲到、早退，秘書會前簽到制度沒有落到實處。

7.議而不決，決而不議，決而不行，行而不果

秘書的會后督促工作沒有做好。開會只是走形式。

（二）會議出現問題，導致效果不佳的原因

出現這些問題，通常由以下5種原因造成。在這5種原因中，有種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。

1.會議時間

會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。

2.會議地點

會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。

3.開會對象

必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。

4.主持人的技能

會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。5.會議的準備工作

開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。

對于會議來說，做預防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導致會議效率低下的各種原因，一一做好預防工作，從而保證會議的高效進行。

三 會議管理工作對策思考

知道了會議管理工作中可能出問題的地方，秘書就可以有針對性地去預防和調整，盡量讓會議更高效。而要會議高效，除避免上述常見問題外，必須在會前、會中、會后各方面都要注意。

（一）會前準備

1.會議要規劃

根據公司或部門實際情況，可安排有早會、周例會、月例會、季度會、半年會、年會等例會，比如周例會，在總結和規劃方面就很有效，會議要有其召開的合理時間和頻率，例會可參考古代“有本早奏，無事退朝”的原則，而且根據不同階段的管理水平和目標，可調整例會的頻率和時間長度；除了固定的例會外，還應有一些重大事項的專題會議，如果平時例會開得好，問題得到切實解決落實，例外的會議比例則會大幅下降。

2.準備要充分

要想會議高效，會前必須做好充分的準備。重大事項必須提前足夠的時間思考和準備，并會前私下廣泛征求意見，有些不便于在會上公開發表的意見或擔憂也在會前提前溝通和解決掉，總之要提前充分作好準備，最好能基本達成共識，這樣才可能在會議上快速作出決策，提高會議效率。會議主題、時間、地點、參與人、議

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程、時間表等最好都在會議通知中必須提前一定時間告知好讓相關人員準備，會議方程在會議前再打印給到相關人員以便大家遵守。

3.主題要集中

一次會議，最好只有一個主題，因為只有這樣才能更好地集中相關人員、時間和精力，高效解決問題。綜合性會議，主題也最好不要超過三個為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時間越長，成本也就越高。

(二)會中服務.流程要合理

會議的流程關系到會議是否真正民主、有效。一是盡量不要領導主持會議，而應該是會議議題發起單位或辦公室主持；二是領導盡量最后講話，否則一開始基調一定，很多人就不敢發表自己的看法，或者只是隨聲附和；三是會議發表意見時貫穿例外管理的原則，重復觀點盡量少談，盡量談有建設性意見，且少發表主觀意見觀點而應以事實和數據支撐，出現跑題或剎不住車時要及時拉回來；四是繁簡得當，有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關尤其是一線部門充分發表意見，不能倉促決策，而且不同部門、人員由于學習、工作經歷和崗位職責不同，所關注的重點通常也會有所不同，充分交流有利于優勢互補；五是重大決策最好刻意安排反面意見，會議決策怕的是一面倒，如果確定要做也要經得起考驗，想出各種應對風險的措施盡量減少損失，“兩益相權取其重，兩害相權取其輕”，如果明確能承受最大的損失和最壞的結果，這樣決策了也不會輕易搖擺；六是該議的時候要議，該決的的時候要決，該舉手的時候要舉手，該簽字的時候要簽字，盡可能會上形成決議而不要拖到會議結束了還沒有結論，要落實責任人、關鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防范措施、配套資源支持和關鍵里程碑等。

2.時間要緊湊

要事先規定會議時間，一般的會議不要超過一小時，較長的會議要分大階段進行，每階段發言人的時間要規劃和控制好，主持人要把握好會議節奏。對較長的會議要安排中場休息，且最好提前準備好茶水、甜點和水果等，否則開會時間開長了，大腦轉得慢了注意力也不容易集中。

3.決議要及時

會議的記錄一定要完整、規范、完整，從會議主題、與會人員/缺席人員、發言、討論記錄到會議決議、表決情況等都要進行詳細記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規范、準確、可查，避免事后不認賬。會議結束后，應盡快下發會議決議。會議決議不同于會議簡單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調整和提升，因為會議臨時講的可能不全面或有遺漏。會議決議一定要落實責任人、關鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防范措施、配套資源支持和關鍵里程碑等，要簡單、明了。會議決議正式簽發之前最好安排幾個人交叉檢查，決策人簽發后最好給與會及決議相關人員簽名確認以有人推脫。為了要及時貫徹會議精神，要及時發放會議決議：一可增強會議時效性，發揮會議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會議的效益，增強執行力；四可明確責任，并通知到相關部門。

