第一篇：三級秘書職業技能考試重點

●會議籌備方案：▲內容: 確定會議的①主題議題②名稱③議程④時間地點⑤所需設備,滿足會議要求⑥文件范圍,印制或復制⑦與會代表組成⑧經費預算⑨住宿和餐飲安排⑩籌備機構(大型會議)▲作用：確保①會議的周密組織②會議服務質量和溝通協調到位③領導的意圖得以貫徹執行

●審核會議文件：▲類型①立項②籌備工作③內容④宣傳報道⑤管理與服務⑥不同載體的信息材料⑦各種形式的文件材料（指導、主題、程序、參考、管理、成果、宣傳、傳達）▲內容①審核會議文件與會議主題的關系②審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規相沖突的內容③審核會議文件內容事先是否經過調查研究，是否與實際相符④提交會議討論的文件設計有關單位和部門事先是否進行了會商，廣泛征求了意見，并取得了一致的意見。⑤審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確▲方法：①對校法——定稿改動較多的文件②折校法——整潔、改動不多的文件③讀校法——定稿內容淺顯，生僻字較少的定稿▲程序：①秘書自審②主管秘書進行初審③多部門會審④主管領導或主要領導終審●電話（視頻）會議：▲電話特點：①方便靈活，準備時間短，回復迅速，花費最少②缺少身體語言，難以進行互動交流，缺少文本，難以傳遞大量細節信息③可搭配使用其它通信方式④適用于分公司不遠、規模不大的企業▲視頻特點：①實現聲音圖像同時傳送②打破空間限制③節省時間、費用④交流效果較好⑤局限：初始準備時間較長、初始投入成本較高，互動效果差，交流不夠廣泛▲電話（視頻）要求：①準確發出開會信息②認真分發會議書面信息材料③合理安排會場信息傳輸設備④按時接通電話⑤通報出席情況⑥做好會議記錄（⑦布置會場⑧采用先集中后分散的形式⑨做好會議信息準備）●遠程會議：▲籌備方案程序：①組件會議籌備委員會②劃分各小組③形成籌備方案④領導審核方案▲特點：①節省時間和金錢、可以做永久記錄、交流更加直接與簡短②籌備會議方案時與先與電信公司溝通，包括會議的日期、起止時間、參會人數等③會議資料寄給與會人員，以便有時間準備會議討論④專人負責遠程會議設備▲會務機構分工要求：①根據會議規模類型組織人員隊伍②會務機構要分工明確、責任到人③加強協調、定期溝通▲工作程序：①組建會議籌備委員會②分成籌備小組③形成籌備方案④領導審核方案 ●檢查會務的籌備情況：▲內容：①準備是否充分②會議期間能否排除各種干擾③環境條件與用品準備④文件材料的準備情況⑤會場布置情況檢查⑥會議保衛工作檢查（①設備線路、運轉及操作規范的安全可靠②消防設施齊全有③防竊聽裝置靈敏高效④防盜設施⑤與會議無關人士不得進入會場）⑦其他（參觀現場順序頒獎順序，獎品準備）▲檢查結果形式①書面②口頭③協調會▲檢查方法：◆聽取會議籌備人員的匯報①聽取匯報的領導要加強前期的調查，深入一線，發現問題，解決問題②會議籌備人員對匯報材料的準備要側重困難和問題，注重實效③選擇合適的匯報時間④對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實◆會前現場檢查①檢查會議所需的各種資料，考慮特殊人群需求，遠程會議要提前下發材料。②注意氣味。③設立入場登記臺。張貼會場平面示意圖④工作人員都應佩帶徽章或名牌⑤準備接待休息室。⑥安排接待、服務人員。⑦遠程會議要加強對設備的檢查。▲會務籌備情況檢查程序：◆開會檢查①自我檢查，將檢查結果上報領導小組②領導小組經過協調確定匯報會的時間和地點，并發出協調會通知③召開籌備檢查協調會，聽取匯報，現場解決各種需要協調的問題④匯報會后以電話、現場指導等方式對檢查中發現的問題予以催辦和落實。◆現場檢查①制定現場檢查路線和確定現場檢查的重點，并通知有關籌備部門②將現場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總③按既定的檢查路線和項目注意現場核對，對達到和未達到預期要求的準備項目要有明確記錄④對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，以電話、文件或會議等形式及時通報給相關籌備部門予以糾▲注意事項：◆會務籌備情況檢查的匯報材料①匯報材料實現要認真核實，根據會議籌備方案的預先設計進行比較和檢查②突出問題，提出對策，注重實效③有量化檢查的數據，不能過于籠統◆對檢查所發現問題的糾正①先對問題的性質和范圍進行分析，確定問題對會議質量的影響程度②找出問題產生的原因，尋找解決問題的方法③在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應準備④責任到人，抓緊落實，并及時將糾偏的結果進行通報

●與領導溝通會議：▲意義：①使會議籌備工作更加提高效率②與領導及時溝通，為會議準時、成功舉辦打下基礎③可以使領導做好會議的相關準備，有利于會議目標的實現，提高會議效率④使小組成員更好了解自己的工作意義，發揮更大作用，達到理想的整體表現▲原則：①時間性②及時性③全面性▲方法：①定期向領導提交書面報告②會議負責人定期向領導口頭匯報會議情況③領導親自參加有關會議④其他途徑▲程序：①明確會議目標②明確溝通會議有關事宜的方法或途經③確定時間地點及參加人員，制定記錄人員④檢查溝通中所需文件等資料⑤向領導匯報籌備情況及進展，遇到的難題和問題⑥聽取領導指示，雙向討論，完成會議記錄⑦把記錄交給領導▲注意事項：①對領導的指示和雙方討論的結果要盡快進行部署和落實②堅持與會議的主管領導保持定期的溝通，并將落實的情況及時向領導反饋③會前、會中、會后不同時期的溝通中要突出各自的重點●擬定會議的應急方案：▲會議舉行過程中易出現的問題（解決方法）：①人員（不同的備用人選）②場地（替換場所）③設備（備用文具和設備供應商，備有維修工程師的聯系方式）④資料（備份，隨時打印）⑤健康與安全（組成專門的安全小組）⑥行為（加強審核與溝通，提前做好準備）。▲作用：①使會議的策劃和籌備做到早做準備②有效緩解危機，提高會議管理的效率③使會議工作人員統一步調，問題出現時能夠有回旋余地▲工作程序：①預測不可預知的情況②提前準備應對各種問題的備選方案，考慮好備選的人員，準備好備選的場地、備用的設備和資料等，并在會議籌備階段不斷對各種突發情況進行復查和調整③會議正式召開前組織專題性的籌備檢查會④應急方案的制定過程中可以舉行有關人員的頭腦風暴會▲注意事項①住宿安排要妥善②餐飲服務要周到③醫療衛生工作要有備無患④交通保障應落實到位⑤會議通訊服務力求標準、穩定、可靠、迅速⑥娛樂生活上需豐富多彩⑦會議值班要制度健全，人員要堅守崗位●提示會議按計劃進行▲原則①認真傾聽，最少限度地打斷談話②樹立自信心，確信自己能對任何沖突產生積極的影響③消除交流障礙④強調問題⑤使用精湛的人際交流技巧，接受他人積極的批評和建議▲程序①了解議題和議程②準時宣布開會③有效引導議題 ●會議經費使用：▲類型：①與會人員②會員及非會員③陪同人員④參展商⑤聯合主辦者⑥廣告、贊助和捐助⑦公司分配⑧其他收入項目▲主要方面：①文件資料費②郵電通訊③會議設備用品④場所租用⑤辦公費⑥宣傳交際費⑦住宿補貼⑧伙食補貼⑨交通費⑩不可預知的臨時性開支▲監督方法：①報告和會議②授權與自我控制③質量④損益平衡表⑤比率分析⑥審核時要逐項細審▲程序：①申請經費②主管領導審批③財務部審批④財務人員提取現金或填寫支票⑤經費支出⑥審核會議經費支出●會中突發事件▲程序：①向領導報告②啟動會議應急方案③實施應急方案④必要時向公共應急機構請求支援⑤善后工作（向受害者及其家屬進行安撫，與媒體溝通）▲注意事項◆處理突發事件責任分工①有綜合管理、統籌安排的意識②增強責任意識，做到有備無患，事先做好應對突發事件的備用方案③加強崗位責任制建立嚴格值班制度◆突發事件與規章制度①應急方案的定期檢查制度②突發事件的第一時間報告制度③各種應急設施的檢查維護制度④值班工作責任到人制度 ●會議總結▲目的：①檢查會議目標的實現情況②檢查各個小組的分工執行情況③將員工自我總結和集體總結相結合，找出不足，明確未來工作的借鑒之處，改進會議的組織服務工作④獎懲相關人員，妥善解決會議的遺留問題▲方法：①座談會②表彰會③書面總結▲要求：①根據崗位責任制和工作任務書的內容逐條對照檢查②切實回顧和檢查會議工作中好的方面和存在的問題，認真總結經驗教訓③有理有據，實事求是，突出重點，有所側重④總結一分為二，以激勵為主⑤總結出簡單易行的辦會程序和制度，使會議工作科學化、程序化和制度化▲程序：①對會議征詢意見，擬就工作總結稿②向領導報告會議總結③總結定稿④印發⑤歸檔⑥組織全體工作人員進行總結

●會議評估工作▲內容：①有效會議的要素②清晰的目標③適當的時間④合適的地點⑤恰當的形式⑥緊湊的議程⑦準確的信息傳遞⑧參會人員得當的表現⑨周密的前期準備⑩精心挑選的參會人員、領導人員良好的控制能力、合理的內容安排。▲標準：①目標②會議時間評估③與會人員參與會議的狀態與收獲，對會議的滿意程度與理由，提出改進的意見或建議④會議服務評估⑤會議實際費用支出、會議成本評估⑥再度召開同樣會議是繼續推進與維持的事項▲方法和要求：①會議管理工作的總體評估②主持人的評估③工作人員的評估④設計會議評估表需考慮的要素▲會議結束后應避免的事項：①欠缺會議記錄②對決議落實不力③不對會議的成敗得失進行總結④不解散已完成任務的委員會或工作小組⑤與會人員對會議感到不滿

●禮賓次序確定步驟：①確定禮賓次序方案（按來賓身份職務高低排列；身份相同者，按國家地區名稱的拉丁字母順序排列；名稱的第一個字母相同者，按某種時間順序排列）②提前通知有關各方③按禮賓次序排列座次、名次、出場次序●涉外迎送禮儀▲要求：①發出邀請：明確邀請的規格，由東道國先發出邀請，采用書面的形式②準備工作：首先要搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況；外賓人飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣等也可事先向對方探詢；擬訂來賓訪問日程；安排食宿；③善始善終④著裝要求：要著正裝▲程序：①確定迎候人員：本著對等的原則②準備迎賓的物品：如雙方不認識，要準備一塊牌子；獻花要鮮花，不可用黃白兩色的菊花或百合花，獻花人應為年輕的女性③見面講究禮節：主人一方的秘書先把自己這方的人員介紹給主賓，然后由主賓或秘書再把客人介紹給東道主④送行前的拜訪⑤安排送行禮儀：如做飛機，一定要至少提前三小時出發

●涉外會見會談和拜訪工作程序①約定：首先提出約見一方應將出席人的姓名、職務以及會見什么人，會見目的告知對方②通知對方有關事項：主方將會見的時間、地點、本方出席人、具體安排及有事事宜通知對方③準備工作（背景資料、地點選擇、人員安排）④迎接客人（主方應準確掌握會見、會談的時間、地點和雙方參加人員的名單。同時主方應先于客方對達會場，并在客方到時迎接）⑤會見、會談⑥送別客人●團隊出訪的準備工作①明確團隊出訪內容和重點、邀請者、參加出訪的人員和數量、希望邀請單位做哪些準備工作等②做好團隊出訪前的準備與組織工作（擬定出訪方案；確定出訪人員，進行編組，制成名單；為團隊所有成員辦理各種出國手續；編制旅程表；召開全體出訪人員預備會）③與邀請單位聯系使其有所準備④指定專人負責做好訂房和訂票工作⑤做好文件資料及必備衣物準備⑥準備好出訪經費

