第一篇：淺談建筑工程檔案資料管理

淺談建設工程檔案資料管理

淺談建設工程檔案資料管理

安徽省南方建設集團有限公司

方紅鵬

【摘要】工程資料是項目工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據。本文介紹了工程資料管理的重要性，并就如何進行建設工程資料管理展開探討。

【關鍵詞】 工程資料 資料管理 資料收集 資料整理 【引言】

工程建設從項目的提出、籌備、勘探、設計、施工到竣工投產等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等資料，是項目建設全過程中產生的具有保存價值與工程建設有關的文件、資料，它是建設項目全過程的原始、真實記錄，它是寶貴的信息資源，它也是人類文明發展結果的記錄（建筑實體、工程檔案）。

1、工程資料的重要性

隨著社會的發展，國家對基礎設施的投入大大加強，對建筑工程的質量，進度等各方面要求的更加嚴格，也更加規范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質量的檢查以及規范，就要通過資料來體現，一個工程項目資料的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程資料的管理是一個非常重要的組成環節。建筑工程資料是記載建筑工程施工活動全過程的一項重要內容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件，淺談建設工程檔案資料管理

又是對工程進行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改建和擴建的原始依據。建筑資料管理工作直接反映了一個建筑施工企業的管理水平。建設部要求建立并管好城市基礎設施建設檔案，進一步加強對工程項目建設檔案管理的重要性和緊迫感的認識，并明確指出：任何一個工程，如果技術資料不符合有關標準規定，則判定該工程不合格，對工程質量具有否決權。足見資料管理的重要性。

2、資料管理工作必備的條件

2.1資料管理工作的態度

一般人都認為資料員的工作看似輕松，其實做好也是不容易的。資料員如何去完成項目交給的每一項工作，是值得深思熟慮的問題。我們要經常提醒和捫心自問，在做資料的工作中是否及時、整潔、完整；怎樣配合好技術員做好施工組織、方案、技術交底等工作；我們是否對項目前期工作施工組織設計等進行了審核，用字是否恰當和規范，是否有遺漏和不全面；怎樣和監理、業主用謙虛的態度及規范的語言進行了溝通；你是否對監理、業主提出的意見和建議虛心接受了；你是否在

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會遇到。如何去完成好每一個施工項目的所有資料，就需要在日常工作中多思考、多交流、多協調，并用熱忱、認真的態度去工作、去落實。作為一個公司的員工要有危機感、責任感，要珍惜自己的工作。對公司交給你的工作不論大與小，都要用十分的熱忱、盡己所能。仔仔細細、認認真真的去做好、完成好。在做好本職工作的同時對工作的各個環節都要有補位意識，并加強協調和配合，用團隊精神來增加凝聚力、向心力。不斷加強學習和廣泛涉獵施工資料相關的書籍和有利于文化素養的書籍。來提升我們自身的素質，讓企業整體文化素養上一個臺階，同時在工作中不斷地總結、再總結。找出不足之處，使每個工程項目的資料都能做到最好，都能得到顧客的認可和好評。2.2資料管理必備的專業技能

當然做好資料的管理，做好資料員，不光在態度上再思想上有能動性，還必須具備一定的的建筑專業知識，因為建筑工程資料員的工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，所以必須具備一定的建筑專業知識、檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力。隨著中國建設的不斷升溫,建筑資料員社會需求量逐年提高,現在資料員已成為工程行業必不可少的專業人才。首先崗位必備知識：熟悉國家、省、市城市檔案工作法律、法規、政策、規定、標準；能看懂一般工業與民用建筑（市政）施工圖，能編制修改工程竣工圖（包括重新繪制基礎竣工圖）；了解各種建筑結構施工技術和方向。能正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格；了解工程測量有關知識，熟悉工程定位測量、施工測量、竣工測量，淺談建設工程檔案資料管理

