第一篇：第八單元 會議管理與商務活動

第八單元 會議管理與商務活動

一、判斷題（將判斷結果填入括號中。正確的填“√”，錯誤的填“×”）

1、會議必須是三個人以上聚合在一起，遵循一定的程序進行。（×）

2、一些跨國家、跨地區的會議，政治、經濟影響比較大，涉及面廣的會議，往往由會議的發起者主辦。（×）

3、會議名稱可以用簡稱的形式表達。（×）

4、部門的會議至少應提前3天報至辦公室，由辦公室統籌安排，定出一周會議安排表。（×）

5、議程表應在會前發給與會人員。（）

6、在圓桌或者方桌的周圍安放椅子，適合于召開30——40人左右的小型會議。（×）

7、會議文件初稿經過修訂，即可印刷，并按規定范圍分發。（×）

8、外部會議可郵寄通知，但要檢查信封上與通知上的姓名是否一致，并把握好會議通知的提前時間。（）

9、會前檢查主要是檢查場館準備情況。（×）

10、與會者的親筆簽名可為日后查考提供歷史憑證。（）

11、會議記錄不僅可作為日后查考分析的依據，也是具有法律效力的文檔。（）

12、如果是組織內部的會議，秘書會場服務還包括接待來訪客人。（）

13、會議成果性文件比會議記錄性文件更重要，因此在擬寫時要特別重視。（×）

14、與會者在報到時，接待人員就可與其交割返程票及票款。（）

15、催辦是對會議決議、決定貫徹執行結果的重要督促和檢查手段。（）

16、會議所形成的正式文件，如會議通知、會議記錄等應列入立卷范圍。（）

17、會見的目的是各方能在求同存異的前提下取得諒解和共識，或達成某些協議，作出某項決定。（×）

18、涉外會見，應當按主右客左的國際慣例安排座位，即客人坐在主人的左邊。（×）

19、有些辦公會議因內容涉及，需擴充與會人員，秘書應事先擬出名單然后及時通知。（×）

20、代表會議在需要時，經常務代表提議，可邀請少部分列席代表參加。（×）

二、單項選擇題（在備選答案中選出一個正確的答案，將相應的字母填入題內的括號中）

1、會議具有其他溝通形式不可替代的功能，但（C）功能不是。

A．分權B．協調C．反饋D．親和

2、把會議分為正式會議和非正式會議，這是根據會議的（A）分類。

A．性質B．內容C．人數D．規律

3、以下選項中，不屬于出席人身份的是（B）。

A．正式成員B．服務成員C．列席成員D．旁聽成員

4、很多合作性和學術性組織有召開經常性會議（如年會）的制度，如亞太經濟合作組織每年召開的領導人非正式會議，往往（C）主辦。

A．由領導或管理職權的機關 B．由會議的發起者C．由一個組織的成員輪流

D．通過一定申辦程序確定由誰

5、會議的目標有主次輕重之分，（C）必須體現中心目標或主要目標。

A．重要議題B．難點議題C．中心議題D．熱點議題

6、有些會議的議題需要經過（A）審核，才能決定是否列入會議議程。

A．議案審查委員會B．領導機關C．秘書處D．管理部門

7、會議預案包括會議名稱、時間、地點、會期等，但不包括（D）。

A．籌備人員分工B．會議經費來源C．會議成本D．醫療費用

8、會議成本包括的隱性成本是指（B）。

A．與會者參會獲得的工資收入B．與會者參會損失的勞動價值

C．與會者參會創造的勞動價值D．與會者參會損失的工資收入

9、對會議所討論的問題按照主次、輕重，按照其內在聯系有機地排列起來，印成文書，就是（D）。

A．議題表B．會程表C．日程表D．議程表

10、果會期是（B）或以上，就應該排定會議的日程表。

A．半天B．一天C．一天半D．兩天

11、按照我國慣例，如果主席臺上的人數是雙數，則身份最高者位于（B）。

A．中間靠右座位，第二位在其左邊B．中間靠左座位，第二位在其右邊

C．中間，其次是左位，再次為右位D．中間，其次是右位，再次為左位

12、以下選項中，不屬于與會人員座次安排要求的是（D）。

A．按姓氏漢字筆畫多少排列 B．按地理位置排列C．按行業系統排列

D．按貢獻大小排列

13、秘書對會議文件的寫作應符合（A），這是寫好會議文件的首要條件。

A．會議主題和領導的意圖B．基層單位要求C．職能部門呼聲

D．社會現實和民眾愿望

14、以下選項中，不屬于會議文件的是（D）。

A．領導指導性文件B．審議表決性文件C．傳達宣傳性文件

D．媒體反饋性文件

15、對重要的會議邀請對象比較合適的可用書面通知，再加（A）的雙重方式。

A．電話確定B．請柬確定C．當面確定D．郵件確定

16、邀請性會議為準確統計與會人數，做好相應準備，通知時應提前（C）以上并附加回執。

A．一周B．兩周C．三周D．四周17、秘書必須對會議文件的準備情況進行仔細檢查。會議文件如有差錯，小則影響會議的進程，大則產生嚴重的（B）。

A．經濟損失B．政治后果C．社會影響D．個人負面影響

18、會前檢查的方式可以是現場實地檢查和（B）等方式。

A．領導觀看錄像B．領導聽取匯報C．電話匯報D．工作人員自查

19、迎接重要賓客，要事先確定（C），并派相應身份的人員前去。

A．招待規格B．接待人數C．迎接規格D．交通工具

20、簽到可統計會議實到人數，會議實到人數是確定法定性會議有效性的必要條件，在這些會議上，簽到是一種（B）。

A．經濟行為B．法律行為C．政治行為D．社交行為

21、會議記錄應該嚴格遵守實事求是等原則，但下列選項中的（D）原則不是。

A．客觀真實B．完整準確C．清楚規范D．個性醒目

22、下列選項中，不屬于會議記錄形式的是（D）。

A．詳細記錄B．摘要記錄C．簡易記錄D．完整記錄

23、下列選項中，不屬于會間服務工作的是（C）。

A．完成領導交辦事項B．提供必需生活用品C．擬寫會議紀要D．保障會議安全

24、下列選項中，不屬于會間調度工作的是（C）。

A．安排分組會議的會議地點B．車輛調度C．照顧與會者的健康

D．通知有關人員準時出席會議

25、下列選項中，不屬于會議期間擬寫和編輯的文件是（B）。

A．會議簡報B．工作報告C．會議紀要D．會議決定

26、下列選項中，不屬于擬寫和編輯會議紀要要求的是（D）。

A．主題集中B．語言簡潔C．格式規范D．編發迅速

27、下列選項中，不屬于與會者離會工作范圍的是（A）。

A．文件收集B．費用結算C．送別與會者D．會場清理

28、與會者離去時，要安排好車輛，并將與會者送至機場或車站，職位高者應由（D）親自到機場或車站送別。

A．主持人B．老者C．主辦者D．領導人

29、下列選項中，不屬于催辦形式的是（C）。

A．發文催辦B．會議催辦C．電腦催辦D．派員催辦

30、會議催辦是指會議決議、決定（C）等的催辦。

A．交流溝通B．傳播管理C．貫徹執行D．檢查反饋

31、大中型會議要檢查（A）所制定的各項會務工作是否準確到位，有無脫節現象。

A．會議預案B．會議議程C．文件安排D．會議協調

32、（D）在提高會議效率方面，無論對組織還是個人都可以起到改進提高的作用。

A．會議預案B．會議協調C．會間工作D．會后總結

33、身份低的人會見身份高的人稱之為（C）。