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4.手段要先進

會前充分準備，多應用PPT，要求簡明扼要、重點突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應圖表結合(如果基礎較弱對這一塊最好組織專門如何準備和匯報PPT的培訓，并事先做一些參考模板)。另外，能開電話會議、視頻會議的盡可能利用這些高科技，可大幅節省交通、住宿等費用和往返的時間成本，大大提高溝通的效率，其投入產出比是非常合算的，尤其是金融危機的情況下多地點辦公、全國性或全球化公司更應多應用一些高科技工具和手段。(三)會后督促

1.執行要檢查

會議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關鍵節點的把握，秘書需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執行力來持續跟進和追蹤，直到相關部門和人員養成習慣為止，當然最好能有配套的培訓來進一步強化執行力。會議決議發放、跟蹤等也可通過Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多種工具和手段來宣導、提醒和落實。

2.結果要獎懲

對不能及時、較好完成任務的予以幫扶、培訓、批評，仍不行的可能須調崗或淘汰；對主動、積極、按時、高質量完成任務的則予以表揚、獎勵或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會受到獎懲從而改變行為甚至習慣。

參考文獻

[1]樓宇生 《通用秘書學》 同濟大學出版社, 1991? [2]王道榮 《秘書之友》 《秘書之友》編輯部, 1995? [3]袁維國 《秘書學》 高等教育出版社, 1991? [3]楊劍宇 《中國秘書史》 武漢大學出版社，2009-04

第五篇：秘書資料

征地拆遷檔案管理模式的報告

征地拆遷檔案是征地拆遷部門直接記述和反映拆遷工作，保存備查和各種拆遷文件材料的總稱。先將塔城市城市用地管理辦公室檔案管理模式報告如下：

一、基本情況

塔城市城市用地管理辦公室于1999年成立，二、領導重視，加強管理，提高檔案工作重要性的認識

三、落實經費，改善檔案硬件設施

四、落實人員，責任到人，健全檔案管理網絡

五、健全制度，規范檔案管理

六、編制檢索工作和編寫年鑒資料

根據檔案綜合管理的有關要求，編制案卷目錄、全引目錄、人事任免專題目錄、專業職稱評聘專題目錄，表彰先進專題目錄、聲像目錄、實物目錄等檢索工作。拆遷檔案室有《全宗介紹》、《大事記》等多種參考資料。

七、重視檔案的開發利用

學院自ＸＸＸ年復建就設立了檔案室，1990年10月正式任命檔案室為科級單位。目前我院檔案室保存了復建以來黨群、行政、教學、科研、財會、出版、基建、外事、設備儀器、聲像十大門類的檔案，共計6103卷，照片3500余張。有專職檔案員4人，兼職檔案員25人。先后編制了4種檢索目錄，編印了7種材料，制定了《檔案管理辦法》等7個文件和有關的9項規章制度，以及檔案室主任、工作人員崗位職責，檔案工作基本實現了科學化、規范化、制度化和現代化。1998年11月，經省檔案局、省教育廳的專家組考核、評審，學院的檔案工作達到了高校系統省一級水平；2003年11月經省檔案局檔案工作考核組考核，學院的檔案工作達到了省優秀標準。2004年11月經省檔案局專家組考核、評審，學院的檔案工作達到了省一級水平。2005年學院申請保持省一級水平。2006年學院正準備接受國家教育部對本院本科教學水平的評估，因此繼續申請保持省一級水平。檔案方面的主要工作和體會是：

（一）領導重視，加強管理，形成檔案工作網絡體系

通過學習《中華人民共和國檔案法》、《__省檔案條例》、《普通高校檔案管理辦法》，學院黨政領導深刻認識到，檔案是重要的信息資源，是學校的寶貴財富；檔案工作是反映學校管理水平、關系到學校發展的一項重要工作；只有把它納入到目標管理的軌道，加大管理力度，才能推動檔案工作更快、更好地向科學化、規范化、制度化和現代化方向發展，才能促進學校整體工作水平的進一步提高。基于這一認識，學院于1998年成立了由院長任組長、分管院領導和辦公室主任為副組長、有關部門領導為成員的院檔案工作領導小組，加強了對檔案工作的宏觀管理和具體指導。2000年4月，學院與原__省體育運動技術學院、原__省體育科學研究中心三家合并為新的__體育學院。根據這一新情況，學院又及時對院檔案工作領導小組成員做了調整。2006年6月針對今年學院有關部門處科干部大范圍調整的情況，學院再次進行了一次調整，進一步加強了組織領導，理順了關系。

