第一篇：秘書(shū)會(huì)議前站

會(huì)議組織與管理 會(huì)議管理命題思路 三級(jí)技能復(fù)習(xí)指導(dǎo)重點(diǎn) 1 擬訂會(huì)議籌備方案 2 督查會(huì)務(wù)的籌備情況 3 審核會(huì)議文件 4 與上司溝通會(huì)議的有關(guān)事宜 5 擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案 6提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行 7監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用 8處理會(huì)中突發(fā)事件 9對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié) 10評(píng)估會(huì)議工作 第一講 會(huì)議前站 會(huì)議的要素 基本要素 1 會(huì)議名稱(chēng) 2 會(huì)議時(shí)間 3 會(huì)議地點(diǎn) 4 會(huì)議人員 5 會(huì)議方式 6 會(huì)議議題 7 會(huì)議經(jīng)費(fèi) 會(huì)議籌備方案 1安排會(huì)議議題 安排議題的方法 2安排會(huì)議議程和日程 知識(shí)點(diǎn) 實(shí)戰(zhàn)演練會(huì)議議程錯(cuò)誤 會(huì)議議程正確 3安排會(huì)議日程 編制日程表的注意事項(xiàng)知識(shí)點(diǎn) 二建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 三確定會(huì)議場(chǎng)所的程序 會(huì)議目的與形態(tài) 列出選擇會(huì)議場(chǎng)地的需求清單確定會(huì)議場(chǎng)地

確認(rèn)會(huì)議地點(diǎn) 簽訂書(shū)面合同 三會(huì)議選址 選擇會(huì)址的要求 1交通便利方便上司和與會(huì)者前往 2會(huì)場(chǎng)的大小與會(huì)議內(nèi)容規(guī)模主題相符 3盡量避開(kāi)鬧市區(qū)保證不受干擾 4應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng) 5場(chǎng)地租借的成本必須合理 會(huì)議室空間的要求 1會(huì)議室寧肯略小而勿失于大小型會(huì)議室一般30平米中型會(huì)議室以60平米大型會(huì)議室要求空間開(kāi)闊一般凈高不低于4米 2會(huì)議室的空間密度在空間布局上伸展自如能夠根據(jù)需要迅速隨意組合 3個(gè)人應(yīng)有2平方至3平方左右的活動(dòng)空間 會(huì)議室的設(shè)備要求 1通風(fēng)空調(diào)設(shè)備 2采光設(shè)施 3多媒體演示系統(tǒng)音響設(shè)備同聲傳譯 4其它餐飲客房娛樂(lè)設(shè)施 對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的確認(rèn) 1檢查會(huì)議室或場(chǎng)地 2隨意抽查一個(gè)房間檢查房?jī)?nèi)設(shè)施 3檢查會(huì)議登記部門(mén)會(huì)議管理部門(mén)和后勤 4檢查膳食供應(yīng) 5檢查報(bào)務(wù)項(xiàng)目營(yíng)業(yè)時(shí)間 6了解停車(chē)設(shè)施 五 會(huì)場(chǎng)布置的要求 五 會(huì)場(chǎng)布置和座次安排 五會(huì)場(chǎng)布置和座次安排 五 主席臺(tái)布置和座次安排 五 會(huì)場(chǎng)布置的要求 五 主席臺(tái)布置的要求 五 主席臺(tái)布置的要求 五 主席臺(tái)布置的要求 五 主席臺(tái)座次的要求 主席臺(tái)座次安排 會(huì)場(chǎng)其他人的座次安排 會(huì)場(chǎng)布置和座次劃分 會(huì)議臺(tái)形選擇 會(huì)議臺(tái)形選擇－較大型會(huì)場(chǎng) 會(huì)議臺(tái)形選擇 主席臺(tái)座次安排 依職務(wù)高低和選舉結(jié)果 會(huì)議主持人的位次前排的邊座或按職務(wù)順序 主席臺(tái)座次的審核 主席臺(tái)桌上每個(gè)位置的左側(cè)放姓名臺(tái)簽． 知識(shí)延伸會(huì)議宴請(qǐng) 知識(shí)延伸會(huì)議宴請(qǐng) 四制作會(huì)議證件 會(huì)議證件類(lèi)型 代表證與會(huì)者不僅能參加會(huì)議且有表決權(quán)選舉權(quán) 列席證能夠到會(huì)旁聽(tīng)但無(wú)表決權(quán) 工作證大會(huì)的工作人員在會(huì)議期間出入行走有一定的限制 記者證負(fù)責(zé)大會(huì)采訪(fǎng)報(bào)道的新聞媒體人員 來(lái)賓證表明是被主辦方邀請(qǐng)的嘉賓 會(huì)議證件的作用 證明身份 保證會(huì)議安全控制人員出入 統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù) 維持會(huì)議程序 六準(zhǔn)備會(huì)議文件材料會(huì)議用品 會(huì)議用品所需設(shè)備 會(huì)議用品和設(shè)備的類(lèi)型必備用品特殊用品 1必備用品是指各類(lèi)會(huì)議都需要的用品和設(shè)備 2特殊用品是指一些特殊類(lèi)型的會(huì)議如談判會(huì)議慶典會(huì)議展覽會(huì)所需的特殊用品和設(shè)備 會(huì)議所需用品和設(shè)備的準(zhǔn)備方法事先要制定周密的準(zhǔn)備方案盡量列出用品和設(shè)備的名稱(chēng)數(shù)量和價(jià)格 會(huì)議用品的準(zhǔn)備

