第一篇：2015年秘書四級考試重點復習指導

2015年秘書四級考試重點復習指導

擬訂會議議程、日程

(一)會議議程和會議日程的含義及作用

1.會議議程的內容

會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式;領導和來賓致辭;領導做報告;分組討論：大會發言;參觀或其他活動;會議總結，宣讀決議;閉幕式。

2.會議日程的內容

會議日程就是根據議程作出逐日的具體安排，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。

3.會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題、會議順序計劃，獲得有效信息。

(二)會議議程的制定程序

會議議程的制定程序是：明確目標和參加者一安排各議程事項的時間一確定每一項議程一決定會議討論形式一決定會議決策的方式。

(三)會議日程的編制方法

(1)制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。

(2)制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、餐飲安排。

(3)宣布議程，然后說明一些有關此次會議事務性的內容，之后再安排討論的問題。(4)盡量將同類性質的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關列席人員到會和退席。

(5)保密性較強的議題一般放在后面。

(四)注意事項

1.會議議程和會議日程的區別

會議議程和會議日程的功能不同，議程的編制應在前，且一旦確定，就不應再變。會議日程在時間、地點、人員等問題上，如遇到一些變化，可相應調整。

2.會議臨時動議

如果有特殊原因需要研究臨時動議，要和與會代表、相關人士解釋清楚，盡量節省時間，控制好節奏，提高效率。

提供會議地點的備選方案

(一)會議地點選擇的要求

會議地點的選擇，要綜合考慮多種因素，主要應考慮下列因素：

(1)交通便利;

(2)會場的大小應與會議規模相符;

(3)場地要有良好的設備配置;

(4)場地應不受外界干擾;

(5)選擇會議地點應考慮有無停車場所;

(6)場地租借的成本必須合理。

(二)會議場地選擇的工作程序

會議場地選擇的工作程序是：確定會議目的與形態→了解會議的實質需求和與會者的期望→確定會議場地→對會議地點進行確認→簽訂書面合同。

(三)注意事項

1.廣泛收集會議地點的信息

2.實地考察會議地點的注意事項

實地考察會議地點的注意事項有：

(1)會見能作決策的人，有利于解決以后可能出現的問題;

(2)只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀;

(3)不要出于個人原因再次參觀酒店;

(4)不要帶家屬同行參觀;

(5)要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況;

(6)要考慮是否以另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現被動局面。布置會場和安排座次

(一)會場整體布局安排

1.會場整體布局的要求會議整體布局的要求是：

(1)莊重、美觀、舒適;

(2)會場的整體格局要根據會議的性質和形式，營造出和諧的氛圍;

(3)中大型會議要保證一個絕對的中心;

(4)小型會場要注意集中和方便。

2.會場整體布局安排

會場整體布局的方法：

(1)確定會場形式;

(2)合理擺放桌椅;

(3)布置附屬性設備。

(二)主席臺的座次和場內座次安排

1.主席臺座次和場內座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應設主席臺。座談會和日常工作會議一般不設主席臺或主席桌。無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免主持人同與會人員背向的現象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2.主席臺的座次和場內座次安排

(1)安排主席臺的座次

會議主席臺就坐者都是主辦方的負責人、貴賓或主席團成員，安排座位時應注意以下慣例：

1)依職務的高低和選舉的結果安排座次。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側。

2)為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。3)主席臺座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4)在主席臺的桌上，于每個座位的左側放置姓名臺簽。

(2)安排場內其他人員的座次

1)小型會場內座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座;反之為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。

2)中大型會場內座次的安排。常見的安排方法有三種：

①橫排法。是以參會人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是以各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務高者排在前，列席成員、職務低者排在后。

③左右排列法。是以參會人員的姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序、以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

發布會議信息

(一)會議信息的內容和分類

1.會議信息的內容

會議信息的內容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法;會務聯系電話與聯系人;會議報到及會議議程、日程;與會者的信息;會議報送的交流信息;會議記錄和紀要的內容;會議宣傳報道的內容;會議決議的內容。

2.會議信息的分類

會議信息分類是根據信息所反映的內容性質和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

(二)發布會議信息的工作程序

發布會議信息的工作程序是：傳遞會議通知信息→分發傳遞會議文件→溝通傳遞會議有關情況。

安排會議食宿

1.會議餐飲的常識

(1)餐飲安排的原則是讓出席者吃好而又不浪費。

(2)就餐大體上是一個標準，確定好伙食標準和進餐方式，但必須照顧少數民族代表和年老體弱者，還要照顧南北不同出席者的口味。

(3)秘書人員應提前到現場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

(4)座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發給本人。

2.安排會議餐飲

(1)根據會議的經費和人員情況決定會議餐飲的標準。

(2)就餐方式可根據會議的規模和性質來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

(4)事先設計和確定就餐的憑證。

(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要衛生、可口，品種多。

(6)事先要準備好干凈的飲食用具。

(7)給因開會或搞服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。

(8)做好飲水、飲料供應的工作。

3.會議餐飲的類型和標準

(1)早餐。早餐食物的選擇可以是正規的復雜早餐，也可以是自助早餐。

(2)會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料。

(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物選擇既要考慮營養和健康，又要考慮出席者的口味特點。

(5)招待會。招待會應選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

(二)會議住宿的常識和工作程序

1.會議住宿的常識

(1)要提前編制住房方案;

(2)長者、尊者、領導要適當照顧;

(3)具體安排住宿時，要根據與會人員的職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統籌安排;

(4)有時還要按地區集中分配，便于討論;

(5)不同標準的房間要作合理分配，一般是根據房間的不同規格并結合與會人員具體情況列出住宿表;

(6)報經有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2.安排會議住宿

要點：

(1)安排方式的選擇;

(2)預定會議住宿的程序;

(3)確定會議住宿的程序。

3.會議房間的分配

(1)如果由主辦方支付費用，則需按與會者的職務標準安排住房。一般情況下，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會者的住宿標準應相近。

(2)年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛生條件較好的房間。

(3)注意盡量不要把漢族與會者和有禁忌的少數民族與會者安排在同一個房間。

(4)可預先在會議回執上將不同規格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

(5)預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數量上應略有富余。邀請會議嘉賓

(一)會議嘉賓的類型和要求

1.會議嘉賓的類型

會議嘉賓的類型包括：

(1)組織方的上級領導和政府官員;

(2)企業的重要客戶和各種利益相關方;

(3)社會名流和影視明星;

(4)對實現會議目標有潛在貢獻的人。

2.嘉賓邀請的要求

會議嘉賓邀請的要求有：

(1)要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場;

(2)要發出正式邀請函;

(3)要做到有禮貌;

(4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關系;

(5)對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能遵守“寧可邀請，而不排斥”的原則;

(6)嘉賓人數不宜過多。

(二)邀請會議嘉賓的工作程序

(1)在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責組織實施。

(2)擬寫并發送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作得精美。

(3)要逐一與嘉賓聯絡，確認其參會情況。

(4)在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯系，并確認如何接送。準備會議資料、會議用品

(一)會議資料的類型和準備

1.會議資料的類型

(1)來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

(2)會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

(3)溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

2.會議資料的準備

(1)來賓資料袋內容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

(2)會務資料內容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

(3)溝通資料內容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協議和合同以及相關資料。

(二)會議用品的類型和準備

1.會議用品的類型

(1)必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。

1)會場內設備主要包括燈光設備、音響設備、空調設備、通風設備、錄音、攝像等設

備，以及必要的安全設施等。

2)常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

(2)特殊用品是指一些特殊類型的會議所需的用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會議經常需要的特殊用品和設備有張貼畫、花卉、充氣模型、巨型屏幕、展臺展板、簽字用具等。

2.會議用品的準備

(1)檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。

(2)檢查好燈光、擴音設備。

(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，要準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