A．接見B．召見C．謁見D．高見

34、“邊界會談”是根據（A）劃分的一種形式。

A．會談的內容B．參加會談代表的多少C．會談的開放程度D．會談的層次

35、會見與會談前期準備工作首先要做的是（B）。

A．收集信息分析雙方材料B．確定議題和明確目標C．確定參加人員

D．雙方協商時間、地點

36、會見和會談結束后的重要工作包括整理文件并歸檔和（D）。

A．寫新聞稿B．安排宴請C．參觀游覽D．安排簽字儀式

37、通常辦公會議每次的（C）幾乎都不同，有新的變化。

A．時間B．地點C．議題D．人員

38、下列選項中，不屬于辦公會議議題綜合產生來源的是（B）。

A．領導意圖B．秘書倡議C．工作實踐D．反饋信息

39、參加代表會議的代表必須（B）產生。

A．依法選拔B．依法選舉C．群眾推舉D．上級委派

40、代表會議是（C）最大的會議。

A．影響B．規模C．權力D．信息量

三、多項選擇題（在備選答案中選出二至五個正確答案，將相應的字母填入題內的括號中）

1、會議具有其他溝通形式不可替代的功能，這些功能是（ABDE）。

A．分權功能B．協調功能C．反饋功能D．親和功能E.咨詢功能

2、下列選項中，會議應具有的構成要素是（ACDE）。

A．與會者B．會議議程C．會議名稱D．會議時間E.會議地點

3、會議議題來自于（ABCD）。

A．領導人B．上級機關C．基層部門 D．下級部門 E.社會大眾

會議預案、計劃的制定

4、負責會議日程、文件、簡報，安排記者采訪，提供新聞稿等工作的是（BC）。

A．總務組B．秘書組C．宣傳組D．保衛組E.組織組

5、（ACD）都是關于會議活動先后順序的安排，但不需標明人員組成、會議經費、成本核算等內容。

A．會議議程B．會議預案C．會議日程D．會議程序 E.會議計劃

6、以下選項中，屬于會場布置要求的是（BCDE）。

A．會場安排力求簡樸淡雅 B．會場色調應與會議目的相稱

C．面積、設施應滿足會議需要D．桌椅擺放應符合會議要求

E.按照我國慣例，席位次序應先左后右

7、以下選項中，屬于在會前必須準備妥當的文件是（BDE）。

A．會議公報B．開幕詞C．會議簡報D．工作報告 E.領導講話稿

8、單位內部重要會議通知應做到：（ABC）。

A．把會議通知當面送達與會者B．請對方簽收會議通知

C．代為簽收會議通知的跟蹤落實 D．電話通知E.電子郵件通知

9、會前檢查可起到的作用是（ABE）。

A．及時發現問題B．盡快加以糾正C．維護領導權威 D．顯示會議形象

E.及時調整預案

10、秘書人員應做的報到工作包括（BCDE）。

A．每一記錄要素宜單獨成行B．以一個發言者為一個記錄單元換行分隔

C．用黑圓珠筆記錄D．錄音機記錄要整理成書面記錄

E.記錄草稿給領導獲準后才定稿

11、秘書人員制作會議記錄，應做到（ABDE）。

A．每一記錄要素宜單獨成行B．以一個發言者為一個記錄單元換行分隔

C．用黑圓珠筆記錄D．錄音機記錄要整理成書面記錄

E.記錄草稿給領導獲準后才定稿

12、會場服務工作包括（BCDE）。

A．記錄會場情況B．茶水供應C．引導與會者入、退席

D．滿足與會者臨時需要E.接聽會場外打來的電話

13、會議簡報的信息篩選原則有（BC）。

A．保密性B．真實性C．典型性D．時尚性E.規范性

14、秘書做好單位內部小型會議的清場工作，包括（ABCDE）。

A．帶回會議資料B．傳達留言C．檢查遺漏物品D．檢查煙灰缸有無易燃物E.通知會場的管理單位

15、會議傳達必須確定內容、（ABCDE）等。

A．程度B．范圍C．時間D．層次E.方式

16、秘書在會議期間的文書工作主要包括（AC）。

A．文件分發 B．文件收集 C．文件清退 D．文件登記 E.文件裝訂

17、會談形成的條件是：（ABC）。

A．會談諸方有共同關心的問題B．會談諸方既有共同利益，又有各自的獨立意志

C．會談人員是某一國家、單位或個人利益的代表

D．會談人員都應是官員或專業技術人員E.會談地點必須處在中立地區

18、會見和會談期間的重要任務是（ABCDE）。

A．迎送及合影B．翻譯C．記錄D．服務E.記者采訪管理

19、秘書應為辦公會議準備各方面的信息，包括（BCDE）。

A．秘書的建議B．法律、法規、政策C．上級的指示

D．本單位工作反饋信息E.專家的意見

20、下列選項中，秘書做好代表會議會務工作的要點是（BCDE）。

A．正式代表應隨機產生B．有些議題來自代表的提案

C．會場布置必須莊嚴、隆重D．應做好選舉、表決的準備工作

E.應安排好代表的接送等事宜

補充：

1.判斷題：

2.參加籌備學術會議并提供服務的秘書人員應有一定的專業知識。（√）

3.報告會以單向宣傳、教育為主，不需收集反饋意見。（×）

4.座談會邀請對象必須是德高望重的人。（×）

5.國際會議的東道國必須準備足夠的同聲翻譯，文件也應準備不同文字的文本。（√）

6.簽約儀式由簽約方職位相當的負責人主簽，由更高一級的領導人及相關部門的負責人參

加，以示監證。（√）

7.主方參簽人員站立位置，依職位高低由中間向右邊排列。（×）

8.開幕典禮必須安排余興節目、鑼鼓、禮花、禮炮等以助興，否則影響不大。（×）

9.外國宴請習慣，排席位時男女摻插安排，以女主人為準，主賓在女主人右上方，主賓夫

人在男主人右上方。（√）

單選題：

1下列選項中，不屬于學術會議形式的是（B）。

A．論文報告會B．選舉大會C．現場演示D．座談會

2學術會議的（A）往往匯編成論文集，內部交流或公開出版。

A．會議成果B．領導講話C．會議決議D．會議簡報

3報告會規模應適當，人數最好（B）左右。

A．幾十人B．幾百人C．幾千人D．幾萬人

4報告會的（B）及報告人必須慎重選擇，以使每一場報告會都能達到預期的效果。

A．領導講話B．報告主題C．時間地點D．會議議程

5座談會的（D）不必嚴格規定，以使會議在輕松的氣氛下得到理想的效果。

A．地點B．場所C．議題D．時間

6座談會的成功與否，很大程度上決定于（D）的水平。

A．領導人B．報告人C．與會者D．主持人

7國際會議各國的參會人員應考慮（A）的相應性，以便達成協議。

A．職位地位B．國家大小C．實力D．觀點

8由于國際性會議能提高與會國的政治地位，還會給與會國帶來一定的經濟利益，因而其（C）的選定，往往要經過激烈的競爭。

A．時間B．主題C．地點D．議程

9簽字儀式表明會談各方對（D）的正式認可。

A．文本文字B．文件約束力C．文本內容D．會談結果

10為了保證文本在簽字后立即生效，一般在舉行簽字儀式（A），在文本上加蓋雙方的公章。

A．前B．中C．后D．同時

11不同國家簽約，文本的（A）可以不一致。

A．語言文字B．內容C．語意D．格式

12簽約儀式中的簽字人員必須具有代表一級政府和組織的（C）。

A．代表權B．領導資歷C．法定資格D．權威地位

