第一篇：2011年三級秘書考試會議與商務活動

2011年三級秘書考試會議與商務活動

1.會議前我們應該做好哪些方面？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時間、會期（4）確定經費預算和餐飲安排 P382

2.確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化 P382

3.會務組是負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協調工作。P382下

4.開遠程會議，預算我們應重點考慮：郵電通信費用，電話和電視費用

5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C..馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD

6.選擇題：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負責人座位相間排列？答案：報告會、表彰會、聯席會 P385中

7.遠程會議的優點：節省時間、節省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀錄 P385

8.第七題：秘書如何做好會議協調？

答：在總協調中，先要準備工作協調，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標題是：不完成，存在問題；另一列的標題是：落實日期

在組織工作協調中，秘書要引導會議進程，秘書發言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時機成熟時，適時引導（3）發言時要與領導導向相同。秘書還應做到在會上認真傾聽，最大限度地給予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產生積極的影響。

9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點、第三點、第四點和第五點。

10.導致會議承銷不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解

11.第八題：某公司開業。請你做好開業典禮的前期準備

答：書上第392頁到393頁，一共9個點。其中在第四點，闡述來賓邀請的人士包括上級領導，社會名流，新聞界人士和同行業代表。第六點中，開業現場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內的大廳。第九點中，向來賓贈送的禮品時，應選擇有宣傳性、榮譽性和獨特性的禮品。

典禮的程序包括：1——7點（書上第394頁），其中第五點，詳細闡述揭幕人要由本單位負責人和一位上級領導或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業的正式成立以上用自己的語言組織一下。即為答案

12.信息發布會的主題大致有兩類：（1）說明性主題（2）解釋性主題 P395

13.選擇：信息發布會的時間選擇要注意：（1）避開節日與假日（2）避免與重大社會活動相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報道重點撞車 P395下

14.選擇：確定信息發布會的地點要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發生地（3）當地著名的賓館、會議廳等 P395下

15.信息發布會的主賓是新聞記者 廣告公司、客戶、同行業是受邀請的對象 P396上

17.信息發布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關部部長擔任。P396

18.選擇：圖片、實物、模型、錄像、光碟等也是新聞發布會準備的材料。P396中

19.信息發布會上要注意：（1）講話重點突出（2）各發言人口徑統一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397

第二篇：會議與商務活動

會議與商務活動

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

掌握會議議程、日程的擬定方法；正確選擇會址；做好會議記錄、會議中的信息溝通和會議期間值班、保衛工作以及會議經費結算工作；掌握開放參觀活動方案的擬定和安排宴請活動的要求、商務旅行計劃和旅程表的制定方法。

熟悉會議議程與日程的區別；掌握會議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式；學會會議文件資料立卷歸檔的步驟和國外商務旅行準備工作的主要內容。

二、重點提示

1．會議議程表的設計方法

(1)注意議題所涉及各種事物的習慣順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。

(2)議程表中第一項是宣布議題，安排討論問題時應盡量將同類性質問題集中安排在一起。

(3)保密性較強的議題一般安排在后面。

2．會議日程表的設計方法

(1)會議的日程表一般采用簡短文字或表格形式。

(2)將會議時間按每天上午、下午、晚上三個單元將議題具體化。

3．安排會議議程和日程應注意的問題

(1)會議議程和會議日程的功能不同。

(2)會議議程的編制在前，一旦確定不應再改變。會議日程如遇到一些變化可相應調整。

(3)會議議程與日程必須吻合。

(4)會議議程和日程表制定后，須經主管領導審核方可實施。

4．選擇會址應考慮的因素

(1)交通便利。

(2)會場的大小應與會議規模、主題相符。

(3)場地要有良好的設備配置。

(4)應盡量避開鬧市區，場地應不受外界干擾。

(5)選擇會議地點應考慮有無停車場。

(6)場地租借的成本必須合理。

5．做好會議記錄

(1)會議記錄的準備工作

1)準備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機和磁帶。

2)備有會議議程表和相關文件資料，了解與會人員的座位圖。

(2)會議記錄的內容：會議描述；與會者姓名；會議過程；主席、記錄員簽名。

(3)會議記錄的方法

1)重點應將會議主要討論的觀點、決議、決定、重要聲明、修正案內容、結論一字不漏地記錄下來，其他內容概括記錄。

2)漏記內容對照錄音磁帶進行修改，也可提示會議主持人請發言者重復內容或對某一術語做簡要的解釋。

3)與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

(4)會議記錄的修改

1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿經他簽字批準。

2)經會議批準，會議記錄如有錯誤，主席或秘書可以更改。

3)會議記錄一經簽名，任何地方都不能再作改動。

(5)會議記錄的要求：準確、完整、簡潔、條理清楚。

6．會議期間的信息溝通

(1)做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作

1)秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，全面收集信息。

2)要深入實際，掌握第一手資料。

3)注重信息的加工。

4)注重實效，狠抓反饋信息的收集。

(2)會議期間的對外宣傳工作

1)妥善處理與新聞媒體的關系。

2)注意內外有別，嚴守單位秘密。

3)在傳遞方式、內容選擇上應本著對象、效果、實效、費用的原則綜合考慮。

4)注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的報道。

5)為召開記者招待會提供必需的信息資料。

6)信息收集力求全面、真實、及時、適用、重點突出。

7)與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠相待、平等相待、迅速及時。

(3)信息加工的形式：綜合加工；提煉加工；推導加工。

(4)信息傳遞的方式：口頭傳遞；影像傳遞；電子系統傳遞；專人傳遞。

第三篇：三級秘書考試

1、公文生效的標志是（）。

（A）領導簽字（B）會議通過（C）加蓋印章（D）上級批準

2、公文特定格式中的會議紀要格式主要是針對（）。

（A）國家行政機關的辦公會議

（B）企事業單位所召開的任何形式的會議

（C）大型會議

（D）黨的系統所召開的會議

3、下列內容不屬于版記部分的是（）。

（A）印制份數（B）抄送機關（C）主題詞（D）附注

4、由于錯誤的文件操作，可能會造成硬盤上的文件存儲混亂或丟失，這時可以使用Windows的（）功能來檢查并修復這些錯誤。

（A）清理磁盤`（B）整理碎片（C）檢查磁盤（D）磁盤備份

5、在Word編輯狀態下，要選定大范圍的文本，可以在要選定塊的起始處單擊，按住（）鍵，再單擊選定塊的末尾。

（A）Ctrl（B）Alt（C）Shift（D）Tab

6、在Excel中，C3單元格中包含公式“=B1+B2+D6”，現將公式復制到E3單元格中，公式將變為（）。

（A）=D3+D3+F8

（B）=B3+B4+D8

（C）=C1+C2+E6

（D）=D1+D2+F6

7、電子郵件的發送必須要通過服務器，將用戶編寫的電子郵件轉交到收件人手中的服務器稱之為（）。

（A）SMTP服務器（B）POP3服務器

（C）TCPE服務器（D）SLOP服務器

8、在負責特定任務工作小組內部進行的所有形式的溝通，都可以稱為（）。

（A）“間接溝通”（B）“直接溝通”

