第一篇：檔案資料管理及考核辦法

建峰浩康檔案資料管理及考核辦法

一、職責范圍

（一）綜合部是公司檔案管理部門。其職責是：公司檔案管理人員職責；認真學習、貫徹執行《檔案法》；負責公司各類檔案的日常管理；制定并嚴格執行檔案管理的各項規章制度；負責與總廠檔案部門的業務聯系，完成其任務，并負責對基層兼職文件資料管理員的業務檢查、指導。

（二）公司各部門、車間在文件資料管理方面的職責：認真學習、貫徹執行《檔案法》及公司檔案管理規定；負責制定本部門、車間文件資料管理辦法并嚴格執行；收集檔案利用事例；配合公司檔案管理人員做好資料的收集、整理、立卷、歸檔工作。

二、檔案資料的借閱

（一）借閱檔案時，借閱人必須履行檔案登記手續，并當面點清。借閱檔案的人員，應對所借檔案的安全、保密負責，不得損壞、丟失、擅自轉讓、復印或泄漏機密檔案并嚴禁在涂改和作任何文字標注。在檔案原件上畫線、圈點、加注、勾抹、涂改或污損的，處5元／頁罰款；私自轉借、拆散檔案的處以10元／卷罰款；向無關人員泄漏檔案內容的，處以50元至100元罰款；失、損毀檔案、視檔案價值處以100元至500元罰款。

（二）借閱機密檔案，必須經主管檔案的公司領導批準；借閱黨務檔案，必須是中共黨員而且必須經主管黨務的領導批準。

（三）會計檔案只能在檔案室查閱，不得借出，特殊情況需借出，須經公司財務負責人批準。

（四）公司各檔案借閱的期限為：黨群、行政、經營、生產技術管理、產品、基建、設備類檔案為15天，照片檔案為5天。對逾期不還者處以2元／天罰款，對催期不還者，將通報借閱者所在單位，仍不執行著，對所在單位一并考核，如需要續借必須提前辦理續借手續。

（五）借閱檔案必須填寫利用效益登記，對不填報或所填報不實的扣30元／次。

三、檔案資料的整理及移交

（一）黨群、行政、經營、生產技術管理類文件材料由綜合部負責進行搜集、整理、立卷歸檔；技改文件資料由生產管理部負責組織技改項目負責人、檔案室一起進行收集、整理、立卷并移交總廠及公司檔案室；財會檔案由財務部負責整理、立卷并移交公司檔案室；基建類文件資料、設備更新改造文件資料由技術裝備部負責整理、立卷并移交；各類照片由黨群工作部負責整理、立卷并移交；錄像資料由安全保障部負責整理、立卷并移交。

（二）黨群、行政、經營、生產技術類文件材料在承辦

部門辦理完畢后，必須在10日內交回綜合部，由文書負責在次年5月底前完成立卷并移交檔案室。技改、基建類文件資料在技改基建項目竣工驗收后兩月內完成整理立卷并向檔案室移交。財會檔案在每年4月底前完成整理立卷并向檔案室移交。設備更新改造文件資料在設備更新完成兩日內完成整理立卷并向檔案室移交。照片錄像檔案在相關事件發生15日內完成整理立卷并向檔案室交。以上各項要求各相關部門、車間應嚴格執行，凡無故延遲向檔案室移交者按5元／日罰款。

（三）照片檔案應包括照片說明（事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素）。聲像檔案應包括（事由、時間、地點、背景、攝象者六要素）。