13召開新聞發布會前，秘書應根據調查研究情況寫出書面報告，一是供領導采取措施作決策時參考；二是（B）。

A.使公眾了解和知曉B.使領導發布新聞時不致遺漏或差錯C.宣傳和樹立組織形象D.發給記者

14以下有關召開新聞發布會的步驟和要求的說法，（B）是不恰當的。

A.新聞發布會召開前應有明確的主題B.邀請的報社或電視臺記者必須是綜合性的，影響才會大C.秘書或公關人員應為會議主持人作好形象設計D.會議結束后要及時了解與會者的態度和意見

15許多國家對正式宴會十分講究，往往在請柬上注明（C）要求。

A．語言B．伴侶C．服飾D．職位

16下列選項中，不屬于宴請時安排菜單的禁忌是（D）。

A．宗教禁忌B．地方禁忌C．職業禁忌D．國家禁忌

多選題：

1下列選項中，秘書做好學術會議會務工作的要點是（ABE）。

A．正式代表根據報名產生B．提前三個月發送預備性通知C．會場布置必須莊嚴、隆重D．應安排隆重的禮儀性程序E.參與的秘書人員應有一定專業知識

2下列選項中，秘書做好報告會議會務工作的要點是（ABCE）。

A．報告人應有一定的表達能力B．應安排隆重的禮儀性程序C．會場布置應隆重大方D．提前三個月發送預備性通知E.報告會后應收集反饋意見

座談會

3下列選項中，秘書做好座談會會務工作的要點是（ABC）。

A．座談會以小型為主B．座談會應既集中又民主C．邀請對象是獨立思考又敢于發表意見者D．座談會可不做記錄E.座談會后應收集反饋意見

4下列選項中，秘書做好國際會議會務工作的要點是（ABCDE）。

A．選定會議地點B．規定正式語言和工作語言C．建立會議組織系統D．提出議案E.確認會議記錄

5下列選項中，參與簽約儀式的人員有（ABCDE）。

A．簽字人B．領導人C．見證人D．助簽人E.公證人

6下列選項中，做好國際會議會務工作的要點是（ABDE）。

A．準備有簽字桌、文本、簽字筆、吸墨水器、小國旗等 B．將文本打開，向主簽人指示該簽字的位置C．做好現場記錄D．用吸墨水器將墨跡吸干E.準備香檳酒

7在開幕、閉幕和揭幕儀式中，應確定好（ABCDE）

A.主持人B.致詞人C.剪彩人D.領導人E.群眾代表

8排列便宴的席位時，可按照以下原則安排（BCDE）。

A．背門為上B．右高左低C．觀景為佳D．中座為尊E.臨墻為好

第二篇：會議與商務活動

會議與商務活動

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

掌握會議議程、日程的擬定方法；正確選擇會址；做好會議記錄、會議中的信息溝通和會議期間值班、保衛工作以及會議經費結算工作；掌握開放參觀活動方案的擬定和安排宴請活動的要求、商務旅行計劃和旅程表的制定方法。

熟悉會議議程與日程的區別；掌握會議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式；學會會議文件資料立卷歸檔的步驟和國外商務旅行準備工作的主要內容。

二、重點提示

1．會議議程表的設計方法

(1)注意議題所涉及各種事物的習慣順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。

(2)議程表中第一項是宣布議題，安排討論問題時應盡量將同類性質問題集中安排在一起。

(3)保密性較強的議題一般安排在后面。

2．會議日程表的設計方法

(1)會議的日程表一般采用簡短文字或表格形式。

(2)將會議時間按每天上午、下午、晚上三個單元將議題具體化。

3．安排會議議程和日程應注意的問題

(1)會議議程和會議日程的功能不同。

(2)會議議程的編制在前，一旦確定不應再改變。會議日程如遇到一些變化可相應調整。

(3)會議議程與日程必須吻合。

(4)會議議程和日程表制定后，須經主管領導審核方可實施。

4．選擇會址應考慮的因素

(1)交通便利。

(2)會場的大小應與會議規模、主題相符。

(3)場地要有良好的設備配置。

(4)應盡量避開鬧市區，場地應不受外界干擾。

(5)選擇會議地點應考慮有無停車場。

(6)場地租借的成本必須合理。

5．做好會議記錄

(1)會議記錄的準備工作

1)準備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機和磁帶。

2)備有會議議程表和相關文件資料，了解與會人員的座位圖。

(2)會議記錄的內容：會議描述；與會者姓名；會議過程；主席、記錄員簽名。

(3)會議記錄的方法

1)重點應將會議主要討論的觀點、決議、決定、重要聲明、修正案內容、結論一字不漏地記錄下來，其他內容概括記錄。

2)漏記內容對照錄音磁帶進行修改，也可提示會議主持人請發言者重復內容或對某一術語做簡要的解釋。

3)與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

(4)會議記錄的修改

1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿經他簽字批準。

2)經會議批準，會議記錄如有錯誤，主席或秘書可以更改。

3)會議記錄一經簽名，任何地方都不能再作改動。

(5)會議記錄的要求：準確、完整、簡潔、條理清楚。

6．會議期間的信息溝通

(1)做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作

1)秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，全面收集信息。

2)要深入實際，掌握第一手資料。

3)注重信息的加工。

4)注重實效，狠抓反饋信息的收集。

(2)會議期間的對外宣傳工作

1)妥善處理與新聞媒體的關系。

2)注意內外有別，嚴守單位秘密。

3)在傳遞方式、內容選擇上應本著對象、效果、實效、費用的原則綜合考慮。

4)注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的報道。

5)為召開記者招待會提供必需的信息資料。

6)信息收集力求全面、真實、及時、適用、重點突出。

7)與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠相待、平等相待、迅速及時。

(3)信息加工的形式：綜合加工；提煉加工；推導加工。

(4)信息傳遞的方式：口頭傳遞；影像傳遞；電子系統傳遞；專人傳遞。

第三篇：會議與商務活動要點與重點

會議與商務活動要點與重點

一、要點

1.掌握發送會議通知的方法及注意事項,能夠擬寫帶回執的會議通知;掌握各種會議證件 的制發和會議文件資料的發放;了解與會人員的接站、報到、簽到工作的基本內容和程序;做好會議的善后工作,包括安排與會人員返程、會議文件資料的清退及會議室的整理。掌握會見與會談、開放參觀準備工作的內容及活動的基本程序;商務旅行準備工作的主 要內容。