(4)如有陌生人或外來人參加會議，要擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

(5)在每人座位前擺放紙筆。

(6)多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

(7)如果有選舉、表決的議程，需要準備好投票箱、計數設備;如果有表彰的議程，還需準備好獎勵用品。

(8)會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。

(9)如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。安排會議禮儀服務

(一)會議禮儀的種類

會議禮儀包括：通用禮儀、主持人禮儀、會議發言者禮儀、會議參加者禮儀。其中會議的通用禮儀又包括：會議文書禮儀、迎送禮儀、參會禮儀、服務禮儀。

(二)安排會議禮儀服務的工作程序

1.選擇會議禮儀服務人員

2.分解工作程序

3.培訓會議禮儀服務人員

培訓的內容包括：

(1)對會議工作的宗旨和合作精神的培訓;

(2)對會議禮儀知識和工作技能的培訓;

(3)對會議的設備和用品的使用常識培訓。

4.準備服裝用具

5.禮儀執行

檢查會議常用的視聽設備

(一)會議常用的視聽設備

會議常用的視聽設備有多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設備等。

(二)檢查會議常用視聽設備的工作程序

1.確定工作人員的職責

2.預演和檢查會場視聽設備

即在需要使用視聽設備的會議之前，對燈光調整和幻燈片放映等進行預演，以確保相關人員都清楚地知道操作的過程。通過預演，可能會發現有些幻燈片需要重新制作或修理，或者講臺、燈光、投影機等需要重新布置等問題。

(三)注意事項

(1)會議承辦者應在會前向設備供應商明確詢問具體的解決程序。

(2)在會議召開前由專門人員負責檢查所有設備。

(3)會議檢查人員應該有一個可以請求緊急幫助的電話號碼，以便與相關部門進行聯絡。

(4)應該在會場準備一些備用的設備(如燈泡)。

(5)發現設備出現故障要及時請有關的公司和專業服務機構派人修理。

(6)有些設備在出現故障時修理起來比較費時，這時最好更換新設備，等到會議結束后再對其進行修理。

安排會議值班

(一)會議值班工作的內容和意義

1.會議值班工作的內容

會議值班工作的內容是：(1)值班電話記錄;(2)值班接待記錄;(3)值班日記;(4)做好信息傳遞。

2.會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯系內外、協調左右的作用，起著保證上級重要指示、會議精神及時傳達和會議發生的重大緊急事情及時反映、保證會議順利進行的作用。

從一定意義上說，值班工作質量也代表了會議的工作質量，值班工作的好壞直接反映和影響會議主辦方的工作效率。

(二)安排會議值班的工作程序

1.制定值班工作制度

值班工作制度有：(1)信息處理制度;(2)崗位責任制度;(3)交接班制度。

2.明確值班工作任務

會議值班人員的主要工作任務如下：

(1)在會議中協助搜集有關文件和資料，傳遞各種信息。

(2)要加強對與會議無關人員出入會場的控制。

(3)要有公司和各部門領導的聯絡方式，以便出了問題及時與之聯絡、請示。

(4)要備有一份設備維修人員、車隊調度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

(5)要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

(6)必要時，要負責督導和協助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

(7)做好會議期間各項活動與矛盾的協調工作。

(8)必要時，應建立主管領導帶班制度。

3.編制會議值班表

會議值班表應包括以下內容：(1)會議值班時間期限和具體值班時間;(2)會議值班人員姓名;(3)會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號;(4)會議值班負責人姓名或帶班人姓名;(5)用簡明的文字表明值班的工作內容;(6)表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

接待采訪會議的新聞媒體

(一)接待新聞媒體的基本原則和內容

1.接待新聞媒體的基本原則

(1)報道的內容必須與會議基本內容吻合。

(2)掌握會議信息的保密度，做到內外有別。對于會議內容中涉及的機密問題，應嚴守保密原則，不能在報道中泄露機密。

(3)報道中的重要觀點和提法，要經領導審定，以免造成差錯或失誤。

(4)要準備得全面周到、主動積極。

(5)在傳遞的方式和內容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

(6)在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

(7)在會議結束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必需的信息資料。

2.接待新聞媒體的工作內容

(1)由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經領導審閱后，向媒體發送。

(2)在會議召開期問，邀請有關報社、電臺、電視臺等媒體派記者駐會隨訪，發表消息。

(3)在會議結束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

(二)接待新聞媒體的工作程序

接待采訪會議新聞媒體的程序是：媒體人員登記→為媒體人員提供簡單的會議材料→安排拍照和新聞發布會等傳統活動→安排媒體溝通會。

(三)注意事項

1.妥善處理新聞媒體對有關情況的負面報道

正確的做法如下：

(1)快速作出反應;

(2)聯合或聘請專業公關公司處理危機;

(3)讓負責人出面;

(4)對未知的事實不要推測;

(5)不要隱瞞事實真相;

(6)為媒體采訪敞開大門;

(7)統一口徑，用同一個聲音說話;

(8)頻繁溝通。

2.匯總新聞媒體的各種報道 做好會議的記錄工作和簡報工作

(一)做好會議的記錄工作

1.會議記錄的內容

會議記錄的內容有：

(1)會議描述;

(2)與會者姓名;

(3)缺席者請假條;

(4)宣讀上次會議記錄;

(5)在會議記錄中產生的問題;

(6)通訊記錄;

(7)一般事務;

(8)其他事務;

(9)下次會議日期;

(10)主席簽名。

2.會議記錄的要求

會議記錄的要求是：

(1)速度要求;

(2)真實性要求;

(3)資料性要求。

3.會議記錄的結構和寫法

會議記錄的結構是：標題+正文+尾部。

(1)標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。

(2)正文。首部+主體+結尾。

(3)尾部。右下方寫明“主持人：(簽字)”;“記錄人：(簽字)”。

4.會議記錄的注意事項

(1)會議記錄的重點應將主要討論的觀點、決議、決定、重要的聲明、修正案內容、結論一字不漏地記錄下來。而其他的內容可簡要概括地記錄，無須有言必錄。

(2)如果當時漏記了內容，可事先做出記號，然后對照錄音磁帶修改，也可提示會議

主持人請發言者重復內容或對某一術語作出簡要的解釋。

(3)不管是誰提出了一個動議或附議了一個動議或提出了任何行動、意見，都應把人名記錄下來。

(4)可設計一張表格來記錄會議上的信息。

(二)做好會議的簡報工作

1.會議簡報的內容

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經驗，溝通會議的信息;要反映出會議的新情況、新問題、新經驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導和溝通作用。

2.會議簡報的要求

會議簡報的要求是：

(1)真實準確;

(2)短小精悍;

(3)快;

(4)生動活潑。

3.會議簡報的結構和寫作要求

會議簡報的結構與其他的簡報一樣分成報頭、報核、報尾3個部分。會議簡報的標題應簡明、準確、醒目、生動、形式靈活。單行和雙行標題都可。會議簡報的導語多用敘述式和結論式。主體部分要突出會議的主要精神和會議決定，內容要單一精煉。

安排會議值班

(一)會議值班工作的內容和意義

1.會議值班工作的內容

會議值班工作的內容是：(1)值班電話記錄;(2)值班接待記錄;(3)值班日記;(4)做好信息傳遞。

2.會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯系內外、協調左右的作用，起著保證上級重要指示、會議精神及時傳達和會議發生的重大緊急事情及時反映、保證會議順利進行的作用。

從一定意義上說，值班工作質量也代表了會議的工作質量，值班工作的好壞直接反映和影響會議主辦方的工作效率。

(二)安排會議值班的工作程序

1.制定值班工作制度

值班工作制度有：(1)信息處理制度;(2)崗位責任制度;(3)交接班制度。

2.明確值班工作任務

會議值班人員的主要工作任務如下：

(1)在會議中協助搜集有關文件和資料，傳遞各種信息。

(2)要加強對與會議無關人員出入會場的控制。

(3)要有公司和各部門領導的聯絡方式，以便出了問題及時與之聯絡、請示。

(4)要備有一份設備維修人員、車隊調度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

(5)要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

(6)必要時，要負責督導和協助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

(7)做好會議期間各項活動與矛盾的協調工作。

(8)必要時，應建立主管領導帶班制度。

3.編制會議值班表

會議值班表應包括以下內容：(1)會議值班時間期限和具體值班時間;(2)會議值班人員姓名;(3)會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號;(4)會議值班負責人姓名或帶班人姓名;(5)用簡明的文字表明值班的工作內容;(6)表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

