第一篇：秘書從業經驗：做好黨委秘書工作的幾點切身感受（本站推薦）

我曾在黨委秘書崗位上工作了8年時間，這期間，不僅得到很大鍛煉，豐富了經歷，而且學到了很多東西，提高了綜合素質。現將自己這方面的切身感受和體會介紹給大家，供參考。

一、要切實把握黨委秘書工作的特點規律

黨委秘書崗位光榮、受益終生。從職能上講，是黨委和領導的參謀和助手，但沒有獨立業務;從服務對象上講，直接為黨委和首長服務，并對他們負責;從單位上講，沒有正式編制，沒有特殊權利，沒有專項經費，是“清水衙門”;從個人講，不論哪一級職務，都是普通機關干部，既不帶長，又不掛職，不是“熱門職業”。做黨委秘書工作，加班加點多，工作量大，犧牲的是休息和娛樂時間，得到的是更多學知識、長才干、強素質的機會;工作要求高、負荷重、節奏快，能夠培養緊張快干、嚴謹高效的工作作風;做不到精通某項業務，成不了某個方面的專家，但可以多學博采、全面熟悉。在黨委秘書崗位上經受的鍛煉是多方面的，有些收獲甚至是終身受益的。

(一)接受的信息量大，可以拓寬視野，了解全局，為增強綜合分析判斷能力、提升思維層次，提供了得天獨厚的平臺。黨委秘書在接受信息方面，有著得天獨厚的條件。一是上級精神能盡早知道，各項指示、規定及要求，不管是電話通知，還是下發文件，都能及時看到。有些內容在報紙和文件刊發之前，可從中先學一步。二是首長指示能及時接受，首長提出的新思想和新要求，有時是在會上講的，有時是在機關呈批件上批注的，有時是當面交待的，黨委秘書都能通過參加有關會議、與首長直接交流、閱讀首長批示抄清及時掌握，較機關業務部門早一些學習和理解。三是機關活動能全面了解，各部門正在開展什么活動，工作進展到什么程度，準備采取什么動作，黨委秘書能通過各種渠道了解到、控制住。四是單位情況能全面準確掌握，單位的基本工作動態、重要思想動向，領導的主要活動以及重大事故、案件和問題，都可以從查看各級各類上報文電中找到答案，這種信息渠道暢通、信息來源廣泛、信息真實性強的優勢，既為黨委秘書開展工作提供了有利條件，也有助于個人充實頭腦、活躍思維。

(二)涉及的工作領域廣，可以博采眾長，吸取精華，在完成大項工作和中心任務中受到鍛煉。常委會討論研究的一些事情，往往是單位建設各個方面的重大問題;黨委常委特別是主要首長講話涉及到的，往往是方方面面的工作;寫報告、發通知、搞總結的內容，往往是無所不有;組織會議、起草材料，往往是與機關其它部門的同志一起合作;就連平時收集情況，統計數字，整理資料，也能牽扯到機關許多部門。這種寬正面、大縱深式的工作方法，需要黨委秘書眼觀六路，耳聽八方，廣交朋友，搞好協調。常常有這樣的感受：多接觸一個方面的工作，就多一個熟悉的領域;多參與一個活動，就積累一些實際工作經驗;多同一個部門的同志合作共事，就多學到一些工作方法。

(三)參加上層活動的機會多，可以提高認識問題的站立點，學會分析處理問題的科學方法，準確理解黨委和首長的意圖。黨委秘書每年都要隨領導同志參加黨委常委會、黨委全會、民主生活會等會議活動，搞好會議保障、為首長準備發言材料的過程，就是鍛煉提高認識問題層次和分析處理問題能力的過程。有時跟隨首長下基層了解情況、進行調查研究，可以從中捕捉到首長關注什么、思考什么、提倡什么、反對什么，學到如何評價基層，如何看待基層建設形勢，如何發現和解決帶傾向性問題的方法。更為經常的是召開常委會時，常委們圍繞議題發表意見、統一思想、民主決策，他們的思維方式、戰略眼光和領導藝術，都是難得的學習范例。

(四)工作的標準高、要求嚴，可以變壓力為動力，養成處處慎重、事事認真的良好習慣。在其它部門工作，處理一個問題、起草一份材料，能夠層層把關，級級過濾，可以避免和減少錯漏，即使出現了也有充裕的時間彌補。而黨委秘書直接為首長服務，出手材料一步到位，協調的事務直接牽涉首長，一旦出現錯誤，就沒有任何補救的余地。做黨委秘書工作，要求做到滴水不漏、萬無一失。在這種環境之中工作，自然壓出高效率，逼出好作風。

二、要努力提高做好黨委秘書工作的能力

當一名稱職的黨委秘書，必須煉就很強的能力素質。否則，肯定勝任不了本職，也不可能完成擔負的工作任務。

(一)要在參與全局性工作中學習提高宏觀思考問題的能力。黨委秘書由于職責的關系，經常會參與一些全局性工作，必須站在黨委、首長的角度思考全局性的問題，不斷提高宏觀思考問題的能力。一是要注重提高自己的理論素質。理論素質是一個人素質的核心和靈魂。有的同志說，寫文章寫到一定程度，就是個理論功底問題，是個哲學問題。我感到這話很有見地。如果文章缺乏思想性，是很難給人以啟發的。作為黨委秘書，如果沒有較為扎實的理論功底，那么寫出的文章很有可能會因為“淺”而通不過，提出的建議可能因為“小”而不被領導采納。上級的文電，領導的講話，都是著眼全局提出來的，理論性、指導性都很強，通過經常學習和思考，從中不但能學到寫文章的技巧，更重要的是學習到思維方法;對報刊的社論、評論員文章、理論研究文章等，也要耐下心來細嚼慢咽，這樣不斷地堅持，在潛移默化中就提高了理論素質。二是要注重站在黨委的角度思考問題。黨委秘書所擔負的工作任務，要求我們必須站在全局的角度思考問題，否則就很容易局限于具體工作，因缺乏深度和高度而達不到領導的要求。要敢于換位思考，敢于小官想大事、說大話，敢于站在領導的位置上思考、分析和把握問題，努力達到超前思維、同步思維和跟蹤思維的要求。三是要注重全面了解熟悉情況。不了解全局，就站不到全局的高度，看問題的層次就上不去。黨委秘書了解掌握情況有許多得天獨厚的條件：文件資料多，可以及時了解全局上的情況，熟悉上級的指示精神，掌握機關和單位開展工作的情況;與首長接觸多，可以及時了解首長思考什么，關注什么;參加會議多，可以及時了解黨委的決策意圖和工作思路。充分利用這些便利條件，對面上的情況就有了較為全面的了解，也為完成首長交辦的的任務奠定了一個較為扎實的基礎。