2.熟悉會議構成的要素;會議的種類與作用;內部會議室的預訂方法。

二、重點

1.發送會議通知

(1)發送形式:正式通知,非正式通知。

(2)發送內容

1)預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況。

2)需要回復的會議通知或預備通知中可加入明信片。

3)會議中使用的有關票據。

4)附說明或回執單,要求與會者告知具體的到達和返程日期,標明交通工具及線路。

(3)發送會議通知的注意事項

1)明確會議通知發送對象。

2)落實發送的回復確認環節。

3)對書面會議通知的地址、郵編要填寫正確。

2.會議通知

(1)會議通知的主要內容:被通知部門、人員、職務、通知事由、會議時間、會議地 點、出席對象或范圍、會議程序、議事內容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名 和職務、通知日期。

(2)按正確格式擬寫會議通知及會議回執。

3.會議的各種準備工作

(1)制作姓名卡片、會議證件的方法

1)內容設計上有會議名稱、與會者姓名、稱呼、身份、組織名稱。

2)重要的大型會議要貼本人照片,并加蓋印章。

(2)會議文件資料發放的基本方法

1)按照與會者名單,準備好每人一個文件袋。

2)分發重要文件要編號、登記,保密文件要注明密級。

3)征求意見稿或保密文件應附文件清退目錄。

4)適時適量。

5)內容重要又需要事先送達與會者的文件,可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達。

(3)會議所需用品和設備的準備

1)準備會議所需物品要盡量考慮全面,有備無患。

2)會議用品和設備的類型分為必備用品和特殊用品。

(4)預訂內部會議室的方法

1)要打出一定的提前量,在確定準確的會期后,應盡早預訂。

2)在使用的前一天,一定要再次落實。

3)會議室的大小、格局、設備的配備與會議的人數、性質和類型相匹配。

4)留有足夠的自由使用空間,會議之間的間隔不宜太緊。

5)事先查看會議議程,了解會議是否需要音像輔助設備,并事先將設備調整到最佳狀態。

(5)接站報到工作的主要步驟

1)有統一的指揮調度系統,掌握與會者到達的時間和聯系方式。

2)備有足夠的車輛和接待人員。

3)如設接待站要制作醒目的牌子或橫幅,表明“××公司接待處”的字樣;并設立引 導牌或標識牌,表明報到的具體位置。

4)事先準備好文件袋發給報到人員。

(6)會議簽到和引導工作

1)小型會議可由秘書逐一進行簽到。

2)大型會議可用簽到卡或電子簽到機進行簽到。

3)準備好登記本、簽字筆等用具,必要時準備好嘉賓的留言簿。

4)按禮儀規范引導與會者入場。

4.會議的善后工作

(1)安排與會人員返程工作

1)提前做好與會者車、船、飛機票的登記預訂工作。

2)幫助與會者提前做好返程準備。

(2)會議文件資料清退的方法

1)小型內部會議可在會議結束時請與會者將文件放在桌上,由文秘人員統一收集或由 文秘人員在會議室門口收集。

2)大中型會議可提前發出清退目錄,先由與會者個人清理,再統一交秘書處或下發收 集目錄,限時交退。

(3)整理會議室:將會議室整理恢復到備用狀態。

5.會見與會談的準備工作

(1)收集對方的相關資料。

(2)通知主方參加會見與會談的人員。

(3)了解會見與會談的時間和地點。

(4)通知對方。

(5)場所的布置及座位安排:會見的座次安排應遵循“主左客右”的原則,座位通常排 成扇形或半圓形;會談的座次安排一般將談判桌排成長方形,雙方各坐一邊,主方位于背門 一側或進門后的左側,雙方主談人位于各方中央,其他人按右高左低排;多邊會談的座位可 擺成圓形或方形。

6.會見與會談的基本程序

(1)迎接。

(2)致辭、贈禮、合影。

(3)會見或會談。

(4)記錄。

(5)會見與會談結束。

7.開放參觀活動的內容與準備

(1)開放參觀的項目

1)展覽室。

2)生產設備。

3)廠區環境。

4)員工的教育與培訓設施。

5)服務、娛樂、福利、衛生等設施。

(2)開放參觀活動的操作流程

準備宣傳小冊子一放映視聽材料一觀看模型一引導觀摩實物一中途休息服務一贈送紀念 品一征求意見。

(3)準備工作的內容

1)寄發請柬。

2)準備休息服務處。

3)準備介紹材料。

4)準備特殊的參觀用品。

5)準備茶水飲料。

6)準備禮品和紀念品。

(4)接待工作的內容

1)熱情接待、引導。

2)認真解說。

3)為來賓做好向導。

4)做好餐飲服務工作。

5)耐心解答來賓提出的問題。

6)做好歡送工作。

8.商務旅行的準備工作

(1)訂車票、機票:通常采用電話或傳真的方式訂票。

(2)預訂房間。

(3)準備必要的文件資料及上司隨身攜帶的物品。

(4)預支差旅費。

第四篇：商務活動管理

商務活動管理

教學目的

通過本章的學習，了解簽字儀式、慶典活動、企業開放參觀活動、新聞發布會的內容，熟悉簽字儀式、慶典活動、開放參觀活動、新聞發布會的準備與服務工作，掌握簽字儀式、慶典活動、企業開放參觀活動、新聞發布會的操作程序。教學方法

該課程屬于“專業崗位為中心、能力實訓為中心、情景活動為中心和問題引導為中心”的課程范型，采用案例教學、敘述式教學、項目驅動、仿真教學、實訓法教學、分組協作、“教-學-練”一體化的方法組織教學。

教學重點

簽字儀式的準備與操作；

慶典活動的準備與操作；

開放參觀活動的安排與方案。

新聞發布會的籌劃與操作。教學難點

簽字儀式的準備；

慶典活動的準備；

開放參觀活動方案的擬訂；

新聞發布會的籌劃；

技能訓練。教學時數

理論教學2.0課時

實訓教學6.0課時 教學內容

簽字儀式

案例導入：

2005年10月5日印度的王子貿易有限公司來到中國賽特爾汽車貿易車行參觀訪問，賽特爾貿易公司做了大量的工作，希望給對方留下良好的印象，從而能得到大的訂單。第一步做好接待準備。賽特爾貿易公司仔細檢查活動場所、行車線路、交通工具等。特別是接待考察團隊時，須選擇較寬暢、便利、整潔的大道，考察地點要懸掛歡迎橫幅。第二步會見、會談。這次會見安排在會客廳或辦公室，又方便進行友好的交談。第三步引導來賓進入公司。