（四）歸檔的各類檔案必須為耐久的字跡材料，文件材料有圓珠筆字跡和鉛筆字跡的，必須重描或復印在份。

（五）歸檔的各類檔案必須按《建峰化工總廠檔案分類細則》及公司檔案管理人員的要求進行整理。竣工檔案的編制必須符合《建峰化工總廠基建、技改項目竣工圖編制規程》。

（六）未按規定要求整理檔案，每次扣責任單位10元。

（七）各類檔案移交時，移交部門必須要求填寫移交清單一式兩份，未填寫移交清單，每次扣責任單位5元。

（八）由公司檔案室負責界定應歸檔的文件資料范圍，對此類文件資料各單位應按照檔案室的規定及時整理移交，不得存放于本單位，否則扣責任單位20元／次。

（九）凡向綜合部移交的文件材料必須按要求整理裝訂成卷，否則不予接收，并扣責任單位20元／次。

四、文件資料管理

（一）各部門、車間文件資料應放置于專門的庫房（柜）內，應保持庫房整潔、柜架排列有序。否則扣責任單位200元。

（二）各部門、車間的文件應按要求編流水號進行排列，并在辦公計算機內建立文件資檢索目錄，便于方便查找。否則扣責任單位20元／次。

（三）各部門要建立健全文件資料的管理臺帳并做到帳卷相符。否則扣責任單位20元／次。

（四）質量記錄的管理按《建峰浩康質量記錄管理規定》執行。

（五）各部門應制定文件資料的管理制度并嚴格制度執行，否則扣責任單位20元／次

（六）各部門必須設一名兼職文件資料管理員，負責本單任文件資料的日常管理，否則扣責任單位20元／次。

（七）各部門、車間保存的文件資料超過保管期限需銷毀的，必須編寫銷毀目錄交部門領導及公司檔案室，經鑒定、審核后方可銷毀，銷毀目錄一式兩份交公司檔案室一份部門

保存一份，否則扣責任單位20元／次。

五、檢查與考核

綜合部負責組織每半年對公司各部門檔案管理情況進行一次全面檢查，并形成檢查報告報公司主管領導，檢查報告應包括檢查情況、存在問題及整改措施。如不全，則考核綜合部100元／次。

六、其他

（一）所有扣款在檢查月考核中兌現。

（二）本辦法自下發之日起執行、由綜合部負責解釋。

（三）《關于印發化肥廠檔案資料管理及考核辦法的通知》（化肥發［2003］8號）自本文下發之日起廢止。

第二篇：物業檔案資料管理

檔案資料管理

一、物業檔案資料的含義

物業檔案資料指在物業的開發和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。

二、物業檔案的建立

物業檔案資料的建立主要有收集、整理、歸檔和利用四個環節。

1．收集：是將分散在單位各內部工作機構的有保存價值的文件資料集中移交給單位檔案室或負責管理檔案的部門的工作。物業資料來源按不同的標準有不同的分類。

(一)、物業資料來源按時間順序分類：

1、設計規劃階段信息

(1)土地購買合同、土地使用證等權屬證書

(2)規劃許可證、建筑許可證、預售許可證等各類項目批準證書

(3)建筑圖、施工圖、施工組織設計等圖紙文件

2、竣工及驗收階段信息

(1)竣工圖

(2)竣工工程項目一覽表

(3)設備技術清單(設備名稱、規格、數量、場地、主要性能、單價、隨機工具備件等)

(4)設施技術手冊、使用說明及質保證明

(5)設備安裝調試記錄(各種設備系統的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛生、空調、電訊、電氣、通風、供水、供氣、消煙滅火、防暴報警、電視監控等系統)

(6)土建施工記錄(地基處理記錄、結構安裝校正記錄，預應力構件施工記錄等)

(7)建(構)筑物監測記錄(建筑物的沉降、變形、防震，鋼結構焊縫探傷檢查記錄)

(8)隱蔽工程的驗收記錄

(9)工傷事故發生及處理記錄

(10)圖紙會審記錄、設計變更通知和技術核定單

(11)項目的重要技術決定和文件

(12)驗收計劃和驗收會議紀要驗收記錄

(13)返修記錄

(14)驗收總結報告

3、委托管理階段信息

(1)委托管理招標文件

(2)物業管理投標文件(物業管理單位的資質證明、管理計劃和預算等)

(3)物業委托管理合同(協議書)

4、招商階段信息

(1)招標物業的平面圖紙

(2)招租許可證及委托書

(3)租金及管理費測算

(4)租賃合同

(5)廣告策劃資料

5、用戶入戶信息

(1)用戶入住通知書、入戶須知

(2)管理公約(公共契約)

(3)用戶資料(包括業主、租戶)

(4)業主委員會章程

(5)用戶手冊

(6)用戶進戶驗收表

(7)用戶進戶交費單

6、日常管理信息

(1)業主、租戶變動和更換情況

(2)各部門工作(操作)規范，管理制度

(3)各部門工作記錄

(4)大、中、小修記錄

(5)維修承包合同和預決算

(6)保安、清潔、綠化等項目的承包合同等

(7)用戶來往信件、投訴和處理資料

(8)工作計劃、總結、報告

(9)人事檔案

(10)保險資料

(11)法律法規和政府有關文件

(12)財務報表、工資報表、管理表和租金收繳憑證等資料

(二)、按物業管理參與者分為：

1、（1）在物業接管移交時與開發商及設計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準確地收集到工程建設產權和工程技術資料等原始資料。