并能填寫相應的工程測量技術文件及表格；了解文秘基礎知識，熟悉城市建設活動的報告、批復、通知、紀要等應用公文的編寫方法；熟悉城市建設工程檔案的內容、范圍。掌握工程檔案收集、編制、整理的方法；了解計算機在檔案管理中的作用及基本知識。2.3明確資料管理職責也是做好資料管理的重要前提

對于目前工程資料員來說明確自己的職責也是充分做好工作的前提。很多建筑資料員沒有一個很好的工作職責分析導致工作沒有目標性。所以明確資料管理職責是很重要的。工程資料應隨工程進度及時收集、整理，并應按專業歸類，認真書寫，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應統一采用本地區建筑行政管理部門或檔案管理部門的統一格式。工程資料應采取分級管理的方式，各單位技術負責人負責本單位工程資料的全過程管理工作，而工程資料的收集、整理和審核工作則有本單位資料員負責。首先明確建筑資料員管理的職責：負責工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理； 規范工程開發、施工期間的各類圖紙、變更通知、工程合同及其他工程項目方面文件資料的收發、保管工作；檢查工程管理人員對施工單位開工前及施工過程中進度計劃的制訂及調整的審批情況；檢查工程管理人員在施工管理工程中的各管理資料的記錄、整理情況，并對現場管理人員的資料收集、管理情況進行監督；對各種工程資料進行科學的編號、登記；檢查工程部人員完成工作計劃情況以及工程部人員的《施工管理日記》；檢查施工單位的資料完成情況；做好技術資料的收文登記，并根據具體情況送監理、施工單位及其他相關單位或部門；加

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強工程部和公司相關部門的溝通和配合，協助工程管理人員做好與設計公司的聯系，工程圖紙、設計變更聯系單要做好收支登記并及時交分管人員會簽；對工程部的聯系單、通知單、工程圖紙的發放記錄進行登記整理；嚴格控制工程部用印審核制度，加蓋工程印鑒的文件、工程資料等，須經工程部經理確認后蓋章；做好圖集、規范、標準文件保管工作，并做好借閱登記；所有工程部內部資料，未經工程部經理同意，不得借或復印外單位；經批準借閱外單位的文件，須按規定辦理借閱手續；到期歸還時，須雙方簽名確認；不允許將公司內部資料透露他人；為保證文件資料不外泄，資料員有責任控制人員進出資料室；認真做好工作筆記，完成公司安排的其它工作；資料員發送的圖紙資料必須留一份連同發放清單一起存檔。

建筑資料員明確自己職責不是最重要的，最重要的就是關于在工程建設中很好的落實自己的職責。工程質量的保障離不開資料員對工程資料的匯總和整理。資料員做好自己的工作是工程質量得到保障的前提。

3、加強工程資料管理的相關措施

3.1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認

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真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。3.2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標代理機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。3.3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。

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移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

3.4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

3.5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

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3.6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。近幾年，上海水利投資建設公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。

各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。3.7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的

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增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

4、建筑工程資料的收集與整理

4.1工程項目資料的收集

項目建設階段，必須建立檔案收集程序。項目建設時期，管理機構、管理人員、管理職能相對不太健全，加之工程資料來源廣，建設單位、施工企業、設計單位、質量監督、建設監理等各方面的介入，資料必然反復使用，稍有不慎，就可能造成檔案資料的丟失或損失。項目建設時期，就應該建立嚴格的檔案資料管理制度，先存檔登記后分發或辦理借用手續，入檔資料必須加蓋“存檔”或“收藏”專用印章。有關領導、專用技術人員應全力支持檔案管理工作，做到借有期限、借有手續，禁止將應存檔的資料據為己有或長期存放本部門使用，造成檔案資料的流失；各有關部門也應定期將有關資料移交檔案管理部門統一管理和收藏。

在資料的收集過程中，應注意以下兩個問題：一是檔案資料核查取舍時，要剔除重復部分，若發現資料不能表明實際情況時，應責成有關人員重新撰寫或整理，發現有偽證或后補充原始記錄的，應責成原資料提供單位重新提供真實資料并加以注明，嚴禁將不真實或有明顯錯誤的資料入檔。二是檔案內不能使用圓珠筆或復寫紙復寫材料，淺談建設工程檔案資料管理