印度客人到來前，公司負責本次參觀任務的負責人或解說者在大門口迎接參觀者。來賓到來時，迎接人員熱情問候，走在來賓的左前方引導來賓進入公司，對文字及影視資料進行解說。引導來賓對公司的三個展廳進行參觀，在必要的地方做一定的時間停留、解說。第四步做好餐飲服務。用具有民族特色、本地風味和客人喜愛的菜肴招待印度客人。第五步歡送來賓。與來賓握別。當客人乘坐交通工具離開之前，總經理與印度來賓再次一一握手告別，以禮貌謙和、熱情大方的態度歡迎來賓再次光臨，并目送客人離去。

2005年11月2日印度王子公司向中國賽特爾貿易公司發出要約，將在賽特爾貿易公司定購40輛家用小型轎車。

賽特爾貿易公司詳實周密的參觀準備工作與熱情周到的接待工作給印度來賓留下了良好的印象，從而成功贏得廠客戶

一、簽字儀式的準備與服務工作(一)簽字儀式的準備

1．文本的準備

(1)定稿。定稿即通過談判和磋商確定會談正式文件的各項具體條款及其表述的過程，這是文本準備的前提。會談過程中，各方都可以對具體條款 和表述提出修改意見。因此可以這么說，談判的過程，就是定稿的過程。只有在文本定稿后，才可能舉行簽字儀式。

(2)確定使用的文字。如果是涉外商務會談簽字，還要確定文本選擇哪國文字。如果雙方使用不同的語言文字，簽字文本應該使用雙方的文字書寫印刷，具有同等效力。

(3)確定正本和副本。正本即簽字文本，用于簽字后由各方或交專門的機構保存。正本的數量根據簽字方的數量而定，各方各保存正本一份，各方都必須在每份正本的每種文字文本上簽字。有時為了方便使用，也可以根據正本的內容與格式印制若千副本。副本的法定效力、印制數量和各方保存的份數，由簽字各方根據實際需要協商確定，并在條款中加以規定。一般情況下，副本不用簽字、蓋章，或者只蓋章不簽字。

(4)校印。校印即根據定稿印制、校對正本和副本。文本排版后，必須經過嚴格的校對，確認無誤后，才能最后交付印刷、裝訂。國內合同和協議書的標印格式應當符合有關規定。涉外雙邊簽字的文本印制時還應注意優先權的問題。

(5)蓋章。為了保證文本在簽字后立即生效，一般在舉行簽字儀式前，先在簽字文本上蓋上雙方的公章，這樣，文本一經簽字便具有法定效力。

2．商定參加人員

(1)簽字人。簽字人員是簽字儀式上的主要角色。簽字人可以是雙力參加談判的主談人，也可另派更高級別的領導人作為簽字人員，以示重視。簽字人員要符合以下條件：

●具有法定資格。各方簽字人員必須具有企業法人代表資格，或者由法人代表所委托的人員簽字。委托簽字時必須出示委托人親筆簽署的委托書。

●規格相等。各方簽字人員的職務和身份應當—?致或大致相等。比如，企業之間舉行簽字儀式，一方由董事長簽字，另一方也應當由董事K出面，沒有十分特殊的情況，不應當派級別較低的人員簽字。

(2)領導人。為了表示對談判成果的重視和慶賀，簽字各方也可以派出身份較高的領導人參加簽字儀式，但也應當注意規格大體相等。

(3)致辭人。如安排致辭，一般由簽字各方身份最高的人分別致辭。有時也可安排上級機關或協調機構的代表致賀詞。

(4)主持人。如果簽字儀式中安排致辭、祝酒等活動，應當有一位主持人介紹致辭人的身份。主持人一般由主辦方派有一定身份的人士擔任。

(5)見證人。見證人主要是參加會談的人員，各方人數應當大致相等。有時也可邀請保證人、協調人、律師、公證機關的公證人員參加。

(6)助簽人。助簽人的主要職責是在簽字過程中幫助簽字人員翻揭文本，指明簽字之處。助簽人必須十分了解文本的印制情況，非常熟悉業務，認真仔細，忠實可靠。雙邊簽字時，雙方助簽人的人選應事先商定。多邊簽字時，也可由主辦方派一名助簽人，依次協助各方簽字。派禮儀小姐擔當助簽人的做法，僅適用于—些喜慶性的簽寧儀式，而且事先一定要劉禮儀小姐進行培訓。

(7)群眾代表。有時為了充分發揮簽字儀式的鼓動和宣傳教育作用，可邀請主辦單位或雙方單位的部分群眾代表參加，以鼓舞員工的士氣。

(8)記者。為擴大影響，可邀請有關新聞單位派記者參加簽字儀式。

3．布置簽字廳

(1)簽字廳的選擇。簽字廳有常設專用的，也有臨時以會議廳、會客室來代替的。布置它的總原則是要莊重、整潔、清靜。

一間標準的簽字廳，應當室內鋪滿地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設都不需要。正確的簽字桌應當為長桌，桌上最好鋪設深綠色的臺布。

(2)簽字桌椅。雙邊簽字，一般設長方桌，上鋪深綠色或暗紅色的臺呢。桌后放兩把椅子，為雙方簽字人員的座位。如簽字方較多，則加長桌子，增加座位。多方簽字也可將桌排成圓形或方形，或僅放一張椅子，由各方代表依次簽字。涉外雙邊簽字儀式的座位按主左客右的禮儀順序擺放，即客方的座位安排在主方的右邊。多方簽字則按禮賓次序安排各方簽字代表的座次，一般按英文國名當頭字母的順序排列，也可按事先商定的順序排列。排在第一位的居中，第二位排在其右邊，第三位排在具左邊。

簽字桌上可放置各方答字人的席卡。席卡一般寫明簽字的國家或組織的名稱、簽字人的職務及姓名。涉外簽字儀式應當用中英文兩種文字標示。

(3)準備簽字用具。在簽字桌上，應事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時所用的文具。

(4)國旗的擺放。與外商簽署涉外商務合同時還需在簽字桌上插放有關各方的國旗。插放國旗時，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列而行。

(6)講臺。如果安排致辭，可以簽字桌的右側放置講臺或落地話筒。

(7)會標。簽字儀式的會標要求醒目，寫法由簽字雙方名稱、簽字文本

標題和“簽字儀式”織成：

(8)香檳酒。有時在簽字儀式結束后，各方舉行小型酒會，舉杯共慶會談成功。工作人員應事先準備好香檳酒、酒杯等。(二)簽字儀式的程序

1．人員就座

有關各方人員進入簽字廳，在既定的位次上各就各位。雙方簽字人員要大體相當，最好是出席會談的全體人員，除主簽人員以外，有時還請更高級別的領導人員出席簽字儀式，以示重視。

2．正式簽署合同文本

通常的做法，首先，簽署己方保存的合同文本，再接著簽署他方保存的 合同文本。

商務禮儀規定：每個簽字人在由已方保留的合同文本上簽字時，按慣例應當名列首位。每個簽字人均應首先簽署已方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上稱為“輪換制”。