(二)要在參與起草各類綜合性材料中學習提高綜合歸納能力。黨委秘書承辦的材料中，有領導講話、情況報告、紀要等文體，這些材料的寫作都需要較強的綜合歸納能力。提高綜合歸納能力，我感到沒有多少捷徑可走，關鍵是多學、多想、多練。多學，就是向首長學、向有經驗的同志學，向書本學。比如召開常委會時，主要領導往往會在會議結束時作一個總結性講話，這個講話一般都是主要領導在集中常委們智慧的基礎上形成的。在作記錄時，就要認真揣摩，領導是怎么把握主次、怎么分清輕重緩急、怎么進行概括的，從中學會正確的歸納方法。再比如，起草常委會議紀要時，如果是自己先拿初稿，領導在把關時會對綜合歸納不夠精確的地方進行一些修改，自己就要進行反復比較，從中分析領導是怎樣進行歸納的，這樣長期堅持下去，對自己的提高幫助是很大的。多想，就是進行抽象思維，善于通過事物的現象認識和把握本質，并從大量的、個別事物中找出他們之間的規律性的東西。這樣寫出的材料才能體現出綜合性，做到有高度、有深度。多練，就是勇于自加壓力，勤學苦練，通過多寫多練，逐步提高綜合歸納能力。在工作中，對每一次的鍛煉機會都要十分認真對待，無論是起草講話、報告，還是調查報告、會議紀要，每次都要盡最大努力，力求寫一次有一次的進步。1 2

第二篇：做好黨委秘書工作的幾點切身感受

做好黨委秘書工作的幾點切身感受

我曾在黨委秘書崗位上工作了8年時間，這期間，不僅得到很大鍛煉，豐富了經歷，而且學到了很多東西，提高了綜合素質。現將自己這方面的切身感受和體會介紹給大家，供參考。

一、要切實把握黨委秘書工作的特點規律

黨委秘書崗位光榮、受益終生。從職能上講，是黨委和領導的參謀和助手，但沒有獨立業務；從服務對象上講，直接為黨委和首長服務，并對他們負責；從單位上講，沒有正式編制，沒有特殊權利，沒有專項經費，是“清水衙門”；從個人講，不論哪一級職務，都是普通機關干部，既不帶長，又不掛職，不是“熱門職業”。做黨委秘書工作，加班加點多，工作量大，犧牲的是休息和娛樂時間，得到的是更多學知識、長才干、強素質的機會；工作要求高、負荷重、節奏快，能夠培養緊張快干、嚴謹高效的工作作風；做不到精通某項業務，成不了某個方面的專家，但可以多學博采、全面熟悉。在黨委秘書崗位上經受的鍛煉是多方面的，有些收獲甚至是終身受益的。

（一）接受的信息量大，可以拓寬視野，了解全局，為增強綜合分析判斷能力、提升思維層次，提供了得天獨厚的平臺。黨委秘書在接受信息方面，有著得天獨厚的條件。一是上級精神能盡早知道，各項指示、規定及要求，不管是電話通知，還是下發文件，都能及時看到。有些內容在報紙和文件刊發之前，可從中先學一步。二是首長指示能及時接受，首長提出的新思想和新要求，有時是在會上講的，有時是在機關呈批件上批注的，有時是當面交待的，黨委秘書都能通過參加有關會議、與首長直接交流、閱讀首長批示抄清及時掌握，較機關業務部門早一些學習和理解。三是機關活動能全面了解，各部門正在開展什么活動，工作進展到什么程度，準備采取什么動作，黨委秘書能通過各種渠道了解到、控制住。四是單位情況能全面準確掌握，單位的基本工作動態、重要思想動向，領導的主要活動以及重大事故、案件和問題，都可以從查看各級各類上報文電中找到答案，這種信息渠道暢通、信息來源廣泛、信息真實性強的優勢，既為黨委秘書開展工作提供了有利條件，也有助于個人充實頭腦、活躍思維。

（二）涉及的工作領域廣，可以博采眾長，吸取精華，在完成大項工作和中心任務中受到鍛煉。常委會討論研究的一些事情，往往是單位建設各個方面的重大問題；黨委常委特別是主要首長講話涉及到的，往往是方方面面的工作；寫

報告、發通知、搞總結的內容，往往是無所不有；組織會議、起草材料，往往是與機關其它部門的同志一起合作；就連平時收集情況，統計數字，整理資料，也能牽扯到機關許多部門。這種寬正面、大縱深式的工作方法，需要黨委秘書眼觀六路，耳聽八方，廣交朋友，搞好協調。常常有這樣的感受：多接觸一個方面的工作，就多一個熟悉的領域；多參與一個活動，就積累一些實際工作經驗；多同一個部門的同志合作共事，就多學到一些工作方法。

（三）參加上層活動的機會多，可以提高認識問題的站立點，學會分析處理問題的科學方法，準確理解黨委和首長的意圖。黨委秘書每年都要隨領導同志參加黨委常委會、黨委全會、民主生活會等會議活動，搞好會議保障、為首長準備發言材料的過程，就是鍛煉提高認識問題層次和分析處理問題能力的過程。有時跟隨首長下基層了解情況、進行調查研究，可以從中捕捉到首長關注什么、思考什么、提倡什么、反對什么，學到如何評價基層，如何看待基層建設形勢，如何發現和解決帶傾向性問題的方法。更為經常的是召開常委會時，常委們圍繞議題發表意見、統一思想、民主決策，他們的思維方式、戰略眼光和領導藝術，都是難得的學習范例。

（四）工作的標準高、要求嚴，可以變壓力為動力，養成處處慎重、事事認真的良好習慣。在其它部門工作，處理

一個問題、起草一份材料，能夠層層把關，級級過濾，可以避免和減少錯漏，即使出現了也有充裕的時間彌補。而黨委秘書直接為首長服務，出手材料一步到位，協調的事務直接牽涉首長，一旦出現錯誤，就沒有任何補救的余地。做黨委秘書工作，要求做到滴水不漏、萬無一失。在這種環境之中工作，自然壓出高效率，逼出好作風。

