第一篇：秘書從業經驗：成功組織會議的基本要素

秘書從業經驗：成功組織會議的基本要素

人是社會性的動物，開會是人類生活中的常態。人們熱衷于開會，是由于會議是制定計劃、獲取信息和建立聯系的主要手段。

會議可以開得富有成效、妙趣橫生，也可以開得死氣沉沉、毫無建樹，這取決于與會者交流的方式。交流方式的差異使得會議的有效性大打折扣，而這些差異往往是由于性別、文化背景等方面的差異造成的。記住這點對于開好會議是至關重要的。

就以男性與女性為例。總體而言，男性更容易在會議過程中插話。就本質而言，在會議中插話并不是壞事情——互動的對話才能富有成果。但是問題在于，這些插話往往會擾亂了別人的思路，妨礙了有效交流，使得別人無法繼續發言。

并不是女性不善于插話，有著其他文化背景的人也存在這樣的困難。許多亞洲人認為在會議上演講是件難為情的事情，更別指望他們會打斷別人的發言了———他們認為這是粗魯和不禮貌的，會給別人帶來不舒服的感覺。有些人則是因為地方口音太重，害怕被別人誤解而不敢發言。考慮這些因素，你就會明白許多很有見地的職員不能發表意見的原因了。

意識到不同的人有著不同的交流方式，你就能夠更好地組織會議。在制訂會議計劃時，要注意以下三個方面：

一、使每個人都有發言的機會

會議組織者在會議日程安排上要給每位與會者一段正規發言的時間。在會議召開前就應當將日程安排分發給與會者。這樣做一方面

可以給那些不善言辭的人一個準備的機會，使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會者的時間。

二、使每位與會者都負起責任

讓每位與會者調整自己的交流方式，以提高會議的成效。要使那些不喜歡發言的人意識到，考/試大/如果他們不發言，就沒有人知道他們的主意。同樣，要使那些喜歡發言和插話的人收斂一些，以滿足集體的不同需要。會議組織者的任務是召開有效和成功的會議，但這并不意味著其他人就沒有責任。

三、將插話和跑題降到最低限度

要找到降低插話和多人同時發言的有效辦法。有一家公司開會時，與會者總是不斷打斷別人的發言，最后，作為沒有辦法的辦法，他們決定，誰打斷別人的發言，就罰款25美元。這可是個聰明的主意，收到了效果。如果有人覺得自己的想法非常重要而必須插話，就得先把錢放進“罰款罐”中才能發言。

由于性格和文化背景的不同，怎樣組織成功的會議并沒有標準答案。問題的關鍵是你必須注重策略，使得每次會議都取得成效，這樣才對得起你付出的時間和努力。

第二篇：秘書從業經驗：會議管理十五個要素

秘書從業經驗：會議管理十五個要素

對于舉辦一個具有相當規模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環節諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學習、交流等項目中得到他們想得到的東西，同時又能關注到與會者一些意想不到的情況，比如突發的疾病、家庭危機或其他個人麻煩等。此外，還要解決隨時都有可能發生的諸如發言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設備失誤等突發事件呢？作為一個專業的會議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。

一、確立明確的目標

對任何一個商業公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應的價值，并且能回報投資。

二、完善信息的采集與分析

信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預算、分析自己的不足等。

三、追求不斷的創新

每一次會議都是對創新能力的挑戰，無論在內容或形式上，不斷的創新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。

四、制定周密的計劃

無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細節，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經

理墻壁上的裝飾。

五、實施嚴格的現場管理

在進行現場管理時，一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導致會議的失敗。此外，現場負責人需要有隨機應變的能力（參見14條）

六、結束與細致的總結

成功的會議需要有創造性的規劃；積極的談判和交流的技巧；規范的操作和財務管理；優秀的包裝和系統的反饋。在會議結束后總結一下你提供了多少價值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應用于下一次的會議計劃。

七、爭取優秀，而不是完美

無論會議大小與否，再好的會議計劃都不可能達到完美，最重要的事情是建議、設計和修正。

八、了解會議涉及的行業

為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業，專業術語和行業整體趨勢等方面的內容。

九、不要為了省小錢而在大事情上糊涂

保證合作的供應商提供高品質的服務，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質，到最后損失最大的還是你自己。

十、記住、顧客永遠是第一

你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和

接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記住：顧客永遠是第一重要的！

十一、合理控制預算

要學會分析并合理地使用預算。額外花費的錢應該首先使與會者收益。

十二、最大限度地使用技術

技術能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術，使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術，但是，必須記住不可用技術代替人與人之間的交流。（技術的運用參看“多媒體會議包裝”）

十三、清晰而明確的溝通

清晰而明確的交流是整個項目成功的關鍵。想象你是一個與會者，不了解內部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內了解這一切呢？

十四、成熟的危機管理

針對不可預見的問題與可能的場景危機，必須準備好解決方案，將最壞的結果羅列出來，然后逐一提出解決方案。

十五、提供足夠的價值

為了滿足與會者的需求，一個會議項目應該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓抑或是新產品發布會或經銷商會議---內容是關鍵，充實的內容將使價值在會議中得以體現。