輪換制的目的是在位次排列上，輪流使有關各方均有機會居于首位一次，以顯示機會均等，各方平等。

3．交換文件

此時，各方簽字應熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用

過的簽字筆，以作紀念。全場人員應鼓掌，表示祝賀。

4．祝賀

交換已簽的合同文本后，雙方簽字人當場干上千杯香檳酒，是國際上通

行的用以增添喜慶色彩的做法。

在一般情況下-，商務合同在正式簽署后，應提交有關方進行公證，此后

才正式牛效。

慶典活動

慶典活動常見的有開業典禮、節日慶典、奠基、竣式典禮等。

(一)開業典禮的準備

1．開業典禮的宣傳工作

(1)公司舉行開業典禮的目的。通過這一活動來向社會宣傳自身的形象、塑造自身的形象，并使社會對其商業價值、產品以及服務等廣為了解。因此，對開業典禮的宣傳就成為達到這一目的的必要前提。

(2)開業典禮宣傳媒介。可以通過媒體廣告、促銷活動、邀請嘉賓等方式進行。

(3)宣傳內容。開業典禮舉行的日期、開業典禮舉行的地點、開業之際對顧客的優惠、開業單位的經營特色等。宣傳要搞得轟轟烈烈，烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛，給公司的客戶、合作伙伴、上級領導、全體員了等留下深刻的印象，從而提高企業的知名度。

(4)邀請媒體記者參加。邀請媒體記者在開業典禮舉行之時到場進行采訪、報道，以便對本單位進行進一步的正面宣傳。

2，準備典禮的開幕詞

開業典禮前，要對典禮的開幕詞進行草擬。開幕詞的內容：

(1)對來賓表示感謝。

(2)介紹公司成立的目的、過程。

(3)經營的范圍以及公司以后的發展規劃和安排等。

由本單位的主要負責人致開幕詞，目的是宣布典禮的開始、介紹公司的情況和感謝來賓的光臨。開幕詞的語言要突出慶典的“慶”。

3．擬寫典禮議程

典禮的議程就是慶典上項目的程序。典禮議程主要有下列內容：

(1)主持人宣布典禮開始。

(2)全體起立，奏樂。

(3)宣讀重要嘉賓名單。

(4)領導致辭賀詞，來賓致賀詞。

由上級領導和來賓代表致賀詞，主要表達對開業單位的祝賀，并寄予厚

望。賀詞由誰來致詞要事先定好，以免當眾推來推去。

對外來的賀電、賀信，不必一一宣讀，但對其署名的單位或個人應予以公布。

(5)本公司經理致辭。

主要內容是向來賓及祝賀單位表示感謝，并簡要介紹本公司的經營特色

和經營目標等。

(6)邀請嘉賓揭幕剪彩。

由本公司負責人和一位上級領導或嘉賓代表揭去蓋在牌匾上的紅布，宣

告企業的正式成立。

參加典禮的全體人員應該鼓掌祝賀，在非限制燃放鞭炮的地區還可燃放

鞭炮慶賀。

4．發放請柬邀請來賓

開業典禮影響的大小，往往取決于來賓身份的高低與其數量的多少。在 力所能及的條件下，要力爭多邀請一些來賓參加開業典禮。地方領導、上級

主管部門與地方職能管理部門的領導，合作單位與同行單位的領導、社會團

體的負責人、社會賢達、媒體人員，都是邀請時應予優先考慮的重點。為慎

重起見，用以邀請來賓的請柬應認真書寫，并應裝入精美的信封，由專人提

前送達對方手小，以使對方早作安排。發放請柬的時間要提前一周，便于被

邀請者及早安排和準備。

5．場地布置

開業典禮大多是在開業的現場舉行，其場地可以是正門之外的廣場，也 可以是正門之內的大廳。按照慣例，舉行開業典禮時，賓主一律站立，一般

不布置主席臺或座椅。為顯示隆重，可在來賓尤其是貴賓站立之處鋪設紅色

地毯，并在場地四周懸掛橫幅、標語、氣球、彩帶、宮燈。此外，還應當在醒目之外擺放來賓贈送的花籃、牌匾。來賓的簽到簿、本單位的宣傳材料、待客的飲料等，亦須提前備好。對于音響、照明設備，以及開業典禮舉行之

時所需使用的用具、設備、必須事先認真進行檢查、調試，以防在使用時出

現差錯。—

6．準備物品

開業典禮中需要準備的物品主要有兩項：

(1)場地用物品和饋贈禮品。場地用物品主要包括：場地四周懸掛橫幅

標語、氣球、彩帶、宮燈、來賓的簽到簿、本單位的宣傳材料、待客的飲料、音響、照明設備等。

(2)饋贈禮品。向來賓贈送的禮品，旨先，要具有宣傳性，可以選用本

公司的產品，也可以禮品及其外包裝上印有本公司的企業標志、廣告用語、產品圖案、開業日期等。主要是獨特的，有宣傳本公司效用的紀念物品。其

次，要具有一定的紀念意義，使禮品接受者感到光榮和自豪，從而對其珍惜。

其三要獨特，贈送的禮品應當與眾不同，具有本單位的鮮明特色，使人一目 了然，或令人過目不忘。

7．安排接待

開業典禮確定舉行時，就應該成立對此時全權負責的籌備組。籌備組成員通常應當由各方面的有關人士組成，他們應當是能辦事、會辦事、辦實事的人。接待小組的具體工作主要是：來賓的迎送、來賓的引導、來賓的陪同和來賓的招待。(二)開業典禮的程序

典禮的程序與典禮的議程不同在于，典禮的程序是包括準備工作、接待、迎送在內的整個工作過程，而典禮的議程僅指賓客到現場后典禮正式開始后的一系列議事程序。

1．迎賓

賓客到來前，要安排好負責人和迎賓人員在規定的位置上恭候來賓的光

臨。負責人和迎賓人員都應該是擁有整潔的儀容儀表、統一著裝、精神抖擻、熱情飽滿。來賓到來時，應微笑、親切相迎，按照事先安排的規則有禮貌地

引導來賓入場、安排座次，并給予一定的規范服務。

2．典禮開始

當大部分賓客入座，開業典禮時間開始時，由主持人宣布慶典正式開始，全體起立，奏國歌。

3．致開幕詞

4．致賀詞

5．揭幕

6．參觀

如果有必要，可引導來賓參觀，介紹本公司的主要設施、特色商品及工

營策略等。

7．迎接顧客

內。口，求顧 可以 贈送 開業典禮結束后，商品零售企業會有大批顧客隨主人及來賓一同進店 為此，應有企業領導人、部或柜組負責人和營業員一起，恭敬地站在門 歡迎顧客的光臨。對于首批顧客，營業員更應注意服務禮儀，要主動征 客意見，熱情介紹商品，感謝顧客惠顧，歡迎顧客經常光顧。此外，還 準備一些印有開業典禮、經營范圍、地址、電話等字樣的特別的購物袋 給顧客作為紀念。