（2）在業主入住和進行二次裝修階段收集業主、客戶資料。

（3）在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴與回訪記錄和其他相關資料，并將檔案的收集制度化。

（4）通過政府主管部門獲取的相關信息。

2．整理：是指把處于相對零亂、分散的檔案，經過分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統化的工作。

(1)檔案整理的基本內容：區分全宗；全宗內的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。

(2)檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯系；必須便于保管和利用；必須在原有的基礎上進行整理、加工。

3．歸檔：是按照檔案資料的內在規律進行科學的分類與保存。一個有序的資料庫是一個完整的樹形圖，從大分類到小分類，再至細分、排序。歸檔要及時，分類要合理。歸檔要求做到十清，即物業來源清、物業數量清、物業質量清、物業價值清、結構類型清、設備設施清、綠化苗木清、租金費用清、使用情況清、維修更新情況清。

4．利用：是充分發揮檔案資料的憑證和參考作用為物業管理服務。提供利用是檔案工作的中心任務，也是檔案工作的成果；同時通過提供利用，使檔案工作不斷完善和發展。

三、物業檔案的管理

物業檔案資料管理指物業管理公司在物業管理活動中，對物業原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、統計和利用，為物業管理提供客觀依據和參考資料。

(一)資料的歸檔管理

1．在物業管理中可實行原始資料和計算機檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉化為計算機磁盤儲存形式以便于查找。同時還可運用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。

2．對業主和企業利益影響較大的檔案應加以保存。這些檔案應按授權級別檢索并嚴格控制借閱。

3．檔案管理人員應編制統一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進行科學合理的分類存檔。

4．檔案室應保持干燥、通風、清潔，注意防盜，并確保儲存地點符臺防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。

(二)檔案的使用

1．利用計算機網絡技術，并采用先進檢索軟件，充分發揮檔案資料的作用。

2．對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級，在機關負責人批準后借閱，并應辦理借閱手續。

(三)檔案的銷毀

根據檔案的保存期限和性質，對確實沒有保存價值和保存期已滿的檔案，嚴格按制度規定進行銷毀。

第三篇：行政管理——文書檔案資料管理

行政管理——文書檔案資料管理

一、文書管理工作知識準備

（一）公文的一般格式

公文格式一般包括標題、主送單位（部門）、正文、附件、單位印章、發文時間、抄送（抄報）單位（部門）、公文字號、主題詞等。

1．公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，并標明發文單位和公文種類。除批轉法規性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。

2．向上級請示的公文一般只寫一個主送單位（部門）；如果需要上報另一個上級單位（部門），可以采用抄報的形式。

3．發文時間以領導簽發的日期為準；聯合行文以最后單位簽發的日期為準。4．公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯名發文時，只標明主辦單位（部門）的公文編號。

5．公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前注明附件的名稱和件數。6．收、發文單位（部門）應寫明單位（部門）全稱或規范化簡稱。聯合發文應將主辦單位（部門）排列在前。

7．文字一律從左至右橫寫橫排。

8．公文紙一般用16開紙，在左側裝訂。通告等用紙的大小，根據實際需要確定行文關系。

二、達成工作目標的四個工作事項

（一）文書管理

企業文書是指企業在生產經營管理過程中，發揮各種職能、處理各種公務所形成的所有文件材料的總稱。企業文書可以用來表達企業領導者的決策意圖，行使職權；下級向上級報告情況、請示問題；對外聯系工作、商洽公務以及制訂計劃、記載各種活動，是企業行政管理不可缺少的有力工具。

（二）檔案管理

檔案管理是文書管理中的一個重要組成部分。企業中重要的文件資料都具有一定的時效性，需要妥善管理，對這些文件資料的管理就是所謂的檔案管理。

四川瑞聯精工裝飾設計工程有限責任公司

（酒店、辦公室、餐飲茶樓、商場地產、KTV娛樂空間設計及施工）

（三）信件管理

處理信件是行政部辦公事務的主要內容，也是日常行政事務的主要內容，所以企業與外界來往的各類信件，都需經行政部統一處理。為了有效地處理往來信件，更好地完成信件管理工作，必須把握信件處理的規律。