會(huì)前用品準(zhǔn)備的具體步驟 1檢查空調(diào)做好開(kāi)機(jī)準(zhǔn)備一般在會(huì)議前兩小時(shí)開(kāi)機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷 2檢查好燈光擴(kuò)音設(shè)備 3檢查黑板白板安放圖架足夠的紙張 4擺放好姓名牌 5每個(gè)座位前擺放紙筆 6電腦投影儀屏幕錄音設(shè)備 7投票箱訂數(shù)投備獎(jiǎng)品 8 茶水飲料 9電視電話(huà)會(huì)議要檢查線(xiàn)路等 分發(fā)文件 七 會(huì)場(chǎng)檢查 七 會(huì)場(chǎng)檢查 七 會(huì)場(chǎng)檢查 七 會(huì)場(chǎng)檢查的形式 八如何擬定會(huì)議應(yīng)急方案 八如何擬定會(huì)議應(yīng)急方案 會(huì)后落實(shí) 會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)催辦登記表 會(huì)后落實(shí) 會(huì)后評(píng)估P48 會(huì)后評(píng)估P48 思考 會(huì)議文件準(zhǔn)備好后該如何分發(fā)給與會(huì)人員呢以學(xué)院團(tuán)學(xué)換屆選舉大會(huì)為例說(shuō)明其方法 方法 1提前將文件發(fā)給與會(huì)者特別是需研究的計(jì)劃方案審議法規(guī)性文件 2在與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)秘書(shū)人員在入口久發(fā)給每位與會(huì)者 3在會(huì)場(chǎng)上發(fā)放有些文件秘書(shū)人員在會(huì)場(chǎng)上按坐位順序依次發(fā)給與會(huì)者 4在座位上擺放一般性文件可以在與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)之前將文件擺入在與會(huì)人員座位上供與會(huì)者收閱 思考 檢查會(huì)議籌備情況時(shí)主要檢查什么內(nèi)容 答案 1會(huì)議準(zhǔn)備是否充分會(huì)期規(guī)模與會(huì)人員名額 2會(huì)議期間能否排除各種干擾手機(jī) 3環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備 4文件材料準(zhǔn)備 5會(huì)場(chǎng)布置情況 6會(huì)議安保工作設(shè)備線(xiàn)路消防防盜設(shè)施入場(chǎng)人員身份等 7其他 見(jiàn)會(huì)議檢查表EXCEL 會(huì)議檢查表 思考 用什么方法才能快速便捷地進(jìn)行會(huì)場(chǎng)檢查 聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的匯報(bào) 會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查 思考 會(huì)議檢查的形式有哪些 第一書(shū)面形式 第二口頭形式 第三協(xié)調(diào)會(huì)形式 1會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容包括 1 會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題人員場(chǎng)地設(shè)備資料安保行為 2 出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員 2會(huì)議應(yīng)急方案的作用 1 會(huì)議應(yīng)急方案可使會(huì)議的策劃和籌備做到早做準(zhǔn)備未雨綢繆 2 應(yīng)急方案可以有效的地緩解危機(jī)提高會(huì)議管理的效率比如關(guān)鍵人員不能到會(huì)如何處理住宿的預(yù)訂不夠如何解決網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障如何等 3 使會(huì)議工作人員能夠統(tǒng)一步調(diào)當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)能夠有回旋余地 3會(huì)議應(yīng)急方案特點(diǎn) 1有的放矢2預(yù)防為主3留有余地 4會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)施的原則 1思想上充分重視2在人財(cái)物方面要措施到位3在實(shí)施的過(guò)程中要堅(jiān)持定期檢查 5處理會(huì)議突發(fā)事件的方法 1處理人員問(wèn)題2處理場(chǎng)地問(wèn)題3處理設(shè)備問(wèn)題4處理資料問(wèn)題5處理健康與安全問(wèn)題6處理行為問(wèn)題 會(huì)后需落實(shí)哪些事項(xiàng) 1會(huì)議文件資料的收集整理立卷歸檔 2會(huì)議紀(jì)要的整理印發(fā) 3會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算 4會(huì)議決議事項(xiàng)的檢查催辦 會(huì)議催辦方式發(fā)文催辦電話(huà)催辦派員催辦 主席臺(tái)有誰(shuí)坐 主辦方負(fù)責(zé)人貴賓主席團(tuán)成員 如何坐 請(qǐng)結(jié)合新聞發(fā)布會(huì)和秘書(shū)理論研討會(huì)談?wù)剷?huì)議主席臺(tái)的座次安排 關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排 1主席臺(tái)必須排座次放名簽以便領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)號(hào)入座避免上臺(tái)之后互相謙讓 2主席臺(tái)座次排列領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)主要領(lǐng)導(dǎo)居中 2 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在 1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置 3 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在 1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí) 1 2 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中 2 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在 1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置 3 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在 1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置 1職務(wù)最高者居中然后按先左后右由前至后的順序依次排列正式代表居中居前列席代表居后居側(cè) 2會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座但有時(shí)可按職務(wù)順序就座 3主席臺(tái)座次應(yīng)編成表貼于貴賓室休息室或主席臺(tái)入口處也可在出席證簽到證等證件上標(biāo)明 4主席臺(tái)每個(gè)座位左側(cè)放置姓名臺(tái)簽 1小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)一般情況遠(yuǎn)門(mén)面門(mén)的位置為上座 2中大型會(huì)議的座次安排 1橫排法按參會(huì)人員姓氏筆畫(huà)為序從左至右排列而坐正式代表居前列席代表居后 2豎排法按既定次序或姓氏筆畫(huà)從前至后縱向排列座次正式代表居前職務(wù)高者居前列席成員職位低者居后 3左后排列法 在大中型會(huì)議中為了提高會(huì)議效率便于與會(huì)者順利找到自己座位可對(duì)會(huì)場(chǎng)分片劃區(qū) 1根據(jù)會(huì)場(chǎng)整體布局分出ABCD等區(qū)域 2按照?qǐng)鰞?nèi)座位排號(hào)分區(qū)每個(gè)單位各占幾排 3正式代表居前列席代表居后 4會(huì)議中受表彰領(lǐng)獎(jiǎng)的人員標(biāo)出專(zhuān)門(mén)區(qū)域 大小方型臺(tái)型適合大型代表會(huì)議紀(jì)念性會(huì)議布置工作會(huì)議 會(huì)議臺(tái)形的布置－中小形會(huì)議座次 根據(jù)會(huì)議的類(lèi)型安排選擇會(huì)議的臺(tái)形 大小方型臺(tái)型適合大型代表會(huì)議紀(jì)念性會(huì)議布置工作會(huì)議 胡錦濤江澤民吳邦國(guó)溫家寶賈慶林曾慶紅吳官正李長(zhǎng)春羅干等出席開(kāi)幕會(huì) 思考 秘書(shū)理論研討會(huì)需要制發(fā)哪些會(huì)議證件 會(huì)議正式證件 旁聽(tīng)證 會(huì)議工作證件 代表證 出席證 列席證 來(lái)賓證 工作證 記者證 出入證 會(huì)議證件 方法要求 制發(fā)會(huì)議證件的方法和要求 1內(nèi)容上會(huì)議名稱(chēng)與會(huì)者姓名稱(chēng)呼身份職務(wù)職稱(chēng)組織者名稱(chēng) 2重要的大型會(huì)議要大證件上貼本人相片并加蓋印章 3在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放并在主席臺(tái)等必要的地方放置臺(tái)簽式姓名卡片 思考 以秘書(shū)理論研討會(huì)為例思考一下會(huì)前需要準(zhǔn)備哪些用品 會(huì)議信息的分類(lèi) 會(huì)議信息的分類(lèi) 1與會(huì)者信息與會(huì)者基本情況與會(huì)者背景與會(huì)者抵返時(shí)間 2會(huì)議指導(dǎo)宣傳性信息方針政策法規(guī)會(huì)議紀(jì)要公報(bào)簡(jiǎn)報(bào)配合會(huì)議宣傳的廣告宣傳片招貼畫(huà)等 3會(huì)議議題性信息需要列入會(huì)議議程進(jìn)行討論研究并解決的問(wèn)題 4會(huì)議主題內(nèi)容信息會(huì)議期間圍繞會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)而形成的文件信息開(kāi)幕詞閉幕詞講話(huà)稿專(zhuān)題報(bào)告等 5記錄性結(jié)果性文件信息會(huì)議記錄決議決定公報(bào)合同備忘錄聲明宣言等 4會(huì)議信息的傳遞 會(huì)議信息的分類(lèi) 6會(huì)議的程序性文件信息規(guī)范會(huì)議成員的行為保障會(huì)議順利進(jìn)行而形成的文件議事規(guī)則會(huì)議時(shí)間安排表選舉程序等 7會(huì)議交流性文件信息主要表成于總結(jié)性交流性研討性會(huì)議事跡報(bào)告學(xué)術(shù)論文經(jīng)驗(yàn)介紹 8會(huì)議參考性信息圍繞會(huì)議議題和議程所收集的背景資料調(diào)查報(bào)告可行性分析報(bào)告統(tǒng)計(jì)報(bào)表技術(shù)圖紙典型材料等 9會(huì)議管理性信息對(duì)會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行有效管理的文件信息會(huì)議通知會(huì)議須知出席證作息安排保密規(guī)定票證簽到簿 項(xiàng) 目 內(nèi) 容 會(huì)議用品 桌椅黑板熒屏暗幕電子布告板麥克風(fēng)擴(kuò)音器等 視聽(tīng)機(jī)器 錄音機(jī)錄像機(jī)放映機(jī)幻燈片投影機(jī)電腦及配套設(shè)備等 文具及其他用品 粉筆彩色筆訂書(shū)機(jī)紙紙夾文件夾透明膠帶圖釘筆記用具錄音帶電腦軟盤(pán)指示棒姓名牌煙灰缸等投票箱儀仗隊(duì)鮮花 主講符海玲 復(fù)習(xí)列舉會(huì)議無(wú)效的原因 選擇要素 1 會(huì)議目的 2 會(huì)議機(jī)構(gòu) 5 會(huì)議文件材料 6 會(huì)議設(shè)備工具 7 會(huì)議的組織者 8 會(huì)議日程 1會(huì)議籌備方案的主要內(nèi)容框架 1確定會(huì)議的主題與議題 2確定會(huì)議的名稱(chēng) 3確定會(huì)議和議程 4確定會(huì)議的時(shí)間性和地點(diǎn) 5確定會(huì)議所需設(shè)備和工具要滿(mǎn)足會(huì)議的需要 6確定會(huì)議文件的范圍并做好文件的印制或復(fù)制工作7確定會(huì)議與會(huì)代表的組成8確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算9確定會(huì)議住宿和餐飲安排10確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工 2會(huì)議籌備方案的作用 1確保會(huì)議的周密組織2確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位3確保會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行 1會(huì)議議題就是會(huì)議討論的問(wèn)題它反映的是會(huì)議的目的主題任務(wù)以及為了完成任務(wù)而采取的措施 2安排會(huì)議議題的原則 必要性原則可行性原則明確性原則適量性原則 3會(huì)議議題的作用 A體現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)為會(huì)議目標(biāo)服務(wù) B引導(dǎo)和制約會(huì)議的發(fā)言 注意 事項(xiàng) 1為了確保會(huì)議的高效秘書(shū)人員務(wù)必在會(huì)議召開(kāi)前知會(huì)參會(huì)人員以準(zhǔn)備意見(jiàn) 2黨的會(huì)議同政府會(huì)議討論的議題要有所區(qū)別 3臨時(shí)提出的一般議題不宜倉(cāng)促安排以保證質(zhì)量 4可準(zhǔn)備些后備議題以便在會(huì)議進(jìn)展順利時(shí)間充裕的情況下提供會(huì)議討論 5秘書(shū)不能擅自確定議題必須事先報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批 知識(shí)點(diǎn) 1領(lǐng)導(dǎo)確定議題臨時(shí)性會(huì)議必須先有議題再開(kāi)會(huì)定期會(huì)議可按原訂計(jì)劃進(jìn)行如有增設(shè)的議題須經(jīng)知會(huì)領(lǐng)導(dǎo) 2會(huì)議秘書(shū)人員事前收集議題向有關(guān)部門(mén)調(diào)查了解收集需要會(huì)上研究的問(wèn)題然后加以安排并報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)確定 3按照規(guī)定經(jīng)過(guò)必要的程序性步驟由會(huì)議確定 4會(huì)議需研究的問(wèn)題很多秘書(shū)應(yīng)根據(jù)具體情況分輕重緩急將收集到的議題進(jìn)行篩選加以修 改討論報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審查后按周月或季度統(tǒng)籌安排 會(huì)議議程是對(duì)已確定的議題列出先后順序也就是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件所要解決的問(wèn)題的概略安排并冠以序號(hào)清晰地表達(dá)出來(lái)會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議 1按習(xí)慣順序和有關(guān)規(guī)定安排會(huì)議議程 2宣布議程 3說(shuō)明一些此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容點(diǎn)名報(bào)告缺席情況宣讀或修正上次會(huì)議記錄 4盡量將同類(lèi)性質(zhì)的問(wèn)題排列在一起 5保密性較強(qiáng)的議題一般放在后面 1會(huì)議議程的編制應(yīng)在前議程一旦確定就不能變更 2議程表制出后必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核才實(shí)施 3提前分發(fā)會(huì)議議題以便與會(huì)者及時(shí)準(zhǔn)備 注 意 事 項(xiàng) 議程表設(shè)計(jì)注意事項(xiàng) 海天公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表 公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)隊(duì)會(huì)議將在6月19日周一上午10點(diǎn)在公司總部第一會(huì)議室舉行 1銷(xiāo)售二部經(jīng)理的人選 2東部地區(qū)銷(xiāo)售活動(dòng)的總結(jié) 3上次會(huì)議記錄 4銷(xiāo)售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言 5下季度銷(xiāo)售目標(biāo) 6公司銷(xiāo)售人員的招聘和重組 1請(qǐng)找出以上議程表的錯(cuò)誤所在 2重新設(shè)計(jì)這次的會(huì)議議程表 海天公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程 公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在6月19日周一上午10點(diǎn) 在公司總部第一會(huì)議室舉行 1宣布議程 2說(shuō)明有關(guān)人員的缺席情況 3宣讀并通過(guò)上次會(huì)議的記錄 4東部地區(qū)銷(xiāo)售活動(dòng)的總結(jié) 5銷(xiāo)售一部經(jīng)理關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問(wèn)題的發(fā)言 6公司銷(xiāo)售人員的招聘和重組 7銷(xiāo)售二部的經(jīng)理人選 8下季度銷(xiāo)售目標(biāo) 會(huì)議日程根據(jù)議程逐日做出的具體安排是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù) 會(huì)議日程表一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午下午晚上三個(gè)單元里將會(huì)議的議題具體化 日程表一般包括以下6項(xiàng) 時(shí)間會(huì)議內(nèi)容活動(dòng)方式地點(diǎn)主持人參加人 1會(huì)議日程在時(shí)間地點(diǎn)人員等問(wèn)題上如遇到變化可適當(dāng)調(diào)整 2日程表的內(nèi)容必須與議程表吻合 3同議程表一樣日程表制出后必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才實(shí)施 日程表編制注意事項(xiàng) 一般來(lái)說(shuō)較大規(guī)模的會(huì)議應(yīng)建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)具有法定程序的重要會(huì)議在會(huì)議正式開(kāi)始之前建立會(huì)議籌備組我們亦稱(chēng)之為會(huì)議秘書(shū)處會(huì)議組織機(jī)構(gòu)一般設(shè)以下子機(jī)構(gòu) 1資

