第一篇：秘書論文資料

秘書工作內容廣、任務雜、服務性強等特點對從業人員的素質提出了很高要求。尤其是高校秘書更應注重個人素質的提升，因為大學校園思想活躍，多元文化交融，高校秘書作為領導的參謀和助手，在政治素質方面應具有高度的政治敏感性，較高的理論、政策水平，較強的法律意識和全心全意為人民服務的思想。除此之外，還應具有良好的職業道德素養和過硬的業務素質。摘要秘書因為工作性質、地位和職能的特殊性，在工作過程中會產生各種心理障礙和壓力。探討消解秘書人員的心理障礙和壓力的辦法，培養他們良好的心理素質，保持良好的心態，對秘書人員的工作和生活具有重要意義。

秘書的心理障礙會給秘書的行為帶來消極影響。如何克服這些心理障礙，加強自我心理調節是做好秘書工作的基本前提。

一、由于缺泛交往的實踐鍛煉，另一方面既希望交往，又對進行交往缺泛信心和勇氣，甚至存在著懼怕心理，這就產生了羞怯心理，它是交往過程中的一種正常的情緒情感反應。但是羞怯往往導致記憶衰退、思維混亂、語無倫次，在行為上則表現為退宿、回避、離群和依賴，從而影響秘書的正常交往和工作，并且反過來加劇心理上的矛盾狀態，形成惡性循環。秘書羞怯心理的自我調節，一是要有正確的認識，要把交往作為完善自己人格和實現職業活動目標的重要手段，提高交往的自覺性和主動性；二是有意識地從每一次交往中培養自己的交往能力。在交往過程中注意鎮定自若。

二、依賴心理調節由于秘書 對工作被動型和主動性的辯證關系缺乏認識，思想上存

在著惰性，另一方面領導者事必躬親，包攬一切，這就產生了依賴心理；它是一種希望事事依賴他人的消極心理狀態。例如：有的凡事不做獨立思考、唯上是從，明智領導錯了，也不提出異議；有的凡事都要領導者布置、交代，撥一撥，動一動，毫無主動性可言。秘書依賴心理的自我調節，一是要正確把握秘書工作被動型和主動性的辯證關系，提高主動的自覺性：二是要克服惰性，養成獨立思考的習慣：三是工作態度認真負責，提高自己獨立辦事的能力，充分發揮主觀能動性。

三、自負和自卑心理調節由于秘書人員直接輔助領導者，客觀上容易以“二首長”

自居，自以為了不起，脫離群眾；工作中常常自以為是，自行其事，聽不進他人的批評和勸導。這是過高的評價自我而造成的一種心理失調。秘書人員尤其是一些學歷層次較低、缺乏秘書工作經驗的年輕秘書，在遇到困難和挫折時，如不能正確對待，往往容易喪失信心，甚至從此一蹶不振，看不到自己的潛能和優勢，總覺得不如別人，內心變得過于敏感、緊張，遇到問題往往束手無策。一些原來自負的秘書，一旦面臨重大挫折，也往往從一極端走向另一個極端，由自負變為自卑。它是過低的評價自我而造成的一種心理失調。秘書的自負和自卑心理的自我調節，一是要客觀辯證的評價自己，既不能過高，也能過低，既要看到自己的長處，也要看到自己的短處；二是尊重他人，虛心誠懇地聽取他人的批評和意見，努力克服自身的缺點；三是正確對待成功與挫折，做到勝不驕，敗不餒；四是充分發揮自己的潛能，扎扎實實的提高自己的實際工作能力，以出色的工作表現證明自我的價值，重塑自己的形象。

四、壓抑心理調節由于秘書自我是吸納的期望過高，超越了秘書職業活動的許可范圍，表現為不切實際的幻想，一旦目標受挫，就會感到壓抑；另一方面由于組織

環境的因素，使秘書都才華得不到應有的施展，比如領導者作風專制，組織內部人際關

系緊張等等，就會產生壓抑心理，它是人的心理需求受到環境限制而得不到滿足時的一

種心理感受。這種心理一旦形成，輕則情緒低落，行動遲緩，工作缺乏主動和熱情，重

則情緒沮喪，牢騷滿腹，工作處處被動，甚至消極抵觸。秘書壓抑心理的自我調節，一

是丟掉好高騖遠的幻想，端正對秘書職業活動性質和特點的認識，確定切合實際的期望

目標，規范自己的行為；二是要正確認識和把握周圍的環境，提高適應和改造環境的能

力。要學會與領導者交往，爭取領導者的理解和支持；要積極處理好人際關系，改善自

己的工作環境，為發揮自己的聰明才智創造條件；三是采取恰當的方式表現自己的才華

以便得到周圍環境的認同。

五、過于焦慮心理調節由于秘書的工作負擔過重，工作節奏緊張，競爭激烈，秘書難以適應；另一方面秘書缺乏自信，工作缺少計劃性和條理性，或者雖有計劃但缺

少彈性和余地，在計劃執行中不善于靈活應變，當工作進展不大或目標受挫后，焦慮心

理表油然而生。它是一種緊張不安，急躁憂郁的表現狀態。秘書過于焦慮心理的自我調

節，一是要增強自信心，樹立堅定頑強的意志，正視困難，敢于競爭；二是安排工作要

科學合理，定計劃要留有余地，工作時既要有條不紊，又要靈活應變，努力提高工作效

率；三是凡事一旦遭受挫折時，能夠有足夠的思想準備。

六、厭煩心理調節由于秘書事務活動的繁瑣性、單調性和重復性；另一方面秘

書缺乏崇高的職業理想，把秘書工作當做權宜之計，或者從根本上輕視秘書工作，就會

產生厭煩心理。這是心理疲勞的一種情緒表現。它會使秘書的注意力分散，記憶力衰退，精神疲憊，工作頻頻出錯。秘書厭煩心理的自我調節，一是要確立崇高的職業理想和正

確的職業態度，熱愛秘書崗位，愿為秘書事業貢獻自己的才智和年華；二是科學安排工

作時間，注意勞逸結合，努力減輕心理疲勞；三是善于總結工作經驗，不斷改進工作方

法，給枯燥泛味的事務性工作注入生機和活力。

第二篇：秘書資料

征地拆遷檔案管理模式的報告

征地拆遷檔案是征地拆遷部門直接記述和反映拆遷工作，保存備查和各種拆遷文件材料的總稱。先將塔城市城市用地管理辦公室檔案管理模式報告如下：

一、基本情況

塔城市城市用地管理辦公室于1999年成立，二、領導重視，加強管理，提高檔案工作重要性的認識

三、落實經費，改善檔案硬件設施

四、落實人員，責任到人，健全檔案管理網絡

五、健全制度，規范檔案管理

六、編制檢索工作和編寫年鑒資料

根據檔案綜合管理的有關要求，編制案卷目錄、全引目錄、人事任免專題目錄、專業職稱評聘專題目錄，表彰先進專題目錄、聲像目錄、實物目錄等檢索工作。拆遷檔案室有《全宗介紹》、《大事記》等多種參考資料。

七、重視檔案的開發利用

學院自ＸＸＸ年復建就設立了檔案室，1990年10月正式任命檔案室為科級單位。目前我院檔案室保存了復建以來黨群、行政、教學、科研、財會、出版、基建、外事、設備儀器、聲像十大門類的檔案，共計6103卷，照片3500余張。有專職檔案員4人，兼職檔案員25人。先后編制了4種檢索目錄，編印了7種材料，制定了《檔案管理辦法》等7個文件和有關的9項規章制度，以及檔案室主任、工作人員崗位職責，檔案工作基本實現了科學化、規范化、制度化和現代化。1998年11月，經省檔案局、省教育廳的專家組考核、評審，學院的檔案工作達到了高校系統省一級水平；2003年11月經省檔案局檔案工作考核組考核，學院的檔案工作達到了省優秀標準。2004年11月經省檔案局專家組考核、評審，學院的檔案工作達到了省一級水平。2005年學院申請保持省一級水平。2006年學院正準備接受國家教育部對本院本科教學水平的評估，因此繼續申請保持省一級水平。檔案方面的主要工作和體會是：

（一）領導重視，加強管理，形成檔案工作網絡體系

通過學習《中華人民共和國檔案法》、《__省檔案條例》、《普通高校檔案管理辦法》，學院黨政領導深刻認識到，檔案是重要的信息資源，是學校的寶貴財富；檔案工作是反映學校管理水平、關系到學校發展的一項重要工作；只有把它納入到目標管理的軌道，加大管理力度，才能推動檔案工作更快、更好地向科學化、規范化、制度化和現代化方向發展，才能促進學校整體工作水平的進一步提高。基于這一認識，學院于1998年成立了由院長任組長、分管院領導和辦公室主任為副組長、有關部門領導為成員的院檔案工作領導小組，加強了對檔案工作的宏觀管理和具體指導。2000年4月，學院與原__省體育運動技術學院、原__省體育科學研究中心三家合并為新的__體育學院。根據這一新情況，學院又及時對院檔案工作領導小組成員做了調整。2006年6月針對今年學院有關部門處科干部大范圍調整的情況，學院再次進行了一次調整，進一步加強了組織領導，理順了關系。

為了把檔案工作的各項任務落到實處，把檔案工作的目標責任下達到基層，提高部門領導和兼職檔案員的工作責任感，學院要求各部門的主要負責同志分管本部門的檔案工作，兼職檔案員具體負責本部門日常工作中形成文件的收集、整理、保管、預立卷、移交歸檔工作，檔案室具體指導基層的業務工作。目前學院已建立了有29人組成的專兼職檔案員隊伍，形成了完善的院級檔案綜合管理體系，為搞好檔案工作打下了堅實的組織基礎。

為了加強檔案工作，充分發揮檔案在學院建設和發展中的重要作用，學院擬定了《__體育學院2005?2010年檔案工作發展規劃（草案）》，并將其納入學院的“十一五”建設與發展規劃，認真組織落實。院長辦公室作為院檔案室的直接管理部門，每年的工作計劃和總結中，都把檔案工作單列一項，認真部署，并在日常工作中抓好任務落實。

（二）加強隊伍建設，不斷提高專兼職檔案員的素質

加強隊伍建設，不斷提高檔案員的素質是加強檔案工作的必要條件。近年來，學院注意把工作認真扎實、責任心強、文化層次高、業務水平強的人員選拔到檔案員隊伍中來，使檔案工作隊伍的整體素質有了明顯提高。目前，全院專兼職檔案員中具有大專以上學歷的有24人，占檔案員總數的82.3%。為了提高檔案員的業務水平，學院還突出抓了兩方面的工作：一是加強專職檔案員工作能力和業務素質的培養。專職檔案員承擔著組織、協調全院檔案工作的職責，其業務水平和工作能力的高低直接影響著全院檔案工作的水平。為此，學院除了為檔案室訂《__檔案》、《學校檔案》、《中國檔案》、《中國檔案報》、《學校檔案管理基礎》等業務書刊，組織他們進行業務學習以外，還積極支持他們參加國家和省檔案局舉辦的業務學習培訓班，到兄弟院校和檔案工作先進單位學習取經，使專職檔案人員的業務素質得到了明顯提高。二是加強兼職檔案員的培訓工作。兼職檔案員是檔案形成過程中承上啟下的“紐帶”，既接受院檔案室的業務指導，又承擔著本單位日常檔案的收集、整理、預立卷、移交歸檔工作。他們的工作態度和能力如何直接影響到檔案的質量和完整。為此，學院編印了《檔案工作文件匯編》，其中包括《__體育學院檔案分類法》，發給兼職檔案員人手一冊，供學習、參考；定期舉辦檔案員培訓班，組織學習《檔案法》、《__省檔案條例》等上級有關的規章制度，邀請檔案工作專家作了“立卷的基本程序和方法”的專題講座等等。通過學習和培訓，收到了顯著成效，廣大兼職檔案員的工作能力和業務素質大大提高。

（三）規范檔案管理，檔案設施日益完善

近年來按照上級有關文件精神，學院制定了檔案工作的一系列規章制度，并采取多種措施，把檔案管理列入了各單位的正常工作，保障了檔案的完整、準確、系統。歸納起來，主要有四點：一是實行了學院的各項工作與檔案工作的“四同步”管理。即在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。學院把檔案工作納入單位工作計劃，納入領導議事日程，納入到單位職工的崗位責任制。每年學院和院長辦公室的工作計劃要點、總結中，都對檔案工作進行專門部署和總結。二是建立和完善了文件材料的歸檔制度，并納入教學、科研、財會和管理人員的職責范圍內，要求在每個重要會議召開、每項科技成果鑒定、基建工程竣工驗收、重要儀器設備開箱驗收時，專職或兼職檔案員都參與進去，保證所形成的檔案完整、準確。三是形成了院檔案室人員指導下的部門預立卷制度。按照上級文件和《__體育學院檔案管理辦法》中規定的各類檔案歸檔時間，院檔案室及時督促有關部門預立卷，使各類檔案在每年的6月底前基本完成了立卷歸檔。四是加大了對檔案工作的經費投入。學院領導對檔案工作非常重視，1997、1998在學校經費緊張、各部門都需用錢的情況下撥出專款為檔案室添置了有關設備，經費達7萬元之多；2002年又投入5萬多元購置了彩色激光打印機、掃描儀、刻錄機、奔騰4系列臺式計算機、惠普激光打印機以及檔案管理軟件和去濕機；2005年又投入4000多元購置一臺彩色激光打印機。