（四）資料管理

企業的內部刊物、圖書資料以及其他資料是企業文書資料的重要組成部分。內部刊物是企業經營管理理念、企業文化的重要載體，圖書資料是企業的精神財富。因此，企業必須加強對圖書資料及內部刊物等的管理，使其發揮更大的作用。

信件與便函的寫作步驟

商業信件與便函是企業經營中不可缺少的書面溝通工具。

好的信函應該通過語氣、短句、標點等元素顯現出“簡潔、熱情、友好”的情緒。信函的表現技巧有以下幾點：使用清晰、簡潔而又準確的語言；不要用官話、行話、抽象的詞語和廢話；用短句；使用自然、幽默、友好的詞匯。

1．信件

商業信件一般都按照公司的既定格式和慣例要求來書寫，主要包括以下十個操作步驟。（1）判斷信件的類型，確定使用的格式。（2）看是外文信件還是中文信件。（3）信件標題（私人信件沒有）的書寫。（4）敬語和稱呼的書寫。

（5）開頭部分的書寫：告知寫信的目的。（6）中間部分的書寫：提供詳情。

（7）結尾部分的書寫：表明希望對方采取什么行動。（8）祝福語或附詞的書寫。（9）簽字、日期的書寫。

（10）另附內容（如果有的話；商業信件最好沒有）。2．便函

商業便函一般比較短，正規性也要比信件低一些。書寫要求與信件基本相同，即簡潔、準確、通順、易懂；關鍵的一點，是便函把需要傳達的議題、要點醒目地突現出來。便函的書寫主要包括以下十個操作步驟。

（1）確定目標：為什么要寫這個便函。

四川瑞聯精工裝飾設計工程有限責任公司

（酒店、辦公室、餐飲茶樓、商場地產、KTV娛樂空間設計及施工）

（2）什么類型的便函：問候函、問訊函、招待函、邀請函、致謝函、通知函、任職函、請假條、約會函、預訂函等。

（3）組織材料。（4）稱呼的書寫。（5）開頭：說明原因。

（6）中間部分的書寫：寫出對方必須知道的事情，不是絕對必要的內容不要寫。（7）結尾部分的書寫：向對方表示感謝或提出要求。（8）敬語、謝語的書寫：根據情況確定是否需要。（9）簽字、日期的書寫。

（10）添加附件：如活動項目、日程安排。

四川瑞聯精工裝飾設計工程有限責任公司

（酒店、辦公室、餐飲茶樓、商場地產、KTV娛樂空間設計及施工）

第四篇：檔案資料整編管理細則

文件化質量保證程序用表及使用說明

第一條 現場監理工作資料分類目錄：

一、施工單位審報類：

1、施工組織設計及方案報審表(監A-01)

類別號AA

2、分包單位資格審查申請表(監A-02)

類別號AB

3、工程開工報告(監A-03)

類別號AC

4、工程測量放線報驗單(監A-04)

類別號AD

5、工程材料設備報驗單(監A-05)

類別號AE

6、工程進場施工設備報驗單(監A-06)

類別號AF

7、工程報驗單(監A-07)

類別號AG

8、復（停）工申報表(監A-08)

類別號AH

9、工期順延申報表(監A-09)

類別號AI

10、（）月工作量申報核驗表(監A-10)

類別號AJ

11、＿＿月合同外工作量申報核驗表(監A-11)類別號AK

12、____月甲供材料耗用清單(監A-12)

類別號AX

13、項目月付款申報表(監A-13)

類別號AL（合同外）

AL（合同內）

14、乙供工程材料價格申報表(監A-14)

類別號AM

15、索賠申報表(監A-15)

類別號AN

16、施工單位申報表(監A-16)

類別號AP

17、砼澆筑申報表(監A-17)

類別號AQ

18、技術核定單(監A-18)

類別號AR

19、現場簽證單(監A-19)

類別號AS

20、工程材料供應商資格審查單(監A-20)

類別號AT

21、工程材料計劃報審表(監A-21)

類別號AV

22、工程進度計劃報審表(監A-22)

類別號AY

二、監理管理類

1、監理通知單(監B-01)

類別號BT

2、不合格工程項目通知(監B-02)