復印材料必須加蓋復印章確認。檔案要確立臺理的保存期限，按長期、短期核定，短期檔案資料應在一定時期內重新核定，無繼續保存價值的資料在辦理核銷手續后銷毀。4.2工程項目資料的整理

檔案資料的整理和組卷要遵循工程施工文件的自然形成規律，并保存案卷內各種文件的有機聯系，符合工程特點，便于保管和利用。

檔案資料收集編撰整理的步驟是：收集-整理-核查，決定取舍-編撰-初審-終審-歸檔成卷。

檔案資料收集編撰整理的排序是：原則以時間順序排列，即工程前期-工程施工期-試產期-交工期-正常生產期。

工程項目檔案資料應按單項工程組卷，先文件（施工說明）后圖紙。文字材料和圖紙均按專業分類，如建筑結構工程為：綜合圖件、建筑、結構、機械、廚衛、電氣、通風、工藝等，如坑內工程為：地質、測量、井建、采礦、機械、電氣、供排水、通風、充填等。

檔案資料目錄排列為：總目錄-分類目錄-分項目錄-圖紙資料明細。

【結束語】

工程資料管理師項目管理過程中一項很關鍵的工作，我們要不斷提高工程資料管理水平和質量意識，保證工程資料準確、齊全、及時、完整。這樣就能為創造一流工程、精品工程提供真實、可靠的高質量資料。

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【參考文獻】

1．《建筑工程資料管理》；謝咸頌、陳錦平；化學工業出版社；2009年9月1版 2．《資料員一本通》；《資料員一本通》編委會；中國建材工業出版社；2008年5月1版

3．《建設工程文件歸檔整理規范》；中華人民共和國建設部；中國建筑工業出版社；2002年5月

4.楊敏敏.建設工程竣工資料管理工作分析［J］商品與質量；學術觀察，2011年3期

5.李迅.建筑工程文件的資料管理［J］鄉鎮企業導報，2010年9期

6.張巖.技術資料管理在質量管理工作中的實踐與思考——以某超大型露天礦礦區建設工程為例［J］遼寧經濟職業技術學院學報，2010年4期

第二篇：建筑工程檔案資料管理細則

建筑工程檔案資料管理細則

一、資料的分類

根據資料的性質把資料進行分類,存放于不同的資料盒中,并在資料盒外貼上具體分類標簽.1、勘察、測繪、設計文件

1)工程地質勘察報告 2）初步設計圖紙和說明 3）技術設計圖紙和說明 4）審定設計方案通知書及審查意見 5）施工圖及說明 6）設計計算書 7）政府部門對施工圖設計文件的審批意見