（四）加強自身建設，不斷提高業務水平

近年來，我們采取了一系列措施，加快檔案工作的科學化、規范化、制度化和現代化建設進程，加強檔案室自身建設，不斷提高業務水平。一是建立健全了檔案工作各項規章制度。1998年3月，根據上級精神和本院實際，我們制定完善了《檔案管理辦法》、《檔案分類法》、《關于文書材料歸檔范圍和保管期限的規定》、《科研檔案管理條例》等7個文件和檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷毀、統計、借閱、利用、保密工作、檔案庫房管理等項規定，使檔案從形成到銷毀形成了一整套的制度，工作起來有章可循，有法可依。二是重視了檔案的完整、準確、系統。學院在處級以上干部會上、在檔案員培訓班上以及在日常工作中，都提出了把好“三關”的問題，要求各部門負責人協助檔案員把好材料起草關、文件收集關、鑒定驗收關。由于各級領導重視，檔案員認真負責，制度保障有力，近年來學院較好地完成了以科技檔案為主體的各門類檔案的立卷歸檔任務。1998年以來各類檔案歸檔率達到了100%，檔案的移交建立了完備的交接手續，歸檔文件完整率、準確率達到98%以上。三是案卷質量嚴格按國家標準執行。1994年以來，學院檔案從目錄到封皮全部采用激光打印機打印，案卷格式達到了規范、統一，案卷的合格率接近100%。四是檔案保管條件明顯改善，1998年學院實行了檔案庫房、辦公室兩分開，2003年按照檔案局的要求，我們實行了檔案庫房、閱文室、辦公室三分開，庫房面積達50m2，閱文室16m2，辦公室32m2，庫房面積能夠滿足檔案的需要，還留有一定的余地，并采取了防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施，為庫房配備了溫、濕度測試儀、滅火器、空調機和去濕機等項設施設備。

（五）加強服務工作，提高檔案咨詢和信息開發利用率

學院檔案室擁有二十多年的各門類檔案。近年來，學院利用檔案開展了多種形式的檔案咨詢服務和信息開發利用工作，取得了較好效果。檔案室已成為學院檔案的保管基地和查找利用的中心。1997年全省高校教學工作評價、1998年省級重點學科評估、2002年申請碩士授權單位、2003年高校畢業生就業工作評估、2004年高校德育評估、2005年成人教育評估、2006年本科教學水平評估等各項較大工作和重要活動中，學院檔案室均提供了大宗檔案材料及數據，并承擔、參與編印了多種文件、材料匯編。在檔案利用效果方面，學院比較突出的有以下幾件：一是1997年省里分配教職工住房建設一次性補助經費時，因未將省體育場的45人列在我院教職工數額之內，所以少撥給我院12萬元，經查1985年永久卷，找到了省政府1985年明確省體育場歸我院管理的文件。由此，省有關部門將少撥的經費全部補發給了學院。二是1992年學院與柴油機廠、自來水公司發生土地確權爭執時，三方各持己見，最后經查找檔案找到了依據，使這一問題得到了較好的解決。三是1996年學院有幾處地界確權不清（如綜合樓以北、一號樓東北角等），與有關部門產生了爭議，經查1985年有關檔案，省政府會議紀要上寫的很明確，這些地方歸學院使用。由此，使又一起爭執得到了滿意的解決。近年來學院檔案室編制了4種檢索工具，建立了提供利用登記制度，按照檔案借閱規定，向有關部門提供了大批檔案材料，檔案人員調卷迅速、準確。查全率、查準率達98%以上，使檔案在為學校教學、科研、管理工作服務中發揮了積極作用。先后參與編撰出版了《崗位責任制匯編》、《__體育學院規章制度匯編》、《校慶30年紀念冊》、《校慶35年紀念冊》、《校慶35年畫冊》、《檔案工作文件匯編》、《1958?2002年大事記匯編》、《1998?2002年科研成果目錄匯編》、《德育工作評估資料目錄》、《德育工作文件制度匯編》、《德育工作理論與實踐研究成果叢書》、《__體育學院“一站五中心”工作制度匯編》、《__體育年鑒》和《__教育年鑒》__體育學院部分、建設和發展中的__體育學院（錄相帶）、2004年新的__體育學院（DVW）、__體育學院宣傳片（VCD）、2006年__體院新畫冊等，受到了領導和師生員工的好評。

三、存在的主要問題和今后打算

近年來學院檔案工作雖然取得了一定的成績，但也存在著不少問題，主要表現在兩個方面：一是東校區的檔案目前只收集、保存了文書檔案，而大量的基建檔案和具有我院特色的運動競賽檔案均散落在各部門。二是我院檔案信息的開發利用比較薄弱，目前2001年之前的檔案信息因各種原因還未全部錄入，阻礙了檔案工作上層次。三是檔案網絡利用工作尚待進一步努力。

為了進一步做好今后的檔案工作，學院擬采取以下措施：首先，進一步強化檔案意識。積極組織有關人員學習國家和省關于檔案工作的一系列法規、文件，深入貫徹落實《檔案法》和國家教委6號令精神，不斷加深對檔案工作重要性的認識，增強做好檔案工作的責任感和緊迫感。其次，加大檔案信息開發利用的力度，爭取院領導的支持，購置網絡版檔案管理軟件，短時間內把檔案信息全部錄入，進入學校的局域網，以方便全院的檔案查詢、利用，爭取每年編研出版一本年鑒或檔案匯編材料。第三，進一步加強對檔案工作的領導和目標管理。完善檔案工作目標責任制，加強對檔案收集、整理、分類、歸檔、銷毀等各環節的督促、檢查和指導，努力實現檔案工作的科學化、規范化、制度化和現代化，把我院的檔案工作提高到新的層次和水平，使檔案工作在為教學、訓練、科研、管理等各項工作服務中發揮更大、更好的作用。

檔案集中統一管理是指由檔案部門對本單位檔案實行集中統一管理。其標志：一是對全部檔案實行集中或相對集中管理，二是建立統一的檔案管理制度。從理論上講，該管理模式適合一切類型的企業，但從具體實施中往往受到企業規模、企業管理體制、企業技術水平的制約，集中統一管理的程度會有所差異。其優點是：便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統一的檔案信息利用中心。

1、統一領導，分級管理。《檔案法》第五條規定：“檔案工作實現統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整安全，便于社會各方面的利用”。浙江省實施《中華人民共和國檔案法》第五條規定：“省檔案行政管理部門主管本省檔案事業，對本行政區域的檔案工作實現統籌規劃、統一制度、組織協調、監督和指導”，“市（地）、縣（市、區）檔案行政管理部門主管本行政區域的檔案事業，對本行政區域內的檔案工作實現監督和指導”。國家有關檔案工作的法律法規明確了檔案機構及其職責。各級檔案局是本行政區域的檔案行政管理部門，檔案館是檔案事業的主體，檔案室是檔案事業的基礎

3、定向收集，定期移交。《檔案法》第十一條規定：“機關、團體、企事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案”。根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十三條規定“屬于中央和省級、設區的國家綜合檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級檔案館移交”。據此可以看出，各綜合檔案館所保存的檔案為10至20年前形成的，即館藏信息揭示的是10至20年前本地區的社會發展狀況。根據《中華人民共和國檔案法》及有關部門規范性文件規定，按照專業需要設置各專業檔案館，負責收集和保管本專業的檔案。

4、期滿開放，有限利用。根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法規定，各級各類檔案館保管的檔案，應當分期分批地向社會開放：建國前形成的檔案，自《檔案法》實施之日起向社會開放；建國后形成的檔案，一般自形成之日起滿30年向社會開放；經濟、科學、技術、文化等類檔案，可以隨時向社會開放。上述所列的檔案中涉及到國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的，以及其它到期不能開放的檔案，其開放時間可以延長至50年；滿50年開放仍有可能對國家重大利益造成損失的，可以繼續延期開放。中國公民和組織利用檔案，分為三個層次：一是持有介紹信、身份證、工作證等合法證明，可以利用已開放的檔案；二是利用檔案館保存的尚未開放的檔案，須經保存該檔案的檔案館同意；三是利用尚未向檔案館移交的檔案，須經檔案保存單位的同意。

構建全方位的檔案資源收集體系。一是依法進行收集。二是積極向社會征集檔案。如西湖叢書的編纂，就將目光投向社會和民間，這也是一種有益的嘗試。三是建立電子文件歸檔制度。結合電子公文的推行和政府OA系統的運行，將電子文件的歸檔納入機關檔案管理的基本內容。四是開拓網上檔案收集途徑。目前各部門很多文件都上網，這為網上收集檔案提供了條件，檔案部門應有專門人員瀏覽各部門的網頁，擇取有關的文件資料、檔案信息，轉錄到自己的數據庫中，以便存儲和提供利用。五是試行現場收集檔案方法。在特定的情況下，到事件發生的現場，把事物的形態，事情發生、發展的過程及其人物的主要活動等記錄下來，真正掌握第一手的資料。六是構建檔案資源收集保障體系。建議財政設立檔案征集專項資金，用于征集事關我市經濟、社會發展的重要文獻、檔案；同時設立專門的檔案征集或捐贈渠道，便于社會檔案的有效收集。

第三篇：秘書論文

畢業設計（論文）

目錄

畢業設計（論文）

秘書的性別差異對秘書工作的影響

摘要：秘書的性別差異其對工作的影響，從各方面對秘書性別的不同對工作的影響進行深層探討、分析、對比。秘書工作一直是國家行政機關和企事業單位正常運轉的一個不可或缺的部分。本論文主要通過對男性秘書和女性秘書在心理、思維、語言、行為等幾方面的性別差異的進行討論，總結出性別差異對秘書工作的影響，以及男女秘書各自的優勢和劣勢，提出男女秘書如何正確認識自身的優缺點并揚長避短，提高工作效率的方法。同時，在結合國內外研究狀況及相關文獻進行探討的基礎下，結合本身的實際情況、實際事例提出自己的一些見解、觀點。

關鍵詞：秘書性別 性別差異 工作影響 表現

Abstract The secretary works always is the country administrative organ and a business unit normal work indispensable part, in recent years, because of the particularity of the secretary works, the secretary sex becomes a sensitive topic.The present paper mainly through to the masculine secretary and the feminine secretary in psychological, the thought, the language, the behavior four aspects sex difference discussion, summarizes displays temper other difference the influence which works to the secretary, as well as the male and female secretary respective superiority and the inferiority, proposed how the male and female secretary correctly did know own good and bad points and enhance strong points and avoid weaknesses, enhance the working efficiency the method.At the same time, also put forward a series of proposals in the secretary staff's raise.Key words : sex difference ,secretary works ,the talented person, raise working efficiency

一、引言

在現代社會，秘書已成為一種職業，和許多工作一樣，秘書工作也可以由不同性別的人來做，但由于秘書角色的特殊性，更因領導干部及其秘書中出現了一些不良現象，使秘書的性別有時成為一個敏感話題。2003年，四川省委辦公廳發布過兩份針對領導干部身邊工作人員的文件，其中“男領導不能配女秘書”的規定，曾引起廣泛關注和爭論。直到今天，可不可以使用異性秘書仍然是令一些領導頭疼的問題，尤其是男領導對與女下屬，任何關注都有可能被誤認為不懷好意。由此可見，進行秘書性別的研究確有必要。

首先，秘書性別研究可為領導合理使用秘書提供理論依據，領導如能成分認識男女秘書的各自特點，從性別角度來安排工作、考慮問題，使用秘書就會得心應手，秘書工作也會提高效率，否則，不顧性別特點，為了避嫌而不敢使用異性秘書，勢必會影響工作。

畢業設計（論文）

其次，秘書性別研究可為秘書人才的選拔與培養提供依據。目前，我國機關、企業事業單位的秘書主要是高校畢業生，但未必全部出自文秘專業。實際上近些年高校秘書專業教育與社會需求之間存在著嚴重脫節的想象：一方面，學秘書專業的可能不做秘書，做秘書的可能沒學過秘書專業；另一方面，許多單位為找不到稱職的秘書發愁。這種情況固然是多方面因素造成的，但在秘書培養中不重視性別差異是不容忽視的原因之一。如果培養秘書注重激發其性別優勢，相信提高秘書自身素質會有幫助。曾有用人單位建議，高校秘書專業的培養計劃中對女生應適當增加女性修養課程，如花道、茶道等；對男生適當增加駕駛、武術等方面課程。

再次，秘書性別研究為秘書學發展開辟了新的領域。目前的秘書學教材多是泛泛而論秘書的素質，如能從性別差異角度揭示男女秘書各自應具備的能力素質，無疑會增加秘書學研究廣度和深度，使其內容更充實、更科學。秘書性別的比例情況及原因；

改革開放以來，秘書隊伍中女秘書的比例上升迅速，這有深刻的社會、經濟、文化等方面的原因。

二、秘書性別的比例情況及原因；

改革開放以來，秘書隊伍中女秘書的比例上升迅速，而男秘書卻持下降的趨勢，這有深刻的社會、經濟、文化等方面的原因。

(一)“三資”企業、私營企業、鄉鎮企業劇增，這類企業在使用秘書方面受港澳臺地區秘書職業婦女化的影響，多喜歡聘用女秘書。(二)女性社會地位、文化素質的提高。

(三)秘書工作事務性強，女性更適合干這項工作。(四)人們擇業觀的變化及市場經濟條件 下價值取向的影響。市場經濟條件下，經濟收人的高低是人們擇業時考慮的一個重要因素。在計劃經濟時期，機關、企事業單位秘書的地位及收入相對較高，許多大專院校的男性畢業生愿意擔住秘書工作，但在市場經濟條件下他們則愿意從事收人更高的管理、營銷方面的工作。而女性出于對秘書工作環境較舒適、工作相對容易勝任的考慮，愿意當秘書的比男性更多。從孫彤、李悅主編的《職業設計與優選人才》一書中對大學生擇業情況的調查結果來看，愿意選擇文秘工作作為自己職業的女性占6..4緯，而男性幾乎是零。我最近對四個秘書專業班進行了調查，畢業后打算從事文秘工作的男生為23人，占接受調查的男生總數的31.08%;女生為36人，占女生總數的48.62%。從北京160就業信息臺發布的信息來看，沒有專業技能的男性求職者傾向于做推銷員，有中專以上學歷的年輕女性則愿意做秘書。這種狀況無疑會導致女秘書比例大大提高。(五)精簡機構及男秘書改行或“下海”的影響。政治經濟體制改革和建立現代企業制度促使各機關、企業精簡機構，減少辦公室人員。如1995年湘鋼黨政辦公室就精減了19人，這些富余人員有的另謀高蔚孫有的下海經商，其中大多是男秘書。這也是造成女性在秘書隊伍中比例上升的一個原因。(六)錯誤的用人觀的影響。一些企事業單位的領導把秘書當成“花瓶”，只聘請年輕靚麗的女性;一些人對“公關”工作有誤解，非女性不要;一些“三資”企業、私營企業的領導或個體戶用人動機不純，用女不用男，據調查，合資企業有半數女秘書遭受過性騷擾。