類別號BE

3、安全隱患通知單(監B-03)

類別號BA

4、工程停工指令(監B-04)

類別號BG

5、設計變更通知單(監B-05)

類別號BS

6、監理例會記錄(監B-06)

類別號BH

7、工程備忘錄(監B-07)

類別號BB

8、工程質量整改通知單(監B-08)

類別號BZ

9、監理合理化建議申報表(監B-09)

類別號BJ

三、監理內部工作資料類

1、實測項目檢查記錄表(監C-01)

類別號CC

2、砼試塊成型記錄表(監C-02)

類別號CH

3、監理值班記錄(監C-03)

類別號CB

4、分部分項工程驗收記錄(監C-04)

類別號CY

5、工程材料取樣復檢記錄(監C-05)

類別號CJ

6、砼、砂漿配合比試配記錄(監C-06)

類別號CS

四、合同管理類

1、工程勘察、設計、施工、分包、供貨合同及施工委托書。

2、招投標文件、招標答疑會議紀要、圖紙會審紀要。

3、監理合同、特別授權文件、監理規劃、大綱、實施細則。

五、工程管理文件類：

類別號JV

1、監理月報、監理年報。

2、分部分項工程質量評定報告。

3、工程質量安全事故報告，工程質量安全事故處理報告。

4、單位工程質量綜合評估報告。

5、監理音像資料。

6、各種施工技術方案。

7、沉降觀測記錄。

8、天氣記錄。

9、投資及進度控制資料。

10、監理日記。

第二條 監理表格分類及使用說明

一、施工單位申報類（A表類）

本類表格由施工單位在項目監理部領取，按有關事項分類填寫，一式三份，報監理部 批示完畢后，由監理部發往施工單位，由施工單位填寫回執欄，各自存檔，監理方二份，施工方一份，方可組織實施。

1、施工組織設計及方案報審表（類別號AA－）

本表由施工單位按有關規定及要求報審施工組織設計或有關技術方案時填寫，與附件同時送交監理部。

2、分包單位資格審查申請表（類別號AB－）

本表由工程施工總承包單位按合同或業主要求，選定某項工程分包單位后，將證明分包單位資質等級、技術能力及其他需要證明其具備相應履約能力的資料作為附件，與此表同時報送監理部，監理部作出審查意見之后，報業主確認后，發往施工單位。

3、工程開工報告（類別號AC－）

本表由施工單位在分部分項工程開工前，將經批準的施工方案、勞動力組織計劃、原材料檢驗證明、特種人員上崗證明等資料作為附件，填寫后報監理部。

4、工程測量放線報驗單（類別號AD－）

本表由施工單位在工程測量放線完畢后，將有關圖表作為附件，填寫后報監理部復驗。

5、工程材料設備報驗單（類別號AE－）

本表由施工單位在工程材料設備（包括甲供）進場，按有關規定抽樣復檢后，將有關 試驗報告或外觀檢測數據表作為附件，填寫后報監理部核驗。

細目： 水 泥AE－S 鋼 材AE－G 地 材AE－D 防水材料AE－F 裝飾裝修AE－X 電氣材料AE－H 水暖器材與衛生潔具：AE－N 設 備AE－B

6、工程進場施工設備報驗單（類別號AF－）

本表由施工單位按施工組織設計及方案或投標文件中要求進場有關設備后，將有關設 備生產能力技術參數填寫后報監理部，附樣本資料，出廠合格證或測試報告等。

7、工程報驗單（類別號AG－）

本表由施工單位在有關工程工序完成后填報。

細目： 鋼筋工程：AG－G 模板工程：AG－M 電梯工程：AG－S 鋼筋焊接：AG－H 預埋預留：AG－Y 樁基工程：AG－J 砌筑工程：AG－Q 防水工程：AG－F 建筑電氣：AG－D 門窗工程：AG－C 裝飾工程：AG－Z 土方工程：AG－T 通風與空調：AG－K 樓地面工程：AG－L 采暖衛生及煤氣工程：AG－S