二、要努力提高做好黨委秘書工作的能力

當一名稱職的黨委秘書，必須煉就很強的能力素質。否則，肯定勝任不了本職，也不可能完成擔負的工作任務。

（一）要在參與全局性工作中學習提高宏觀思考問題的能力。黨委秘書由于職責的關系，經常會參與一些全局性工作，必須站在黨委、首長的角度思考全局性的問題，不斷提高宏觀思考問題的能力。一是要注重提高自己的理論素質。理論素質是一個人素質的核心和靈魂。有的同志說，寫文章寫到一定程度，就是個理論功底問題，是個哲學問題。我感到這話很有見地。如果文章缺乏思想性，是很難給人以啟發的。作為黨委秘書，如果沒有較為扎實的理論功底，那么寫出的文章很有可能會因為“淺”而通不過，提出的建議可能因為“小”而不被領導采納。上級的文電，領導的講話，都是著眼全局提出來的，理論性、指導性都很強，通過經常學習和思考，從中不但能學到寫文章的技巧，更重要的是學習

到思維方法；對報刊的社論、評論員文章、理論研究文章等，也要耐下心來細嚼慢咽，這樣不斷地堅持，在潛移默化中就提高了理論素質。二是要注重站在黨委的角度思考問題。黨委秘書所擔負的工作任務，要求我們必須站在全局的角度思考問題，否則就很容易局限于具體工作，因缺乏深度和高度而達不到領導的要求。要敢于換位思考，敢于小官想大事、說大話，敢于站在領導的位臵上思考、分析和把握問題，努力達到超前思維、同步思維和跟蹤思維的要求。三是要注重全面了解熟悉情況。不了解全局，就站不到全局的高度，看問題的層次就上不去。黨委秘書了解掌握情況有許多得天獨厚的條件：文件資料多，可以及時了解全局上的情況，熟悉上級的指示精神，掌握機關和單位開展工作的情況；與首長接觸多，可以及時了解首長思考什么，關注什么；參加會議多，可以及時了解黨委的決策意圖和工作思路。充分利用這些便利條件，對面上的情況就有了較為全面的了解，也為完成首長交辦的的任務奠定了一個較為扎實的基礎。

（二）要在參與起草各類綜合性材料中學習提高綜合歸納能力。黨委秘書承辦的材料中，有領導講話、情況報告、紀要等文體，這些材料的寫作都需要較強的綜合歸納能力。提高綜合歸納能力，我感到沒有多少捷徑可走，關鍵是多學、多想、多練。多學，就是向首長學、向有經驗的同志學，向書本學。比如召開常委會時，主要領導往往會在會議結束時

作一個總結性講話，這個講話一般都是主要領導在集中常委們智慧的基礎上形成的。在作記錄時，就要認真揣摩，領導是怎么把握主次、怎么分清輕重緩急、怎么進行概括的，從中學會正確的歸納方法。再比如，起草常委會議紀要時，如果是自己先拿初稿，領導在把關時會對綜合歸納不夠精確的地方進行一些修改，自己就要進行反復比較，從中分析領導是怎樣進行歸納的，這樣長期堅持下去，對自己的提高幫助是很大的。多想，就是進行抽象思維，善于通過事物的現象認識和把握本質，并從大量的、個別事物中找出他們之間的規律性的東西。這樣寫出的材料才能體現出綜合性，做到有高度、有深度。多練，就是勇于自加壓力，勤學苦練，通過多寫多練，逐步提高綜合歸納能力。在工作中，對每一次的鍛煉機會都要十分認真對待，無論是起草講話、報告，還是調查報告、會議紀要，每次都要盡最大努力，力求寫一次有一次的進步。

（三）要在執行突擊性任務中學習提高快速反應能力。黨委秘書工作節奏快，有時起草一個講話，從受領任務到完成任務，只有一兩天時間，如果按部就班地去實施，沒有緊張快干的作風，想快速高效地完成是不可能的。一是要超前計劃。凡事預則立，不預則廢。樹立超前的思想觀念，當天的要當天完成，決不能慢慢吞吞、按部就班，以致造成工作積壓，對下一步可能擔負的工作任務、可能出現的情況要預

先考慮，早謀劃、早動手，這樣一旦接受任務就能很快進入情況，贏得工作主動權。工作想在前、謀在先，才能有效地防止因思想準備不足而倉促上陣、因計劃不周而被動應付、因缺乏深思而影響質量。二是要有很強的吃苦精神。時間要求急、工作任務重、加班加點多，是黨委秘書工作的一個突出特點。做好黨委秘書工作，需要付出大量辛苦的汗水和心血，害怕吃苦受累，沒有任勞任怨、忘我工作和吃苦精神是不行的。特別是遇到會議活動，經常通宵達旦地“連軸干”，甚至吃住在辦公室，連續加班加點，否則就很難在規定的時間內優質高效地完成任務。三是要占有大量資料。黨委秘書經常會遇到一些急活，既有份內的，也有份外的，有的完成起來難度還很大，沒有一定的資料積累和知識儲備，想在最短的時間內完成任務是不可能的，更別說拿出精品了。“天下文章一大抄，看你會抄不會抄”，這是一句戲言，也是經驗之談。會抄的前提是詳細占有資料，資料不多或不全，有時寫起文章來就顯得捉襟見肘。黨委秘書一定要注意積累資料，一旦需要就能信手拈來，這項工作做好了，一定會在實際工作中嘗到很多甜頭。

（四）要在承辦日常工作中學習提高嚴謹細致辦事的能力。機關工作無小事，黨委秘書工作更是如此。有些工作雖然是日常性的，但如果工作不細致，一旦出現失誤，輕則影響相互關系，重則可能貽誤工作，影響領導威信，損害單位

建設。可以說，嚴謹細致是對黨委秘書工作的基礎要求。培養嚴謹細致的作風，一是提高辦事質量。承辦領導交辦的事情時，正確領會意圖，抓緊辦理，落實后及時匯報，做到件件有著落，事事有回聲。工作中，要多請示，多匯報，不可自作主張，隨意答復。二是熟悉辦文程序。辦文是黨委秘書大量的、經常的一項工作，比如，代黨委起草的文件信函，必須經黨委領導同志審閱并按規定程序簽署以后，方可發出；組織傳閱文件，必須嚴格按規定范圍、時間和順序進行，有效控制文件的去向和傳閱進度，尤其要掌握好特急和絕密文件的傳閱；查閱黨委常委會議記錄，須經書記或副書記批準，等等，這些都是我們在工作中必須遵循的基本程序。三是嚴格保密紀律。黨委秘書保管的文件密級程度高、數量多，稍有不慎，就有可能發生泄密問題。對文件要及時分類歸檔，尤其對絕密件的管理，認真登記，專柜專放。在承辦常委會的日常工作中，會接觸大量的核心機密，不能向任何無關人員泄露，平時堅持做到不該問的不問，不該說的不說，做到守口如瓶。