第二篇：淺談怎樣打好“前站”

淺談怎樣打好“前站”

作者/張吉酷

打“前站”是一項(xiàng)后勤保障工作，是企業(yè)或政府在舉行大型活動(dòng)或采取重要舉措之前，安排少數(shù)人到相關(guān)地區(qū)或領(lǐng)域進(jìn)行摸查、調(diào)研、后勤安排等工作。就像行軍先鋒、改革試點(diǎn)一樣，打“前站”是獲取第一手資料最直接、最重要的方法。將“前站”打好，才能設(shè)計(jì)出緊湊、適用的活動(dòng)方案，既能避免錯(cuò)誤和意外的發(fā)生，也有利于活動(dòng)效果的充分發(fā)揮，起到趨利避害、拋磚引玉的作用，是活動(dòng)順利進(jìn)行的重要保障。

打“前站”是一項(xiàng)緊張、嚴(yán)肅的工作。既要做好協(xié)調(diào)，獲取相關(guān)方面的充分支持，也要在陌生的環(huán)境和繁雜的信息中，把握主脈主線(xiàn)，獲取全面準(zhǔn)確的資料，做好完善細(xì)致的安排。打“前站”不能引起對(duì)方的抵觸，更不能因?yàn)榇中拇笠狻⑹韬鲞z漏，使方案設(shè)計(jì)不完善，導(dǎo)致整個(gè)活動(dòng)失敗。這就要求我們?cè)诠ぷ髦凶裱韵氯?xiàng)原則：一是目標(biāo)明確。要領(lǐng)悟上級(jí)意圖，明白舉行活動(dòng)的目的是什么，是為了學(xué)習(xí)考察、交流感情、休閑旅游、業(yè)務(wù)洽談還是為了匯報(bào)工作。同時(shí)也要明白，打“前站”的目的是什么，是為了做好后勤安排、情況調(diào)查、試探對(duì)方態(tài)度還是為了事前交流意見(jiàn)。最后，要通過(guò)深入接觸，了解相關(guān)方面對(duì)此次活動(dòng)的看法和要求。只有將這三點(diǎn)貫穿于整個(gè)過(guò)程中，才能保證有頭緒、有效率、不偏航，二是功課做足。搜集相關(guān)地區(qū)或企業(yè)的資料，充分調(diào)查研究，明晰各方面之間的內(nèi)部聯(lián)系。大部隊(duì)的行程、路線(xiàn)、人數(shù)、人員級(jí)別以及接待方的人數(shù)、人員級(jí)別、接待方式、措施、地點(diǎn)等都要了然于胸。要對(duì)照以前舉行類(lèi)似活動(dòng)的方案，提前在腦中形成初步規(guī)劃，明確要了解的問(wèn)題和需要對(duì)方協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題，做到“手中有糧，心中不慌”。三是交流充分。交流是最重要的一環(huán)，要開(kāi)誠(chéng)布公地將我方舉行此次活動(dòng)的目的，我方人員、時(shí)間、路線(xiàn)和需要對(duì)方幫助的事項(xiàng)說(shuō)清楚、說(shuō)明白。在盡量為對(duì)方考慮的前提下，爭(zhēng)取更多的幫助。詢(xún)問(wèn)在當(dāng)?shù)嘏e行類(lèi)似活動(dòng)時(shí)發(fā)生的問(wèn)題和解決的方法，在交流中學(xué)習(xí)。要通過(guò)全面、深入的溝通，保證工作的成功。