2、招投標文件

1)勘察設計招投標文件 2）勘察設計承包合同 3）施工招投標文件 4）施工承包合同 5）工程監理招投標文件 6）監理委托合同

3、開工審批文件

1)建設工程規劃許可證及附件 2）建設工程開工審查表 3）建設工程施工許可證 4）工程質量監督手續

4、建設、施工、監理機構及負責人

1)工程管理機構及負責人名單 2）工程項目監理機構及負責人 3）工程項目施工管理機構及負責人

5、監理文件

1)監理規劃 2）監理月報表中的有關質量問題 3）質量控制 4）分包資質審核 5）監理通知 6）合同及其它事項的管理 7）監理工作總結

6、施工文件

1)施工組織設計及其它專項方案 2）圖紙會審紀要 3）施工日志 4）工程圖紙變更記錄 5）工程質量檢查評定記錄 6）質量事故及處理記錄

7、竣工驗收文件

1)單位工程質量驗收記錄 2）竣工驗收證明書 3）竣工驗收報告 4）竣工驗收備案表 5）工程質量保修書

8、竣工圖

1)建筑竣工圖 2）結構竣工圖 3）裝修工程竣工圖 4）電氣工程竣工圖 5）給排水工程竣工圖 6）采暖通風空調工程竣工圖 7）燃氣工程竣工圖

9、來往函件

1)監理公司來往函件 2)與施工單位來往函件

10、現場簽證資料

1）工程量收方記錄 2）零星記工

二、資料的收集與整理

檔案資料應由工程部專職或兼職資料員進行統一收集與整理，并妥善保管。

1、檔案資料管理人員應主動收集齊全所有工程資料原件。

2、所有資料應根據分類建立查閱目錄，并即時進行編碼登記，編碼須按順序用阿拉伯數字書寫。

3、檔案資料整理時書寫的字體必須是仿宋體且字跡清晰工整。

三、資料的收發

1、須下發的公司文件或資料由檔案管理員在發文簿上登記下發給相關單位資料管理人員并要求簽字。收到的設計類、技術類文件由檔案管理人員簽收并登記，其它涉及經濟、工期的相關文件及函件由工程部經理審閱同意后簽收。

2、檔案資料管理員在收到文件后，應立即將文件交工程部經理審閱，并根據需要復印送達相關人員。

四、資料的保管

1、檔案資料收集整理后應立即放入檔案柜，不得放置于其外。

2、檔案資料柜的鑰匙由檔案管理人員保管，不得外借他人。

3、工程部其它人員須使用或借閱檔案資料的，應在檔案管理員處登記，并及時歸還。

4、工程完工備案后，應將本工程檔案資料完整移交公司檔案庫封存。

房地產開發有限公司

工程部

二〇一三年四月二十一日

第三篇：建筑工程檔案資料有效管理措施

建筑工程檔案資料有效管理措施

摘 要：根據建筑工程檔案特點，從更新觀念、加強法制意識、提高檔案管理人員的業務水平、建立科學化的建筑檔案管理制度等方面提出了加強建筑工程檔案管理的有效措施。從而為領導決策提供依據，為工程項目科學管理提供保障。

關鍵詞：建筑工程、檔案資料、檔案管理

建筑工程檔案是建設工程中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的真實記錄和實際反映，它記載著建筑物、構筑物、地下管線鋪設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，其重要性也越來越被人們所重視。

一、建筑工程檔案資料的內容

1.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱俊工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

二、建筑工程檔案資料的特征

1.真實性和全面性。真實性是對所有文件、檔案資料的共同要求，但對建設工程的文件和檔案資料來講，這方面的要求更為迫切。建設工程文件和檔案資料只有全面反映建設工程的各類信息，形成一個完整的系統，才更有實用價值，片面地引用往往會起到誤導作用。所以，建設工程文件和檔案資料必須真實反映建設工程的情況，包括發生的事故和存在的隱患。

2.分散性和復雜性。建設工程項目周期長且影響因素多，生產工藝復雜，建筑材料種類多，建設階段性強且互相穿插，由此導致了建設工程文件和檔案資料的分散性和復雜性。這個特性決定了建設工程文件和檔案資料的多層次、多環節及

（1）相互關聯的復雜系統。

3.繼承性和實效性。隨著建筑技術、施工工藝、新材料和施工企業管理水平的不斷提高，建設工程文件和檔案資料可被繼承和不斷積累。新的項目在建設中可以吸取以前的經驗和教訓，避免重犯以前的錯誤。同時，建設工程文件和檔案資料具有很強的實效性，其作用會隨著時間的推移而衰減，因此，文件和檔案資料一經形成就必須盡快送達有關部門，否者會造成嚴重后果。

4.隨機性。建設工程文件和檔案資料產生于項目建設的整個過程中，工程前期、工程開工、施工和竣工等各個階段和環節都會產生各種各樣文件和檔案資料。雖然各類報批文件的產生具有規律性，但還是有相當一部分文件和檔案資料的產生是由于具體工程事件引發的，因此具有隨機性。