（C）“團隊溝通”（D）“語言溝通”

參考答案：1C 2 A 3 D 4 C 5 C 6 D 7 A 8 C

1、不同國家的人們對同一個問題的認識和做法不同，其影響因素主要是（）。

（A）飲食習慣（B）文化背景

（C）社會制度（D）政治傾向

2、非威脅的交流環境包括（）。

（A）座位安排、集體空間、光線要求

（B）秩序安排、私人空間、光線要求

（C）桌位安排、私人空間、音像要求

（D）座位安排、私人空間、光線要求

3、傳統溝通對情感和直接的表達要求多，而網絡溝通則更加（）。

（A）注重效率和人機控制中的有效性

（B）注重成本支出和人機控制的有效性

（C）注重效率和團隊成員控制的有效性

（D）注重控制過程的有效性

4、秘書要使自己的建言受到重視，就應該注意在溝通中（）。

（A）搶準話頭、使用否定性的語言

（B）定準內容基調、見隙發言

（C）話中有話，含蓄地否定他人意見

（D）見隙發話、不給他人留有機會

5、速錄是一種運用速錄機設備，從事語音信息實時采集并生成（）的技術。

（A）書面記錄（B）錄像材料

（C）電子文本（D）錄音材料

6、李玲的日工資是80元，2006年10月1日至7日，公司安排她在這7天加班且未安排補休。根據勞動法的規定，公司除應向王某支付每日80元工資外，還應支付（）加班費。