打“前站”是一項(xiàng)注重細(xì)節(jié)的工作。“失之毫厘，謬以千里”，一個(gè)細(xì)節(jié)的失誤往往會(huì)影響整個(gè)活動(dòng)。比如，在領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)稿中，寫(xiě)錯(cuò)一個(gè)關(guān)鍵數(shù)字，會(huì)產(chǎn)生對(duì)全局的誤解；在車(chē)隊(duì)行進(jìn)過(guò)程中，因?yàn)榻煌ǘ氯绊懻麄€(gè)行程。要切實(shí)將活動(dòng)全程預(yù)演一遍，一絲不茍地進(jìn)行全程梳理，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、做好預(yù)案，提高活動(dòng)開(kāi)展的穩(wěn)妥性和靈活性，確保萬(wàn)無(wú)一失。應(yīng)該重點(diǎn)注意以下細(xì)節(jié)。一要注意銜接到位。從車(chē)隊(duì)行程的長(zhǎng)短、路上紅綠燈的多少、道路擁擠程度、有無(wú)因天氣影響封路的可能，以及看完每個(gè)項(xiàng)目、每個(gè)景點(diǎn)、談完每項(xiàng)業(yè)務(wù)所用的時(shí)間都應(yīng)計(jì)算在內(nèi)。要與相關(guān)方面合作，設(shè)計(jì)好行程路線(xiàn)，確保省時(shí)省力，在時(shí)間銜接上無(wú)閃失。二要考慮特殊因素。例如，某些道路限高或者路面坡度太大，大客車(chē)無(wú)法通行，要換成中客車(chē)；某些方面工程難度較大，洽談比較困難，必須注意；參加活動(dòng)的一些老同志身體不好，需要特殊照顧等都要考慮在內(nèi)。三要注重方式靈活。靈活的方式方法，可以起到“催化劑”的作用。比如在活動(dòng)過(guò)程中，可以采取讓參加的主要人員一起就餐，一起參加娛樂(lè)活動(dòng)；在行路過(guò)程中，可以運(yùn)用導(dǎo)播車(chē)的方式進(jìn)行解說(shuō)；部分參加人員可以互換車(chē)輛，加強(qiáng)交流。要根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際，制定切實(shí)可行、靈活多變的活動(dòng)方式，營(yíng)造和諧愉快的氛圍，達(dá)到令人滿(mǎn)意的效果。四要做好資源調(diào)配。要注意資源的合理調(diào)配，盡量節(jié)省開(kāi)支，用最少的錢(qián)辦最好的事。例如住宿方面，酒店的選擇、餐飲的安排，既要符合參與者的身份，也要考慮個(gè)人習(xí)俗和口味，還要考慮價(jià)格因素。要積極與酒店協(xié)調(diào)，要求酒店提供諸如叫醒服務(wù)、天氣預(yù)報(bào)服務(wù)、電視節(jié)目點(diǎn)播等細(xì)節(jié)服務(wù)。做好菜品的調(diào)整，努力做到價(jià)位適中、口味適合、頗具特色，使參與人員滿(mǎn)意。五要注意資料的索取。一定要向相關(guān)方面索要準(zhǔn)確、詳細(xì)的材料，以備撰寫(xiě)講話(huà)稿、新聞稿和匯報(bào)稿之用。最后，要及時(shí)將自己的所見(jiàn)所聞所感進(jìn)行總結(jié)，寫(xiě)成匯報(bào)材料，并形成初步方案和合理化建議提交上級(jí)審查，根據(jù)上級(jí)的要求和指正，查漏補(bǔ)缺，形成完美的執(zhí)行方案。

（作者單位：中國(guó)共產(chǎn)黨萊西市委辦公室）

第三篇：秘書(shū)會(huì)議管理內(nèi)容

秘書(shū)會(huì)議管理內(nèi)容

一、會(huì)議管理

1、會(huì)議籌備方案的擬訂

內(nèi)容包括：確定會(huì)議的主題和議題、名稱(chēng)、議程、時(shí)間和地點(diǎn)、所需的設(shè)備和工具、會(huì)議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會(huì)代表的組成、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿和餐飲安排、會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

作用有：確保會(huì)議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。

（1）組建會(huì)議籌備委員會(huì)

（2）分成籌備小組

（3）形成籌備方案

（4）領(lǐng)導(dǎo)審核方案

2、會(huì)務(wù)檢查工作程序

內(nèi)容包括：會(huì)議準(zhǔn)備是否充分、會(huì)議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查、會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。

（1）開(kāi)會(huì)檢查的程序

1）會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查

2）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知

3）召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)并在會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題

4）匯報(bào)會(huì)后對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦和落實(shí)

（2）現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序

1）指定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線(xiàn)和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn) 2）制作檢查單，以便記錄和匯總

3）按照既定的檢查重點(diǎn)逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)并明確記錄

4）對(duì)未達(dá)到要求的整理出整改和修訂意見(jiàn)并予以糾正

3、會(huì)議文件審核工作程序

內(nèi)容包括：審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系，審核會(huì)議文件是否存在與國(guó)家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會(huì)議內(nèi)容是否經(jīng)過(guò)調(diào)查研究、是否與實(shí)際相符，提交會(huì)議討論的文件是否進(jìn)行了會(huì)商，審核會(huì)議文件是否做到了中心突出、觀(guān)點(diǎn)明確、條理分明、事實(shí)準(zhǔn)確。

（1）起草該文件的秘書(shū)就內(nèi)容進(jìn)行自審

（2）主觀(guān)秘書(shū)進(jìn)行初審

（3）如內(nèi)容涉及部門(mén)較多，要進(jìn)行會(huì)審

（4）審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審

4、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案

內(nèi)容包括：會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題（人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問(wèn)題），出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。

（1）預(yù)測(cè)不可預(yù)知的情況

（2）提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)的備選方案

（3）討論會(huì)議緊急情況

（4）確定會(huì)議應(yīng)急方案

5、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行

是根據(jù)會(huì)議目標(biāo)的需要，在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中創(chuàng)造與會(huì)議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會(huì)議議程，維護(hù)會(huì)間秩序，排除外界對(duì)會(huì)議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。

（1）了解議題和議程

（2）準(zhǔn)時(shí)宣布開(kāi)會(huì)

（3）有效引導(dǎo)議題

6、處理會(huì)議突發(fā)事件的程序

（1）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告

（2）啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案

（3）實(shí)施應(yīng)急方案

（4）必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請(qǐng)求支援

（5）善后工作（向受害者及其家屬進(jìn)行安撫、與媒體溝通）

7、會(huì)議總結(jié)工作程序

內(nèi)容包括：會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、主要議題，參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話(huà)的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹要求，會(huì)議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

（1）對(duì)會(huì)議征詢(xún)意見(jiàn)，擬就工作總結(jié)稿

（2）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論

（3）總結(jié)定稿

（4）印發(fā)

（5）歸檔

（6）組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)

二、事務(wù)管理

1、禮賓次序確定步驟

亦稱(chēng)禮賓序列，是在商務(wù)交往中對(duì)參觀(guān)訪(fǎng)問(wèn)、出席活動(dòng)、參加儀式的來(lái)自不同國(guó)家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門(mén)、不同身份的組織或個(gè)人的尊卑、先后的順序和位次，所進(jìn)行的合乎禮儀慣例的具體排列。

（1）確定禮賓次序方案

（2）提前通知有關(guān)各方

（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）確定迎候人員

（2）準(zhǔn)備迎賓的物品

（3）見(jiàn)面講究禮節(jié)

（4）送行前的拜訪(fǎng)

（5）安排送行儀式

3、會(huì)見(jiàn)會(huì)談工作程序

會(huì)見(jiàn)也叫禮節(jié)性會(huì)晤，通常是半小時(shí)左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會(huì)談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實(shí)質(zhì)性問(wèn)題交流情況、交換意見(jiàn)、達(dá)成協(xié)議等，專(zhuān)題性較強(qiáng)。

（1）約定

（2）通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)

（3）準(zhǔn)備工作：背景資料、會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所布置、人員安排