●辦公室布局工作▲程序①分析不同部門業務特點對于辦公條件的要求②設計平面圖③選擇辦公家具、設施和裝飾④采光、溫度和通風▲注意事項①職工的人數②購買或租用的面積③機構的建制和辦公空間的分類④組織經營性質內容⑤部門間工作聯系⑥辦公室間隔方式應符合工作需要和保密需要⑦走廊樓梯通道的寬窄和暢通符合安全需要，安排好公用區域⑧辦公室順應發展變化，在設計上講究靈活性 ●改進辦公室日常事務工作▲程序：①定義②評價③分析④改進⑤實施▲注意事項①工作流程應不受組織性質或功能性結構的束縛②流程應由職權明確的專人負責③流程要與其他流程及客戶需求相結合④各流程應相互獨立，又在整體上嚴密不漏⑤流程本身要有不斷改善的空間和彈性⑥復檢的次數越少越理想 ●辦公模式：▲種類①在家②遠程③虛擬辦公室④臨時辦公桌⑤彈性時間⑥兼職工作⑦合同工作⑧交叉工作⑨項目團隊▲模式變化原因：①組織結構的變化②辦公場地的費用過高③城市日益嚴重的交通擁擠和上下班高峰時段的困難④高科技的發展，尤其是通信技術的改變⑤企業自身的發展需要更靈活的聘用人力資源⑥企業間的競爭加劇，使企業不斷壓縮工資費用等⑦寬松的社會環境中，人們希望最大限度的發揮自己的才干▲在家工作模式的優勢①工作環境從辦公室移到家中，節省辦公空間和資金②能把往返辦公室花費的時間用在工作上③有更大的靈活性安排管理自己的時間，安排工作與生活④減少高峰期交通擁擠，減少交通污染⑤工作人員也能減少交通費用▲定期合同制工作模式的優勢①能靈活聘到非常優秀的技術人員或有特殊才能的人員②③④能在需要時將特定的項目承包給一個人或一個組織來完成⑤只支付完成該工作的費用，不用支付諸如醫療費、假期等費用⑥有的項目是在組織外的地方進行，節省企業空間和費用⑦所聘用人員工作有動力，效率高

●處理突發事件的原則：①快速反應，控制事態發展②以人為本，保護公眾利益③公開透明，真誠面對公眾④重塑形象，置之死地而后生▲《事故情況登記表》①日期②地點③涉及人員④證人⑤過程概述⑥填寫事故記錄簿的人員簽名▲《工傷情況報告表》①完成表格人員姓名、身份②事故涉及人員姓名、出生日期、住址、職務③發生事故日期地點④事故的細節及對事故的看法⑤進行急救行動和醫療處理的情況⑥必要時記錄事故證人的姓名職務⑦填寫表格人員簽名和日期▲預防及應對措施：①書面形式確定緊急情況處理程序②按照程序培訓所有工作人員③張貼有關緊急程序④實行緊急情況模擬演練測試編寫的程序⑤明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務職責⑥保證配備相關設備和資源以隨時處理緊急情況⑦保證定期檢查和更新設備⑧保證工作場所有受過緊急情況處理培訓的人員▲流程①及早發現，馬上報告，并保護好現場②查找問題原因③成立臨時指揮中心④控制源頭、釜底抽薪⑤召開新聞發布會

●上司交辦事務督查程序①交辦②立項③登記④轉辦⑤承辦⑥催辦⑦檢查⑧辦結⑨辦結回告⑩審核⑾立卷⑿歸檔

●制定工作計劃▲方法①根據組織確定的工作目標和期限要求，一項項列出所要完成的傷務②區別重要的任務和緊急的任務③按照工作的輕重緩急和邏輯順序百行數字編號標記出任務完成的時間前后順序④列出完成每一項任務所需的資源和相關信息⑤明確完成每一項任務的各個階段指標和估算的時間要求⑥指明每一項任務的負責部門或承擔人以及負責人⑦從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應何時完成⑧明確工作進展的情況和出現的問題向誰報告⑨明確工作進展的情況和質量如何監督和管理▲程序:①估量機會②確定計劃工作的目標③確定計劃工作的前提條件④擬定可供選擇的行動方案⑤評價各種備選方案⑥選擇方案⑦擬定分計劃⑧編制預算 ●制定承辦期限規定程序:①調查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規定②時間期限適宜標準③確定同一任務的不同承辦周期④確定同一任務緊急情況不同的承辦的不同承辦周期

●辦公室工作目標管理過程: ①建立一套完整目標體系②制定目標③組織實施④檢查和評估●辦公室工作量化管理:①優化勞動組合②定員定編③工作定額④定量考核

●獲得設備使用權兩種方式: ①購買:優點：設備柜購買者所偶，使用方便缺點：一次性付款費用高，保修期過后需額外維修費，可能很快會過②租用: 優點：初期費用低，可以用不斷獲得的利潤進行補償，不需額外維修費，新設備上市可隨時更換升級。缺點：如過租期長，費用可能超過購買費用。在租賃合同到期前終止合同，違約金很高。●辦公用品采購步驟①提出購買申請②審批落實經費③招標，選擇供應商④簽訂供貨合同⑤貨物入庫⑥支付貨款 ●采購預選方案制定原則:①真實性②重點性③目標相關性④經濟合理性▲編制采購預算程序:①確定預算的核算基數②進行市場調研③確定采購產品的種類及型號價格④編寫預算方案⑤征求意見,完善方案▲注意事項①編制預算方案要調查研究，實事求是，不虛報價格②不追求高檔③要購置的辦公用品或設備必須與當前或預期所必需的④事先安排好要購置的設備所放置位置⑤慎重選擇供應商，各方全面的比較⑥征求各方意見，方案切實可行 ●辦公資源管理程序①了解本單位所有辦公資源基本情況②對其進行分類,不同資源分類管理③對辦公資源建檔,記錄應用情況(購買信息、保修信息、維護合同、操作指南、基本信息、設備情況列表、日志記錄和故障登記)④定期進行數據分析

●信息開發主要形式①簡報②索引③目錄編制④文摘⑤信息資料冊⑥簡訊⑦調查報告▲程序①確定主題②分析信息材料③選擇信息開發方法④選擇開發信息的形式⑤形成信息產品

●信息▲利用程序：①熟悉信息的內容②確定利用需求③確定信息利用服務的途徑④獲取信息⑤提供信息▲反饋程序①明確目標②選擇信息反饋方法③獲取反饋信息④加工分析..⑤傳遞..⑥利用..●文書▲審核程序①確定是否需要行文②審核文書內容③檢查文字表達④檢查文件體式⑤檢查文書處理程序上是否妥善完備▲擬辦程序①明確擬辦范圍②閱讀文書內容③提出擬辦意見 ●檔案利用▲要求①依法開展利用工作②主動、及時開展利用工作③不斷完善檔案服務方式和手段④掌握本單位近期的重點工作、重大活動、據此開展檔案利用▲程序①熟悉庫藏②分析利用需求③選擇檔案利用方式（閱覽室提供利用、檔案外借、制發檔案復制本、制發檔案證明、提供咨詢服務、印發目錄、檔案展覽）④獲取檔案⑤提供檔案 ●電子檔案的特點：①非人工識讀性②對電子技術和設備的依賴性③信息可變性④信息與載體可分離性⑤信息可共享性⑥多種信息載體集成性

第二篇：三級秘書資格證考試重點（范文模版）

2.會議籌備方案的作用：A確保會議的周密組織B確保會議服務質量和溝通協調到位C確保領導的意圖得以貫徹實施。

A具有節約時間金錢、與電話服務機構商定使用錄音帶做永久記錄、交流更加直接的優點B籌備方案擬定時，預先了解電信公司的服務業務，提早預約，將會議日期、會議起止時間、參會人數及電話號碼告知電信服務公司。C會議程序、議程要寄給與會人員，以便他們準備會議。D要有專人負責檢查遠程會議的設備正常與否，擺放。

A根據會議的規模類型組織人員隊伍。據規模大小、類型的要求、層次的高低和組織嚴密程度來組織。B會務機構分工明確、責任到人。各小組明確職責，專人領導，各司其職。C加強協調，定期溝通。籌備期較長的，要建立定期例會制度，經常向有關領導溝通。

5.會議籌備方案制定程序：A組建會議籌備委員會B劃分籌備工作各小組，選舉籌備方案編寫負責人C與領導溝通，確定會議的主題議題，時間地點，所需物品，經費的支出和餐飲安排等D方案交上司審核，在具體安排部署。

A書面形式B口頭形式C協調會形式

A聽取會議籌備人員的匯報a加強前期調查，深入一線b對匯報材料要側重困難和問題c匯報時間適時，不太晚太早d匯報關鍵是發現籌備過程中的薄弱環節進行加強。B會前現場檢查a確保所有事項條理清晰b注意氣味c設立入場登記太d佩戴徽章e準備接待休息室f安排接待服務人員

A審核會議文件的準確性、完整性B審核會議文件的具體內容a會議文件與會議主題的關系b會議文件與國家方針政策c是否與實際相符d設計有關部門時e中心突出、觀點明確。

A起草秘書自審B主管秘書初審C涉及部門較多要會審D主管領導終審。

A明確會議目標B明確會議有關事宜的方法和途徑C確定溝通的時間地點，參會人員D檢查溝通過程中所需的各類文件E向領導匯報會議籌備情況，講明所遇到的困難F聽領導指示，雙向討論G將記錄送與領導。

A會議舉行過程中可能出現的問題。人員問題。場地問題。設備問題。資料問題。健康與安全問題。人員問題。B出現問題時負責解決的工作人員

A處理人員問題。可備用人選。B處理場地問題，更換附近。C處理設備問題。供應商的聯系方式。D處理資料問題。秘書帶一份原稿E處理健康與安全問題。F處理行為問題。發言前溝通，請暫時離開。

A會議前，明確宣布會議開始與結束的時間，保證做到準時開會散會。B會議議題開始前，規定討論與不討論的界限，給每位與會人員平等發言權。如需提示，主持人可終止討論，以免節外生枝。C議題結束后，簡單總結，宣布結束。

議辦公費。會議宣傳交際。會議住宿補貼。伙食補貼。會議交通。其他開支。

A會議期間后勤服務工作牽涉面廣，設計人員多。要有綜合管理，統籌安排的意識。樹立后勤服務保障“一盤棋”觀念。B會議期間增強責任意識，做到有備無患。C加強崗位責任制，嚴格會議期間的值班制度。各項服務熱情周到。及與會人員所及。

A確定禮賓次序方案。B應提前通知有關各方C按禮賓次序排列座次、名次和出場順序。禮賓次序在最前面的坐前面，團長坐主人右側。主席臺各國國旗從右向左，主人在最左。出場順序排好，以免發生沖突。

兼職工作。交叉工作。項目團隊。

A缺勤減少，有更靈活的時間做自己的事情。B能立刻完成緊急工作，不產生積壓。C更大靈活性管理自己時間安排工作學習。D自由控制上下班時間，避免交通高峰。E激發工作動力，提高效率。遠程工作：A減少總部辦公室空間，全暖照明的費用。B在低工資區聘用工作人員，人工費減少。C減少交通時間費用污染。D工作時間更靈活性E給企業更大的靈活性，在工作高峰期聘用更多當地人員而不需要工作空間。虛擬辦公室：A減少工作空間和辦公室耗費B能實現即時的國內、國際間的交流C工作信息能儲存、歸檔通過計算機網絡發送。兼職工作：A節省人工費，只提供專業服務費用，節約全職人員昂貴費用B能有目的的聘用組織缺乏的專項工作。C節約設備費用，兼職人員有自己的設備。D兼職人員能做多份工作，有動力，有效益。E兼職人員充分發揮自己專長，有成就感。交替工作：A能留住有技能而不能全職工作的人員。B靈活的工作模式能激勵員工。C兩個人工作比一個人工作效果好。D課互相替補因疾病、假期 造成的缺勤。臨時辦公桌：A使用較少的空間，節省辦公資金B辦公桌和辦公室有靈活性，不固定某人使用。C常外出的員工不用先去辦公室報到，直接去辦事，節約了時間。

A及早發現，馬上報告，并保護好現場。B查找問題的原因C成立臨時指揮中心。D控制源頭，釜底抽薪E召開新聞發布會。

A實事求是的原則B主導性原則C分層次落實D時效性原則E督查與幫辦相結合原則

22.制定工作計劃的程序：A估量機會B確定計劃工作的目標C確定計劃工作的前提條件D擬定可供選擇的行動方案E評價各種備選方案F選擇方案G擬定分計劃H編制預算

（1）意義：A提高了管理工作效率B明確了組織機構的建制C促進了員工承擔責任D有助于進行控制和監督工作。（2）要求：A組織或者團隊的目標具有多樣性，不要把小的目標放在重要位置而又有損于大目標和主要目標的實現。B一個組織中的部門或團隊確定適合自己的目標是較容易的，但要注意各個部門確定的目標要相互支持和相互連接，形成有效網絡。（3）工作程序：A辦公室工作目標管理過程。建立一套完整的目標體系；制定目標；組織實施；檢查和評估。B辦公室工作量化管理。C辦公室工作評估。數量目標評估；質量目標評估。

（1）工作程序：A了解本單位辦公資源的基本情況、名稱、放置地點、功能B對辦公資源進行分類，進行管理C對辦公資源建檔，記錄應用情況。購買信息、保修信息、維護合同、操作指南、基本信息、情況列表、日志記錄和故障等級。D定期進行數據分析，對利用率進行分析。（2）注意事項：A必須對i本單位所有的辦公資源進行建檔，在需要時能夠找到他們。B注意i及時更新記錄。C注意按規定清退辦公用品，員工離開單位應退回領用物品。D辦公物品的領用要依照相關規定，特殊情況要書面報告E公司員工的流動影響這辦公資源的理由，要隨時留意員工變化信息。