8、復（停）工申請表（類別號AH）

本表由施工單位在停工原因消除或發生不能繼續施工事項后填寫，附件有關證明材料 報監理部。

1、工期順延申請表（類別號AI－）

本表由施工單位在按合同發生順延工期的原因后，將有關證明材料作為附件填報，要求相應順延某項工程工期，報監理部。

10、（）月工作量申報核驗表（類別號AJ）

＿＿＿＿月合同外工作量申報核試驗表（類別號AK）

＿＿＿＿月甲供材料耗用清單（類別號AX）

項目月付款申報表（類別號AL）合同外為AL（外），合同內AL。

上述表格在每月25日由施工單位將本月形象進度中完成工作量分為合同內與合同外兩部分分別填報，將有關月工程量預算書作為附件；由監理部審核后簽付進度款。

11、工程材料價格申報表(類別號AM)本表由施工單位按合同或招投標文件要求，由乙方采購，甲方確認價格后 的材料，在采購前，由乙方將有關材料生產廠商資信證明、報價清單作為附件，由監理部會同業主代表共同確認，作為結算依據。

12、索賠申報單（類別號AN）

本表由施工單位按合同或招投標文件要求，發生業主或由業主過錯引起施工單位產生 損失，需向業主索賠事項，將有關證明材料作為附件報送監理部，由監理部組織業主與施工單位協商解決。

13、施工單位申報表（類別號AP）

本表適用于沒有專用表格，施工單位需要請示、批復的其他事項，由施工單位填報監 理部。

14、砼澆筑申報表（類別號AQ）

本表由施工單位在鋼筋、模板分項工程報驗合格后，砼攪拌站計量系統經驗收合格，原材料已報檢復驗合格后，填報監理部。

15、技術核定單（類別號AR）

本表由施工單位在按設計文件要求無法施工或設計文件出現明顯錯誤或自相矛盾時填 寫報送監理部。由監理部會同業主或通過設計單位解決。

16、現場簽證單（類別號AS）

本表由施工單位在施工過程中完成合同外工程或因設計變更原因造成返工，需在合同 外另增工程量，填報后報監理部，由監理部會同業主確認。

17、工程材料供應商資質審查表（類別號AT）

本表由施工單位在擬采購材料前將有關材料供應商生產資質及其他資信證明作為附 件，填寫后報送監理部。

18、工程材料計劃報審表（類別號AV）

本表由施工單位按施工進度計劃每月25日將下月甲供材料設備計劃報監理部，監理部 審查批準后，交業主按計劃供應。

19、工程進度計劃報審表（類別號AY）

本表由施工單位按施工組織設計及其合同要求每月25日將下月進度計劃附后報審，作 為業主各項工作配合依據。

二、監理管理類（B類表）

本類表格由監理部在監理工作進行過程中，填寫一式三份，由建設單位、施工單位、監理部各存一份。

1、監理通知單：（類別號BT）

本表適用于無專用表格，需要通報有關單位（包括業主）或需要有關單位完成某項工 作時，由專業監理工程師填寫，項目總監簽發。

2、不合格工程項目通知（類別號BE）

本表適用于分部分項工程達不到合同要求，需要返工或局部修整無法達到要求需要拆除的情況，由專業監理工程師填寫，項目總監簽發。

3、安全隱患通知單（BA－）

本表由專業監理工程師發現安全隱患或違規操作可能引發安全事故時填寫，由項目總 監簽發。

4、工程停工指令（BG－）

本表在工程施工過程中施工單位嚴重違規操作，可能引發質量安全事故或者工程質量 進度長期達不到合同要求，需要停工整頓；或者業主有關工程工作不到位，甲供材料設備不能進場，造成施工無法進行。由監理部酌情填寫，項目總監簽發。