（4）迎接客人

（5）會(huì)見(jiàn)、會(huì)談

（6）送別客人

4、西餐禮儀

（1）赴宴前的準(zhǔn)備

1）接到邀請(qǐng)后,要看清請(qǐng)柬的各項(xiàng)內(nèi)容

2）如果決定接受邀請(qǐng)并已答復(fù)主人，就不要輕易改變

3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據(jù)請(qǐng)柬上的要求選擇赴宴的服裝

5）要準(zhǔn)時(shí)赴宴

（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開(kāi)而坐

（3）入席、退席禮節(jié)

1）客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

3）暫時(shí)離開(kāi)應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤(pán)子旁邊，意味著結(jié)束進(jìn)餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

（4）餐具的使用方法與席間禮節(jié)

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃雞、蝦、魚(yú)的方法

3）吃面包時(shí)要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

4）吃意大利面條的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤(pán)內(nèi)

8）進(jìn)餐速度應(yīng)該與大家一致

9）談話(huà)聲音一定要輕

（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚(yú)、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會(huì)開(kāi)始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚(yú)、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會(huì)的禮儀

（1）招待會(huì)的請(qǐng)柬：表明時(shí)段、不需要客人回復(fù)

（2）冷餐會(huì)的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會(huì)的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話(huà)圈中，聊天時(shí)要照顧到所有在場(chǎng)者，不要大聲喧嘩

6、不同辦公模式的特點(diǎn)

（1）在家辦公。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費(fèi)的時(shí)間，更靈活的管理自己的時(shí)間，減少交通的擁擠、污染和費(fèi)用。缺點(diǎn)：需計(jì)算機(jī)和電話(huà)以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專(zhuān)業(yè)人員及社會(huì)的聯(lián)系。

（2）彈性時(shí)間。優(yōu)點(diǎn)：時(shí)間靈活，更好的安排工作時(shí)間，提高效率。缺點(diǎn)：難以監(jiān)督員工

（3）遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點(diǎn)：減少總部辦公空間的開(kāi)銷(xiāo)，工作時(shí)間更靈活。缺點(diǎn)：加大了對(duì)員工監(jiān)督和控制的難度。

（4）虛擬辦公。優(yōu)點(diǎn)：減少工作空間和辦公用品的耗費(fèi)，信息能夠存儲(chǔ)、歸檔和通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點(diǎn)：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。

（5）兼職工作。優(yōu)點(diǎn)：兼職人員可控制自己的工作時(shí)間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專(zhuān)長(zhǎng)。缺點(diǎn)：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報(bào)酬。

（6）定期合同制。優(yōu)點(diǎn)：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動(dòng)力，效率高。缺點(diǎn)：難以控制員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)，缺乏工作保障。

（7）交替工作。優(yōu)點(diǎn)：能激勵(lì)工作人員。缺點(diǎn)：交接不當(dāng)，會(huì)出現(xiàn)工作混亂。

（8）臨時(shí)辦公桌。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時(shí)間。缺點(diǎn)：?jiǎn)T工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

7、選擇辦公模式的工作程序

（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問(wèn)題

（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式

（3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度

（4）先在部分部門(mén)實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn)，逐步推廣新模式

（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式，評(píng)估啟用新模式的得失

8、設(shè)計(jì)辦公室的工作程序

（1）分析不同部門(mén)業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求

（2）設(shè)計(jì)平面圖

（3）選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾

（4）采光、溫度和通風(fēng)

9、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序

（1）定義一個(gè)需要加以分析和改進(jìn)的流程

（2）確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對(duì)該流程進(jìn)行評(píng)價(jià)

（3）尋找所存在問(wèn)題和差距的原因

（4）根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案

（5）實(shí)施改進(jìn)方案

10、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程

（1）確定問(wèn)題

（2）分析有關(guān)資料

（3）確定造成問(wèn)題的可能的原因

（4）提出可能的解決方案

11、突發(fā)事件的預(yù)防措施

發(fā)生的事情是不可預(yù)見(jiàn)的或突然發(fā)生的，并帶來(lái)危險(xiǎn)，需要立即采取應(yīng)對(duì)措施，盡力控制。主要有火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

（1）以書(shū)面形式確定緊急情況處理程序

（2）根據(jù)書(shū)面程序，對(duì)所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

（3）讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名

（4）實(shí)行緊急情況模擬演練

（5）明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)

（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況

（7）保證定期檢查和更新設(shè)備

12、突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施

（1）準(zhǔn)備清楚的書(shū)面緊急情況處理程序

（2）用這些程序培訓(xùn)所有人員

（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序

（4）實(shí)行緊急情況模擬演練來(lái)測(cè)試編寫(xiě)的程序

（5）明確員工在緊急情況下的職責(zé)

（6）保證工作場(chǎng)所有受過(guò)緊急情況處理培訓(xùn)的人員

（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況

（8）保證定期檢查和更新設(shè)備

13、處理突發(fā)事件的流程

（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)

（2）查找問(wèn)題的原因

（3）成立臨時(shí)指揮中心

（4）控制源頭，釜底抽薪

（5）召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)

14、上司交辦事項(xiàng)督查的程序

直接為上司服務(wù)、為實(shí)施上司的決策和實(shí)現(xiàn)上司決策的目標(biāo)而進(jìn)行的一項(xiàng)工作

（1）上司向有關(guān)督查人員授權(quán)轉(zhuǎn)承催辦

（2）很大一部分轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員具體承辦

（3）有些又上司指導(dǎo)督查人員親自承辦

（4）轉(zhuǎn)交辦的事項(xiàng)要及時(shí)催辦

（5）督辦人員要對(duì)轉(zhuǎn)交辦事項(xiàng)深入的檢查

（6）上司交辦事項(xiàng)辦理完畢

（7）辦結(jié)回告

（8）對(duì)辦結(jié)回告進(jìn)行審查評(píng)估

（9）立卷和歸檔

15、制定工作計(jì)劃的方法

（1）根據(jù)要求列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù)

（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)

（3）按照輕重緩急和邏輯順序標(biāo)記出任務(wù)完成的先后順序

（4）列出完成每項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息

（5）明確完成各項(xiàng)任務(wù)的每個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求

（6）指明每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門(mén)或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人

（7）推算各階段工作完成時(shí)間并填入計(jì)劃表

（8）確保計(jì)劃順利實(shí)施

（9）明確工作進(jìn)展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理

16、制定工作計(jì)劃的程序

（1）估量機(jī)會(huì)

（2）確定計(jì)劃工作的目標(biāo)

（3）確定計(jì)劃工作的前提條件

（4）擬訂可供選擇的行動(dòng)方案

（5）評(píng)價(jià)各種備選方案

（6）選擇方案

（7）擬訂分計(jì)劃

（8）編制預(yù)算

17、制定承辦期限規(guī)定的程序

企業(yè)接到客戶(hù)或詢(xún)問(wèn)者的問(wèn)題后處理并回復(fù)的時(shí)間規(guī)定

（1）調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定

（2）時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)

（3）確定同一任務(wù)的不同承辦周期

（4）確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期

18、辦公室工作評(píng)估的程序

實(shí)質(zhì)上就是對(duì)辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機(jī)構(gòu)的建制，促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任，有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。

（1）建立一套完整的目標(biāo)體系

（2）制定目標(biāo)

（3）組織實(shí)施

（4）檢查和評(píng)估

19、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序

（1）提出購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)

（2）審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi)

（3）招標(biāo)，選擇供應(yīng)商

（4）簽訂供貨合同

（5）貨物入庫(kù)

（6）支付貨款

20、制定采購(gòu)預(yù)算方案程序

（1）確定預(yù)算的核算基數(shù)

（2）進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研

（3）確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類(lèi)及型號(hào)價(jià)格

（4）編寫(xiě)預(yù)算方案

（5）征求意見(jiàn)，完善方案

21、辦公資源管理程序

包括各類(lèi)辦公設(shè)備、辦公家具、車(chē)輛、會(huì)議室、日常用品、圖書(shū)等。辦公資源管理就是實(shí)行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理的調(diào)配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

（1）了解本單位所有辦公資源的基本情況

（2）對(duì)本單位所有辦公資源進(jìn)行分類(lèi)管理

（3）對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況

（4）定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

22、信息開(kāi)發(fā)的主要形式

對(duì)信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過(guò)程。

（1）剪報(bào)