1）工作程序：A提出購買申請。《辦公設備申購表》B審批，落實經費。C招標，選擇供應商。D訂購供貨合同。E貨物入庫F支付貨款

（2）注意事項：A在自己職權范圍內，依照規定程序進行購置，多征求使用者意見B按照采購程序確定購貨內容、總費用、售后服務等事宜，形成整套購買文件C按照進貨驗貨程序檢查貨物的幸好、質量、價格D若發現貨物與票據不符合要求，立即與供應商聯系E按單位規定與財務部門辦理購買貨物的相關文件和單據。

26.通告與公告的區別：A適用范圍。B宣布事項。公告重于通告。C制法者不同，通告是各級機關、企事業單位和社會團體。公告是國建行政機關或權力機關。

27.通知與通報的區別：A通知帶有一定指令性，上級機關下達下級機關。通報重在傳達。B通知要告知人們怎么做執行什么任務，通告是為了開闊人們視野。

（1）工作程序：A了解文書內容B研究批辦意見C進行具體辦理。（2）要求：A認真領會批辦、擬辦意見B要區分輕重緩急C內容涉及以前收文，要調閱有關文件D意見承辦玩的文書，及時清理，將有關情況說明E將辦理完畢的文書和待辦的文書分開保存。

A決策人員的檔案需求。要求概括性、綜合性可靠性強的高層次檔案；政策性文件和分析論證材料；工作活動的歷史信息。B基層管理在的檔案需求。據以實用的檔案信息；業務方面的；對工作有借鑒的。C科研人員檔案需求。某一個或者多個相關主題的檔案信息。D工程人員檔案需求。針對性強，內容專業化的。

30.會議總結的要求和注意事項、會后應落實哪些工作：（1）要求和注意事項：A會議工作總結要根據崗位責任制和工作任務書的內容，逐條對照檢查。B要切實回顧和檢查會議工作中好的方面和存在問題，認真總結經驗，探索辦會規律。C有理有據、實事求是、突出重點、有所側重D會議總結一分為二，以激勵為主E總結出簡單易行的班會程序和制度，是會議工作科學化、程序化和制度化。（2）會后應落實工作：A應落實會議的總結工作。對會議征詢意見，擬就工作總結稿；向領導報告會議結論；總結定稿；印發；歸檔；組織全體人員總結。B落實會議評估工作。分析影響會議效果注意因素；設計會議效果評估表；匯總評估效果。

（1）方法：A在會議快結束的時候一意見調查的方式進行，請與會人員寫會議評估表。或請某人以觀察員的身份列席，對會議進行狀況提出意見。B告知與會人員有義務一同提高會議質量。規定各部門必須以書面方式在會議結束前兩分鐘做此調查。（2）要求：A力求科學高效B在會議早期設計一份問卷。C避免與會人員反感。（3）反饋的原則和重點：A準確真實B盡量縮短信息反饋時間C要廣泛全面，多信源，多通道反饋

注重調研，通過各種渠道全面獲取信息B針對需要，開發有特色，利用價值大，可信度高的信息。C運用信息開發技巧，加強綜合分析。D運用信息網絡開發系統。

第三篇：三級秘書考試

1、公文生效的標志是（）。

（A）領導簽字（B）會議通過（C）加蓋印章（D）上級批準

2、公文特定格式中的會議紀要格式主要是針對（）。

（A）國家行政機關的辦公會議

（B）企事業單位所召開的任何形式的會議

（C）大型會議

（D）黨的系統所召開的會議

3、下列內容不屬于版記部分的是（）。

（A）印制份數（B）抄送機關（C）主題詞（D）附注

4、由于錯誤的文件操作，可能會造成硬盤上的文件存儲混亂或丟失，這時可以使用Windows的（）功能來檢查并修復這些錯誤。

（A）清理磁盤`（B）整理碎片（C）檢查磁盤（D）磁盤備份

5、在Word編輯狀態下，要選定大范圍的文本，可以在要選定塊的起始處單擊，按住（）鍵，再單擊選定塊的末尾。

（A）Ctrl（B）Alt（C）Shift（D）Tab

6、在Excel中，C3單元格中包含公式“=B1+B2+D6”，現將公式復制到E3單元格中，公式將變為（）。

（A）=D3+D3+F8

（B）=B3+B4+D8

（C）=C1+C2+E6

（D）=D1+D2+F6

7、電子郵件的發送必須要通過服務器，將用戶編寫的電子郵件轉交到收件人手中的服務器稱之為（）。

（A）SMTP服務器（B）POP3服務器

（C）TCPE服務器（D）SLOP服務器

8、在負責特定任務工作小組內部進行的所有形式的溝通，都可以稱為（）。

（A）“間接溝通”（B）“直接溝通”

（C）“團隊溝通”（D）“語言溝通”

參考答案：1C 2 A 3 D 4 C 5 C 6 D 7 A 8 C

1、不同國家的人們對同一個問題的認識和做法不同，其影響因素主要是（）。

（A）飲食習慣（B）文化背景

（C）社會制度（D）政治傾向

2、非威脅的交流環境包括（）。

（A）座位安排、集體空間、光線要求

（B）秩序安排、私人空間、光線要求

（C）桌位安排、私人空間、音像要求

（D）座位安排、私人空間、光線要求

3、傳統溝通對情感和直接的表達要求多，而網絡溝通則更加（）。

（A）注重效率和人機控制中的有效性

（B）注重成本支出和人機控制的有效性

（C）注重效率和團隊成員控制的有效性

（D）注重控制過程的有效性

4、秘書要使自己的建言受到重視，就應該注意在溝通中（）。

（A）搶準話頭、使用否定性的語言

（B）定準內容基調、見隙發言

（C）話中有話，含蓄地否定他人意見

（D）見隙發話、不給他人留有機會

5、速錄是一種運用速錄機設備，從事語音信息實時采集并生成（）的技術。

（A）書面記錄（B）錄像材料

（C）電子文本（D）錄音材料

6、李玲的日工資是80元，2006年10月1日至7日，公司安排她在這7天加班且未安排補休。根據勞動法的規定，公司除應向王某支付每日80元工資外，還應支付（）加班費。