開放參觀活動

案例分析：

年底，某電視臺舉辦了一次開放參觀活動，邀請的參觀者就是員工家屬。電視臺臺長十分重視這次活動，不僅組織人員做了大量的準備，如印發通知、安排會場、準備茶點等，而且親自向家屬介紹電視臺的歷史和現狀。臺長充分肯定了家屬們對電視臺工作的支持，并致以衷心的感謝；家屬們被邀至各攝影室，并獲得了在電視中露面的機會。

這一系列的活動安排雖然花費了許多精力，但卻使許多員工家屬得到了滿足。他們覺得平日為家務操勞，今日得到了認可和感謝，從而也會更加支持家人的工作。

一、準備與接待工作

1．確定開放參觀的項目

(1)組織的展覽室；

(2)生產設備和工藝流程；

(3)廠區環境；

(4)員工的教育與培訓設施；

(5)組織的服務、娛樂、福利、衛生等設施。2．開放參觀活動的操作流程

(1)準備宣傳小冊子——以簡明、通俗的語言，介紹參觀的內容，盡量圖文并茂；少用深奧的專業術語，考慮一般觀眾的文化水平和接受能力。秘書應在參觀之始將小冊子發給來賓，使來賓對參觀內容有大致的了解，有針對性的觀看，免去了記錄的麻煩。小冊子還可供日后查考。

(2)放映視聽材料——可在觀摩實物前放映有關錄像片、幻燈片或電視片，并做簡潔介紹。

(3)觀看模型——秘書可利用事先制作的組織全景模型，向參觀者介紹組織的全貌，這樣，參觀者可擇要參觀，既省時，又省力。

(4)引導觀摩實物——秘書引導參觀者沿一定路線參觀，并對重要實物給予講解，講解要簡明扼要，避免長篇大論。

(5)中途休息服務——準備好休息室，備足茶水，供參觀者中途小憩。

(6)贈送紀念品——最好是本組織制造的、或刻印有本組織名稱的紀念品，起到宣傳本組織的效果。

(7)征求意見——在出口處設置公眾留言簿或意見簿；還可在觀摩實物后，組織參觀者座談，請他們說觀后感，提建議，便于組織改進工作。

3．秘書在開放參觀活動中的職責

秘書此時的主要職責就是做好準備與接待工作。

(1)準備內容：

①準備與寄發請柬；

：

②為來賓準備休息服務處；

③準備介紹材料；

④準備特殊的參觀用品，如衛生服、安全帽等；

⑤準備茶水飲料；

⑥準備贈送的禮品和紀念品。

(2)接待服務與要求：

可組成接待班子，具體負責開放參觀事宜。工作中要做到：

①來賓到達后熱情引導接待；

②放映視聽資料時認真解說；

③參觀過程中為來賓做向導；

‘

④做好招待來賓的餐飲服務；

⑤耐心解答來賓提出的各種問題；

⑥做好歡送工作。

二、擬訂開放參觀活動的方案

案例分析

日本豐田公司以參觀活動作為樹立公司形象、推銷產品的重要手段，它不僅歡迎顧客參觀公司，而且想辦法招攬參觀者。為此，公司專門蓋了一棟樓房。一樓陳列公司的各種資料、零件和成品；二樓、三樓有冷暖設備，是放電影的大禮堂；四樓、五樓則為套房，給最近10年買過公司汽奉的參觀者免費住宿。這樣一束，豐田公司顧客盈門，那些想買豐田汽車的人不辭勞苦，前來公司參觀，了解各種型號汽車的性能、優缺點，以便做出最佳選擇。為了使參觀者對組織產生興趣和好感，組織對外開放參觀日需要做好具體、細致的準備。近來，開放參觀越來越受到企業重視。一般來講，開放參觀可分為游覽參觀和組織參觀兩類。通過游覽參觀，可以進一步了解合作對象；通過組織參觀，可以擴大組織的社會知名度。

1．確定開放參觀活動的主題

開放參觀活動的主題，就是組織通過這一活動所要達到的目的和希望取得的效果。

常見的開放參觀活動主題有：

(1)擴大組織的知名度，提高美譽度；

(2)促進組織的業務拓展；

(3)和諧組織與社區的關系；

(4)增強員工或家屬的自豪感。2．安排開放參觀的內容

要根據主題來安排開放參觀的內容。參觀的內容一般包括：

(1)情況介紹，事先準備好簡明生動、印刷精良的宣傳小冊子。

(2)現場觀摩，讓參觀者參觀現場。如：生產經營設備和工藝流程；廠區環境或營業大廳；員工的教育和培訓設施；組織的科技開發(實驗)中心；組織服務、娛樂、福利、衛生等設施。

(3)實物展覽，參觀組織的成果展覽室；可以陳列資料、模型、樣品等實物。此外，參觀活動內容的確定還要考慮到參觀者的需要和興趣。

3．選擇開放參觀的時機

最好安排在一些特殊的日子里，如周年紀念日、重大的節假日、開業慶典、社區節日等。

4．確定邀請對象

一般性參觀常邀請員工家屬或一般市民等；特殊性參觀常邀請與本組織有特殊利害關系的團體和公眾，如政府官員、行政主管部門、同行業領導和專家、媒體記者等。

5．選擇參觀路線

參觀路線的選擇要求做到：

(1)能引起參觀者的興趣；

(2)能保證參觀者的安全；

(3)對組織正常工作干擾小。

以上三點要綜合考慮。6．策劃宣傳工作

參觀前，可準備一份簡明的說明書，發給參觀者，或放映電影、錄像片進行介紹。

參觀時，由向導陪同參觀者按事先安排好的參觀路線參觀，對于有些看不到的特殊事項，可以用圖表、數字表示。

7．做好解說及接待準備

(1)挑選并培訓導游或解說人員；

(2)制作并寄發請柬；‘

(3)設立接待服務處；

(4)準備特殊的參觀用品；

(5)準備禮品或紀念品。注意事項：

1．目的明確

整個開放參觀活動，都要圍繞所確定的主題進行策劃和組織。2．時機選擇要得當

開放參觀活動應選擇春末或秋初的時節，不宜選擇雨天、酷暑或寒冬季節。最好安排在有紀念意義的特殊日子。

3．處理好公開與保密的關系

要規定好參觀路線，選擇好參觀地點，盡量做到既給公眾留下坦誠的印象，又不使組織機密外泄。

4．安排好細節問題 對從策劃、組織到結束的全過程的每一個細節都要周密考慮，包括人員的具體安排、生活細節安排、資料和紀念品發放的安排、接待和陪同的安排等等。

5．精心做好展示工作

包括：場景的布置，物品的陳列，文字說明的準備，人員的準備等。

新聞發布會

一、新聞發布會的準備工作

1．新聞發布會又稱記者招待會，它是政府、企業、社會團體或個人把各新聞機構的記者

召集在一起，宣布某一消息，并就這一消息讓記者提問，由專人回答問題的一種活動。新聞發布會是組織與公眾溝通的例行方式，也是一種傳播信息，以求新聞界客觀報道的行之有效的手段。