三、要真正具有履行好黨委秘書職責的多種本領

黨委秘書服務層次高，工作要求嚴，責任壓力大，要做一名合格的黨委秘書，應當具有高人一籌的本事，發揮好多方面的作用。

一要當好智囊。黨委秘書在做好具體工作的同時，還應當對領導同志進行智力輔助，發揮智囊作用。這就要求黨委秘書胸懷全局，及時把握領導的思索焦點，緊緊圍繞領導意圖想問題、辦事情。領導決策前，要注意收集有關資料，提供信息，供領導決策參考；決策醞釀過程中，要力所能及地進行咨詢、論證，使領導決策更正確完善；決策實施過程中，要抓好信息反饋，協助領導發現和解決決策實施中的問題。比如，根據領導指示，對下級黨委的報告起草批復，對某項工作寫出情況報告，草擬領導同志的講話搞，對某個問題提出處理意見，不管領導采納與否，都是在起參謀作用。

二要做個“通才”。黨委秘書往往是集文字、機要、會務、行政秘書等多重身份于一身，工作的政策性、綜合性很強，應該是一個“通才”和“雜家”。至少需做到“三要”：要知規定，對黨委的議事范圍、議事規則、審批權限，以及上級對黨委建設和領導工作的各項要求，做到心中有數；要會辦事，實際辦事能力是對黨委秘書學識、品德、人際關系的綜合檢驗，尤其是黨委秘書的工作，總是依靠機關部門來完成的，缺乏這種能力，就無法順利開展工作；要拓寬知識面，理論知識、業務知識要豐富，自然科學、歷史知識、文學藝術也要有所涉獵，就是對天文地理、社情民意，也應盡可能多了解一些。現在領導同志對辦公自動化的要求越來越高，需要更多地借助于微機、復印機、傳真機等，學會使用

這些設施，工作效率可以大為提高。學習總是無止境的。興趣廣泛、強記博學，既能豐富和充實自己，也有助于更好地履行職責。

三要善于協調。黨委秘書在機關中，處于“結合部”的位臵，負有溝通上下左右聯系、幫助領導搞好協調的任務。從某種程度上講，把各方面關系協調好，秘書工作就成功了一半。我們經常遇到的是，在安排領導活動時，要同有關部門、有關人員聯系，了解掌握有關領導同志的工作日程，恰當提出常委活動的建議，避免互相撞車；在工作任務安排上，既要熟悉上級對完成主要工作的要求和時限，又要了解有關部門對各自工作的提法和打算，還要考慮到基層承受能力，遇有矛盾和問題適時提出建議；在上下左右關系上，要根據領導意圖，適時通報交流有關情況，以利于增進了解，互相支持，同心協力地做好工作。

四要熱心服務。機關就是服務，黨委秘書也不例外。從某種意義上講，服務水平的高低會直接影響到工作水平和工作效率。一是對首長要忠誠。黨委秘書直接為首長服務，具有很強的政治意識、具備過硬的政治素質、政治上堅定可靠，是從事黨委秘書工作的首要前提和基本要求，任何時候任何情況下，都要堅定不移地與黨中央保持高度一致，堅決維護黨委和首長的權威。二是對機關要坦誠。對職責范圍內的業

務工作，要嚴格按照有關規定，積極主動，熱心服務，不厭其煩。對領導安排由幾個部門聯合辦理的事，要主動牽頭，對一些因一時難以明確職能部門而暫無人辦理又必須辦理的事情，要自覺負起責任。當機關在起草材料、上報信息、把握政策等方面中遇到困難和問題需要幫助時，要及時報告領導，在不違反有關規定、確保不泄密的情況下，提供力所能及的方便。三是對基層要熱忱。黨委秘書要有很強的群眾觀念，注重深入基層開展調查研究，把群眾工作、生活中的困難問題及時準確地向首長反映，并根據首長指示抓好落實。

第三篇：把握七個辯證關系做好黨委秘書工作

把握七個辯證關系做好黨委秘書工作

黨委秘書是黨委的主要參謀與助手，是黨委意圖的具體組織者和實施者，其工作的好壞，直接關系到黨委決策能否順利貫徹實施，直接關系到黨委的形象和權威的樹立。因此，做好黨委秘書工作十分重要。筆者通過多年來的學習和實踐，認為做好這項工作，秘書不僅要具備較高的政治思想水平和品德智能，更需領悟黨委秘書工作藝術之精髓。秘書要與領導配合默契，做到心領神會，較好地完成日常工作，就要把握好以下七個辯證關系。

一、尊重而不奉承吹捧

秘書工作者時時需注意、處處應謹慎的是理順與領導的關系，能否處理好這一關系最能體現秘書的工作藝術。秘書總的原則應以工作為重，從領導與被領導的地位出發，對每一位領導的人格、地位等都應同等尊重，全力配合、積極協助領導工作，竭力為領導服務。領導者有不同的個性特點或類型。尊重領導應體現在根據領導者的不同性格類型采取不同的相處藝術。如性格內向的領導，喜歡獨自思考問題與辦理事務；性格外向的領導，善于，人際交往，喜歡同別人一起商量工作i對于前者，秘書最好是在事前當參謀，事后做助手，當領導獨立思考時，應盡量少插嘴，以免干擾他的思考；對于后者，要及時協助和組織人員出謀劃策，集思廣益，并有分寸地參與其中，發揮參謀助手作用。

在與領導班子里的多位領導相處時，一定要盡力維護領導班子的團結和威信，不能從感情出發、看人行事、意氣用事，不能近此疏彼、厚此薄彼，更不能當甲領導面吹捧乙領導，當乙領導面埋怨或否認丙領導等。要始終與多位領導保持經得起考驗、革命同志式的關系。當然，有時候也可能會和領導發生一些誤會，要敢于面對，勇于承認，善于解釋，不要讓小疙瘩積成大結。

二、主動而不被動應付

秘書工作應以領導工作為軸心，秘書要緊緊圍繞這一軸心，進行全方位的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。秘書要化被動為主動，注重提高以下四個方面的工作藝 術：一是爭取同領導者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭取同領導者一樣了解和掌握一個時期的重點工作，分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項；三是研究領導工作的思路，分析領導的意圖，并加以理解、完善和落實；四是積累和儲存有關工作資料，該記住的要記熟，該保存的要存檔。有了這四個方面的基礎，在工作中才能與領導者有一致的認識，才能有共同的情感和語言，商量工作時，補充和修正的意見才能提到點子上。