（A）800元（B）560元

（C）1120元（D）1360元

7、關于公司組織機構的描述正確的是（）。

（A）公司的監督機構是董事會

（B）公司的權力機構是職工代表大會

（C）公司的執行機構是監事會

（D）公司的權力機構是股東會

8、下列合同履行的擔保方式中，屬于法定擔保的是（）。

（A）定金（B）留置（C）抵押（D）保證

9、某商場設有自動售報機，顧客只要按要求投入硬幣，即可得到當天日報一份，此種成立買賣合同的形式為（）。

（A）書面形式（B）口頭形式

（C）推定形式（D）默示形式

參考答案：1 B 2 D 3 A4 B 5 C 6 A 7 D 8 B 9C

1、某商場設有自動售報機，顧客只要按要求投入硬幣，即可得到當天日報一份，此種成立買賣合同的形式為（）。

（A）書面形式

（B）口頭形式

（C）推定形式

（D）默示形式

2、塑造獨特的企業文化和個性鮮明的企業形象，這就要求企業在進行CIS策劃時須遵循（）。

（A）兩個效益兼顧原則

（B）求異創新原則

（C）全方位推進原則

（D）以公眾為中心原則

3、我國當前的活期儲蓄是（）。

（A）年利率（B）單利（C）實際利率（D）復利

4、海爾的營銷理念是：先賣信譽，后賣產品。這是企業的（）。

（A）物質文化（B）精神文化（C）行為文化（D）制度文化5、2006年7月1日起實施的“交通強制險”是（）。

（A）責任保險（B）保證保險

（C）運輸工具保險（D）健康保險

6、電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法實現文字的同步傳輸，因此需要（）。

（A）提前發放會議的日程表（B）配置視頻設備

（C）做好會議報到工作

（D）做好會議書面信息的分發工作

7、在召開電話會議時，人數較少的單位或個人，可（）參加會議。

（A）直接使用帶有免提揚聲器的電話機（B）免費

（C）使用麥克風（D）使用專用視頻電話

49、在會議文件審核修改之后，要由（）進行終審。

（A）主管秘書

（B）主要領導或主管領導

（C）文件起草者

（D）辦公室主任

參考答案：1 C 2 B 3 D 4 B 5 A 6 D 7 A 8 B

1、與會人員交費的計算公式正確的表述是（）。

（A）預期的與會人員人數×交費額＋預期陪同人數×交費額

（B）預期的與會人員人數×交費額＋收入項目

（C）預期的與會人員人數×交費額＋預期陪同人數×交費額＋收入項目

（D）預期的與會人員人數×交費額＋預期陪同人數×交費額－交費折扣額

2、會議的主題除了要有切實的依據之外，還要（）。

（A）有細化的議題

（B）結合本單位的實際情況

（C）有充足的討論余地

（D）在會上反復協商

3、在對會議經費使用情況進行監督和控制時，通過比較各項成本的預算和實際值的差額，并在結算表中計算出二者差額的方法稱為（）。

（A）損益平衡表法

（B）比率分析法

（C）質量法

（D）報告和會議法

4、在審核會議文件的具體內容時，首先要審核會議文件內容（）。

（A）是否做到了層次清晰

（B）是否與實際相符

（C）是否偏離了會議的主題

（D）是否進行了會商

5、會議文件的歸檔應（）。

（A）越簡單越好（B）放在會議進行過程中

（C）自行建立一套文件制度（D）遵守檔案制度

6、會議紀要的擬寫要求是（）。

（A）忠于會議實際

（B）確定印發范圍

（C）面面俱到

（D）有領導簽字確認

7、舉辦會議既要確保會議質量，又應遵循（）的原則。

（A）擴大企業影響力（B）勤儉節約

（C）服務社會（D）提高企業競爭力

8、國際禮儀是人們在長期的國際交往中，經過（）的遴選而逐漸建立起來的行為舉止規范，它是人類文明的體現。

（A）各國政府（B）求同存異（C）入鄉隨俗（D）禮賓部門

9、禮賓次序亦稱禮賓序列。它主要適用于在多邊性商務交往中如何同時兼顧（）平等待人這兩項基本禮儀原則，處理實踐中難以回避的順序與位次的排列問題。

（A）尊重個人

（B）尊卑有序

（C）各國平等

（D）以右為尊

參考答案：1 D 2 B 3 A 4 C 5 D 6 A 7 B 8 B 9 B

1、會談是指雙方或多方為各自利益，就某些實質性問題交流情況、交換意見、達成協議等。會談的內容比較正式，而且（）較強。

（A）操作性

（B）事務性

（C）專題性

（D）針對性

2、應邀赴家宴時，到達時間應該（）。

（A）早到二十分鐘

（B）晚到二十分鐘

（C）早到三十分鐘

（D）稍晚幾分鐘

3、西式宴會正式開始的標志是（）。

（A）主人拿起餐巾

（B）主人拿起餐具

（C）主賓拿起餐巾

（D）主人坐到餐桌前

4、在就餐中，暫時離開的表示方法是（）。

（A）把餐巾放在餐桌上

（B）刀叉平行放于餐盤旁

（C）把刀叉擺放成八字

（D）把餐巾放在椅子上

5、按新的辦公模式要求，一些（）不需要與其它員工或客戶有太多的接觸，因此可安排在家完成工作的部分內容。

（A）行政事務人員

（B）研發部門的科技人員

（C）銷售人員

（D）財務人員

6、目前許多企業，常運用（）模式來激勵員工。

（A）彈性時間工作

（B）集中工作

（C）遠程工作

（D）兼職工作

7、辦公室中適合的溫度應該在（）為宜。

（A）16－20度

（B）18－22度

（C）20－25度

（D）22－28度

8、改進辦公室日常事務工作流程的正確步驟是（）。

（A）定義→評價→分析→改進→實施

（B）評價→分析→改進→實施→評估

（C）定量→分析→改進→實施→評估

（D）調查→分析→改進→實施→評估

9、任何危機事件的發生和發展過程均可表現為順序發展的（）四個階段。

（A）爆發期、突發期、擴散期、衰退期

（B）突發期、爆發期、擴散期、衰退期

（C）突發期、擴散期、危害期、衰退期

（D）突發期、擴散期、爆發期、衰退期

參考答案：1.C 2.D 3.A 4.D 5.B 6.A 7.C 8.A 9.D

1、秘書要圍繞工作中心，突出重點，根據（）來確定督查工作任務。

（A）工作性質

（B）上司的工作習慣和重視程度

（C）工作計劃

（D）同級部門的要求

2、招標人以招標公告的形式邀請投標人投標的采購方式稱為（）。

（A）公開招標采購

（B）引導招標采購

（C）詢價招標采購

（D）計劃招標采購

3、政府采購的管理機關是（）。

（A）政府財政部門

（B）政府物資部門

（C）政府審計部門

（D）政府商業部門

4、制定采購預算方案首先要（）。

（A）確定采購產品的種類及型號價格

（B）編寫需求方案

（C）確定預算的核算基數

（D）征求技術人員的意見

5、承襲上一的經費，再加上一定比例的變動的預算方法稱為（）。

（A）傳統預算法

（B）零基預算法

（C）增效預算法

（D）比例預算法

6、辦公資源的管理方式依單位規模大小而有所不同，一般而言，規模較小的單位主要由（（A）經理

（B）秘書

（C）財務主管

（D）人事主管

7、“××部關于幾起重大火災的（）”。括號里應填的文種是（）。

（A）批復

（B）通告）來負責。

（C）決定

（D）通報

8、下列公文標題可以使用標點符號的是（）。

（A）規章

（B）指令

（C）公告

（D）決定

9、使用“命令”這一文種時，其發文機關的名稱（）。

（A）使用全稱或規范化簡稱

（B）使用全稱、簡稱、規范化簡稱均可

（C）必須使用規范化簡稱

（D）必須使用全稱

參考答案：1 B 2 A 3 A 4 B 5 A 6 B 7 D 8 A 9 D

1、下列句子表述準確的是（）。

（A）出席這次代表大會的有各高等院校的教師及各界青年代表和婦女代表

（B）本通告自公布之日起實施

（C）由于該釘子戶的阻撓，影響了搬遷工作無法進行

（D）是否實事求是，理論與實踐相結合，這是毛澤東思想的基本觀點

2、“語言平易、通俗，交流具有互動性”，這是（）的特點。

（A）批答函

（B）總結

（C）講話稿

（D）市場調查報告

3、下面對述職報告表述不準確的是（）。

（A）述職報告是個人對履行崗位職責的情況所做的評價

（B）述職報告的語言應通俗易懂，富有口語化

（C）述職報告是干部考核、評價、晉升的重要依據

（D）述職報告應該下發與會者討論通過

4、下列事由，根據《國家行政機關公文處理辦法》的規定，不可以使用“決定”的是（（A）嚴懲嚴重破壞社會治安的犯罪分子的工作安排

（B）在太平洋某地區實驗運載火箭，使過往船只注意

（C）大興安嶺森林特大火災的處理

（D）授予×××全國勞動模范的稱號的嘉獎

5、對收文提出初步處理意見的文書處理環節是（）。

（A）擬辦

（B）批辦

（C）承辦

（D）注辦

6、為妥善保護檔案，緩解供需矛盾，可采用（）的形式開展檔案利用工作。

（A）印發目錄

（B）提供檔案原件

（C）制發檔案復制本

（D）提供檔案證明

7、對信息進行綜合分析、概括提煉，獲得高層次信息的過程是（）。）

（A）信息歸納

（B）信息分析

（C）信息開發

（D）信息摘錄

8、決策執行中的成績、經驗方面的信息反饋是（）。

（A）正反饋

（B）輸入反饋

（C）前反饋

（D）跟蹤反饋

9、壓縮信息材料的篇幅，達到主題突出、文字精煉效果的信息開發方法為（（A）壓縮法

（B）轉換法

（C）概述法

（D）濃縮法

參考答案：1 B 2 C 3 D 4 B 5 A 6 C 7 C 8 A 9 D 多選題

1、會議策劃方案一般包括會議（）。

（A）議程

（B）籌備方案

（C）預算方案

（D）日程

2、檢查會場布置的情況應注意的方面是（）。

（A）會標是否莊嚴醒目

（B）領導者名簽安排是否妥當

（C）投票設施是否完善

（D）旗幟、鮮花等烘托氣氛的裝飾物是否放置得體

3、在糾正會議檢查過程中所發現的問題時，要努力做到（）。

（A）必須由領導對問題提出處理意見

（B）不擴大問題的影響面

（C）在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應準備

（D）及時將糾偏的結果進行通報。

4、提交會議討論的文件如涉及有關單位和部門，事先要（）。

（A）進行會商

（B）廣泛征求意見

（C）由各部門分別提出意見

（D）只由牽頭部門提出意見

5、會議營銷預算內容中一般包括（）。

（A）宴請聯誼的費用

（B）宣傳材料的制作成本

（C）宣傳廣告的花費

（D）寄送宣傳物品的郵寄費用

6、會議的主辦方有時需要提前支付各種各樣的定金，其中包括（）。

（A）會議場地定金

（B）展覽區位定金。）

（C）視聽設備定金

（D）會議服務定金

7、提出會議預算方案，要擁有（）。

（A）成本觀念

（B）人文觀念

（C）效率觀念

（D）時間觀念

8、會議的領導者和會務部門在進行會議組織時要堅持（）原則。

（A）細致性

（B）時間性

（C）及時性

（D）全面性

9、會議總結的目的在于（）。

（A）確定考評標準

（B）檢查會議目標實現情況

（C）積累經驗

（D）落實崗位責任制

參考答案：1 BC2 ABD3 CD 4 AB 5 BCD6 ABC7 ACD8 BCD9 BC 多選題

1、對會議主持人評估的要素包括（）。

（A）領導能力

（B）業務水平

（C）對會議進程的控制能力

（D）對會議時間的控制能力

2、涉外禮儀的重要原則是：不卑不亢、（）。

（A）依法辦事

（B）內外有別

（C）尊重個人

（D）入鄉隨俗

3、在多邊性商務活動中，人們經常采用的禮賓次序是：按來賓所在國或地區名稱的拉丁字母順序排列、（）。

（A）按時間順序排列

（B）按來賓身份排列

（C）按與東道主的關系遠近排列

（D）不排列

4、在外賓抵達前應做好充分的準備工作，主要包括：搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況、來賓的飲食愛好（）。

（A）宗教禁忌

（B）擬訂來賓訪問日程

（C）安排購物

（D）安排食宿

5、涉外會見會談的準備工作主要有：背景資料的準備、（）。

（A）作好記錄

（B）人員安排

（C）會見場所的準備

（D）做好后續工作

6、赴宴前作為客人的準備工作有：看清請柬、（）。

（A）通知朋友

（B）答復主人

（C）準備服飾

（D）準備禮物

7、冷餐會應該注意的禮節是：按順序取菜、（）。

（A）不可多食

（B）按量取菜

（C）顧及他人利益

（D）剩下的菜要打包帶走

8、（）的人員在企業中沒有固定的辦公桌。

（A）在家工作

（B）遠程工作

（C）彈性時間工作

（D）兼職工作

9、對辦公室進行合理布局的作用是（）。

（A）形成有效率的工作流程

（B）有利于員工的工作分配

（C）有利于工作順利完成（D）有利于協調人際關系

參考答案：1 BCD 2 ABCD 3 ABD 4 ABD 5 BC 6 BCD 7 BC 8 ABCD 103 ABC 多選題

1、通過督查促進決策和上司指示的落實，是督查工作的（）。

（A）本質要求

（B）基本目的（C）出發點

（D）歸宿

2、處理突發事件應遵循的原則有（）。

（A）快速反應，控制事態發展

（B）以人為本，保護公眾利益

（C）保守秘密，防止信息外泄

（D）重塑形象，置之死地而新生

3、電話督查適用于（）的督查事項。

（A）內容比較重要

（B）情況比較緊急

（C）內容比較簡單

（D）時間比較集中

4、以幅度和范圍為標準，可將辦公室工作計劃分為（）。

（A）政策型計劃

（B）長期計劃

（C）短期計劃

（D）程序型計劃

5、通過購買方式獲得設備的使用權，其特點是（）。

（A）一次性付款費用較高

（B）設備歸購買者所有，使用方便

（C）可以隨時更換和升級設備

（D）設備很可能很快過時

6、我國政府采購的方式有（）。

（A）公開招標

（B）邀請招標

（C）競爭性談判

（D）單一來源

7、零基預算法的優勢主要有（）。

（A）能夠避免內部各種隨意性費用的支出

（B）有利于將組織的長遠目標和具體目標以及要實現的效益有機結合起來

（C）可以節約大量的人力、物力和時間

（D）有利于提高主管人員的控制與決策水平

8、在編寫預算方案時，應包括（）等內容。

（A）效益目標

（B）支出標準

（C）測算依據

（D）技術標準

9、各類辦公資源調配管理軟件對日常辦公用品的管理一般包括（）等模塊。

（A）登記

（B）領用

（C）盤存

（D）人員管理

參考答案：1 ABCD 2 ABD 3 BC 4 AD 5 ABD 6 ABCD 7 ABD 8 ABCD 9 ABC 多選題

1、下列句子表述正確的是（）。

（A）決定可由會議做出，也可由領導機構在職權范圍內做出而決議必須由會議通過

（B）黨政系統均有“決定”這一文種，而“決議”只有黨委系統才使用

（C）決定屬于指導性公文，決議屬于周知性公文

（D）決定和決議都屬于指導性公文

2、公文寫作中，使用第三人稱的文種有（）。

（A）通報

（B）會議紀要

（C）會議記錄

（D）合同

3、下列文書采用引述式開頭的有（）。

（A）商洽函

（B）請批函

（C）答復函

（D）批復

4、上行文應注明簽發人。如果有多個簽發人時,應該（）。

（A）只標注主辦單位簽發人的姓名

（B）將主辦單位簽發人姓名置于第一行

（C）其他簽發人姓名居于主辦單位簽發人姓名下一行，按發文機關順序依次排序（D）其他簽發人姓名居于主辦單位簽發人姓名之后，按發文機關順序依次排序

5、擬寫投標書應注意的事項有（）。（A）明確招標要求

（B）實事求是，不可弄虛作假（C）語言簡潔，語氣謙和（D）對標的應全面描述

6、下列文書的內容具有前瞻性、預測性的是（）。（A）總結（B）計劃

（C）調查報告

（D）可行性研究報告

7、決定可分為指揮性與知照性兩種類型,下列事由中應使用知照性決定的有（）。（A）設置機構（B）部署工作（C）表彰先進（D）人事變動

8、述職報告的主要特點有（）。（A）個人性（B）真實性（C）通俗性（D）全面性

9、發文處理程序中的審核是指對草擬的文稿進行（）。（A）校對（B）審查（C）修改（D）核對

10、檔案利用工作是檔案工作的（）。（A）根本目的（B）影響因素（C）中心任務（D）基本條件

11、檔案參考資料包括（）。（A）全宗介紹（B）文件匯編（C）會議簡介（D）組織沿革

12、信息利用服務的特點是（）。

（A）周期性（B）補充性（C）廣泛性（D）指示性

13、信息反饋的方法有（）。（A）連續型反饋（B）程序型反饋（C）協調型反饋（D）系列型反饋

參考答案：1 ABD 2 ABCD 3 CD 4 BC 5 ABC 6 BD 7 ACD 8 ABC 9 BC 10 AC 11 CD 12 AC 13 AD

2005年11月國家職業資格考試秘書三級試卷情景錄像題

（一）答案 第一,上班前準備時間不足,并在匆忙中將籃球帶入辦公室。錯;第二,辦公室物品擺放零亂。錯;

第三,穿運動服進領導辦公室,不符合企業秘書的著裝要求。錯;第四,在領導的要求下能迅速趕到。對;第五,公司支票掉在辦公室地上,粗心。錯;第六,進領導辦公室先敲門,有禮貌。對;第七,主動征詢領導的意見并做好記錄。對;第八,及時為領導決策提供合適的建議。對;

第九,為來賓準備的禮物既有紀念意義又有檔次。對;第十,出領導辦公室不關門。錯;第十一,提前預訂酒店并進行確認。對;第十二,能重視來賓的安全保衛工作。對;

第十三,請下屬幫忙購置贈送來賓的禮物,注意了人力資源的配置。對;第十四,介紹信寫法不規范。錯;第十五,印章沒有蓋在署名上。錯;

第十六,公司印章隨便放在辦公桌上,沒有做好安全工作。錯;第十七,與來賓秘書進行及時的信息溝通,做好接待工作。對;第十八,接待計劃周詳,并能提前請領導確認。對;第十九,能根據實際情況修改接待計劃,有靈活性。對;