三、男女秘書對工作影響的表現；

（一）心里差異的表現；

第一,女秘書自信心不如男秘書強。心理學家布勞克等人通過對學生考試后估計分數的心 理分析發現,女生的自我評估往往低于男生。這種性別差異在學齡前就十分明顯。一項以4 歲兒童為測試對象的實驗發現,小女孩對自己成績的期望明顯低于男孩子。這種性別差異會延續至成人的工作中。我們常常發現,男秘書慣于主導職場環境:一有機會便很自然地推薦

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自己,爭取扮演火車頭的角色;在會上總是踴躍發表意見,儼然成竹在胸;接受領導交辦的 任務時大都充滿信心,相信自己能做好。這種心理暗示可以使他們把工作做得更出色。與此 相反,女秘書往往低估自己,不敢接受挑戰性工作,給人一種沒有氣魄的感覺。第二,女秘書比男秘書顯得膽小、怯懦、多慮。早期的有關研究證明,女孩子比男孩子容易出現恐懼情緒。男性在恐懼時會報告自己并不恐懼,女性常在自己并不恐懼時卻報告自己恐懼。女性通過報告自己恐懼獲得社會寵愛, 男性通過報告自己不恐懼獲得社會對其堅強性格的贊揚和認同。第三,女秘書更為細心。女秘書能細致周密地為領導安排好工作日程,認真負責地管理 好資料文檔,會用委婉、溫和的口氣恰到好處地拒絕領導不愿見的客人,還會在領導疲倦時 端上濃茶和咖啡。這些男秘書較難做到。第四,女秘書容易情緒化。女性多是感性的,較容易被情緒左右。相對而言,男秘書往往不拘小節,對小事不會耿耿于懷,不會過于計較得失,在處理事務時較少情緒化。第五,女秘書更善于理解他人。女秘書在工作中更能體諒別人,能為領導、同事著想,能拉近與領導的距離,因此也就更容易溝通。男秘書往往不懂得體貼,沒有耐心做傾聽者,有時還會頂撞領導。第六,女秘書更容易產生從眾心理。這與女性獨立性相對較弱有關。因而女秘書常常不敢進諫,凡事按部就班隨大流,對領導的指示不愿提出異議。男秘書則喜歡打破常規,敢于提出不同見解,能為領導決策提供更廣闊的思路。第七,女秘書權力欲沒有男秘書強。有些男秘書為了取得權力有時會不擇手段,不惜犧牲身邊人的利益。相反女性對權力看得較淡,對利益的要求也不是很強烈,喜歡助人為樂,這極有利于團隊工作的開展。

(二)思維差異

第一,在思維品質上,兩性差異明顯:女性有較強的記憶能力,善于形象思維,富于想象力,但思維的靈活性不夠,理解力較差;男性更善于抽象思維,長于判斷和推理,有較強的演繹、歸納能力,思維的靈活性較強,理解力較強。所以,男秘書做事腦子更冷靜、更富有條理而且更果斷,較少優柔寡斷、拖泥帶水,這是女秘書難以企及的。第二,在思維方式上,女性傾向于模仿,處理問題更注意部分和細節,對全局與各部分之間的關系把握較差;男秘書更善于獨立思考,分析綜合能力較強,處理問題更重視全局與各部分之間的聯系,但對細節注意不夠。女秘書做事大多謹慎仔細,很少出差錯,但是難以給領導出謀劃策;男秘書多半注重全局,但是對細節常考慮不周,所以容易出現疏漏。(三)語言、行為差異 首先,語言風格不同。男人的閑言碎語永遠比女人少,這一點是公認的。但是在語言風格上,女性比男性占有優勢。因為男性喜歡發號施令,常用命令式口氣,既不和善也不溫良;而女性說話較含蓄,在表達反對意見時也多用委婉的方式,不會過于尖銳。比如,公司要解聘一些員工,若讓女秘書去講,通常會用同情的語氣,這樣就不會引起大的矛盾。所以,女秘書是軟性調節劑。其次,女性更具利他行為。利他行為是一種助人為樂、公而忘私、無私奉獻的行為,是人際關系中的一種積極因素。男性則有以自我為中心的傾向。再次,支配欲望不同。一個人的支配欲望表現在兩個方面:其一是支配他人,以獲得別人的順從為滿足;其二是對他人所施加的影響予以抗拒。實驗研究證明,男性較女性具有更強烈的支配欲望。最后,創造能力不同。受思維差異的影響,男秘書比女秘書有更強的動手能力,也樂于探索,有強烈的創造欲望。而女秘書對創造活動不太感興趣,也很少探索,動手能力相對較差,更愿意從事規定性的工作。

四、男女秘書在日常工作中的分配情況；

如前所述,男女秘書在心理、思維、行為上的差異是客觀存在的,因此領導在崗位安排、任務調配以及培訓培養等方面要考慮這些性別特點。首先,在崗位安排上,要注意將男性秘書放在具有挑戰性、需要膽量和魄力的部門,如需經常陪領導外出并身兼保安、司機等多重角

畢業設計（論文）

色的崗位。其次,在任務調配上,應視具體情況合理安排工作。例如,女性秘書的機械記憶力比較強,對單位的常用電話號碼、主要文件文號和各種大事都能熟記于心、脫口而出。因此,在中小規模的單位可將文件和檔案管理工作交給女秘書做。男性的邏輯思維能力較強且具創新精神,因此諸如公關策劃、企業策劃方案可讓男秘書參與完成,企業的危機公關處理由男秘書來做會更有效率。再次,在培訓培養上,領導可針對男女秘書的某些性別弱點指導他們在工作中進行鍛煉提高,有人將此稱為“雙性化人格”培養。即有意識地讓男性多做女性有優勢的工作,讓女性多做更適合男性做的工作,久而久之雙方都會得到鍛煉,形成性別互補。

五、男女秘書在工作中的優勢；（一)男秘書有自己的優勢。

與女性相比，一般說來男秘書在如下幾方面占有優勢:一是思維更活躍填密，應變力更強，更能適應變幻莫測的競爭環境;二是想象力豐富，綜合分析問題的能力及預測能力更強，能更好地利用信息輔助決策者;三是獨立處理事務的能力強，往往比女性更果斷堅決，更能抓住稍縱即逝的市場機會，穩妥地處理好突發事件;四是更富于理智，堅持原則，不感情用事;五是精力充沛，能連續作戰，適合出差和出外調查。男性和女性在從業上各有千秋，能力才是職業適應性首要的和基本的條件。實際上，在市場經濟中大顯身手的男秘書是很多的。四川長虹電器有限公司在社會主義市場經濟大潮中乘風破浪，成為我國最大的彩電生產基地，其總經理辦公室的秘書是清一色的男子漢，誰又能說男秘書缺乏競爭力呢? 從我國企事業單位近年招聘秘書的情況看，招聘的女秘書在數量上占絕對優勢，招聘的辦公室主任則大部分限于男性。目前我國各行政機關、企事業單位的高層秘書絕大部分也是男性。

（二）女秘書也有自己的優勢；

頭腦靈皓，待人熱情，辦事干練，打扮得體，加上美麗的外表和非凡的氣質和一定的文化素養，無論是為老板辦事，魅是與客戶洽談業務，往往都能收到事半功倍的效果，也是一 般男秘書所不能做到的。古代有言叫陰柔之美，陽剛之美，什么叫美?和諧為美。什么叫和諧呢?陰陽調順也。試想一個男企業家，飽嘗經營過程中的酸甜苦辣，忽有一日遇到憤怒、挫折之事，抬頭看見的偏偏又是陽剛之氣的男人，好比人在其熱無比的時候，看見了太陽，他會怎樣呢?如果面前站著一位女性，他的氣怒可能會煙消云散，或者轉而成為傾訴，就如吹來了溫柔和煦清涼的風，可能使他獲得意外的頓悟。業家擁有一位高層次的女秘書，會很容易提高素質，特別是做人的素質。一個事業家，會找一個精明強干的女秘書，因為 他需要事業;一個發明家，會找一個悟性極高的女人做秘書，因為他需要創造;一個好色之徒，會找一個放蕩女人做他的秘書，因為他需要的是性，這是我們所鄙視的。一個優秀的企業家期望尋找一位更全面的女秘書，甚至對她的相貌、氣質也有相當的要求，因為秘書工作本身就是全方位的，需要應付多種多樣的人，操作各種各樣的事。從思維角度看，男企業家有個女秘書，可以在觀點上達到融合。男人看問題的方法和女人往往是有區別的。如果是位能聽得見別人意見的企業家，女秘書的意見往往可以補其未料之不足。

六、男女秘書如何正確認識自身的優缺點并揚長避短；

（一）對女秘書而言,應做到以下幾點:第一,培養獨立性和創造性。在日常工作中,女秘書要有意識地克服依賴性,培養獨立自主的思維品格,要勤于思考并在觀察中發現和提出新問題;還要注意創造性思維的培養,提高多角度思考的能力。同時,要多參加一些野外拓展活動,培養過人的膽量。第二,培養保密意識。要時刻注意自己的言行,該保密處要嚴格保守秘密。第三,語言行為得體。語言要文明、得當,切忌粗俗、淺薄;態度要謙和、誠摯,切忌孤傲、畢業設計（論文）

虛浮;舉止要端莊、文雅,切忌拉拉扯扯、打打鬧鬧;服飾要莊重、得體,切忌奇異、袒露。第四,鍛煉心理承受能力。女秘書要時刻保持平和的心態,不能被情緒所左右。一個有心理障礙的人、一個喜怒無常的人是做不好秘書工作的。第五,改掉愛抱怨的壞毛病。尤其要注意的是,不要和同事一起議論別人的是非,受到挫折時不要過多地向朋友或同事傾訴煩惱。

（二）對男秘書而言,要注意以下幾點:第一,要學會積極的聆聽。與領導溝通時,聆聽是尊重領導的表現,也是秘書的本分,要克服自以為是的毛病。女同事遇到困惑時,男秘書更要設身處地為其著想。根據兩性專家朱麗亞絲的分析:女性在傾訴抱怨時,重點并不在解決問題,而是希望你同情她的處境、了解她的心情。第二,克服以自我為中心的壞毛病。男秘書要像女秘書一樣多關心別人,拉近與他人的距離,這樣才能更有效地開展工作。第三,培養溫和的語言風格。男秘書在溝通時要多借鑒女性語言風格,遇事不頂撞,不口氣粗魯、大喊大叫、態度蠻橫。和女性溝通時不要專談以“事件”為主的政治或經貿話題,應多談人的感情和人際關系,尋求與女性語言的契合與共鳴。第四,降低權力欲望,培養奉獻精神。按照傳統觀念,秘書的發展目標就是做領導,但隨著秘書國際化、職業化的深入發展,做一名終身秘書的觀念已越來越被人接受。秘書要正確看待自己的角色,不能挖空心思往上爬,尤其不要官欲膨脹,更不能利用秘書工作的便利條件腐敗弄權。

七、國內外研究狀況；

八、提出自己的論證觀點或解決方法，簡述初步理由。

九、結論；

不管是男秘書還是女秘書，在認識到自己的優點和缺點后，能揚長避短，才是一個優秀的秘書。本文章通過對秘書性別差異的研究、探討，讓廣大從事秘書行業的人們，正視自己的自身情況，通過本文結合實踐，培養自己的長處。我個人認為，市場經濟的資源最佳配置原則和男女平等競爭原則應成為我們考察社會主義市場經濟條件下秘書性別角色差異的根本出發點。當然，在現實生活中我們不能完全排除用人單位的認識、情感等多種因素對秘書人才性別選擇的影響。

十、相關文獻；

致謝

本論文是在導師袁思強老師的悉心指導下完成的。導師淵博的專業知識，嚴謹的治學態度，精益求精的

畢業設計（論文）

工作作風，誨人不倦的高尚師德，嚴以律己、寬以待人的崇高風范，樸實無華、平易近人的人格魅力對我影響深遠。不僅使我樹立了遠大的學術目標、掌握了基本的研究方法，還使我明白了許多為人處世的道理。在此，謹向袁思強導師表示崇高的敬意和衷心的感謝！

本論文的順利完成，離不開各位老師、同學和朋友的關心和幫助。在此對他們表示感謝。

同時感謝河源職業技術學院人文學院全體老師，感謝他們對于我在學校學習、生活等各方面的關心和幫助。

最后，我要向在百忙之中抽時間對本文進行審閱、評議和參加本人論文答辯的各位老師表示感謝！

第四篇：秘書論文

山東交通學院

秘書學論文

題目 秘書從業人員應具備的能力素質要求 系部

班級

學號 學生姓名

時間

管理系 公事081 081010218 馬曉波 2010年11月8日

摘要：從“秘書素質的系統性”角度出發，探討秘書能力素質新結構應該具備的四個意識：應變意識、創新意識、獨立意識和現代意識。

關鍵詞：秘書從業人員；素質；新結構

“秘書素質”的話題伴隨著秘書隊伍的擴大而日漸高漲，但是大多強調“專業技巧，即如何應對某一件具體事件”，而在很大程度上忽略了秘書綜合素質的系統性。知識經濟背景下的企事業單位對秘書從業人員提出了更高的能力素質要求。

一、社會對秘書從業人員的需求狀況分析

根據近年來從人才市場反饋的供需信息分析，社會對文秘人才的需求大致可分為四類：一類為服務型秘書。如公司辦公室、基層行政事業單位辦公室的服務人員、生活類秘書等；二類為事務型秘書，如企業、公司、基層行政事業單位的辦公室文員、公關人員、檔案管理人員等；三類為文字型秘書，如企業、公司、行政事業單位的文書起草人員；四類為管理型秘書，如公司、企業單位的總經理助理、部門經理、辦公室主任。基層行政事業單位辦公室主任等。