（2）索引

（3）目錄編制

（4）文摘

（5）信息資料冊(cè)

（6）簡(jiǎn)訊

（7）調(diào)查報(bào)告

23、信息開(kāi)發(fā)的程序

（1）確定主題

（2）分析信息材料

（3）選擇信息開(kāi)發(fā)方法

（4）選擇開(kāi)發(fā)信息的形式

（5）形成信息產(chǎn)品

24、信息利用的工作程序

通過(guò)有效的方式將信息提供給利用者，實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，具有周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實(shí)效性特點(diǎn)。

（1）熟悉信息的內(nèi)容

（2）確定利用需求

（3）確定信息利用服務(wù)的途徑

（4）獲取信息

（5）提供信息

25、信息反饋的工作程序

將信息使用過(guò)程中產(chǎn)生的效應(yīng)及活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的信息進(jìn)行再收集、再處理、再傳遞的過(guò)程。目的是檢查輸出信息的真實(shí)性；對(duì)信息傳遞進(jìn)行檢驗(yàn)與調(diào)整；為決策提供依據(jù)。

（1）明確目標(biāo)

（2）選擇信息反饋的方法

（3）獲取反饋信息

（4）加工分析反饋信息

（5）傳遞反饋信息

（6）利用反饋信息

三、文書(shū)處理與擬寫(xiě)

1、文書(shū)審核的工作程序

對(duì)文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。

（1）明確審核范圍

（2）確定是否需要行文

（3）審核文書(shū)內(nèi)容

（4）檢查文字表達(dá)

（5）檢查文件體式

（6）檢查文書(shū)在處理程序上是否妥善完備

2、檔案利用的工作程序

是開(kāi)發(fā)和直接提供檔案，滿(mǎn)足利用者的檔案需求的工作。

（1）熟悉庫(kù)藏

（2）分析利用需求

（3）選擇檔案利用方式

（4）獲取檔案

（5）提供檔案

3、電子檔案管理的工作程序

在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。

（1）電子檔案的收集積累

（2）電子檔案的歸檔

（3）電子檔案的保管

（4）電子檔案的利用

4、文書(shū)擬寫(xiě)

通告、通報(bào)、決定、請(qǐng)示批復(fù)函、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、講話(huà)稿、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告

第四篇：淺析秘書(shū)的會(huì)議管理

武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計(jì)

【摘要】 秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助者和公務(wù)服務(wù)人員，他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會(huì)、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀和助手；會(huì)議是公眾議事的重要社會(huì)活動(dòng)和管理手段，是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要形式，秘書(shū)會(huì)議管理的質(zhì)量和水平，直接影響會(huì)議效果，對(duì)組織形象及領(lǐng)導(dǎo)的管理成效也有著不可低估的影響。

【關(guān)鍵詞】 秘書(shū)

會(huì)議管理

溝通協(xié)調(diào)

效率

對(duì)策

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過(guò)程。會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，會(huì)議成果的取得是由諸多因素決定的，其中十分重要的一個(gè)因素就是會(huì)議工作開(kāi)展與完成的情況。這既包括領(lǐng)導(dǎo)者與組織者的政務(wù)工作完成和處理得如何，也包括秘書(shū)人員的實(shí)務(wù)工作做得如何，而秘書(shū)會(huì)議事務(wù)工作的繁簡(jiǎn)，與會(huì)議的規(guī)模、級(jí)別、議題的重要程度直接相關(guān)。

一 會(huì)議管理和秘書(shū)工作內(nèi)容

（一）秘書(shū)工作內(nèi)容

秘書(shū)及秘書(shū)機(jī)構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為對(duì)象開(kāi)展的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動(dòng)被稱(chēng)為秘書(shū)工作。內(nèi)容包括八個(gè)方面：事務(wù)管理、中介溝通、文書(shū)工作、信息工作、參謀輔助、會(huì)務(wù)操辦、綜合協(xié)調(diào)和督促檢查。

（二）會(huì)議管理主要工作內(nèi)容

無(wú)論開(kāi)展何種會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，其總的要求是：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到、確保安全。秘書(shū)人員的工作例會(huì)中的主要會(huì)務(wù)工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時(shí)間順序來(lái)劃分，可以分為會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段進(jìn)行。

會(huì)議按其范圍來(lái)分，可概括的分為對(duì)內(nèi)會(huì)議和對(duì)外會(huì)議。1.對(duì)內(nèi)會(huì)議

對(duì)內(nèi)會(huì)議的規(guī)模一般較小，不少企業(yè)部門(mén)都經(jīng)常召開(kāi)各種形式的對(duì)內(nèi)會(huì)議，比如業(yè)務(wù)的月報(bào)會(huì)、周例會(huì)、日?qǐng)?bào)會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等等。（1）會(huì)前準(zhǔn)備

秘書(shū)在會(huì)前要做的充分的籌劃準(zhǔn)備工作主要有五個(gè)步驟：明確要點(diǎn)、準(zhǔn)備議題、通知開(kāi)會(huì)、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備、安排會(huì)議議程。

秘書(shū)做常規(guī)會(huì)務(wù)，首先要明確領(lǐng)帶開(kāi)會(huì)的目的、任務(wù)、內(nèi)容、中心議題、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議日期。作為對(duì)內(nèi)會(huì)議，常常是在上一次會(huì)議結(jié)束時(shí)有所交代，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)用心留意。

秘書(shū)要準(zhǔn)備有關(guān)的上級(jí)文件、本機(jī)關(guān)文書(shū)材料，有關(guān)的制度規(guī)章，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。盡量充分地準(zhǔn)備好會(huì)上要討論的問(wèn)題的材料，一方面，為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的討論發(fā)言提供準(zhǔn)備，提供依據(jù)；另一方面，為會(huì)議的討論提供方向性資料，促使會(huì)議“有議必決”。

1武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計(jì)

因?yàn)闀?huì)上要討論的問(wèn)題不止一個(gè)，科學(xué)地統(tǒng)籌安排會(huì)議議程是秘書(shū)辦會(huì)的重要原則。在不考慮其他因素時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行部分人員的議題，在進(jìn)行全體人員的議題，再進(jìn)行全體人員的議題。這樣小范圍的會(huì)場(chǎng)容易集中、會(huì)場(chǎng)好掌握，會(huì)議議程也容易緊湊地控制。

做好以上準(zhǔn)備工作，秘書(shū)就該通知相關(guān)人員按時(shí)參加會(huì)議了。會(huì)議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話(huà)通知和會(huì)議通知。秘書(shū)在通知開(kāi)會(huì)時(shí)是書(shū)面和口頭并用，以保證能面面俱到。

會(huì)場(chǎng)是在發(fā)放會(huì)議通知之前就定下的。內(nèi)部會(huì)議只需確認(rèn)場(chǎng)所不變，備好桌椅、水具、必要的會(huì)議設(shè)備，檢查電源，做好清潔工作，然后準(zhǔn)備好記錄用紙即可。（2）會(huì)間服務(wù)

與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，秘書(shū)人員要檢查核對(duì)與會(huì)人員到會(huì)情況，清點(diǎn)人數(shù)，弄清那個(gè)缺席人及缺席原因，然后報(bào)告會(huì)議主持人集中精力做好會(huì)議記錄

會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確、清楚、簡(jiǎn)潔。所以做記錄的秘書(shū)，要實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)備好記錄用紙，要熟悉與會(huì)者發(fā)言的口音，做好會(huì)議記錄。

內(nèi)部會(huì)議上，一般會(huì)議服務(wù)都是由一名秘書(shū)來(lái)做，不另安排服務(wù)員。會(huì)議中，秘書(shū)要做好隨時(shí)接聽(tīng)打進(jìn)來(lái)的電話(huà)，根據(jù)需要進(jìn)行處理。（3）會(huì)后工作

會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)的善后和落實(shí)工作也相當(dāng)重要。及時(shí)清理會(huì)議室，使一切復(fù)原，一遍其他會(huì)議正常進(jìn)行，并下發(fā)會(huì)議文件，對(duì)會(huì)上布置的工作做好催辦。最后做好檔案的整理、歸檔