安排來訪者的參觀、娛樂活動

(一)安排來訪者參觀、娛樂活動的相關知識

1.明確參觀目的2.明了參觀內容

安排參觀內容時，應該考慮這樣幾點：

(1)有代表性的內容，能夠滿足來訪者的基本要求。

(2)不會影響正常的工作及生產。

(3)不會泄露核心機密。

3.不同娛樂活動的特點與適應對象(1)游覽活動

1)了解客人的身體、年齡、興趣等相關情況。2)秘書要熟悉將要游覽的地方。

(2)娛樂活動

1)了解客人的特長和興趣。

2)觀看項目的水準應該是較高的，有地方特色的最好。

4.參觀、娛樂的相關禮節

(1)在觀看各類文藝節目時，不要遲到。

(2)無論是在參觀、游覽時，還是在觀看節目中，都不要大聲喧嘩。

(3)在參觀、游覽、娛樂時，著裝應該根據場合調整。

(二)安排來訪者參觀、娛樂活動的程序

安排來訪者參觀、娛樂活動的程序是：初步確定內容→征求對方意見→修改、確定方案→實施方案。

安排來訪者食宿、交通、行程

(一)安排來訪者食宿、交通的相關知識

1.中餐禮節常識

(1)使用餐具的禮儀

使用餐具的禮儀包括：1)使用筷子的禮節;2)使用湯匙的禮節。(2)席間禮節

(3)關于敬酒的禮儀

2.交通安全保障常識

(二)安排來訪者食宿、交通、行程的工作程序

1.了解情況

2.確定餐飲、住宿、用車標準3.預訂餐廳、住宿房間

(1)接待來訪團體，接風和送行需要正式的宴請，其他時間的可以簡單一些。正式宴請時需注意：1)時間和地點事先確定;2)宴請的人員事先確定;3)宴請的桌次、座次事先確定;4)菜單事先確定;5)發請柬。

(2)預訂住宿房間。

4.根據對方要求調整方案 安排來訪者的參觀、娛樂活動

(一)安排來訪者參觀、娛樂活動的相關知識

1.明確參觀目的2.明了參觀內容

安排參觀內容時，應該考慮這樣幾點：

(1)有代表性的內容，能夠滿足來訪者的基本要求。

(2)不會影響正常的工作及生產。

(3)不會泄露核心機密。

3.不同娛樂活動的特點與適應對象(1)游覽活動

1)了解客人的身體、年齡、興趣等相關情況。2)秘書要熟悉將要游覽的地方。

(2)娛樂活動

1)了解客人的特長和興趣。

2)觀看項目的水準應該是較高的，有地方特色的最好。

4.參觀、娛樂的相關禮節

(1)在觀看各類文藝節目時，不要遲到。

(2)無論是在參觀、游覽時，還是在觀看節目中，都不要大聲喧嘩。

(3)在參觀、游覽、娛樂時，著裝應該根據場合調整。

(二)安排來訪者參觀、娛樂活動的程序

安排來訪者參觀、娛樂活動的程序是：初步確定內容→征求對方意見→修改、確定方案→實施方案。

合理布置辦公室

(一)辦公室布置的要求

1.布置辦公室的基本要求

(1)采用一間大辦公室。

(2)使用同樣大小的桌子。

(3)使同一區域的檔案柜與其他柜子的高度一致。

(4)將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處。

(5)將自動售貨機等置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。

(6)預留充分的空問。

(7)主管座位應位于員工座位之后方。

(8)勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風線上。

(9)裝設充足的電源插座，供辦公室設備之用。

(10)常用的設備與檔案應置于使用者附近。

2.辦公室布置的三大原則

辦公室布置的三大原則是：

(1)有利于溝通;

(2)便于監督;

(3)協調、舒適。

3.辦公室布置的具體要求

(1)辦公桌的排列應按照直線對稱的原則和工作程序的順序。

(2)各座位間的通道要適宜。

(3)領導者應位于后方，以便監督。

(4)光線應來自左方，以保護視力。

(5)常用設備應放在使用者近處。

(6)電話最好是5平方米空間范圍內一部。

(二)辦公室布置的工作程序

(1)對各部門的業務工作內容與性質加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關系，以此為依據確定每位員工的工作位置。

(2)列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數額及其辦公所需的空間，設定其空間大小。

(3)根據工作需要，選配相應的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。

(4)繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。

(5)對設備的安放提出合理建議。營造健康、安全的辦公環境

(一)安全檢查的內容

工作環境是由許多方面的因素和條件構成的，諸如工作區的空間、采光、溫度、通風、噪音、裝修、裝飾，工作區的辦公桌椅、柜架、各種辦公設備、飲水設備、辦公用品和耗材，工作所需的文件、資料、檔案、書籍，工作中人們的關系、氛圍等。在這些因素和條件中，有些應是用人單位提供給職工的，這是《中華人民共和國勞動法》中的規定。例如，工作場所的溫度是否達到了要求，門窗是否嚴密安全，照明是否滿足工作的必須，噪音干擾、空氣污染是否超標，辦公家具和設備是否夠用等，這些因素和條件同時也是辦公環境安全檢查的內容。

(二)辦公環境中常見的有礙健康和安全的隱患

(1)地、墻、天花板、門、窗中的隱患。

(2)室內光線、溫度、通風、噪音、通道方面的隱患。

(3)辦公家具方面的隱患。

(4)辦公設備及操作中的隱患。

(5)工作中疏忽大意造成傷害的隱患。

(6)工作中疏忽大意造成失密的隱患。

(7)火災或消防中的隱患。

(三)健康、安全辦公環境的基本要求

(1)辦公區建筑必須堅固安全。

(2)光線應充足。

(3)溫度要適宜。

(4)布局應注意通風。

(5)辦公室空間及座位空問要適當。

(6)辦公室噪音要低。

(7)辦公家具要滿足工作所需并符合健康、安全要求。

(8)辦公設備、辦公用品和易耗品要滿足工作所需并符合健康、安全要求。

(9)辦公設備的安裝、操作要符合要求。

(10)辦公區及辦公室要設置相應的消防設施、設備及必要的報警裝置。

(11)辦公室提供飲水并符合健康、安全要求。

(12)辦公區或辦公室設置急救包，并定期更換。

(13)建立相應的規章和制度，包括人員進出規定、保密規定等。

(14)室內應有符合組織目標的裝飾、標識和適當的綠色植物。

(四)營造健康、安全辦公環境的工作程序

(1)確定安全檢查周期，定期檢查。(2)發現隱患，立即報告、排除。(3)發現個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進，直到解決。

(五)注意事項

1.上崗前應了解的辦公場所的安全規定

(1)國家或地方有關安全生產和勞動保護的規定，如《中華人民共和國勞動法》。(2)用人單位制定的安全規定和環保規定，如有關吸煙場地的規定。

(3)組織所租用的寫字樓、場地等業主制定的相關規定，如寫字樓制定的出現火警情況的疏散程序等。

2.安全隱患表與設備故障表的區別

進行安全檢查要包括辦公環境和辦公設備兩部分。要區分“隱患記錄及處理表”和“設備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環境和辦公設備兩部分的隱患，后者是記錄辦公設備運行中出現的故障。例如，計算機不能工作了，應填寫“設備故障表”;如果計算機仍能操作，但屏幕被強光照射，非常刺眼，就應該填寫“隱患記錄及處理表”。

第二篇：秘書四級專業技能部分復習重點

秘書四級考試

專業技能部分

第一部分 會議管理

1、會議議程、日程 1（1）主要內容：會議議程是會議的概略安排，主要包括：開幕式；來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發言；參觀或其他活動；會議總結；宣讀決議；閉幕式。會議日程是根據議程做出的具體安排。（2）制定會議議程程序：