第三篇：“九段秘書”組織會議注意事項

“九段秘書”組織會議

一段：發通知。用郵件或在黑板上發會議通知，并準備好相關會議用品，并參加會議。

二段：抓落實。通知發了后，再打一通電話確認。

三段：重檢查。發通知，落實到人后，在開會當天提前半小時再提醒參會人。對臨時有事無法參加的人，立即匯報上級，保證上級提前知道。

四段：勤準備。前面的做好后，在開會前，提前測試可能用到的會議設備是否正常。并提前在會議室前鐵上小條，告知會議室在什么時間段已被占用。

五段：細準備。前面的都做好的同時，了解會議主題，并提前將相關主題準備好，發給參會者做參考。

六段：做記錄。前面的做好的同時，在會議中做好詳細的會議記錄。七段：定責任。整理好記錄并發給相關人員。將會議紀要中的各項任務，一對一落實到相關負責人，再經當事人確認后，形成書面備忘錄，交給領導與當事人，一人一份。

八段：追結果。下發記錄，一對一落實，每天或每周定期跟蹤各項任務執行情況，并隨時匯報給領導。

九段：做流程。將上述過程做成標準流程，讓每一個秘書都能根據這個流程吧會議組織好。

第四篇：怎樣組織成功的會議

人是社會性的動物，開會是人類生活中的常態。人們熱衷于開會，是由于會議是制定計劃、獲取信息和建立聯系的主要手段。

會議可以開得富有成效、妙趣橫生，也可以開得死氣沉沉、毫無建樹，這取決于與會者交流的方式。交流方式的差異使得會議的有效性大打折扣，而這些差異往往是由于性別、文化背景等方面的差異造成的。記住這點對于開好會議是至關重要的。

就以男性與女性為例。總體而言，男性更容易在會議過程中插話。就本質而言，在會議中插話并不是壞事情——互動的對話才能富有成果。但是問題在于，這些插話往往會擾亂了別人的思路，妨礙了有效交流，使得別人無法繼續發言。

并不是女性不善于插話，有著其他文化背景的人也存在這樣的困難。許多亞洲人認為在會議上演講是件難為情的事情，更別指望他們會打斷別人的發言了———他們認為這是粗魯和不禮貌的，會給別人帶來不舒服的感覺。有些人則是因為地方口音太重，害怕被別人誤解而不敢發言。考慮這些因素，你就會明白許多很有見地的職員不能發表意見的原因了。

意識到不同的人有著不同的交流方式，你就能夠更好地組織會議。在制訂會議計劃時，要注意以下三個方面：

一、使每個人都有發言的機會

會議組織者在會議日程安排上要給每位與會者一段正規發言的時間。在會議召開前就應當將日程安排分發給與會者。這樣做一方面可以給那些不善言辭的人一個準備的機會，使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會者的時間。

二、使每位與會者都負起責任

讓每位與會者調整自己的交流方式，以提高會議的成效。要使那些不喜歡發言的人意識到，如果他們不發言，就沒有人知道他們的主意。同樣，要使那些喜歡發言和插話的人收斂一些，以滿足集體的不同需要。會議組織者的任務是召開有效和成功的會議，但這并不意味著其他人就沒有責任。

三、將插話和跑題降到最低限度

要找到降低插話和多人同時發言的有效辦法。有一家公司開會時，與會者總是不斷打斷別人的發言，最后，作為沒有辦法的辦法，他們決定，誰打斷別人的發言，就罰款25美元。這可是個聰明的主意，收到了效果。如果有人覺得自己的想法非常重要而必須插話，就得先把錢放進“罰款罐”中才能發言。

由于性格和文化背景的不同，怎樣組織成功的會議并沒有標準答案。問題的關鍵是你必須注重策略，使得每次會議都取得成效，這樣才對得起你付出的時間和努力。

第五篇：從業經驗

作為一名物業管理師應具備的素質和從業經驗談

本文提要：根據《物業管理條例》及國家職業資格證書制度有關規定,制定了《物業管理師制度暫行規定》(以下簡稱:《暫行規定》)。《暫行規定》的出臺,又引起物業管理行業的震動。

中國第一部《物業管理條例》頒布實施后,物業管理行業風起云涌,迎來了快速的發展期,建設部、人事部為了進一步規范物業管理行業,提高物業管理專業人員素質,維護房屋所有人及使用人的利益,根據《物業管理條例》及國家職業資格證書制度有關規定,制定了《物業管理師制度暫行規定》(以下簡稱:《暫行規定》)。《暫行規定》的出臺,又引起物業管理行業的震動,一方面,確定了行業人士的地位及物業管理專業管理師資格,因為物業管理職業化對于提升全行業的社會地位將產生不可估量的影響;另一方面,對于物業管理市場層出不窮的高技術含量物業,都需要物業管理企業有一批職業化的專業人才,并運用專業技術保障管理績效。物業管理師應該具備的素質是什么呢?