（A）800元（B）560元

（C）1120元（D）1360元

7、關于公司組織機構的描述正確的是（）。

（A）公司的監督機構是董事會

（B）公司的權力機構是職工代表大會

（C）公司的執行機構是監事會

（D）公司的權力機構是股東會

8、下列合同履行的擔保方式中，屬于法定擔保的是（）。

（A）定金（B）留置（C）抵押（D）保證

9、某商場設有自動售報機，顧客只要按要求投入硬幣，即可得到當天日報一份，此種成立買賣合同的形式為（）。

（A）書面形式（B）口頭形式

（C）推定形式（D）默示形式

參考答案：1 B 2 D 3 A4 B 5 C 6 A 7 D 8 B 9C

1、某商場設有自動售報機，顧客只要按要求投入硬幣，即可得到當天日報一份，此種成立買賣合同的形式為（）。

（A）書面形式

（B）口頭形式

（C）推定形式

（D）默示形式

2、塑造獨特的企業文化和個性鮮明的企業形象，這就要求企業在進行CIS策劃時須遵循（）。

（A）兩個效益兼顧原則

（B）求異創新原則

（C）全方位推進原則

（D）以公眾為中心原則

3、我國當前的活期儲蓄是（）。

（A）年利率（B）單利（C）實際利率（D）復利

4、海爾的營銷理念是：先賣信譽，后賣產品。這是企業的（）。

（A）物質文化（B）精神文化（C）行為文化（D）制度文化5、2006年7月1日起實施的“交通強制險”是（）。

（A）責任保險（B）保證保險

（C）運輸工具保險（D）健康保險

6、電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法實現文字的同步傳輸，因此需要（）。

（A）提前發放會議的日程表（B）配置視頻設備

（C）做好會議報到工作

（D）做好會議書面信息的分發工作

7、在召開電話會議時，人數較少的單位或個人，可（）參加會議。

（A）直接使用帶有免提揚聲器的電話機（B）免費

（C）使用麥克風（D）使用專用視頻電話

49、在會議文件審核修改之后，要由（）進行終審。

（A）主管秘書

（B）主要領導或主管領導

（C）文件起草者

（D）辦公室主任

參考答案：1 C 2 B 3 D 4 B 5 A 6 D 7 A 8 B

1、與會人員交費的計算公式正確的表述是（）。

（A）預期的與會人員人數×交費額＋預期陪同人數×交費額

（B）預期的與會人員人數×交費額＋收入項目

（C）預期的與會人員人數×交費額＋預期陪同人數×交費額＋收入項目

（D）預期的與會人員人數×交費額＋預期陪同人數×交費額－交費折扣額

2、會議的主題除了要有切實的依據之外，還要（）。

（A）有細化的議題

（B）結合本單位的實際情況

（C）有充足的討論余地

（D）在會上反復協商

3、在對會議經費使用情況進行監督和控制時，通過比較各項成本的預算和實際值的差額，并在結算表中計算出二者差額的方法稱為（）。

（A）損益平衡表法

（B）比率分析法

（C）質量法

（D）報告和會議法

4、在審核會議文件的具體內容時，首先要審核會議文件內容（）。

（A）是否做到了層次清晰

（B）是否與實際相符

（C）是否偏離了會議的主題

（D）是否進行了會商

5、會議文件的歸檔應（）。

（A）越簡單越好（B）放在會議進行過程中

（C）自行建立一套文件制度（D）遵守檔案制度

6、會議紀要的擬寫要求是（）。

（A）忠于會議實際

（B）確定印發范圍

（C）面面俱到

（D）有領導簽字確認

7、舉辦會議既要確保會議質量，又應遵循（）的原則。

（A）擴大企業影響力（B）勤儉節約

（C）服務社會（D）提高企業競爭力

8、國際禮儀是人們在長期的國際交往中，經過（）的遴選而逐漸建立起來的行為舉止規范，它是人類文明的體現。

（A）各國政府（B）求同存異（C）入鄉隨俗（D）禮賓部門

9、禮賓次序亦稱禮賓序列。它主要適用于在多邊性商務交往中如何同時兼顧（）平等待人這兩項基本禮儀原則，處理實踐中難以回避的順序與位次的排列問題。

（A）尊重個人

（B）尊卑有序

（C）各國平等

（D）以右為尊

參考答案：1 D 2 B 3 A 4 C 5 D 6 A 7 B 8 B 9 B

1、會談是指雙方或多方為各自利益，就某些實質性問題交流情況、交換意見、達成協議等。會談的內容比較正式，而且（）較強。

（A）操作性

（B）事務性

（C）專題性

（D）針對性

2、應邀赴家宴時，到達時間應該（）。

（A）早到二十分鐘

（B）晚到二十分鐘

（C）早到三十分鐘

（D）稍晚幾分鐘

3、西式宴會正式開始的標志是（）。

（A）主人拿起餐巾

（B）主人拿起餐具

（C）主賓拿起餐巾

（D）主人坐到餐桌前

4、在就餐中，暫時離開的表示方法是（）。

（A）把餐巾放在餐桌上

（B）刀叉平行放于餐盤旁

（C）把刀叉擺放成八字

（D）把餐巾放在椅子上

5、按新的辦公模式要求，一些（）不需要與其它員工或客戶有太多的接觸，因此可安排在家完成工作的部分內容。

（A）行政事務人員

（B）研發部門的科技人員

（C）銷售人員

（D）財務人員

6、目前許多企業，常運用（）模式來激勵員工。

（A）彈性時間工作

（B）集中工作

（C）遠程工作

（D）兼職工作

7、辦公室中適合的溫度應該在（）為宜。

（A）16－20度

（B）18－22度

（C）20－25度

（D）22－28度

8、改進辦公室日常事務工作流程的正確步驟是（）。

（A）定義→評價→分析→改進→實施

（B）評價→分析→改進→實施→評估

（C）定量→分析→改進→實施→評估

（D）調查→分析→改進→實施→評估

9、任何危機事件的發生和發展過程均可表現為順序發展的（）四個階段。

（A）爆發期、突發期、擴散期、衰退期

（B）突發期、爆發期、擴散期、衰退期

（C）突發期、擴散期、危害期、衰退期

（D）突發期、擴散期、爆發期、衰退期

參考答案：1.C 2.D 3.A 4.D 5.B 6.A 7.C 8.A 9.D