依據職責的大小，秘書又可以分為以下三種：一是初級秘書——以接電話、發傳真、收發信件等服務為主。比如企業的初級秘書應包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務助理等。他們的職責比較單一，技術含量較低，薪金相對較低。二是中級秘書——能夠寫一般信函。起草報告和準備會議等，多為大專或本科畢業。比如，企事業單位中的部門經理秘書、經理助理等處于中層管理者身邊的秘書，處理各種事件的能力要求較高，薪酬也相對較高。三是高級秘書——能起草重要的合同文本，懂法律、稅務知識，有應急處理能力。高級秘書是隨著市場環境下。組織橫向聯系的加強以及現代化辦公手段對組織的滲透而出現的。現代高級秘書特別強調的素質有公關才能、外語水平和辦公行政管理的能力等。比如，企事業單位中的高級秘書包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區總裁秘書以及總經理的高級行政助理等，目前屬于人才市場上的稀有資源。

二、秘書從業人員能力素質現狀分析

高科技日新月異的發展，新技術的運用不僅改變了人們的工作條件，還使人類進入了信息傳播全球化的時代。傳統的以紙和筆為載體的書寫方式為打字機、計算機所代替，通信技術、網絡技術，改變了人們獲得信息和交流信息的方式。現代辦公室設備的使用。不僅要求從事辦公室事務的秘書從業人員具有傳統意義上秘書應具有的基本素質，而且要具有熟練使用現代化辦公設備的能力，具有使用現代通信手段獲取信息并及時整理和傳送的能力。這對現代秘書的知識技能結構和能力提出了越來越高的要求，秘書人才逐漸向“復合型”方向發展，其知識

體系日趨復雜和全面。隨著我國市場經濟的不斷發展，秘書工作被劃分到行政管理范疇，主要是幫助行政領導或經理分擔日常事務，職責涉及到文檔信息管理、會議和約會的安排、起草信函和文件以及內部和外部的溝通等各方面，已經成為黨政機關、企事業單位不可或缺的職位。目前。我國秘書從業人員約2300萬人。秘書逐漸成為一種職業，其地位日益提高。以往只負責抄抄寫寫的秘書已經不能適應黨政機關、企事業單位對人才渴望的需求，這對秘書從業人員的能力結構提出了新的要求。

當前的主要問題：一是素質單一化，過多地強調技巧訓練。某些民營培訓學校或者某些高職院校為了縮短培養周期，追求短期的經濟效益，以速成班培養速成型秘書，他們用短至一年甚至不到一年的時間，學習辦公自動化、速記、應用寫作等幾門課程。學成經考試合格后頒發國家承認的結業證書。單純地教與他們處理日常事務的技巧，如何應對領導需求，處于被動式的應付事務。其次。中文專業畢業生“萬金油”型秘書，這一類秘書從業人員大多被看重的是文字功底好，“能說會道”。而隨著行業的分化，社會分工的細化，各行各業對秘書從業人員的要求也越來越專業化。因此，這類秘書從業人員到了具體的崗位上仍然從頭做起，需要在實際工作中跨學科、跨專業、跨領域地加強自己的綜合素質適應新的崗位。二是素質模式化。秘書角色意識淡化。秘書從業人員處于從屬地位，領導說什么就是什么，領導讓干什么就干什么，做事盲目服從，缺乏“自立”、“自我”意識。雖被稱為領導的“左膀右臂”，在實際工作中缺乏主動性，缺乏創新意識，秘書“獨立自主”角色意識淡化。

三、秘書從業人員能力素質的新要求

(一)應變意識——秘書專業自身生存的特點

秘書工作的具體內容也完成了四個轉變：由原來簡單的辦文辦事，發展為既辦文辦事又出謀劃策：由原來的收發信息轉向綜合處理信息：由原來的單憑老經驗辦事轉向實現科學化管理：由被動服務轉向主動服務。政策的轉變必然要求秘書解放思想、打破思維定勢，用變化發展的眼光看問題。

哲學一直被看作智慧的象征，而哲學從根本上講就是“變”的科學。發展的科學。秘書工作思維方法和工作方法的基礎堅持哲學“變”的觀點，堅持客觀性，按客觀規律辦事，以“思辨”達到“思變”。秘書工作要忠于事實，以客觀實際作為出發點，不是把原則作為出發點。同時，在綜合處理信息、科學化管理方面，秘書部門必須發揮靈活性的特點。堅持變化、發展、求新，不能墨守陳規，以不變應萬變。要積極主動地關注變化、新情況、新問題，及時關注社會動態，了解市場熱點和“敏感點”，掌握瞬息萬變的信息，更好地為領導服務。作為新世紀的秘書，不能封閉、保守、僵化，做事被動。充分發揮自己辦文辦事的主觀能動性。更好地發揮參謀助手作用。古人講“登高望遠”，只有思想放開了，才有可能打破僵化。

(二)創新意識——秘書從業人員參謀決策性體現

秘書部門的首要任務是為領導機關和領導者在正確決策并有效執行方面提供參謀服務，即輔助領導進行科學決策。有人比喻得力的秘書是領導的“左膀右臂”。顯而易見，秘書在日常工作中，不僅應該正確領會領導意圖，更應該及時補充領導思想盲區，幫助領導打開思路，激活思想。因此。秘書從業人員必需增

強創新意識，學會獨立思考，打破常規，張揚個性。而回到現實中來，“秘書工作被動論”的論調占據主導地位，不少秘書在工作中對領導是絕對的服從。不是唯唯諾諾，不敢越雷池半步，就是溜須拍馬，俯首貼耳。從根本上毫無主見，創新精神更是無從談起。秘書從業人員要有自我實現的追求，要實現自我價值，必須當好領導的助手，就必須將自我意識融入到角色的扮演中。在角色中體現自我。在規范的角色位置上塑造自我。在21世紀這樣一個高科技時代，人們思維方式的深刻變革是必然的趨向。衡量秘書工作的優劣，區分秘書水平的高低的最重要標準就是看對領導決策及實施輔助得如何。“科盲”秘書是難以完成輔助領導科學決策任務的，科學知識與人文知識具有不同的歷史和特征，但兩者之間有不可分割的聯系，共同構成完整的社會文化。可是長期以來，兩者之間存在著互不理解的鴻溝，人文學者往往認為科技學者抱有一種淺薄的樂觀主義，不注重人的處境；而科技學者則認為人文學者缺乏遠見。只熱衷于關注藝術和思想存在的瞬間，他們對待問題的態度明顯不同，甚至在情感方面也難以找到共同的基礎，這種文化分裂現象直接導致了我們人才素質培養方面的單一和偏失。秘書教育的主體衍生于文學教育，受其母體中國語言文學的遺傳，它先天就帶有十分濃重的人文色彩。秘書學基礎課大部分內容就是語言、文學。甚至。受社會浮躁心態和功利主義的影響，只注重人際“技巧”和變通藝術，所學課程，幾乎與科學無關。中國人受漢字的影響，在強化具體思維的同時，卻忽略了抽象思維能力的培養。而抽象思維則是培養創新性意識的關鍵。立體幾何學的學習培養了我們抽象思維能力；普通邏輯學的學習，鍛煉豐富了我們的想象空間，使大腦思維得以延伸；數學、算學的學習又激活了大腦思考的縝密性，使我們的思考更加精細、嚴密。人文與科學的力量相借重，藝術與邏輯的力量相補充，數理科學不僅賦予發散思維的秘書專業以必要的收斂思維能力，而且會使人們在秘書工作中更善于理性思考，善于發現。展示自我，變被動服務為主動服務。相信我們的創造力會使我們在工作領域更加游刃有余。

(三)獨立意識——秘書的獨立人格的體現

在秘書行業，有不少這樣的定位：秘書是“參謀”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是無名英雄等。而涉及到秘書人格，卻有不少人持這樣的觀點：領導兩袖清風，秘書也清正廉潔；領導人腐敗犯罪，秘書也必然品行不端。這就完全抹煞了秘書人格的獨立性。秘書。夾雜在上級與下級中間，對上級來說，是“跑腿的”、“打雜的”；對下級來說，又是領導的“跟班”。其實多年之后，不少秘書對于自己的身份。常常感嘆“什么也不是”。那么，秘書的人格到底在哪里?

秘書人格的確立，必然要求秘書明確角色意識和自我意識的關系。人的自我意識表現為愿望、意向、興趣、信念等，是不斷進取、自我實現的精神支柱。依馬斯洛的“需求理論”。每個人在進入自我實現的某個階段后，又會出現新的更高的造出鮮明的角色形象。在角色形象中展現出獨特的自我。

(四)現代意識——秘書與時俱進能力的體現

二十一世紀，是個嶄新的世紀，是個知識與技能飛速發展變化的時代。因特網和電子郵件的廣泛應用，物理上的時空距離進一步縮小。辦公室的許多工作，如各部門文件的傳送、會議活動的安排、文件的處理、通知的傳達等，都可以通過電子郵件在瞬間完成。計算機中文語音輸入系統的實現，使秘書動口不動手也能寫出生花文章。辦公室工作高度智能，將使“文山會海”徹底成為歷史，也把

秘書從業人員從繁重的材料堆中解放出來，提高了工作效率，減輕了工作強度。隨著電腦的普及，固定的上下班時間將會被打破，秘書可以在家里完成領導交給的大部分任務，傳統的聚集在一個擁擠辦公室的景觀將成為人們的記憶。隨著“政府上網”工程的啟動，網上共享信息成為信息社會的必然選擇。這使代表著時代價值觀念的口號“時間就是金錢，效率就是生命”逐步向“信息就是金錢，決策就是生命”轉變。然而受長期以來文化積習的影響，我們秘書的日常工作仍然生活在封閉、墨守陳規、滿足現狀的傳統套子中。時代在變化、生活在變化，我們的傳統意識也要隨著變化：變封閉為開放；變守舊為創新；變保守為寬容；變被動為主動；變傳統為現代。增強秘書從業人員的現代意識，應該做到以下幾點：一是公關意識。在現代社會，秘書從業人員沒有一定的公關意識是難以立足的。一個單位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美譽度對單位生存和發展的價值，勢必在日益激烈的競爭中失去地位和發展空間。群眾是事業發展的基石，如何有效地實現與公眾的溝通，是秘書從業人員的一項重要職能。秘書從業人員要開展好工作，還必須協調好與單位內部各部門的關系。秘書從業人員在實際工作中要強化公關意識，就必須掌握基本的公關理論知識和實務知識，要有良好的精神風貌和心理承受能力，要有較強的協調組織能力和宣傳推廣能力。二是競爭意識。當今社會是一個充滿競爭的社會，面對競爭日益激烈的環境，秘書從業人員必須強化競爭意識。隨著領導水平的不斷提高，作為領導的助手和參謀的秘書只有不斷挑戰自我、超越自我，才能更好地勝任工作。三是法律意識。隨著市場經濟體制的確立和社會主義法制的日趨完善，社會各行業與法律的關系日益密切。這必然要求秘書從業人員熟悉法律知識，樹立較強的法律意識，否則就難以在依法治國、依法行政方面當好領導的參謀助手。四是協作意識。當今世界，許多生產、工作離不開部門、行業的協作，而市場經濟的發展更強化了人們相互依賴、相互協作的社會關系。對一個秘書從業人員來說，不依靠集體的力量，個人再有能力和抱負都難以成就事業。因此，秘書從業人員要自覺地與其他同事加強溝通和交流。這樣才能提高工作效率。

引用文獻：

[1]王熙梅、王景清主編：《現代秘書學通論》，海洋出版社，1993年版。

[2]錢祺喻，劉開文：《企業秘書學》，四川民族出版社，1987年版。

[3]張金安、常崇宜編著：《秘書學概論》，云南人民出版社，1984年版。

[4]張希林、吳長有主編：《文秘學》，遼寧大學出版社，1989年版。

[5]董繼超主編：《秘書學教程》，中央廣播電視大學出版社，1993年版。

[6]袁維國編著：《秘書學》，廣東高等教育出版社，1987年版。

第五篇：秘書四級資料

51、Word2003啟動操作：

①“開始”菜單;

②單擊“開始”，選擇“運行”，鍵入“盤符路徑Winword.exe”“確定”

③快捷方式

52、文件存盤

選擇“文件“菜單中的”保存“命令或者單擊”常用“工具欄中的“保存”按鈕或者按“Ctrl+S”鍵

如果要想改變正在編輯的文字的名字、路徑或文件格式，可以打開“文件”下拉菜單，選擇“另存為”命令，將彈出“另存為”對話框。在該對話框中，可以重新設置文件的存儲路徑、文件名以及文件類型等信息。

53、Word選取文本

①將鼠標指針移至某行最左邊的選定欄中，然后單擊鼠標可以選定一行文本。如果要選定多行文本，可以在選定欄中單擊并拖動。

②按照“Ctrl”鍵，單擊句子中的任意位置可以選定一句文本。

③要選定一段文本，可以用鼠標雙擊選定欄，也可以在該段內任意位置三擊鼠標

④要選定整個文檔，可以用鼠標在選定欄中三擊

⑤要選定一豎塊文字，可把鼠標指針移到選定文本塊的左上角，按住“Alt”鍵的同時拖動鼠標向選定文本塊的右下角移動即可。

⑥要選定大范圍的文本，先在要選定塊的起始處單擊，按住“Shift”鍵，再單擊選定塊末尾。

54、“復制”Ctrl+C;“粘貼” Ctrl+V

55、創建表格

①使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創建規則表格

②用“表格”菜單上的“插入”命令建立空表格

③用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格

56、改變行高或列寬：

①使用鼠標進行調整;