（a）明確會議目標及與會人員。（b）安排議程時間。議程時間長分為若干短時間會議；重要的事情放在前面；存在重大爭議的話題放在最后；涉及秘密的事放在最后.（c）確定每一項議程

a)議程達到的目標 b)與會者準備及貢獻 c)時間安排 d)演講者

e)提前分發議題

（d）決定會議討論形式

a)典型會議式 b)頭腦風暴式 c)團隊列名式

（e）決定會議決策方式（3）會議議程編制的注意事項

（a）注意各議程的習慣性順序和公司對議程有無相關規定（b）在確定會議議程前還需明確會議活動的人員、時間、地點等安排（c）宣布議程，說明會議常務性內容（d）將同類性質的議程安排在一起（e）保密性較強的議題安排在后面

2、會議地點備選方案 1（1）會議地點選擇

（a）交通便利

（b）場地大小與會議規模相符（c）有良好配置（d）不受外界干擾（e）應有停車場所（f）成本合理

（2）工作流程（5步）

（a）確定會議目的與形態（b）實質需求與與會者期望

（c）列出需要清單，確定會議場地

a)所在地區情況，是否便利，成本如何 b)會場環境 c)設施情況

（d）負責人核對、確認地點（e）簽訂書面合同

3、會場布置

（1）整體布局

（a）確定會場形式（b）合理擺放桌椅（c）布置附屬設備（2）座次安排

4、傳遞會議信息

（1）傳遞會議通知信息。主要包括：會議名稱、主辦者、會議內容、參加對象、時間與地點等，通知樣本需要作為檔案保留。（2）分發、傳遞會議文件（3）溝通傳遞會議有關情況

（a）會場內外的溝通（b）辦好會議簡報（c）向領導傳遞信息（d）發布新聞信息

（4）注意事項：發布會議信息之前要進行報審，要對媒體進行選擇。

5、安排會議食宿

（1）餐飲常識要點

（a）經濟實惠，吃好不貴（b）統一標準，照顧少數群體（c）事先擺放座位卡

（d）提前通知與會者座位情況（2）會議住宿常識

（a）提前編制住房分配方案（b）適當照顧病老殘弱和領導（c）統籌安排所有人員情況（d）有時還要注意集中便于討論（e）交由領導審核額

6、會議嘉賓邀請 1（1）嘉賓類型。上級領導和政府官員；重要客戶和利益相關方；名流；潛在貢獻者（2）注意事項

（a）事先與嘉賓取得聯系確認是否能夠出席（b）正式邀請函（c）邀請不卑不亢

（d）了解嘉賓背景，處理好嘉賓間關系（e）寧可邀請，而不排斥的原則（f）人數不宜過多（3）程序

（a）開會確定邀請嘉賓名單（b）擬訂請柬

（c）聯絡嘉賓，確認參會情況（d）開會之前再次聯系，確定接送（4）相關連接

（a）嘉賓的安全保衛。人身安全保衛、私人物品保衛、文件保衛、駐地保衛、設施保衛、車輛保衛。

（b）嘉賓接待。接站工作：安排專人提前20分鐘接站；領導到停車處接待；

7、會議值班工作（注意與事務值班相區別）

（1）值班工作的內容

（a）值班電話記錄，主要包括：來電時間、單位、姓名、內容等（b）值班接待記錄，主要包括：來訪人員姓名、單位、事由、聯系方法等

（c）值班日記，主要包括：外來的信函、電報、反應情況等進行登記，保證值班工作的連續性。（d）做好信息傳遞。（2）值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯系內外、協調左右的作用，保證信息的及時流通。

（3）值班工作程序

（a）制定值班工作制度。主要包括：信息處理制度，對信息進行基本處理的程序；崗位職責制度；交接班制度。（b）明確值班工作任務 搜集資料，傳遞信息 b)控制人員出入

c)有公司和部門領導聯系電話，及時溝通 d)堅守崗位，人不離崗 e)協助服務人員做好工作 f)做好各種協調工作

g)必要時建立領導帶班制度（c）編制會議值班表。值班表應報送主管領導審批，之后根據實際情況安排值班。

8、接待新聞媒體

（1）基本原則

（a）新聞實事求是，符合會議內容（b）注意保密，內外有別（c）重要觀點須經領導審批（d）主動積極

（e）綜合考慮傳遞方式和內容（f）隨時收集外界信息

（g）為媒體溝通會提供必需的資料（2）工作內容

（a）撰寫新聞稿，經領導審閱后向媒體發送（b）邀請媒體前來采訪（c）召開記者會（3）工作程序

（a）媒體人員登記（b）發放會議材料

（c）安排新聞發布會等傳統活動（d）安排媒體溝通會（4）應對媒體負面報道

（a）快速做出反應

（b）聘請專業公司危機公關（c）負責人出面

（d）不要推測未知事實（e）不要隱瞞真相（f）對媒體敞開大門（g）統一口徑（h）頻繁溝通

9、會議記錄 a)（1）會議記錄的準備工作。準備好記錄的相關設備和物資，提前到達會場，了解會場座次，提前熟悉會議議程（2）會議記錄的內容。

（a）標題。會議名稱+文種（b）正文。首部+正文+尾部

a)首部，主要包括一會概況：會議名稱，地點，時間，參與人員，主持人等

b)正文，主要包括會議議題、發言人及發言內容、會議決議等 c)結尾，另起行，寫明散會時間（c）尾部，主持人簽字和記錄人簽字（3）會議記錄的要求

（a）速度

（b）真實。準確、清楚、突出重點（c）資料性。可長期保存。

10、會議資料的收集整理

（1）收集會議文件資料的要求

（a）確定收集范圍（b）收集要及時

（c）確定合適的收集渠道（d）嚴格收集登記程序（e）注意保密（2）需要收集的資料

（a）會前分發的（b）會中產生的（c）會后產生的

（3）會議文件的立檔歸卷

（a）立檔的意義

a)便于查找利用 b)反應工作進程 c)便于保存管理

d)保證秘書工作連續性

11、會議紀要

（1）會議紀要的種類。辦公會議紀要、工作會議紀要、協調會議紀要、研討會議紀要

（2）會議紀要的內容

（a）會議情況簡述

（b）對會議精神的闡發（3）會議紀要的擬寫要求

（a）實事求是，忠于會議實際（b）內容集中概括

（c）調理明晰，一目了然

（4）會議紀要工作程序。完善會議記錄-起草-確定印發范圍-接受者確認-領導簽字-打印成文-印制、分發、歸檔

12、會議成本報銷

（1）原則。

（a）遵守制度，嚴格手續（b）量入為出，收支平衡（c）精打細算，厲行節約

（2）清點費用發票-核實發票-填寫報銷單，粘貼發票-領導簽字-財務報銷-結清費用

第二部分 事務管理

1、制定接待計劃

（1）確定接待規格

（a）來訪者的身份和目的（b）對方與己方的關系（c）突然的變化（d）上一次接待標準（2）接待計劃的主要內容

（a）接待規格（b）日程安排（c）經費預算（d）工作人員（3）工作程序

（a）了解掌握背景資料

a)了解來訪目的

b)了解來訪者基本情況（b）草擬接待計劃。需要與來訪者一方進行協商，并須經征得上司同意。

a)主要陪同人員 b)住宿 c)宴請 d)會見，會談地點 e)參觀游覽地點

（c）與本單位溝通有關情況（d）與來訪者溝通（e）報請上司批準（4）注意事項

（a）嚴格遵守單位規章制度

（b）了解客人飲食習慣，特別是與宗教相關的飲食忌諱（c）注意保密工作

2、團體接待常識

（1）用車禮儀

（a）乘車禮儀

a)若駕駛者為主人，上座為副駕駛，其次依次是后排右座、左座、中座。七座車則為最后一排。

b)駕駛者為司機，上座為后排右座，其他依次。副駕駛位秘書、警衛等人員座位。

（b）乘車次序

a)上車。主賓先上，接待方需給主賓拉開車門，等賓客上車再關上車門，最后上車

b)下車。如果外面有人開門，則應該讓主賓先下車；如果沒有人開門，則應該秘書先下車給主賓開門。

（2）見面禮儀

（a）主方先做自我介紹，由身份自高向低介紹。（b）主方應主動伸手握手，秘書馬上接過客人的行李，私人物品除外。

3、值班工作

（1）值班工作的任務與要求

（a）辦理上司交代的事項

a)臨時會議通知

b)詢問情況并回復領導 c)委托的接待工作 d)轉告上司指示

（b）上傳下達，溝通內外

（c）認真處理來電來函，只傳達不表態。（d）負責接待工作

（e）掌握上司外出活動情況（f）協調處理安全保衛工作（2）值班工作規范（a）堅守值班崗位（b）認真處理事務（c）做好值班記錄（d）熱情接待來訪者（e）加強安全防衛（3）值班實務處理