1、秘書要圍繞工作中心，突出重點，根據（）來確定督查工作任務。

（A）工作性質

（B）上司的工作習慣和重視程度

（C）工作計劃

（D）同級部門的要求

2、招標人以招標公告的形式邀請投標人投標的采購方式稱為（）。

（A）公開招標采購

（B）引導招標采購

（C）詢價招標采購

（D）計劃招標采購

3、政府采購的管理機關是（）。

（A）政府財政部門

（B）政府物資部門

（C）政府審計部門

（D）政府商業部門

4、制定采購預算方案首先要（）。

（A）確定采購產品的種類及型號價格

（B）編寫需求方案

（C）確定預算的核算基數

（D）征求技術人員的意見

5、承襲上一的經費，再加上一定比例的變動的預算方法稱為（）。

（A）傳統預算法

（B）零基預算法

（C）增效預算法

（D）比例預算法

6、辦公資源的管理方式依單位規模大小而有所不同，一般而言，規模較小的單位主要由（（A）經理

（B）秘書

（C）財務主管

（D）人事主管

7、“××部關于幾起重大火災的（）”。括號里應填的文種是（）。

（A）批復

（B）通告）來負責。

（C）決定

（D）通報

8、下列公文標題可以使用標點符號的是（）。

（A）規章

（B）指令

（C）公告

（D）決定

9、使用“命令”這一文種時，其發文機關的名稱（）。

（A）使用全稱或規范化簡稱

（B）使用全稱、簡稱、規范化簡稱均可

（C）必須使用規范化簡稱

（D）必須使用全稱

參考答案：1 B 2 A 3 A 4 B 5 A 6 B 7 D 8 A 9 D

1、下列句子表述準確的是（）。

（A）出席這次代表大會的有各高等院校的教師及各界青年代表和婦女代表

（B）本通告自公布之日起實施

（C）由于該釘子戶的阻撓，影響了搬遷工作無法進行

（D）是否實事求是，理論與實踐相結合，這是毛澤東思想的基本觀點

2、“語言平易、通俗，交流具有互動性”，這是（）的特點。

（A）批答函

（B）總結

（C）講話稿

（D）市場調查報告

3、下面對述職報告表述不準確的是（）。

（A）述職報告是個人對履行崗位職責的情況所做的評價

（B）述職報告的語言應通俗易懂，富有口語化

（C）述職報告是干部考核、評價、晉升的重要依據

（D）述職報告應該下發與會者討論通過

4、下列事由，根據《國家行政機關公文處理辦法》的規定，不可以使用“決定”的是（（A）嚴懲嚴重破壞社會治安的犯罪分子的工作安排

（B）在太平洋某地區實驗運載火箭，使過往船只注意

（C）大興安嶺森林特大火災的處理

（D）授予×××全國勞動模范的稱號的嘉獎

5、對收文提出初步處理意見的文書處理環節是（）。

（A）擬辦

（B）批辦

（C）承辦

（D）注辦

6、為妥善保護檔案，緩解供需矛盾，可采用（）的形式開展檔案利用工作。

（A）印發目錄

（B）提供檔案原件

（C）制發檔案復制本

（D）提供檔案證明

7、對信息進行綜合分析、概括提煉，獲得高層次信息的過程是（）。）

（A）信息歸納

（B）信息分析

（C）信息開發

（D）信息摘錄

8、決策執行中的成績、經驗方面的信息反饋是（）。

（A）正反饋

（B）輸入反饋

（C）前反饋

（D）跟蹤反饋

9、壓縮信息材料的篇幅，達到主題突出、文字精煉效果的信息開發方法為（（A）壓縮法

（B）轉換法

（C）概述法

（D）濃縮法

參考答案：1 B 2 C 3 D 4 B 5 A 6 C 7 C 8 A 9 D 多選題

1、會議策劃方案一般包括會議（）。

（A）議程

（B）籌備方案

（C）預算方案

（D）日程

2、檢查會場布置的情況應注意的方面是（）。

（A）會標是否莊嚴醒目

（B）領導者名簽安排是否妥當

（C）投票設施是否完善

（D）旗幟、鮮花等烘托氣氛的裝飾物是否放置得體

3、在糾正會議檢查過程中所發現的問題時，要努力做到（）。

（A）必須由領導對問題提出處理意見

（B）不擴大問題的影響面

（C）在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應準備

（D）及時將糾偏的結果進行通報。

4、提交會議討論的文件如涉及有關單位和部門，事先要（）。

（A）進行會商

（B）廣泛征求意見

（C）由各部門分別提出意見

（D）只由牽頭部門提出意見

5、會議營銷預算內容中一般包括（）。

（A）宴請聯誼的費用

（B）宣傳材料的制作成本

（C）宣傳廣告的花費

（D）寄送宣傳物品的郵寄費用

6、會議的主辦方有時需要提前支付各種各樣的定金，其中包括（）。

（A）會議場地定金

（B）展覽區位定金。）

（C）視聽設備定金

（D）會議服務定金

7、提出會議預算方案，要擁有（）。

（A）成本觀念

（B）人文觀念

（C）效率觀念

（D）時間觀念

8、會議的領導者和會務部門在進行會議組織時要堅持（）原則。

（A）細致性

（B）時間性

（C）及時性

（D）全面性

9、會議總結的目的在于（）。

（A）確定考評標準

（B）檢查會議目標實現情況

（C）積累經驗

（D）落實崗位責任制

參考答案：1 BC2 ABD3 CD 4 AB 5 BCD6 ABC7 ACD8 BCD9 BC 多選題

1、對會議主持人評估的要素包括（）。

（A）領導能力

（B）業務水平

（C）對會議進程的控制能力

（D）對會議時間的控制能力

2、涉外禮儀的重要原則是：不卑不亢、（）。

（A）依法辦事

（B）內外有別

（C）尊重個人

（D）入鄉隨俗

3、在多邊性商務活動中，人們經常采用的禮賓次序是：按來賓所在國或地區名稱的拉丁字母順序排列、（）。

（A）按時間順序排列

（B）按來賓身份排列

（C）按與東道主的關系遠近排列

（D）不排列

4、在外賓抵達前應做好充分的準備工作，主要包括：搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況、來賓的飲食愛好（）。