5.多專業性和綜合性。建設工程文件和檔案資料涉及建筑、市政、消防等各個專業，也涉及力學、電子、聲學等多種學科，依附于不同的專業對象而存在，且同時綜合了質量、進度、造價、合同、組織、協調等方面的內容，又依賴于不同的載體而流動，因此，具有多專業性和綜合性的特點。

三、建筑工程檔案管理需要解決的問題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

2.缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。

四、建筑工程檔案有效管理的措施

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設

（2）單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標代理機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。近幾年，上海水利投資建設公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單

（3）位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

結 語

當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

第四篇：建筑工程竣工檔案資料內容

請問各位仁，本人正在做第一個工程的竣工資料.現在我已準備好了:

1、工程前期法定程序資料

2、施工現場準備文件及檢查資料

3、基礎、主體、裝修、屋面、水電等分部工程資料

現在就是說在工程就要竣工時究竟還有什么資料要做，其分別應在什么時候就要求做好？ 如：

1、施工單位首向要向業主提交的工程竣工報告，這份資料是什么內容，需要哪些單位簽字，我在資料軟件上面怎么沒有看見得有，而只有工程竣工驗收報告

2、消防驗收證明文件應在什么時候搞好？

3、建設工程驗收檔案認可書應在什么時候搞好？

4、建設工程質量監督報告，質檢站應該在什么時候給我們？

4、施工安全評價書應在什么時候搞好？

4、規劃驗收又是在什么時候申報

建筑工程竣工檔案資料內容及排列順序

（一）綜合性文件材料

一、工程概況表

二、工程證、側面照片、建設前原貌照片

三、建設項目可行性報告

四、工程報建申請、審批文件、圖紙

五、公安、環保、衛生防疫、消防審批文件※

六、規劃、施工許可執照

七、投、招標文件材料

八、工程設計、勘測、施工合同、協議書

十、工程地質勘察報告

十一、工程施工任務通知單

十二、工程預算※、決算

十三、工程審計文件

十四、工程監理合同、監理報告（監理工程）

十五、質監站工程質量等級證明

十六、工程建設錄象、照片

十七、建設單位自存的檔案中應有征地扭虧為拆遷的全部文件材料，重點和大型工程的拆遷

圖案要移交一套給市城建檔案館

（二）質量保證資料

一、鋼材出廠合格證、試驗報告

二、焊接試（檢）驗報告、焊條（劑）合格證

三、水泥出廠合格證和試驗報告

四、磚出廠合格證和試驗報告

五、防水材料合格證、試驗報告

六、構件合格證（試驗報告）

七、混凝土試塊試驗報告

八、砂漿試塊試驗報告

九、土壤試驗、打樁記錄

十、地基記錄

十一、結構吊裝、結果驗收（包括隱蔽工程驗收）

十二、竣工圖（此項排列在技術管理資料后面）

1、竣工總平面圖

2、地下工程（基礎、樁基、地下室）竣工圖

3、建筑竣工圖

4、結構竣工圖

（三）技術管理資料

一、圖紙會審記錄

二、施工組織設計（施工方案）

三、技術交底

四、設計變更及技術核定

五、測量成果

六、工程質量評定

七、施工日記

八、質量事故分析處理

九、施工總結、技術總結

（四）建筑設備安裝工程竣工資料

技術管理資料（采暖衛生、煤氣、電氣安裝、通風空調、電梯安裝）《分別都按十一項收集整理》

一、設備安裝工程圖紙會審記錄