（a）做好公務接洽

a)公務接洽的職責范圍。

b)處理辦法。簡單事務直接處理，重要事務請示后處理 c)建立健全公務接洽制度。崗位責任制度和登記管理制度（b）匯報情況

a)問明情況，做好記錄 b)重要情況，及時匯報 c)謹防假冒，避免失誤（c）處置突發事件

a)盡快反應 b)準確了解情況 c)主動做好預測

（4）制作值班表

（a）值班表內容

a)值班日志。記錄值班情況和經歷 b)值班報告。值班期間重大突發情況 c)來人登記與接待記錄 d)電話記錄 e)交接班

4、安排上司的差旅事務

（1）制定商務旅行計劃

（b）時間、接站安排（c）路線、住宿安排（d）會晤計劃

（e）交通工具的選擇（f）需要攜帶的文件（g）其他特別要求

（h）目的地的天氣狀況

（i）差旅費用、現金、外幣、支票等（j）行程安排、會議計劃等（2）制作旅程表（a）日期（b）時間（c）地點（d）交通工具（e）具體事項（f）備注

（3）準備上司不同場合的發言稿（4）辦理出國手續

5、完成上司臨時交辦的事項

（1）臨時事項的特點

（a）廣泛性（b）臨時性（c）具體性（d）緊迫性

（2）臨時事項的范圍

（a）文書工作（b）會務工作（c）信訪工作（d）信息工作（e）調研工作（f）督查工作（g）聯絡工作（h）協調工作（i）接待工作（3）臨時事項的原則

（a）積極主動，千方百計

（b）既要符合政策，又要靈活應對（c）件件有著落，事事有回音

6、信息管理

（1）信息收集

（a）信息收集的要求

a)價值性 b)時效性 c)層次性 d)針對性 e)全面性

（b）信息收集的程序 a)明確信息收集范圍 b)熟悉信息來源

c)選擇信息收集方法 d)查找信息（c）注意事項

a)收集各種形態的信息 b)建立通訊聯系索引卡 c)信息收集要有超前性

（2）信息篩選

（a）篩選信息的常用方法

a)留意標題 b)復印、剪裁 c)摘記 d)標記說明（b）篩選的要求

a)要選擇對工作具有指導意義、與業務活動密切相關，帶有傾向性動向性或突發性的信息，能遇見未來趨勢，為決策提供服務的信息。

（c）工作程序

b)看來源 c)看標題 d)看正文 e)決定取舍

（3）信息分類，根據信息內容性質不同的異同、分門別類地組織起來的一種科學方法。

（a）信息分類的方法

a)字母分類法。按照作者姓名、單位名稱、信息標題等字母順序分類組合

b)地區分類法。按照信息形成地區字母先后順序 c)主題分類法。按信息內容分類 d)數字分類法。按照一定規則給已有信息編排數字，用索引卡標出其類別

e)時間分類法。按信息形成日期分類（b）信息分類的要求

a)講究科學性、邏輯性系統性和實用性

b)認真確定分類體系，明確分類標準和分類層次 c)準確歸類，界限清楚（c）工作程序

a)熟悉信息內容 b)選擇分類方法。

? 字母分類法。規則簡單易操作，不需制作索引卡，但某一字母下信息較多查找費時，不易估計儲存容量。

? 地區分類法。便于查找具有區域特征的信息，但需具有一定的地理知識，比較局限

? 主題分類法。相關內容集中存放，方便檢索，但不易掌握標準。

? 數字分類法。按數字順序排列，規則簡單，適宜電腦儲存，但需建立索引卡，花費時間。

? 時間分類法?？勺龃笮托畔⑾到y的細分規則，但需要與索引系統配合使用。

c)瓣類。即按照一定標準進行類別劃分。d)歸類。根據一定規范要求，（d）注意事項

a)利用顏色、標簽分類別 b)建立交叉參照卡

（4）信息校核，對經過初步甄選的信息進行進一步的校驗審核，分析信息可靠性與準確性，認定信息真實性。（a）信息校核的要求

a)以原始數據為基礎

b)校核要排除主觀因素的干擾（b）工作程序

a)確定校核的內容，根據信息用途確定校核的具體內容 b)選擇校核方法。溯源法、邏輯法、核對法、比較法等 c)核實、分析信息 d)做出判斷（c）注意事項

a)各種方法相互補充使用

b)綜合運用知識，保證信息可靠

（5）信息傳遞

（a）方向。內向傳遞，為了協調合作，在單位內部進行信息交流；外向傳遞，利用媒介傳遞信息。（b）要素。信源、信道、信宿。（c）要求。

a)按不同需要把握傳遞方式、時間、地點 主動、不失時機將信息傳遞給接受者 保密信息在保密范圍內傳遞 保證內容不失真 工作程序

確定傳遞信息內容 選擇并確定傳遞方式

? 信件，具有憑證作用，便于閱讀參考，但花費時間較多，不便于交流。

? 備忘錄，使用方便，便于查閱參考，但信息量少，不便于交流

? 報告，正式。? 通知 ? 指示 ? 新聞稿 ? 傳閱單 ? 新聞發布會 ? 聲明

c)確定傳遞方法

? 語言傳遞 ? 文字傳遞 ? 電訊傳遞

? 可視化輔助物傳遞 d)進行信息傳遞 e)確認傳遞質量

（6）信息儲存

（a）工作程序

a)登記。總括登記，反映儲存全貌；個別登記，按順序逐件登記。b)編碼。順序編碼，按信息順序或者規定順序；分組編號，利用數字進行單獨編碼 c)排列。

d)保存。手工保存、計算機存儲、電子化儲存 e)保管。（b）儲存的意義 b)c)d)（d）

a)b)