（A）宗教禁忌

（B）擬訂來賓訪問日程

（C）安排購物

（D）安排食宿

5、涉外會見會談的準備工作主要有：背景資料的準備、（）。

（A）作好記錄

（B）人員安排

（C）會見場所的準備

（D）做好后續工作

6、赴宴前作為客人的準備工作有：看清請柬、（）。

（A）通知朋友

（B）答復主人

（C）準備服飾

（D）準備禮物

7、冷餐會應該注意的禮節是：按順序取菜、（）。

（A）不可多食

（B）按量取菜

（C）顧及他人利益

（D）剩下的菜要打包帶走

8、（）的人員在企業中沒有固定的辦公桌。

（A）在家工作

（B）遠程工作

（C）彈性時間工作

（D）兼職工作

9、對辦公室進行合理布局的作用是（）。

（A）形成有效率的工作流程

（B）有利于員工的工作分配

（C）有利于工作順利完成（D）有利于協調人際關系

參考答案：1 BCD 2 ABCD 3 ABD 4 ABD 5 BC 6 BCD 7 BC 8 ABCD 103 ABC 多選題

1、通過督查促進決策和上司指示的落實，是督查工作的（）。

（A）本質要求

（B）基本目的（C）出發點

（D）歸宿

2、處理突發事件應遵循的原則有（）。

（A）快速反應，控制事態發展

（B）以人為本，保護公眾利益

（C）保守秘密，防止信息外泄

（D）重塑形象，置之死地而新生

3、電話督查適用于（）的督查事項。

（A）內容比較重要

（B）情況比較緊急

（C）內容比較簡單

（D）時間比較集中

4、以幅度和范圍為標準，可將辦公室工作計劃分為（）。

（A）政策型計劃

（B）長期計劃

（C）短期計劃

（D）程序型計劃

5、通過購買方式獲得設備的使用權，其特點是（）。

（A）一次性付款費用較高

（B）設備歸購買者所有，使用方便

（C）可以隨時更換和升級設備

（D）設備很可能很快過時

6、我國政府采購的方式有（）。

（A）公開招標

（B）邀請招標

（C）競爭性談判

（D）單一來源

7、零基預算法的優勢主要有（）。

（A）能夠避免內部各種隨意性費用的支出

（B）有利于將組織的長遠目標和具體目標以及要實現的效益有機結合起來

（C）可以節約大量的人力、物力和時間

（D）有利于提高主管人員的控制與決策水平

8、在編寫預算方案時，應包括（）等內容。

（A）效益目標

（B）支出標準

（C）測算依據

（D）技術標準

9、各類辦公資源調配管理軟件對日常辦公用品的管理一般包括（）等模塊。

（A）登記

（B）領用

（C）盤存

（D）人員管理

參考答案：1 ABCD 2 ABD 3 BC 4 AD 5 ABD 6 ABCD 7 ABD 8 ABCD 9 ABC 多選題

1、下列句子表述正確的是（）。

（A）決定可由會議做出，也可由領導機構在職權范圍內做出而決議必須由會議通過

（B）黨政系統均有“決定”這一文種，而“決議”只有黨委系統才使用

（C）決定屬于指導性公文，決議屬于周知性公文

（D）決定和決議都屬于指導性公文

2、公文寫作中，使用第三人稱的文種有（）。

（A）通報

（B）會議紀要

（C）會議記錄

（D）合同

3、下列文書采用引述式開頭的有（）。

（A）商洽函

（B）請批函

（C）答復函

（D）批復

4、上行文應注明簽發人。如果有多個簽發人時,應該（）。

（A）只標注主辦單位簽發人的姓名

（B）將主辦單位簽發人姓名置于第一行

（C）其他簽發人姓名居于主辦單位簽發人姓名下一行，按發文機關順序依次排序（D）其他簽發人姓名居于主辦單位簽發人姓名之后，按發文機關順序依次排序

5、擬寫投標書應注意的事項有（）。（A）明確招標要求

（B）實事求是，不可弄虛作假（C）語言簡潔，語氣謙和（D）對標的應全面描述

6、下列文書的內容具有前瞻性、預測性的是（）。（A）總結（B）計劃

（C）調查報告

（D）可行性研究報告

7、決定可分為指揮性與知照性兩種類型,下列事由中應使用知照性決定的有（）。（A）設置機構（B）部署工作（C）表彰先進（D）人事變動

8、述職報告的主要特點有（）。（A）個人性（B）真實性（C）通俗性（D）全面性

9、發文處理程序中的審核是指對草擬的文稿進行（）。（A）校對（B）審查（C）修改（D）核對

10、檔案利用工作是檔案工作的（）。（A）根本目的（B）影響因素（C）中心任務（D）基本條件

11、檔案參考資料包括（）。（A）全宗介紹（B）文件匯編（C）會議簡介（D）組織沿革

12、信息利用服務的特點是（）。

（A）周期性（B）補充性（C）廣泛性（D）指示性

13、信息反饋的方法有（）。（A）連續型反饋（B）程序型反饋（C）協調型反饋（D）系列型反饋

參考答案：1 ABD 2 ABCD 3 CD 4 BC 5 ABC 6 BD 7 ACD 8 ABC 9 BC 10 AC 11 CD 12 AC 13 AD

2005年11月國家職業資格考試秘書三級試卷情景錄像題

（一）答案 第一,上班前準備時間不足,并在匆忙中將籃球帶入辦公室。錯;第二,辦公室物品擺放零亂。錯;

第三,穿運動服進領導辦公室,不符合企業秘書的著裝要求。錯;第四,在領導的要求下能迅速趕到。對;第五,公司支票掉在辦公室地上,粗心。錯;第六,進領導辦公室先敲門,有禮貌。對;第七,主動征詢領導的意見并做好記錄。對;第八,及時為領導決策提供合適的建議。對;

第九,為來賓準備的禮物既有紀念意義又有檔次。對;第十,出領導辦公室不關門。錯;第十一,提前預訂酒店并進行確認。對;第十二,能重視來賓的安全保衛工作。對;

第十三,請下屬幫忙購置贈送來賓的禮物,注意了人力資源的配置。對;第十四,介紹信寫法不規范。錯;第十五,印章沒有蓋在署名上。錯;

第十六,公司印章隨便放在辦公桌上,沒有做好安全工作。錯;第十七,與來賓秘書進行及時的信息溝通,做好接待工作。對;第十八,接待計劃周詳,并能提前請領導確認。對;第十九,能根據實際情況修改接待計劃,有靈活性。對;

第二十,對來賓接待中的設備需求考慮周到,并能及時做好準備。對。

1.參考答案：

1.著裝符合職業要求。（√）

2.能提前到會場做準備。（√）

3.會前要求調節會議室溫度，注意通風。（√）

4.熱情招呼開會人員禮讓遞水，溝通得當。（√）

5.能提醒領導準點開會。（√）

6.能事先通知與會人員開會的主題，做好準備。（√）

7.問卷沒有綜合，沒有給每人一份。（×）

8.對會議的評估基本到位。（√）

9.會議結束前注意收集對會議的反映意見。（√）

10.對于會后暫留人員能做妥善安置。（√）

11.會前資料準備不足。（×）

12.對會議服務人員環境培訓沒有到位。（×）

13.能控制會議經費的使用。（√）

14.能馬上收拾會議室。（√）

15.能請領導在會議記錄上簽字。（√）評分標準：

1．本題滿分為20分

2．每答對1點給2分，答對10點即得滿分。

3．如考生答案與參考答案有出入，只要闡述合理，即可給分。

4．本題要求只作正誤點說明，不作更正性的分析。

2.參考答案：

1．電話用語規范。（√）

2．出現問題，能夠主動為其他同事承擔責任。（√）

3．有時間意識，能夠按照領導的要求迅速趕回企業處理緊急事務。（√）

4．知道如何使用跟蹤卡。（√）

5．在指導新來的秘書工作時，不能將有關的要求和方法傳授清楚。造成鐘秘書工作被動和失誤（×）

6．對檔案工作熟練，業務能力強。（√）

7．知道如何為自己的領導分憂，主動提出替劉經理去送文件，使劉經理能夠避免

面對領導批評的尷尬局面。（√）

8．知道去領導辦公室遞送文件要隨身攜帶紙筆，能夠在領導授意時及時記錄。（√）

9．能夠進領導辦公室敲門和雙手遞送文件，知道與領導溝通時應有的禮儀要求。（√）10．向領導匯報工作簡潔、清楚。（√）

11．知道制定大型活動要有應急方案。（√）

12．在制定大型活動的應急方案時要提前與保安等部門進行溝通和協調，不能只是關起門來制定方案。（×）

13．與領導預約要盡量打出提前量，不能讓領導感到太倉促。（×）

14．知道在網上發布內部會議信息（√）

15．會議信息在網上發布后，缺少確認或提醒環節。（×）

16．懂得如何用手寫速記的方式將領導的授意及時記錄下來。（√）

17．能夠對領導詢問的敏感問題做出得體回答，不在領導面前隨便評判同事，或擴散一些小道消息。（√）

18．離開領導辦公室時忘記關門。（×）

19．能夠主動關心其他同事，注重團隊之間的團結和相互鼓勵，能夠主動化解同事之間的矛盾。（√）

20．能夠在同事工作中出現困難時主動幫助和指導她們。（√）21．喝咖啡的動作不合禮儀要求。（×）

第四篇：三級秘書考試復習資料

三級秘書考試復習資料

第一章 商務溝通

1.在見面禮儀中要注意到：在日本，鞠躬是常見的傳統禮節；在歐洲各國喜歡擁抱的禮節 2.錄像中可能出現用餐禮儀：注意

3.饋贈禮儀中：（1）與法國人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標志的物品作為饋贈禮品。（2）與美國人交往，兩種場合可通過贈禮①圣誕節期間②當你抵達和離開美國的時候。(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數。（4）與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）與阿拉伯人交往，不送酒。P330 4.商務交往中，日本人不太尊重女性。

5.談話禮儀中，（1）避談政治、宗教等敏感話題（2）不要以自我為中心（3）避免詢問他人穿著、飾物等價格。（4）男士不問錢包，女士不問年齡。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中

7.進餐禮儀時，餐巾放在腿上。完全攤開、塞在胸前、掖在腰帶上都是不正確的。P335 8.普通西餐的上菜順序：面包、湯、各類菜肴、甜點、水果、咖啡或者紅茶。P335 9.吃甜點時，要用刀切開后，用叉取食 P336 10.第一大題：背景：要接待一個重要訪團，進行崗前培訓，請您寫一份接待計劃。