②使用對話框進行精確調整。單擊“表格”菜單(或表格本身)中的“表格屬性”命令，單擊“行”(“列”)選項卡，精確調整

57、頁面格式：打開“文件”下拉菜單，單擊“頁面設置”命令，可以打開頁面設置對話框，該對話框中有頁邊距、紙型、版式、文檔網絡等選項卡，可進行相應設置。

58、打印預覽屏幕上顯示的是實際的打印效果。打印Ctrl+P

58、啟動Excel時，系統將自動打開一個新的工作簿。該工作簿含3各工作表，名字分別為“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.59、單元格選定(選定不相鄰的矩形區域)

有時需要用到不連續的單元格區域，先按“Ctrl”鍵，然后單擊所需單元格。

60、數據輸入

①輸入文字：Excel默認單元格寬度是8個字符寬(4個漢字)，如果輸入文字超過默認寬度，就會溢出到右邊的單元格內

注意：輸入郵政編碼、電話號碼等時，在其前加上單引號。

輸入文本字符靠左對齊，如是數字則靠右對齊。

②輸入數字：Excel將自動使用科學計數法來表示，如“123456789123”，顯示為“1.23E+11”

注意：輸入數字時，數據中的單個句號將會被作為小數點處理，正號會被忽略，負數前加“-”號或用圓括號括起來。

③輸入日期和時間

a、時間格式Excel自動為24時，12時需鍵入AM或PM

b、日期格式2002/3/2或2002-3-2

日期和時間中用空格分隔2002/3/2 20：00

④“Enter”確認輸入;“Tab”指向右邊的單元格

⑤清除單元格，只是刪除單元格內內容;刪除單元格則是將選定的單元格從表中刪除

61、設定數據有效性步驟：P/85-86

①選定要增加有效檢查的單元格

②執行“數據”菜單中“有效性”命令，出現“數據有效性”對話框，單擊“設置選項卡”。

③在“允許”框中選擇檢驗方式，如“小數”。

④在“數據”下拉列表中選擇條件。

⑤在“最小值”與“最大值”中輸入數值，比如0和100.⑥按下“確定”即可。、改工作表名稱：雙擊選中的工作表標簽，工作表名反白顯示，然后輸入新名回車即可。

63、移動、復制工作表：在同一個工作簿移動工作表，只需用鼠標單擊要移動的工作表標簽，然后按住鼠標左鍵拖動。

注意：如果在拖動前按住“Ctrl”鍵，將會復制一張工作表。

64、關閉：Excel中同時打開了多個工作簿，為將其一次關閉，按住“Shift”，單擊“文件”菜單。此時，原“關閉”命令變為“關閉所有文件”命令，單擊即可。

65、改變數字格式的步驟是：

①選定需要格式化的單元格或一個區域

②單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在出現的“單元格格式”對話框中單擊“數值”選項卡，在“分類”下拉列表選擇一項，比如“數值”。

③在右側區域進行相應的設置，按“確定”。

66、折行：單擊要處理的單元格，使單元格中的文字出現在上方的編輯欄中，然后在位于編輯欄中需要折行的文字上單擊，可看到插入點出現。桉“Alt+Enter”，敲“回車”。還可用“單元格對話框”設置自動折行。在出現的“單元格格式”對話框中單擊“對齊”選項卡，選中“自動換行”復選框，單擊“確定”即可。

67、處理標題

在Excel中這一功能的實現是通過“合并及居中”按鈕實現。步驟：按實際寬度選擇要居中的標題，單擊 即可。

67、行列高

①Excel中，單遠格默認寬度是“8.38”。

②自動調整：“格式”→“行”子菜單上的“最適合的行高”或“列”子菜單上的“最適合的列寬”命令。

69、單元格地址：相對地址(Excel2000默認狀態)，絕對地址、混合地址、三維地址。

70、自動求和：選定要求和數值所在的行或者列中與數值相鄰的單元格，單擊“常用”工具欄中的自動求和∑，用鼠標選定要匯總的單元格或單元格區域，敲“回車”鍵或按下“確認”即可。

71、數據排序：

⑴使用“排序”對話框進行排序

①在需要排序的數據清單中，單擊任一單元格;

②選擇“數據”菜單上的“排序”命令;

③單擊“主要關鍵字”右側的下拉箭頭，選定一個排序字段，在右邊選項按鈕中選中“升序”或“降序”;

④在“次要關鍵字”中選定一個排序字段，右邊選“升/降序”;

⑤“確定”

⑵使用工具按鈕進行排序：升序 ↓，降序 ↓。

72、PowerPoint 2003 在其中鍵入文本的區域是一個帶虛線邊框的方框，稱為“占位符”。

73、在幻燈片窗格的下側是備注窗格。用戶在此處鍵入演示時要使用備注。可以拖動該窗格的邊框以擴大備注區域。

74、要新增幻燈片，只需單擊“插入”菜單下的“新幻燈片”命令，或單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，將會出現一張新幻燈片，同時右側的任務窗格變為“幻燈片版式”任務窗格。

75、頁面設置步驟：

①打開要進行頁面設置和打印的幻燈片;

②單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令;

③在“幻燈片大小”下拉列表中，選擇一種幻燈片尺寸，當選擇了一種尺寸后，在下面的“寬度”和“高度”數值框中將顯示該幻燈片尺寸類型對應的“寬度”和“高度”。在“方向”選項區中可以指定幻燈片、備注、講義和大綱的方向;

76、打印步驟“

①單擊“文件”菜單上的“打印”命令(打開“打印對話框”)，可設置打印機類型、打印范圍和內容。

②單擊“確定”

77、應用和更好模板的具體步驟：

①打開要應用設計模板的演示文稿;

②單擊“格式”菜單下的“幻燈片設計”命令或者在“格式”工具欄上單擊“設計”，在右側會出現“幻燈片設計”任務窗格(如已打開“幻燈片設計”窗格并顯示有配色方案或動畫方案，請單擊“設計模板”);

③在“幻燈片設計”任務窗格中，已用設計模板出現在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的設計模板都出現在“可供使用”之下。

78、制作新的表格幻燈片步驟：

①單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，屏幕右側出現“幻燈片版式”窗格，在“其他版式”中單擊“標題和表格”版式。

②雙擊“幻燈片窗格”中的表格占位符，即可出現“插入表格”對話框。

③在對話框中輸入表格的行數和列數，然后單擊“確定”按鈕，即可生成表格，同時出現“表格和邊框”工具欄。

79、在已有的幻燈片中添加表格

單擊“插入”菜單中的“表格”命令，出現“插入表格”對話框，在對話框中輸入表格的行、列數，單擊“確定”即可。

80、在幻燈片中添加用戶自己的圖片文件：

①在顯示要插入圖片的幻燈片;

②單擊“插入”菜單中“圖片”子菜單中的“來自文件”命令，出現“插入圖片對話框”。

③在“查找范圍”中找到圖片文件所在的位置，然后選定該圖。

④單擊“插入”即可。

81、啟動幻燈片方法：

①單擊演示文稿滾動條左側的“幻燈片放映”按鈕。

②在“幻燈片放映”菜單中單擊“觀看放映”命令。

③單擊“試圖”菜單中的“幻燈片放映”命令。

④按“F5”鍵

82、控制幻燈片放映：“→”，“↓”或“PgDown”鍵，進入下一張幻燈片;按“←”，“↑”或“PgUp”鍵，進入上一張幻燈片。

83、計算機網絡最主要的目的是提供不同計算機和用戶之間的資源共享，大體由兩部分組成，一是通信子網，二是資源子網。另外還有用于確保網絡通信的協議。

84、共享資源包括：數據資源、軟件資源、硬件資源

85、Tcp/LP協議特點：一是標準化，幾乎任何網絡軟件或設備都能在該協議上運行;二是可路由性，這使得用戶可將多個局域網連成一個大型互聯網絡。

86、網卡即網絡接口卡，又稱網絡適配器。

87、調制解調器是用于實現計算機局域網環境與電話線系統連接的專用網絡設備，是撥號用戶必不可少的設備只要。

88、按網絡覆蓋的范圍分，可分為局域網、廣域網。

局域網(LAN)：辦公室或實驗室(十米級網)，建筑物的網(百米級網)，校園網(千米級網)。廣域網(WAN):城域網(WAN)、地區網或行業網(百公里級)。國家網(千公里級)甚至洲際網(萬公里級)。

89、因特網主要功能：

①數據與信息的查詢(網頁瀏覽、資料搜索查詢)

②高速通信服務(電子郵件、電視電話、電視會議和文檔傳遞等)

③電子教育(遠程教育、培訓，閱讀電子出版物，訪問電子圖書館等)

④電子娛樂(播放電影電視，交互式電子游戲，文化娛樂信息的交流與討論等)

⑤電子購物(網絡購物、質量投訴、電子傳單、電子廣告、電子化結帳與各類電子消費方式)

⑥各類應急信息服務請求和社會保障類電子化服務(遠程醫療和會診、交通信息管理、突發性事件的緊急響應、失物招領、迷失兒童與老人的尋找等)

90、默認的封面文件為主頁。瀏覽器是用來瀏覽網上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又稱“電子公告牌”用戶在這里可以發布并獲得各種信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墻是用增強機構內部網絡安全性的一個或一組系統，防火墻是只允許授權的數據通過。

91、域名：要想在網上建立服務器發布信息，必須首先注冊自己的域名，只有擁有了自己的域名，別人才能訪問到你。

頂級域名：機構性域名、地理性域名。

機構性域名：com(營利性商業實體)、edu(教育機構或設施)、gov(非軍事性政府或組織)、net(網絡資源或組織)、org(非營利性組織機構)、firm(商業或公司)

92、中國教育和科研計算機網(CERNET)主要服務于學校、科研和學術機構以及非營利性政府部門。

http:∥www.tmdps.cn。

93、選擇“文本文件”，可以將頁面中的文字內容保存為一個文本文件。

94、脫機收藏夾步驟：

①打開Web站點，單擊“收藏”菜單下的“添加到收藏夾”命令，打開“添加到收藏夾”對話框。

②選中“允許脫機使用”復選框，然后單擊“自定義”按鈕，出現“脫機收藏夾向導”簡介屏幕，單擊“下一步”。

③把“下載與該頁連接的1層網頁”改為適當的層數，然后單擊“下一步”，直至完成。

95、電郵地址由一個字符串組成，該字符串被“@”分為兩部分。

96、目前常用的電子郵件收發軟件工具主要有OutlookFoxmail等。

97、發送郵件步驟：

①單擊工具欄中的“創建郵件”按鈕;

②在“收件人”、“抄送”欄中輸入接收者E-mail地址;“抄送”：用英文“，”間隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。

③在“主題”框中輸入郵件的主題;

④在文本編輯區內輸入郵件的主題內容;

⑤如需插入附件，可單擊“附件”或“插入”菜單下的“文件附件”命令，在彈出的文件選擇對話框中選擇要附帶的文件，然后單擊“附件”，將會在“主題”欄下插入“附件”一欄，附件文件名顯示在欄中;

⑥單擊“發送”。

98、溝通是一種信息的交換過程，是人們為了既定的目標用一定的語言符號(書面、口頭)，把信息、思想和情感進行傳遞的過程。

99、溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。

100、秘書職業特點：①非權利支配性;②非職責限定性③認同疏導性

1.發文機關標識由發文機關全稱或()后面加“文件”組成。

A.統稱

B.簡稱

C.規范化簡稱

D.稱謂

【答案】C

2.發文字號位于發文機關標識下()。

A.不空行

B.空1行

C.空2行

D.空3行

【答案】C

3.紅色反線的作用在于把()與主體部分隔開。

A.眉首

B.發文機關標識

C.發文字號

D.版記

【答案】A 251、違約責任是指合同當事人沒有履行或者沒有按照合同約定履行義務所應承擔的民事責任。

252、承擔違約責任的原則：

合同法對違約責任采取的是嚴格責任原則，即不管主觀上是否有過錯，只要不履行合同義務或者履行合同義務不符合約定，除不可抗力可以免責外，都要承擔違約責任。

253、承擔違約責任的方式：①支付違約金;②支付賠償金;③要求繼續履行;④修理、更換、重作、退貨和減少價款或酬金等;⑤定金制裁;⑥采取補救措施的合理費用。

254、我國于1993年9月2日通過了《中華人民共和國反不當競爭法》，自1993年12月1日起施行。

255、反不正當競爭法基本原則包括自愿、公平、平等、誠實信用、遵守公認商業道德以及不得濫用競爭權利等。

256、限制競爭行為表現為：①濫用優勢地位限制競爭行為;②濫用行政權利;③不當搭售行為;④串通投標行為。

257、濫用優勢地位限制競爭行為表現為：

①濫用行政權力限定他人購買其指定的經營者的商品。

②濫用權力限制其他經營者正常的經營活動。

③濫用行政權力限制外地商品進入本地市場，或本地商品流向外地市場。

259、不正當競爭行為的要領和特征：

①不正當競爭行為的主體是經營者;

②不正當競爭行為是違法行為;

③不正常競爭行為侵害的客體是其他經營者的合法權益和正常的社會經濟秩序。

260、不正當競爭行為類別：①假名冒牌行為;②商業賄賂行為;③虛假宣傳行為;④侵犯商業秘密行為;⑤低價傾銷行為;⑥不正當有獎銷售行為;⑦詆毀商譽行為。

261、假名冒牌表現：

①假冒他們注冊商標;②擅自使用知名品牌特有名稱、包裝;③擅自使用他們企業名稱或姓名;④在商品上偽造或冒用認證標志。

262、可以以明示方式給對方折扣，可以中間人傭金，但必須如實入帳。

263、下列情形不屬于不正當競爭行為：

①銷售鮮活商品;

②處理有效期限將至商品或其他積壓商品;

③季節性降價;