5、設計變更通知單（BS－）

本表根據業主要求或設計單位變更通知，監理部審核后，將有關設計要求文件作為附件發往施工單位。

6、監理例會記錄（類別號BH）

本表由監理部將現場各種工程會議形成決定或達成口頭協議，當場記錄，三方簽署后各存一份。

7、工程備忘錄（類別號BB）

本表適用于無專用表格，而需要書寫記錄的各方協商決定或達到協議。

8、工程質量整改通知單（類別號BZ－）

本表適用于施工現場分部分項工程施工過程中發生違規操作，經整改后達到可以要求事項，由專業監理工程師填寫，項目總監簽發。

9、監理合理化建議報審表（類別號BJ）

本表適用監理根據有關技術規范，功能要求對設計文件及施工重大方案審查后提出技 術可行，可節約投資的合理化建議報業主，經采納后作為合理化建議獎結算依據。

三、監理內部工作資料類

1、實測項目檢查記錄表（類別CC－）

本表在分部分項工作完成后，需要實測實量，由專業監理工程師填寫后存檔，作為分項工程質量評定依據。

2、砼、砂、漿試塊成漿記錄表（類別號CH）

本表由專業監理工程師按有關規定在砼澆筑現場抽取試塊后編號填表以便核查試壓結果。

3、監理值班記錄（類別號CB－）

本表由監理部正常工作時間之外，連續施工需夜間及節假日值班，由值班人填寫存檔。

4、分部分項工程驗收記錄（類別號CY－）

本表由監理部在每天填寫已驗收的工程，作為驗收工程臺賬備查。

5、工程材料取樣復驗記錄（類別號CC）

本表由專業監理工程師在進場材料（含焊接頭）取樣后登記，作為臺賬備查。

6、砼、砂漿配合比試配記錄（類別號CS）

本表由專業監理工程師現場取樣后，送試驗室試配，登記作為臺賬。

陜西郵電建設監理有限公司

第一項目部

2000/4/30

第五篇：機械設備檔案資料管理規定

機械設備檔案資料管理規定

第八條 資料歸檔原則

1、歸檔的設備管理工作和和各類設備申購、驗收、使用、維修、改造各個環節中形成的文件材料，必須具有長期參考價值和憑證作用。

2、歸檔的文件材料必須反映設備管理和各類設備從申購到改造的全過程，保證材料完整、準確、系統。

3、歸檔的文件材料必須遵循自然形成規律、保持有機聯系，必須與實物一致并有成套性。

第九條須歸檔的文件材料

1、須歸檔的文件材料：設備采購申請表、采購合同、發票、發貨清單、開箱驗收單、合格證、制造資質、制造許可證、安裝說明書、使用說明書、隨機圖樣、統一編號、設備管理制度、操作規程、維修保養規程、檢查規程、安全技術交底、使用登記證、履歷書、運行記錄、維修保養記錄、大修記錄、更新改造記錄、缺陷記錄、事故記錄、報廢申請。

2、歸檔的重點是高價值設備所形成的資料。

第十條不須歸檔的文件材料

1、未定稿、未報批的管理性文件。

2、未生效的合同、協議書。

3、重復文件。

4、無參考價值的文件。

5、設備廣告、宣傳材料等。

第四章立卷歸檔

第十一條設備資料員負責對設備逐臺建立設備資料袋，按第六條第一項所列，收集、整理、保存須歸檔的資料。

第十二條為便于查詢，每卷檔案的封面應有設備名稱、設備型號、出廠編號、自編號、立檔日期；每卷檔案的首頁應有統一標準的目錄。

第十三條隨機圖紙資料由設備主辦施工員審核校對，與實物不符的，應做好修改記錄。

第十四條新進設備，開箱前應通知設備資料員到場登記收集有關資料圖紙。

第十五條設備改裝、改造后，圖紙應及時修改。

第十六條設備在現場產生形成的各種資料，應及時交設備資料員，須存檔保存的經整理后存檔。

第十七條歸卷的檔案分類按先后橫向、自上而下、從左到右排列。

第十八條設備外調時，設備檔案隨機調出，并做好交接手續。第十九條外地設備調入時，與調出地設備資料員索取設備檔案，并做好交接手續。

第五章檔案資料的借閱

第二十條資料圖紙的借閱必須辦理借閱手續。

第二十一條設備資料員認真按《資料圖紙借閱登記表》資料名稱、圖號、張數、借閱日期、借閱期限等內容，借閱人在登記表中簽

字。

第二十二條資料圖紙的借閱須本部門班長職務以上人員辦理，非本部門人員、外單位人員禁止借閱。

第二十三條保密文件的借閱需保設備主管同意。

第二十四條借閱期限不超過一個月，到期后未歸還的，設備資料員催促借閱人歸還。丟失、損壞或拒不歸還的，視情況處借閱人50至200元罰款處分。

第二十五條未填寫登記表或私自將資料圖紙借閱他人，造成無法追回的，視情況處設備資料員50至200元罰款處分。

第六章附則

第二十六條本規定自簽發之日起實行。

第二十七條本規定與公司上級規定相抵觸的，按上級規定執行。

簽發人機電部

2011年9月20日