二、施工組織設計（施工方案）

三、技術交底記錄

四、設計變更通知書

五、分項工程質量檢驗評定表

六、分部工程質量檢驗評定

七、質量保證資料核查表

八、單位工程觀感質量評定表

九、單位工程質量綜合評定表

十、安裝技術記錄（施工日記）

十一、重大質量事故處理鑒定記錄

采暖衛生與煤氣工程質量保證資料

一、材料、設備出廠合格證

1、水衛暖安裝材料、設備進場驗收登記

2、材料、設備出廠合格證匯集

二、管道、設備強度焊接檢查和嚴密性試驗記錄

1、管道（設備）強度和嚴密性試驗記錄

2、隱蔽工程驗收記錄

3、焊接*射線探傷檢查報告

4、伸縮器安裝預拉舒暢記錄

三、系統清洗、記錄

四、排水管灌水、通水試驗記錄

1、室內（外）排水管灌水試驗記錄

2、室內給排水管道（消防系統）通水試驗記錄

五、鍋爐烘、煮爐、設備試運轉記錄

六、竣工圖

建筑電氣安裝工程質量保證資料

一、主要電氣設備、材料合格證

1、電氣安裝進場驗收登記

2、材料、設備出廠合格證匯集

二、電器設備試驗、調整記錄

1、電力系統通電試驗記錄

2、照明系統通電試驗記錄

3、消防系統通電試驗記錄

4、自動上水系統通電試驗記錄

三、絕緣、接地電阻測試記錄

1、絕緣電阻安裝試驗記錄

2、接地電阻安裝試驗記錄

四、電氣安裝隱蔽工程驗收記錄

五、竣工圖

通風與空設工程質量保證資料

一、材料、設備出廠合格證

1、通風、空調設備材料進場驗收登記

2、通風、空調設備材料出廠合格證匯集

二、空調調試報告

按質監站編制的資料規范第6.3.2條規定做

三、制冷管道試驗記錄

按質監站編制的資料規范第6.3.3要規定做

四、竣工圖

電梯安裝工程質量保證資料

一、材料、設備出廠合格證

1、電梯安裝材料進場驗收登記

2、電梯安裝材料設備廠合格證匯集按質監站編制的資料第6.4.3、6.4.4條規定做

二、電梯安裝記錄

三、絕緣、接地電阻測試記錄、調整、試驗報告；空調、超載運行記錄

四、竣工圖

1、摟主的主題很實際、現實。各地區的竣工資料不盡相同；工程實體資料2、2樓的朋友已基本列出。

2、在我們地區還需增加保溫節能分部資料；住宅樓應增加分戶驗收資料。

以下是按我們地區的有關規定回復；

3、消防驗收證明文件應在什么時候搞好？

工程竣工后；持工程前期手續中的工程選址審批報告、規劃許可證、建設許可證、消防申請報表、電器驗收合格報告、到所屬的消防部門辦理。

4、建設工程驗收檔案認可書應在什么時候搞好？規劃驗收又是在什么時候申報 均在工程竣工驗收合格后辦理。

5、施工安全評價書應在什么時候搞好？

工程簽訂合同后正式開工前辦理。

消防驗收證明文件應在工程竣工驗收合格后，再由當地消防部門去驗收，驗收合格后再出具消防驗收合格文件

第五篇：物業檔案資料管理

檔案資料管理

一、物業檔案資料的含義

物業檔案資料指在物業的開發和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。

二、物業檔案的建立

物業檔案資料的建立主要有收集、整理、歸檔和利用四個環節。

1．收集：是將分散在單位各內部工作機構的有保存價值的文件資料集中移交給單位檔案室或負責管理檔案的部門的工作。物業資料來源按不同的標準有不同的分類。

(一)、物業資料來源按時間順序分類：

1、設計規劃階段信息

(1)土地購買合同、土地使用證等權屬證書

(2)規劃許可證、建筑許可證、預售許可證等各類項目批準證書

(3)建筑圖、施工圖、施工組織設計等圖紙文件

2、竣工及驗收階段信息

(1)竣工圖

(2)竣工工程項目一覽表

(3)設備技術清單(設備名稱、規格、數量、場地、主要性能、單價、隨機工具備件等)

(4)設施技術手冊、使用說明及質保證明

(5)設備安裝調試記錄(各種設備系統的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛生、空調、電訊、電氣、通風、供水、供氣、消煙滅火、防暴報警、電視監控等系統)