秘書(shū)在會(huì)議管理工作中的一項(xiàng)重要的組織工作，是輔助領(lǐng)導(dǎo)或主持人按議程進(jìn)行會(huì)議內(nèi)容并協(xié)助對(duì)會(huì)議所有議題形成結(jié)果。按議程進(jìn)行會(huì)議內(nèi)容是避免無(wú)限期地討論一個(gè)問(wèn)題或者離開(kāi)原定議題。還要敦促會(huì)議形成結(jié)果，比如討論的問(wèn)題要形成相對(duì)一致的一件，明確要求的工作最后由誰(shuí)主抓或承辦，一些事項(xiàng)的具體辦理方法以及督辦方法等

2.對(duì)外會(huì)議

與對(duì)內(nèi)會(huì)以不同，對(duì)外會(huì)議的規(guī)模更大，參會(huì)人員大多為外來(lái)人員，會(huì)議開(kāi)展的是否順利對(duì)企業(yè)的影響力也非同一般。作為秘書(shū)人員，對(duì)外會(huì)議的會(huì)議管理要更為嚴(yán)謹(jǐn)。

（1）會(huì)前準(zhǔn)備 1.1擬訂會(huì)議議程、日程，提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

外部會(huì)議的議程一般安排如下：開(kāi)幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀(guān)或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

2武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計(jì)

會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符，場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置，交通便利，應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)所，場(chǎng)地租借的成本必須合理。實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)，會(huì)見(jiàn)能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

1.2布置會(huì)場(chǎng)和安排座次，發(fā)布會(huì)議信息

對(duì)外會(huì)議無(wú)論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免同與會(huì)人員背向現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話(huà)人和主持人即可。發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審，要對(duì)媒體進(jìn)行選擇。一面給企業(yè)帶來(lái)不利影響。

1.3安排會(huì)議食宿，邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

秘書(shū)人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制，做好飲水、飲料的供應(yīng)。

如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近，預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場(chǎng)，發(fā)出正式邀請(qǐng)函，提前了解嘉賓各自的背景，嘉賓人數(shù)不宜過(guò)多。在會(huì)議正式召開(kāi)之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

1.4準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品，安排會(huì)議禮儀服務(wù)，再次檢查會(huì)議常用視聽(tīng)設(shè)備是否正常。

（2）會(huì)中服務(wù)

1.1安排會(huì)議值班

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。明確值班工作任務(wù)在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。1.2接待采訪(fǎng)會(huì)議的新聞媒體

由會(huì)議秘書(shū)撰寫(xiě)新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

在會(huì)議召開(kāi)期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪(fǎng)，發(fā)表消息。在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開(kāi)記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問(wèn)題。

1.3做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

標(biāo)題。一種是會(huì)議名稱(chēng)+文種。另一種是文種。正文。首部+主體+結(jié)尾。尾部。右下方寫(xiě)明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。做好會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)工作

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。要

3武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計(jì)

反映出會(huì)議的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)、新見(jiàn)解、新趨勢(shì)，更好地對(duì)會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用。1.4反饋會(huì)議信息

反饋會(huì)前信息、會(huì)中信息以及會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況。（3）會(huì)后工作

編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要,做好會(huì)后督促工作。

會(huì)議紀(jì)要要求實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際，內(nèi)容要集中概括，要有條理，印制并分發(fā)給有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員或歸檔保存。

二 會(huì)議管理工作中出現(xiàn)的主要問(wèn)題及原因解析

會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題，但由于開(kāi)會(huì)技巧不佳或過(guò)于頻繁，不但無(wú)益于解決問(wèn)題，反而使問(wèn)題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。

（一）會(huì)議管理工作中出現(xiàn)的主要問(wèn)題

1.會(huì)荒或會(huì)海

常年不開(kāi)會(huì)，某些人對(duì)會(huì)議的作用不夠了解，不知如果利用得好，會(huì)議能成為溝通信息、通報(bào)情況、交流和統(tǒng)一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項(xiàng)、解決問(wèn)題尤其是跨部門(mén)和跨系統(tǒng)問(wèn)題和矛盾、布置任務(wù)、促進(jìn)工作落實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)士氣等的一個(gè)非常有效的工具和手段。但過(guò)多開(kāi)會(huì)、過(guò)濫開(kāi)會(huì)，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”；

2.拖沓

會(huì)議拖拉嚴(yán)重，形成了效率低下的“大尾巴會(huì)”。秘書(shū)會(huì)前準(zhǔn)備如匯報(bào)材料或會(huì)議流程、時(shí)間表不清晰也會(huì)造成會(huì)議拖沓；

3.議題繁多，重復(fù)會(huì)議

會(huì)議議題過(guò)多，討論不深，都只能蜻蜓點(diǎn)水，一碰到大一點(diǎn)的或難一點(diǎn)就推到“下次專(zhuān)題討論”，同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開(kāi)會(huì)討論治標(biāo)卻不治本的方案；

4.地點(diǎn)安排不當(dāng)

有些公司為了節(jié)省成本，會(huì)議都在公司召開(kāi)。可是一些重大的事項(xiàng)必須要在充分討論、無(wú)太多干擾或頭腦風(fēng)暴的情況下才能形成，在公司開(kāi)很難不被打擾或受影響。

5.會(huì)前、會(huì)下不溝通

會(huì)議從零開(kāi)始，與會(huì)人員一頭霧水，會(huì)議開(kāi)始時(shí)要么花很多時(shí)間講明背景、概念或者干脆沒(méi)有共同言語(yǔ)。有些公司會(huì)議基本屬于臨時(shí)通知，相關(guān)人員也不可能做充分的準(zhǔn)備，或者重要人員出差在外無(wú)法參加會(huì)議，這樣的會(huì)議效果自然要大打折扣；

6.會(huì)議紀(jì)律亂

4武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計(jì)

不到、遲到、早退，秘書(shū)會(huì)前簽到制度沒(méi)有落到實(shí)處。

7.議而不決，決而不議，決而不行，行而不果

秘書(shū)的會(huì)后督促工作沒(méi)有做好。開(kāi)會(huì)只是走形式。

（二）會(huì)議出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致效果不佳的原因

出現(xiàn)這些問(wèn)題，通常由以下5種原因造成。在這5種原因中，有種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。這種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。

1.會(huì)議時(shí)間

會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。

2.會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。

3.開(kāi)會(huì)對(duì)象

必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。

4.主持人的技能

會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。5.會(huì)議的準(zhǔn)備工作

開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。

對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開(kāi)會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行。

三 會(huì)議管理工作對(duì)策思考

知道了會(huì)議管理工作中可能出問(wèn)題的地方，秘書(shū)就可以有針對(duì)性地去預(yù)防和調(diào)整，盡量讓會(huì)議更高效。而要會(huì)議高效，除避免上述常見(jiàn)問(wèn)題外，必須在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后各方面都要注意。

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.會(huì)議要規(guī)劃

根據(jù)公司或部門(mén)實(shí)際情況，可安排有早會(huì)、周例會(huì)、月例會(huì)、季度會(huì)、半年會(huì)、年會(huì)等例會(huì)，比如周例會(huì)，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效，會(huì)議要有其召開(kāi)的合理時(shí)間和頻率，例會(huì)可參考古代“有本早奏，無(wú)事退朝”的原則，而且根據(jù)不同階段的管理水平和目標(biāo)，可調(diào)整例會(huì)的頻率和時(shí)間長(zhǎng)度；除了固定的例會(huì)外，還應(yīng)有一些重大事項(xiàng)的專(zhuān)題會(huì)議，如果平時(shí)例會(huì)開(kāi)得好，問(wèn)題得到切實(shí)解決落實(shí)，例外的會(huì)議比例則會(huì)大幅下降。

2.準(zhǔn)備要充分

要想會(huì)議高效，會(huì)前必須做好充分的準(zhǔn)備。重大事項(xiàng)必須提前足夠的時(shí)間思考和準(zhǔn)備，并會(huì)前私下廣泛征求意見(jiàn)，有些不便于在會(huì)上公開(kāi)發(fā)表的意見(jiàn)或擔(dān)憂(yōu)也在會(huì)前提前溝通和解決掉，總之要提前充分作好準(zhǔn)備，最好能基本達(dá)成共識(shí)，這樣才可能在會(huì)議上快速作出決策，提高會(huì)議效率。會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、議