為了把檔案工作的各項任務落到實處，把檔案工作的目標責任下達到基層，提高部門領導和兼職檔案員的工作責任感，學院要求各部門的主要負責同志分管本部門的檔案工作，兼職檔案員具體負責本部門日常工作中形成文件的收集、整理、保管、預立卷、移交歸檔工作，檔案室具體指導基層的業務工作。目前學院已建立了有29人組成的專兼職檔案員隊伍，形成了完善的院級檔案綜合管理體系，為搞好檔案工作打下了堅實的組織基礎。

為了加強檔案工作，充分發揮檔案在學院建設和發展中的重要作用，學院擬定了《__體育學院2005?2010年檔案工作發展規劃（草案）》，并將其納入學院的“十一五”建設與發展規劃，認真組織落實。院長辦公室作為院檔案室的直接管理部門，每年的工作計劃和總結中，都把檔案工作單列一項，認真部署，并在日常工作中抓好任務落實。

（二）加強隊伍建設，不斷提高專兼職檔案員的素質

加強隊伍建設，不斷提高檔案員的素質是加強檔案工作的必要條件。近年來，學院注意把工作認真扎實、責任心強、文化層次高、業務水平強的人員選拔到檔案員隊伍中來，使檔案工作隊伍的整體素質有了明顯提高。目前，全院專兼職檔案員中具有大專以上學歷的有24人，占檔案員總數的82.3%。為了提高檔案員的業務水平，學院還突出抓了兩方面的工作：一是加強專職檔案員工作能力和業務素質的培養。專職檔案員承擔著組織、協調全院檔案工作的職責，其業務水平和工作能力的高低直接影響著全院檔案工作的水平。為此，學院除了為檔案室訂《__檔案》、《學校檔案》、《中國檔案》、《中國檔案報》、《學校檔案管理基礎》等業務書刊，組織他們進行業務學習以外，還積極支持他們參加國家和省檔案局舉辦的業務學習培訓班，到兄弟院校和檔案工作先進單位學習取經，使專職檔案人員的業務素質得到了明顯提高。二是加強兼職檔案員的培訓工作。兼職檔案員是檔案形成過程中承上啟下的“紐帶”，既接受院檔案室的業務指導，又承擔著本單位日常檔案的收集、整理、預立卷、移交歸檔工作。他們的工作態度和能力如何直接影響到檔案的質量和完整。為此，學院編印了《檔案工作文件匯編》，其中包括《__體育學院檔案分類法》，發給兼職檔案員人手一冊，供學習、參考；定期舉辦檔案員培訓班，組織學習《檔案法》、《__省檔案條例》等上級有關的規章制度，邀請檔案工作專家作了“立卷的基本程序和方法”的專題講座等等。通過學習和培訓，收到了顯著成效，廣大兼職檔案員的工作能力和業務素質大大提高。

（三）規范檔案管理，檔案設施日益完善

近年來按照上級有關文件精神，學院制定了檔案工作的一系列規章制度，并采取多種措施，把檔案管理列入了各單位的正常工作，保障了檔案的完整、準確、系統。歸納起來，主要有四點：一是實行了學院的各項工作與檔案工作的“四同步”管理。即在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。學院把檔案工作納入單位工作計劃，納入領導議事日程，納入到單位職工的崗位責任制。每年學院和院長辦公室的工作計劃要點、總結中，都對檔案工作進行專門部署和總結。二是建立和完善了文件材料的歸檔制度，并納入教學、科研、財會和管理人員的職責范圍內，要求在每個重要會議召開、每項科技成果鑒定、基建工程竣工驗收、重要儀器設備開箱驗收時，專職或兼職檔案員都參與進去，保證所形成的檔案完整、準確。三是形成了院檔案室人員指導下的部門預立卷制度。按照上級文件和《__體育學院檔案管理辦法》中規定的各類檔案歸檔時間，院檔案室及時督促有關部門預立卷，使各類檔案在每年的6月底前基本完成了立卷歸檔。四是加大了對檔案工作的經費投入。學院領導對檔案工作非常重視，1997、1998在學校經費緊張、各部門都需用錢的情況下撥出專款為檔案室添置了有關設備，經費達7萬元之多；2002年又投入5萬多元購置了彩色激光打印機、掃描儀、刻錄機、奔騰4系列臺式計算機、惠普激光打印機以及檔案管理軟件和去濕機；2005年又投入4000多元購置一臺彩色激光打印機。