④因清償債務、轉產、歇業降業銷售商品。

264、監督檢查部門職權：①詢問權;②查詢復制權;③檢查權;④處罰權。

265、可以查詢、復制與不正當競爭形為有關的協議、帳冊、單據、文件、記錄、業務函電和其他資料。

266、不正當競爭行為的法律責任：①民法責任;②行政責任;③刑法責任。

267、行為責任包括：①強制行為人停止不正當競爭行為;②沒收非法所得;③處以罰款;④吊銷營業執照。

268、勞動適用于：

①國家機關、事業組織、社會團體的工勤人員。

②實行企業化管理的事業組織的非工勤人員。

③其他通過勞動合同與國家機關、事業組織、社會團體建立勞動關系的勞動者。

勞動法不適用于：公務員和比照公務員制度的事業組織和社會團體的工作人員，以及農村勞動者(鄉鎮企業職工和進城務工、經商的農民除外)、現役軍人、家庭保姆、在中國境內享有外交特權和豁免權的外國人等。

269、勞動就業原則：①平等就業原則;②雙向選擇原則;③照顧特殊群體人員就業原則;④禁止雇用童工原則。

270、勞動法規定，對殘疾人、少數民族人員、退出現役的軍人的就業實行特殊政策，給予特別保護;禁止用人單位招用未滿16周歲的成年人，文藝、體育和特種工藝單位招用未滿16周歲的文藝工作者、運動員和藝徒時，須報經縣級以上(含縣級)勞動行政部門批準，并保障其接受義務教育的權利。

271、勞動合同特征：

①勞動合同的主體一方是勞動者，另一方是用人單位;

②勞動合同的內容具有權利和義務的統一性和對應性;

③勞動合同的客體是勞動力;

④勞動合同是要式、有償合同。

272、勞動合同內容：

①勞動合同的期限

②工作內容

③勞動保護和勞動條件

④勞動報酬

⑤勞動紀律

⑥勞動合同終止的條件

⑦違反勞動合同的責任

272、勞動合同期限：固定、無固定、完成一定工作。

試用期最長不得走過6個月。

201、已經開具的發票存根聯和發票登記簿應當保存5年;保存期滿，報經國稅機關查驗后可以銷毀。

202、對與發票案件有關情況和資料，可以記錄、錄像、照相和復制。

203、增值稅專用發票由水印防偽圖案，紅色熒光防偽標記、無色熒光防偽標記3項防偽標記組成。

204、稅收分類：

⑴以課稅對象為標準：

① 流轉稅;②所得稅;

③行為稅(對某些特定行為課征的稅，如印花稅、車船稅)

⑵以計稅標準為標準：

①從量稅(以課稅對象的實物量為計稅依據)

②從價稅(以課稅對象的價值量為計稅依據)

205、增值稅是我國第一大稅種。

206、文化體育業(文化業、體育業)：3%;娛樂業(歌廳、舞廳、卡拉OK歌舞廳、音樂茶座、臺球、高爾夫球、保齡球、游藝)：5%-20%

207、企業所得稅33%(原)。2008年1月1日起，國企、外企稅率25%，高新技術產業15%。

208、個人所得稅征稅對象：①工資、薪金所得;②勞務報酬所得;③稿酬所得;④儲蓄存款利息、股息、紅利所得;⑤偶然所得。

稅率：工資、薪金所得適用5%-45%的超額累進稅率;勞務報酬20%。500-2000元，10%，25元。股票交易印花稅千分之四。

209、社會保險具有強制性、保障性、福利性和普遍性的特點。職工在試用期內也應享有保險。

210、養老保險的享受待遇：累進繳納養老保險15年以上，并達到法定退休年齡，可以享受養老保險待遇。我國的失業保險制度屬于強制性失業保險制度。醫療保險具有社會保險的基本特征外，還具有公平性、信息不對稱性和費用結算方式的復雜性。

211、工傷保險制度的實施原則：無責任補償原則;因工受傷與非工公受傷相區別的原則;風險負擔、互助互濟原則;個人不交費原則;補償與預防、康復相結合原則;直接經濟損失和間接經濟損失相區別的原則;一次性補償與長期補償相結合原則。

212、無責任補償原則，又稱無過失補償原則，是指工傷事故發生后，無論事故責任在誰，都應及時對受傷者進行無條件的一定經濟補償。因工受傷是勞動者為他人和社會做出的犧牲。非因工受傷并不屬為他人和社會做出的犧牲。直接經濟損失指因工受傷者的第一職業的勞動報酬，這是工傷保險的內容。

213、工傷認定申請(合同期內)提供材料：

初次治療診斷書或住院病歷、職業病診斷證明(原件、復印件各一份)、交通事故需提供交通大隊的事故裁決書或交通部門的交通事故證明、身份證復印件、有效期內的勞動合同原件。

214、《住房公積金管理條例》規定：單位錄用職工，應當自錄用之日起30日內到住房公積金管理中心辦理繳存登記，并持住房公積金中心的審核文件，到受托銀行辦理職工 住房公積金賬號的設立或者轉移手續;新參加工資的職工從參加工資的存第二個月開始繳的住房公積金，月繳存余額為職工本人當月工資乘以住房公積金繳存比例。

215、職工有下列情形之一的，可提取住房公積金賬戶內的存儲余額：

①購買、建造、翻修、大修自住住房的。

②離休、退休的。

③完全喪失勞動能力，并與單位終止勞動關系的。

④出境定居的。

⑤償還購房貸款本息的。

⑥房租超出家庭工資收入的規定比例的

216、按股票持有者可分為國家股、法人股、個人股3種。按發行范圍分A股、B股、H股和F股4種。滬深股市基本交易規則：價格優先、時間優先。

217、A股：人民幣，國內;B股：外國人，外幣;H股：香港股市;F股：海外市場。

218、中國人民銀行下設：商業銀行、政策性銀行、非銀行金融機構、國家外匯管理局。

219、我國的中央銀行是中國人民銀行，其全部資產屬國家所有，是非營利機構。

220、我國的商業銀行大體分為國有獨資銀行、股份制商業銀行和城市商業銀行。

221、政策性銀行不以盈利為目的，專門為貫徹、配合政府的社會經濟政策或意圖，具有特殊的融資原則。1994年，我國組建了3家政策性銀行，即國家開發銀行、中國進出口銀行、中國農業發展銀行。

222、非銀行金融機構主要是保險公司、信用合作社和信托投資公司。

223、利息的計算方法分為單利和復利計算法兩種。我國除活期存款帶有一定的復利性質，其余各類存款均按單利計算。利息率=利息額/本金額×100%。國外司慣用年利率，我國習慣用月利率。

224、名義利率是以名義貨幣所表示的利率。

225、匯率的表示方法有直接標價法、簡接標價法、美元標價法。

226、直接標價法是指以一定單位的外國貨幣為基礎，將其折合為一定數額的本國貨幣的標價方法。日元、加拿大元、港幣、新加坡元、人民幣采用均采用直接標價法。歐元、英鎊、澳大利亞元采用間接標價法。

227、公司的住所是指公司的主要辦事機構所在地。

228、公司的資本包括注冊資本、發行資本、認購資本和實繳資本等。

229、股東以其出資額為限度公司承擔責任，公司以其全部資產對公司的債務承擔責任的其余法人。有限責任公司的資本不分為等額股份，證明股東出資份額的權利證書稱為出資證明書。有限責任公司的股東有最高人數限制。

230、有限責任公司的設立條件：

①股東符合法定人數，有限責任公司由50人以下股東共同出資設立。②有限責任公司注冊資本的最低限額為人民幣3萬元。公司全體股東的首次出資額不得低于注冊資本的20%。

231、股東可以用貨幣出資，也可以用實物、工業產權、非專利技術、土地使用權等作價出資。

232、有限責任公司的組織機構：

①股東會是公司的最高權力機關，每年至少召開一次。

②董事會(執行董事)與經理：董事會是公司的業務執行機構，董事會成員為3人-13人。董事每屆任期不得超過3年，屆滿可連選連任。執行董事可以兼任公司經理。

③監事會：監事會是公司的監督機關，其成員不少于3人。監事會應當包括股東代表和適當比例的公司職工代表，其中職工代表的比例不得低于1/3。董事、高級管理人員不得兼任監事。

233、股權轉讓：

公司法不允許股東向公司轉讓股份，但允許股東向本公司的其他股東或者本公司股東以外的其他人轉讓股份。股東向股東以外的人轉讓其出資時，必須經全體股東過半數同意;不同意轉讓的股東應該購買給轉讓的出資，否則視為同意轉讓;對于經同意轉讓的出資，其他股東有同等條件下的優先購買權。

234、一人有限責任公司的注冊資本最低限額為人民幣10萬元。

235、股份有限公司特征：

⑴公司的全部資本為等額股份，股份采取股票形式。

⑵股東以所持股份為限對公司承擔責任。

⑶公司的股東有最低人數限制，而沒有最高人數限制。

⑷股份有限公司的設立程序較為復雜。

236、設立股份有限公司，應當有2人以上200人以下發起人。法定注冊資本的最低限額500萬元人民幣。

237、股份有限公司的組織機構：

①股東大會應當每年召開一次年會。召開股東大會，應當將會議審議的事項于會議召開20日以前通知各股東。

②董事會與經理：董事會是公司的業務執行機關，其成員為5人-19人。

③監事會是公司的監督機關，其成員不得少于3人。職工代表的比例不得低于1/3 238、股份發行原則：必須同股同權、同股同利。股票發行價價格可以按票面金額，也可以超過票面金額，但不得低于票面金額。

239、股東持有的股份可以依法轉讓。發起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年內不得轉讓;公司董事、監事、經理應向公司申報所持有的本公司的股份，并在任職期內不得轉讓。

240、公司合并包括吸收合并和新設合并。公司應當自做出合并決議起10日內通知債權人，并于30日內在報紙上至少公告3次。

241、清算程序。公司財產在分別支付清算費用、職工的工資、社會保險費用和法定補償金，繳納所欠稅款，清償公司的債務后剩余財產。

242、婚姻、收養、監護等有關身份關系的協議，適用其他法律的規定(不在合同法之內)。

243、合同類別：

①根據合同的成立是否以交付標的物為成立條件，可分為諾成性合同與實踐性合同

②根據合同成立是否需要特定的形式，可分為要式合同與非要式合同。

244、合同基本原則：

①平等、自愿、公平原則。

②誠實、信用原則。

③合法原則。

245、要約是一方當事人以訂立合同為目的，向對方當事人提出合同條件，希望對方當事人接受的意思表示。構成要約須符合下列條件：

①要約須顯示向特定人發出的意思表示。

②要約的內容必須具體、確定。

③要約中應當明確表明該要約一經受要約人承諾，要約人就要受該意思表示的約束。

246、締約過失的損害賠償包括訂立合同費用、準備履行所支出的費用、喪失與第三人另訂合同的機關所產生的損失。

247、合同法規定下列免責條款無效：

①造成對方人身傷害的;

②因故意或者重大過失造成對方財產損失的。

248、合同內容約定不明時合同的履行：

①質量要求不明確的，按照國家標準、行業標準履行、沒有國家標準、行業標準，按照通常標準或者符合合同目的特定標準履行。

②價格或者報酬不明確的，按照訂立合同時履行地的市場價格履行，依法應當執行政府定價或者政府指導價的，按照規定履行。

249、合同履行擔保方式有定金、保證、抵押、質押和留置。

250、合同的轉讓：①合同權利的轉讓;②合同義務的轉移;③合同權利和義務一并轉讓。簡報的特點：簡 快 新 實

簡報的類型：(1)會議簡報(2)動態簡報(3)工作簡報

簡報結構：報頭+報核+報核

簡報秘密等級寫在報頭左上角，字數一般控制在1000字以內，不超過2000字

意向書的特點： 協商性 靈活性 簡略性

結構：標題+正文+尾部

訂貨單特點：協約性 嚴肅性

結構：標題+正文+尾部

商品說明書：真實性 科學性 條理性 通俗性

設計注意：(1)如實介紹 真實可信(2)抓住特征 突出個性(3)語言簡潔 通俗明了

(4)設計新穎 美觀大方

報告特點： 匯報性 陳述性

報告與請示的區別：(1)性質要求不同，報告不用有明確回復，請示必須得到明確回復

(2)行文時限不同，請示必須事前。(3)請示必須一文一事，且請批對應(4)請示需逐級請示，語氣溫和謙恭

會議紀錄特點：真實性 資料性

商務接待

接待規格：高規格 低規格 對等

高規格接待最能體現友好 對等接待最常用 低規格接待適用基層

接待計劃內容：接待規格 日程安排 經費預算 工作人員

經費預算由接待規格 人員數量 活動內容確定

接待計劃的制訂由接待規格制約

接待計劃草訂需經領導審定，日程安排后與來訪者進行溝通

制訂接待計劃首先要了解客人身份與來訪目的。

影響接待規格的因素：(1)雙方關系(2)突然變化(3)上次接待標準

座次高低由司機身份決定

司機如是專職司機，上座為后排右座

話別時間在半小時內為宜

接待計劃主要項目：(1)陪同人員(2)食宿安排(3)接待日程(4)經費預算

制訂計劃注意：(1)執行規章制度(2)適應來賓生活習慣(3)做好保密工作

溝通工作特點：(1)非權利支配性(2)非職責限定性(3)認同疏導性

溝通類型：(1)人與人溝通(2)人與自我溝通(3)人與機器溝通(4)組織之間溝通

秘書所涉及的多為人與人之間和組織之間的溝通

網絡溝通優勢：(1)降低成本 提高效率(2)平等 即時性強(3)有安全感

制約性：(1)語言存在歧義(2)橫向溝通擴展張 縱向溝通弱化

尊重與理解溝通是有效溝通的前提，傾聽和提問是有效溝通的關鍵

溝通目標：(1)說明事物(2)表達感情(3)建立聯系(4)和諧工作環境

與客戶溝通原則：(1)區分到訪客戶是多次還是首次(2)區分內部外部客戶

橫向溝通是員工間的溝通，其目的在于增強合作，減少摩擦，表現形式為：會議 面談

備忘錄 報告

橫向溝通的障礙(1)溝通技術存在障礙(2)心理活動障礙(3)不善傾聽，草率評判(4)表達理解存在歧義

上行溝通策略：建立信任 走動管理 維護領導內部統一

下行溝通形式：政策 報告 信函 備忘錄 談話 會議 傳真

上行溝通形式：建立系統 申訴請求 員工座談會

上行溝通作用：(1)提供員工參與管理的機會(2)減少因誤解造成的損失(3)營造民主式管理氛圍(4)緩解工作壓力

下行溝通策略：(1)制訂針對性溝通(2)精簡環節(3)減輕分流溝通任務(4)提倡簡約(5)啟用反饋(6)多介質組合

多介質組合是最簡單最主要的方法

溝通重點：(1)企業員工(2)危機中受害者(3)新聞媒體

危機認定：(1)團隊內存在使人情緒不佳的氛圍(2)缺少交流(3)消極言論普遍存在(4)間接渠道使用較多，直接渠道使用較少(5)執行不力，隱患增多

對策：(1)反應迅速機敏(2)強調共同基礎(3)建立危機小組(4)利用多種溝通方式(5)參與調查

需要搜集文件是會前會中會后產生分發的文件

立卷歸檔的意義：（1）是文件轉為檔案的重要步驟和基礎（2）保持了歷史聯系，便于查找利用（3）保持了歷史聯系，反映了客觀進程（4）保護了文件的完整安全，便于保管利用