第二十,對來賓接待中的設備需求考慮周到,并能及時做好準備。對。

1.參考答案：

1.著裝符合職業要求。（√）

2.能提前到會場做準備。（√）

3.會前要求調節會議室溫度，注意通風。（√）

4.熱情招呼開會人員禮讓遞水，溝通得當。（√）

5.能提醒領導準點開會。（√）

6.能事先通知與會人員開會的主題，做好準備。（√）

7.問卷沒有綜合，沒有給每人一份。（×）

8.對會議的評估基本到位。（√）

9.會議結束前注意收集對會議的反映意見。（√）

10.對于會后暫留人員能做妥善安置。（√）

11.會前資料準備不足。（×）

12.對會議服務人員環境培訓沒有到位。（×）

13.能控制會議經費的使用。（√）

14.能馬上收拾會議室。（√）

15.能請領導在會議記錄上簽字。（√）評分標準：

1．本題滿分為20分

2．每答對1點給2分，答對10點即得滿分。

3．如考生答案與參考答案有出入，只要闡述合理，即可給分。

4．本題要求只作正誤點說明，不作更正性的分析。

2.參考答案：

1．電話用語規范。（√）

2．出現問題，能夠主動為其他同事承擔責任。（√）

3．有時間意識，能夠按照領導的要求迅速趕回企業處理緊急事務。（√）

4．知道如何使用跟蹤卡。（√）

5．在指導新來的秘書工作時，不能將有關的要求和方法傳授清楚。造成鐘秘書工作被動和失誤（×）

6．對檔案工作熟練，業務能力強。（√）

7．知道如何為自己的領導分憂，主動提出替劉經理去送文件，使劉經理能夠避免

面對領導批評的尷尬局面。（√）

8．知道去領導辦公室遞送文件要隨身攜帶紙筆，能夠在領導授意時及時記錄。（√）

9．能夠進領導辦公室敲門和雙手遞送文件，知道與領導溝通時應有的禮儀要求。（√）10．向領導匯報工作簡潔、清楚。（√）

11．知道制定大型活動要有應急方案。（√）

12．在制定大型活動的應急方案時要提前與保安等部門進行溝通和協調，不能只是關起門來制定方案。（×）

13．與領導預約要盡量打出提前量，不能讓領導感到太倉促。（×）

14．知道在網上發布內部會議信息（√）

15．會議信息在網上發布后，缺少確認或提醒環節。（×）

16．懂得如何用手寫速記的方式將領導的授意及時記錄下來。（√）

17．能夠對領導詢問的敏感問題做出得體回答，不在領導面前隨便評判同事，或擴散一些小道消息。（√）

18．離開領導辦公室時忘記關門。（×）

19．能夠主動關心其他同事，注重團隊之間的團結和相互鼓勵，能夠主動化解同事之間的矛盾。（√）

20．能夠在同事工作中出現困難時主動幫助和指導她們。（√）21．喝咖啡的動作不合禮儀要求。（×）

第四篇：秘書三級重點(全面版)

三級秘書考試基礎部分考點縮編

第一章文書基礎

一、行政公文中通用公文分為：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要（13種）

二、公文結構層次序數：第一層

一、第二層

（一）、第三層1.、第四層（1）

三、公文唯一標準：《國家行政機關公文格式》1999年12月27日發布

四、公文采用A4紙張

五、公文格式要素：眉首、主體、版記

六、公文秘密等級：絕密、機密、秘密，3號黑體字，兩字間空一格

七、發文字號由發文機關代字、年份、序號組成。序號不編虛位，不加第字。

八、上行文、特指性下行文、平行文只寫一個主送機關。普發型下行文數個主送機關。周知性不寫主送機關。

九、附件在正文下空一行，左空2字，3號仿宋，全角冒號，多個附件阿拉伯數字編序號，不加標點符號。

十、聯合行文一最后一個機關簽字日期為主。會議討論以通過日期為準。上級機關批準以批準日期為準。

十一、印章是公文生效標識。蓋章端正，紅色，清晰。

十二、主題詞“類別詞、類屬詞（先反映內容詞、文種詞）《國務院關于加強水土保持工作的通知》主題詞：農業、水土保持、通知

十三、公文抄送，抄送機關用逗號分開。

十四、公文格式：信函式、命令式、會議紀要。會議紀要可寫標題或不寫，可標主送機關或不標，不加蓋印章，但標注日期。

十五、應用公文四要素：材料、主題、結構、語言

十六、材料選擇四原則：圍繞主題、典型材料、真實準確、生動新穎

十七、主題要求：正確、深刻、新穎、集中

十八、應用公文標題：公文式、一般式

十九、開頭方式：概述式、目的式（通告、通知、計劃、招標書、投標書）、開門見山式、引述來文式。

二十、照應分為：首尾、文題、行文前后

二十一、結尾分為：強調式、期求式、希望式、說明式、禿尾式 二

十二、文章的表現工具是語言

二十三、敘述人稱：第一（報告、請示、函、計劃、總結、邀請信、感謝信、述職報告）、第三（通報、會議紀要、會議記錄、合同）

二十四、議論三要素：論點、論據、論證。議論分為：立論、反駁（反駁論點、論據、論證）219.143.68.1 第二章辦公自動化基礎

一、CPU：控制器、運算器組成。是核心部件。衡量性能指標：主頻、字長

二、存儲：內存（RAM斷電丟失數據，ROM數據失電不丟失）、外存。

三、每個單元存放一個8位二進制數，成為字節。用：KBMBGB單位

四、用CTRL+空格切換中文。顯示器：CRT、LCD（體積小、清晰、輕、能耗低、無輻射）

五、啟動：冷起、熱起（CTRL+ALT+DEL或者RESET）

六、死機原因：操作系統、用戶操作等外部原因使得資源匱乏

七、病毒特征：傳染性、隱蔽性、潛伏性、破壞性、不可預見性

八、菜單種類：開始、控制、快捷、下拉、級聯

九、命令。。彈出對話框。命令→表示級聯菜單

十、永久刪除：SHIFT+DEL組合鍵或者按SHIFT，選擇刪除命令

十一、用控制面板“添加刪除程序”進行應用程序、windows部分附件刪除

十二、選定豎文本，ALT鍵。選定大范圍文本用SHIFT鍵。

十三、Word兩種編輯方式：插入方式、改寫方式。默認為插入方式

十四、格式設置：字符、段落、頁面。

十五、改工作表名稱：雙擊標簽欄，反白顯示，輸入新名字。

十六、單元格地址：相對地址、絕對地址（$）、混合地址、三維地址

十七、PPT中虛線方框為占位符。幻燈片版式：文字、內容、文字和內容、其它。普通視圖、幻燈瀏覽視圖、幻燈放映視圖

十八、幻燈填充效果：漸變、紋理、圖案、圖片

十九、幻燈放映方式：演示文稿左下角“幻燈放映”、幻燈放映菜單欄中觀看放映、視圖菜單幻燈放映、F5鍵

二十、網絡組成：通信子網、資源子網、網絡通信協議（TCP/IP標準化、路由性）二

十一、數據傳輸介質：有形物理設備（光纜、雙絞線、同軸電纜）、無形設備（短波、微博）二

十二、調制解調器實現局域網與電話線連接的專用網絡設備。網橋作用：擴展網絡、通信分段 二

十三、因特網功能：數據查詢、高速通信、電子教育、電子娛樂、電子購物 二

十四、頂級域名：機構性、地理性 二

十五、電子郵件服務器：發送（SMTP）、接收（POP3）

第三章 溝通基礎

一、秘書溝通職業特點：非權力支配性、非職責限定性、認同疏導性

二、網絡溝通注重：效率和人機控制的有效性。形式：電子郵件、網絡電話網絡傳真、網絡新聞發布

三、秘書在團隊溝通起到橋梁和樞紐的作用。影響溝通因素：角色分擔、成文或者不成文規范慣例、領導者個人風格、決策模式。

四、文化背景差異性使人們對同一個問題看法大不一樣。

五、跨文化溝通障礙：言語障礙、非言語障礙、信仰行為障礙

六、溝通是雙向交流過程。創造非威脅交流環境：環形座位并行座位面對面、不受外界干擾、觀察的光線條件、不打斷對方

七、提問禁忌：對抗性問題、不看時機、顯示自己聰明、打斷別人、隱私性問題

八、有效溝通原則：7C原則

九、要會區別對待顧客

十、客戶溝通技巧：禮貌致意、得體介紹、握手溝通（受尊者主動）、熱情誠懇語言、開放有好身體語言

十一、秘書溝通對象的行為特點、工作風格各有特點。

十二、說服四個步驟：了解對方需要和目的、幫助對方選擇解決辦法、幫助對方建立實施方案、幫助對方衡量每個環節付出、利益

十三、橫向溝通在平級間進行，不存在上下級關系。策略：有針對性溝通方式、樹立內部客戶觀念、各方耐心傾聽、換位思考。

十四、減輕分流溝通任務方法：排隊原則、關鍵時間原則

十五、依據交流中感情流露程度和決策速度，人際風格類型：城府分析型、溫和型、直接表達型、支配命令型

十六、重點實施溝通，危機受害者體現：公眾利益第一原則

十七、危機征兆：士氣低下、關系不融洽、情緒消極、間接溝通多直接溝通少、執行不力隱患增加

第四章速記基礎

1.會議記錄的主要方法有4種：安全記錄法、精詳記錄法、精要記錄法、補充記錄法。2.漢字速記是漢字草書的（快寫）。漢字筆畫的精簡，在漢字速記中是重要的。漢字速記是靈活運用借代的快寫。5.各學科符號借代：(T)時間(M)質量(S)面積 6.雙音節詞略寫法：（1）由單音節詞逐漸演變而成的雙音節詞在快速書寫時可將雙音節詞略寫為單音節詞。如：人民（民）（2）雙音節的單純詞，又叫“連綿詞”。如：啰嗦（啰）（3）由兩個意義相同或相近語素并列組合而成的合成詞。如：正直（正）（4）由兩個意義相反或相對語素并列組合而成的詞。如：開關（開）（5）注釋雙音節詞的語素，是通過注釋和被注釋的關系結合起來構成的新詞。如：鯽魚（鯽）（6）同義詞和近義詞是兩個詞的聲音不同而意義卻相同或大體相同，或聲音不同而意義相接近。如：橋梁（橋）

7.在漢字速記中，句子的略寫方法，其實就是（句子成分）的略寫。8.創制拼音速記略符的原則：（1）創制略符的對象必須是常用詞、詞組、句子。（2）創制的略符必須保留詞語的主要部分，并能便于聯想。（3）創制的略符在符形上不能與一般速符相混淆。（4）創制的略符必須便于書寫與認讀。9.1994年，亞偉中文速錄機研制成功。

10.中文速錄機采用（左右對稱）的專用鍵盤，即（“雙手多鍵并擊”）

11.速錄機的長時間工作速度可達到（250字）/分；速錄機既能“聽打”又能“看打”和“想打”

第五章企業管理基礎

一、申請設立有限公司應向公司登記機關提供書： 1．公司董事長簽署的公司設立登記申請書。2．全體股東指定代表或共同委托代理人的證明。3．公司章程 4．具有法定資格的驗資機構出具的驗資證明

5．股東的法人資格證明或者自然人身份證明 6．公司法定代表人任職文件和身份證明 7．企業名稱預先核準通知書 8．公司住所使用證明

二、企業名稱應當由行政區劃、字號、行業、組織形式依次組成。

企業名稱中的行政區劃是本企業所在地縣級上的名稱或地名。企業名稱中的字號應當由兩個以上的漢字組成。

三、現代企業的制度的基本內容：1現代企業法人制度2現代企業組織制度3現代企業管理制度

四、現代企業制度的基本特征：產權清晰 權責明確 政企分開 管理科學

五、現代企業制度的典型形式是公司制企業。

六、外部融資可分為股權融資和債務融資

七、股權融資的特點：長期性 不可逆性 無負擔性

八、債務融資的特點：短期性 可逆性 負擔性

九、自2006年開始，企業年檢時間由1月1日至4月30日調整為3月1日至6月30日

十、企業文化的3個層次：物資層 制度層 精神層

十一、精神層是企業文化的核心和靈魂，是形成物質層和制度層的基礎和原因。精神層是企業文化構成要素的最深層次，以企業價值觀念為核心內容。

十二、物質層是企業文化的表層部分，主要包括1企業名稱、標志、標準字、標準色2企業外貌3產品特色、式樣、外觀和包裝5廠徽、廠旗、廠歌、廠服、廠花

十三、CIS企業形象識別 MI理念識別 BI行為識別 VI視覺識別 VI是整個企業形象識別系統中最形象直觀、最具有沖擊力的部分。

十四、高性能的團隊應具備的條件：1共同的愿景2隊員之間有開放的交流3隊員之間需要互相信任、互相尊重4在不同的領域，不同的隊員可做團隊領導5有高效的工作程序6在團隊內要求同存異7隊員做事有共同的方法和工作流程

十五、人事檔案保管制度的基本內容：1歸檔制度2核查制度3保衛保密制度4統計制度5轉遞制度

十六、編制招聘計劃的第一步是獲取招聘需求信息

十七、人員招聘方式分為1筆試2面試3心理測試

十八、面試的幾種方式：1模式化面試2非指導性面試3狀況面試4壓力式面試

十九、人員招聘的原則：1公開原則2競爭原則3平等原則4能級原則5全面原則6擇優原則

二十、培訓需求分析應從3個方面進行：1企業分析2任務分析3人員分析 二

十一、企業公共關系的基本特征：1以社會公眾為工作對象2以塑造形象為工作目標3以傳播溝通為工作方式4以互惠互利為工作原則5以真實誠懇為工作信條6以注重長遠為工作方針