第三部分 文書擬寫與處理

1、批轉轉發性通知2、3、4、5、（1）批轉轉發性通知的類型

（a）轉批通知。轉批下級機關公文，重點在“批”。

（b）轉發通知。轉發上級或者不相隸屬機關公文，重點在“轉”。（c）印發通知。印發本機關或聯合行文公文的通知，為了引起重視或貫徹執行，重點在“公布”。

報告

（1）報告的概念。匯報工作，反應情況答復上級詢問（2）報告的特點。

（a）匯報性（b）陳述性

（3）報告與請示的區別

（a）性質不同。報告為反映工作，匯報情況；請示是請求上級批準或者請求指示。

（b）行文時限不同。報告可在事前、事后、事中行文；請示只能在事前。

（4）報告的類型

（a）匯報工作報告（b）反映情況報告（c）答復情況報告 請示

（1）請示的特點

（a）一文一事（b）請批對應（c）事前行文（2）請示的類型

（a）求示性請示（b）求批性指示（3）注意事項

（a）主送一個機關（b）逐級請示（c）語氣溫和恭謙 問答函

（1）概念。問答函是進行詢問或者答復的函（2）類型。

（a）詢問函。特此函達，請予復函。（b）答復函。收悉。特此復函。簡報（1）概念。內部事務文書。（2）簡報的特點。

（a）簡（b）快（c）新（d）實

（3）簡報的類型

（a）工作簡報（b）會議簡報（c）動態簡報

6、意向書

（1）意向書的特點

（a）協商性（b）靈活性（c）簡略性

7、訂貨單

（1）概念。由買賣雙方填寫。（2）特點。

（a）嚴肅性（b）協約性

8、檔案分類

（1）含義。根據檔案來源、時間等異同將檔案劃分為若干層次和類別構成體系的工作。（2）分類方法。

（a）分類法。適用于機構界限不清，檔案數量少的單位（b）組織機構分類法。內部機構比較穩定的單位

（c）問題分類發。適用于只能分工不清，檔案數量少的單位（3）檔案分類的綜合運用

（a）——組織機構法（b）——問題分類法（c）組織機構——問題分類法（d）問題——分類法（4）工作程序

（a）了解文件形成情況（b）分析檔案形成單位情況（c）選擇檔案分類方法（d）文件歸類

9、檔案檢索工具的編制

（1）工作內容。檔案檢索工具是檔案提供利用的基礎和前提，是開發檔案信息資源的必要條件

（2）檔案檢索工具的含義。是揭示檔案內容和成分，報道和查找檔案的工具。

（3）檢索工具的類型

（a）歸檔文件目錄（b）分類目錄（c）主題目錄（d）人民目錄（e）全宗指南

10、檔案鑒定

（1）內容。按照一定的原則、方法和標準，判斷檔案的價值，確定檔案的保管年限，提出無價值檔案的工作。

（2）期限。永久；長期：16-50年；短期：15年以下（3）要求

（a）逐件閱讀檔案內容

（b）綜合分析檔案各方面特征（c）綜合檔案的需求判定檔案價值（4）工作程序

（a）判斷文件是否需要保存

（b）分析檔案價值。來源、內容、形式特征、技術因素、功能因素。（c）確定文件保管期限（d）對保管文件進行復審

11、檔案保管

（1）注意事項

（a）庫房安排集中，查閱方便為原則

（b）建立檔案保管制度。包括定期檢查制度、安全制度、檔案進出庫房登記制度、設備管理制度、衛生制度。

第三篇：秘書資格四級考試復習指南(一)

辦公自動化

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

掌握計算機網絡的概念、特征和主要功能等；了解打印機、數碼相機、傳真機、復印機等常用辦公設備的使用方法。

二、重點提示

1．計算機網絡的概念

計算機網絡是計算技術、通信技術和微電子技術相結合的產物。

2．計算機網絡的組成

計算機網絡主要由兩大部分組成：通信子網和資源子網。

3．計算機網絡的主要特征

計算機是網絡中信息處理的主體；網絡系統中的每臺計算機都是獨立的；計算機之間的 通信是通過通信協議實現的。

4．計算機網絡的主要功能

數據通信；資源共享；負荷均衡；提高可靠性。

5．計算機網絡的分類

按傳送數據所用的結構和技術分類；按網絡覆蓋的范圍分類；按網絡的拓撲結構分類；

按通信傳輸介質分類；按信號頻帶占用的方式分類。

6．計算機網絡系統設備與構成

網絡工作站點；網絡通信介質；網絡互聯設備。

7．計算機網絡的使用

(1)計算機網絡可提供的服務：數據與信息的查詢、高速通信服務、電子教育、電子娛 樂、電子購物以及各類應急信息服務請求和社會保障類電子化服務。

(2)計算機網絡的使用包括：查詢網絡信息、電子郵件等方面。

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

了解計算機硬件的分類、結構和功能；會簡單使用Windows 98；了解辦公常用設備的分類、結構和功能。

二、重點提示 1．認識主機

主機是由機箱和機箱中的組件構成的。機箱中的主要組件有電源、CPU、主板、內存條、硬盤、光驅、軟驅、顯示卡和聲卡等。

2．認識顯示器

顯示器是計算機的窗口，是重要的輸出設備之一，通過顯示器可以直觀地看到對計算機的操作過程以及計算機針對操作作出的反應。3．認識鍵盤

鍵盤是計算機最主要的輸入設備，可以輸入英文、漢字、數字等。常見的鍵盤主要有機械式和電容式兩種，最常用的鍵盤多是電容式的。4．安裝中文Windows 98(1)中文windows 98運行的基本環境。(2)從Windows 95升級到中文Windows 98。(3)從DOS下安裝中文Windows 98。(4)中文Windows 98的安裝過程。(5)制作啟動盤。

(6)卸載中文Windows 98。

5．中文Windows 98資源管理系統

Windows 98是采用樹形結構，以文件夾的形式來組織和管理文件的。中文Windows 98中的資源管理器給廣大用戶帶來了極大的方便，使用戶對文件夾的組織和管理更加快捷。6．打印機

目前的打印機主要分為針式打印機、噴墨打印機和激光打印機3種。

(1)針式打印機耐用，耗材便宜，可以打印多種類型的紙張，還可以打印多層紙，但其打印速度慢、噪聲大。需要經常更換的耗材是色帶。

(2)噴墨打印機價格低，打印效果優于針式打印機，噪聲小，但打印速度慢、耗材貴。需要經常更換的耗材是墨盒。

(3)激光打印機在各種打印機中打印效果最好，打印速度最快，噪聲小，但價格高。需要經常更換的耗材是硒鼓。7．掃描儀

掃描儀的形式：

(1)按顏色分為黑白掃描儀和彩色掃描儀。

(2)按掃描方式分為手持掃描儀和平板掃描儀。手持掃描儀的價格低，但使用不方便。

平板掃描儀的效果要好很多，所以在辦公室中被廣泛使用。8．數碼相機

數碼相機可以看作是普通照相機和掃描儀的結合體，它是光、機、電一體化的產品，其核心部件是CCD(電荷耦合器件)圖像傳感器。

數碼相機在日常使用時有一定的注意事項，日常的保養也很重要。9．傳真機

傳真是現代圖像通信的重要組成部分，它是目前采用公用電話網傳送并記錄圖文真跡的唯一方法，這也是它應用廣泛的一個重要原因。

不同類型的傳真機操作步驟也不一樣，但傳真機的操作仍可歸納為傳真準備、試運行、發送和接收4個基本步驟。

傳真機是常用的辦公設備之一，所以秘書人員應該掌握一些傳真機的工作原理和一般故障的解決方法。

10．復印機

靜電復印機的操作步驟為預熱、放置原稿、設定份數、設定復印倍數、選擇復印紙尺寸、調節復印濃度，最后放紙開始復印。

使用復印機時要注意防高溫、防塵、防霧、防陽光直射，同時要保證通風換氣。秘書人員應該掌握一些復印機維護、保養的方法。

第二章 辦公自動化

此部分要注意，而且要注意涉及到的計算機用語用英文表示 1.計算機運行速度是由CPU決定的。P41下

2.硬盤：微機系統的故障幾乎30%是由于硬盤損壞所引起的。硬盤格式化會丟失全部數據并減少硬盤的使用壽命。P42中

3.目前常用的殺毒軟件是：（1）諾盾（2）金山毒霸（3）瑞星殺毒軟件（4）KV3000（常識了解）

4中英文切換：ctrl+shift 回車鍵：Enter 重啟計算機：ctrl+alt+del 5.P47上表中：（1）剪切、復制和粘貼（順序不變）。（2）單擊“查看”，則在“大圖標”、“小圖標”、“列表”、“詳細資料”四種顯示方式之間切換。

6.在窗口最大化后，可以進行的操作有：A.移動B.最小化C.關閉D.復原 答案：BCD 7.重點：針式打印機的優點是：耐用、耗材便宜、可以打印寬幅；針式打印機的缺點是：打印速度慢、噪音大；其中要經常更換的耗材是：色帶。噴墨打印機要經常更換的耗材是：墨盒

激光打印機的優點是：效果好、打印速度快、噪音?。蝗秉c是：價格高。其中要經常更換的耗材是：硒鼓 P47中

8.數碼相機的核心部件是：CCD P48上 9.清洗相機要用一塊柔軟的干布 P49上 10.傳真機在使用時要注意：記錄紙要面朝下 在按啟動鍵后，液晶顯示：“TRANSMIT”字樣。