在日常工作中，秘書要善于將領導的決策內容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、立項，明確先做什么、后做什么以及各項工作的措施等，按計劃列出明細運行圖，這樣才能在被動性的工作中做到主動出擊、游刃有余。

三、服從而不盲從附和

秘書工作在機關起著調度、協調、綜合的作用。秘書人員在黨委 “中樞神經”工作，必須提高黨性觀念，加強自我修養，具有無私奉獻的精神和甘當無名英雄的品質。這是一個長期的鍛煉過程，需要付出艱辛的努力。秘書處在這樣一個重要位置，就得和領導拉一套馬車，按領導者的意圖行進。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和，這就要求秘書對各項工作做好分析：一是從分析中加深對領導意圖的理解，增強做好工作的信心；二是從分析中拾遺補缺，進一步完善工作。按領導者的意見辦事要堅持原則，對正確的意見要堅決執行，對一些不正確的、違法亂紀、以權謀私的點子或行為，不僅不能辦，還要堅決抵制和反對。

四、補臺而不挖角拆臺

秘書要在多位領導之間當好參謀、搞好協調。首先，心里要有一桿平衡秤。與日常交友多從感情和興趣出發不一樣，在多位領導者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動 上，秘書都不能產生傾斜度，應一視同仁，不論哪位領導安排的工作都要做好，不能有的去

做，有的不去做，或三心二意地去做。其次，要補臺而不拆臺。領導之間產生分歧時，只能被動地雙向地勸慰，彌合、消除矛盾，不能主動地單向地瞎掰扯、亂攪和，應本著工作上的支持、感情上的友誼去做工作，而不能站在一邊、冷落另一邊，更不能為某一邊提供反對另一邊的材料，對某領導進行挖角、拆臺，這樣只能擴大分歧，加深矛盾。

五、溝通而不封閉堵塞

秘書工作起著上百達情、左右疏通的作用。因此，秘書人員必須做到腿勤、耳勤、嘴勤，及時進行溝通和協調。當然，上下達情也有藝術性，在下達的時候，要站在上級角度，把上情不漏地講得清清楚楚；在上報的時候，要站在下級角度，把下情不貪地說得明明白白。在現實工作中，上下級領導不論是在看問題的觀點和方法上，還是在解決問題的戰略和戰術上，都會存在一定程度的差異。這種差異是客觀的，也是可以理解的。遇到這種情況，應盡可能地找出差異的結合點，盡量縮小差異，千萬不能造成信息傳達的堵塞。成功的溝通關鍵之處在于能將兩級領導在某種認識上存在的差異，通過秘書的提煉，最終達成行動上的二致。

六、擋駕而不阻攔干涉

做好“擋駕”工作，是減輕領導額外壓力的有效手段，是理順涉外、涉訪事宜的“防火墻”，對于保障領導辦公議事、維護機關工作環境都有重要意義。秘書對來訪者的態度應冷靜、謙和、誠摯，要有好風度、好品德。對一些纏身棘手的事項，應體現出耐力，不能強行干涉、一味阻攔，更不能以煩對火、以火對暴。

在“擋駕”的過程中，應注意語言的運用和接待的藝術。語言的運用有規律可循，對平級或下級的同志，應使用謙虛、磋商、供參考的語氣；對上級，則應多用請示報告、探詢的語氣。對待來訪者應體現出熱情，給予關照協助，因為來訪者是辦事的，因此，接待的重點也要放在辦事上。辦事應以合理、合法為準則，先將來訪者要辦的事情弄清楚，然后進行分析歸類，對屬于領導審批和需要急辦的事項，應立即協助來訪者找主管領導辦理，如領導外出，宜將事留下待領導回來解決，有了結果馬上轉告；對屬于職能部門管理的事項，應協助來訪者找職能部門辦理；對于涉及多方面的事項，需以開會方式解決的，應協助領導召集有關人員參加會議，統一安排布置，妥善處理。

七、分工而不分家自立

黨委辦公室的工作是一個整體，協作之中要有所分工，這對增強秘書人員的責任心，避免扯皮和推諉現象是非常必要的。但在實際工作中，有時會出現“各吹各的號、各唱各的調”的現象，這極不利于辦公室整體合力的發揮。因此，必須明確，黨委辦公室是一個血肉相連的整體，不是文書、政務、機要等各攤工作的機械組合，即使分工也是各有側重，不是分家自立。這就要求每一位秘書都有團隊精神，甘苦連心，榮辱與共。在工作中，要主動補臺救場，而不能各自為陣，更不能挖角拆臺；要唱出和美之聲，而不是離譜之音。這樣才能形成合力，提高黨委辦公室的工作水平。

(作者單位：中共山東省萊西市委辦公室)

第四篇：秘書和秘書工作概述

秘書和秘書工作概述

一、秘書和秘書工作概述

（一）秘書的概念、內涵、特征

1、秘書：掌管文書并協助領導機關或部門負責人處理日常工作的人員。

2、秘書職務：如秘書長、辦公室主任、科級秘書等。

3、特征：“三服務”即為直接隸屬的領導服務；為相關的各級領導服務；為人民群眾服務。

（二）秘書工作任務、作用、特點和層次劃分

1、秘書工作任務（1）總體來說：秘書工作具有辦公、辦會、辦事和參謀的職能（2）各地各單位實際情況不同，秘書工作的具體任務不同（3）秘書工作共同性工作任務是：輔助決策；調查研究；信息工作；文書處理和撰制；會務工作；信訪工作；文書立卷和檔案管理；電子政務；查辦工作；印信證章的管理；值班和接待工作；機關內部的管理工作；機要交通與通訊；保密工作；領導交辦的其他工作。

2、秘書工作的作用（1）樞紐作用。（2）助手作用。（3）參謀作用。（4）信息、耳目作用。（5）協調作用。（6）門面、窗口作用。

3、秘書工作特點（1）政治性和政策性。（2）輔助性和服務性。（3）組織性和綜合性。（4）保密性和機要性。

4、秘書層次劃分（1）行政事務性的秘書工作。（2）文字性的秘書工作。（3）議政謀政的秘書工作。

（三）辦公室工作

1、概念：協助機關領導人辦公和組織機關運轉的機構或班子。一般來說辦公室是一個辦事機構和秘書班子。從某種意義上說，辦公室工作就是秘書工作。辦公室主任，實際上就是一位秘書和秘書工作的負責人。