二十二、企業公共關系的原則：1真實信用原則2互惠互利原則3全員公關原則4為社會服務原則5科學指導原則6社會規范原則

二十三、會計科目分為1資產類2負債類3所有者權益類4損益類

二十四、貨幣按結算形式劃分為：現金結算和轉賬結算 按地區劃分 為同城結算和異地結算 二

十五、稅收的基本特征：強制性 無償性 固定性

二十六、現行稅制中的3種稅率：比例稅率 累進稅率 定額稅率 二

十七、增值稅是我國第一大稅種

二十八、增值稅率分3檔，基本稅率是百分之十七

二十九、我國現行的貨幣政策有：存款準備金率、利率、再貼現、中央銀行再貸款、公開市場操作和貸款規模 三

十、貨幣政策的最終目標保持幣值穩定，防止通貨膨脹，并以此促進經濟發展 三

十一、滬深股市的基本交易規則： 價格優先 時間優先

三

十二、1994年，我國組建了3家政策性銀行： 國家開發銀行 中國進出口銀行 中國農業發展銀行 三

十三、全球性金融機構典型的是國際貨幣基金組織、世界銀行 三

十四、發達國家基本上實行浮動利率。人民幣匯率實行直接標價法

第六章法律法規

1.公司的種類：按照公司在控制與被控制關系中所處的地位不同，把公司分為母公司和子公司。2.股東會是公司的最高權力機關。

3.董事會是公司的業務執行機關。經理負責主持公司的日常經營管理，經理對董事會負責。經理列席董事會會議。4.監事會是公司的監督機關。5.一人有限責任公司的注冊資本最低限額為人民幣10萬元。一個自然人只能投資設立一個一人有限責任公司。一人有限責任公司不設股東會。6.股份有限公司的特點：（1）公司的全部資本分為等額股份，股份采用股票形式。（2）股東以所持股份為限對公司承擔責任。（3）公司的股東有最低人數限制，而沒有最高人數限制。（4）股份有限公司的設立程序較為復雜。7.股東有權查閱公司的章程、財務、會計報表等公司內任何法律文件。

8.股票發行價格可以按票面金額，也可以超過票面金額，但不得低于票面金額。9.公司終止事由包括（破產、解散、撤銷）及其他法定原因。10.構成要約須符合下列條件：（1）要約須是向特定人發出的意思表示。（2）要約的內容必須具體、確定。（3）要約中應當明確該要約一經受要約人承諾，要約人就要受該意思表示的約束 11.承諾是受到要約人同意要約的意思表示。

12.合同履行的擔保方式有定金、保證、抵押、質押、和留置。13.限制競爭行為表現為以下4個方面：（1）濫用優勢地位限制競爭行為（2）濫用行政權力行為（3）不當搭售行為（4）串通投標行為

14.不正當競爭行為的類別：（1）假名冒牌行為：假冒他人的注冊商標；擅自使用知名商品特有的名稱，包裝；擅自使用他人的企業名稱或者姓名；在商品上偽造或者冒用認證標志、名優標志等。（2）商業賄賂行為（3）虛假宣傳行為（4）侵犯商業秘密行為（商業秘密具有秘密性、保密性和實用性特征。）（5）低價傾銷行為，以低于成本價銷售的商品。（6）不正當有獎銷售行為。（7）詆毀商譽行為 15.下列情形之一的不屬于不正當競爭行為（1）銷售鮮活商品（2）處理有效期即將到期的商品或者其他積壓的商品（3）季節性降價（4）因清償債務、轉產、歇業降價銷售商品。

16.有獎促銷分兩種（1）獎勵給所有購買者的附贈式有獎銷售（2）獎勵部分購買者的抽獎式有獎銷售。17.勞動法適用于（1）在中華人民共和國境內的企業、個體經濟組織和與之形成勞動關系的勞動者。（2）國家機關、事業組織、社會團體的工勤人員（3）實行企業化管理的事業組織的非工勤人員（4）其他通過勞動合同與國家機關、事業組織、社會團體建立勞動關系的勞動者

18.勞動法不適用于：公務員和比照實行公務員制度的事業組織和社會團體的工作人員，以及農村勞動者、現役軍人、家庭保姆、在中華人民共和國境內享有外交特權和豁免權的外國人等。

19.勞動合同的期限分為有固定期限、無固定期限和以完成一定工作為限。連續工作滿10年以上訂立無固定期限的勞動合同。試用期最長不得超過6個月。21.工資分配應遵循以下原則：（1）工資總量宏觀調控原則（2）用人單位自主分配原則（3）按勞分配為主體、多種分配方式并存原則（4）效率優先、兼顧公平的原則

22.女職工生育享受不少于90天的產假。預產期前15天，難產再給15天，多胞胎一個多給15天。23.勞動爭議的解決途徑（1）協商（2）調解（3）仲裁（4）訴訟

24.與著作權相鄰近的權利是指出版者、表演者、音像制作人及電臺、電視節目的播放單位對使用和傳播他人的作品享有的權利。

25.著作權的客體包括：文字作品；口述作品；音樂、戲劇、曲藝、舞蹈、雜技藝術作品；美術、建筑作品；攝影作品；電影作品和以類似攝制電影的方法創作的作品；工程設計圖、產品設計圖、地圖、示意圖等圖形作品和模型作品；計算機軟件；法律、行政法規定的其他作品。26.著作權的客體必須具備法律規定的條件。

27.不屬于著作權客體的作品：法律、法規，國家機關的決議、決定、命令和其他具有立法、行政、司法性質的文件及其官方正式譯文；時事新聞；立法、通用數表、通用表格和公式。

28．對公民的作品，屬于人身權的發表權和屬于財產權的使用權及獲得報酬權的保護期規定為作者終生及死后五十年。29．專利權的客體是指符合專利條件的發明、實用新型、外觀設計。

30．下列對象不授予專利權：科學發現；智力活動的規則和方法；疾病的診斷和治療方法；動物和植物品種；用原子核變換方法得到的物質。此外，對于違反國家法律、社會公德或者妨害公共利益的發明創造也不授予專利權。

31．商標是用來區別一個經營者的商品或服務和其他經營者的商品或服務的標記。包括商品商標、服務商標和集體商標、證明商標；商標注冊人享有商標專用權，受法律保護。32．部長會議是世界貿易組織的最高決策機構。

三級秘書實務復習重點 第一章會議管理

一、會議籌備方案:（1）確定會議的主題與議題。議題是對會議主題的細化（2）確定會議的名稱。（3）確定會議和議程。（4）確定會議的時間和地點。（5）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要。（6）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作。（7）確定會議與會代表的組成。（8）確定會議經費預算。（9）確定會議住宿和餐飲安排。（10）確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工。（實操題）

二、電話會議及視頻會議：電話會議適合于規模不大、辦公相對集中的企業。適用于分公司不遠、規模不大的企業。（單選）（2）視頻會議：（1）視頻會議的特點:①聲音和圖像同時傳送。②不受空間的限制。③節省時間、費用。④交流效果較好。⑤視頻會議的交流不夠深入廣泛。（多選）

三、會務機構分工的要求：（1）要根據會議的規模和類型組織人員隊伍。（2）會務機構要分工明確、責任到人。（3）加強協調，定期溝通。（多選）

四、會議籌備方案和制定程序會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會→分成籌備小組→形成籌備方案→領導審核方案。（單選，注意排序）。會前準備工作的基本要求：充分，周密，安全。（選擇）

較大型會場的座次安排：可以采用大小方塊、半圓形。（選擇）

五、會前現場檢查：確保所有事項條理清晰、注意氣味、設立入場登記、佩戴徽章名牌、準備接待休息室和急救箱、安排接待服務人員。

六、審核會議文件的方法:對校法。折校法。讀校法。

七、與領導溝通會議有關事宜的原則有：（1）時間生原則；（2）及時原則；（3）全面原則。（多選）

八、分配會議組織與服務工作應考慮的因素有：（1）成員工作經驗的多少；（2）承擔的工作的總量；（3）統籌分配任務；（4）考慮會議成員的特長愛好，發揮每個人的積極性；（5）工作分配更合理、更公平；（6）在實施執行中還要有靈活性。

九、會議舉行過程中可能出現的問題：人員問題；場地問題；設備問題；資料問題；健康與安全問題；行為問題。

十、會議應急方案特點:1.有的放矢；2.預防為主；3.留有余地。

十一、應急預案制定程序：預測情況、準備應對備選方案、討論緊急情況、確定應急預案。

十二、年齡較大或者女性安排向陽、通風好、衛生好的房間。提倡實行自助餐制和分餐制。

十三、會議開始前明確向與會人員宣布會議開始和結束時間。

十四、與會人員繳費=預期到會人員*交費額+陪同人員*交費額—交費折扣額

十五、會議經費的使用可以采取以下幾種監督和控制方法。1.報告和會議；2.授權和自我控制；3.質量；4.損益平衡表；5.比率分析；6.審核時要逐項細審。

十六、處理會中突發事件的工作程序為：向領導報告→啟動會議應急方案→實施應急方案→必要時向公共應急機構請求支援→善后工作（向受害者及家屬進行安撫、與媒體溝通）。

十七、會議總結的目的具體來講主要有以下幾點：（1）檢查會議目標的實現情況。（2）檢查各個小組的分工執行情況。（3）將員工自我總結和集體總結相結合，以積累經驗，找出不足。（4）獎懲相關人員。

十八、會議總結應該一分為二，以激勵為主。撰寫新聞稿一要及時二要準確反映會議精神三要經領導審核。

十九、會議評估方法：一是調查方式，填寫會議評估表。二是議事效率評估法。對主持人評估:側重于支持能力、業務水平、實現會議目標的能力、工作作風、對會議控制能力。

二十、設計會議評估表要素考慮：表格長度、填寫難易程度、問題相關性、問卷方式、分析數據方式

第二章 事務管理

一、涉外接待的原則:1不卑不亢；2依法辦事；3內外有別；4尊重個人；5女士優先；6入鄉隨俗。

二、禮賓次序原則：尊卑有序、平等待人。禮賓次序共有如下五種常見的排列方法：（1）依照來賓所在同家或地區名稱的拉丁字母的先后排列次序。適用于大型的國際會議或體育比賽。（2）依照來賓的具體身份與職務的高低來排列先后次序。適用于正式的政務、高務、科技、學術、軍事交住。（3）依照來賓抵達的具體時間早晚來排列其先后次序。適用于：1當各國大使同時參加派駐國的某項活動時；（4）依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間的先后排列其次序。適用于舉辦較大規模的國際性的招商會、展示會和博覽會。（5）不排列。當上述方法難以應用時，便可采用這種排列方法。

三、發出邀請:一般由東道國先發出邀請，講究規格對等。著裝要求：男西裝，女西裝裙，概括就是正裝。

四、涉外迎送儀仗式的工作步驟:1.確定迎候人員;2.準備迎賓的物品;3.見面講究禮節;4.送行前的拜訪;5.安排送行儀式

五、會見時間短，半小時左右。會談較正式，專題性較強。

六、拜訪的要求:(1）拜訪由秘書先電話聯系對方的秘書和隨員，雙方商定時間。(2)由東道主帶領員前去對方下榻的賓館,到達后應該在大堂里打電話通知對方,不要直接上樓去敲對方的門.(3)初次見面,可以不送禮物.七、會見時，座位安排一般為半圓形，主人主賓并排而坐。會談時，一般用長條形桌子，賓主相對而坐。

八、宴請注意：點菜時不僅要考慮外并因宗教信仰而帶來的忌諱，還要注意其他飲食習慣的差別。R.S.V.P（敬請答復）。到別人家里要攜帶禮物，飯店不需要帶禮物。

九、國際社會公認的“第一禮俗”—“女士優先”

十、介紹的次序。應把身份低、年紀輕的先介紹給身份高、年紀大的，把男子先介紹給女士。介紹時，除女士和年長者外，一般應起立，但在會談桌上、宴會桌上可不必起立，被介紹者只要微笑點頭示意即可。在條件許可時應從座椅的左側入座。

十一、吃西餐時右手拿刀，左手拿叉，胳膊肘不要上桌。不論什么情況，刀口一律向內。

十二、當主人鋪開餐巾時，就表示用餐開始，當主人把餐巾放在桌子上，表示用餐結束。中途暫時離開，將餐巾放在本人座椅面上。

十三、冷餐會禮節：按照順序取菜、按量取菜、顧及他人利益。

十四、饋贈禮品：伊斯蘭教國家喜歡綠色。禮物當面雙手送上。商務活動第一次見面不要贈送禮物，以免引起賄賂嫌疑。不要太貴重。各國的禁忌:各國、各民族在都有自己獨特禮節和習俗。在對外交往中送禮如果不考慮對方的習俗，很可能就觸犯了對方的禁忌，引起對方的反感。所以應該對各國的忌諱有基本的了解。