11.傳真機一旦發生“卡紙”，只可扳動傳真機說明書上允許動的部件，不要盲目拉扯上蓋；盡可能把整紙取出，不要把破碎的紙片留在機器內。P52上

12.復印機在使用時，主要，若要縮小25%，則在設定倍率時，應為75% 13.對復印機進行維護時，應首先切斷電源，打開各機門，卸下稿臺玻璃，然后分別將清潔器、顯影器等相繼拉出，最后取感光鼓。（注意順序不能變）P54中 14.計算機網絡由兩部分組成，一是通信子網；一是資源子網 P54下 15.資源子網中的各種數據處理設備有計算機、智能終端、磁盤存儲器、監控設備等P55上 16.網絡的主要功能：數據通信、資源共享、負荷均衡、提高可靠性 P55 17.計算機網絡中的三類資源：數據資源、軟件資源、硬件資源 P55 18.根據網絡覆蓋的范圍分類：局域網和廣域網

19.在局域網范圍內，這類設備主要包括網絡接口卡、集線器和打印共享器；在廣域網的范圍內，主要包括調制解調器、中繼器、網橋、路由器 P56中 20.網上瀏覽：雙擊桌面上的“Explore”圖案 P57下 21.為了節省網費，可以對Web站點做脫機瀏覽。P58上 22.發送電子郵件的步驟：見書上59—60頁 接收電子郵件的步驟：見書上61頁上。

第四篇：秘書資格四級考試復習指南(一)

辦公自動化

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

掌握計算機網絡的概念、特征和主要功能等；了解打印機、數碼相機、傳真機、復印機等常用辦公設備的使用方法。

二、重點提示

1．計算機網絡的概念

計算機網絡是計算技術、通信技術和微電子技術相結合的產物。

2．計算機網絡的組成計算機網絡主要由兩大部分組成：通信子網和資源子網。

3．計算機網絡的主要特征

計算機是網絡中信息處理的主體；網絡系統中的每臺計算機都是獨立的；計算機之間的 通信是通過通信協議實現的。

4．計算機網絡的主要功能

數據通信；資源共享；負荷均衡；提高可靠性。

5．計算機網絡的分類

按傳送數據所用的結構和技術分類；按網絡覆蓋的范圍分類；按網絡的拓撲結構分類；

按通信傳輸介質分類；按信號頻帶占用的方式分類。

6．計算機網絡系統設備與構成網絡工作站點；網絡通信介質；網絡互聯設備。

7．計算機網絡的使用

(1)計算機網絡可提供的服務：數據與信息的查詢、高速通信服務、電子教育、電子娛 樂、電子購物以及各類應急信息服務請求和社會保障類電子化服務。

(2)計算機網絡的使用包括：查詢網絡信息、電子郵件等方面。

第五篇：四級秘書操作實務題重點

談一談會議時間長短的問題：會議時間超過兩個小時或者涉及的問題太多，會議效率都會下降。如果議程要求的時間很長，那么可以安排一系列的短時間會議。對待很長的報告，可以要求演講者提交一份書面報告以利于記錄，但在口頭報告時必須只涉及最重要的項目或者只是那些需要集體進行討論的事項。

會議議程編制的原則1按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序2每個議案應預估所需的處理時間并清楚的標示出來

會議值班工作的主要內容1值班電話記錄。主要包括來電時間、來電單位、來電人員姓名、來電內容。2值班接待記錄。主要記錄來訪人員的姓名、單位、來訪事由、聯系方式等內容。3值班日記。主要對外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等進行認真登記，使接班人員保持工作的連續性。做好信息傳遞。及時將重要或需要緊急處理的信息向有關人員通報。值班工作制度 信息處理制度

2、崗位責任制度

3、交接班制度

值班工作的主要任務1在會議中協助搜集有關情況、文件和資料，傳遞各種信息。2要加強與會議無關人員出入會場的控制，特別是像新產品鑒定會等保密性較強的會議更不能讓外人隨意進出。3手邊要有公司和各部門領導的聯絡方式，以便出了問題及時與之聯系、請示。4要備有一份設備維修人員、車隊調度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。5要堅守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。6必要時，要負責監督和協助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。7做好會議期間各項活動與各種矛盾的協調工作。8必要時，應建立主管領導帶班制度。

為會議記錄做好準備工作1準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。2準備好錄音機和錄音筆補充手工記錄。3要備有一份議程表和其他的相關資料和文件，在需要核對相關數據和事實時隨時使用。4在開會之前提前到達會場，安排好做會議記錄的地方，迅速做出一張與會人員的座位表，便于識別會議上的發言人5提前參閱一下其他的會議記錄，揣摩一下其行文結構、細節內容。6再利用錄音機的同時，必須手工記錄，這樣不僅整理記錄的速度快，而且可以防止錄音機中途出故障而漏掉內容。

會議記錄的內容1會議描述。包括會議類型、時間、地點、日期2與會者姓名。主席的名字在最前面，辦事人員的名字在最后面3缺席者請假條 4宣讀上次會議記錄 5由會議記錄中產生的問題 6通訊情況 7一般事務8其他事務9下次會議日期10主席簽名、記錄人員簽名 反饋會議信息的要求1會議的信息反饋要注意點面結合，正負反饋結合，不僅要看到成就，更要收集會議未能有效解決的問題和議而未決的事項。2會議信息反饋的目的要明確，要看服務對象3充分重視會議的反饋信息溝通，正、負反饋都要力求做到適時、適量、適度。反饋會議信息工作程序1布置會議信息收集工作2會議信息的搜集渠道的選擇和建設3建立定期的會議信息反饋制度4做好會議信息的反饋匯報工作5抓好會議反饋信息的落實工作 收集會議文件資料的要求1確定會議文件資料的收集范圍2收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會之前全部收集齊全3選擇收集文件渠道，運用收集文件資料的不同方式方法4與分發文件資料一樣，收集會議文件也要履行嚴格的登記手續5收集整理過程中要注意保密

需收集的文件資料1會前準備并分發的文件。包括指導性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會務管理性文件2會議期間產生的文件。包括決定、決議、提案、會議記錄、會議簡報等3會后產生的文件。包括會議紀要，傳達提綱、會議新聞報道等 會議文件的立卷歸檔含義：會議文件資料的立卷歸檔是指會議結束后根據會議文件的內在聯系加以整理，分門別類的組成一個或一套案卷，歸入檔案。這是將現行會議文件轉化為檔案的重要步驟，是檔案工作的基礎。意義：1保持會議文件之間的歷史聯系，便于查找利用。2保持歷史的真實面貌，反映工作的客觀進程。3保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。4保證會議秘書工作的聯系性，為檔案工作奠定基礎。

會議財務管理應遵循的原則

1、遵守制度，嚴格手續

2、量入為出，收支平衡

3、精打細算，厲行節約

完善會議決定事項的催辦制度

①會議決定事項催辦的意義和目的：使會議精神落到實處，防止有關單位或部門不重視會議交辦事項，長期推諉、拖延，工作效率低下；或從部門利益出發采取消極態度，故意不辦。②檢查催辦工作要求做到：明確催辦人員；健全登記制度，建立催辦登記簿，定期記載催辦事項的進展狀況；建立匯報制度，匯報催辦事項的落實情況。要建立會議決定事項催辦的匯報制度、登記制度等。登記制度應該設置會議決定事項傳達催辦登記表。③會議決定事項催辦方式: 1發文催辦。催辦文件上需要寫明要求貫徹執行的決定、決議的內容和條文；寫明辦理要求、辦理時限。并要求將辦理結果及時書面匯報。2電話催辦。優點：可以直接找到執行的當事人；雙向溝通。3派員催辦。派員催辦比電話催辦更為直接，是一種面對面的催辦形式。4約請承辦部門來人匯報。④會議決定事項催辦的基本程序: 對會議決定事項傳達→根據催辦與登記制度進行催辦→進行反饋。