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程、時(shí)間表等最好都在會(huì)議通知中必須提前一定時(shí)間告知好讓相關(guān)人員準(zhǔn)備，會(huì)議方程在會(huì)議前再打印給到相關(guān)人員以便大家遵守。

3.主題要集中

一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題，因?yàn)橹挥羞@樣才能更好地集中相關(guān)人員、時(shí)間和精力，高效解決問(wèn)題。綜合性會(huì)議，主題也最好不要超過(guò)三個(gè)為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時(shí)間越長(zhǎng)，成本也就越高。

(二)會(huì)中服務(wù).流程要合理

會(huì)議的流程關(guān)系到會(huì)議是否真正民主、有效。一是盡量不要領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)議，而應(yīng)該是會(huì)議議題發(fā)起單位或辦公室主持；二是領(lǐng)導(dǎo)盡量最后講話(huà)，否則一開(kāi)始基調(diào)一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法，或者只是隨聲附和；三是會(huì)議發(fā)表意見(jiàn)時(shí)貫穿例外管理的原則，重復(fù)觀(guān)點(diǎn)盡量少談，盡量談?dòng)薪ㄔO(shè)性意見(jiàn)，且少發(fā)表主觀(guān)意見(jiàn)觀(guān)點(diǎn)而應(yīng)以事實(shí)和數(shù)據(jù)支撐，出現(xiàn)跑題或剎不住車(chē)時(shí)要及時(shí)拉回來(lái)；四是繁簡(jiǎn)得當(dāng)，有些問(wèn)題簡(jiǎn)要介紹即可，重大問(wèn)題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線(xiàn)部門(mén)充分發(fā)表意見(jiàn)，不能倉(cāng)促?zèng)Q策，而且不同部門(mén)、人員由于學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷和崗位職責(zé)不同，所關(guān)注的重點(diǎn)通常也會(huì)有所不同，充分交流有利于優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)；五是重大決策最好刻意安排反面意見(jiàn)，會(huì)議決策怕的是一面倒，如果確定要做也要經(jīng)得起考驗(yàn)，想出各種應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的措施盡量減少損失，“兩益相權(quán)取其重，兩害相權(quán)取其輕”，如果明確能承受最大的損失和最壞的結(jié)果，這樣決策了也不會(huì)輕易搖擺；六是該議的時(shí)候要議，該決的的時(shí)候要決，該舉手的時(shí)候要舉手，該簽字的時(shí)候要簽字，盡可能會(huì)上形成決議而不要拖到會(huì)議結(jié)束了還沒(méi)有結(jié)論，要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動(dòng)措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。

2.時(shí)間要緊湊

要事先規(guī)定會(huì)議時(shí)間，一般的會(huì)議不要超過(guò)一小時(shí)，較長(zhǎng)的會(huì)議要分大階段進(jìn)行，每階段發(fā)言人的時(shí)間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會(huì)議節(jié)奏。對(duì)較長(zhǎng)的會(huì)議要安排中場(chǎng)休息，且最好提前準(zhǔn)備好茶水、甜點(diǎn)和水果等，否則開(kāi)會(huì)時(shí)間開(kāi)長(zhǎng)了，大腦轉(zhuǎn)得慢了注意力也不容易集中。

3.決議要及時(shí)

會(huì)議的記錄一定要完整、規(guī)范、完整，從會(huì)議主題、與會(huì)人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會(huì)議決議、表決情況等都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，可采用專(zhuān)用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會(huì)議決議。會(huì)議決議不同于會(huì)議簡(jiǎn)單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因?yàn)闀?huì)議臨時(shí)講的可能不全面或有遺漏。會(huì)議決議一定要落實(shí)責(zé)任人、關(guān)鍵行動(dòng)措施、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡(jiǎn)單、明了。會(huì)議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個(gè)人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會(huì)及決議相關(guān)人員簽名確認(rèn)以有人推脫。為了要及時(shí)貫徹會(huì)議精神，要及時(shí)發(fā)放會(huì)議決議：一可增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，發(fā)揮會(huì)議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會(huì)議的效益，增強(qiáng)執(zhí)行力；四可明確責(zé)任，并通知到相關(guān)部門(mén)。

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4.手段要先進(jìn)

會(huì)前充分準(zhǔn)備，多應(yīng)用PPT，要求簡(jiǎn)明扼要、重點(diǎn)突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應(yīng)圖表結(jié)合(如果基礎(chǔ)較弱對(duì)這一塊最好組織專(zhuān)門(mén)如何準(zhǔn)備和匯報(bào)PPT的培訓(xùn)，并事先做一些參考模板)。另外，能開(kāi)電話(huà)會(huì)議、視頻會(huì)議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、住宿等費(fèi)用和往返的時(shí)間成本，大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是金融危機(jī)的情況下多地點(diǎn)辦公、全國(guó)性或全球化公司更應(yīng)多應(yīng)用一些高科技工具和手段。(三)會(huì)后督促

1.執(zhí)行要檢查

會(huì)議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把握，秘書(shū)需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執(zhí)行力來(lái)持續(xù)跟進(jìn)和追蹤，直到相關(guān)部門(mén)和人員養(yǎng)成習(xí)慣為止，當(dāng)然最好能有配套的培訓(xùn)來(lái)進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行力。會(huì)議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過(guò)Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多種工具和手段來(lái)宣導(dǎo)、提醒和落實(shí)。

2.結(jié)果要獎(jiǎng)懲

對(duì)不能及時(shí)、較好完成任務(wù)的予以幫扶、培訓(xùn)、批評(píng)，仍不行的可能須調(diào)崗或淘汰；對(duì)主動(dòng)、積極、按時(shí)、高質(zhì)量完成任務(wù)的則予以表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會(huì)受到獎(jiǎng)懲從而改變行為甚至習(xí)慣。

參考文獻(xiàn)

[1]樓宇生 《通用秘書(shū)學(xué)》 同濟(jì)大學(xué)出版社, 1991? [2]王道榮 《秘書(shū)之友》 《秘書(shū)之友》編輯部, 1995? [3]袁維國(guó) 《秘書(shū)學(xué)》 高等教育出版社, 1991? [3]楊劍宇 《中國(guó)秘書(shū)史》 武漢大學(xué)出版社，2009-04

第五篇：“九段秘書(shū)”組織會(huì)議注意事項(xiàng)

“九段秘書(shū)”組織會(huì)議

一段：發(fā)通知。用郵件或在黑板上發(fā)會(huì)議通知，并準(zhǔn)備好相關(guān)會(huì)議用品，并參加會(huì)議。

二段：抓落實(shí)。通知發(fā)了后，再打一通電話(huà)確認(rèn)。

三段：重檢查。發(fā)通知，落實(shí)到人后，在開(kāi)會(huì)當(dāng)天提前半小時(shí)再提醒參會(huì)人。對(duì)臨時(shí)有事無(wú)法參加的人，立即匯報(bào)上級(jí)，保證上級(jí)提前知道。

四段：勤準(zhǔn)備。前面的做好后，在開(kāi)會(huì)前，提前測(cè)試可能用到的會(huì)議設(shè)備是否正常。并提前在會(huì)議室前鐵上小條，告知會(huì)議室在什么時(shí)間段已被占用。

五段：細(xì)準(zhǔn)備。前面的都做好的同時(shí)，了解會(huì)議主題，并提前將相關(guān)主題準(zhǔn)備好，發(fā)給參會(huì)者做參考。

六段：做記錄。前面的做好的同時(shí)，在會(huì)議中做好詳細(xì)的會(huì)議記錄。七段：定責(zé)任。整理好記錄并發(fā)給相關(guān)人員。將會(huì)議紀(jì)要中的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一落實(shí)到相關(guān)負(fù)責(zé)人，再經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書(shū)面?zhèn)渫洠唤o領(lǐng)導(dǎo)與當(dāng)事人，一人一份。

八段：追結(jié)果。下發(fā)記錄，一對(duì)一落實(shí)，每天或每周定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)執(zhí)行情況，并隨時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。

九段：做流程。將上述過(guò)程做成標(biāo)準(zhǔn)流程，讓每一個(gè)秘書(shū)都能根據(jù)這個(gè)流程吧會(huì)議組織好。