一、熟悉物業管理專業知識、相關知識

(一)專業知識

今天,物業管理已從開始單純的衛生打掃、設備維護、安全保衛等迅速發展成以物業為平臺,多元化經營,全方位發展的綜合性行業,涉及社會行業方方面面,物業管理師首先就要具備物業管理專業性知識,物業管理師的專業水平在業主、員工、(房地產E網:)外界中的影響力,是靠他在日常管理活動過程中內外處事和言行中表現出來,其應熟悉物業管理日常運作、建筑工程、房地產與經營等方面的專業知識,一個物業管理師不具備上述專業性知識或欠缺對此專業的了解,就不可能將管理過程中各種系統、辦法和人員結合在一起,在規定時間、預算和質量目標范圍內完成項目的各項工作,就更不可能提出有關物業管理企業發展的新穎思想、建設性的意見和建議。再結合物業管理企業的發展方向,做到超前認知、把握方向、齊頭并進,這是物業管理師具備的重要素質。可以這樣認為,管理師擁有專業水平對物業管理企業的發展是舉足輕重的,找對一個合適的物業管理師管理一個項目,就等于完成了該項目的一半管理指標。

(二)相關知識

物業管理的行業特點,決定了它涉及社會方方面面,作為一名物業管理師,他要與社會上形形色色的人打交道,除具備專業知識外,還應具有一定的經濟學、管理學、社會學、心理學等相關學科的知識,這有利于妥善化解社會上各種各樣的矛盾,如物業管理師有一定經濟學中的財務知識,這不僅是定期向上級匯報的需要,也是隨時找出項目管理中潛在利潤及潛在的風險;對于業主或業委會提出財務疑惑時,可以為他們及時解答,可能化解潛在的矛盾沖突。

二、熟悉并能運用物業管理相關法律法規

物業管理發展到今天,相關法律法規在不斷完善,業主的維權意識也不斷增強,在這樣的法制社會里,物業管理師對物業管理法律法規不熟悉,就是缺乏對物業管理活動中風險防范的意識,只有對《物業管理條例》及其配套行政法規及規范性文件熟悉了,才能掌握其條款及其精髓,更重要的是在物業管理活動中,才能充分運用法律武器保護自身的合法權益。物業管理師要對物業管理企業經營管理負責,必然要對各項合同把關,如業主物品被盜,物業管理企業在什么情況下可以免責,在什么情況下應當承擔責任;對停車場停車,物業管理企業和車主分別承擔哪些責任和義務等。明確相關方的權利、義務和責任,是規避物業管理風險抵押有力保障。

三、良好的溝通、協調能力

溝通工作在物業管理日常工作中無時、無處不在,溝通工作主要包括:與業主(客戶)的溝通、與上下級的溝通,與相關單位的溝通等等,對內通過有效的溝通,加強了團隊成員的相互理解,避免產生不必要的誤會、矛盾及摩擦,員工內部間不會有壓抑的感覺,工作就容易出成績出效率;對外通過有效溝通,達到業主理解物業管理企業的管理舉措,讓業主配合并支持企業的目的;對外溝通還反映在其它方面,如與政府相關職能部門、供電、供水、電信、相關合作單位等等。物業管理師,是物業管理企業的領頭人,在實現目標的過程中出現問題必須及時解決,必然要善于利用各種機會進行溝通,然后根據了解的情況做出正確的判斷和選擇,完成物業管理企業所定的經營管理目標。

四、務實、敬業的精神

物業管理涉及社會的方方面面,行業內有句話:“物業管理是籮筐、什么東西都可往里裝”,有事找“物業”。物業管理人從事的是一件繁雜瑣碎的工作,不抱著務實、敬業的精神就很難成為稱職的員工,更不能成為合適的物業管理師,其務實、敬業精神主要表現在以下兩方面:

(一)對職業是否充滿信心

物業管理在我國經過20多年的發展,但相應的物業管理法律法規尚在健全之中,受中國傳統文化的影響,不少人認為物業管理技術含金量低、任何人都可以操作。由于當前市場經濟

尚不發達造成整個社會對于物業管理行業的評價不夠客觀和公正。可以說,物業管理行業現在是受委屈的事多,理解的事少,贊賞的事更少,在這種情況下,作為一名物業管理師,能否端正心態,務實、敬業地做好物業管理活動過程中的每項工作,能否對這一職業持續保持信心充分去認識到隨著人們思想觀念的不斷轉變,市場經濟的不斷深入,必將會讓國人對物業管理這行業有新的認識――物業管理不僅只是最終為客戶固定資產投資的保值和增值,還有更多可延伸的增值服務。對行業的信心是務實、敬業精神最基本的表現。

(二)對薪酬的理解態度

物業管理是靠收取業主的物業費來維持運作,物業費收入是有限的,費用支出是年年遞增的,員工不可能有過高的薪酬待遇。在現實中,由于受薪酬多與少的影響為理由,物業人對本職工作表現出不積極,甚至推卸、應付了事的比比皆是,而作為一名物業管理師可以不滿足于現有的薪酬待遇,但是一旦接受了這項工作和薪酬,就應不計個人得失,全力以赴地按照物業管理企業所定的經營管理目標,按質按量地完成。薪酬的理解態度是務實、敬業精神的重要具體表現。

五、與時俱進、自主創新觀念