接待計劃的主要內容1確定接待規格。即確定本次接待有哪些高層管理者出面、其他陪同者、住宿、用車、餐飲的規格等。2日程安排。包括來訪的起止時間、每天的活動內容等。一般以表格的形式列出。3經費預算。包括工作經費，住宿費，餐飲費，勞務費，交通費，參觀、游覽、娛樂費用，禮品費，宣傳、公關費用，其他費用。4工作人員。根據接待規格和活動內容確定工作人員的構成和數量。接待計劃的工作程序（1）了解掌握背景資料（2）草擬接待計劃（3）與本單位相關部門溝通情況（4）與來訪者溝通情況（5）報請上司審批

注意事項（1）遵守本單位接待的規章制度（2）了解來賓的飲食習慣（3）做好保密工作 印章頒發與啟用印章啟用前的準備①選定印章的啟用時間②提前向有關單位發出正式啟用的通知并附上印模③填寫“印?？ā币皇絻煞荩ㄒ环萘舸妫环萁簧霞墏浒福茉谟≌聠⒂猛ㄖ幎ǖ纳罩?，所刻印章不得使用。印章頒發與啟用的要點①為安全起見，取公章應實行雙人同行制。②取回公章后，立即交辦公室負責人拆封檢驗，制定專人保管。③使用單位啟用新刻制的公章時，要將印模和啟用日期報送上級主管部門。上級主管部門和使用單位都要把印模和啟用日期的材料立卷歸檔，永久保存。

商務旅行計劃內容（1）出差時間、啟程和返回日期，接站安排；（2）出差線路，住宿安排；

（3）會晤計劃；（4）交通工具的選擇；（5）攜帶的文件；（6）上司和接待人的特別要求；

（7）上司旅行區域的天氣狀況；（8）行程安排、會晤計劃、會晤人員名單等等；（9）差旅費用；（10）上司住宅電話號碼。

商務費用報銷的工作步驟1申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經費的人員、時間、用途和金額等情況，并親自鑒定。2該報告或該表必須經過組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。3一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現金借款，一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。4在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現金，都要向對方索取相應的發票，其內容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符，并應蓋有出具發票單位的財務章。5商務工作結束，申請者應將發票附在“出差報銷表”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現金數額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據和“報銷憑單”后，方可返還現金。6如果實施商務工作時，計劃的費用還不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可以得到報銷。

上司臨時交辦事項的特點意義：①有利于減輕上司工作負擔，提高上司工作效率②有利于檢出上司后顧之憂，保證上司集中精力抓大事 特點：①廣泛性 ②臨時性 ③具體性 ④緊迫性 上司臨時交辦事項的范圍 文書工作事項 會務工作事項 信訪工作事項 信息工作事項 調研工作事項 督查工作事項 聯絡工作事項 協調工作事項 接待工作事項 其他工作事項

數碼相機與傳統相機區別1感光不同 2存儲介質不同 3圖像質量不同 4輸入輸出方式不同 注意事項 1數碼相機不適宜拍攝自然風光2拍攝時盡量靠近被攝物體3取景要準確4在逆光拍攝時要使用閃光燈進行補光

刻錄機主要性能指標1數據傳輸速度 2緩存容量 3兼容性

刻錄機使用的注意事項（1）安裝時注意散熱（2）保持清潔（3）避免刻錄機長時間工作

（4）刻錄過程中盡量不要執行其他程序，不要對刻錄機面板按鍵進行操作，不要隨意關閉刻錄軟件（5）及時取出盤片

閱讀篩選信息資料的方法1留意標題

2、復印、裁剪

3、摘記

4、標記說明

信息篩選的要求1要分析信息需求，選擇對工作有指導意義、與業務活動密切相關的信息 2帶有傾向性、動向性或突發性的信息3能預見未來發展趨勢、能為決策提供超前服務的信息4剔除虛假、過時、重復、缺少實際內容的信息

篩選信息的程序1看來源

2、看標題

3、看正文

4、決定取舍

文書校對的內容1校訂清樣上的錯字、漏字、多字2規范字體、字號3檢查版式、標題是否端正、頁碼是否連貫，行、字距離是否均勻，版面是否美觀4檢查引文、人名、地名、數據、計量單位、專業術語是否有誤5檢查版式是否與文種格式統一，有無需調整和改版之處 文書校對的要求1把握原則，仔細校對2認真仔細，一絲不茍

3、校對文稿時正確使用校對符號

4、校對一般要進行一校、二校、三校3個校次

文書傳閱的要求1迅速、準確地文書送達閱文人2文書的傳閱要區分內容的輕重緩急和職責分工3傳閱的順次是從管理層到一般人員

傳閱的方式1開辟閱文室

2、會議集中傳達

3、復印文書副本

4、利用內部刊物

5、利用現代化技術手段與通訊設備

文書傳閱的注意事項1嚴格傳閱范圍

2、嚴禁文件橫傳

3、調控文件運行

4、履行必須的傳閱手續

5、選擇合適的閱文方式

檔案鑒定工作的要求1逐件、逐頁閱讀檔案內容

2、綜合分析文件的各方面特征

3、結合檔案的需求判定檔案價值

分析檔案的價值1分析檔案來源（看檔案的形成者）2分析檔案的內容，分析檔案內容的重要性、獨特性與時效性3分析檔案的形式特征，看文件名稱和外形特征4分析檔案的技術因素，看檔案內容的技術水平5分析檔案的功能因素6分析檔案差生時間，文件產生的時間越早越珍貴

? 備忘錄：備忘錄 發給：XX 發自：鐘苗 時間 主題 內容

? 請示：騰達公司關于實施員工持股計劃的請示

市國有資產管理局：

根據政策規定，本公司作為..擬實行..現將有關事項請示如下：

以上請示妥否，請批示

XXXX年X月X日（印章）

?宏遠公司2009年第二次總經理辦公會議程表

宏遠公司2009年第二次總經理辦公會定于2009年2月5日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。

1．如何開展公司2009年第一次春季商品的促銷活動。2…

第一項議程的討論時間為40分鐘，其他每項議程的討論時間為20分鐘。

總經理辦公室

2009年1月30日

（備注：按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序。第一個事項比較重要，而且放在前面，這有利于大家開展頭腦風暴。應把每一個事項所需的處理時間清楚地標示出來。這樣，會議主席可以讓某些人晚到，也可以讓某些人提早離開。第二和第三個問題都有關費用，有一定聯系，所以安排在一起。一般會將涉及秘密事項的議程安排在最后。）

?

?

?

? 電子郵件：1．電子郵件格式正確 2… 函：華榮公司人力資源部關于丁小強人事調查的函特此函達，請予復函。復函：××公司人事部關于丁小強同志情況的復函特此函復。意向書：

意向書

××市星城汽車制造廠（以下簡稱甲方）與宏遠汽車股份有限公司（臺商，以下簡稱乙方），經過友好協商，雙方本著平等互利的原則，達成初步合作意向，主要內容如下： 一、十、未盡事宜，雙方將在各方上級批準后，再行具體協商。

甲方乙方

××市星城汽車制造廠宏遠汽車股份有限公司

（印章）（印章）

代表：×××（簽名）代表：×××（簽名）

代表：×××（簽名）代表：×××（簽名）

? ××××年×月×日××××年×月×日 提綱：

XX經理：應您的要求我擬寫了說明提綱，請您審閱后提出意見：鐘苗 XXXX年X月X日 ? 接站牌 ：XX公司接自XX（城市名稱）來XX（城市名稱）客人（車次/航班次）XXX先生/女士

XXX公司

? 名片：

單位名稱（含部門）可有公司logo

XXX（姓名）職務（職稱）

單位地址個人手機

單位電話個人郵件地址

單位郵編

會議通知邀請函

尊敬的客戶：為了..敬請回復并光臨。附：會議日程及路線圖

天地公司（印章）X年X月X日

回執

請于7月30日以前將回執寄至：北京市朝陽區天地公司大廈行政部鐘苗。

郵編電話口我公司參加此次會議，參加人數：口我公司不能參加此次會議。

姓名：公司：