答：（1）做接待計劃之前我們要了解基本情況，確定接待規格，指定接待計劃包括工作準備、生活準備、參觀娛樂準備，最后確定人員和經費（2）書上第339頁上中要點的第一點。（3）書上第339頁上中要點的第二點。（4）進行崗前培訓的基本原則和要求：①.不卑不亢：不論外賓來自哪個國家，所代表公司、企業的大小，都應該以禮相待，互相尊重。②依法辦事：國際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國法律，也要遵守對方國家的法律。③內外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話禮儀、身體語言禮儀、餐飲禮儀等等。P339（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權平等的地位。方法有：（1）按身份與職務的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339下

11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規格應按慣例規格。P340上 12.會談時就某些實質性的問題進行交流。（選擇）P340中 13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時要注意：（1）環境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應預先通知接待方作好準備。P342 16.錄像中可能出現：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中 注意：在溝通部分可能出現大題，多為小題

17.小題：廣義的網絡溝通指那些網絡溝通與傳統溝通并行、或者網絡溝通占主導地位的企業管理溝通體系。P344中

18.網絡溝通的主體有：管理者的角色轉換、員工—知識擁有者、網絡溝通的環境P344 19.網絡溝通的環境有三個網：企業內部的Intranet、企業的供應商間的Extranet、企業外部的Internet P344下

20.基于Internet的網絡技術的公司內部網，不僅提高了企業信息服務的自動化程度，而且降低了企業管理費用。P345 21.Intranet模式以瀏覽器/Web服務器和數據庫服務器為核心。P345 22.Intranet的應用有兩種形式：發布內部文件、內部通信 P345中 23.Extranet是面向公司合作伙伴、相關企業和主要客戶。Extranet通常位于防火墻之后，通常也不向大眾提供公共服務信息 P345下

24.選擇題：Extranet的作用是：三點（書上第346上）25.多選題：網絡溝通的主要形式：四個 書上第346頁

26.網絡溝通的原則：主要考試前三點：交流面對面，管理最有效；信息傳遞前，深思又熟慮；注重影響面，圈內與圈外。P347 27.網絡溝通存在的問題：?？嫉谝缓腿c：溝通信息呈超負荷態；縱向溝通弱化，橫向溝通擴張。P348和P349 28.人們愈來愈青睞電子郵件和電子公告板 P349上第四行

第二章 辦公環境的管理

1.辦公布局：開放式辦公室的優點：易于溝通，便于交流；缺點：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響他人 ； 封閉式辦公室的優點：易于保證工作的機密性（把書第353頁上表格看一下）

2.封閉式辦公室又稱為傳統辦公室、網格式辦公室。P352 3.預防緊急情況的措施有：主要是第二點和第六點（P354）其中，第二點可能考選擇題；第六點在錄像中可能出現

4.發生事故時，秘書要填寫《事故情況記錄表》；如果事故中有人受傷，則涉及到的每個人都要填寫一張《工傷情況報告表》，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定醫生。5.第二題：改進日常辦公事務工作流程的方案。

答：改進日常辦公事務工作流程的基本思路是：合并和精簡。認識到存在的問題后，提出如下改進建議。書上第356頁的表格，把大標題寫上，然后在自己添寫一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁注意事項中：（1）流程應由職權明確的專人來負責（2）要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當結合（3）流程本身要有不斷改善的空間和彈性。6.選擇題：文稿審定的步驟：（1）文秘人員打印文件，首先應瀏覽一遍文稿。（2）校對人員應認真校對。（3）章監管員用印前，對文件內容、文件格式、簽發手續再次認真核對一遍。P358上

7.選擇題：文稿審核的內涵：法律審核、政策審核、實施審核、體式審核、程序審核P358 8.選擇辦公設備和易耗品供應商時要比較：（1）價格和費用，如批量購買，節日削價或將其指定惟一的辦公用品供貨商，但注意一定不要處理的產品（2）質量和交貨（3）服務和位置（4）安全和可靠性 要仔細比較供應商的報價單、訂貨單、交貨單和發票是否一致P359 9.第三題：作為秘書，你如何做到對辦公用品的控制和監督？

答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量是（定義，在書上第360頁中間），最小庫存量是（定義，在書上第360頁），再訂貨量是：（定義，在書上第360頁）

第二：加強對辦公設備和耗材的庫存管理和監督，要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。(P261)進貨卡即記錄所有接收信息；出貨卡即是申請領用單，記錄發放物品的數量；庫存卡是每一次計算物品的庫存余額，該余額代表庫存物品的實際數量。（P260）

第三：最后（書上第360頁下）①檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物品的情況②定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定購量③檢查實際庫存，將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費和被盜。

10.小題：租用或租借合同無法提前終止，否則可能是昂貴的.P361 11.辦公用品的采購，①由購買貨物的人填寫《購買申請表》，經部門領導批準后交給采購人員。并復制一份給會計部門。②采購人員要根據收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫③會計部門收到發票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，要做到三單一致，經財務主管簽字，支付款額或支票。P362 12.做時間表應按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數字編號標記出任務完成時間的前后順序。(P363中)并指明每一項任務的負責部門或承擔人以及負責人 13.行動計劃的內容：書上第364頁第一、二、三、四點 14.現代企業管理要求工作的時效性。制定承辦周期的內容和期限要考慮：（1）時間期限（2）確定多長的時間期限做標準適宜，包括能體現組織的形象。P365中

15.承辦周期是企業接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規定。P365下

第三章 常用事務文書的擬寫

1.選擇題：市場調查報告的特點：其一是針對性；其二是真實性；其三是時效性。P367中

2.市場調查報告有情況調查報告、事件調查報告、經驗調查報告和問題調查報告。P367 3.市場調查報告的主體由三部分：書上第368頁下 4.市場調查報告最重要的是實事求是。P369中

5.計劃的概念。是實現目標、內容、步驟、措施和完成期限的一種事務性文書 p369 6.計劃的特點：其一是針對性；其二是預見性。P369 7.從書上第371頁下計劃的結構與寫法開始看到第372頁的注意事項?？春螅谒念}題目就是根據背景寫一篇計劃書。