2、職能：（1）辦文、辦會、辦事。（2）參謀助手，檢查督促，綜合協調，后勤保證。

3、要求：高效、保密、實事求是，團結同志。

（四）秘書工作人員素養

1、才干素養（1）精明的辦事本領。知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快。（2）較強的文字表達能力。起草文件，綜合情況，會議記錄，潤飾稿件等。（3）特殊技能。電腦打字、攝影、速記、書法、編輯、駕駛等。

2、智能素養（1）知識積累；（2）思維訓練；（3）臨機智力訓練；（4）記憶訓練；（5）反思（反省）訓練。

3、心理素養（1）樂觀與沉默；（2）培植自信心；（3）鼓勵競爭精神，防止嫉妒心理；

4、職業道德（1）為事業埋頭苦干的獻身精神；（2）遵守紀律的自覺性；（3）謙和平等的人際關系。

二、公文寫作

（一）公文的定義公文是國家機關及其它社會組織在行政職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料。

（二）公文的特點

1、法定性；

2、針對性；

3、政策性；

4、效用性；

5、時限性；

6、規范性。

（三）公文的作用

1、頒布法規，傳達批示；

2、反映情況，請示工作；

3、聯系工作，商洽公務；

4、催辦工作；

5、宣傳教育；

6、依據憑證；

7、交流信息。

（四）公文的分類

1、按照使用范圍的不同，將公文分為：（1）通用公文：廣義上的公文，發文主體、規則、格式等皆循通例。（2）專用公文：專門機關使用的公文樣式，有特殊要求，如法院的判決書、審計局的審計報告。

2、按照來源的不同，將公文分為：（1）對外文件：簡稱發文。是指本機關（或部門）擬制向外單位發出的文件。（2）收來文件：簡稱收文。是指由外機產擬制的作為傳達其自身機關的意圖，發送到本機關（或部門）來的文件。（3）內部文件：是指制發和使用都限于機關內部的文件。

3、按照行文關系和行文方向的不同，將公文分為：（1）上行文：是指下級機關、下級業務部門向它所屬的上級領導機關和上級業務主管部門所發送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。（2）下行文：是指上級領導機關干部對所屬的下級機關的一種行文。（3）平行文：是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的一種行文。

4、按照秘密程度的不同，將公文分為：（1）秘密文件：指內容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。秘密文件還可細分為秘密、機密、絕密三個級別的文件。（2）普通文件：是相對于秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。

5、按照辦理時限的不同，將公文分為：（1）特急件：內容極為重要，需要最快速度傳遞，最短時間處理的文件。（2）急件：內容緊急，要求在規定時限或較短時間內處理的文件。（3）平件：按照正常工作程序收發、處理的文件。

6、按照發文機關性質的不同，將公文分為：（1）官方文件：主要有法規文件、行政文件和黨的文件。（2）非官方文件：是指各社會組織、企事業單位制發的文件。

7、按照具體職能的不同，將公文分為：（1）規范性文件：是指機關、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動、工作等方面嚴格遵守的行業規范。如章程、條例、規定、辦法、細則、制度等。（2）指揮決策性文件：是指上級領導機關對下級機關或群眾發出的用以領導和指導工作的公文。如：命令、指示、決定、意見、批復、政策性通知等。（3）報請商洽性文件：是下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文以及同級及沒有隸屬關系的單位為公務活動使用的公文。如報告中、請示、議案、函等。（4）公告知照性文件：是指機關單位發布的需要周知或遵守，以及機關單位之間聯系工作，通報情況所使用的公文。如公告、通告、公報、通知、通報、會議紀要、備忘錄等。（5）日常性公文：是指各機關、組織用以記載公務活動以備查考的公文。如：計劃、規劃、總結、會議記錄、電話記錄、大事記、簡報、調查報告、值班日志等。

（五）公文的種類和特點在2008年8月24日國務院辦公廳《國務行政機關公文處理辦法》中，規范了13種公文名稱。它們分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。在1996年5月3日中共中央辦公廳《中國共產黨機關公文處理條例》中規范了14種公文名稱。它們分別是：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。

1、命令（令）適用于依照有關法律公布行政規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

2、決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

3、公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

4、通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項。

5、通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

6、通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

7、議案適用于各級人民政府或人民代表，向同級人民代表大會或其常委會提請審議事項。

8、報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

9、請示適用于向上級機關請求指示、批準。

10、批復適用于答復下級機關的請求事項。

11、意見適用于對重要問題提出見解和處理方法。

12、函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

13、會議紀要（抄告單）適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

（六）公文寫作

1、寫作公文的幾種類型（1）為自己或本部門工作起草；（2）為領導起草（受命代言）；（3）為他人起草（代書）。

2、起草公文的入門條件（1）熟悉情況；（2）熟悉公文格式；（3）熟悉寫作規范。

3、公文寫作的特點（1）被動寫作，遵守性強；（2）對象明確，針對性強；（3）集思廣益，群體性強；（4）決策之作，政策性強；（5）緊迫之作，時限性強；（6）講究格式，規范性強。

4、公文寫作的步驟（1）明確寫作公文的主旨（根據主旨選擇公文）；（2）收集有關材料（寫作內容）；（3）完成總體構思，擬出寫作提綱（謀體布局）；（4）起草正文（導語、主體、結束語）；（5）檢查修改（主題、觀點、材料、結構、語言、格式）；（6）形成送審稿

5、公文寫作的要求（1）要保證公文內容在政治上的正確性；（2）要實事求是，在業務上符合客觀規律；（3）在文字表達上準確、鮮明、生動、符合語法和邏輯；（4）要符合統一規定的體式和程序；（體式：公文文體、結構、附加標記和文件格式。程序：交擬、起草、審核、簽發、印制、發出）（5）要注意細節。

三、公文處理

（一）公文處理

1、概念（1）發文：是指機關文書部門根據機關的工作需要向外發出文件材料，包括本機關制發、轉發、翻印、復印文件材料等。（2）發文辦理：就是指文件從擬稿到印制發出的整個運轉過程。