（四）加強自身建設，不斷提高業務水平

近年來，我們采取了一系列措施，加快檔案工作的科學化、規范化、制度化和現代化建設進程，加強檔案室自身建設，不斷提高業務水平。一是建立健全了檔案工作各項規章制度。1998年3月，根據上級精神和本院實際，我們制定完善了《檔案管理辦法》、《檔案分類法》、《關于文書材料歸檔范圍和保管期限的規定》、《科研檔案管理條例》等7個文件和檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷毀、統計、借閱、利用、保密工作、檔案庫房管理等項規定，使檔案從形成到銷毀形成了一整套的制度，工作起來有章可循，有法可依。二是重視了檔案的完整、準確、系統。學院在處級以上干部會上、在檔案員培訓班上以及在日常工作中，都提出了把好“三關”的問題，要求各部門負責人協助檔案員把好材料起草關、文件收集關、鑒定驗收關。由于各級領導重視，檔案員認真負責，制度保障有力，近年來學院較好地完成了以科技檔案為主體的各門類檔案的立卷歸檔任務。1998年以來各類檔案歸檔率達到了100%，檔案的移交建立了完備的交接手續，歸檔文件完整率、準確率達到98%以上。三是案卷質量嚴格按國家標準執行。1994年以來，學院檔案從目錄到封皮全部采用激光打印機打印，案卷格式達到了規范、統一，案卷的合格率接近100%。四是檔案保管條件明顯改善，1998年學院實行了檔案庫房、辦公室兩分開，2003年按照檔案局的要求，我們實行了檔案庫房、閱文室、辦公室三分開，庫房面積達50m2，閱文室16m2，辦公室32m2，庫房面積能夠滿足檔案的需要，還留有一定的余地，并采取了防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施，為庫房配備了溫、濕度測試儀、滅火器、空調機和去濕機等項設施設備。

（五）加強服務工作，提高檔案咨詢和信息開發利用率

學院檔案室擁有二十多年的各門類檔案。近年來，學院利用檔案開展了多種形式的檔案咨詢服務和信息開發利用工作，取得了較好效果。檔案室已成為學院檔案的保管基地和查找利用的中心。1997年全省高校教學工作評價、1998年省級重點學科評估、2002年申請碩士授權單位、2003年高校畢業生就業工作評估、2004年高校德育評估、2005年成人教育評估、2006年本科教學水平評估等各項較大工作和重要活動中，學院檔案室均提供了大宗檔案材料及數據，并承擔、參與編印了多種文件、材料匯編。在檔案利用效果方面，學院比較突出的有以下幾件：一是1997年省里分配教職工住房建設一次性補助經費時，因未將省體育場的45人列在我院教職工數額之內，所以少撥給我院12萬元，經查1985年永久卷，找到了省政府1985年明確省體育場歸我院管理的文件。由此，省有關部門將少撥的經費全部補發給了學院。二是1992年學院與柴油機廠、自來水公司發生土地確權爭執時，三方各持己見，最后經查找檔案找到了依據，使這一問題得到了較好的解決。三是1996年學院有幾處地界確權不清（如綜合樓以北、一號樓東北角等），與有關部門產生了爭議，經查1985年有關檔案，省政府會議紀要上寫的很明確，這些地方歸學院使用。由此，使又一起爭執得到了滿意的解決。近年來學院檔案室編制了4種檢索工具，建立了提供利用登記制度，按照檔案借閱規定，向有關部門提供了大批檔案材料，檔案人員調卷迅速、準確。查全率、查準率達98%以上，使檔案在為學校教學、科研、管理工作服務中發揮了積極作用。先后參與編撰出版了《崗位責任制匯編》、《__體育學院規章制度匯編》、《校慶30年紀念冊》、《校慶35年紀念冊》、《校慶35年畫冊》、《檔案工作文件匯編》、《1958?2002年大事記匯編》、《1998?2002年科研成果目錄匯編》、《德育工作評估資料目錄》、《德育工作文件制度匯編》、《德育工作理論與實踐研究成果叢書》、《__體育學院“一站五中心”工作制度匯編》、《__體育年鑒》和《__教育年鑒》__體育學院部分、建設和發展中的__體育學院（錄相帶）、2004年新的__體育學院（DVW）、__體育學院宣傳片（VCD）、2006年__體院新畫冊等，受到了領導和師生員工的好評。

三、存在的主要問題和今后打算

近年來學院檔案工作雖然取得了一定的成績，但也存在著不少問題，主要表現在兩個方面：一是東校區的檔案目前只收集、保存了文書檔案，而大量的基建檔案和具有我院特色的運動競賽檔案均散落在各部門。二是我院檔案信息的開發利用比較薄弱，目前2001年之前的檔案信息因各種原因還未全部錄入，阻礙了檔案工作上層次。三是檔案網絡利用工作尚待進一步努力。