2．新聞發布會大致有發布某一消息、說明某一活動、解釋某一事件等類型。

3．新聞發布會十分強調禮儀規范，其核心是誠，真誠地面對新聞記者，坦城的公布與組 織機構相關的信息。

4．新聞發布會的程序

宣布開始 →發布新聞或消息 → 答記者問→宣布結束→ 提示會后安排

5、準備工作如下：

(1)確定被邀請記者的范周

該邀請哪些記者得根據公布事件發生的范圍、影響來決定。

如事件涉及全國，則要邀請全國性新聞單位的記者出席；如事件的影響只限于本地，則邀請當地新聞單位的記者；如事件涉及到

專門業務，就需邀請專業新聞單位的記者。一般說來，邀請記者的覆蓋面要廣，各方新聞機構都應照顧到，不僅要有報紙、雜志

記者，還要有電臺和電視臺的記者；不僅要有文字記者，還應有

攝影記者。

(2)確定時間和場所

確定記者招待會的日期，一是要及時，當新產品、新政策出 臺前夕及時舉行，或組織單位受到指責、誤解時及時舉行，以便澄清真相，挽回影響；二是日期應當避開重大會議、社會活動，如全國人民代表大會會議期間、奧運會期間、新聞界和公眾的注

意力集中于它們，作為一個一般的社會組織相比之下居次要地

位，不易被公眾廣泛接受。

記者招待會在何處舉行，要根據會議的主題來確定，如果是

一般情況，可以在本組織單位的會議室、接待室舉行或租用賓

館、招待所、或赴外地舉行；如果是希望造成全國性影響的，則

可以赴首都或大都市租用場地舉行。

(3)確定主持人和發言人

出于記者的職業要求和習慣，他們大都提出一些尖銳深刻甚

至讓人下不了臺的問題，這對主持人和發言人都提出了很高的要

求。記者招待會一般由公關部門負責人或辦公室主任、秘書長等

主持。主持人負責介紹主題及基本情況，其措詞講究典雅面有力，風趣而不失莊重。發言人由單位決策層人物擔任，要求熟悉

全面情況、頭腦機敏、有較高文化修養和風度、語言表達能力

答的特殊會議。

（4）準備發言材料和布置會場

為了使參加會議的記者們對舉辦單位所傳遞的信息或所解決的問題能夠理解深刻，并給予充分的肯定，負責招待會的秘書部門一定要準備好必要的資料。資料應包括會議程序、領導人的發言材料，送給記者的有關資料、單位對問題的理解、認識和感受等方面的文字資料。

會議要選擇交通便利、安靜而無噪音，有電話等電訊設備的地方。會議桌可以圍成圓形，使氣氛顯得和諧，賓主平等。如果是大中型的記者招待會，可使用長方形的桌子，并分別標明“記者席”、“主持人席”、“工作人員席”，主持人和工作人員應佩帶寫明姓名的胸牌。主持人、發言人還應設置標明職務的姓名牌，以便記者識別。如邀請的記者多，還可排定座次順序，分清主次，注意照顧有代表性的新聞單位的記者，避免出現混亂和不愉 快。準備好錄音、錄像設備、文具用品、飲料茶水等。

（5)制作經費預算

費用應根據所舉行記者招待會的規格和規模做出可行的經費

預算。其費用項目一般有租場費、印刷費、會場布置費、茶點

費、禮品費、文具費、郵費、電話費、交通費等。

(6)組織會議

秘書部門的負責人如擔任主持人，其職責是把握會議的主

題，別使大家離題太遠，發言人講完后，主持人要引導記者踴躍

提問，遇到冷場時，可用輕松、幽默的語言活躍氣氛，提高記者們提問的興趣和勇氣；遇到記者競相提問時，應控制提問時間，避免提重復的問題，以提高會議效率。記者招待會的時間一般控

制在二小時之內。

(7)參觀活動安排

如有條件，記者招待會前后可以配合招待會主題組織記者進

行參觀活動，如觀看設施、實物、成果展覽、模型、圖片等給記

者創造實地采訪、攝影、錄像的機會，增加記者對會議主題的感

性認識。

(8)小型宴請安排

如果必要，可以在招待會或參觀活動后，邀請記者參加午餐

或晚餐，以進一步進行溝通。

(9)收集有關新聞報道

記者招待會舉行后的一段日子里，秘書要注意搜集到會記者

采寫、刊發的各類新聞稿件，分門別類地登記、分析，以便檢驗

會議的效果。對參加會議而未發布新聞的記者，也應禮貌地詢問 原因，便于日后改進工作。

技能訓練

1.某公司要舉辦開業慶典一周活動，試擬寫一份慶典活動方案。

2.結合實際擬寫一份開幕式操作程序。

第五篇：2011年三級秘書考試會議與商務活動

2011年三級秘書考試會議與商務活動

1.會議前我們應該做好哪些方面？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時間、會期（4）確定經費預算和餐飲安排 P382

2.確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化 P382

3.會務組是負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協調工作。P382下

4.開遠程會議，預算我們應重點考慮：郵電通信費用，電話和電視費用

5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C..馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD

6.選擇題：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負責人座位相間排列？答案：報告會、表彰會、聯席會 P385中

7.遠程會議的優點：節省時間、節省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀錄 P385

8.第七題：秘書如何做好會議協調？

答：在總協調中，先要準備工作協調，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標題是：不完成，存在問題；另一列的標題是：落實日期

在組織工作協調中，秘書要引導會議進程，秘書發言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時機成熟時，適時引導（3）發言時要與領導導向相同。秘書還應做到在會上認真傾聽，最大限度地給予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產生積極的影響。

9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點、第三點、第四點和第五點。

10.導致會議承銷不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解

11.第八題：某公司開業。請你做好開業典禮的前期準備

答：書上第392頁到393頁，一共9個點。其中在第四點，闡述來賓邀請的人士包括上級領導，社會名流，新聞界人士和同行業代表。第六點中，開業現場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內的大廳。第九點中，向來賓贈送的禮品時，應選擇有宣傳性、榮譽性和獨特性的禮品。

典禮的程序包括：1——7點（書上第394頁），其中第五點，詳細闡述揭幕人要由本單位負責人和一位上級領導或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業的正式成立以上用自己的語言組織一下。即為答案

12.信息發布會的主題大致有兩類：（1）說明性主題（2）解釋性主題 P395

13.選擇：信息發布會的時間選擇要注意：（1）避開節日與假日（2）避免與重大社會活動相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報道重點撞車 P395下

14.選擇：確定信息發布會的地點要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發生地（3）當地著名的賓館、會議廳等 P395下

15.信息發布會的主賓是新聞記者 廣告公司、客戶、同行業是受邀請的對象 P396上

17.信息發布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關部部長擔任。P396

18.選擇：圖片、實物、模型、錄像、光碟等也是新聞發布會準備的材料。P396中

19.信息發布會上要注意：（1）講話重點突出（2）各發言人口徑統一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397