2、程序發文辦理程序由擬稿、會商、審核與簽發；核發、繕印與核對；用印、登記與分發等環節組成。

3、具體要求（1）擬稿必須注重行文規則；（2）會商就是涉及其他部門管理職權時商洽取得一致意見，如協商不成，則呈報上級組織調處。（3）審核主要做到“六查”，即一查是否需要行文；二查文稿內容與法律、法規和政策以及上級有關規定是否一致，與平行機關部門已有的規定是否矛盾；三查要求和措施是否明確具體，切實可行；四查涉及其他部門或地區職權范圍的問題是否協商一致并經過會簽；五查文字表述是否正確、簡練、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規范；六查公文格工是否符合規定。（4）簽發必須確認是自己職權范圍內的有關公文；簽發后必須對文內容和文字負完全責任；聯合發文必須會簽。（5）注發必須對公文主送單位、抄送單位、緊急程度、秘密等級、公文字號、主題詞、文件格式、發送方式、印刷份數、印發日期等詳注。（6）復核必須審核審批簽發手續，公文體式，公文附件材料，行文關系。（7）繕印是指對已簽發的公文定稿進行印制。（8）核對一般是三核制，即印 印單位、承辦人員和印制人員對文稿進行核對。核對方法：對核法、折核法、讀核法。（9）用印、簽署。用印是上不壓正文，下騎年蓋月；簽署一般先簽名后蓋章。（10）發文登記一般采用薄冊式形式。（11）分裝、發出。發送方式有印制發送、傳真發送、電報發送。（12）對外催辦主要方式有電話催辦、文字催辦、登門催辦、會議催辦。

（六）公文格式

1、公文用紙主要技術指標公文用紙一般要使用紙張定量為60g/m-80g/m的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%-90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5-9.5。

2、公文用紙幅面及版面尺寸（1）公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm*257mm，尺寸的允許偏差±1cm。(2)公文頁邊及版心尺寸公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm*225mm（不含頁碼）

3、公文中圖文的顏色行政機關的公文在一般情況下，除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其余部分均為黑色。

4、排版規格與印制裝訂要求（1）排版規格正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。（2）制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。（3）印刷要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。（4）裝訂要求公文應左側裝訂，不掉頁。公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂訂鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后脊不可散頁明訂。裝切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。

5、公文中各要素標規則組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統稱眉首；置于紙色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。（1）眉首①公文份數序號；②秘密等級和保密期限；③緊急程度；④發文機關標識發文機關標識應當使用發文機關全稱或規范化簡稱，發號公文由發文機關加“文件”組成；命令（令）由發文機關全稱加“命令（令）”組成，會議紀要由會議名稱加“會議紀要”組成，其他公文可只標識發文機關。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm*15mm。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。⑤發文字號發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“[]”括入序號不編虛位，不加“第”字。發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。⑥簽發人上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。（2）主體①公文標題公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，發號公文應當標明發文機關，其他公文不標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名名號外，一般不用標點符號。紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；四行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。②主送機關主送機關指公文的主要管理機關。標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱之后標全角冒號。標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規范化簡稱或同類型機關的統稱。③公文正文主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。④附件公文如有附件，在正文下空1行左空2號用3號仿宋體字標識附件，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：

1、****”）；附件名稱不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。⑤成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫成“0”。⑥公文生效公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況：單一發文印章：單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm-4mm，端正，居中下壓成文時間，印章用紅色。聯合行文印章：當聯合行文加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文這間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。⑦附注公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。（3）版記①主題詞主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。②抄送（抄報）抄送（抄報）機關指除主送機關外需要執行或者知曉公文的其他機關。公文如有抄送，在主題詞下1行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號分隔，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。③印發機關和印發時間位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號宋體字，印發機關干部左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。④版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。版記中各要素之間加一條反線隔開，一是為顯示各要素之間的區別，二是顯得美觀。⑤版記的位置版記應置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。

6、頁碼用4號半角體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

7、公文中表格公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

（二）收文處理

1、概念：收文處理是指收到人證的輸過程，包括簽收、登記、審核、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。

2、具體要求：（1）簽收做到“四查”。即一查清信封或封筒上的收文機關名稱，是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收；二查清文件號碼與遞送人在簽收登記上所登的號碼是否一致；三查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發現有散包、破封、密封條被拆等情況，應及時追查原因；四查清文的登記數與實有件數是否相符。拆封做到三個明確。即一明確一般文件由辦文人員拆封；二明確領導“親收”“親啟”的封件，由領導本人拆封或由其委托的人代拆；三明確密件交由機要文書或機要室拆封，妥善辦理。（2）登記項目包括收件的流水順號、收到日期、來文機關、來文字號、密級、份數、分送部門、簽收、備注等。登記的具體范圍包括：上級機關文件。包括指導性、參閱性和需要輸的文件；下級機關文件。包括請示、報告性文件；重要的帶有密級的刊物、資料；其他機關商洽問題和需要答復的文件；上級極關召開會議印發的會議文件材料。（3）審核主要是收到下級單位的上行文后進行預審，合格公文進入正式辦文，不合格公文可以退回。（4）分發應分閱知件和閱辦件填好《文件傳閱單》或《收文處單》后分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱知辦理。（5）擬辦是對來文的處理提出初步的意見，供領導人批辦時參考。上級來文，主要寫“請**領導閱示，批示”，“擬請**部門辦理”；下級來文或平行文，主要寫“擬請**部門閱處”；需要多個部門聯合處理的，需要選出牽頭單位和輔助單位。擬辦應在收文處理單上給出擬辦意見，并簽名，寫日期。（6）批辦是指機關領導人或有權人對送批的文件如何處理所作的批示。批辦的主要內容包括：

1、提出處理該份文件所述問題的原則和方法；

2、提出并指明負責承辦該文件的單位或者承辦人，規定承辦的時限；

3、凡是需要兩個單位或者多人共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執行；

4、需傳閱的公文，寫明傳閱范圍，對象等。

7、承辦是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。總體來說要按照領導的批示，抓好落實。

8、催辦就是要對那些必須輸答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦的形式分口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。

9、注辦要注意以下四點：一是一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后，文書人員應注明閱畢的日期；二是需要辦理復文的文件，辦理后要注明“已復文”，并注上復文的日期和文號；三是用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接電話者、主要內容等，并由承辦人簽字；四是不需復文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。

（三）公文立卷歸檔工作

1、公文立卷（1）公文立卷是指機關文書部門將已辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。公文立卷的原則：一是公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯系，便于文件的查找利用；二是公文立卷可以維護文件的完整與安全，便于文件的保管；三是公文立卷，為檔案工作奠定了基礎。（2）公文立卷的主體可以是綜合部門（辦公室），也可以是會計、保衛、人事、科技等專門部門。小機關一般由辦公室或秘書科集中立卷。（3）公文立卷的范圍反映本單位主要職能活動和基本面貌的文件是立卷的重點。公文立卷文件材料范圍包括：上級機關的文件材料；本機關的文件材料；同級機關非隸屬機關的文件材料；下級機關的文件材料。（4）公文立卷的方法