(6)土建施工記錄(地基處理記錄、結構安裝校正記錄，預應力構件施工記錄等)

(7)建(構)筑物監測記錄(建筑物的沉降、變形、防震，鋼結構焊縫探傷檢查記錄)

(8)隱蔽工程的驗收記錄

(9)工傷事故發生及處理記錄

(10)圖紙會審記錄、設計變更通知和技術核定單

(11)項目的重要技術決定和文件

(12)驗收計劃和驗收會議紀要驗收記錄

(13)返修記錄

(14)驗收總結報告

3、委托管理階段信息

(1)委托管理招標文件

(2)物業管理投標文件(物業管理單位的資質證明、管理計劃和預算等)

(3)物業委托管理合同(協議書)

4、招商階段信息

(1)招標物業的平面圖紙

(2)招租許可證及委托書

(3)租金及管理費測算

(4)租賃合同

(5)廣告策劃資料

5、用戶入戶信息

(1)用戶入住通知書、入戶須知

(2)管理公約(公共契約)

(3)用戶資料(包括業主、租戶)

(4)業主委員會章程

(5)用戶手冊

(6)用戶進戶驗收表

(7)用戶進戶交費單

6、日常管理信息

(1)業主、租戶變動和更換情況

(2)各部門工作(操作)規范，管理制度

(3)各部門工作記錄

(4)大、中、小修記錄

(5)維修承包合同和預決算

(6)保安、清潔、綠化等項目的承包合同等

(7)用戶來往信件、投訴和處理資料

(8)工作計劃、總結、報告

(9)人事檔案

(10)保險資料

(11)法律法規和政府有關文件

(12)財務報表、工資報表、管理表和租金收繳憑證等資料

(二)、按物業管理參與者分為：

1、（1）在物業接管移交時與開發商及設計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準確地收集到工程建設產權和工程技術資料等原始資料。

（2）在業主入住和進行二次裝修階段收集業主、客戶資料。

（3）在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴與回訪記錄和其他相關資料，并將檔案的收集制度化。

（4）通過政府主管部門獲取的相關信息。

2．整理：是指把處于相對零亂、分散的檔案，經過分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統化的工作。

(1)檔案整理的基本內容：區分全宗；全宗內的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。

(2)檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯系；必須便于保管和利用；必須在原有的基礎上進行整理、加工。

3．歸檔：是按照檔案資料的內在規律進行科學的分類與保存。一個有序的資料庫是一個完整的樹形圖，從大分類到小分類，再至細分、排序。歸檔要及時，分類要合理。歸檔要求做到十清，即物業來源清、物業數量清、物業質量清、物業價值清、結構類型清、設備設施清、綠化苗木清、租金費用清、使用情況清、維修更新情況清。

4．利用：是充分發揮檔案資料的憑證和參考作用為物業管理服務。提供利用是檔案工作的中心任務，也是檔案工作的成果；同時通過提供利用，使檔案工作不斷完善和發展。

三、物業檔案的管理

物業檔案資料管理指物業管理公司在物業管理活動中，對物業原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、統計和利用，為物業管理提供客觀依據和參考資料。

(一)資料的歸檔管理

1．在物業管理中可實行原始資料和計算機檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉化為計算機磁盤儲存形式以便于查找。同時還可運用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。

2．對業主和企業利益影響較大的檔案應加以保存。這些檔案應按授權級別檢索并嚴格控制借閱。

3．檔案管理人員應編制統一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進行科學合理的分類存檔。

4．檔案室應保持干燥、通風、清潔，注意防盜，并確保儲存地點符臺防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。

(二)檔案的使用

1．利用計算機網絡技術，并采用先進檢索軟件，充分發揮檔案資料的作用。

2．對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級，在機關負責人批準后借閱，并應辦理借閱手續。

(三)檔案的銷毀

根據檔案的保存期限和性質，對確實沒有保存價值和保存期已滿的檔案，嚴格按制度規定進行銷毀。