為了進一步做好今后的檔案工作，學院擬采取以下措施：首先，進一步強化檔案意識。積極組織有關人員學習國家和省關于檔案工作的一系列法規、文件，深入貫徹落實《檔案法》和國家教委6號令精神，不斷加深對檔案工作重要性的認識，增強做好檔案工作的責任感和緊迫感。其次，加大檔案信息開發利用的力度，爭取院領導的支持，購置網絡版檔案管理軟件，短時間內把檔案信息全部錄入，進入學校的局域網，以方便全院的檔案查詢、利用，爭取每年編研出版一本年鑒或檔案匯編材料。第三，進一步加強對檔案工作的領導和目標管理。完善檔案工作目標責任制，加強對檔案收集、整理、分類、歸檔、銷毀等各環節的督促、檢查和指導，努力實現檔案工作的科學化、規范化、制度化和現代化，把我院的檔案工作提高到新的層次和水平，使檔案工作在為教學、訓練、科研、管理等各項工作服務中發揮更大、更好的作用。

檔案集中統一管理是指由檔案部門對本單位檔案實行集中統一管理。其標志：一是對全部檔案實行集中或相對集中管理，二是建立統一的檔案管理制度。從理論上講，該管理模式適合一切類型的企業，但從具體實施中往往受到企業規模、企業管理體制、企業技術水平的制約，集中統一管理的程度會有所差異。其優點是：便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統一的檔案信息利用中心。

1、統一領導，分級管理。《檔案法》第五條規定：“檔案工作實現統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整安全，便于社會各方面的利用”。浙江省實施《中華人民共和國檔案法》第五條規定：“省檔案行政管理部門主管本省檔案事業，對本行政區域的檔案工作實現統籌規劃、統一制度、組織協調、監督和指導”，“市（地）、縣（市、區）檔案行政管理部門主管本行政區域的檔案事業，對本行政區域內的檔案工作實現監督和指導”。國家有關檔案工作的法律法規明確了檔案機構及其職責。各級檔案局是本行政區域的檔案行政管理部門，檔案館是檔案事業的主體，檔案室是檔案事業的基礎

3、定向收集，定期移交。《檔案法》第十一條規定：“機關、團體、企事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案”。根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十三條規定“屬于中央和省級、設區的國家綜合檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級檔案館移交”。據此可以看出，各綜合檔案館所保存的檔案為10至20年前形成的，即館藏信息揭示的是10至20年前本地區的社會發展狀況。根據《中華人民共和國檔案法》及有關部門規范性文件規定，按照專業需要設置各專業檔案館，負責收集和保管本專業的檔案。

4、期滿開放，有限利用。根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法規定，各級各類檔案館保管的檔案，應當分期分批地向社會開放：建國前形成的檔案，自《檔案法》實施之日起向社會開放；建國后形成的檔案，一般自形成之日起滿30年向社會開放；經濟、科學、技術、文化等類檔案，可以隨時向社會開放。上述所列的檔案中涉及到國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的，以及其它到期不能開放的檔案，其開放時間可以延長至50年；滿50年開放仍有可能對國家重大利益造成損失的，可以繼續延期開放。中國公民和組織利用檔案，分為三個層次：一是持有介紹信、身份證、工作證等合法證明，可以利用已開放的檔案；二是利用檔案館保存的尚未開放的檔案，須經保存該檔案的檔案館同意；三是利用尚未向檔案館移交的檔案，須經檔案保存單位的同意。

構建全方位的檔案資源收集體系。一是依法進行收集。二是積極向社會征集檔案。如西湖叢書的編纂，就將目光投向社會和民間，這也是一種有益的嘗試。三是建立電子文件歸檔制度。結合電子公文的推行和政府OA系統的運行，將電子文件的歸檔納入機關檔案管理的基本內容。四是開拓網上檔案收集途徑。目前各部門很多文件都上網，這為網上收集檔案提供了條件，檔案部門應有專門人員瀏覽各部門的網頁，擇取有關的文件資料、檔案信息，轉錄到自己的數據庫中，以便存儲和提供利用。五是試行現場收集檔案方法。在特定的情況下，到事件發生的現場，把事物的形態，事情發生、發展的過程及其人物的主要活動等記錄下來，真正掌握第一手的資料。六是構建檔案資源收集保障體系。建議財政設立檔案征集專項資金，用于征集事關我市經濟、社會發展的重要文獻、檔案；同時設立專門的檔案征集或捐贈渠道，便于社會檔案的有效收集。