（5）保證了工作的連續性，為檔案工作奠定了基礎

不需要立卷歸檔的文件：重份文件 事務性 臨時性 無查考價值的文件 草稿 修改稿 會議主要文件如 領導講話 結論 決議 報告單獨立卷，大會發言按日期立卷 書面發言按單位地區立卷 通知來往文書 按時間立卷

大會文件按重要程度和時間排列

整理錄音的技巧：（1）刪除（2）增加（3）修改（4）送審

清理方法：收銷帶存

會議文件保管分為長期 短期 永久三種

會議文件整理注意及時完整，會議文件多帶有參考與草稿性質

注意：正確區分保管期限

辦理好移交手續

會議紀要是在記錄的基礎上進一步綜合分析提煉而成用于記載傳達會議情況及議定事項的文件

會議紀要的種類：（1）辦公會議紀要（2）工作會議紀要（3）協調會議紀要（4）研討會議紀要

擬寫要求：（1）實事求是（2）集中概括 提煉歸納（3）條理清楚 一目了然

會議紀要的分發根據其印發范圍和查看等級 印發范圍根據其會議性質和紀要內容來確認。絕密會議紀要只印發與領導

會議經費決算：（1）會議擬定開支預算（2）準備專用賬冊（3）對開支進行詳細記錄（4）會后按預算決算（5）遵循勤儉節約原則

催辦要求：準確及時到位 不可拖延 斷章取義 搞本位主義

業務范圍明確專一的工作由相關業務部門負責 綜合信不過 交叉性工作交由秘書部門 聯合會議決議由牽頭部門負責 領導集團本身形成決定交由秘書部門和指定單位

催辦方式：（1）發文催辦（2）電話催辦（3）派員催辦

電話催辦快速方便，可直接找當事人，可進行雙向溝通，適于本部一般工作部署，但容易被忽視，頻率間隔短

派員催辦直接，有督促作用，容易受到重視，但較為花費精力

對于難辦事項可以采用會議催辦

傳達落實要求：（1）迅速果斷 保證質量（2）忠于決策 不打折扣（3）解放思想 有創造性落實

瀏覽景觀一般分為人文景觀和自然景觀

娛樂活動分為觀看項目和參與項目

制定方案時注意：（1）安排好人員（2）參觀地點檢查（3）提前預定好門票（4）人數過多時，可外包旅行社

在制定接待計劃考慮客人的信仰 忌諱 身份 性別 年齡 是否帶有家屬

預定餐廳時注意：事項確定好時間 地點 宴請人員 桌次座次 菜單

選擇賓館時考慮（1）交通便利與否（2）檔次是否合適（3）環境是否優雅

正式宴請晚上居多，以中高檔餐廳為佳，多為包間。根據其主人主賓身份來確定檔次，在根據事由 規模確定地點大小

撰擬出國申請內容：（1）路線（2）時間（3）地點（4）交通工具（5）具體事項（6）備注

辦理護照的相關證件：（1）任務批件（2）政審批件（3）邀請書（4）2寸免冠照

申辦簽證的途徑：（1）我國大使館和領事館（2）權威簽證代辦機構（3）目的國使館

商務旅行制訂程序：（1）制訂計劃（2）制訂旅程表（3）準備發言提綱（4）辦理好簽證 護照 黃皮書 出境登記卡的手續（5）訂購機票

準備工作：（1）審查最佳旅程表（2）兌換外幣（3）準備隨身用品（4）準備文件 相關證件

（5）做好旅行安排（6）注意時差（7）搜集資料

辦公室布置要求：（1）優先采用光線 通風 監督 溝通占優的辦公室（2）使用同樣大小高度的桌椅柜子（3）將接待部門置于入口處（4）預留充分空間（5）常用設備檔案置于使用者附近背對背放置檔案柜（6）設置休息區

光線應來自桌子左上方和斜后上方

辦公室布置三原則：（1）利于溝通（2）協調舒適（3）便于監督

協調要求：（1）連續性（2）協同性（3）有序和諧

內部監督特點：（1）是種日常監督（2）具有雙向多維監督特點（3）是一種內部力量的約束

辦公桌按直線對稱原則排列，以最佳線路最佳 防止逆流交叉

布置程序：（1）對工作內容加以考察分析，明確關系并以此確定員工的工作位置。（2）記載各部門人員及其工作（3）選配相應家具桌椅并予以記載（4）繪制布置圖（5）對設備安放提出合理建議

信息保密工作：（1）口頭信息（2）書面信息（3）電子信息

保密信息內容：（1）人事信息（2）財務信息（3）產品信息（4）客戶信息

印章和介紹信是對外聯系的標志和行使職權的憑證管理

印章種類：（1）單位印章（2）單位印章（3）秘書公章

單位印章是對外行使權利的標志

印章作用：（1）標志作用（2）權威作用（3）法律作用（4）憑證作用

印章使用要求：（1）專人負責（2）確保安全（3）防止污損

印章的刻制啟用需經上一級主管單位批準，在公安部門登記后，由公安部門指定單位刻制，啟用時選用選定啟用時間，發出啟用通知，填寫印模卡

用印時，蓋印位置保證恰當，正式公文在文本落款出蓋章，帶存根公函 介紹信分別加蓋騎縫章和文本落款章，蓋印文件應于用印申請單分數一致

印章取回銷毀都應該有兩人參與

上司交辦事項：（1）會議通知（2）查問回復（3）接待工作（4）轉告傳達（5）上司生活服務工作

公務接洽制度（1）崗位責任制度（2）登記記錄制度（3）轉告傳達（4）交接班制度（5）保密制度

匯報技巧：（1）問明情況 及時報告（2）作好記錄 避免失誤

值班日志以天為單，它有利與下一班人員；了解情況 保持工作的聯系性 有利于了解檢查考核值班工作和編寫參考資料

電話是值班工作中使用最頻繁的工具

快匯匯票由秘書認購

零用現金數額以企業規模和平時指出次數確定，由企業領導和財務負責人批準，用于支付本市交通費 郵資 茶點費 停車費和少量辦公用品費

文書形成程序：草擬 審核 簽發 復核 繕印 用印 登記 分發

上司臨時交辦事項特點：（1）廣泛性（2）臨時性 基本特點（3）具體性（4）緊迫性

辦理原則：（1）積極主動 千方百計這是應有態度（2）符合政策，靈活變通（3）有著落 有回音

要點記錄法用于電話 來訪 會議記錄

詳細記錄法用于上級重要講話插話發言，重要會議討論決議 反應問題建議調查 領導指示

用ABCD法排出工作等級，先做A類，重要緊急的，在做B類，急而不重，在做C類 重而不急的，最后做C類，不重不急的上司日志內容：（1）上司接待信息（2）上司會議信息（3）上司個人安排（4）上司私人信息 秘書日志內容：（1）上司所需秘書協助事宜（2）上司交辦自己的工作（3）自己應作活動

注意事項：（1）確保保密，只給上司授權的人查閱（2）保持一致準確，每天檢查更新（3）熟悉約會時間和工作習慣，每天最早最晚約會時間（4）熟悉上司用餐和休息時間

在安排活動時遵循先重急后輕緩原則，并留出10分鐘左右間隔。

檢驗辦事效率原則：（1）工作質量（2）工作速度（3）產生影響

復命三注意（1）不失真（2）不吹噓（3）不邀利

庫存卡作用：（1）保證資金不被占用(2)保證空間充足（3）監督物品使用（4）防止損失

（5）正確估計

庫存概念（1）最大庫存量，庫存物品都不應該超過這個數量（2）最小庫存量，當余額達到這個量時，即采取措施（3）重新訂購線，即再訂貨標準

訂購數量以剩余庫存量為基礎

保管措施（1）房間柜子上鎖（2）各類物品貼好標簽（3）新物品置于舊物品之下（4）體積大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在較大物品前面（6）注意通風 有良好照明

選擇供應商時考慮：（1）價格費用(2)質量交貨（3）服務和位置（4）安全和可靠性 傳遞方式和內容應該綜合考慮對象 效果 時效 費用

如何做好會議記錄：(1)提前抵達會場，安排地方。(2)迅速繪制座位圖(3)提前參閱其他會議記錄

會議記錄要求：(1)快速是基本要求(2)紀實性是重要特征 具體為真實 準確 突出重點

會議簡報分為報頭 報尾 報核，標題要求：簡明 醒目 準確 生動 形式靈活

簡報要求：(1)真實準確是其生命(2)短小精悍是其力量所在(3)快是質量的體現(4)生動活潑

信息分類：按作用分為：(1)與會者信息(2)指導宣傳信息(3)議題性信息(4)主題內容信息(5)記錄結果性信息(6)程序性信息(7)交流性信息(8)參考性信息(9)管理性信息

按會議信息保密性劃分：(1)保密性信息(2)內部性信息(3)公開性信息

按傳遞方式劃分：(1)講話信息(2)會議書面信息(3)會議聲像信息

收集信息要求：齊全 及時 準確 有效

確定會議信息搜集方法：(1)召集開會(2)提供書面材料(3)個別約見(4)會議結束后及時搜集(5)個別催退(6)按清退目錄搜集(7)限時交退

信息反饋方式：口頭 書面 會議反饋

會議值班內容：電話記錄 接待記錄 值班日志

會議值班意義：(1)起著溝通內外，協調上下的作用(2)保證重大事項 指令 精神的及時傳達(3)保證會議順利進行(4)代表了會議工作質量(5)直接影響了會議主辦方的工作效率

值班工作制度：(1)信息處理制度(2)崗位責任制度(3)交接班制度

一、擬訂會議議程、日程

（一）會議議程和會議日程的內容及作用

1、會議議程的內容

會議議程是為完成議題而做出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排開幕式；領導和來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發言；參觀或其他活動；會議總結；宣讀決議；閉幕式。

2、會議日程的內容

會議日程就是根據議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。

3、會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

（二）會議議程的制定程序

1、明確目標和參加者

2、安排各議程事項的時間

3、確定每一項議程

4、決定會議討論形式

（三）會議日程的編制方法

1、制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。

2、制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關此次會議事務性的內容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關列席人員到會和退席。

5、保密性較強的議題，一般放在后面。

二、提供會議地點的備選方案

（一）會議地點選擇的要求

1、交通便利。

2、會場的大小應與會議規模相符。

3、場地要有良好的設備配置。

4、場地應不受外界干擾。

5、選擇會議地點應考慮有無停車場所。

6、場地租借的成本必須合理。

（二）會議場地選擇的工作程序

1、會議的目的與形態

2、實質上的需要、與會者的期望

3、列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

4、對會議地點進行確認 考試吧編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實地考察會議地點的注意事項1、2、3、4、會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現的問題。

只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

不要出于個人原因再次參觀酒店。

不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現被動局面。

三、布置會場和安排座次

（一）會場整體布局安排

1、會場整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會場的整體格局要根據會議的性質和形式創造出和諧的氛圍。

（3）中大型會議要保證一個絕對的中心。

（4）小型會場要注意集中和方便。

2、會場整體布局的類型

（1）較大型會場的座次安排。

（2）中小型會議的座次安排。

3、會場整體布局安排的工作程序

（1）確定會場形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設備

(二)主席臺的座次和場內座次安排

1、主席臺座次和場內座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應該設主席臺。座談會和日常工作會議一般不設主席臺或主席桌。無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2、主席臺的座次和場內座次安排

（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負責人、貴賓或主席團成員，安排座位時應注意以下慣例：

1）依職務的高低和選舉的結果安排座次。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側。

2）為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

3）主席臺座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺的桌上，于每個座位的左側放置姓名臺簽。

（2）安排場內其他人員的座次

1）小型會場內座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。

2）中大型會場內座次的安排。常見的安排方法有三種：

①橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務高者排在前，列席成員、職務低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

四、發布會議信息

（一）會議信息的內容和類型

1、會議信息的內容

會議信息的內容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法；會務聯系電話與聯系人；會議報到及會議議程、日程；與會者的信息；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀要內容；會議的宣傳報道內容；會議的決議內容。

2、會議的類型

會議信息分類是根據信息所反映的內容性質和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發布會議信息的工作程序

1、傳遞會議通知信息

2、分發傳遞會議文件

3、溝通傳遞會議有關情況

（三）注意事項

1、發布會議信息前要進行報審

2、要對媒體進行選擇

五、安排會議食宿

（一）會議餐飲的常識和工作程序

1、會議餐飲的常識

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費。

（2）就餐大體上是一個標準，要適當照顧少數民族代表和年老體弱者。確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應提前到現場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發給本人。

2、安排會議餐飲

（1）根據會議的經費和人員情況決定會議餐飲的標準。

（2）就餐方式可根據會議的規模和性質來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

（4）事先設計和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛生、可口、品種多。

（6）事先要準備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應。

3、會議餐飲的類型和標準

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規的復雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會。應選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。