十五、選擇禮品的注意事項:在選擇禮品的時候，需要考慮這樣幾個因素:1.與受禮者的關系;2.明確送禮的原因;3.了解受禮者的特點;4.經濟方面的限定。

十六、在家工作管理方法：組織要求在家工作人員電子記錄工作時間和工作情況、組織定期會議要求在家工作人員參加、在家工作人員經常聯系上司，并要督辦工作。Soho是小型家居辦公室

十七、辦公環境的種類：在家工作，遠程工作，彈性時間，兼職工作到企業時安排臨時辦公桌。

十八、開放式辦公室優點：工作位置靈活應變、節省費用、易于溝通、易于監督、共享辦公設備。缺點：難于保密、難以集中注意力、噪音容易影響別人、難于找到私人空間。

十九、封閉式辦公室優點：安全、機密、易于集中注意力、保護隱私。缺點：費用高、難于監督、難于交流不

二十、導致辦公模式變化的原因：費用，交通問題，科技的發展，人力資源的靈活使用，企業間的競爭，企業的組織結構的變化，寬松的社會環境。

二十一、辦公室日常管理程序：定義→評價→分析→改進→實施

二十二、突發事件的種類:可能出現的突發事件常有以下幾種：①火災；②傷害；③疾病；④炸彈威脅或恐慌。

二十三、處理突發事件的原則:（1）快速反應，控制事態發展;（2）以人為本，保護公眾利益;（3）公開透明，真誠面對公眾;（4）重塑形象

二十四、事故情況記錄表:①事故日期；②事故地點；③事故涉及的人員；④事故的證人；⑤事故過程的概述；⑥填寫事故記錄薄的人員簽名。

二十五、突發事件的預防措施:（1）以書面形式確定的緊急情況處理程序（2）用上述緊急情況處理程序培訓所有工作人員（3）張貼顯示有關的緊急程序，讓所有人員了解有情況發生該如何疏散和急救員的姓名。（4）實行緊急情況模擬演練。（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責（6）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況（7）保證定期檢查和更新設備。

二十六、處理突發事件的工作流程:（1）及早發現，馬上報告，并保護好現場;（2）查找問題的原因;（3）成立臨時指揮中心;（4）控制源頭，釜底抽薪;（5）召開新聞發布會

二十七、督查工作的內容:（1）上級領導和本單位上司批示進行督查的事項。（2）上級直屬單位的重要工作部署與重要會議精神的貫徹落實情況。（3）本單位的中心工作、重要會議及文件決定事項的貫徹落實情況。（4）新聞媒體和重要客戶對本單位的批評、建議的答復與處理情況。（5）人大代表、政協委員以及職代會、股東會的議案、提案和建議的辦理情況。（6）下級單位請示事項的答復與辦理情況，以及基層請求上級機關幫助解決問題的辦理情況。（7）秘書在日常工作中發現和了解到的、提議列入專項督查，并經上司批準的重要事項。二

十八、秘書督查工作的特點有：復雜性，原則性，時限性和權威性。

二十九、督查工作的原則有：（1）實事求是的原則；（2）主動性的原則；（3）分層次落實原則；（4）時效性原則；（5）督查與幫辦相結合的原則。

三

十、督查工作的方法督查工作的方法有：（1）書面督查；重要、規范、權威性強（2）電話督查；用于緊急內容簡單督查事項（3）專項督查；（4）會議督查；（5）調研督查。

三

十一、查辦、催辦技巧:(1)與信息工作相結合;(2)與調查研究相結合;(3)堅持歸口辦理，分級負責;(4)堅持結報反饋制度。督查工作的注意事項有：（1）實事求是；（2）授權督查；（3）時限要求；（4）辦實事；(5)謙虛謹慎。三

十二、承辦期限制度是針對實效性制定的規則。優化勞動組合關鍵是用人問題。定員是按照工作定額確定人員配備的標準。定編是規定各單位各類人員的編制，包括機構設置、人員定額、崗位分配。

三

十三、制定工作計劃的程序：估量機會→確定目標→確定計劃工作的前提條件→擬定可行方案→評價備選方案→選擇方案→擬定分計劃→編制預算。

三

十四、政府采購：貨物、工程、服務。采購主體：采購機關、采購商。財政部和地方財政部門為監督部門。我國政府采購的主要方式有五種,即公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式。

三

十五、采購預算方案制定的原則有：（1）真實性原則；（2）重點性原則；（3）目標相關性原則；（4）經濟合理性原則。三

十六、制定采購預算方案的工作程序：1.確定預算的核算基數;2.進行市場調研;3.確定采購產品的種類及型號價格;4.編寫預算方案;5.征求意見，完善方案

三

十七、預算方案要進行可行性論證。包含：效益目標、技術標準、公共資源、支出標準和測算依據。三

十八、預算方法:1.傳統預算法;2.零基預算法

三

十九、零基預算法優點：管理層對整個活動進行審核、提高主管人員計劃預算控制決策水平、有利于將長遠目標、具體目標、要實現的效益結合起來。缺點：化肥大量的人力、物力和時間

四

十、辦公資源管理的基本程序：(1)了解本單位所有辦公資源的基本情況，包括名稱、放置的地點、功能情況等。(2)對單位所有辦公資源進行分類，對不同資源進行分類管理。(3)對辦公資源建檔，記錄應用情況。(4)定期進行數據分析。

四

十一、辦公資源管理注意事項：對辦公資源建檔、及時更新記錄、定期清退辦公用品、辦公用品領用更換依照規定執行、掌握員工變化信息

四

十二、信息開發的主要形式有：（1）剪報;(2）索引;分為：篇目索引和內容索引。二次開發（3）目錄編制；二次開發（4）文摘;二次開發（5）信息資料冊;（6）簡訊;三次開發(7）調查報告;三次開發。

四

十三、信息利用的特點是：周期性、經常性、廣泛性和時效性。信息利用中使用跟蹤卡、文檔日志來記錄信息借閱情況。

四

十四、信息反饋的特點有：（1）針對性；主動性收集（2）及時性；（3）連續性。正反饋是成績、經驗、負反饋是問題、失誤

四

十五、信息反饋的形式:（1）正反饋和負反饋；（2）縱向反饋和橫向反饋。（3）前反饋和后反饋。

四

十六、信息反饋的要求:（1）信息反饋要準確真實。（2）盡量縮短信息反饋時間，（3）信息反饋要廣泛全面，多信源、多通道反饋。

四

十七、秘書反饋要報喜又報憂、既講究實效性又準確性、重視觸及反饋又綜合加工深層次信息、即提供目前情況信息又提供過去將來信息

第三章文書擬寫與處理

一、通告與公告的區別：通告與公告同為具有廣泛告知性與約束力的公布性公文，區別：

1、使用范圍不同；公告大于通告

2、宣布事項不同。公告重于通告

3、制發者不同。公告由國家行政機關或者權力機關發布，通告由企事業單位。分為：制約性（強制性，有的具有法律效力）、告知性通告。成文日期可以寫在標題下。

二、通報是表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況的公文.通報時各級機關、企事業單位和團體經常使用的文種

三、通報可以分為表彰通報、批評通報和傳達通報三種類型。

四、通報的結構是：標題+主送機關+正文（+附件）+落款+成文日期。通報寫法：直述式、轉述式

五、決定特點：決策性、制約性

六、決定可以分為：

1、指揮性決定；

2、知照性決定。決定范圍：表彰先進、懲處錯誤、設置機構、人事變動、重要會議、變更撤銷下級決定

七、決定的結構：標題+主送機關+正文+（附件）+落款+成文日期。日期可以寫在標題下。主送機關可以不寫。

八、請示是有隸屬關系下級向上級行文。批復是有隸屬關系上級對下級行文。請批函是沒有隸屬關系主管機構行文。批答函是主管機關想沒有隸屬關系機關行文。

九、計劃的特點有：1.針對性2.預見性

十、計劃的結構：1文章式結構，其結構是：標題+正文+尾部。用于全局性工作計劃。2.表格式結構，適用于時間較短，內容單一或量化指標較多的工作計劃。

十一、總結按性質和作用分，有綜合性總結、專題性總結等。

十二、總結的注意事項：1.樹立正確的知道思想;2.堅持實事求是;3.總結出規律性的東西;4.分清主次、突出重點;5.語言簡明、準確

十三、述職報告的特點有：1.個人性；2.真實性；3.通俗性。

十、講話稿：話者就某一問題發表自己的簡介或者闡明某種事理而事先寫好的文稿。講話稿的特點:1.內容針對性強。2.語言評議通俗。3.交流具有互動性。分為：開頭、主體、結尾。

十一、講話稿注意事項:1.聲音充當媒介。口齒清晰、吐字準確、注意語調的抑揚頓挫就成為講話者應該具有的基本條件。2.講話稿的內容要有針對性。3.觀點鮮明，主題明確。4.語言要通俗、生動。

十二、市場調查報告的特點有：1.針對性2.真實性3.典型性4.時效性

十一、招標書的特點是:具有明確性、競爭性、具體性和規范性。

十二、投標書的特點是針對性、求實性和合約性。

十三、審核文書的工作步驟:1.明確審核范圍;2.確定是否需要行文;3.審核文書的內容;4.檢查文字內容;5.檢查文件體式6.檢查文書在處理程序上是否妥善完備

十四、文書擬辦的工作步驟:1.明確擬辦范圍。范圍：需傳達貫徹執行的文件、重要請示和報告、需要領導參考知道的文件。2.閱讀文書內容3.提出擬辦意見

十五、文書承辦的要求:1.認真領會擬辦、批辦意見。2.文書的承辦要區分輕重緩急。3.來文內容涉及以前的收文，要杳找或調閱有關文件作為承辦復文的參考。4.對于已經承辦和處理完畢的文書，應及時清理，并將有關情況及時說明。5.要將辦理完畢的文書與待辦的文書分別保存。

十六、催辦范圍：上級單位主送本機關需要具體落實的文件、下級單位請示或需辦理的文件、平行或不相屬單位的商洽、征詢意見函。

十七、文書催辦的工作程序:1.確定催辦的范圍;2.確定催辦的方法：電話催辦，發函催辦，登門催辦，約請承辦部門來人回報。3.進行催辦。

十八、檔案利用的含義：檔案利用工作可以區分為提供檔案利用和利用檔案兩個概念。檔案利用是檔案工作的目的和出發點。

十九、檔案利用方式：閱覽室利用、外借、制發復制本、制發證明、咨詢、印發目錄、展覽

二十、大事記包含：大事時間和大事記述

二十一、電子檔案的特點有：①非人工識讀性；②對電子技術和設備的依賴性；③信息的可變性；④信息與載體的可分離性；⑤信息的可共享性；⑥多種信息載體的集成性。

二十二、電子檔案歸檔：物理歸檔、邏輯歸檔。可以采用雙套制歸檔（物理歸檔和邏輯歸檔同時，采取紙質檔案歸檔）。

秘書資格認定三級資料：關于錄像答題

一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密來源：考試大

第五篇：三級秘書考試復習資料

三級秘書考試復習資料

第一章 商務溝通

1.在見面禮儀中要注意到：在日本，鞠躬是常見的傳統禮節；在歐洲各國喜歡擁抱的禮節 2.錄像中可能出現用餐禮儀：注意

3.饋贈禮儀中：（1）與法國人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標志的物品作為饋贈禮品。（2）與美國人交往，兩種場合可通過贈禮①圣誕節期間②當你抵達和離開美國的時候。(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數。（4）與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）與阿拉伯人交往，不送酒。P330 4.商務交往中，日本人不太尊重女性。

5.談話禮儀中，（1）避談政治、宗教等敏感話題（2）不要以自我為中心（3）避免詢問他人穿著、飾物等價格。（4）男士不問錢包，女士不問年齡。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中

7.進餐禮儀時，餐巾放在腿上。完全攤開、塞在胸前、掖在腰帶上都是不正確的。P335 8.普通西餐的上菜順序：面包、湯、各類菜肴、甜點、水果、咖啡或者紅茶。P335 9.吃甜點時，要用刀切開后，用叉取食 P336 10.第一大題：背景：要接待一個重要訪團，進行崗前培訓，請您寫一份接待計劃。

答：（1）做接待計劃之前我們要了解基本情況，確定接待規格，指定接待計劃包括工作準備、生活準備、參觀娛樂準備，最后確定人員和經費（2）書上第339頁上中要點的第一點。（3）書上第339頁上中要點的第二點。（4）進行崗前培訓的基本原則和要求：①.不卑不亢：不論外賓來自哪個國家，所代表公司、企業的大小，都應該以禮相待，互相尊重。②依法辦事：國際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國法律，也要遵守對方國家的法律。③內外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話禮儀、身體語言禮儀、餐飲禮儀等等。P339（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權平等的地位。方法有：（1）按身份與職務的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339下