1、文件集中；

2、文件歸類；

3、編制立卷類目（類名和條款）（5）卷內文件的整理和編目

1、按照一定標準對卷內文件進行排列；

2、對卷內文件編制頁號和件號；

3、填寫卷內文件目錄。主要項目有：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等。

4、填寫卷內備考表備考表置于案卷末尾，項目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等。

5、擬寫案卷標題；

6、填寫案卷封皮；案卷封皮項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件數、頁數、歸檔號等。

7、排列案卷；

8、編寫案卷號；

9、編制案卷目錄。

2、案卷歸檔（1）歸檔制度1）歸檔范圍有價值即歸檔。2）歸檔時間機關文部門或業務部門一般應在第二年的六月前向檔案部門移交檔案。3）歸檔要求。一是應歸檔的文件齊全、完整；二是文件和電報按其內容的聯系，合并整理、立卷；三是歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理、立卷；四是案卷標題簡明確切，封面清楚、目錄完整。（2）文件的保管期限1）列為永久保存。是指那些反映機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的文件材料。2）列為長期保存。是指那些反映本機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的文件材料。期限為16-50年左右。3）列為短期保存。是指那些只在較短時間內對本機關有參考利用價值的文件材料。期限為15年以下。

四、會議組織工作

（一）會議的涵義和要素

1、組織會議，簡稱“辦會”，是秘書工作的重要內容之一；

2、會議的要素：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。

（二）會議的分類

1、按照內容性質的不同，會議可分為代表大會、工作會議、學術會議、聯席會議等。

2、按照會議鐵形式的不同，會議可分為小組會、座談會、報告會等。

3、按照與會人員的成分的不同，會議可分為黨委會、董事會、記者招待會等。

4、按照人數、規模的不同，會議可分為大型會議、中型會議、小型會議。

5、按照會議召開的規律或日期的不同，會議可分為定期例會、臨時性會議等等。

（三）會議的功能

1、決策功能；

2、指揮功能；

3、溝通功能；

4、協調功能；

5、動員功能；

6、顯示功能。

（四）會務工作的辦理

1、會前準備、會議準備、會后整理工作。

2、會議工作流程一般為：擬定會議內容→擬出會議方案→報領導審批→下發通知→會務準備工作→會議記錄整理材料→歸檔。

（五）會場的排座

1、小型會議；

2、大型會議。

五、辦公室事務管理

（一）環境、衛生、安全管理

1、環境：方便、舒適、和諧統一。

2、衛生：干凈、整潔、整齊美觀。

3、安全：無任何隱患和事故。

（二）日常工作與管理

1、日程工作安排；

2、領導約見安排；

3、臨時性工作處理。

（三）電話管理

1、電話機和電話費管理；

2、電話記錄處理；

（四）印章使用與管理

1、印章的刻制和啟用；

2、印章的審批和使用；

3、印章的保管。

（五）介紹信的使用與管理

1、介紹信是用來介紹派遣人員的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。

2、介紹信管理應嚴格而細致，并注意以下問題：（1）介紹信的格式應符合要求；（2）介紹信應由專人管理；（3）出具介紹信必須認真履行審批手續；（4）妥善保管好介紹信的存根。

（六）值班工作

1、值班工作的主要任務；

2、值班記錄的編寫和處理。

（七）保密工作

1、保密工作的重要性；

2、保密工作的內容。

（八）辦公用品管理

1、辦公用品管理的內容；

2、辦公用品管理的原則。

（九）接待工作

1、內容

2、類型

3、程序

4、接待工作計劃

5、接待工作實施

（十）財務管理

（十一）車輛管理

（十二）人事檔案管理

（十三）應急管理

（十四）其它管理

第五篇：淺談如何做好秘書工作

一、“秘書”概說

什么叫秘書？按照詞典的解釋，曰：“掌管文檔、安排事務并協助機構或部門負責人處理日常工作的人員”。但這只能算作一種傳統的解釋。在現代社會，你會發現，“秘書”一詞,其應用的范圍十分廣泛，在各種媒體上，這個詞的出現率極高，可以說每日每時，隨處可見。一些國際組織如聯合國、亞太經合組織、國際貨幣基金組織、北約、歐盟，東盟等設秘書處;一些民間組織、行業協會消費者協會、律師協會、即將成立的中國仲裁協會等設秘書處;許多政黨也設有秘書處（有的稱書記處）；國家的駐外使領館的外交官也稱“秘書”分為一秘、二秘、三秘；各級政府領導有秘書，公司企業的領導有秘書，甚至許多私人也有“秘書”．．．。可以說，只要是個機構、組織，就會有秘書部門，盡管不一定都叫秘書處。而秘書工作的范圍，也十分地廣泛，許多性質并不相同的工作，卻都以“秘書”稱之。因此，對這個太常見、太熟悉的詞下一個準確統一的定義，反而變得困難了。

然而，有關秘書的話題還是要討論，這是因為在我們的貿仲、海仲、調解中心等部門都設有秘書處，秘書處是這些仲裁、調解機構的常設機構，它負責處理日常工作。而我們當中的許多人就是“秘書”，每天都在從事著秘書工作。將我們所從事的秘書工作從前述其他的“秘書”們區分開來，找出自身特點并加以歸納，進而討論一下如何做好我們的秘書工作，應該是有必要的。

秘書一詞的來源

1、一種職務的名稱，即我們通常所講的秘書工作。

2、一種官名，中國自秦漢以來，歷代封建王朝均設有尚書、秘書監、秘書令、秘書丞、秘書郎等官職，掌握大小官員轉呈向皇帝遞交的奏折。宣布皇帝的詔書等。

3、外交官員的一種，指駐外使館中介于參贊和隨員之間的外交官，分為一秘、二秘、三秘。

4、宮廷里的藏書，尤指禁書。

5、宗教迷信里，指巫師、方士對命運吉兇的隱語、預言。

秘書的類別

1、從服務的對象上分：

2、從所屬部門來分

3、從具體的工作性質分

（1）文字秘書

（2）機要秘書

（3）通訊秘書

（4）信訪秘書

（5）事務秘書

（6）生活秘書

關于秘書機構

（一）各級秘書機構

1、中央機關的秘書機構

2、省、市、縣機關的秘書機構

3、基層單位的秘書機構

（二）各類秘書機構

1、人民解放軍系統的秘書機構

2、企事業單位秘書機構

3、民主黨派

4、人民團體

此外，臨時性的秘書機構，重大會議，如黨代會、人代會、政協會等，我們也經常辦會，設會務組，也屬于臨時性的秘書機構。此外，在重大活動中，也要設臨時性秘書機構，如籌備一場體育運動會，一場文藝演出，也會有秘書處，有的叫會務組。