（二）會議住宿的常識和工作程序

1、會議住宿的常識

（1）要提前編制住房方案。

（2）長者、尊者、領導要適當照顧。

（3）具體安排住宿時，要根據與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統籌安排。

（4）有時還要按地區集中，統籌安排。

（5）不同標準的房間要作合理分配，一般是根據房間的不同規格并結合代表具體情況列出住宿表。

（6）報經有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預定會議住宿的程序。

（3）確定會議住宿的程序。

3、會議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近。

（2）年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數民族與會者安排在同一房間。

（4）可預先在會議回執上將不同規格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

（5）預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數量上應略有富余。

六、邀請會議嘉賓

（一）、會議嘉賓的類型和要求

1、會議嘉賓的類型

（1）組織方的上級領導和政府官員。

（2）企業的重要客戶和各種利益相關方。

（3）社會名流和電影明星。

（4）對實現會議目標有潛在貢獻的人。

2、嘉賓邀請的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場。

（2）要發出正式邀請函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關系。

（5）對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數不宜過多。

（二）邀請會議嘉賓的工作程序

（1）在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責組織實施。

（2）擬寫并發送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯絡，確認其參會情況。

（4）在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯系，并確認如何接送。

七、準備會議資料、會議用品

（一）會議資料的類型和準備

1、會議資料的類型

（1）來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

（2）會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

2、會議資料的準備

（1）來賓資料袋內容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

（2）會務資料內容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

（3）溝通資料內容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協議和合同以及相關資料。

（二）會議用品的類型和準備

1、會議用品的類型

（1）必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。

1）會議內設備主要包括燈光設備、音響設備、空調設備、通風設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。

2）常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

2、準備會議用品

（1）檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。

（2）檢查好燈光、擴音設備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。

（8）會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。

（9）如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會議禮儀服務

（一）會議禮儀的種類

1、會議的通用禮儀

（1）會議文書禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會禮儀。

（4）服務禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會議發言者禮儀

4、會議參加者禮儀

（二）安排會議禮儀服務的工作程序

1、選擇會議禮儀服務人員（1）從組織內部員工中選擇。

（2）聘請專業禮儀公司或禮儀人士承擔會議主要的禮儀服務。

2、分解工作程序

3、培訓會議禮儀服務人員

（1）對會議工作的宗旨和合作精神的培訓。

（2）對會議禮儀知識和工作技能的培訓。

（3）對會議的設備和用品的使用常識培訓。

4、準備服裝用具

（1）禮儀服務人員的服裝應統一并且與會場環境協調。

（2）迎接一般的與會者不需要獻花。

5、禮儀執行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會議常用視聽設備是否正常

（一）會議常用視聽設備的選用

音響手段與視覺手段可以分開單獨使用，也可以合在一起使用。

常用的設備類型有表決系統、同聲傳譯系統、發言討論系統、多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設備等。

對于會議使用的設備，應設專人操作與維護。來源于考試吧

（二）檢查會議常用視聽設備的工作程序

1、確定工作人員的職責。

2、預演和檢查會場視聽設備。

一、安排會議值班

（一）會議值班工作的內容和意義

1、會議值班工作的內容

（1）值班電話記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯系內外、協調左右的作用，保證了會議的順利進行。

（二）安排會議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務

（1）在會議中協助搜集有關情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強與會議無關人員出入會場的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領導的聯絡方式，以便出了問題及時與之聯絡、請示。

（4）要備有一份設備維修人員、車隊調度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。（6）必要時，要負責督導和協助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

（7）做好會議期間各項活動與各種矛盾的協調工作。

（8）必要時，應建立主管領導帶班制度。

3、編制會議值班表

會議值班表應包括以下內容：

（1）會議值班時間期限和具體值班時間。

（2）會議值班人員姓名。

（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

（4）會議值班負責人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡明的文字表明值班的工作內容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會議的新聞媒體

（一）相關知識

1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則

（1）報道的內容必須與會議基本內容相吻合。

（2）掌握會議信息的保密度，做到內外有別。

（3）報道中的重要觀點和提法，要經領導審定。

（4）要準備得全面周到、主動積極。

（5）在傳遞的方式和內容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

（6）在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

（7）在會議結束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內容

（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經領導審閱后，向媒體發送。

（2）在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發表消息。

（3）在會議結束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡單的會議材料

3、安排拍照和新聞發布會等傳統活動

4、安排媒體溝通會

（三）妥善處理新聞媒體的負面報道

（1）快速作出反應。

（2）聯合或聘請專業公關公司處理危機。

（3）讓負責人出面。

（4）對未知的事實不要推測。

（5）不要隱瞞事實真相。

（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統一口徑，用同一個聲音說話。

（8）頻繁溝通。

三、做好會議的記錄工作和簡報工作

（一）做好會議的記錄工作

1、會議記錄的內容（1）會議描述。

（2）與會者姓名。

（3）缺席者請假條。

（4）宣讀上次會議記錄。

（5）有會議記錄中產生的問題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務。

（8）其他事務。

（9）下次會議日期。

（10）主席簽名。

2、會議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實性要求。

1）準確

2）清楚

3）突出重點

（3）資料性要求

3、會議記錄的工作程序

會議記錄的結構是：標題+正文+尾部。

（1）標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會議的簡報工作 來源于考試吧

1、會議簡報的內容

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經驗，溝通會議的信息。要反映出會議的新情況、新問題、新經驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導和溝通作用。

2、會議簡報的要求

（1）真實準確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡報的質量體現。

（4）生動活潑。

3、會議簡報的工作程序

（1）會議簡報的內容。

（2）會議簡報的結構。

四、收集信息的分類

（一）會議信息的分類

1、按照會議信息的作用劃分

（1）與會者信息。

（2）會議指導性、宣傳性信息。

（3）會議議題性信息。

（4）會議主題內容信息。

（5）記錄性、結果性文件信息。

（6）會議的程序性文件信息。

（7）會議交流性文件信息。（8）會議參考性信息。

（9）會議管理性信息。

2、按照會議信息的保密性劃分

（1）保密性會議信息。

（2）內部性會議信息。

（3）公開性會議信息。

3、按照會議信息傳遞方式劃分

（1）會議講話信息。

（2）會議書面信息。

（3）會議聲像信息。

（二）收集會議信息的要求

1、齊全。

2、及時。

3、準確。

4、有效。

（1）責任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對性。

（三）收集會議信息的工作程序

1、確定會議信息的搜集范圍。

2、選擇會議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會議信息的方法。

（1）召集開會。

（2）提供書面材料。

（3）個別約見。

（4）會議結束時及時搜集。

（5）個別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時交退。

五、反饋會議信息

（一）反饋會議信息的內容和要求

1、反饋會議信息的內容

（1）反饋會前信息。

（2）反饋會中信息。

（3）反饋會后傳達落實的情況。

2、反饋會議信息的要求

（1）會議的信息反饋要注意店面結合，正負反饋結合。

（2）會議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會議的反饋信息溝通。

（二）反饋會議信息的工作程序

1、布置會議信息收集工作。

2、會議信息的搜集渠道的選擇和建設。

3、建立定期的會議信息反饋制度。

4、做好會議信息的反饋匯報工作。

5、抓好會議反饋信息的落實工作。

會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

一般而言,會議申報與審批大體有三種形式：口頭申報、書面申報、會議申報。

秘書部門對有關職能部門申報召開的會議,要本著精簡從嚴的審批原則,嚴格把好審批關。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應遵循“一支筆”的原則。

案例一

英豪公司將舉行銷售團隊會議，研究銷售工作下一季度的目標以及人員招聘、銷售二部經理人選等問題，在會上，還將進行東部地區銷售情況的總結、銷售一部關于內部溝通問題的發言。如果你是秘書，請制定一個會議議程表。

英豪公司銷售團隊會議議程表

公司銷售團隊會議將于5月25日星期一上午九點在公司總部的三樓會議室舉行。

宣布議程。

說明有關人員缺席情況。

宣讀并通過上次會議的記錄。

東部地區銷售情況總結。

銷售一部經理關于加強團隊溝通問題的發言。

公司銷售人員的招聘和重組。

銷售二部經理的人選。

下季度銷售目標。

案例二

公司準備在暑假召開一個各部門負責人的培訓會議，經理讓秘書鐘苗選擇一個會議地點，鐘苗經過仔細考慮，預定了位于市郊風景區的一家酒店，價格相對便宜，而且風景宜人。經理及參加培訓的人員都很滿意。

點評：由于該會議的參加者都是本單位人員，可一起驅車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價位適中，而且位于風景區，可使與會者身心放松。

案例三

名山公司要召開2003總結大會，作為大會工作人員的王琴主要負責會議文件材料工作。會前王琴進行會議籌備有關信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準備。大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結、體會或者經驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進展情況。會議期間王琴認真做好會議記錄，力求會議記錄準確、完整，忠實發言人的原意，并進行會議發言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報、使會議達到良好的效果。會后王琴認真編寫會議紀要，作為與會代表貫徹執行的依據，推動會議精神的貫徹落實，她還搜集齊會議期間所有文件材料，及時整理有關會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎。王琴大會期間的表現贏得了大家的一致好評。

點評：會議信息流動和處理是否科學、務實、有效，直接影響會議的質量和效率，影響會議的實際效果。王琴的會議信息工作實際上是確保會議信息有效流動，實現會議目的的工作。

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案例四

天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯誼會，會后共進晚餐。負責接待工作的秘書鐘苗根據上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應便在主桌的一位重要客戶，結果致使該客戶入席時找不到座位，出現了十分尷尬的場面。

點評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應有的禮遇，給組織的公關工作造成了不良的影響。

案例五

某公司要舉辦成立大會，請了有關單位的領導參加，秘書小李負責嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認。對于重要嘉賓發出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結果開會那

天，來的嘉賓很少。

點評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項重要的工作，一定要抓住確認環節，這樣才不會使組織很被動。另外，要注意邀請的禮節，在邀請函和請柬這些事情上都要精益

求精，顯示出組織應有的尊重和誠意。

案例六

某公司舉辦大型服裝新品展銷會。與會者是來自各大公司的老總或經理。本次活動得到了媒體的廣泛關注。當地政府也對此產生了濃厚的興趣。該公司也向當地政府發出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會即將開始時，市長卻來到了。各嘉賓已經在臺上就座。但發現沒有市長的名臺和座位，會議主辦方十分尷尬。

點評：該公司應實現考慮好領導的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準備工作。

案例七

海潮公司正在召開新產品質量鑒定會，會務秘書黃嘉正在會務組值班室值班，這時進來一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定專家有事，黃嘉便讓他自己到會場去找，這時，一個工作人員匆匆跑來，告訴她會議的電源插口有了問題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。過了一會兒，她看了看表，快下午5：00了，估計不會再有什么事，便離開了公司。

點評：會議的值班工作是一項重要和嚴肅的工作，值班人員要以認真負責的態度做好工作，不能脫崗，不能推諉責任。在值班時，手邊要有相關人員的通訊錄。

案例八

在公司召開新聞發布會期間，秘書鐘苗與媒體進行了良好的溝通。她在會前為記者安排了一個介紹會，準備了詳盡的會議材料，專門辟出場地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問時間。發布會很成功，媒體的報道內容翔實，很有說服力，在社會上引起了較大的反響。

點評：會議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機會與時間了解相關信息，為記者的報道提供了方便。

案例九 華夏企業協會舉辦了“華夏公司融資操作研討會”，此次會議邀請了國內一批頂尖的經濟學家、管理學家到場發表演說，各大媒體聞風而動，齊聚會場。秘書鄧林負責會議的信息宣傳工作。她因事先對情況估計不足，當許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱時，無法滿足對方的要求，協會領導向她詢問各大媒體對會議的報道情況時，她也沒有做好簡報收集、留齊各種資料，無法為領導提供適用的信息。點評：作為會議期間負責信息工作的秘書，應該為記者準備好新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱等材料。在會議期間，還要及時做好簡報收集，留齊各種資料，為領導提供適用的信息。

案例十

風雷公司在2002年末召開了改革企業管理制度新春座談會，會上各個部門的職工代表就如何改革現有的企業管理制度紛紛獻計獻策，公司總經理在做會議總結之前，讓秘書許茹收集會議各方面的信息，許茹從簡報、會議記錄和群眾來信中搜集了一些資料，但總經理卻認為她沒有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進這方面的工作。

點評：許秘書在掌握會議反饋信息搜集途徑方面不夠全面，因此所收集的信息量不夠。許茹應擴大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。

案例十一

某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會議記錄立卷歸檔，經常發生找不到會議文件資料的事情。一次，公司與合作方經過幾次協商，雙方簽署了一個項目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當需要簽署意向書時，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。

點評：秘書在收齊會議文件后，應及時整理會議相關文件，加工、修改與會人員的討論稿，根據需要形成決議紀要或會議紀要。會議文件資料的立卷歸檔原則上是一會一卷，便于日后

查找、利用。

案例十二

開具發票時有出入怎么辦？

公司員工小張去某城市參加全國電子產品交流會，會期一周。按照會議通知，他交了1600元的會務費，組織方開具了發票。小張回來報銷時，財務處說發票無效不予報銷，原因是發票上缺少財務章。小張馬上與會務組織聯系，幾經周折才聯系上，對方稱他們的發票是正式的，不可能沒有財務章。讓小張將發票寄給他們，如果確實有問題愿意承擔責任。考試吧編

輯整理 點評：發票是報銷的憑證。發票開具應按照規定的時限和順序，逐欄、全部聯次一次性如實開具，并加蓋單位財務印章和發票專用章。不符合規定的發票，不得作為財務報銷憑證，任

何單位和個人有權拒收。

案例十三

會議決定事項的催辦。一段時間以來，某公司的一些會議決定遲遲得不到落實，有的部門因對領導處理問題持有異議，故意將會議決定拖延。這使領導非常撓頭。為解決此種被動狀況，秘書協助公司領導層層開會，首先對一些問題加以澄清，統一了認識，從而疏通了信息決辦

環節。

點評：傳達落實會議精神是秘書的重要職責之一。會后的檢查催辦是會后工作中不可缺少的重要內容。可以敦促會議精神落到實處。如果落實環節出現問題，應及時疏通。