11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規格應按慣例規格。P340上 12.會談時就某些實質性的問題進行交流。（選擇）P340中 13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時要注意：（1）環境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應預先通知接待方作好準備。P342 16.錄像中可能出現：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中 注意：在溝通部分可能出現大題，多為小題

17.小題：廣義的網絡溝通指那些網絡溝通與傳統溝通并行、或者網絡溝通占主導地位的企業管理溝通體系。P344中

18.網絡溝通的主體有：管理者的角色轉換、員工—知識擁有者、網絡溝通的環境P344 19.網絡溝通的環境有三個網：企業內部的Intranet、企業的供應商間的Extranet、企業外部的Internet P344下

20.基于Internet的網絡技術的公司內部網，不僅提高了企業信息服務的自動化程度，而且降低了企業管理費用。P345 21.Intranet模式以瀏覽器/Web服務器和數據庫服務器為核心。P345 22.Intranet的應用有兩種形式：發布內部文件、內部通信 P345中 23.Extranet是面向公司合作伙伴、相關企業和主要客戶。Extranet通常位于防火墻之后，通常也不向大眾提供公共服務信息 P345下

24.選擇題：Extranet的作用是：三點（書上第346上）25.多選題：網絡溝通的主要形式：四個 書上第346頁

26.網絡溝通的原則：主要考試前三點：交流面對面，管理最有效；信息傳遞前，深思又熟慮；注重影響面，圈內與圈外。P347 27.網絡溝通存在的問題：常考第一和三點：溝通信息呈超負荷態；縱向溝通弱化，橫向溝通擴張。P348和P349 28.人們愈來愈青睞電子郵件和電子公告板 P349上第四行

第二章 辦公環境的管理

1.辦公布局：開放式辦公室的優點：易于溝通，便于交流；缺點：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響他人 ； 封閉式辦公室的優點：易于保證工作的機密性（把書第353頁上表格看一下）

2.封閉式辦公室又稱為傳統辦公室、網格式辦公室。P352 3.預防緊急情況的措施有：主要是第二點和第六點（P354）其中，第二點可能考選擇題；第六點在錄像中可能出現

4.發生事故時，秘書要填寫《事故情況記錄表》；如果事故中有人受傷，則涉及到的每個人都要填寫一張《工傷情況報告表》，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定醫生。5.第二題：改進日常辦公事務工作流程的方案。

答：改進日常辦公事務工作流程的基本思路是：合并和精簡。認識到存在的問題后，提出如下改進建議。書上第356頁的表格，把大標題寫上，然后在自己添寫一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁注意事項中：（1）流程應由職權明確的專人來負責（2）要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當結合（3）流程本身要有不斷改善的空間和彈性。6.選擇題：文稿審定的步驟：（1）文秘人員打印文件，首先應瀏覽一遍文稿。（2）校對人員應認真校對。（3）章監管員用印前，對文件內容、文件格式、簽發手續再次認真核對一遍。P358上

7.選擇題：文稿審核的內涵：法律審核、政策審核、實施審核、體式審核、程序審核P358 8.選擇辦公設備和易耗品供應商時要比較：（1）價格和費用，如批量購買，節日削價或將其指定惟一的辦公用品供貨商，但注意一定不要處理的產品（2）質量和交貨（3）服務和位置（4）安全和可靠性 要仔細比較供應商的報價單、訂貨單、交貨單和發票是否一致P359 9.第三題：作為秘書，你如何做到對辦公用品的控制和監督？

答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量是（定義，在書上第360頁中間），最小庫存量是（定義，在書上第360頁），再訂貨量是：（定義，在書上第360頁）

第二：加強對辦公設備和耗材的庫存管理和監督，要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。(P261)進貨卡即記錄所有接收信息；出貨卡即是申請領用單，記錄發放物品的數量；庫存卡是每一次計算物品的庫存余額，該余額代表庫存物品的實際數量。（P260）

第三：最后（書上第360頁下）①檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物品的情況②定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定購量③檢查實際庫存，將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費和被盜。

10.小題：租用或租借合同無法提前終止，否則可能是昂貴的.P361 11.辦公用品的采購，①由購買貨物的人填寫《購買申請表》，經部門領導批準后交給采購人員。并復制一份給會計部門。②采購人員要根據收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫③會計部門收到發票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，要做到三單一致，經財務主管簽字，支付款額或支票。P362 12.做時間表應按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數字編號標記出任務完成時間的前后順序。(P363中)并指明每一項任務的負責部門或承擔人以及負責人 13.行動計劃的內容：書上第364頁第一、二、三、四點 14.現代企業管理要求工作的時效性。制定承辦周期的內容和期限要考慮：（1）時間期限（2）確定多長的時間期限做標準適宜，包括能體現組織的形象。P365中

15.承辦周期是企業接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時間規定。P365下

第三章 常用事務文書的擬寫

1.選擇題：市場調查報告的特點：其一是針對性；其二是真實性；其三是時效性。P367中

2.市場調查報告有情況調查報告、事件調查報告、經驗調查報告和問題調查報告。P367 3.市場調查報告的主體由三部分：書上第368頁下 4.市場調查報告最重要的是實事求是。P369中

5.計劃的概念。是實現目標、內容、步驟、措施和完成期限的一種事務性文書 p369 6.計劃的特點：其一是針對性；其二是預見性。P369 7.從書上第371頁下計劃的結構與寫法開始看到第372頁的注意事項。看后，第四題題目就是根據背景寫一篇計劃書。

北京的粗略意思是：單位要開展一項學習太極神功的活動，學習完后舉行比賽，以次寫一個計劃。（注明：背景是老師舉的例子，未必是考題）仔細看一下書上第370頁，例文分析2 8.總結的類型;按內容分，由學習總結、工作總結等；按性質和作用分，由綜合性總結、專題性總結等。（選擇題）P372 9.總結的結構中主體包括的內容：成績和經驗、存在的問題和教訓以及今后努力的方向等 10.選擇題：主體由過程式、經驗式等多種形式。P374 11.在總結中的注意事項：第一、二、三、四點 P374 12.述職報告的特點是：一是個人性；二是真實性；三是通俗性。P375 13.重點：招標書。招標書由多種類型：企業經營者招標書、企業承包招標書、勞務招標書、技術引進或轉讓招標書。P376下 14.第五題：可能是公文寫作題：招標書 因此一定要好好看一下招標書的結構和寫法 看一下第377頁的招標書例文

15.第六題：可能是請柬寫作題 參見第191頁請柬的格式與寫法

16.投標書也稱為“標函”，它的特點是：針對性、求實性和合約性。P378 關于投標書的結構和寫法同學看一下即可。第四章 會議與商務活動

1.會議前我們應該做好哪些方面？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時間、會期（4）確定經費預算和餐飲安排 P382 2.確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化 P382 3.會務組是負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協調工作。P382下 4.開遠程會議，預算我們應重點考慮：郵電通信費用，電話和電視費用

5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C..馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD 6.選擇題：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負責人座位相間排列？答案：報告會、表彰會、聯席會 P385中

7.遠程會議的優點：節省時間、節省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀錄 P385 8.第七題：秘書如何做好會議協調？

答：在總協調中，先要準備工作協調，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標題是：不完成，存在問題；另一列的標題是：落實日期

在組織工作協調中，秘書要引導會議進程，秘書發言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時機成熟時，適時引導（3）發言時要與領導導向相同。秘書還應做到在會上認真傾聽，最大限度地給予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產生積極的影響。9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點、第三點、第四點和第五點。10.導致會議承銷不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解 11.第八題：某公司開業。請你做好開業典禮的前期準備

答：書上第392頁到393頁，一共9個點。其中在第四點，闡述來賓邀請的人士包括上級領導，社會名流，新聞界人士和同行業代表。第六點中，開業現場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內的大廳。第九點中，向來賓贈送的禮品時，應選擇有宣傳性、榮譽性和獨特性的禮品。

典禮的程序包括：1——7點（書上第394頁），其中第五點，詳細闡述揭幕人要由本單位負責人和一位上級領導或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業的正式成立 以上用自己的語言組織一下。即為答案

12.信息發布會的主題大致有兩類：（1）說明性主題（2）解釋性主題 P395 13.選擇：信息發布會的時間選擇要注意：（1）避開節日與假日（2）避免與重大社會活動相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報道重點撞車 P395下

14.選擇：確定信息發布會的地點要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發生地（3）當地著名的賓館、會議廳等 P395下

15.信息發布會的主賓是新聞記者 廣告公司、客戶、同行業是受邀請的對象 P396上

17.信息發布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關部部長擔任。P396 18.選擇：圖片、實物、模型、錄像、光碟等也是新聞發布會準備的材料。P396中

19.信息發布會上要注意：（1）講話重點突出（2）各發言人口徑統一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397 第五章 信息與檔案

多為選擇題，這部分也可能出現大題（可能在檔案與溝通中選擇一個）1.多選：信息開發的主要形式：P401下

2.剪報的優點：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時效性、可靠性 P402上 3.信息資料索引可分為篇目索引和內容索引。P402中

4.文摘的類型：指示性文摘（適用于信息篇幅長河內容復雜的情況）和報道性文摘 P402 5.多選題：信息編寫的類型：5點 書上第403頁下面

6.信息開發的方法：主要注意第三點（縱深發）和第四點（連橫法）P404中

7.仔細看書上第405頁信息開發的類型，一次信息的形式有剪報、外文文獻的編譯等；二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等；三次信息提供的是評述性的、動態性的、預測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調查報告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息？二次信息？三次信息？

8.信息開發技巧：抓住熱點、針對難點、找準亮點、超前預測、突出特色 P405中 9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

10.信息咨詢服務的表現形式：報刊索引服務、信息線索咨詢服務、統計資料的咨詢服務。P407 考題形式：在給出別的一個，構成四個選項

11.信息反饋的形式：正反饋和負反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408 了解前反饋的定義：在信息發出之前，向信息發出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發出后，信息接受者對信息做出的反應 P408 12.信息反饋的特點：針對性、及時性和連續性 P409中

13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：（1）開設閱覽室（2）檔案外借（3）制發檔案復制本（4）出具檔案證明 P411 14.開架閱覽的做法是：（1）科技檔案副本（2）非密的或密級較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P411 15.檔案外借的制度：（1）辦審批手續（2）外借期限不易過長（3）數量要有所限制（4）保證按期歸還 P411 16.檔案復制本分為副本和摘錄兩種 P411 17.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。在證明中只能對有關材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關鍵性作用的內容應做到與原件的字、句，甚至標點完全吻合。P412中

18.印發目錄包括內部印發（向內部各機構和下屬單位印發）和外部交流兩種 P412 20.“提供檔案利用”是針對檔案管理者而言；“利用檔案”是針對利用者而言 P412下 21.檔案參考資料具有問題集中、內容準確、文字精煉、概括性強的特點 P413中

22.把書上第413頁下的幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下 他的考題類型可能是根據一定的背景，讓你選擇。如對于一個搞科技的企業來說，編寫檔案參考資料的一句詩（）則選書上第415頁的第八點、第九點和第十點。因此要知道，對于不同類型的企業，其依據不同。

23.大事記的概念 P413中

秘書編寫的大事記主要是持續反映本單位情況的單位大事記。在編寫的時候，具體要求是：（三點）第一，觀點正確，用材真實；第二，大事突出，要是不漏，小事不記；第三，系統條理，簡明扼要 P413 大事記的內容有大事時間和大事記述兩部分組成。

23.組織機構沿革和企業年鑒 可能要反過來考。如：選擇題：系統記錄一個單位或專業系統的體制、組織機構和人員編制變革的情況的一種文字材料是（）選擇：組織機構沿革 同時，企業年鑒也是如此的考法 P414 24.統計數字匯集按其內容可分為綜合性和專題性兩種 P414中

25.針對性地提供檔案服務的人員：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術人員P416中的四個大標題

關于錄像答題技巧：

一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密

（一）關于商務活動中的簽字儀式：書上第389頁

注意：迎客:秘書在大門口迎接，領導在會議室等待迎接；客人應坐在右邊；簽字廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，桌布應為綠色；實現應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談政治、宗教；不問婚否；身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。

（二）宴請

注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序;關于在宴請的過程中出現的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內容；管理上司日志時，若上司日志發生變化，則應當先調整上司日志，再調整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉

(三)有關商務旅行：詳見書上第397頁（秘書與領導一起出行，可能還有其他人員）

注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細看書上399頁的表格，準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。

（四）有關溝通：可能員工家屬來鬧事

注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。

秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現有“讓我告訴你??的電話和地址”，即在未經領導的授權下，不能說出領導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領導說，而應寫成便條形式，把領導叫出來匯報。領導在未吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定。