北京的粗略意思是：單位要開展一項學習太極神功的活動，學習完后舉行比賽，以次寫一個計劃。（注明：背景是老師舉的例子，未必是考題）仔細看一下書上第370頁，例文分析2 8.總結的類型;按內容分，由學習總結、工作總結等；按性質和作用分，由綜合性總結、專題性總結等。（選擇題）P372 9.總結的結構中主體包括的內容：成績和經驗、存在的問題和教訓以及今后努力的方向等 10.選擇題：主體由過程式、經驗式等多種形式。P374 11.在總結中的注意事項：第一、二、三、四點 P374 12.述職報告的特點是：一是個人性；二是真實性；三是通俗性。P375 13.重點：招標書。招標書由多種類型：企業經營者招標書、企業承包招標書、勞務招標書、技術引進或轉讓招標書。P376下 14.第五題：可能是公文寫作題：招標書 因此一定要好好看一下招標書的結構和寫法 看一下第377頁的招標書例文

15.第六題：可能是請柬寫作題 參見第191頁請柬的格式與寫法

16.投標書也稱為“標函”，它的特點是：針對性、求實性和合約性。P378 關于投標書的結構和寫法同學看一下即可。第四章 會議與商務活動

1.會議前我們應該做好哪些方面？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時間、會期（4）確定經費預算和餐飲安排 P382 2.確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化 P382 3.會務組是負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協調工作。P382下 4.開遠程會議，預算我們應重點考慮：郵電通信費用，電話和電視費用

5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C..馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD 6.選擇題：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負責人座位相間排列？答案：報告會、表彰會、聯席會 P385中

7.遠程會議的優點：節省時間、節省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀錄 P385 8.第七題：秘書如何做好會議協調？

答：在總協調中，先要準備工作協調，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標題是：不完成，存在問題；另一列的標題是：落實日期

在組織工作協調中，秘書要引導會議進程，秘書發言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時機成熟時，適時引導（3）發言時要與領導導向相同。秘書還應做到在會上認真傾聽，最大限度地給予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產生積極的影響。9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點、第三點、第四點和第五點。10.導致會議承銷不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解 11.第八題：某公司開業。請你做好開業典禮的前期準備

答：書上第392頁到393頁，一共9個點。其中在第四點，闡述來賓邀請的人士包括上級領導，社會名流，新聞界人士和同行業代表。第六點中，開業現場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內的大廳。第九點中，向來賓贈送的禮品時，應選擇有宣傳性、榮譽性和獨特性的禮品。

典禮的程序包括：1——7點（書上第394頁），其中第五點，詳細闡述揭幕人要由本單位負責人和一位上級領導或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業的正式成立 以上用自己的語言組織一下。即為答案

12.信息發布會的主題大致有兩類：（1）說明性主題（2）解釋性主題 P395 13.選擇：信息發布會的時間選擇要注意：（1）避開節日與假日（2）避免與重大社會活動相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報道重點撞車 P395下

14.選擇：確定信息發布會的地點要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發生地（3）當地著名的賓館、會議廳等 P395下

15.信息發布會的主賓是新聞記者 廣告公司、客戶、同行業是受邀請的對象 P396上

17.信息發布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關部部長擔任。P396 18.選擇：圖片、實物、模型、錄像、光碟等也是新聞發布會準備的材料。P396中

19.信息發布會上要注意：（1）講話重點突出（2）各發言人口徑統一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397 第五章 信息與檔案

多為選擇題，這部分也可能出現大題（可能在檔案與溝通中選擇一個）1.多選：信息開發的主要形式：P401下

2.剪報的優點：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時效性、可靠性 P402上 3.信息資料索引可分為篇目索引和內容索引。P402中

4.文摘的類型：指示性文摘（適用于信息篇幅長河內容復雜的情況）和報道性文摘 P402 5.多選題：信息編寫的類型：5點 書上第403頁下面

6.信息開發的方法：主要注意第三點（縱深發）和第四點（連橫法）P404中

7.仔細看書上第405頁信息開發的類型，一次信息的形式有剪報、外文文獻的編譯等；二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等；三次信息提供的是評述性的、動態性的、預測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調查報告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息？二次信息？三次信息？

8.信息開發技巧：抓住熱點、針對難點、找準亮點、超前預測、突出特色 P405中 9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

10.信息咨詢服務的表現形式：報刊索引服務、信息線索咨詢服務、統計資料的咨詢服務。P407 考題形式：在給出別的一個，構成四個選項

11.信息反饋的形式：正反饋和負反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408 了解前反饋的定義：在信息發出之前，向信息發出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發出后，信息接受者對信息做出的反應 P408 12.信息反饋的特點：針對性、及時性和連續性 P409中

13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：（1）開設閱覽室（2）檔案外借（3）制發檔案復制本（4）出具檔案證明 P411 14.開架閱覽的做法是：（1）科技檔案副本（2）非密的或密級較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P411 15.檔案外借的制度：（1）辦審批手續（2）外借期限不易過長（3）數量要有所限制（4）保證按期歸還 P411 16.檔案復制本分為副本和摘錄兩種 P411 17.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。在證明中只能對有關材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關鍵性作用的內容應做到與原件的字、句，甚至標點完全吻合。P412中

18.印發目錄包括內部印發（向內部各機構和下屬單位印發）和外部交流兩種 P412 20.“提供檔案利用”是針對檔案管理者而言；“利用檔案”是針對利用者而言 P412下 21.檔案參考資料具有問題集中、內容準確、文字精煉、概括性強的特點 P413中

22.把書上第413頁下的幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下 他的考題類型可能是根據一定的背景，讓你選擇。如對于一個搞科技的企業來說，編寫檔案參考資料的一句詩（）則選書上第415頁的第八點、第九點和第十點。因此要知道，對于不同類型的企業，其依據不同。

23.大事記的概念 P413中

秘書編寫的大事記主要是持續反映本單位情況的單位大事記。在編寫的時候，具體要求是：（三點）第一，觀點正確，用材真實；第二，大事突出，要是不漏，小事不記；第三，系統條理，簡明扼要 P413 大事記的內容有大事時間和大事記述兩部分組成。

23.組織機構沿革和企業年鑒 可能要反過來考。如：選擇題：系統記錄一個單位或專業系統的體制、組織機構和人員編制變革的情況的一種文字材料是（）選擇：組織機構沿革 同時，企業年鑒也是如此的考法 P414 24.統計數字匯集按其內容可分為綜合性和專題性兩種 P414中

25.針對性地提供檔案服務的人員：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術人員P416中的四個大標題

關于錄像答題技巧：

一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密

（一）關于商務活動中的簽字儀式：書上第389頁

注意：迎客:秘書在大門口迎接，領導在會議室等待迎接；客人應坐在右邊；簽字廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，桌布應為綠色；實現應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談政治、宗教；不問婚否；身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。

（二）宴請

注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序;關于在宴請的過程中出現的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內容；管理上司日志時，若上司日志發生變化，則應當先調整上司日志，再調整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉

(三)有關商務旅行：詳見書上第397頁（秘書與領導一起出行，可能還有其他人員）

注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細看書上399頁的表格，準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。

（四）有關溝通：可能員工家屬來鬧事

注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。

秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現有“讓我告訴你??的電話和地址”，即在未經領導的授權下，不能說出領導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領導說，而應寫成便條形式，把領導叫出來匯報。領導在未吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定。

第五篇：會議與商務活動要點與重點

會議與商務活動要點與重點

一、要點

1.掌握發送會議通知的方法及注意事項,能夠擬寫帶回執的會議通知;掌握各種會議證件 的制發和會議文件資料的發放;了解與會人員的接站、報到、簽到工作的基本內容和程序;做好會議的善后工作,包括安排與會人員返程、會議文件資料的清退及會議室的整理。掌握會見與會談、開放參觀準備工作的內容及活動的基本程序;商務旅行準備工作的主 要內容。

2.熟悉會議構成的要素;會議的種類與作用;內部會議室的預訂方法。

二、重點

1.發送會議通知

(1)發送形式:正式通知,非正式通知。

(2)發送內容

1)預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況。

2)需要回復的會議通知或預備通知中可加入明信片。

3)會議中使用的有關票據。

4)附說明或回執單,要求與會者告知具體的到達和返程日期,標明交通工具及線路。

(3)發送會議通知的注意事項

1)明確會議通知發送對象。

2)落實發送的回復確認環節。

3)對書面會議通知的地址、郵編要填寫正確。

2.會議通知

(1)會議通知的主要內容:被通知部門、人員、職務、通知事由、會議時間、會議地 點、出席對象或范圍、會議程序、議事內容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名 和職務、通知日期。

(2)按正確格式擬寫會議通知及會議回執。

3.會議的各種準備工作

(1)制作姓名卡片、會議證件的方法

1)內容設計上有會議名稱、與會者姓名、稱呼、身份、組織名稱。

2)重要的大型會議要貼本人照片,并加蓋印章。

(2)會議文件資料發放的基本方法

1)按照與會者名單,準備好每人一個文件袋。

2)分發重要文件要編號、登記,保密文件要注明密級。

3)征求意見稿或保密文件應附文件清退目錄。

4)適時適量。

5)內容重要又需要事先送達與會者的文件,可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達。

(3)會議所需用品和設備的準備

1)準備會議所需物品要盡量考慮全面,有備無患。

2)會議用品和設備的類型分為必備用品和特殊用品。

(4)預訂內部會議室的方法

1)要打出一定的提前量,在確定準確的會期后,應盡早預訂。

2)在使用的前一天,一定要再次落實。

3)會議室的大小、格局、設備的配備與會議的人數、性質和類型相匹配。

4)留有足夠的自由使用空間,會議之間的間隔不宜太緊。

5)事先查看會議議程,了解會議是否需要音像輔助設備,并事先將設備調整到最佳狀態。

(5)接站報到工作的主要步驟

1)有統一的指揮調度系統,掌握與會者到達的時間和聯系方式。

2)備有足夠的車輛和接待人員。

3)如設接待站要制作醒目的牌子或橫幅,表明“××公司接待處”的字樣;并設立引 導牌或標識牌,表明報到的具體位置。

4)事先準備好文件袋發給報到人員。

(6)會議簽到和引導工作

1)小型會議可由秘書逐一進行簽到。

2)大型會議可用簽到卡或電子簽到機進行簽到。

3)準備好登記本、簽字筆等用具,必要時準備好嘉賓的留言簿。

4)按禮儀規范引導與會者入場。

4.會議的善后工作

(1)安排與會人員返程工作

1)提前做好與會者車、船、飛機票的登記預訂工作。

2)幫助與會者提前做好返程準備。

(2)會議文件資料清退的方法

1)小型內部會議可在會議結束時請與會者將文件放在桌上,由文秘人員統一收集或由 文秘人員在會議室門口收集。

2)大中型會議可提前發出清退目錄,先由與會者個人清理,再統一交秘書處或下發收 集目錄,限時交退。

(3)整理會議室:將會議室整理恢復到備用狀態。

5.會見與會談的準備工作

(1)收集對方的相關資料。

(2)通知主方參加會見與會談的人員。

(3)了解會見與會談的時間和地點。

(4)通知對方。

(5)場所的布置及座位安排:會見的座次安排應遵循“主左客右”的原則,座位通常排 成扇形或半圓形;會談的座次安排一般將談判桌排成長方形,雙方各坐一邊,主方位于背門 一側或進門后的左側,雙方主談人位于各方中央,其他人按右高左低排;多邊會談的座位可 擺成圓形或方形。

6.會見與會談的基本程序

(1)迎接。

(2)致辭、贈禮、合影。

(3)會見或會談。

(4)記錄。

(5)會見與會談結束。

7.開放參觀活動的內容與準備

(1)開放參觀的項目

1)展覽室。

2)生產設備。

3)廠區環境。

4)員工的教育與培訓設施。

5)服務、娛樂、福利、衛生等設施。

(2)開放參觀活動的操作流程

準備宣傳小冊子一放映視聽材料一觀看模型一引導觀摩實物一中途休息服務一贈送紀念 品一征求意見。

(3)準備工作的內容

1)寄發請柬。

2)準備休息服務處。

3)準備介紹材料。

4)準備特殊的參觀用品。

5)準備茶水飲料。

6)準備禮品和紀念品。

(4)接待工作的內容

1)熱情接待、引導。

2)認真解說。

3)為來賓做好向導。

4)做好餐飲服務工作。

5)耐心解答來賓提出的問題。

6)做好歡送工作。

8.商務旅行的準備工作

(1)訂車票、機票:通常采用電話或傳真的方式訂票。

(2)預訂房間。

(3)準備必要的文件資料及上司隨身攜帶的物品。

(4)預支差旅費。